Angesichts der heutigen Arbeitsmodelle, die zwischen vollständig remote, hybrid und vollständig im Büro variieren, kann es schwierig sein, Teams jederzeit in Verbindung zu halten und auf dem Laufenden zu halten (die unterschiedlichen Zeitzonen machen die Sache noch schwieriger). 👀
Um die Abstimmung mit unseren Teams aufrechtzuerhalten, haben wir daher einen großen Aufwand betrieben und uns für regelmäßige Meetings entschieden, um Updates durchzugehen, Aktionspunkte zu überprüfen, Feedback zu geben und vieles mehr. Aber die Sache ist die: Zeit ist kostbar.
Dies gilt insbesondere für schnelllebige Arbeitsumgebungen, da Sie sicherstellen müssen, dass Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen.
In solchen Fällen kann es für Ihr Team von großem Vorteil sein, den Zweck des Meetings zu kennen, eine Tagesordnung zu haben und die richtige Meeting-Häufigkeit festzulegen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein guter Meeting-Rhythmus ist, wie oft Sie Meetings ansetzen sollten und welche Meeting-Management-Tools Sie verwenden können, um Ihre Meetings auf ein Minimum zu beschränken und Ihr Team jederzeit auf dem Laufenden zu halten.
Wir haben auch einige Tipps und Vorschläge hinzugefügt, die Ihnen dabei helfen sollen, herauszufinden, was für Ihr Team am besten funktioniert, sowie Vorlagen für Meetings, mit denen Sie Ihre Telefonkonferenzen strukturieren und so die Produktivität maximieren können.
Was ist ein Meeting-Rhythmus?
Der Begriff „Meeting-Rhythmus” bezieht sich einfach auf die Häufigkeit, mit der Meetings stattfinden.
Wenn Sie sich beispielsweise jeden Freitagmorgen mit einem direkten Untergebenen austauschen, handelt es sich um einen wöchentlichen Rhythmus für Meetings. Wenn Sie alle zwei Monate ein Meeting wünschen, handelt es sich um einen zweimonatlichen Besprechungsplan.
Für Remote-Teams kann dies schwieriger sein. Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, wie häufig Meetings stattfinden sollten. In einer zunehmend verteilten Belegschaft scheinen persönliche Zoom-Anrufe viele persönliche Meetings zu ersetzen und werden manchmal zur einzigen Interaktion mit Ihrem Team.
Und obwohl wir alle gerne einen Blick auf das Haustier eines Kollegen im Hintergrund eines Anrufs werfen, können diese virtuellen Meetings tatsächlich die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen, da sie störend sein können, wenn zu viele Meetings ihren Tag ausfüllen.
Wie schaffen Sie also einen Ausgleich zwischen Ihrem Zeitplan und der richtigen Häufigkeit von Meetings für Ihr Team?
Lassen Sie uns herausfinden, wie das geht.
So wählen Sie die richtige Häufigkeit der Meetings
Die richtige Meeting-Häufigkeit ist für jedes Unternehmen und seine Anforderungen unterschiedlich. Einige Teams benötigen je nach ihren Rollen, Projekten und der Art des Meetings mehr oder weniger häufige Meetings. Im Folgenden finden Sie einige Meeting-Häufigkeiten und -Arten, die Sie in Betracht ziehen sollten, sowie Vorlagen, mit denen Sie Ihre Meetings für alle Teilnehmer produktiv gestalten können.
Arten von Meeting-Rhythmen
Je nach Art des Meetings sind die gängigsten Meeting-Rhythmen:
1. Tägliche Meeting-Frequenz
Tägliche Meetings dienen wichtigen Updates, dringenden Teamankündigungen, dem Freigeben von Berichten und einer schnellen Bestandsaufnahme. Sie dauern in der Regel maximal 15 bis 30 Minuten.
