Slack hat sich zur bevorzugten Plattform für die interne Teamkommunikation entwickelt, sodass es langsam zu einem Verb wird, ähnlich wie „Google“. Diese ständige Verbindung hat jedoch ihren Preis: Slack-Müdigkeit. Teams versinken nicht nur in einer Flut von Slack-Benachrichtigungen, sondern stehen auch unter dem Druck, immer erreichbar zu sein.
Hier können Statusmeldungen helfen. Durch die Einstellung eines Slack-Status geben Sie klare Informationen über Ihre Verfügbarkeit, sodass Ihre Kollegen wissen, wann sie Sie erreichen können und wann sie sich zurückhalten sollten. Es ist die Online-Version davon, im Büro Kopfhörer aufzusetzen, um Kollegen wissen zu lassen, dass Sie nicht gestört werden möchten.
Außerdem können Statusmeldungen Ihnen dabei helfen, klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu setzen. Indem Sie deutlich angeben, wann Sie Feierabend haben oder im Urlaub sind, können Sie unnötige Unterbrechungen während Ihrer Freizeit vermeiden.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie den Slack-Status einstellen (und automatisieren) können, um Ablenkungen zu minimieren und sich wieder ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren zu können.
So legen Sie Ihren Slack-Status und Ihre Verfügbarkeit fest
Mit wenigen Klicks können Sie ganz einfach einen benutzerdefinierten Status hinzufügen und Ihrem Team Ihre Verfügbarkeit mitteilen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Status- und Verfügbarkeitseinstellungen in Slack verwalten können.
Einstellung (und Löschung) Ihres Slack-Status
In der Slack-Desktop-App
Um Ihren Status in Slack festzulegen, klicken Sie auf Ihr Profilbild in der unteren linken Ecke Ihres Bildschirms und dann auf „Status aktualisieren“. Dadurch wird die Box „Status festlegen“ geöffnet. Bevorzugen Sie Verknüpfungen? Verwenden Sie CMD+SHIFT+Y auf einem Mac oder STRG+SHIFT+Y unter Windows.
Jetzt müssen Sie nur noch Ihren Status eingeben und ein Emoji auswählen, das zu Ihrer Stimmung passt. Dieses Emoji wird neben Ihrem Profilnamen angezeigt, und Ihre Kollegen können mit der Maus darüberfahren, um die Ansicht Ihres Status zu erhalten. Workspace-Administratoren können auch voreingestellte Statusoptionen wie „in der Mittagspause” oder „in einem Meeting” anbieten, um schnelle und einfache Aktualisierungen zu ermöglichen.
Notiz: Sie können Ihren Status jederzeit bearbeiten, indem Sie auf Ihren aktuellen Status tippen.
Nachdem Sie Ihren Slack-Status aktualisiert haben, können Sie optional einen Timer hinzufügen, um ihn nach einem festgelegten Zeitraum automatisch zu löschen. So können Sie Ihren Status einstellen und müssen ihn nicht manuell hin und her ändern.
Das ist sehr hilfreich, um unangenehme Momente zu vermeiden, in denen man sich fragt: „Wo sind sie denn hin?“ Zum Beispiel, wenn Ihre 15-minütige Kaffeepause im realen Leben zu einer 5-stündigen „Kaffeepause“ auf Slack wird, weil Sie vergessen haben, Ihren Status zu aktualisieren.
Haben Sie einen unvorhersehbaren Zeitplan? Sie können Ihren Status manuell entfernen, anstatt sich auf die Slack-Status-Synchronisierung zu verlassen, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken und dann die Auswahl „Status löschen” aus dem ausklappbaren Menü treffen.
In der Slack-App für Mobilgeräte
Der Vorgang ist für iOS- und Android-Benutzer identisch. Sie müssen lediglich auf Ihr Profilbild tippen, die gewünschte Statusmeldung in die Status-Leiste eingeben und optional ein Emoji hinzufügen – fertig.
