Als Notion 2.0 im Jahr 2018 auf den Markt kam, veränderte es die Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit organisierten. Seiten, Datenbanken und Blöcke machten es einfach, benutzerdefinierte Systeme zu erstellen, ohne an ein traditionelles Projekt-Tool gebunden zu sein. Lange Zeit hat diese Flexibilität gut funktioniert.
Doch Dokumentation allein reicht nicht aus, um die Arbeit voranzubringen.
Je mehr die Arbeit auf die praktische Umsetzung ausgerichtet ist, desto mehr verlangsamen Seiten und Tabellen den Arbeitsablauf. In der Regel suchen Teams dann nach einer strukturierteren und effizienteren Lösung.
Wenn Sie sich gerade in dieser Phase befinden, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. In diesem Leitfaden wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie von Notion zu ClickUp wechseln können.
Und warum ClickUp? Weil es Arbeit anders angeht. Es ist ein Projektmanagement-Tool, in dem Aufgaben, Zeitleisten, Dokumente, Automatisierung und Berichterstellung an einem Ort zusammenlaufen.
Also, legen wir los! 🎯
Warum von Notion zu ClickUp wechseln?
Wenn Ihr Team Notion als „Alleskönner“-Workspace für das Projektmanagement mittlerweile hinter sich gelassen hat und nun zuverlässige Nachverfolgung, Automatisierungen und eine klarere Struktur benötigt, ist ClickUp ein sinnvoller nächster Schritt. Dieser Vergleich zwischen ClickUp und Notion hilft Ihnen zu verstehen, wo Notion glänzt, wo es bei größerem Umfang an seine Grenzen stößt und wie ClickUp Abhilfe schafft.
Die Stärken und Schwächen von Notion
Notion eignet sich hervorragend für flexible Dokumentation, vernetzte Wikis und schlanke Datenbanken, insbesondere für Einzelersteller und kleine Teams.
Die Lücken treten zutage, wenn die Arbeit aufgabenlastig wird. Abhängigkeiten, Automatisierung, Berechtigungen und die Nachverfolgung des Workloads sind nur begrenzt möglich. Die Verwaltung von Terminen, Eigentümern und Fortschritten teamübergreifend erfordert oft manuelle Pflege oder externe Tools, was die Umsetzung verlangsamt.
Vorteile des Wechsels zum Projektmanagement-Tool von ClickUp
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung von ClickUp als Ihre bevorzugte Software für das Aufgabenmanagement:
- Schnellere Umsetzung: Integrierte Aufgaben, Status, Prioritäten und Fälligkeitsdaten sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Arbeit ohne manuelle Aktualisierungen
- Skaliert mit Ihrem Team: Hierarchien, Berechtigungen und Ansichten bleiben auch bei wachsender Projektzahl und steigender Mitarbeiterzahl stabil
- Integrierte Automatisierung: Aufgabenzuweisungen, Statusaktualisierungen und Auslöser ohne tools von Drittanbietern
- Klare Struktur: Spaces, Ordner und Listen ersetzen verschachtelte Seiten durch vorhersehbare Workflows
- Echtzeit-Sichtbarkeit: Dashboards und Berichterstellung zeigen Fortschritt, Hindernisse und Workloads sofort an
- Weniger Kontextwechsel: Dokumente, Kommentare, Ziele und Aufgaben befinden sich in einem System, wodurch die Überflutung durch zu viele tools vermieden wird.
Für wen kommt eine Migration in Frage?
- Kundendienstagenturen, die strukturierte Arbeitsabläufe, SLAs und wiederverwendbare Vorlagen für die Projektabwicklung benötigen
- Operations-Teams, die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellen, die direkt mit Aufgaben, SLAs und Automatisierungen verknüpft sein müssen
- Produkt- und Projektmanager, die Zeitleisten, Abhängigkeiten und Berichterstellung auf Portfolioebene benötigen
- Inhalt- und Ersteller-Teams, deren „Wiki + Aufgaben in Notion“ langsam, fragmentiert und schwer für die Berichterstellung geeignet sind
🧠 Wissenswertes: Es hat sich herausgestellt, dass 72 % der PMOs davon ausgehen, dass ihr Aufgabenbereich und ihre Verantwortlichkeiten in den kommenden Jahren zunehmen werden. Und wenn die Workload immer weiter wächst, erleichtert eine Plattform wie ClickUp es, alles strukturiert, aufeinander abgestimmt und überschaubar zu halten, während Sie skalieren.
Was Sie problemlos aus Notion migrieren können
Bevor Sie von Notion zu ClickUp wechseln, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Arten von Inhalten sich problemlos übertragen lassen und welche möglicherweise einer kurzen Überprüfung bedürfen. Die gute Nachricht ist, dass sich die meisten zentralen Notion-Elemente, die für Planung, Nachverfolgung und Dokumentation genutzt werden, bei guter Strukturierung zuverlässig migrieren lassen.
Datenbanken/Tabellen
Strukturierte Datenbanken wie Aufgabenverwalter, Content-Kalender, CRM-ähnliche Tabellen oder einfache Projektlisten lassen sich sicher migrieren. Zeilen, Eigenschaften und grundlegende Beziehungen lassen sich gut übertragen, insbesondere wenn die Datenbanken klar definiert sind.
