La gestión de los procesos de compra exige enfrentarse a cadenas de suministro complicadas, tratar con proveedores, seguir normas y hacer malabarismos con el aprovisionamiento global, ¡una tarea nada fácil!
La comunicación eficaz y la transparencia son cruciales para optimizar el rendimiento de la cadena de suministro.
Garantizar las mejores condiciones con sus proveedores y maximizar los beneficios requiere una estrategia bien pensada. Y, por supuesto, contar con las herramientas de aprovisionamiento adecuadas es fundamental para marcar el camino.
Prepárese para recibir algunos consejos prácticos y una introducción a la plataforma de aprovisionamiento ClickUp, su herramienta de referencia para potenciar sus objetivos de empresa. La solución le ayudará a acelerar todo el proceso como nunca antes.
¿Qué es el aprovisionamiento?
El aprovisionamiento se refiere a la adquisición de bienes, servicios o trabajos de fuentes externas. Se trata de un proceso de varios pasos que abarca el aprovisionamiento, la compra, la negociación y la logística. La meta es asegurar los recursos necesarios para compatibilidad con las operaciones o proyectos de su organización.
El aprovisionamiento es crucial para gestionar los costes, garantizar la calidad y cultivar las relaciones con los proveedores, a fin de cumplir las metas estratégicas de la empresa. El aprovisionamiento básico cubre estos pasos iniciales, pero el nivel avanzado profundiza en el análisis de los datos de aprovisionamiento, la gestión de las liquidaciones y la elaboración de futuros planes de aprovisionamiento.
Su estrategia de aprovisionamiento puede incluir el estudio de los requisitos de la empresa, el seguimiento de los recibos y la actualización de las condiciones de pago. Sin embargo, en el núcleo del proceso de aprovisionamiento, todos los departamentos de compras comparten la misma meta: conseguir a tiempo suministros a precios competitivos y maximizar el valor.
Entre los pasos clave del proceso de aprovisionamiento se encuentran el reconocimiento de la demanda, la negociación y gestión de contratos, la gestión de ofertas, la aprobación del presupuesto, la facturación y el mantenimiento de registros. Hablaremos más de ello en secciones posteriores.
Tipos de procesos de aprovisionamiento
Para comprender mejor el proceso de aprovisionamiento, dividámoslo en diferentes tipos:
1. Proceso de contratación directa
El aprovisionamiento directo consiste en adquirir bienes, servicios o materias primas para el producto final. Implica abastecerse de materiales esenciales para producir o fabricar los principales productos o servicios de su empresa.
La adquisición directa de servicios tiene como objetivo garantizar la calidad de los insumos de manera eficiente, negociar con los proveedores, gestionar los contratos y garantizar la entrega a tiempo para compatibilidad con el ciclo de producción.
Para las empresas manufactureras, se trata de obtener las materias primas y los servicios necesarios para crear el producto final. Del mismo modo, para los minoristas, implica comprar productos a mayoristas para venderlos al cliente final.
Este tipo de aprovisionamiento es crucial para industrias como la manufacturera, donde la calidad y la disponibilidad puntual de los materiales repercuten significativamente en el producto final.
2. Proceso de aprovisionamiento indirecto
La contratación indirecta consiste en adquirir bienes y servicios que no están directamente relacionados con la fabricación del producto final. Implica la compra de bienes y servicios que apoyan el funcionamiento y la funcionalidad general de su empresa, pero que no pasan a formar parte del producto final.
Piense en el material de oficina, la ayuda informática, los servicios de marketing, los servicios de consultoría, el mantenimiento de las instalaciones y otras cosas que hacen que la organización funcione: todo eso entra dentro de la contratación indirecta.
La contratación indirecta garantiza la disponibilidad de los recursos necesarios para la compatibilidad de las operaciones internas y las actividades de la empresa.
3. Proceso de aprovisionamiento estratégico
El aprovisionamiento estratégico es un proceso que implica el desarrollo y la ejecución de una estrategia de aprovisionamiento alineada con los objetivos generales de la empresa metas y objetivos generales de su organización. Va más allá de los aspectos transaccionales de la compra de bienes y servicios y se centra en la creación de valor a largo plazo para la organización.
