Wie Marketingagenturen mehr als 15 Stunden pro Woche einsparen

Marketingagenturen jonglieren oft mit mehreren tools, nur um eine einzige Kampagne für einen Client durchzuführen. Tatsächlich hat Okta herausgefunden, dass Unternehmen aller Branchen mittlerweile durchschnittlich 101 Apps einsetzen, wodurch eine Fragmentierung fast unvermeidlich ist.

Dieser Leitfaden beschreibt sieben konkrete Änderungen im Workflow, mit denen Sie diese verlorenen Stunden für Ihre Agentur zurückgewinnen können. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie der konvergierte KI-Workspace von ClickUp – eine einzige, sichere Plattform, auf der Projekte, Dokumente, Unterhaltungen und Analysen zusammen mit integrierter KI als Intelligenzebene vereint sind – Ihnen dabei als Superkraft dienen kann.

Warum die meisten Marketingagenturen jede Woche mehr als 15 Stunden verlieren

Wenn Sie für ein einziges Kundenprojekt in Ihrem Projektmanagement-Tool nach Aufgaben suchen, in Google Docs nach Briefings, in Slack nach Feedback und per E-Mail nach Genehmigungen suchen müssen, summieren sich die Minuten schnell.

Diese Zersplitterung bedeutet, dass Teams Stunden damit verschwenden, nach den benötigten Informationen zu suchen, zwischen Apps zu wechseln und dieselben Aktualisierungen auf mehreren Plattformen zu wiederholen. Jeder Tool-Wechsel, jede Slack-Nachricht mit der Frage „Wo ist diese Datei?“ und jeder manuell erstellte Statusbericht kostet Zeit, die niemand erfasst.

Hier sehen Sie, wohin diese mehr als 15 Stunden tatsächlich fließen: 👀

Zusammengenommen führen diese kleinen Ineffizienzen jedoch jede Woche zu einem massiven Verlust an Produktivität bei Marketingagenturen. Eine Agentur, mit der wir gesprochen haben, hat berechnet, dass ihr Team täglich 45 Minuten pro Person allein damit verbrachte, zwischen den Plattformen zu wechseln.

🎥 Bevor wir fortfahren, hier ein Video mit echten, umsetzbaren Tipps, wie Sie die Produktivität Ihrer Marketingagentur steigern können, ohne dass alle Mitarbeiter ausbrennen!

Die tatsächlichen Kosten für den Einsatz von fünf nicht miteinander verbundenen Agentur-tools

Das Problem mit einem fragmentierten Tool-Stack ist nicht nur der Zeitverlust – es ist die Art und Weise, wie diese Fragmentierung Ihre gesamte Agentur ausbremst.

Wenn Kampagneninformationen auf mehrere Plattformen verteilt sind, dauern Entscheidungen länger. Teams zögern, weil sie nicht ganz sicher sind, ob sie die aktuellsten Daten vor sich haben. Ein Kreativdirektor prüft eine Version, ein Kundenbetreuer bezieht sich auf eine andere, und bis das Feedback den Client erreicht, stimmt die Geschichte nicht mehr ganz überein.

Das Fehlen einer zentralen Datenquelle führt zu subtilen, aber kostspieligen Reibungsverlusten. Genehmigungen verzögern sich, Übergaben werden chaotisch und einfache Fragen führen zu langwierigen Hin- und Her-Kommunikationen, nur um zu bestätigen, was bereits erledigt wurde.

Auf lange Sicht wirkt sich dies nicht nur auf die Umsetzung aus:

Die wahren Kosten sind nicht das Geld – es ist die Kapazität. Jede Stunde, die Ihr Team mit der Verwaltung von Tools verbringt, ist eine Stunde, die nicht für die Kundenstrategie oder kreative Arbeit genutzt wird.

Wie ein einziger Workspace den gesamten Tech-Stack einer Agentur ersetzt

Anstatt fünf Tools miteinander zu verknüpfen, konsolidieren Agenturen ihre Technologieplattform und verlagern Alles in einen einzigen Workspace.

