In der heutigen Zeit, in der die Art der Arbeit zwischen vollständiger Remote-Arbeit, hybrider Arbeit und Arbeit im Büro variiert, kann es schwierig sein, die Teams jederzeit in Verbindung zu halten und auf dem Laufenden zu halten (hinzu kommen die verschiedenen Zeitzonen, die die Sache noch schwieriger machen). 👀
In dem Bemühen, unsere Teams auf dem Laufenden zu halten, haben wir daher Meetings anberaumt, in denen wir Aktualisierungen durchgehen, überprüfen
elemente der Aktion
und die Liste ließe sich fortsetzen. Aber die Sache ist die: Zeit ist kostbar.
Das gilt vor allem dann, wenn Sie in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld tätig sind, denn Sie müssen sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen.
Daher ist es wichtig, den Zweck des Meetings zu kennen, eine
meeting-Agenda
und die richtige Planung von Meetings kann für Ihr Team von großem Nutzen sein.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Meeting-Rhythmus ist, wie oft Sie Meetings planen sollten und welche Tools Sie verwenden können, um Ihre Meetings auf ein Minimum zu beschränken und Ihr Team immer auf dem Laufenden zu halten.
Wir haben auch einige Tipps und Vorschläge hinzugefügt, die Ihnen dabei helfen sollen, herauszufinden, was für Ihr Team am besten funktioniert, sowie Vorlagen für Meetings, um Ihre Gespräche zu strukturieren und so produktiv wie möglich zu gestalten.
Was ist eine Meeting-Kadenz?
Eine Meeting-Kadenz bezieht sich einfach darauf, wie oft ein Meeting abgehalten wird.
Wenn Sie und ein direkter Berichterstatter sich zum Beispiel jeden Freitagmorgen treffen, ist das ein wöchentlicher Meeting-Rhythmus. Wenn Sie darum bitten, sich alle zwei Monate zu treffen, handelt es sich um eine zweimonatliche Häufigkeit.
Für Teams, die an einem anderen Ort arbeiten, kann dies schwieriger sein. Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, wie häufig Meetings stattfinden sollten. In einer zunehmend verteilten Belegschaft scheinen persönliche Zoom-Anrufe viele persönliche Meetings zu ersetzen und manchmal die einzige Interaktion mit Ihrem Team zu sein.
Und obwohl wir alle gerne einen Blick auf das Haustier von jemandem im Hintergrund eines Anrufs erhaschen, können diese virtuellen Meetings tatsächlich
die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen
da sie sich gestört fühlen können, wenn zu viele Meetings ihren Tag in Anspruch nehmen.
Wie können Sie also Ihren Zeitplan ausbalancieren und den richtigen Meeting-Rhythmus für Ihr Team finden?
Finden wir es heraus.
Wie man den richtigen Meeting-Rhythmus findet
Die richtige Meeting-Rhythmik ist für jedes Unternehmen und seine Bedürfnisse unterschiedlich. Einige Teams benötigen je nach Rolle, Projekt und Art des Meetings mehr oder weniger häufige Meetings.
Arten von Meeting-Rhythmen
Abhängig von der Art des Meetings sind die gebräuchlichsten Besprechungsrhythmen folgende:
- Tägliche Meetings
- Wöchentliche Meetings
- Zweiwöchentliche Teamsitzungen
- Monatliche Meetings
- Vierteljährliche Meetings
Abgesehen von der Entscheidung über die
art des Meetings
zu erledigen, müssen Sie auch festlegen, welche Meetings asynchron oder synchron erledigt werden können. Können Sie Aktualisierungen über eine
business Messaging App
oder innerhalb einer
projektmanagement tool
mit Messaging Features?
Unabhängig davon ist es Ihr Ziel, Ihre Teams auf dem Laufenden zu halten, damit sie ihre Ziele erreichen, und allen genügend Freiraum zu lassen, um
asynchron zu arbeiten
und autonom arbeiten, ohne zu viel
viele Meetings in ihren Arbeitsplan einzubauen
.
