Anfang des 20. Jahrhunderts stand ein Anwalt namens Reginald Heber Smith vor einer ungewöhnlichen Herausforderung: Er musste eine Rechtsberatungsstelle mit äußerst knappen Mitteln betreiben.
Um den Überblick über die erledigte Arbeit in Tausenden von Fällen zu behalten, entwickelte er ein System, das die Anzahl der Stunden, die jeder Anwalt für jede Aufgabe aufwendete, genau erfasste.
Auch ein Jahrhundert später kämpfen viele Kreativ- und Marketingagenturen noch immer mit demselben Legacy-Problem: einem Modell, das davon ausgeht, dass jede Minute der Produktivität abrechnungsfähig ist.
Nun stellt sich jedoch die Frage: Welche versteckten Kosten entstehen für Agenturen, wenn sie abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden nicht durch die Nachverfolgung nachverfolgen?
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie sich dieses ein Jahrhundert alte Konzept der Buchhaltung nach wie vor auf Ihre Margen auswirkt. Als Bonus schauen wir uns an, wie ClickUp Sie dabei unterstützen kann. 🎯
⭐ Empfohlene Vorlage
Die ClickUp Consultant-Vorlage zur Zeiterfassung wurde entwickelt, um Beratungs- und Agenturteams bei der täglichen Verwaltung von Clients, Projekten und Leistungen zu unterstützen. Jede Minute kann einer Aufgabe, einem Meeting oder einer Leistung zugeordnet werden, wodurch vollständige Sichtbarkeit darüber entsteht, was abrechnungsfähig ist und was nicht.
Dieses Setup macht Schluss mit Spekulationen und hilft Ihnen dabei, den Zeitaufwand für Aufgaben und Projekte zu erfassen und zu erkennen, welche Verbindung dieser zum Gesamterfolg des Projekts hat.
Die versteckten Kosten, die entstehen, wenn die Nachverfolgung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden nicht durchgeführt wird
Selbst in vielbeschäftigten, leistungsstarken Agenturen führt nicht jede geleistete Arbeitsstunde zu Umsatz.
Kundengespräche, interne Meetings, schnelle Überarbeitungen und administrative Aufgaben summieren sich. Werden sie jedoch nicht ordnungsgemäß durch die Nachverfolgung erfasst, zehren sie still und leise am Gewinn. Schauen wir uns an, wo zusätzliche Kosten entstehen und warum die Verwaltung des Timesheets so wichtig ist.
Entgangene Umsatzchancen
Wenn abrechnungsfähige Stunden nicht erfasst werden, lassen Agenturen Geld auf dem Tisch liegen.
Nehmen wir als Beispiel eine Designagentur, die an einem Branding-Projekt arbeitet: Ein Designer verbringt 10 Stunden damit, die Überarbeitungswünsche des Clients umzusetzen. Aufgrund vergessener Einträge und Abrundungen werden jedoch nur sechs dieser Stunden erfasst. Über mehrere Projekte hinweg könnte diese Diskrepanz die Agentur jeden Monat Tausende von Dollar kosten.
📮 ClickUp-Einblick: Während 40 % der Mitarbeiter weniger als eine Stunde pro Woche mit unsichtbaren Aufgaben am Arbeitsplatz verbringen, verlieren erschreckende 15 % mehr als 5 Stunden pro Woche – das entspricht 2,5 Tagen im Monat!
Dieser scheinbar unbedeutende, aber unsichtbare Zeitfresser könnte Ihre Produktivität nach und nach untergraben. ⏱️
Nutzen Sie die Zeiterfassung und den KI-Assistenten von ClickUp und finden Sie genau heraus, wohin diese unsichtbaren Stunden verschwinden. Decken Sie Ineffizienzen auf, lassen Sie die KI sich wiederholende Aufgaben automatisieren und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück! Sehen Sie sich dieses Video an, um weitere Informationen über Timesheets und Genehmigungen in ClickUp zu erhalten. 👇🏼
Geringere Produktivität
Eine unklare Abgrenzung zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Tätigkeiten kann die Effizienz des Teams beeinträchtigen.
Beispielsweise könnte ein Marketingstratege einen Teil des Tages mit einer Kampagne für einen Client verbringen, aber auch interne E-Mails bearbeiten, Berichte vorbereiten und an Ad-hoc-Meetings teilnehmen. Ohne eine genaue Zeiterfassung lässt sich nicht feststellen, wie viel Zeit des Tages tatsächlich für umsatzgenerierende Aufgaben aufgewendet wurde.
