Nhóm của bạn đang bận rộn với công việc. Các dự án đang được triển khai rầm rộ, các nhóm đang hợp tác giữa các bộ phận và thời hạn đang đến gần.
Nếu không có kế hoạch rõ ràng, việc quản lý các công việc này dường như là không thể. Đây là lúc quy trình làm việc phát huy tác dụng, cung cấp lộ trình có cấu trúc để hướng dẫn hoàn thành mọi công việc.
Vậy, nó hoạt động như thế nào và làm thế nào để xây dựng quy trình công việc kỹ thuật số để tăng năng suất? Hãy cùng tìm hiểu!
Quy trình làm việc là gì?
Bạn có thể nghĩ rằng quy trình làm việc chỉ là một danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn sử dụng được nâng cấp, nhưng thực tế hoàn toàn khác xa.
Quy trình công việc là tập hợp có cấu trúc các công việc cố định phải được thực hiện để hoàn thành một quy trình kinh doanh cụ thể. Chúng thường được điều chỉnh bởi một bộ quy tắc được xác định trước.
Hãy phân tích bằng một ví dụ.
Hãy xem xét quy trình thanh toán hóa đơn điện cho công ty của bạn. Quy trình kinh doanh này có thể bao gồm các bước như:
- Nhận hóa đơn
- Kiểm tra các khoản phí
- Phê duyệt thanh toán
- Và cuối cùng, việc phân phối quỹ
Đối với các doanh nghiệp, việc tạo quy trình công việc như mô tả ở trên (mặc dù thường chi tiết hơn) có thể cải thiện hiệu quả đáng kể (nghĩa là tránh phí trả chậm do không thanh toán hóa đơn điện đúng hạn) và thu được những thông tin kinh doanh hữu ích (nghĩa là xác định những nơi có thể tiết kiệm năng lượng).
🌈 Bạn có biết: Thuật ngữ "quy trình công việc" có thể được bắt nguồn từ năm 1921, khi nó được đề cập lần đầu tiên trong một tạp chí kỹ thuật đường sắt.
Vai trò của quy trình công việc trong quản lý dự án
Trong khi ví dụ trước tập trung vào quy trình kinh doanh chung, khái niệm quy trình công việc được sử dụng nhiều trong quản lý dự án.
Sau tất cả, các công ty trung bình lãng phí 11,4% tổng nguồn lực do quản lý dự án kém, và sự thiếu hiệu quả này góp phần khiến hơn một nửa số doanh nghiệp thường xuyên vượt quá ngân sách dự án.
Có một thứ tự công việc được xác định rõ ràng trong quy trình quản lý dự án có thể là siêu năng lực của một doanh nghiệp. Bằng cách vạch ra rõ ràng từng bước của quy trình công việc, bạn có thể:
- Tiết kiệm thời gian
- Cải thiện kết quả
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm
Đây là lý do tại sao 71% những người sử dụng phần mềm quản lý dự án khuyên dùng nó. Lý do của họ là gì? Các công cụ quản lý dự án giúp các nhóm theo dõi trạng thái chính xác của các dự án trong quy trình làm việc của họ và đạt được kết quả tốt hơn.
Hãy cùng xem hướng dẫn từng bước để thiết kế quy trình quản lý dự án hiệu quả cho tổ chức của bạn.
Cách tạo quy trình công việc trong 9 bước đơn giản
Tạo một quy trình làm việc hiệu quả và hiệu suất cao, có thể bao quát hầu hết các quy trình kinh doanh của bạn là điều cực kỳ dễ dàng! Dưới đây là cách thực hiện.
1. Xác định mục tiêu và công việc của bạn
Một quy trình công việc tốt sẽ không hoàn chỉnh nếu không có bức tranh toàn cảnh về tất cả các công việc cần hoàn thành.
Trước khi tạo quy trình công việc, bạn cần có mục tiêu tập trung với các công việc được xác định rõ ràng từ đầu đến cuối. Trong bước này, hãy lưu ý các công việc phải được hoàn thành theo trình tự hoặc song song, với một số công việc phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Dưới đây là một trường hợp sử dụng đơn giản.
Trong quy trình phê duyệt hoàn trả chi phí đi công tác, dữ liệu chi phí trước tiên được thu thập từ nhân viên hoặc nhà cung cấp đã gửi hóa đơn. Sau đó, người quản lý sẽ xem xét và nếu được phê duyệt, nhóm tài chính sẽ xử lý cuối cùng.
