Các công ty tiếp thị thường phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau chỉ để triển khai một chiến dịch cho khách hàng. Thực tế, Okta đã phát hiện ra rằng các tổ chức trên nhiều ngành nghề hiện đang triển khai trung bình 101 ứng dụng, khiến tình trạng phân mảnh trở nên gần như không thể tránh khỏi.
Hướng dẫn này trình bày bảy thay đổi cụ thể trong quy trình làm việc để giúp công ty của bạn lấy lại những giờ làm việc đã mất. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp — một nền tảng duy nhất, bảo mật, nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được kết hợp cùng với AI được nhúng làm lớp trí tuệ — có thể trở thành công cụ đắc lực của bạn trong nỗ lực này.
Tại sao hầu hết các công ty tiếp thị lại mất hơn 15 giờ mỗi tuần
Khi một sản phẩm cần giao cho khách hàng đòi hỏi bạn phải kiểm tra công cụ quản lý dự án để xem các công việc, Tài liệu Google để xem bản tóm tắt, Slack để nhận phản hồi và email để xin phê duyệt, thời gian sẽ nhanh chóng tích lũy.
Tình trạng phân tán thông tin này khiến các nhóm lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin cần thiết, chuyển đổi giữa các ứng dụng và lặp lại các cập nhật giống nhau trên nhiều nền tảng. Mỗi lần chuyển đổi công cụ, mỗi tin nhắn Slack kiểu “tệp đó ở đâu?”, và mỗi báo cáo trạng thái được tạo thủ công đều làm tăng thêm thời gian mà không ai đang theo dõi.
Đây là nơi mà hơn 15 giờ đó thực sự được sử dụng: 👀
- Chuyển đổi giữa các ứng dụng: Việc chuyển đổi liên tục từ công cụ quản lý dự án sang tài liệu, sang trò chuyện và sang theo dõi thời gian khiến sự tập trung bị gián đoạn liên tục
- Đồng bộ hóa cập nhật trên các nền tảng: Đăng cùng một trạng thái ở ba nơi đồng nghĩa với việc phải làm gấp ba lần công việc mà không mang lại giá trị thêm nào
- Theo dõi quy trình phê duyệt qua email: Các chủ đề phản hồi bị chôn vùi và các phiên bản dễ bị nhầm lẫn
- Xây dựng lại báo cáo từ đầu: Việc trích xuất dữ liệu từ các công cụ khác nhau để đưa vào bản trình chiếu vào mỗi sáng thứ Hai đồng nghĩa với việc bạn mất nửa ngày làm việc
- Tìm kiếm các phiên bản sản phẩm: Khi các tệp được lưu trữ rải rác trên Google Drive, Dropbox và các tệp đính kèm email, không ai chắc chắn rằng mình đang có phiên bản đúng.
Tuy nhiên, khi cộng lại, những sự kém hiệu quả nhỏ nhặt này tích tụ thành một gánh nặng lớn đối với năng suất của các công ty tiếp thị mỗi tuần. Một công ty mà chúng tôi đã trao đổi đã tính toán rằng nhóm của họ mất 45 phút mỗi người mỗi ngày chỉ để chuyển đổi giữa các nền tảng.
🎥 Trước khi tiếp tục, đây là một video với những mẹo thực tế và hữu ích để tăng năng suất cho công ty tiếp thị của bạn mà không khiến mọi người kiệt sức!
Bạn muốn có thêm tài nguyên để nâng cao năng suất, lợi nhuận và quản lý khối lượng công việc? Hãy sử dụng Tài nguyên Quản lý Dự án của ClickUp dành cho các nhóm công ty quảng cáo.
Nó cung cấp cuốn " Big Book for Quản lý dự án công ty", nhiều mẫu tài liệu dành cho công ty, các buổi hội thảo trực tuyến và hướng dẫn thực hành.
Chi phí thực sự khi sử dụng năm công cụ không tích hợp của công ty
Vấn đề với một bộ công cụ rời rạc không chỉ là thời gian bị lãng phí—mà còn là cách sự phân mảnh đó làm chậm toàn bộ hoạt động của công ty bạn.
