Führungskräfte im Geschäft befinden sich in einem Investitionsparadoxon. Die Ausgaben für KI sind um 130 % gestiegen, doch 80 % der Unternehmen berichten, dass ihre Investitionen in generative KI keine spürbaren Auswirkungen auf das unternehmensweite EBIT haben (Quelle: Wharton, McKinsey ).
Diese Kluft zwischen Investition und Wirkung ist nicht auf die Technologie selbst zurückzuführen. Sie resultiert aus einer reaktiven, von Ängsten getriebenen Strategie, die Agenten-Wildwuchs und eine Überflutung mit tools begünstigt.
Die Angst, den Anschluss zu verlieren, führt zu einer überstürzten Begeisterung für die Einführung neuer, voneinander isolierter KI-Tools, wodurch unbeabsichtigt ein „KI-Wildwuchs“ entsteht – ein fragmentiertes Ökosystem, in dem einzelne Tools zwar leistungsstark sind, denen jedoch der gemeinsame Kontext der Kernarbeitsbereiche eines Teams fehlt.
Dieses interne Chaos dringt nun auch in die Öffentlichkeit vor, da Software-Giganten wie Salesforce und Atlassian damit beginnen, den Zugriff von Drittanbieter-Tools auf sensible Daten und kontextbezogene Arbeitsinformationen einzuschränken oder zu blockieren.
Genau diese Art von Chaos und Fragmentierung stellt die Annahme in Frage, dass das nächste KI-Tool das Problem der KI-Zersplitterung lösen wird. Um über Spekulationen hinauszugehen und die Realität des täglichen KI-Einsatzes aufzudecken, haben wir über 1.000 Wissensarbeiter aus aller Welt befragt.
Unser Ziel war es, entscheidende Fragen zu beantworten: Wie viele KI-Tools nutzen Mitarbeiter heute und wie effektiv sind sie?
Wichtigste Ergebnisse unserer Umfrage:
- Nur 7,2 % der Teams geben eine Bewertung für ihre KI-Strategie mit „äußerster Effektivität“ und hohem ROI ab
- 91 % der Mitarbeiter nutzen wöchentlich nur 1 bis 4 KI-Tools, obwohl Unternehmen in Dutzende investieren
- 44,8 % der Teams haben KI-Tools, die sie im vergangenen Jahr eingeführt hatten, bereits wieder aufgegeben.
- Benutzer mit integrierter KI erreichen mit 2,78-mal höherer Wahrscheinlichkeit eine konstante tägliche Nutzung
Die Lösung? Unsere Untersuchungen zeigen, dass kontextbezogene, integrierte KI deutlich höhere Akzeptanzraten und eine höhere Zufriedenheit der Benutzer erzielt.
Der große KI-Ausstieg hat bereits begonnen
Während IT-Abteilungen weiterhin in großem Stil neue Tools anschaffen, haben die Mitarbeiter bereits mit ihren Workflows ihre Entscheidung getroffen. Trotz der Investitionen des Unternehmens in Dutzende von KI-Tools nutzen 91 % der Mitarbeiter wöchentlich nur 1 bis 4 Tools:
- 54,4 % nutzen nur 1–2 tools
- 36,8 % nutzen 3–4 tools
- Nur 9 % nutzen regelmäßig 5 oder mehr tools
Noch alarmierender ist, dass 44,8 % der Teams KI-Tools, die sie im letzten Jahr eingeführt hatten, bereits wieder aufgegeben haben:
- 32,0 % haben einige tools aufgegeben (weniger als die Hälfte)
- 12,8 % haben mehr als die Hälfte ihrer KI-Investitionen aufgegeben
Dabei geht es nicht nur um verschwendete Lizenzkosten – es geht auch um verlorene Implementierungszeit, Schulungsressourcen und das schwindende Vertrauen der Mitarbeiter in zukünftige KI-Initiativen.
Die Botschaft ist klar: Ihr KI-Portfolio enthält wahrscheinlich erheblichen Ballast. Jedes neue Tool, das hinzugefügt wird, ohne dass andere ausgemustert werden, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass weitere Tools ungenutzt bleiben.
Die versteckten Kosten des Kontextwechsels
Fast die Hälfte aller Mitarbeiter (46,5 %) ist gezwungen, zwischen zwei oder mehr KI-Tools hin und her zu wechseln, um eine einzige Aufgabe abzuschließen.
Dieses produktivitätshemmende Muster – in einem tool beginnen, Ergebnisse in ein anderes kopieren, Eingabeaufforderungen umformulieren, Ergebnisse abgleichen – führt zu Compliance-Risiken und Verwirrung. Das ist keine Automatisierung. Das ist Komplikation.
Die Auswirkungen zeigen sich bei den Benutzern:
- 79,3 % der Beschäftigten geben an, dass der Aufwand für KI-Eingaben im Vergleich zum Wert, der erzielt wurde, unverhältnismäßig hoch erscheint.
