ClickUp vs. Notion: Welches Projektmanagement-Tool ist besser?

Sowohl in ClickUp als auch in Notion können Sie nun Projekte verwalten, Dokumente erstellen, das Unternehmenswissen durchsuchen, Workflows automatisieren und KI nutzen. Damit ist die alte Gegenüberstellung „Projektmanagement-Tool vs. Dokumenten-App“ überholt.

Auf den ersten Blick überschneiden sich die beiden Plattformen stark. Der Unterschied liegt darin, worauf der jeweilige Schwerpunkt liegt.

Bei ClickUp steht die Arbeitsausführung im Mittelpunkt. Aufgaben, Verantwortliche, Abhängigkeiten, Zeitleisten, Workload, Berichterstellung, Kommunikation, KI, Automatisierung und Dokumente sind alle auf die zu erledigende Arbeit ausgerichtet. Bei Notion stehen Seiten und Datenbanken im Mittelpunkt. Teams können diese Bausteine zu Wikis, Projekt-Trackern, Workflows, Dashboards und KI-gestützten Systemen zusammenfügen.

Keiner der beiden Ansätze macht das jeweilige tool automatisch zum besseren. Die bessere Wahl hängt davon ab, wie viel Struktur Sie von Haus aus wünschen, wie viel Sie selbst aufbauen möchten und wo Ihre Arbeit in der Regel beginnt.

❗️Vergessen Sie die Features. Was würden Sie tatsächlich einsparen?

Eine Plattform vs. Notion + ein Projektmanagement-Tool + Zeiterfassung + Whiteboards + Chatten. Die Rechnung geht auf. 👇🏼

ClickUp vs. Notion: Auf einen Blick

Was ist ClickUp?

ClickUp ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, die die Zersplitterung der Arbeit reduziert, indem sie Aufgaben, Dokumente und die Teamkommunikation an einem Ort zusammenführt. Darüber hinaus automatisiert KI Routineaufgaben, stellt relevante Informationen bereit und sorgt dafür, dass Projekte auch ohne ständige manuelle Koordination vorankommen.

Im Kern ist ClickUp für die Projektdurchführung konzipiert. Features wie Gantt-Diagramme, Sprint-Planung, Zeiterfassung und Workload-Ansichten sind sofort einsatzbereit, sodass Teams kein Projektmanagement-System von Grund auf neu aufbauen müssen.

Features von ClickUp

Wir konzentrieren uns dabei auf drei Kernbereiche: Projektmanagement, native KI und Agenten sowie Tools für die Zusammenarbeit.

Feature Nr. 1: Projektmanagement

Jede Arbeit in ClickUp beginnt als ClickUp-Aufgabe. Eine Aufgabe kann die Aufgabenbeschreibung, den Mitarbeiter, Startdatum und Fälligkeitsdatum, Unteraufgaben, Kommentare, Dateien, Zeitschätzungen und erfasste Arbeitszeit enthalten. Abhängigkeiten zeigen an, welche Aufgaben auf andere warten, während Beziehungen Aufgaben miteinander verknüpfen, die zusammengehören – wie beispielsweise einen Blogbeitrag und die dazugehörige Designanforderung –, selbst wenn sie sich in unterschiedlichen Listen befinden. Fügen Sie über benutzerdefinierte Felder die Details hinzu, auf die Ihr Workflow angewiesen ist – vom Kampagnentyp und Budget bis hin zur Kundenstufe oder zu Sprint-Punkten.

Mit den ClickUp-Ansichten kann jedes Team die Arbeit so darstellen, wie es sie benötigt. Die Listenansicht ist für die detaillierte Aufgabenverwaltung konzipiert, die Board-Ansicht verwandelt Status in einen Drag-and-Drop-Workflow und die Kalenderansicht stellt Termine in einem Zeitplan dar. Bei größeren Projekten bildet die Gantt-Ansicht Termine und Abhängigkeiten ab, während die Teamansicht und Workload-Ansicht Managern zeigen, wie sich die Arbeit auf die Mitarbeiter verteilt. Sie können jede Ansicht filtern, gruppieren, sortieren und für später speichern.

