Haben Sie Angst vor einem weiteren unproduktiven Meeting? Da sind Sie nicht allein. Die Überlastung mit Meetings ist nur allzu häufig und eine der größten zeitfresser im Büro .
Aber was wäre, wenn Sie diese endlosen Diskussionen in konzentrierte, aktionsreiche Sitzungen umwandeln könnten?
Die Vorbereitung auf ein Meeting ist die Grundlage für Ihren Erfolg. Es erfordert nicht viel Aufwand, aber es hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und Zeitverschwendung während des Meetings zu vermeiden. Wenn Sie wissen, was Sie erwartet, und Ihre Gedanken im Voraus ordnen, können Sie auch selbstbewusster an dem Meeting teilnehmen.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Schritte vor, mit denen Sie Ihr nächstes Meeting nicht nur überleben, sondern auch erfolgreich gestalten können!
Warum ist die Vorbereitung auf ein Meeting wichtig?
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ein Meeting zu planen, stellen Sie sicher, dass Ihre Gespräche zielgerichtet und effizient verlaufen. Sie erreichen erfolgreich die beabsichtigten Ziele ergebnisse des Meetings .
Zu den Vorteilen einer gründlichen Vorbereitung eines Meetings gehören:
- Gesteigerte Effizienz: Eine klare Tagesordnung sorgt dafür, dass die Diskussionen auf dem richtigen Weg bleiben, und verhindert zeitraubende Tangenten
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Gut vorbereitete Teilnehmer kommen informiert, was zu durchdachteren Diskussionen und besseren Entscheidungen führt
- Verbesserte Zusammenarbeit: Durch das Freigeben von Informationen und Zielen im Vorfeld wird ein kooperatives Umfeld geschaffen
- Gestärkte Arbeitsmoral: Gut organisierte Meetings respektieren die Zeit aller Teilnehmer, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation führt
Häufige Fehler bei der Meeting-Vorbereitung, die es zu vermeiden gilt
Lassen Sie uns einige häufige Fallstricke ansprechen, die die Effektivität von Meetings beeinträchtigen können:
- Mangel an klaren Zielen: Ohne ein definiertes Ziel werden Meetings ziellos und unproduktiv. Legen Sie das gewünschte Ergebnis fest, bevor Sie mit dem Meeting beginnen
- Keine Tagesordnung oder schlechte Gestaltung der Tagesordnung: Eine fehlende Tagesordnung verschwendet Zeit. Einer schlecht gestalteten Tagesordnung mangelt es an Fokus und Richtung. Erstellen Sie eine klare Tagesordnung, die Themen, Zeitplan und Diskussionspunkte festlegt
- Einladungen in letzter Minute: Geben Sie den Teilnehmern ausreichend Zeit, sich vorzubereiten, indem Sie die Einladungen rechtzeitig verschicken
- Improvisation: Verlassen Sie sich nicht auf Improvisation. Bereiten Sie Ihre Diskussionspunkte vor, recherchieren Sie das Thema und stellen Sie sich auf mögliche Fragen ein, um die Zeit aller Teilnehmer optimal zu nutzen
- Unvertrautheit mit der Technik: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zu der erforderlichen Technik haben und mit ihr vertraut sind
Schritte zur Vorbereitung auf ein Meeting
Da Sie nun wissen, warum die Vorbereitung eines Meetings so wichtig ist und wie Sie vermeiden können, es falsch zu erledigen, hier die fünf Schritte, die die Phase für ein produktives und erfolgreiches Meeting vorbereiten:
Schritt 1: Einrichten des Meetings
Legen Sie das klare Ziel des Meetings fest - sei es ein Brainstorming, eine Entscheidungsfindung oder ein Bericht über den Fortschritt. Senden Sie dann eine Kalender-Einladung nur an die Personen, die direkt an der Erreichung der Ziele des Meetings beteiligt sind.
Wählen Sie einen Zeitpunkt, der für die meisten Teilnehmer geeignet ist, und respektieren Sie den Zeitplan der Teilnehmer.
Pro-Tipp: Verwenden Sie Tools zur Planung von Meetings, um das endlose Hin und Her bei der Auswahl von Meeting-Terminen über E-Mails und Nachrichten zu vermeiden.
Schritt 2: Erstellen und Freigeben einer Tagesordnung
Strukturieren Sie die Tagesordnung mit klaren Diskussionspunkten in logischer Reihenfolge. Schätzen Sie die für jeden Punkt benötigte Zeit ein, um eine Überschreitung des Zeitplans zu vermeiden.