Implica la colaboración de distintos departamentos de la empresa para garantizar que se adquieren bienes de la calidad adecuada en el momento oportuno.
En el aprovisionamiento estratégico, hablamos de gestionar las relaciones con los proveedores, evaluar los riesgos, analizar el mercado y colaborar con las partes interesadas clave. ¿El objetivo? Reducir costes, aumentar la eficiencia y contribuir al éxito de su organización tomando decisiones inteligentes y estableciendo asociaciones sólidas y sostenibles con los proveedores.
4. Proceso operativo de compras
El aprovisionamiento operativo es el proceso diario de obtención de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento normal de su organización. Implica la ejecución de tareas rutinarias como la solicitud, el pedido y la recepción de productos o servicios.
El aprovisionamiento operativo consiste en satisfacer las necesidades inmediatas y mantener la fluidez: gestionar las transacciones, garantizar la puntualidad de las entregas y mantener los niveles adecuados de existencias.
Implica tareas como la tramitación de pedidos de compra, la gestión transaccional de proveedores y la gestión de la rutina de los administradores de compras.
5. Proceso táctico de aprovisionamiento
En este proceso de aprovisionamiento, el equipo ejecuta acciones y estrategias específicas dentro del proceso de aprovisionamiento general. Se centra en la consecución de metas a corto y medio plazo relacionadas con el ahorro de costes, la mejora de la eficiencia y la optimización de procesos.
En la adquisición táctica, se seleccionan proveedores, se negocian contratos y se aplican medidas de ahorro de costes.
Se trata de un enfoque reactivo y más centrado en las transacciones que otros tipos de aprovisionamiento. También es ideal para reunir los requisitos de emergencia de su empresa.
Pasos del proceso de aprovisionamiento
Cada empresa tiene su manera de hacer las cosas en materia de adquisiciones. Para simplificarlo, vamos a dividir el proceso en nueve pasos generales de aplicación universal:
Paso 1: Identifique sus necesidades
Identificar lo que necesita es un proceso. En primer lugar, hable con las partes interesadas (usuarios finales, jefes de departamento y responsables de la toma de decisiones) para conocer sus necesidades y expectativas.
A continuación, realice una evaluación exhaustiva de las necesidades mediante el análisis de los niveles de inventario actuales, la evaluación de las deficiencias de rendimiento o la consideración de las metas organizativas futuras.
Defina claramente las especificaciones y requisitos de los bienes o servicios que necesita añadiendo detalles como cantidad, normas de calidad, especificaciones técnicas, plazos de entrega y otros criterios pertinentes.
A continuación, evalúe y comprenda sus limitaciones presupuestarias para establecer expectativas realistas. Por último, realice una evaluación de riesgos para identificar posibles retos o riesgos asociados a la contratación.
Documente todos estos detalles en un documento formal que sirva de base para crear solicitudes de propuestas (RFP) o presupuestos (RFQ) cuando se comunique con posibles proveedores.
Paso 2: Crear y enviar una solicitud de compra (PR)
Una vez identificadas sus necesidades, es hora de presentar una solicitud de compra.
Una solicitud de compra es un documento o formulario formal que se utiliza en una organización para iniciar el proceso de adquisición.
Una solicitud de compra incluye detalles cruciales como una descripción clara de los elementos o servicios necesarios, especificaciones de cantidades, información presupuestaria, requisitos de entrega, preferencias de proveedores y firmas de aprobación.
Una vez aprobada la solicitud de compra, se utiliza como base para emitir un pedido al proveedor elegido. Este documento garantiza una comunicación fluida entre departamentos y ajusta las adquisiciones a las necesidades y el presupuesto de su organización.
Paso 3: Selección de proveedores
Ahora que ya tiene la solicitud de compra, es hora de empezar a buscar proveedores que ofrezcan servicios rentables con el máximo valor.
Tras preseleccionar a los proveedores, solicitar un presupuesto a cada uno de ellos. Cuanto más detallado sea su solicitud de información más fácil es comparar y analizar los distintos precios y servicios.