- Tägliche Standup-Meetings sind informelle Meetings, die täglich stattfinden. Sie sind für Teams wie Ingenieur- und Entwicklungsteams notwendig und nützlich, um die Abstimmung sicherzustellen, Erkenntnisse freizugeben und Hindernisse zu identifizieren. Täglich stattfindende Scrum-Meetings sind eine Art von täglichen Standup-Meetings.
- Team-Check-in-Meetings sind tägliche Teambesprechungen, die sowohl virtuell als auch persönlich stattfinden können. Sie helfen allen Teammitgliedern zu erfahren, woran ihre Kollegen gerade arbeiten, vor welchen Herausforderungen sie stehen und ob sie ihnen möglicherweise helfen können.
Tägliche Meetings scheinen zwar eine gute Möglichkeit zu sein, um über den täglichen Fortschritt und Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, können jedoch kontraproduktiv und störend sein, wenn sie nicht richtig gemanagt werden.
Um das Beste aus Ihren täglichen Meetings herauszuholen und die Produktivität der Sitzung zu gewährleisten, sollten Sie sich am besten mit einer Tagesordnung und einer Vorlage auf das Meeting vorbereiten, die Ihre Team-Mitglieder jederzeit leicht einsehen und vor dem Meeting ausfüllen können.
Vorlage für tägliche Meeting-Rhythmen
Verwenden Sie diese anpassbare Vorlage für tägliche StandUp-Meetings von ClickUp, um Ihnen und Ihren Teams ein organisiertes, strukturiertes und wiederholbares System zur Erfassung und Anzeige täglicher Updates zu bieten.
Diese Vorlage ist in ClickUp Whiteboards verfügbar und kann benutzerdefiniert angepasst werden, um Ihre individuellen Workflows zu unterstützen. Außerdem speichert sie Ihre Eingaben und spiegelt sie in Echtzeit wider. Da sie in ClickUp integriert ist, kann Ihr Team Links zu Aufgaben einfügen und dieses Dokument mit seiner Arbeit verknüpfen.
2. Wöchentliche Meeting-Frequenz
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die wöchentlich geplant werden können. Ein wöchentlicher Rhythmus bedeutet in der Regel, dass sich die Teilnehmer jede Woche zur gleichen Zeit am festgelegten Tag treffen.
- Einzelmeetings bieten Managern und Führungskräften die Möglichkeit, sich persönlich mit ihren direkten Untergebenen oder Kollegen auszutauschen. Sie bieten einen festgelegten Zeitrahmen, um Verbindungen zu knüpfen und eine gute Beziehung aufzubauen, und stellen sicher, dass die Mitarbeiter unterstützt werden, um ihre Rollen erfolgreich zu erfüllen.
- Abteilungs-Team-Meetings können wöchentlich stattfinden, um die Höhepunkte der vergangenen Woche zu besprechen und sich auf die Vorgehensweise für die kommende Woche zu einigen.
- Wöchentliche Projekt-Updates finden häufig bei langfristigen Projekten mit mehreren Phasen und Meilensteinen statt. In diesen Meetings informiert das Projektteam oder der Projektmanager über den aktuellen Projektfortschritt, hebt Abhängigkeiten hervor und stimmt die nächsten Schritte mit den Stakeholdern ab.
Vorlage für wöchentliche Meetings
Gestalten Sie Ihre wöchentlichen Check-in-Meetings produktiv und standardisieren Sie Ihre wöchentlichen Einzelgespräche mit der Vorlage für Einzelgespräche von ClickUp.
Diese Vorlage kann in ClickUp Docs verwendet werden, wo Sie wichtige Details wie Prioritäten, Aktionspunkte und mehr notieren können. Bewahren Sie alle Ihre wöchentlichen Meeting-Notizen an einem Ort auf, indem Sie eine neue Seite innerhalb desselben Dokuments hinzufügen. Sie haben auch die Möglichkeit, dieses Dokument für andere freizugeben oder es privat zu halten, um einen sicheren Raum für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.