ClickUp-Dashboards bündeln die Berichterstellung in einem einzigen Bereich. Teams erstellen sie aus Karten zum Projektstatus, zum Aufgabenfortschritt, zur Zeiterfassung, zu Sprints und zur Workload. Wenn eine Nummer ungewöhnlich erscheint, können Sie die dahinterstehenden Aufgaben genauer untersuchen. Ein Dashboard kann auch direkt in dem Bereich, Ordner oder der Liste platziert werden, über den bzw. die es berichtet, sodass die Zahlen direkt neben den Aufgaben angezeigt werden, auf die sie sich beziehen.

Feature Nr. 2: Native, kontextbezogene KI und Agenten

Brain² arbeitet auf der Grundlage des Kontexts, der bereits in Ihrem ClickUp-Workspace vorhanden ist. Es kann Fragen zu Ihrer Arbeit beantworten, Projekte zusammenfassen, Themen recherchieren, Daten analysieren, Inhalte entwerfen und Aufgaben oder Dokumente erstellen. Dabei greift es auf die Projekte, Unterhaltungen und Dokumente zurück, die Sie bereits in ClickUp gespeichert haben.

Artifacts verwandeln diesen Kontext in fertige Ergebnisse. Brain² kann aus einer Eingabeaufforderung, hochgeladenen Dateien oder Live-Daten aus dem Workspace Präsentationen, interaktive Dashboards, Berichte, Landingpages, Prototypen, Rechner und Mini-Apps erstellen. Jedes Artifact wird gespeichert, sodass Sie später darauf zurückkommen und es weiter verfeinern können.

Die ClickUp Enterprise Search erweitert diesen Kontext auf verbundene Tools wie Google Drive, Slack, GitHub, Jira, Gmail, SharePoint und weitere. Mit Brain² können Sie zudem zwischen Modellen wie ChatGPT, Claude und Gemini wechseln, wobei Ihr ClickUp-Kontext dabei erhalten bleibt.

ClickUp AI-Fähigkeiten funktionieren wie wiederverwendbare Anleitungen für sich wiederholende Aufgaben. Sie speichern die Schritte, den Kontext, den Tonfall und das Format einmalig. Brain² oder ein Super-Agent kann diese dann wiederverwenden. ClickUp-Super-Agenten können diese Arbeit anschließend ausführen. Sie geben einem Agenten Anweisungen, tools, Wissen, Erinnerungen und Auslöser. Anschließend können Sie ihm Aufgaben zuweisen, ihn @erwähnen, ihm eine Direktnachricht senden oder ihn nach einem Zeitplan ausführen lassen.

Feature Nr. 3: Tools für die Zusammenarbeit

ClickUp Docs bietet Teams einen gemeinsamen Ort für Briefings, Pläne, Standardarbeitsanweisungen und Wikis. Die Nutzer können gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen, Teamkollegen erwähnen und Dokumente mit Aufgaben verknüpfen. So bleiben Entscheidungen und Anforderungen mit dem Projekt verknüpft, auf das sie sich auswirken.

Für den täglichen Austausch vereint ClickUp Chat Kanäle und Direktnachrichten in einem einzigen Arbeitsbereich. Teams können Arbeitsinhalte in eine Unterhaltung einbinden, Brain² bitten, einen umfangreichen Thread zusammenzufassen, und eine Nachricht in eine Aufgabe umwandeln. ClickUp SyncUps ermöglichen Sprach- und Videoanrufe sowie Bildschirmfreigabe direkt im Chat, und aufgezeichnete Anrufe werden als Clips gespeichert.

ClickUp Clips ermöglichen asynchrone Updates. Nehmen Sie Ihren Bildschirm und Ihre Stimme auf, um ein Design zu erklären, einen Fehler zu demonstrieren oder Feedback zu geben. Hängen Sie die Aufnahme anschließend als Anhang an eine Aufgabe an oder geben Sie sie frei. Zuschauer können an bestimmten Zeitstempeln Kommentare hinterlassen. ClickUp-Whiteboards bieten Teams eine gemeinsame Arbeitsfläche für Brainstorming, Diagramme und Planung. Sie können Aufgaben und Dokumente zum Whiteboard hinzufügen und dort bearbeiten. Wenn eine Idee ausgereift ist, verwandeln Sie eine Haftnotiz, eine Form oder einen Textblock in eine Aufgabe.