A la hora de elegir un proveedor, hay que tener en cuenta factores como el precio, el servicio, la calidad, la reputación, la velocidad y la fiabilidad. El ideal cumple todos estos requisitos. Si su organización valora la responsabilidad social, tenga en cuenta el compromiso medioambiental y la ética del proveedor.
El análisis de estos factores le orientará hacia los proveedores más adecuados y creará una gestión de la cadena de suministro para sus necesidades de aprovisionamiento.
Paso 4: Negociar el mejor acuerdo
Ahora se trata de conseguir el mejor trato entre las opciones preseleccionadas. Chatee con distintos proveedores, vea lo que tienen y negocie para conseguir el mejor producto dentro de su presupuesto.
Este es el paso en el que eliges al proveedor final mediante un proceso de licitación competitivo.
Le sugerimos que preseleccione al menos tres proveedores y negocie con ellos para conseguir el mejor trato posible. Después de negociar individualmente con cada proveedor, es hora de comparar sus ofertas.
Evalúe las mejores ofertas que presentan, tómese un momento para reflexionar, realice una comparación exhaustiva y obtenga un acuerdo por escrito del proveedor seleccionado una vez que haya hecho su selección.
Este paso consolida la confirmación y evita posibles malentendidos.
Paso 5: Iniciar un pedido de compra (PO)
Una vez que haya conseguido la mejor oferta haz tu pedido .
Basta con rellenar un pedido y enviarlo al proveedor. Mantenga las cosas claras y evite confusiones facilitando detalles precisos durante la compra.
Cite el precio y las especificaciones acordados, compruébelo todo dos veces y póngalo todo por escrito. Este enfoque cuidadoso facilita la transacción y reduce la posibilidad de malentendidos.
Paso 6: Recibir e inspeccionar la mercancía
Una vez recibida la mercancía, llega el momento de la verdad. Es hora de comprobar si el proveedor ha cumplido sus promesas.
Inspeccione los suministros para evaluar la calidad y detectar posibles errores o fallos. Es su oportunidad de revisar el pedido y asegurarse de que la calidad cumple las normas de su empresa.
Sus esfuerzos por elegir un proveedor adecuado deben verse recompensados por la calidad de los suministros entregados.
Paso 7: Realice una comparación a tres bandas
Una vez comprobada la mercancía, llega el momento de verificar la factura antes de efectuar el pago final al proveedor.
Siga una técnica de cotejo a tres bandas para verificar los pagos comparando entre sí el pedido, el recibo de pedido y la factura. Así saldrá a la luz cualquier discrepancia o facturación inexacta.
La importancia de este paso en el ciclo de aprovisionamiento radica en la necesidad de volver a comprobar los pagos efectuados para detectar posibles fallos o adiciones incorrectas. Es una de sus principales responsabilidades.
Paso 8: Pagar la factura
Es hora de recompensar a tus proveedores pagándoles puntualmente el importe adeudado y sellando relaciones cordiales para el futuro.
Al igual que la buena calidad y los precios baratos hacen que el proveedor destaque sobre tantos otros, los pagos puntuales son la base de un comprador atractivo. Si el proceso de casación a tres bandas es impecable, proceda a la aprobación de la factura y al pago a través de cuentas por pagar.
Efectuar los pagos a tiempo es, por tanto, uno de los factores críticos para establecer buenas relaciones con los proveedores, obtener rebajas por pagar a tiempo y mejorar la reputación de su empresa. También evita la aplicación de recargos por demora y anima a nuevos proveedores a conectarse con la empresa.
Paso 9: Mantener registros
El último paso, aunque el más importante, del proceso de contratación es el mantenimiento de registros.
Llevar un registro significa anotar todos los pasos del proceso de contratación, desde los presupuestos iniciales y las negociaciones hasta los pedidos de compra y las facturas.
Llevar registros es crucial para planificar futuras compras, auditorías y cálculos fiscales. No es sólo una ventaja interna; también es un activo valioso para resolver disputas.