Seiten, Dokumente und Inhalte
Notion-Seiten mit schriftlichen Inhalten wie Überschriften, Absätzen, Aufzählungen und Links lassen sich problemlos migrieren. Umfangreiche Dokumentationen, Besprechungsnotizen, Wissensdatenbanken und Inhalte im SOP-Stil lassen sich besonders sicher übertragen, solange die Hierarchien der Seiten bewusst angelegt und nicht übermäßig fragmentiert sind.
Aufgaben, Checklisten und Boards
Aufgabenbasierte Datenbanken, Checklisten innerhalb von Seiten und Kanban-Boards lassen sich gut übertragen, wenn sie einer einheitlichen Struktur folgen. Status-basierte Workflows und grundlegende Priorität-Setups lassen sich nahtlos übernehmen, sodass sie nach der Migration problemlos zu einem funktionsfähigen System umgestaltet werden können.
Dateien, Einbettungen und Anhänge
Hochgeladene Dateien, Bilder und gängige Einbettungen lassen sich in der Regel problemlos nach ClickUp migrieren. Externe Links und Verweise bleiben erhalten, allerdings müssen einige eingebettete Widgets von Drittanbietern je nach Quelle möglicherweise neu verbunden werden.
🔍 Wussten Sie schon? Teams, die mit ClickUp wachsen, gewinnen Zeit zurück. Im dritten Jahr spart ein durchschnittliches Team etwa 12 Stunden pro Mitarbeiter und Monat ein – das bedeutet mehr Freiraum für Planung, Entscheidungsfindung und die Arbeit, die tatsächlich etwas bewirkt.
Was wird NICHT automatisch migriert
Nicht alles in einem komplexen Notion-Setup lässt sich in ClickUp mit einem einzigen Klick umsetzen. Wenn Sie diese Limite im Voraus kennen, vermeiden Sie Überraschungen:
- Kommentare, Anhänge und Details auf Aufgabenebene: Inline-Datenbank-Aufgabenkommentare, Beschreibungen und Anhänge sind nicht enthalten.
- Wikis und Wissensstruktur: Notion-Wikis werden nicht automatisch übertragen. Importierte Seiten werden als ClickUp-Dokumente angezeigt und können auf Dokumentebene manuell in Wikis umgewandelt werden.
- Versionsverlauf: Der Seitenverlauf und die Aktivitätsprotokolle aus Notion-Dokumenten werden in ClickUp nicht beibehalten.
- Visuelle Elemente und Layoutgestaltung: Titelbilder, Callouts, Trennlinien, Videos und Code-Blöcke werden oft in einfachen Text umgewandelt, während mehrspaltige Layouts zu einer einzigen Spalte zusammengefasst werden.
- Schaltflächen und interaktive Elemente: Schaltflächenfelder aus Notion werden beim Import nicht unterstützt.
- Seiten-Symbole und Emojis: Diese werden möglicherweise nicht übertragen und müssen in der Regel manuell neu eingefügt werden.
- Formatierung von Zahlen: Prozentzeichen werden aus Feldern mit Zahlen entfernt, und Zahlen im Format für Währungen werden stattdessen als Geldfelder importiert.
Checkliste vor der Migration
Diese Checkliste sorgt für einen schlanken Import, damit sich Ihr neuer ClickUp-Workspace vom ersten Tag an gut organisiert anfühlt.
Bereinigen und organisieren Sie Ihren Notion-Workspace
Überprüfen Sie Ihren Workspace, bevor Sie Daten exportieren. Folgendes müssen Sie erledigen:
- Standardisieren Sie Datenbanknamen, Eigenschaftsnamen und Ansichten, damit klar ersichtlich ist, wozu die einzelnen Tabellen dienen.
- Entfernen Sie doppelte Ansichten und ungenutzte Eigenschaften, die Datenbanken verlangsamen und Exporte überladen.
- Stellen Sie sicher, dass wichtige Seiten und Datenbanken in übersichtlichen Bereichen auf oberster Ebene zu finden sind und nicht tief in zufälligen Unterseiten vergraben sind.
Nicht genutzte Blöcke/Seiten zusammenführen oder archivieren
Alte Experimente, persönliche Seiten und aufgegebene Systeme sorgen bei der Migration für Unordnung. Führen Sie diese schnellen Optimierungen durch:
- Archivieren Sie alles, was nicht mehr die aktive Arbeit unterstützt
- Führen Sie sich überschneidende Datenbanken nach Möglichkeit zusammen
Legen Sie Ihre ClickUp-Hierarchie fest
ClickUp basiert auf einem klaren, strukturierten Rahmenkonzept, das Arbeit in ein organisiertes System verwandelt. Wenn Sie diese Hierarchie von vornherein verstehen, können Sie Notion-Inhalte sauber importieren und eine spätere Umstrukturierung vermeiden.
