In den frühen 1900er Jahren stand ein Anwalt namens Reginald Heber Smith vor einer ungewöhnlichen Herausforderung: Er musste eine Rechtsberatungsstelle mit sehr geringen Mitteln betreiben.
Um den Überblick über die erledigte Arbeit in Tausenden von Fällen zu behalten, entwickelte er ein System, das die Anzahl der Stunden, die jeder Anwalt für jede Aufgabe aufgewendet hat, genau aufzeichnete.
Auch nach einem Jahrhundert kämpfen viele Kreativ- und Marketingagenturen noch immer mit der gleichen Legacy: einem Modell, das davon ausgeht, dass jede Minute der Produktivität abrechnungsfähig ist.
Nun stellt sich jedoch die Frage: Was sind die versteckten Kosten der Nicht-Nachverfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden für Agenturen?
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie sich diese hundert Jahre alte Buchhaltungsidee noch immer auf Ihre Margen auswirkt. Als Bonus zeigen wir Ihnen, wie ClickUp Sie dabei unterstützen kann. 🎯
⭐ Vorgestellte Vorlage
Die ClickUp Consultant-Vorlage zur Zeiterfassung wurde entwickelt, um Beratungs- und Agenturteams bei der täglichen Verwaltung von Clients, Projekten und Leistungen zu unterstützen. Jede Minute kann mit einer Aufgabe, einem Meeting oder einer Leistung verknüpft werden, sodass vollständige Sichtbarkeit besteht über das, was abrechnungsfähig ist und was nicht.
Dieses Setup macht Schluss mit Spekulationen und hilft Ihnen dabei, die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen und deren Verbindung zur Gesamtrentabilität des Projekts zu erkennen.
Die versteckten Kosten der Nachverfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden
Selbst in vielbeschäftigten, leistungsstarken Agenturen führt nicht jede geleistete Arbeitsstunde zu Einnahmen.
Kundenanrufe, interne Meetings, schnelle Überarbeitungen und administrative Aufgaben summieren sich. Wenn ihre Nachverfolgung jedoch nicht ordnungsgemäß erfolgt, schmälern sie unbemerkt den Gewinn. Lassen Sie uns verstehen, wo zusätzliche Kosten entstehen und warum die Verwaltung von Timesheets wichtig ist.
Entgangene Umsatzchancen
Wenn abrechnungsfähige Stunden nicht erfasst werden, verschenken Agenturen Geld.
Nehmen wir als Beispiel eine Designagentur, die an einem Branding-Projekt arbeitet: Ein Designer verbringt 10 Stunden damit, die Überarbeitungen des Clients fertigzustellen. Aufgrund vergessener Einträge und Rundungen werden jedoch nur sechs dieser Stunden erfasst. Im Laufe mehrerer Projekte könnte diese Diskrepanz die Agentur jeden Monat Tausende von Dollar kosten.
📮 ClickUp Insight: Während 40 % der Mitarbeiter weniger als eine Stunde pro Woche für unsichtbare Aufgaben bei der Arbeit aufwenden, verlieren schockierende 15 % mehr als 5 Stunden pro Woche, was 2,5 Tagen pro Monat entspricht!
Dieser scheinbar unbedeutende, aber unsichtbare Zeitfresser könnte Ihre Produktivität langsam untergraben. ⏱️
Nutzen Sie die Zeiterfassung und den KI-Assistenten von ClickUp und finden Sie heraus, wo genau diese unsichtbaren Stunden verschwinden. Identifizieren Sie Ineffizienzen, lassen Sie KI repetitive Aufgaben automatisieren und gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück! Sehen Sie sich dieses Video an, um weitere Informationen über Timesheets und Genehmigungen in ClickUp zu erhalten. 👇🏼
Geringere Produktivität
Eine unklare Abgrenzung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tätigkeiten kann die Effizienz der Teams beeinträchtigen.
Ein Marketingstratege verbringt beispielsweise einen Teil seines Tages mit einer Kampagne für einen Client, checkt aber auch interne E-Mails, führt Berichterstellung durch und nimmt an Ad-hoc-Meetings teil. Ohne genaue Zeiterfassung ist es unmöglich zu erkennen, wie viel Zeit tatsächlich für umsatzgenerierende Aufgaben aufgewendet wurde.
