Das Meeting eines Mitarbeiters mit dem Vorgesetzten seines Vorgesetzten – auch als Skip-Level-Meeting bekannt – wird in der Regel als Eskalationsmechanismus angesehen. Es ist allgemein üblich, dass man einen Vorgesetzten hinzuzieht, wenn es ein Problem gibt. Das sollte jedoch nicht so sein.
Skip-Level-Meetings, die regelmäßig durchgeführt werden, helfen Mitarbeitern und Führungskräften, Wissen auszutauschen. Sie ermöglichen es ihnen, Erkenntnisse zu teilen, die sie aus ihrer einzigartigen Position und Perspektive gewinnen.
Beispielsweise hat ein Kundendienstmitarbeiter, der nah am Kunden ist, möglicherweise Einblicke in dessen Probleme. Der COO, der nah am CEO ist, weiß möglicherweise mehr über die Strategie und die Roadmap für die Zukunft. Wenn diese beiden sich treffen, hilft das beim Austausch von Geschäftskontexten.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Sie als Manager von Managern Skip-Level-Meetings zum Vorteil des Unternehmens nutzen können.
Was ist ein Skip-Level-Meeting?
Ein Skip-Level-Meeting ist eine Unterhaltung zwischen einem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten seines Vorgesetzten, ohne dass der mittlere Manager anwesend ist. Es überspringt eine Ebene in der Hierarchie, daher der Name.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind der Vertriebsleiter einer Stadt, dessen direkte Untergebene Cluster-Manager sind. Jeder Kundenmanager hat möglicherweise Vertriebsentwicklungsmitarbeiter (SDRs), die ihm unterstellt sind.
Ein Skip-Level-Meeting findet zwischen Ihnen und den SDRs statt, ohne dass der Cluster-Manager anwesend ist.
Vorteile von Skip-Level-Meetings
In jeder Woche können Manager häufig mit ihren Teams zusammentreffen – bei StandUp-Meetings, Besprechungen, Kundengesprächen usw. Wenn ein Mitarbeiter vor einer Herausforderung steht, wendet er sich an seinen direkten Vorgesetzten und pflegt so eine kooperative Beziehung.
Für Manager der nächsten Ebene ist dies jedoch nicht der Fall. Sie sind oft weit entfernt von den Teams ihrer direkten Untergebenen und deren Arbeit. Skip-Level-Meetings schließen diese Lücke.
Vorteile von Skip-Level-Meetings für Mitarbeiter
Ihnen Gehör verschaffen: Oftmals stehen Mitarbeiter vor Herausforderungen, die ihre direkten Vorgesetzten nicht lösen können. Ein Beispiel hierfür ist die Anschaffung eines teuren neuen tools, für dessen Genehmigung der direkte Vorgesetzte möglicherweise nicht befugt ist.
In solchen Fällen ermöglichen Meetings mit Vorgesetzten auf höherer Ebene, dass sie ihre Bedenken gegenüber jemandem mit mehr Autorität äußern können.
Sich gesehen fühlen: Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die im Außendienst oder außerhalb des Büros tätig sind, haben oft das Gefühl, isoliert zu arbeiten. Selbst wenn sie mit Kollegen oder direkten Vorgesetzten zusammenarbeiten, fühlen sie sich möglicherweise nicht als Teil des übergeordneten Zwecks ihrer Arbeit.
Meetings mit Vorgesetzten – genau wie Mitarbeiterversammlungen oder Firmenausflüge – tragen dazu bei, dass sich Mitarbeiter wahrgenommen fühlen, was ihre Arbeitsmoral steigert.
Teilen Sie Erkenntnisse: Mitarbeiter vor Ort haben ein Gespür für die Kunden, was für das Unternehmen von unschätzbarem Wert ist. Ein SDR, der ein Tool für die Zeiterfassung verkauft, könnte feststellen, dass Kunden die Möglichkeit wünschen, diese Einträge automatisch in ein Timesheet umzuwandeln.
Solche Erkenntnisse erreichen das Produktteam möglicherweise nicht in der Hektik des Alltags. Ein Skip-Level-Meeting bietet den Ort und die Zeit, um Erkenntnisse auszutauschen, die sofort umgesetzt werden können.
