Bei der Automatisierung von Workflows wird Technologie eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben zu erledigen und Prozesse zu rationalisieren, damit sich Ihr Team auf strategischere Arbeiten konzentrieren kann.
Ein Beispiel: Die Erstellung eines Vertrags für einen neuen Kunden umfasst in der Regel die Erstellung eines Vertragsentwurfs, die Eingabe der relevanten Details, die Anpassung der Bedingungen, die Konvertierung in ein PDF oder ein anderes Format und den Versand zur Genehmigung und Signatur.
Viele dieser Schritte sind mit menschlichen Fehlern behaftet. Bei der Automatisierung des Workflows füllen Sie einfach ein Formular aus, und das System erledigt den Rest: Es erstellt den Vertrag, schickt ihn zur elektronischen Signatur und verfolgt alles nach.
Laut einer McKinsey-Umfrage, 66% der Unternehmen setzen bereits auf Automatisierung in verschiedenen Business-Einheiten. Die Automatisierung von Workflows ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Trends. Anders als business process automation während die Geschäftsprozessautomatisierung umfassendere Prozesse abdeckt, konzentriert sich die Automatisierung von Workflows auf die Rationalisierung einzelner Aufgaben innerhalb dieser Prozesse.
Damit sich die Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können, sollten Sie die Tools und Beispiele kennen, die Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe helfen können.
Die Grundlagen der Automatisierung von Workflows
Die Automatisierung von Workflows kann mühsame, manuelle Schritte in reibungslose, automatisierte Prozesse verwandeln, die Produktivität steigern und Ihnen das Leben leichter machen. Da es jedoch so viele Möglichkeiten gibt, Workflows zu strukturieren, kann die Wahl des besten Ansatzes zu einem echten Kopfzerbrechen werden.
Drei Arten von Workflows
- Sequentielle Workflows: Bei einem sequentiellen Workflow geht die Arbeit geradlinig von einem Schritt zum nächsten. Zum Beispiel beinhaltet die Bearbeitung einer Online-Bestellung die Überprüfung der Zahlung, das Verpacken der Ware und den Versand. Das ist unkompliziert und perfekt für Routineaufgaben. Diese Workflows sind ideal für Routineaufgaben wie die Bearbeitung der Reihenfolge, die Genehmigung von Rechnungen oder die Einarbeitung von Mitarbeitern, bei denen die Schritte festgelegt sind und das Ergebnis im Allgemeinen vorhersehbar ist
- Zustandsautomaten-Workflows: In einem Zustandsautomaten-Workflow ändert die Arbeit ihren Zustand auf der Grundlage bestimmter Bedingungen. Ein Ticket für den Kundensupport kann zum Beispiel als "neu" beginnen und dann "zugewiesen", "in Bearbeitung", "gelöst" oder sogar "wieder geöffnet" werden Er ist flexibel und kann auch komplexere Szenarien bewältigen
- Regelbasierte Workflows: In einem regelbasierten Workflow wird die Arbeit auf der Grundlage vordefinierter Kriterien gesteuert. Ein Beispiel: Ein Kreditantrag kann auf der Grundlage von Guthaben, Einkommen und anderen Faktoren genehmigt oder abgelehnt werden. Da diese Workflows sehr anpassungsfähig sind, eignen sie sich für die Bearbeitung komplexer Szenarien mit mehreren Entscheidungspunkten, z. B. Betrugserkennung, Bearbeitung von Versicherungsansprüchen oder dynamische Preisstrategien
Drei Komponenten eines Workflows
Ein Workflow besteht in der Regel aus drei wesentlichen Komponenten, die einen reibungslosen und effizienten Ablauf gewährleisten. Diese Komponenten sind:
- Input: Er besteht aus allen notwendigen Daten, Informationen und Ressourcen, um den Workflow zu starten. Dazu können Kundenanfragen, Inhaltsvorgaben oder Rohmaterialien gehören. Die Qualität dieses Inputs wirkt sich direkt auf das Endergebnis aus. Verschiedene Input-Quellen erfordern spezifische Bearbeitungsmethoden. So können beispielsweise digitale Eingaben schnell verarbeitet werden, während physische Eingaben möglicherweise gescannt oder manuell eingegeben werden müssen