Das Ergebnis ist ein hoher Aufwand, ein Verlust des Fokus und Zeitverschwendung beim Versuch, fragmentierte Workflows zusammenzufügen.
🧠 Wissenswertes: Mit der Stechuhr fing alles an. Willard Bundy ließ 1888 die erste praxistaugliche Stechuhr patentieren, und diese mechanische Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen, machte die moderne zeitbasierte Abrechnung erst möglich.
Schwierigkeiten bei der Prognose von Projektbudgets
Wer nicht abrechnungsfähige Stunden außer Acht lässt, unterschätzt häufig die Kosten des Projekts.
Nehmen wir an, ein Beratungsunternehmen bewirbt sich um einen neuen Client. Es veranschlagt 50 Stunden für die Leistungen, vergisst jedoch, interne Planungssitzungen, Meetings zum Status des Projekts und Qualitätsprüfungen einzukalkulieren. Wenn das Projekt dann länger dauert als geplant, werden Termine verpasst, die Gewinnmargen schrumpfen und die Kundenzufriedenheit sinkt.
💡 Profi-Tipp: Führen Sie neben den nicht abrechnungsfähigen Stunden auch die Opportunitätskosten nach. Wenn ein Team 40 Stunden für interne Schulungen aufwendet, berechnen Sie die entsprechenden entgangenen abrechnungsfähigen Stunden. Dies hilft den Finanzverantwortlichen, den ROI der Schulungen zu begründen.
Zunehmende Abrechnungsstreitigkeiten mit Clients
Vage oder ungenaue Einträge können schnell zu Abrechnungskonflikten führen.
Angenommen, eine Webentwicklungsagentur stellt einem Client 15 Stunden Arbeit für die Neugestaltung einer Website in Rechnung, hat jedoch kleinere Aufgaben wie Fehlerbehebung oder Tests nicht erfasst. Der Client hinterfragt die Abrechnung und verzögert die Zahlung, während die Agentur sich bemüht, die Stunden zu rechtfertigen.
🔍 Wussten Sie schon? In den 1940er Jahren begann die American Bar Association (ABA), eine Aktion zur Förderung der Idee zu starten, dass Anwälte ihre Arbeitszeit in Sechs-Minuten-Schritten verfolgen sollten. Diese Praxis wurde 1958 formalisiert, als die ABA vorschlug, dass Anwälte anstreben sollten, jährlich 1.300 Stunden in Rechnung zu stellen.
Ineffiziente Ressourcenzuweisung
Ohne klare Daten können Führungskräfte falsch einschätzen, wie Team-Mitglieder ihre Zeit verbringen.
Beispielsweise kann es den Anschein haben, dass ein erfahrener Texter nicht voll ausgelastet ist, weil seine Stunden für nicht abrechnungsfähige Recherchearbeiten oder die Betreuung von Praktikanten nicht nachverfolgt werden. Gleichzeitig sind Nachwuchskräfte möglicherweise mit abrechnungsfähigen Aufgaben überlastet. Eine solche Fehleinschätzung der Kapazitäten kann zu Burnout, verschwendetem Talent und einer ungleichmäßigen Abwicklung von Projekten führen.
💡 Profi-Tipp: Denken Sie nicht mehr nur in Stunden, sondern in Mustern. Wenn Sie feststellen, dass Strategen montags immer besonders viele nicht abrechnbare Stunden verbuchen, handelt es sich um ein systemisches Problem. Vielleicht lassen sich wöchentliche Statusbesprechungen bündeln oder automatisierte Berichte die Hälfte der Vorbereitungsarbeit ersetzen.
So minimieren Sie die versteckten Kosten der Nachverfolgung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden
Durch die Kategorisierung von Aufgaben, eine konsequente Nachverfolgung der Zeit, die Auswertung von Erkenntnissen und die Anpassung der Workflows können Agenturen die Kontrolle über ihr Zeitmanagement zurückgewinnen.
ClickUp hilft Ihnen dabei. 🤩
Es ist die weltweit erste konvergierte KI-Workspace, die Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat vereint – alles auf Basis von KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
So können Sie die versteckten Kosten nicht erfasster Stunden mithilfe der Plattform minimieren:
Schritt 1: Aufgaben als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig kategorisieren
Machen Sie sich zunächst klar, was als abrechnungsfähig gilt und was nicht.
✔️ Hier finden Sie eine Checkliste für abrechnungsfähige Stunden!