- Nur 21,7 % erleben selten dieses Missverhältnis zwischen Aufwand und Wert.
Jeder Tool-Wechsel erfordert:
- Den Kontext neu erklären
- Neuformatierung von Daten
- Umgang mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen
- Abstimmung widersprüchlicher Ergebnisse
Die kognitive Belastung steigt so lange an, bis der Einsatz von KI schwieriger wird als die manuelle Erledigung der Arbeit.
Fazit: Durch den ständigen Wechsel verlieren Sie nicht nur an Produktivität – Sie bringen Ihren Teams auch bei, KI gänzlich zu meiden.
KI im Dunkeln: Null Kontext
Über ein Drittel der Mitarbeiter (34,4 %) nutzt KI-Tools, die überhaupt nicht in ihre Kernarbeitsbereiche – Projekte, Dokumente und Chats – integriert sind.
Das bedeutet, dass KI-Systeme ihre Projekte nicht kennen, keinen Zugriff auf ihre Dokumente haben und ihre Unterhaltungen nicht verstehen können. Das ist so, als würde man einen Assistenten einstellen und ihm die Augen verbinden.
Die Integrationsstatistiken verdeutlichen das gesamte Ausmaß des Problems:
| Integrationsgrad | Prozentualer Anteil der Benutzer |
| Vollständige Integration (alle 3 Arbeitsbereiche) | 25,6 % |
| Teilweise Integration (2 Bereiche) | 22,8 % |
| Minimale Integration (1 Bereich) | 17,3 % |
| Null-Integration | 34,4 % |
Wenn KI keinen Zugriff auf den Kontext hat, in dem die Arbeit stattfindet, beginnt jede Interaktion bei Null – was den Anstieg von „Schatten-KI-Tools“ begünstigt, die ohne Aufsicht oder ordnungsgemäße Integration eingeführt werden. Die Benutzer müssen manuell Hintergrundinformationen bereitstellen, Fachbegriffe erklären und den Kontext rekonstruieren, der in ihren Arbeitssystemen bereits vorhanden ist.
Die Realität: Ohne Integration werden KI-Tools zu teuren Taschenrechnern, die Sicherheitsrisiken mit sich bringen, anstatt als intelligente Assistenten zu fungieren.
Die Mitarbeiter sehnen sich nach weniger tools, nicht nach mehr
Hier ist eine Erkenntnis, die jedes Strategie-Meeting zum Thema KI sofort zum Stillstand bringen sollte: 77,5 % der Mitarbeiter wären gleichgültig oder sogar erleichtert, wenn die Hälfte ihrer KI-Tools abgeschafft würde.
Die Aufschlüsselung verdeutlicht das Ausmaß der Tool-Müdigkeit:
- 53,6 % würden sich gleichgültig fühlen
- 23,9 % würden sich tatsächlich erleichtert fühlen
- Nur 15 % würden sich durch eine Konsolidierung verärgert fühlen
Das sind keine Technikmuffel – es sind Wissensarbeiter, die in der Komplexität der tools versinken und eine Konsolidierung als Befreiung betrachten. Sie verstehen, was viele Führungskräfte nicht erkennen: Mehr tools bedeuten mehr Kontextwechsel, mehr Passwörter, mehr Benutzeroberflächen, die man erlernen muss, und letztendlich weniger Produktivität.
Der Weg in die Zukunft ist klar: Der Erfolg von KI beruht auf Konsolidierung, nicht auf Ausbreitung. Ihre Teams wollen nicht noch mehr Optionen – sie brauchen Vereinfachung.
Der Beweis: Integration verändert Alles
Die Daten lassen eine einzige Erkenntnis deutlich werden: Integration ist der entscheidende Faktor für den Erfolg oder Misserfolg von KI.
Der Vorteil der Integration
Mitarbeiter mit vollständig integrierter KI nutzen diese 2,78-mal häufiger kontinuierlich im Laufe ihres Arbeitstages:
- 21,1 % der Benutzer integrierter Lösungen geben an, KI täglich mehr als 20 Mal zu nutzen
- Nur 7,6 % der Benutzer nicht integrierter Lösungen erreichen diese Häufigkeit
Die ROI-Realität, der sich niemand stellen will
Weniger als jedes zehnte Team erzielt nennenswerte Erträge durch KI:
📊 Schlüssel-ROI-Metriken:
- Nur 7,2 % geben eine Bewertung ihrer KI-Strategie als „äußerst effektiv“ mit hohem ROI ab
- Über 66 % suchen aktiv nach fachkundiger Beratung zur AI-Implementierung
- 95 % der Mitarbeiter beschränken sich von sich aus auf nur 1–2 tools pro Aufgabe, wenn sie die Wahl haben
Das ist keine Enttäuschung, sondern ein völliger Misserfolg. Die Suche nach externem Fachwissen zeigt, dass weithin anerkannt wird, dass die derzeitigen Ansätze gescheitert sind – oft aufgrund tiefgreifender Governance-Lücken bei der Konzeption und Umsetzung von KI-Strategien.
