Các công ty tiếp thị thường phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau chỉ để triển khai một chiến dịch cho khách hàng. Trên thực tế, Okta đã phát hiện ra rằng các tổ chức trong mọi ngành hiện đang triển khai trung bình 101 ứng dụng, khiến tình trạng phân mảnh trở nên gần như không thể tránh khỏi.
Hướng dẫn này trình bày bảy thay đổi cụ thể trong quy trình làm việc để giúp công ty của bạn lấy lại những giờ làm việc đã mất. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp — một nền tảng duy nhất, bảo mật, nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được tích hợp cùng nhau với AI được nhúng như một lớp trí tuệ — có thể trở thành “siêu năng lực” của bạn trong nỗ lực này.
Tại sao hầu hết các công ty tiếp thị lại lãng phí hơn 15 giờ mỗi tuần
Khi một sản phẩm cần bàn giao cho khách hàng đòi hỏi bạn phải kiểm tra công cụ quản lý dự án để theo dõi các công việc, Tài liệu Google để xem bản tóm tắt yêu cầu, Slack để nhận phản hồi và email để xin phê duyệt, thì thời gian sẽ nhanh chóng tích lũy.
Tình trạng phân tán thông tin này khiến các nhóm lãng phí hàng giờ để tìm kiếm thông tin cần thiết, chuyển đổi giữa các ứng dụng và lặp lại cùng một nội dung cập nhật trên nhiều nền tảng. Mỗi lần chuyển đổi công cụ, mỗi tin nhắn Slack kiểu “tệp đó ở đâu?”, và mỗi báo cáo trạng thái được lập thủ công đều làm tăng thêm thời gian mà không ai đang theo dõi được.
Dưới đây là những việc mà hơn 15 giờ đó thực sự được dành cho: 👀
- Chuyển đổi giữa các ứng dụng: Việc liên tục chuyển từ công cụ quản lý dự án sang tài liệu, sang trò chuyện và sang theo dõi thời gian khiến sự tập trung bị gián đoạn liên tục
- Cập nhật trùng lặp trên các nền tảng: Đăng cùng một trạng thái ở ba nơi đồng nghĩa với việc phải làm gấp ba lần công việc mà không mang lại giá trị gia tăng nào.
- Theo dõi quá trình phê duyệt qua email: Các chủ đề phản hồi bị chôn vùi và các phiên bản dễ bị nhầm lẫn
- Xây dựng lại báo cáo từ đầu: Việc trích xuất dữ liệu từ các công cụ khác nhau để tổng hợp vào bản trình chiếu vào mỗi sáng thứ Hai đồng nghĩa với việc bạn mất một nửa ngày làm việc
- Tìm kiếm các phiên bản sản phẩm: Khi các tệp được lưu trữ rải rác trên Google Drive, Dropbox và các tệp đính kèm email, không ai dám chắc rằng mình đang có phiên bản chính xác.
Tuy nhiên, khi cộng lại, những bất cập nhỏ này tích tụ thành một gánh nặng lớn, làm giảm năng suất của các công ty tiếp thị mỗi tuần. Một công ty mà chúng tôi đã trao đổi đã tính toán rằng nhóm của họ phải dành 45 phút mỗi người mỗi ngày chỉ để chuyển đổi giữa các nền tảng.
🎥 Trước khi tiếp tục, đây là một video với những mẹo thực tế và hữu ích để tăng năng suất cho công ty tiếp thị của bạn mà không khiến mọi người kiệt sức!
Bạn muốn có thêm tài nguyên để nâng cao năng suất, lợi nhuận và quản lý khối lượng công việc? Hãy sử dụng các Tài nguyên Quản lý Dự án của ClickUp dành cho các nhóm công ty quảng cáo.
Nguồn tài liệu này cung cấp cuốn “Big Book for Quản lý dự án quảng cáo”, nhiều mẫu biểu dành cho công ty quảng cáo, các buổi hội thảo trực tuyến và hướng dẫn thực hành.
Chi phí thực sự khi vận hành năm công cụ không tích hợp với nhau trong công ty quảng cáo
Vấn đề của việc sử dụng nhiều công cụ rời rạc không chỉ là sự lãng phí thời gian — mà còn là cách sự phân mảnh đó làm chậm hoạt động của toàn bộ công ty bạn.
