Marketingagenturen müssen oft mehrere tools gleichzeitig nutzen, nur um eine einzige Kampagne für einen Client durchzuführen. Tatsächlich hat Okta herausgefunden, dass Unternehmen aller Branchen mittlerweile durchschnittlich 101 Apps einsetzen, wodurch eine Fragmentierung fast unvermeidbar ist.
Dieser Leitfaden beschreibt sieben konkrete Änderungen am Workflow, mit denen Sie diese verlorenen Stunden für Ihre Agentur zurückgewinnen können. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie der konvergierte KI-Workspace von ClickUp – eine einzige, sichere Plattform, auf der Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und Analysen zusammengeführt sind und in die KI als Intelligenzebene integriert ist – Ihnen dabei als entscheidender Vorteil dienen kann.
Warum die meisten Marketingagenturen jede Woche mehr als 15 Stunden verlieren
Wenn Sie für ein einzelnes Client-Projekt in Ihrem Projektmanagement-Tool nach Aufgaben suchen, in Google Docs nach Briefings, in Slack nach Feedback und per E-Mail nach Genehmigungen suchen müssen, summieren sich die Minuten schnell.
Diese Zersplitterung der Arbeitsabläufe führt dazu, dass Teams Stunden damit verschwenden, nach den benötigten Informationen zu suchen, zwischen Apps hin- und herzuwechseln und dieselben Aktualisierungen auf mehreren Plattformen zu wiederholen. Jeder Tool-Wechsel, jede Slack-Nachricht à la „Wo ist diese Datei?“ und jeder manuell erstellte Statusbericht kostet Zeit, die niemand erfasst.
Hier sehen Sie, wohin diese mehr als 15 Stunden tatsächlich fließen: 👀
- Wechsel zwischen verschiedenen Apps: Der ständige Wechsel zwischen Ihrem Projektmanagement-Tool, Dokumenten, dem Chatten und der Zeiterfassung unterbricht die Konzentration immer wieder.
- Aktualisierungen plattformübergreifend duplizieren: Denselben Status an drei Stellen zu veröffentlichen, bedeutet dreifache Arbeit ohne zusätzlichen Wert
- Genehmigungen per E-Mail einholen: Feedback-Threads gehen unter, und es kommt zu Verwechslungen bei den Versionen
- Berichterstellung von Grund auf neu: Wenn Sie jeden Mondaymorgen Daten aus verschiedenen tools in eine Präsentation zusammenstellen, geht die Hälfte Ihres Tages verloren.
- Suche nach Versionen von Arbeitsergebnissen: Wenn Dateien über Google Drive, Dropbox und E-Mail-Anhänge verteilt sind, kann niemand sicher sein, die richtige Version zu haben.
Zusammengenommen führen diese kleinen Ineffizienzen jedoch jede Woche zu einem massiven Verlust an Produktivität bei Marketingagenturen. Eine Agentur, mit der wir gesprochen haben, hat berechnet, dass ihr Team täglich 45 Minuten pro Person allein damit verbrachte, zwischen den verschiedenen Plattformen hin und her zu wechseln.
🎥 Bevor wir fortfahren, hier ein Video mit echten, umsetzbaren Tipps, wie Sie die Produktivität Ihrer Marketingagentur steigern können, ohne dass alle Mitarbeiter ausbrennen!
Möchten Sie weitere Ressourcen zur Steigerung der Produktivität, Rentabilität und zum besseren Workload-Management? Nutzen Sie die Ressourcen des Projektmanagements von ClickUp für Agentur-Teams.
Es bietet das „Big Book“ für das Projektmanagement in Agenturen, mehrere Vorlagen für Agenturen, Webinare und Anleitungen.
Die tatsächlichen Kosten für den Einsatz von fünf nicht miteinander verbundenen Agentur-tools
Das Problem bei einem fragmentierten Tool-Stack ist nicht nur der Zeitverlust – es ist vielmehr die Tatsache, dass diese Fragmentierung Ihre gesamte Agentur ausbremst.