Preise für ClickUp

Bewertungen zu ClickUp

Was ein G2-Rezensent sagt:

ClickUp hilft mir dabei, mein tägliches Projektmanagement zu optimieren, indem es Aufgaben, Dokumentation, Kommunikation und Workflows an einem Ort bündelt. Ich nutze regelmäßig die anpassbaren Aufgabenansichten, Status, Automatisierungen, Integrationen und Dashboards, um meine Arbeit zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Durch die Integrationen muss ich seltener zwischen verschiedenen Tools wechseln, während die KI-Funktionen von ClickUp nützlich sind, um Informationen zusammenzufassen, Inhalte zu generieren und Routineaufgaben zu beschleunigen. Insgesamt sorgt das Tool für eine strukturiertere Zusammenarbeit und bietet einen besseren Überblick über die laufenden Arbeiten.

Was ist Notion?

Notion ist ein vernetzter Workspace, der auf Seiten und Datenbanken basiert. Eine Seite kann Text, Tabellen, Bilder, Code, Einbettungen und Live-Datenbankansichten enthalten, und Seiten können ineinander verschachtelt oder miteinander verknüpft werden. Teams nutzen diese Elemente, um Wikis, Projekt-Tracker, CRMs und Anfragesysteme mit eigenen Workflows zur Automatisierung zu erstellen.

Der Reiz liegt darin, wie weit sich eine einzelne Seite ausbauen lässt. Ein Team kann mit einer einzigen Seite für Notizen zu Meetings beginnen und diese innerhalb weniger Monate zu einem vollständigen internen System ausbauen. Der Nachteil ist die Eigentümerschaft: Jemand muss die Datenbanken, Beziehungen und Ansichten entwerfen und diese dann im Zuge des Teamwachstums ordentlich halten.

Features von Notion

Wir konzentrieren uns dabei auf drei Kernbereiche: Dokumente und Projektmanagement, Datenbanken und Workflow-Automatisierung sowie native KI und Agenten.

Funktion Nr. 1: Dokumente, Wikis und Projektmanagement

Dokumente sind eine der größten Stärken von Notion. Seiten werden mit einem blockbasierten Editor bearbeitet, sodass Text, Tabellen, Bilder, Code, Callouts und Datenbankansichten im selben Dokument untergebracht werden können. Teams bearbeiten gemeinsam Dokumente, hinterlassen Inline-Kommentare, erwähnen Teamkollegen und organisieren Seiten in gemeinsamen Wikis und Teamspaces.

Notion Projects nutzt dasselbe seitenbasierte System. Jedes Projekt oder jede Aufgabe ist ein Datenbankeintrag mit eigenem Mitarbeiter, Status, Terminen, Unterelementen und Abhängigkeiten. Da jeder Eintrag gleichzeitig eine Seite ist, kann er die Aufgabenbeschreibung, Recherche-Notizen und zugehörige Dokumente enthalten.

Mithilfe von Datenbankansichten können Teams diese Arbeit als Tabelle, Liste, Board, Kalender, Zeitleiste, Diagramm oder Dashboard anzeigen. Jede Ansicht kann dieselben zugrunde liegenden Informationen mit eigenen Filtern, Sortierungen, Gruppierungen und Layouts darstellen.

Für Software-Teams bietet Notion zudem native Sprints. Sobald Notion als Aufgabendatenbank eingerichtet ist, können Teams Sprintzyklen erstellen, Backlog-Arbeiten planen, Sprints nachverfolgen und entscheiden, wie mit unvollendeten Aufgaben beim Sprintabschluss umgegangen werden soll. Die dazugehörige Sprints-Datenbank enthält außerdem eine Zeitleiste, um die Arbeit über mehrere Zyklen hinweg zu überblicken.

Funktion Nr. 2: Datenbanken, Formulare und Workflow-Automatisierung

Notion-Datenbanken verwandeln Seiten in strukturierte Systeme. Sie fügen Eigenschaften hinzu, erstellen Verbindungen zwischen verwandten Datenbanken und fassen sie zusammen, erstellen separate Ansichten für Projekte, Content-Kalender, CRMs oder Anfragelisten. Ein Manager und ein einzelner Mitwirkender können dieselben Daten über unterschiedliche Ansichten einsehen.

