Die Workflow-Automatisierung nutzt Technologie, um wiederholende Aufgaben zu erledigen und Prozesse zu optimieren, sodass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.
Beispielsweise umfasst die Erstellung eines Vertrags für einen neuen Kunden in der Regel das Verfassen eines Vertragsentwurfs, die Eingabe der relevanten Details, die Anpassung der Bedingungen, die Konvertierung in ein PDF- oder anderes Format und das Versenden zur Genehmigung und Erteilung der Signaturen.
Viele dieser Schritte sind anfällig für menschliche Fehler. Mit der Automatisierung von Workflows füllen Sie jedoch einfach ein Formular aus, und das System erledigt den Rest: Es erstellt den Vertrag, sendet ihn zur elektronischen Signatur und führt die Nachverfolgung des gesamten Prozesses durch.
Laut einer Umfrage von McKinsey testen bereits 66 % der Unternehmen Automatisierungslösungen in verschiedenen Geschäftsbereichen. Die Automatisierung von Workflows ist ein wichtiger Teil dieses Trends. Im Gegensatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die breitere Prozesse abdeckt, konzentriert sich die Automatisierung von Workflows auf die Optimierung einzelner Aufgaben innerhalb dieser Prozesse.
Um Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu verschaffen, sollten Sie sich mit den Tools und Beispielen vertraut machen, die Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Workflows helfen können.
Die Grundlagen der Workflow-Automatisierung
Durch die Automatisierung von Workflows lassen sich mühsame manuelle Schritte in reibungslose, automatisierte Prozesse umwandeln, was die Produktivität steigert und Ihnen das Leben erleichtert. Bei so vielen Möglichkeiten, Workflows zu strukturieren, kann es jedoch schwierig sein, den besten Ansatz zu finden.
Drei Arten von Workflows
- Sequentielle Workflows: In einem sequentiellen Workflow werden die Schritte linear nacheinander ausgeführt. Bei der Bearbeitung einer Online-Bestellung müssen beispielsweise die Zahlung überprüft, die Waren verpackt und versandt werden. Dieser Workflow ist unkompliziert und eignet sich perfekt für Routineaufgaben. Diese Workflows sind ideal für Routineaufgaben wie die Auftragsabwicklung, die Rechnungsfreigabe oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei denen die Schritte festgelegt sind und das Ergebnis in der Regel vorhersehbar ist.
- Zustandsmaschinen-Workflows: In einem Zustandsmaschinen-Workflow ändert sich der Status basierend auf bestimmten Bedingungen. Ein Kundensupport-Ticket kann beispielsweise als „neu” beginnen und dann den Status „zugewiesen”, „in Bearbeitung”, „gelöst” oder sogar „wieder geöffnet” erhalten. Dieser Workflow ist flexibel und kann komplexere Szenarien bewältigen.
- Regelbasierte Workflows: In einem regelbasierten Workflow wird die Arbeit anhand vordefinierter Kriterien gesteuert. Beispielsweise kann ein Kreditantrag auf der Grundlage der Bonität, des Einkommens und anderer Faktoren genehmigt oder abgelehnt werden. Da diese Workflows sehr anpassungsfähig sind, eignen sie sich für komplexe Szenarien mit mehreren Entscheidungspunkten, wie z. B. Betrugserkennung, Bearbeitung von Versicherungsansprüchen oder dynamische Preisstrategien.
Drei Komponenten eines Workflows
Ein Workflow umfasst in der Regel drei wesentliche Komponenten, die einen reibungslosen und effizienten Ablauf gewährleisten. Diese Komponenten sind:
- Eingabe: Sie umfasst alle Daten, Informationen und Ressourcen, die zum Starten des Workflows erforderlich sind. Dazu können Kundenanfragen, Inhaltsbeschreibungen oder Rohmaterialien gehören. Die Qualität dieser Eingabe wirkt sich direkt auf das Ergebnis aus. Verschiedene Eingabequellen erfordern spezifische Verarbeitungsmethoden. So können digitale Eingaben schnell verarbeitet werden, während physische Eingaben möglicherweise gescannt oder manuell eingegeben werden müssen.
