Su personal es la mayor fortaleza de su empresa. Y el trabajo de un líder empresarial es crear un lugar de trabajo donde la productividad de los empleados florezca.
Pero, ¿cómo puede saber si sus empleados se sienten capacitados para dar lo mejor de sí mismos en el trabajo?
¿Y si supiera cómo calcular la productividad por empleado tan fácilmente como comprobar su cuenta bancaria? Tendría una idea clara del valor que genera cada empleado, de dónde se ralentizan las cosas por ineficiencias y de cómo optimizar para obtener mejores resultados.
Pero la mayoría de las empresas se equivocan. Hacen un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo en lugar del impacto real, lo que crea una brecha entre el esfuerzo y los resultados.
Entonces, ¿cuál es la forma correcta de medir la productividad e impulsar el crecimiento de la empresa? Vamos a desglosarlo.
⏰ Resumen de 60 segundos
¿Tiene dificultades para medir y mejorar la eficiencia de la plantilla? A continuación le indicamos cómo calcular la productividad por empleado y optimizar el rendimiento:
- Utilice fórmulas de productividad probadas como la fórmula de productividad básica, la fórmula de productividad laboral y la fórmula de productividad multifactorial para realizar un seguimiento y comparar la eficiencia
- Elimine los cuellos de botella identificando las tareas repetitivas, los desequilibrios en la carga de trabajo y las ineficiencias que ralentizan a su equipo
- Aumente el compromiso y la satisfacción de los empleados fomentando un entorno de trabajo positivo y reduciendo las distracciones
- Optimice los flujos de trabajo con la automatización para disponer de tiempo para el trabajo de alto impacto en lugar de los procesos manuales
- Aproveche la información basada en datos para mejorar la asignación de recursos, hacer un seguimiento del progreso y perfeccionar las estrategias de productividad para un crecimiento sostenible
Potencie la productividad de su equipo hoy mismo y agilice sus flujos de trabajo con las mejores herramientas de seguimiento y automatización.
¿Qué es la productividad de los empleados? 👩🏫
La productividad de los empleados es la eficiencia con la que el trabajo de un empleado se traduce en resultados medibles. No se trata de las horas registradas, sino del valor creado en ese tiempo.
Imagínese a dos gestores de proyectos:
- Uno entrega los proyectos antes de los plazos, optimiza los recursos y mantiene los flujos de trabajo sin interrupciones
- El otro se enfrenta constantemente a cuellos de botella, lo que provoca retrasos y la pérdida de objetivos
Mismo rol, mismas horas, pero niveles de productividad muy diferentes.
La verdadera productividad consiste en:
- Calidad y eficiencia: ¿Están los empleados produciendo un trabajo de alto valor sin desperdiciar esfuerzos?
- Enfoque en las tareas: ¿Están trabajando en proyectos impactantes o ahogados en tareas repetitivas?
- Productividad por horas: ¿Están mejorando los resultados o es solo trabajo innecesario?
Entonces, ¿cómo se determina la productividad por empleado? Empiece por hacer un seguimiento de las métricas de productividad adecuadas. Utilice esos números para detectar los verdaderos impulsores del rendimiento y los cuellos de botella en el flujo de trabajo y eliminar las conjeturas.
¿Por qué es importante medir la productividad de los empleados? 🤷♀️
Sin medición, la productividad es solo una suposición. Un equipo puede parecer ocupado o incluso sentirse así, pero ¿su trabajo está generando resultados? ¿Se reconoce a los de alto rendimiento? ¿Se pasan por alto las ineficiencias?
El cálculo del seguimiento de la productividad de los empleados no consiste en microgestionar, sino en tomar decisiones informadas que mejoren tanto el rendimiento de la empresa como el bienestar de los empleados.