- Prozess: Dies bezieht sich auf die Reihe von Schritten oder Aktionen, die erforderlich sind, um den Input in den gewünschten Output zu verwandeln. Definieren Sie das Ziel, unterteilen Sie es in Aufgaben, ordnen Sie diese in der richtigen Reihenfolge an, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, legen Sie Fristen fest und überwachen Sie den Fortschritt. Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Ansätze, daher ist eine benutzerdefinierte Vorgehensweise von entscheidender Bedeutung. Etablierte Prozessmanagement-Methoden wie Lean und Six Sigma können dabei helfen, den Business Workflow im Hinblick auf Effizienz und Qualität zu optimieren
- Output: Der Output ist das endgültige Ergebnis des Workflows; es kann ein Dokument, ein Produkt oder ein fertiggestelltes Projekt sein. Stellen Sie sicher, dass der Output den Spezifikationen entspricht, indem Sie ihn klar definieren, regelmäßig überprüfen und eine enge Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Teams pflegen, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen
Zur Veranschaulichung der Funktionsweise von Workflows sehen wir uns den workflow-Diagramm eines typischen Antragsverfahrens für Investitionsausgaben (Capital Expenditure, CapEx). Alles beginnt damit, dass ein Mitarbeiter ein Formular mit den Einzelheiten seines Antrags einreicht. Dieses Formular wird zunächst dem Abteilungsleiter zur Genehmigung vorgelegt.
über Integrieren Nach der Genehmigung wird der Antrag auf der Grundlage der erforderlichen Mittel bewertet, um den zuständigen Finanzgenehmiger zu ermitteln. Nach Erhalt der endgültigen Genehmigung werden die angeforderten Informationen an das Buchhaltungssystem übertragen. Dies kann zusätzliche Aktionen auslösen, z. B. den Einkauf oder die Nachverfolgung von Ausgaben.
Dieser Schritt-für-Schritt-Prozess stellt sicher, dass jeder CapEx-Antrag effizient bearbeitet wird, den Finanzkontrollen entspricht und während des gesamten Genehmigungszyklus eine klare Sichtbarkeit gewährleistet ist.
10 Beispiele für die Automatisierung von Workflows
Ein automatisierter Workflow kann die Effizienz und Produktivität in verschiedenen Abteilungen erheblich steigern. 66% der Wissensarbeiter sagen, dass sie sich durch die Automatisierung auf spannendere Projekte konzentrieren können.
Sehen wir uns zehn konkrete beispiele für die Automatisierung von Workflows in verschiedenen Business-Bereichen.
1. Workflow im Produktlebenszyklus
Der Lebenszyklus eines Produkts ist der Weg, den es von seiner Entstehung bis zu seiner Veralterung zurücklegt. Diese Reise umfasst in der Regel vier Phasen: Einführung, Wachstum, Reife und Verfall. Automatisierung, die Aufgaben mit minimalem menschlichem Eingriff ausführt, kann diese Phasen erheblich rationalisieren.
Automatisierung kann die Tests bei der Freigabe eines neuen Produkts beschleunigen und seine Funktion und Kompatibilität sicherstellen. Sie kann auch die Reihenfolge, den Bestand und die Kundenanfragen effizient verwalten, wenn die Nachfrage steigt.
2. Workflow zur Unterstützung des Kundensupports
Die Vorteile der Automatisierung von Workflows zeigen sich vielleicht am deutlichsten im Kundensupport. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Weiterleitung von Tickets, der Nachverfolgung von Lösungen und der Erstellung von Antworten können Geschäfte Kundenprobleme schnell lösen und Mitarbeiter für komplexere Probleme freisetzen.
Sie können ein automatisiertes Ticketing-System einrichten. Wenn ein Kunde eine Abfrage einreicht, wird diese sofort in ein digitales Ticket umgewandelt, dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen und sogar eine automatische Bestätigung an den Kunden gesendet. Dadurch werden die Reaktionszeiten verkürzt und sichergestellt, dass kein Problem ungelöst bleibt.