Nếu không hiểu cấu trúc công việc này, quy trình công việc của bạn sẽ tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết vấn đề.
2. Xác định mục tiêu quy trình công việc
Mặc dù chúng ta đã xác định các công việc, nhưng vẫn còn một bước nữa, đó là xác định mục tiêu và mục đích của dự án.
Có mục tiêu rõ ràng sẽ thúc đẩy bạn lựa chọn công việc phù hợp và đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng trong suốt quá trình. Cách tiếp cận tốt nhất là đặt mục tiêu, sau đó chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể thực hiện được và giao cho các thành viên trong nhóm.
Ví dụ: nếu mục tiêu của nhóm bán hàng là tăng kích thước giao dịch trung bình, bạn có thể đặt các mục tiêu có thể đo lường được, chẳng hạn như:
- Đóng giao dịch trên một số tiền cụ thể (ví dụ: trên 50.000 đô la cho mỗi khách hàng mỗi năm)
- Gói nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ hơn vào hợp đồng hàng năm
Trong tình huống này, sử dụng các công cụ như ClickUp Goals sẽ giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn. Khi các thành viên trong nhóm đạt được tiến độ, họ có thể cập nhật mục tiêu của mình trong ClickUp. Điều này giúp các thành viên khác trong nhóm được cập nhật thông tin và thống nhất với các mục tiêu của dự án.
Phần hay nhất? Phần mềm Quản lý dự án và Quy trình làm việc của ClickUp có thể tự động tính toán tiến độ dự án của bạn trong thời gian thực. Điều này giúp nhóm của bạn hiểu rõ tiến độ và quản lý dòng thời gian.
3. Hình dung quy trình
Sau khi đã có nền tảng cơ bản, đã đến lúc tạo sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa toàn bộ quy trình.
Dưới đây là lý do tại sao sơ đồ hữu ích: Chúng cung cấp một biểu diễn rõ ràng về quy trình làm việc, giúp dễ dàng xác định các điểm tắc nghẽn ngay cả trong các quy trình phức tạp nhất.
Trong bước này, bạn nên luôn chọn một công cụ quản lý quy trình làm việc cho phép tạo/lập sơ đồ quy trình làm việc dễ dàng bằng cách kéo và thả. ClickUp nổi bật trong lĩnh vực này với các công cụ và mẫu có thể tùy chỉnh cao.
Các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới sử dụng Bảng trắng ClickUp để tối đa hóa các phiên brainstorming của họ. Bảng trắng cung cấp các sơ đồ trình bày chuyên nghiệp và giúp các nhà quản lý dự án giám sát tiến độ từ đầu đến cuối, đẩy nhanh tiến độ dự án và làm hài lòng các bên liên quan
ClickUp đã làm cho việc điều chỉnh không đồng bộ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Bằng cách xây dựng một khung để phác thảo và cấu trúc các mục tiêu và kết quả, các nhóm làm việc từ xa có thể hiểu được kỳ vọng và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái một cách trôi chảy. Brainstorming với bảng trắng rất dễ dàng, sắp xếp lại các ưu tiên cũng dễ dàng, và thêm hình ảnh tham khảo, v.v. cũng rất trôi chảy.
ClickUp đã làm cho việc điều chỉnh không đồng bộ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Bằng cách xây dựng một khung để phác thảo và cấu trúc các mục tiêu và kết quả, các nhóm làm việc từ xa có thể hiểu được kỳ vọng và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái một cách trơn tru. Brainstorming với bảng trắng rất dễ dàng, sắp xếp lại các ưu tiên cũng dễ dàng, và thêm hình ảnh tham khảo, v.v. cũng rất trơn tru.
Nhưng còn nhiều lý do khác khiến các nhà quản lý dự án đánh giá cao Bảng trắng của ClickUp.
Nhưng còn nhiều lý do khác khiến các nhà quản lý dự án đánh giá cao Bảng trắng của ClickUp.
Khả năng vẽ kết nối, liên kết các đối tượng và tạo lộ trình hoặc quy trình công việc trực tiếp trên Bảng trắng đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm của bạn đều hiểu rõ công việc của mình (theo nghĩa đen).
Ngoài ra, tính năng này còn cho phép cộng tác thời gian thực, giúp bạn xem ai đang xem và đóng góp vào bảng của bạn, giảm thiểu sự trùng lặp và nhầm lẫn.