So funktioniert die ClickUp-Hierarchie:
- Workspace: Stellt Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihr gesamtes Konto dar
- Spaces: Unterteilt wichtige Arbeitsbereiche wie Kundenservice, Produkt, Marketing oder Betrieb
- Ordner: Gruppieren Sie verwandte Workflows, Clients, Produkte oder Programme innerhalb jedes Spaces
- Liste: Enthalten die eigentlichen Aufgaben für Projekte oder wiederholbare Prozesse
- Aufgaben: Erfassen Sie einzelne Arbeitsschritte mit Fälligkeitsdaten, Mitarbeitern, Prioritäten und Statusen
- Unteraufgaben und Checklisten: Teilen Aufgaben in schrittweise auszuführende Maßnahmen auf
Bevor Sie Daten aus Notion importieren, passen Sie sowohl Ihre Seiten als auch Ihre Datenbanken an folgende Struktur an:
- Ordnen Sie übergeordnete Bereiche den Spaces zu: Weisen Sie auf Space-Ebene übergeordnete Funktionen wie „Produkt“, „Marketing“ oder „Betrieb“ zu.
- Gruppieren Sie verwandte Arbeiten in Ordnern: Organisieren Sie diese nach Clients, Produkten oder wichtigen Initiativen.
- Ordnen Sie Notion-Datenbanken zu Listen zu: Entscheiden Sie, ob jede Datenbank in ClickUp zu einer einzelnen Liste, zu mehreren Listen oder zu einem Dokumentverweis wird.
- Planen Sie Beziehungen im Voraus: Identifizieren Sie Notion-Beziehungen und Rollups, damit Sie diese später mithilfe von ClickUp-Beziehungen, Rollups und Formeln nachbilden können.
Exportberechtigungen und Entscheidungen zur Sichtbarkeit im Team
Notion-Berechtigungen werden nicht migriert. Daher müssen Sie Folgendes tun:
- Prüfen Sie, wer derzeit Zugriff auf welche Bereiche in Notion hat, und dokumentieren Sie alle sensiblen Spaces oder Datenbanken.
- Legen Sie vor dem Import fest, wie sich diese Elemente in ClickUp-Spaces, private Ordner und Berechtigungen auf Listebene umsetzen lassen.
- Planen Sie Regeln für Beobachter und Mitarbeiter, damit wichtige Aufgaben automatisch den richtigen Personen angezeigt werden, sobald Ihre Daten in ClickUp vorliegen.
So migrieren Sie von Notion zu ClickUp (Schritt für Schritt)
Im Folgenden finden Sie einen praktischen Leitfaden, wie Sie Ihre Arbeit mit dem ClickUp-Importer sicher aus Notion übertragen können. 👇
Schritt 1: Exportieren Sie Ihre Notion-Daten
So exportieren Sie Daten aus Notion und sichern alle Seiten und Datenbanken auf einen Schlag:
- Öffnen Sie Notion und klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen & Mitglieder
- Wählen Sie „Alle Workspace-Inhalte exportieren“ mit „Inhalte einbeziehen: Alles“
- Herunterladen der exportierten ZIP-Datei, sobald Sie diese per E-Mail erhalten haben.
- Bei Datenbanktabellen können Sie einzelne Tabellen auch als CSV über das Menü „•••“ in der jeweiligen Datenbank exportieren.
- Legen Sie fest, dass bei teamweiten Migrationen immer die Option „Alle Workspace-Inhalte exportieren“ verwendet werden soll, während bei Teilmigrationen oder Vorlagen die Option „Exportieren“ aus dem Menü mit den drei Punkten auf den jeweiligen Seiten verwendet wird.
- Speichern Sie den exportierten .zip- oder .HTML-Ordner lokal, bevor Sie fortfahren. Wenn das Format falsch ist, erkennt ClickUp die Datei nicht.
❗ Notiz: Der Export als HTML gewährleistet lesbare Inhalte und Strukturen, während der CSV-Export Daten im Tabellenformat erfasst, die Sie in ClickUp-Listen importieren können.
Schritt 2: Dateien für den Import vorbereiten
Bevor Sie Ihre Arbeit in ClickUp importieren, ordnen Sie alles auf und geben Sie ihm eine eindeutige Beschreibung:
- Benennen Sie Dateien und Ordner so um, dass sie Ihrem Plan für ClickUp entsprechen.
- Öffnen Sie die CSV-Dateien und stellen Sie sicher, dass die erste Zeile eindeutige Feldnamen enthält (z. B. Name der Aufgabe, Fälligkeitsdatum, Mitarbeiter, Status).
- Standardisieren Sie Werte wie Status (Erledigt, In Bearbeitung), Datumsangaben und Personennamen vor dem Import.
- Entfernen Sie leere oder veraltete Spalten, die nicht benötigt werden
💡 Profi-Tipp: Aktivieren Sie beim Exportieren einzelner Notion-Seiten die Option „Ordner für Unterseiten erstellen“. Dadurch bleiben verschachtelte Seiten in ClickUp Docs erhalten. Ist diese Option deaktiviert, werden alle Unterseiten zu einem einzigen Dokument zusammengefasst.
Schritt 3: Daten in ClickUp importieren
ClickUp verfügt über einen speziellen Notion-Importer, der Seiten, Datenbanken und Benutzer in einen einzigen ClickUp-Space und -Ordner überträgt. So können Sie Daten aus Notion importieren:
- Klicken Sie in ClickUp auf Ihren Workspace-Avatar > Einstellungen > Import/Export > Import starten > Notion > Elemente importieren
- Laden Sie Ihre Notion-Exportdatei (HTML-ZIP) hoch und wählen Sie den Space aus, in dem der Inhalt gespeichert werden soll, oder erstellen Sie einen neuen Space speziell für die migrierten Elemente.