3. Workflow für die Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist die Abteilung, die für die Verwaltung der ausgehenden Zahlungen eines Unternehmens zuständig ist. Dazu gehören der Empfang von Rechnungen, die Überprüfung ihrer Richtigkeit, die Einholung von Genehmigungen und die Bezahlung von Lieferanten. Traditionell werden diese Prozesse papierbasiert und fehleranfällig manuell durchgeführt, was zu Verzögerungen und Frustration führt.
Bei der Automatisierung werden die Rechnungen gescannt, in digitale Daten umgewandelt und automatisch mit der ursprünglichen Reihenfolge der Bestellungen verglichen. Wenn alles übereinstimmt, leitet das System die Bestellung zur Genehmigung weiter. Nach der Genehmigung wird die Zahlung elektronisch generiert und versandt, wodurch manuelle Schecks und Umschläge überflüssig werden.
4. Workflow zur Genehmigung von Ausgaben
Die Durchsicht von Spesenabrechnungen ist traditionell zeitaufwändig und sehr anfällig für menschliche Fehler, da sie oft manuelle Einträge und papierbasierte Workflows erfordert. Dies belastet die Finanzteams, verzögert die Erstattungen und erschwert die finanzielle Sichtbarkeit.
Mit einem automatisierten Workflow zur Genehmigung von Ausgaben können Unternehmen ihre Effizienz und Genauigkeit erheblich steigern. Durch die Implementierung von Regeln zur Automatisierung, wie z. B. "Automatische Genehmigung von Ausgaben unter 50 US-Dollar, Weiterleitung von Ausgaben zwischen 50 und 200 US-Dollar an Teamleiter und Genehmigung durch den Manager für Beträge über 200 US-Dollar", kann der Prozess rationalisiert werden. Auf diese Weise können sich die Teams der Finanzabteilung auf Aufgaben mit höherem Wert konzentrieren und die rechtzeitige Erstattung von Ausgaben durch die Mitarbeiter sicherstellen.
5. Workflow für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst das Sammeln wichtiger Informationen, die Zuweisung von Aufgaben und die Gewährleistung eines positiven ersten Eindrucks. Traditionell ist dieser Prozess manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig.
Wenn ein neuer Mitarbeiter beispielsweise ein Stellenangebot annimmt, kann die Automatisierung seine Daten direkt in die Personal-, Finanz- und IT-Systeme einspeisen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Begrüßungs-E-Mails, einschließlich der nächsten Schritte und der erforderlichen Unterlagen, werden automatisch erstellt und versandt. Sogar die Planung von Meetings zur Orientierung und die Zuweisung eines Mentors können automatisiert werden, so dass sich die Personalabteilung auf die Bereicherung der Mitarbeitererfahrung, die Gewinnung der besten Talente und die Förderung einer einladenden Unternehmenskultur konzentrieren kann.
6. Payroll Workflow
Nehmen wir an, ein Unternehmen hat 500 Mitarbeiter. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die geleisteten Arbeitsstunden manuell eingegeben, die Überstunden berechnet, die Steuersätze angewandt und die Lohnabrechnungen für jeden Mitarbeiter erstellt. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann das Unternehmen seine Software zur Automatisierung des Workflows einsetzen:
- Import von Zeitdaten der Mitarbeiter direkt aus Zeiterfassungssystemen
- Automatische Berechnung von Löhnen, Überstunden und Abzügen auf der Grundlage von vordefinierten Regeln und Steuertabellen
- Generierung von Gehaltsabrechnungen und direkten Einzahlungsdateien mit einem Klick auf eine Schaltfläche
- Erstellung von Berichten über Arbeitskosten, Steuerverbindlichkeiten und andere Metriken der Gehaltsabrechnung zur Analyse
Diese Automatisierung spart unzählige Stunden manueller Arbeit, reduziert Fehler und bietet wertvolle Einblicke in die Gehaltsabrechnungsdaten.
