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Wie man einen Bericht über den Status eines Projekts schreibt (mit Beispielen)

Als Projektmanager fühlen Sie sich vielleicht wie ein unbesungener Held. Sie leiten nicht nur Teams, Aufgaben, Budgets und Zeitleisten, sondern sind auch dafür verantwortlich, den Stakeholdern wöchentliche Berichte über den Projektstatus vorzulegen.

Kein Druck, oder?

Anstatt ins Schwitzen zu geraten, wenn es darum geht, dem CEO zu zeigen, wofür Sie so hart gearbeitet haben, erstellen Sie einen Projektstatusbericht. Dieser Bericht fasst die bisher abgeschlossene Arbeit und die nächsten Schritte zusammen – eine echte Erleichterung für Ihren wöchentlichen Statusbericht in PM-Meetings.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was ein Projektstatusbericht ist, was er enthalten sollte und wie Sie bessere Projektberichte erstellen können. Wir stellen Ihnen sogar einige Beispiele und Vorlagen für Projektstatusberichte zur Verfügung, damit Sie weniger Zeit für die Berichterstellung aufwenden müssen.

Denn letztendlich geht es darum, smarter zu arbeiten, nicht härter. 💪

Was ist ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht ist ein detailliertes Dokument, das wichtigen Stakeholdern eine Übersicht über den Fortschritt eines Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitraums gibt. Projektmanager erstellen diese Art von Projektbericht in der Regel regelmäßig und geben ihn an Teammitglieder, das Management oder Clients frei.

Projektstatusberichte helfen bei der Nachverfolgung des Fortschritts des Projekts im Vergleich zum Plan und halten alle beteiligten Teammitglieder auf dem gleichen Stand.

Das Ziel dabei ist, alle über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie im Kundenkontakt arbeiten, zeigen Projektstatusberichte Ihren Kunden, dass Sie hart an der Arbeit sind.

Projektstatusberichte können vielen Zwecken dienen, zum Beispiel:

  • Stakeholder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden halten
  • Unterstützung von Projektteams bei der Nachverfolgung von Projektbudgets und Zeitplänen im Vergleich zum Plan
  • Vergleich der prognostizierten Ressourcenauslastung mit der tatsächlichen Nutzung
  • Vereinfachung der Kommunikation über das Projekt
  • Unterstützung für das Projekt und das Team innerhalb des Unternehmens gewinnen

Wenn Sie sich fragen, wie oft Sie einen Fortschrittsbericht erstellen sollten, lautet die Antwort: Das kommt darauf an! Bei einigen Projekten sind möglicherweise wöchentliche Statusaktualisierungen erforderlich, während bei anderen ein monatlicher Fortschrittsbericht besser geeignet ist. Vor diesem Hintergrund wollen wir uns nun die gängigen Arten von Projektstatusberichten ansehen.

Arten von Berichten zum Projekt-Status

Die Häufigkeit Ihrer Projektstatus-Updates hängt von der Komplexität und der Zeitleiste des Projekts sowie natürlich von den Präferenzen der Stakeholder ab. Wählen Sie die für Sie und Ihr Team am besten geeignete Art der Berichterstellung und halten Sie sich konsequent an Ihren Berichtsplan.

Es gibt im Wesentlichen vier Arten von regelmäßigen Berichten zum Projektfortschritt:

  • Tägliche Statusberichte: Bei schnelllebigen und dynamischen Projekten sind tägliche Berichte über den Fortschritt oft von Vorteil. Der tägliche Projektbericht fasst die Aktivitäten des Tages, die Herausforderungen und alle hervorzuhebenden Elemente zusammen. In der Regel enthält er auch eine Notiz zu den geplanten Aktivitäten für den nächsten Tag. Da es sich wahrscheinlich um eine schnelle Bearbeitung handelt, sollten Sie die täglichen Berichte so kurz und relevant wie möglich halten.
  • Wöchentliche Statusberichte: Dies ist das am häufigsten verwendete Format für Projektstatusberichte. Sie fassen die Aktivitäten und Ergebnisse einer ganzen Woche, anstehende Meilensteine und potenzielle Risiken (sowie Strategien zu deren Minderung) zusammen. Wöchentliche Berichte über den Fortschritt sind ideal, um die Beteiligten während eines langfristigen Projekts auf dem Laufenden zu halten. Diese Projektstatusberichte sind üblich für intensive, kundenorientierte Projekte. Achten Sie daher besonders auf Ihren Zeitplan, Ihr Budget und die nächsten Schritte.
  • Monatliche Statusberichte: Einige Stakeholder, wie Führungskräfte und externe Partner, benötigen nur einmal im Monat Updates. Diese Berichte geben ihnen eine prägnante Übersicht über die Aktivitäten eines ganzen Monats mit den wichtigsten Ereignissen und Herausforderungen. Außerdem informieren sie alle über die Projektaktivitäten, die im nächsten Monat anstehen. Diese Berichte sind üblich, wenn Sie beispielsweise ein Marketingprojekt durchführen, bei dem Sie zwischen den Statusberichten Zeit benötigen, um KPIs und Metriken zu verfolgen.
  • Vierteljährliche Statusberichte: Durch das Freigeben eines vierteljährlichen Projektfortschrittsberichts an Führungskräfte und Mitglieder des Boards bleiben Projektmanager auf dem Laufenden und können strategische Entscheidungen treffen. Dabei handelt es sich um umfassende Projektaktualisierungen, die den Gesamtzustand des Projekts betrachten und Metriken und KPIs (Key Performance Indicators) berücksichtigen. Sie enthalten in der Regel Budgetaktualisierungen, Prognosen, Risikoaktualisierungen und Empfehlungen von strategischem Wert. Halten Sie die Quartalsberichte auf einem sehr hohen Niveau. Es ist leicht, sich in Details zu verlieren, wenn man Daten aus drei Monaten zu betrachten hat, aber konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Erkenntnisse.

So schreiben Sie einen Status-Bericht für ein Projekt (mit hilfreichen Beispielen)

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie vielleicht schon eine Vorstellung davon, wie oft Sie Ihren Statusbericht zum Projekt erstellen möchten. Aber wie setzen Sie das alles um?

Sie müssen Ihren Projektbericht nicht selbst erstellen. Befolgen Sie einfach diese Schritte und nutzen Sie bewährte Beispiele und Vorlagen, um im Handumdrehen Projekt-Status-Berichte zu erstellen. ⏲️

Schritt 1: Verstehen Sie die Bedürfnisse der Projektbeteiligten

Ihre Berichte zum Projektstatus müssen nicht Unmengen an Daten enthalten. Sie benötigen lediglich die Informationen, die für die Projektbeteiligten am wichtigsten sind.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe. Was muss sie sehen? Was interessiert sie tatsächlich? 👀

Als Beispiel sind Sie Programmierer, Ihre Stakeholder jedoch keine technischen Manager. In diesem Fall sollten Sie nicht auf die Komplexität von Javascript eingehen. Ihr Projektsponsor interessiert sich nur für Features und Funktionen. Erstellen Sie daher einen aussagekräftigen Bericht ohne Fachjargon, der ihm hilft, schneller Entscheidungen zu treffen.

Schritt 2: Wählen Sie einen Zeitplan für die Berichterstellung

Projektberichte sind nichts, was Sie erstellen, wenn Sie gerade Lust dazu haben. Sie müssen ein fester Bestandteil Ihres Workflows sein, damit Sie den Gesamtzustand des Projekts verstehen können. Entscheiden Sie, ob Ihre Projektaktualisierungen täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich erfolgen sollen. Fügen Sie dies Ihrer Lösung für die Aufgabenverteilung hinzu, damit Sie es nicht vergessen.

Es empfiehlt sich auch, eine wiederkehrende Kalendereinladung mit allen wichtigen Stakeholdern einzurichten, damit Sie den Status-Bericht regelmäßig überprüfen können.

Schritt 3: Beginnen Sie mit der Datenerfassung

Jeder Projektstatusbericht sollte einzigartig sein. Ziehen Sie die relevantesten Daten aus Ihren Systemen, um den Bericht zu aktualisieren, bevor Sie ihn mit dem Team besprechen.

Sie könnten die Projektdaten manuell eingeben, aber wir wetten, dass Sie dafür zu beschäftigt sind. Erstellen Sie stattdessen ein benutzerdefiniertes Dashboard, um die Nachverfolgung von Alles zu gewährleisten, damit Sie nicht den Überblick verlieren, wenn Sie alle Aufgaben, Projekte und Personen unter einen Hut bringen müssen.

Dashboard-Widget in ClickUp
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um eine umfassende Übersicht über Ihre gesamte Arbeit zu erhalten.

Bitten Sie Ihr Team, bis zu einem bestimmten Datum Erkenntnisse freizugeben, damit Sie diese in den Bericht aufnehmen können.