Khi thông tin chiến dịch được phân tán trên nhiều nền tảng, quá trình ra quyết định sẽ kéo dài hơn. Các nhóm thường do dự vì không hoàn toàn chắc chắn rằng họ đang xem dữ liệu mới nhất. Một giám đốc sáng tạo xem xét một phiên bản, một quản lý khách hàng lại tham khảo phiên bản khác, và đến khi phản hồi được gửi đến khách hàng, thông điệp đã không còn nhất quán.
Việc thiếu một nguồn thông tin chính xác duy nhất tạo ra những trở ngại nhỏ nhưng tốn kém. Quá trình phê duyệt bị đình trệ, việc chuyển giao công việc trở nên lộn xộn, và những câu hỏi đơn giản biến thành những cuộc trao đổi qua lại kéo dài chỉ để xác nhận những việc đã được hoàn thành.
Dần dần, điều này không chỉ ảnh hưởng đến khâu thực thi:
- Giao tiếp với khách hàng trở nên bị động thay vì chủ động
- Các nhóm dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra công việc thay vì thúc đẩy tiến độ công việc
- Tư duy chiến lược bị lùi lại so với việc điều phối hoạt động
Chi phí thực sự không phải là tiền — mà là sức chứa. Mỗi giờ nhóm của bạn dành ra để quản lý các công cụ là một giờ không được dành cho chiến lược khách hàng hoặc công việc sáng tạo.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng cùng lúc hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở mức 9 nền tảng trở xuống.
Nhưng sao không thử sử dụng một nền tảng duy nhất? Với tư cách là ứng dụng “tất cả trong một” cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất trong khi AI lo phần còn lại.
📖 Đọc thêm: New Reach Marketing: Cách ClickUp giúp công ty chúng tôi mở rộng quy mô lên 800.000 USD ARR
Làm thế nào một không gian làm việc duy nhất có thể thay thế toàn bộ hệ thống công nghệ của một công ty
Thay vì phải kết hợp năm công cụ khác nhau, các công ty đang hợp nhất hệ thống công nghệ của mình và chuyển mọi thứ vào một không gian làm việc duy nhất.
Đây chính là lúc phương pháp không gian làm việc tích hợp phát huy hiệu quả. Vì các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại đều được liên kết với nhau, nên khi mở một công việc chiến dịch, bạn sẽ thấy bản tóm tắt, chủ đề bình luận, thời gian đã ghi lại và trạng thái phê duyệt — tất cả đều được hiển thị ngay trên màn hình mà không cần phải chuyển sang trang khác.
✨ Câu chuyện khách hàng: Mở rộng quy mô mà không gặp trở ngại về vận hành
Khi quy mô nhóm ngày càng mở rộng, việc phối hợp — chứ không phải việc thực thi — trở thành điểm nghẽn.
Đó chính là tình huống mà công ty sản xuất video path8 Productions đã gặp phải. Công việc của họ được phân tán trên nhiều công cụ khác nhau như Smartsheet, Slack, Toggl và Dropbox Paper, buộc các nhà sản xuất phải dành thời gian đồng bộ hóa các cập nhật thay vì tập trung vào việc thúc đẩy tiến độ dự án.
Thay vì bổ sung thêm quy trình hay nhân sự, họ đã hợp nhất mọi thứ vào Small Business Suite của ClickUp.
