La gestión de los procesos de adquisición requiere abordar cadenas de suministro complejas, tratar con proveedores, seguir normas y hacer malabarismos con el abastecimiento global, ¡lo cual no es tarea fácil!
La comunicación eficaz y la transparencia son fundamentales para optimizar el rendimiento de la cadena de suministro.
Para conseguir las mejores condiciones con sus proveedores y maximizar las ganancias, es necesario contar con una estrategia bien pensada. Y, por supuesto, disponer de las herramientas de adquisición adecuadas es fundamental para liderar el camino.
Prepárese para recibir algunos consejos útiles y una introducción a la plataforma de compras ClickUp, su herramienta de referencia para impulsar sus objetivos empresariales. La solución le ayudará a acelerar todo su proceso como nunca antes.
¿Qué es la adquisición?
La adquisición se refiere a la obtención de bienes, servicios u obras de fuentes externas. Es un proceso de varios pasos que abarca el abastecimiento, la compra, la negociación y la logística. La meta es asegurar los recursos necesarios para respaldar las operaciones o proyectos de su organización.
Las compras son fundamentales para gestionar los costes, garantizar la calidad y cultivar las relaciones con los proveedores, con el fin de cumplir las metas estratégicas de su empresa. Las compras básicas cubren estos pasos iniciales, pero el nivel avanzado profundiza más, analizando los datos de compras, gestionando las liquidaciones y elaborando planes de compras futuros.
Su estrategia de compras puede incluir el estudio de los requisitos de la empresa, el seguimiento de los recibos y la actualización de las condiciones de pago. Sin embargo, en el núcleo del proceso de compras, todos los departamentos de compras comparten la misma meta: obtener suministros a precios competitivos a tiempo y maximizar el valor.
En el ámbito de las compras, los pasos clave incluyen reconocer la demanda, negociar y gestionar contratos, gestionar presupuestos, obtener la aprobación del presupuesto, facturar y mantener registros. Hablaremos más sobre estos temas en secciones posteriores.
Tipos de procesos de adquisición
Para comprender mejor el proceso de adquisición, vamos a dividirlo en diferentes tipos:
1. Proceso de adquisición directa
La adquisición directa consiste en adquirir bienes, servicios o materias primas para su producto final. Implica la obtención de materiales esenciales para producir o fabricar los productos o servicios principales de su empresa.
La adquisición directa de servicios tiene como objetivo garantizar insumos de calidad de manera eficiente, negociar con los proveedores, gestionar los contratos y garantizar la entrega puntual para respaldar el ciclo de producción.
Para las empresas manufactureras, se trata de obtener las materias primas y los servicios necesarios para crear el producto final. Del mismo modo, para los minoristas, implica comprar productos a los mayoristas para venderlos al cliente final.
Este tipo de aprovisionamiento es crucial para sectores como el manufacturero, donde la calidad y la disponibilidad oportuna de los materiales tienen un impacto significativo en el producto final.
2. Proceso de adquisición indirecta
El aprovisionamiento indirecto consiste en adquirir bienes y servicios que no están directamente relacionados con la producción del producto final. Implica la compra de bienes y servicios que respaldan el funcionamiento y la funcionalidad general de su empresa, pero que no forman parte del producto final.
Piense en los suministros de oficina, la asistencia informática, los servicios de marketing, los servicios de consultoría, el mantenimiento de las instalaciones y otras cosas que mantienen la organización en funcionamiento: todo ello entra dentro de la categoría de compras indirectas.
El aprovisionamiento indirecto garantiza que se disponga de los recursos necesarios para respaldar sus operaciones internas y actividades de la empresa.
3. Proceso de adquisición estratégico
El aprovisionamiento estratégico es un proceso que implica el desarrollo y la ejecución de una estrategia de aprovisionamiento alineada con las metas generales de su organización. Va más allá de los aspectos transaccionales de la compra de bienes y servicios y se centra en crear valor a largo plazo para la organización.