Verwalten Ihrer Verfügbarkeit auf Slack
Genauso wichtig wie Ihre „schriftliche benutzerdefinierte Statusmeldung” ist der grüne Punkt neben Ihrem Profilbild, der Ihren Kollegen signalisiert, dass Sie verfügbar sind. Hier eine kurze Auffrischung, wie „Verfügbarkeit” in Slack funktioniert:
- Ein grüner Punkt zeigt an, dass Sie online sind.
- Ein grauer Punkt hingegen bedeutet, dass Sie nicht verfügbar sind.
- Ein „Z“ über einem der Punkte bedeutet, dass Sie Benachrichtigungen pausiert haben und nicht auf Nachrichten antworten werden.
Um Ihre Verfügbarkeit zu aktualisieren, klicken Sie auf Ihr Profilbild in der Seitenleiste und wählen Sie dann „Als abwesend einstellen” oder „Als aktiv einstellen”.
Der Vorgang ist in der mobilen Slack-App weitgehend identisch. Tippen Sie auf Ihr Profilbild (in der oberen rechten Ecke) und legen Sie dann fest, ob Sie abwesend oder aktiv sind.
Automatisierung von Statusaktualisierungen in Slack und Integrationen
Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, ist es an der Zeit zu erkunden, wie Sie Ihren benutzerdefinierten Slack-Status basierend auf Ihrem Zeitplan automatisieren können. Zunächst einmal macht Slack dies bereits (bis zu einem gewissen Grad), indem es Ihren Status auf „In einer Besprechung” ändert, wenn Sie über Slack einen Sprach- oder Videoanruf tätigen.
Sie können dies auch für Ihre Nicht-Slack-Meetings erledigen, indem Sie Slack mit Google Kalender oder Microsoft Outlook Kalender integrieren. Solange es in Ihrem Kalender steht, wird es auch in Slack aktualisiert.
So funktioniert das für Google Kalender:
- Gehen Sie zunächst zur Seite Google Kalender oder Outlook Kalender im Slack App-Verzeichnis.
- Klicken Sie dann auf „Zu Slack hinzufügen” und anschließend auf „Zulassen” , um Ihren Kalender mit Slack zu verknüpfen.
- Kehren Sie nun zu Ihrem Slack-Workspace zurück, wo Sie eine Nachricht vom Google Bot finden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren“ , um automatische Updates zum Status zu aktivieren.
Hier sind zwei weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihren Status automatisch einstellen können:
- Verwendung von Automatisierungssoftware: Tools wie Zapier und Officely bieten vorgefertigte Workflows, mit denen Sie einen täglichen Zeitplan für Ihre Verfügbarkeit/Offline-Zeiten einstellen können.
- Verwendung von Slack-Bots: Nutzen Sie Bots wie Statusly, die nicht nur Ihren Slack-Status mit Ihrem Kalender synchronisieren, sondern auch Ihren Zeitplan analysieren, um Routinen zu erstellen und Statusmeldungen zu automatisieren.
Bleiben Sie online (auch wenn Sie es nicht sind) – dank Automatisierungen.
Slack hat die Angewohnheit, Ihren Status auf „Abwesend” zu setzen, wenn Sie länger als 30 Minuten inaktiv sind. Wenn Sie also gerade vertieft einen Branchenbericht auf Ihrem Smartphone lesen, während Ihr Laptop in den Ruhemodus wechselt, könnten Ihre Kollegen fälschlicherweise annehmen, dass Sie nicht verfügbar sind, obwohl Sie tatsächlich anwesend sind.
Automatisierungen können Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihren Status automatisch zu aktualisieren, sondern auch Ihre Verfügbarkeit in solchen Situationen als „Aktiv” zu halten.
Am einfachsten können Sie das erledigen, indem Sie Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät aktiv lassen – so denkt Slack, dass Sie online sind, und lässt den grünen Punkt leuchten.