⚡ Tác động
- Sáu công cụ được thay thế bằng một không gian làm việc thống nhất
- Giảm 60% thời gian chuẩn bị cuộc họp (từ 30–60 phút xuống còn khoảng 10 phút)
- Được triển khai hoàn toàn trong vòng chưa đầy 8 tuần với sự hỗ trợ từ ClickUp
- Hiển thị thời gian thực trên các dự án, giao tiếp và theo dõi thời gian
Với mọi thứ được tập trung tại một nơi, chu kỳ “cập nhật từng công cụ” liên tục đã không còn nữa. Thời gian được ghi lại trực tiếp trên các công việc, các cuộc hội thoại luôn kết nối với công việc và chương trình cuộc họp được tự động tạo ra từ dữ liệu thời gian thực. Hãy nghe chính Pat Henderson chia sẻ 👇
Dưới đây là tổng quan nhanh về một số cách mà không gian làm việc thống nhất có thể hỗ trợ:
| Chiều | Hệ thống công cụ phân mảnh (5 công cụ trở lên) | Không gian làm việc tích hợp |
|---|---|---|
| Đào tạo nhân viên mới | Đào tạo riêng biệt cho từng công cụ | Một nền tảng duy nhất để học hỏi |
| Báo cáo hàng tuần | Xuất, sao chép, dán giữa các công cụ | Trích xuất dữ liệu thời gian thực từ một nguồn duy nhất |
| Chu kỳ phê duyệt | Phân tán trên email và trò chuyện | Tất cả chủ đề được tập trung tại một nơi |
| Tìm kiếm tệp tin | Hãy thử ba hoặc bốn ứng dụng | Một công cụ tìm kiếm thống nhất |
| Nguồn thông tin chính xác | “Công cụ nào có phiên bản mới nhất?” | Không gian làm việc duy nhất, được liên kết |
7 thay đổi trong quy trình làm việc giúp các công ty tiếp thị tiết kiệm hơn 15 giờ
7 chiến lược này sẽ giúp công ty của bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Mỗi chiến lược đều nhắm vào một nguyên nhân gây lãng phí thời gian cụ thể và đề xuất một phương pháp cụ thể để loại bỏ nó trong một không gian làm việc thống nhất.
Tập trung quản lý dự án trên tất cả các tài khoản khách hàng
Hầu hết các công ty đều quản lý từng khách hàng theo cách khác nhau — sử dụng các công cụ, quy ước đặt tên và quy trình làm việc khác nhau. Điều này khiến việc theo dõi khối lượng công việc hoặc thời hạn hoàn thành trên các tài khoản trở nên bất khả thi.
🚀 Tổ chức toàn bộ công ty của bạn theo một cấu trúc rõ ràng với các tính năng Spaces, thư mục và Danh sách công việc của ClickUp.
Các "Spaces" cho phép bạn sắp xếp các quy trình làm việc khác nhau theo khách hàng, bộ phận hoặc các dự án. Các thư mục được đặt bên trong "Spaces" cho các quy trình làm việc phức tạp, còn các "Danh sách công việc" chứa các công việc cụ thể của bạn.
- Không gian: Tên khách hàng (ví dụ: Acme Corp)
- Thư mục: Loại chiến dịch (ví dụ: Ra mắt sản phẩm quý 3)
- Danh sách công việc: Danh mục sản phẩm đầu ra (ví dụ: Nội dung mạng xã hội, Chuỗi email)
- Công việc: Các đầu ra công việc cụ thể kèm theo người được giao, ngày đáo hạn và trạng thái
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi các thông tin meta cụ thể của khách hàng như loại chiến dịch và trạng thái sản phẩm đầu ra mà không cần xây dựng các hệ thống riêng biệt nhờ tính năng Trường Tùy chỉnh (Custom Fields) của ClickUp. Bạn có thể thêm menu thả xuống, ngày tháng, nhãn và nhiều tính năng khác vào bất kỳ công việc nào để đảm bảo dữ liệu được tổ chức khoa học và dễ dàng báo cáo.
Tự động hóa việc cập nhật thông tin cho khách hàng và báo cáo trạng thái
Các chuyên viên quản lý khách hàng phải dành hàng giờ mỗi tuần để tổng hợp thông tin cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau nhằm gửi email cho khách hàng. Đó là gánh nặng quản trị viên không mang lại hiệu quả thực sự.
🎯 Loại bỏ việc theo dõi thủ công bằng cách cài đặt các quy tắc tự động hóa quy trình làm việc cho công ty với ClickUp Automations.
Bạn chỉ cần xác định các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động — chẳng hạn như “khi một công việc chuyển sang giai đoạn ‘Xem xét của khách hàng’, hãy thông báo cho người quản lý tài khoản và chỉ định ngày đáo hạn”. Hệ thống sẽ tự động xử lý phần còn lại.
🌟 Tự động soạn thảo bản tóm tắt trạng thái công việc hàng tuần dựa trên dữ liệu công việc thực tế của bạn với ClickUp Brain – công nghệ AI tích hợp có đầy đủ bối cảnh công việc của bạn trong ClickUp.