Khi đến thời điểm cần sự phê duyệt của khách hàng hoặc các bên liên quan bên ngoài, chỉ cần gửi một liên kết công khai để cấp quyền truy cập chế độ xem. Đơn giản và hiệu quả, phải không?
4. Xác định các điểm nghẽn
Trước khi chuyển sang phân công trách nhiệm trong quy trình công việc, hãy lùi lại một bước và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn trong quy trình. Dưới đây là một số chỉ số khóa cho thấy quy trình không hiệu quả.
- Thời gian chờ tăng: Nếu bạn nhận thấy thời gian chờ trong quy trình làm việc của mình bắt đầu vượt quá phạm vi dự kiến, đó thường là dấu hiệu rõ ràng cho thấy có sự tắc nghẽn. Thời gian chờ dài ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án
- Sản lượng không cân bằng: Đánh giá sản lượng ở mỗi giai đoạn của quy trình công việc — lượng công việc mà mỗi giai đoạn có thể xử lý so với khối lượng thực tế nhận được. Khi một giai đoạn liên tục nhận được lượng công việc nhiều hơn khả năng xử lý, đó là dấu hiệu của sự tắc nghẽn có thể làm chậm toàn bộ quy trình của bạn
- Công việc tồn đọng ngày càng nhiều: Công việc tồn đọng ngày càng nhiều là dấu hiệu rõ ràng của sự kém hiệu quả. Khi công việc chồng chất ở một giai đoạn nhất định, điều đó có nghĩa là giai đoạn đó đang nhận nhiều công việc hơn khả năng xử lý, dẫn đến năng suất bị đình trệ
Việc theo dõi các chỉ số này có thể giúp bạn ngăn chặn các điểm nghẽn ngay từ đầu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn.
5. Phân công công việc cho đúng người
Tiếp theo, đã đến lúc xác định ai chịu trách nhiệm cho từng bước trong quy trình công việc và chỉ định người phụ trách quy trình.
Như đã thảo luận trong các ví dụ về quy trình công việc trước đây, một số công việc có thể tiến độ tự động, trong khi những công việc khác có thể cần được phê duyệt hoặc xem xét.
Ví dụ: trong quy trình công việc quản lý nghỉ phép, nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, người quản lý phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu đó, và nhóm nhân sự hoặc tài chính có thể chỉ cần xem trạng thái.
Đây là nơi các mẫu tự động hóa có thể giúp bạn đơn giản hóa quá trình của mình.
Mẫu kế hoạch quản lý nhóm ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Nhóm ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho người mới bắt đầu và có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn bắt đầu trong vài giây. Mẫu này giúp các nhóm tổ chức và quản lý dự án hiệu quả bằng cách cung cấp các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh.
Bạn có thể đạt được gì với mẫu này:
- Lập kế hoạch và quản lý công việc
- Giao tiếp vai trò rõ ràng
- Đảm bảo mọi người luôn thống nhất với các mục tiêu của dự án
Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp
Mẫu kế hoạch RACI (Chịu trách nhiệm, Báo cáo, Tham khảo ý kiến và Thông báo) của ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm cần làm rõ vai trò và trách nhiệm. Đây là tài liệu dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh, giúp tránh hiểu lầm bằng cách phân công công việc rõ ràng.
Mẫu RACI Planning đảm bảo mọi người đều hiểu vai trò của mình trong dự án. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và trách nhiệm, đồng thời giúp quản lý các dự án phức tạp trở nên dễ dàng hơn.
6. Thiết lập các giai đoạn và cột mốc
Bạn đã bao giờ gặp khó khăn trong việc giữ cho nhóm dự án của mình thống nhất và duy trì động lực làm việc? Các cột mốc có thể là giải pháp.
Các cột mốc dự án giúp dự án đi đúng hướng và phù hợp với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Hàng ngàn nhóm quản lý dự án ăn mừng những chiến thắng nhỏ của họ với Biểu đồ Gantt của ClickUp. Hãy cùng xem họ sử dụng nó như thế nào:
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép các nhà quản lý dự án lập kế hoạch và giám sát các công việc một cách trực quan, chẳng hạn như khởi chạy các chiến dịch tiếp thị hoặc cập nhật phát triển phần mềm.
Biểu đồ trực quan này giúp đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Chế độ xem Biểu đồ Gantt cũng cung cấp lộ trình rõ ràng đến ngày khởi chạy và cho phép điều chỉnh khi cần thiết để dự án đi đúng hướng.
