"Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können"
Jawohl. Wir alle kennen das: Wir schimpfen über die Zeit, die wir in einem weiteren unnötigen Meeting vergeudet haben, und werfen heimliche Blicke auf unsere Uhren. Tatsächlich zeigt die Forschung, dass 70% aller Meetings hindern die Mitarbeiter tatsächlich daran, alle ihre Aufgaben abzuschließen.
Die schlechte Nachricht: Zu viele Meetings können dem Fortschritt und der Produktivität der Mitarbeiter schaden.
Die gute Nachricht: Sie haben es selbst in der Hand, dieses Bild zu ändern!
Lassen Sie uns also das Problem der Überlastung durch Meetings ein für alle Mal angehen.
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihre Zeit zurückgewinnen können, indem Sie Meetings effektiver gestalten und Ihren Arbeitstag um produktivere Stunden erweitern.
Board Meetings oder gelangweilte Meetings? Die Auswirkungen unnötiger Meetings
Die Flut unnötiger Meetings ist am modernen Arbeitsplatz viel zu häufig anzutreffen. Dies führt zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern:
- geringere Produktivität: Ein überfüllter Kalender und ständige Unterbrechungen durch geplante Meetings behindern die Konzentration. Dies behindert das Abschließen von Aufgaben und hält Sie davon ab, sich in die Arbeit zu vertiefen
- Herausforderungen in der Kommunikation : Die Kommunikation ist zwar der Kern eines jeden Meetings, aber zu viele Meetings haben den gegenteiligen Effekt. Ein Übermaß an Meetings behindert die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit, was zu Missverständnissen, Fehlkommunikation und Verzögerungen führt
- Informationsüberflutung: In Meetings wird möglicherweise versucht, zu viel in zu kurzer Zeit zu erledigen (oder zu besprechen). Viel zu viele Meetings verschärfen dieses Problem. Das Ergebnis ist eine ununterbrochene Informationsflut, die es den Teilnehmern erschwert, die wichtigsten Erkenntnisse und umsetzbaren Details zu behalten
- Erstickt die Kreativität: Ein formelles Meeting kann die Teilnehmer dazu bringen, innerhalb der Linien zu malen. Wenn zu viele Meetings abgehalten werden, gerät dies in den Bereich des Mikromanagements mit geringem Vertrauen. Dies führt dazu, dass die Mitglieder des Teams ihre kreative Ader und ihre Fähigkeit zum Brainstorming verlieren, was die Innovation behindert
- Vergeudete Ressourcen: Zu viele Meetings zehren an mehreren Ressourcen. Zum einen müssen die Mitarbeiter ihre Kalender blockieren und für die Dauer des Meetings zur Verfügung stehen. Zum anderen werden Zeit und Aufwand für die Planung dieser Meetings verschwendet. Schließlich werden durch die Verringerung der Arbeitsstunden auch finanzielle Ressourcen eingespart
- Mitarbeiter-Engagement: Seien wir ehrlich, niemand ist wirklich begeistert von der Vorstellung, an einem Meeting nach dem anderen teilzunehmen. Es ist überwältigend und führt zu Ermüdung, Desengagement und sinkender Moral
Wie stellt man fest, ob man zu viele Meetings hat?
Ist Ihr meeting-Management-Software läuft auf Hochtouren? Hat Ihr Team einen Sättigungsgrad an Meetings erreicht? Es gibt einige Anzeichen dafür, dass Sie mehr Meetings als nötig angesetzt haben:
- Ihr Kalender ist voll mit Meetings, so dass wenig bis gar keine Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt
- Sie haben Schwierigkeiten, Ihren Arbeitstag zu planen und ununterbrochene Zeitblöcke für wichtige Aufgaben zu finden
- Sie finden es schwierig, Aufgaben abzuschließen oder Fristen einzuhalten, weil Sie ständig durch Meetings und Folgetermine unterbrochen werden
- Sie sind erschöpft und gestresst von der schieren Menge der Meetings
- Sie finden es schwierig, Entscheidungen zu treffen, da wiederkehrende Meetings zuanalyse-Lähmung* Sie haben wenig Kontrolle über Ihre eigene Zeit und Ihre Work-Life-Balance, da Meetings in Ihr Privatleben eindringen
- Sie haben das Gefühl, dass Meetings eine Zeitverschwendung sind, ohne klare Ziele oder greifbare Ergebnisse
Wie man zu viele Meetings vermeidet: Tipps & Tricks
Sie wollen zu viele Meetings vermeiden? Hier sind einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen:
Bewahren Sie eine Politik der offenen Tür
Falls Sie sich fragen, was eine Politik der offenen Tür mit weniger Meetings zu erledigen hat Sie werden erstaunt sein, wie viel Ihr Team in informellen, spontanen Unterhaltungen besprechen kann.