Wenn Sie jedoch nach einem noch sichereren Slack-Hack suchen, können Sie eine App wie Presence Scheduler ausprobieren, die die Slack-API nutzt, um Ihren Status alle fünfzehn Minuten auf „aktiv” einzustellen.
So verbessern Sie Ihren Status-Management-Prozess
Trotz der Status- und Verfügbarkeitseinstellungen kann das Echtzeit-Kollaborationsmodell von Slack manchmal die Erwartung einer sofortigen Verfügbarkeit wecken. Der Status „aktiv” der Plattform verstärkt diese Erwartung und führt dazu, dass Mitarbeiter ständig ihre Telefone auf Benachrichtigungen überprüfen, um nichts Wichtiges zu verpassen.
Dies macht Slack zu einer kniffligen Plattform für Unternehmen, die Wert auf asynchrone Zusammenarbeit legen, und für Mitarbeiter, die ihre Zeit für konzentriertes Arbeiten schätzen. Sie müssen eine Arbeitskultur schaffen, die die Verwendung von Slack-Statusaktualisierungen normalisiert und fördert, indem Sie sie zu einem Teil Ihrer Kommunikationsstrategie machen. Dies fördert eine offene Kommunikation über Verfügbarkeit und Erwartungen und hilft Ihnen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die individuellen Zeitpläne und unterschiedlichen Arbeitsstile der Mitarbeiter respektiert.
Wenn Sie jedoch ein internes Kommunikationstool bevorzugen, das sowohl Echtzeit- als auch asynchrone Zusammenarbeit (und detailliertere Status-Einstellungen) ermöglicht, kann ClickUp eine gute Alternative zu Slack sein. Es handelt sich um eine All-in-One-Plattform für das Arbeitsmanagement, mit der Teams jeder Größe ihre Projekte, interne Kommunikation, Wissensdatenbank und sogar CRM von einem Ort aus verwalten können.
Die ClickUp-Vorlage für interne Kommunikationsstrategien ist teils Rückblick, teils Roadmap und ermöglicht es Ihnen, die Effektivität Ihres aktuellen Plans zu bewerten und einen Aktionsplan zu seiner Verbesserung zu erstellen.
Die Vorlage enthält fünf Hauptprojekte:
- Organisationsabbildung: Analysieren Sie Ihre Unternehmensstruktur und Standorte sowie Details wie die Anzahl der Mitarbeiter an jedem Standort.
- Analyse der bestehenden Kommunikation: Um Ihre aktuellen Kommunikationsstrategien zu bewerten, z. B. wie viele Kanäle Sie haben und wie oft diese genutzt werden.
- Bedarfsanalyse der Stakeholder: Identifizieren Sie Ihre verschiedenen Stakeholder (Führungskräfte, Teamleiter, Mitarbeiter) und deren Kommunikationsbedürfnisse.
- Kommunikationsherausforderungen: Erstellen Sie eine Liste aller Kommunikationsprobleme, mit denen Sie konfrontiert sind (und priorisieren Sie diese). Sie können an dieser Stelle eine Notiz hinzufügen, um Statusaktualisierungen zu einem Teil der Slack-Etikette zu machen, zum Beispiel als Beispiel
- Roadmap für die interne Kommunikation: Erstellen Sie eine visuelle Zeitleiste für Ihre Kommunikationsziele und wie Sie diese erreichen möchten.
Insgesamt kann Ihnen diese Vorlage dabei helfen, Lücken in Ihrem Kommunikationsplan zu analysieren und ein kooperativeres (und einfühlsameres) Arbeitsumfeld zu schaffen.
ClickUp vs. Slack: Die unterschiedlichen Ansätze zur internen Kommunikation
Vergleichen wir beide tools, um herauszufinden, welches für Sie am besten geeignet ist.