- Ordnen Sie Notion-Benutzer bestehenden ClickUp-Mitgliedern zu, laden Sie sie ein oder importieren Sie sie als inaktive Benutzer. Klicken Sie anschließend auf Importieren und warten Sie, bis der Import abgeschlossen ist.
Schritt 4: Datenbankansichten in ClickUp neu erstellen
Sobald Ihre Daten in ClickUp sind, besteht der nächste Schritt darin, die Darstellung Ihrer Daten neu zu gestalten:
- Fügen Sie für jede importierte Liste Listen-, Board-, Kalender- oder Tabellenansichten hinzu, um die Boards, Zeitleisten und Filter von Notion nachzubilden. Verwenden Sie ClickUp-Filter für Status, Mitarbeiter und Fälligkeitsdaten, um die Notion-Filter nachzubilden.
- Speichern Sie häufig verwendete Kombinationen als „Gespeicherte Ansichten“ und heften Sie diese an, damit Ihr Team sofort das richtige Layout sieht.
ℹ️ Zur Info: Im nächsten Abschnitt gehen wir näher darauf ein. Dort erfahren Sie, welche Notion-Ansichten sich am besten in ClickUp-Ansichten wie „Listenansicht“, „Board“, „Gantt-Ansicht“ oder „Kalender“ umsetzen lassen.
Schritt 5: Beziehungen und Formeln neu erstellen
Wie bereits erwähnt, lassen sich Notion-Beziehungen und Rollups nicht unverändert übernehmen. Sie müssen mithilfe von Benutzerdefinierten Feldern, Abhängigkeiten und Formeln neu aufgebaut werden.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder (Dropdown-Menüs, Nummern, URLs, Personen), die Ihren alten Notion-Eigenschaften entsprechen, und füllen Sie anschließend mithilfe der ClickUp-Massenaktion -Symbolleiste fehlende Werte aus.
- Ersetzen Sie Notion-Beziehungen durch ClickUp-Beziehungen (Abhängigkeiten, Verknüpfungen zwischen Aufgaben) und nutzen Sie benutzerdefinierte Formel-Felder, um Berechnungen wie Aufwand und Kosten nachzubilden.
Schritt 6: Laden Sie Ihr Team erneut ein und stellen Sie Berechtigungen ein
Mit den ClickUp-Berechtigungen können Sie den Zugriff auf Space-, Ordner-, Liste- und Dokument-Ebene steuern. Daher ist es wichtig, die Sicherheitsvorkehrungen, die Sie zuvor in Notion hatten, erneut einzurichten. Dadurch verhindern Sie sofort Verwirrung und versehentliche Bearbeitungen im neu importierten Arbeitsbereich.
📌 So richten Sie Berechtigungen in ClickUp ein:
- Weisen Sie bei der Einladung von Benutzern Rollen zu
- Fügen Sie Ihrem importierten Space Mitglieder (Vollzugriff), Gäste (eingeschränkter Zugriff) oder Administratoren (Workspace-weite Kontrolle) hinzu.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen (in den Tarifen „Business Plus“ und „Enterprise-Plan“), um den Zugriff noch individueller anzupassen.
- Legen Sie Berechtigungen auf jeder Ebene fest
Berechtigungen können für Spaces (Enterprise), Ordner, Listen und Dokumente festgelegt werden. Für jeden Speicherort können Sie festlegen, welche Aktionen eingeladene Benutzer ausführen dürfen:
- Vollständige Bearbeitung
- Bearbeitung
- Kommentar
- Nur die Ansicht anzeigen
- Sichern Sie sensible Listen und Dokumente
Machen Sie Listen oder Dokumente privat und geben Sie sie nur an bestimmte Personen oder Teams frei. Verwenden Sie die Berechtigungen „Nur anzeigen“ oder „Kommentieren“ für externe Mitwirkende, um unerwünschte Bearbeitungen zu verhindern.
🧠 Wissenswertes: Die Zersplitterung der Arbeitsabläufe ist kostspieliger, als den meisten Teams bewusst ist. Sie führt zu Verlusten an Produktivität in Höhe von schätzungsweise 2,5 Billionen US-Dollar, und die versteckten Kosten häufen sich schnell an: Manuelle Prozesse, ständiger Tool-Wechsel und endlose Status-Updates zehren Quartal für Quartal unbemerkt am Budget.
Genau diese Art von Fragmentierung hilft ClickUp Teams zu überwinden, sodass die Arbeit schneller, übersichtlicher und langfristig deutlich kostengünstiger wird.
Zuordnung von Notion-Elementen zu ClickUp (Was gehört wohin?)
Der nächste Schritt besteht nun darin, zu verstehen, wie sich die Blöcke von Notion in die Struktur von ClickUp übertragen lassen.
Notion-Seiten > ClickUp-Dokumente
Alle Notion-Dokumente werden in ein einziges ClickUp-Dokument importiert. Jede Notion-Seite wird zu einer Unterseite innerhalb dieses Dokuments. Sie können sie in verschachtelten Seiten und Unterseiten organisieren, damit Ihr Team Folgendes leicht finden kann:
- Prozesse und Leitfäden
- Einführungsmaterialien
- Produktspezifikationen
- Meeting-Notizen
Anders als bei Notion existieren ClickUp-Dokumente nicht isoliert.
