Was hindert Sie daran, produktiv zu sein?
Wenn Sie von Meetings sprechen, sind Sie nicht allein.
Laut der Umfrage „Stop the Meeting Madness“ gaben 83 % der Befragten an, dass die Meetings in ihrem Kalender unproduktiv seien. US-amerikanische Fachkräfte geben eine Bewertung von Meetings als den größten Killer der Produktivität ab.
Ob Sie nun Wissensarbeiter, Teamleiter, Projektmanager oder Gründer sind – wir sind uns alle einig, dass Meetings viel zu häufig stattfinden.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die beste Software für Projektmanagement vor, um die Überlastung durch Meetings zu reduzieren.
Nutzen Sie diese Lösungen für das Projektmanagement, um unnötige Meetings im Zusammenhang mit Status-Updates, Genehmigungen und anderen Check-ins zu vermeiden und durch synchrone Zusammenarbeit zu ersetzen.
Auf einen Blick: Die beste PM-Software zur Reduzierung von Meeting-Überlastung
Werfen wir einen Blick auf die besten Programme für Projektmanagement, um Meeting-Müdigkeit zu vermeiden. Wir haben sie getestet, um Ihnen die Vorarbeit zu ersparen.
| Name des Tools | Am besten geeignet für | Wichtigste Features | Preise* |
| ClickUp | All-in-One-Projektmanagement und Zusammenarbeit auf Basis von KI | Chat, Clips, Dokumente, ClickUp Brain (KI-Notizbuch, kontextbezogene KI), SyncUps | Für immer kostenlos; benutzerdefinierte Anpassungen für Unternehmen verfügbar |
| Notion | Flexible Dokumentation und einfache Nachverfolgung von Projekten | Notion KI, Wikis, Dokumente, benutzerdefinierte Ansichten, vorgefertigte Vorlagen | Kostenlos; kostenpflichtige Pläne ab 12 $/Monat pro Benutzer |
| Asana | Aufgabenmanagement und Workload-Management | KI-Studio, KI-Teamkollegen, Workload-Management, Ziele, Nachverfolgung des Projektfortschritts | Kostenlos; kostenpflichtige Pläne ab 13,49 $/Monat pro Benutzer |
👀 Wussten Sie schon? Eine Studie von Atlassian zum Thema Meeting-Überlastung ergab, dass 76 % der Befragten an Tagen mit vielen Meetings erschöpft sind. Über 50 % arbeiten an einigen Tagen in der Woche Überstunden, weil sie aufgrund zu vieler Meetings ihre Arbeit nicht innerhalb der regulären Arbeitszeit abschließen können.
So wählen Sie das richtige Tool für das Projektmanagement, um die Überlastung durch Meetings zu reduzieren
Das Ziel ist einfach: ein Kommunikationstool für den Arbeitsplatz auszuwählen, das die Mitglieder des Teams auf dem gleichen Stand hält, ohne dass übermäßig viele formelle Meetings angesetzt werden müssen.
Was sollten Sie also bei einer Software für Projektmanagement beachten, die die Überlastung durch Meetings reduziert? Die folgenden Features finden wir besonders hilfreich:
- Unterstützt asynchrone Kommunikation: Ermöglicht detaillierte Aufgabenkommentare, Threads, @Erwähnungen, Bildschirmaufzeichnungen und kontextbezogene Diskussionen von Teammitgliedern, um synchrone Meetings für die Gruppenkommunikation zu ersetzen.
- Bietet KI-gestützte Zusammenfassungen von Meetings und Aktionsauszüge: Transkribiert Meetings, fasst wichtige Punkte zusammen, extrahiert Aktionspunkte und weist Aufgaben automatisch zu. Weniger Personen müssen an aufeinanderfolgenden Meetings teilnehmen, und das Konzept der asynchronen Meetings wird gefördert.
- Bietet gemeinsame Workspaces und Zusammenarbeit an Dokumenten: Zentralisiert Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen. Sie können Informationen im Voraus überprüfen und „Abstimmungsmeetings” vermeiden.
- Integration in Ihre Technologieplattform: Synchronisierung mit Zoom/Teams/Google Kalender, sodass Benutzer Meetings sogar aus ihrer Projektmanagement-Software heraus planen können
- Bietet Kalenderintelligenz: Schlägt kürzere Meeting-Dauern, asynchrone Alternativen zu häufigen Meetings oder optimale Zeiten vor, um einen überfüllten Kalender zu vermeiden.