Verstehen Sie die Unternehmensstrategie: Nicht jeder Mitarbeiter hat eine klare Sichtbarkeit auf die Unternehmensstrategie. Ein Softwareentwickler weiß vielleicht alles über das Feature, das er entwickelt, aber nicht, warum es in die Produkt-Roadmap aufgenommen wurde.
Meetings mit Vorgesetzten helfen Führungskräften dabei, ihre Vision und Strategie im gesamten Unternehmen zu vermitteln.
Vorteile von Skip-Level-Meetings für Führungskräfte
Unsichtbare Chancen erkennen: Führungskräfte können direktes und konkretes Feedback von den Mitarbeitern vor Ort erhalten. Der Finanzmitarbeiter, der die Rechnungen bezahlt, bemerkt vielleicht, dass das Unternehmen zu viel für doppelte tools ausgibt.
An einem normalen Tag würden sie dies vielleicht beiseite schieben. Während eines Skip-Level-Meetings könnten sie dies jedoch dem CFO melden, was zu Einsparungen in Höhe von Tausenden von Dollar führen kann.
Effektive Problemlösung: Wenn die Kommunikation im Team durch mehrere Führungsebenen gefiltert wird, kann die eigentliche Ursache verloren gehen. Skip-Level-Meetings können die Führungskräfte an die Wurzel kritischer Probleme führen. Sie können zur Optimierung des Workflows aus Sicht des Benutzers beitragen.
Zugang zu Kundeninformationen: Führungskräfte sprechen selten direkt mit Kunden, es sei denn, es handelt sich um einen großen/wichtigen Kunden. Ein Skip-Level-Meeting ist eine Gelegenheit, ehrliches Feedback über alle Kunden zu sammeln, ohne jeden einzelnen von ihnen persönlich zu treffen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Wissen über das Unternehmen zu sammeln.
Steigerung der Mitarbeitermoral: Skip-Level-Meetings sorgen dafür, dass Mitarbeiter von den Führungskräften des Unternehmens wahrgenommen und gehört werden. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter stärker eingebunden und wertgeschätzt. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre Arbeit einen Wert hat, sind motivierter, mehr zu leisten.
Gehen Sie mit Personalproblemen um: Menschen nehmen schlechte Vorgesetzte in Kauf, weil sie nicht als Unruhestifter gelten wollen. Skip-Level-Meetings ermöglichen eine 360-Grad-Bewertung für mittlere Führungskräfte. Auf diese Weise können Führungskräfte auf die Anliegen der Mitarbeiter eingehen und Vorgesetzte darin schulen, ihre Arbeit besser zu erledigen.
Im Wesentlichen ermöglichen Skip-Level-Meetings Führungskräften, Dinge zu verändern. Sie verschaffen ihnen eine klarere Sichtbarkeit. Sie helfen ihnen, schnell und effektiv Verbesserungen vorzunehmen. Als Ergebnis sehen die Mitarbeiter, dass ihr Feedback einen Wert hat und respektiert wird.
Dies schafft langfristig Mitarbeiterloyalität, was zu einer besseren Mitarbeiterbindung und einer besseren finanziellen Performance des Unternehmens führt.
So bereiten Sie sich auf Skip-Level-Meetings vor und planen diese
Als Manager von Managern liegt die Verantwortung für die Planung regelmäßiger Skip-Level-Meetings bei Ihnen. Hier erfahren Sie, wie Sie Skip-Level-Meetings zu Ihrem Vorteil vorbereiten und planen können.
1. Informieren Sie den Vorgesetzten der Abteilung für Berichterstellung
Wenn Ihre Mitglieder des Teams eine Meeting-Anfrage vom Vorgesetzten ihres Vorgesetzten erhalten, werden sie sich fragen: „Werde ich entlassen?“ Wenn Ihre direkten Untergebenen hören, dass Sie mit ihrem Team gesprochen haben, werden sie sich mit Sicherheit unsicher fühlen.
Ein Skip-Level-Meeting kann für Ihre Teams emotional anstrengend sein. Um Ihren Teams unnötigen Stress zu ersparen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Skip-Level-Meetings angehen möchten.
Verwenden Sie ein Prozess-Mapping-Tool, um alle Aufgaben zu identifizieren, die Sie vor einem Skip-Level-Meeting abschließen müssen. Hier sind einige Schritte, die Sie berücksichtigen sollten.