Tương tự, đối với các dự án phát triển phần mềm, Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp giúp theo dõi tiến độ đạt được các cột mốc quan trọng, như bản phát hành beta.
Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập lịch và giám sát các công việc cần thiết để thực hiện phản hồi trong giai đoạn beta.
7. Triển khai và kiểm thử quy trình làm việc
Dù quy trình làm việc có được thiết kế tốt đến đâu, hiệu quả của nó chỉ có thể được phát hiện thông qua việc kiểm thử nghiêm ngặt (điều gì không làm bạn gục ngã sẽ khiến bạn mạnh mẽ hơn!).
Vì vậy, trước khi triển khai quy trình công việc mới, hãy mời những người sẽ sử dụng quy trình này tham gia vào giai đoạn thử nghiệm. Hãy nhớ rằng, bạn đang tìm kiếm phản hồi để phát hiện các vấn đề trong quy trình công việc của mình.
Phản hồi của họ là chìa khóa để xác định bất kỳ sai sót nào và tinh chỉnh quy trình làm việc để đảm bảo nó hoạt động trơn tru.
Sau khi hoàn thiện quy trình làm việc, hãy sử dụng Tự động hóa ClickUp để chạy các quy trình này ở chế độ tự động. Bạn có thể tạo các quy tắc tùy chỉnh hoặc chọn từ thư viện mẫu quy trình làm việc để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Tương tự, bạn có thể thiết lập tự động hóa để cập nhật mức độ ưu tiên của công việc dựa trên các tiêu chí định sẵn hoặc gửi thông báo khi công việc hoàn thành. Các tự động hóa dựa trên kích hoạt này giúp bạn cập nhật tất cả các hoạt động.
8. Đào tạo nhóm của bạn
Ngay cả quy trình làm việc hiệu quả nhất cũng sẽ không thành công nếu nhóm của bạn không tham gia.
Đây là lý do tại sao đào tạo là điều cần thiết. Đào tạo sẽ đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và cảm thấy thoải mái khi sử dụng quy trình làm việc mới. Một cách tuyệt vời để làm điều này là sử dụng ClickUp Docs.
ClickUp Docs được thiết kế để phù hợp với mọi loại tài liệu, bao gồm lộ trình, wiki và cơ sở kiến thức. Bạn có thể tạo các trang lồng nhau, làm việc với nhiều mẫu hữu ích và tùy chỉnh tài liệu theo đúng nhu cầu của mình.
Ví dụ: khi triển khai một quy trình kinh doanh mới, bạn có thể tạo tài liệu đào tạo bao gồm sơ đồ quy trình công việc, các bước tạo/lập quy trình công việc và bản tóm tắt rõ ràng về các công việc liên quan.
Trong ClickUp Docs, bạn có thể cộng tác với nhóm của mình về các ý tưởng trong thời gian thực. Đánh thẻ thành viên nhóm bằng nhận xét, chỉ định các mục hành động và thậm chí chuyển đổi văn bản thành các nhiệm vụ có thể theo dõi, đảm bảo mọi người luôn nắm rõ tiến trình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tổ chức các phiên đào tạo để giải thích quy trình tạo/lập quy trình công việc và chia sẻ sơ đồ quy trình công việc với nhóm của bạn. Sau đó, nhóm của bạn có thể xem lại sơ đồ để giải đáp bất kỳ thắc mắc nào trong tương lai.
9. Theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa
Sau khi thử nghiệm và đào tạo thành công, đã đến lúc triển khai quy trình công việc của bạn.
Bắt đầu bằng cách phát hành cho một nhóm nhỏ để theo dõi hiệu suất thời gian thực. Dựa trên kết quả, bạn có thể triển khai trong toàn tổ chức hoặc thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Lưu ý: Quy trình làm việc là động, và bạn có thể tạo mới hoặc cập nhật các quy trình hiện có khi yêu cầu của bạn thay đổi.
Để thực hiện các cập nhật này, bạn cần có thêm thông tin kinh doanh hữu ích hơn theo thời gian thực. Đây là lúc Bảng điều khiển ClickUp có thể giúp bạn.
Tính năng này giúp bạn theo dõi hiệu suất quy trình công việc của mình trong thời gian thực. Bạn có thể nhanh chóng truy cập dữ liệu, hiểu các chỉ số chính và phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình công việc của mình.