Es empfiehlt sich, bestimmte Aufgaben zu delegieren, z. B. das Halten von Präsentationen oder die Leitung von Diskussionen (falls zutreffend). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder einen Beitrag zum Meeting leistet und nicht eine Person das Meeting dominiert.
Tools wie ClickUp's Meeting Agenda Vorlage kann in dieser Phase der Meeting-Vorbereitung sehr hilfreich sein.
Struktur und Reihenfolge für Ihre Meetings mit der ClickUp Vorlage für die Meeting-Agenda
Die Vorlage enthält Abschnitte für die Aufzeichnung von Meeting-Details, Zielen, Diskussionsthemen, Elementen und Teilnehmern, damit Sie eine umfassende und gut organisierte Agenda erstellen können. Sie können die Aufgaben des Meetings in Elemente aufteilen und den Teilnehmern des Meetings Verantwortlichkeiten zuweisen, um die Weiterverfolgung der wichtigsten Entscheidungspunkte zu gewährleisten.
Innerhalb dieser Vorlage:
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Status, um den Fortschritt der verschiedenen Elemente der Tagesordnung zu überwachen
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um Attribute zur Verwaltung Ihrer Aufgaben in der Agenda zuzuweisen
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Ansichten, um Ihren ClickUp-Workflow zu erstellen, einschließlich Liste, Gantt-Ansicht, Workload, Kalender und mehr
- Verknüpfen Sie die Meeting-Agenda nahtlos mit ClickUp Dokumente um Meeting-Protokolle zu erfassen. Dies schafft einen zentralen Speicherort für die Dokumentation von Entscheidungen, Elementen und nächsten Schritten
Schritt 3: Meeting-Einladungen verschicken
Geben Sie in der Einladung den Zweck des Meetings, die Tagesordnung, das Datum, die Uhrzeit, den Ort und die erforderlichen Vorbereitungen klar an. Informieren Sie die Teilnehmer, wenn sie bestimmte Informationen oder Ideen mitbringen sollen.
Es ist auch ratsam, die Teilnehmer zu ermutigen, Ergänzungen zur Tagesordnung vorzuschlagen oder im Vorfeld Fragen zu stellen.
Schritt 4: Sammeln Sie Fragen und Ideen aus dem Team
Moderieren Sie die Diskussion vor dem Meeting und sammeln Sie Informationen mithilfe von ClickUp Formulare .
Verwenden Sie ClickUp Formulare, um Fragen, Ideen und Anliegen zu sammeln, die in einem Meeting behandelt werden sollen
Sie können sie verwenden, um die Antwortdaten automatisch zu organisieren und zu verarbeiten. So können Sie die Tagesordnung auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abstimmen. Das Ergebnis ist, dass jeder mit seinen Beiträgen vorbereitet kommt.
Schritt 5: Verteilen Sie unterstützende Materialien
Stellen Sie alle Berichte, Präsentationen oder Daten, die für das Meeting wichtig sind, im Voraus zur Verfügung. Zu erledigen stellt sicher, dass alle Teilnehmer auf der gleichen Seite stehen, und minimiert den Bedarf an ausführlichen Erklärungen während des Meetings.
Obwohl diese Schritte für die meisten Meetings funktionieren, sind nicht alle Meetings gleich.
Arten von Meetings und ihre besonderen Anforderungen an die Vorbereitung
Der Zweck eines Meetings kann im Bereich von Brainstorming bis hin zu kritischen Entscheidungen liegen. Um das Beste aus Ihren Meetings herauszuholen, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Meetings zu kennen und zu wissen, wie man sich effektiv auf sie vorbereitet.
One-on-one Meetings
Diese persönlichen Meetings erfordern eine umfassende Vorbereitung, da sie sich in der Regel auf ein einzelnes Problem konzentrieren oder der Besprechung individueller Leistungen dienen.
Zu erledigen gibt es Folgendes: Passen Sie die Tagesordnung so an, dass sie auf die spezifischen Bedürfnisse und Entwicklungsbereiche der Person eingeht, mit der Sie das Meeting führen.
Verwenden Sie die ClickUp Vorlage für One-on-One-Meetings um die Diskussion über Ziele, Fortschritte und Hindernisse zu strukturieren.