3. Monatliche Meeting-Häufigkeit
Monatlich wiederkehrende Meetings sind wichtige Besprechungen, die Führungskräften und Mitgliedern der Teams helfen, sich über Ziele und Projekte abzustimmen. Sie dauern in der Regel bis zu einer Stunde und finden jeden Monat zur gleichen Uhrzeit und am gleichen Tag statt, beispielsweise am ersten Dienstag des Monats, am 7. jedes Monats usw.
Während dieser Meetings können Sie sich über die monatlichen Ziele informieren, den Fortschritt überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um seine Quartalsziele zu erreichen, und Engpässe und Hindernisse identifizieren, um Ihr Team für den Erfolg in den kommenden Monaten zu rüsten.
- Unternehmensweite Meetings sind wichtige monatliche Meetings, bei denen die Führungskräfte Neuigkeiten freigeben und wichtige Ankündigungen machen. Diese Meetings können entweder online oder persönlich stattfinden und zwischen einer und drei Stunden dauern.
- Meeting der Ausschüsse sind Meetings, bei denen alle Mitglieder über die aktuellen Entwicklungen informiert werden. Es kann viele Arten von Ausschüssen geben, die von Mitarbeitern des Unternehmens geleitet werden, z. B. ein Ausschuss für Sicherheit am Arbeitsplatz, ein Ausschuss für Spaß am Arbeitsplatz und so weiter.
- Führungskräftemethoden bringen jeden Monat die Führungskräfte und Manager verschiedener Unternehmensabteilungen zusammen, um wichtige Probleme des Unternehmens zu besprechen und Neuigkeiten aus den Abteilungen auszutauschen.
Vorlage für monatliche Meeting-Rhythmen
Geben Sie sowohl Teams als auch Stakeholdern eine leicht verständliche visuelle Darstellung Ihrer Projektzusammenfassung mit der Projektstatusbericht-Vorlage von ClickUp.
Diese Vorlage ist in ClickUp Whiteboards verfügbar, wo Ihr Team gleichzeitig oder asynchron zusammenarbeiten, Aktualisierungen hinzufügen, Änderungen vornehmen und vieles mehr tun kann. Verwenden Sie diese Vorlage, um alle Beteiligten über die Entwicklung auf dem Laufenden zu halten, Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, und sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens fertiggestellt wird.
Planen Sie ganz einfach Ihr nächstes unternehmensweites Meeting und delegieren Sie Arbeit mit der All-Hands-Meeting-Vorlage von ClickUp.
Diese Vorlage enthält voreingestellte benutzerdefinierte Statuten, benutzerdefinierte Felder und mehrere Ansichten, die Ihnen eine strukturierte und detaillierte Übersicht über Ihre Aufgaben verschaffen und sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Ankündigungen abdecken. Verwenden Sie die Vorlage unverändert oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. Im Lieferumfang ist auch eine Einführungsanleitung enthalten, die Ihnen hilft, diese Vorlage optimal zu nutzen.
4. Vierteljährliche Meeting-Frequenz
Vierteljährliche Meetings eignen sich hervorragend, um Projektaktualisierungen auszutauschen, die Ergebnisse des letzten Quartals zu besprechen, Erfolge zu feiern und sich mit Ihrem Team oder der gesamten Organisation auf das kommende Quartal vorzubereiten. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können diese vierteljährlichen Meetings dazu beitragen, die Stimmung Ihres Teams zu heben, die funktionsübergreifende Abstimmung zu verbessern und alle auf Kurs zu halten, um ihre Ziele zu erreichen.
Es gibt viele Anwendungsmöglichkeiten für vierteljährliche Meetings, aber einige der häufigsten sind Planungsmeetings, Board-Sitzungen usw.