Asynchrone vs. synchrone Meetings
Wenn Sie einen wöchentlichen Rhythmus für ein Projekt und einen weiteren wöchentlichen Rhythmus für eine Besprechung mit allen Mitarbeitern festgelegt haben, bedeutet das nicht, dass diese auf dieselbe Weise formatiert werden müssen.
Der erste Schritt bei der Festlegung des Formats Ihres Meetings besteht darin, zu entscheiden, ob das Meeting der Informationssuche oder der Informationsweitergabe dient. Dies ist sehr wichtig, wenn Sie festlegen, wie Sie am besten einchecken.
Meetings auf der Suche nach Informationen können in eine der folgenden Kategorien fallen:
- A kickoff Meeting für ein neues Projekt
- Ein Meeting des Teams, in dem die nächsten Schritte besprochen werden
- Management Meeting, um zu überprüfen, wie die Teams arbeiten
- A ein persönliches Gespräch mit einem direkten Berichterstatter, um Ziele und Aufgaben zu besprechen
Diese Arten von Meetings eignen sich im Allgemeinen hervorragend für ein persönliches Treffen oder ein schnelles virtuelles Update über eine
video-Telefonkonferenz
wie Zoom.
Hier sind einige Beispiele für informationsgebende Meetings:
- Ein tägliches StandUp
- Ein Projekt-Update
- Der Jahresbericht eines Unternehmens
Wenn Sie den richtigen Rhythmus für Team-Meetings in Ihrem Unternehmen festlegen und das richtige Format für Meetings wählen, werden Meetings mit geringem Wert vermieden, so dass sich alle auf die Produktivität und die Freude an der Arbeit konzentrieren können.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Meetings, die Sie in Betracht ziehen sollten, sowie Vorlagen, die Ihnen helfen, Ihre Meetings für alle Teilnehmer produktiv zu gestalten.
Vorlagen für Meeting-Kadenzen
1. Tägliche Meetings
Tägliche StandUp-Meetings sind informelle Meetings, die täglich abgehalten werden. Sie sind für Teams, z. B. Technik- und Entwicklungsteams, notwendig und nützlich, um die Abstimmung zu gewährleisten, Erkenntnisse freizugeben und Blockaden zu erkennen.
Tägliche Meetings scheinen zwar eine gute Möglichkeit zu sein, sich über die täglichen Fortschritte und Änderungen auf dem Laufenden zu halten, können aber auch kontraproduktiv und störend sein, wenn sie nicht richtig geführt werden.
Um das Beste aus Ihrem täglichen Meeting herauszuholen und eine produktive Sitzung zu gewährleisten, ist es am besten, wenn Sie mit einer Tagesordnung und einer Vorlage zu dem Meeting kommen, auf die Ihre Teammitglieder jederzeit zugreifen und die sie vor dem Meeting ausfüllen können.
PROFI-TIPP FÜR TÄGLICHE MEETINGS Tipp: Erstellen Sie Ihre eigene oder verwenden Sie diese anpassbare
Vorlage für tägliche StandUp Meetings von ClickUp
um Ihnen und Ihren Teams ein organisiertes, strukturiertes und wiederholbares System für die Erfassung und Ansicht täglicher Aktualisierungen zu bieten.
Diese Vorlage ist verfügbar in
ClickUp Whiteboards
und in jeder Weise benutzerdefiniert, um Ihre einzigartigen Workflows zu unterstützen. Außerdem speichert es Ihre Eingaben und spiegelt sie in Echtzeit wider. Da es in ClickUp integriert ist, kann Ihr Team Links zu Aufgaben einfügen und dieses Dokument mit seiner Arbeit verbinden.
