Sie können verschiedene Teambuilding-Aktivitäten organisieren, aber was Ihr Team wirklich zu schätzen wissen wird, ist Flexibilität bei der Arbeit. In der heutigen Welt ist das der ultimative Vorteil am Arbeitsplatz.
In einer Umfrage von Deloitte gaben 94 % der Befragten an, dass flexible Arbeitszeiten ihre psychische Gesundheit verbessern und ihnen helfen, Beruf und Privatleben besser in Einklang zu bringen.
Wie halten Unternehmen mit diesem Wandel Schritt und stellen gleichzeitig sicher, dass die Arbeit erledigt wird (und zwar gut)? Hier kommt der Protagonist unserer Geschichte ins Spiel: asynchrone Meetings.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings, die viel Zeit in Anspruch nehmen, können Teammitglieder bei asynchronen Meetings in ihrem eigenen Tempo zusammenarbeiten.
Durch die Reduzierung unnötiger Meetings können Sie außerdem jährlich über 25.000 US-Dollar pro Mitarbeiter einsparen. Das ist kein Kleingeld. 😱
In diesem Leitfaden werden wir uns mit asynchronen Meetings, ihren Vor- und Nachteilen sowie Best Practices befassen, damit Ihr Team produktiv bleibt und gleichzeitig die Flexibilität genießen kann, die es verdient.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Asynchrone Meetings ermöglichen es den Teilnehmern, nach ihrem eigenen Zeitplan Beiträge zu leisten, ohne gleichzeitig anwesend sein zu müssen. Diese Flexibilität ist ideal für Remote- und verteilte Teams
- Vorteile der asynchronen Kommunikation: Erhöhte Flexibilität, gesteigerte Produktivität und geringerer Bedarf an Echtzeit-Interaktion
- Nachteile von asynchronen Meetings: Verzögerte Rückmeldungen und das Risiko von Missverständnissen aufgrund fehlender Klärung in Echtzeit
- Asynchrone Meetings eignen sich ideal für Einzelgespräche, tägliche Stand-up-Meetings, Schulungen und Projekt-Updates
- Schritte zur Durchführung effektiver asynchroner Meetings umfassen: Schulung der Teammitglieder zu asynchronen Meeting-Prozessen und Festlegung von Erwartungen Skizzieren der Meeting-Agenda und Bereitstellung des Zugriffs auf relevante Dokumente Klärung, wie jedes Teammitglied beitragen soll Einladen nur der wesentlichen Teilnehmer und Zuweisen von Verantwortlichkeiten Dokumentieren der Ergebnisse mit Tools wie ClickUp AI Notetaker, um Diskussionen zu transkribieren und Entscheidungen zusammenzufassen
- Teammitglieder über asynchrone Meeting-Prozesse aufklären und Erwartungen festlegen
- Die Agenda des Meetings skizzieren und Zugriff auf relevante Dokumente gewähren
- Klären Sie, wie jedes Team-Mitglied beitragen soll
- Nur wichtige Teilnehmer einladen und Verantwortlichkeiten zuweisen
- Dokumentieren Sie Ergebnisse mit Tools wie dem KI-Notizbuch von ClickUp, um Diskussionen zu transkribieren und Entscheidungen zusammenzufassen
- Für produktive asynchrone Meetings sollten Sie Zeitblöcke einrichten, Nachrichten und Aufgaben auf einer Plattform wie ClickUp konsolidieren, Benachrichtigungen verwalten, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, Sprachnotizen und Videonachrichten für eine persönliche Note integrieren und die Dokumentation in einem Wissens-Hub zentralisieren
- So unterstützt ClickUp asynchrone Meetings: Aufgabenverwaltung: Weisen Sie Aktionselemente zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest und überwachen Sie den Fortschritt. Dokumente und Notepad: Stellen Sie Informationen zusammen und erstellen Sie Checklisten für die Priorisierung von Aufgaben. Chatten und Clips: Konsolidieren Sie Nachrichten und teilen Sie Bildschirmaufzeichnungen für eine klare Kommunikation
- Aufgabenverwaltung: Weisen Sie Aktionselemente zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest und überwachen Sie den Fortschritt
- Dokumente und Notepad: Stellen Sie Informationen zusammen und erstellen Sie Checklisten zur Priorisierung von Aufgaben
- Chatten und Clips: Konsolidieren Sie Nachrichten und geben Sie Bildschirmaufzeichnungen frei, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten
- Teammitglieder über asynchrone Meeting-Prozesse aufklären und Erwartungen festlegen
- Die Agenda des Meetings skizzieren und Zugang zu relevanten Dokumenten bereitstellen
- Klären Sie, wie jedes Team-Mitglied beitragen soll
- Nur wichtige Teilnehmer einladen und Verantwortlichkeiten zuweisen
- Dokumentieren Sie Ergebnisse mit Tools wie ClickUp AI Notetaker, um Diskussionen zu transkribieren und Entscheidungen zusammenzufassen
- Aufgabenverwaltung: Weisen Sie Aktionselemente zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest und überwachen Sie den Fortschritt
- Dokumente und Notepad: Stellen Sie Informationen zusammen und erstellen Sie Checklisten zur Priorisierung von Aufgaben
- Chatten und Clips: Konsolidieren Sie Nachrichten und geben Sie Bildschirmaufzeichnungen frei, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten
Was ist ein asynchrones Meeting?