Schritt 4: Verwenden Sie eine umfassende Vorlage für Berichte zum Projektstatus

Einige Projektmanager erstellen Berichte aus Excel-Tabellen oder Google Docs, was jedoch viel Kopieren und Einfügen erfordert. Erstellen Sie stattdessen einen Bericht aus den Daten in Ihrem Projektmanagement-System, sodass Sie nur noch klicken müssen.

Natürlich müssen Sie eine Vorlage für den Projektstatusbericht verwenden, die auf der Art des Projekts basiert, an dem Sie arbeiten.

Die ClickUp-Vorlage für Berichte zum Projektstatus

Mit Vorlagen wie denen von ClickUp ist die Berichterstellung zum Projektstatus so einfach wie das Einfügen Ihrer Daten in eine Vorlage mit Abschnitten, Grafiken und ansprechenden Farbcodierungen, die sofort einsatzbereit ist.

Die ClickUp-Vorlage für Projektstatusberichte ist beispielsweise ein Whiteboard, das Sie mit nur wenigen Klicks in einen Statusbericht umwandeln können.

Erstellen eines detaillierten und leicht verständlichen Berichts über den Status des Projekts in ClickUp Whiteboards

Verwenden Sie die Vorlage, um:

  • Organisieren Sie Projekte nach bestimmten Beschreibungen, Filtern oder Aufgaben.
  • Generieren Sie automatisch Diagramme und Grafiken zum Projektstatus.
  • Freigeben Sie Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Budgetdetails dem Team und den wichtigsten Stakeholdern.

Die Vorlage für den Projektstatusbericht enthält sogar anpassbare Status, Felder und Ansichten, sodass Sie sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten können. Anstatt zwischen Ihrer Software für das Projektmanagement und Ihrem Statusbericht-Dokument hin und her zu springen, behalten Sie alles innerhalb der ClickUp-Plattform, um die Erstellung von Berichten erheblich zu beschleunigen.

Das ist doch eine Win-Win-Situation, oder? 🏆

Schritt 5: Aktualisieren Sie fortlaufend

Ein Projektstatusbericht ist ein lebendiges Dokument. Die darin enthaltenen Informationen sollten regelmäßig geändert werden, um den aktuellen Status des Projekts widerzuspiegeln, aber es ist in Ordnung, Ihre Vorlage zu ändern.

Sammeln Sie Feedback von allen Beteiligten, um herauszufinden, ob sie die Aktualisierungen hilfreich finden. Wenn sie den Bericht über den Fortschritt nicht für nützlich halten, müssen Sie möglicherweise Abschnitte hinzufügen oder kürzen.

Aber nehmen Sie es nicht persönlich: Wenn diese Änderungen den Bericht ansprechender machen, lohnt es sich, die Berichterstellung anzupassen.

Vorteile der Verwendung eines Projektstatusberichts im Projektmanagement

Natürlich könnten Sie vor Ihrem nächsten Check-in-Meeting ein paar Gesprächspunkte zusammenstellen. Aber das sieht bei weitem nicht so professionell aus wie ein ordentlicher Bericht über den Fortschritt des Projekts.

Mit der richtigen Vorlage oder Projektansicht ist die Erstellung eines Berichts über den Status des Projektmanagements im Handumdrehen erledigt. Mit nur wenigen Klicks können Sie oder Ihre Projektmanager ein hochwertiges Dokument mit einer Vielzahl von Vorteilen erstellen.

1. Halten Sie Ihre Stakeholder bei Laune

Ist Ihr Chef ungeduldig und wartet auf Status-Updates? Haben Sie einen Client, der dringend Ergebnisse erwartet?

Projektstatusberichte beruhigen besorgte Kunden und zeigen Ihrem Chef, dass Sie es ernst meinen. Sie sind ein solides Projektmanagement-Tool, das alle über die Meilensteine des Projekts und Ihren Gesamtfortschritt auf dem Laufenden hält.

Meilensteine in der Gantt-Ansicht
Visualisieren Sie Projekt-Meilensteine mit der Gantt-Ansicht in ClickUp.

Außerdem können Sie einen guten Projektstatusbericht als Tool für die Nachverfolgung der Leistung nutzen. Dieser zeigt nicht nur, wie das Projekt voranschreitet, sondern rechtfertigt auch den Aufwand aller Mitglieder Ihres Teams.

2. Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team

Teamwork macht Träume wahr, aber es ist kompliziert, eine große Gruppe zu leiten. Glücklicherweise sorgen Projektstatusberichte dafür, dass alle auf dem gleichen Status sind, und fördern die Zusammenarbeit im Team.

