Su personal es la mayor fortaleza de su empresa. Y es tarea de los líderes empresariales crear un lugar de trabajo en el que florezca la productividad de los empleados.
Pero, ¿cómo puede saber si sus empleados se sienten capacitados para dar lo mejor de sí mismos en el trabajo?
¿Y si supiera cómo calcular la productividad por empleado con la misma facilidad con la que consulta su cuenta bancaria? Tendría una idea clara del valor que genera cada empleado, dónde se producen las ineficiencias que ralentizan el trabajo y cómo optimizarlo para obtener mejores resultados.
Pero la mayoría de las empresas lo hacen mal. Realizan un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo en lugar del impacto real, lo que crea una brecha entre el esfuerzo y los resultados.
Entonces, ¿cuál es la forma correcta de medir la productividad e impulsar el crecimiento de la empresa? Analicémoslo.
⏰ Resumen de 60 segundos
¿Le cuesta medir y mejorar la eficiencia de su plantilla? A continuación le explicamos cómo calcular la productividad por empleado y optimizar el rendimiento:
- Utilice fórmulas de productividad probadas, como la fórmula básica de productividad, la fórmula de productividad laboral y la fórmula de productividad multifactorial, para realizar el seguimiento y comparar la eficiencia.
- Elimine los cuellos de botella identificando las tareas repetitivas, los desequilibrios en la carga de trabajo y las ineficiencias que ralentizan a su equipo.
- Aumente el compromiso y la satisfacción de los empleados fomentando un entorno de trabajo positivo y reduciendo las distracciones.
- Optimice los flujos de trabajo con la automatización para liberar tiempo para tareas de alto impacto en lugar de procesos manuales.
- Aproveche la información basada en datos para mejorar la asignación de recursos, realizar el seguimiento del progreso y perfeccionar las estrategias de productividad para un crecimiento sostenible.
Aumente la productividad de su equipo hoy mismo y optimice sus flujos de trabajo con las mejores herramientas de seguimiento y automatización.
¿Qué es la productividad de los empleados? 👩🏫
La productividad de los empleados es la eficiencia con la que el trabajo de un empleado se traduce en resultados medibles. No se trata de las horas trabajadas, sino del valor creado en ese tiempo.
Imagina a dos gestores de proyectos:
- One entrega los proyectos antes de la fecha límite, optimiza los recursos y mantiene flujos de trabajo sin interrupciones.
- El otro se enfrenta constantemente a cuellos de botella, lo que provoca retrasos y objetivos incumplidos.
Mismo rol, mismo horario, pero niveles de productividad muy diferentes.
La verdadera productividad consiste en:
- Calidad y eficiencia: ¿Están los empleados realizando un trabajo de alto valor sin desperdiciar esfuerzos?
- Enfoque en las tareas: ¿Están trabajando en proyectos impactantes o se están ahogando en tareas repetitivas?
- Rendimiento por horas: ¿Están mejorando los resultados o solo se trata de trabajo innecesario?
Entonces, ¿cómo se determina la productividad por empleado? Empiece por realizar el seguimiento de las métricas de productividad adecuadas. Utilice esos números para detectar los verdaderos factores que impulsan el rendimiento y los cuellos de botella en los flujos de trabajo, y elimine las conjeturas.
¿Por qué es importante medir la productividad de los empleados? 🤷♀️
Sin medición, la productividad es solo una suposición. Un equipo puede parecer ocupado o incluso sentirse así, pero ¿su trabajo está generando resultados? ¿Se reconoce a los empleados con alto rendimiento? ¿Se están pasando por alto las ineficiencias?
El seguimiento del cálculo de la productividad de los empleados no tiene que ver con la microgestión, sino con la toma de decisiones informadas que mejoren tanto el rendimiento de la empresa como el bienestar de los empleados.
He aquí por qué es importante:
- Rendimiento frente a percepción: algunos empleados completan las tareas más rápido, pero sacrifican la calidad. Otros tardan más, pero entregan un trabajo de mayor calidad. Sin mediciones claras de la productividad, es fácil juzgar erróneamente la eficiencia.