Ein asynchrones Meeting ist ein Meeting, bei dem die Teilnehmer nicht gleichzeitig anwesend sein müssen.
🌟 So funktioniert es: Anstelle des typischen Ansatzes "Alle treffen sich pünktlich um 10 Uhr", können die Teilnehmer nach ihrem eigenen Zeitplan kommunizieren und Beiträge leisten – sei es um 8 Uhr morgens bei einer Tasse Kaffee in New York, um 14 Uhr während der Mittagspause in London oder sogar um Mitternacht in Tokio. Jeder hat die Flexibilität, in seinem eigenen Tempo und nach seinem eigenen Zeitplan teilzunehmen, ohne seinen Flow oder seine täglichen Prioritäten zu stören.
Diese Meetings nutzen in der Regel asynchrone Kommunikationskanäle wie E-Mails, Instant Messages oder vorab aufgezeichnete Videos, sodass Teammitglieder einfacher zusammenarbeiten können, ohne gleichzeitig "im selben Raum" sein zu müssen.
💡 Profi-Tipp: Sie glauben, dass asynchrone Meetings nur für Remote-Teams geeignet sind? Denken Sie noch einmal darüber nach. Dank ihrer Flexibilität sind asynchrone Meetings ideal für verteilte Teams und Teams im Büro, um Zeit zu sparen.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen synchronen und asynchronen Meetings
Der Hauptunterschied zwischen den beiden Meeting-Formaten liegt im Timing. Ein synchrones Meeting erfordert die Teilnahme in Echtzeit, während ein asynchrones Meeting den Teilnehmern die Freiheit gibt, sich einzuschalten, wann es ihnen am besten passt.
Hier ist eine kurze Tabelle mit den wichtigsten Unterschieden:
| Aspekt | Synchrones Meeting | Asynchrones Meeting |
| Zeitpunkt | Echtzeit, alle sind gleichzeitig anwesend | Beiträge erfolgen zu unterschiedlichen Zeiten |
| Tools | Videoanrufe, Telefonate, persönliche Meetings | E-Mail, Instant Messaging, vorab aufgezeichnete Videos |
| Flexibilität | Gering – erfordert Terminplanung | Hoch – funktioniert über Zeitzonen und Zeitpläne hinweg |
| Beispiele | Wöchentliche Stand-up-Meetings, Updates zum Betriebsablauf, Brainstorming-Sitzungen | Projekt-Updates per E-Mail, aufgezeichnete Workflow-Demos |
| Herausforderungen | Terminkonflikte, Zeitverschwendung in unproduktiven Meetings | Erfordert Selbstdisziplin, kann sofortige Antworten verzögern |
📌 Beispiel: Ein Produktteam, das in den USA, Europa und Asien arbeitet, muss ein neues App-Design überprüfen. Anstatt ein synchrones Meeting zu organisieren, zu dem jemand spät abends erscheinen muss, lädt der leitende Designer ein Mockup mit einer aufgezeichneten Erklärung in ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp hoch und hinterlässt die Details in den Kommentaren. Die Mitglieder des Teams hinterlassen ihre Vorschläge in ihrem eigenen Tempo im selben Thread, sodass jeder einen Beitrag leisten kann, ohne seinen Zeitplan zu stören.
Die Vor- und Nachteile der asynchronen Kommunikation
Jetzt, da Sie den Unterschied zwischen traditionellen Meetings und asynchroner Kommunikation kennen, ist es an der Zeit, die große Frage zu beantworten: Was funktioniert für Ihr Team am besten?
