Como gestor de proyectos, ¿se ha enfrentado alguna vez a alguna de estas situaciones?
- Estimaciones presupuestarias inexactas, con pequeños errores que se suman al presupuesto general.
- Observe cómo los gastos superan el presupuesto total previsto.
- Gastos excesivos en determinados recursos y dificultades para encontrar fondos adicionales.
Si la respuesta es sí, es hora de encontrar un software de gestión presupuestaria para proyectos que se adapte a sus necesidades.
Su software de gestión de proyectos debe ayudarle a gestionar los presupuestos tanto en épocas favorables como en momentos de estrés. Necesita una solución que le ayude a corregir el rumbo cuando se enfrente a gastos imprevistos y sobrecostes, y a realizar los ajustes necesarios.
Bueno, la buena noticia es que nosotros nos encargamos de todo. Hemos investigado qué hay que buscar en un software de gestión presupuestaria, cuáles son las 12 mejores herramientas disponibles y cuáles son sus funciones, límites y precios.
Le ayudaremos a elegir al claro ganador.
¿Qué hay que buscar en un software de gestión de proyectos?
Algunos de los aspectos básicos que debe buscar en una herramienta de gestión de proyectos son:
- Interfaz intuitiva: Necesita una interfaz fácil de usar y una navegación fluida para optimizar el proceso de elaboración de presupuestos, como la planificación y asignación de recursos, y la gestión de gastos para mejorar la eficiencia.
- Colaboración entre equipos de proyecto: necesita una única fuente de información veraz para que los equipos de proyecto puedan colaborar y realizar el seguimiento de los presupuestos.
- Automatización: Aproveche la automatización para optimizar sus flujos de trabajo de presupuestación, asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso.
- Seguridad: un software basado en la nube con un cifrado robusto y que cumple con las certificaciones de seguridad protegerá los datos financieros confidenciales.
- Integración con terceros: compruebe si la herramienta se integra con sus herramientas financieras y su plataforma de contabilidad existentes. La integración con sus sistemas backend, incluidos los sistemas de contabilidad y recursos humanos, proporciona un flujo bidireccional de información para que los colaboradores del presupuesto tengan acceso a los datos más recientes.
- Informes sólidos: Gestione los presupuestos de los proyectos y cree informes detallados y personalizables para que las partes interesadas puedan profundizar y ayudar en el análisis financiero integral y la toma de decisiones informadas.
- Plantillas de presupuesto: manténgase al día con sus entregables gracias a las plantillas de presupuesto de proyectos predefinidas.
Los 12 mejores programas de gestión de proyectos que puede utilizar.
1. ClickUp
El software de gestión de proyectos ClickUp encabeza nuestra lista de herramientas presupuestarias utilizadas por los gestores de proyectos para realizar el seguimiento de las finanzas de los proyectos sin esfuerzo. El software ofrece muchas funciones que buscan los gestores de proyectos como usted, entre las que se incluyen plantillas presupuestarias, sólidas funciones de colaboración y adaptabilidad.
Las mejores funciones de ClickUp
- Realice un seguimiento en tiempo real del progreso de la asignación y el gasto presupuestarios con los paneles financieros totalmente personalizables.
- Automatice las acciones recurrentes diarias o quincenales, como los recordatorios de pagos pendientes o la facturación de los recursos del proyecto con las tareas de ClickUp.
- La detallada plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) de ClickUp le permite desglosar proyectos complejos en componentes más manejables y le ayuda a planificar las actividades en forma de tableros Kanban y estimaciones de costes.
- El asistente de ClickUp AI para planificadores de presupuestos ayuda a redactar desgloses detallados del alcance del proyecto y a elaborar rápidamente planes de trabajo diarios.
- Realice cálculos entre campos numéricos, de fecha y de hora utilizando fórmulas simples o avanzadas.