Das Ergebnis sind doppelter Aufwand, Konzentrationsverlust und Zeitverschwendung beim Versuch, fragmentierte Workflows zusammenzufügen.
🧠 Wissenswertes: Alles begann mit der Stechuhr. Willard Bundy patentierte 1888 die erste praktische Stechuhr, und diese mechanische Möglichkeit, Arbeitsstunden zu stempeln, machte die moderne zeitbasierte Abrechnung möglich.
Schwierigkeiten bei der Prognose von Projektbudgets
Das Vernachlässigen nicht abrechenbarer Stunden führt oft dazu, dass die Kosten des Projekts unterschätzt werden.
Angenommen, ein Beratungsunternehmen bewirbt sich um einen neuen Client. Es plant 50 Stunden für die zu erbringenden Leistungen ein, vergisst jedoch, interne Planung, Meetings zum Status und Qualitätskontrollen zu berücksichtigen. Wenn das Projekt den Zeitplan überschreitet, werden Termine nicht eingehalten, die Gewinnmargen schrumpfen und die Kundenzufriedenheit sinkt.
💡 Profi-Tipp: Führen Sie die Nachverfolgung der nicht abrechenbaren Stunden sowie der Opportunitätskosten durch. Wenn ein Team 40 Stunden für interne Schulungen aufwendet, berechnen Sie die entsprechenden entgangenen Abrechnungsstunden. Dies hilft den Finanzverantwortlichen, den ROI der Schulungen zu rechtfertigen.
Zunehmende Streitigkeiten mit Clients über Rechnungen
Vage oder ungenaue Einträge über die Zeit können schnell zu Abrechnungskonflikten führen.
Angenommen, eine Webentwicklungsagentur stellt einem Client 15 Stunden Arbeit für die Neugestaltung einer Website in Rechnung, hat jedoch kleinere Aufgaben wie Fehlerbehebung oder Tests nicht protokolliert. Der Client hinterfragt die Kosten und verzögert die Zahlung, während die Agentur sich bemüht, die Stunden zu rechtfertigen.
🔍 Wussten Sie schon? In den 1940er Jahren begann die American Bar Association (ABA) mit einer Aktion, um die Idee zu fördern, dass Anwälte ihre Arbeitszeit in Sechs-Minuten-Schritten verfolgen sollten. Diese Praxis wurde 1958 formalisiert, als die ABA vorschlug, dass Anwälte eine jährliche Abrechnung von 1.300 Stunden anstreben sollten.
Ineffiziente Ressourcenzuweisung
Ohne klare Daten können Manager falsch einschätzen, wie Team-Mitglieder ihre Zeit verbringen.
Beispielsweise kann ein leitender Texter als nicht ausgelastet erscheinen, weil seine Stunden für nicht abrechenbare Recherchen oder die Betreuung von Praktikanten nicht nachverfolgt werden. Gleichzeitig sind jüngere Mitarbeiter möglicherweise mit abrechenbaren Aufgaben überlastet. Eine solche Fehleinschätzung der Kapazitäten kann zu Burnout, Verschwendung von Talenten und einer ungleichmäßigen Durchführung von Projekten führen.
💡 Profi-Tipp: Hören Sie auf, nur in Stunden zu denken, und beginnen Sie, in Mustern zu denken. Wenn Sie feststellen, dass Strategen montags immer viel nicht abrechenbare Zeit aufwenden, handelt es sich um ein systemisches Problem. Vielleicht können wöchentliche Statusgespräche konsolidiert werden oder automatisierte Berichte die Hälfte der Vorbereitungsarbeit ersetzen.
So mindern Sie die versteckten Kosten, die entstehen, wenn Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden nicht durch die Nachverfolgung erfassen
Durch die Kategorisierung von Aufgaben, die konsequente Nachverfolgung der Zeit, die Auswertung von Erkenntnissen und die Anpassung der Workflows können Agenturen die Kontrolle über ihr Zeitmanagement zurückgewinnen.
ClickUp hilft Ihnen dabei. 🤩
Es ist der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, der Projektmanagement, Wissensmanagement und Chat kombiniert – alles basierend auf KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten.
So können Sie die versteckten Kosten nicht erfasster Stunden mithilfe der Plattform reduzieren:
Schritt 1: Kategorisieren Sie Aufgaben als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig.
Machen Sie sich zunächst klar, was als abrechnungsfähig gilt und was nicht.