Anstatt Projekt-To-Dos in der Luft verpuffen zu lassen, gibt ein Statusbericht allen Beteiligten klare Handlungsanweisungen. Er sorgt für Struktur und Verantwortlichkeit und motiviert Ihr Projektteam, seine Arbeit gut zu erledigen. 🙌

ClickUp Docs, Chat und Listenansicht in ClickUp
Überwachen Sie Projektaktualisierungen, verwalten Sie Workflows und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen – alles über Ihre ClickUp-Workspace.

Außerdem können regelmäßige Berichte sogar die Moral Ihres Teams steigern. Durch die Visualisierung von Erfolgen und fertiggestellten Meilensteinen wird der Fokus auf die Leistungen Ihres Teams gelegt, anstatt sich ausschließlich auf anstehende Aufgaben zu konzentrieren. Aktuelle Daten zeigen, dass Anerkennung das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert.

3. Beschleunigen Sie Zeitleisten für Projekte

Niemand mag Projektverzögerungen. Auch wenn Sie nicht alle Probleme vermeiden können, sorgen regelmäßige Berichte über den Projektstatus dafür, dass Ihr Team den Projektzeitplan einhält.

ClickUp Gantt-Ansicht Produktbeispiel
Planen Sie mehrere Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und priorisieren Sie alles in Ihrer benutzerdefinierten Projektzeitleiste mit der Zeitleiste in ClickUp.

Statusberichte bieten die dringend benötigte Struktur für den Projektmanagementprozess, wodurch Zeit- und Aufwand reduziert werden. Behalten Sie Ihre Zeitleiste mit einem Projekt-Tracker im Blick.

Von dort aus ist es ganz einfach: Exportieren Sie Ihre Daten, um allen Beteiligten mit nur wenigen Klicks einen detaillierten Bericht zur Verfügung zu stellen.

4. Probleme so schnell wie möglich identifizieren

Durch die Identifizierung von Risiken bleiben Ihr Projektbudget im Rahmen und Ihre Aufgaben termingerecht – vorausgesetzt, Sie erkennen potenzielle Risiken früh genug. Projektmanagement-Statusberichte sollten einen Abschnitt über Herausforderungen und Hindernisse enthalten, damit Sie diese mit dem Team besprechen können.

Herstellen einer Beziehung zwischen zwei Aufgaben in der Gantt-Ansicht
Zeigen Sie Beziehungen zwischen Aufgaben und Meilenstein-Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp an.

So haben Sie die Möglichkeit, sich im Kontrollzentrum zu versammeln und so schnell wie möglich eine Lösung für risikobehaftete Aufgaben zu finden. ⚒️

Anstatt sich mit unerwarteten Nebenaufgaben herumzuschlagen, können Sie durch das Voraussehen von Problemen die Konzentration und Produktivität Ihres Teams aufrechterhalten. Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, kann dies sogar beim Risikomanagement helfen, was Ihre Rechtsabteilung zu schätzen wissen wird.

5. Treffen Sie bessere Entscheidungen

Manchmal muss man sich beim Projektmanagement auf sein Bauchgefühl verlassen, aber in 9 von 10 Fällen müssen Sie Ihre Entscheidungen mit Daten begründen. Regelmäßige Statusberichte liefern genügend Projektinformationen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Projektstatusberichte enthalten wichtige Metriken, die Ihnen zeigen, ob es Zeit für Kurskorrekturen ist oder ob alles in Ordnung ist. Quantifizieren Sie den Erfolg des Projekts mit Metriken wie:

  • Pünktliche Fertigstellung
  • Arbeitstermine
  • Aufgewendete Zeit
  • Prozentualer Fertigstellungsgrad
  • Kundenzufriedenheit
  • Fehlerquote
ClickUp-Dashboard
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um eine umfassende Übersicht über Ihre gesamte Arbeit zu erhalten.

Idealerweise sollten Sie sich die Daten aus früheren Zeiträumen der Berichterstellung ansehen, um Trends zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise bei bestimmten Arten von Projekten (oder bei bestimmten Clients) häufig das Budget überschreiten, müssen Sie möglicherweise Ihr Angebot für das nächste Projekt erhöhen – oder ernsthafte Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden.

