Ein kürzlich erschienener Artikel im MIT Sloan argumentiert, dass „die Wissensarbeiter von heute in der Regel mehr als 85 % ihrer Zeit in Meetings verbringen. Über zwei Drittel der Remote-Teams fühlen sich durch digitale Tools zunehmend ausgebrannt. Viele berichten, dass unaufhörliche Meetings ihre konzentrierte und produktive Arbeitszeit beeinträchtigen und sie dazu zwingen, länger zu arbeiten.
Seien wir ehrlich: Nicht jeder liebt Meetings. Dennoch ermöglichen sie Zusammenarbeit, Kreativität und Vertrauen zwischen Unternehmensteams.
Als Teamleiter sind Sie dafür verantwortlich, ansprechende und produktive Meetings zu organisieren, die Ihren Team-Mitgliedern die Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einige Ideen für Teambesprechungen, die funktionieren. Aber zunächst einmal: Warum brauchen Sie überhaupt Teambesprechungen?
Die Bedeutung von motivierenden Team-Meetings
Damit ein Team zusammenarbeiten kann, muss es Informationen klar, kontextbezogen und vollständig austauschen. Nehmen wir das Beispiel einer Marketingkampagne.
- Das Business-Team muss seine Strategie kommunizieren.
- Das Marketing-Team muss die Kampagne planen.
- Das Design-Team muss Visualisierungen erstellen, die mit der Strategie/dem Plan übereinstimmen.
- Texter müssen die Kampagnenstorys schreiben.
- Das Team der Verteilung muss Werbeflächen über verschiedene Kanäle hinweg kaufen.
- Das digitale Team muss die Kampagne in die Online-Assets wie Websites, Apps usw. integrieren.
- Das Finanzteam muss Budgets überprüfen und aktualisieren.
Jeder kann seine Ideen in einem Google Doc dokumentieren oder sich gegenseitig E-Mails schreiben, aber der wahre Wert liegt in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit. Das ist der Hauptgrund, warum Meetings so wichtig sind. Aber es gibt noch mehr.
Klarheit der Mission: Meetings ermöglichen es Teams, ihr Verständnis der erhaltenen Informationen zu klären. Dies hilft dabei, alle auf den gleichen Stand zu bringen und in die gleiche Richtung zu gehen.
Entscheidungsfindung: Meetings helfen allen Teammitgliedern, den Kontext zu verstehen. Auf diese Weise können sie Entscheidungen treffen, die dem übergeordneten Zweck des Projekts dienen.
Kontinuierliche Verbesserung: Wenn Teams den Fortschritt ihres Projekts besprechen, können sie Ideen freigeben, die zu einer Verbesserung der Gesamtergebnisse führen.
Zwischenmenschliche Beziehungen: Es ist schwierig, Beziehungen über E-Mails aufzubauen. Meetings helfen Menschen, sich gegenseitig zu verstehen und als Individuen zusammenzufinden.
Zugehörigkeitsgefühl: Team-Meetings helfen den Mitgliedern, sich als Teil von etwas Größerem zu fühlen als nur der Aufgabe, die sie täglich abschließen.
Trotz ihrer vielen Vorteile führen die meisten Meetings heutzutage dazu, dass Mitglieder des Teams ausrufen: „Oh nein, nicht schon wieder!“ Hier sind zehn Ideen für virtuelle Teambesprechungen, mit denen Sie das vermeiden und die Produktivität Ihrer Meetings steigern sowie deren Interesse erhöhen können.
10 Ideen für kollaborative und unterhaltsame Meetings für Teams
1. Erstellen Sie eine unterhaltsame Tagesordnung für das Meeting.
Damit ein Meeting effektiv ist, braucht es eine Agenda. Daher schreiben die meisten Teamleiter Stichpunkte zu den Themen, die sie besprechen möchten.
Um Ihre Meetings kooperativer und unterhaltsamer zu gestalten, müssen Sie sich verbessern. Hier sind einige Ideen für Team-Meetings, die Sie bei Ihrem nächsten Meeting ausprobieren können.
Erzählen Sie mit Ihrer Meeting-Agenda eine Geschichte. Behandeln Sie Ihre Teamkollegen wie Helden in dieser Geschichte. Wenn jemand großartige Arbeit geleistet hat, schreiben Sie darüber, wie über die Entwicklung des Helden.