✔️ Hier finden Sie eine Checkliste für abrechnungsfähige Stunden!
- Client-Projekte (Design, Code, Texterstellung, Beratung)
- Strategiesitzungen und Planung für Kundenleistungen
- Client-Meetings und Telefonate, die projektbezogen sind
- Von Clients gewünschte Überarbeitungen und Bearbeitungen
- Recherchen, die direkt ein Projekt des Clients unterstützen
- Lieferbare Produkte (Grafiken, Berichte, Präsentationen)
- Client-Workshops vor Ort oder virtuell
- Korrekturlesen und Qualitätskontrollen für Client-Materialien
Notieren Sie diese als einfache Referenzliste, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Erleichtern Sie anschließend die Nachverfolgung, indem Sie einheitliche Beschreibungen wie „abrechnungsfähig” und „nicht abrechnungsfähig” hinzufügen. Führen Sie mit Ihrem Team eine kurze Sitzung durch, um Beispiele durchzugehen, damit alle die gleichen Standards anwenden.
❌ Hier sind nicht abrechenbare Aufgaben:
- Verwaltungsarbeit (E-Mails, Ablage, Dateneingabe)
- Interne Team-Meetings und Stand-up-Meetings
- Ausbildung oder berufliche Weiterbildung
- Marketing oder Geschäftsentwicklung für die Agentur
- Interne Planung des Projekts oder Prozessdokumentation
- Die Zeit, die Mitarbeiter für das Erlernen neuer Tools oder Software aufwenden
- Leistungsbeurteilungen oder HR-bezogene Aufgaben
- Büromanagement oder Teamkoordination
Aufgaben in ClickUp sind die Bausteine Ihres Workflows. Jede Aufgabe enthält mehrere Komponenten, darunter Beschreibungen, Anhänge, Tags, Checklisten und Kommentare. Auf diese Weise können Sie Aufgaben als „abrechnungsfähig” oder „nicht abrechnungsfähig” kennzeichnen und so ein einheitliches System für Ihr Team schaffen, während alle Informationen an einem Ort gespeichert bleiben.
Ein Content-Autor, der an einem Kundenblog arbeitet, erstellt beispielsweise eine Aufgabe mit dem Titel „Entwurf für Blog von Kunde Y“ und kennzeichnet sie als „abrechnungsfähig“. Er fügt eine Beschreibung mit Fristen und Anforderungen hinzu. Am Ende des Monats filtert der Marketingleiter nach Tags, um die abrechnungsfähigen Stunden zu sortieren.
Schritt 2: Zeit konsequent erfassen
Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Team dazu anzuhalten, die Arbeitszeiten täglich zu erfassen, anstatt bis zum Ende der Woche zu warten, damit die Einträge korrekt und vollständig sind.
ClickUp Zeiterfassung macht dies ganz einfach. Damit können Teammitglieder Timer für Aufgaben vom Desktop, Mobilgerät oder sogar über einen Browser mithilfe der kostenlosen Chrome-Erweiterung starten und stoppen.
Sie bevorzugen die manuelle Eingabe? Kein Problem. Sie können Zeiten rückwirkend erfassen oder einen Bereich angeben, um Ihren Fortschritt zu verfolgen. Jeder Eintrag kann direkt mit einer Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft werden, sodass jede Stunde mit einem bestimmten Ergebnis verbunden ist. Mit anpassbaren Timesheets können Sie die erfassten Zeiten nach Tag, Woche, Monat oder einem anderen Zeitraum anzeigen. Sie können sogar die geschätzte Zeit in Aufgabenkarten hinzufügen, um später die geschätzten mit den tatsächlichen Stunden zu vergleichen.
Beispiel: Eine Social-Media-Agentur arbeitet an einer Kundenkampagne. Ein Texter verbringt den Vormittag damit, Bildunterschriften für die Instagram-Beiträge eines Clients zu verfassen. Sobald er mit dem Schreiben beginnt, startet er den Timer direkt für die Aufgabe „Instagram-Bildunterschriften – Client Z”.
Fragen Sie die KI nach kontextbezogenen Erkenntnissen.