He aquí por qué es importante:
- Rendimiento frente a percepción: Algunos empleados completan las tareas más rápido pero sacrifican la calidad. Otros tardan más pero realizan un trabajo superior. Sin mediciones claras de la productividad, es fácil juzgar mal la eficiencia
- Asignación estratégica de recursos: Si un empleado dedica el 40 % de su jornada a tareas repetitivas, está perdiendo tiempo en trabajos de alto impacto. Los datos de productividad ayudan a los líderes a cambiar las cargas de trabajo, automatizar los procesos y centrarse en tareas productivas
- Mejora de la responsabilidad y la motivación: Cuando los empleados ven sus métricas de productividad, obtienen información valiosa sobre su impacto. Esta transparencia fomenta el compromiso de los empleados, que se apropian de su trabajo y orientan sus esfuerzos hacia el progreso de la empresa
- Rentabilidad y crecimiento de la empresa: Las ineficiencias se acumulan. Las empresas que realizan un seguimiento constante de las métricas de productividad pueden optimizar las operaciones, reducir el desperdicio de recursos laborales y crecer sin necesidad de contratar personal
Mediante la integración de cálculos de fórmulas de productividad, las empresas pueden comparar la productividad entre equipos, realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y tomar decisiones operativas más inteligentes. Esto garantiza que cada hora trabajada contribuya al éxito de la empresa.
Factores que influyen en la productividad de la plantilla 📈
El rendimiento de un equipo no solo viene determinado por las habilidades o la experiencia. Es una combinación de condiciones en el lugar de trabajo, niveles de compromiso y eficiencia operativa. Incluso los empleados con más talento pueden tener dificultades si no se cuenta con los sistemas adecuados.
Algunos de los mayores obstáculos para la productividad son:
- Entorno laboral: Un entorno de trabajo más positivo fomenta la eficiencia, mientras que las distracciones constantes, las expectativas poco claras y la microgestión conducen a la falta de compromiso
- Tareas repetitivas y equilibrio de la carga de trabajo: Cuando los empleados dedican demasiado tiempo a tareas de poco valor, el porcentaje de eficiencia de la productividad disminuye. Un flujo de trabajo bien estructurado garantiza que se centren en tareas productivas en lugar de en tareas rutinarias
- Tecnología y eficiencia: Los procesos lentos y las herramientas obsoletas crean cuellos de botella. Las empresas que integran mediciones de productividad en sus flujos de trabajo reducen la fricción y aumentan la eficiencia
- Compromiso de los empleados: Los empleados que se sienten valorados y motivados trabajan con la máxima eficiencia, mientras que los empleados desmotivados luchan por mantener la motivación
- Factores externos: Los cambios económicos, los factores del sector y la evolución de la demanda del mercado pueden influir en la producción de una empresa, por lo que la adaptabilidad es clave
La clave para mantener la productividad es identificar y eliminar estas barreras. Así, los empleados dedican más tiempo a un trabajo significativo y de gran valor que impulsa el éxito de la empresa.
📖 Leer más: ¿Cómo medir la productividad en el lugar de trabajo?
Los mejores métodos para calcular la productividad 🛠
Medir la productividad es comprender cuánto rendimiento obtiene una empresa por el esfuerzo invertido. Una fórmula clara de productividad ayuda a los líderes a evaluar el rendimiento, optimizar los flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
1. Fórmula básica de productividad
La forma más sencilla de medir la productividad es calcular cuánto se genera por cada unidad de entrada:
Productividad = Producción total ÷ Entrada total
Este método se utiliza mucho porque proporciona una instantánea rápida de la eficiencia. Sin embargo, no revela el panorama completo, ya que pasa por alto factores como la calidad, la complejidad y el esfuerzo.
Considere un equipo de marketing de contenidos:
- Publican 50 artículos de blog al mes con 5 escritores
- Utilizando la fórmula: 50 ÷ 5 = 10 artículos por redactor
A primera vista, esto parece productivo. Pero, ¿le dice esta fórmula si el contenido es atractivo, está bien documentado o genera conversiones?
Un redactor puede producir 15 artículos apresurados y de baja calidad, mientras que otro produce 5 artículos de alto rendimiento y optimizados para SEO que atraen tráfico y clientes potenciales.