Desafíos de la contratación pública
Incluso con un proceso de adquisición diligente, es posible que surjan problemas en el proceso general. Algunos de los puntos problemáticos más comunes para la mayoría de los equipos de aprovisionamiento en la gestión de la cadena de suministro son:
1. Fragmentación de proveedores
¿Hay simplemente demasiados productos y servicios diversos de los que deba tomar nota?
La base de datos de proveedores suele fragmentarse con múltiples proveedores de distintas categorías, lo que dificulta la negociación de descuentos por volumen y da lugar a complejas gestión de contratos .
La categorización y el mantenimiento de cuentas individuales pueden exigir un tiempo y una atención inconmensurables al equipo de contratación.
Solución: Crear directrices para la evaluación de proveedores y seguir actualizando la base de datos de proveedores para mantenerla al día. _Utilizar una solución de gestión de compras como ClickUp para agilizar las interacciones con los proveedores, consolidar los datos y fomentar la colaboración
2. Gasto inconformista
Las compras no autorizadas o no conformes realizadas por personas dentro de una organización sin adherirse a las políticas y procedimientos de adquisición establecidos se clasifican como gastos inconstantes.
Los empleados de alto nivel y los directivos de distintos departamentos pueden realizar compras de forma independiente, saltándose el procedimiento estándar. Esto podría afectar a su empresa con compras costosas, oportunidades de ahorro perdidas y una calidad incoherente.
Es una pérdida para la empresa y crea problemas de registro para el equipo de compras. El presupuesto puede tambalearse, o las compras pueden pasar totalmente desapercibidas en los registros.
Solución: Prevenga esta situación ajustando normas de compra bien definidas para todos los empleados. Utilizar
https://clickup.com/es-ES/blog/72479/software-de-gestion-de-compras/ software de gestión de compras /%href/
como ClickUp, que le ayuda a gestionar de forma centralizada todos los aspectos de su estrategia de contratación
3. Estrategia limitada
Los equipos de aprovisionamiento pueden quedar atrapados en las necesidades cotidianas de la empresa, concentrándose únicamente en suministrar las necesidades de compra con prontitud.
Al centrarse principalmente en necesidades operativas por lo tanto, la elaboración de estrategias como la consolidación de proveedores, el ahorro de costes y las asociaciones pueden pasar a un segundo plano. Puede servir a metas a corto plazo, pero pone en juego el rol central de la gestión de compras.
Solución: _Utilice ClickUp para crear, supervisar y gestionar su proceso de aprovisionamiento de forma estratégica con la colaboración de equipos, vistas simplificadas y mucho más
4. Cumplimiento y gestión de riesgos
Garantizar el cumplimiento y gestionar los riesgos en la contratación es todo un reto. Requiere una cuidadosa observancia de la normativa, tener en cuenta las implicaciones jurídicas y aplicar medidas proactivas estrategias de mitigación de riesgos para evitar complicaciones imprevistas.
Trabajar conforme a estas normativas y mitigar los riesgos causados por las filtraciones de datos o el incumplimiento de los vendedores es de vital importancia para el equipo. Una vez más, se trata de un proceso que requiere mucho tiempo.
Solución: _Utilice ClickUp para realizar un seguimiento del cumplimiento, entretejer protocolos de gestión de riesgos y centralizar sus procesos de aprovisionamiento. Se trata de un enfoque sistemático que reduce los errores, aumenta la visibilidad y fomenta una colaboración fluida, lo que simplifica el cumplimiento y la gestión de riesgos en el aprovisionamiento
5. Retos manuales
Gestionar las solicitudes de compra, las facturas y las aprobaciones de pago puede suponer un reto para los equipos de aprovisionamiento que siguen enganchados a los procesos manuales. Este proceso requiere mucha mano de obra, es propenso a errores, lleva mucho tiempo y es ineficaz.
Depender de procesos manuales ralentiza la velocidad, disminuye la precisión y obstaculiza la productividad general, lo que dificulta seguir el ritmo de las demandas de aprovisionamiento.
Solución: La automatización de ClickUp agiliza la entrada de datos, las aprobaciones y la comunicación, permitiendo que su equipo se concentre en la estrategia mientras se ocupa de las tareas rutinarias, impulsando la precisión y la productividad en las compras.