Wenn Kampagneninformationen auf mehrere Plattformen verteilt sind, dauern Entscheidungen länger. Teams zögern, weil sie nicht ganz sicher sind, ob sie die aktuellsten Daten vor sich haben. Ein Kreativdirektor prüft eine Version, ein Kundenbetreuer bezieht sich auf eine andere, und bis das Feedback den Client erreicht, stimmt das Gesamtbild nicht mehr ganz überein.
Das Fehlen einer einzigen zuverlässigen Informationsquelle führt zu subtilen, aber kostspieligen Reibungsverlusten. Genehmigungsprozesse kommen ins Stocken, Übergaben verlaufen chaotisch, und einfache Fragen führen zu langwierigen Hin- und Her-Diskussionen, nur um zu bestätigen, was bereits erledigt wurde.
Auf lange Sicht wirkt sich dies nicht nur auf die Umsetzung aus:
- Die Kommunikation mit den Clients wird reaktiv statt proaktiv
- Teams verbringen mehr Zeit damit, Arbeiten zu überprüfen, als sie voranzubringen
- Strategisches Denken tritt zugunsten der operativen Koordination in den Hintergrund
Die wahren Kosten sind nicht das Geld – es ist die Kapazität. Jede Stunde, die Ihr Team mit der Verwaltung von Tools verbringt, ist eine Stunde, die nicht für die Kundenstrategie oder kreative Arbeit genutzt wird.
📮ClickUp Insight: Teams mit geringer Leistung nutzen mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihr Toolkit auf neun oder weniger Plattformen beschränken.
Aber wie wäre es mit einer einzigen Plattform? Als All-in-One-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform – komplett mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht Arbeitsabläufe sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest übernimmt.
📖 Lesen Sie auch: New Reach Marketing: Wie ClickUp unserer Agentur half, auf 800.000 US-Dollar ARR zu skalieren
Wie ein einziges Workspace den gesamten Technologie-Stack einer Agentur ersetzt
Anstatt fünf Tools miteinander zu verknüpfen, konsolidieren Agenturen ihre Technologieplattform und führen Alles in einem Workspace zusammen.
Hier zahlt sich der Ansatz des konvergenten Workspaces aus. Da Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen miteinander verknüpft sind, werden beim Öffnen einer Kampagnenaufgabe das Briefing, der Kommentarstrang, die protokollierte Zeit und der Status der Genehmigung angezeigt – und das alles, ohne den Bildschirm verlassen zu müssen.
✨ Kundenbericht: Skalierung ohne operative Hindernisse
Wenn Teams wachsen, wird die Koordination – und nicht die Ausführung – zum Engpass.
Genau damit hatte die Videoproduktionsagentur path8 Productions zu kämpfen. Ihre Arbeit verteilte sich auf mehrere Tools wie Smartsheet, Slack, Toggl und Dropbox Paper, sodass die Produzenten Zeit damit verbringen mussten, Aktualisierungen zu synchronisieren, anstatt Projekte voranzutreiben.
Anstatt weitere Prozesse oder Mitarbeiter hinzuzufügen, haben sie alles in der Small Business Suite von ClickUp gebündelt.