Hơn nữa, khi quy trình kinh doanh của bạn phát triển, hãy cập nhật và tự động hóa bảng điều khiển để phù hợp với các chỉ số KPI thay đổi và nhu cầu của nhóm.
Các phương pháp tốt nhất để tạo quy trình làm việc
Bạn đã bao giờ lướt Netflix và tự hỏi làm thế nào mà ứng dụng này biết chính xác những gì nên đề xuất cho bạn? Thật bất ngờ, bí mật nằm ở quy trình làm việc của họ.
Ví dụ, Netflix sử dụng một công cụ điều phối quy trình làm việc để tổ chức và chạy một số lượng lớn dữ liệu và các đường ống học máy. Điều này đảm bảo các đề xuất được cá nhân hóa cho mỗi người dùng.
Bất kể công ty của bạn lớn hay nhỏ, việc tạo quy trình công việc là điều bắt buộc nếu bạn coi trọng hiệu quả. Để thiết lập chúng một cách hoàn hảo, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau:
1. Ưu tiên giao tiếp rõ ràng
Một nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard cho thấy các tổ chức có chiến lược truyền thông hiệu quả có mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn và năng suất tăng lên.
Để nắm vững các thành phần của giao tiếp thành công, hãy xem xét các yếu tố khóa sau đây.
| Thành phần | Mô tả |
| Lắng nghe tích cực | Chú ý và tham gia vào các cuộc hội thoại |
| Sự rõ ràng | Thể hiện ý tưởng rõ ràng và cung cấp thông tin ngắn gọn |
| Dấu hiệu phi ngôn ngữ | Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt để giao tiếp |
| Phản hồi | Đưa ra phản hồi xây dựng và yêu cầu làm rõ |
| Trí tuệ cảm xúc | Nhận diện và quản lý cảm xúc để cải thiện giao tiếp |
2. Duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Một phần quan trọng của quản lý dự án là quản lý kỳ vọng. Điều này sẽ trở nên dễ dàng nếu mọi người đều thống nhất về các ưu tiên.
Vì vậy, hãy minh bạch khi chia sẻ thông tin về mục tiêu, tiến độ, thách thức và yêu cầu. Đây là chất xúc tác quan trọng nhất để tạo niềm tin giữa các thành viên trong nhóm.
3. Lên lịch các cuộc kiểm tra định kỳ và cập nhật
Kết nối thường xuyên với các thành viên trong nhóm dự án để đảm bảo quy trình quản lý quy trình công việc hiệu quả. Kiểm tra thường xuyên giúp xác định những nơi mà các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn hoặc thách thức.
Điều này sẽ dẫn đến việc giải quyết ngay lập tức mọi vấn đề và thành công chung của toàn bộ quy trình làm việc của bạn.
4. Sử dụng các công cụ phù hợp để trực quan hóa và quản lý quy trình làm việc
Bạn còn nhớ cách ClickUp Docs hỗ trợ cộng tác thời gian thực không? Bạn cũng có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp hoặc Bản đồ Tư duy ClickUp để cộng tác hiệu quả hơn với nhóm của mình!
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để tạo sơ đồ quy trình công việc, hai công cụ này cung cấp tất cả các công cụ để tạo và cộng tác trên các quy trình công việc trong thời gian thực.
Sau khi đăng ký, hãy chuyển đến + Chế độ xem và chọn Bảng trắng để bắt đầu thiết kế sơ đồ của bạn từ đầu.
Sau đó, bạn có thể mời các thành viên trong nhóm hợp tác, cho phép mọi người đóng góp khi bạn tạo hình, kết nối các công việc và gắn nhãn cho từng bước.
Trong khi bạn bận rộn vẽ sơ đồ, các thành viên trong nhóm hoặc cấp trên của bạn sẽ được cập nhật tiến độ dự án, từ đó cải thiện hiệu quả giao tiếp và hiệu suất làm việc.
Ví dụ và mẫu quy trình công việc
Để đảm bảo bạn không phải bắt đầu từ đầu, ClickUp cung cấp một kho lưu trữ khổng lồ các mẫu quy trình làm việc quản lý dự án có thể tùy chỉnh để thiết kế quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về quy trình công việc có thể giúp bạn.