Hier sind einige Gründe, warum asynchrone Arbeit für Sie geeignet sein könnte – oder auch nicht.
Vorteile der asynchronen Kommunikation
1. Erhöhte Flexibilität
Nicht jeder ist gleich gestrickt – einige Mitglieder Ihres Teams sind um 6 Uhr morgens hellwach, während andere erst nach Mitternacht richtig in Fahrt kommen. Wenn dann noch globale Teams in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, wird die synchrone Kommunikation für Unternehmen schnell zu einem logistischen Albtraum.
Asynchrone Kommunikationstools ermöglichen es jedem, in seinem eigenen Tempo zu arbeiten, ohne dass jemand in seinen Pyjamas an Meetings teilnehmen muss. Außerdem sparen Sie Geld – warum sollten Sie das Budget für Reisekosten ausgeben, wenn Sie es in Ihr Team investieren können?
2. Verbesserte Produktivität
Wir alle kennen das: Ein übermäßig enthusiastischer Kollege dominiert das Telefonat, während die anderen still ihre E-Mails checken.
Führen Sie asynchrone Meetings durch, um gleiche Voraussetzungen für alle zu schaffen und jedem die Möglichkeit zu geben, ohne Unterbrechungen einen Beitrag zu leisten. Dies fördert durchdachte Beiträge.
Noch besser: Asynchrone Kommunikation minimiert das ständige Klingeln von Benachrichtigungen und den Druck, immer verfügbar zu sein.
🧠 Wussten Sie schon? 64 % der Mitarbeiter geben an, dass Meetings ihre Zeit zum konzentrierten Nachdenken unterbrechen. Mit asynchronen Methoden können sich Ihre Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren und gut durchdachte, schriftliche Antworten liefern, die oft zu besseren Entscheidungen führen.
Mögliche Nachteile und Herausforderungen
1. Verzögertes Feedback
Manchmal fühlt sich asynchrone Kommunikation so an, als würde man auf die Antwort eines Freundes auf einen Text warten – man weiß, dass er sich melden wird, aber es dauert ewig. Wenn Ihr Projekt eine sofortige Antwort erfordert, können asynchrone Methoden den Prozess verlangsamen.
Dringende Arbeit, enge Termine oder zeitkritische Entscheidungen erfordern oft synchrone Meetings, in denen Details sofort besprochen werden können.
Beispielsweise leben Workshops oder Brainstorming-Sitzungen von gegenseitigen Unterhaltungen und Echtzeitkommunikation. In diesen Fällen sind asynchrone Methoden nicht geeignet.
💡 Profi-Tipp: Wenn Ihr Kommunikationsstil nicht zu Ihrem Team passt, kann dies zu Erschöpfung führen. Vermeiden Sie dies mit unserem Leitfaden zur Anpassung effektiver Kommunikationsstile am Arbeitsplatz.
2. Risiko von Missverständnissen
Kommunikation ist das Rückgrat effektiver Teamarbeit. Ohne die Möglichkeit, Dinge sofort zu klären, kann asynchrone Kommunikation zu Missverständnissen führen.
So kann es schiefgehen:
- Fehlerhafte Ausführung: Das Fehlen von Echtzeit-Klarstellungen in asynchronen Formaten führt zu Missverständnissen und fehlerhafter Ausführung von Aufgaben
- Fehlinterpretation von Daten: Das Verlassen auf schriftliche Updates ohne sofortiges Feedback führt zu Fehlinterpretationen von Informationen und fehlerhaften Entscheidungen
- Eskalierende Fehler: Verzögerte Antworten in asynchronen Workflows führen dazu, dass kleine Fehler unbemerkt bleiben und sich mit der Zeit zu größeren Problemen auswachsen
Häufige Anwendungsfälle für asynchrone Meetings
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie asynchrone Meetings in Ihren Workflow integrieren können.
1. Asynchrone Einzelmeetings
Traditionell wurden Einzelgespräche persönlich oder über geplante Telefonate geführt. Wie jedoch in Buffers "State of Remote Work" notiert, gewinnen asynchrone Einzelgespräche schnell an Bedeutung.
Anstatt Zeit im Kalender zu blockieren, können Manager und Mitarbeiter per E-Mail oder ClickUp-Chat-Nachricht einchecken und Updates, Feedback oder Anfragen freigeben, wann es ihnen passt.