- Bietet automatische Erinnerungen, Hinweise und Nachfassaktionen: Nutzt Benachrichtigungen, KI-Assistenten und Auslöser für Automatisierungen, um kalenderbasierte Check-ins oder Aktualisierungsanrufe zu reduzieren und so die Produktivität zu steigern.
👀 Wussten Sie schon? Angesichts der Anzahl der Meetings, die ein Mitarbeiter überspringen könnte, ergibt sich eine potenzielle Fehlinvestition von über 25.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr. Diese Zahl ist für Manager mit mehr als vier direkten Untergebenen noch deutlich höher.
Die beste Software für das Projektmanagement zur Reduzierung von Meeting-Überlastung
Hier sind die besten Tools für das Projektmanagement, mit denen Sie unnötige Meetings reduzieren können.
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unsere Redaktion arbeitet nach einem transparenten, wissenschaftlich fundierten und herstellerneutralen Verfahren, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir bei ClickUp Software bewerten.
1. ClickUp (Beste All-in-One-Plattform für Projektmanagement und Zusammenarbeit)
An erster Stelle der Liste steht der interne Favorit: ClickUp.
Meetings werden notwendig, wenn Dokumente und Wissen über verschiedene Tools und Plattformen verstreut sind. ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, vereint Ihre gesamte Arbeits- und Geschäftskommunikation unter einem Dach und erleichtert so sowohl die Zusammenarbeit in Echtzeit als auch die asynchrone Zusammenarbeit.
So hilft Ihnen ClickUp for Remote Teams dabei, die Überlastung durch Meetings zu reduzieren.
Vereinheitlichen Sie Kommunikation und Maßnahmen mit ClickUp Chat und ClickUp Docs.
Die Zusammenarbeit im Team wird mit ClickUp Docs und Chat, die Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen automatisch miteinander verknüpfen, noch einfacher. So haben Teams immer den vollständigen Überblick über die anstehenden Aufgaben und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Bildschirmen hin- und herspringen, um zu kommunizieren.
Feedback erfolgt in Echtzeit mit Kommentaren und @Erwähnungen, sodass Sie auch keine Besprechungsanrufe mehr benötigen.
Mit ClickUp Chat können Sie das Problem zu vieler Meetings wie folgt erledigen:
- Alle asynchron auf dem Laufenden halten: Teilen Sie wichtige Ankündigungen, Updates oder Diskussionen als Beiträge, damit Ihr Team in seinem eigenen Tempo informiert bleibt – ohne den Druck, sofort reagieren zu müssen.
- Verpassen Sie keine Aktionselemente mehr: Verwandeln Sie mit FollowUps jeden Kommentar sofort in eine nachverfolgbare Aufgabe, sodass jeder seine Aufgaben und Fristen kennt, ohne dass Meetings erforderlich sind.
- Unnötige Meetings vermeiden: Führen Sie schnelle Audio- und Videoanrufe mit SyncUps, die aufgezeichnet und im Clips Hub abgerufen werden können, mit Transkripten und Zusammenfassungen, die direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft sind.
ClickUp Docs sind lebende Dokumente, die mit Ihren Projekten verknüpft sind. Sie können Aufgabenlisten einbetten, Kommentare zuweisen, Kollegen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten lassen und den Fortschritt verfolgen, ohne das Dokument jemals verlassen zu müssen. Aktualisierungen werden in Echtzeit angezeigt.
Vorgefertigte Vorlagen reduzieren den Aufwand, und ein durchsuchbarer Docs Hub hilft Ihnen, verwandte Dokumente sofort zu finden.
Nehmen Sie Videos für asynchrone Updates mit ClickUp Clips auf.
Wenn es darum geht, einen Prozess zu erklären oder ein Problem zu beheben, ist ein kurzes Video mit ClickUp Clips viel besser geeignet als ein Meeting.
Nehmen Sie Ihren Bildschirm, Ihre Stimme oder Ihre Webcam von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus auf, versehen Sie die Aufzeichnung mit Anmerkungen und geben Sie sie sofort als Kommentar oder Link zu einer Aufgabe frei.
Wenn ein Teamleiter beispielsweise einen komplizierten Workflow erklären muss, kann er einfach einen kurzen Clip aufnehmen, ihn zur entsprechenden Aufgabe hochladen und seinen Teamkollegen ermöglichen, ihn sich anzusehen, wann es ihnen passt. Ein 20-minütiger „kurzer Anruf” ist nicht mehr erforderlich.
Überlassen Sie ClickUp Brain die Nachverfolgung und den Kontext.