7. Lead Management Workflow
Lead Management umfasst die Erfassung, Bewertung und Pflege von Leads vom ersten Kontakt bis zur Umwandlung. Manuelles Lead Management kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, was die Effizienz beeinträchtigt und dazu führen kann, dass wertvolle Chancen verpasst werden. Automatisierung verbessert diesen Prozess durch die Übernahme sich wiederholender und aufwändiger manueller Aufgaben. Wussten Sie, dass Unternehmen, die hervorragende Leistungen erbringen in lead Nurturing auszeichnen, 50% mehr verkaufsbereite Leads zu 33% niedrigeren Kosten generieren ?
Nehmen wir das Beispiel eines SaaS-Unternehmens, das Projektmanagement-Software verkauft. Dieses Unternehmen kann die Automatisierung nutzen, um seinen Lead-Generierungsprozess zu rationalisieren. Zum Beispiel, wenn jemand die kostenlose Software herunterlädt vorlage für die Prozessabbildung werden ihre Informationen automatisch erfasst und in ihr CRM-System eingepflegt.
Je nach Art der heruntergeladenen Vorlage kann dem Lead eine bestimmte Punktzahl zugewiesen werden, die sein potenzielles Interesse anzeigt. Ist die Punktzahl hoch, wird der Lead sofort an einen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet, der ihn weiterverfolgt und umwandelt. Das spart Zeit, stellt sicher, dass keine Leads durch die Maschen fallen, und hilft dem Vertrieb, sich auf die Umwandlung von Leads und die Kontaktaufnahme mit den vielversprechendsten Interessenten zu konzentrieren.
8. Workflow für die Segmentierung von Abonnenten
Mithilfe der Automatisierung kann das Marketing seine Zielgruppe nach Interessen, Vorlieben oder Verhalten in Gruppen einteilen. Diese personalisierte Taktik stellt sicher, dass Ihre Nachrichten die Personen im richtigen Moment erreichen, was ihre Bedeutung und Wirksamkeit erhöht.
Ein Beispiel: Eine Hautpflegemarke könnte ihre Abonnenten nach Hauttyp kategorisieren. Personen mit fettiger Haut würden E-Mails mit Produkten erhalten, die auf die Kontrolle von Fettigkeit zugeschnitten sind, während Personen mit trockener Haut feuchtigkeitsspendende Pflegeprodukte empfohlen würden. Die Automatisierung vereinfacht diesen Prozess, indem sie die Abonnenten auf der Grundlage ihrer Informationen, wie z. B. Hauttyp oder frühere Einkäufe, der entsprechenden Kategorie zuordnet. Zu erledigen ist das Unternehmen in der Lage, zielgerichtete E-Mails zu versenden, ohne jeden mit irrelevanten Aktionen zu bombardieren.
9. Workflow in der Vertriebspipeline
Damit sich die Vertriebsmitarbeiter auf die richtigen Geschäfte zur richtigen Zeit konzentrieren können, ist es wichtig, dass die Vertriebs-Pipeline stets auf dem neuesten Stand ist und korrekt geführt wird. Die manuelle Nachverfolgung und Aktualisierung der Pipeline kann mühsam sein; wie beim Hüten von Katzen verliert man leicht den Überblick.
Ein automatisierter Workflow kann diesen chaotischen Prozess in eine gut geölte Maschine verwandeln. Ein Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter schließt ein Geschäft ab. Anstatt die Felder für die Phase des Geschäftsabschlusses in seinem CRM manuell zu aktualisieren, kann das System das Geschäft automatisch in die Kategorie "abgeschlossen" verschieben, sobald der Vertrag elektronisch unterzeichnet wurde. Dies gewährleistet Genauigkeit, spart Zeit und verhindert, dass wichtige Informationen durch die Maschen fallen.
10. Customer Lifecycle Management (CLM) Workflow
Bei CLM geht es darum, die Reise eines Kunden zu verstehen, von der Entdeckung Ihrer Marke bis hin zu einem loyalen Fürsprecher. CLM hilft Ihnen, diese Reise zu kartografieren, indem es sie in Phasen unterteilt, wie z. B. Bekanntheit, Kennenlernen Ihres Produkts, Kauf, Freude an dem gekauften Produkt und schließlich die Weiterempfehlung.