⚡ Die Auswirkungen
- Sechs Tools, ersetzt durch einen einheitlichen Workspace
- 60 % weniger Zeitaufwand für die Vorbereitung von Meetings (von 30–60 Minuten auf ca. 10 Minuten)
- Vollständige Umsetzung in weniger als 8 Wochen mit Support von ClickUp
- Echtzeit-Sichtbarkeit über Projekte, Kommunikation und Zeiterfassung hinweg
Da nun alles an einem Ort zusammengefasst ist, entfällt der ständige Zyklus, jedes Tool einzeln aktualisieren zu müssen. Die protokollierte Zeit wird direkt in den Aufgaben erfasst, Unterhaltungen bleiben mit der jeweiligen Arbeit verknüpft und Tagesordnungen für Meetings erstellen sich automatisch aus Live-Daten. Hören Sie es aus Pat Hendersons eigenem Mund 👇
Hier ein kurzer Überblick über einige der Vorteile, die ein einheitlicher Workspace bietet:
| Dimension | Zersplitterte Tool-Landschaft (mehr als 5 tools) | Zentralisierter Workspace |
|---|---|---|
| Einarbeitung neuer Mitarbeiter | Schulungen für jedes tool separat | Eine Plattform zum Erlernen |
| Wöchentliche Berichterstellung | Exportieren, kopieren, in verschiedene tools einfügen | Beziehen Sie Live-Daten aus einer einzigen Datenquelle |
| Genehmigungszyklen | Verteilt auf E-Mail und Chatten | Alles an einem Ort gebündelt |
| Dateien suchen | Testen Sie drei oder vier Apps | Eine einheitliche Suche |
| Quelle der Wahrheit | „Welches Tool hat die aktuellste Version?“ | Ein einziger, verknüpfter Workspace |
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7 Änderungen im Workflow, mit denen Marketingagenturen mehr als 15 Stunden Zeit sparen
Diese 7 Strategien helfen Ihrer Agentur, jede Woche Zeit zu sparen. Jede davon bezieht sich auf einen konkreten Zeitfresser und eine spezifische Methode, diesen innerhalb eines einheitlichen Workspaces zu beseitigen.
Zentralisieren Sie das Projektmanagement für alle Client-Konten
Die meisten Agenturen verwalten jeden Client anders – mit unterschiedlichen tools, Namenskonventionen und Workflows. Dadurch ist es unmöglich, die Workload oder Termine über alle Konten hinweg zu überblicken.
🚀 Organisieren Sie Ihre gesamte Agentur mit ClickUp-Spaces, Ordnern und Listen in einer übersichtlichen Struktur.
Mit „Spaces“ können Sie Ihre verschiedenen Workflows nach Clients, Abteilungen oder Projekten organisieren. Für komplexe Workflows können Sie Ordner in „Spaces“ anlegen, und in Listen werden Ihre konkreten Aufgaben erfasst.
- Space: Name des Clients (z. B. Acme Corp)
- Ordner: Kampagnentyp (z. B. Produkteinführung im 3. Quartal)
- Liste: Kategorie der Arbeitsergebnisse (z. B. Social-Media-Inhalte, E-Mail-Sequenzen)
- Aufgaben: Einzelne Arbeitsergebnisse mit Mitarbeitern, Fälligkeitsdaten und Statusangaben
💡 Profi-Tipp: Verfolgen Sie mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp kundenspezifische Metadaten wie Kampagnentyp und Status der zu liefernden Leistungen, ohne separate Systeme aufbauen zu müssen. Sie können jeder Aufgabe Dropdown-Menüs, Datumsangaben, Beschreibungen und mehr hinzufügen, um Daten strukturiert und auswertbar zu halten.
Automatisieren Sie Client-Updates und Statusberichte
Kundenbetreuer verbringen jede Woche Stunden damit, aktuelle Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzustellen, um E-Mails an Clients zu versenden. Das ist Verwaltungsaufwand, der keinen wirklichen Unterschied macht.
🎯 Vermeiden Sie manuelle Nachverfolgungen, indem Sie mit ClickUp Automations Regeln für die Automatisierung der Agentur -Workflows festlegen.
Sie legen Auslöser, Bedingungen und Aktionen fest – zum Beispiel: „Wenn eine Aufgabe in den Status ‚Kundenprüfung‘ wechselt, benachrichtigen Sie den Kundenbetreuer und weisen Sie ein Fälligkeitsdatum zu.“ Den Rest erledigt das System.
🌟 Erstellen Sie automatisch wöchentliche Statusübersichten auf Basis Ihrer tatsächlichen Aufgabendaten mit ClickUp Brain, der integrierten KI, die den vollständigen Kontext Ihrer Arbeit in ClickUp kennt.
Anstatt einen Bericht von Grund auf neu zu verfassen, fasst ClickUp Brain die Ereignisse der Woche – Aufgaben, die abgeschlossen wurden, Elemente, die zur Prüfung anstehen, bevorstehende Termine – in einem strukturierten Bericht zusammen. Sie müssen ihn nur noch überprüfen und versenden.