Bauen Sie starke Beziehungen zu Ihren direkten Berichterstattern mit der ClickUp Vorlage für One-on-One Meetings auf
Sie enthält Abschnitte, in denen die Rollen der Mitarbeiter, die Ziele und Erwartungen des Meetings, die Notizen aus allen vorangegangenen Meetings und wiederkehrende Tagesordnungen für Meetings aufgeführt sind. Sie können verschachtelte Seiten innerhalb der Vorlage erstellen und die wichtigsten Erkenntnisse aus jedem Meeting an einem zentralen Speicherort nachverfolgen.
| Pro-Tipp: Nutzen Sie diese /href/https://clickup.com/de/blog/48409/vorlagen-fuer-einzelgespraeche/one-on-one Vorlagen für Meetings von ClickUp/%href/, um Ihre Meetings durch effektives Zeitmanagement zu verbessern! |
Meetings mit Großspendern oder ähnliche Meetings mit hohem Stellenwert
Meetings mit Großspendern sind für gemeinnützige Organisationen und Fundraising-Organisationen, die große Spendengelder einwerben wollen, von entscheidender Bedeutung. Bei diesen Meetings steht viel auf dem Spiel, denn sie können sich erheblich auf die finanzielle Situation der Organisation auswirken.
Hier erfahren Sie, wie Sie diese Meetings mit einer angemessenen Vorbereitung aufwerten können:
- Setzen Sie sich klare Ziele. Was wollen Sie in diesem Meeting erreichen? Geht es darum, einen bestimmten Spendenbetrag zu sichern, eine Beziehung aufzubauen oder Informationen freizugeben? Klare Ziele werden Ihre Unterhaltung leiten
- Recherchieren Sie die Zinsen und bisherigen Beiträge des Spenders, um Ihre Präsentation und Diskussionspunkte darauf abzustimmen
- Erstellen Sie eine überzeugende Präsentation, die die Arbeit, die Erfolge und die finanziellen Informationen Ihrer Organisation vorstellt. Halten Sie sie kurz und visuell ansprechend
- Üben Sie Ihre Präsentation. Dies wird Ihr Selbstvertrauen stärken und Ihnen helfen, Ihre Botschaft reibungslos zu vermitteln. Üben Sie auch die Beantwortung möglicher Fragen
- Schneiden Sie Ihre Botschaft so zurecht, dass sie den Interessen des Spenders entspricht. Heben Sie hervor, wie Ihre Organisation mit den Werten des Spenders übereinstimmt und wie seine Spende eine bestimmte Wirkung haben wird
Überspringen Sie Meetings Skip-Level Meetings sind Meetings, bei denen Mitarbeiter direkt mit dem Vorgesetzten ihres Vorgesetzten zusammentreffen und ihren direkten Vorgesetzten in der Hierarchie übergehen. Sie bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit der höheren Führungsebene zu verbinden.
Hier erfahren Sie, wie Sie sich als Führungskraft auf diese Gespräche vorbereiten können:
- Schaffen Sie ein anonymes Forum, in dem die Mitarbeiter im Vorfeld Fragen stellen können, damit die Führungskräfte auf die wichtigsten Anliegen eingehen können
- Stellen Sie sich auf häufige Fragen ein und bereiten Sie klare, prägnante Argumente vor, um die Transparenz zu erhöhenkommunikation im Team *Stellen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für diese Meetings auf, um Konsistenz zu gewährleisten und unnötige Unterbrechungen zu vermeiden
Wiederkehrende Team Meetings und unternehmensweite Meetings
Halten Sie wiederkehrende Meetings kurz und bündig, um Burnout zu vermeiden und das Engagement des Teams aufrechtzuerhalten. Hier können Sie die ClickUp Vorlage für All Hands Meetings .
Planen, entwickeln und verfolgen Sie Team Meetings mit zusätzlicher Effizienz mit der ClickUp Vorlage für All Hands Meetings
Die mit vielen Features ausgestattete, anpassbare Vorlage bietet ein einheitliches Format für die Präsentation von Meeting-Updates und stellt sicher, dass Sie alle relevanten Themen in Ihrem Meeting abdecken.
Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Status und Felder, um Aufgaben zu erstellen, den Fortschritt zu verfolgen und verschiedene Aspekte des Meetings zu visualisieren. Um einen abschließenden Überblick über das Meeting zu erhalten, können Sie aus fünf verschiedenen Ansichten wählen: Liste, Board, Zeitleiste, Gantt und das Handbuch für den Einstieg.
Features wie Tagging, geschachtelte Unteraufgaben und Beschreibungen der Prioritäten helfen Ihnen bei der Nachverfolgung des Meetings und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen all Hands Meeting .
Research Meetings
Research Meetings werden abgehalten, um ein Feedback zu Ihrem Projekt oder zur Vorbereitung einer Masterarbeit mit einem Forschungsberater einzuholen.