Um dies zu vereinfachen, können Sie die Automatisierung nutzen. Wenn zum Beispiel jemand Ihren Blog liest und sich für Ihren Newsletter anmeldet, kann die Automatisierung ihn als "neuen Lernenden" beschreiben Wenn sie später etwas kaufen, kann sie in die Phase "Kunde" übergehen. Durch die Nachverfolgung dieser Schritte können Sie Ihre Nachrichten und Angebote auf jeden einzelnen Kunden zuschneiden, Beziehungen aufbauen und sie in begeisterte Fans verwandeln.
Implementierung von Workflow-Automatisierung in verschiedenen Business-Bereichen 88% der SMBs sagen, dass Automatisierung ihnen hilft, mit größeren Unternehmen zu konkurrieren, indem sie schneller arbeiten. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben hilft, die Effizienz zu steigern, Konsistenz zu gewährleisten und Zeit für strategischere Aktivitäten zu gewinnen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Tools zur effektiven Automatisierung von Arbeitsabläufen einsetzen können.
ClickUp: Ein Katalysator für die Einstellung von Workflow-Automatisierung ClickUp ist ein All-in-One-Tool zur Verwaltung der Arbeit für
verwaltung von Arbeitsabläufen , Projekte, Teams, Aufgaben, Checklisten und Dokumente. Das Herzstück ist eine leistungsstarke Automatisierung, die es den Benutzern ermöglicht, sich auf übergeordnete strategische Arbeiten zu konzentrieren. ClickUp Automatisierungen folgt dem Prinzip: "Wenn dies geschieht, dann erledige das Sie bestehen aus drei Hauptelementen:
- Auslöser: Das sind Ereignisse oder Aktionen, die die Automatisierung in Gang setzen. Zum Beispiel wird eine Aufgabe erstellt, ein Fälligkeitsdatum rückt näher oder ein bestimmter Status ändert sich
- Bedingungen: Dies sind optionale Kriterien, die erfüllt sein müssen, bevor die Automatisierung ausgeführt wird. Zum Beispiel kann die Automatisierung nur ausgeführt werden, wenn die Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen ist oder zu einem bestimmten Projekt gehört
- Aktionen: Diese Aufgaben werden automatisch ausgeführt, wenn der Auslöser und die Bedingungen erfüllt sind. Dies kann die Zuweisung von Aufgaben, die Änderung von Fälligkeitsdaten, das Senden von Benachrichtigungen oder die Aktualisierung benutzerdefinierter Felder umfassen
Legen Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen fest, um Ihre Aufgaben zu rationalisieren und die Produktivität mit ClickUp Automatisierungen zu steigern ClickUp Gehirn ist ein KI-Automatisierungsprogramm, das benutzerdefinierte Automatisierung von Workflows mit Auslösern und Aktionen für beliebige Spaces, Ordner oder Listen erstellt.
Hier ist, wie man es benutzt:
- Öffnen Sie Ihren Space, Ordner oder Ihre Liste
- Klicken Sie auf Automatisierungen
- Geben Sie eine Beschreibung für die gewünschte Automatisierung ein. (Beispiel: Wenn eine Aufgabe aktiv ist, weisen Sie sie Alex zu)
- Klicken Sie auf Automatisierung erstellen
- Die KI schlägt Ihnen auf der Grundlage Ihrer Beschreibung eine Automatisierung vor. Wenn sie nicht perfekt ist, können Sie sie nach Bedarf ändern
- Wenn Sie zufrieden sind, aktivieren Sie die Automatisierung
Beispiel: Wenn Sie mehrere Status "Aktiv" haben, könnte KI eine allgemeine Aktion "Mitarbeiter in Alex ändern" vorschlagen. Sie können dann den genauen Status angeben, der die Automatisierung auslösen soll.
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Sie können ClickUp's 100+ einsatzbereite vorlagen für die Automatisierung von Workflows um gängige Workflows zu implementieren.