Der Sinn des täglichen StandUp Meetings ist die Koordination des Teams. Diese schnelle Feedbackschleife hilft Teams, sich abzustimmen und auf Kurs zu bleiben, ähnlich wie ein Huddle beim Fußball. Wenn ein Problem auftaucht, können Sie es schnell angehen und die Projekte auf Kurs halten
2. Wöchentliche Meetings
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die auf wöchentlicher Basis angesetzt werden können. Eines der wichtigsten Meetings in diesem Rhythmus ist das persönliche Gespräch.
in One-on-one Meetings haben Manager und Führungskräfte Zeit für ein persönliches Gespräch mit ihren direkten Berichterstattern oder Kollegen. So können sie eine Verbindung zueinander aufbauen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Unterstützung erhalten, die sie für den Erfolg in ihrer Rolle benötigen.
Diese Meetings sind auch eine gute Gelegenheit, Ziele abzustimmen, den Pulse-Check zum Workload durchzuführen und Feedback zu geben, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden.
WÖCHENTLICHE MEETINGS - PROFI-TIPP Gestalten Sie Ihre wöchentlichen Check-in-Meetings produktiv und standardisieren Sie Ihre wöchentlichen One-on-One-Meetings, indem Sie die
Vorlage für One-on-One-Meetings von ClickUp
.
Diese Vorlage kann angewendet werden auf
ClickUp Dokumente
in dem Sie wichtige Details wie Prioritäten, Elemente und mehr notieren können. Halten Sie alle Ihre wöchentlichen
meeting-Notizen
an einem Ort zu speichern, indem Sie eine neue Seite innerhalb desselben Dokuments hinzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, dieses Dokument für andere freizugeben oder es privat zu halten, um einen sicheren Space für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.
Die 1:1-Vorlage von ClickUp enthält vorgefertigte Seiten für die Rollen der Mitarbeiter, Erwartungen und wiederkehrende Meeting-Agenden für jedes Mitglied des Teams. Erstellen Sie verschachtelte Seiten innerhalb jeder Seite für noch mehr Organisation
3. Monatliche Meetings
Monatlich wiederkehrende Meetings sind wichtig als Check-in-Meetings mit Ihrem Team. In diesen Meetings können Sie sich über die monatlichen Ziele informieren, den Fortschritt überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um seine Quartalsziele zu erreichen, und Engpässe und Blockierer identifizieren, um Ihr Team für den Erfolg in den kommenden Monaten zu rüsten.
Ein Beispiel für ein Meeting, das in einem monatlichen Rhythmus angesetzt werden kann, sind Projektteam-Meetings, bei denen Projektteams und Stakeholder zusammenkommen, um den Status ihrer aktuellen Projekte zu besprechen.
pRO-TIPP MONATLICHE MEETINGS Geben Sie sowohl den Teams als auch den Stakeholdern eine leicht zu verdauende visuelle Darstellung Ihrer
projektzusammenfassung
unter Verwendung der
Vorlage für den Statusbericht eines Projekts von ClickUp
.
Diese Vorlage ist in ClickUp Whiteboards verfügbar, in denen Ihr Team gleichzeitig oder asynchron zusammenarbeiten, Aktualisierungen hinzufügen, Änderungen vornehmen und vieles mehr kann. Verwenden Sie diese Vorlage, um alle Beteiligten über die Entwicklung auf dem Laufenden zu halten, Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, und zu gewährleisten, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wird.
Erstellen eines detaillierten und leicht zu verfolgenden
bericht zum Status des Projekts
in ClickUp Whiteboards
4. Vierteljährliche Meetings
Vierteljährliche Meetings eignen sich hervorragend, um Projekt-Updates freizugeben, Erkenntnisse aus dem letzten Quartal zu besprechen, Erfolge zu feiern und das kommende Quartal mit Ihrem Team oder dem gesamten Unternehmen vorzubereiten. Zu erledigt, können diese Meetings die Stimmung in Ihrem Team heben, die funktionsübergreifende Abstimmung verbessern und dafür sorgen, dass alle ihre Ziele erreichen.
Es gibt viele Verwendungszwecke für vierteljährliche Meetings, aber einige der häufigsten sind Planungsmeetings, Board-Meetings und All-Hands-Meetings.
PROFI-TIPP FÜR VIERTELJÄHRLICHE MEETINGS Tipp: Planen Sie Ihr nächstes unternehmensweites Meeting und delegieren Sie Arbeit mit dem
All-Hands Meeting Vorlage von ClickUp
.