ClickUp Brain ist ein KI-gestütztes Plattform-Tool, das direkt in Ihren Workspace integriert ist und Aufgaben, Dokumente, Personen und Unternehmenswissen miteinander verbindet. Es automatisiert routinemäßige Aktivitäten des Projektmanagements wie Fortschrittsverfolgung, Stand-ups, Updates und Aufgabenerstellung mithilfe von KI-gestützten Automatisierungsfunktionen wie „AI Assign” und „AI Prioritize”, sodass sich Ihr Team auf strategische Aufgaben konzentrieren kann, anstatt sich mit nicht abrechenbaren Aufgaben zu beschäftigen.
Kehren wir zu unserem Beispiel der Social-Media-Agentur zurück. Während der Texter arbeitet, kann ClickUp Brain automatisch die Nachverfolgung des Fortschritts bei den Unteraufgaben durchführen, eine Zusammenfassung der fertiggestellten Arbeit erstellen und die Beteiligten über die aktuellen abrechenbaren Stunden informieren.
Wenn der Teamleiter später eine schnelle Übersicht wünscht, kann er einfach ClickUp Brain fragen:
- Zeigen Sie mir die Gesamtzahl der abrechnungsfähigen Stunden für [Name des Clients] in dieser Woche.
- Welche Aufgaben dauern länger als veranschlagt?
- Erstellen Sie eine Übersicht über den Fortschritt für die Instagram-Kampagne.
ClickUp Brain schlägt auch Anpassungen vor, wie z. B. die Umverteilung von Ressourcen, wenn bestimmte Unteraufgaben aufgrund der Erfassung der Zeit in Verzug geraten.
💡 Profi-Tipp: Integrieren Sie KI in Ihre Zeiterfassung. Speisen Sie Ihre historischen abrechnungsfähigen/nicht abrechnungsfähigen Daten in ClickUp Brain ein, um versteckte Ineffizienzen aufzudecken – beispielsweise könnte die KI darauf hinweisen, dass Senior-Designer mehr Zeit in internen Meetings verbringen als Junior-Designer, was auf eine schlechte Delegation hindeutet.
Schritt 3: Berichte regelmäßig überprüfen
Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Zeitberichte fest. Dieser könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
- Täglich für schnelle Überprüfungen einzelner Aufgaben
- Wöchentlich für aktive Projekte
- Monatlich für allgemeine Trends
Vergleichen Sie abrechenbare mit nicht abrechenbaren Stunden, um Muster zu erkennen, wie wiederholende Aufgaben mit geringem Wert oder Unterabrechnungen. Achten Sie auf Ausreißer: Aufgaben, die viel länger als erwartet gedauert haben oder falsch kategorisiert wurden. Wenn Sie diese Erkenntnisse mit dem Team freigeben, versteht jeder die Auswirkungen seiner Arbeitszeit und die Motivation bleibt hoch.
ClickUp Automations kann die Zeiterfassung beschleunigen. Die Automatisierungen basieren auf einer einfachen „Wenn dies geschieht, dann tue das”-Logik und können Auslöser, Aktionen und Bedingungen kombinieren, um sich Ihrem Workflow anzupassen.
Hier sind einige Beispiele für Automatisierungen:
- Benachrichtigen Sie Manager, wenn eine Aufgabe die geschätzten Stunden überschreitet.
- Taggen Sie Aufgaben automatisch als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig, je nach Art der Aufgabe.
- Senden Sie wöchentliche Zusammenfassungen der Stunden der Nachverfolgung an die Teamleiter.
- Aktualisieren Sie Dashboards, sobald Einträge mit Protokollierter Zeit protokolliert oder aktualisiert werden.
Mit ClickUp Brain können Sie sogar benutzerdefinierte KI-Agenten mit natürlicher Sprache erstellen, wie zum Beispiel:
- Benachrichtigen Sie mich jeden Freitag, wenn Aufgaben die geschätzten Stunden dieser Woche überschritten haben.
- Markieren Sie Aufgaben, die mehr als 10 % länger dauern als ursprünglich veranschlagt.
- Senden Sie automatisch einen Bericht über die Gesamtzahl der abrechnungsfähigen Stunden pro Client.
So sieht das in der Praxis aus:
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Mikro-Budgets für nicht abrechenbare Stunden. Anstatt zu sagen „Halten Sie die Verwaltungskosten unter 20 %”, geben Sie jedem Projekt ein begrenztes Budget für nicht abrechenbare Stunden (z. B. 10 Stunden). So bleiben die Teams sich der Scope Creep bewusst und werden zu kreativen Problemlösungen gezwungen, wenn die Limite erreicht sind.