Khi thông tin chiến dịch được phân tán trên nhiều nền tảng, quá trình ra quyết định sẽ kéo dài hơn. Các nhóm thường do dự vì không hoàn toàn chắc chắn rằng họ đang xem dữ liệu mới nhất. Một giám đốc sáng tạo xem xét một phiên bản, một quản lý tài khoản tham khảo phiên bản khác, và đến khi phản hồi đến tay khách hàng, thông điệp không còn hoàn toàn thống nhất.
Việc thiếu một nguồn thông tin chính xác duy nhất tạo ra những mâu thuẫn nhỏ nhưng tốn kém. Quá trình phê duyệt bị đình trệ, việc chuyển giao công việc trở nên lộn xộn, và những câu hỏi đơn giản biến thành những cuộc trao đổi qua lại kéo dài chỉ để xác nhận những việc đã được hoàn thành.
Dần dần, điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc thực thi:
- Giao tiếp với khách hàng trở nên phản ứng thay vì chủ động
- Các nhóm dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra công việc thay vì thúc đẩy tiến độ
- Tư duy chiến lược phải nhường chỗ cho việc điều phối hoạt động
Chi phí thực sự không phải là tiền bạc—mà là sức chứa. Mỗi giờ nhóm của bạn dành để quản lý các công cụ là một giờ không được dành cho chiến lược khách hàng hoặc công việc sáng tạo.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cùng lúc cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở mức 9 nền tảng trở xuống.
Nhưng sao không thử sử dụng một nền tảng duy nhất? Là ứng dụng "tất cả trong một" cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Làm thế nào một không gian làm việc duy nhất có thể thay thế toàn bộ hệ thống công nghệ của một công ty
Thay vì phải kết hợp năm công cụ khác nhau, các công ty đang hợp nhất hệ thống công nghệ của mình và chuyển mọi thứ vào một không gian làm việc duy nhất.
Đây chính là lúc phương pháp không gian làm việc tích hợp phát huy hiệu quả. Vì các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại được liên kết với nhau, nên khi mở một công việc chiến dịch, bạn sẽ thấy bản tóm tắt, chủ đề bình luận, thời gian đã ghi lại và trạng thái phê duyệt — tất cả đều hiển thị ngay trên màn hình mà không cần chuyển sang trang khác.
✨ Câu chuyện khách hàng: Mở rộng quy mô mà không gặp trở ngại về vận hành
Khi nhóm phát triển, việc phối hợp — chứ không phải thực thi — trở thành điểm nghẽn.
Đó chính là tình huống mà công ty sản xuất video path8 Productions đã gặp phải. Công việc của họ được phân tán trên nhiều công cụ như Smartsheet, Slack, Toggl và Dropbox Paper, buộc các nhà sản xuất phải dành thời gian đồng bộ hóa các cập nhật thay vì tập trung vào việc phát triển dự án.
Thay vì thêm quy trình hoặc nhân sự, họ đã tập trung mọi thứ vào bộ công cụ ClickUp Small Business Suite.
