Da Remote-Arbeit während der COVID-19-Pandemie stark zugenommen hat – 2019 waren 24 % der US-Arbeitnehmer davon betroffen, 2021 sind es bereits 38 % –, sind asynchrone oder „asynchrone” Arbeitsabläufe und Kommunikation eher die Regel als die Ausnahme geworden.
Zu den Vorteilen der asynchronen Arbeit, bei der die Arbeit nicht zwischen 9 und 17 Uhr oder gemeinsam mit Kollegen, sondern nach dem individuellen Zeitplan fertiggestellt wird, gehört eine flexible Zeitplanung, die die individuelle Produktivität optimiert.
Mitarbeiter können sich Zeitblöcke für konzentriertes, intensives Arbeiten an komplexen Projekten reservieren, ohne durch übermäßige Meetings unterbrochen zu werden. Dank umfassender Dokumentation und Kommunikation können die Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit arbeiten.
Selbst die Einarbeitung verbessert sich, wenn aufgezeichnete Nachrichten, Informations-Videos und gemeinsam genutzte Dokumente für die Mitarbeiter jederzeit verfügbar sind und jederzeit wieder aufgerufen werden können.
Die asynchrone Kommunikation hat jedoch auch ihre Nachteile. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, rund um die Uhr erreichbar zu sein, und die Menschen leiden unter Burnout aufgrund einer Überflutung mit Informationen, da die Kommunikation zu jeder Tageszeit stattfindet.
Asynchrones Arbeiten verändert zwangsläufig auch die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten, da sie nicht mehr dieselben Arbeitszeiten oder denselben Standort haben, um kurze Besprechungen oder längere Meetings abzuhalten.
ClickUp hat eine Liste mit häufigen Herausforderungen zusammengestellt, die in asynchronen Arbeitsumgebungen auftreten, und zeigt, wie diese überwunden werden können. Lesen Sie weiter, um einige einfache Tipps zu erhalten, wie Sie Meetings, Workflows und Abläufe optimieren können, wenn Ihre Mitarbeiter über das ganze Land oder den ganzen Globus verteilt sind.
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Meetings, Nachrichtenübermittlung und Informationsflüsse müssen neu gestaltet werden
Asynchrones Arbeiten funktioniert dann besonders gut, wenn Projekt-Meilensteine und -Fortschritte nicht von übermäßigen Meetings oder der Erwartung sofortiger Antworten auf Nachrichten abhängig sind. Viele Umgebungen der Remote-Arbeit bilden jedoch einfach die traditionelle Bürokultur virtuell nach und machen damit die potenziellen Vorteile des asynchronen Arbeitens zunichte.
Ein häufiger Fehler in der Remote-Kultur besteht darin, Remote-Mitarbeiter durch übermäßige Meetings zu kompensieren. Wenn eine Person durchschnittlich 35 % bis 50 % ihrer Zeit in virtuellen, synchronen Meetings verbringt, führt dies wahrscheinlich zu einer Zoom-Müdigkeit.
Damit asynchrones Arbeiten funktioniert, müssen diese Meetings ebenso umgestaltet werden wie die Art und Weise, wie Mitarbeiter wichtige Informationen kommunizieren. Die Implementierung von Tools und Systemen, wie z. B. Task Boards, kann den Informationsfluss und die Transparenz erleichtern.
Mitarbeiter können den aktuellen Status des Projekts einsehen und asynchron zusammenarbeiten, anstatt lange E-Mail-Threads durchzugehen.
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Schulungen, Dokumentation und Projektmanagement sind von größter Bedeutung
Eine erfolgreiche asynchrone Zusammenarbeit erfordert die Erstellung von Systemen, die speziell darauf ausgelegt sind, die Produktivität bei der Remote-Arbeit zu optimieren und Ausfallzeiten zu reduzieren. Für eine erfolgreiche und produktive asynchrone Arbeit sind angemessene Schulungen und klare Erwartungen erforderlich – nicht Mikromanagement.
Die benutzerdefinierte Anpassung von Projektmanagement- und Kommunikationstools kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für Dokumentation oder Zoom-Anrufe zu reduzieren und die Geschwindigkeit und Synthese der Remote-Arbeit zu erhöhen. Die Einstellung von Regeln für E-Mails oder Instant Messaging, die Aufzeichnung wichtiger Meetings und die Einrichtung klarer Projektkanäle können dazu beitragen, die Kommunikation zu optimieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für den Erfolg gerüstet sind.