Ersetzen Sie formelle Meetings durch Breakout- und Brainstorming-Sitzungen, wie z. B. Stand-ups oder Huddles, und Ihre Mitarbeiter werden Wege finden, um Probleme schnell und effektiv zu lösen. Dies fördert auch ein offenes und kollaboratives Arbeitsumfeld mit größerer Autonomie, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
Um dies zu ermöglichen, müssen Führungskräfte und Manager eine transparente Arbeitskultur kultivieren, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie ihre Fragen und Bedenken äußern. Ein solcher Ansatz wäre besonders wirkungsvoll in einem Remote-Arbeit Setup für junge Organisationen, die keine Hierarchien vorschreiben.
Planen Sie kurze, gezielte Meetings
Kürzere Meetings sind oft produktiver, da sich die Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren können und unnötige Nebengeräusche limitiert werden. Anstatt stundenlange wöchentliche Meetings zu planen, sollten Sie diese über die Woche verteilt in mehrere Meetings von maximal 15-20 Minuten einplanen.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, das Meeting im Voraus vorzubereiten (mehr dazu später) und nur die wichtigsten Teilnehmer einzuladen. Ein solch präziser und strategischer Ansatz bei der Planung von Meetings macht diese sinnvoller, indem er den Fokus auf kritische Details lenkt, die Belastung durch Meetings reduziert und die Zeitnutzung optimiert. Der Rest kann über E-Mail oder Nachrichten abgewickelt werden.
Vorbereitung auf das Meeting
Unvorbereitete Organisatoren und Teilnehmer von Meetings gehören zu den Hauptursachen für ineffektive Meetings. Machen Sie es sich also zur Gewohnheit sich auf ein Meeting vorzubereiten .
Hier ist ein schrittweises Vorgehen:
- Bestimmen Sie den klaren Zweck des Meetings und dokumentieren Sie ihn in Form einer Meeting-Agenda
- Skizzieren Sie die Schlüsselziele und die gewünschten Ergebnisse
- Geben Sie solche Meeting-Agenden im Voraus für die Teilnehmer frei und ermuntern Sie sie, sie durchzugehen
Diese Vorgehensweise hilft den Teilnehmern, sich vorzubereiten, wodurch Zeit gespart und die Effizienz maximiert wird.
ClickUp Vorlage für die Tagesordnung
Verwenden Sie die ClickUp Meeting Agenda Vorlage um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen behandelt werden. Die Vorlage hilft Ihnen bei der Vorbereitung der Teilnehmer, indem sie einen Überblick über die Diskussionen gibt, einen strukturierten Flow aufrechterhält und die aktive Beteiligung aller fördert. Dies führt letztlich zu produktiveren und konzentrierteren Meetings.
Beginnen Sie das Meeting mit der Tagesordnung
Die meeting-Agenda dient nicht nur der Vorbereitung, sondern ist auch ein wichtiges tool für die Steuerung des Meetings während der Sitzung. Betrachten Sie sie als den Grundstein für ein gut geplantes Meeting.
In der Regel werden in der Meeting-Agenda die Hauptziele, die wichtigsten Gesprächsthemen und die gewünschten Ergebnisse aufgeführt. Sie können einen Meeting-Moderator benennen, der dafür sorgt, dass alles wie geplant abläuft. Dieser Moderator kann die Zeit für die verschiedenen Elemente der Tagesordnung im Voraus blockieren, damit alles im richtigen Verhältnis behandelt wird.