🦸🏻♀️ Super-Agent-Power-Up: Der Project Status Reporter Agent von ClickUp macht das Ganze noch einfacher.
Gewähren Sie dem Mitarbeiter Zugriff auf Ihr Projekt, und er erstellt einen für die Beteiligten geeigneten Statusbericht, der den Fortschritt im Hinblick auf Meilensteine, wichtige Abschlüsse, risikobehaftete Elemente und anstehende Fristen abdeckt.
👀 Sehen Sie sich an, wie die KI-Superagenten von ClickUp sich wiederholende Aufgaben automatisieren und Ihr Team bei der täglichen Arbeit intelligent unterstützen können:
Erfassen Sie die Arbeitszeit direkt in den Aufgaben und Projekten
Wenn die Zeiterfassung in einem separaten tool erfolgt, sind die Einträge ungenau oder fehlen ganz. Das beeinträchtigt die Genauigkeit der Rechnungsstellung und macht die Rentabilitätsanalyse zu einer reinen Spekulationsangelegenheit.
⏱️ Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit genau dort, wo Sie ohnehin arbeiten – mit der in jede Aufgabe integrierten Zeiterfassung von ClickUp.
Sie können einen Timer starten oder Einträge manuell aus Aufgaben, der ClickUp-Listenansicht, der ClickUp-Board-Ansicht oder sogar über das Schnellaktionsmenü hinzufügen. Jeder Eintrag kann als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig gekennzeichnet und mit Beschreibungen oder Tags versehen werden. Sie können die Nachverfolgung der folgenden Informationen durchführen:
- Abrechnungsfähige Stunden pro Client
- Interne (nicht abrechnungsfähige) Stunden pro Projekt
- Geschätzte vs. tatsächliche Zeit pro Ergebnis
- Verteilung der Zeit nach Art der Leistung
👉🏽 Unser „Small Business AI Playbook“ erklärt Ihnen genau, wie Sie KI einsetzen können, um die Komplexität in den Abläufen Ihrer Agentur zu reduzieren.
Ersetzen Sie manuelle Berichterstellung durch Echtzeit-Dashboards
Erstellen Sie wöchentliche Leistungsberichte, indem Sie Daten aus verschiedenen tools zusammenführen und in Folien einfügen? Bis Sie diesen Bericht fertiggestellt haben, ist er bereits veraltet.
📊 Mit den ClickUp-Dashboards sehen Sie auf einen Blick die Verteilung der Workload, den Fortschritt der Aufgaben, die Erfassung der Zeit und überfällige Aufgaben.
Dashboards wandeln Ihre Workspace-Daten in visuelle Widgets um – ganz ohne Export.
| Typischer Bericht zur Berichterstellung | Ein nützliches ClickUp-Dashboard-Widget |
|---|---|
| Zusammenfassung der Team-Workload | Workload nach Mitarbeiter |
| Kampagnenfortschritt | Aufgaben nach Status |
| Abrechnungsstunden für Clients | Bei Clients durchgeführte Zeiterfassung |
| Überfällige Leistungen | Liste überfälliger Aufgaben |
Fügen Sie Ihrem Dashboard KI-Karten hinzu, um auf stets aktuelle, KI-gestützte Erkenntnisse zuzugreifen. Beispielsweise können Sie Folgendes hinzufügen:
- KI-StandUp: Fassen Sie Ihre jüngsten Aktivitäten während eines ausgewählten Zeitraums zusammen
- KI-Team-StandUp: Fassen Sie die jüngsten Aktivitäten ausgewählter Personen und Teams während eines bestimmten Zeitraums zusammen
- KI-Zusammenfassung: Erstellen Sie eine aktuelle Zusammenfassung, die den Zustand und den Status Ihrer Abteilung, Ihres Teams oder Ihrer Projekte aufzeigt.
- KI-Projekt-Update: Verschaffen Sie sich eine umfassende Übersicht über den Status und den Fortschritt Ihres Projekts
Sie können sogar Dashboard-Berichte so planen, dass Kopien automatisch an die Beteiligten gesendet werden.