Mit dieser Notion-Alternative können Sie Dokumente mit Ordnern und Listen verknüpfen, Aufgaben direkt aus markiertem Text erstellen und Dokumente mit Aufgaben verknüpfen, um zusätzlichen Kontext zu schaffen. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten, direkt im Text kommentieren, Feedback zuweisen und den Seitenverlauf nachverfolgen, um zu sehen, was sich wann geändert hat.
🚀 Der Vorteil von ClickUp: Erwecken Sie Ihre Dokumente mit ClickUp Brain zum Leben – der weltweit ersten kontextbezogenen KI, die direkt in Ihren Workspace integriert ist.
Hier sind einige praktische Anwendungsmöglichkeiten für ClickUp Brain:
- Lange Dokumente sofort zusammenfassen: Erstellen Sie übersichtliche Zusammenfassungen ganzer Dokumente oder einer Auswahl an Abschnitten, damit Ihre Teamkollegen den Kontext verstehen, ohne Alles Zeile für Zeile lesen zu müssen.
- Dokumentation in Aufgaben umwandeln: Markieren Sie Text und lassen Sie Brain Aktionspunkte extrahieren, um diese anschließend in ClickUp-Aufgaben umzuwandeln.
- Stellen Sie Fragen direkt in Docs: Starten Sie eine Abfrage bei ClickUp Brain in natürlicher Sprache, um wichtige Entscheidungen, Eigentümer oder nächste Schritte zu ermitteln, ohne Seiten manuell durchsuchen zu müssen.
- Neue Dokumente entwerfen und Inhalte verbessern: Erstellen Sie anhand von Eingabeaufforderungen strukturierte Dokumente, Gliederungen oder Folgeseiten und erhalten Sie direkt in Docs KI-gestützte Vorschläge zum Umschreiben, Präzisieren oder Anpassen des Tons.
Datenbanken > Listen
Notion-Datenbanken lassen sich am besten in ClickUp-Listen übertragen. Jede Zeile wird zu einer Aufgabe, wodurch sich Eigentümerschaft, Fälligkeitstermine, Prioritäten und Abhängigkeiten leichter zuweisen lassen.
Jede Aufgabe ist ein flexibles, umsetzbares Element mit umfangreichen Eigenschaften wie beispielsweise:
- ClickUp-Prioritäten : Markieren Sie Aufgaben als dringend, hoch, normal oder niedrig
- Benutzerdefinierte Status in ClickUp : Führen Sie Aufgaben durch benutzerdefinierte Workflows (z. B. Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt)
- ClickUp-Abhängigkeiten : Aufgaben als blockierend oder auf andere wartend kennzeichnen
Eigenschaften > Benutzerdefinierte Felder
Datenbankeigenschaften wie Auswahloptionen, Textfelder, Nummern und Datumsangaben werden in Benutzerdefinierte Felder von ClickUp umgewandelt.
Sie können aus speziellen Feldtypen wie Dropdown-Menüs, Beschreibungen, Geld, E-Mail, URL, Speicherort oder Formel-Feldern wählen, damit sich jede Eigenschaft genau wie beabsichtigt verhält.
Nach dem Import helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder dabei:
- Filtern, sortieren und gruppieren Sie Aufgaben in jeder Ansicht mithilfe von Daten aus Benutzerdefinierten Feldern.
- Erstellen Sie Rollups und Berechnungen wie Aufwandswerte und Budgets mithilfe von Formelfeldern neu.
- Lösen Sie Automatisierungen aus, wenn sich die Werte der Benutzerdefinierten Felder ändern (für die Weiterleitung, Zuweisungen oder Statusaktualisierungen)
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die ClickUp AI-Felder, um mithilfe von ClickUp Brain Informationen in Aufgaben automatisch zu generieren, zu interpretieren oder zu standardisieren.
Sie können beispielsweise ein Zusammenfassungsfeld zu Ihrer Listen- oder Ordneransicht hinzufügen, damit Ihre Teamkollegen mehrere Aufgaben überfliegen können, ohne eine einzelne davon öffnen zu müssen. Wählen Sie für Backlog-Überprüfungen und Planungsmeetings das Format Kurz oder Aufzählung.
🔍 Wussten Sie schon? Obwohl Unternehmen immer neue KI-Tools einführen, nutzen 91 % der Mitarbeiter nur 1 bis 4 Tools pro Woche, sodass der Großteil dieser Investitionen nie wirklich zum Tragen kommt. Und da sich so viele Tools vom Arbeitsalltag abgekoppelt anfühlen, gaben 44,8 % der Befragten an, dass sie im letzten Jahr die Nutzung von mindestens einem KI-Tool eingestellt haben.
ClickUp durchbricht diese KI-Flut, indem es Ihre KI an denselben Ort bringt, an dem Teams planen, die Nachverfolgung durchführen und kommunizieren – so vermehren sich nicht die Tools, die Sie nutzen, sondern die Arbeit.
Notion-Ansichten > ClickUp-Ansichten
Notion-Ansichten wie Tabellen, Boards und Zeitleisten lassen sich perfekt auf ClickUp-Ansichten abbilden.