Die Moderatoren sollten auch den Flow der Diskussion steuern und sicherstellen, dass sich alle Teilnehmer beteiligen. Falls erforderlich, können sie bestimmten Teilnehmern oder Fachleuten Elemente zuweisen, damit diese wissen, wann sie sich einbringen und der Diskussion einen Sinn geben können.
Der Meeting-Moderator spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, alle Mitglieder und Teilnehmer des Teams auf die gleiche Seite zu bringen.
Nachbereitung mit Notizen zum Meeting
clickUp Meeting Notizen verwenden, um eine interaktive To-Do Checkliste zu erledigen_
Die Meeting-Agenda ist die Vision, die Meeting-Notizen sind die Realität. Notizen zu Meetings dienen der Protokollierung, da sie jeden - von den Teilnehmern bis hin zu denjenigen, die das Meeting auslassen mussten - über den klaren Zweck und die wichtigsten Erkenntnisse informieren. Darüber hinaus funktionieren sie als Fahrplan, um sich zu konzentrieren und unnötige Nachfassaktionen zu vermeiden. Betrachten Sie sie als eine umsetzbare Zu erledigen-Liste, die den Schwung auch nach dem Meeting aufrechterhält.
Geben Sie überschaubare Notizen zu Meetings an einem zentralen Speicherort frei, um sie leichter zugänglich zu machen und Informationssilos oder redundante Diskussionen zu vermeiden. Nutzen Sie sie, um Aufgaben zu priorisieren und zuzuweisen, Verantwortlichkeiten und Eigentümerschaft für Aufgaben zu definieren und Fristen festzulegen. Überprüfen Sie die Notizen in regelmäßigen Abständen, um wiederkehrende Themen oder redundante Muster zu erkennen und die Produktivität zu steigern.
ClickUp verfügt über vordefinierte Vorlagen mit eingebauten Feldern, um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern!
ClickUp's Vorlage für Meeting-Protokolle
Verwenden Sie ClickUp's Vorlage für Meeting-Protokolle können Sie die wichtigsten Diskussionen, Entscheidungen und nächsten Schritte in einem strukturierten Format festhalten, um die Nachbereitung des Meetings oder die Anfertigung von Notizen zu reduzieren. Mit dieser Vorlage können Sie alle Informationen zu einem Meeting an einem Ort aufbewahren, der zum Nachschlagen leicht zugänglich ist. Außerdem kann diese Vorlage leicht mit Aufgaben, Projekten und anderen Dokumenten verknüpft werden, um eine ganzheitliche Ansicht der Arbeit zu erhalten
Experimentieren Sie mit Meeting-Typen
Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass nicht alle Meetings im traditionellen Format abgehalten werden müssen. Ziehen Sie also in Betracht, die verschiedene Arten von Meetings um die Dinge interessant zu halten.
Meetings im virtuellen Space sind bereits ein gängiges Feature in der Unternehmenswelt geworden. Stand-ups und Sprints, die eine moderne Variante formeller Meetings darstellen und für routinemäßige Status-Updates oder Brainstorming viel effizienter sind, sind ebenfalls möglich.
Es besteht auch die Möglichkeit, Walking Meetings oder Teambuilding-Aktivitäten zu planen, die den sozialen Aspekt der Arbeit miteinander verbinden, um Beziehungen zu stärken, die Kreativität zu steigern, das Energieniveau zu erhöhen und die Zusammenarbeit zu fördern.
Probieren Sie verschiedene Formate aus, um unterschiedliche Ergebnisse zu erzielen, und bleiben Sie bei dem, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.
Mischen Sie synchrone und asynchrone Kommunikation
Asynchrone Kommunikation ist, wenn sie gut erledigt wird, Kryptonit für überlastete Meetings. Wenn Sie die Einstellungen für synchrone und asynchrone Kommunikationskanäle werden Sie schnell feststellen, dass Sie weniger Meetings brauchen.