Wie man Vorlagen durchsucht
- Vorlagen werden im Menü Automatisierungen gespeichert und in Kategorien wie Verschieben, Status und Erstellung gruppiert
- Automatisierungen auf Spaces, Ordner und Listen anwenden
- Klicken Sie auf Automatisierung hinzufügen, um das Modell für Automatisierungen zu öffnen
**Zu erledigen Zu erledigen ist die Einstellung einer Vorlage für die Automatisierung
- Wählen Sie eine Kategorie aus dem linken Menü
- Klicken Sie auf die Vorlage
- Erforderliche Informationen abschließen
- Klicken Sie auf 'Erstellen'
Automatisieren Sie Aufgaben und Aktualisierungen mit über 100+ vorgefertigten ClickUp Vorlagen für die Automatisierung von Workflows
Mit den dynamischen Beauftragten von ClickUp können Sie Aufgaben automatisch zuweisen, je nachdem, wer sie erstellt hat, sie gerade beobachtet oder eine Aktion auslöst.
Wie Sie dynamische Mitarbeiter verwenden
- Aktivieren oder deaktivieren: Administratoren können dieses Feature in den Einstellungen von ClickApps aktivieren oder deaktivieren
- Zusätzliche Mitarbeiter hinzufügen: Klicken Sie in der Ansicht der Aufgabe auf den Avatar des Mitarbeiters und wählen Sie weitere Mitarbeiter aus
- Entfernen von Mitarbeitern: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Avatar eines Mitarbeiters und klicken Sie auf das x-Symbol
- Neu zuweisen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Avatar eines Mitarbeiters und klicken Sie auf das Symbol Neu zuweisen
- Sortieren nach Mitarbeitern: Aufgaben nach mehreren Mitarbeitern in der Listen- und Board-Ansicht sortieren
- Filtern nach Empfängern: Filtern von Aufgaben nach mehreren Empfängern in der Ansicht "Aufgabe
Das Beste an diesem Feature ist, dass es Teams automatisch benachrichtigt, wenn sich Zuständigkeiten ändern.
Weisen Sie Aufgaben mit ClickUp's Dynamic Assignees immer automatisch der richtigen Person zu
Sie können Aufgaben der richtigen Person zuweisen und sicherstellen, dass Aktualisierungen zeitnah freigegeben werden, indem Sie über die Verknüpfungen in ClickUp für Aufgaben innerhalb eines bestimmten Speicherorts Zuweiser und Beobachter vordefinieren.
Eliminieren Sie manuellen Aufwand, reduzieren Sie Fehler, stellen Sie Konsistenz sicher und sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Team auf die Lieferung von Ergebnissen konzentriert - mit ClickUp Project Shortcuts
Mit der Automatisierung von ClickUp-E-Mails können Sie automatisch E-Mails auf der Grundlage bestimmter Aktionen versenden, Kunden auf dem Laufenden halten, Erinnerungen an Aufgaben senden, Partner über den Fortschritt des Projekts informieren und umgehend auf Kundenfeedback reagieren.
**Zu erledigen Zu erledigen sind automatisierte E-Mails in ClickUp
- Aktivieren Sie die Automatisierung und E-Mail-ClickApps: Stellen Sie sicher, dass diese in Ihren Workspace-Einstellungen aktiviert sind
- Navigieren Sie zu dem Space, dem Ordner oder der Liste:, auf die die Automatisierung angewendet werden soll
- Erstellen Sie eine neue Automatisierung: Gehen Sie zu Automatisierungen>Durchsuchen>E-Mail
- Wählen Sie einen Auslöser: Wählen Sie, wann die E-Mail gesendet werden soll (z. B. wenn eine Aufgabe erstellt wird)
- E-Mail benutzerdefinieren: Definieren Sie Absender, Empfänger, Betreff und Text. Verwenden Sie Variablen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum usw
- Erstellen Sie die Automatisierung: Speichern Sie Ihre Einstellungen
Rationalisierung der Kommunikation durch Automatisierung des Versands von E-Mails auf der Grundlage von Aufgaben, Formularübermittlungen oder anderen Auslösern
Mit dem Audit-Log-Feature von ClickUp können Sie durchgeführte Aktionen zum Status der Automatisierung überprüfen, bestimmte Änderungen mit detaillierten Speicherort-Informationen lokalisieren, Anpassungen vornehmen und die Kontrolle über Ihren Workspace behalten.