ClickUp Brain, der in die Plattform integrierte KI-Assistent, scannt Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen, um relevante Zusammenhänge aufzudecken, Maßnahmen vorzuschlagen und sofort Zusammenfassungen zu erstellen. Er erkennt sogar Abhängigkeiten und Hindernisse und empfiehlt automatisch die nächsten Schritte.
Das bedeutet weniger Synchronisierungen für Updates und die Planung von Meetings.
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Produktmanager fragt im Chat: „Wie ist der Stand beim Redesign der mobilen App?“
ClickUp Brain fasst den Status des Projekts – fertiggestellte Entwürfe, ausstehende Rückmeldungen und Hindernisse – sofort zusammen und ruft dabei Informationen aus verknüpften Aufgaben und Dokumenten ab. Der Projektmanager erhält sofort ein KI-generiertes Update, und das Team spart sich eine weitere 30-minütige Synchronisierung.
Automatisieren Sie das Erstellen von Meeting-Notizen mit ClickUp AI Notetaker.
Wenn Sie ein Meeting nicht auslassen können, lassen Sie zumindest das Notieren von Notizen aus. Der ClickUp AI Notetaker nimmt automatisch an Ihren Zoom-, Google Meet- oder Teams-Anrufen teil, transkribiert alles in Echtzeit (mit anklickbaren Zeitstempeln) und wandelt wichtige Erkenntnisse in umsetzbare Aufgaben um.
Diese Notizen werden direkt mit Ihrem Workspace verknüpft. Follow-ups, Entscheidungen und Hindernisse gehen nicht in Chat-Verläufen oder Notizen auf Papier verloren.
Dieses Video zeigt Ihnen die Superkräfte von ClickUp AI Notetaker 👇
Überlassen Sie die Schwerarbeit den KI-Agenten, um sie zu erledigen
Die KI-Agenten von ClickUp sind in Ihrem Workspace integriert und überwachen kontinuierlich Projekte, Aufgaben und Abhängigkeiten, damit alles reibungslos läuft.
Sie übernehmen routinemäßige Aktualisierungen wie tägliche und wöchentliche Berichte, KI-generierte Stand-ups und automatisierte Zusammenfassungen des Fortschritts und ersparen Ihnen so unnötige Diskussionen. Agenten können sogar Risiken kennzeichnen, Workloads neu zuweisen oder Auslöser für Folgemaßnahmen auslösen, wenn sie Verzögerungen in Echtzeit erkennen.
Die besten Features von ClickUp
- Bleiben Sie über alle Kalender hinweg organisiert: Organisieren Sie alle Ihre Aufgaben, Ereignisse und Meetings im intelligenten ClickUp-Kalender, der sich automatisch mit Google und Outlook synchronisiert.
- Feedback sofort in Maßnahmen umsetzen: Verwenden Sie ClickUp Assign Comments , um Kommentare hinzuzufügen und in Aufgaben umzuwandeln. Sobald die Aufgaben abgeschlossen sind, können Sie diese Kommentare lösen.
- Beenden Sie das Koordinationschaos: Lassen Sie ClickUp Aufgaben-Dependencies die Reihenfolge der Aufgaben basierend auf ihren Abhängigkeiten und entsprechend Ihren Prioritäten festlegen.
- Visualisieren Sie den Fortschritt in Echtzeit: Verfolgen Sie Fortschritte, Abhängigkeiten, Workloads und Hindernisse an einem Ort mit ClickUp Dashboards.
- Verbindung mit Tools von Drittanbietern: Zentralisieren Sie Updates und reduzieren Sie den Kontextwechsel zwischen Tools wie Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom und Hunderten anderer Apps mit ClickUp Integrations.
- Vorgefertigte Vorlagen: Fügen Sie Ihre Meeting-Agenda und zugehörige Informationen und Details per Plug-and-Play in Vorlagen wie die ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle, die ClickUp-Vorlage für Agenden usw. ein.
Limitierungen von ClickUp
- Die umfangreiche Palette an Features kann für neue Benutzer überwältigend sein.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.500 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Eine G2-Benutzerbewertung fasst die Vorteile von ClickUp zusammen:
Was mir an ClickUp am besten gefällt, ist, wie anpassbar und flexibel es ist. Ich kann es genau so einrichten, wie ich es möchte, egal ob ich einfache Listen mit Aufgaben verwende oder detaillierte Workflows mit Automatisierungen, Abhängigkeiten und Dashboards erstelle. Es hält alles an einem Ort zusammen – Projekte, Dokumente, Kommunikation und sogar Zeiterfassung –, sodass ich nicht zwischen mehreren Tools hin- und herspringen muss ...