6. Verbessern Sie die Kommunikation

Ob Sie nun mit Ihrem Chef, Ihrem Client oder Ihren Teammitgliedern chatten – ein Projektstatusbericht unterstützt eine transparente Kommunikation. Er formatiert nicht nur alle Projektdetails auf übersichtliche Weise mit ansprechenden Farben, sondern regt Ihr Team auch zu einer häufigeren Kommunikation an. 🌻

Kommentarthreads in ClickUp-Aufgaben!
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team direkt in einer Aufgabe, geben Sie andere Aufgaben frei und laden Sie Dateien mit Thread-Kommentaren in ClickUp hoch!

Wenn Ihr Chef sich ein klareres Bild vom Status des Projekts machen möchte, gibt ein Bericht zum Projektmanagement Klarheit und reduziert das Risiko von Missverständnissen.

Was sollte ein Bericht über den Status eines Projekts enthalten?

Wenn Sie sich darauf vorbereiten, Ihren ersten Projektstatusbericht zu erstellen, fragen Sie sich vielleicht, was Sie in den Bericht aufnehmen müssen. Sie möchten keine wichtigen Informationen übersehen, aber Sie möchten auch niemanden mit einem 20-seitigen Roman überfordern.

Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen der Weitergabe von Informationen und einer kurzen und prägnanten Darstellung zu finden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht zum Projektmanagement den folgenden Schlüsselelementen enthält. 🔑

a. Eine detaillierte, aber prägnante Zusammenfassung

Die Zusammenfassung sollte wichtige Informationen und die wichtigsten Punkte des Berichts enthalten. Dies ist die „tl;dr”-Projektzusammenfassung, die Ihr CEO 60 Sekunden vor dem Meeting zum Status lesen wird, also nehmen Sie sie ernst.

Auch wenn die Zusammenfassung an erster Stelle steht, benötigen Sie die Informationen aus dem Rest des Berichts, um sie zu verfassen. Deshalb sollten Sie die Zusammenfassung immer als Letztes schreiben.

Ihr Team wird den gesamten Bericht lesen, wenn es weitere Details wünscht. Halten Sie die Zusammenfassung daher kurz – nicht mehr als sechs Sätze. Beginnen Sie mit einer gut dokumentierten Anleitung, indem Sie die ClickUp-Vorlage für den Status-Bericht für Führungskräfte verwenden.

Erstellen Sie mit der Vorlage für Zusammenfassungen von ClickUp eine überzeugende Zusammenfassung für Ihren Lebenslauf als Manager im Projektmanagement.

b. Visueller Fortschritt des Projekts

Im Abschnitt „Fortschritt“ werden Ihr aktueller Status sowie fertiggestellte Meilensteine und Ergebnisse detailliert aufgeführt. Menschen haben ein kurzes Gedächtnis, daher ist es eine gute Idee, alle daran zu erinnern, was Sie bisher erreicht haben, um die hervorragende Arbeit Ihres Teams zu würdigen. ✨

In diesem Abschnitt können Sie mit den Erfolgen Ihres Teams prahlen. Präsentieren Sie diese mit ansprechenden Gantt-Diagrammen und Grafiken, die Ihre Ergebnisse oder Projektziele visualisieren.

ClickUp-Ziele-Feature
Verfolgen Sie Ihre Ziele bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalten Sie automatisch detaillierte Ansichten Ihres Fortschritts.

Eine Fortschrittsleiste, ein Liniendiagramm oder angekreuzte Kästchen lenken die Aufmerksamkeit Ihres Chefs garantiert auf die richtigen Stellen. Der Abschnitt zum Fortschritt in einem Statusbericht sollte an den letzten Bericht anknüpfen.

Wenn Sie vierteljährlich Projektstatusberichte erstellen, kann es leicht passieren, dass Sie den Überblick verlieren. Vergleichen Sie Ihren aktuellen Bericht immer mit früheren Berichten, damit Sie nichts übersehen.

c. Der Gesamtzeitplan des Projekts

ClickUp-Kalender-Ansicht
Planen Sie Social-Media-Beiträge, Blogs und Ankündigungen zusammen mit Ihren anderen Aufgaben und Meetings mithilfe der Kalender-Ansicht in ClickUp.

Projekte stehen und fallen mit Terminen. Dieser Bereich des Projektstatusberichts sollte die gesamte Zeitleiste des Projekts enthalten und aktuelle Informationen darüber liefern, wo Sie gerade stehen. Geben Sie an, ob Sie dem Zeitplan voraus sind, genau im Zeitplan liegen oder (schluck) hinterherhinken.

