Das Meeting eines Mitarbeiters mit dem Vorgesetzten seines Vorgesetzten - auch bekannt als Skip-Level-Meeting - wird in der Regel als Eskalationsmechanismus angesehen. Die allgemeine Auffassung ist, dass man eine Führungskraft einbezieht, wenn es ein Problem gibt. Das sollte jedoch nicht der Fall sein.
Regelmäßig abgehaltene Meetings helfen Mitarbeitern und Führungskräften, Wissen freizugeben. Dabei können sie Erkenntnisse freigeben, die sie aus ihrer einzigartigen Position und Perspektive gewinnen.
Instanz, ein Kundendienstmitarbeiter, der dem Kunden nahe steht, könnte Einblicke in dessen Probleme haben. Der COO, der dem CEO nahe steht, weiß vielleicht mehr über die Strategie und den Fahrplan für die Zukunft. Ein Meeting zwischen diesen beiden hilft, den geschäftlichen Kontext auszutauschen.
In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, wie Sie als Manager von Managern Meetings auf Übersprungsebene zum Vorteil des Unternehmens nutzen können.
Was ist ein Skip-Level Meeting?
Ein Skip-Level Meeting ist eine Unterhaltung zwischen einem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten seines Vorgesetzten, bei der der mittlere Vorgesetzte nicht anwesend ist. Dabei wird eine Ebene in der organisatorischen Hierarchie übersprungen, daher der Name.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind der Vertriebsleiter einer Stadt, dessen direkte Berichterstellung die Cluster-Manager sind. Jedem Kundenmanager könnten Vertriebsentwicklungsbeauftragte (SDRs) zur Berichterstattung unterstellt sein.
Ein Meeting auf der nächsten Ebene findet zwischen Ihnen und den SDRs statt, ohne dass der Cluster-Manager anwesend ist.
Vorteile von Skip-Level Meetings
In jeder Woche können Manager ihre Teams häufig treffen - in Standups, Reviews, Kundenmeetings usw. Wann immer ein Mitarbeiter mit einer Herausforderung konfrontiert wird, wendet er sich an seinen direkten Vorgesetzten, um eine kollegiale Beziehung zu pflegen.
Bei den Managern der nächsten Ebene ist dies jedoch nicht der Fall. Sie sind oft weit von den Teams ihrer direkten Berichterstellung und deren Arbeit entfernt. Meetings auf der nächsten Ebene überbrücken diese Kluft.
Vorteile von Skip-Level Meetings für Mitarbeiter
Sich Gehör verschaffen: Oft stehen die Mitarbeiter vor Problemen, die ihre direkten Vorgesetzten nicht lösen können. Beispiele sind der Kauf eines teuren neuen Tools, den der unmittelbare Vorgesetzte möglicherweise nicht genehmigen kann.
In solchen Fällen können die Mitarbeiter in Meetings auf Übersprungsebene ihre Bedenken an jemanden mit mehr Befugnissen herantragen.
Gefühl, gesehen zu werden: Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die im Feld oder außerhalb des Büros arbeiten, haben das Gefühl, isoliert zu arbeiten. Selbst wenn sie mit ihren Kollegen oder direkten Vorgesetzten zusammenarbeiten, fühlen sie sich möglicherweise nicht als Teil des größeren Ziels ihrer Arbeit.
Meetings auf Übersprungsebene - wie z. B. All-Hands-Meetings oder Betriebsausflüge - geben den Mitarbeitern das Gefühl, gesehen zu werden, und heben ihre Arbeitsmoral.
Einblicke freigeben: Die Mitarbeiter vor Ort haben den Pulse des Kunden, was für das Unternehmen von unschätzbarem Wert ist. Ein SDR, der ein Tool zur Zeiterfassung verkauft, könnte feststellen, dass die Kunden die Möglichkeit wünschen, diese Einträge automatisch in ein Timesheet umzuwandeln.
Solche Einsichten erreichen das Produktteam in der Hektik des Tagesgeschäfts möglicherweise nicht. Ein Skip-Level Meeting bietet den Ort und die Zeit, um Erkenntnisse freizugeben, die sofort umgesetzt werden können.
Verstehen Sie die Unternehmensstrategie: Nicht jeder Mitarbeiter hat eine klare Sichtbarkeit der Unternehmensstrategie. Ein Software-Ingenieur weiß vielleicht alles über das Feature, das er entwickelt, aber nicht, warum es in die Produkt-Roadmap aufgenommen wurde.