Was mir an ClickUp am besten gefällt, ist, wie anpassbar und flexibel es ist. Ich kann es genau so einrichten, wie ich es möchte, egal ob ich einfache Listen mit Aufgaben verwende oder detaillierte Workflows mit Automatisierungen, Abhängigkeiten und Dashboards erstelle. Es hält alles an einem Ort zusammen – Projekte, Dokumente, Kommunikation und sogar Zeiterfassung –, sodass ich nicht zwischen mehreren Tools hin- und herspringen muss ...
📮 ClickUp Insight: Die Daten der Umfrage von ClickUp zur Effektivität von Meetings deuten darauf hin, dass fast die Hälfte aller Meetings (46 %) nur 1 bis 3 Teilnehmer umfasst. Kleinere Meetings sind zwar möglicherweise fokussierter, aber effiziente Kommunikationsmethoden können Ihnen dabei helfen, übermäßige, unnötige Meetings zu reduzieren.
Mit zugewiesenen Kommentaren in ClickUp-Aufgaben können Sie direkt innerhalb der Aufgaben Kontext hinzufügen, kurze Audio-Nachrichten freigeben oder Video-Updates mit ClickUp Clips aufzeichnen – so sparen Teams wertvolle Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass wichtige Diskussionen weiterhin stattfinden, ohne dass dabei Zeit verloren geht!
💫 Echte Ergebnisse: Teams wie Trinetrix verzeichnen mit ClickUp eine Reduzierung unnötiger Unterhaltungen und Meetings um 50 %.
📚 Weiterlesen: Wie asynchrone Arbeit die Zusammenarbeit verändert
2. Notion (am besten geeignet für flexible Dokumentation und einfache Nachverfolgung von Projekten)
Notion ist ein All-in-One-Digital-Workspace, der von Einzelpersonen und Teams genutzt wird. Er kombiniert Notizen, Projektmanagement und Wissensmanagement.
Als PM-Tool trägt es auf verschiedene Weise dazu bei, die Häufigkeit von Meetings zu reduzieren, angefangen bei der gemeinsamen Nutzung von Kontexten über Team-Wikis.
Für eine einheitliche Informationsquelle sind Vorlagen wie das Unternehmens-Wiki und der Team-Workspace hilfreich. Neue Mitglieder können diese Dokumente zu Rate ziehen, um sich über die Meeting-Prozesse des Unternehmens und die besprechungsfreien Tage zu informieren.
Das Kanban-Board hilft dabei, Workflows in Echtzeit zu visualisieren, sodass jeder sehen kann, wer was tut und was als Nächstes ansteht. Manager können den Fortschritt asynchron überprüfen und nur Synchronisierungen für Blockaden planen.
Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen müssen, transkribiert Notion KI die Meeting-Notizen, erstellt umsetzbare Zusammenfassungen und bietet einen durchsuchbaren Meeting-Verlauf. Es kann auch Kontext zu Meeting-Notizen hinzufügen, Zusammenfassungen entwerfen oder sofort aus Ihren Dokumenten heraus die Frage „Warum wurde diese Entscheidung getroffen?“ beantworten, um endlose Meetings zu vermeiden.
Die besten Features von Notion
- Erstellen Sie benutzerdefinierte KI-Agenten für die Bearbeitung bestimmter Projekte, Aufgaben oder Unteraufgaben.
- Verfassen Sie mit Notion KI Projektzusammenfassungen, Nachfassungen von Meetings und erstellen Sie einen benutzerdefinierten Zugriff auf Ihre vertraulichen Dokumente.
- Umschalten Sie zwischen mehreren KI-Modellen mit den integrierten KI-Assistenten ChatGPT und Claude Sonet 4.
- Teilen Sie komplexe Projekte auf, indem Sie „Hierarchien” mit Seiten, Unterseiten, Aufgaben und Unteraufgaben erstellen.
- Verknüpfen Sie Datenbanken für Aufgaben, Notizen und Ziele, um automatisch Beziehungen zwischen Informationen herzustellen.
Einschränkungen von Notion
- Im Gegensatz zu Tools mit automatischer Statusberichterstellung oder integrierten Erinnerungsfunktionen ist Notion stark auf manuelle Pflege angewiesen. Wenn also ein Mitglied des Teams aufhört, Entscheidungen zu dokumentieren oder Aufgaben zu aktualisieren, bricht der gemeinsame Kontext schnell zusammen.
Preise für Notion
- Free
- Plus: 12 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 24 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Notion
- G2: 4,6/5 (über 8.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Notion?