- Asignación estratégica de recursos: si el 40 % de la jornada de un empleado se dedica a tareas repetitivas, se está perdiendo tiempo que podría dedicarse a trabajos de mayor impacto. Los datos de productividad ayudan a los líderes a redistribuir las cargas de trabajo, realizar automatizaciones y centrarse en tareas productivas.
- Mayor responsabilidad y motivación: cuando los empleados ven sus métricas de productividad, obtienen información valiosa sobre su impacto. Esta transparencia fomenta el compromiso de los empleados, que se responsabilizan de su trabajo y dirigen sus esfuerzos hacia el avance de la empresa.
- Rentabilidad y crecimiento empresarial: las ineficiencias se acumulan. Las empresas que realizan un seguimiento constante de las métricas de productividad pueden optimizar sus operaciones, reducir el desperdicio de recursos laborales y crecer sin contrataciones innecesarias.
Al integrar cálculos de fórmulas de productividad, las empresas pueden comparar la productividad entre equipos, realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y tomar decisiones operativas más inteligentes. Esto garantiza que cada hora trabajada contribuya al éxito de la empresa.
Factores que influyen en la productividad de la plantilla 📈
El rendimiento de un equipo no solo viene determinado por las habilidades o la experiencia. Es una combinación de las condiciones del lugar de trabajo, los niveles de compromiso y la eficiencia operativa. Incluso los empleados más talentosos pueden tener dificultades si no se cuentan con los sistemas adecuados.
Algunos de los mayores obstáculos para la productividad son:
- Entorno laboral: un entorno de trabajo más positivo fomenta la eficiencia, mientras que las distracciones constantes, las expectativas poco claras y la microgestión provocan desmotivación.
- Tareas repetitivas y equilibrio de la carga de trabajo: cuando los empleados dedican demasiado tiempo a tareas de bajo valor, el porcentaje de eficiencia de la productividad disminuye. Un flujo de trabajo bien estructurado garantiza que se centren en tareas productivas en lugar de en tareas rutinarias.
- Tecnología y eficiencia: los procesos lentos y las herramientas obsoletas crean cuellos de botella. Las empresas que integran mediciones de productividad en sus flujos de trabajo reducen la fricción y aumentan la eficiencia.
- Compromiso de los empleados: los empleados que se sienten valorados y motivados realizan su trabajo con la máxima eficiencia, mientras que los empleados desmotivados tienen dificultades para mantener la motivación.
- Factores externos: los cambios económicos, los factores del sector y la evolución de las demandas del mercado pueden influir en la producción de una empresa, por lo que la adaptabilidad es clave.
La clave para mantener la productividad es identificar y eliminar estas barreras. De este modo, los empleados dedican más tiempo a trabajos significativos y de gran valor que impulsan el éxito de la empresa.
📖 Más información: ¿Cómo medir la productividad en el lugar de trabajo?
Los mejores métodos para calcular la productividad 🛠
Medir la productividad es comprender cuánto rendimiento obtiene una empresa por el esfuerzo invertido. Una fórmula de productividad clara ayuda a los líderes a evaluar el rendimiento, optimizar los flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
1. Fórmula básica de productividad
La forma más sencilla de medir la productividad es calcular cuánto rendimiento se genera por cada unidad de insumo:
Productividad = Producción total ÷ Aportación total
Este método se utiliza ampliamente porque proporciona una visión rápida de la eficiencia. Sin embargo, no revela el panorama completo, ya que pasa por alto factores como la calidad, la complejidad y el esfuerzo.
Piense en un equipo de marketing de contenido:
- Publican 50 artículos de blog al mes con 5 redactores.
- Utilizando la fórmula: 50 ÷ 5 = 10 artículos por redactor
A primera vista, esto parece productivo. Pero, ¿esta fórmula le indica si el contenido es atractivo, está bien documentado o genera conversiones?