Hier finden Sie einen Vergleich der Ansichten von ClickUp und Notion sowie eine Übersicht über die Vorteile, die Ihnen der Wechsel bietet:
| Notion-Ansicht | ClickUp-Ansicht | Warum ClickUp besser ist |
| Tabelle | ClickUp-Tabellenansicht | Unterstützt Berechnungen, Gruppierungen, Sortierungen und benutzerdefinierte Felder für erweiterte Analysen |
| Board | ClickUp-Board-Ansicht (Kanban) | Bietet Drag-and-Drop-Phasen sowie integrierte Automatisierungen, Status, Swimlanes und Workflow-Regeln |
| Zeitleiste | ClickUp-Zeitleiste-Ansicht | Bietet horizontale Zeitleisten für Projekte ähnlich wie Notion, integriert jedoch Aufgabenabhängigkeiten und Terminanpassungen. |
| Kalender | ClickUp-Kalender-Ansicht | Zeigt Aufgaben und Termine zusammen mit der Terminplanung an und bietet eine Synchronisierung mit externen Kalendern wie Google/Outlook für eine praxisnahe Planung |
Vorlagen und Workflows > ClickUp-Vorlagen
Notion-Vorlagen werden im Standard nicht als wiederverwendbare Vorlagen migriert. Stattdessen importieren Sie die zugrunde liegenden Seiten oder Datenbanken mit dem nativen Import-Tool von ClickUp, genau wie jeden anderen Notion-Inhalt auch.
Nach dem Import können Sie die Inhalte in wiederverwendbare ClickUp-Vorlagen umwandeln.
📌 So erstellen Sie Notion-Vorlagen in ClickUp neu:
- Importieren Sie die Notion-Datenbank oder -Seite wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
- Suchen Sie nach dem Import den Speicherort der Ergebnis-Liste oder des Ordners in ClickUp.
- Führen Sie den Mauszeiger darüber, klicken Sie auf die drei Punkte (…) und wählen Sie Vorlagen > Als Vorlage speichern
- Benennen Sie die Vorlage und legen Sie fest, wer sie in Ihrem Workspace nutzen darf.
Setup nach der Migration für eine reibungslose Einführung
Die Übertragung Ihrer Daten in ClickUp ist wichtig, doch erst das, was Sie nach der Migration tun, entscheidet über den Erfolg der Einführung. Hier kommen die Stärken von ClickUp in den Bereichen Workflow-Optimierung, KI und Automatisierung zum Tragen.
Erstellen Sie Automatisierungen und wiederholende ClickUp-Aufgaben
Mit ClickUp-Automatisierungen können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und Ihre Workflows in selbstlaufende Systeme verwandeln. Mit nur wenigen Klicks können Sie Automatisierungsregeln mithilfe von Auslösern, Bedingungen und Aktionen erstellen.
Hier ist ein Beispiel für die Automatisierung von Workflows:
- Wenn eine Aufgabe den Status „Erledigt“ erhält, kann ClickUp sie automatisch in eine „Archivliste“ verschieben, die Beteiligten benachrichtigen oder Abschluss-Tags zuweisen.
- Und wenn ein Fälligkeitsdatum näher rückt, kann ClickUp Erinnerungen versenden, Prioritäten anpassen oder die Eigentümerschaft neu zuweisen.
Zusätzlich zu herkömmlichen Automatisierungen bieten ClickUp-Agenten eine zusätzliche Ebene der Intelligenz, indem sie über einfache „Wenn-dann“-Regeln hinausgehen.
Verwenden Sie natürliche Sprache, um Ihre Wünsche zu formulieren, und diese Assistenten fassen die Aktivitäten zusammen, erstellen Listen mit Aufgaben, generieren Unteraufgaben und schlagen Ihnen Werte für Felder vor.
Sie können vorgefertigte Agenten wie Ambient Answers einsetzen, die in einem ClickUp-Chat-Kanal aktiviert werden können, um Fragen der Teams mit detaillierten, kontextbezogenen Antworten zu beantworten, wobei das Wissen aus Ihrer Workspace und externe Quellen genutzt werden.
Und für benutzerdefinierte Workflows können Sie mit einem No-Code-Builder Ihre eigenen „Super-Agenten“ erstellen. Sie können beispielsweise einen HR-Agenten erstellen, der ausschließlich Fragen zu Sozialleistungen beantwortet, dabei auf Ihre internen Dokumente verweist und so weiter.
📮 ClickUp-Einblick: 59 % unserer Umfrageteilnehmer geben an, dass sie kein System für wöchentliche Rückblicke oder Überprüfungen haben.
Wenn Aktualisierungen über Aufgaben, Kommentare, Dokumente und Nachrichten verteilt sind, kann das Zusammenführen Alles dieser Informationen wie ein eigenes Projekt wirken. Bis man Informationen darüber gesammelt hat, was sich geändert hat, was übersehen wurde und was Aufmerksamkeit erfordert, ist die Energie, die Woche tatsächlich zu planen, bereits verflogen.
Was wäre, wenn ein Agent diese Aufgabe für Sie übernehmen könnte? Die KI-Super-Agenten von ClickUp können Aktivitäten über verschiedene Aufgaben hinweg automatisch zusammenfassen und aufzeigen, was weiterverfolgt werden muss.
Anstatt Zeit damit zu verbringen, die Vergangenheit zu rekonstruieren, können Sie klarere Entscheidungen darüber treffen, wie es weitergeht.