Diese Vorlage bietet voreingestellte benutzerdefinierte Felder, benutzerdefinierte Felder und mehrere Ansichten, um Ihnen einen strukturierten und detaillierten Überblick über Ihre Aufgaben zu geben und sicherzustellen, dass Sie
jede wichtige Ankündigung abdecken
. Verwenden Sie die Vorlage so, wie sie ist, oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. Im Lieferumfang ist auch ein Leitfaden für den Einstieg enthalten, der Ihnen hilft, diese Vorlage optimal zu nutzen.
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Wie man ein Meeting plant Kadenz
Der Schlüssel zu produktiven Meetings liegt darin, sicherzustellen, dass sie überhaupt notwendig sind. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie sich oder Ihrem Team stellen sollten, bevor Sie ein Meeting einstellen.
1. Was ist das Ziel dieses Meetings?
Ist dies
das Ziel des Meetings
den Schlüsselakteuren neue Informationen zu bieten, oder geht es nur darum, das Team auf den neuesten Stand zu bringen?
Dies ist immer eine gute erste Frage, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie einen neuen Rhythmus einstellen.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie diese Frage die Häufigkeit eines Meetings bestimmen kann:
Neues Projekt
- Zweck des Meetings: Neue Marketinginitiative
- Meeting-Kadenz: Wöchentliche Besprechungen für einen Statusbericht und die nächsten Schritte
Stand-up
- Meeting Zweck: Regelmäßige Updates mit dem Manager und/oder dem Teamleiter
- Meeting Rhythmus: Tägliches Stand-up, um zu sehen, woran jeder aktiv arbeitet
Aktualisierungen des Projekts
- Meeting Zweck: Aktualisierung des Status des Projekts
- Meeting-Kadenz: Tägliches oder wöchentliches Check-in, je nach hoher Priorität
2. Kann dieses Meeting auch asynchron stattfinden?
Wenn es sich um eine schnelle Überprüfung oder Aktualisierung handelt, überlegen Sie sich, welche Informationen Sie benötigen und wie viel Zeit Sie dafür brauchen. Und das ist mehr als die vorgesehene Zeit.
Denken Sie an das Hin und Her bei der Terminplanung, an die Vorbereitung, die vor dem Meeting erledigt werden muss, und an das Meeting selbst - all das summiert sich in der Zeit.
Als entferntes oder verteiltes Team können Sie
andere Kommunikationstools nutzen
um die asynchrone Kommunikation zu unterstützen.
Bei manchen Meetings, z. B. bei großen Projekten und wichtigen Geschäftsentscheidungen, müssen die verschiedenen Beteiligten in Echtzeit abwägen, was sich persönlich oder über einen Zoom-Anruf immer leichter erledigen lässt.
Bei Meetings, bei denen es in erster Linie um Aktualisierungen geht, ist die Einstellung eines persönlichen Check-Ins jedoch unnötig. Diese lassen sich am besten asynchron erledigen, und in diesem Fall kann man sie auch häufiger erledigen.
3. Handelt es sich um eine Aufgabe mit hoher Priorität oder Dringlichkeit?
Einige Projekte haben Vorrang vor anderen mit engen Fristen. Nur die Teamleiter wissen, um welche Projekte es sich handelt, und können bestimmen, wie häufig diese Kontrollbesuche stattfinden müssen.
Wenn es sich um eine dringende Aufgabe handelt, legen Sie fest, wie Sie am besten mit Ihrem Team kommunizieren, sei es in Form eines Zoom-Anrufs, einer Videoaufzeichnung oder einer Notiz über die Prioritäten der Aufgabe.