Chat in ClickUp vs. Chat in Slack: So funktioniert es
Slack ist eine Instant-Messaging-App, die für die sofortige Kommunikation in Echtzeit entwickelt wurde. Sie eignet sich hervorragend für den Austausch von Team-Updates und kurzen Chats. Allerdings können wichtige Informationen in der Flut von Unterhaltungen untergehen, was zu Informationssilos und fehlendem Kontext führt.
Die ClickUp-Chat-Ansicht hingegen ist in die anderen Features von ClickUp integriert – Projekte, Aufgaben, Dokumente und so weiter. Das bedeutet, dass Sie zusätzlich zu Direktnachrichten auch kontextbezogene Gruppenchats direkt aus einer Aufgabe oder einem Dokument heraus erstellen können. So bleibt die Unterhaltung für alle Beteiligten strukturiert, kontextbezogen und auf den Punkt gebracht.
Wenn man den Ansatz von Slack mit dem von ClickUp vergleicht, fällt ein wesentlicher Unterschied auf: Ersterer legt den Schwerpunkt auf Echtzeit-Interaktion, ähnlich wie bei Unterhaltungen im Büro. ClickUp hingegen konzentriert sich auf asynchrones Arbeiten und Tools für die Zusammenarbeit bei Projekten.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie sich dieser Unterschied auf ihre Herangehensweise an die Zusammenarbeit auswirkt: ihre Wahl der Tools zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Während Slack mit seinen Huddles auf Echtzeitkommunikation setzt, bietet ClickUp drei verschiedene Tools zur Zusammenarbeit, um unterschiedliche Kommunikationsstile zu unterstützen: Kommentare, Videoclips und Whiteboards.
📮 ClickUp Insight: Die Hälfte unserer Befragten hat Schwierigkeiten mit der Einführung von KI; 23 % wissen einfach nicht, wo sie anfangen sollen, während 27 % mehr Schulungen benötigen, um fortgeschrittene Features nutzen zu können. ClickUp löst dieses Problem mit einer vertrauten Chat-Oberfläche, die sich wie eine SMS anfühlt. Teams können direkt mit einfachen Fragen und Anfragen einsteigen und dann ganz natürlich leistungsstärkere Features für die Automatisierung und Workflows entdecken, ohne sich durch eine abschreckende Lernkurve kämpfen zu müssen, die so viele Menschen zurückhält.
Kommentare
Sowohl ClickUp Projekte als auch ClickUp Dokumente verfügen über ein Feature für Kommentare, mit dem Sie kontextbezogene, asynchrone Unterhaltungen führen können. Sie können Kollegen mit @erwähnen, damit diese benachrichtigt werden und keine wichtigen Nachrichten verpassen. Außerdem nehmen Sie durch das Hinterlassen von Kommentaren den Druck von Ihren Kollegen, sofort antworten zu müssen (im Gegensatz zu Instant Messages).
Video Clips
Ein weiteres praktisches Feature für die asynchrone Zusammenarbeit ist ClickUp Clips, die integrierte Bildschirmaufzeichnungslösung von ClickUp. Damit können Sie schnell ein Video (mit oder ohne Voiceover) aufnehmen und Ihre Gedanken mit Ihrem Team und Ihren Clients teilen. Es eignet sich perfekt, um etwas visuell zu erklären, beispielsweise um Feedback zu einem Entwurf zu geben.
Das Beste daran ist, dass Sie diese Clips zu Ihren Chats und Kommentaren hinzufügen können, um Ihren Kollegen mehr Kontext zu geben.
Whiteboards
Und schließlich gibt es noch ClickUp Whiteboard – eine visuelle Leinwand, auf der Sie Ihre Echtzeit- und asynchronen Kooperationen und Brainstorming-Sitzungen hosten können. Mit Haftnotizen, Formen, Verbindungselementen und vielem mehr können Sie Ihre Ideen zum Leben erwecken und so für ansprechendere virtuelle Meetings sorgen.
Sie können sogar direkt aus Ihren Whiteboards heraus ClickUp-Aufgaben erstellen, um Ideen in umsetzbare Schritte zu verwandeln und diese dann zu verfolgen.