Thay vì phải soạn bản cập nhật từ đầu, ClickUp Brain sẽ tự động tổng hợp các sự kiện diễn ra trong tuần — các công việc đã hoàn thành, các mục đang được xem xét, các hạn chót sắp tới — thành một bản cập nhật có cấu trúc rõ ràng. Tất cả những gì bạn cần làm là xem lại và gửi đi.
🦸🏻♀️ Tính năng nâng cao Super Agent: Tính năng Dự án Trạng thái Reporter Agent của ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy cấp quyền truy cập vào dự án của bạn cho công cụ này, và nó sẽ tự động tạo ra một báo cáo trạng thái sẵn sàng trình bày cho các bên liên quan, bao gồm tiến độ so với các cột mốc quan trọng, các mục đã hoàn thành đáng chú ý, các mục có rủi ro và các hạn chót sắp tới.
👀 Xem cách các AI Super Agents của ClickUp có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và cung cấp hỗ trợ thông minh trong công việc hàng ngày của nhóm bạn:
Theo dõi thời gian trực tiếp ngay trong các công việc và dự án
Khi việc theo dõi thời gian được thực hiện trên một công cụ riêng biệt, các mục nhập thường không chính xác hoặc thậm chí bị thiếu hoàn toàn. Điều này làm giảm độ chính xác của hóa đơn và biến việc phân tích lợi nhuận thành một quá trình dựa trên phỏng đoán.
⏱️ Ghi lại thời gian công việc ngay tại nơi bạn đang thực hiện công việc với tính năng Theo dõi Thời gian của ClickUp được tích hợp sẵn trong mỗi công việc.
Bạn có thể bắt đầu hẹn giờ hoặc thêm mục nhập thủ công từ các công việc, Chế độ xem dạng danh sách ClickUp, Chế độ xem Bảng ClickUp hoặc thậm chí từ menu Hành động Nhanh. Mỗi mục nhập có thể được đánh dấu là có thể tính phí hoặc không thể tính phí và bao gồm mô tả hoặc thẻ. Bạn có thể theo dõi:
- Số giờ tính phí cho mỗi khách hàng
- Số giờ nội bộ (không tính phí) cho mỗi dự án
- Thời gian ước lượng so với thời gian thực tế cho mỗi sản phẩm đầu ra
- Phân phối thời gian theo loại sản phẩm đầu ra
👉🏽 Cẩm nang AI dành cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng AI để giảm bớt sự phức tạp trong hoạt động của công ty bạn.
Thay thế báo cáo thủ công bằng các bảng điều khiển thời gian thực
Bạn đang xây dựng báo cáo hiệu suất hàng tuần bằng cách trích xuất dữ liệu từ nhiều công cụ khác nhau rồi dán vào slide? Báo cáo đó đã lỗi thời ngay khi bạn hoàn thành nó.
📊 Xem tổng quan về phân phối khối lượng công việc, tiến độ công việc, thời gian theo dõi và các mục quá hạn chỉ trong nháy mắt với Bảng điều khiển ClickUp.
Các bảng điều khiển chuyển đổi dữ liệu không gian làm việc của bạn thành các tiện ích trực quan — không cần xuất dữ liệu.
| Báo cáo thông dụng của các công ty | Tiện ích Bảng điều khiển ClickUp rất hữu ích |
|---|---|
| Tổng quan về khối lượng công việc của nhóm | Khối lượng công việc theo người được giao |
| Tiến độ chiến dịch | Các công việc theo trạng thái |
| Số giờ lập hóa đơn cho khách hàng | Thời gian được theo dõi theo từng khách hàng |
| Các sản phẩm chưa hoàn thành đúng hạn | Danh sách công việc quá hạn |
Thêm AI Cards vào bảng điều khiển của bạn để truy cập các thông tin chi tiết được cập nhật liên tục và được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo. Ví dụ, bạn có thể thêm:
- AI StandUp: Tóm tắt các hoạt động gần đây của bạn trong khoảng thời gian đã lựa chọn
- AI Team StandUp: Tóm tắt hoạt động gần đây của các cá nhân và nhóm được lựa chọn trong một khoảng thời gian cụ thể
- Tóm tắt điều hành bằng AI: Tạo bản tóm tắt điều hành cập nhật, thể hiện tình hình và trạng thái của bộ phận, nhóm hoặc các dự án của bạn
- Cập nhật dự án AI: Tạo bản tổng quan cấp cao về trạng thái và tiến độ dự án của bạn
Bạn thậm chí có thể lên lịch cho các báo cáo trên bảng điều khiển để tự động gửi bản sao đến các bên liên quan.