- Arbeit an Kundenprojekten (Design, Code, Texterstellung, Beratung)
- Strategiesitzungen und Planung der Leistungen für Clients
- Projektspezifische Meetings und Telefonate
- Von Clients angeforderte Überarbeitungen und Bearbeitungen
- Recherchen, die direkt einem Projekt des Clients unterstützen
- Erstellung von Arbeitsergebnissen (Grafiken, Berichte, Präsentationen)
- Client-Workshops vor Ort oder virtuell
- Korrekturlesen und Qualitätsprüfungen für Client-Materialien
Halten Sie diese Punkte in einer einfachen Referenzliste fest, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Erleichtern Sie anschließend die Nachverfolgung, indem Sie einheitliche Beschreibungen wie „Abrechnungsfähig“ und „Nicht abrechnungsfähig“ verwenden. Führen Sie eine kurze Sitzung mit Ihrem Team durch, um Beispiele durchzugehen, damit alle die gleichen Standards anwenden.
❌ Hier sind einige Beispiele für nicht abrechnungsfähige Aufgaben:
- Verwaltungsarbeit (E-Mails, Ablage, Dateneingabe)
- Interne Team-Meetings und Stand-up-Meetings
- Schulung oder berufliche Weiterbildung
- Marketing oder Geschäftsentwicklung für die Agentur
- Interne Planung des Projekts oder Prozessdokumentation
- Die Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, sich in neue Tools oder Software einzuarbeiten
- Leistungsbeurteilungen oder Aufgaben im Personalwesen
- Büroverwaltung oder Teamkoordination
Aufgaben in ClickUp sind die Bausteine Ihres Workflows. Jede Aufgabe enthält mehrere Komponenten, darunter Beschreibungen, Anhänge, Tags, Checklisten und Kommentare. Auf diese Weise können Sie Aufgaben als „abrechnungsfähig“ oder „nicht abrechnungsfähig“ kennzeichnen und so ein einheitliches System für Ihr Team schaffen, während der gesamte Kontext an einem Ort gebündelt bleibt.
Ein Content-Autor, der an einem Kundenblog arbeitet, erstellt beispielsweise eine Aufgabe mit dem Titel „Entwurf für den Blog von Kunde Y“ und kennzeichnet sie mit dem Tag „abrechnbar“. Er fügt eine Beschreibung mit Terminen und Anforderungen hinzu. Am Monatsende filtert der Marketingleiter nach Tags, um die abrechnbaren Stunden herauszufiltern.
Schritt 2: Erfassen Sie die Arbeitszeit konsequent
Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Team dazu anzuregen, die Arbeitszeiten täglich zu erfassen, anstatt bis zum Ende der Woche zu warten, damit die Einträge korrekt und vollständig sind.
ClickUp Zeiterfassung macht das ganz einfach. Damit können Teammitglieder Timer für Aufgaben vom Desktop, vom Handy oder sogar über einen Browser mithilfe der kostenlosen Chrome-Erweiterung starten und stoppen.
Sie bevorzugen die manuelle Eingabe? Kein Problem. Sie können Zeiten rückwirkend erfassen oder einen Datumsbereich angeben, um Ihren Fortschritt zu verfolgen. Jeder Eintrag kann direkt mit einer Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft werden, sodass jede Stunde einem bestimmten Ergebnis zugeordnet ist. Mit anpassbaren Timesheets können Sie die erfassten Zeiten nach Tag, Woche, Monat oder einem beliebigen anderen Zeitraum anzeigen. Sie können sogar geschätzte Zeiten in Aufgabenkarten hinzufügen, um später die geschätzten mit den tatsächlichen Stunden zu vergleichen.
Nehmen wir zum Beispiel eine Social-Media-Agentur, die an einer Kundenkampagne arbeitet. Ein Texter verbringt den Vormittag damit, Bildunterschriften für die Instagram-Beiträge eines Clients zu verfassen. Sobald er mit dem Schreiben beginnt, startet er den Timer direkt für die Aufgabe „Instagram-Bildunterschriften – Client Z“.
Fragen Sie die KI nach kontextbezogenen Erkenntnissen
ClickUp Brain ist ein KI-gestütztes Plattform-Tool, das direkt in Ihren Workspace integriert ist und Aufgaben, Dokumente, Mitarbeiter sowie das Unternehmenswissen miteinander verknüpft. Es automatisiert routinemäßige Aktivitäten des Projektmanagements wie Fortschrittsverfolgung, Stand-up-Meetings, Updates und die Erstellung von Aufgaben mithilfe KI-gestützter Automatisierungsfunktionen wie „AI Assign“ und „AI Prioritize“, sodass sich Ihr Team auf strategische Arbeit statt auf nicht abrechnungsfähige Aufgaben konzentrieren kann.