Hawke Media, eine wachsende Agentur für digitales Marketing, entschied sich für ClickUp als Plattform, um die Produktivität und Sichtbarkeit zu verbessern. Das Unternehmen stellte fest, dass die Verzögerungen bei Projekten innerhalb des ersten Jahres nach der Einführung um 70 % zurückgingen.
Viele unserer Führungskräfte auf höchster Ebene haben viel zu beachten und möchten sich nicht unbedingt bei ClickUp anmelden. Wir können jedoch Links mit Lesezugriff versenden, damit sie – oder jeder andere, der dies benötigt – einen Content-Kalender oder ein Sprint-Dashboard einsehen und schnell nachvollziehen können, woran wir gerade arbeiten.
Viele unserer Führungskräfte auf höchster Ebene haben viel zu beachten und möchten sich nicht unbedingt bei ClickUp anmelden. Wir können jedoch Links mit Lesezugriff versenden, damit sie – oder jeder andere, der dies benötigt – einen Content-Kalender oder ein Sprint-Dashboard einsehen und so schnell nachvollziehen können, woran wir gerade arbeiten.
📚 Lesen Sie auch: Die beste Software für das Agenturmanagement
Optimieren Sie die Freigabe von Kreativentwürfen in einem einzigen Thread
Zerstreute Workflows über E-Mail, Slack und Markup-Tools führen dazu, dass Überarbeitungen übersehen werden und Veröffentlichungen verzögert werden. Niemand kann sagen, welche Version aktuell ist oder wo eine bestimmte Genehmigung hängengeblieben ist.
🏆 Verknüpfen Sie mit ClickUp-Aufgaben das gesamte Feedback direkt mit dem jeweiligen Ergebnis.
- Führen Sie mithilfe von Thread-Kommentaren gezielte Unterhaltungen unter jeder Aufgabe, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
- Mit „Prüfung“ in ClickUp können Beteiligte Bilder, Videos und PDFs direkt mit Anmerkungen versehen – Feedback wird als Kommentar direkt auf dem kreativen Asset selbst hinterlegt.
- Nehmen Sie asynchrones Video-Feedback über ClickUp Clips auf, geben Sie es frei und betten Sie es in die ursprüngliche Aufgabe, den Chat-Thread oder das Dokument ein.
Alle Beteiligten sehen denselben Thread, dieselbe Version und denselben Status.
💡 Profi-Tipp: Erleichtern Sie die Zusammenarbeit mit Clients, indem Sie Gäste in Ihren Workspace einladen. Freigeben Sie beliebige Dateien oder Dashboards, laden Sie sie ein, Kommentare zu Entwürfen hinzuzufügen, und legen Sie Berechtigungen fest, um zu steuern, wer was sehen darf.
Suchen Sie mithilfe von KI in Aufgaben, Dokumenten und Nachrichten
📮ClickUp Insight: Mehr als 50 % der Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Während nur 27 % angeben, dass dies einfach ist, haben die übrigen mehr oder weniger große Schwierigkeiten damit – 23 % empfinden es sogar als sehr schwierig.
Wenn Wissen über E-Mails, Chats und verschiedene Tools verstreut ist, summiert sich der Zeitaufwand schnell. Mit ClickUp können Sie E-Mails in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln, Chats mit Aufgaben verknüpfen, Antworten von der KI erhalten und vieles mehr – alles in einem einzigen Workspace.
💫 Echte Ergebnisse: Durch die Abschaffung veralteter Wissensmanagementprozesse können Teams mit ClickUp jede Woche mehr als 5 Stunden einsparen – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal alles erreichen könnte!
🔍 Mit der KI-gestützten Suche von ClickUp müssen Sie nicht mehr vier Apps durchforsten, um eine Antwort zu finden.
Das funktioniert für Aufgaben, Dokumente, Kommentare und den Chat – Sie geben einfach eine Frage in natürlicher Sprache ein und erhalten eine Antwort, die auf den Daten aus Ihrem tatsächlichen Workspace basiert.