- Board-Meetings finden in der Regel einmal pro Quartal statt, da es schwierig ist, alle Board-Mitglieder jede Woche oder jeden Monat zusammenzubringen. Bei diesen Meetings diskutieren die Teilnehmer Wachstumsstrategien, Zukunftspläne, neue Investitionen und so weiter. Sie können zwischen einigen Stunden und einem ganzen Arbeitstag dauern.
- Geschäftsberichte, die einmal pro Quartal erstellt werden, sind hochrangige Update-Meetings, in denen die Teilnehmer die Zielerreichung, Pläne für das nächste Quartal, Hindernisse und die langfristige Strategie besprechen. Je nach Art des Unternehmens finden diese vierteljährlichen Geschäftsberichte zwischen der Geschäftsleitung und den Teamleitern oder zwischen Clients und Ihnen statt.
Vorlage für vierteljährliche Meeting-Rhythmen
Die umfassende QBR-Vorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei:
- Sammeln Sie Daten aus verschiedenen Datenquellen, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.
- Führen Sie die Nachverfolgung der Leistung anhand von KPIs in einem übersichtlichen Dashboard durch.
- Freigeben Sie Ergebnisse an Stakeholder und Teammitglieder, um schnelle Entscheidungen zu ermöglichen.
5. Jährliche Meeting-Cadence
Jahresversammlungen sind wichtige jährliche Ereignisse, die eine umfangreiche Planung erfordern. Je nach Zielsetzung können sie einen oder mehrere Tage dauern.
Beispiel
- Mitarbeiterleistungsbeurteilungen sind jährliche Bewertungen der Leistung einer Person, bei denen die Ergebnisse anhand festgelegter Ziele und Meilensteine gemessen werden.
- Firmenausflüge sind informelle Zusammenkünfte, die einmal im Jahr von der Geschäftsleitung organisiert werden, um allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich zu entspannen, Erfolge zu feiern und den Teamzusammenhalt zu stärken.
- Jahreshauptmeetings sind ebenfalls einmal im Jahr stattfindende Meetings, bei denen das Unternehmen einen Bericht über die Erfolge und die finanzielle Performance des Jahres erstellt. Manchmal können sie auch ein Forum sein, um neue Möglichkeiten zu entdecken.
Vorlage für jährliche Meeting-Rhythmen
Präsentieren Sie die Ereignisse in Ihrem Unternehmen auf professionelle und visuell ansprechende Weise mit der Geschäftsberichtsvorlage von ClickUp! Diese Vorlage wurde entwickelt, um Ihnen bei der Erstellung eines effektiven und umfassenden Berichts über die Leistung oder den Fortschritt Ihres Geschäfts zu helfen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Sammeln Sie Daten aus Quellen wie Finanzberichten, Kundenumfragen und Mitarbeiterfeedback.
- Analysieren Sie Leistungstrends im Zeitverlauf
- Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in einem umfassenden, aber leicht verständlichen Format.
Entscheidung zwischen synchronen und asynchronen Meetings
Neben der Entscheidung über die Art des Meetings müssen Sie auch festlegen, welche Meetings asynchron oder virtuell erledigt werden können und welche synchron oder an einem physischen Ort stattfinden müssen.
Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, ist es Ihr Ziel, Ihre Teams auf dem Laufenden zu halten und auf Kurs zu halten, damit sie ihre Ziele erreichen können. Geben Sie allen Mitarbeitern genügend Freiheit, um selbstständig zu arbeiten, ohne ihren Arbeitsplan mit zu vielen Meetings zu überfrachten.
Asynchrone vs. synchrone Meetings
Wenn Sie sich für einen wöchentlichen Rhythmus für ein Projekt und einen weiteren wöchentlichen Rhythmus für ein Check-in mit allen Mitarbeitern entschieden haben, bedeutet das nicht, dass diese unbedingt im gleichen Format gestaltet sein müssen.
Der erste Schritt bei der Festlegung des Formats Ihres Meetings besteht darin, zu entscheiden, ob es sich um ein Meeting zum Einholen oder Weitergeben von Informationen handelt. Dies ist sehr wichtig, wenn Sie festlegen möchten, wie Sie am besten den aktuellen Stand überprüfen können.