No. Un redactor puede producir 15 artículos apresurados y de baja calidad, mientras que otro puede producir 5 artículos de alto rendimiento y optimizados para SEO que atraen tráfico y clientes potenciales.
Esta fórmula es útil para realizar comparaciones rápidas, pero debe combinarse con otras medidas de productividad para evaluar el verdadero impacto del trabajo terminado.
📖 Lea también: Cómo reducir el agotamiento con estrategias organizativas
2. Fórmula de la productividad laboral
Idealmente, la productividad laboral mide la eficacia con la que las horas de trabajo de los empleados se traducen en resultados:
Productividad laboral = Valor de la producción ÷ Horas trabajadas
Este método es crucial en sectores en los que la eficiencia temporal afecta directamente a la rentabilidad, como la fabricación, el comercio minorista o la atención al cliente.
Ejemplo:
- Una planta de fabricación produce 1000 unidades en una semana.
- Los empleados trabajaron un total de 500 horas.
- 1000 ÷ 500 = 2 unidades por hora
Una ratio de productividad más alta significa que los empleados están trabajando de manera eficiente, mientras que un número más bajo indica ineficiencias como pérdida de tiempo, flujos de trabajo deficientes o carencias en las habilidades.
Sin embargo, los números brutos no lo dicen todo. Dos trabajadores que montan productos al mismo ritmo pueden tener enfoques muy diferentes. Uno puede trabajar más rápido, pero crear errores, mientras que el otro garantiza un resultado de alta calidad con un mínimo de errores.
Por eso, realizar el seguimiento de las horas de productividad junto con el rendimiento y la calidad de los empleados es esencial para obtener una visión completa de la eficiencia de la plantilla.
👀 ¿Sabías que... Henry Ford revolucionó la productividad laboral en 1913 al introducir la primera cadena de montaje en movimiento?
Esta innovación redujo el tiempo necesario para fabricar un Modelo T de 12 horas a solo 93 minutos, lo que disparó la producción y redefinió la eficiencia en la fabricación.
Es un ejemplo perfecto de cómo la productividad laboral no se refiere solo a las horas trabajadas, sino a la optimización de los procesos para hacer más con el mismo esfuerzo.
Estas fórmulas son útiles, pero la productividad tiene que ver con la eficiencia, la calidad y el impacto. Las empresas que se basan únicamente en los datos de producción sin tener en cuenta los factores reales que impulsan el rendimiento corren el riesgo de tomar decisiones erróneas.
La meta es realizar el seguimiento de las métricas de productividad que se alinean con el éxito empresarial, en lugar de limitarse a medir el trabajo completado.
📖 Más información: Principales factores que afectan a la productividad en el trabajo
3. Fórmula de productividad multifactorial
La productividad no siempre se puede visualizar con una sola variable. Algunas industrias requieren un enfoque holístico de la eficiencia. La fórmula de productividad multifactorial evalúa múltiples inputs para medir el rendimiento general de la empresa:
Productividad multifactorial = Producción total ÷ (Aportación de mano de obra + Aportación de capital + Aportación de materiales)
Este método es especialmente útil en los sectores de la logística, la fabricación y los servicios, donde múltiples recursos influyen en la producción.
Por ejemplo, una empresa de logística quiere mejorar la eficiencia de los envíos. En lugar de limitarse al seguimiento del rendimiento de los empleados, analizan:
- Inversión en mano de obra: número de horas de trabajo realizadas por el personal del almacén y los conductores.
- Aporte de capital: inversión en mejoras de la flota y software de reparto.
- Inversión en materiales: costes relacionados con el combustible, el embalaje y la gestión del inventario.
Mediante el uso de mediciones de productividad multifactoriales, la empresa se da cuenta de que los retrasos en las entregas no se deben a la ineficiencia de los trabajadores, sino a una tecnología de rutas obsoleta. En lugar de contratar más conductores, invierten en la optimización de rutas basada en IA, lo que reduce los costes y aumenta los envíos diarios.
