Không có gì sánh được với cảm giác hào hứng khi một chiến dịch mới dần hoàn thiện. Các nhà thiết kế hoàn thiện phần hình ảnh, các nhà viết quảng cáo bắt trúng tông giọng hoàn hảo, và khách hàng thực sự hào hứng với những gì đang hình thành.
Và rồi… mọi thứ đột ngột dừng lại vì ai đó vẫn chưa phê duyệt tiêu đề, hoặc phản hồi thiết kế bị lạc trong chuỗi email dài.
Đối với các agency, chu kỳ này ảnh hưởng đến thời hạn, năng lượng của nhóm và sự tin tưởng của khách hàng.
Đó là lý do tại sao, trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách các agency có thể tối ưu hóa quy trình phê duyệt sao cho việc đánh giá trở nên nhanh chóng hơn, phản hồi rõ ràng hơn và mọi người đều biết cần làm gì tiếp theo.
Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, giúp quá trình này diễn ra một cách trơn tru. 🤩
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một quy trình phê duyệt rõ ràng và cụ thể cho các agency. Với các trường thông tin về chi phí, tác động và loại mục, mỗi lần nộp đơn đều chứa đầy đủ thông tin cần thiết ngay từ đầu, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các trạng thái như Đang xem xét, Được phê duyệt hoặc Bị từ chối để mọi người dễ dàng theo dõi tình trạng của yêu cầu.
Những thách thức phổ biến trong quy trình phê duyệt của các agency
Quy trình phê duyệt của bạn đang gây thất thoát tài chính, và điều này có thể diễn ra theo những cách mà bạn thậm chí không nhận ra. Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải. 🚧
Nhiều bên liên quan gây ra sự chậm trễ
Giám đốc của khách hàng đã phê duyệt chiến lược chiến dịch tiếp thị, nhưng sau đó nhóm pháp lý của họ đột ngột đưa ra những lo ngại mà trước đó chưa ai đề cập. Bây giờ, CEO của họ lại yêu cầu thông điệp hoàn toàn trái ngược với bản tóm tắt đã được phê duyệt.
Nhưng hãy chờ đã, còn nhiều điều thú vị khác đang chờ đón:
- Tuần thứ ba mang đến yêu cầu về biểu mẫu tuân thủ của nhà cung cấp từ bộ phận mua sắm
- Bộ phận Nhân sự đột ngột cần thực hiện một "đánh giá nhạy cảm văn hóa"
- Một quản lý khu vực quyết định rằng họ cần một thông điệp hoàn toàn khác biệt cho thị trường của mình
- IT làm hỏng việc ra mắt của bạn vì trang đích có 'các pixel đang theo dõi không được ủy quyền'
Mỗi bên liên quan đều cho rằng mình đang giúp đỡ, nhưng vì họ không bao giờ phối hợp với nhau, nhóm của bạn bị kéo theo nhiều hướng khác nhau.
🧠 Thú vị: Hệ thống quy trình phê duyệt đầu tiên có nguồn gốc từ các nền văn minh cổ đại. Ở Mesopotamia, các nhà chép sử sẽ ghi chép các thỏa thuận thương mại lên bảng đất sét, yêu cầu con dấu (giống như chữ ký) từ nhiều bên.
Thiếu hiển thị trong các phê duyệt đang chờ xử lý
Các tài sản chiến dịch biến mất vào các tổ chức khách hàng, và bạn phải đoán xem chúng đang ở đâu trong chuỗi phê duyệt.
Bạn không thể xác định liệu sự chậm trễ là do ai đó đang nghỉ phép, các cuộc đánh giá nội bộ kéo dài hơn dự kiến, hay email của bạn bị chôn vùi trong hộp thư đến của ai đó. Khoảng trống về hiển thị này khiến kế hoạch nguồn lực trở nên bất khả thi.
Hầu hết thời gian, bạn không chắc liệu nên giữ nhóm của mình trong trạng thái sẵn sàng để thực hiện các chỉnh sửa ngay lập tức hay chuyển họ sang các dự án khác.