Da ClickUp Brain in einem integrierten Workspace eingebettet ist, verfügt es bereits über den Kontext für Alles. ✨
Sie können von überall in ClickUp über die KI-Befehlsleiste darauf zugreifen. Alternativ können Sie einfach @brain in Aufgabenkommentaren oder im Chat eingeben, genau wie Sie eine andere Person erwähnen würden.
💡 Profi-Tipp: Verwandeln Sie die eingesparte Zeit mit ClickUp Brain MAX in Erkenntnisse. Mit diesem intelligenten Desktop-Assistenten können Sie mehr als nur Updates erstellen – Sie können Ihre Workflows tatsächlich in Echtzeit analysieren. Stellen Sie Fragen wie:
Da Brain MAX den vollständigen Kontext Ihrer Aufgaben, der Zeiterfassung und der Dashboards erfasst, liefert es nicht nur Daten, sondern stellt Verbindungen her und hebt Muster hervor, die Ihnen sonst entgehen würden.
Das Ergebnis? Sie sparen nicht nur mehr als 15 Stunden pro Woche – Sie treffen auch fundiertere Entscheidungen darüber, wofür Ihr Team seine Zeit als Nächstes einsetzen sollte.
Sie können von überall in ClickUp über die KI-Befehlsleiste darauf zugreifen. Alternativ können Sie einfach @brain in Aufgabenkommentaren oder im Chat eingeben, genau wie Sie eine andere Person erwähnen würden.
💡 Profi-Tipp: Verwandeln Sie die eingesparte Zeit mit ClickUp Brain MAX in Erkenntnisse. Mit diesem intelligenten Desktop-Assistenten können Sie mehr als nur Updates erstellen – Sie können Ihre Workflows tatsächlich in Echtzeit analysieren. Stellen Sie Fragen wie:
- „Bei welchen Clients dauern die Genehmigungszyklen am längsten?“
- „Wo verlieren wir die meisten nicht abrechnungsfähigen Stunden?“
- „Welche Projekte sind diese Woche von Verzögerungen bedroht?“
Da Brain MAX den vollständigen Kontext Ihrer Aufgaben, Zeiterfassung und Dashboards erfasst, liefert es nicht nur Daten, sondern stellt Verbindungen her und hebt Muster hervor, die Ihnen sonst entgehen würden.
Das Ergebnis? Sie sparen nicht nur mehr als 15 Stunden pro Woche – Sie treffen auch fundiertere Entscheidungen darüber, wofür Ihr Team seine Zeit als Nächstes einsetzen sollte.
Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekte und den Client-Onboarding-Prozess
Agenturen führen immer wieder dieselben Projekte durch, bauen die Strukturen der Aufgaben jedoch jedes Mal von Grund auf neu auf. Das sind verschwendete Stunden, in denen das Rad neu erfunden wird, das man bereits gebaut hat.
💪🏻 Speichern Sie ganze Projektstrukturen – einschließlich Aufgaben, Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen – und stellen Sie diese mit Vorlagen in ClickUp mit einem Klick bereit.
Sie können im ClickUp-Vorlagen-Center nach vorgefertigten Optionen suchen oder Ihre eigenen Vorlagen aus einem beliebigen Space, Ordner oder einer Liste speichern. Hier sind einige Beispiele für Prozesse und Assets, für die Sie Vorlagen erstellen können:
- Checkliste für die Kunden-Onboarding-Phase
- Workflow für den Kampagnenstart
- Monatlicher Kalender für die Produktion von Inhalt
- Vierteljährlicher Zyklus der Berichterstellung
👀 Vorlagenarchiv: Wählen Sie aus unserer Bibliothek mit über 1.000 anpassbaren Vorlagen. Hier sind einige vorgeschlagene Vorlagen für den Einstieg:
📖 Lesen Sie auch: So bauen Sie eine Agentur für digitales Marketing auf: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
So messen Sie die Zeitersparnis Ihrer Agentur
Sobald Sie Ihre Workflows in einem einzigen Workspace zusammengeführt haben, lautet die nächste Frage ganz einfach: Spart uns das tatsächlich Zeit?