- ClickUp Metas ayuda a realizar un seguimiento preciso de las metas presupuestarias de los proyectos y a visualizar el progreso de múltiples metas en una sola vista.
Limitaciones de ClickUp
- ClickUp AI solo está disponible en planes de pago.
- Capacidad limitada para realizar el seguimiento del calendario del proyecto.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precios personalizados
ClickUp AI está disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
2. Trabajo en equipo
Si busca un software de gestión de proyectos sencillo para supervisar los costes y el presupuesto de los proyectos, TeamWork es su mejor opción.
TeamWork va más allá con su panel de elaboración de informes. Puede crear paneles personalizados para realizar el seguimiento de las métricas relacionadas con las finanzas del proyecto, las cargas de trabajo y mucho más.
Sin embargo, necesitará uno de los planes de pago para acceder a las funciones más importantes de la herramienta.
- Gestione los recursos y las cargas de trabajo de manera eficiente.
- Realice el seguimiento del tiempo utilizando un cronómetro para la facturación, la gestión de gastos, la gestión presupuestaria y el cálculo de los gastos facturables.
- Organice tareas y subtareas utilizando campos, etiquetas y versiones.
- Colabore con las partes interesadas a través de comentarios, mensajes, documentos y pruebas.
- Configure la automatización del flujo de trabajo y cree proyectos a partir de plantillas.
- A los administradores les puede resultar difícil gestionar el acceso a múltiples proyectos.
- Carece de compatibilidad para chatear en tiempo real.
- La versión gratuita del software tiene un límite en comparación con otras herramientas.
- Free
- Entrega: 13,99 $ al mes por usuario.
- Grow: 25,99 $ al mes por usuario.
- Escala: Precios personalizados
G2: 4,4/5,0 (más de 1100 opiniones)Capterra: 4,5/5,0 (más de 800 opiniones)
a través de Workstatus
Aunque la mayoría de las herramientas de gestión de personal ofrecen funciones de control de tiempo y productividad, Workstatus destaca por sus capacidades de geolocalización. Tanto si gestiona un equipo remoto como si supervisa al personal de campo, Workstatus le ofrece visibilidad en tiempo real de la asistencia, los niveles de actividad y el progreso de los proyectos.
Su intuitivo panel de control ofrece información detallada sobre la productividad de los empleados, el tiempo dedicado a las tareas, el tiempo de inactividad y mucho más, todo en un solo lugar. También puede utilizar Workstatus para generar informes, realizar la automatización de las hojas de horas y optimizar las nóminas con el mínimo esfuerzo.
Dicho esto, hemos observado que para acceder a funciones avanzadas como capturas de pantalla, seguimiento por GPS o clasificación de la productividad es necesario realizar una suscripción de pago.
- Control de tiempo automatizado con capturas de pantalla opcionales, supervisión de aplicaciones/URL y detección de inactividad.
- Gestión inteligente de proyectos y tareas con seguimiento de actividades en tiempo real y supervisión de plazos.
- Informes personalizables y facturación basada en el tiempo de seguimiento y los presupuestos de los proyectos.
- Integraciones de terceros limitadas en comparación con otras herramientas.
- Las funciones pueden resultar abrumadoras para equipos pequeños que solo buscan un seguimiento básico.
- La versión gratuita ofrece menos funciones de gestión de equipos.
- plan Free
- Premium: 4,99 $ al mes por usuario.
- Corporación: 9,99 $ al mes por usuario.
- Planes personalizados disponibles.
- G2: 4,3/5,0 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5,0 (más de 150 opiniones)
4. RodeoDrive
RodeoDrive es una herramienta integral de gestión de proyectos que ayuda a las empresas en todas las fases de los proyectos, desde la definición del alcance hasta la fijación de precios. Con funciones como el seguimiento de las metas del proyecto, la elaboración de informes, la gestión de recursos, los paneles interactivos y la optimización de las facturas, ayuda a los jefes de equipo y a los equipos financieros a controlar todos los costes del proyecto.