2. Asynchrone tägliche Stand-up-Meetings
Sie schleppen sich immer noch in endlose StandUp-Meetings, nur um zu sagen: "Ich arbeite daran"? Tägliche asynchrone Standup-Meetings sind die Lösung.
Mit asynchronen Standups können Teammitglieder Updates zu Aufgaben, Zielen und Hindernissen in einem speziellen Kanal oder Thread freigeben. Jeder kann bis zu einer festgelegten Frist einen Beitrag leisten, wodurch Transparenz gewährleistet ist, ohne Zeit zu verschwenden.
📌 Beispiel: Ihr Marketing-Team kann ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp verwenden, um täglich bis 10 Uhr morgens Updates zu protokollieren. Die Mitglieder des Teams überprüfen die Updates, hinterlassen Kommentare und passen ihre Aufgaben an – ganz ohne Videoanruf.
Sie können auch einen KI-Projektmanager wie ClickUp Brain verwenden, um asynchrone Standup-Berichte schneller aus Ihren ClickUp-Workspace-Daten zu erstellen!
3. Asynchrones Training
Asynchrones Training reduziert Kosten und Zeit, indem Materialien über E-Learning-Plattformen, vorab aufgezeichnete Videos oder Podcasts bereitgestellt werden.
Die Mitarbeiter lernen in ihrem eigenen Tempo, und die Unternehmen können die Fortschritte verfolgen und bei Bedarf Support anbieten.
🧠 Wussten Sie schon: Laut dem Training Industry Report gaben Unternehmen durchschnittlich 954 US-Dollar pro Lernenden aus, wobei jeder Mitarbeiter jährlich 57 Stunden für Schulungen aufwendete. Das entspricht mehr als einer Woche Arbeit, die ausschließlich für Schulungen aufgewendet wurde.
4. Asynchrone Meetings zur Projektaktualisierung
Die Planung eines Live-Projekt-Updates für geografisch verteilte Teams kann sich komplexer anfühlen als sonst.
Mit Updates für asynchrone Meetings können die Teilnehmer Fortschritte, Herausforderungen und nächste Schritte nach Belieben über Tools wie E-Mail oder Kollaborationsplattformen freigeben.
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So führen Sie effektive asynchrone Meetings in Ihrem Unternehmen durch
Asynchrone Meetings bieten zwar viele Vorteile, aber ohne einen guten Plan kann schnell etwas schiefgehen. So optimieren Sie asynchrone Arbeit, um die Zusammenarbeit positiv zu beeinflussen :
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Übergang zu asynchronen Meetings
Schritt 1: Holen Sie Ihr Team an Bord
Im Gegensatz zu synchronen Meetings, bei denen alle gleichzeitig auf dem Laufenden sind, müssen bei asynchronen Meetings alle vor Beginn auf dem gleichen Stand sein. Dies gilt insbesondere für neue Teammitglieder, die möglicherweise nicht wissen, wo sie relevante Dokumente oder Daten finden können.
Beginnen Sie damit, Ihr Team über die Dos und Don'ts von asynchronen Meetings, die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen und den Zugriff auf wichtige Ressourcen zu informieren.
Vergessen Sie auch nicht, frühzeitig Erwartungen festzulegen – ja, dazu gehören auch Fristen für Meeting-Notizen und Aktionselemente.
Schritt 2: Legen Sie eine klare Agenda für Ihr Meeting fest
Keine Agenda, kein Meeting – asynchron oder nicht. Legen Sie klar den Zweck fest, sei es für Feedback, Updates oder die Bearbeitung eines bestimmten Projekts.
Wenn die Teilnehmer auf relevante Dokumente oder Daten zugreifen müssen, stellen Sie sicher, dass sie im Voraus Zugriff darauf haben. Eine gut vorbereitete Meeting-Agenda spart allen Zeit und sorgt für Produktivität.
💡 Profi-Tipp: Die besten Meetings sind die kürzesten. Tauschen Sie das zweistündige Telefonat mit zehn Tagesordnungspunkten gegen eine fokussierte 20-minütige Sitzung, in der nur zwei Schlüsselpunkte behandelt werden.
Schritt 3: Definieren Sie, wie jedes Mitglied teilnehmen soll
Asynchrone Meetings können viele Themen abdecken – Fortschrittsberichte, Strategieplanung oder Feedback-Schleifen. Machen Sie klar, wie jedes Team-Mitglied teilnehmen soll.
- Wird von ihnen erwartet, dass sie Updates präsentieren?
- Strategien entwerfen?