Meetings auf Übersprungsebene helfen den Führungskräften, ihre Vision und Strategie dem gesamten Unternehmen zu vermitteln.
Vorteile von Skip-Level Meetings für Führungskräfte
Erkennen von ungesehenen Möglichkeiten: Die Führungskräfte können direktes und spezifisches Feedback von den Mitarbeitern vor Ort erhalten. Der Finanzmitarbeiter, der die Rechnungen bezahlt, könnte feststellen, dass die Organisation zu viel für doppelte Tools ausgibt.
An einem normalen Tag würde er dies vielleicht ignorieren. Während eines Meetings auf Übersprungsebene könnte er den CFO darauf hinweisen, was zu Einsparungen in Höhe von Tausenden von Dollar führen kann.
Effektive Problemlösung: Wenn kommunikation im Team durch mehrere Ebenen von Managern gefiltert wird, kann die eigentliche Ursache verloren gehen. In Meetings auf Übersprungsebene kann die Leitung kritischen Problemen auf den Grund gehen. Sie können helfen bei optimierung des Workflows aus der Sicht des Endbenutzers.
Zugang zu Kundeneinblicken: Führungskräfte sprechen selten direkt mit Kunden, es sei denn, es handelt sich um ein großes/wichtiges Konto. Ein Skip-Level-Meeting bietet die Möglichkeit, ehrliches Feedback über alle Kunden zu sammeln, ohne jeden von ihnen einzeln zu treffen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, organisatorisches Wissen zu sammeln.
Stärkung der Mitarbeitermoral: Meetings auf Übersprungsebene stellen sicher, dass die Mitarbeiter von der Unternehmensleitung gesehen und gehört werden. Dies führt dazu, dass sich die Mitarbeiter engagierter und wertvoller fühlen. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre Arbeit wichtig ist, sind motiviert, mehr zu erledigen.
Personalprobleme bewältigen: Menschen ertragen schlechte Manager, weil sie nicht als Störenfriede dastehen wollen. Meetings auf Übersprungsebene erleichtern eine 360-Grad-Beurteilung für mittlere Führungskräfte. Auf diese Weise können die Führungskräfte auf die Anliegen der Mitarbeiter eingehen und die Vorgesetzten schulen, damit sie ihre Arbeit besser erledigen.
Im Grunde genommen ermöglichen Meetings auf Übersprungsebene den Führungskräften, Dinge zu ändern. Sie verschaffen ihnen eine bessere Sichtbarkeit. So können sie schnell und effektiv Verbesserungen vornehmen. Im Ergebnis sehen die Mitarbeiter, dass ihr Feedback wertgeschätzt und respektiert wird.
Im Laufe der Zeit führt dies zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung und damit zu einer besseren finanziellen Leistung des Unternehmens.
Vorbereitung und Planung von Meetings auf höchster Ebene
Als Manager von Managern liegt die Verantwortung für die Planung regelmäßiger Meetings auf Übersprungsebene bei Ihnen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Meetings auf Übersprungsebene zu Ihrem Vorteil vorbereiten und planen können.
1. Informieren Sie den Manager der Berichterstellung
Wenn Ihr Mitglied im Team eine Meeting-Anfrage vom Vorgesetzten seines Vorgesetzten sieht, wird es sich fragen: "Lässt man mich gehen?" Wenn Ihre direkten Berichterstatter erfahren, dass Sie mit ihrem Team gesprochen haben, werden sie mit Sicherheit verunsichert sein.
Ein Meeting auf Übersprungsebene kann also für Ihre Teams eine emotionale Belastung darstellen. Um Ihre Teams nicht unnötig unter Stress zu setzen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Meetings auf Übersprungsebene angehen wollen.
Verwenden Sie eine process-mapping tool um alle Aufgaben zu ermitteln, die Sie abschließen müssen, bevor Sie in ein Meeting auf Übersprungsebene gehen. Hier sind einige Schritte, die Sie beachten sollten.