Rätsel einbauen: Verpacken Sie wichtige Informationen in Form eines Rätsels, um das Team neugierig auf das Meeting zu machen.
Machen Sie es visuell: Fügen Sie Diagramme, Zeichnungen oder Schemata hinzu, um Ihre Agenda schnell und einfach verständlich zu machen.
Machen Sie ein oder zwei Witze: Gestalten Sie die Tagesordnung Ihres Team-Meetings nicht zu trocken. Bringen Sie etwas Persönlichkeit hinein. Machen Sie einen (schlechten/väterlichen) Witz, um Ihr Team zum Lachen zu bringen.
2. Das Eis brechen
Die ersten Minuten eines Meetings – insbesondere wenn Sie darauf warten, dass alle Teilnehmer eintreffen – können unangenehm sein. Als Teamleiter sollten Sie die Verantwortung übernehmen, das Eis zu brechen. Sie könnten die Teilnehmer nach ihrem Wochenende oder ihren Hobbys fragen. Eine allgemeine Frage zu stellen, ist eine der besten Ideen für Teambesprechungen, um das Eis zu brechen.
Verwenden Sie eine Frage wie „Was würden Sie zu erledigen haben, wenn Sie eine Million Dollar finden würden?“
Spielen Sie einige Spiele, um weitere Informationen über jedes Mitglied Ihres Remote-Teams zu erhalten. Einige beliebte Beispiele sind:
- Was haben wir gemeinsam? Beginnen Sie mit etwas, das Sie interessiert, z. B. einer Sportart, einer Fernsehsendung, einem Film usw. Alle, die das Gleiche mögen, können daran anknüpfen und darüber sprechen.
- Was zeichne ich? Zeichnen Sie etwas und laden Sie andere ein, zu erraten, was es ist. Eine gute Whiteboard-Software wie ClickUp Whiteboard eignet sich hervorragend dazu, es zu erledigen.
- Stein, Papier, Schere: Spielen Sie dieses Spiel, um zu entscheiden, wer bei Ihrem täglichen StandUp-Meeting als Erster sein Update gibt.
- Puzzle: Legen Sie die Hauptagenda des Meetings als Bild fest, zerlegen Sie es in ein Puzzle und ermutigen Sie die Mitarbeiter, es zu lösen.
3. Nutzen Sie Breakout-Räume für unterhaltsames Brainstorming
Zeitaufwändige virtuelle Meetings, wie Strategiebesprechungen oder ganztägige Workshops, können langweilig sein. Das muss aber nicht sein. Sorgen Sie für gute Laune mit kreativem Brainstorming in Breakout-Räumen, die Sie in allen heute verfügbaren Online-Meeting-Tools finden.
Als Beispiel können wir angeben, dass Sie beispielsweise ein vierstündiges Meeting zur Marketingkampagnenstrategie leiten. In diesem Fall können Sie kleinere Gruppen in Breakout-Räume schicken, um Ideen für Slogans zu entwickeln.
Kündigen Sie Preise für die verrücktesten oder lustigsten Ideen an. Sie können diese Ideen für die Kampagne auswählen oder auch nicht, aber feiern Sie Ideen, die Spaß in die Unterhaltung bringen.
4. Führen Sie kurze Workshops durch
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer ein Meeting nicht als Zeitverschwendung empfinden, besteht darin, ihnen zu helfen, etwas zu lernen. Passen Sie 15-minütige Workshops an die Bedürfnisse und Profile Ihrer Teams an.
Das kann alles Mögliche sein, auch wenn es nur am Rande damit zu tun hat.
- E-Mails schreiben
- Lebenslauf schreiben
- Farbe
- Der goldene Schnitt
Diese Workshops können noch interessanter werden, wenn Sie die Mitglieder der Teams dazu ermutigen, sich gegenseitig zu unterrichten. Der Texter kann das Verfassen von E-Mails lehren, der Designer kann die Farblehre vermitteln usw.
Mit speziell entwickelten Kollaborations-Apps können Sie auch Aktivitäten einbauen, die innerhalb dieser fünfzehn Minuten abgeschlossen werden müssen, um den Workshop mit etwas Action und Spannung zu bereichern.