Implica la colaboración de diferentes departamentos de toda la empresa para garantizar que se adquieran productos de la calidad adecuada en el momento oportuno.
En el ámbito de las compras estratégicas, abordamos la gestión de las relaciones con los proveedores, la evaluación de riesgos, el análisis del mercado y la colaboración con las partes interesadas clave. ¿El objetivo? Reducir costes, aumentar la eficiencia y ayudar a su organización a alcanzar el éxito mediante la toma de decisiones inteligentes y la creación de asociaciones sólidas y sostenibles con los proveedores.
4. Proceso operativo de adquisición
El aprovisionamiento operativo es el proceso diario de obtención de los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento regular de su organización. Implica la ejecución de tareas rutinarias como la solicitud, el pedido y la recepción de productos o servicios.
Las compras operativas consisten en satisfacer las necesidades inmediatas y garantizar el buen funcionamiento: gestionar las transacciones, garantizar la entrega puntual y mantener los niveles de existencias adecuados.
Implica tareas como procesar pedidos, gestionar transacciones con proveedores y ocuparse de las tareas administrativas rutinarias de adquisición.
5. Proceso de adquisición táctico
En este proceso de adquisición, el equipo ejecuta acciones y estrategias específicas dentro del proceso de adquisición más amplio. Se centra en alcanzar metas a corto y medio plazo relacionadas con el ahorro de costes, la mejora de la eficiencia y la optimización de los procesos.
En la adquisición táctica, se realiza la selección de proveedores, se negocian contratos y se implementan medidas de ahorro de costes.
Se trata de un enfoque reactivo y más centrado en las transacciones en comparación con otros tipos de compras. También es ideal para satisfacer las necesidades urgentes de su empresa.
Pasos del proceso de adquisición
Cada empresa tiene su propia forma de hacer las cosas en lo que respecta a las compras. Para simplificarlo, dividamos el proceso en nueve pasos generales que se aplican de forma universal:
Paso 1: Identifique sus necesidades
Identificar lo que necesita es un proceso. En primer lugar, hable con las partes interesadas pertinentes (usuarios finales, jefes de departamento y responsables de la toma de decisiones) para comprender sus requisitos y expectativas.
A continuación, realice una evaluación exhaustiva de las necesidades analizando los niveles actuales de inventario, evaluando las deficiencias en el rendimiento o considerando las metas futuras de la organización.
Defina claramente las especificaciones y los requisitos de los bienes o servicios que necesita añadiendo detalles como la cantidad, los estándares de calidad, las especificaciones técnicas, los cronogramas de entrega y otros criterios relevantes.
A continuación, evalúe y comprenda sus limitaciones presupuestarias para establecer expectativas realistas. Por último, realice una evaluación de riesgos para identificar los posibles retos o riesgos asociados a la adquisición.
Documente todos estos detalles en un documento formal que sirva de base para crear solicitudes de propuestas (RFP) o presupuestos (RFQ) cuando se comunique con posibles proveedores.
Paso 2: Crear y enviar una solicitud de compra (PR)
Una vez identificadas sus necesidades, es el momento de enviar una solicitud de compra.
Una solicitud de compra (PR), o una requisición de compra, es un documento o formulario formal que se utiliza dentro de una organización para iniciar el proceso de adquisición.
Una solicitud de compra incluye detalles cruciales, como una descripción clara de los elementos o servicios necesarios, especificaciones de cantidad, información presupuestaria, requisitos de entrega, preferencias de proveedores y firmas de aprobación.
Una vez aprobada la solicitud de compra, utilícela como base para emitir un pedido al proveedor elegido. Este documento garantiza una comunicación fluida entre los departamentos y alinea las adquisiciones con las necesidades y el presupuesto de su organización.
Paso 3: Seleccione su(s) proveedor(es)
Ahora que ya tiene la solicitud de compra, es el momento de empezar a buscar proveedores que ofrezcan servicios rentables con el máximo valor.