Hawke Media, một công ty tiếp thị kỹ thuật số đang phát triển, đã chọn ClickUp làm nền tảng để nâng cao năng suất và hiển thị. Họ đã ghi nhận sự sụt giảm 70% số trường hợp chậm trễ dự án chỉ trong năm đầu tiên triển khai.
Nhiều lãnh đạo cấp cao của chúng tôi có rất nhiều việc phải theo dõi và không nhất thiết phải đăng nhập vào ClickUp. Tuy nhiên, chúng tôi có thể gửi các liên kết “Chỉ xem” để họ – hoặc bất kỳ ai khác có nhu cầu – có thể xem lịch nội dung hoặc bảng điều khiển sprint để nhanh chóng nắm bắt những gì chúng tôi đang thực hiện.
Nhiều lãnh đạo cấp cao của chúng tôi có rất nhiều việc phải theo dõi và không nhất thiết phải đăng nhập vào ClickUp. Tuy nhiên, chúng tôi có thể gửi các liên kết “Chế độ xem” để họ – hoặc bất kỳ ai khác có nhu cầu – có thể xem lịch nội dung hoặc bảng điều khiển sprint để nhanh chóng nắm bắt những gì chúng tôi đang thực hiện.
📚 Xem thêm: Phần mềm quản lý công ty quảng cáo tốt nhất
Tối ưu hóa quy trình phê duyệt nội dung sáng tạo trong một chủ đề duy nhất
Các quy trình phê duyệt phân tán trên email, Slack và các công cụ đánh dấu dẫn đến việc bỏ sót các bản sửa đổi và trì hoãn việc ra mắt sản phẩm. Không ai có thể xác định được phiên bản nào là phiên bản mới nhất, hay quá trình phê duyệt cụ thể nào đang bị đình trệ.
🏆 Luôn gắn kết mọi phản hồi với sản phẩm đầu ra thông qua các nhiệm vụ ClickUp.
- Tổ chức các cuộc hội thoại tập trung dưới mỗi công việc nhờ tính năng Bình luận theo chuỗi, giúp mọi người luôn cập nhật thông tin
- Hãy để các bên liên quan chú thích trực tiếp lên hình ảnh, video và tệp PDF bằng tính năng Proofing trong ClickUp — gán phản hồi dưới dạng bình luận ngay trên chính tài sản sáng tạo đó
- Ghi lại và chia sẻ phản hồi video không đồng bộ thông qua ClickUp Clips và nhúng chúng vào công việc gốc, chủ đề trò chuyện hoặc tài liệu
Mọi bên liên quan đều xem được cùng một chủ đề thảo luận, cùng một phiên bản và cùng một trạng thái phê duyệt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hợp tác dễ dàng với khách hàng bằng cách mời khách truy cập vào Không gian Làm việc của bạn. Chia sẻ bất kỳ tệp tin hoặc bảng điều khiển nào, mời họ thêm nhận xét vào bản thiết kế mẫu và cài đặt quyền truy cập để kiểm soát ai có thể xem nội dung nào.
Tìm kiếm trên các công việc, tài liệu và tin nhắn bằng AI
📮Thông tin từ ClickUp: Hơn 50% nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết trong công việc. Trong khi chỉ 27% cho rằng việc này dễ dàng, phần còn lại đều gặp phải một số mức độ khó khăn, với 23% cho rằng việc này rất khó khăn.
Khi thông tin bị phân tán khắp các email, cuộc trò chuyện và các công cụ khác, thời gian lãng phí sẽ tích tụ rất nhanh. Với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi email thành các công việc có thể theo dõi, liên kết các cuộc trò chuyện với công việc, nhận câu trả lời từ AI và thực hiện nhiều công việc khác ngay trong một không gian làm việc duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần nhờ sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những thành quả gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
🔍 Đừng mất thời gian lục lọi qua bốn ứng dụng chỉ để tìm một câu trả lời nữa – hãy sử dụng tính năng Tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI của ClickUp.
Tính năng này hoạt động trên các mục Công việc, Tài liệu, Bình luận và Trò chuyện, vì vậy bạn chỉ cần nhập câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên là sẽ nhận được câu trả lời được trích xuất trực tiếp từ dữ liệu thực tế trong không gian làm việc của bạn.