Hier ist, was ein G2-Rezensent über Notion zu sagen hatte:
Mir gefällt, dass Notion Notizen, Aufgaben und Zusammenarbeit an einem Ort vereint, sodass ich nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen muss. Die KI-Features sind sehr praktisch, um Meeting-Notizen zusammenzufassen, Inhalte zu entwerfen und Texte schnell umzuformulieren. Das spart Zeit und hilft mir, meinen Workspace besser zu organisieren...
Mir gefällt, dass Notion Notizen, Aufgaben und Zusammenarbeit an einem Ort vereint, sodass ich nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen muss. Die KI-Features sind sehr praktisch, um Meeting-Notizen zusammenzufassen, Inhalte zu entwerfen und Texte schnell umzuformulieren. Das spart Zeit und hilft mir, meinen Workspace besser zu organisieren...
📚 Weiterlesen: Notion vs. ClickUp: das beste Dokument-Tool
👀 Wussten Sie schon? Viele von uns leiden heute unter dem Meeting-Recovery-Syndrom.
Meetings erfordern oft intensive Konzentration, Multitasking und soziale Interaktionen. Sie beanspruchen den präfrontalen Kortex des Gehirns, der für Funktionen wie Planung und Entscheidungsfindung zuständig ist.
Eine Überlastung führt zu kognitiver Ermüdung, die sich nach dem Ende des Meetings in einer verminderten Konzentrationsfähigkeit und einer Beeinträchtigung des kritischen Denkens äußert. Nach einer Reihe von Meetings benötigt das Gehirn eine Auszeit, um sich zu erholen und seine kognitiven Ressourcen wiederherzustellen.
⭐ Bonus: Selbst die asynchronsten Teams müssen schnell Ideen oder Updates freigeben – und genau hier glänzt ClickUp Brain MAX mit seiner Talk-to-Text-Funktion.
Anstatt eine kurze Synchronisierung anzusetzen, nur um etwas zu erklären, können Sie Ihre Gedanken laut aussprechen, und Brain Max wandelt sie sofort in strukturierten, bearbeitbaren Text innerhalb von Aufgaben oder Dokumenten um.
Es erfasst Tonfall, Absicht und wichtigen Kontext, sodass Ihre „Mini-Meetings“ asynchron stattfinden. Ob es darum geht, eine Sprachnotiz in Aktionspunkte zusammenzufassen oder aus einer kurzen Idee ein Follow-up-Dokument zu erstellen – Talk-to-Text hilft Ihnen, schnell zu kommunizieren, ohne einen weiteren Termin im Kalender einzutragen.
3. Asana (am besten geeignet für strukturiertes Aufgabenmanagement und Teamkoordination)
Asana verfügt zwar nicht über einen KI-Notizblock, hilft aber auf andere Weise, die Überlastung durch Meetings zu reduzieren.
Als Software für Workload- und Projektmanagement schafft Asana gemeinsame Klarheit über Prioritäten, Eigentümerschaft und nächste Schritte – Dinge, die normalerweise Synchronisierungsgespräche erfordern, um sie zu bestätigen.
Jedes Projekt in Asana wird zu einem transparenten Workspace, in dem Aufgaben, Eigentümer und Fristen für alle sichtbar sind, sodass keine Meetings mehr erforderlich sind, um den Fortschritt zu überprüfen. Die Ansicht „Meine Aufgaben“ und die Zeitleiste machen Abhängigkeiten und Hindernisse offensichtlich, ohne dass eine mündliche Aktualisierung erforderlich ist.
Die Dashboards für Ziele, Portfolios und Workload in diesem Tool zum Arbeitsauslastungsmanagement helfen Managern dabei, Ergebnisse asynchron zu verfolgen, während Kommentare, Anhänge oder Statusberichte schnelle Updates ermöglichen, ohne dass Meetings erforderlich sind.
Um Meetings effektiver zu gestalten, bietet Asana Vorlagen für Tagesordnungen und Nachbesprechungen, mit denen Themen geplant, Verantwortliche zugewiesen und Diskussionen in umsetzbare Aufgaben umgewandelt werden können.
Durch Integrationen wie Slack, Google Kalender und Zoom erfolgt die Synchronisierung von Aktualisierungen und Aufgabenänderungen automatisch, sodass die Kommunikation im Kontext bleibt – die größte Herausforderung bei der Kommunikation am Arbeitsplatz. Anstatt sich auf formelle Meetings zu verlassen, um sich abzustimmen, macht Asana die Abstimmung der Arbeit sichtbar.