Kehren wir zu unserem Beispiel einer Social-Media-Agentur zurück. Während der Texter arbeitet, kann ClickUp Brain automatisch den Fortschritt bei Unteraufgaben nachverfolgen, eine Zusammenfassung der fertiggestellten Arbeit erstellen und die Beteiligten über die aktuellen abrechnungsfähigen Stunden auf dem Laufenden halten.
Wenn der Teamleiter später eine schnelle Übersicht erhalten möchte, kann er einfach ClickUp Brain fragen:
- Zeigen Sie mir die Gesamtzahl der abrechnungsfähigen Stunden für [Client-Name] in dieser Woche an
- Welche Aufgaben dauern länger als veranschlagt?
- Erstellen Sie eine Zusammenfassung zum Fortschritt der Instagram-Kampagne
ClickUp Brain schlägt außerdem Anpassungen vor, wie beispielsweise die Umverteilung von Ressourcen, wenn bestimmte Unteraufgaben in Verzug geraten, basierend auf der Zeiterfassung.
💡 Profi-Tipp: Integrieren Sie KI in Ihre Zeiterfassungskontrollen. Speisen Sie Ihre Verlaufsdaten zu abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden in ClickUp Brain ein, um versteckte Ineffizienzen aufzudecken – beispielsweise könnte die KI darauf hinweisen, dass erfahrene Designer mehr Zeit in internen Meetings verbringen als Nachwuchskräfte, was auf eine mangelhafte Aufgabenverteilung hindeuten könnte.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Berichte regelmäßig
Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Zeiterfassungsberichte fest. Das könnte beispielsweise so aussehen:
- Täglich für eine schnelle Überprüfung einzelner Aufgaben
- Wöchentlich für aktive Projekte
- Monatlich für allgemeine Trends
Vergleichen Sie abrechnungsfähige mit nicht abrechnungsfähigen Stunden, um Muster zu erkennen, wie beispielsweise wiederholende Aufgaben mit geringem Wert oder Unterfakturierung. Achten Sie auf Ausreißer: Aufgaben, die weitaus länger dauerten als erwartet oder falsch kategorisiert wurden. Wenn Sie diese Erkenntnisse mit dem Team freigeben, hilft dies allen, die Auswirkungen ihrer Zeitaufwände zu verstehen, und hält die Motivation hoch.
ClickUp-Automatisierungen können die Berichterstellung zur Zeiterfassung beschleunigen. Sie basieren auf der einfachen Logik „Wenn dies passiert, dann tu das“ und können Auslöser, Aktionen und Bedingungen so kombinieren, dass sie zu Ihrem Workflow passen.
Hier sind einige Beispiele für Automatisierungen:
- Benachrichtigen Sie die Verantwortlichen, wenn eine Aufgabe die veranschlagte Stundenzahl überschreitet
- Kennzeichnen Sie Aufgaben automatisch als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig, je nach Aufgabentyp.
- Senden Sie wöchentliche Zusammenfassungen der Stunden der Nachverfolgung an die Teamleiter
- Aktualisieren Sie die Dashboards, sobald Einträge mit Protokollierter Zeit erfasst oder aktualisiert werden
Mit ClickUp Brain können Sie sogar benutzerdefinierte KI-Agenten mithilfe natürlicher Sprache erstellen, zum Beispiel:
- Benachrichtigen Sie mich jeden Freitag, wenn in dieser Woche Aufgaben die veranschlagten Stunden überschritten haben.
- Markieren Sie Aufgaben, die mehr als 10 % länger dauern als veranschlagt
- Lassen Sie sich automatisch einen Bericht über die Gesamtzahl der abrechnungsfähigen Stunden pro Client zusenden
So sieht das in der Praxis aus:
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Mikrobudgets für nicht abrechenbare Leistungen. Anstatt zu sagen „Haltet den Verwaltungsaufwand unter 20 %“, legen Sie für jedes Projekt ein begrenztes Budget für nicht abrechenbare Leistungen fest (z. B. 10 Stunden). So bleiben die Teams sich des Scope Creep bewusst und sind gezwungen, kreative Lösungen zu finden, wenn die Limite erreicht sind.