Esta fórmula ayuda a las empresas a identificar qué factor tiene mayor impacto en la productividad, lo que les permite tomar decisiones más inteligentes y rentables, en lugar de asumir que más mano de obra equivale a mayor rendimiento.
4. Productividad parcial de los factores
A diferencia de la productividad multifactorial, que tiene en cuenta múltiples factores, la fórmula de la productividad parcial por factor aísla un factor específico. Por ejemplo, la mano de obra, el capital o los materiales, lo que ofrece una forma más centrada de evaluar la eficiencia:
Productividad parcial = Resultado ÷ Aporte específico (por ejemplo, mano de obra o capital)
Esto resulta especialmente útil para comparaciones entre departamentos o evaluaciones basadas en roles.
Piense en una empresa de desarrollo de software que desea evaluar la eficiencia de sus desarrolladores.
En lugar de medir el rendimiento de toda la empresa, realizan un seguimiento de:
- Número de funciones desarrolladas por ingeniero
- Incidencias resueltas por cada probador de control de calidad
- Líneas de código limpio escritas por desarrollador
A primera vista, un desarrollador puede parecer más productivo al escribir el doble de líneas de código. Pero una mirada más profunda revela que la mitad de su trabajo necesitaba revisiones importantes, mientras que otro desarrollador escribió menos líneas de código, pero de mayor calidad y sin errores.
Mediante el uso de la productividad parcial por factor, los líderes pueden comparar la productividad dentro de los roles o entre equipos, identificando dónde se puede mejorar la eficiencia sin malinterpretar los números brutos de producción.
¿Por qué son importantes estas fórmulas?
No existe una fórmula única para la productividad que lo explique todo. Las empresas que solo se basan en los números de producción pueden pasar por alto ineficiencias, asignar mal los recursos o invertir en soluciones equivocadas.
El uso de mediciones de productividad multifactoriales y de factores parciales ayuda a los líderes a:
- Identifique los principales factores que impulsan la productividad.
- Compare la eficiencia entre diferentes insumos, equipos o procesos.
- Tome decisiones más inteligentes y respaldadas por datos para optimizar el rendimiento de la plantilla.
La productividad no consiste en trabajar más, sino en trabajar de forma más inteligente. Los cálculos adecuados garantizan que cada aportación contribuya a un crecimiento significativo de la empresa.
¿Cómo medir y optimizar la productividad de los empleados? 💪
Entender cómo calcular la productividad por empleado es solo la mitad de la ecuación. Lo que realmente importa es utilizar esos datos para impulsar la eficiencia y aumentar la productividad de los empleados.
Muchas empresas tienen dificultades para medir la eficiencia de sus empleados porque los métodos de seguimiento tradicionales se centran en el tiempo dedicado al trabajo en lugar de en el impacto real. La clave está en combinar los conocimientos basados en datos con las optimizaciones impulsadas por la IA para eliminar las ineficiencias y mejorar el rendimiento.
1. Medir la productividad de los empleados con las métricas adecuadas
Para calcular con precisión la productividad de los empleados, las empresas deben realizar un seguimiento de:
- Métricas basadas en los resultados: el número de tareas completadas, unidades producidas o servicios prestados por empleado.
- Porcentaje de eficiencia de la productividad: fórmula para determinar la cantidad de producción generada en comparación con los recursos invertidos.
- Análisis basado en el tiempo: supervisar las horas de productividad frente al tiempo dedicado a tareas repetitivas ayuda a poner de relieve las ineficiencias.
¿Quiere llevar el seguimiento de la productividad al siguiente nivel?
La plantilla de informe de productividad personal de ClickUp proporciona una medida estructurada del rendimiento individual.
Con esta plantilla, podrá:
- Realice el seguimiento de las tendencias de productividad en tiempo real.
- Identifique áreas de mejora sin microgestionar.
- Optimice la distribución de la carga de trabajo para mejorar la eficiencia.
📖 Más información: Cómo las empresas pueden ayudar a los empleados a aumentar su productividad
2. Optimización de la productividad con IA y automatización
El seguimiento manual y los cuellos de botella en los procesos suponen una pérdida de tiempo valioso. Las empresas que desean aumentar su productividad deben adoptar la automatización basada en la IA.