Vì ClickUp Brain được tích hợp trong một không gian làm việc hội tụ, nên nó đã có sẵn bối cảnh cho mọi hoạt động. ✨
Bạn có thể truy cập tính năng này từ Thanh lệnh AI ở bất kỳ đâu trong ClickUp. Ngoài ra, bạn chỉ cần nhập @brain vào phần bình luận của công việc hoặc trong trò chuyện, giống như cách bạn đề cập đến một người khác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Biến thời gian tiết kiệm được thành những thông tin chi tiết hữu ích với ClickUp Brain MAX. Với trợ lý máy tính để bàn thông minh này, bạn không chỉ tạo ra các bản cập nhật mà còn có thể phân tích quy trình làm việc của mình theo thời gian thực. Hãy đặt những câu hỏi như:
Vì Brain MAX có cái nhìn toàn diện về các công việc, theo dõi thời gian và bảng điều khiển của bạn, nên nó không chỉ hiển thị dữ liệu mà còn kết nối các thông tin lại với nhau và làm nổi bật những xu hướng mà bạn có thể bỏ lỡ nếu không có công cụ này.
Kết quả là gì? Bạn không chỉ tiết kiệm được hơn 15 giờ mỗi tuần mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về việc nên phân bổ thời gian của nhóm như thế nào trong tương lai.
Bạn có thể truy cập tính năng này từ Thanh lệnh AI ở bất kỳ đâu trong ClickUp. Ngoài ra, bạn chỉ cần nhập @brain vào phần bình luận của công việc hoặc trong trò chuyện, giống như cách bạn đề cập đến một người khác.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Biến thời gian tiết kiệm được thành những thông tin chi tiết hữu ích với ClickUp Brain MAX. Với trợ lý máy tính để bàn thông minh này, bạn không chỉ tạo ra các bản cập nhật mà còn có thể phân tích quy trình làm việc của mình theo thời gian thực. Hãy đặt những câu hỏi như:
- “Những khách hàng nào có chu kỳ phê duyệt kéo dài nhất?”
- “Chúng ta đang lãng phí nhiều giờ không tính phí nhất ở đâu?”
- “Những dự án nào có nguy cơ bị chậm trễ trong tuần này?”
Vì Brain MAX có cái nhìn toàn diện về các công việc, theo dõi thời gian và bảng điều khiển của bạn, nên nó không chỉ hiển thị dữ liệu mà còn kết nối các thông tin lại với nhau và làm nổi bật những xu hướng mà bạn có thể bỏ lỡ nếu không có công cụ này.
Kết quả là gì? Bạn không chỉ tiết kiệm được hơn 15 giờ mỗi tuần mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về việc nên phân bổ thời gian của nhóm như thế nào trong tương lai.
Tạo mẫu cho các dự án lặp lại và quy trình tiếp nhận khách hàng mới
Các công ty thường thực hiện lặp đi lặp lại các loại dự án tương tự, nhưng lại phải xây dựng lại cấu trúc công việc từ đầu mỗi lần. Đó chính là những giờ làm việc bị lãng phí khi phải “phát minh lại bánh xe” mà bạn đã từng tạo ra.
💪🏻 Lưu toàn bộ cấu trúc dự án — bao gồm Nhiệm vụ, Công việc con, Mối quan hệ phụ thuộc, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa — và triển khai chúng chỉ với một cú nhấp chuột nhờ các mẫu trong ClickUp.
Bạn có thể duyệt qua Trung tâm Mẫu ClickUp để tìm các tùy chọn có sẵn hoặc lưu mẫu của riêng mình từ bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào. Dưới đây là một số ví dụ về quy trình và tài nguyên mà bạn có thể tạo mẫu:
- Danh sách kiểm tra quá trình tiếp nhận khách hàng mới
- Quy trình triển khai chiến dịch
- Lịch sản xuất nội dung hàng tháng
- Chu kỳ báo cáo hàng quý
👀 Thư viện mẫu: Chọn từ thư viện của chúng tôi với hơn 1.000 mẫu có thể tùy chỉnh. Dưới đây là một số mẫu gợi ý để bạn bắt đầu:
Cách đo lường thời gian mà công ty của bạn tiết kiệm được
Khi bạn đã hợp nhất các quy trình làm việc vào một không gian làm việc duy nhất, câu hỏi tiếp theo rất đơn giản: Điều này thực sự giúp chúng ta tiết kiệm thời gian chứ?