Sự thiếu hiểu biết và trách nhiệm không rõ ràng
Quyền sở hữu phê duyệt có thể trở nên phức tạp. Người quản lý tài khoản của bạn cho rằng khách hàng sẽ tự điều phối các bên liên quan nội bộ của họ, trong khi khách hàng lại mong đợi nhóm của bạn sẽ quản lý toàn bộ quy trình phê duyệt.
Sau đó, những người ra quyết định mới xuất hiện giữa dự án mà không có mức độ quyền hạn rõ ràng, và đột nhiên mọi người đều phải chờ đợi ai đó đứng ra chịu trách nhiệm. Những khoảng trống này làm tiêu tốn ngân sách dự án dù không có tiến triển nào được thực hiện.
🔍 Bạn có biết? Xu hướng thiên vị quyền lực ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt. Con người có xu hướng chấp nhận quyết định hơn nếu nó đến từ người ở vị trí quyền lực, ngay cả khi lý do không rõ ràng, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của các quy trình minh bạch.
Vấn đề kiểm soát phiên bản và phản hồi không nhất quán
Sự hỗn loạn trong quản lý tệp tin gia tăng khi phản hồi được gửi qua nhiều kênh khác nhau mà không có sự phối hợp.
Nhà thiết kế của bạn có thể đang làm công việc trên phiên bản 12 trong khi các bên liên quan gửi phản hồi dựa trên phiên bản 8. Phản hồi qua email mâu thuẫn với những gì đã được thảo luận trong các cuộc họp, và không ai biết đâu là ý kiến ưu tiên.
Vấn đề kiểm soát phiên bản này khiến nhóm của bạn phải dành thời gian tính phí để xác định những gì cần thiết thay vì thực hiện các thay đổi.
Nút thắt cổ chai trong các dự án khẩn cấp hoặc có ưu tiên cao
Các chiến dịch gấp rút sẽ bộc lộ mọi điểm yếu trong quy trình phê duyệt mà bạn cho là hiệu quả. Các quy trình tiêu chuẩn hoạt động tốt cho các dòng thời gian bình thường thường bị phá vỡ khi khách hàng yêu cầu thời gian hoàn thành nhanh chóng.
Hãy cùng xem xét những điểm tắc nghẽn dự án khẩn cấp phổ biến nhất:
- Các phê duyệt vào cuối tuần thường bị trì hoãn vì không ai kiểm tra email công việc cho đến Monday
- Khách hàng quốc tế tạo ra khoảng cách múi giờ khiến các quy trình phê duyệt bị đình trệ trong hơn 12 giờ
- Những người phê duyệt sao lưu thiếu bối cảnh và quyền hạn để đưa ra quyết định nhanh chóng
- Các thay đổi khẩn cấp kích hoạt các cuộc đánh giá tuân thủ, khiến quá trình này mất nhiều thời gian hơn so với dòng thời gian ban đầu
Những điểm nghẽn này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý dự án. Chúng gây ra sự chậm trễ, ảnh hưởng đến các khách hàng khác và làm tổn hại đến uy tín của agency về khả năng giao hàng đáng tin cậy.
🧠 Thú vị: Các hội nghề nghiệp thời Trung Cổ hoạt động dựa trên quy trình phê duyệt. Thợ thủ công không thể bán hàng hóa mà không có sự phê duyệt của các bậc thầy hội nghề, những người kiểm tra chất lượng và tuân thủ các quy tắc thương mại. Điều này không khác biệt lắm so với các kiểm tra chất lượng hiện nay trong các agency.
Hướng dẫn từng bước để tối ưu hóa quy trình phê duyệt
Các agency cần quy trình phê duyệt giúp giảm thiểu rào cản và duy trì chất lượng. Sử dụng các bước này và bản đồ chúng vào phần mềm quản lý dự án cho agency sáng tạo của ClickUp để đảm bảo sự đồng bộ.
Hãy xem phần mềm quy trình phê duyệt hoạt động như thế nào! 🧰
Bước #1: Thu thập yêu cầu tại một nơi duy nhất
Khi nhiều khách hàng gửi yêu cầu qua email, trò chuyện hoặc thậm chí WhatsApp, các chi tiết có thể dễ dàng bị lạc. Bạn cần một cách để tập trung mọi yêu cầu vào một nguồn tin cậy duy nhất.