Erstellen Sie Dashboards für die Berichterstellung
ClickUp-Dashboards sind Ihr Command-Center für Sichtbarkeit. Mit ihnen können Sie mehrere Karten kombinieren, um wichtige Metriken anzuzeigen, darunter die Anzahl der Aufgaben nach Status, überfällige Elemente, Sprint-Velocity, Workload, Zeiterfassung, Diagramme und vieles mehr.
Beginnen Sie mit gängigen Ansichten wie:
- Teamleistung (Fertiggestellter Bericht)
- Zeitleiste und Meilensteine (Kalender- und Meilenstein-Karten)
- Workload (Workload nach Status)
Dashboards beziehen Live-Daten aus Ihrem Workspace, werden in Echtzeit aktualisiert und unterstützen CSV- oder Excel-Exporte für Offline-Berichte.
🚀 Der Vorteil von ClickUp: Mit ClickUp AI-Karten gehören wöchentliche Standup-Dokumente und Status-E-Mails der Vergangenheit an. Mit AI-Karten können Sie:
- Stellen Sie mit ClickUp Brain intelligentere Fragen: Geben Sie benutzerdefinierte Befehle wie „Falle überfällige Aufgaben zusammen und schlage nächste Schritte vor“ ein und erhalten Sie Antworten, die direkt aus Ihrem ClickUp-Workspace stammen.
- Automatisieren Sie Team-Standups: Verwenden Sie KI-StandUp- oder KI-Team StandUp-Karten, um täglich oder wöchentlich zu erfassen, was erledigt ist, wo es Hindernisse gibt und was als Nächstes ansteht.
- Erhalten Sie übersichtliche Zusammenfassungen für Führungskräfte: Fügen Sie KI Executive Summary-Karten hinzu, um einen Überblick über den Projektstatus, Risiken und den Fortschritt zu erhalten.
Erstellen Sie Einführungsdokumente für Ihr Team
Eine Migration ist nur dann erfolgreich, wenn Ihr Team tatsächlich davon profitiert.
Um Verwirrung, unterbrochene Workflows oder den Rückgriff auf alte Tools zu vermeiden, erstellen Sie eine Einführungsdokumentation, die Folgendes erklärt:
- Die neue ClickUp-Hierarchie (Spaces > Ordner > Listen)
- Wo Sie wichtige Informationen finden
- So funktionieren Regeln für die Automatisierung
- So nutzen Sie Vorlagen und wiederholende Aufgaben
- Namenskonventionen und Tagging-Regeln
Sie können Projektmanagement-Vorlagen in ClickUp Docs nutzen, um das Onboarding für zukünftige Mitarbeiter einheitlich zu gestalten. Das Einbetten von Aufgaben in Ihre Onboarding-Dokumente, zum Beispiel „Schließen Sie Ihre erste Aufgabe ab“, fördert das praxisorientierte Lernen.
Tools integrieren
Mit den ClickUp-Integrationen können Sie eine Verbindung zu Hunderten von externen Tools herstellen, sodass Sie weiterhin die Tools nutzen können, auf die sich Ihr Team bereits verlässt.
Zu den nativen Verbindungen gehören:
- Google Kalender: Führen Sie die Synchronisierung von Aufgaben mit Ihrem Kalender durch
- Slack: Erhalten Sie Updates oder erstellen Sie Aufgaben direkt aus Slack-Nachrichten heraus
- Google Drive/OneDrive/Dropbox: Dateien direkt als Anhang anhängen und in der Vorschau anzeigen
- Zoom/MS Teams: Koordinieren Sie Meetings mit Aufgaben und Links
- GitHub, HubSpot, CRM-Tools, Zeiterfassungstools und mehr
Ein praktischer Blick auf die KI-Tools, die Produktmanager tatsächlich nutzen werden:
Häufige Fehler bei der Migration, die Sie vermeiden sollten
Teams überstürzen die Migration oft und schaffen so letztendlich dasselbe Chaos in einem neuen tool. Die folgende Tabelle zeigt die häufigsten Fehler auf und erklärt, wie man sie vermeiden kann.
| Häufiger Fehler | So vermeiden Sie das |
| Importieren von unübersichtlichen Notion-Workspaces | Archivieren Sie veraltete Seiten, löschen Sie Duplikate und entfernen Sie Testdatenbanken vor dem Export. |
| Notion-Datenbanken als Dokumentation statt als Arbeitslisten behandeln | Teilen Sie Wissensdatenbanken vor dem Import in „ClickUp-Dokumente“ und Ausführungsdatenbanken in „Listen“ auf. |
| Vorausgesetzt, Kommentare und Diskussionen behalten ihren Kontext bei | Wandeln Sie wichtige Diskussionen vor dem Export in Aufgabenkommentare oder Dokumente um, da Inline-Kommentare aus der Datenbank möglicherweise nicht korrekt übernommen werden. |
| Die Strukturplanung überspringen | Legen Sie Spaces, Ordner und Listen fest, bevor Sie Inhalte importieren. |
| Alle Benutzer auf einmal importieren | Weisen Sie Rollen und Berechtigungen gezielt zu, nachdem Sie die Zugriffsebenen getestet haben. |
| Alles auf einen Schlag migrieren | Führen Sie zunächst einen Testimport mit einem Team oder Workspace durch, bevor Sie das Projekt ausweiten. |
Abschließende Tipps für einen erfolgreichen Übergang von Notion zu ClickUp
Hier sind einige zusätzliche Tipps, um eine langfristige Akzeptanz und eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.