- Prozess: Dies bezieht sich auf die Reihe von Schritten oder Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Eingabe in die gewünschte Ausgabe umzuwandeln. Definieren Sie das Ziel, unterteilen Sie es in Aufgaben, ordnen Sie diese in eine Reihenfolge, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, legen Sie Fristen fest und überwachen Sie den Fortschritt. Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Ansätze, daher ist eine benutzerdefinierte Anpassung entscheidend. Etablierte Prozessmanagement-Methoden wie Lean und Six Sigma können dabei helfen, den Business-Workflow im Hinblick auf Effizienz und Qualität zu optimieren.
- Ergebnis: Das Ergebnis ist das Endergebnis des Workflows; es kann sich um ein Dokument, ein Produkt oder ein fertiggestelltes Projekt handeln. Stellen Sie sicher, dass das Ergebnis den Spezifikationen entspricht, indem Sie es klar definieren, regelmäßig überprüfen und eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern aufrechterhalten, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.
Um zu veranschaulichen, wie Workflows funktionieren, sehen wir uns das Workflow-Diagramm eines typischen Antragsprozesses für Investitionsausgaben (CapEx) an. Alles beginnt damit, dass ein Mitarbeiter ein Formular mit seinem Antrag einreicht. Dieses Formular geht zunächst zur ersten Genehmigung an den Abteilungsleiter.
Nach der Genehmigung wird der Antrag auf der Grundlage der erforderlichen Mittel geprüft, um den zuständigen Finanzgenehmiger zu ermitteln. Nach Erhalt der endgültigen Genehmigung werden die angeforderten Informationen an das Buchhaltungssystem übertragen. Dies kann zusätzliche Auslöser für Maßnahmen auslösen, wie z. B. den Einkauf oder die Nachverfolgung von Ausgaben.
Dieser schrittweise Prozess stellt sicher, dass jede CapEx-Anfrage effizient bearbeitet wird, den Finanzkontrollen entspricht und während des gesamten Zykluses eine klare Sichtbarkeit gewährleistet ist.
10 Beispiele für die Automatisierung von Workflows
Ein automatisierter Workflow kann die Effizienz und Produktivität in verschiedenen Abteilungen erheblich steigern. 66 % der Wissensarbeiter geben an, dass sie sich dank der Automatisierung auf spannendere Projekte konzentrieren können.
Sehen wir uns zehn konkrete Beispiele für die Automatisierung von Workflows in verschiedenen Geschäftsbereichen an.
1. Produktlebenszyklus-Workflow
Der Lebenszyklus eines Produkts ist der Weg, den es von seiner Entstehung bis zu seiner Veralterung zurücklegt. Dieser Weg umfasst in der Regel vier Phasen: Einführung, Wachstum, Reife und Rückgang. Durch Automatisierung, also die Ausführung von Aufgaben mit minimalem menschlichem Eingriff, lassen sich diese Phasen erheblich optimieren.
Die Automatisierung kann die Tests bei der Einführung eines neuen Produkts beschleunigen und so dessen Funktionalität und Kompatibilität sicherstellen. Außerdem können damit Bestellungen, Lagerbestände und Kundenanfragen bei steigender Nachfrage effizient verwaltet werden.
2. Kundensupport-Workflow
Die Vorteile der Workflow-Automatisierung zeigen sich vielleicht am deutlichsten im Kundensupport. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Ticket-Weiterleitung, Nachverfolgung von Lösungen und Antwortgenerierung können Unternehmen Kundenprobleme schnell bearbeiten und Mitarbeiter für komplexere Probleme freistellen.
Sie können ein automatisiertes Ticketingsystem erstellen. Wenn ein Kunde eine Abfrage einreicht, wird diese sofort in ein digitales Ticket umgewandelt, dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen und sogar eine automatische Bestätigung an den Kunden gesendet. Dies beschleunigt die Antwortzeiten und stellt sicher, dass kein Problem ungelöst bleibt.