Erhalten Sie hier Weitere Informationen zur Automatisierung von Workflows. 👇🏼
Schritt 4: Passen Sie die Workflows auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an
Nutzen Sie Daten, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten mit hohem ROI und reduzieren Sie interne Arbeiten mit geringem Wert. Verfeinern Sie Ihre Schätzungen für Aufgaben anhand von Ist-Zeitdaten, damit zukünftige Projektangebote präziser ausfallen.
Passen Sie die Ressourcenzuweisung an, indem Sie mehr Mitarbeiter für hochwertige, abrechnungsfähige Aufgaben einsetzen, und optimieren Sie wichtige, aber zeitaufwändige, nicht abrechnungsfähige Arbeiten mithilfe von Vorlagen, Automatisierung oder Outsourcing. Im Laufe der Zeit führen diese kleinen Anpassungen zu einer höheren Produktivität.
ClickUp-Dashboards bieten eine zentrale Ansicht Ihres Arbeitsbereichs und ermöglichen es Ihnen, Daten in Echtzeit zu visualisieren und zu analysieren. Mithilfe von verschiebbaren und in der Größe anpassbaren Karten können Sie den Fortschritt von Aufgaben, die Teamleistung und Zeitberichte verfolgen und sogar Daten aus externen Tools integrieren.
Passen Sie Dashboards mit Filtern und Einstellungen an, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – seien es Metriken auf Projekt-Ebene, kundenspezifische Arbeitsstunden oder die Gesamtproduktivität des Teams.
Nehmen wir an, eine Marketingagentur betreut mehrere Kampagnen. Auf ihrem ClickUp-Dashboard richtet sie mehrere Karten ein:
- Die Zeiterfassungskarte zeigt die abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden nach Team-Mitglied und Projekt an
- Die Karten zum Fortschritt bei den Aufgaben veranschaulichen die Aufgaben, die abgeschlossen wurden, und die noch ausstehenden Aufgaben für jeden Client
- Die Workload-Karte zeigt die Kapazität jedes einzelnen Teammitglieds an
- Die Kundenkarte bietet eine umfassende Übersicht über den Status des Projekts, Termine und zu erbringende Leistungen.
Bonus: Eine Vorlage!
Als zusätzlichen Bonus gibt es hier eine Vorlage für Freiberufler, die Sie nutzen können, wenn Sie sich den Aufwand für die Einrichtung eines benutzerdefinierten Workflows ersparen möchten! ⚡
Die ClickUp Consultant-Vorlage für die Zeiterfassung ist ein hervorragendes Tool, um die Zeit direkt innerhalb der Aufgaben zu erfassen, sodass Sie immer genau wissen, wozu jede erfasste Stunde beigetragen hat. Die Vorlage für das Timesheet von Beratern enthält benutzerdefinierte Felder zur Erfassung wichtiger Metriken wie Stundensätze, geschätzte Kosten und Gesamtabrechnungsbeträge.
Formelfelder berechnen automatisch die abrechnungsfähigen Stunden, sodass Sie die geschätzten mit den tatsächlichen Einnahmen sofort vergleichen können. So lassen sich Projekte mit zu geringer Abrechnung oder Aufgaben mit zu hohem Zeitaufwand leicht identifizieren. In Kombination mit verschiedenen Ansichtsoptionen wie Listen, Tabellen und Dashboards können Sie Ihre erfassten Zeiten nach Projekten, Teammitgliedern und Clients filtern, sortieren und visualisieren.
Die Zersplitterung der Arbeitsabläufe ist einer der größten versteckten Killer der Produktivität in Agenturen. Kreativteams wechseln oft zwischen verschiedenen Tools für Projekte, einem weiteren für die Abrechnung, einer separaten Plattform für die Zeiterfassung und noch einem weiteren für die Kommunikation mit Clients hin und her. Jeder Wechsel unterbricht die Konzentration, bremst den Arbeitsfluss und führt zu Lücken, in denen Arbeitsstunden nicht erfasst werden, Briefings verloren gehen und Liefertermine verpasst werden.
Wenn Ihr Workflow über mehrere Registerkarten verstreut ist, verschwenden Sie nicht nur Zeit – Sie verschenken auch abrechnungsfähige Stunden und erschweren jedes Client-Projekt. Ein zentraler Workspace vereint all dies: Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung, Personalplanung und Kommunikation in einem nahtlosen System. Kein Wechseln zwischen Registerkarten mehr, kein Suchen nach Dateien, kein erneutes Einarbeiten in den Kontext. Ihr Team arbeitet schneller, Projekte bleiben aufeinander abgestimmt, und die Agentur sichert sich die abrechnungsfähige Zeit, die tatsächlich den Umsatz steigert.