Status in ClickUp einstellen (und verwalten)
Nachdem wir nun untersucht haben, wie sich Chat und Zusammenarbeit in Slack und ClickUp unterscheiden, wollen wir uns ansehen, wie Statusmeldungen in ClickUp funktionieren.
Wie Slack signalisiert auch ClickUp die Verfügbarkeit mit einem grünen Punkt (neben dem Avatar des Benutzers). Ein grauer Punkt in ClickUp signalisiert ebenfalls, dass jemand offline ist. Wenn Sie mit der Maus über den Avatar fahren und ein „Z” sehen, hat die Person die Benachrichtigungen zurückgestellt.
Wenn Sie einen ClickUp-Status hinzufügen, ist dieser überall sichtbar – nicht nur in Ihren Chats, sondern in Ihrem gesamten Arbeitsbereich. Diese Sichtbarkeit hilft Ihren Teamkollegen nicht nur bei der Planung der Kommunikation, sondern auch bei der Planung der Arbeit auf der Grundlage Ihrer Verfügbarkeit.
Schauen wir uns an, wie Sie einen ClickUp-Status einrichten können:
- Klicken Sie auf Ihren Avatar in der oberen rechten Ecke.
- Klicken Sie auf „Status festlegen”. Das Dialogfeld „Status festlegen” wird angezeigt.
- Geben Sie Ihren Status in das Textfeld „Was beschäftigt Sie gerade?“ ein und fügen Sie optional ein Status-Emoji hinzu.
- Legen Sie eine Statuslöschzeit fest, um den Status nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Außer Haus“, wenn Sie sich freinehmen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Benachrichtigungen pausieren”, wenn Sie während der Dauer dieses Status keine Benachrichtigungen erhalten möchten. Zum Beispiel, wenn Sie im Urlaub sind oder sich im Fokusmodus befinden!
Dieser Status wird an folgenden Stellen angezeigt:
- Aufgaben und Kommentare im Posteingang
- @erwähne
- Profile
- Pulse
- Personen verwalten
Sie können Ihren ClickUp-Status auch manuell löschen, indem Sie auf Ihren Avatar klicken und „Status löschen“ auswählen.
Erhalten Sie weitere Informationen über die Arbeitsmuster Ihrer Mitarbeiter mit ClickUp.
In ClickUp geben die Status nicht nur Sichtbarkeit über die Verfügbarkeit eines Benutzers, sondern bieten auch eine Übersicht über die Online-Aktivitätsmuster Ihres Teams. Sie müssen lediglich die Pulse ClickApp installieren, um einen umfassenden Bericht darüber zu erhalten, wann Ihr Team online ist.
Sie können auch die Dropdown-Menüs „Online” und „Offline” verwenden, um eine Liste der Personen anzuzeigen, die gerade online sind und derjenigen, die es nicht sind. Darüber hinaus können Sie sogar sehen, woran die Benutzer gearbeitet haben, als sie online waren. Dies kann Managern wertvolle Einblicke in die Leistung und Produktivität ihres Teams geben, ohne dass es so aussieht, als würden sie mikromanagt.
Wechsel von Slack zu ClickUp
Wenn Sie Slack bereits nutzen und die Vorteile des zentralisierten Hubs von ClickUp entdecken möchten, integrieren Sie ClickUp doch einfach in Ihren Slack-Workspace. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Slack um einen Aspekt des Projektmanagements zu erweitern, indem Sie ClickUp-Aufgaben innerhalb von Slack erstellen und verwalten und Slack-Nachrichten in Kommentare in ClickUp umwandeln.
Dies ist zwar nur ein kleiner Aspekt des Wertes von ClickUp, aber es zeigt Ihnen, wie die Zusammenführung all Ihrer Kanäle für Arbeit und Kommunikation zu einer besseren Zusammenarbeit führen kann. Und wenn Sie überzeugt sind, können Sie zu ClickUp wechseln. 🚀
Sind Sie bereit für den Wechsel zu ClickUp?
