Cómo redactar un alcance del trabajo (con ejemplos y plantillas de SOW)

El documento de alcance del trabajo es una pieza sencilla pero necesaria del proceso de gestión de proyectos.

Como gestor de proyectos, es imprescindible que todas las personas implicadas en una iniciativa futura se sientan informadas, escuchadas e incluidas en cada paso del proceso. Un documento de alcance del trabajo (SOW) es clave para conseguirlo incluso antes de que termine la fase de planificación.

Piense en el alcance del trabajo como una herramienta: algo que usted, el equipo del proyecto y todos los participantes clave volverán a revisar varias veces a lo largo del proceso de gestión del proyecto, y algo que evoluciona a medida que avanza el calendario.

Antes de abrir un nuevo documento para embarcarte en el proceso de redacción del alcance del trabajo, consulta esta guía detallada para definir tu marco.

Encontrará desgloses detallados, ejemplos y las mejores prácticas para redactar un valioso documento sobre el alcance del trabajo. Además, acceda gratuitamente a plantilla de alcance del trabajo ¡para estandarizar su proceso y contribuir al lado del equipo!

¿Qué es el alcance del trabajo?

El alcance del trabajo define claramente controles del proyecto en este documento se describen las actividades, los servicios y los resultados que proporcionará en un próximo proyecto. Actúa como acuerdo por escrito y es uno de los documentos más importantes y detallados en las primeras fases de cualquier proyecto.

Con los recursos adecuados a mano, crear un documento de alcance del trabajo puede ser un proceso bastante sencillo Pero es importante tener en cuenta sus elementos esenciales imprescindibles para mantener a su equipo en la misma página cuando se trata de:

• Entregables del proyecto
• Todos los recursos necesarios, incluidos el presupuesto, el tiempo y la carga de trabajo
• Calendario del proyecto y fases
• Requisitos legales

Especificar estos factores desde el principio le ayudará a gestionar los proyectos con más éxito y a evitar contratiempos en el calendario del proyecto, quedarse sin recursos o ampliación del alcance más adelante en el proceso de gestión del proyecto. Además, un alcance exhaustivo del trabajo garantiza que el equipo del proyecto sepa exactamente lo que se espera de él, incluido el propósito del proyecto, el gasto global, los hitos del proyecto y los plazos.

Mejores prácticas para redactar el alcance del trabajo

Éste es su nuevo mantra para el alcance del trabajo: en caso de duda, sea específico, visual y totalmente transparente

• Específico: ¿Qué significan los términos clave? ¿Quién hace qué tareas y cuándo? Ser claro en los detalles del proyecto es una forma segura de evitar confusiones, falta de comunicación y desajustes. Todo ello puede ser perjudicial para la ejecución de un proyecto
• **Visual: ¿Qué aspecto tendrá el producto final? Los elementos visuales ayudan a los agentes clave a no malinterpretar las expectativas del proyecto desde el principio
• Transparente: Asegúrate de que las principales partes interesadas aprueban lo que se ha planeado, reconocen los hitos clave a medida que se producen y, en general, se mantienen informadas

Estas tres estrategias le garantizarán el envío de la información correcta para cualquier proyecto, en todo momento. Pero si quieres ir un paso más allá, empieza a invertir tu tiempo de forma más productiva en el proceso de planificación utilizando una plantilla de alcance del trabajo que se encargue del trabajo pesado a la hora de redactar el alcance del trabajo.

Cómo redactar un alcance del trabajo

Ahora que hemos discutido las mejores prácticas de un alcance del trabajo, vamos a sumergirnos en cómo escribir uno. He aquí una lista paso a paso de cómo escribir un alcance del trabajo:

1. Definir el proyecto: Empiece por definir el proyecto y sus objetivos. Esto debe incluir lo que está tratando de lograr, por qué está llevando a cabo el proyecto, y qué beneficios traerá.
2. Lista de resultados: Haz una lista de todos los resultados que serán necesarios para el proyecto. Deberá incluir todos los documentos, informes, programas informáticos u otros elementos que sean necesarios.
3. Determine las tareas y los plazos: Divida el proyecto en tareas más pequeñas y determine los plazos de cada una. Esto debe incluir las fechas de inicio y fin de cada tarea y el calendario general del proyecto.
4. Identifique los recursos: Identifique los recursos necesarios para el proyecto, incluidos el personal, el equipo y el presupuesto.
5. Definir las normas de calidad: Describa las normas de calidad que deberá cumplir el proyecto. Esto debe incluir cualquier requisito de prueba, control de calidad y garantía de calidad.
6. Determinar los procedimientos de comunicación: Definir los procedimientos que se utilizarán para la comunicación durante el proyecto. Se debe indicar con qué frecuencia tendrá lugar la comunicación, quién participará y qué métodos se utilizarán.
7. Identifique los riesgos: Identifique cualquier riesgo potencial que pueda afectar al proyecto. Deben incluirse los riesgos relacionados con los plazos, los recursos, la calidad y otros factores.
8. Definir los criterios de aceptación: Definir los criterios de aceptación que se utilizarán para evaluar el éxito del proyecto. Esto debe incluir métricas o medidas específicas que se utilizarán para determinar si el proyecto se ha completado con éxito.
9. Revisar y finalizar: Revisar el alcance del trabajo con todas las partes interesadas para asegurarse de que refleja con exactitud los objetivos del proyectorequisitos del proyecto. Una vez finalizado, distribuya el alcance del trabajo a todas las partes interesadas y utilícelo como referencia durante todo el proyecto.

Plantillas de documentos de alcance del trabajo

¿Quiere estandarizar sus prácticas de planificación? Empiece con un plantilla de gestión de proyectos para agilizar el proceso de definición del alcance del trabajo. Como regla general, la plantilla del alcance de los trabajos debe tener al menos estas cinco secciones para que la información del proyecto se pueda conectar y reproducir:

• Un glosario de términos relevantes
• El planteamiento del problema que resuelve el proyecto
• Objetivos SMART objetivos del proyecto, entregables, indicadores clave de rendimiento, etc
• Necesidades administrativas y aprobaciones necesarias
• Un calendario o cronograma del proyecto personalizable

Pero, a decir verdad, estas cinco secciones son lo mínimo.

Con el editor de documentos y plantilla, también podrás colaborar en tu ámbito de trabajo junto al equipo, personalizar la configuración de uso compartido y permisos, conectar el documento a tus flujos de trabajo, etc. 👀

Todo esto es posible con la sencilla herramienta Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp -sin coste alguno.

Descargar esta plantilla

Acceda a esta plantilla de alcance del trabajo detallada y personalizable de ClickUp para utilizarla junto al equipo en cualquier momento

Esta detallada plantilla ClickUp Doc viene organizada en secciones claramente formateadas que incluyen:

• Antecedentes y objetivos del proyecto
• Entregables
• Responsabilidades de la agencia y del cliente
• Calendario e hitos
• Administración
• Aprobaciones

Además, planificación exhaustiva de la gestión de recursos y objetivos del proyecto . 🏆

El índice pegajoso facilita la navegación por las numerosas secciones de este documento, mientras que las tablas preconstruidas mantienen la información concisa y fácil de comprender.

Defina y comparta los hitos clave del proyecto mediante la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp

Sin embargo, la mayor ventaja de esta plantilla es que se crea utilizando ClickUp Docs. La detección colaborativa en tiempo real y el historial de versiones guardado automáticamente garantizan que todas las personas con acceso vean la versión más reciente del alcance del trabajo en todo momento. Y como el texto se puede convertir directamente en tareas de ClickUp, los miembros del equipo pueden actuar sobre el plan del proyecto del propio alcance del trabajo.

Con las relaciones ClickUp, es sencillo vincular tareas y documentos desde el área de trabajo

Además, las tareas de ClickUp se pueden incrustar en Docs junto con conjuntos de datos de otro software, por lo que la información necesaria del proyecto nunca está lejos de su alcance. Descargar esta plantilla

¿Qué incluir en un documento de alcance del trabajo?

Veamos con más detalle los elementos esenciales de un de trabajo eficaz y las mejores prácticas para su próximo proyecto.

Entregables clave

¿Proporciona un producto o un servicio? Hágaselo saber al equipo del proyecto Aunque le parezca obvio, llevar un registro de todos los entregables del proyecto es útil para tenerlos a mano y consultarlos más adelante. Además, este documento no es sólo para el equipo del proyecto partes interesadas otros jefes de departamento y altos cargos también pueden acceder a este documento, lo que hace que el proceso de captación de la alcance del proyecto crítico.