Praxisbeispiel für die Nachverfolgung abrechnungsfähiger Stunden
Wenn Teams mit der Nachverfolgung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden beginnen, sprechen die Ergebnisse oft für sich. Die Daten decken Ineffizienzen, verpasste Chancen und potenzielle Gewinnverluste auf.
Schauen wir uns den besprochenen Workflow Schritt für Schritt in der Praxis an.
Nehmen wir an, StudioBright, eine mittelgroße Kreativagentur, beschließt, genauer unter die Lupe zu nehmen, wohin ihre Zeit tatsächlich fließt. Trotz stetiger Arbeiten für Clients schrumpfen die Umsatzmargen immer weiter.
Schritt 1: Klare Definitionen festlegen
So teilt der Betriebsleiter die Arbeit ein:
- Abrechnungsfähig: Leistungen für den Client wie Kampagnengestaltung, Überarbeitungen oder Kundengespräche
- Nicht abrechnungsfähig: Interne Meetings, Marketingmaßnahmen und Schulungen
Sie erstellen Tags in ihrem Workspace, um jede Aufgabe transparent zu halten.
Schritt 2: Tägliche Zeiterfassung mit ClickUp
Beispielsweise startet der Texter beim Schreiben einen Timer für „Werbetext – Client A“. Der Projektmanager erfasst manuell 45 Minuten, die er in einem Feedback-Meeting mit dem Client verbracht hat. Der KI-Projektmanager von ClickUp Brain fasst die Gesamtstunden pro Client zusammen und kennzeichnet Aufgaben, die ihre Zeitschätzungen überschreiten.
Hier ist, was Manaswi Dwivedi von Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. über die Nutzung von ClickUp zu sagen hatte:
Das Dashboard hilft uns dabei, Daten aussagekräftig darzustellen, und spart zudem Zeit. Ich kann auch verschiedene Spaces einrichten, in denen ich mich mit Problemen und Verbesserungsvorschlägen befassen kann. Darüber hinaus lässt sich unsere tägliche Arbeit überwachen, und die Zeiterfassung für bestimmte Aufgaben trägt ebenfalls dazu bei, die Arbeitseffizienz zu steigern.
Das Dashboard hilft uns dabei, Daten aussagekräftig darzustellen, und spart zudem Zeit. Ich kann auch verschiedene Spaces einrichten, in denen ich mich mit Problemen und Verbesserungsvorschlägen befassen kann. Darüber hinaus lässt sich unsere tägliche Arbeit überwachen, und die Zeiterfassung für bestimmte Aufgaben trägt ebenfalls dazu bei, die Arbeitseffizienz zu steigern.
Schritt 3: Berichte regelmäßig überprüfen
Am Ende jeder Woche überprüft das Team die Zeitdaten mithilfe von ClickUp-Dashboards.
Sie erkennen ein Muster: Designer verbringen fast 10 Stunden pro Woche mit internen Telefonaten – nicht abrechnbare Zeit, die die Gewinnmargen schmälert.
Der Manager richtet eine ClickUp-Automatisierung ein, sodass jeden Freitag automatisch ein „Wöchentlicher Zeiterfassungsbericht“ im ClickUp-Chatkanal #Operations freigegeben wird.
💡 Profi-Tipp: Vergleichen Sie die Effizienz Ihrer Clients. Vergleichen Sie das Verhältnis von abrechnungsfähigen zu nicht abrechnungsfähigen Stunden pro Client. Bei manchen Clients fallen pro abrechnungsfähiger Stunde zwei Stunden Gemeinkosten an, bei anderen nur 15 Minuten. Nutzen Sie diese Erkenntnis, um bei voller Auftragslage den Clients mit hoher Effizienz Vorrang einzuräumen.
Schritt 4: Passen Sie die Workflows auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an
Auf der Grundlage dieser Daten optimiert StudioBright seinen Workflow:
- Interne Meetings sind auf 15 Minuten begrenzt.
- Die Kommunikation mit den Clients wird in Projekt-Dashboards gebündelt
- Übermäßig zeitaufwändige, nicht abrechnungsfähige Aufgaben werden durch Automatisierung oder Bündelung bearbeitet.