Las mejores funciones de RodeoDrive
- Capacidad para comparar las actividades presupuestadas y los gastos del proyecto con los datos reales en tiempo real para reducir el gasto.
- Le permite clasificar los proyectos en fases y facturarlos por separado en función de los datos reales, los anticipos o el porcentaje de finalización para mejorar la planificación y el control de los proyectos.
- Las plantillas de cronograma de proyectos y las funciones de seguimiento de gastos integradas ayudan a presupuestar el proyecto correctamente.
Limitaciones de RodeoDrive
- La plataforma tiene incidencias, ya que se encuentra en las primeras fases de desarrollo.
- No se pueden descargar informes presupuestarios detallados.
Precios de RodeoDrive
- Gratis: 0 $ por usuario individual al mes.
- Achiever: 14,99 $ por usuario/mes.
Valoraciones y reseñas de RodeoDrive
- G2: 4,3/5 (6 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (3 opiniones)
5. Adobe Workfront
Workfront, la plataforma colaborativa de gestión de proyectos de Adobe, ayuda a gestionar presupuestos, planes y gastos reales. Sus funciones nativas permiten a todos los implicados en el proceso de presupuestación, desde las partes interesadas hasta los equipos internos, los proveedores y los equipos de red, gestionar y realizar el seguimiento de los costes fijos y variables, los gastos fijos, los costes de los proyectos y los costes de los recursos.
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los profesionales del marketing, los gerentes y las partes interesadas es la falta de alineación entre el presupuesto de un proyecto y su ejecución.
Necesita visibilidad en tiempo real de los costes presupuestados, de la previsión y de los costes reales, así como de su rendimiento. Es necesario corregir el rumbo cada vez que el proyecto supera el presupuesto asignado o las horas reales. Gestionar esto manualmente en hojas de cálculo es propenso a errores y requiere mucho tiempo.
Las mejores funciones de Adobe Workfront
- Visibilidad en tiempo real del presupuesto planificado, de la previsión y del presupuesto real, con una vista del rendimiento actual en un panel de control de fácil acceso.
- Gestión y realice el seguimiento de los costes planificados, los niveles de tareas y los gastos de recursos.
- La integración con la suite de productos de Adobe ayuda a conectar a los equipos de proyectos con otras partes de la empresa y también a atribuir el impacto en los ingresos de forma eficaz.
Limitaciones de Adobe Workfront
- El software requiere que los usuarios reciban formación antes de poder utilizarlo.
- No hay versión de prueba gratuita.
- Opciones de personalización limitadas en el panel de Workfront.
Precios de Adobe Workfront
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Adobe Workfront
- G2: 4,1/5 (920 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (1391 opiniones)
6. Smartsheet
Smartsheet, una plataforma centralizada de gestión del trabajo, elimina las conjeturas de la elaboración de presupuestos para proyectos. Permite a los altos directivos y a los equipos de proyecto estar en sintonía en lo que respecta a la planificación, el seguimiento, el almacenamiento de datos, el uso compartido de archivos y la elaboración de informes sobre las tareas del proyecto.
Para cualquier proyecto nuevo, necesita un repositorio central que albergue todos los componentes del presupuesto, genere facturas y permita a las partes interesadas, los contables y los gestores de proyectos realizar un seguimiento minucioso de los presupuestos y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
Las mejores funciones de Smartsheet
- Acceda al software de gestión presupuestaria para crear y realizar el seguimiento de los presupuestos por moneda, tipo de gasto o unidad monetaria.
- Centralice los documentos de soporte, como las ofertas de los proveedores, en una única ubicación.
- Consolide las métricas financieras clave en paneles de control en tiempo real a partir de múltiples hojas en una sola vista.
Limitaciones de Smartsheet
- No ofrece control de tiempo automático a nivel global.
- Sin compatibilidad con el correo electrónico integrado.
- Carece de vista Lista para una visualización completa de los niveles de tareas.