Hier zahlt sich der konvergierte Workspace-Ansatz aus. Da Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen miteinander verknüpft sind, werden Ihnen beim Öffnen einer Kampagnenaufgabe das Briefing, der Kommentar-Thread, die protokollierten Zeiten und der Status der Genehmigung angezeigt – und das alles, ohne den Bildschirm verlassen zu müssen.

Hier ein kurzer Überblick über einige der Vorteile eines einheitlichen Workspaces:

7 Änderungen im Workflow, die Marketingagenturen mehr als 15 Stunden Zeit sparen

Diese 7 Strategien helfen Ihrer Agentur, jede Woche Zeit zu sparen. Jede Strategie zielt auf einen konkreten Zeitfresser ab und zeigt einen spezifischen Weg auf, diesen innerhalb eines einheitlichen Workspaces zu beseitigen.

Zentralisieren Sie das Projektmanagement für alle Client-Konten

Die meisten Agenturen verwalten jeden Client anders – mit unterschiedlichen Tools, Namenskonventionen und Workflows. Das macht es unmöglich, die Workload oder Fristen über alle Konten hinweg zu überblicken.

🚀 Organisieren Sie Ihre gesamte Agentur mit ClickUp-Spaces, Ordnern und Listen in einer übersichtlichen Struktur.

Mit Spaces können Sie Ihre verschiedenen Workflows nach Clients, Abteilungen oder Projekten organisieren. Für komplexe Workflows können Sie Ordner in Spaces anlegen, und in Listen halten Sie Ihre konkreten Aufgaben fest.

Automatisieren Sie Client-Updates und Statusberichte

Kundenbetreuer verbringen jede Woche Stunden damit, Updates aus verschiedenen Quellen zusammenzustellen, um E-Mails an Clients zu versenden. Das ist Verwaltungsaufwand, der nichts bewirkt.

🎯 Vermeiden Sie manuelle Nachverfolgungen, indem Sie mit ClickUp Automations Regeln für die Automatisierung von Agentur-Workflows festlegen.

Sie definieren Auslöser, Bedingungen und Aktionen – zum Beispiel: „Wenn eine Aufgabe in den Status ‚Kundenprüfung‘ wechselt, benachrichtigen Sie den Kundenbetreuer und weisen Sie ein Fälligkeitsdatum zu.“ Den Rest erledigt das System.

🌟 Erstellen Sie automatisch wöchentliche Statusübersichten aus Ihren tatsächlichen Aufgabendaten mit ClickUp Brain, der integrierten KI, die den vollständigen Kontext Ihrer Arbeit in ClickUp kennt.

Anstatt einen Bericht von Grund auf neu zu verfassen, fasst ClickUp Brain die Ereignisse der Woche – Aufgaben, die fertiggestellt wurden, Elemente, die zur Überprüfung anstehen, bevorstehende Termine – in einem strukturierten Bericht zusammen. Sie müssen ihn nur noch überprüfen und versenden.

🦸🏻‍♀️ Super-Agent-Power-Up: Der Project Status Reporter Agent von ClickUp macht das noch einfacher.

Gewähren Sie dem Agenten Zugriff auf Ihr Projekt, und er erstellt einen für Stakeholder geeigneten Statusbericht, der den Fortschritt im Hinblick auf Meilensteine, wichtige Abschlüsse, risikobehaftete Elemente und anstehende Fristen abdeckt.

👀 Sehen Sie sich an, wie die KI-Superagenten von ClickUp repetitive Aufgaben automatisieren und Ihr Team bei der täglichen Arbeit intelligent unterstützen können:

Erfassen Sie die Zeit direkt in Aufgaben und Projekten

Wenn die Zeiterfassung in einem separaten Tool erfolgt, sind die Einträge ungenau oder fehlen ganz. Das beeinträchtigt die Abrechnungsgenauigkeit und macht die Rentabilitätsanalyse zu einer reinen Spekulationssache.

⏱️ Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit direkt dort, wo Sie bereits arbeiten – mit der in jede Aufgabe integrierten Zeiterfassung von ClickUp.

Sie können einen Timer starten oder Einträge manuell aus Aufgaben, der ClickUp-Listenansicht, der ClickUp-Board-Ansicht oder sogar dem Schnellaktionsmenü hinzufügen. Jeder Eintrag kann als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig gekennzeichnet werden und Beschreibungen oder Tags enthalten. Sie können die Nachverfolgung der folgenden Informationen durchführen:

👉🏽 Unser AI-Leitfaden für kleine Unternehmen erklärt Ihnen genau, wie Sie KI einsetzen können, um die Komplexität in Ihrer Agentur zu reduzieren.