⚡ Tác động
- Sáu công cụ được thay thế bằng một không gian làm việc thống nhất
- Giảm 60% thời gian chuẩn bị cuộc họp (từ 30–60 phút xuống còn khoảng 10 phút)
- Được triển khai hoàn toàn trong vòng chưa đầy 8 tuần với sự hỗ trợ của ClickUp
- Hiển thị thời gian thực trên các dự án, giao tiếp và theo dõi thời gian
Với mọi thứ tập trung tại một nơi, chu kỳ “cập nhật từng công cụ” liên tục đã biến mất. Thời gian được ghi lại trực tiếp trên các công việc, các cuộc hội thoại luôn kết nối với công việc và chương trình cuộc họp tự động được xây dựng từ dữ liệu thời gian thực. Hãy nghe chính Pat Henderson chia sẻ 👇
Dưới đây là tổng quan nhanh về một số cách mà không gian làm việc thống nhất có thể hỗ trợ:
| Chiều | Hệ thống công cụ phân mảnh (5+ công cụ) | Không gian Làm việc tập trung |
|---|---|---|
| Đào tạo nhân viên mới | Đào tạo riêng biệt cho từng công cụ | Một nền tảng duy nhất để học |
| Báo cáo hàng tuần | Xuất, sao chép, dán giữa các công cụ | Trích xuất dữ liệu thời gian thực từ một nguồn duy nhất |
| Chu kỳ phê duyệt | Phân tán trên email và trò chuyện | Tất cả chủ đề được tập trung tại một nơi |
| Tìm kiếm tệp tin | Kiểm tra ba hoặc bốn ứng dụng | Một công cụ tìm kiếm thống nhất |
| Nguồn thông tin chính xác | “Công cụ nào có phiên bản mới nhất?” | Không gian làm việc duy nhất, được liên kết |
7 thay đổi quy trình làm việc giúp các công ty tiếp thị tiết kiệm hơn 15 giờ
7 chiến lược này sẽ giúp công ty của bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Mỗi chiến lược đều nhắm vào một nguyên nhân gây lãng phí thời gian cụ thể và đề xuất một phương pháp cụ thể để loại bỏ nó trong một không gian làm việc thống nhất.
Tập trung quản lý dự án trên tất cả các tài khoản khách hàng
Hầu hết các công ty đều quản lý từng khách hàng theo cách khác nhau — sử dụng các công cụ, quy ước đặt tên và quy trình làm việc khác nhau. Điều này khiến việc theo dõi khối lượng công việc hoặc thời hạn trên các tài khoản trở nên bất khả thi.
🚀 Tổ chức toàn bộ công ty của bạn thành một cấu trúc rõ ràng với ClickUp Spaces, thư mục và Danh sách công việc.
Spaces cho phép bạn sắp xếp các quy trình làm việc khác nhau theo khách hàng, bộ phận hoặc dự án. Các thư mục được đặt bên trong Spaces cho các quy trình làm việc phức tạp, và Danh sách công việc chứa các công việc cụ thể của bạn.
- Không gian: Tên khách hàng (ví dụ: Acme Corp)
- Thư mục: Loại chiến dịch (ví dụ: Ra mắt sản phẩm quý 3)
- Danh sách công việc: Danh mục sản phẩm (ví dụ: Nội dung mạng xã hội, Chuỗi email)
- Công việc: Các đầu ra cụ thể kèm theo người được giao, ngày đáo hạn và trạng thái
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi các thông tin chi tiết cụ thể của khách hàng như loại chiến dịch và trạng thái sản phẩm đầu ra mà không cần xây dựng các hệ thống riêng biệt nhờ tính năng Trường Tùy chỉnh của ClickUp. Bạn có thể thêm menu thả xuống, ngày tháng, nhãn và nhiều tính năng khác vào bất kỳ công việc nào để giữ cho dữ liệu được tổ chức và có thể báo cáo.
Tự động hóa các bản cập nhật cho khách hàng và báo cáo trạng thái
Các quản lý tài khoản phải dành hàng giờ mỗi tuần để tổng hợp thông tin cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau nhằm gửi email cho khách hàng. Đó là chi phí quản trị viên không mang lại hiệu quả thực sự.
🎯 Loại bỏ việc theo dõi thủ công bằng cách cài đặt các quy tắc tự động hóa quy trình làm việc cho công ty với ClickUp Automations.
Bạn chỉ cần định nghĩa các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động — ví dụ như “khi một công việc chuyển sang giai đoạn Kiểm duyệt của Khách hàng, thông báo cho người quản lý tài khoản và gán ngày đáo hạn.” Hệ thống sẽ tự động xử lý phần còn lại.
🌟 Tự động tạo bản tóm tắt trạng thái công việc hàng tuần từ dữ liệu công việc thực tế của bạn với ClickUp Brain, công nghệ AI tích hợp có đầy đủ bối cảnh công việc của bạn trong ClickUp.
Thay vì phải viết bản cập nhật từ đầu, ClickUp Brain sẽ tổng hợp các sự kiện diễn ra trong tuần — các công việc đã hoàn thành, các mục đang được xem xét, các hạn chót sắp tới — thành một bản cập nhật có cấu trúc. Tất cả những gì bạn cần làm là xem lại và gửi đi.