Esta fórmula es útil para realizar comparaciones rápidas, pero debe combinarse con otras mediciones de productividad para evaluar el verdadero impacto del trabajo terminado.
📖 Lea también: Cómo reducir el agotamiento con estrategias organizativas
2. Fórmula de productividad laboral
Idealmente, la productividad laboral mide la eficacia con la que las horas de los empleados se traducen en resultados:
Productividad laboral = valor de producción ÷ horas trabajadas
Este método es crucial en sectores en los que la eficiencia del tiempo afecta directamente a la rentabilidad, como la fabricación, el comercio minorista o el servicio de atención al cliente.
Ejemplo:
- Una planta de fabricación produce 1000 unidades en una semana
- Los empleados trabajaron 500 horas en total
- 1000 ÷ 500 = 2 unidades por hora
Un ratio de productividad más alto significa que los empleados están trabajando de manera eficiente, mientras que un número más bajo indica ineficiencias como pérdida de tiempo, flujo de trabajo deficiente o falta de habilidades.
Sin embargo, los números en bruto no cuentan toda la historia. Dos trabajadores que ensamblan productos al mismo ritmo pueden tener enfoques muy diferentes. Uno podría trabajar más rápido pero crear defectos, mientras que el otro garantiza un resultado de alta calidad con errores mínimos.
Por eso, el seguimiento de las horas productivas junto con el rendimiento y la calidad de los empleados es esencial para obtener una imagen completa de la eficiencia de la plantilla.
👀 ¿Sabías que...? Henry Ford revolucionó la productividad laboral en 1913 al introducir la primera línea de montaje móvil.
Esta innovación redujo el tiempo de construcción de un Modelo T de 12 horas a solo 93 minutos, disparando la producción y redefiniendo la eficiencia en la fabricación.
Es un ejemplo perfecto de cómo la productividad laboral no solo se trata de las horas trabajadas, sino de optimizar los procesos para hacer más con el mismo esfuerzo.
Estas fórmulas son útiles, pero la productividad tiene que ver con la eficiencia, la calidad y el impacto. Las empresas que se basan únicamente en los datos de producción sin tener en cuenta los verdaderos factores de rendimiento corren el riesgo de tomar decisiones erróneas.
La meta es hacer seguimiento a las métricas de productividad que se alinean con el intento correcto de la empresa en lugar de solo medir el trabajo completado.
📖 Leer más: Principales factores que afectan a la productividad en el trabajo
3. Fórmula de productividad multifactorial
La productividad no siempre puede visualizarse con una sola variable. Algunos sectores requieren un enfoque holístico de la eficiencia. La fórmula de productividad multifactorial evalúa múltiples entradas para medir el rendimiento general de la empresa:
Productividad multifactorial = Producción total ÷ (Insumo de mano de obra + Insumo de capital + Insumo de material)
Este método es especialmente útil en los sectores de la logística, la fabricación y los servicios, donde la producción depende de múltiples recursos.
Por ejemplo, una empresa de logística quiere mejorar la eficiencia de los envíos. En lugar de limitarse a hacer un seguimiento de la producción de los empleados, analizan:
- Aporte de mano de obra: Número de horas trabajadas por el personal del almacén y los conductores
- Inversión de capital: Inversión en actualizaciones de flota y software de entrega
- *Entrada de material: Costes relacionados con el combustible, el embalaje y la manipulación de inventario
Al utilizar mediciones de productividad multifactoriales, la empresa se da cuenta de que los retrasos en las entregas no se deben a la ineficiencia de los trabajadores, sino a una tecnología de rutas obsoleta. En lugar de contratar a más conductores, invierten en la optimización de rutas impulsada por IA, lo que reduce los costes y aumenta los envíos diarios.
Esta fórmula ayuda a las empresas a determinar qué factor tiene mayor impacto en la productividad, lo que les permite tomar decisiones más inteligentes y rentables en lugar de asumir que a más mano de obra, mayor producción.