Der Fehler, den die meisten Agenturen hier machen, besteht darin, dass sie statt operativer Kennzahlen eher „Vanity Metriken“ verfolgen. Sie brauchen nicht noch mehr Dashboards – Sie brauchen eine kleine Auswahl an Frühindikatoren, die klar zeigen, ob die Arbeit schneller und mit weniger Aufwand vorankommt.
Hier sind die Metriken, die dies konkret belegen:
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit: Wie lange es dauert, bis ein Arbeitsergebnis den Status „In Bearbeitung“ zu „Erledigt“ wechselt. Ein Rückgang dieses Wertes bedeutet, dass Ihre Workflows übersichtlicher sind und Ihr Team weniger Zeit damit verbringt, ins Stocken zu geraten oder zu warten.
- Zeitaufwand für die Berichterstellung: Stunden, die für die Erstellung wöchentlicher oder monatlicher Berichte aufgewendet werden. Dieser Aufwand dürfte sich deutlich verringern, sobald die Berichte auf Basis von Live-Daten statt manueller Exporte erstellt werden.
- Anzahl der pro Workflow verwendeten Tools: Wie viele Plattformen eine einzelne Kampagne oder ein einzelnes Ergebnis umfasst. Weniger Tools = weniger Kontextwechsel und höherer Durchsatz
- Dauer des Genehmigungszyklus: Die Zeit vom ersten Entwurf bis zur endgültigen Freigabe. Kürzere Zyklen deuten auf klarere Feedbackschleifen und eine bessere Zusammenarbeit hin.
- Als nicht abrechnungsfähige Verwaltungsarbeit erfasste Stunden: Zeitaufwand für interne Koordination, Statusaktualisierungen und die Verwaltung von Tools. Dies ist der versteckte Kostenfaktor – seine Reduzierung verbessert direkt die Auslastungsrate und die Rentabilität.
Der Vorteil der Nutzung von ClickUp liegt hier auf der Hand: Alle diese Daten befinden sich bereits in Ihrem Workspace.
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp-Dashboards können Sie Zykluszeiten, Durchsatz, Termintreue und Auslastungstrends verfolgen, ohne mehrere Berichte zusammenfügen zu müssen.
Ein praktischer Ansatz: Versuchen Sie nicht, Alles auf einmal zu messen. Wählen Sie zwei oder drei Metriken aus, legen Sie eine Basislinie für eine Woche fest und vergleichen Sie die Werte nach 30 Tagen erneut. Diese Differenz ist Ihre tatsächliche „Zeitersparnis“.
👀 Sehen Sie sich dieses Video an, um schnelle Tipps zu erhalten, wie Sie KI einsetzen können, um die Ergebnisse Ihrer Agentur zu verbessern!
So beginnen Sie mit der Konsolidierung Ihres Agentur-Workflows
Der schnellste Weg, Ergebnisse zu erzielen, besteht darin, klein anzufangen, den Wert unter Beweis zu stellen und von dort aus zu expandieren.
- Überprüfen Sie Ihre aktuellen Tools und Workflows: Erfassen Sie, wo heute gearbeitet wird – Projektmanagement, Dokumente, Kommunikation, Berichterstellung. Sie suchen nach Überschneidungen und Reibungspunkten, nicht nach Perfektion.
- Identifizieren Sie Ihren Workflow mit den größten Reibungsverlusten: Wählen Sie einen Prozess aus, der regelmäßig Probleme bereitet (Client-Onboarding, wöchentliche Berichterstellung, Freigabe von Kreativentwürfen). Beginnen Sie dort, wo der Zeitverlust am offensichtlichsten ist.
- Richten Sie einen eigenen ClickUp-Space ein: Bilden Sie diesen Workflow in ClickUp mithilfe von Spaces, Ordnern, Listen und Aufgaben nach, damit alles in einer strukturierten Umgebung zusammengefasst ist.
- Den Prozess als Vorlage festlegen: Verwandeln Sie diesen Workflow in eine wiederverwendbare Vorlage mit Aufgaben, Abhängigkeiten, benutzerdefinierten Feldern und Automatisierungen, damit Ihr Team ihn nie wieder von Grund auf neu erstellen muss.