🦸🏻♀️ Tính năng nâng cấp Super Agent: Tính năng Project Status Reporter Agent của ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Cấp quyền truy cập dự án cho đại lý, và hệ thống sẽ tự động tạo ra một báo cáo trạng thái sẵn sàng cho các bên liên quan, bao gồm tiến độ so với các cột mốc quan trọng, các mục đã hoàn thành đáng chú ý, các mục có rủi ro và các hạn chót sắp tới.
👀 Xem cách các AI Super Agents của ClickUp có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và cung cấp hỗ trợ thông minh trong công việc hàng ngày của nhóm bạn:
Theo dõi thời gian trực tiếp trong các công việc và dự án
Khi việc theo dõi thời gian được thực hiện trên một công cụ riêng biệt, các mục nhập thường không chính xác hoặc thậm chí bị thiếu hụt hoàn toàn. Điều này làm giảm độ chính xác trong việc lập hóa đơn và biến phân tích lợi nhuận thành một quá trình dựa trên phỏng đoán.
⏱️ Ghi lại thời gian công việc ngay tại nơi bạn đang thực hiện công việc với tính năng Theo dõi Thời gian của ClickUp được tích hợp sẵn trong mỗi công việc.
Bạn có thể bắt đầu hẹn giờ hoặc thêm mục nhập thủ công từ các công việc, chế độ xem dạng danh sách ClickUp, chế độ xem Bảng ClickUp hoặc thậm chí từ menu Hành động Nhanh. Mỗi mục nhập có thể được đánh dấu là tính phí hoặc không tính phí và bao gồm mô tả hoặc thẻ. Bạn có thể theo dõi:
- Số giờ tính phí cho mỗi khách hàng
- Số giờ nội bộ (không tính phí) cho mỗi dự án
- Thời gian ước lượng so với thời gian thực tế cho mỗi sản phẩm
- Phân phối thời gian theo loại sản phẩm
👉🏽 Cẩm nang AI cho Doanh nghiệp Nhỏ của chúng tôi hướng dẫn chi tiết cách sử dụng AI để giảm bớt sự phức tạp trong hoạt động của công ty bạn.
Thay thế báo cáo thủ công bằng các bảng điều khiển thời gian thực
Bạn đang xây dựng báo cáo hiệu suất hàng tuần bằng cách trích xuất dữ liệu từ nhiều công cụ khác nhau rồi dán vào slide? Báo cáo đó đã lỗi thời ngay khi bạn hoàn thành nó.
📊 Xem phân phối khối lượng công việc, tiến độ công việc, thời gian theo dõi và các mục quá hạn chỉ trong nháy mắt với Bảng điều khiển ClickUp.
Các bảng điều khiển chuyển đổi dữ liệu không gian làm việc của bạn thành các tiện ích trực quan — không cần xuất dữ liệu.
| Báo cáo thông thường của công ty | Tiện ích Bảng điều khiển ClickUp hữu ích |
|---|---|
| Tổng quan về khối lượng công việc của nhóm | Khối lượng công việc theo người được giao nhiệm vụ |
| Tiến độ chiến dịch | Các công việc theo trạng thái |
| Thời gian lập hóa đơn cho khách hàng | Theo dõi thời gian theo khách hàng |
| Các sản phẩm chưa hoàn thành đúng hạn | Danh sách công việc quá hạn |
Thêm AI Cards vào bảng điều khiển của bạn để truy cập các thông tin chi tiết được cập nhật liên tục và được hỗ trợ bởi AI. Ví dụ, bạn có thể thêm:
- AI StandUp: Tóm tắt các hoạt động gần đây của bạn trong một khoảng thời gian đã được lựa chọn
- AI Team StandUp: Tóm tắt hoạt động gần đây của các cá nhân và nhóm được lựa chọn trong một khoảng thời gian cụ thể
- Tóm tắt điều hành bằng AI: Tạo bản tóm tắt điều hành cập nhật, thể hiện tình hình và trạng thái của bộ phận, nhóm hoặc các dự án của bạn
- Cập nhật dự án AI: Tạo bản tóm tắt tổng quan về trạng thái và tiến độ dự án của bạn
Bạn thậm chí có thể lên lịch cho các báo cáo trên bảng điều khiển để tự động gửi bản sao đến các bên liên quan.