Die besten Features von Asana
- Lassen Sie KI-Teamkollegen datengestützte Erkenntnisse liefern, Maßnahmen ergreifen und Ergebnisse liefern, die den gesamten Kontext Ihrer Arbeit berücksichtigen.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows ohne Programmieraufwand und legen Sie Regeln mit Auslösern und Aktionen fest, um Routineprozesse zu automatisieren.
- Schaffen Sie eine Verbindung zwischen unternehmensweiten Zielen und Ihrer täglichen Arbeit und sehen Sie, wie jede Initiative die Unternehmensziele voranbringt.
- Erstellen Sie langfristige Personalpläne und nutzen Sie die Workload-Ansicht, um zu sehen, wer unter- oder überlastet ist, und so eine optimale Planung der Kapazität zu ermöglichen.
- Verwenden Sie das KI-Studio, um benutzerdefinierte Workflows für die Nachverfolgung von Anfragen, das Kampagnenmanagement und vieles mehr zu entwerfen.
Einschränkungen von Asana
- Es fehlen native asynchrone Video- und Sprachnachrichten sowie ein KI-Tool für Meetings. Sie müssen sich für den Kontext an Slack oder E-Mail wenden, was zu fragmentierter Kommunikation und zusätzlichen Anrufen für die Synchronisierung führt.
Preise für Asana
- Free
- Starter: 13,49 $/Monat pro Benutzer
- Erweitert: 30,49 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise+: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Asana
- G2: 4,4/5 (über 12.300 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.500 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Asana?
Hier ist, was eine G2-Bewertung über Asana sagt:
Asana ist eine leistungsstarke Plattform für Projektmanagement und Aufgabenmanagement, die Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren, die Kommunikation zu optimieren und die Gesamtproduktivität zu steigern. Dank ihres intuitiven Designs, ihrer vielseitigen Projektansichten und ihrer leistungsstarken Features für die Zusammenarbeit ist sie in vielen Branchen weit verbreitet.
Asana ist eine leistungsstarke Plattform für Projektmanagement und Aufgabenmanagement, die Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren, die Kommunikation zu optimieren und die Gesamtproduktivität zu steigern. Dank ihres intuitiven Designs, ihrer vielseitigen Projektansichten und ihrer leistungsstarken Features für die Zusammenarbeit ist sie in vielen Branchen weit verbreitet.
Weitere erwähnenswerte Produkte
Hier sind einige weitere PM-tools, die Ihnen auf die eine oder andere Weise helfen, die Überlastung durch Meetings zu reduzieren und Ihren Arbeitstag besser zu planen:
- Basecamp : Ersetzt tägliche Stand-up-Meetings durch schriftliche Check-ins und Long-Form-Message-Boards, die alle asynchron auf dem Laufenden halten. Das Feature „Automatic Check-ins” fordert Teammitglieder dazu auf, Fortschritte oder Hindernisse mitzuteilen. Zentralisierte Message-Threads und Projekt-Hubs sorgen dafür, dass weniger Meetings zum Thema „Wie ist der Status?” stattfinden müssen.
- Slack : Kanäle organisieren Unterhaltungen nach Thema oder Projekt und reduzieren so den Bedarf an wiederkehrenden Synchronisierungen. Slack Canvas speichert wichtige Dokumente und Entscheidungen an einem Ort, während KI-gestützte Zusammenfassungen die wichtigsten Punkte hervorheben. Das Feature Huddles ermöglicht Ihnen schnelle Audio-Check-ins, wenn es sich nicht lohnt, ein vollständiges Meeting anzusetzen.
- Microsoft Teams : Mit Copilot fasst Teams automatisch Notizen zu Meetings zusammen, hebt die nächsten Schritte hervor und entwirft Folgemaßnahmen. Integrierte Planungstools verhindern eine Überlastung des Kalenders, während gemeinsame Kanäle und Dateien die Kommunikation asynchron halten.
- Google Workspace : Kombiniert Docs, Sheets und Chat in einem asynchronen Workflow. Gemini, die integrierte KI von Google, erstellt Zusammenfassungen, generiert Tagesordnungen und markiert Aktionspunkte. Gemeinsame Kalender und Kommentarfunktionen erleichtern die Überprüfung von Updates ohne Live-Synchronisierung.
- Zoom : Der KI-Begleiter zeichnet Meetings auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen, sodass Sie unwichtige Meetings überspringen können. Mit den Funktionen Smart Chapters und Highlights werden Aufzeichnungen zu durchsuchbaren Erkenntnissen, wodurch Folgetreffen überflüssig werden.