- Seien Sie für alle transparent
- Legen Sie einen Rhythmus für regelmäßige Meetings auf Übersprungsebene fest, damit niemand alarmiert ist, wenn er eine Anfrage für ein Meeting erhält
- Führen Sie die vierteljährlichen Einzelgespräche mit Ihren direkten Berichterstattern vor den Meetings der übergeordneten Ebene durch
- Informieren Sie Ihre direkten Berichterstatter über den Zeitplan der Meetings auf Übersprungsebene
- Ermutigen Sie Ihre direkten Berichterstatter, ihre Teams darüber zu informieren, dass sie eine Einladung zu einem Meeting von Ihnen erwarten können
2. Wissen, mit wem Sie ein Meeting haben
Nehmen wir an, Sie haben fünf direkte Berichterstatter, und jeder von ihnen leitet ein Team mit 5 Mitgliedern. Dann werden Sie 25 Personen mit ihren Persönlichkeiten, Arbeitsstilen, Prioritäten und Fähigkeiten treffen müssen. Bevor Sie sich in ein Meeting mit ihnen begeben, sollten Sie sie verstehen.
Sammeln Sie im Voraus Details über sie. Sie können sich über ihre Rolle, ihre Aufgaben, ihre Ziele und ihre bisherigen Leistungen in Ihrem Personalverwaltungssystem [HRMS] informieren.
Um sie als Person zu verstehen, können Sie etwas verwenden wie ClickUp's über mich Vorlage . Laden Sie sie ein, Fragen zu ihren Werten, Stärken, Erfahrungen und mehr zu beantworten.
Anpassbar Über mich Vorlagen für Manager, um ihre Teams besser kennenzulernen
Nutzen Sie diese Daten, um ihre Probleme zu antizipieren und Ihre Antworten im Voraus zu überlegen.
3. Planen Sie Meetings auf Übersprungsebene mit Bedacht
Der beste Rhythmus für Meetings auf Übersprungsebene ist einmal im Quartal. Wenn Sie sie länger hinauszögern, könnten Sie den Eindruck erwecken, dass Sie unaufrichtig sind und lediglich eine Box abhaken. Jede noch so häufige Besprechung könnte eine Belastung für Ihren Zeitplan darstellen.
Es ist nicht einfach, 25 Personen pro Quartal zu treffen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Meetings auf der Übersprungsebene richtig einplanen. Wir empfehlen eine der beiden folgenden Methoden.
Batch-Terminierung: Fünf 20-minütige Meetings pro Tag für eine Woche pro Quartal. Damit sind Sie zwar eine ganze Woche lang beschäftigt, können aber alle Informationen ganzheitlich und kontextbezogen erfassen. Außerdem haben Sie so den Rest des Quartals Zeit, um das gesammelte Feedback zu verarbeiten.
Kontinuierliche Terminplanung: Alternativ können Sie sich während des Quartals wöchentlich mit zwei Personen treffen. Auf diese Weise können Sie die Meetings über die Zeit verteilen und den Fortschritt genauer überwachen.
Planen Sie die Meetings so, wie es für Sie am besten passt, je nachdem, wie viel Kontrolle Sie haben. Achten Sie darauf, dass Sie nicht 2-3 Personen in einer Sitzung vereinen oder Gruppenmeetings erledigen. Ein gutes Meeting auf der Übersprungsebene ist immer 1:1.
4. Behalten Sie bei der Planung von Meetings auf Übersprungsebene die Bandbreite im Auge
Denken Sie daran, dass Sie nicht der einzige Beschäftigte in Ihrem Unternehmen sind. Berücksichtigen Sie also den Workload Ihres Teams auf der Übersprungsebene, bevor Sie ein Meeting ansetzen. Ihr projektmanagement tool sollte in der Lage sein, Ihnen mitzuteilen, wie beschäftigt die Mitglieder des Teams sind. ClickUp's Workload-Ansicht bietet eine konsolidierte Ansicht in Echtzeit darüber, was die einzelnen Mitglieder des Teams gerade zu erledigen haben und ob sie 20 Minuten Zeit haben, um mit Ihnen zu sprechen.
die Workload-Ansicht von ClickUp zur Planung von Meetings mit Teammitgliedern auf Übersprungsebene
Andererseits muss auch auf Ihre Bandbreite geachtet werden. ClickUp's Kalender-Ansicht hilft Ihnen, alle Ihre Termine an einem Ort zu sehen, damit Sie nicht von zu vielen Meetings überwältigt werden.