Hawke Media, một công ty tiếp thị kỹ thuật số đang phát triển, đã chọn ClickUp làm nền tảng để nâng cao năng suất và tính hiển thị. Họ đã ghi nhận sự giảm 70% các trường hợp chậm trễ dự án chỉ trong năm đầu tiên triển khai.
Nhiều lãnh đạo cấp cao của chúng tôi có rất nhiều việc phải theo dõi và không nhất thiết phải đăng nhập vào ClickUp. Tuy nhiên, chúng tôi có thể gửi các liên kết "Chỉ xem" để họ – hoặc bất kỳ ai cần – có thể xem lịch nội dung hoặc bảng điều khiển sprint để nhanh chóng nắm bắt những gì chúng tôi đang thực hiện.
Nhiều lãnh đạo cấp cao của chúng tôi có rất nhiều việc phải theo dõi và không nhất thiết phải đăng nhập vào ClickUp. Tuy nhiên, chúng tôi có thể gửi các liên kết "Chế độ xem" để họ – hoặc bất kỳ ai khác cần xem – có thể xem lịch nội dung hoặc bảng điều khiển sprint để nhanh chóng nắm bắt những gì chúng tôi đang thực hiện.
📚 Xem thêm: Phần mềm quản lý công ty quảng cáo tốt nhất
Tối ưu hóa quy trình phê duyệt nội dung sáng tạo trong một chủ đề duy nhất
Các quy trình phê duyệt phân tán trên email, Slack và các công cụ chỉnh sửa dẫn đến việc bỏ sót các bản sửa đổi và trì hoãn việc ra mắt. Không ai có thể xác định phiên bản nào là phiên bản hiện tại, hoặc quy trình phê duyệt cụ thể nào đang bị tắc nghẽn.
🏆 Kết nối mọi phản hồi với sản phẩm đầu ra thông qua nhiệm vụ ClickUp.
- Tổ chức các cuộc hội thoại tập trung dưới mỗi công việc với tính năng Bình luận theo chuỗi, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin
- Cho phép các bên liên quan chú thích trực tiếp trên hình ảnh, video và tệp PDF bằng tính năng Proofing trong ClickUp — gán phản hồi dưới dạng bình luận ngay trên chính tài sản sáng tạo đó
- Ghi lại và chia sẻ phản hồi video không đồng bộ thông qua ClickUp Clips và nhúng chúng vào công việc gốc, chủ đề trò chuyện hoặc tài liệu
Mọi bên liên quan đều xem cùng một chủ đề thảo luận, cùng một phiên bản và cùng một trạng thái phê duyệt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hợp tác dễ dàng với khách hàng bằng cách mời khách truy cập vào Không gian Làm việc của bạn. Chia sẻ bất kỳ tệp tin hoặc bảng điều khiển nào, mời họ thêm bình luận vào bản thiết kế demo và cài đặt quyền truy cập để kiểm soát ai có thể xem nội dung nào.
Tìm kiếm trên các công việc, tài liệu và tin nhắn bằng AI
📮ClickUp Insight: Hơn 50% nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết trong công việc. Trong khi chỉ 27% cho rằng việc này dễ dàng, phần còn lại gặp phải một số khó khăn, với 23% cho rằng việc này rất khó khăn.
Khi kiến thức bị phân tán khắp các email, cuộc trò chuyện và công cụ, thời gian lãng phí sẽ tích tụ nhanh chóng. Với ClickUp, bạn có thể biến email thành các công việc có thể theo dõi, liên kết các cuộc trò chuyện với công việc, nhận câu trả lời từ AI và nhiều tính năng khác chỉ trong một không gian làm việc duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: Nhóm có thể tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần nhờ ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
🔍 Đừng mất thời gian lục lọi qua bốn ứng dụng để tìm một câu trả lời nữa bằng cách sử dụng Tính năng Tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI của ClickUp.