Informationssuchende Meetings können in eine der folgenden Kategorien fallen:
- Ein Kickoff-Meeting für ein neues Projekt
- Ein Meeting des Projektteams zur Besprechung der nächsten Schritte
- Management-Meeting, um zu überprüfen, wie die Teams arbeiten
- Ein Einzelgespräch mit einem direkten Untergebenen, um Ziele und Aufgaben zu überprüfen
Diese Art von Meetings eignet sich in der Regel hervorragend für persönliche Treffen oder kurze virtuelle Updates per Video-Konferenz oder SyncUp in ClickUp Chat.
Hier sind einige Beispiele für Meetings, die der Informationsvermittlung dienen:
- Ein tägliches StandUp-Meeting
- Ein Projekt-Update
- Der Jahresbericht eines Unternehmens
Diese Art von Meetings eignet sich oft für asynchrone Kommunikation. Sie können Updates über eine Business-Messaging-App oder innerhalb eines Projektmanagement-Tools mit Messaging-Features kommunizieren.
Durch die Festlegung der richtigen Häufigkeit für Team-Meetings in Ihrem Unternehmen sowie des richtigen Formats für Meetings lassen sich wenig sinnvolle Meetings reduzieren, sodass sich alle darauf konzentrieren können, die Produktivität zu steigern und mit Begeisterung bei der Arbeit zu sein.
Wussten Sie schon: Teams können Meetings reduzieren, indem sie automatisierte StandUp-Meetings mit ClickUp Brain planen und freigeben.
So planen Sie einen Meeting-Rhythmus
Der Schlüssel zu produktiven Meetings liegt darin, sicherzustellen, dass sie überhaupt notwendig sind. Hier sind einige Fragen, die Sie sich oder Ihrem Team stellen sollten, bevor Sie ein Meeting ansetzen.
1. Was ist das Ziel dieses Meetings?
Ist das Ziel dieses Meetings, den wichtigsten Akteuren neue Informationen zu vermitteln, oder geht es lediglich darum, das Team auf den neuesten Stand zu bringen?
Dies ist immer eine gute erste Frage, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie die Einstellung eines neuen Rhythms festlegen.
Hier finden Sie Fragen und Beispiele für Meeting-Rhythmen, die darüber entscheiden können, wie oft ein Meeting angesetzt wird:
Neues Projekt
- Zweck des Meetings: Neue Marketinginitiative
- Rhythmus der Teambesprächen: Wöchentliche Check-ins für einen Status-Bericht und die nächsten Schritte
Stand-up
- Zweck des Meetings: Regelmäßige Updates mit dem Manager und/oder Teamleiter
- Meeting-Rhythmus: Tägliches Stand-up-Meeting, um zu sehen, woran alle gerade aktiv arbeiten.
Projekt-Updates
- Zweck des Meetings: Aktueller Status des Projekts
- Rhythmus der Projektmeetings: Tägliches oder wöchentliches Check-in, je nach Priorität
2. Kann dieses Meeting asynchron stattfinden?
Wenn es sich um eine kurze Besprechung oder ein Update handelt, überlegen Sie sich, welche Informationen Sie benötigen und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Berücksichtigen Sie den Zeitaufwand für die Terminplanung, die Vorbereitungen vor dem Meeting und das Meeting selbst – all das summiert sich.
In einem Remote- oder verteilten Team können Sie andere Kommunikationstools einsetzen, um die asynchrone Kommunikation zu unterstützen.
Einige Meetings, wie z. B. große Projekte und wichtige Geschäftsentscheidungen, erfordern naturgemäß, dass verschiedene Interessengruppen in Echtzeit mitreden können, was immer einfacher persönlich oder über einen Zoom-Anruf zu erledigen ist.