Ersetzen Sie manuelle Berichterstellung durch Echtzeit-Dashboards

Erstellen Sie wöchentliche Leistungsberichte, indem Sie Daten aus verschiedenen tools zusammenführen und in Folien einfügen? Dieser Bericht ist bereits veraltet, wenn Sie ihn fertiggestellt haben.

📊 Mit ClickUp-Dashboards sehen Sie auf einen Blick die Workload-Verteilung, den Fortschritt der Aufgaben, die erfassten Zeiten und überfällige Aufgaben.

Dashboards wandeln Ihre Workspace-Daten in visuelle Widgets um – ganz ohne Export.

Fügen Sie Ihrem Dashboard AI-Karten hinzu, um auf stets aktuelle, KI-gestützte Erkenntnisse zuzugreifen. Beispielsweise können Sie Folgendes hinzufügen:

Sie können sogar Dashboard-Berichte so planen, dass Kopien automatisch an die Beteiligten gesendet werden.

Optimieren Sie die Freigabe von Kreativentwürfen in einem einzigen Thread

Zerstreute Genehmigungsworkflows über E-Mail, Slack und Markup-Tools führen zu übersehenen Überarbeitungen und verzögerten Veröffentlichungen. Niemand weiß, welche Version aktuell ist oder wo eine bestimmte Genehmigung hängengeblieben ist.

🏆 Halten Sie mit ClickUp-Aufgaben das gesamte Feedback mit dem Ergebnis verknüpft.

Alle Beteiligten sehen denselben Thread, dieselbe Version und denselben Status.

Suchen Sie mit KI in Aufgaben, Dokumenten und Nachrichten

🔍 Mit der KI-gestützten Suche von ClickUp müssen Sie nicht mehr vier Apps durchforsten, um eine Antwort zu finden.

Das funktioniert für Aufgaben, Dokumente, Kommentare und den Chat: Sie geben einfach eine Frage in natürlicher Sprache ein und erhalten eine Antwort, die auf den Daten Ihres aktuellen Workspaces basiert.

Da ClickUp Brain in einem konsolidierten Workspace integriert ist, verfügt es bereits über einen übergreifenden Kontext für Alles. ✨

Sie können von überall in ClickUp über die KI-Befehlsleiste darauf zugreifen. Alternativ geben Sie einfach @brain in Aufgabenkommentaren oder im Chat ein, genau wie Sie eine andere Person erwähnen würden.

💡 Profi-Tipp: Verwandeln Sie die eingesparte Zeit mit ClickUp Brain MAX in Erkenntnisse. Mit diesem intelligenten Desktop-Assistenten können Sie mehr als nur Updates erstellen und Ihre Workflows tatsächlich in Echtzeit analysieren. Stellen Sie Fragen wie:

• „Welche Clients haben die längsten Zyklen für die Genehmigung?“
• „Wo verlieren wir die meisten nicht abrechnungsfähigen Stunden?“
• „Welche Projekte sind diese Woche von Verzögerungen bedroht?“

Da Brain MAX den vollständigen Kontext Ihrer Aufgaben, Zeiterfassung und Dashboards erfasst, liefert es nicht nur Daten, sondern stellt Verbindungen zwischen diesen her und hebt Muster hervor, die Ihnen sonst entgehen würden.

Das Ergebnis? Sie sparen nicht nur mehr als 15 Stunden pro Woche – Sie treffen auch fundiertere Entscheidungen darüber, wofür Ihr Team seine Zeit als Nächstes einsetzen sollte.

Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekte und den Client-Onboarding-Prozess

Agenturen führen immer wieder dieselben Projekte durch, erstellen die Strukturen für die Aufgaben jedoch jedes Mal von Grund auf neu. Das sind Stunden, die damit verschwendet werden, das Rad neu zu erfinden, das Sie bereits gebaut haben.

💪🏻 Speichern Sie ganze Projektstrukturen – einschließlich Aufgaben, Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen – und stellen Sie sie mit Vorlagen in ClickUp mit einem Klick bereit.