Tính năng này hoạt động trên các công việc, tài liệu, bình luận và trò chuyện, vì vậy bạn chỉ cần nhập câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên là sẽ nhận được câu trả lời được trích xuất từ dữ liệu thực tế trong Không gian Làm việc của bạn.
Vì ClickUp Brain nằm trong một không gian làm việc tích hợp, nó đã có sẵn bối cảnh cho mọi thứ. ✨
Bạn có thể truy cập tính năng này từ Thanh lệnh AI ở bất kỳ đâu trong ClickUp. Ngoài ra, bạn chỉ cần nhập @brain vào phần bình luận của công việc hoặc trong trò chuyện, giống như khi bạn đề cập đến một người khác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Biến thời gian tiết kiệm được thành thông tin chi tiết với ClickUp Brain MAX. Với trợ lý máy tính để bàn thông minh này, bạn không chỉ tạo ra các bản cập nhật mà còn có thể phân tích quy trình làm việc của mình theo thời gian thực. Hãy đặt các câu hỏi như:
Vì Brain MAX có cái nhìn toàn diện về các công việc, theo dõi thời gian và bảng điều khiển của bạn, nên nó không chỉ hiển thị dữ liệu mà còn kết nối các điểm và làm nổi bật các mẫu mà bạn có thể bỏ lỡ.
Kết quả là gì? Bạn không chỉ tiết kiệm được hơn 15 giờ mỗi tuần mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về việc nhóm của bạn nên tập trung thời gian vào đâu tiếp theo.
Bạn có thể truy cập tính năng này từ Thanh lệnh AI ở bất kỳ đâu trong ClickUp. Ngoài ra, bạn chỉ cần nhập @brain vào phần bình luận của công việc hoặc trong trò chuyện, giống như khi bạn đề cập đến một người khác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Biến thời gian tiết kiệm được thành thông tin chi tiết với ClickUp Brain MAX. Với trợ lý máy tính để bàn thông minh này, bạn không chỉ tạo ra các bản cập nhật mà còn có thể phân tích quy trình làm việc của mình theo thời gian thực. Hãy đặt các câu hỏi như:
- “Những khách hàng nào có chu kỳ phê duyệt lâu nhất?”
- “Chúng ta đang lãng phí nhiều giờ không tính phí nhất ở đâu?”
- “Những dự án nào có nguy cơ bị chậm trễ trong tuần này?”
Vì Brain MAX có cái nhìn toàn diện về các công việc, theo dõi thời gian và bảng điều khiển của bạn, nên nó không chỉ hiển thị dữ liệu mà còn kết nối các điểm và làm nổi bật các mẫu mà bạn có thể bỏ lỡ.
Kết quả là gì? Bạn không chỉ tiết kiệm được hơn 15 giờ mỗi tuần—bạn còn đưa ra những quyết định thông minh hơn về việc nên dành thời gian của nhóm vào đâu tiếp theo.
Tạo mẫu cho các dự án lặp lại và quy trình tiếp nhận khách hàng
Các công ty thường thực hiện các loại dự án tương tự lặp đi lặp lại, nhưng lại phải xây dựng lại cấu trúc công việc từ đầu mỗi lần. Đó là những giờ làm việc bị lãng phí khi phải "phát minh lại bánh xe" mà bạn đã từng xây dựng.
💪🏻 Lưu toàn bộ cấu trúc dự án — bao gồm Công việc, Công việc con, Mối quan hệ phụ thuộc, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa — và triển khai chúng chỉ với một cú nhấp chuột nhờ các mẫu trong ClickUp.