Durch die effektive Verwaltung von Statusaktualisierungen in internen Teamkommunikations-Apps wie Slack und ClickUp können Teams die Kommunikation, Produktivität und allgemeine Arbeitszufriedenheit erheblich verbessern. Die jüngsten Entwicklungen im Bereich der KI können hier mit Features wie Statusvorschlägen auf der Grundlage von Kalenderereignissen, E-Mail-Inhalten oder sogar Echtzeit-Verhaltensmustern definitiv helfen.
Gleichzeitig ist es wichtig, eine Kultur der offenen Kommunikation zu schaffen, in der alle (insbesondere neue Mitarbeiter) dazu ermutigt werden, von Anfang an Statusaktualisierungen zu verwenden, um ein kooperatives und transparentes Arbeitsumfeld zu fördern.
Wenn wir Ihr Interesse an ClickUps zentralisiertem Ansatz für die Zusammenarbeit geweckt haben, können Sie sich kostenlos bei ClickUp anmelden und es selbst ausprobieren.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Wie kann ich Slack aktiv halten?
Um Ihren Slack-Status aktiv zu halten, stellen Sie sicher, dass die App auf Ihrem Desktop geöffnet ist und Ihr Status manuell auf „aktiv” eingestellt ist. Lassen Sie Ihren Laptop außerdem nicht in den Ruhemodus wechseln, damit Slack Sie nicht als inaktiv anzeigt.
2. Kann Slack die Aktivitäten der Benutzer nachverfolgen?
Ja, wie die meisten Online-Plattformen sammelt auch Slack Daten zum Nutzerverhalten, um laut eigenen Angaben die Benutzererfahrung zu verbessern. Es werden in erster Linie Informationen darüber gesammelt, wann und wie Sie die Plattform nutzen, um Features wie den Status der Aktivität zu verbessern.
Die KI-Features von Slack lesen auch Ihre Unterhaltungen, um Zusammenfassungen, Übersetzungen und Unterstützung bereitzustellen. Wenn Sie Ihre Unterhaltungen lieber privat halten möchten, wenden Sie sich an das Slack-Team, um sich abzumelden.
3. Wie bleibe ich über mein iPhone auf Slack aktiv?
iOS-Benutzer können verhindern, dass Slack in den Ruhezustand wechselt, indem sie die automatische Sperre deaktivieren. Dadurch bleibt die Slack-App im Hintergrund aktiv und Ihr Status bleibt erhalten. Denken Sie jedoch daran, die automatische Sperre wieder zu aktivieren, um die Akkulaufzeit zu schonen, wenn Sie Slack nicht aktiv nutzen.
4. Wie stelle ich „Auto-Away” in Slack ein?
Sie können sich selbst als automatisch abwesend einstellen, indem Sie Ihre Kalender-App (wie Google Kalender oder Apple Kalender) oder Ihre HR-Software mit Slack synchronisieren. Immer wenn Sie ein Kalender-Ereignis „Außer Haus” einstellen, ändert sich Ihr Status automatisch zu „Abwesend”.
5. Wie kann ich meinen Status in Slack automatisch ändern?
Sie können Ihren Slack-Status auf zwei Arten automatisch aktualisieren. Erstens können Sie eine Integration mit Ihrer Kalender-App vornehmen und diese Ihren Status entsprechend Ihrem Zeitplan ändern lassen. Zweitens können Sie in Slack zeitbasierte Status festlegen, sodass Ihr Standard-Status nach Ablauf dieses Zeitraums aktiv wird. Sie können auch ein Automatisierungstool wie Zapier verwenden, um Ihren Status außerhalb Ihrer Arbeitszeiten automatisch auf inaktiv zu setzen.
6. Kannst du sehen, ob jemand auf Slack online ist?
Ja, ein grüner Punkt neben dem Profilbild einer Person zeigt an, dass diese Person online ist.