- Möchten Sie zu bestimmten Punkten Stellung nehmen?
Durch die Definition von Rollen werden Unklarheiten vermieden und das Meeting bleibt fokussiert.
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Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder engagiert sind
Es macht keinen Sinn, das halbe Team zu einem Meeting zu schleppen, wenn es nichts beizutragen hat.
Laden Sie nur diejenigen ein, deren Beitrag unerlässlich ist, und weisen Sie konkrete Aufgaben zu, damit alle aktiv beteiligt bleiben. Denken Sie daran: Asynchron bedeutet nicht, dass Sie sich zurücklehnen können.
Schritt 5: Dokumentieren Sie Diskussionen, Erkenntnisse und Entscheidungen
Meetings sind nur dann wertvoll, wenn ihre Ergebnisse festgehalten werden. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis, sondern nutzen Sie KI-Tools zur Aufzeichnung und Transkription von Meetings wie ClickUp AI Notetaker. Transkribieren Sie Diskussionen in Echtzeit, während Sie sich auf die Unterhaltung konzentrieren, finden Sie schnell die richtigen Informationen in einem Meeting-Protokoll und wandeln Sie Entscheidungen automatisch in Aktionspunkte um.
Sehen Sie sich diese kurze Erklärung an, um das Beste aus dem KI-Notizbuch in ClickUp herauszuholen.
Tools für asynchrone Meetings
Wie Sie sehen, können die richtigen Tools über den Erfolg Ihrer Strategie für asynchrone Meetings entscheiden. Hier sind einige der besten Tools:
- Google Drive: Zum Speichern und Freigeben von Dokumenten
- Slack: Für Echtzeitkommunikation, die Einrichtung von Kanälen für Updates und die Förderung informeller Diskussionen
- ClickUp: Eine zentrale Plattform, um asynchrone Arbeit zu verwalten, effizient zusammenzuarbeiten und alles Wissen an einem Ort zu speichern
📮 ClickUp Insight: 83 % der Wissensarbeiter verlassen sich bei der Teamkommunikation hauptsächlich auf E-Mails und Chats. Allerdings verlieren sie fast 60 % ihres Arbeitstages damit, zwischen diesen Tools zu wechseln und nach Informationen zu suchen.
Mit einer App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, wie ClickUp, laufen Ihr Projektmanagement, Ihre Nachrichten, E-Mails und Chats an einem Ort zusammen! Es ist Zeit für Zentralisierung und neue Energie!
Sehen wir uns einmal genauer an, wie Sie von ClickUp profitieren können.
Wie ClickUp asynchrone Meetings unterstützen kann
Bei der Suche nach Tools für Ihre asynchronen Meetings müssen Sie eines finden, das zu Ihrer Bürokultur passt und alle Aktualisierungen zu einem natürlichen Teil der Unterhaltung macht.
ClickUp leistet dabei hervorragende Arbeit, indem es Aufgabenverwaltung, Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommunikationsfunktionen auf einer einzigen Plattform vereint. Auf diese Weise können sich Ihre Teammitglieder auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit ständigen Benachrichtigungen zu beschäftigen.
Hier ist ein einfaches Video, das erklärt, wie Sie die asynchronen Tools von ClickUp optimal nutzen können:
Um die Nützlichkeit von ClickUp in der täglichen Arbeit besser zu verstehen, schauen wir uns Miya an, eine Projektmanagerin, die oft unter dem Druck mehrerer Termine steht.
Anstatt Updates über verstreute E-Mails zu verfolgen, verwendet sie ClickUp Aufgaben, um Aktionselemente zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Miya fügt klare Beschreibungen, Prioritätsstufen und Aufgabenstatus hinzu, damit alle auf dem gleichen Stand sind – keine "Moment mal, worum geht es hier?"-Momente mehr.
✅ Was Miya an ClickUp Aufgaben liebt:
- Transparenz: Jeder kennt seine Aufgaben und Termine
- Verantwortlichkeit: Aufgaben werden von Anfang bis Ende nachverfolgt, sodass nichts übersehen wird
Miya benötigt außerdem die Zusammenarbeit ihres Teams bei der Dokumentation wichtiger Projekte. Mit ClickUp Docs fasst sie alle relevanten Informationen in einem einzigen, übersichtlichen Space zusammen.
Ihr Team bearbeitet das Dokument in Echtzeit oder fügt Kommentare hinzu, sobald diese verfügbar sind. Durch das @Erwähnen von Teamkollegen stellt Miya sicher, dass diese sich einbringen, sobald sie bereit sind.