Erhalten Sie hier Weitere Informationen zur Automatisierung von Workflows. 👇🏼
Schritt 4: Passen Sie Ihre Workflows auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an.
Nutzen Sie Daten, um intelligentere Entscheidungen zu treffen. Verlagern Sie den Fokus auf Aktivitäten mit hohem ROI und reduzieren Sie interne Arbeiten mit geringem Wert. Verfeinern Sie Ihre Abschätzungen für Aufgaben anhand tatsächlicher Zeitdaten, damit zukünftige Projektangebote genauer sind.
Passen Sie die Ressourcenzuweisung an, indem Sie mehr Mitarbeiter für hochwertige abrechnungsfähige Aufgaben einsetzen, und optimieren Sie wichtige, aber zeitaufwändige nicht abrechnungsfähige Arbeiten mit Vorlagen, Automatisierung oder Outsourcing. Im Laufe der Zeit führen diese kleinen Anpassungen zu einer höheren Produktivität.
ClickUp Dashboards bieten eine zentralisierte Ansicht Ihres Workspaces, sodass Sie Daten in Echtzeit visualisieren und analysieren können. Mit verschiebbaren und in der Größe anpassbaren Karten können Sie den Fortschritt von Aufgaben, die Leistung Ihres Teams und Zeitberichte verfolgen und sogar Daten aus externen Tools integrieren.
Passen Sie Dashboards mit Filtern und Einstellungen benutzerdefiniert an, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, egal ob es sich um Metriken auf Projekt-Ebene, kundenspezifische Stunden oder die Gesamtproduktivität des Teams handelt.
Angenommen, eine Marketingagentur verwaltet mehrere Kampagnen. Auf ihrem ClickUp-Dashboard richten sie mehrere Karten ein:
- Die Zeiterfassungskarte zeigt die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden nach Team-Mitglied und Projekt.
- Die Aufgabenfortschrittskarte visualisiert die fertiggestellten und noch ausstehenden Aufgaben für jeden Client.
- Die Workload-Karte zeigt die Kapazität jedes einzelnen Teammitglieds an.
- Die kundenorientierte Karte bietet eine umfassende Übersicht über den Projektstatus, Termine und Ergebnisse.
Bonus: Eine Vorlage!
Als zusätzlichen Bonus finden Sie hier eine Vorlage für Freiberufler, die Sie verwenden können, wenn Sie die Mühe sparen möchten, einen benutzerdefinierten Workflow einzurichten! ⚡
Die ClickUp Consultant-Vorlage für die Zeiterfassung ist ein hervorragendes Tool, um die Zeit direkt innerhalb der Aufgaben zu erfassen, sodass Sie immer genau wissen, wofür jede protokollierte Stunde aufgewendet wurde. Die Vorlage für das Timesheet von Beratern enthält benutzerdefinierte Felder zur Erfassung wichtiger Metriken wie Stundensätze, geschätzte Kosten und Gesamtabrechnungsbeträge.
Formelfelder berechnen automatisch die abrechnungsfähigen Stunden, sodass Sie die geschätzten und tatsächlichen Einnahmen sofort vergleichen können. So können Sie leicht unterberechnete Projekte oder überzogene Aufgaben identifizieren. In Kombination mit mehreren Ansichtsoptionen wie Listen, Tabellen und Dashboards können Sie Ihre erfasste Zeit nach Projekten, Teammitgliedern und Clients filtern, sortieren und visualisieren.
Die Zersplitterung der Arbeit ist einer der größten versteckten Killer der Produktivität in Agenturen. Kreativteams wechseln oft zwischen mehreren Tools für Projekte, einem weiteren für die Abrechnung, einer separaten Plattform für die Zeiterfassung und noch einem weiteren für die Kommunikation mit Clients. Jeder Wechsel unterbricht die Konzentration, verlangsamt die Dynamik und schafft Lücken, in denen Stunden nicht erfasst werden, Briefings verloren gehen und Liefertermine verpasst werden.