3. Workflow für die Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist die Abteilung, die für die Verwaltung der ausgehenden Zahlungen eines Unternehmens zuständig ist. Dazu gehören der Empfang von Rechnungen, die Überprüfung ihrer Richtigkeit, die Einholung von Genehmigungen und die Bezahlung von Lieferanten. Traditionell handelt es sich hierbei um papierbasierte, fehleranfällige manuelle Prozesse, die zu Verzögerungen und Frustrationen führen.
Dank Automatisierung wird die Bestellung gescannt, in digitale Daten umgewandelt und automatisch mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen. Wenn alles übereinstimmt, leitet das System die Bestellung zur Genehmigung weiter. Nach der Genehmigung wird die Zahlung generiert und elektronisch versendet, sodass manuelle Überprüfungen und Umschläge entfallen.
4. Workflow zur Genehmigung von Ausgaben
Das Durchforsten von Spesenabrechnungen war bisher zeitaufwändig und sehr anfällig für menschliche Fehler, da es oft mit manueller Dateneingabe und papierbasierten Workflows verbunden war. Dies belastet die Finanzteams, verzögert Erstattungen und beeinträchtigt die finanzielle Sichtbarkeit.
Unternehmen können ihre Effizienz und Genauigkeit durch einen automatisierten Workflow für die Genehmigung von Ausgaben erheblich steigern. So lässt sich der Prozess beispielsweise durch die Implementierung von Regeln der Automatisierung wie „Ausgaben unter 50 Dollar automatisch genehmigen, Ausgaben zwischen 50 und 200 Dollar an die Teamleiter weiterleiten und für Beträge über 200 Dollar die Genehmigung des Vorgesetzten einholen“ optimieren. Dadurch können sich die Finanzteams auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und eine zeitnahe Erstattung der Ausgaben an die Mitarbeiter sicherstellen.
5. Workflow für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter umfasst das Sammeln wichtiger Informationen, das Zuweisen von Aufgaben und das Sicherstellen eines positiven ersten Eindrucks. Traditionell ist dieser Prozess manuell, zeitaufwändig und prone zu Fehlern.
Als beispielsweise ein neuer Mitarbeiter ein Stellenangebot annimmt, können seine Daten dank Automatisierung ohne menschliches Zutun direkt in die Personal-, Finanz- und IT-Systeme übertragen werden. Willkommens-E-Mails mit den nächsten Schritten und den erforderlichen Unterlagen werden automatisch generiert und versendet. Selbst die Planung von Einführungsgesprächen und die Zuweisung eines Mentors können automatisiert werden, sodass sich die Personalabteilung darauf konzentrieren kann, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, die besten Talente zu gewinnen und eine einladende Unternehmenskultur zu fördern.
6. Workflow für die Gehaltsabrechnung
Nehmen wir an, ein Unternehmen hat 500 Mitarbeiter. Traditionell würde die Berechnung der Gehaltsabrechnung die manuelle Eingabe der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung von Überstunden, die Anwendung von Steuersätzen und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter umfassen. Dies ist zeitaufwändig und prone to errors.
Im Bereich der Lohnabrechnung kann das Unternehmen seine Software für die Automatisierung von Workflows für folgende Zwecke nutzen:
- Importieren Sie die Zeitdaten Ihrer Mitarbeiter direkt aus Zeiterfassungssystemen.
- Berechnen Sie Löhne, Überstunden und Abzüge automatisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Steuer-Tabellen.
- Erstellen Sie mit einer Schaltfläche Gehaltsabrechnungen und Dateien für Direktüberweisungen.
- Erstellen Sie Berichte zu Arbeitskosten, Steuerverbindlichkeiten und anderen Lohn- und Gehaltsmetriken für Analysezwecke
Diese Automatisierung spart unzählige Stunden manueller Arbeit, reduziert Fehler und liefert wertvolle Einblicke in die Gehaltsabrechnungsdaten.