Anstatt den Zeitplan in Textform aufzulisten, erstellen Sie ein visuelles Dashboard, eine Kalenderansicht oder ein Gantt-Diagramm, damit alle Beteiligten komplexe Zeitrahmen in kürzerer Zeit leichter verstehen können.

d. Einblicke in das Budget des Projekts

Nach der Einhaltung von Terminen ist das Projektmanagement Ihre größte Verantwortung als Projektmanager. Unabhängig davon, ob es sich um den Client oder die Geschäftsleitung handelt, sollte Ihr Projektstatusbericht die finanzielle Leistung des Projekts analysieren.

Fügen Sie ein Budget für den Client in ClickUp hinzu.

Versuchen Sie auch hier, dies so weit wie möglich zu visualisieren. Wenn Sie beispielsweise auf der Grundlage von Prozentsätzen budgetieren, halten Sie mit einem Kreisdiagramm fest, wie viel des Projektbudgets Sie bereits ausgegeben haben. Nutzen Sie diesen Abschnitt des Berichts auch, um eine Prognose darüber abzugeben, wie sich die Budgetausgaben Ihrer Meinung nach in Zukunft entwickeln werden.

e. Häufige Herausforderungen und Hindernisse

Was steht Ihnen derzeit im Weg? Jetzt haben Sie die Gelegenheit, sich zu äußern.

Anstatt Probleme stillschweigend im Hintergrund brodeln zu lassen, sprechen Sie sie offen an. Beispiel: Der Client hat Ihnen nicht die richtigen Informationen für das Projekt gegeben. Vermerken Sie dies hier als Notiz. Oder wenn Ihr Team nicht über die richtigen tools verfügt, um voranzukommen, sprechen Sie dies offen an. 📣

Das gesamte Team wird sich versammeln, um den Status des Projekts zu überprüfen. Dies ist also Ihre Chance, gemeinsam Hindernisse und Projektrisiken zu betrachten.

f. Gut kommunizierte nächste Schritte

Sofern Sie ein Projekt nicht zu 100 % abgeschlossen haben, müssen Sie darlegen, was als Nächstes ansteht. Klären Sie in diesem Abschnitt des Projektstatusberichts die Aufgaben und Meilensteine, die Sie noch erledigen müssen.

Aber listen Sie nicht nur die Aufgaben auf. Fügen Sie eine Prise Verantwortlichkeit hinzu, indem Sie die nächsten Schritte bestimmten Teammitgliedern zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen. Auf diese Weise haben Sie einen klaren Weg vor sich – und Verantwortlichkeiten –, sodass niemand sich fragen muss, wofür er verantwortlich ist.

g. Alle Projekt-KPIs und Metriken

Schließlich sollte jeder Projekt-Status-Bericht einen Abschnitt enthalten, der ausschließlich den Metriken gewidmet ist. Sie können diese Metriken natürlich über den gesamten Bericht verteilen, aber dennoch möchten manche Leser vielleicht eine Übersicht über die Projekt-Leistung an einer Stelle haben.

Wenn Sie Ihre Metriken in einem Abschnitt auflisten, können Sie sie im Laufe der Zeit überwachen. Sehen Sie sich die Durchschnittswerte im Verlauf des Projekts an und vergleichen Sie diesen Bericht mit früheren Berichten, um festzustellen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Jedes Projekt ist anders, aber es ist sinnvoll, folgende Metriken zu verfolgen:

  • Kostenleistung
  • Protokollierte Zeit
  • Bruttomargen
  • Kundenzufriedenheit
  • Produktivität
  • Erfolgreiches Abschließen des Fälligkeitsdatums

Je weniger dies wie eine Wand aus langweiligen Zahlen aussieht, desto besser. Verwenden Sie eine Vorlage für den Projektbericht mit ansprechenden Grafiken, um Ihre Metriken hervorzuheben.

So führen Sie die Berichterstellung zum Projektstatus durch: Best Practices und Tipps

Wir haben einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, wie Sie einen Bericht über den Status des Projekts effektiv verfassen können. Hier sind sie.

1. Bleiben Sie konsistent

Legen Sie fest, wie oft Berichte freigegeben werden sollen (z. B. wöchentlich oder monatlich), und halten Sie sich an den Zeitplan. Konsistenz schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

Außerdem erleichtert ein standardisiertes Format den Stakeholdern den Vergleich der Berichte im Zeitverlauf. Achten Sie darauf, dass das Format Ihrer Projektfortschrittsberichte einheitlich und leicht verständlich ist.