Cómo optimizar el proceso de aprovisionamiento
¿Necesita una plataforma que gestione más de la mitad de sus tareas manuales de aprovisionamiento y aumente la eficiencia general? Su solución está aquí.
ClickUp es la solución definitiva para sus necesidades de aprovisionamiento, con un software de aprovisionamiento específico que combina tareas, documentos, pizarras, análisis, chat y mucho más en una plataforma integrada.
Con todo en un mismo lugar, puede relajarse y dejar de hacer malabarismos entre plataformas incluso para las tareas más básicas.
Descargar plantilla
ClickUp Vista Diagrama de Gantt ClickUp Vista Diagrama de Gantt le permite visualizar y gestionar las distintas fases del proceso de aprovisionamiento como nunca antes.
Realice un seguimiento de las dependencias y gestione las prioridades con su equipo a través de un cronograma visual compartido. Programe fácilmente las tareas, visualice el progreso, gestione los plazos e identifique los cuellos de botella, todo ello en una vista gráfica dinámica.
Colabore con su equipo para realizar el seguimiento del flujo de trabajo de los proyectos y gestionar las prioridades con Diagramas de) Gantt de ClickUp
Mapas mentales de ClickUp ClickUp Mapas mentales le ayudan a visualizar los distintos pasos del flujo del proceso de aprovisionamiento, correlacionando los flujos de trabajo con nodos de arrastrar y soltar y trazando conexiones (a internet) entre las distintas tareas.
ClickUp proporciona Mapas mentales basados en tareas y en nodos para agilizar el trabajo y planificarlo mejor. También puede correlacionar este Mapa mental con su equipo para que todos trabajen simultáneamente en la consecución de metas similares.
Dibuje correlaciones entre tareas e ideas, trace flujos de trabajo con nodos de arrastrar y soltar, etc
Automatización de ClickUp
Permitir Automatización ClickUp pendiente de hacer el trabajo pesado mientras usted se centra en demandas más apremiantes. La plataforma ofrece más de 100 oportunidades de automatización para realizar tareas rutinarias y agilizar los flujos de trabajo.
También puede utilizar las opciones de automatización predefinidas para personalizarlas según sus necesidades. Modifique las prioridades, aplique etiquetas y cambie el estado para mantener a su equipo informado y a su operaciones de la empresa al día.
Plantillas de contratación de ClickUp Plantillas ClickUp Procurement ofrecen ayuda para estandarizar los procesos de contratación, simplificarlos y racionalizarlos, y ahorrar tiempo y dinero. La principal ventaja de un formato claro y coherente es la reducción de errores. Algunos elementos centrales del sistema ClickUp
Plantilla de contratación son:
- Estados personalizados: Identifique las diferentes fases durante el proceso de contratación con 21 etiquetas de estado como Abierto, Necesita aclaración, En curso, etc.
- Vistas personalizadas: Obtenga información a partir de 8 vistas diferentes, como Lista, Nivel de proveedores, Riesgo de proveedores, Proveedores de misión crítica de nivel 1, etc., para ayudarle a realizar tareas con rapidez
- Campos personalizados: Categorice y añada atributos a sus tareas añadiendo elementos visuales como Nombre de contacto del proveedor, Aprovisionamiento aprobado, correo electrónico de contacto, Proveedor, Solicitante, etc.
- Gestión de proyectos: Con todas las funciones destacadas anteriormente, simplifique la gestión de proyectos y alcance sus metas más rápidamente
Esperamos que pueda gestionar mejor el proceso comprendiendo los tipos de aprovisionamiento, los diferentes pasos y los límites. Aunque las necesidades de todas las empresas varían, una comprensión general puede ayudarle a analizar sus requisitos específicos y aprovechar recursos valiosos.
Además, los procesos de aprovisionamiento de ClickUp pueden ayudarle a navegar al instante gracias a sus amplias funciones. Con múltiples ventajas llamando a su puerta, regístrese en ClickUp gestión de compras hoy mismo y empiece a avanzar rápidamente hacia operaciones eficientes