7. Workflow für das Lead-Management
Lead-Management umfasst die Erfassung, Bewertung und Pflege von Leads vom ersten Kontakt bis zur Konversion. Manuelles Lead-Management kann sehr zeitaufwändig sein, was die Effizienz beeinträchtigt und möglicherweise dazu führt, dass wertvolle Chancen verpasst werden. Die Automatisierung verbessert diesen Prozess, indem sie repetitive und aufwändige manuelle Aufgaben übernimmt. Wussten Sie, dass Unternehmen, die sich durch hervorragendes Lead-Nurturing auszeichnen, 50 % mehr verkaufsbereite Leads zu 33 % geringeren Kosten generieren?
Nehmen wir das Beispiel eines SaaS-Unternehmens, das Projektmanagement-Software verkauft. Dieses Unternehmen kann Automatisierung nutzen, um seinen Lead-Generierungsprozess zu optimieren. Wenn beispielsweise jemand seine kostenlose Vorlage für die Prozessabbildung herunterlädt, werden dessen Informationen automatisch erfasst und in das CRM-System übernommen.
Je nach Art der heruntergeladenen Vorlage kann dem Lead eine bestimmte Punktzahl zugewiesen werden, die sein potenzielles Interesse angibt. Bei einer hohen Punktzahl wird er sofort an einen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet, der sich um die Nachverfolgung und Konvertierung kümmert. Das spart Zeit, stellt sicher, dass keine Leads übersehen werden, und hilft dem Vertrieb, sich auf die Konvertierung von Leads und die Kontaktaufnahme mit den vielversprechendsten Interessenten zu konzentrieren.
8. Workflow zur Segmentierung von Abonnenten
Das Marketing kann mithilfe von Automatisierung seine Zielgruppe nach Interessen, Vorlieben oder Verhaltensweisen in Gruppen einteilen. Diese personalisierte Taktik stellt sicher, dass Ihre Botschaften die einzelnen Personen zum richtigen Zeitpunkt erreichen, wodurch ihre Bedeutung und Wirksamkeit erhöht wird.
Beispielsweise könnte eine Hautpflegemarke ihre Abonnenten nach Hauttyp kategorisieren. Personen mit fettiger Haut würden E-Mails mit Produkten erhalten, die speziell zur Regulierung der Fettigkeit entwickelt wurden, während Personen mit trockener Haut feuchtigkeitsspendende Pflegeprodukte empfohlen würden. Die Automatisierung vereinfacht diesen Prozess, indem sie die Abonnenten anhand ihrer Informationen, wie Hauttyp oder frühere Käufe, der entsprechenden Kategorie zuordnet. Auf diese Weise kann das Unternehmen gezielte E-Mails versenden, ohne alle mit irrelevanten Aktionen zu überhäufen.
9. Workflow für die Vertriebspipeline
Eine aktuelle und genaue Vertriebs-Pipeline ist für Vertriebsmitarbeiter entscheidend, um sich zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Geschäfte konzentrieren zu können. Die manuelle Nachverfolgung und Aktualisierung der Pipeline kann mühsam sein; es ist wie Katzen hüten – man verliert leicht den Überblick.
Ein automatisierter Workflow kann diesen chaotischen Prozess in eine gut geölte Maschine verwandeln. Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter schließt einen Vertrag ab. Anstatt die Felder für die Phase der Vertragsabwicklung manuell in seinem CRM zu aktualisieren, kann das System den Vertrag automatisch in die Kategorie „geschlossen – gewonnen” verschieben, sobald der Vertrag elektronisch unterzeichnet wurde. Dies gewährleistet Genauigkeit, spart Zeit und verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.
10. Workflow für das Customer Lifecycle Management (CLM)
Bei CLM geht es darum, die Customer Journey zu verstehen, von der Entdeckung Ihrer Marke bis hin zur Entwicklung zu einem treuen Fürsprecher. CLM hilft Ihnen dabei, diese Reise zu planen, indem es sie in Phasen unterteilt, wie z. B. Bekanntheit, Informationen über Ihr Produkt, Kauf, Freude am Kauf und schließlich Weiterempfehlung an andere.