4. Productividad parcial de los factores
A diferencia de la productividad multifactorial, que tiene en cuenta múltiples insumos, la fórmula de productividad parcial aísla un insumo específico. Como la mano de obra, el capital o los materiales, lo que ofrece una forma más centrada de evaluar la eficiencia:
Productividad parcial = Producción ÷ Entrada específica (por ejemplo, mano de obra o capital)
Esto es especialmente útil para comparaciones departamentales o evaluaciones basadas en roles.
Piense en una empresa de desarrollo de software que quiere evaluar la eficiencia de los desarrolladores.
En lugar de medir la producción de toda la empresa, hacen un seguimiento de:
- Número de funciones desarrolladas por ingeniero
- Incidencias resueltas por probador de control de calidad
- Líneas de código limpio escritas por desarrollador
A primera vista, un desarrollador puede parecer más productivo al escribir el doble de líneas de código. Pero una mirada más profunda revela que la mitad de su trabajo necesitaba revisiones importantes, mientras que otro desarrollador escribió menos líneas de código, pero de mayor calidad y sin errores.
Mediante el uso de la productividad de factor parcial, los líderes pueden comparar la productividad dentro de los roles o entre equipos, identificando dónde se puede mejorar la eficiencia sin malinterpretar los números de producción brutos.
📖 Lea también: Consejos para mejorar las habilidades de gestión del tiempo en el trabajo
¿Por qué son importantes estas fórmulas?
No existe una fórmula única de productividad que lo explique todo. Las empresas que se basan únicamente en los números de producción pueden pasar por alto ineficiencias, asignar mal los recursos o invertir en las soluciones equivocadas.
El uso de mediciones de productividad multifactorial y de factor parcial ayuda a los líderes a:
- Identifique los mayores impulsores de la productividad
- Compare la eficiencia entre diferentes entradas, equipos o procesos
- Tome decisiones más inteligentes y basadas en datos para optimizar el rendimiento de la plantilla
La productividad no consiste en trabajar más, sino en trabajar de forma más inteligente. Los cálculos correctos garantizan que cada aportación contribuya a un crecimiento significativo de la empresa.
📖 Lea también: Cómo la automatización de la entrada de datos puede ahorrarle tiempo y esfuerzo
¿Cómo medir y optimizar la productividad de los empleados? 💪
Saber cómo calcular la productividad por empleado es solo la mitad de la ecuación. Lo que realmente importa es utilizar esos datos para impulsar la eficiencia y aumentar la productividad de los empleados.
Muchas empresas tienen dificultades para medir la eficiencia de los empleados porque los métodos tradicionales de seguimiento se centran en el tiempo dedicado al trabajo en lugar del impacto real. La clave está en combinar los conocimientos basados en datos con las optimizaciones basadas en IA para eliminar las ineficiencias y mejorar el rendimiento.
1. Medir la productividad de los empleados con las métricas adecuadas
Para calcular con precisión la productividad de los empleados, las empresas deben realizar un seguimiento de:
- Métricas basadas en resultados: El número de tareas completadas, unidades producidas o servicios prestados por empleado
- Porcentaje de eficiencia de la productividad: Una fórmula para determinar cuánto se genera en comparación con los recursos invertidos
- Análisis basado en el tiempo: Supervisar las horas productivas frente al tiempo dedicado a tareas repetitivas ayuda a poner de relieve las ineficiencias
¿Quiere llevar el seguimiento de la productividad al siguiente nivel?
La plantilla de informe de productividad personal de ClickUp proporciona una medida estructurada del rendimiento individual.
Con esta plantilla, puede:
- Seguimiento de las tendencias de productividad en tiempo real
- Identifique áreas de mejora sin microgestión
- Optimizar la distribución de la carga de trabajo para mejorar la eficiencia
📖 Leer más: Cómo pueden las empresas ayudar a los empleados a aumentar su productividad
2. Optimización de la productividad con IA y automatización
El seguimiento manual y los cuellos de botella en los procesos hacen perder un tiempo valioso. Las empresas que buscan aumentar la productividad deben adoptar la automatización impulsada por la IA.