Ví dụ: Tạo một biểu mẫu yêu cầu trong phần mềm quy trình làm việc của bạn, yêu cầu thông tin về ngân sách, đối tượng mục tiêu, các sản phẩm chính và dòng thời gian mong muốn.
Với ClickUp Forms, các thông tin đầu vào từ khách hàng có thể tự động chuyển thành các nhiệm vụ ClickUp. Nếu khách hàng điền vào biểu mẫu thiết kế lại trang web của bạn, một nhiệm vụ sẽ được tạo ngay lập tức, giao cho người quản lý tài khoản và liên kết với tất cả các tài liệu đã tải lên, chẳng hạn như hướng dẫn thương hiệu hoặc logo.
Dưới đây là những yếu tố giúp biểu mẫu hoạt động hiệu quả nhất cho các agency:
- Thêm các trường bắt buộc cho mục tiêu, ngân sách tiếp thị và thời hạn
- Sử dụng menu thả xuống cho dòng thời gian dự án để tránh những kỳ vọng mơ hồ
- Cho phép tải lên tệp để khách hàng có thể cung cấp logo, phông chữ hoặc các tác phẩm sáng tạo trước đó
Học cách chuyển đổi quy trình tiếp nhận của bạn:
Bước #2: Chia dự án thành các công việc có cấu trúc
Sau khi thu thập yêu cầu rõ ràng, bước tiếp theo là chia nhỏ nó thành các phần có thể thực hiện được.
Một chiến dịch như ‘Ra mắt quảng cáo thời trang mới’ cần các bước nhỏ, có thể kiểm soát được như viết kịch bản, tuyển chọn diễn viên, chỉnh sửa và phê duyệt của khách hàng.
ClickUp dành cho các agency giúp việc quản lý này trở nên dễ dàng.
Mỗi sản phẩm đầu ra trở thành một công việc, được giao cho thành viên phù hợp trong nhóm, kèm theo các công việc con cho các bước nhỏ. Công việc quay video có thể có các công việc con cho:
- Đặt lịch studio
- Tuyển dụng đội ngũ quay phim
- Quản lý đạo cụ
Các trạng thái tác vụ tùy chỉnh của ClickUp sẽ hiển thị chính xác vị trí của từng công việc. Thay vì các trạng thái chung chung như ‘Đang tiến hành’, một agency có thể cài đặt các trạng thái như ‘Đang phát triển ý tưởng’, ‘Bản nháp đầu tiên đã sẵn sàng’ và ‘Đã nhận phản hồi từ khách hàng’. Mọi người đều có thể theo dõi tiến độ công việc mà không cần gửi email cập nhật.
Dưới đây là chia sẻ của Tyler Guthrie, Giám đốc Điều hành Doanh thu, Home Care Pulse, về việc sử dụng ClickUp để quản lý quy trình phê duyệt:
Các biểu mẫu và quy trình phê duyệt rất dễ triển khai và giúp xử lý các yêu cầu giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian.
Các biểu mẫu và quy trình phê duyệt rất dễ triển khai và giúp xử lý các yêu cầu giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian.
Bước #3: Sắp xếp các bước phê duyệt theo thứ tự đúng
Công việc sáng tạo thường phải trải qua các vòng đánh giá nhiều tầng: người phụ trách sáng tạo nội bộ, quản lý tài khoản, sau đó là sự phê duyệt của khách hàng. Nếu các bước này không được thực hiện theo thứ tự, các mốc thời gian sẽ bị phá vỡ.
Tính năng Phụ thuộc Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn kiểm soát luồng này. Ví dụ, nhiệm vụ chỉnh sửa không thể bắt đầu cho đến khi giám đốc sáng tạo phê duyệt bản phác thảo. Các phụ thuộc này khóa thứ tự để không ai có thể nhảy vọt lên trước.
Giả sử agency của bạn đang triển khai một bộ quảng cáo băng rôn. Công việc thiết kế sẽ bị khối cho đến khi công việc viết nội dung được hoàn thành. Khi công việc viết nội dung được đánh dấu hoàn thành, công việc thiết kế sẽ tự động được mở.