Instanz können Sie beispielsweise ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, um Echtzeiteinblicke in den Status von Aufgaben zu erhalten oder direkte Berichte über eine Kooperationsplattform freizugeben. ClickUp Chat ist ideal für asynchrone Kommunikation, da Sie Nachrichten in Ihrem eigenen Tempo senden und empfangen können.
Erstellen Sie Threads für bestimmte Themen, verwenden Sie Reaktionen und Erwähnungen, um mit Ihrem Team in Kontakt zu treten, und nutzen Sie Features wie das Freigeben von Dateien und die Erstellung von Aufgaben direkt im Chat. Dieser zentrale Hub sorgt dafür, dass Unterhaltungen organisiert und zugänglich sind, und fördert die nahtlose Teamarbeit ohne den Druck der Echtzeit-Interaktion.
erstellen Sie Threads und verwenden Sie @Mentions, um mit ClickUp Chat einfach mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten
Wenn der Informationsfluss zwischen den Beteiligten reibungslos funktioniert, ist es einfacher, Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder Aktualisierungen vorzunehmen und den Fortschritt auch außerhalb formeller Meetings zu verfolgen.
Zu erledigen spart wertvolle Meeting-Zeit, die die Arbeitswoche verlängert und es Ihnen ermöglicht, sich auf wertorientiertere oder komplexere Aufgaben zu konzentrieren, die Ihre Zeit und Aufmerksamkeit erfordern.
Denken Sie daran, dass die "richtige" Mischung aus asynchroner und synchroner Kommunikation von der Art der Informationen und dem Kommunikationsstil und den Vorlieben Ihres Teams abhängt. Finden Sie also heraus, was am besten funktioniert.
Investieren Sie in Meeting-Technologie
pflegen Sie einen digitalen Kalender in ClickUp, damit nichts durch die Maschen rutscht
Technologie kann die Effektivität von Meetings erheblich steigern. Ganz gleich, ob es darum geht, Remote-Mitarbeiter unabhängig von Zeitzonen zusammenzubringen oder Kalender zu verwalten - es gibt immer ein Tool, mit dem man es besser erledigen kann. So können Sie zum Beispiel ein Tool zur Automatisierung von Meetings verwenden, um Meetings zu planen, einzuladen und die Unterlagen an die Teilnehmer zu verteilen.
Ebenso ermöglichen Tools für Videokonferenzen eine Unterhaltung von Angesicht zu Angesicht in einem virtuellen Space. Sie können damit sogar Meetings aufzeichnen und Abschriften erstellen.
Zusätzlich, workload management tools helfen Ihnen, die Workload und die Leistung des Teams genau zu überwachen, ohne dass Sie Meetings für die Aktualisierung des Fortschritts, die Optimierung der Ressourcen usw. planen müssen.
Alternativ können Sie auch eine effektive Projektmanagement-Plattform wie ClickUp nutzen, um all das von einem zentralen Speicherort aus zu erledigen!
Bestimmen Sie Meeting-freie Tage
Legen Sie einen bestimmten Business-Tag in der Woche fest als tag ohne Meeting als Entgiftung zwischen so vielen geplanten Meetings. Fördern Sie diese Praxis, indem Sie den Tag, an dem keine Meetings stattfinden, in Ihrem Kalender blockieren. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, das Gleiche zu erledigen.
Überlegen Sie, ob Sie nicht einen unternehmensweiten Tag ohne Meetings einführen sollten, da die Aufteilung auf verschiedene Teams und Abteilungen für die funktions- oder abteilungsübergreifende Teamarbeit ein Planungsalptraum sein kann. Dies würde auch den Druck auf die Teams verringern, an Meetings teilzunehmen, da sie diese nun höflich ablehnen können.