5. Erstellen Sie eine Meeting-Agenda auf Überspringen-Ebene
Es gibt nichts Verschwenderischeres als ein Meeting ohne Tagesordnung. Wenn man bedenkt, dass ein Skip-Level Meeting kaum zwanzig Minuten dauert, braucht man einen klaren Plan. ClickUp's Vorlage für die Tagesordnung eines Meetings auf Übersprungsebene ist ein guter Ausgangspunkt.
ClickUp Vorlage für einen Aktionsplan für Meetings auf Übersprungsebene
Denken Sie bei der Planung der Tagesordnung auch an die Fragen, die Sie bei Meetings auf Übersprungsebene stellen könnten. Hier sind ein paar Beispiele.
Wenn Sie als CFO einen Mitarbeiter aus der Debitorenbuchhaltung treffen, könnten Sie fragen:
- Wie viele unserer Kunden verzögern Zahlungen über den vereinbarten Termin hinaus?
- Für wie viele Verzögerungen sind wir verantwortlich, und wie können wir sie beheben?
- Welcher Zahlungsweg wird von den Kunden bevorzugt?
Wenn Sie als Vertriebsleiter in einer Stadt mit SDRs sprechen, könnten Sie sich diese Frage stellen:
- Welchen Missstand hören Sie immer wieder von Kunden?
- Welche Features lieben sie?
- Warum ziehen einige potenzielle Kunden unseren Konkurrenten uns vor?
Fragen Sie bei jedem Meeting nach:
- Sind Sie mit Ihrer Rolle, Ihrem Chef und Ihrem Job zufrieden?
- Verfügen Sie über alle Tools, die Sie brauchen, um Ihre Arbeit gut zu erledigen?
- Wenn Sie die Möglichkeit hätten, was würden Sie an Ihrer Arbeit ändern?
Teilen Sie dies tagesordnung des Skip-Level-Meetings mit Ihren Mitarbeitern einige Wochen im Voraus, damit sie sich Gedanken machen und sich vorbereiten können.
6. Bereiten Sie sich darauf vor, schwierige Fragen zu beantworten
Meetings auf niedriger Ebene können auch für Sie anstrengend sein. Ihre Teammitglieder werden diese Gelegenheit nutzen, um ihre Anliegen zu besprechen (was Sie ja auch wollen!). Seien Sie also darauf vorbereitet, sie anzusprechen. Sammeln Sie alle Fakten und Zahlen. Entscheiden Sie, welche Informationen Sie ihnen freigeben wollen.
Wie gut Sie sich auch immer vorbereiten, die Effektivität eines Meetings auf Übersprungsebene hängt stark davon ab, wie Sie sich an der Unterhaltung beteiligen. Hier erfahren Sie, wie Sie das verbessern können.
Wie Sie ein erfolgreiches Skip-Level Meeting abhalten
Beginnen Sie rechtzeitig vor dem Meeting
Wenn Sie die Tagesordnung für das Skip-Level-Meeting an Ihr Team schicken, fordern Sie es auf, sie zu überprüfen und ihre Elemente hinzuzufügen. Wenn sie dies erledigen, sollten Sie ihre Beiträge proaktiv anerkennen.
Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Vertrauen zu schaffen. Ihre Reaktion zeigt ihnen, dass Ihnen das Meeting auf Übersprungsebene und sie als Person wirklich am Herzen liegen.
Stellen Sie die Tools zusammen, die Sie für die Durchführung erfolgreicher Meetings auf Übersprungsebene benötigen. Dies könnte ein KI-Tool für Meeting-Protokolle oder Zusammenfassungen, ein app zur Nachverfolgung von Zielen , eine Software zur Aufzeichnung von Anrufen oder Ihr bevorzugtes Papier und Stift.
Kommen Sie mit klaren Zielen
Gehen Sie mit dem Wissen in das Meeting, was Sie und Ihr Mitglied aus dem Team der Übersprungsebene mit dieser Unterhaltung erreichen wollen. Ein tool wie ClickUp hilft dabei nachverfolgung der Ziele und legen Sie eine Struktur für das Meeting fest.
Fortsetzung der vorangegangenen Meetings auf Überspringen-Ebene
Wenn Sie mit dieser Person bereits Meetings auf Übersprungsebene abgehalten haben, machen Sie dort weiter. Bestätigen Sie Ihre elemente der Aktion und Fortschritte seither. Wenn Sie ein Problem nicht lösen konnten, erklären Sie, warum.
Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass bei dem letzten Meeting nichts herausgekommen ist, wird er sich dieses Mal wahrscheinlich nicht so eifrig beteiligen. Betonen Sie noch einmal die Bedeutung und die Auswirkungen des Meetings auf der nächsten Ebene.
Seien Sie unvoreingenommen
Auch wenn Sie sich auf dieses Meeting vorbereitet und mehr über die Person erfahren haben, denken Sie daran, dass es in diesem Meeting mehr um die Person und weniger um Sie geht. Stellen Sie also Fragen und hören Sie geduldig zu, ohne zu unterbrechen.
Seien Sie offen. Bringen Sie keine vorgefassten Meinungen oder Ideen mit, die Sie von anderen gehört haben. Urteilen Sie während des Meetings nicht.
Geben Sie Feedback
Die Mitarbeiter möchten von Ihnen hören, was sie geleistet haben und was sie besser erledigen können. Geben Sie ihnen in diesem Meeting Feedback zu ihrer Arbeit und ihren Beiträgen. Dokumentieren Sie dies und geben Sie es frei, damit Sie in der nächsten Sitzung darauf aufbauen können.
Zusammenfassen von Meeting Notizen in Sekunden mit ClickUp AI
Die Erstellung eines Feedback-Dokuments erscheint Ihnen mühsam? Probieren Sie ClickUp's KI-gestützter Assistent fasst Ihre Notizen aus dem Meeting zusammen, identifiziert Elemente und schlägt Zeitleisten vor.
Gelöscht mit klaren Elementen
Ein Meeting, das Sie überspringen, ist nur so gut wie die Umsetzung der Diskussionspunkte. Um sicherzustellen, dass Sie beteiligt und interessiert sind, sollten Sie Folgendes dokumentieren meeting-Protokolle . Machen Sie sich ausreichend Notizen. Wenn Sie unsicher sind, versuchen Sie es mit einem der ClickUp's Vorlagen für Meeting-Notizen . Kopieren Sie sie und passen Sie sie an den Zweck und die Struktur Ihrer Meetings auf Übersprungsebene an.
Bringen Sie Ihre Meetings auf Übersprungsebene einen Schritt weiter, ClickUp Meetings ermöglicht es Ihnen, Notizen zu machen, eine Agenda zu verwalten und Einstellungen vorzunehmen action Elemente . Übernehmen Sie die Verantwortung für Handlungselemente und fügen Sie sie zu Ihrem aufgaben-Management-System . Legen Sie Zeitleisten und andere Check-Ins fest, falls erforderlich.
Halten Sie die Kommunikation nach dem Meeting offen
Warten Sie nicht auf das nächste Meeting auf Übersprungsebene. Halten Sie eine offenen Kommunikationskanal mit Ihren Mitarbeitern, um Elemente zu besprechen und abzuschließen. Verwenden Sie ClickUp's Chat-Ansicht um in Echtzeit an Ihren Aufgaben zu arbeiten.
- Weisen Sie anderen Mitgliedern Ihres Teams Aufgaben zu, wenn Sie diese delegieren
- Freigeben von Assets, Links und mehr
- Kommentieren Sie den Fortschritt oder die Herausforderungen, vor denen Sie stehen
Sie können auch ein separates Fenster für Chats im Zusammenhang mit Meetings auf Übersprungsebene erstellen, damit Ihre Projekte nicht unterbrochen werden.
Ace Your Next Skip-Level-Meeting mit ClickUp
Skip-Level Meetings bieten Sichtbarkeit für das, was im Tagesgeschäft unbemerkt bleibt. Sie helfen Führungskräften, Probleme besser zu verstehen. Es hilft den Mitarbeitern, sich besser zu beteiligen. Zu erledigte Meetings haben das Potenzial, die Moral der Mitarbeiter zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und eine Kultur der Offenheit und Transparenz zu schaffen.
Trotz seiner immensen Vorteile ist es nicht einfach, ein Skip-Level Meeting zu planen, zu terminieren, vorzubereiten und durchzuführen. ClickUp ist hier, um zu helfen.
ClickUp's projektmanagement-Software verfügt über Features, die Ihnen helfen, effektive Meetings auf Übersprungsebene durchzuführen. Ob Sie den Workload der Mitarbeiter überprüfen, Tagesordnungen für Meetings erstellen, Notizen während der Meetings machen oder diese automatisch zusammenfassen - ClickUp kann all das zu erledigen.
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