Incrustación de imágenes, diagramas o medios para contextualizar y aportar elementos visuales adicionales son una forma estupenda de transmitir detalles sobre tus productos. Especialmente si su equipo crea wireframes utilizando software de pizarra digital o utiliza documentos de información específicos para desglosar su estructura de trabajo, haga que esa información sea lo más accesible posible.

La opción de incrustar información de otras herramientas es una de las principales ventajas de utilizar un editor de documentos dinámico para gestionar los registros del alcance del trabajo y las aprobaciones de las partes interesadas, PNT y mucho más.

ClickUp Docs permite el formato enriquecido y los comandos de barra oblicua en ClickUp Docs comandos de barra oblicua para trabajar más eficientemente

En Documentos de ClickUp con ClickUp Docs, puede incrustar prácticamente cualquier cosa, incluidas tareas, tablas, medios, activos de otras herramientas y mucho más. Con Comandos de barra oblicua para atajos de teclado rápidos, edición colaborativa en directo los documentos de ClickUp Docs son ideales para crear fácilmente un documento exhaustivo sobre el alcance del trabajo.

El calendario del proyecto

Su calendario de gestión de proyectos es el recorrido de principio a fin del desarrollo de un proyecto. En esta sección se describen las fases por las que pasará el proyecto y se detallan los resultados esperados a lo largo del proceso.

Para definir el alcance de un proyecto hay que trazar un calendario, pero se puede construir de varias maneras. Diagramas de Gantt-gantt-para-proyectos//) y diagramas de flujo como mapas mentales son altamente gestión visual de proyectos para crear tu cronograma y asegurarte de que se incluyen todos los detalles importantes. Estos recursos también son excelentes para identificar las relaciones y dependencias de las tareas que harán que el fase de ejecución del proyecto más eficiente en general

Visualice los Hitos del proyecto con la vista Gantt en ClickUp Vista Gantt en ClickUp hace que sea fácil alcanzar este nivel de gestión del tiempo con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar para dibujar relaciones entre las tareas, visualizar los cuellos de botella y priorizar los elementos de acción. Incluso puede calcular su ruta crítica o siga sus porcentajes de progreso para tener una visión general de lo que está ocurriendo y lo que está por venir.

Principales hitos

Especialmente en proyectos complejos, el calendario por sí solo puede resultar desalentador. En estas situaciones, puede ser útil dividir y definir un calendario más amplio por sus plazos clave cuando el proyecto pasa de una etapa a la siguiente. Estos momentos importantes se conocen como hitos del proyecto .

Alcanzar un hito del proyecto es una gran oportunidad para reagruparse, volver a la misma página y reevaluar hacia dónde se dirige el proyecto. Es el momento perfecto para ponerse en contacto con las partes interesadas más importantes y asegurarse de que el proyecto se está desarrollando según lo previsto o discutir cualquier problema que haya surgido por el camino.

Utilice la vista de diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas, mantenerse al día con los hitos del proyecto, gestionar los plazos y manejar los cuellos de botella. Plantillas de hitos ayudan a eliminar algunas de las conjeturas que supone identificar los hitos más significativos de un proyecto, al tiempo que garantizan que su equipo los aprovecha al máximo. En ClickUp, Hitos se representan visualmente con un icono en forma de diamante en tu cronograma o diagrama de Gantt. Le ayudan a identificar rápidamente sus principales logros y pueden crearse a partir de cualquier Tarea ClickUp .

Informes de progreso

La elaboración de informes no es una tarea aislada. Unas perspectivas fiables y unos informes actualizados son elementos clave de todo buen documento sobre el alcance del trabajo, ya que muchos gestores y partes interesadas volverán a consultarlo varias veces a lo largo del proceso de gestión del proyecto, no sólo en la fase de planificación.

Esta es otra área en la que es mejor recurrir a recursos más visuales. Nadie quiere perder tiempo descifrando largos conjuntos de datos o haciendo clic en investigaciones adicionales. Resume los puntos más importantes y basados en datos de forma que sean fáciles de digerir.

Cree cuadros de mando personalizados en ClickUp para obtener una visión general de alto nivel de todo su trabajo Cuadros de mando en ClickUp sobresalen en este frente. Elija entre más de 50 widgets para obtener datos actualizados sobre las actividades recientes del proyecto mediante gráficos personalizados, seguimiento del progreso, cálculos, tablas e incluso otras aplicaciones para crear cuadros de mando listos para la presentación de sus proyectos.