Bạn có thể duyệt Trung tâm Mẫu ClickUp để tìm các tùy chọn có sẵn hoặc lưu mẫu của riêng mình từ bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào. Dưới đây là một số ví dụ về quy trình và tài nguyên mà bạn có thể tạo mẫu:
- Danh sách kiểm tra quy trình tiếp nhận khách hàng
- Quy trình triển khai chiến dịch
- Lịch sản xuất nội dung hàng tháng
- Chu kỳ báo cáo hàng quý
👀 Thư viện mẫu: Chọn từ thư viện hơn 1.000 mẫu có thể tùy chỉnh của chúng tôi. Dưới đây là một số mẫu gợi ý để bạn bắt đầu:
Cách đo lường thời gian mà công ty của bạn tiết kiệm được
Khi bạn đã hợp nhất các quy trình làm việc vào một không gian làm việc duy nhất, câu hỏi tiếp theo rất đơn giản: Điều này thực sự giúp chúng ta tiết kiệm thời gian chứ?
Sai lầm mà hầu hết các công ty mắc phải ở đây là đang theo dõi các chỉ số hào nhoáng thay vì các chỉ số hoạt động. Bạn không cần thêm các bảng điều khiển — bạn cần một bộ nhỏ các chỉ số dẫn dắt cho thấy rõ ràng liệu công việc có đang tiến triển nhanh hơn và với ít nỗ lực hơn hay không.
Dưới đây là các chỉ số thực sự minh chứng cho điều đó:
- Thời gian hoàn thành công việc trung bình: Thời gian cần thiết để một sản phẩm chuyển từ trạng thái “đang thực hiện” sang “đã hoàn thành”. Nếu con số này giảm, điều đó có nghĩa là quy trình làm việc của bạn đã được tối ưu hóa và nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho việc bị tắc nghẽn hoặc chờ đợi.
- Thời gian dành cho báo cáo: Số giờ dành để tổng hợp các bản cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng. Thời gian này sẽ giảm đáng kể khi báo cáo được lấy từ dữ liệu thời gian thực thay vì xuất dữ liệu thủ công
- Số lượng công cụ được sử dụng cho mỗi quy trình làm việc: Số lượng nền tảng mà một chiến dịch hoặc sản phẩm đầu ra tương tác. Ít công cụ hơn = ít phải chuyển đổi giữa các tác vụ hơn và năng suất cao hơn
- Thời gian chu kỳ phê duyệt: Thời gian từ bản nháp đầu tiên đến khi được phê duyệt cuối cùng. Chu kỳ ngắn hơn cho thấy vòng phản hồi rõ ràng hơn và sự hợp tác hiệu quả hơn
- Số giờ được ghi nhận là công việc của quản trị viên không tính phí: Thời gian dành cho việc phối hợp nội bộ, cập nhật trạng thái và quản lý công cụ. Đây chính là "lỗ hổng" ẩn giấu — việc giảm thiểu nó sẽ trực tiếp cải thiện tỷ lệ sử dụng nguồn lực và lợi nhuận.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp ở đây rất rõ ràng: tất cả dữ liệu này đã có sẵn trong Không gian Làm việc của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian chu kỳ, năng suất, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và xu hướng sử dụng mà không cần phải ghép nối nhiều báo cáo lại với nhau.
Một cách tiếp cận thực tế: Đừng cố gắng đo lường mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn hai hoặc ba chỉ số, thiết lập mức cơ sở trong một tuần, sau đó so sánh lại sau 30 ngày. Sự chênh lệch đó chính là “thời gian tiết kiệm được” thực sự của bạn.
Cách bắt đầu hợp nhất quy trình làm việc của công ty bạn
Cách nhanh nhất để thấy kết quả là bắt đầu từ những việc nhỏ, chứng minh giá trị và mở rộng từ đó.