📮 ClickUp Insight: 24% nhân viên cho biết các công việc lặp đi lặp lại cản trở họ thực hiện công việc có ý nghĩa hơn, và 24% khác cảm thấy kỹ năng của mình bị sử dụng không hiệu quả. Điều đó tương đương với gần một nửa lực lượng lao động cảm thấy bị khối sáng tạo và bị đánh giá thấp. 💔
ClickUp giúp tập trung vào công việc có tác động cao với các trợ lý AI dễ cài đặt, tự động hóa các tác vụ lặp lại dựa trên các điều kiện kích hoạt. Ví dụ, khi một công việc được đánh dấu hoàn thành, Trợ lý AI của ClickUp có thể tự động giao bước tiếp theo, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái dự án, giúp bạn thoát khỏi việc theo dõi thủ công.
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã giảm thời gian xây dựng báo cáo xuống 50% hoặc hơn nhờ các công cụ báo cáo tùy chỉnh của ClickUp — giúp nhóm của họ tập trung ít hơn vào định dạng và nhiều hơn vào dự báo.
Bước #4: Gán phản hồi vào đúng vị trí
Phản hồi từ các agency thường bị lạc trong các chủ đề trò chuyện dài. Một tin nhắn mơ hồ như “Thay đổi màu sắc này” có thể khiến các nhóm bối rối không biết ai nên thực hiện. Phản hồi cần có quyền sở hữu.
ClickUp Assign Comments giải quyết vấn đề này một cách trực tiếp. Đối tượng/kỳ/phiên bản, khi khách hàng ghi chú rằng nút CTA trên trang đích trông yếu, người quản lý tài khoản sẽ thêm một bình luận được gán cho nhà thiết kế. Bình luận đó sẽ được mở cho đến khi nhà thiết kế giải quyết xong.
Hoặc giả sử agency của bạn đang tổ chức một buổi chụp ảnh. Người phụ trách sáng tạo có thể để lại bình luận được giao trên công việc ‘Hoàn thiện chỉnh sửa’: @Jamie, thay thế hình ảnh 3 bằng bức ảnh thay thế. Jamie sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, và cập nhật này vẫn được liên kết với công việc.
🧠 Thú vị: Quy trình phê duyệt giấy tờ đã trở thành nguồn cảm hứng cho những câu chuyện hài hước văn phòng trong nhiều thập kỷ. Từ truyện tranh Dilbert đến 'báo cáo TPS' trong không gian, các nút thắt trong quy trình phê duyệt luôn là điểm đau đầu chung của các doanh nghiệp.
Dưới đây là một ví dụ hài hước:
Bước #5: Tự động hóa các bước phê duyệt lặp đi lặp lại
Ngay cả khi đã tạo ra một quy trình làm việc mới, các agency vẫn phải dành hàng giờ để cài đặt nhắc nhở cho phản hồi của khách hàng, di chuyển các công việc vào giai đoạn xem xét hoặc thông báo cho các nhóm về các thay đổi.
ClickUp Tự động hóa giúp bạn loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại. Chúng hoạt động dựa trên quy tắc đơn giản "nếu điều này xảy ra, thì thực hiện điều kia", cho phép bạn cài đặt các điều kiện kích hoạt và hành động tùy chỉnh trong nền tảng tập trung.
Giả sử bạn đang triển khai gói tái định vị thương hiệu. Ngay khi nhóm thiết kế hoàn thành các ý tưởng logo, tính năng Tự động hóa sẽ kích hoạt email gửi đến khách hàng thông báo bản nháp đã sẵn sàng trong phần mềm quản lý dự án sáng tạo. Quy trình tiếp tục diễn ra mà không cần ai phải nhớ gửi nhắc nhở.
Dưới đây là cách tự động hóa quy trình làm việc hỗ trợ việc phê duyệt:
- Tự động phân công công việc khi trạng thái thay đổi
- Kích hoạt gửi thông báo cho khách hàng khi các sản phẩm hoàn thành đạt đến giai đoạn kiểm duyệt
- Chuyển các công việc sang danh sách công việc mới sau khi quy trình phê duyệt nội bộ hoàn thành
Bước #6: Tập trung các cuộc hội thoại tại nơi công việc diễn ra
Quá trình phê duyệt của khách hàng thường bị gián đoạn khi giao tiếp diễn ra trên nhiều kênh khác nhau. Các nhóm cần một địa điểm duy nhất nơi tất cả các cuộc hội thoại được kết nối với các deliverables.