- Erstellen Sie eine Migrationskarte, in der festgelegt wird, wie jedes Notion-Element in ClickUp umgesetzt wird.
- Planen Sie einen 30-tägigen Bereinigungs-Checkpoint ein und überprüfen Sie ungenutzte Felder, redundante Listen und verlassene Dokumente, sobald sich echte Nutzungsmuster abzeichnen.
- Testen Sie Importe in einer kontrollierten Umgebung, bevor Sie sie für das gesamte Team freigeben.
- Schulen Sie Ihre Teams darin, Ansichten zum Filtern und Planen zu nutzen – und nicht als separate Datenbanken wie in Notion.
Wann Sie NICHT von Notion migrieren sollten
Eine Migration ist nur dann sinnvoll, wenn die Struktur von ClickUp zur Arbeitsweise Ihres Teams passt. Ziehen Sie in Betracht, bei Notion zu bleiben, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:
- Sie stützen sich stark auf verschachtelte Wikis und umfangreiche Dokumentationen, die sich häufig ändern
- Setzen Sie auf flexible Datenbanken auf Seitenebene statt auf eine aufgabenbasierte Abwicklung
- Sie arbeiten hauptsächlich in Workflows zum Inhalt, zum Design oder zur Forschung mit minimaler Verantwortung für Aufgaben
- Wünschen Sie sich eher visuelle Flexibilität als strukturierte Workflows und Kontrolle über die Projektdurchführung?
Mit ClickUp über Seiten und Tabellen hinaus
Notion ist ein großartiger Ort, um Ideen zu entwickeln, zu planen und zu dokumentieren. Wenn die Arbeit jedoch terminorientiert und kollaborativ wird, reicht Dokumentation allein nicht mehr aus, um den Prozess am Laufen zu halten.
Genau darin liegt die Stärke von ClickUp. Es vereint Aufgaben, Zeitleisten, Dokumente, Automatisierung und Berichterstellung in einem Workspace, sodass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Seiten und Tracking-Tools hin- und herspringen müssen.
Dabei tritt die Dokumentation nicht in den Hintergrund. ClickUp Docs bietet Ihnen etwas, was Notion nicht bietet. Docs bleiben eng mit der eigentlichen Arbeit verknüpft, und Sie können Text in Aufgaben umwandeln, Docs mit Projekten verknüpfen und mithilfe von KI die richtigen Informationen zusammenfassen, verfassen und bei Bedarf bereitstellen.
Mit ClickUp Brain, das Ihnen hilft, schneller voranzukommen, Automatisierungen, die manuellen Aufwand reduzieren, und Dashboards, die Ihnen eine klare Sichtbarkeit auf den Fortschritt verschaffen, arbeitet das System für Sie – und nicht umgekehrt.
Wenn Ihnen Ihr Notion-Setup langsam zu starr erscheint, ist die Migration zu ClickUp ein sinnvoller nächster Schritt. Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich meine Notion-Datenbanken zu ClickUp migrieren?
Ja. Wenn Sie den Notion-Import von ClickUp nutzen, werden Datenbanken aus Notion als Listen innerhalb eines einzigen Ordners in ClickUp importiert. Jede Zeile wird zu einer Aufgabe, und Felder werden in Benutzerdefinierte Felder umgewandelt, sodass Ihre Datenstruktur in ClickUp weiterhin nutzbar bleibt.
Werden Verknüpfungen, Zusammenfassungen oder Formeln übertragen?
Nein. Komplexe Datenbank-Features wie Beziehungen, Rollups und Formeln werden nicht automatisch übertragen. Sie müssen diese nach dem Import manuell in ClickUp mithilfe von Beziehungen, Formelfeldern oder Automatisierungen neu erstellen.
Bietet ClickUp ein direktes Tool zur Migration von Notion an?
Ja. ClickUp verfügt über einen integrierten Notion-Importer, den Sie in den Workspace-Einstellungen unter „Importe/Exporte“ finden. Sie laden Ihren Notion-HTML-Export hoch und wählen aus, wohin die Inhalte in Ihren ClickUp-Workspace übernommen werden sollen.
Wie lange dauert die Migration?
Die Dauer der Migration hängt von der Größe Ihres Notion-Arbeitsbereichs ab. Kleine Importe können innerhalb weniger Minuten abgeschlossen sein; größere Exporte mit vielen Seiten und Datenbanken können länger dauern, werden von ClickUp jedoch nach dem Start asynchron verarbeitet. In der Regel sollten Sie insgesamt einige Stunden einplanen, einschließlich Vorbereitung und Überprüfung.
Ist ClickUp besser als Notion für das Projektmanagement?
ClickUp verfügt über umfassendere native Projektmanagement-Features wie Aufgabenverantwortung, Abhängigkeiten, Zeitleisten, Automatisierungen und Dashboards. Notion eignet sich besser für frei gestaltbare Dokumentation und flexible Layouts. Für eine strukturierte Projektabwicklung und Berichterstellung in großem Maßstab bietet ClickUp mehr integrierte Tools.