Das Verhalten der Mitarbeiter verrät die wahre Geschichte. Sie verstehen intuitiv, was viele Strategien übersehen: Die Ausbreitung von tools ist der Feind der Produktivität.
Die bittere Wahrheit: Ihre KI-Strategie funktioniert wahrscheinlich nicht, und Ihre Teams wissen das.
Vom Wildwuchs zur Strategie
Die Studie zeigt klare Maßnahmen für Führungskräfte auf, die bereit sind, den „KI Sprawl“ hinter sich zu lassen:
❌ STOP:
- Beschaffung von Einzellösungen ohne native Integrationspläne
- Den Erfolg von KI anhand der Anzahl der Tools statt anhand von Metriken messen
- Die zunehmenden Anzeichen für Tool-Müdigkeit und die Nichtnutzung von Tools ignorieren
- Aufbau von Workflows, die von instabilen Integrationen von Drittanbietern abhängen
✅ START:
- Überprüfen Sie Ihr aktuelles KI-Portfolio auf Redundanzen und nicht mehr genutzte Komponenten
- Priorisierung tief integrierter, kontextbezogener KI-Lösungen
- Erfolgsmessung anhand von Akzeptanzraten und Effizienzsteigerungen
- Konzentration auf Anbieter, die KI in Ihren Workflow integrieren
Die kontextbezogene KI-Lösung
Aus diesem Grund haben wir ClickUp Brain entwickelt – nicht als weiteres tool, das Ihren Tool-Wust noch vergrößert, sondern als Lösung.
Im Gegensatz zu generischen KI-Assistenten bietet ClickUp Brain:
- Lernt den spezifischen Kontext und die Terminologie Ihres Unternehmens kennen
- Funktioniert innerhalb bestehender Workflows (kein Wechsel zwischen verschiedenen tools erforderlich)
- Bietet KI-Funktionen für alle Arbeitsbereiche über eine einzige Plattform
- Bietet die Integration, die zu 2,78-mal höheren Akzeptanzraten führt
ClickUp Brain-Benutzer berichten:
- 2. 26-mal höhere Vollintegrationsraten
- 39,1 % erreichen eine vollständige Integration (gegenüber 17,3 % bei anderen tools)
- 27,1 % erleben selten Frustration im Zusammenhang mit KI – die höchste Zufriedenheitsrate
- 83 % sind erleichtert über die Konsolidierung der tools (gegenüber 13,5 % der Benutzer)
Diese Benutzer haben die Erfahrung gemacht, was funktioniert, und tendieren ganz natürlich dazu, mit effektiven tools für mehr Einfachheit zu sorgen.
Das Fazit: Eine tiefgreifende, native Integration verbessert nicht nur die KI – sie verändert die Arbeitsweise der Teams grundlegend.
Die Entscheidung liegt auf der Hand
Unsere Untersuchungen belegen, dass „AI Sprawl“ das Versprechen der KI zunichte macht – nämlich Routinearbeit zu eliminieren, statt noch mehr davon zu schaffen. Frustriert von der Fragmentierung lehnen Mitarbeiter tools ab, geben Investitionen auf und sehnen sich nach Konsolidierung.
Die kleine Minderheit, die Erfolg hat, hat eines gemeinsam: tief integrierte, kontextbezogene KI.
Die Zukunft gehört den Unternehmen, die diese Erkenntnis verinnerlicht haben: Der Wert von KI liegt nicht darin, viele Tools zu haben, sondern das richtige Tool zu nutzen – eines, das Ihren Arbeitskontext versteht, sich in Ihre Workflows integriert und mit der Zeit immer wertvoller wird.
Die Frage, die sich jede Führungskraft stellen muss:
Wollen Sie weiterhin zur Ausbreitung beitragen, zusehen, wie die Abbruchraten steigen, und einen enttäuschenden ROI hinnehmen?
Oder entscheiden Sie sich für den bewährten Weg der kontextbezogenen KI?
Handeln Sie noch heute
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Die einzige KI, die eine Verbindung zwischen allen Ihren Arbeitsbereichen herstellt.
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Forschungsmethodik: Die Daten für diesen Bericht wurden über einen Zeitraum von zwei Wochen von Mitte bis Ende Juni 2025 erhoben. Die Umfrage, bestehend aus 10 Multiple-Choice-Fragen, wurde anonym unter mehr als 1.000 Teilnehmern durchgeführt. Die Befragten repräsentierten eine ausgewogene Mischung verschiedener beruflicher Rollen, von Führungskräften und Managern bis hin zu einzelnen Wissensarbeitern und Unternehmern. Für die vollständige Methodik und detaillierte Ergebnisse wenden Sie sich bitte an research@clickup.com