Denken Sie an die folgenden Punkte, wenn Sie sich fragen, wie Sie sich auf ein Meeting vorbereiten sollen:
- Bestimmen Sie, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen, sei es, dass Sie ein Feedback zum Fortschritt Ihrer Forschung einholen, die Methodik besprechen oder um Beratung bitten
- Skizzieren Sie die Schlüssel Ihres Projekts, die Methodik und alle spezifischen Fragen, die Sie an Ihren Betreuer haben
- Bringen Sie relevante Forschungsmaterialien, Daten oder Entwürfe mit, die Sie Ihrem Betreuer für eine produktive Diskussion freigeben können
Die Rolle von Technologie und Software bei der Vorbereitung von Meetings
Technologie kann die Vorbereitung von Meetings erheblich verbessern. Software für Telefonkonferenzen hilft Ihnen, Meetings ohne lästige Reisen abzuhalten. Visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Datendiagramme und Diagramme verbessern die Kommunikation und das Verständnis während Meetings.
Auch Tools für die Zusammenarbeit wie Umfragen und virtuelle Whiteboards fördern die Beteiligung und Erfassung meeting-Ideen in Echtzeit.
ClickUp bietet Funktionen, die die technischen Aspekte einer effektiven Meeting-Vorbereitung rationalisieren:
1. ClickUp Gehirn
Verwandeln Sie Sprache automatisch in Text und nutzen Sie KI, um Fragen aus Ihren Meetings mit ClickUp Brain zu beantworten ClickUp Gehirn ist eine KI-gestütztes tool das Sie in allen Phasen Ihres Meetings unterstützen kann, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung.
So geht's:
Meeting-Vorbereitung
- Erstellung der Tagesordnung: ClickUp Brain kann auf der Grundlage des Zwecks Ihres Meetings eine Agenda vorschlagen. Es schaut sich vergangene Meetings und Aufgaben an, um Themen vorzuschlagen
- Dokumentenorganisation: Fragen Sie ClickUp Brain, was Sie wollen - es sammelt alle relevanten Informationen (Aufgaben, Dokumente und mehr) an einem Ort, so dass Sie alles, was Sie brauchen, auf Knopfdruck zur Hand haben
- Aufgabenüberprüfung: Vor dem Meeting erinnert ClickUp Brain Sie daran, offene Aufgaben, die mit dem Meeting-Thema zusammenhängen, zu überprüfen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind
Während des Meetings
- Notizen machen: Sie können sichmeeting-Notizen direkt in ClickUp machen, und Brain kann während der Eingabe Elemente oder wichtige Punkte hervorheben
- Live-Zusammenarbeit: Mitglieder des Teams können die Notizen des Meetings in Echtzeit ansehen und bearbeiten, was eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht
Wiedervorlage
- Elemente für Maßnahmen: Nach dem Meeting kann ClickUp Brain helfen, Aufgaben aus Ihren Notizen zu identifizieren und zu erstellen, um sicherzustellen, dass kein Element übersehen wird
- Fristen und Mitarbeiter: ClickUp Brain schlägt Ihnen Termine für neue Aufgaben vor und weist sie den richtigen Mitgliedern des Teams zu
- Erinnerungen: ClickUp Brain stellt Erinnerungen für diese Aufgaben ein, damit Sie mit Ihrem Aktionsplan nach dem Meeting auf Kurs bleiben
2. ClickUp Meeting Notizen Vorlage
Mit der ClickUp Vorlage für Meeting-Notizen können Sie effizient Notizen zu Meetings machen
Halten Sie die Diskussionen Ihres Teams mit Meeting-Richtlinien und Strukturen für die Erfassung von Tagesordnung, Notizen und Elementen auf Kurs.
Die ClickUp Meeting Notizen Vorlage hilft Ihnen bei der Planung detaillierter wöchentlicher Team Meetings und bei der Vorbereitung eines täglichen StandUps. So wird sichergestellt, dass jedes Meeting produktiv und gut dokumentiert ist.
3. ClickUp Meeting-Protokoll Vorlage
Erfassen Sie das Protokoll des Meetings in einem strukturierten Format mit der ClickUp Vorlage für das Meeting-Protokoll
Die hochgradig anpassbare, einsteigerfreundliche ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle erleichtert die Aufzeichnung des Verlaufs eines Meetings.
Sie können auf alle meeting-Protokolle an einem zentralen Speicherort, um sicherzustellen, dass jeder die in den Meetings besprochenen Elemente und Lösungen versteht.