5. Führen Sie ein Quiz durch
Fordern Sie das Team auf, wilde Vermutungen anzustellen, wenn es keinen Hintergrund hat, um die Antworten zu kennen. Beispiel: Wenn beispielsweise das Engineering-Team dem Rest der Organisation seine Updates präsentiert, kann es Fragen stellen wie:
- Wie viele Features haben wir diesen Monat ausgeliefert? Optionen: 10, 24, 108
- Wie viele Fehler haben wir behoben? Optionen: 112, 3, 50
- Wer ist der neue Client, den wir diesen Monat gewonnen haben? Optionen: Apple, Facebook, Reddit
Der Zweck dieses Quiz ist es nicht, von irgendjemandem die richtigen Antworten zu erhalten. Es soll Neugier wecken, indem Informationen in Form von Fragen präsentiert werden.
Wenn Ihnen das Erstellen eines Quiz nur für ein Team-Meeting zu mühsam erscheint, probieren Sie die ClickUp-Formulare aus. Mit diesem einfachen, aber leistungsstarken Feature können Sie Multiple-Choice-Fragen durch Ziehen und Ablegen von Elementen visuell erstellen. Es ist anpassbar, bietet zahlreiche Optionen und lässt sich leicht teilen! Schauen Sie sich diese ClickUp-Fragebogenvorlagen an, um sich inspirieren zu lassen.
6. Halten Sie thematische Meetings für Teams ab
Als Nächstes auf unserer Liste mit Ideen für unterhaltsame Meetings stehen Themenmeetings. Wenn Ereignisse und Teamausflüge Themen haben können, warum dann nicht auch Meetings? Führen Sie einmal im Monat oder alle zwei Wochen Themenmeetings durch. Sie können diese natürlich saisonal an Weihnachten, Thanksgiving oder Halloween ausrichten.
Um das Meeting interessanter zu gestalten, laden Sie die Mitglieder des Teams ein, das Thema auszuwählen, das ihnen am besten gefällt. Wenn Sie ein Fan von Marvel oder Ghostbusters sind, werden Sie auch ein unterhaltsames Meeting mit viel Gelächter und Teamzusammenhalt erleben.
7. Informieren Sie sich gegenseitig über Neuigkeiten
Ein produktives Meeting ist ein Meeting, bei dem alle Teilnehmer das Gefühl haben, dass Klarheit darüber herrscht, was als Nächstes zu erledigen ist, und dass sie sich während des Meetings gehört fühlen. In StandUp- und Review-Meetings geben die Teilnehmer in der Regel ihre eigenen Updates. Das macht sie unbeholfen und selbstbewusst. Oft kann man das auflockern, indem man die Teilnehmer auffordert, die Updates anderer Team-Mitglieder zu geben.
Wenn sie das zu erledigen haben, können Team-Mitglieder:
- Verstehen Sie die Arbeit der anderen besser
- Lernen Sie die Hindernisse und Herausforderungen der anderen kennen.
- Versetzen Sie sich in die Bedürfnisse und Defizite anderer hinein.
- Schätzen Sie sich gegenseitig und unterstützen Sie sich gegenseitig.
Dies ist zwar eine großartige Teambuilding-Aktivität, kann aber etwas verwirrend sein, wenn jemand anderes ein Update gibt. In solchen Fällen ist ClickUp Meetings eine fantastische Möglichkeit, wieder Klarheit zu schaffen. Wandeln Sie Ihre Agenda in eine Checkliste um, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte abgearbeitet haben. Mit dem Rich Editor können Sie Echtzeit-Updates optimieren und organisieren.
Wenn Kommentare einen Aufwand von einem Team-Mitglied erfordern, können Sie diese zuweisen und taggen. Verwenden Sie wiederholende Aufgaben, um sicherzustellen, dass Sie immer eine Agenda für Meetings bereit haben.
8. Richten Sie Meetings ohne Einschränkungen ein
Team-Mitglieder haben oft viele Fragen oder Feedback, das sie vielleicht nur ungern freigeben. Wenn das Meeting zeitlich begrenzt ist, legen sie ihre Fragen möglicherweise beiseite, um sie später zu klären, und vergessen sie dann.