Después de preseleccionar a los proveedores, solicite un presupuesto a cada uno de ellos. Cuanto más detallada sea su solicitud de información, más fácil será comparar y analizar los diferentes precios y servicios.
A la hora de elegir un proveedor, tenga en cuenta factores como el precio, el servicio, la calidad, la reputación, la rapidez y la fiabilidad. El proveedor ideal cumple todos estos requisitos. Si su organización valora la responsabilidad social, tenga en cuenta el compromiso medioambiental y la ética del proveedor.
El análisis de estos factores le indicará cuáles son los proveedores más adecuados y le permitirá crear una gestión de la cadena de suministro que se adapte a sus necesidades de adquisición.
Paso 4: Negocie para conseguir la mejor oferta
Ahora se trata de conseguir la mejor oferta entre las opciones preseleccionadas. Chatee con diferentes proveedores, vea lo que ofrecen y negocie para conseguir el mejor producto dentro de su presupuesto.
Este es el paso en el que se elige al proveedor definitivo mediante un proceso de licitación competitiva.
Le sugerimos que seleccione al menos tres proveedores y negocie con ellos para conseguir la mejor oferta posible. Una vez que haya negociado individualmente con cada proveedor, es el momento de comparar sus ofertas.
Evalúa las mejores ofertas que te presenten, tómate un momento para reflexionar, realiza una comparación exhaustiva y, una vez hayas tomado una decisión, obtén un acuerdo por escrito del proveedor seleccionado.
Este paso consolida la confirmación y evita posibles malentendidos.
Paso 5: Inicie un pedido de compra (PO)
Una vez que haya conseguido la mejor oferta, haga su pedido.
Solo tiene que rellenar un pedido y enviarlo al proveedor. Mantenga la claridad y evite confusiones proporcionando detalles precisos durante la compra.
Cite el precio y las especificaciones acordados, compruébelo todo dos veces y póngalo todo por escrito. Este enfoque cuidadoso facilita la transacción y reduce la posibilidad de malentendidos.
Paso 6: Reciba e inspeccione los productos
Una vez que reciba sus productos, llegará el momento de la verdad. Es el momento de comprobar si el proveedor ha cumplido sus promesas.
Inspeccione los suministros para evaluar la calidad y detectar cualquier error o defecto. Es su oportunidad de revisar el pedido y asegurarse de que la calidad cumple con los estándares de su empresa.
El esfuerzo por elegir un proveedor adecuado debe verse recompensado en la calidad de los suministros entregados.
Paso 7: Realice una conciliación triple
Después de comprobar la mercancía, es el momento de realizar la verificación de la factura antes de realizar el pago final al proveedor.
Siga una técnica de triple verificación para comprobar las cuentas por pagar comparando entre sí la orden de compra, el recibo del pedido y la factura. De este modo, se pondrán de manifiesto cualquier discrepancia o facturación inexacta.
La importancia de este paso en el ciclo de adquisición se debe a la necesidad de verificar dos veces los pagos realizados para detectar posibles errores o adiciones incorrectas. Es una de sus principales responsabilidades.
Paso 8: Pague la factura
Es hora de recompensar a sus proveedores pagándoles a tiempo las cantidades adeudadas y sellando relaciones cordiales para el futuro.
Al igual que la buena calidad y los precios económicos hacen que el proveedor destaque sobre muchos otros, los pagos puntuales son la base de un comprador atractivo. Si el proceso de conciliación a tres bandas es impecable, proceda a la aprobación de la factura y al pago a través de cuentas por pagar.
Por lo tanto, realizar los pagos a tiempo es uno de los factores críticos para establecer buenas relaciones con los proveedores, obtener descuentos por pagar a tiempo y mejorar la reputación de su empresa. También evita la aplicación de recargos por demora y anima a nuevos proveedores a conectarse con la empresa.
Paso 9: Mantenga registros
El último paso, y el más importante, del proceso de adquisición es el mantenimiento de registros.