- Team O’Clock : Diese Software wurde für agile Teams entwickelt und bietet Automatisierungen für tägliche Stand-up-Meetings, Sprint-Retrospektiven und Team-Check-ins. Die Features Async Stand-up und Meeting Timer sorgen dafür, dass die Sitzungen kurz, strukturiert und oft optional sind.
- Troop Messenger : Vereint Chat, Dateifreigabe und Aufgabenverwaltung in einem Workspace. KI-gestützte Smart Replies und Message Summaries helfen Teammitgliedern, asynchron auf dem Laufenden zu bleiben. Dank integrierter Video- und Aufgaben-Tag-Funktionen werden Diskussionen zu konkreten Ergebnissen, ohne dass endlose Synchronisierungen erforderlich sind.
💡 Beispiel: Shopify beschloss, den überfüllten Kalender zu entlasten, indem alle wiederkehrenden Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern abgesagt und „meetingfreie Mittwochs” eingeführt wurden. Dadurch wurden rund 12.000 Meetings eingespart, was einer Gesamtzeit von 36 Jahren entspricht.
Wenn Sie sich für meetingfreie Tage einsetzen möchten, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern, finden Sie hier die einfachsten Schritte für den Einstieg:
- Fangen Sie klein an: Beginnen Sie mit einem Tag alle zwei Wochen. Sobald das Team Produktivitätssteigerungen feststellt, machen Sie es wöchentlich.
- Klare Erwartungen festlegen: Kommunizieren Sie, dass „keine Meetings” auch keine internen Synchronisierungen bedeutet – dringende externe Anrufe können weiterhin stattfinden.
- Verwenden Sie stattdessen asynchrone Updates: Ersetzen Sie diese Check-ins durch ClickUp Clips, Notion-Updates oder Asana-Statusberichte.
- Machen Sie es zu einer Kultur, nicht zu einer Show: Die Führungskräfte müssen mit gutem Beispiel vorangehen und dem Drang widerstehen, zu „kurzen Chats” hinreißen zu lassen.
- Messen Sie die Auswirkungen: Führen Sie die Nachverfolgung der Ergebnisse oder der Arbeitsstunden vor und nach der Einführung durch. Das Aufzeigen von Ergebnissen trägt dazu bei, die Richtlinie aufrechtzuerhalten.
📚 Weiterlesen: Kostenloser Bildschirmrekorder ohne Wasserzeichen
Warum ist es wichtig, die Überlastung durch Meetings zu reduzieren?
Es gibt genügend und mehr als genug Forschungsergebnisse, die die Auswirkungen von Meeting-Überlastung belegen 👇
- Meeting-Kater: Über 90 % der Mitarbeiter geben an, dass ihre Konzentration, Motivation oder Produktivität nach ineffektiven Meetings sinkt. Die meisten täglichen Meetings könnten problemlos durch E-Mails, Nachrichten oder Anrufe ersetzt werden.
- Zoom-Müdigkeit: Lange Video-Meetings können zu Burnout führen, der sich durch Müdigkeit und Stress äußert. Solche Video-Meetings können bei einem langen Zeitraum auch das Sehvermögen beeinträchtigen, da die Augen übermäßig lange dem Bildschirm ausgesetzt sind.
- Auswirkungen auf die geistige und körperliche Gesundheit: Übermäßige Meetings führen zu erhöhter Angst, Stress und verminderter Arbeitsmoral unter den Mitarbeitern. Sie schränken auch die Mobilität ein und beeinträchtigen die körperliche Gesundheit der Teilnehmer.
- Boreout-Syndrom: Die meisten Mitarbeiter sind aufgrund übermäßiger Meetings nicht in der Lage, sinnvolle Arbeit abzuschließen. Dies führt häufig zum Boreout-Syndrom, einem psychologischen Zustand, der durch Unterforderung und Unzufriedenheit im beruflichen Umfeld gekennzeichnet ist.
- Unzufriedenheit der Mitarbeiter: Eine Überlastung mit Meetings kann zu Desinteresse und einer verminderten Arbeitszufriedenheit führen. Dies kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz kündigen oder schlechte Leistungen erbringen, was organisatorische Herausforderungen in Ihrem Unternehmen mit sich bringt.
⚒️ Quick Hack: Wenn Meetings unvermeidbar sind, lassen Sie sich von KI helfen. So nutzen Sie KI für Meeting-Notizen:
- Verwenden Sie integrierte KI-Notizprogramme: Wählen Sie Tools, die in Ihren Workspace integriert sind (wie ClickUp Brain), damit Besprechungsnotizen und Aktionspunkte sofort mit Aufgaben synchronisiert werden.