🍪 Bonus: Wenn Sie mit ClickUp Docs Ihre Meeting-Notizen übersichtlich organisieren können, ist ClickUp Notepad der zuverlässige Assistent, der Ihre Aufgaben sortiert und priorisiert, sodass Sie die dringendsten zuerst erledigen können.
Mit Notepad sind Sie immer bereit für Meetings, egal ob Sie Checklisten erstellen, wichtige Links einbetten oder Ideen in umsetzbare Aufgaben mit Fälligkeitsdaten und Prioritäten verwandeln.
✅ So helfen ClickUp-Dokumente und Notepad:
- Schaffen Sie mit ClickUp Docs eine einzige Quelle für Informationen und vermeiden Sie Missverständnisse
- Die Bearbeitung in Echtzeit sorgt für sofortige Aktualisierungen und Zusammenarbeit
- @Erwähnungen, um Teammitglieder zum richtigen Zeitpunkt zu benachrichtigen und einzubeziehen
- Schnelle Checklisten und eingebettete Links mit ClickUp Notepad zur Priorisierung von Aufgaben
Für die interne Kommunikation nutzt Miya die Vorlage für interne Kommunikation von ClickUp – ein umfassendes Dokument zur Förderung der Unternehmenskultur, zur Information der Mitarbeiter und zur nahtlosen Einbindung der Belegschaft.
Mit anderen Tools hatte Miya immer ein Problem: Ständige Nachrichten in Apps können sich anfühlen, als würde man alle fünf Minuten angestupst werden – das lenkt ab und ist unproduktiv.
Stattdessen verbessert der ClickUp-Chat den Workflow durch asynchrone Nachrichtenübermittlung – alle Nachrichten werden in einem Space zusammengefasst und mit dem entsprechenden Workspace, Projekt, der Aufgabe oder dem Dokument verknüpft, sodass Miya und ihr Team Updates überprüfen können, wenn sie Zeit haben, und nicht, wenn sie gerade unterbrochen werden.
✅ So hilft Ihnen der ClickUp-Chat:
- Organisierte Chats, kein hektisches Scrollen durch mehrere Threads
- Benachrichtigungen, die auf Ihre Fokuszeit zugeschnitten sind
- Zentralisierter Kontext – kein Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tools, um die benötigten Informationen zu sammeln
- KI-gestützte Erstellung von Aufgaben, die Nachrichten mit einem Klick in Aufgaben umwandelt
Textnachrichten reichen jedoch manchmal nicht aus, um komplexe Themen zu erklären, und der Ton kann bei der Übersetzung verloren gehen. Miya verwendet ClickUp Clips, um Bildschirmaufzeichnungen, Sprachfeedback und Walkthroughs zu teilen, wodurch die Kommunikation klarer und ansprechender wird.
✅ So helfen Ihnen ClickUp-Clips:
- Klare Kommunikation mit Bildschirmaufzeichnungen, Sprachfeedback und Walkthroughs
- Schnelle, wiederverwendbare Updates, die das Wiederholen von Informationen überflüssig machen
ClickUp hat die asynchrone Abstimmung wesentlich vereinfacht und effektiver gemacht. Durch die Erstellung eines Rahmens, in dem Ziele und Ergebnisse skizziert und strukturiert werden, können Remote-Teams Erwartungen besser verstehen und Status-Updates flüssig bereitstellen. Brainstorming mit Whiteboards ist einfach, Prioritäten können leicht neu organisiert werden und das Hinzufügen von Referenzbildern usw. ist sehr flüssig.
ClickUp hat die asynchrone Abstimmung wesentlich vereinfacht und effektiver gemacht. Durch die Schaffung eines Rahmens, in dem Ziele und Ergebnisse skizziert und strukturiert werden können, sind Remote-Teams in der Lage, Erwartungen zu verstehen und Status-Updates flüssig zu liefern. Brainstorming mit Whiteboards ist einfach, Prioritäten können leicht neu geordnet werden und das Hinzufügen von Referenzbildern usw. ist sehr flüssig.
Wie Bazza liebt auch Miya die Whiteboards von ClickUp. Ihr Team nutzt sie, um Strategien zu entwerfen und Ideen visuell zu verknüpfen.
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Whiteboards verwandeln Sie Haftnotizen und Formen in Aufgaben mit zugewiesenen Eigentümern und Fälligkeitsdaten.