Bei Meetings, die hauptsächlich der Information dienen, ist es jedoch nicht notwendig, Zeit für ein persönliches Treffen einzuplanen. Tatsächlich eignen sich diese Meetings am besten für eine asynchrone Durchführung, wodurch sie häufiger stattfinden können.
3. Handelt es sich um eine Aufgabe mit hoher Priorität oder um eine dringende Aufgabe?
Einige Projekte haben aufgrund enger Fristen Priorität vor anderen. Nur Teamleiter wissen, um welche Projekte es sich dabei handelt, und können den Rhythmus des Teams festlegen.
Wenn die Aufgabe dringend ist, legen Sie fest, wie Sie am besten mit Ihrem Team kommunizieren, sei es über einen Zoom-Anruf, ein Video, eine Chat-Nachricht innerhalb der Aufgabe oder durch das Notieren von Prioritäten innerhalb der Aufgabe.
4. Überschreiten diese Arten von Meetings regelmäßig die vorgesehene Zeit?
Meetings, die häufig vorzeitig beendet werden, könnten ein Grund dafür sein, diese Meetings häufiger statt länger anzusetzen, aber das hängt ganz vom jeweiligen Team ab. Für andere ist die Produktivität vielleicht nicht so hoch, wenn man über eine Stunde lang in Meetings sitzt. In diesem Fall könnten kürzere Meetings mit einer regelmäßigeren Häufigkeit helfen, mehr Themen abzudecken und die Unterhaltungen fokussiert zu halten. Die Verwendung von ClickUp als Software für Meeting-Protokolle kann Ihnen dabei helfen, Ihre Agenda einzuhalten.
5. Gehen uns in solchen Meetings irgendwann die Elemente zur Diskussion aus?
Wenn Sie hingegen täglich Check-in-Anrufe tätigen, bei denen es nicht viel zu besprechen gibt, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese zu wöchentlichen Check-ins zusammenzufassen und die täglichen Updates asynchron statt persönlich oder per Telefonkonferenz durchzuführen.
6. Wer wird teilnehmen?
Meetings mit einer großen Anzahl von Teilnehmern können ineffektiv werden und zu keinen konkreten Ergebnissen führen. Wenn Sie beispielsweise einer großen Gruppe von Personen Updates freigeben müssen, ist es möglicherweise wirkungsvoller, diese per E-Mail oder über eine Plattform wie ClickUp zu versenden.
Alternativ können Sie auch mehrere Meetings mit kleinen Gruppen planen, anstatt ein großes Treffen zu organisieren.
Festlegen der Häufigkeit von Meetings: Best Practices
Hier sind einige hilfreiche Tipps, die Ihnen dabei helfen können, die beste Häufigkeit der Meetings für Sie und Ihre Stakeholder zu finden.
Limitieren Sie die Einladungen zu Meetings
Halten Sie Ihre Meetings auf Kurs und im Zeitplan, indem Sie nur die Personen einladen, die direkt an der Diskussion oder dem Prozess beteiligt sind. So bleibt die Größe des Meetings überschaubar und es wird verhindert, dass Probleme vom eigentlichen Thema abweichen.
Wenn andere auf dem Laufenden gehalten werden müssen, verwenden Sie Protokolle der Meetings und Zusammenfassungen, um sicherzustellen, dass alle auch ohne persönliche Teilnahme auf dem neuesten Stand bleiben.
Behalten Sie das Ziel und die Größe des Teams im Blick
Die Größe Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse Ihrer Projektteam-Meetings können Ihnen dabei helfen, den perfekten Rhythmus zu finden. Beispielsweise kann die unternehmensweite Einführung eines neuen Leistungsbewertungsplans während der Rollout-Phase zweiwöchentliche Team-Meetings zwischen den Teamleitern erfordern, aber auch täglich wiederkehrende Meetings zwischen dem Projektmanager und dem kleineren Projektteam.