ClickUp Chat cho phép các agency duy trì các cuộc thảo luận trong không gian làm việc của dự án.
Ví dụ, khi khách hàng có yêu cầu chỉnh sửa cho video chiến dịch, người quản lý tài khoản có thể trực tiếp thêm các ghi chú đó vào kênh liên kết với chiến dịch đó. Các nhà thiết kế và trình chỉnh sửa có thể xem những thay đổi mà không cần bối cảnh hoặc sự phân tán công việc.
Đối với các cuộc thảo luận trực tiếp, SyncUps trong ClickUp Trò chuyện mang lại một lớp tương tác mới. Bạn có thể bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video trong bất kỳ kênh nào hoặc tin nhắn riêng tư (DM).
Giả sử giám đốc sáng tạo của bạn muốn giải quyết các chỉnh sửa của khách hàng trong thời gian thực. Nhóm bắt đầu một phiên SyncUp trong kênh dự án chuyên dụng, cùng nhau xem xét phản hồi và cập nhật công việc trong suốt cuộc gọi. Trong khi cuộc gọi diễn ra, bạn có thể làm việc cùng nhau để chỉnh sửa tài liệu hoặc điều chỉnh bảng trắng.
Bước #7: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đơn giản hóa quá trình đánh giá sáng tạo
Khi các chiến dịch bước vào giai đoạn xem xét của khách hàng, các nhóm thường lãng phí hàng giờ để lọc qua các bản tóm tắt cồng kềnh, các chủ đề email lộn xộn hoặc các câu hỏi lặp lại từ khách hàng. Các agency có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để lọc bỏ thông tin không cần thiết và tập trung vào những gì quan trọng.
ClickUp Brain hoạt động như trợ lý theo yêu cầu cho nhóm sáng tạo của bạn trong quá trình đánh giá.
Ví dụ, nếu khách hàng gửi một tài liệu tái định vị thương hiệu dài 15 trang, bạn có thể yêu cầu Trợ lý Quản lý dự án AI tạo ra một bản tóm tắt hai đoạn về các hướng dẫn quan trọng nhất về giọng điệu, hình ảnh và đối tượng mục tiêu. Như vậy, nhóm thiết kế sẽ có được sự rõ ràng mà không cần đọc từng dòng.
ClickUp Brain’s AI Writer for Công việc có thể tạo ra các tiêu đề thay thế phù hợp với giọng điệu thương hiệu của khách hàng, cung cấp cho các nhà viết quảng cáo một cơ sở nhanh chóng để tinh chỉnh.
Bạn cũng có thể:
- Tóm tắt các bản tóm tắt dài của khách hàng thành các điểm chính có thể thực hiện được cho các nhà thiết kế và biên tập viên
- Tạo nội dung ban đầu như nội dung quảng cáo hoặc tiêu đề email để xem xét nội bộ
- Trả lời các câu hỏi nhanh về bối cảnh, chẳng hạn như ‘Khách hàng đã phê duyệt những màu sắc nào cho chiến dịch mùa xuân?’
✅ Thử gợi ý này: Tóm tắt chủ đề phản hồi của khách hàng này thành ba điểm chỉnh sửa khóa mà chúng ta cần thực hiện trước khi hoàn thiện bản nháp thứ hai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để giảm thời gian xem xét thêm nữa, hãy yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt các chủ đề trò chuyện dài thành các điểm hành động ngắn gọn.
Bước #8: Mở rộng quy trình phê duyệt với trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến
Mỗi khách hàng có yêu cầu riêng biệt, và mỗi chiến dịch đều tuân theo mô hình quy trình làm việc riêng của mình.
ClickUp Brain MAX, một trợ lý AI trên desktop, kết nối nhiều mô hình AI, bao gồm ChatGPT, Gemini, Claude và DeepSeek, với không gian làm việc của bạn. Nó cũng kết nối giữa các ứng dụng của bạn, giúp dễ dàng lấy thông tin từ Google Drive hoặc Figma vào quy trình phê duyệt.