Sai lầm mà hầu hết các công ty thường mắc phải ở đây là đang theo dõi các chỉ số hào nhoáng thay vì các chỉ số hoạt động. Bạn không cần thêm nhiều bảng điều khiển — bạn cần một bộ nhỏ các chỉ số dẫn dắt cho thấy rõ ràng liệu công việc có đang tiến triển nhanh hơn và với ít nỗ lực hơn hay không.
Dưới đây là các chỉ số thực sự minh chứng cho điều đó:
- Thời gian hoàn thành công việc trung bình: Thời gian cần thiết để một sản phẩm chuyển từ trạng thái “đang thực hiện” sang “đã hoàn thành”. Nếu con số này giảm, điều đó có nghĩa là quy trình làm việc của bạn đã được tối ưu hóa và nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho việc bị tắc nghẽn hoặc chờ đợi.
- Thời gian dành cho việc lập báo cáo: Số giờ dành để tổng hợp các bản cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng. Thời gian này sẽ giảm đáng kể khi báo cáo được trích xuất trực tiếp từ dữ liệu thời gian thực thay vì phải xuất dữ liệu thủ công
- Số lượng công cụ được sử dụng cho mỗi quy trình làm việc: Số lượng nền tảng mà một chiến dịch hoặc sản phẩm đầu ra phải tương tác. Ít công cụ hơn = ít phải chuyển đổi giữa các tác vụ hơn và năng suất cao hơn
- Thời gian chu kỳ phê duyệt: Thời gian từ bản nháp đầu tiên đến khi được phê duyệt cuối cùng. Chu kỳ ngắn hơn cho thấy vòng phản hồi rõ ràng hơn và sự hợp tác hiệu quả hơn
- Số giờ được ghi nhận là công việc của quản trị viên không tính phí: Thời gian dành cho việc phối hợp nội bộ, cập nhật trạng thái và quản lý công cụ. Đây chính là “gánh nặng ẩn” — việc giảm thiểu nó sẽ trực tiếp cải thiện tỷ lệ sử dụng nguồn lực và lợi nhuận.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp ở đây rất rõ ràng: tất cả dữ liệu này đã có sẵn trong Không gian Làm việc của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian chu kỳ, năng suất, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và xu hướng sử dụng mà không cần phải ghép nối nhiều báo cáo lại với nhau.
Một cách tiếp cận thực tế: Đừng cố gắng đo lường mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn hai hoặc ba chỉ số, thiết lập mức cơ sở cho một tuần, sau đó so sánh lại sau 30 ngày. Sự chênh lệch đó chính là “thời gian tiết kiệm được” thực sự của bạn.
👀 Để biết những mẹo nhanh về cách sử dụng AI nhằm cải thiện kết quả hoạt động của công ty bạn, hãy xem video này!
Cách bắt đầu hợp nhất quy trình làm việc của công ty bạn
Cách nhanh nhất để thấy kết quả là bắt đầu từ những việc nhỏ, chứng minh giá trị và từ đó mở rộng quy mô.
- Kiểm tra các công cụ và quy trình làm việc hiện tại của bạn: Xác định các khâu công việc đang diễn ra hiện nay — quản lý dự án, tài liệu, giao tiếp, báo cáo. Bạn cần tìm ra những điểm trùng lặp và trở ngại, chứ không phải sự hoàn hảo
- Xác định quy trình làm việc gây nhiều trở ngại nhất: Chọn một quy trình luôn gây khó khăn (quy trình tiếp nhận khách hàng mới, báo cáo hàng tuần, phê duyệt ý tưởng sáng tạo). Hãy bắt đầu từ nơi mà sự lãng phí thời gian là rõ ràng nhất
- Thiết lập một Không gian ClickUp chuyên dụng: Tái tạo quy trình làm việc đó trong ClickUp bằng cách sử dụng Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Công việc để mọi thứ được tổ chức trong một môi trường có cấu trúc thống nhất
- Tạo mẫu quy trình: Biến quy trình đó thành một mẫu có thể tái sử dụng với các công việc, mối quan hệ phụ thuộc, Trường Tùy chỉnh và tự động hóa để nhóm của bạn không bao giờ phải xây dựng lại từ đầu nữa
- Mở rộng sang quy trình làm việc tiếp theo: Khi trường hợp sử dụng đầu tiên đã vận hành trơn tru, hãy lặp lại quy trình này cho trường hợp tiếp theo — triển khai chiến dịch, sản xuất nội dung hoặc lập báo cáo
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các nhóm không thể chuyển đổi hoàn toàn ngay lập tức, hãy kết nối các công cụ hiện có của bạn với ClickUp Integrations trong quá trình chuyển đổi để tránh mất dữ liệu.