Precios de Smartsheet
- Gratis: 0 $ por usuario al mes.
- Pro: 7 $ por usuario/mes.
- Empresa: 25 $ por usuario/mes.
- Corporación: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Smartsheet
- G2: 4,4/5 (15 065 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (3057 opiniones)
7. Harvest
Establecer un presupuesto para cualquier proyecto es un reto, pero un presupuesto de proyecto bien elaborado sienta las bases para un seguimiento eficaz. El software de gestión de proyectos de Harvest para pequeñas empresas facilita la creación de un sistema de seguimiento tanto de horas como de tarifas.
Obtenga visibilidad sobre el presupuesto del proyecto utilizado y lo que queda en tiempo real para evitar desviaciones antes de que se conviertan en un problema que descarrile el proyecto. La información sobre la gestión de gastos es fundamental para realizar la revisión del presupuesto de sus proyectos futuros con mayor precisión.
Harvest proporciona informes personalizados para ver las tareas que ocupan el tiempo de su equipo, el tiempo dedicado al seguimiento de incidencias y cómo esto afecta a los costes estimados para tomar medidas correctivas.
Aproveche las mejores funciones de Harvest.
- Convierta los datos de las hojas de horas en informes visuales en tiempo real para visualizar la eficiencia del equipo, reducir el agotamiento y mejorar la productividad.
- Realice un seguimiento de las horas de trabajo facturables, las prórrogas y compruebe la utilización de un vistazo, y convierta las horas facturables en facturas.
- Integración con herramientas populares como Trello, Slack, Quickbooks y Stitch para proporcionar datos actualizados a los equipos de gestión de proyectos y presupuestos.
Limitaciones de Harvest
- El software necesita un amplio soporte técnico para poder utilizarlo al principio.
- No tiene funciones de control de acceso y permisos.
Precios de Harvest
- Free: 0 $ por usuario al mes.
- Pro: 10,80 $ por usuario/mes.
Recopile valoraciones y reseñas.
- G2: 4,3/5 (790 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (572 opiniones)
8. Zoho Proyectos
Los gestores de proyectos de todo el mundo saben que la elaboración de presupuestos no solo tiene que ver con el ahorro, sino también con el control. La integración de Zoho Expense le permite crear un panel con un resumen de la rentabilidad y el estado de los ingresos y gastos de su proyecto.
Los gestores de proyectos participan en el control de las finanzas mediante la creación, el seguimiento y la previsión de presupuestos, el seguimiento de gastos y el análisis de informes. Gestionar todas estas tareas con diferentes herramientas que no se sincronizan entre sí dificulta el proceso de supervisión para todos los participantes en el proyecto. Obtenga un control total sobre cada fase de su proceso de presupuestación con Zoho Projects.
Este software de gestión de proyectos ofrece capacidades de supervisión en tiempo real de presupuestos, alertas de umbrales y sobrecostes, e informes comparativos entre lo planificado y lo real.
Las mejores funciones de Zoho Projects
- Gestión de las finanzas: creación, seguimiento y previsión de presupuestos, facturación a los clientes, seguimiento de los gastos fijos y variables, y análisis de informes.
- Realice un seguimiento del presupuesto de su proyecto basándose en la cantidad asignada o las horas reales dedicadas a los proyectos, los hitos y las diferentes tareas a través de paneles de control de proyectos personalizados.
- Alertas personalizadas para las partes interesadas cuando el presupuesto supera el umbral planificado.
Limitaciones de Zoho Projects
- No permite a los usuarios crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo y supervisar su progreso.
- Sin aplicación móvil.
Precios de Zoho Projects para proyectos
- Gratis: 0 $ para tres usuarios y hasta dos proyectos.
- Premium: 4 $ por proyectos ilimitados, hasta 50 usuarios.
- Premium: 9 $ por proyectos ilimitados, sin límite máximo de usuarios.