Nach drei Monaten liegen die Ergebnisse auf der Hand:
⚡ Die abrechnungsfähige Auslastung steigt um 18 %
💰 Die Gewinnmargen steigen um 22 %
📅 Die durchschnittliche Durchlaufzeit für Projekte sinkt um 15 %
💟 Bonus: Brain MAX ist Ihr KI-gestützter Desktop-Begleiter, der Agenturen dabei hilft, abrechnungsfähige Stunden zu maximieren und die Arbeit für Clients zu optimieren. Durch die umfassende Integration in Ihre Tools für Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung fasst Brain MAX alle Ihre abrechnungsfähigen Aktivitäten in einem einheitlichen Dashboard zusammen.
Mit der Sprach-zu-Text-Funktion können Sie Arbeitszeiten erfassen, den Projektstatus aktualisieren oder Kundennotizen freihändig festhalten, während mehrere führende KI-Modelle Ihnen dabei helfen, detaillierte Timesheets zu erstellen, den Projektfortschritt zusammenzufassen und nicht in Rechnung gestellte Arbeiten zu kennzeichnen. Brain MAX kann Erinnerungen zur Zeiterfassung automatisieren, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Aufgaben organisieren und sicherstellen, dass jede Minute der Kundenarbeit erfasst und verbucht wird – so wird Ihre Agentur effizienter, transparenter und profitabler.
📖 Lesen Sie auch: Was ist Meilensteinabrechnung? Wie funktioniert sie? (+ Beispiele)
Eine KI-gestützte Checkliste für Zeit- und Abrechnungsprozesse in Agenturen
Hier ist eine kurze Übersichtstabelle, die Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten:
| Schritt | Checklistenelement |
|---|---|
| 1. Automatisieren Sie geringwertige Aufgaben, damit Ihr Team kreativ bleiben kann | Nutzen Sie KI für die Automatisierung administrativer Aufgaben, die Designer, Strategen und Kundenbetreuer in ihrer Arbeit stören. So können sich diese auf wichtige abrechnungsfähige Aufgaben konzentrieren, anstatt endlose Verwaltungsarbeit zu erledigen und sich in endlosen Hin- und Her-Kommunikationen zu verlieren. |
| 2. Identifizieren Sie versteckte Kosten in Ihrer Projektabwicklungspipeline | Agenturen verlieren an Rentabilität durch unbemerkte versteckte Kostenbereiche wie Überarbeitungen, interne Überprüfungen, Meetings und nicht abrechnungsfähige Arbeit. Decken Sie diese Muster frühzeitig auf, denn nicht abrechnungsfähige Stunden spielen eine größere Rolle, als den meisten Teams bewusst ist. |
| 3. Verbessern Sie die Abrechnungsgenauigkeit durch automatisierte Nachverfolgung | Führen Sie eine automatisierte Zeiterfassung ein, um sicherzustellen, dass Kreative alle für Kundenarbeiten aufgewendeten Stunden erfassen. So profitieren Sie von einer präzisen Abrechnung und einem reibungsloseren Prozess der Zeiterfassung – was besonders für schnell arbeitende Teams wichtig ist. |
| 4. Steigern Sie die abrechnungsfähige Auslastung in der gesamten Agentur | Erfassen Sie die Auslastungsrate Ihres Teams, die abrechnungsfähige Auslastungsrate und die Gesamtarbeitszeit, um zu verstehen, wie sich diese auf verschiedene Projekte verteilen, und um Möglichkeiten zur Steigerung der abrechnungsfähigen Stunden aufzudecken. |
| 5. Geben Sie Projektmanagern mehr Kontrolle über die Projektabwicklung | Lassen Sie sich von KI dabei unterstützen, die Nachverfolgung des Projektfortschritts durchzuführen, zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Aufgaben zu unterscheiden und Projektmanager beim Projektmanagement komplexer Kundenprojekte mit engen Zeitplänen und sich ändernden Projektumfängen zu unterstützen. |
| 6. Sichern Sie Ihre Einnahmen bei Festpreis-Aufträgen | Viele Agenturen berechnen ihre Arbeiten über Rahmenverträge oder Festpreis-Projekte, was bedeutet, dass fehlende Protokollierte Zeit oder eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu finanziellen Einbußen führen können. KI hilft dabei, Probleme aufzudecken, die den direkten Umsatz und den reibungslosen Projektablauf behindern. |