Welche Ereignisse werden in den Audit-Protokollen nachverfolgt?
- Benutzerprotokoll: Anmeldungen, Rollenwechsel, Benutzereinladungen usw.
- Aufgabenprotokoll: Erstellung, Löschung, Bearbeitung von Aufgaben, Änderung von Mitarbeitern, usw.
Zugang zu und Durchsuchen von Audit-Protokollen
- Klicken Sie auf Ihren Workspace Avatar in der oberen linken Ecke
- Wählen Sie Audit Logs
- Wählen Sie die Registerkarte Benutzer oder Aufgabe zur Ansicht des gewünschten Protokolls
- Verwenden Sie die Filter auf der rechten Seite für die Suche nach:
- Datum
- Benutzer
- Status (Erfolg/Misserfolg)
Die Audit-Protokolle von ClickUp eignen sich hervorragend für den Zugriff auf eine umfassende Historie aller Aktivitäten im Bereich Automatisierung an einem zentralen Speicherort.
Einfache Nachverfolgung von Änderungen und Behebung von Problemen mit den Audit-Protokollen von ClickUp
Ein weiteres hilfreiches Feature von ClickUp's KI-gestützte Automatisierung von Workflows ist, dass Sie Ihren Aufgaben und Projekten benutzerdefinierte Felder hinzufügen können, die von der KI generiert wurden. Lösen Sie Aktualisierungen benutzerdefinierter Felder auf der Grundlage bestimmter Ereignisse aus und lassen Sie KI diese mit wertvollen Erkenntnissen wie Aufgaben-Zusammenfassungen, Projekt-Updates, Datenanalysen und Kundenstimmungen füllen.
Generieren Sie Berichte zur Kundenstimmung, fassen Sie komplexe Projekt-Updates zusammen oder analysieren Sie den Fortschritt von Aufgaben mit ClickUp's AI Actions
Und schließlich bietet ClickUp Integrationen und Webhooks, um Ihre bevorzugten Apps miteinander zu verbinden. Sie können einen einheitlichen Workflow erstellen und Aufgaben über Plattformen wie HubSpot, GitHub und Twilio automatisieren. Sie können auch benutzerdefinierte Webhooks zur Integration mit anderen Tools erstellen.
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Vorteile der ClickUp Workflow Automatisierung
Die Workflow-Automatisierungsfunktionen von ClickUp bieten eine starke Mischung aus Einfachheit und Leistung. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können Teams maßgeschneiderte Prozesse erstellen, von der einfachen Delegation von Aufgaben bis hin zu komplizierten Vorgängen in mehreren Phasen.
- Die Automatisierung von ClickUp befreit Teams von banalen Aufgaben und verschafft ihnen mehr Zeit für strategische, hochwertige Arbeiten und verbessert so die Effizienz
Automatisieren Sie Ihren Workflow und steigern Sie Ihre Produktivität mit ClickUp
- Die automatisierten Workflows minimieren Fehler und sorgen für einen konsistenten Abschluss der Aufgaben
- Mit ClickUp's automatisierten Abhängigkeiten und Erinnerungen können Teams eine klare Übersicht über das Projekt behalten und so Verzögerungen und Engpässe verhindern
- ClickUp's Sichtbarkeit von Projekten in Echtzeit, automatisierte Benachrichtigungen und Kommentare halten jeden auf dem Laufenden und fördern so eine kollaborative und produktive Arbeitsumgebung
- Die automatisierte Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung von Fortschritten in ClickUp schaffen einen klaren Rahmen für individuelle Verantwortlichkeiten und fördern so die Eigentümerschaft innerhalb von Teams
Das ist es, was Derek Clements, ein Marketing Manager der BankGloucester über die Automatisierung des Workflows mit ClickUp zu sagen hat:
Ich kann jede mir zugewiesene Aufgabe und jedes Projekt schnell mit Startdatum, Fälligkeitsdatum und Notizen eingeben. Ich kann dann eine Automatisierung einrichten, so dass jedes Mal, wenn ein Startdatum auftaucht, diese Aufgabe automatisch zu meiner aktuellen Liste der Projekte hinzugefügt wird. Derek Clements , Marketing Manager von BankGloucester
Häufige Engpässe bei der Automatisierung von Workflows und wie man sie entschärfen kann
Die Automatisierung von Workflows kann für Unternehmen von großem Nutzen sein, doch ihre Umsetzung kann auch eine Herausforderung darstellen. Sehen wir uns einige der häufigsten Herausforderungen und Tipps zu deren Überwindung an.