Erleichtern Sie allen Teilnehmern die Teilnahme
Planen Sie Ihre Meeting-Häufigkeit unter Berücksichtigung der Standorte und Zeitzonen aller Teilnehmer. Es sollte ein Tag und eine Uhrzeit sein, die für alle passt. Wenn Sie ein hybrides oder virtuelles Meeting planen, stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, sich zu äußern, indem Sie Tools wie Chat und Whiteboards sowie klare Regeln für die Teilnahme einsetzen.
Feedback einholen
Bleiben Sie flexibel, wenn Sie die Häufigkeit Ihrer Meetings festlegen. Wenn es wichtige Rückmeldungen zur Dauer, zum Zeitplan oder zu anderen Aspekten gibt, seien Sie bereit, Änderungen vorzunehmen, um den Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht zu werden. Nehmen Sie Vorschläge der Teilnehmer zur Häufigkeit der Meetings an, wenn diese praktikabel sind.
So optimieren Sie die Häufigkeit der Meetings Ihres Teams
Wenn Sie ein persönliches oder Remote-Meeting planen müssen, machen Sie sich keine Sorgen. ClickUp hilft Ihnen dabei, gut vorbereitet zu sein, das Meeting in Bezug auf Produktivität zu gestalten und Ihre Zeit mit Ihrem Team optimal zu nutzen.
Wie? Befolgen Sie einfach die folgenden Schritte:
So planen Sie mit ClickUp einen effektiven Rhythmus für Meetings
- Meeting-Agenda: Erstellen Sie selbst eine strukturierte Meeting-Agenda oder verwenden Sie die vorgefertigten Meeting-Vorlagen von ClickUp und passen Sie diese benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse an.
- Erstellen Sie eine Ansicht Ihrer Wahl: Kommen Sie gut vorbereitet und präsentationsbereit zu Ihrem Meeting. Erstellen Sie einen Projektzeitplan in der Zeitleiste oder Gantt-Ansicht, entwerfen Sie Strategien in Whiteboards oder Dokumenten, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard, um alle wichtigen Informationen und Berichte in einer Ansicht zusammenzufassen, und vieles mehr.
- Wiederholende Aufgaben und Fälligkeitsdaten: Richten Sie in ClickUp eine Aufgabe speziell für das Meeting ein oder legen Sie sie als wiederholende Aufgabe fest, um Sie und die Teilnehmer an das nächste Meeting zu erinnern. Sie können Ihre Aufgaben und Fälligkeitsdaten auch in der Kalender-Ansicht einsehen.
- Identifizieren und laden Sie Ihre Teilnehmer ein: Fügen Sie der Aufgabe einen oder mehrere Mitarbeiter hinzu, um zu benachrichtigen, wer am Meeting beteiligt ist.
- Teilen Sie Ihre Aufgaben, Meeting-Agenden und andere visuelle Elemente: Fügen Sie Ihre Meeting-Agenda, Arbeitsansichten und mehr als Anhang zur Aufgabe in den Kommentaren oder der Aufgabenbeschreibung hinzu und geben Sie diese Ihrem Team, einer bestimmten Person oder einer Gruppe von Personen frei.
- Verbinden Sie ClickUp mit Zoom: Integrieren Sie Zoom in ClickUp, um jederzeit innerhalb von ClickUp auf die Zoom-App zugreifen zu können, und nutzen Sie die Freigabeoption in Zoom, um Ihre Meeting-Notizen, Tagesordnungen, Zeitleisten, Berichte in Dashboards in ClickUp usw. zu präsentieren.
- Nutzen Sie ClickUp Chat für sofortige Updates: Reduzieren Sie die täglichen Meetings auf ein Minimum, indem Sie Instant Messaging und SyncUps in ClickUp nutzen, um Informationen und Updates freizugeben.