- Información basada en IA: Herramientas como ClickUp Brain analizan la actividad de los empleados y sugieren formas de mejorar los flujos de trabajo
- Automatización de tareas: Las automatizaciones de ClickUp eliminan las tareas repetitivas, lo que permite a los empleados centrarse en trabajos de alto impacto
- Asignación inteligente de recursos: Asignar el trabajo adecuado a las personas adecuadas evita los cuellos de botella y el agotamiento
Por ejemplo, puede pedirle a ClickUp Brain un (resumen) StandUp instantáneo o un resumen de la producción de un miembro del equipo.
Las empresas pueden utilizar la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para realizar un seguimiento más eficaz de la productividad.
Esta plantilla ayuda a:
- Equilibre las cargas de trabajo y evite el agotamiento de los empleados
- Asigne tareas de manera eficiente en función de la capacidad del equipo
- Mejore la visibilidad del proyecto para una mejor planificación
📖 Lea también: ¿Cómo utilizar la IA para la productividad?
3. Creación de un entorno de trabajo de alta productividad
Más allá del seguimiento y la automatización, las empresas pueden mejorar el rendimiento de los empleados fomentando un entorno de trabajo más positivo.
Las estrategias incluyen:
- Fomentar el compromiso de los empleados: Los estudios demuestran que los empleados comprometidos son más propensos a cumplir los objetivos y a aportar información valiosa
- Reducir la fricción en la colaboración: El uso de herramientas de gestión de proyectos ayuda a los equipos a mantenerse alineados y eficientes
- Priorizar el trabajo significativo: La automatización de tareas de bajo valor permite a los empleados dedicar más tiempo a tareas productivas
Con las medidas de productividad adecuadas, herramientas basadas en IA y flujos de trabajo optimizados, las empresas pueden aumentar la productividad de los empleados, realizar un seguimiento eficiente de los progresos y ampliar las operaciones sin necesidad de contratar personal.
Consejos para mejorar la productividad de los empleados ⏱
Las mejoras en la productividad no se consiguen trabajando más horas. Se consiguen trabajando mejor. La diferencia entre un equipo de alto rendimiento y uno con dificultades a menudo se reduce a la compatibilidad de los empleados, a la fluidez de sus flujos de trabajo y a si tienen las condiciones adecuadas para triunfar.
Si desea aumentar la productividad de los empleados, céntrese en estos cinco cambios impactantes:
1. Reduzca las pérdidas de productividad antes de que se agraven
Es fácil culpar a la falta de esfuerzo de la baja productividad, pero, con mayor frecuencia, el verdadero culpable es la ineficiencia en el lugar de trabajo.
Algunos de los mayores drenajes ocultos de la productividad incluyen:
- Prioridades poco claras: Cuando los empleados no saben qué es lo más importante, pierden tiempo en trabajos de poco valor
- Cambio constante de tareas: Cambiar entre diferentes tareas afecta a la concentración y reduce el rendimiento general
- Reuniones sin un propósito claro: Un calendario de reuniones repleto puede dejar poco tiempo para el trabajo real
La mejora de la productividad comienza con la eliminación de las ineficiencias, no solo con la exigencia de un mayor rendimiento.
📮ClickUp Insight: ¿Tristeza de lunes? Resulta que el lunes destaca como un eslabón débil en la productividad semanal (juego de palabras no intencionado), y el 35 % de los trabajadores lo identifican como su día menos productivo
Esta caída puede atribuirse al tiempo y la energía que se dedican a buscar actualizaciones y prioridades semanales los lunes por la mañana. Una app, aplicación, Todo para el trabajo, como ClickUp, puede ayudarte en este sentido.
Por ejemplo, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, puede «ponerte al día» en todas las actualizaciones y prioridades críticas en segundos. 💁
2. Haga que el trabajo de alto impacto sea predeterminado/a
Los empleados dedican demasiado tiempo a tareas repetitivas, trabajo administrativo y actividades de poco valor.