Profi-Tipp: Wenn Sie Ihre Aktualisierung als wiederholende Aufgabe in ClickUp einrichten, können Sie sich selbst zur Rechenschaft ziehen.

2. Erfüllen Sie die Anforderungen der Stakeholder

Passen Sie Ihre Berichte über den Fortschritt an Ihre Stakeholder an. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie sich zunächst das Ziel vor Augen führen. Geht es darum, allgemeine Informationen zu liefern, Probleme zu eskalieren, Entscheidungen zu treffen oder Meilensteine zu feiern?

Passen Sie den Detaillierungsgrad an die Zielgruppe des Berichts an. Ein Bericht für Ihre Projektmitglieder muss beispielsweise sehr detailliert sein, während hochrangige Stakeholder eher an Informationen zum Gesamtstatus des Projekts und zu kritischen Problemen interessiert sind.

3. Halten Sie es prägnant und relevant

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten und umsetzbaren Informationen und verwenden Sie klare Überschriften und prägnante Zusammenfassungen, um ein schnelles Verständnis zu ermöglichen.

Geben Sie nach Möglichkeit quantifizierbare Metriken an, z. B. erreichte vs. geplante Meilensteine, Prozentsatz der fertiggestellten Arbeit, Budgetausnutzung vs. Prognose usw.

Profi-Tipp: ClickUp Brain kann Ihnen dabei helfen, lange Absätze zu kürzen und sie dabei auf Fehler zu überprüfen.

Verbessern Sie die Qualität Ihrer Projektstatusberichte in Sekundenschnelle mit ClickUp Brain.
Verbessern Sie die Qualität Ihrer Texte in Sekundenschnelle mit ClickUp Brain.

4. Verwenden Sie visuelle Elemente für mehr Klarheit

Nicht jeder verarbeitet Informationen auf die gleiche Weise. Machen Sie den Status Ihres Projekts mithilfe von Grafiken verständlicher.

Gantt-Diagramme, Grafiken und Ampelsysteme können die Qualität Ihres Statusberichts verbessern.

5. Konzentrieren Sie sich auf Lösungen, nicht auf Probleme

Wenn Sie Probleme besprechen, denken Sie daran, auch anzugeben, was zu deren Lösung unternommen wird. Ihre Stakeholder werden handlungsorientierte Berichte zu schätzen wissen.

Wenn es Abweichungen vom Plan gibt (z. B. eine Änderung des Umfangs), erklären Sie, warum diese aufgetreten sind und wie sie behoben werden.

6. Feedback einholen

Bitten Sie die Beteiligten um Feedback zum Format und Inhalt des Berichts. Optimieren Sie Ihren Ansatz kontinuierlich, um deren Anforderungen effektiv zu erfüllen.

7. Nutzen Sie Tools und Vorlagen

Verwenden Sie cloudbasierte Tools oder Projektmanagement-Software wie ClickUp, um sicherzustellen, dass die Berichte für alle Beteiligten leicht zugänglich sind.

Sie helfen Ihnen auch dabei, genaue Aktualisierungen des Projekts schneller zu erstellen, mit Features wie:

  • KI-Unterstützung für Datenanalyse, Statusaktualisierungen und Berichterstellung
  • Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden
  • Gantt-Diagramme, die Zeitleisten, Abhängigkeiten und Verzögerungen sofort visualisieren
  • Vorgefertigte Vorlagen für das Projektmanagement, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen
  • Zentraler Speicher für Dokumente mit gemeinsamer Bearbeitung und Echtzeit-Aktualisierungen
Vorlage für Projektmanagement-Statusberichte von ClickUp
Gliedern Sie Ihre Projekte in der Board-Ansicht von ClickUp auf, um den Status, den Fortschritt und potenzielle Engpässe auf einen Blick zu erkennen.

Beispiele für Berichte zum Projektstatus

Hier sind einige Beispiele für das Format eines Projektstatusberichts, damit Sie sehen können, wie Sie Ihren eigenen Projektstatusbericht strukturieren können:

Beispiel 1: Statusbericht für ein App-Entwicklungsprojekt

1. Übersicht zum Projekt

  • Projektname: Entwicklung einer App für die Produktivität
  • Ziel: Entwicklung einer mobilen App, mit der Benutzer ihre täglichen Aufgaben effizient organisieren und verwalten können.
  • Startdatum: 1. Januar 2025
  • Geplantes Enddatum: 30. April 2025
  • Projektmanagerin: Jane Doe