Um dies zu vereinfachen, können Sie Automatisierung einsetzen. Wenn beispielsweise jemand Ihren Blog liest und sich für Ihren Newsletter anmeldet, kann die Automatisierung diese Person als „neuen Lernenden” kennzeichnen. Wenn diese Person später etwas kauft, kann sie in die Phase „Kunde” verschoben werden. Durch die Nachverfolgung dieser Schritte können Sie Ihre Nachrichten und Angebote auf jeden Kunden zuschneiden, stärkere Beziehungen aufbauen und sie zu begeisterten Fans machen.
Implementierung der Workflow-Automatisierung in verschiedenen Geschäftsbereichen
88 % der KMUs geben an, dass Automatisierung ihnen hilft, mit größeren Unternehmen zu konkurrieren, indem sie schneller agieren können. Die Automatisierung wiederholender Aufgaben trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, Konsistenz zu gewährleisten und Zeit für strategischere Aktivitäten zu gewinnen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie tools nutzen können, um Workflows effektiv zu automatisieren.
ClickUp: Ein Katalysator für die Einrichtung der Workflow-Automatisierung
ClickUp ist ein All-in-One-Tool für das Arbeitsmanagement, mit dem sich Workflows, Projekte, Teams, Aufgaben, Checklisten und Dokumente verwalten lassen. Sein Kernstück ist eine leistungsstarke Automatisierungs-Engine, die es Benutzern ermöglicht, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
ClickUp Automatisierungen folgen dem Prinzip: „Wenn dies geschieht, dann tue das.“ Es besteht aus drei Hauptelementen:
- Auslöser: Dies sind Ereignisse oder Aktionen, die die Automatisierung initiieren. Zum Beispiel wird eine Aufgabe erstellt, ein Fälligkeitsdatum nähert sich oder es kommt zu einer bestimmten Statusänderung.
- Bedingungen: Dies sind optionale Kriterien, die erfüllt sein müssen, bevor die Automatisierung ausgeführt wird. Beispielsweise kann die Automatisierung nur ausgeführt werden, wenn die Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen ist oder zu einem bestimmten Projekt gehört.
- Aktionen: Diese Aufgaben werden automatisch ausgeführt, wenn der Auslöser und die Bedingungen erfüllt sind. Dazu können die Zuweisung von Aufgaben, die Änderung von Fälligkeitsdaten, das Versenden von Benachrichtigungen oder die Aktualisierung von Benutzerdefinierten Feldern gehören.
ClickUp Brain ist ein KI-Automatisierungs-Builder, der benutzerdefinierte Workflow-Automatisierungen mit Auslösern und Aktionen für jeden Space, Ordner oder Liste erstellt.
So verwenden Sie es:
- Öffnen Sie Ihren Space, Ordner oder Ihre Liste
- Klicken Sie auf „Automatisierungen“.
- Geben Sie eine Beschreibung Ihrer gewünschten Automatisierung ein. (Beispiel: Wenn eine Aufgabe aktiv ist, weisen Sie sie Alex zu.)
- Klicken Sie auf „Automatisierung erstellen“.
- /AI schlägt Ihnen auf Grundlage Ihrer Beschreibung eine Automatisierung vor. Wenn diese nicht perfekt ist, können Sie sie nach Bedarf anpassen.
- Wenn Sie zufrieden sind, aktivieren Sie die Automatisierung.
Beispiel: Wenn Sie mehrere aktive Status haben, schlägt die KI möglicherweise eine allgemeine Aktion „Mitarbeiter zu Alex ändern” vor. Sie können dann den genauen Status angeben, der als Auslöser für die Automatisierung dienen soll.
Mit den über 100 gebrauchsfertigen Vorlagen zur Automatisierung von Workflows von ClickUp können Sie gängige Workflows implementieren.
So durchsuchen Sie Vorlagen
- Vorlagen werden im Menü „Automatisierungen” gespeichert und in Kategorien wie „Verschieben”, „Status” und „Erstellung” gruppiert.