Wenn Ihr Workflow über verschiedene Registerkarten verteilt ist, verschwenden Sie nicht nur Zeit, sondern verlieren auch abrechnungsfähige Stunden und erschweren jedes Client-Projekt. Ein konsolidierter Workspace vereint all dies: Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung, Ressourcenplanung und Kommunikation in einem nahtlosen System. Kein Wechseln zwischen Registerkarten, kein Suchen nach Dateien, kein Zurücksetzen des Kontexts mehr. Ihr Team arbeitet schneller, Projekte bleiben aufeinander abgestimmt und die Agentur schützt die abrechnungsfähige Zeit, die tatsächlich den Umsatz steigert.
Praxisbeispiel für die Nachverfolgung abrechnungsfähiger Stunden
Wenn Teams mit der Nachverfolgung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden beginnen, sprechen die Ergebnisse oft für sich. Die Daten zeigen Ineffizienzen, verpasste Chancen und potenzielle Gewinnverluste auf.
Lassen Sie uns den Schritt für Schritt besprochenen Workflow in der Praxis verstehen.
Nehmen wir an, StudioBright, eine mittelständische Kreativagentur, beschließt, genauer zu untersuchen, wohin ihre Zeit tatsächlich fließt. Trotz stetiger Aufträge von Clients schrumpfen die Umsatzmargen immer weiter.
Schritt 1: Klare Definitionen festlegen
So teilt der Betriebsleiter die Arbeit auf:
- Abrechnungsfähig: Client-Leistungen wie Kampagnendesign, Überarbeitungen oder Client-Anrufe
- Nicht abrechenbar: Interne Meetings, Marketingaktivitäten und Schulungen
Sie erstellen Tags in ihrem Workspace, um jede Aufgabe transparent zu halten.
Schritt 2: Tägliche Zeiterfassung mit ClickUp
Beispielsweise startet der Texter beim Schreiben einen Timer für „Werbetext – Kunde A“. Der Projektmanager protokolliert manuell 45 Minuten, die er für ein Feedback-Meeting mit dem Kunden aufgewendet hat. Der KI-Projektmanager von ClickUp Brain fasst die Gesamtstunden pro Client zusammen und markiert Aufgaben, die über ihre Zeitschätzung hinausgehen.
Hier ist, was Manaswi Dwivedi von Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. über die Verwendung von ClickUp zu sagen hatte:
Das Dashboard hilft uns dabei, Daten auf aussagekräftige Weise darzustellen, und spart außerdem Zeit. Ich kann auch verschiedene Spaces erstellen, in denen ich mich mit Problemen und Verbesserungen befassen kann. Darüber hinaus kann unsere tägliche Arbeit überwacht werden, und die Zeiterfassung für bestimmte Aufgaben trägt ebenfalls zur Verbesserung der Arbeitseffizienz bei.
Das Dashboard hilft uns dabei, Daten auf aussagekräftige Weise darzustellen, und spart außerdem Zeit. Ich kann auch verschiedene Spaces erstellen, in denen ich mich mit Problemen und Verbesserungen befassen kann. Darüber hinaus kann unsere tägliche Arbeit überwacht werden, und die Zeiterfassung für bestimmte Aufgaben trägt ebenfalls zur Verbesserung der Arbeitseffizienz bei.
Schritt 3: Berichte regelmäßig überprüfen
Am Ende jeder Woche überprüft das Team die Zeitdaten mithilfe der ClickUp-Dashboards.
Sie erkennen ein Muster: Designer verbringen fast 10 Stunden pro Woche mit internen Telefonaten – nicht abrechenbare Zeit, die die Margen schmälert.
Der Manager richtet eine ClickUp-Automatisierung ein, sodass jeden Freitag automatisch ein „wöchentlicher Zeitbericht” im ClickUp-Chat -Kanal #Operations freigegeben wird.
💡 Profi-Tipp: Vergleichen Sie die Effizienz Ihrer Clients. Vergleichen Sie das Verhältnis zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden pro Client. Bei einigen Clients fallen pro abrechenbarer Stunde zwei Stunden Gemeinkosten an, bei anderen sind es nur 15 Minuten. Nutzen Sie diese Erkenntnis, um bei voller Auslastung vorrangig die effizienten Clients zu bedienen.
Schritt 4: Passen Sie die Workflows auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an.
Mit diesen Daten optimiert StudioBright seinen Workflow:
- Interne Meetings sind auf 15 Minuten begrenzt.
- Die Kommunikation mit Clients wird in Projekt-Dashboards zusammengefasst.