widmen Sie diesen Kein-Meeting-Tag der vertieften Arbeit, der Problemlösung und der strategischen Planung, damit Ihre Mitarbeiter ohne Unterbrechungen arbeiten können
Messen Sie die Effizienz von Meetings
Kein Prozess ist jemals fertiggestellt, wenn Sie ihn nicht mit dem Zyklus "Messen und Optimieren" abschließen. Im Falle von Meetings sollten Sie Metriken wie den Zeitaufwand pro Meeting, die Anwesenheitsquote, die fertiggestellten Elemente und die Zufriedenheit der Teilnehmer nachverfolgen. ClickUp Aufgaben kann ein leistungsfähiges tool für die Nachverfolgung von Elementen aus Meetings sein. Sie können die Ergebnisse des Meetings ganz einfach überwachen , indem Sie individuelle Aufgaben für jedes Element des Meetings erstellen und sie den verantwortlichen Mitgliedern des Teams zuweisen. Nutzen Sie den Status der Aufgaben (Zu erledigen, In Bearbeitung, Abgeschlossen), um die Erledigungsquote schnell zu bewerten. Je mehr Aufgaben Ihr Team abschließt, desto effizienter sind Ihre Meetings.
verfolgen Sie Elemente für Meetings mit ClickUp Tasks
Erfassen und analysieren Sie diese Datenpunkte, um Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken. Wiederholen Sie solche datengesteuerten Optimierungen, und Sie werden feststellen, dass die geplante Zeit besser genutzt wird und die Ergebnisse des Meetings besser ausfallen.
Vorlagen für den Erfolg
Wenn ein bestimmtes Meeting-Format für Sie und Ihr Team funktioniert, sollten Sie es beibehalten. Standardisieren Sie Formate, Tagesordnungen, Notizen oder andere Details für Meetings, um den Planungs- und Durchführungsprozess zu rationalisieren. Erstellen Sie Vorlagen für gängige Meeting-Spezifikationen, wie z. B vorlagen für Meeting-Notizen , StandUps, Aktualisierungen und Brainstorming-Sitzungen.
Die Einhaltung einer festgelegten und konsistenten Struktur reduziert die Vorbereitungszeit für das Meeting. Es wird sichergestellt, dass alle Details abgedeckt sind und die Teilnehmer produktiver arbeiten können. Mit einer solchen Vorlage wird der Erfolg Ihres Meetings besser vorhersehbar.
ClickUp: Ihr Leitfaden für effiziente Meetings
ClickUp ist Ihr One-Stop-Shop für Zusammenarbeit und Kommunikation. Es ist das perfekte Tool, um Teams zu bilden, die in kürzerer Zeit und mit weniger Meetings mehr erreichen. ClickUp erreicht dies, indem es als zentraler Hub für Projektmanagement, Aufgabenorganisation sowie synchrone und asynchrone Kommunikation dient.
Hier sind einige ClickUp Features, die Ihnen helfen können, mehr Meetings als nötig zu vermeiden:
- ClickUp Kalender-Ansicht : Visualisieren Sie den Meeting-Zeitplan Ihres Teams, identifizieren Sie potenzielle Konflikte und blockieren Sie Tage, an denen keine Meetings stattfinden, in einem interaktiven Kalender
- ClickUp Chat-Ansicht : Erleichtern Sie Unterhaltungen in Echtzeit innerhalb von Aufgaben oder Projekten, um sofortiges Feedback, Klarstellungen und Aktualisierungen zu erhalten
- ClickUp Notepad : Organisieren Sie Ideen und Dokumente und geben Sie sie asynchron für Ihr Team frei, um die Nummer von Live-Diskussionssitzungen zu optimieren
ideen festhalten mit ClickUp Notepad
- ClickUp Whiteboards : Arbeiten Sie mit Ihrem Team in einem informellen Space zusammen, in dem Sie Projekte planen, Ideen austauschen und Entscheidungen visuell treffen können
- ClickUp Mindmaps : Überspringen Sie langwierige persönliche Diskussionen und fördern Sie eine kreative Problemlösungsumgebung, um den Zusammenhalt im Team zu verbessern
mit ClickUp Mind Maps können Sie Ideen hin- und herschieben und sie in Flussdiagramme umwandeln