El mantenimiento de registros implica anotar cada paso del proceso de adquisición, desde las cotizaciones iniciales y las negociaciones hasta los pedidos de compra y las facturas.
Llevar registros es fundamental para planear futuras compras, auditorías y cálculos fiscales. No solo es una ventaja interna, sino que también es un activo valioso para resolver disputas.
Retos en el ámbito de las compras
Incluso con un proceso de adquisición diligente, es posible que sigan existiendo retos en el proceso general. Algunos de los puntos débiles más comunes para la mayoría de los equipos de adquisición en la gestión de la cadena de suministro son:
1. Fragmentación de proveedores
¿Hay demasiados productos y servicios diferentes que debe tener en cuenta?
La base de datos de proveedores suele fragmentarse con múltiples proveedores en diferentes categorías, lo que dificulta la negociación de descuentos por volumen y complica la gestión de los contratos.
La categorización y el mantenimiento de cuentas individuales pueden exigir una cantidad ingente de tiempo y atención por parte del equipo de compras.
Solución: Cree directrices para la evaluación de proveedores y mantenga actualizada la base de datos de proveedores. Utilice una solución de gestión de compras como ClickUp para optimizar las interacciones con los proveedores, consolidar los datos y fomentar la colaboración.
2. Gastos imprevistos
Las compras no autorizadas o que no cumplen con las normas realizadas por personas dentro de una organización sin adherirse a las políticas y procedimientos de adquisición establecidos se clasifican como gastos no autorizados.
Los empleados de alto nivel y la dirección de los distintos departamentos pueden realizar compras de forma independiente, sin seguir el procedimiento estándar. Esto podría afectar a su empresa con compras costosas, oportunidades de ahorro perdidas y calidad inconsistente.
Esto supone una pérdida para la empresa y crea problemas de registro para el equipo de compras. El presupuesto puede verse afectado o las compras pueden desaparecer por completo de los registros.
Solución: Evítelo ajustando las normas de compra para todos los empleados. Utilice un software de gestión de compras como ClickUp, que le ayudará a gestionar de forma centralizada todos los aspectos de su estrategia de compras.
3. Estrategias limitadas
Los equipos de compras pueden verse envueltos en las necesidades diarias de la empresa, concentrándose únicamente en abastecer rápidamente los requisitos de compra.
Al centrarse principalmente en las necesidades operativas, las estrategias como la consolidación de proveedores, el ahorro de costes y las asociaciones pueden pasar a un segundo plano. Puede que sirva para alcanzar metas a corto plazo, pero pone en peligro el rol principal de la gestión de compras.
Solución: Utilice ClickUp para crear, supervisar y gestionar su proceso de adquisición de forma estratégica con la colaboración del equipo, vistas simplificadas y mucho más.
4. Cumplimiento normativo y gestión de riesgos
Garantizar el cumplimiento normativo y gestionar los riesgos en las compras es todo un reto. Requiere un cuidadoso cumplimiento de la normativa, tener en cuenta las implicaciones legales y aplicar estrategias proactivas de mitigación de riesgos para protegerse contra complicaciones imprevistas.
Trabajar de acuerdo con estas normativas y mitigar los riesgos causados por violaciones de datos o incumplimientos por parte de los vendedores es de suma importancia para el equipo. Una vez más, se trata de un proceso que requiere mucho tiempo y es urgente.
Solución: Utilice ClickUp para realizar el seguimiento del cumplimiento normativo, integrar protocolos de gestión de riesgos y centralizar sus procesos de adquisición. Se trata de un enfoque sistemático que reduce los errores, aumenta la visibilidad y fomenta una colaboración fluida, lo que simplifica el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos en las adquisiciones.
5. Retos manuales
Gestionar solicitudes de compra, facturas y aprobaciones de pagos puede ser un reto para los equipos de compras que siguen utilizando procesos manuales. Este proceso requiere mucho trabajo, es propenso a errores, lleva mucho tiempo y es ineficiente.