Notion-Formulare leiten Antworten direkt an eine Datenbank weiter. Datenbank-Automatisierungen reagieren dann darauf: Ein neuer Eintrag, eine Eigenschaftsänderung oder ein wiederkehrender Zeitplan kann einen Eigentümer zuweisen, Eigenschaften aktualisieren oder eine verknüpfte Seite erstellen.

Feature Nr. 3: Integrierte KI und Agenten

Notion Agent arbeitet in Ihrem Workspace und mit verbundenen Apps zusammen, um mehrstufige Aufgaben zu erledigen. Es kann nach Informationen suchen, Seiten erstellen und bearbeiten sowie Datenbanken und Ansichten anlegen oder ändern. Bitten Sie es, die Notizen vom letzten Meeting in Einträge in Ihrer Projektdatenbank umzuwandeln, und es erstellt die Aufgaben mit Eigentümern und Terminen.

Benutzerdefinierte Agenten gehen noch einen Schritt weiter. Sie werden nach Zeitplänen oder Auslösern ausgeführt und übernehmen sich wiederholende Aufgaben in Ihrem Workspace und den verbundenen Tools. Ein benutzerdefinierter Agent könnte beispielsweise jeden Morgen eine Fehlerdatenbank überprüfen, neue Meldungen nach Produktbereich taggen und eine Zusammenfassung für das Team veröffentlichen. Benutzerdefinierte Agenten werden mit Notion-Guthaben betrieben, die als Add-On zu den Business- und Enterprise-Plänen erhältlich sind.

In den Business- und Enterprise-Plänen erweitert die Notion Enterprise Search den Kontext auf Ihren gesamten Workspace und verbundene Tools wie Slack, Google Drive, Jira und Microsoft Teams. Diese Tarife umfassen außerdem KI-Besprechungsnotizen, die Anrufe transkribieren und in Seiten zusammenfassen. Mit Notion Skills können Teams Anweisungen für wiederkehrende Aufgaben speichern und im gesamten Workspace für die Mitarbeiter freigeben.

Preise für Notion

Bewertungen zu Notion

Was ein G2-Rezensent sagt:

Als UI/UX-Designer ist Notion mein zentraler Workspace für Designdokumentation und Content-Strategie. Das blockbasierte System erleichtert es, Designspezifikationen, Nutzerforschung und Wireframe-Flows nahtlos und intuitiv zu strukturieren. Die Möglichkeit, zwischen Kanban-Boards für Design-Sprints und Kalenderansichten für die Content-Planung zu wechseln, hilft mir dabei, alles übersichtlich zu halten. Die übersichtliche visuelle Hierarchie in Verbindung mit flexiblen Datenbanken macht es zudem einfach, Designsysteme, Client-Übergaben und Team-Wikis an einem Ort zu verwalten.

ClickUp vs. Notion: Features im Vergleich

Nachdem wir nun die Funktionsweise der einzelnen tools für sich betrachtet haben, wollen wir uns nun ansehen, wie sich ihre Features im direkten Vergleich darstellen.

Notion und ClickUp werden oft in einen Topf geworfen, da sie viele der gleichen Probleme lösen. Die Unterschiede werden deutlicher, wenn man sich ansieht, wie die beiden Programme die eigentliche Arbeit handhaben.

Funktion Nr. 1: Aufgabenverwaltung

ClickUp hat beim Aufgabenmanagement die Nase vorn, da es Zeiterfassung, Workload-Ansichten, Sprints und Gantt-Diagramme umfasst. Notion deckt Abhängigkeiten, Sprints und Zeitleisten über Datenbanken ab, und Ihr Team erstellt und pflegt den Rest.

ClickUp

ClickUp bietet von Anfang an Gantt-Diagramme, Sprints, benutzerdefinierte Status, Abhängigkeiten und eine native Zeiterfassung. In den Ansichten „Workload“ und „Teamansicht“ wird angezeigt, wer Kapazitäten frei hat, und dank mehr als 15 Ansichten kann jedes Team dieselben Aufgaben auf seine eigene Weise betrachten. Für Agenturen und Serviceteams werden die erfassten Zeiten direkt in der jeweiligen Aufgabe angezeigt, sodass abrechnungsfähige Stunden und der Projektstatus an einem Ort zusammengefasst sind.