- Wenden Sie Automatisierungen auf Spaces, Ordner und Listen an
- Klicken Sie auf „Automatisierung hinzufügen”, um das Modell der Automatisierung zu öffnen.
Wie richtet man eine Vorlage für die Automatisierung ein?
- Wählen Sie eine Kategorie aus dem Menü auf der linken Seite aus.
- Klicken Sie auf die Vorlage
- Schließen Sie die erforderlichen Informationen ab
- Klicken Sie auf „Erstellen“.
Mit den dynamischen Mitarbeitern von ClickUp können Sie Aufgaben automatisch zuweisen, je nachdem, wer sie erstellt hat, wer sie beobachtet oder wer als Auslöser für eine Aktion dient.
So verwenden Sie dynamische Mitarbeiter
- Aktivieren oder deaktivieren: Administratoren können dieses Feature in den ClickApp-Einstellungen aktivieren oder deaktivieren.
- Zuweisungen hinzufügen: Klicken Sie in der Ansicht der Aufgaben auf den Avatar des Mitarbeiters und wählen Sie weitere Mitarbeiter aus.
- Zuweisungen entfernen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Avatar eines Mitarbeiters und klicken Sie auf das x-Symbol.
- Neuzuweisung: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Avatar eines Mitarbeiters und klicken Sie auf das Symbol „Neuzuweisen“.
- Nach Mitarbeitern sortieren: Sortieren Sie Aufgaben nach mehreren Mitarbeitern in der Listenansicht und der Board-Ansicht.
- Nach Mitarbeitern filtern: Filtern Sie Aufgaben nach mehreren Mitarbeitern in den Ansichten der Aufgaben.
Das Beste an diesem Feature ist, dass es Teams automatisch benachrichtigt, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern.
Mit den Projekt-Verknüpfungen von ClickUp können Sie Aufgaben der richtigen Person zuweisen und sicherstellen, dass Aktualisierungen umgehend freigegeben werden, indem Sie im Voraus Mitarbeiter und Beobachter für Aufgaben an einem bestimmten Standort festlegen.
Mit der E-Mail-Automatisierung von ClickUp können Sie automatisch E-Mails basierend auf bestimmten Aktionen versenden, Clients auf dem Laufenden halten, Aufgaben-Erinnerungen versenden, Partner über den Projektfortschritt informieren und umgehend auf Kundenfeedback reagieren.
Wie erstellt man automatisierte E-Mails in ClickUp?
- Aktivieren Sie die Automatisierung und E-Mail-ClickApps: Stellen Sie sicher, dass diese in Ihren Workspace-Einstellungen aktiviert sind.
- Navigieren Sie zum Space, Ordner oder zur Liste: Wo Sie die Automatisierung anwenden möchten
- Neue Automatisierung erstellen: Gehen Sie zu „Automatisierungen“ > „Durchsuchen“ > „E-Mail“.
- Wählen Sie einen Auslöser: Legen Sie fest, wann die E-Mail versendet werden soll (z. B. wenn eine Aufgabe erstellt wird).
- Passen Sie die E-Mail an: Legen Sie Absender, Empfänger, Betreff und Text fest. Verwenden Sie Variablen wie Name der Aufgabe, Fälligkeitsdatum usw.
- Erstellen Sie die Automatisierung: Speichern Sie Ihre Einstellungen
Mit dem Audit-Log-Feature von ClickUp können Sie den Status der Automatisierungsmaßnahmen überprüfen, bestimmte Änderungen mit detaillierten Informationen zum Speicherort lokalisieren, Anpassungen vornehmen und die Kontrolle über Ihren Workspace behalten.
Welche Ereignisse werden in Audit-Protokollen erfasst?
- Benutzerprotokoll: Anmeldungen, Änderungen an den Rollen, Benutzereinladungen usw.
- Aufgabenprotokoll: Erstellung, Löschung und Bearbeitung von Aufgaben, Änderungen der zuständigen Mitarbeiter usw.
So greifen Sie auf Audit-Protokolle zu und durchsuchen sie
- Klicken Sie oben links auf Ihren Workspace-Avatar.