- Kiểm tra các công cụ và quy trình làm việc hiện tại của bạn: Xác định các công việc đang diễn ra hiện nay — quản lý dự án, tài liệu, giao tiếp, báo cáo. Bạn đang tìm kiếm những điểm trùng lặp và cản trở, chứ không phải sự hoàn hảo
- Xác định quy trình làm việc gây tốn thời gian nhất: Chọn một quy trình luôn gây khó khăn (quy trình tiếp nhận khách hàng, báo cáo hàng tuần, phê duyệt nội dung sáng tạo). Bắt đầu từ nơi mà sự lãng phí thời gian là rõ ràng nhất
- Thiết lập một Không gian ClickUp chuyên dụng: Tái tạo quy trình làm việc đó trong ClickUp bằng cách sử dụng Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Nhiệm vụ để mọi thứ được tổ chức trong một môi trường có cấu trúc thống nhất
- Tạo mẫu quy trình: Biến quy trình đó thành một mẫu có thể tái sử dụng với các công việc, mối quan hệ phụ thuộc, Trường Tùy chỉnh và tự động hóa để nhóm của bạn không bao giờ phải xây dựng lại từ đầu nữa
- Mở rộng sang quy trình làm việc tiếp theo: Khi trường hợp sử dụng đầu tiên đã vận hành trơn tru, hãy lặp lại quy trình này cho trường hợp tiếp theo — triển khai chiến dịch, sản xuất nội dung hoặc báo cáo
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các nhóm không thể chuyển đổi hoàn toàn ngay lập tức, hãy kết nối các công cụ hiện có của bạn với ClickUp Integrations trong quá trình chuyển đổi để tránh mất dữ liệu.
Hãy thuyết phục nhóm bằng cách cho họ thấy rằng những rắc rối hàng ngày—như theo dõi trạng thái, tìm kiếm tệp tin, xây dựng lại báo cáo—sẽ biến mất ngay lập tức.
Đừng chỉ quản lý công việc nữa. Hãy bắt đầu thúc đẩy công việc tiến lên cùng ClickUp
Thời gian mà các công ty mất đi mỗi tuần là tổng hợp của hàng chục sự kém hiệu quả nhỏ rải rác trên quá nhiều công cụ. Mỗi công cụ thừa thãi, mỗi lần cập nhật trùng lặp, mỗi quyết định phê duyệt bị chôn vùi trong email — tất cả đều tạo ra sự cản trở. Và sự cản trở này ngày càng tích tụ. Nó làm chậm quá trình thực thi, ăn mòn thời gian tính phí và kéo nhóm của bạn ra khỏi công việc chiến lược và sáng tạo mà khách hàng thực sự trả tiền.
Tập trung công việc vào một không gian làm việc duy nhất với AI tích hợp sẽ loại bỏ nguyên nhân gốc rễ.
Hơn 15 giờ đó không chỉ là thời gian—đó là sự khác biệt giữa một công ty luôn phải chạy đua với thời gian và một công ty có thời gian để suy nghĩ. Hãy hợp nhất các công cụ của bạn, và bạn sẽ thấy nhóm của mình có thể làm được gì khi họ không còn phải vật lộn với các công cụ nữa.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và xem thời gian của nhóm bạn thực sự được sử dụng vào đâu. 🙌
Câu hỏi thường gặp
Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian phổ biến bao gồm việc chuyển đổi giữa nhiều công cụ, tạo báo cáo thủ công, theo dõi các quyết định phê duyệt qua email và trò chuyện, cập nhật trùng lặp và tìm kiếm tệp trên các hệ thống không kết nối với nhau.
Các công ty tiếp thị tiết kiệm thời gian bằng cách hợp nhất các công cụ, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như báo cáo và phê duyệt, đồng thời tập trung hóa việc giao tiếp và quản lý dự án trong một không gian làm việc duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và loại bỏ công việc trùng lặp.
Một không gian làm việc thống nhất kết nối các công việc, tài liệu, giao tiếp và báo cáo tại một nơi duy nhất. Điều này tạo ra một nguồn thông tin chính xác duy nhất, đẩy nhanh quá trình ra quyết định và giảm thời gian dành cho việc điều phối công việc.
Đúng vậy. Thực tế, các công ty quy mô nhỏ được hưởng lợi nhiều nhất vì tự động hóa giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, nâng cao tính nhất quán và cho phép các nhóm gọn nhẹ mở rộng quy mô mà không cần tăng nhân sự.
Các chỉ số chính bao gồm thời gian hoàn thành công việc (thời gian chu kỳ), thời gian xử lý phê duyệt, thời gian dành cho báo cáo, giờ làm việc không tính phí và tỷ lệ sử dụng nguồn lực của toàn nhóm.