Versuchen Sie, zwischen Ihren täglichen Zoom-Anrufen an Ihrer Präsentation zu arbeiten?
Glauben Sie, Sie können einen Client-Anruf entgegennehmen, während Sie einen überfälligen Bericht überprüfen?
Denken Sie noch einmal darüber nach. Das Jonglieren mit mehreren Aufgaben mag wie eine Möglichkeit klingen, Zeit zu sparen, aber höchstwahrscheinlich werden Sie am Ende erschöpft sein und Ihr Workflow – und Ihre Arbeitsqualität – werden darunter leiden.
Untersuchungen zeigen, dass Multitasking Ihrer psychischen Gesundheit und Produktivität schaden kann. Ein Schritt zur Verringerung Ihres Stressniveaus und zur Steigerung Ihrer Produktivität besteht darin, sich bewusst zu machen, dass Ihre Zeit wertvoll ist, und sicherzustellen, dass Sie sie sinnvoll für die Dinge nutzen, die wirklich wichtig sind. Arbeitsbenachrichtigungen, E-Mails und Einladungen zu Meetings scheinen endlos zu sein, aber es ist wichtig zu wissen, wie Technologie Ihren Tag in Anspruch nehmen könnte und wie Sie dies besser bewältigen können.
ClickUp hat Studien und Ressourcen der National Institutes of Health, der Harvard Business Review und von Nachrichtenberichten analysiert, um die 10 häufigsten Zeitfresser im Büro zu ermitteln und Maßnahmen zu ihrer Bekämpfung zu entwickeln, die zu erledigen sind.
Arbeiten Sie smarter statt härter – mit 22 zeitsparenden Hacks für die Produktivität von ClickUp.
1. Fernsehen und Podcasts
Mit dem Zugang zu Streaming-Diensten mit Tausenden von Shows und Millionen von Podcasts zur Auswahl steht außer Frage, wie leicht Medien unsere Freizeit in Anspruch nehmen können. Vielleicht stellen Sie fest, dass sich Ihre Podcasts stapeln und Sie das Gefühl haben, sie im Hintergrund anzuhören, während Sie einen kostenlosen Forschungsbericht fertigstellen.
Aber können Sie sich wirklich gleichzeitig auf beides konzentrieren?
Viele Menschen glauben, dass sie ohne Probleme zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln können. In Wirklichkeit werden Erwachsene jedoch immer weniger effizient und überlasten ihr Gehirn, weil sie versuchen, alles gleichzeitig zu erledigen. Single-Tasking kann Zeit sparen und Stress reduzieren.
13 BESTE POMODORO-TIMER-APPS FÜR DAS LERNEN UND KONZENTRIEREN Die Pomodoro-Zeitmanagement-Technik unterteilt den Tag in kleine, produktive Zeitblöcke. Finden Sie die besten Pomodoro-Apps, die Ihnen helfen, am Ball zu bleiben.
2. Meetings
Wollten Sie schon einmal Ihrem Kollegen vorschlagen, dass das Meeting, das er abgehalten hat, auch per E-Mail hätte abgewickelt werden können? Damit sind Sie nicht allein – viele Arbeitnehmer empfinden Meetings als massive Zeitverschwendung.
Eine Studie der Beratungsfirma Korn Ferry aus dem Jahr 2019 ergab, dass 67 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass zu viel Zeit bei Meetings sie daran hindert, ihre Arbeit effektiv zu erledigen.
Um Ihren Chef davon zu überzeugen, die wöchentlichen Meetings zu reduzieren, erstellen Sie eine prägnante Tagesordnung, behalten Sie die Zeit im Auge und stellen Sie sicher, dass jedes Meeting einen Zweck und einen Nutzen hat, um mehrfache Check-ins zu reduzieren und die Mitglieder des Teams bei ihren Aufgaben zu unterstützen.
Wenn Sie Ihrem Chef anbieten, ein Meeting-Audit durchzuführen, könnte dies dazu beitragen, Zeitverschwendung zu reduzieren und dem Unternehmen sogar Geld zu sparen.
Bonus: Meeting-Rhythmus für Remote-Teams
3. Helikopter-Chefs
Einen Mikromanager als Chef zu haben, kann eine unangenehme Erfahrung sein und als eine Form von Mobbing angesehen werden. Ständige Überwachung oder Befragung führt dazu, dass sich Mitarbeiter entmachtet fühlen.
Helikopter-Chefs senken die Arbeitsmoral, was zu unzureichender Leistung und Zeitverschwendung führt. Die Einrichtung eines Projektmanagement-Prozesses, der für das gesamte Team die gleichen Erwartungen festlegt, kann dafür sorgen, dass alle auf dem Laufenden bleiben und ihre Aufgaben erfüllen.
Mikromanager haben nicht immer schlechte Absichten; erwägen Sie eine Zusammenarbeit mit ihnen bei einem Projekt, um Vertrauen aufzubauen.
4. Soziale Medien
Überprüfen Sie die Zeit, die Sie mit sozialen Medien auf Ihrem Smartphone verbringen – Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie mit dem Scrollen durch Ihre Feeds verschwenden. Jeder liebt neue trendige Tanz-Challenges, aber übermäßiger Konsum kann die Produktivität bei der Arbeit erheblich beeinträchtigen.
Eine Studie aus dem Jahr 2020 ergab, dass die Nutzung sozialer Medien auch zu Depressionen und Angstzuständen führen kann. Erwägen Sie, Ihre Benachrichtigungen in sozialen Medien zu deaktivieren oder eine Pause einzulegen, indem Sie einige Apps von Ihrem Smartphone löschen.