Richten Sie regelmäßige Meetings ohne Tabus ein. Laden Sie Teammitglieder ein, Fragen zu stellen oder alles zu teilen, was sie möchten. Zeigen Sie als Teamleiter mit „Ask Me Anything“ (AMA) Ihre Offenheit und Verantwortungsbereitschaft.
Nutzen Sie diese uneingeschränkten Meetings, um das Team zu motivieren, Verantwortung zu übernehmen und sich sinnvoll einzubringen.
9. Veranstalten Sie interaktive Meetings für Teams
Meetings sind am langweiligsten, wenn eine Person redet und alle anderen nur zuhören. Ändern Sie das, indem Sie interaktive Meetings mit den besten tools für die Projektzusammenarbeit durchführen.
Nehmen wir an, Sie führen ein Produktteam-Meeting durch, um den Benutzerflow für das von Ihnen geplante neue Feature zu entwerfen.
- Starten Sie ein ClickUp-Whiteboard und legen Sie den Ausgangspunkt fest.
- Ermutigen Sie Ihre Team-Mitglieder, die Schritte hinzuzufügen, die ihrer Meinung nach Teil des Benutzer-Flows sein sollten.
- Priorisieren und organisieren Sie diese mühelos mit Drag-and-Drop-Funktionen.
- Setzen Sie Ideen direkt von Ihrem Whiteboard in Ihrem ClickUp-Workspace in Aktionselemente um.
10. Gemeinsam schreiben
Die Person, die mit dem Verfassen des „Protokolls zum Meeting” beauftragt ist, hasst diese Aufgabe höchstwahrscheinlich. Es handelt sich um eine dieser Aufgaben, die Menschen fürchten, weil sie oft passiv und wenig kooperativ ist.
Bringen Sie Abwechslung mit einem Online-Tool für die Zusammenarbeit wie ClickUp Docs. Erstellen Sie für jedes Meeting ein Dokument und laden Sie alle ein, in Echtzeit Notizen zu machen. Formatieren Sie den Text mit Überschriften, Checklisten, Links und mehr.
Sobald Sie die Aktionselemente priorisiert haben, wandeln Sie sie sofort in ClickUp in Aufgaben um. Fügen Sie diese Dokumente als Teil Ihrer Workflows hinzu, damit sie immer griffbereit sind.
Das ist noch nicht alles. Sie können auch KI-Tools für Besprechungsnotizen verwenden, wie z. B. ClickUp AI, um Ihre Besprechungsnotizen zusammenzufassen und automatisch in Aufgaben umzuwandeln.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wählen Sie eine der Vorlagen für Notizen zum Meeting von ClickUp aus und passen Sie sie benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse an.
Holen Sie mit ClickUp das Beste aus Ihren Team-Meetings heraus.
Ob wir sie mögen oder nicht, Meetings sind unvermeidlich. Sie müssen nicht langweilig oder unwillkommen sein, nur weil sie unvermeidbar sind. Die Umsetzung dieser positiven Ideen für Mitarbeiterversammlungen macht Meetings für alle besser. Meetingzeiten müssen schließlich nicht langweilig sein.
Probieren Sie diese unterhaltsamen Themen für Ihr nächstes Team-Meeting aus. Ob es sich um eine Teambuilding-Übung handelt, an der Ihr gesamtes Team teilnimmt, oder ob Sie als Teamleiter mit einer neuen Meeting-Idee experimentieren – das ultimative Ziel ist es, zukünftige Meetings unterhaltsam zu gestalten.
Wie kann man Meetings noch interessanter gestalten? Verwenden Sie das richtige tool, um dabei zu helfen.
Führen Sie unterhaltsame, ansprechende und produktive Meetings mit den speziell entwickelten Features von ClickUp durch. Mit ClickUp Meetings können Sie die Tagesordnung festlegen, Meeting-Notizen machen und Ideen diskutieren. Nutzen Sie ClickUp Whiteboard, um gemeinsam visuell zu brainstormen und innovativ zu sein. Wandeln Sie Elemente auf dem Whiteboard, in Meetings oder in Dokumenten in Aufgaben um und verfolgen Sie diese in Echtzeit. Setzen Sie Ideen in die Tat um.