Hãy thuyết phục nhóm bằng cách cho họ thấy rằng những rắc rối hàng ngày — như phải liên tục theo dõi trạng thái, tìm kiếm tệp tin, xây dựng lại báo cáo — sẽ biến mất ngay lập tức.
Hãy ngừng quản lý công việc. Hãy bắt đầu thúc đẩy công việc tiến lên cùng ClickUp
Thời gian mà các công ty mất đi mỗi tuần là tổng hợp của hàng chục điểm kém hiệu quả nhỏ rải rác trên quá nhiều công cụ. Mỗi công cụ thừa thãi, mỗi lần cập nhật trùng lặp, mỗi quyết định phê duyệt bị chôn vùi trong email — tất cả đều tạo ra trở ngại. Và những trở ngại này ngày càng tích tụ. Chúng làm chậm quá trình thực thi, ăn mòn thời gian tính phí và khiến nhóm của bạn phải rời xa những công việc chiến lược và sáng tạo mà khách hàng thực sự trả tiền để có được.
Việc tập trung công việc vào một không gian làm việc duy nhất với AI tích hợp sẵn sẽ loại bỏ tận gốc nguyên nhân gây ra vấn đề.
Hơn 15 giờ đó không chỉ đơn thuần là thời gian — đó chính là sự khác biệt giữa một công ty luôn phải chạy đua với thời gian và một công ty có không gian để suy nghĩ. Hãy hợp nhất các công cụ của bạn, và bạn sẽ nhận ra nhóm của mình có thể làm được gì khi họ không còn phải vật lộn với các công cụ nữa.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và tìm hiểu xem thời gian của nhóm bạn thực sự được sử dụng vào việc gì. 🙌
Câu hỏi thường gặp
Những yếu tố nào gây lãng phí thời gian nhiều nhất tại các công ty tiếp thị?
Các nguyên nhân thường gây lãng phí thời gian bao gồm việc chuyển đổi giữa nhiều công cụ, tạo báo cáo thủ công, theo dõi các bước phê duyệt qua email và trò chuyện, cập nhật trùng lặp và tìm kiếm tệp tin trên các hệ thống không kết nối với nhau.
Làm thế nào để các công ty tiếp thị tiết kiệm thời gian trong các hoạt động hàng ngày?
Các công ty tiếp thị tiết kiệm thời gian bằng cách hợp nhất các công cụ, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như lập báo cáo và phê duyệt, đồng thời tập trung hóa việc giao tiếp và quản lý dự án trong một không gian làm việc duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và loại bỏ công việc trùng lặp.
Không gian làm việc thống nhất giúp nâng cao năng suất của công ty như thế nào?
Một không gian làm việc thống nhất kết nối các công việc, tài liệu, giao tiếp và báo cáo tại một nơi duy nhất. Điều này tạo ra một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, đẩy nhanh quá trình ra quyết định và giảm thời gian dành cho việc điều phối công việc.
Các công ty tiếp thị quy mô nhỏ có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa quy trình làm việc không?
Đúng vậy. Trên thực tế, các công ty quy mô nhỏ là những đơn vị được hưởng lợi nhiều nhất vì tự động hóa giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, nâng cao tính nhất quán và cho phép các nhóm tinh gọn mở rộng quy mô mà không cần tăng thêm nhân sự.
Các công ty nên theo dõi những chỉ số KPI nào để đo lường mức độ tiết kiệm thời gian?
Các chỉ số chính bao gồm thời gian hoàn thành công việc (thời gian chu kỳ), thời gian xử lý phê duyệt, thời gian dành cho việc lập báo cáo, số giờ không tính phí và tỷ lệ sử dụng nguồn lực chung của nhóm.