- ClickUp Dokumente : Zentralisierung von Meeting-Dokumenten (Notizen, Tagesordnungen usw.) und nahtloses Freigeben von Informationen unter Beibehaltung der Zugriffskontrolle und des Versionsverlaufs
- ClickUp Brain : Meeting-Termine blockieren, Einladungen automatisieren, Meeting-Zusammenfassungen erstellen, Meeting-Notizen übersetzen und vieles mehr mit ClickUp Brain
zusammenfassen von Meeting Notizen mit ClickUp Brain
- ClickUp Zeiterfassung : Nachverfolgung der für Meetings aufgewendeten Zeit und Ressourcen, um Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität und des Zeitmanagements zu ermitteln
Und bevor Sie es vergessen, Sie erhalten auch ClickUp Vorlagen die einfache Aufgaben wie die Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen, Plänen für Projekte usw. erleichtern. Mit der folgenden Vorlage können Sie sogar sofort loslegen:
Meeting Tracker Vorlage von ClickUp
ClickUp's Meeting Tracker Vorlage hilft Ihnen bei der Nachverfolgung von Meeting-Details, Entscheidungen oder Elementen, während Sie gleichzeitig Verantwortlichkeiten zuweisen und die Verantwortlichkeit aufrechterhalten, um die Notwendigkeit von Nachfolgemeetings zu minimieren. Verwenden Sie diese Vorlage, um die Organisation zu verbessern, die Nachverfolgung von Fortschritten zu erleichtern, klare Zusammenfassungen von Meetings zu erstellen und die Anfertigung von Notizen und die Überprüfung zu vereinfachen, um sicherzustellen, dass jeder informiert und auf dem Laufenden bleibt
Nur die Meetings, die wichtig sind, jetzt möglich mit ClickUp
Überlastete Meetings sind ein Produktivitätskiller. Zu viele Meetings behindern die Innovation, dämpfen die Moral der Mitarbeiter und verschwenden Unternehmensressourcen. Einige der oben genannten Strategien, wie z. B. die Einstellung klarer Tagesordnungen, das Limit der Teilnehmerzahl und der Einsatz von Technologien, können die negativen Auswirkungen von zu vielen Meetings deutlich abmildern.
Anstatt Ihre Arbeit und Ihre Meetings über mehrere, separate Tools, Plattformen und Systeme zu verwalten, sollten Sie eine Lösung aus einer Hand nutzen - ClickUp.
Mit den beeindruckenden Features von ClickUp wird es Ihnen leichter fallen, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Projektmanagement zu rationalisieren, so dass sich Ihre Teammitglieder auf ihre Arbeit konzentrieren können und zusammenkommen, wenn es nötig ist.
Gewinnen Sie Ihre Zeit zurück und werden Sie produktiver. Melden Sie sich noch heute für ClickUp an !
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie viele Meetings pro Tag sind zu viel?
Leider gibt es auf diese Frage keine allgemeingültige Antwort. Die Zahl hängt von der Größe Ihres Teams, Ihren Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Ihrer Unternehmenskultur ab. In der Regel ist es jedoch ratsam, Meetings zu den Zeiten anzusetzen, in denen Sie am produktivsten sind, so dass diese Zeit für Ihre wichtigste Arbeit genutzt werden kann.
Wie viel Prozent der Meetings sind Zeitverschwendung?
Es gibt zwar keine endgültige Statistik, aber Mitarbeiter beklagen sich häufig darüber, dass ein Teil der Meetings unproduktiv ist. Einige Experten schlagen vor, dass Sie Ihre Zeit in Meetings auf 20% Ihrer gesamten Arbeitszeit .
Wie erledige ich die Nummer der Meetings?
Sie können die Nummer der Meetings limitieren durch:
- Bewertung der Notwendigkeit von Meetings
- Konsolidierung von Meetings
- Einstellung klarer Tagesordnungen
- Limitierung der Nummer der Teilnehmer
- Einsatz von Technologie
- Befolgung eines Zeitplans für einen Tag ohne Meetings
- Nachverfolgung der Effektivität von Meetings