Valoraciones y reseñas de Zoho Projects para proyectos
- G2: 4,3/5 (382 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (412 opiniones)
9. Hubstaff
En las grandes organizaciones, donde los equipos suelen trabajar en múltiples proyectos, es necesario establecer límites presupuestarios para los diferentes proyectos y recibir alertas en caso de sobregasto.
La aplicación de gestión de personal Hubstaff permite a los usuarios establecer límites presupuestarios, recibir notificaciones en tiempo real sobre desviaciones del alcance y sobrecostes, y realizar la automatización del control de tiempo para los recursos. Con información en tiempo real sobre los gastos, puede asegurarse de no perder de vista sus presupuestos.
Las mejores funciones de Hubstaff
- Calcule los costes previstos basándose en la gestión de recursos o en el número de horas dedicadas a un proyecto.
- Con la función de presupuestos a nivel de proyecto, realice el seguimiento de la rentabilidad de sus proyectos y comprenda el coste por proyecto y por usuario.
- El informe de presupuestos de proyectos simplifica el seguimiento del presupuesto (en términos de horas totales o coste real total por proyecto) y la utilización.
Limitaciones de Hubstaff
- Opciones limitadas para la gestión de tareas.
- La navegación no es intuitiva.
Precios de Hubstaff
- Starter: 4,99 $ por usuario al mes.
- Grow: 7,50 $ por usuario al mes.
- Equipo: 10 $ por usuario al mes.
- Corporación: 25 $ por usuario al mes.
Valoraciones y reseñas de Hubstaff.
- G2: 4,3/5 (431 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (1432 opiniones)
10. Wrike
La elaboración del presupuesto de un proyecto requiere que las partes interesadas de varios equipos, como los de producto, marketing y gestión de proyectos, a menudo repartidos por todo el mundo, trabajen en conjunto.
Cuando sus equipos de proyecto están distribuidos geográficamente, necesita un software de presupuestación de proyectos que se pueda personalizar por moneda. Para evitar retrasos en la comunicación, debe almacenar todos los documentos relevantes en un solo lugar.
Los equipos multifuncionales pueden acceder a estos documentos y realizar un seguimiento del progreso para evitar seguimientos por correo electrónico y otros canales de comunicación asincrónicos.
El software de gestión de proyectos de Wrike ayuda a las pequeñas y medianas empresas, a las startups y a las grandes corporaciones a gestionar las variaciones presupuestarias y a crear un plan presupuestario.
Cuando los costes reales difieren de los previstos, esto ayuda a los gestores de proyectos, siempre tan ocupados, a investigar las razones de la desviación. Los gestores de proyectos pueden entonces identificar estrategias para gestionar el presupuesto de forma eficaz, reasignando recursos o aplicando medidas de ahorro.
Las mejores funciones de Wrike
- Personalice el presupuesto con los ajustes de moneda que prefiera y establezca tarifas por hora predeterminadas para la planificación presupuestaria.
- Wrike automatiza la asignación de tareas y la distribución de recursos para garantizar que se cumplan los presupuestos.
- Integraciones con más de 400 aplicaciones, como Salesforce, HubSpot, Bynder, Zoom y Slack, para realizar análisis avanzados.
Limitaciones de Wrike
- Wrike no dispone de chat en tiempo real para la colaboración interfuncional.
- No puede enviar ni recibir correos electrónicos directamente desde Wrike.
Precios de Wrike
- Gratis: 0 $ por usuario al mes.
- Equipo: 9,80 $ por usuario al mes.
- Empresa: 24,80 $ por usuario al mes.
- Enterprise: precios personalizados
- Pinnacle: precios personalizados.
Valoraciones y reseñas de Wrike
- G2: 4,2/5 (3499 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (2523 opiniones)
11. Birdview PSA
Birdview PSA es una herramienta de gestión de proyectos en línea con seguridad de nivel empresarial. Para los ejecutivos, una vista global del rendimiento de la organización permite responder rápidamente a los cambios del mercado. Los gestores de proyectos pueden realizar el seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella, asignar recursos y priorizar tareas para garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino.