- Auswahl der Audit-Protokolle
- Wählen Sie die Registerkarte „Benutzer” oder „Aufgabe”, um die Ansicht des gewünschten Protokolls zu erhalten.
- Verwenden Sie die Filter auf der rechten Seite, um nach folgenden Kriterien zu suchen: Datum Status des Benutzers (Erfolg/Fehlgeschlagen)
- Datum
- Benutzer
- Status (Erfolgreich/Fehlgeschlagen)
- Datum
- Benutzer
- Status (Erfolgreich/Fehlgeschlagen)
Die Audit-Protokolle von ClickUp eignen sich perfekt, um an einem zentralen Speicherort auf eine umfassende Historie aller Aktivitäten der Automatisierung zuzugreifen.
Eine weitere hilfreiche Funktion der KI-gestützten Workflow-Automatisierung von ClickUp ist, dass Sie Ihren Aufgaben und Projekten KI-generierte benutzerdefinierte Felder hinzufügen können. Lösen Sie Aktualisierungen benutzerdefinierter Felder basierend auf bestimmten Ereignissen aus und lassen Sie die KI diese mit wertvollen Erkenntnissen wie Aufgabenübersichten, Projektaktualisierungen, Datenanalysen und Kundenstimmungen füllen.
Schließlich bietet ClickUp Integrationen und Webhooks, um Ihre bevorzugten Apps zu verbinden. Sie können einen einheitlichen Workflow erstellen und Aufgaben über Plattformen wie HubSpot, GitHub und Twilio automatisieren. Sie können auch benutzerdefinierte Webhooks erstellen, um sie mit jedem anderen Tool zu integrieren.
Lesen Sie auch: Die 18 besten Softwareprogramme für die Automatisierung von Aufgaben für 2024 (Definitionen und Beispiele)
Vorteile der Verwendung der ClickUp-Workflow-Automatisierung
Die Funktionen zur Automatisierung von Workflows von ClickUp bieten eine leistungsstarke Kombination aus Einfachheit und Leistungsfähigkeit. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können Teams maßgeschneiderte Prozesse erstellen, von der einfachen Delegierung von Aufgaben bis hin zu komplexen mehrstufigen Phasen.
- Die Automatisierung von ClickUp befreit Teams von alltäglichen Aufgaben, sodass sie mehr Zeit für strategische, hochwertige Arbeit haben und somit die Effizienz verbessern können.
- Die automatisierten Workflows minimieren Fehler und gewährleisten eine konsistente Abschließung von Aufgaben.
- Mit den automatisierten Abhängigkeiten und Erinnerungen von ClickUp behalten Teams eine klare Übersicht über Projekte und vermeiden Verzögerungen und Engpässe.
- Dank der Echtzeit-Sichtbarkeit der Projekte, automatisierten Benachrichtigungen und Kommentaren von ClickUp sind alle Beteiligten stets auf dem Laufenden, was eine kollaborative und produktive Arbeitsumgebung fördert.
- Die automatisierte Aufgabenvergabe und Nachverfolgung des Fortschritts von ClickUp schafft einen klaren Rahmen für individuelle Verantwortlichkeiten und fördert so die Eigenverantwortung innerhalb von Teams.
Das sagt Derek Clements, Marketing Manager bei BankGloucester, über die Verwendung der ClickUp-Workflow-Automatisierung:
Ich kann alle mir zugewiesenen Aufgaben und Projekte schnell mit Startdaten, Fälligkeitsdaten und Notizen eingeben. Anschließend kann ich eine Automatisierung einrichten, sodass jede Aufgabe bei Erreichen des Startdatums automatisch zu meiner aktuellen Projektliste hinzugefügt wird.
Ich kann alle mir zugewiesenen Aufgaben und Projekte schnell mit Startdaten, Fälligkeitsdaten und Notizen eingeben. Anschließend kann ich eine Automatisierung einrichten, sodass jede Aufgabe bei Erreichen des Startdatums automatisch zu meiner aktuellen Projektliste hinzugefügt wird.