Notion

Notion verwaltet Aufgaben über Datenbanken mit Unterelementen, Abhängigkeiten, die Termine automatisch verschieben können, benutzerdefinierten Statusgruppen und einer Zeitleiste für die Planung im Gantt-Stil. Es gibt keine integrierte Zeiterfassung oder eine spezielle Workload-Ansicht. Teams erfassen Arbeitszeiten über Integrationen oder Formeln und überprüfen die Kapazität mithilfe von Zeitleisten oder nach Mitarbeitern gruppierten Boards.

Feature Nr. 2: Dokumentation und Notizen

Notion punktet bei der Dokumentation, da sein Block-Editor und die Verknüpfungen zwischen den Seiten große Wikis einfacher erstellen und navigieren lassen. ClickUp Docs ist die bessere Wahl, wenn aus einem Dokument eine zugewiesene Arbeit werden soll.

ClickUp

ClickUp Docs lässt sich in Ihren Projekt-Workflow integrieren. Sie können formatierte Dokumente erstellen, diese gemeinsam in Echtzeit bearbeiten und Docs direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpfen. Während Sie ein Projektbriefing verfassen, können Sie ausgewählten Text in eine Aufgabe oder einen zugewiesenen Kommentar für einen Teamkollegen umwandeln, ohne das Dokument verlassen zu müssen.

Notion

Die leere Arbeitsfläche und die einfache Verknüpfung von Elementen machen Notion benutzerfreundlicher für textlastige Arbeiten. Das blockbasierte System der Notiz-App ermöglicht die flexible Erstellung komplexer Wissensdatenbanken, Wikis und miteinander verknüpfter Dokumentationen.

Feature Nr. 3: KI-Funktionen

ClickUp hat im Bereich KI einen knappen Vorsprung, da Brain² und Super Agents Aufgaben, Zeitpläne und Projektdaten bearbeiten. Die KI von Notion ist die bessere Wahl, wenn die Arbeit hauptsächlich auf Seiten und in Datenbanken stattfindet.

ClickUp

Die KI von ClickUp hat die Nase vorn, wenn es um die Erledigung von Aufgaben geht. Brain² kann eine blockierte Aufgabe in einem Sprint erkennen, basierend auf der Verfügbarkeit des Teams vorschlagen, wer sie übernehmen könnte, und sie neu zuweisen. Super-Agenten können Aufgaben übernehmen, und Automatisierungen können sie hinzuziehen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert. Jeder Durchlauf wird mit seinem Auslöser, seinem Status und den vom Agenten durchgeführten Aktionen protokolliert. Brain² arbeitet innerhalb der Grenzen Ihres Plans, während jeder Durchlauf eines Super-Agenten KI-Guthaben verbraucht.

Notion

Die volle Notion-KI ist ab dem Business-Plan für 24 US-Dollar pro Mitglied und Monat verfügbar, während die Tarife „Free“ und „Plus“ nur eine begrenzte Anzahl von KI-Antworten bieten. Benutzerdefinierte Agents werden mit Notion-Guthaben zu einem Preis von 10 US-Dollar pro 1.000 Guthaben pro Monat betrieben. Beide funktionieren am besten innerhalb von Seiten und Datenbanken, wo sie Dokumente entwerfen, Datenbanken umgestalten und Eigenschaften ausfüllen.

In diesem Bereich bewältigt Notion KI die alltäglichen Aufgaben gut, darunter Unterstützung beim Schreiben, Zusammenfassungen und Meeting-Notizen. Es kann auf andere Seiten in Ihrem Workspace verweisen und bei Übersetzungen helfen. Sobald die Arbeit jedoch über Seiten und Datenbanken hinausgeht, stößt es an seine Grenzen, was Sie dazu veranlasst, Alternativen zu Notion in Betracht zu ziehen.

Feature Nr. 4: Zusammenarbeit

ClickUp punktet bei der Zusammenarbeit, da Chat, SyncUps, Clips und Whiteboards im selben Arbeitsbereich wie die Aufgaben zu finden sind. Notion ist besser geeignet für asynchrone, seitenbasierte Arbeit an gemeinsam genutzten Dokumenten.