- Selektiv aufzeichnen: Lassen Sie KI an wiederkehrenden oder Strategie-Meetings teilnehmen, damit Sie durchsuchbare Archive erstellen können, ohne Ihren Workspace zu überladen.
- Versehen Sie Ihre Zusammenfassungen mit Tags und verknüpfen Sie sie: Verbinden Sie KI-generierte Notizen mit Projektboards, Dokumenten oder Dashboards, um den gesamten Meeting-Kontext an einem Ort zu haben.
- Überprüfen, nicht umschreiben: Überlassen Sie die Schwerarbeit der KI – Ihre Aufgabe ist es, zu überfliegen, zu genehmigen und zu delegieren.
Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Meeting-Notizen mit KI automatisieren können:
Tipps zur Reduzierung von Meeting-Müdigkeit über tools hinaus
Niemand hat jemals gesagt, dass er Meetings liebt. Aber wenn Sie ein Meeting abhalten müssen, halten Sie sich an die folgenden Regeln für Meeting-Praktiken:
- Legen Sie eine klare Tagesordnung fest: Bevor Sie ein Meeting ansetzen, sollten Sie wissen, was darin behandelt werden soll. Denn ohne Tagesordnung muss das Meeting gar nicht erst stattfinden.
- Freigeben Sie vorab Notizen zu den Vorbereitungsarbeiten: Meetings sollten nicht damit verbracht werden, die Arbeit der anderen zu lesen. Um die Meeting-Zeit optimal zu nutzen, geben Sie Notizen, Analysen oder zugehörige Arbeiten im Voraus frei.
- Begrenzen Sie Meetings auf 30 Minuten: Untersuchungen zeigen, dass bei virtuellen Stand-up-Meetings nach 30 bis 40 Minuten kognitive Ermüdungserscheinungen auftreten. Kürzere Sitzungen, an denen nur die für die Tagesordnung wichtigen Personen teilnehmen, sorgen für ein anhaltendes Engagement.
Mit den Worten von Lisa Haneberg, Verfasserin von „Don’t Let Meetings Rule!
Lehnen Sie Meetings ab, die keinen Sinn ergeben oder unproduktiv sind. Buchen Sie ein Meeting nur, wenn Sie ein wichtiges Problem im Geschäft zu besprechen haben und Input, Zustimmung oder Einverständnis wünschen oder benötigen. Selbst dann sollten Sie der Versuchung widerstehen, alle und jeden einzuladen – verschwenden Sie nicht unnötig die Zeit Ihrer Mitarbeiter.
Lehnen Sie Meetings ab, die keinen Sinn ergeben oder unproduktiv sind. Buchen Sie ein Meeting nur, wenn Sie ein wichtiges Problem im Geschäft zu besprechen haben und Input, Zustimmung oder Einverständnis wünschen oder benötigen. Selbst dann sollten Sie der Versuchung widerstehen, alle und jeden einzuladen – verschwenden Sie nicht unnötig die Zeit Ihrer Mitarbeiter.
👀 Wussten Sie schon? Wissenschaftler betonen, dass zu viele Meetings die Zeit für „Gedankenwandern” (spontanes kreatives Denken) reduzieren. Jeff Bezos, Vorstandsvorsitzender von Amazon, sagt: „Ich halte mich nicht an einen strengen Zeitplan. Meine Meetings sind ‚chaotisch’, um Kreativität und Innovation anzuregen. Gedankenwandern ist meine Geheimwaffe für Produktivität.”
Reduzieren Sie die Überlastung durch Meetings mit ClickUp als Ihrer Software für das Projektmanagement
Die Meeting-Müdigkeit ist real, aber Tools können helfen. Bestimmte Arten von Software für das Projektmanagement reduzieren den Bedarf an Meetings, indem sie die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessern.
Wir haben gesehen, wie tools wie Notion, Asana und andere dazu beitragen können, die Überlastung durch Meetings zu reduzieren. Wenn Sie sich jedoch für eines entscheiden möchten, empfehlen wir ClickUp.
Der einheitliche KI-Workspace von ClickUp wurde für die Zusammenarbeit im Team entwickelt. Features wie Chat, Dokumente und Clips machen die asynchrone Kommunikation effektiv, während ClickUp Brain und KI-Agenten Synchronisierungsanrufe durch strukturierte, KI-gestützte Updates, Entscheidungen und Nachverfolgungen ersetzen.
Machen Sie den ersten Schritt zur Reduzierung von Meeting-Überlastung: Melden Sie sich noch heute für ein kostenloses ClickUp-Konto an.