Sie können im ClickUp-Vorlagen-Center nach vorgefertigten Optionen suchen oder Ihre eigenen aus jedem Space, Ordner oder jeder Liste speichern. Hier sind einige Beispiele für Prozesse und Assets, für die Sie Vorlagen erstellen können:

So messen Sie die Zeitersparnis Ihrer Agentur

Sobald Sie Ihre Workflows in einem einzigen Workspace zusammengeführt haben, lautet die nächste Frage ganz einfach: Spart uns das tatsächlich Zeit?

Der Fehler, den die meisten Agenturen hier machen, ist die Nachverfolgung oberflächlicher Metriken statt operativer Kennzahlen. Sie brauchen nicht mehr Dashboards – Sie brauchen eine kleine Auswahl an Frühindikatoren, die klar zeigen, ob die Arbeit schneller und mit weniger Aufwand erledigt wird.

Hier sind die Metriken, die dies konkret belegen:

Der Vorteil der Nutzung von ClickUp liegt hier auf der Hand: All diese Daten befinden sich bereits in Ihrem Workspace.

So beginnen Sie mit der Konsolidierung Ihres Agentur-Workflows

Der schnellste Weg zu Ergebnissen ist, klein anzufangen, den Wert zu beweisen und von dort aus zu expandieren.

Hören Sie auf, Arbeit zu verwalten. Bringen Sie sie voran – mit ClickUp

Die Zeit, die Agenturen jede Woche verlieren, ist die Summe aus Dutzenden kleiner Ineffizienzen, die sich auf zu viele Tools verteilen. Jedes zusätzliche Tool, jede doppelte Aktualisierung, jede in E-Mails vergrabene Genehmigung – all das sorgt für Reibungsverluste. Und diese Reibungsverluste summieren sich. Sie verlangsamen die Ausführung, zehren an den abrechnungsfähigen Stunden und lenken Ihr Team von der strategischen und kreativen Arbeit ab, für die Clients tatsächlich bezahlen.

Die Zusammenführung Ihrer Arbeit in einem einzigen Workspace mit integrierter KI beseitigt die Ursache des Problems.

Diese mehr als 15 Stunden sind nicht nur Zeit – sie sind der Unterschied zwischen einer Agentur, die ständig hinterherhinkt, und einer, die Raum zum Nachdenken hat. Konsolidieren Sie Ihre tools, und Sie werden feststellen, wozu Ihr Team fähig ist, wenn es nicht mit seinen tools zu kämpfen hat.

Starten Sie kostenlos mit ClickUp und finden Sie heraus, wofür Ihr Team seine Zeit tatsächlich verwendet. 🙌

Häufig gestellte Fragen

Zu den häufigsten Zeitfressern gehören der Wechsel zwischen mehreren tools, die manuelle Berichterstellung, das Nachverfolgen von Genehmigungen per E-Mail und Chatten, das doppelte Aktualisieren sowie das Suchen nach Dateien in nicht miteinander verbundenen Systemen.

Marketingagenturen sparen Zeit, indem sie Tools zusammenführen, wiederholende Aufgaben wie Berichterstellung und Genehmigungen automatisieren und die Kommunikation sowie das Projektmanagement in einem Workspace zentralisieren. Dies reduziert den Kontextwechsel und verhindert Doppelarbeit.

Ein einheitlicher Workspace vereint Aufgaben, Dokumente, Kommunikation und Berichterstellung an einem Ort. Dies schafft eine zentrale Informationsquelle, beschleunigt die Entscheidungsfindung und reduziert den Zeitaufwand für die Arbeitskoordination.

Ja. Tatsächlich profitieren kleinere Agenturen am meisten davon, da die Automatisierung den manuellen Workload reduziert, die Konsistenz verbessert und es schlanken Teams ermöglicht, zu skalieren, ohne Personal aufstocken zu müssen.

Zu den wichtigsten Metriken gehören die Zykluszeit (Durchlaufzeit), die Bearbeitungszeit für Genehmigungen, der Zeitaufwand für die Berichterstellung, nicht abrechnungsfähige Stunden und die Gesamt-Auslastungsrate des Teams.