- Seien Sie gegenüber allen transparent
- Schaffen Sie einen Rhythmus für regelmäßige Skip-Level-Meetings, damit niemand alarmiert ist, wenn er eine Meeting-Anfrage erhält.
- Führen Sie die vierteljährlichen Einzelgespräche mit Ihren direkten Untergebenen vor den Skip-Level-Meetings durch.
- Informieren Sie Ihre direkten Untergebenen über Ihren Zeitplan für Skip-Level-Meetings.
- Ermutigen Sie Ihre direkten Untergebenen, ihre Teams darüber zu informieren, dass sie eine Einladung zu einem Meeting von Ihnen erwarten können.
2. Wissen Sie, mit wem Sie ein Meeting haben
Nehmen wir an, Sie haben fünf direkte Untergebene, von denen jeder ein Team mit fünf Mitgliedern leitet. Dann müssen Sie sich mit 25 Personen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Arbeitsstilen, Prioritäten und Fähigkeiten auseinandersetzen. Bevor Sie sich mit ihnen treffen, sollten Sie sie verstehen lernen.
Sammeln Sie im Voraus Informationen über Ihre Gesprächspartner. In Ihrem Personalmanagementsystem (HRMS) finden Sie Angaben zu ihrer Rolle, ihren Aufgaben, Zielen und bisherigen Leistungen.
Um sie als Person besser zu verstehen, können Sie beispielsweise die Vorlage „Über mich” von ClickUp verwenden. Bitten Sie sie, Fragen zu ihren Werten, Stärken, Erfahrungen und vielem mehr zu beantworten.
Nutzen Sie diese Daten, um Probleme zu antizipieren und Ihre Antworten im Voraus zu überlegen.
3. Planen Sie Skip-Level-Meetings sorgfältig
Die beste Häufigkeit für Skip-Level-Meetings ist einmal pro Quartal. Wenn Sie längere Zeit zwischen den Meetings verstreichen lassen, könnte dies als Unaufrichtigkeit oder bloße Pflichtübung wahrgenommen werden. Eine häufigere Durchführung könnte Ihren Terminkalender überlasten.
Es ist nicht einfach, jedes Quartal 25 Personen zu treffen. Daher ist es entscheidend, Ihre Skip-Level-Meetings richtig zu planen. Wir empfehlen eine der beiden folgenden Methoden.
Batch-Planung: Fünf 20-minütige Meetings pro Tag für eine Woche pro Quartal. Das wird Sie zwar eine ganze Woche lang beschäftigen, aber es hilft Ihnen dabei, alle Informationen ganzheitlich und kontextbezogen zu sammeln. Außerdem haben Sie dann den Rest des Quartals Zeit, um auf das gesammelte Feedback zu reagieren.
Kontinuierliche Terminplanung: Alternativ können Sie sich während des Quartals wöchentlich mit zwei Personen treffen. So können Sie die Meetings über einen längeren Zeitraum verteilen und den Fortschritt genauer verfolgen.
Planen Sie Ihre Meetings entsprechend Ihrer Führungsspanne so, wie es für Sie am besten passt. Vermeiden Sie es, zwei bis drei Personen in einer Sitzung zusammenzufassen oder Gruppenmeetings abzuhalten. Ein gutes Skip-Level-Meeting findet immer im Einzelgespräch statt.
4. Berücksichtigen Sie bei der Planung von Skip-Level-Meetings die verfügbare Bandbreite.
Denken Sie daran, dass Sie nicht der einzige Vielbeschäftigte in der Organisation sind. Berücksichtigen Sie daher die Workload Ihres Teams auf der nächsthöheren Ebene, bevor Sie ein Meeting ansetzen. Ihr Projektmanagement-Tool sollte Ihnen Auskunft darüber geben können, wie ausgelastet die Teammitglieder sind.
Die Workload-Ansicht von ClickUp bietet einen konsolidierten Echtzeit-Überblick darüber, was jedes Teammitglied gerade tut und ob es 20 Minuten Zeit für ein Gespräch mit Ihnen hat.
Andererseits muss auch Ihre Bandbreite berücksichtigt werden. Mit der Kalender-Ansicht von ClickUp können Sie alle Ihre Termine an einem Ort einsehen und so sicherstellen, dass Sie nicht von zu vielen Meetings überfordert werden.