4. Wird bei dieser Art von Meetings regelmäßig die vorgesehene Zeit überschritten?
Meetings, die häufig gekürzt werden, könnten ein Grund dafür sein, diese Meetings häufiger und nicht länger zu planen, aber das ist von Team zu Team verschieden. Für andere sind Meetings, die länger als eine Stunde dauern, vielleicht nicht so produktiv. In diesem Fall könnten kürzere Meetings mit einem regelmäßigeren Rhythmus dazu beitragen, dass mehr Themen behandelt werden und die Unterhaltung konzentriert bleibt. Einsatz von ClickUp als
software für Meeting-Protokolle
kann Ihnen bei der Nachverfolgung Ihrer Agenda helfen.
5. Gehen uns bei dieser Art von Meetings die Elemente aus, die wir besprechen können?
Wenn Sie jedoch tägliche Kontrollanrufe durchführen, bei denen es nicht viel zu besprechen gibt, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese zu einem wöchentlichen Kontrollanruf zusammenzufassen und die täglichen Aktualisierungen auf asynchrone statt auf persönliche oder Telefonkonferenzen zu verlagern.
Wie Sie den Meeting-Rhythmus Ihres Teams optimieren können
Remote- und hybride Arbeitsumgebungen können bei der Zusammenarbeit im Team ein wenig schwierig sein.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams unabhängig von ihrem Aufenthaltsort miteinander verbunden bleiben, indem Sie ihnen ein Projektmanagement tool mit Features für die Teamzusammenarbeit an die Hand geben
ClickUp
.
ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagement- und
produktivität tool
wurde mit Blick auf Teams entwickelt. Es ist im Kern ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie, Ihr Team und die gesamte Organisation Ihre Prioritäten planen, Ihren Workflow vereinfachen und Ihren Fortschritt im Auge behalten und Zeitleisten-alles an einem Ort.
Wie für
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die Software bietet Hunderte von Features, darunter ein kollaboratives Docs- und Whiteboard-Feature, in dem Teams Brainstorming betreiben, Strategien dokumentieren und vieles mehr können. Optimieren Sie die Kommunikation mit dem
integrierten Ansicht für Chats
um Ihrem Team einen eigenen Space zum Chatten über Projekte, Fragen und Aktualisierungen zu bieten.
Sie können auch ganz einfach auf Ihre E-Mails zugreifen und Ihre Unterhaltungen an einem Ort aufbewahren mit der
E-Mail in ClickUp Feature
mit der Sie E-Mails senden und empfangen können, ohne ClickUp zu verlassen 🔥
Es bietet auch eine
feature für Kommentare
die es Ihrem Team ermöglicht, innerhalb von Aufgaben, Dokumenten und Anhängen zur Prüfung Kommentare abzugeben und diese einer bestimmten Person zuzuweisen. So ist es einfacher als je zuvor, miteinander zusammenzuarbeiten, asynchron zu arbeiten und Feedback zu geben - ohne ein Meeting ansetzen zu müssen. ☝️
Tauschen Sie Feedback in Echtzeit aus, hängen Sie Dateien an und rationalisieren Sie die Kommunikation mit der integrierten Ansicht "Chat" in ClickUp
Und wenn Sie ein visueller Lerner sind oder Mitglieder in Ihrem Team haben, die dies sind, verwenden Sie einfach Clip, die
in-App-Bildschirmrekorder von ClickUp
können Sie Videos in hoher Qualität aufnehmen und sie mit einem Kommentar an Ihr Team senden. Dies ist besonders hilfreich bei der Erläuterung komplexer Themen, wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen oder ein Update mit Bildern präsentieren müssen.
Mit diesem Feature brauchen Sie nicht mehr in ein Meeting zu gehen oder lange E-Mail-Threads zu erstellen, was alle in Ihrem Team zu schätzen wissen (und werden). 👌
Teilen Sie Bildschirmaufnahmen, um Ihre Botschaft präzise zu vermitteln, ohne eine E-Mail-Kette oder ein persönliches Meeting mit Clip by ClickUp zu benötigen
Und wenn Sie ein Meeting aus der Ferne ansetzen müssen, keine Sorge. ClickUp hilft Ihnen, sich vorzubereiten, Ihr Meeting produktiv zu halten und das Beste aus Ihrer Zeit mit Ihrem Team zu machen.