- Übermäßig zeitaufwändige nicht abrechnungsfähige Aufgaben werden durch Automatisierung oder Bündelung bearbeitet.
Nach drei Monaten sind die Ergebnisse eindeutig:
⚡ Die abrechenbare Auslastung steigt um 18 %.
💰 Die Gewinnmargen verbessern sich um 22 %.
📅 Die durchschnittliche Durchlaufzeit für Projekte sinkt um 15 %.
💟 Bonus: Brain MAX ist Ihr KI-gestützter Desktop-Begleiter, der Agenturen dabei hilft, abrechenbare Stunden zu maximieren und die Arbeit mit Clients zu optimieren. Durch die umfassende Integration Ihrer Tools für Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung fasst Brain MAX alle Ihre abrechenbaren Aktivitäten in einem einheitlichen Dashboard zusammen.
Mit der Sprach-zu-Text-Funktion können Sie Stunden protokollieren, den Projektstatus aktualisieren oder Kundennotizen freihändig erfassen, während mehrere führende KI-Modelle Ihnen dabei helfen, detaillierte Timesheets zu erstellen, den Projektfortschritt zusammenzufassen und nicht in Rechnung gestellte Arbeiten zu kennzeichnen. Brain MAX kann Erinnerungen für die Zeiterfassung automatisieren, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Aufgaben organisieren und sicherstellen, dass jede Minute der Kundenarbeit erfasst und abgerechnet wird – wodurch Ihre Agentur effizienter, transparenter und profitabler wird.
📖 Lesen Sie auch: Was ist Meilensteinabrechnung? Wie funktioniert sie (+ Beispiele)
Eine KI-gestützte Zeit- und Abrechnungs-Checkliste für Agenturen
Hier finden Sie eine kurze Übersichtstabelle, die Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten:
| Schritt | Checklistenelement |
|---|---|
| 1. Automatisieren Sie geringwertige Aufgaben, damit Ihr Team kreativ bleiben kann. | Nutzen Sie KI, um administrative Aufgaben zu automatisieren, die Designer, Strategen und Kundenbetreuer ausbremsen. So können sie sich auf wichtige abrechnungsfähige Aufgaben konzentrieren, anstatt endlose Verwaltungsarbeit zu erledigen und hin und her zu pendeln. |
| 2. Identifizieren Sie versteckte Kosten in Ihrer Lieferkette | Agenturen verlieren Rentabilität durch unbemerkte versteckte Kostenbereiche wie Überarbeitungen, interne Überprüfungen, Meetings und nicht abrechenbare Arbeiten. Decken Sie diese Muster frühzeitig auf, denn nicht abrechenbare Stunden sind wichtiger, als den meisten Teams bewusst ist. |
| 3. Verbessern Sie die Abrechnungsgenauigkeit durch automatisierte Nachverfolgung | Aktivieren Sie die automatisierte Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass Kreative alle für Kundenarbeiten aufgewendeten Stunden erfassen, sodass Sie eine genaue Abrechnung und einen reibungsloseren Zeiterfassungsprozess erhalten – besonders wichtig für schnell arbeitende Produktionsteams. |
| 4. Steigern Sie die abrechenbare Auslastung in der gesamten Agentur | Verfolgen Sie die Auslastungsrate Ihres Teams, die abrechnungsfähige Auslastungsrate und die Gesamtarbeitszeit, um zu verstehen, wie diese auf mehrere Projekte verteilt sind, und um Möglichkeiten zur Steigerung der abrechnungsfähigen Stunden aufzudecken. |
| 5. Geben Sie dem Projektmanagement eine klarere Kontrolle über die Lieferung | Nutzen Sie KI für die Nachverfolgung des Projektfortschritts, um abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Aufgaben zu klären und Projektmanager beim Projektmanagement komplexer Kundenprojekte mit engen Zeitplänen und sich ändernden Umfangsbedingungen zu unterstützen. |
| 6. Schützen Sie Ihre Einnahmen bei Festpreisaufträgen | Viele Agenturen berechnen ihre Arbeit über Retainer oder Festpreis-Projekte, was bedeutet, dass fehlende Zeiterfassungen oder Scope Creep zu finanziellen Einbußen führen können. KI hilft dabei, Probleme aufzudecken, die direkte Einnahmen und die Lieferfähigkeit behindern. |