| 7. Vereinfachung der Abläufe in Agentursystemen | Nutzen Sie KI-gestützte Software für das Projektmanagement, um interne Prozesse zu optimieren, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den täglichen Flow zu verbessern – von der Ressourcenplanung bis zur Lohnabrechnung. |
| 8. Verbesserung der Zufriedenheit der Clients und Kundenbindung | Erfolgreiche Agenturen sind auf starke Kundenbeziehungen angewiesen. KI trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit durch besser planbare Liefertermine, mehr Sichtbarkeit beim Projektfortschritt und weniger Überraschungen bei Zeitleisten oder der Abrechnung aufrechtzuerhalten. |
| 9. Erstellen Sie präzise Rechnungen in wenigen Minuten | KI kann abrechnungsfähige Zeiten analysieren, bei der Nachverfolgung abrechnungsfähiger Arbeiten über verschiedene Konten hinweg unterstützen und Ihrem Team helfen, mit nur wenigen Klicks fehlerfreie Rechnungen zu erstellen, was den Aufwand sowohl für die Agentur als auch für den Client reduziert. |
| 10. Passen Sie die Workflows an unterschiedliche Projekte an | Die Workload von Agenturen variiert je nach Rahmenverträgen, ergebnisorientierten Kampagnen oder Festpreis-Projekten, daher müssen Ihre Systeme flexibel auf Ihren Dienstleistungsmix und Ihre sich verändernde Kapazität reagieren können. |
Sorgen Sie mit ClickUp für eine genaue Rechnungsstellung
Bei der Nachverfolgung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden geht es darum, zu verstehen, wofür Ihr Team seine Energie einsetzt, entgangene Einnahmen zu erkennen und fundiertere Entscheidungen für Projekte zu treffen.
ClickUp, der konvergierte KI-Arbeitsbereich, macht dies nahtlos möglich. Die Projektzeiterfassung stellt sicher, dass jede Aufgabe und Unteraufgabe genau protokolliert wird. ClickUp Brain hilft dabei, Fortschrittsberichte zu automatisieren und den Projektstatus zu überwachen. Automatisierungen sorgen für Konsistenz bei sich wiederholenden Aufgaben und in der Berichterstellung, während Dashboards einen Echtzeit-Überblick über die Produktivität bieten und so die abrechnungsfähigen Stunden sowie die Teamkapazität maximieren.
Gemeinsam helfen Ihnen diese tools dabei, verlorene Stunden wieder hereinzuholen und Workflows zu optimieren, um Ihre Gewinnmargen zu steigern.
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Agenturen wissen dank der Zeiterfassung für Projekte genau, wie die Zeit in den einzelnen Teams aufgewendet wird. Abrechnungsfähige Stunden entsprechen der Arbeit für Clients, die in Rechnung gestellt werden kann, während nicht abrechnungsfähige Stunden interne Aufgaben wie Meetings oder Verwaltungsarbeit umfassen. Eine genaue Nachverfolgung verhindert Umsatzverluste, ermöglicht eine transparente Rechnungsstellung und hilft Ihnen, die Ressourcenzuweisung besser zu verstehen.
Mit ClickUp können Teams die Arbeitszeit in Echtzeit mithilfe von Timern erfassen, Stunden manuell eingeben oder die Arbeitszeit protokollieren. Die Einträge über die Arbeitszeit sind direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft, wodurch detaillierte Timesheets und Zusammenfassungen erstellt werden. Die Integration mit anderen Tools für die Zeiterfassung reduziert manuelle Fehler, verschafft Ihnen eine genaue Ansicht der abrechnungsfähigen Stunden und sorgt für eine präzise und mühelose Rechnungsstellung.
Das Versäumnis, abrechnungsfähige Stunden zu verfolgen, kann zu einer Unterfakturierung von Clients, Umsatzverlusten, einer schlechten Ressourcenverwaltung und angespannten Beziehungen mit Clients führen. Möglicherweise erkennen Sie Ineffizienzen oder einen übermäßigen Anteil an nicht abrechnungsfähiger Arbeit nicht, was das Ergebnis geringerer Gewinnmargen ist.
Durch die Zeiterfassung lässt sich genau nachvollziehen, wofür Aufwand aufgewendet wird. So können Sie sich auf hochwertige Aufgaben konzentrieren und nicht abrechenbare Arbeit reduzieren. Dies ermöglicht eine genaue Projektkostenschätzung, eine bessere Verteilung der Workload und die Identifizierung von Engpässen.