Para aumentar la eficiencia:
- Reduzca la sobrecarga de tareas: Si todo es urgente, nada es
- Delegue de manera efectiva: Asegúrese de que el trabajo correcto esté terminado por las personas correctas
- Utilice herramientas inteligentes para minimizar el trabajo manual: La automatización de procesos sencillos evita pérdidas de tiempo innecesarias
Cuando los empleados dedican la mayor parte de su tiempo a trabajos de alto valor, la productividad aumenta de forma natural.
📖 Lea también: Las mejores herramientas de software para el seguimiento de la productividad de los empleados
3. La productividad debe basarse en la sostenibilidad
Los equipos de alto rendimiento no solo producen más, sino que mantienen el rendimiento sin agotarse. Para ello se requiere:
- Distribución realista de la carga de trabajo: Sobrecargar a los empleados conduce a ganancias a corto plazo, pero a disminuciones a largo plazo
- Centrarse en el trabajo en profundidad: Crear espacio para un trabajo de alta calidad sin distracciones mejora los resultados generales
- Fomentar la eficiencia, no solo el esfuerzo: Los empleados no deben sentir que trabajar más tiempo = trabajar mejor
La productividad sostenible significa ofrecer resultados consistentes sin sacrificar el bienestar de los empleados.
4. Cree responsabilidad sin microgestión
La productividad disminuye cuando los empleados sienten que están siendo vigilados en lugar de que se confíe en ellos.
En lugar de controles constantes y supervisión rígida:
- Utilice datos para hacer un seguimiento del progreso en lugar de suposiciones: Herramientas como los paneles de ClickUp proporcionan información en tiempo real sobre las tareas completadas, las tendencias de productividad y el rendimiento general del equipo
- Establezca expectativas claras desde el principio para minimizar la confusión: cuando los empleados conocen sus metas, pueden centrarse en tareas productivas en lugar de cuestionar las prioridades
- Capacite a los empleados para que se hagan cargo de su trabajo: utilice el seguimiento visual de la carga de trabajo para que los equipos puedan autogestionar el progreso sin una intervención constante
Los empleados son más productivos cuando sienten autonomía sobre sus tareas en lugar de sentir que solo están completando la lista de control de otra persona.
📖 Leer más: ¿Cómo mejorar la productividad de tu equipo?
5. Convierta la productividad en un hábito, no en un impulso ocasional
La productividad no debe ser reactiva, donde los equipos solo se centran en la eficiencia cuando los plazos son ajustados.
En su lugar, las empresas deberían:
- Cree flujos de trabajo estructurados que minimicen las fricciones innecesarias
- Fomente el aprendizaje continuo y las mejoras de procesos
- Fomente una cultura en la que los empleados optimicen de forma proactiva su trabajo
Los equipos más productivos perfeccionan su enfoque de forma constante para garantizar que la eficiencia sea la norma.
Mejorar la productividad significa eliminar los obstáculos que impiden que se haga el mejor trabajo posible. Cuando las empresas optimizan los flujos de trabajo, reducen las distracciones y crean un ritmo de trabajo sostenible, la productividad se convierte en algo fácil, no agotador.
La fórmula para la excelencia en la productividad a largo plazo
Para mejorar la productividad de los empleados, es necesario optimizar los flujos de trabajo, medir el impacto y eliminar lo que está frenando al equipo. El enfoque adecuado, ya sea a través de fórmulas de productividad multifactorial, la fórmula de productividad estándar o estrategias para mejorar la productividad, garantiza que cada esfuerzo contribuya al crecimiento de la empresa.
Cuando las empresas calculan con precisión la productividad de los empleados, descubren ineficiencias ocultas, aumentan el rendimiento e impulsan un éxito medible. Todo ello mientras mejoran la satisfacción de los empleados al crear un entorno de trabajo más eficiente y gratificante.
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