Ví dụ, nếu ba khách hàng khác nhau đều lên lịch quay video trong cùng một tuần, Brain MAX dự đoán khả năng thiếu hụt nguồn lực. Nó có thể đề xuất điều chỉnh lại nhân sự trình chỉnh sửa hoặc gia hạn một hạn chót để tránh việc giao hàng trễ.
✅ Thử gợi ý này: Phân tích năm chu kỳ phê duyệt chiến dịch gần nhất cho Khách hàng A và chỉ ra các điểm gây trì hoãn, sau đó đề xuất các điều chỉnh cần thực hiện trong lần ra mắt tiếp theo, đảm bảo cải tiến liên tục.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp cung cấp một thiết lập thư mục có tổ chức, trong đó mọi yêu cầu dự án hoặc bản tóm tắt của khách hàng đều được gửi qua một biểu mẫu chuẩn hóa.
Với các trường tùy chỉnh của ClickUp như Mô tả, Tác động, Chi phí tác động, Loại mục và Xác suất, bạn sẽ có được thông tin bối cảnh quan trọng và các chỉ số định lượng ngay từ đầu.
Các thực hành tốt nhất cho quy trình phê duyệt của các agency
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất để quản lý quy trình phê duyệt một cách trơn tru, dự đoán được và không gây căng thẳng cho cả nhóm của bạn và khách hàng.
Tạo bản đồ phê duyệt trước khi dự án bắt đầu
Dự án sẽ bị chậm trễ khi bạn không biết ai là người phê duyệt từng phần.
Tại buổi khởi động, Danh sách công việc tất cả các bên có quyền quyết định, bao gồm cả các liên hệ sao lưu, và xác định chính xác những gì mỗi người có thể phê duyệt.
Ví dụ: Trưởng bộ phận vận hành sáng tạo có thể phê duyệt bản thiết kế, Trưởng bộ phận tiếp thị có thể phê duyệt nội dung, và nhóm pháp lý có thể kiểm tra tuân thủ. Ngoài ra, hãy thêm các liên hệ sao lưu để tránh trì hoãn khi có người không thể tham gia.
⚡ Kho mẫu: Sử dụng mẫu cuộc họp khởi động dự án ClickUp để ghi lại tất cả các vai trò phê duyệt, truyền đạt mục tiêu và thiết lập mục tiêu và dòng thời gian thực tế. Thêm các thuộc tính như Quản lý dự án, Địa điểm, Người tham dự và nhiều hơn nữa để đảm bảo mọi thứ được ghi chép đầy đủ.
Tích hợp các mốc thời gian phê duyệt vào dòng thời gian dự án
Khi lập kế hoạch cho dự án, hãy dành ra các khung thời gian cụ thể cho việc xem xét của khách hàng. Nếu một thiết kế cần được khách hàng phê duyệt vào thứ Sáu, nhóm sẽ biết cần hoàn thành bản nháp vào thứ Tư để có thời gian dự phòng.
Thông báo rõ ràng các mốc thời gian, liên kết chúng với các cột mốc và xác định các điểm tắc nghẽn bằng cách sử dụng chế độ xem Gantt của ClickUp trong phần mềm quy trình phê duyệt của bạn.
Sử dụng các vòng phê duyệt thay vì phản hồi liên tục
Nhận phản hồi liên tục có thể khiến bạn cảm thấy như đang chạy vòng quanh. Hãy cấu trúc phản hồi thành các vòng với mục tiêu và thời hạn rõ ràng.
Ví dụ: Đối tượng/kỳ/phiên bản:
- Vòng 1 tập trung vào chiến lược và thông điệp
- Vòng hai khám phá việc thực thi trực quan
- Vòng 3 xác nhận các điều chỉnh cuối cùng
Việc phản hồi sau khi một vòng làm việc kết thúc sẽ được xem xét cho các giai đoạn dự án tiếp theo hoặc có thể ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng. Phương pháp này giúp tránh các vòng sửa đổi vô tận đồng thời vẫn cho phép khách hàng đóng góp ý kiến có giá trị.
🔍 Bạn có biết? Ngay cả emoji cũng cần được phê duyệt. Mỗi thiết kế emoji mới đều phải trải qua quy trình phê duyệt của Hiệp hội Unicode trước khi xuất hiện trên bàn phím của bạn.