Ejemplos de alcance del trabajo

Para que tengas una idea más tangible de cómo redactar un alcance del trabajo eficaz, vamos a profundizar en algunos ejemplos de la vida real. Estos ejemplos ilustrarán cómo diversas organizaciones han implementado con éxito su alcance del trabajo, proporcionándole ideas prácticas e inspiración para sus propios proyectos.

1. Alcance del trabajo de un equipo de desarrollo de software

Proyecto: Desarrollo de una aplicación móvil

• Objetivo: Diseñar ydesarrollar una aplicación móvil fácil de usar para la entrega de comida con características únicas como el seguimiento en vivo y múltiples opciones de pago.
• Alcance: La aplicación debe ser compatible con las plataformas iOS y Android. El proyecto incluye diseño UI/UX, desarrollo backend, pruebas, corrección de errores y despliegue en las respectivas tiendas de aplicaciones.
• Plazos: El proyecto se completará en seis meses, con hitos establecidos para cada fase de desarrollo.
• Entregables: Una aplicación móvil completamente funcional, informe de pruebas, manual de usuario y código fuente.
• Dependencias: Aprobación puntual de las partes interesadas en cada fase de desarrollo, disponibilidad de recursos y accesibilidad a API de terceros para pasarelas de pago.

2. Ámbito de trabajo del equipo de marketing

Proyecto: Lanzamiento de un nuevo producto

• Objetivo: Diseñar y ejecutar una campaña de marketing integral para el lanzamiento de una nueva línea de productos orgánicos para el cuidado de la piel.
• Alcance: El proyecto incluye investigación de mercado,análisis de la competenciacreación de materiales de marketing, promoción en redes sociales, relaciones públicas y seguimiento del éxito de la campaña.
• Calendario: El proyecto se llevará a cabo a lo largo de cuatro meses, con plazos específicos para cada tarea.
• Resultados: Aestrategia de marketing detalladacontenido para la promoción (blogs, publicaciones en redes sociales, comunicados de prensa, etc.) y un informe final en el que se resuma el impacto de la campaña.
• Dependencias: Retroalimentación y aprobación oportunas por parte delequipo de producto y las partes interesadascolaboración con personas influyentes y respuesta del mercado.

3. Ámbito de trabajo del equipo de RRHH

Proyecto: Programa de incorporación de empleados

• Objetivo: Desarrollar un programa completo de incorporación que ayude a los nuevos empleados a dominar sus funciones rápidamente y a sentirse bien acogidos en la organización.
• Alcance: El proyecto incluye la creación de una lista de control de incorporación, el desarrollo de materiales de formación, la organización de sesiones de orientación y la recopilación de comentarios.
• **Plazos: El proyecto durará dos meses, incluidos los periodos de evaluación y revisión.
• **Resultados:Manual de incorporación, material de formación e informe de evaluación.
• Dependencias: Aportación y cooperación oportunas de los distintos departamentos, disponibilidad de las nuevas contrataciones, yfeedback de los nuevos empleados.

Muestras del alcance del trabajo para otros casos de uso

Para que este proceso sea aún más sencillo y eficiente, también hemos creado un conjunto de plantillas listas para usar para diferentes casos de uso. Analicemos estas plantillas y veamos cómo pueden ayudarle a definir el alcance de sus proyectos.

Contratistas: Disponer de un alcance del trabajo es esencial para que los contratistas definan los entregables esperados y los plazos. Este documento les permite saber qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cómo hay que hacerlo.

• Fontaneros
• Manitas
• Instaladores de tuberías
• Contratistas
• Trabajadores de andamios

Marketing: Los equipos de marketing necesitan tener un ámbito de trabajo para garantizar que sus proyectos se completan a tiempo y con la calidad esperada. Este documento describe los pasos necesarios para completar un proyecto de principio a fin, lo que facilita a los miembros del equipo mantenerse en el buen camino.

• Marketing digital
• Influenciadores
• Redacción publicitaria
• Rebranding

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Ya ha redactado su documento de alcance del trabajo, ¿y ahora qué?

Fácil: conéctelo a su flujo de trabajo en su software de gestión de proyectos para empezar a ejecutar los planes que has trazado.

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