2. Aktueller Status

  • Gesamtstatus: Im Plan / Gefährdet / Verzögert
  • Fertigstellungsgrad: 45 %
  • Wichtige Meilensteine fertiggestellt: Erfassung der Anforderungen Fertigstellung des UX/UI-Designs Entwicklung der Backend-API
  • Erfassen von Anforderungen
  • UX/UI-Design fertiggestellt
  • Backend-API-Entwicklung
  • Erfassen von Anforderungen
  • UX/UI-Design fertiggestellt
  • Backend-API-Entwicklung

3. Fortschrittshighlights

  • Erfolgreich durchgeführte Usability-Tests für erste Prototypen
  • Integriertes Anmelde- und Authentifizierungssystem für Benutzer
  • Backend-APIs für die Erstellung und Verwaltung von Aufgaben sind fertiggestellt

4. Risiken und Probleme

  • Risiko: Mögliche Verzögerung bei der Integration des Zahlungsgateways aufgrund der Abhängigkeit von einem Drittanbieter
  • Problem: Leistungsengpässe bei dem Feature für die Synchronisierung von Aufgaben

5. Nächste Schritte

  • Optimiertes Synchronisierungs-Feature für eine reibungslosere Benutzererfahrung
  • Beginnen Sie mit der Frontend-Backend-Integration
  • Starten Sie die Diskussion über die Marketingstrategie

6. Budget und Ressourcen

  • Verwendetes Budget: 50.000 $ von 100.000 $
  • Ressourcen-Updates: Benötigen Sie zusätzlichen Support für die Frontend-Optimierung?

Beispiel 2: Statusbericht für ein Marketingprojekt

1. Übersicht zum Projekt

  • Kampagnenname: Frühjahrskampagne zur Produkteinführung
  • Ziel: Steigerung der Markenbekanntheit und Förderung des Absatzes für die neue Produktlinie.
  • Startdatum: 1. Februar 2025
  • Geplantes Enddatum: 1. Mai 2025
  • Kampagnenmanager: John Smith

2. Aktueller Status

  • Status: Leicht hinter dem Zeitplan zurück
  • Fertigstellungsgrad: 60 %
  • Wichtige Meilensteine abgeschlossen: Zielgruppe und Kampagnenziele definiert Kreative Inhalte (Werbetexte, Grafiken, Videos) fertiggestellt Erste Social-Media-Anzeigen geschaltet
  • Definierte Zielgruppe und Kampagnenziele
  • Entwickelte kreative Assets (Werbetexte, Grafiken, Videos)
  • Erste Social-Media-Anzeigen gestartet
  • Definierte Zielgruppe und Kampagnenziele
  • Entwickelte kreative Assets (Werbetexte, Grafiken, Videos)
  • Erste Social-Media-Anzeigen gestartet

3. Fortschrittshighlights

  • Social-Media-Anzeigen haben zu einem Anstieg des Website-Traffics um 20 % geführt.
  • Zusammenarbeit mit Influencern, die insgesamt 500.000 Follower erreichen

4. Risiken und Probleme

  • Risiko: Unvorhergesehene Verzögerungen beim Produktversand könnten sich auf den Zeitplan der Kampagne auswirken.
  • Problem: Geringeres Engagement als erwartet bei E-Mail-Marketingkampagnen

5. Nächste Schritte

  • Verfeinern Sie Ihre Strategie für das E-Mail-Marketing und testen Sie Betreffzeilen mit A/B-Tests.
  • Schalten Sie digitale Anzeigen auf weiteren Plattformen (z. B. YouTube und TikTok).
  • Bereiten Sie sich auf die Logistik des Produkt-Ereignisses vor

6. Budget und Ressourcen

  • Verbrauchtes Budget: 15.000 $ von 25.000 $
  • Ressourcen-Updates: Zusätzlicher Grafikdesigner, um die Kampagne zu unterstützen

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Erfolgreiches Projektmanagement ist eine Kunst. Es mag so aussehen, als würde alles reibungslos laufen, aber ein Projektstatusbericht zeigt, wie viel Arbeit Sie und Ihr Team investiert haben, um dies zu erreichen. 🎨

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist, beruhigen Sie die Stakeholder und erstellen Sie mit einer Vorlage für Projektstatusberichte besser strukturierte Projektpläne.

Vorlagen sind zwar ein guter Anfang, aber sie müssen noch mit Daten gefüllt werden. ClickUp Dashboards beschleunigen die Berichterstellung, indem sie Ihr Projekt-Kontrollzentrum mit Ihren Berichten, Vorlagen, Chats und vielem mehr verknüpfen.

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