1. Ihre Mitarbeiter sträuben sich möglicherweise gegen die Einführung von Workflow-Automatisierung
Der Grund dafür kann die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes sein, die Schwierigkeit, sich an eine neue Technologie anzupassen oder die Vorliebe für vertraute manuelle Prozesse.
Um dies zu überwinden, können Sie:
- Kommunizieren Sie die Vorteile der Automatisierung für alle, einschließlich der Sicherheit des Arbeitsplatzes und der Steigerung der Effizienz
- Binden Sie die Mitarbeiter in den Prozess des Aufbaus der Eigentümerschaft ein
- Sicherstellen, dass die Mitarbeiter durch durchdachte Schulungsprogramme gut für die Nutzung des neuen Systems gerüstet sind
2. Die Integration der Automatisierung von Workflows in bestehende Systeme kann schwierig sein
Dies liegt häufig an inkompatiblen Datenformaten, Systemarchitekturen und Sicherheitsprotokollen.
Um diese Herausforderung zu überwinden, können Sie:
- Beginnen Sie mit weniger kritischen Prozessen, um mögliche Probleme zu erkennen
- Datenkarten erstellen, um einen reibungslosen Datentransfer zwischen Systemen zu gewährleisten
- Vorgefertigte Konnektoren verwenden, die von modernenworkflow-Verwaltung software
3. Dateninkonsistenzen können die Automatisierung stören
Wenn die Daten, die in automatisierte Systeme eingespeist werden, inkonsistent oder falsch sind, kann dies zu Fehlern in den Ergebnissen und Prozessen führen. Instanz, wenn ein Tool zur Automatisierung des Vertriebs auf ungenauen Kundendaten beruht, kann es fehlerhafte Berichterstellungen erstellen, falsche Mitteilungen senden oder falsche Empfehlungen aussprechen.
Um diese Herausforderung zu meistern, können Sie:
- Regeln für die Erfassung, Speicherung und Verwendung von Daten festlegen
- Fehler und Unstimmigkeiten in Ihren Daten beheben
- Sicherstellen, dass die Daten korrekt und vollständig sind
- Die Datenqualität im Auge behalten, um Probleme frühzeitig zu erkennen
4. Möglicherweise müssen Sie Workflows, die sensible Daten verwenden, automatisieren
Datenschutzverletzungen und unbefugter Zugriff könnten sensible Daten in Ihren automatisierten Arbeitsabläufen gefährden.
Um diese Herausforderung zu meistern, können Sie:
- Robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugangskontrollen einsetzen
- Mitarbeiter in Sachen Sicherheit schulen
- Sich über Sicherheitsbedrohungen auf dem Laufenden halten und die Sicherheitsfeatures der Plattform nutzen
Beschleunigen Sie die Workflows Ihres Teams mit ClickUp
Die Automatisierung von Workflows ist kein futuristisches Konzept mehr, sondern ein praktisches Tool, das die Abläufe in Ihrem Geschäft revolutionieren kann. Von der Rationalisierung von Finanzprozessen bis hin zur Optimierung von Verkaufspipelines - die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und die Vorteile unbestreitbar. Höhere Effizienz, weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten und datengestützte Erkenntnisse sind nur der Anfang.
ClickUp ist eine intuitive Plattform zur Automatisierung von Workflows, die es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, Workflows zu entwerfen und zu implementieren, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Denken Sie daran: Workflow-Automatisierung versetzt Ihr Team in die Lage, sein volles Potenzial auszuschöpfen.
Sind Sie bereit, Ihr Geschäft mit Workflow-Automatisierung zu verändern? Starten Sie noch heute mit ClickUp!