5. IT-Probleme
Technische Probleme können während des Arbeitstages zu erheblichen Zeitverlusten führen. Haben Sie schon einmal mitten in einer wichtigen Aufgabe gesteckt, als plötzlich das WLAN ausgefallen ist? Während die IT-Abteilung daran arbeitet, sitzen Sie untätig herum.
Laut Robert Half Consulting verlieren Arbeitnehmer durchschnittlich fast zwei Wochen pro Jahr mit der Behebung technischer Probleme. Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit haben diese Probleme zugenommen, und die Menschen sind auf ihre Heimtechnologie angewiesen, ohne Zugang zu einem IT-Berater zu haben.
Das Aktualisieren Ihrer Software und das regelmäßige Neustarten Ihres Computers können bei kleineren technischen Problemen Wunder wirken.
6. Entscheidungsüberlastung
Wenn Sie in einer Position sind, in der Sie täglich mehrere Entscheidungen treffen müssen, kann dies zu einer Entscheidungsüberlastung führen, die eine Verringerung der Produktivität und einen entsprechenden Anstieg des Stressniveaus zur Folge haben kann.
Analyseparalyse ist eine Bedingung, die den Entscheidungsprozess verzögert und Ihre Fähigkeit, eine Aufgabe abzuschließen, beeinträchtigt. Eine Möglichkeit, diese Belastung zu verringern, besteht darin, Ablenkungen zu beseitigen, sich bei Unsicherheit über die beste Entscheidung mit Kollegen zu beraten oder die Entscheidung an einen anderen Experten in Ihrem Netzwerk zu delegieren.
7. Gaming
Laut einer Umfrage von Future Publishing aus dem Februar 2022 verbringen Erwachsene in den USA täglich fast anderthalb Stunden mit Handyspielen. Im Mai 2020 gaben 80 % der Vollzeitbeschäftigten zu, bei der Arbeit zu spielen, sogar während Meetings. 😮
Gaming am Arbeitsplatz kann eine enorme Zeitverschwendung sein. Wie bei sozialen Medien sollten Sie Ihre Spielzeit einschränken, indem Sie Gaming-Apps während der Arbeitszeit vorübergehend entfernen und ein Limit für die Spielzeit an einem bestimmten Tag festlegen.
8. Produktivitätstheater
Wie oft mussten Sie Ihrem Chef schon beweisen, dass Ihre Produktivität hoch ist?
Von der Aktualisierung Ihres Slack-Status im Laufe des Tages bis hin zum Versenden nutzloser Nachrichten an Ihren Chef, um zu zeigen, dass Sie beschäftigt sind, verschwenden Sie möglicherweise bis zu einer Stunde täglich damit, Produktivität vorzutäuschen. Anstatt Ihrem Chef endlos Hinweise zu senden, dass Sie arbeiten, sollten Sie lieber vor Feierabend eine tägliche Aktualisierung Ihres Fortschritts über Slack in Betracht ziehen.
9. Überlastung
Kreativ zu sein ist schwer, wenn man überarbeitet und ausgebrannt ist. Viele Menschen weltweit leiden unter Burnout, was unser Wohlbefinden ernsthaft beeinträchtigen kann.
Setzen Sie sich selbst Grenzen bei der Arbeit. Wenn Sie in einem Büro arbeiten, machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, Ihren Arbeitscomputer mit nach Hause zu nehmen und schalten Sie nach Feierabend die Slack-Benachrichtigungen aus. Machen Sie eine Pause, wenn Sie sich gestresst fühlen oder kurz vor einem Burnout stehen.
Viele Unternehmen setzen auf Wellness-Apps, um Burnout und Verringerung der Produktivität bei ihren Mitarbeitern zu vermeiden.
ZEITMANAGEMENT: EINE WICHTIGE FÄHIGKEIT FÜR JEDE ROLLE Unabhängig davon, welche Rolle Sie einnehmen, können Ihnen einige grundlegende Zeitmanagementfähigkeiten dabei helfen, Ihre Produktivität zu erhalten und gleichzeitig Ihren Stresslevel deutlich zu senken.
10. Unordnung
Unordnung und Produktivität gehen selten Hand in Hand. Ein aufgeräumter Workspace kann die Produktivität steigern und Stress reduzieren.
Wir verbringen viel Zeit an unseren Schreibtischen, warum also nicht eine angenehme Umgebung schaffen? Nehmen Sie sich Zeit für eine Neuorganisation, indem Sie ein paar schwimmende Regale über Ihrem Schreibtisch anbringen, um visuelle Ablenkungen zu beseitigen.
Überlegen Sie, unnötige Elemente, die Sie aufbewahrt haben, wegzuwerfen. Ihr neu aufgeräumtes Workspace kann Ihnen einen frischen Start in den Tag ermöglichen.
Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser und beginnen Sie noch heute, bessere Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln.
Sie müssen nicht in einem Zustand des Chaos leben, ständig hinter Ihrem Zeitplan zurückbleiben und sich überfordert fühlen.
Indem Sie Ihre üblichen Zeitfresser im Büro identifizieren, konkrete Schritte zur Reduzierung dieser Zeitfresser ergreifen und einen Plan erstellen, können Sie Ihre Produktivität steigern und wieder mehr Ausgeglichenheit in Ihr Leben bringen.
Eine Möglichkeit, bessere Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln und sich selbst auf Kurs zu halten, ist die Verwendung eines All-in-One-Projektmanagement-Tools wie ClickUp. Es bietet Features für Zeiterfassung, Zielsetzung und Nachverfolgung sowie Hunderte weiterer anpassbarer Features – alles auf einer Plattform, um Ablenkungen zu vermeiden, Ihre Produktivität zu steigern und Ihnen zu helfen, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben.
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