| 7. Vereinfachen Sie die Abläufe innerhalb der Agentursysteme | Nutzen Sie KI-gestützte Software für das Projektmanagement, um interne Prozesse zu optimieren, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den täglichen Flow zu verbessern – von der Ressourcenplanung bis zur Lohnabrechnung. |
| 8. Stärkung der Kundenerfahrung und Kundenbindung | Erfolgreiche Agenturen sind auf starke Kundenbeziehungen angewiesen. KI trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit durch besser vorhersehbare Lieferungen, mehr Sichtbarkeit hinsichtlich des Fortschritts und weniger Überraschungen bei Zeitleisten oder Abrechnungen aufrechtzuerhalten. |
| 9. Erstellen Sie in wenigen Minuten präzise Rechnungen | KI kann abrechnungsfähige Zeiten analysieren, bei der Nachverfolgung abrechnungsfähiger Arbeiten über verschiedene Konten hinweg helfen und Ihrem Team dabei unterstützen, mit nur wenigen Klicks übersichtliche Rechnungen zu erstellen, was sowohl für die Agentur als auch für den Client weniger Aufwand bedeutet. |
| 10. Passen Sie die Workflows an unterschiedliche Projekte an | Die Workload von Agenturen variiert je nach Retainern, kampagnenintensiven Projekten oder Festpreisprojekten. Daher müssen Ihre Systeme flexibel an Ihren Dienstleistungsmix und sich verändernde Kapazitäten angepasst werden können. |
Sorgen Sie mit ClickUp für eine genaue Rechnungsstellung
Die Nachverfolgung abrechnungsfähiger und nicht abrechnungsfähiger Stunden dient dazu, zu verstehen, wohin die Energie Ihres Teams fließt, entgangene Einnahmen zu erkennen und intelligentere Entscheidungen für Projekte zu treffen.
ClickUp, der konvergierte KI-Arbeitsbereich, macht dies nahtlos möglich. Die Projektzeiterfassung stellt sicher, dass jede Aufgabe und Unteraufgabe genau protokolliert wird. ClickUp Brain hilft dabei, Fortschrittsberichte zu automatisieren und den Projektstatus zu überwachen. Automatisierungen sorgen für Konsistenz bei sich wiederholenden Aufgaben und Berichten, während Dashboards einen Echtzeit-Überblick über die Produktivität bieten und so die abrechenbaren Stunden und die Teamkapazität maximieren.
Zusammen helfen Ihnen diese tools dabei, verlorene Stunden zurückzugewinnen und Workflows zu optimieren, um Ihre Gewinnmargen zu steigern.
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Agenturen wissen dank der Zeiterfassung für Projekte genau, wie die Zeit in den Teams verbracht wird. Abrechnungsfähige Stunden sind Arbeiten der Clients, die in Rechnung gestellt werden können, während nicht abrechnungsfähige Stunden interne Aufgaben wie Meetings oder Verwaltungsarbeiten umfassen. Eine genaue Nachverfolgung verhindert Umsatzverluste, ermöglicht eine transparente Rechnungsstellung und hilft Ihnen, die Ressourcenzuweisung zu verstehen.
Mit ClickUp können Teams die Zeit in Echtzeit mit Timern erfassen, Stunden manuell eingeben oder Zeiten protokollieren. Einträge zur Zeit sind direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft, sodass detaillierte Timesheets und Zusammenfassungen erstellt werden können. Die Integration mit anderen Tools für die Zeiterfassung reduziert manuelle Fehler, sodass Sie eine genaue Ansicht der abrechnungsfähigen Stunden erhalten und die Rechnungsstellung präzise und mühelos gestalten können.
Die Nachverfolgung abrechnungsfähiger Stunden kann zu Unterfakturierung, Umsatzverlusten, schlecht verwalteten Ressourcen und angespannten Beziehungen mit Clients führen. Möglicherweise erkennen Sie Ineffizienzen oder übermäßige nicht abrechnungsfähige Arbeiten nicht, was das Ergebnis geringerer Gewinnmargen ist.
Durch die Zeiterfassung wird genau ersichtlich, wo der Aufwand liegt, sodass Sie sich auf hochwertige Aufgaben konzentrieren und nicht abrechenbare Arbeiten reduzieren können. Dies ermöglicht eine genaue Projektkostenschätzung, eine bessere Verteilung der Workload und die Identifizierung von Engpässen.