Khuyến khích trách nhiệm phê duyệt thông qua bảng điều khiển và trợ lý AI
Sự chậm trễ trong quy trình phê duyệt thường không được phát hiện cho đến khi đã quá muộn. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi các chỉ số hiệu suất khóa, bao gồm các phê duyệt đang chờ xử lý và thời gian chờ đợi.
Bạn có thể xem số lượng công việc trong từng trạng thái, như ‘Đang chờ phê duyệt’, ‘Đã phê duyệt’ hoặc ‘Cần chỉnh sửa’, và nhanh chóng xác định nơi các phê duyệt đang tích tụ.
Các thẻ có thể hiển thị thời gian xử lý trung bình cho các phê duyệt và thậm chí sắp xếp theo thành viên nhóm hoặc khách hàng. Điều này giúp dễ dàng theo dõi trách nhiệm và duy trì tiến độ dự án.
Ngoài ra, ClickUp cho phép bạn lên lịch báo cáo từ các bảng điều khiển này. Bạn có thể tự động gửi cập nhật cho khách hàng hoặc các bên liên quan nội bộ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cấu hình một Trợ lý AI ClickUp tùy chỉnh để theo dõi trạng thái công việc và ngày đáo hạn, gửi nhắc nhở, nâng cấp vấn đề hoặc cập nhật trạng thái khi cần thiết, nhằm thúc đẩy tiến độ công việc.
Phê duyệt tài sản sáng tạo với ClickUp
Đối với các nhà quản lý dự án của agency, mỗi ngày đều giống như việc vá các lỗ hổng thay vì đẩy công việc tiến lên. Với một quy trình phê duyệt hiệu quả, nhóm của bạn có thể đẩy dự án tiến lên mà không gặp các trì hoãn không cần thiết.
ClickUp là Không gian Làm việc AI tích hợp giúp bạn theo dõi mọi thứ tại một nơi duy nhất, mà không cần phải sử dụng hàng chục công cụ khác nhau. Lên lịch và quản lý mọi đầu ra với công việc, tập trung tất cả cuộc hội thoại với trò chuyện, và để bảng điều khiển tùy chỉnh trở thành trung tâm điều khiển của agency. Hoàn thiện với tự động hóa và tăng tốc thông qua ClickUp Brain và Brain MAX.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Các agency có thể tạo ra các quy trình làm việc rõ ràng cho từng khách hàng, xác định người ra quyết định, thiết lập các phụ thuộc giữa các công việc và tập trung tất cả phản hồi trong một không gian làm việc duy nhất. Điều này giúp mọi quy trình phê duyệt trở nên hiển thị, có tổ chức và dễ theo dõi.
Đúng vậy. ClickUp cho phép bạn cài đặt các quy trình tự động hóa để thông báo cho các thành viên trong nhóm khi các phê duyệt đang chờ xử lý, quá hạn hoặc đã hoàn thành. Điều này giúp giảm bớt nhu cầu theo dõi thủ công và duy trì các công việc hành chính diễn ra suôn sẻ.
Xác định vai trò của từng người phê duyệt, tạo bản đồ phê duyệt trước khi dự án bắt đầu, đặt hạn chót và sử dụng công cụ để tập trung phản hồi. Các cuộc kiểm tra định kỳ và quy trình được ghi chép cũng giúp tránh tắc nghẽn và đảm bảo hiệu quả của quy trình làm việc.
Các agency có thể đang theo dõi quy trình phê duyệt bằng cách sử dụng Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh trong ClickUp. Bảng điều khiển, Chế độ Xem Danh sách công việc và Chế độ Xem Biểu đồ Gantt hiển thị trạng thái hiện tại của từng công việc, người chịu trách nhiệm và hạn chót. Bạn cũng có thể sử dụng Tính năng Phụ thuộc Nhiệm vụ để xem các phê duyệt nào đang khối công việc tiếp theo.
Các công cụ AI như ClickUp Brain và Brain MAX có thể tóm tắt các chủ đề phản hồi dài, nhấn mạnh các mục khóa, cảnh báo về các trì hoãn tiềm ẩn và thậm chí đề xuất các dòng thời gian thông minh hơn. Điều này giúp các nhóm làm việc nhanh hơn và giảm thiểu lỗi.