Depender de procesos manuales ralentiza la velocidad, disminuye la precisión y obstaculiza la productividad general, lo que dificulta mantenerse al día con las rápidas exigencias de las compras.
Solución: La automatización de ClickUp agiliza la introducción de datos, las aprobaciones y la comunicación, lo que permite a su equipo concentrarse en la estrategia mientras se encarga de las tareas rutinarias, lo que aumenta la precisión y la productividad en las compras.
Cómo optimizar el proceso de adquisición
¿Necesita una plataforma que se encargue de más de la mitad de sus tareas de adquisición manuales y aumente la eficiencia general? La solución está aquí mismo.
ClickUp es la solución definitiva para sus necesidades de adquisición, con un software específico que combina tareas, documentos, pizarras, análisis, chat y mucho más en una plataforma integrada.
Con todo en un solo lugar, podrá relajarse y dejar de cambiar de plataforma incluso para las tareas más básicas.
Vista Gantt de ClickUp
La vista Gantt de ClickUp le permite visualizar y gestionar las diferentes fases del proceso de adquisición como nunca antes.
Realice un seguimiento de las dependencias y gestione las prioridades con su equipo a través de un cronograma visual compartido. Programe tareas fácilmente, vea el progreso, gestione los plazos e identifique los cuellos de botella, todo ello en una vista dinámica de gráficos.
Mapas mentales de ClickUp
Los mapas mentales de ClickUp le ayudan a visualizar los diferentes pasos del flujo del proceso de adquisición mediante la representación de los flujos de trabajo con nodos de arrastrar y soltar y el establecimiento de conexiones entre diversas tareas.
ClickUp proporciona mapas mentales basados en tareas y nodos para optimizar el trabajo y planificarlo mejor. También puede compartir este mapa mental con su equipo para que todos trabajen simultáneamente hacia metas similares.
Automatización de ClickUp
Deje que ClickUp Automation se encargue del trabajo pesado mientras usted se centra en las tareas más urgentes. La plataforma ofrece más de 100 oportunidades de automatización para realizar tareas rutinarias y optimizar los flujos de trabajo.
También puede utilizar opciones de automatización predefinidas para personalizarlas según sus necesidades. Modifique las prioridades, aplique etiquetas y cambie el estado para mantener a su equipo informado y sus operaciones de empresa actualizadas.
Plantillas de compras de ClickUp
Las plantillas de compras de ClickUp ayudan a estandarizar los procesos de compras, simplificándolos y agilizándolos, y ahorrando tiempo y dinero. La principal ventaja de un formato claro y coherente es la reducción de errores. Algunos elementos centrales de la plantilla de compras de ClickUp son:
- Estados personalizados: identifique las diferentes fases del proceso de adquisición con 21 etiquetas de estado, como «Abierto», «Se necesita aclaración», «En curso», etc.
- Vistas personalizadas: recopile información de 8 vistas diferentes, entre las que se incluyen Lista, Nivel de proveedor, Riesgo de proveedor, Proveedores críticos de nivel 1, etc., para ayudarle a realizar las tareas con rapidez.
- Campos personalizados: clasifique y añada atributos a sus tareas añadiendo elementos visuales como el nombre del contacto del proveedor, la aprobación de la adquisición, el correo electrónico de contacto, el proveedor, el solicitante, etc.
- Gestión de proyectos: con todas las funciones destacadas anteriormente, simplifique la gestión de proyectos y alcance sus metas más rápidamente.
Esperamos que pueda gestionar mejor el proceso al comprender los tipos de adquisición, los diferentes pasos y los límites. Si bien las necesidades de todas las empresas varían, una comprensión general puede ayudarle a analizar sus requisitos específicos y aprovechar recursos valiosos.
Además, los procesos de adquisición de ClickUp pueden ayudarle a avanzar rápidamente gracias a sus amplias funciones. Con múltiples ventajas a su alcance, regístrese hoy mismo en la gestión de adquisiciones de ClickUp y comience a trabajar rápidamente hacia operaciones eficientes.