- Erweitern Sie den nächsten Workflow: Sobald der erste Anwendungsfall reibungslos läuft, wiederholen Sie den Vorgang für den nächsten – Kampagnendurchführung, Erstellung von Inhalt oder Berichterstellung.
💡 Profi-Tipp: Für Teams, die nicht auf einmal umstellen können: Schaffen Sie während der Umstellung eine Verbindung zwischen Ihren bestehenden Tools über ClickUp-Integrationen, damit keine Daten verloren gehen.
Gewinnen Sie die Zustimmung des Teams, indem Sie ihm zeigen, dass die täglichen Reibungsverluste – das Nachhaken bei Statusaktualisierungen, das Suchen nach Dateien und das Neuerstellen von Berichten – sofort verschwinden.
Hören Sie auf, Arbeit zu verwalten. Bringen Sie sie voran – mit ClickUp
Die Zeit, die Agenturen jede Woche verlieren, ist die Summe aus Dutzenden kleiner Ineffizienzen, die sich auf zu viele tools verteilen. Jedes zusätzliche tool, jede doppelte Aktualisierung, jede in E-Mails vergrabene Freigabe – all das sorgt für Reibungsverluste. Und diese Reibungsverluste summieren sich. Sie verlangsamen die Umsetzung, zehren an den abrechnungsfähigen Stunden und lenken Ihr Team von der strategischen und kreativen Arbeit ab, für die die Clients eigentlich bezahlen.
Die Zusammenführung Ihrer Arbeit in einem einzigen Workspace mit integrierter KI beseitigt die Ursache des Problems.
Diese mehr als 15 Stunden sind nicht nur Zeit – sie machen den Unterschied zwischen einer Agentur, die ständig hinterherhinkt, und einer, die Raum zum Nachdenken hat. Konsolidieren Sie Ihre tools, und Sie werden feststellen, wozu Ihr Team fähig ist, wenn es nicht ständig mit seinen tools zu kämpfen hat.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp und finden Sie heraus, wofür Ihr Team seine Zeit tatsächlich aufwendet. 🙌
Häufig gestellte Fragen
Was sind die größten Zeitfresser in Marketingagenturen?
Zu den häufigsten Zeitfressern gehören der Wechsel zwischen mehreren tools, die manuelle Berichterstellung, das Nachverfolgen von Genehmigungen per E-Mail und Chatten, das doppelte Aktualisieren sowie das Suchen nach Dateien in nicht miteinander verbundenen Systemen.
Wie können Marketingagenturen Zeit bei ihren täglichen Abläufen sparen?
Marketingagenturen sparen Zeit, indem sie Tools zusammenführen, sich wiederholende Aufgaben wie Berichterstellung und Genehmigungen automatisieren und die Kommunikation sowie das Projektmanagement in einem Workspace zentralisieren. Dies reduziert den Kontextwechsel und verhindert Doppelarbeit.
Wie verbessert ein einheitlicher Workspace die Produktivität von Agenturen?
Ein einheitlicher Workspace vereint Aufgaben, Dokumente, Kommunikation und Berichterstellung an einem Ort. Dies schafft eine zentrale Informationsquelle, beschleunigt die Entscheidungsfindung und reduziert den Zeitaufwand für die Arbeitskoordination.
Können kleine Marketingagenturen von der Automatisierung des Workflows profitieren?
Ja. Tatsächlich profitieren kleinere Agenturen am meisten davon, da die Automatisierung den manuellen Workload reduziert, die Konsistenz verbessert und es schlanken Teams ermöglicht, zu wachsen, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Welche KPIs sollten Agenturen erfassen, um die Zeitersparnis zu messen?
Zu den wichtigsten Metriken zählen die Bearbeitungszeit für Aufgaben (Zykluszeit), die Bearbeitungszeit für Genehmigungen, der Zeitaufwand für die Berichterstellung, nicht abrechenbare Stunden und die Gesamtauslastungsrate des Teams.