Wie das geht? Folgen Sie einfach diesen Schritten:
- Meeting-Agenda: Erstellen Sie selbst eine strukturierte Meeting-Agenda oder nutzen Sie die vorgefertigten Meeting-Vorlagen von ClickUp und passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an
- Erstellen Sie eine Ansicht Ihrer Wahl: Kommen Sie vorbereitet und präsentationsbereit zu Ihrem Meeting. Erstellen Sie eine zeitleiste für das Projekt in der Zeitleiste oder Gantt-Diagramm-Ansicht , Karten mit Strategien in Whiteboards oder Dokumenten erstellen, eine benutzerdefiniertes Dashboard um all Ihre wichtigen Informationen und Berichterstellungen in einer Ansicht zusammenzufassen, und vieles mehr
- Wiederholende Aufgaben und Fälligkeitsdaten: Richten Sie eine Aufgabe in ClickUp speziell für das Meeting ein oder legen Sie sie als wiederholende Aufgabe ein, um Sie und die Teilnehmer an das nächste Meeting zu erinnern. Sie können Ihre Aufgaben und Ihren Zeitplan auch im Fenster Ansicht des Kalenders
- Identifizieren Sie Ihre Teilnehmer und laden Sie sie ein:
Einzelne oder mehrere Mitarbeiter hinzufügen zur Aufgabe hinzu, um mitzuteilen, wer an dem Meeting beteiligt ist - Teilen Sie Ihre Aufgabe, Meeting-Agenda und andere visuelle Elemente: Hängen Sie Ihre Meeting-Agenda, Ansichten von Arbeiten und mehr an die Aufgabe in den Kommentaren oder in der Aufgabenbeschreibung an, und geben Sie sie für Ihr Team, eine bestimmte Person oder eine Gruppe von Personen frei
- Verbinden Sie ClickUp mit Zoom:
[Zoom in ClickUp integrieren](https://clickup.com 'Integrationen' Zoom) um jederzeit auf die Zoom App innerhalb von ClickUp zuzugreifen und die Freigabeoption in Zoom zu nutzen, um Ihre Meeting-Agenda, Zeitleisten, Berichte in Dashboards in ClickUp zu präsentieren usw - Führen Sie einen produktiven Anruf und machen Sie sich Notizen: Steigen Sie in den Anruf ein, nehmen Sie meeting Notizen und listen Sie Elemente in ClickUp Docs, Whiteboards, Notepad oder innerhalb einer Aufgabe auf
Das ist nur eine Möglichkeit, ClickUp zu nutzen, um Ihre Meetings zu verbessern. Lernen Sie alle Möglichkeiten kennen
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um zu erfahren, wie Sie die Plattform optimal nutzen können, um alle Ihre Geschäfts-, Projekt- und Kommunikationsanforderungen zu unterstützen.
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Der Schlüssel zu produktiven Meetings und Arbeitstagen liegt darin, einen effektiven Meeting-Rhythmus für Sie und Ihr Team zu finden. Dann nutzen Sie ClickUp, um Ihre Projekte zu verwalten, die Kommunikation im Team zu verbessern und Ziele und Fortschritte zu verfolgen.
Und da die Plattform vollständig anpassbar ist und Hunderte von Funktionen für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit im Team bietet, können Sie ClickUp so konfigurieren, dass es Ihren Workflow unterstützt und die funktionsübergreifende Kommunikation verbessert.
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und seine Features für die Zusammenarbeit, um Updates, Feedback, Fragen und vieles mehr zu kommunizieren, um unnötige Meetings aus Ihrem vollen Terminkalender zu streichen und Ihren Teams eine offene Kommunikationslinie zu bieten, unabhängig von der Zeitzone oder davon, wo und wann sie arbeiten. 🌎
Die App lässt sich außerdem mit über 1.000 Tools für die Arbeit integrieren, darunter auch Apps für Videokonferenzen,
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und viele mehr, um die Kommunikation in Ihrem Team zu optimieren und Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zu bündeln.
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