5. Erstellen Sie eine Agenda für Meetings mit Vorgesetzten
Nichts ist verschwenderischer als ein Meeting ohne Tagesordnung. Da ein Skip-Level-Meeting kaum länger als zwanzig Minuten dauert, benötigen Sie einen klaren Plan. Die Vorlage für die Tagesordnung eines Skip-Level-Meetings von ClickUp ist ein guter Ausgangspunkt.
Denken Sie bei der Planung der Tagesordnung auch an Fragen, die Sie in Skip-Level-Meetings stellen könnten. Hier sind einige Beispiele.
Wenn Sie als CFO bei einem Meeting mit einem Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung sind, könnten Sie fragen:
- Wie viele unserer Kunden verzögern Zahlungen über die vereinbarte Frist hinaus?
- Für wie viele Verzögerungen sind wir verantwortlich und wie können wir sie beheben?
- Welcher Zahlungskanal wird von Kunden bevorzugt?
Wenn Sie als Vertriebsleiter in einer Stadt mit SDRs sprechen, könnten Sie fragen:
- Welche Beschwerden hören Sie immer wieder von Kunden?
- Welche Features schätzen sie besonders?
- Warum bevorzugen einige potenzielle Kunden unsere Konkurrenz gegenüber uns?
Überlegen Sie sich, in jedem Meeting folgende Fragen zu stellen:
- Sind Sie mit Ihrer Rolle, Ihrem Chef und Ihrer Arbeit zufrieden?
- Verfügen Sie über alle Tools, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit gut zu erledigen?
- Wenn Sie die Möglichkeit hätten, was würden Sie an Ihrer Arbeit ändern?
Freigeben Sie diese Agenda für Meetings mit Vorgesetzten Ihren Mitarbeitern einige Wochen im Voraus, damit sie sich darauf vorbereiten können.
6. Bereiten Sie sich darauf vor, schwierige Fragen zu beantworten
Meetings mit Vorgesetzten können auch für Sie schwierig sein. Ihre Team-Mitglieder werden diese Gelegenheit nutzen, um ihre Bedenken zu äußern (was auch in Ihrem Interesse ist!). Seien Sie also darauf vorbereitet, darauf einzugehen. Sammeln Sie alle Fakten und Zahlen. Entscheiden Sie, welche Informationen Sie ihnen freigeben möchten.
Unabhängig davon, wie gut Sie sich vorbereiten, hängt die Effektivität eines Skip-Level-Meetings stark davon ab, wie Sie sich an der Unterhaltung beteiligen. Hier erfahren Sie, wie Sie dies verbessern können.
So führen Sie ein erfolgreiches Skip-Level-Meeting
Beginnen Sie rechtzeitig vor dem Meeting
Wenn Sie die Tagesordnung für das Skip-Level-Meeting an Ihr Team senden, ermutigen Sie es, diese zu überprüfen und eigene Elemente hinzuzufügen. Wenn dies geschieht, gehen Sie proaktiv auf die Beiträge ein.
Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Vertrauen aufzubauen. Ihre Reaktion zeigt ihnen, dass Ihnen das Skip-Level-Meeting und sie als Person wirklich am Herzen liegen.
Stellen Sie die Tools zusammen, die Sie für erfolgreiche Skip-Level-Meetings benötigen. Das kann ein KI-Tool für Besprechungsprotokolle oder Zusammenfassungen sein, eine App für die Zielnachverfolgung, eine Software zur Anrufaufzeichnung oder ganz einfach Ihr bevorzugter Papier- und Stiftsatz.
Kommen Sie mit klaren Zielen
Gehen Sie in das Meeting mit dem Wissen, was Sie und Ihr Team-Mitglied aus einer anderen Führungsebene mit dieser Unterhaltung erreichen möchten. Ein Tool wie ClickUp hilft bei der Nachverfolgung der Ziele und bei der Festlegung einer Struktur für das Meeting.
Fortsetzung der vorherigen Skip-Level-Meetings
Wenn Sie bereits Skip-Level-Meetings mit dieser Person hatten, knüpfen Sie daran an. Bestätigen Sie Ihre Aktionselemente und Fortschritte seitdem. Wenn Sie ein Problem nicht lösen konnten, erklären Sie warum.
Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass das letzte Meeting nichts gebracht hat, ist er weniger motiviert, sich dieses Mal engagiert einzubringen. Vermitteln Sie ihm die Bedeutung und Wirkung des Skip-Level-Meetings.