ClickUp

ClickUp vereint Chat, Anrufe und Nachverfolgungen an einem Ort mit den Aufgaben. Jeder „Space“, jeder Ordner und jede Liste kann einen eigenen Kanal haben, und ein „SyncUp“ lässt sich direkt aus der Projektansicht starten. Alle Unterhaltungen befinden sich direkt neben den Aufgaben, auf die sie sich beziehen. Zugewiesene Kommentare landen in Ihrer Seitenleiste auf der Startseite neben Ihren übrigen Aufgaben. Der Nachteil ist die Akzeptanz: Der Nutzen hängt davon ab, dass das gesamte Team seine Unterhaltungen in ClickUp verlagert.

Notion

Notion setzt stärker auf seitenbasierte, asynchrone Zusammenarbeit. Teams können gemeinsam in Echtzeit dieselbe Seite bearbeiten, Kommentare direkt im Text oder auf Seitenebene hinterlassen, Teamkollegen mit @ erwähnen und Änderungen in Echtzeit nachverfolgen. Teamspaces und detaillierte Seitenberechtigungen helfen dabei, gemeinsames Wissen gruppenübergreifend zu organisieren.

Feature Nr. 5: Benutzerfreundlichkeit

Notion hat beim Einstieg die Nase vorn, da eine Seite oder Vorlage sofort einsatzbereit ist. ClickUp erfordert zunächst mehr Setup, dafür später weniger Anpassungsarbeit.

ClickUp

ClickUp bietet Ihnen vom ersten Tag an eine vollständige Projekteinrichtung: eine Hierarchie aus „Spaces“, Ordnern und Listen, mehr als 15 Ansichten, Benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen. Das ist in den ersten Wochen eine Menge zu lernen, insbesondere für Teammitglieder, die lediglich ihre eigenen Aufgaben aktualisieren müssen. Mit ClickUp können Administratoren Features deaktivieren, die ein Team nicht nutzt, und Vorlagen geben neuen „Spaces“ eine vorgefertigte Struktur. Der Aufwand für die Einrichtung fällt zu Beginn an, nimmt aber mit dem Wachstum des Teams ab.

Notion

Notion kommt einem sofort vertraut vor: Eine leere Seite funktioniert genau wie ein Dokument, und mit einer Vorlage lässt sich mit einem einzigen Klick ein Projekt-Tracker erstellen. Der zusätzliche Aufwand kommt erst später. Die Erstellung eines soliden Trackers mit Verknüpfungen, Rollups und Formeln erfordert eine durchdachte Gestaltung. Und ohne einen klaren Workspace-Eigentümer kann es schwieriger werden, sich zurechtzufinden, wenn sich die Seiten häufen.

ClickUp vs. Notion auf Reddit

Reddit-Benutzer, die Erfahrung mit beiden Tools gesammelt haben, beschreiben den Unterschied weniger als einen Wettstreit um Features, sondern eher als eine Frage danach, wo die Arbeit stattfindet.

Ein Reddit-Benutzer, der sein Projektmanagement von Notion und Obsidian auf ClickUp umstellte, beschrieb die Aufteilung sehr anschaulich. Er plante, Notion als Wissensdatenbank und für den langfristigen Speicher beizubehalten, wollte ClickUp jedoch als spezielles System für die Umsetzung und das Aufgabenmanagement nutzen.

Ich habe damit begonnen, meinen Workflow für das Projektmanagement auf ClickUp umzustellen.

Mein Kontext:

Hintergrund: Ich nutze hauptsächlich Notion und Obsidian für meine Wissensdatenbank und den langfristigen Speicher. Zu diesem Zweck behalte ich sie bei. Die Lücke: Ich brauchte eine spezielle Lösung für die Umsetzung und das Management von Aufgaben. Warum ClickUp: Ich habe versucht, Asana und Jira zu nutzen, konnte mich aber nie daran gewöhnen. ClickUp ist das erste Tool, das sich richtig anfühlt – die Benutzeroberfläche und das Nutzererlebnis sind intuitiv, und die Balance zwischen Struktur und Ästhetik passt tatsächlich zu meiner Denkweise.

Ein weiterer langjähriger Notion-Benutzer traf nach dem Wechsel zu ClickUp eine ähnliche Unterscheidung. Er bevorzugte ClickUp für das Aufgabenmanagement, vermisste jedoch nach wie vor die Organisation der Dokumentation in Notion.