Ob Sie Sprints planen oder ein Angebot für einen Client ausarbeiten – die unbegrenzte virtuelle Arbeitsfläche sorgt dafür, dass die Sitzung organisiert und umsetzbar bleibt. Dank der Feature für die Zusammenarbeit in Echtzeit eignet sich ClickUp besonders gut für Brainstorming-Sitzungen.
Und das ist noch nicht alles. Wie alles andere auch, wird die Prüfung mit ClickUp einfacher.
So funktioniert es: Öffnen Sie den Anhang in einer Aufgabe, klicken Sie oben rechts auf "Kommentare hinzufügen", markieren Sie die gewünschte Stelle und hinterlassen Sie einen Kommentar.
Sie können sie sogar einem Teammitglied zuweisen, damit dieses sofort Maßnahmen ergreifen kann. Von PNGs bis hin zu PDFs unterstützt es verschiedene Dateitypen, sodass Änderungen direkt in der Datei markiert werden können.
📮 ClickUp Insight: 50 % der Befragten unserer Umfrage geben Freitag als ihren produktivsten Tag an. Dies könnte ein Phänomen sein, das für die moderne Arbeitswelt einzigartig ist. Freitags finden in der Regel weniger Meetings statt, was in Kombination mit dem während der Arbeitswoche angesammelten Kontext zu weniger Unterbrechungen und mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten führen kann.
Möchten Sie die Produktivität vom Freitag die ganze Woche über aufrechterhalten? Nutzen Sie asynchrone Kommunikationsmethoden mit ClickUp, der App für alles, was mit Arbeit zu tun hat! Nehmen Sie Ihren Bildschirm mit ClickUp Clips auf, erhalten Sie sofortige Transkriptionen über ClickUp Brain oder bitten Sie den KI-Notiznehmer von ClickUp, einzuspringen und die Highlights des Meetings für Sie zusammenzufassen!
Und das Beste daran? ClickUp ist kein isoliertes Tool, sondern lässt sich in Kalender, Tools zum Freigeben von Dateien wie Google Drive und andere Apps zur Steigerung der Produktivität integrieren.
Mit den über 1000 Integrationen von ClickUp synchronisiert Miya mühelos die Zeitpläne und Dokumente ihres Teams und stellt sicher, dass alle Tools zusammenarbeiten, um die asynchrone Kommunikation zu unterstützen.
Schulungs- und Schulungsmethoden für eine reibungslose Implementierung
Es ist unrealistisch, neuen Tools einfach nur zur Verfügung zu stellen und von den Mitgliedern Ihres Teams zu erwarten, dass sie diese sofort beherrschen. Bereiten Sie sie stattdessen mit diesen Schulungstipps auf den Erfolg vor:
- Geben Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Videos oder FAQs weiter, die auf die Prozesse Ihres Teams zugeschnitten sind, um das Lernen zu erleichtern
- Bieten Sie interaktive Sitzungen an, um das Team mit Tools wie ClickUp Docs, Whiteboards und Clips vertraut zu machen, und zeichnen Sie diese für spätere Referenzzwecke auf
- Bringen Sie technisch versierte Mitarbeiter mit denen zusammen, die zusätzliche Hilfe benötigen, um ihre Fähigkeiten und ihre Zusammenarbeit auszubauen
- Erstellen Sie asynchrone Onboarding-Kurse mit Tools wie ClickUp Docs, die Videos, Quizfragen und Raum für Feedback bieten
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Herausforderungen asynchroner Meetings und wie man sie meistert
Für Teams, die noch keine Erfahrung mit asynchroner Arbeit haben, können das Ausbleiben sofortiger Antworten und die Notwendigkeit einer klaren Selbstbedienungsdokumentation wie ein Hindernis wirken.
Mit den richtigen Strategien und Tools sind diese Herausforderungen jedoch durchaus zu bewältigen.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier einige der häufigsten Herausforderungen bei asynchronen Meetings und einige einfache Lösungen, die Ihre Arbeit stressfreier machen.
1. Persönliches Zeitmanagement
⚠️ Herausforderung: Asynchrone Arbeit hängt stark davon ab, dass jeder seine Zeit effektiv einteilt, was für Menschen, die strukturierte Zeitpläne bevorzugen, schwierig sein kann.
✅ Lösung: Fördern Sie Zeitblöcke, legen Sie klare Fristen für Ergebnisse fest und identifizieren Sie Spitzenzeiten für die Produktivität verschiedener Aufgaben. Nutzen Sie die Kalender-Ansicht von ClickUp, um Fokuszeiten festzulegen, Ihren Zeitplan auf einen Blick zu visualisieren und Fristen besser zu verwalten.