- Información basada en IA: herramientas como ClickUp Brain analizan la actividad de los empleados y sugieren formas de mejorar los flujos de trabajo.
- Automatización de tareas: ClickUp Automations elimina las tareas repetitivas, lo que libera a los empleados para que se centren en el trabajo de alto impacto.
- Asignación inteligente de recursos: asignar el trabajo adecuado a las personas adecuadas evita los cuellos de botella y el agotamiento.
Por ejemplo, puede solicitar a ClickUp Brain un resumen instantáneo o un resumen del rendimiento de un miembro del equipo.
Las empresas pueden utilizar la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para realizar un seguimiento más eficaz de la productividad.
Esta plantilla le ayudará a:
- Equilibre las cargas de trabajo y evite el agotamiento de los empleados.
- Asigne las tareas de manera eficiente en función de la capacidad del equipo.
- Mejore la visibilidad de los proyectos para una mejor planificación.
📖 Lea también: ¿Cómo utilizar la IA para mejorar la productividad?
3. Creación de un entorno de trabajo de alta productividad
Más allá del seguimiento y la automatización, las empresas pueden mejorar el rendimiento de los empleados fomentando un entorno de trabajo más positivo.
Las estrategias incluyen:
- Fomentar el compromiso de los empleados: los estudios demuestran que los empleados comprometidos son más propensos a cumplir los objetivos y aportar información valiosa.
- Reducir la fricción en la colaboración: el uso de herramientas de gestión de proyectos ayuda a los equipos a mantenerse alineados y eficientes.
- Priorizar el trabajo significativo: la automatización de las tareas de bajo valor permite a los empleados dedicar más tiempo a tareas productivas.
Con las mediciones de productividad adecuadas, herramientas basadas en IA y flujos de trabajo optimizados, las empresas pueden aumentar la productividad de los empleados, realizar un seguimiento eficiente del progreso y ampliar las operaciones sin contrataciones innecesarias.
Consejos para mejorar la productividad de los empleados ⏱
Las mejoras en la productividad no se consiguen trabajando más horas, sino trabajando mejor. La diferencia entre un equipo de alto rendimiento y uno con dificultades suele reducirse a la calidad del soporte que reciben los empleados, la fluidez de sus flujos de trabajo y si cuentan con las condiciones adecuadas para tener éxito.
Si desea aumentar la productividad de sus empleados, concéntrese en estos cinco cambios significativos:
1. Reduzca los factores que merman la productividad antes de que se agraven.
Es fácil culpar a la falta de esfuerzo de la baja productividad, pero, en la mayoría de los casos, el verdadero culpable es la ineficiencia en el lugar de trabajo.
Algunas de las mayores pérdidas ocultas de productividad son:
- Prioridades poco claras: cuando los empleados no saben qué es la prioridad más importante, pierden tiempo en trabajos de poco valor.
- Cambio constante de tareas: pasar de una tarea a otra reduce la concentración y disminuye el rendimiento general.
- Reuniones sin un objetivo claro: un calendario repleto de reuniones puede dejar poco tiempo para el trabajo real.
Para mejorar la productividad, lo primero es eliminar las ineficiencias, no solo exigir un mayor rendimiento.
📮ClickUp Insight: ¿Depresión del lunes? Resulta que el lunes destaca como el eslabón débil de la productividad semanal (sin doble sentido), ya que el 35 % de los trabajadores lo identifican como su día menos productivo.
Este bajón se puede atribuir al tiempo y la energía que se dedican a buscar actualizaciones y prioridades semanales los lunes por la mañana. Una app, aplicación, que abarca todo para el trabajo, como ClickUp, puede ayudarte en este sentido.
Por ejemplo, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, puede «ponerte al día» sobre todas las actualizaciones y prioridades críticas en cuestión de segundos. 💁
2. Haga que el trabajo de alto impacto sea la norma
Los empleados dedican demasiado tiempo a tareas repetitivas, tareas administrativas y actividades de bajo valor.