Pro-Tipp: Verbessern Sie Ihre Notizen für Meetings mit diesen kostenlosen Vorlagen für Meeting-Protokolle /href/https://clickup.com/de/blog/76312/vorlagen-fuer-besprechungsnotizen/10/%href/. |
4. ClickUp Präsentationsvorlage
Einfaches Erstellen und Organisieren von Präsentationen mit der ClickUp Präsentationsvorlage
Die ClickUp Präsentationsvorlage bietet eine vorgefertigte Präsentationsvorlage, die Sie an Ihre Anforderungen und Ihr Erscheinungsbild anpassen können.
Sie bietet Ihnen alle tools, die Sie brauchen, um eine klare und strukturierte Präsentation zu entwickeln. Sie können Abschnitte bearbeiten, um sie ansprechender zu gestalten und Feedback einzuholen.
Die Vorlage enthält außerdem:
- Erleichtert die Nachverfolgung aller Aufgaben im Zusammenhang mit dem Meeting an einem Ort
- Spart Zeit bei der Vorbereitung der Materialien im Voraus
- Sicherstellung eines einheitlichen Formats für alle Präsentationen
- Eliminiert frustrierende Probleme bei der Online-Zusammenarbeit
- Verringert das Risiko von Fehlern während Ihrer Präsentation
Post-Meeting-Aktionen
Die Nachbereitung von Meetings ist genauso wichtig wie deren Vorbereitung. Sie stellt sicher, dass Entscheidungen dokumentiert und Aufgaben zugewiesen werden und dass jeder für das Vorantreiben von Projekten verantwortlich bleibt.
Die Klärung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen während des Meetings selbst ist eine gute Praxis, um Verwirrung zu vermeiden.
Die Zuweisung von Maßnahmen an bestimmte Personen mit Fälligkeitsdaten gewährleistet die Verantwortlichkeit und hilft bei der Nachverfolgung des Fortschritts nach dem Meeting.
ClickUp hilft bei der Planung von Folgemaßnahmen während der Vorbereitung des Meetings
Mit ClickUp Meetings Notizen machen, eine Agenda verwalten und Elemente für Aktionen festlegen ClickUp Meetings ermöglicht die kollaborative Erstellung von Dokumenten, einschließlich meeting-Agenden . Teammitglieder können direkt in der Agenda ein Brainstorming durchführen, Gesprächsthemen hinzufügen und Folgeaktionen zuweisen, um das Meeting besser zu verwalten.
Sie können Meetings auch als zentralen Speicherort verwenden, um Elemente zu erfassen, die während des Meetings auftauchen. Mitglieder des Teams können Kommentare hinzufügen, Fragen stellen und sicherstellen, dass alle Punkte berücksichtigt werden.
Schnelle Tipps, um ClickUp für Meetings optimal zu nutzen:
- Aktivieren Sie Diskussionen und Kommentare zu jedem Element in ClickUp, um die Kommunikation und Klärung von Folgeaufgaben zu erleichtern und eine gemeinsame Planung zu ermöglichen
- Fälligkeitsdaten und Erinnerungen für jedes Element in ClickUp festlegen, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass Folgeaufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden
- Verwenden Sie ClickUp'svorlagen für die Aufgabenverwaltung um Ihre Meeting-Nachbereitung zu organisieren. Vordefinierte Vorlagen können gängige Aufgaben zur Nachbereitung enthalten, was Zeit spart und Konsistenz gewährleistet
Bereiten Sie sich gut vor, um jedes Meeting in eine produktive Sitzung zu verwandeln
Ein gut geplantes Meeting ist ein produktives Meeting. Sie bringt alle auf den neuesten Stand, fördert den kostenlosen Flow von Ideen und führt zu zahlreichen "Zu erledigen"-Momenten.
Und das Beste daran? Sie können dies erreichen mit der Hilfe von online Meeting tools wie ClickUp.
ClickUp ist Ihre virtuelle Befehlszentrale zur Vorbereitung von Meetings. Stellen Sie sich einen Space vor, in dem Ihre Agenda, Dokumente und sogar Brainstorming-Sitzungen übersichtlich und für alle zugänglich sind. Sie brauchen nicht mehr nach Notizen zu suchen oder sich zu fragen, wo der wichtige Schlüssel geblieben ist.
ClickUp sorgt dafür, dass alles schlank und kollaborativ abläuft, damit Ihre nächsten Meetings eher einer lebhaften Diskussion gleichen und weniger dem Starren auf die Uhr. Bei ClickUp anmelden und finden Sie alles, was Sie für die Durchführung effektiver Meetings benötigen, auf einer einzigen Plattform!