- Führen Sie produktive Telefonate und machen Sie sich Notizen: Nehmen Sie an Telefonaten teil, machen Sie sich Notizen und erstellen Sie eine Liste mit Aktionspunkten in ClickUp Docs, Whiteboards, Notepad oder innerhalb einer Aufgabe.
Halten Sie Ihre Teams unabhängig von ihrem Standort weltweit in Verbindung, indem Sie ihnen ein Projektmanagement-Tool mit Features für die Teamzusammenarbeit wie ClickUp zur Verfügung stellen.
ClickUp ist ein All-in-One-Tool für Projektmanagement, Kommunikation und Produktivität, das speziell für Teams entwickelt wurde. Im Kern handelt es sich um ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie, Ihr Team und das gesamte Unternehmen Ihre Prioritäten planen, Ihren Workflow vereinfachen und Ihren Fortschritt und Ihre Zeitleiste verfolgen können – alles an einem Ort.
Was die Zusammenarbeit im Team angeht, bietet es Hunderte von Features, darunter eine kollaborative Docs- und Whiteboard-Funktion, mit der Teams Brainstorming betreiben, Strategien dokumentieren und vieles mehr tun können.
Optimieren Sie die Kommunikation mit dem integrierten Chat, um Ihrem Team einen eigenen Space für Chatten und Audio- und Videoanrufe zu Projekten, Fragen und Updates zur Verfügung zu stellen.
Mit dem Feature „E-Mail in ClickUp” können Sie ganz einfach auf Ihre E-Mails zugreifen und Ihre Unterhaltungen an einem Ort speichern. So können Sie E-Mails senden und empfangen, ohne ClickUp verlassen zu müssen. 🔥
Außerdem gibt es ein Kommentar-Feature, mit dem Ihr Team Kommentare zu Aufgaben, Dokumenten und Anhängen für die Prüfung hinzufügen und diese einer bestimmten Person zuweisen kann. So wird es einfacher denn je, miteinander zu kooperieren, asynchron zu arbeiten und Feedback zu geben – ohne wöchentliche Meetings planen zu müssen. ☝️
Wenn Sie ein visueller Lerner sind oder Teammitglieder haben, die dies sind, verwenden Sie einfach Clip, den In-App-Bildschirmrekorder von ClickUp, um hochwertige Videos aufzunehmen und diese mit einem Kommentar an Ihr Team zu senden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie komplexe Themen erklären und dazu eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen oder ein Update mit visuellen Elementen präsentieren müssen.
Nutzen Sie dieses Feature, um weitere Meetings oder lange Threads in E-Mails zu vermeiden – etwas, das alle Mitglieder Ihres Teams zu schätzen wissen (und auch schätzen werden). 👌
Das ist nur eine Möglichkeit, wie Sie ClickUp nutzen können, um Ihre Meetings zu verbessern. Lernen Sie alle Features von ClickUp kennen, um zu erfahren, wie Sie die Plattform optimal nutzen können, um alle Ihre geschäftlichen, projektbezogenen und kommunikativen Anforderungen zu unterstützen.
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Da die Plattform vollständig anpassbar ist und Hunderte von Features für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit im Team bietet, können Sie ClickUp ganz nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren, um Ihren Workflow zu unterstützen und die funktionsübergreifende Kommunikation zu verbessern.
Nutzen Sie ClickUp als Meeting-Management-Software und deren Kollaborations-Features, um Updates, Feedback, Fragen und mehr zu kommunizieren, unnötige Meetings aus Ihrem vollen Terminkalender zu streichen und Ihren Teams eine offene Kommunikationslinie zu bieten, unabhängig von der Zeitzone oder dem Ort und Zeitpunkt ihrer Arbeit. 🌎
Die Software lässt sich außerdem mit über 1.000 Arbeitstools integrieren, darunter Videokonferenz-Apps, Slack und mehr, damit Sie die Kommunikation in Ihrem Team optimieren und alle Ihre Arbeiten an einem Ort zusammenführen können.
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