Asynchrone Arbeit erfordert ein Umdenken in Bezug auf Verzögerungen bei der Nachrichtenübermittlung und Terminplanung
Die Arbeit von zu Hause aus macht Grenzen besonders schwierig (und wichtiger denn je), und das Fehlen solcher Grenzen kann ein großer Nachteil der asynchronen Arbeit sein. Die Anpassung des traditionellen 9-to-5-Arbeitstages an eine asynchrone, virtuelle Umgebung erfordert die Festlegung von Einstellungen mit den Kollegen.
Allerdings kann es kompliziert werden, die Nachverfolgung flexibler Arbeitszeiten und die Planung von Meetings in Echtzeit zu realisieren.
Slack oder andere Instant-Messaging-Plattformen wie Microsoft Teams können asynchrone Verwirrung beseitigen, indem sie Antwortzeiten und Benachrichtigungen benutzerdefiniert anpassen und es den Mitarbeitern gleichzeitig ermöglichen, den Nachrichtenverlauf zu überprüfen, um versäumte Unterhaltungen nachzuholen.
Mittlerweile ermöglichen Kalender-Apps den Mitarbeitern, die Termine ihrer Kollegen einzusehen und deren Verfügbarkeit und Arbeitsmuster zu berücksichtigen . Für Nachrichten und Meetings, die nicht warten können, wählen Sie einige gemeinsame Zeiten mit dem Rest des Teams aus, die für Meetings mit allen Mitarbeitern und wichtige, zeitkritische Diskussionen reserviert sind.
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Die tägliche Arbeit und langfristigen Projekte erfordern eine Abfolge – und eine Tendenz zur Überkommunikation
Tägliche Aufgaben und langfristige Projekte erfordern eine gewisse Abfolge. Um Teamziele zu erreichen und gleichzeitig asynchron zu arbeiten, sind ausgeprägte Fähigkeiten im Projektmanagement und eine gründliche Kommunikation erforderlich.
Regelmäßige Meetings über Zoom, Teams oder Slack ersetzen die täglichen Meetings im Büro. Über diese Online-Plattformen können Mitarbeiter asynchron Statusberichte, Prioritäten und Aktualisierungen zu Projekten bereitstellen. Für kreatives Brainstorming können separate Meetings angesetzt werden.
Der Bedarf an gründlichen Informationsaktualisierungen kann das Ergebnis einer Tendenz zur Überkommunikation sein. Benutzerdefinierte Tools – seien es spezielle Hashtags, Emojis oder andere Symbole – verhindern übermäßige oder redundante Kommunikation, da sie wertvolle Informationen effizienter vermitteln.
Mit asynchroner Kommunikation gemeinsam mehr erreichen
Auch wenn es schwierig sein kann, sich an den asynchronen Ansatz zu gewöhnen, kann er doch eine großartige Möglichkeit sein, die Produktivität zu steigern. Dennoch sind die richtigen Tools und Techniken erforderlich, um eine effektive Kommunikation innerhalb Ihres Teams sicherzustellen.
Durch den Einsatz der richtigen Tools für Projektmanagement und Kommunikation können Teams problemlos in Verbindung bleiben, ohne sich am selben Ort befinden zu müssen. Sorgen Sie für Organisation und Vernetzung Ihrer Teams mithilfe von Projektmanagement-Software, Chat- und Messaging-Systemen zur Erleichterung der Kommunikation sowie Bildschirmaufzeichnungs-Apps, um komplizierte Konzepte zu erklären.
Zum Glück für Teams gibt es Tools wie ClickUp, die alle oben genannten Features und noch mehr bieten, damit Ihr Team alles hat, was es braucht, um asynchroner Arbeit mehr Produktivität zu verleihen – und das alles an einem Ort. Nutzen Sie die integrierte Chat-Ansicht, E-Mail, Dokumente, Whiteboards, den Bildschirmrekorder und andere wichtige Tools für die Zusammenarbeit, um die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern.
ClickUp ist auf allen Geräten verfügbar und lässt sich mit 1.000 anderen tools integrieren, um alle Ihre häufig verwendeten Apps miteinander zu verbinden, Ihre Teams auch unterwegs auf dem Laufenden zu halten und einen nahtlosen Workflow zu schaffen, der für alle funktioniert.
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Gastautorin: Jane Allison Gunn