Ich war jahrelang ein eingefleischter Notion-Benutzer. Vor etwa zwei Jahren bin ich zu ClickUp gewechselt, weil deren Aufgabenverwaltung VIEL besser ist. Allerdings vermisse ich Notion, was die Organisation angeht, so sehr ich auch versucht habe, die Dokumente zu mögen.

ClickUp vs. Notion: Für welches Tool sollten Sie sich entscheiden?

Entscheiden Sie sich für ClickUp, wenn Ihr Team Projekte mit Terminen, Eigentümern, Kapazitäten und Berichterstellung durchführt und Sie diese Funktionen vom ersten Tag an nutzen möchten. Entscheiden Sie sich für Notion, wenn Ihre Arbeit in Dokumenten, Wikis und benutzerdefinierten Datenbanken beginnt, die Sie lieber selbst gestalten möchten.

Die entscheidende Frage ist, wo Ihre Arbeit beginnt.

Wenn es als Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum beginnt, verknüpft ClickUp die Aufgabenbeschreibung, die Unterhaltung, die erfasste Zeit und das Dashboard damit. Wenn es als Seite beginnt, bietet Notion mehr Spielraum, diese zu formen. Teams, die beides benötigen, können die Umsetzung in ClickUp durchführen und eine bestehende Notion-Wiki-Verbindung über die Integration herstellen.

Häufig gestellte Fragen zu ClickUp und Notion

Kann ich von Notion zu ClickUp wechseln?

Ja. ClickUp bietet in allen Plänen einen speziellen Notion-Importer an. Zunächst exportieren Sie Ihren Notion-Workspace oder die Auswahl an Seiten als HTML-Datei und importieren diese Datei anschließend in ClickUp. Datenbanken, Felder, Dokumente, Benutzer und ein Großteil der zugrunde liegenden Struktur können übernommen werden, allerdings erfolgt die Migration nicht eins zu eins. Der Seitenverlauf, Anhänge und Kommentare innerhalb von Datenbankelementen werden nicht übernommen, und einige Notion-Formatierungen werden als Nur-Text importiert.

Kann ich ClickUp und Notion zusammen nutzen?

Ja. Sie müssen nicht sofort migrieren oder sich für nur eines entscheiden. Die Notion-Integration von ClickUp ist in jedem Plan verfügbar und ermöglicht es Ihnen, verbundene Notion-Seiten und -Datenbanken zu durchsuchen, eine Vorschau von Notion-Links anzuzeigen und aus Aufgaben heraus auf verknüpfte Notion-Inhalte zuzugreifen. Das kann gut funktionieren, wenn Ihr Team eine bestehende Wissensdatenbank in Notion unterhält, während Projekte in ClickUp verwaltet werden.

Funktionieren ClickUp und Notion auch offline?

Beide unterstützen Offline-Funktionen, handhaben diese jedoch unterschiedlich. Mit ClickUp können Sie Aufgaben offline erstellen und zuvor geöffnete Aufgaben und Notizen im Web, auf dem Desktop und auf Mobilgeräten anzeigen, allerdings können Sie diese erst bearbeiten, wenn Sie wieder eine Verbindung herstellen. Neue Elemente werden synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Notion ermöglicht es Desktop- und Mobilnutzern, Seiten für die Offline-Nutzung herunterzuladen und diese dann ohne Verbindung anzuzeigen und zu bearbeiten. Bei kostenpflichtigen Plänen können kürzlich besuchte und als Favoriten markierte Seiten automatisch heruntergeladen werden. Einige internetabhängige Blöcke, darunter KI, Formulare und Einbettungen, sind offline weiterhin nicht verfügbar.

Kann ich Clients oder Auftragnehmer zu ClickUp und Notion einladen?

Ja. Beide unterstützen den Gastzugang, ohne einem externen Mitwirkenden vollen Zugriff auf den Workspace zu gewähren. In ClickUp können Sie den Zugriff von Gästen auf bestimmte freigegebene Speicherorte beschränken und ihnen in kostenpflichtigen Plänen Berechtigungen zur Ansicht, zum Kommentieren, zur Bearbeitung oder zur vollständigen Bearbeitung erteilen. Im Gegensatz dazu werden Notion-Gäste zu einzelnen Seiten und nicht zum gesamten Workspace eingeladen. Sie können ihnen Zugriff zur Ansicht, zum Kommentieren oder zur Bearbeitung gewähren.