Como gestor de proyectos en una organización de servicios profesionales (PSO), la medición del éxito de un proyecto se basa en su finalización y entrega a los clientes.
¿Qué pasaría si entregara el proyecto al cliente antes de la fecha de entrega propuesta, pero se hubiera excedido el presupuesto en un 15 %? ¿Lo consideraría un éxito? Según una investigación de Harvard Business Review, uno de cada proyecto, independientemente de su tamaño, tiene un sobrecoste medio del 200 % y un retraso del 70 % con respecto al calendario previsto.
Compartir esta noticia con sus clientes puede tener consecuencias negativas, ya que ellos tendrán que asumir el coste adicional.
Las mejores funciones de Birdview
- Gestión centralizada de documentos para obtener números, hojas de horas o datos sobre el alcance del proyecto con el fin de crear el presupuesto.
- Reúna todas las comunicaciones y la colaboración del proyecto en una sola plataforma e invite a los clientes a colaborar con un portal para invitados.
- El asistente de IA de Birdview ayuda a agilizar la gestión de proyectos, la asignación de recursos y la previsión para una planificación presupuestaria eficaz.
Limitaciones de Birdview
- La gestión de equipos no es intuitiva.
- Carece de diagramas de Gantt y vistas de planificación.
Precios de Birdview
- Lite: 9 $ por usuario al mes.
- Equipo: 24 $ por usuario al mes.
- Enterprise: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Birdview.
- G2: 4,2/5 (354 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (287 opiniones)
12. Runrun
Para las empresas medianas cuyos clientes dudan en utilizar herramientas más avanzadas, Runrun.it es una herramienta de colaboración en proyectos fácil de usar. Comprenda los datos de su proyecto con vistas interactivas y diagramas de Gantt, y supervise su progreso con un rastreador intuitivo.
Comunique el éxito de un proyecto a los clientes utilizando gráficos visuales en lugar de largos informes. Con aplicaciones para iOS, web y Android, los equipos y los clientes pueden colaborar en esta plataforma independientemente de su ubicación.
Las mejores funciones de Runrun
- Las pizarras inteligentes ayudan a los miembros del equipo y a los clientes a realizar el seguimiento de las actualizaciones de los proyectos y gestionar las tareas.
- Cree formularios de solicitud de presupuesto con plantillas prediseñadas.
- Guarde el historial de decisiones, los adjuntos y las conversaciones con usuarios internos o externos en un solo lugar para tomar mejores decisiones presupuestarias.
Runrun. Límites de TI.
- Funciones limitadas de elaboración de informes y análisis.
- La interfaz del Calendario es difícil de entender.
Runrun. Precios de TI.
- Gratis: 0 $ hasta cinco usuarios.
- Empresas: 8 $ por usuario al mes.
- Enterprise: 25 $ por usuario al mes.
Runrun. it: valoraciones y reseñas
- G2: 4,7/5 (1066 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (141 opiniones)
¿Listo para crear el presupuesto perfecto para su proyecto?
Como gestor de proyectos, usted conoce las ineficiencias de la gestión manual o basada en hojas de cálculo de los presupuestos.
Aquí tiene una forma mejor de identificar oportunidades de ahorro de costes y comunicarse con las partes interesadas en un formato fácil de entender.
El software de gestión de costes de proyectos de ClickUp facilita la creación de un plan presupuestario realista, el seguimiento de los riesgos y el ajuste de los costes según las necesidades de su empresa para evitar gastos excesivos. Reúna todo su trabajo en un único panel de control gracias a más de 100 integraciones con otras herramientas de gestión presupuestaria de proyectos.
Pruebe ClickUp de forma gratuita para acceder a diferentes plantillas, vistas y opciones de personalización.