2. Überlastung durch Benachrichtigungen
⚠️ Herausforderung: Ohne Live-Meetings kann die Menge an Nachrichten und Updates überwältigend sein.
✅ Lösung: Verwenden Sie spezielle Tools wie ClickUp Chat, um Nachrichten zu konsolidieren, Benachrichtigungen während intensiver Arbeit stummzuschalten und klare Kommunikationsrichtlinien festzulegen. Sie können Ihre Benachrichtigungen in ClickUp Chat umfassend anpassen und störende und ablenkende Signaltöne stummschalten, um sich ganz auf das Wesentliche zu konzentrieren.
3. Vertrauen aufbauen mit weniger Live-Interaktion
⚠️ Herausforderung: Wenn Tonfall, Körpersprache und spontane Momente verloren gehen, kann dies den Aufbau von Beziehungen erschweren.
✅ Lösung: Integrieren Sie Sprachnotizen, Videonachrichten oder einfache Rituale wie das Freigeben von Wochenend-Highlights oder die Verwendung von Emoji-Reaktionen, um die Verbindung zu stärken.
💡 Profi-Tipp: Video-Meetings sind ideal für Remote-Teams, aber sie müssen strukturiert sein, damit sie nicht zu Zeitfressern werden. So nutzen Sie asynchrone Videokommunikation, um die Remote-Arbeit zu verbessern.
4. Zeitaufwändiges Verfassen von Nachrichten
⚠️ Herausforderung: Das Verfassen klarer, prägnanter und kontextreicher asynchroner Nachrichten kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als kurze mündliche Erklärungen.
✅ Lösung: Verwenden Sie Tools wie ClickUp Clips für Bildschirmaufzeichnungen, fügen Sie Hyperlinks für den Kontext hinzu und strukturieren Sie Aktualisierungen, um langwierige Unterhaltungen zu minimieren.
5. Abhängigkeit von Selbstbedienungsdokumentationen
⚠️ Herausforderung: Asynchrone Workflows sind auf eine zugängliche, detaillierte Dokumentation angewiesen, deren Erstellung jedoch zeitaufwändig sein kann.
✅ Lösung: Verwenden Sie Tools wie ClickUp Docs, um einen zentralen Wissens-Hub aufzubauen, diesen regelmäßig zu aktualisieren und für eine einfache Navigation zu sorgen.
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Wie ClickUp sich perfekt mit Ihren asynchronen Meetings synchronisiert
Das Ziel der Nutzung von ClickUp war es ursprünglich, die Aufgaben aller Mitarbeiter aus der Sicht eines Managers im Blick zu behalten, aber daraus hat sich etwas viel Größeres entwickelt. Alle haben begonnen, ihre Aufgaben mit Zeitleisten zu planen, und es wurde zu einem erstaunlichen Tool für die Zusammenarbeit – mehr als wir erwartet hatten. Wir sind von der Verwaltung von Mitarbeitern zur Verwaltung von Aufgaben und deren nahtlosen Überwachung übergegangen.
Das Ziel der Nutzung von ClickUp war es ursprünglich, die Aufgaben aller Mitarbeiter aus der Sicht eines Managers im Blick zu behalten, aber daraus hat sich etwas viel Größeres entwickelt. Alle haben begonnen, ihre Aufgaben mit Zeitleisten zu planen, und es wurde zu einem erstaunlichen Tool für die Zusammenarbeit – mehr als wir erwartet hatten. Wir sind von der Verwaltung von Mitarbeitern zur Verwaltung von Aufgaben und deren nahtlosen Überwachung übergegangen.
Das ist das Schöne an ClickUp – es wächst mit Ihren Anforderungen und lässt sich perfekt mit Ihren asynchronen Meetings und Workflows synchronisieren.
Wenn Sie ClickUp verwenden, vereinfacht es Ihren Arbeitstag Schritt für Schritt. Zum Beispiel weisen ClickUp Aufgaben Verantwortlichkeiten mit Zeitleisten zu, Dokumente vereinfachen die Zusammenarbeit und der Chat fasst Unterhaltungen zur einfachen Referenz zusammen.
Erstellen Sie kostenlos ein Konto bei ClickUp und überlassen Sie ClickUp die Arbeit, während Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Aufgaben zu erledigen!