Seien Sie offen für Neues
Auch wenn Sie sich auf dieses Meeting vorbereitet und sich über die Person informiert haben, denken Sie daran, dass es in diesem Meeting mehr um sie als um Sie geht. Stellen Sie also Fragen und hören Sie geduldig zu, ohne zu unterbrechen.
Seien Sie offen. Lassen Sie sich nicht von Notionen oder Ideen beeinflussen, die Sie von anderen gehört haben. Urteilen Sie während des Meetings nicht.
Geben Sie Feedback
Mitarbeiter möchten von Ihnen erfahren, wie sie arbeiten und was sie besser machen können. Geben Sie Feedback zu ihrer Arbeit und ihren Beiträgen zu diesem Meeting. Dokumentieren Sie dies und geben Sie es ihnen frei, damit Sie bei Ihrer nächsten Sitzung darauf aufbauen können.
Das Erstellen eines Feedback-Dokuments erscheint Ihnen mühsam? Testen Sie den KI-gestützten Assistenten von ClickUp, der Ihre Meeting-Notizen zusammenfasst, Aktionspunkte identifiziert und Zeitleisten vorschlägt.
Nehmen Sie klare Aktionselemente mit nach Hause.
Ein Skip-Level-Meeting ist nur so gut wie Ihre Maßnahmen zu den besprochenen Punkten. Um sicherzustellen, dass Sie engagiert und interessiert sind, sollten Sie unbedingt ein Protokoll erstellen. Machen Sie sich ausreichende Notizen. Wenn Sie sich unsicher sind, probieren Sie eine der Vorlagen für Meeting-Notizen von ClickUp aus. Erstellen Sie eine Kopie und passen Sie diese an den Zweck und die Struktur Ihrer Skip-Level-Meetings an.
Mit ClickUp Meetings können Sie Ihre Skip-Level-Meetings noch einen Schritt weiterbringen, indem Sie Notizen machen, eine Agenda verwalten und Aktionspunkte festlegen. Übernehmen Sie Verantwortung für Aktionspunkte und fügen Sie diese Ihrem Aufgabenmanagementsystem hinzu. Legen Sie bei Bedarf Zeitleisten und andere Check-ins fest.
Halten Sie nach dem Meeting eine offene Kommunikation aufrecht
Warten Sie nicht auf das nächste Skip-Level-Meeting. Sorgen Sie für einen offenen Kommunikationskanal mit Ihren Mitarbeitern, um Aktionspunkte zu besprechen und abzuschließen. Nutzen Sie die Chat-Ansicht von ClickUp, um in Echtzeit an Ihren Aufgaben zusammenzuarbeiten.
- Weisen Sie anderen Mitgliedern des Teams Aufgaben zu, wenn Sie delegieren
- Freigeben Sie Assets, Links und mehr
- Kommentieren Sie Ihren Fortschritt oder Ihre Herausforderungen.
Sie können auch ein separates Fenster für Chats im Zusammenhang mit Skip-Level-Meetings erstellen, damit diese Ihre Projekte nicht unterbrechen.
Meistern Sie Ihr nächstes Skip-Level-Meeting mit ClickUp
Meetings mit Vorgesetzten bieten Sichtbarkeit für Dinge, die im Alltag unbemerkt bleiben. Sie helfen Führungskräften, Probleme besser zu verstehen. Sie helfen Mitarbeitern, sich besser einzubringen. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Meetings mit Vorgesetzten die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern, die Produktivität erhöhen und eine Kultur der Offenheit und Transparenz schaffen.
Trotz ihrer enormen Vorteile sind Skip-Level-Meetings nicht einfach zu planen, zu terminieren, vorzubereiten und durchzuführen. ClickUp hilft Ihnen dabei.
Die Projektmanagement-Software von ClickUp verfügt über Features, die Ihnen helfen, effektive Skip-Level-Meetings durchzuführen. Ob Sie die Workload Ihrer Mitarbeiter überprüfen, Tagesordnungen für Meetings erstellen, während der Meetings Notizen machen oder diese automatisch zusammenfassen möchten – ClickUp kann all das erledigen.
Führen Sie Skip-Level-Meetings wie ein Profi mit ClickUp. Melden Sie sich noch heute kostenlos an!