Para aumentar la eficiencia:
- Reduzca la sobrecarga de tareas: si todo es urgente, nada lo es.
- Delegue de forma eficaz: asegúrese de que el trabajo adecuado sea terminado por las personas adecuadas.
- Utilice herramientas inteligentes para minimizar el trabajo manual: la automatización de procesos sencillos evita pérdidas de tiempo innecesarias.
Cuando los empleados dedican la mayor parte de su tiempo a trabajos de alto valor, la productividad aumenta de forma natural.
📖 Lea también: Las mejores herramientas de software para realizar el seguimiento de la productividad de los empleados
3. La productividad debe girar en torno a la sostenibilidad.
Los equipos de alto rendimiento no solo producen más, sino que mantienen su rendimiento sin agotarse. Para ello es necesario:
- Distribución realista de la carga de trabajo: sobrecargar a los empleados genera ganancias a corto plazo, pero pérdidas a largo plazo.
- Enfoque en el trabajo profundo: crear un espacio para trabajar sin distracciones y con alta calidad mejora los resultados generales.
- Fomentar la eficiencia, no solo el esfuerzo: los empleados no deben sentir que trabajar más tiempo equivale a trabajar mejor.
La productividad sostenible significa obtener resultados consistentes sin sacrificar el bienestar de los empleados.
4. Fomente la responsabilidad sin microgestionar
La productividad disminuye cuando los empleados sienten que se les supervisa en lugar de confiar en ellos.
En lugar de controles constantes y una supervisión rígida:
- Utilice datos para realizar el seguimiento del progreso en lugar de suposiciones: herramientas como ClickUp Dashboards proporcionan información en tiempo real sobre las tareas completadas, las tendencias de productividad y el rendimiento general del equipo.
- Establezca expectativas claras desde el principio para minimizar la confusión: cuando los empleados conocen sus metas, pueden centrarse en tareas de productividad en lugar de cuestionar las prioridades.
- Empodere a los empleados para que se responsabilicen de su trabajo: utilice el seguimiento visual de la carga de trabajo para que los equipos puedan autogestionar el progreso sin una intervención constante.
Los empleados son más productivos cuando sienten autonomía sobre sus tareas en lugar de sentir que solo están completando la lista de control de otra persona.
📖 Más información: ¿Cómo mejorar la productividad de su equipo?
5. Haga de la productividad un hábito, no un esfuerzo ocasional.
La productividad no debe ser reactiva, de modo que los equipos solo se centren en la eficiencia cuando los plazos son ajustados.
En su lugar, las empresas deberían:
- Cree flujos de trabajo estructurados que minimicen las fricciones innecesarias.
- Fomente el aprendizaje continuo y la mejora de los procesos.
- Fomente una cultura en la que los empleados optimicen de forma proactiva su forma de trabajar.
Los equipos más productivos perfeccionan su enfoque de forma constante para garantizar que la eficiencia sea la norma.
Mejorar la productividad significa eliminar los obstáculos que impiden a los empleados dar lo mejor de sí mismos. Cuando las empresas optimizan los flujos de trabajo, reducen las distracciones y crean un ritmo de trabajo sostenible, la productividad se convierte en algo fácil, no agotador.
La fórmula para la excelencia en la productividad a largo plazo
Para mejorar la productividad de los empleados, es necesario optimizar los flujos de trabajo, medir el impacto y eliminar los obstáculos que frenan a su equipo. El enfoque adecuado, ya sea mediante fórmulas de productividad multifactoriales, la fórmula de productividad estándar o estrategias para mejorar la productividad, garantiza que cada esfuerzo contribuya al crecimiento de la empresa.
Cuando las empresas calculan con precisión la productividad de los empleados, descubren ineficiencias ocultas, aumentan el rendimiento e impulsan un éxito cuantificable. Todo ello mientras mejoran la satisfacción de los empleados al crear un entorno de trabajo más eficiente y gratificante.
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