Häufige Engpässe bei der Automatisierung von Workflows und wie man sie mindert
Die Automatisierung von Workflows kann Unternehmen erhebliche Vorteile bringen, aber auch schwierig zu implementieren sein. Sehen wir uns einige der häufigsten Herausforderungen und Tipps zu ihrer Bewältigung an.
1. Ihre Mitarbeiter könnten sich gegen die Einführung der Workflow-Automatisierung wehren.
Dies könnte auf die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes, Schwierigkeiten bei der Anpassung an neue Technologien oder eine Vorliebe für vertraute manuelle Prozesse zurückzuführen sein.
Um dies zu überwinden, können Sie:
- Vermitteln Sie, wie Automatisierung allen zugute kommt, einschließlich Sicherheit am Arbeitsplatz und gesteigerter Effizienz
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Eigentümerschaft ein.
- Stellen Sie durch gut durchdachte Schulungsprogramme sicher, dass Ihre Mitarbeiter für die Nutzung des neuen Systems gut gerüstet sind.
2. Die Integration der Workflow-Automatisierung in bestehende Systeme kann schwierig sein
Dies ist häufig auf inkompatible Formate, Systemarchitekturen und Protokolle zur Sicherheit zurückzuführen.
Um diese Herausforderung zu meistern, können Sie Folgendes tun:
- Beginnen Sie mit weniger kritischen Prozessen, um potenzielle Probleme zu identifizieren.
- Erstellen Sie Datenzuordnungen, um einen reibungslosen Datentransfer zwischen Systemen zu gewährleisten
- Nutzen Sie vorgefertigte Konnektoren, die von moderner Workflow-Management -Software angeboten werden
3. Dateninkonsistenzen können die Automatisierung beeinträchtigen
Wenn die in automatisierte Systeme eingegebenen Daten inkonsistent oder falsch sind, kann dies zu Fehlern in den Ergebnissen und Prozessen führen. Wenn beispielsweise ein Tool für die Vertriebsautomatisierung auf ungenauen Kundendaten basiert, kann es fehlerhafte Berichte erstellen, falsche Mitteilungen versenden oder irrtümliche Empfehlungen aussprechen.
Um diese Herausforderung zu meistern, können Sie Folgendes tun:
- Legen Sie Regeln für die Erfassung, Speicherung und Verwendung von Daten fest
- Beheben Sie Fehler und Inkonsistenzen in Ihren Daten
- Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt und vollständig sind
- Behalten Sie die Datenqualität im Auge, um Probleme frühzeitig zu erkennen
4. Möglicherweise müssen Sie Workflows automatisieren, die sensible Daten verwenden.
Datenverstöße und unbefugter Zugriff können sensible Daten in Ihren automatisierten Workflows gefährden.
Um diese Herausforderung zu meistern, können Sie Folgendes tun:
- Nutzen Sie robuste Maßnahmen zur Sicherheit wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Sachen Datensicherheit
- Bleiben Sie über Bedrohungen für die Sicherheit auf dem Laufenden und nutzen Sie die Sicherheits-Features der Plattform
Beschleunigen Sie die Workflows Ihres Teams mit ClickUp
Die Automatisierung von Workflows ist kein futuristisches Konzept mehr, sondern ein praktisches tool, das die Abläufe in Ihrem Geschäft revolutionieren kann. Von der Optimierung finanzieller Prozesse bis hin zur Optimierung von Vertriebspipelines – die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und die Vorteile unbestreitbar. Gesteigerte Effizienz, weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten und datengestützte Erkenntnisse sind nur der Anfang.
ClickUp ist eine intuitive Plattform für die Automatisierung von Workflows, mit der Geschäftsbetriebe jeder Größe Workflows entwerfen und implementieren können, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Denken Sie daran: Durch die Automatisierung von Workflows kann Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpfen.
Sind Sie bereit, Ihr Geschäft mit Workflow-Automatisierung zu transformieren? Starten Sie noch heute mit ClickUp!