Quy trình công việc 1: Hoàn thành dự án phát triển phần mềm
- Khởi động dự án: Xác định mục tiêu, phạm vi và dòng thời gian của dự án
- Lập kế hoạch: Tạo kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm công việc, nguồn lực và các yếu tố phụ thuộc
- Thực thi: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và giải quyết mọi vấn đề
- Giám sát và kiểm soát: Thường xuyên giám sát hiệu suất dự án so với kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết
- Kết thúc: Hoàn thành dự án, đánh giá kết quả và ghi chép lại những bài học kinh nghiệm
Quy trình công việc 2: Giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Tiếp nhận khiếu nại: Nhận và ghi lại khiếu nại của khách hàng
- Điều tra: Thu thập thông tin về vấn đề và đánh giá tính hợp lệ của nó
- Giải pháp: Xác định hướng xử lý phù hợp để giải quyết khiếu nại, chẳng hạn như hoàn tiền, thay thế hoặc xin lỗi
- Giao tiếp: Thông báo cho khách hàng về giải pháp và cung cấp bất kỳ thông tin theo dõi cần thiết nào
- Tài liệu: Ghi chép lại khiếu nại và cách giải quyết để tham khảo sau này
Bất kể quy trình công việc của bạn như thế nào, ClickUp đều có mẫu để giúp bạn.
Mẫu quy trình công việc Bản đồ Tư duy đơn giản
Mẫu Quy trình làm việc Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho người mới bắt đầu muốn khám phá các ý tưởng và công việc liên quan đến mục tiêu trung tâm thông qua bản đồ tư duy trực quan.
Mẫu này có hai chế độ: Chế độ công việc để quản lý công việc và Chế độ trống để khám phá sáng tạo, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn:
- Quản lý công việc: Chuyển đổi các nút bản đồ tư duy thành các công việc có thể thực hiện, phân công chúng cho các thành viên trong nhóm và cài đặt thời hạn hoàn thành
- Cộng tác: Làm việc với những người khác để phát triển và hoàn thiện bản đồ tư duy của bạn
- Tùy chỉnh: Tùy chỉnh giao diện bản đồ tư duy của bạn với các màu sắc, hình dạng và kiểu dáng khác nhau
Mẫu quy trình công việc thiết kế đồ họa
Mẫu quy trình thiết kế đồ họa của ClickUp là lựa chọn lý tưởng để quản lý các dự án thiết kế đồ họa nhiều bước.
Mẫu này được trang bị 25 Trạng thái Tùy chỉnh, năm Trường Tùy chỉnh và chế độ xem quy trình công việc để đáp ứng hiệu quả các thời hạn.
- Chế độ xem danh sách: Tạo danh sách công việc có thể tùy chỉnh để sắp xếp và ưu tiên quy trình công việc thiết kế của bạn
- Chế độ xem nhúng: Tích hợp liền mạch công việc thiết kế của bạn từ các công cụ và nền tảng trực tuyến khác nhau vào ClickUp
- Chế độ xem Gantt: Trực quan hóa dòng thời gian dự án của bạn bằng biểu đồ Gantt động, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý thời hạn
⚡️Lưu trữ mẫu: Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều mẫu khác, như Mẫu quản lý nội dung của ClickUp và Mẫu quy trình đơn đặt hàng bán hàng của ClickUp tại thư viện mẫu của ClickUp.
Lợi ích của việc tạo quy trình làm việc
Trước khi kết thúc, hãy cùng điểm lại nhanh cách thức quy trình công việc có thể giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn:
- Hiểu biết sâu sắc hơn về hoạt động: Bản đồ quy trình công việc cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về các quy trình kinh doanh, giúp bạn ra quyết định tốt hơn
- Xác định lỗi: Thông tin chi tiết về quy trình công việc giúp xác định và loại bỏ các công việc dư thừa, cho phép nhân viên tập trung thời gian vào các hoạt động quan trọng hơn
- Giảm thiểu quản lý vi mô: Quy trình công việc rõ ràng nêu rõ các công việc, thời hạn và trách nhiệm. Điều này khuyến khích môi trường làm việc tự chủ hơn, tăng sự hài lòng trong công việc và cải thiện mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên
- Giao tiếp tốt hơn: Quy trình công việc minh bạch giúp cải thiện giao tiếp, giảm thiểu hiểu lầm, giảm xung đột và giúp hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ. Đây là lợi ích cho tất cả mọi người trong nhóm
Thêm luồng phù hợp vào công việc của bạn với ClickUp
Quy trình công việc mang lại những lợi ích đáng kể cho các tổ chức thuộc mọi kích thước. Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, hợp lý hóa các quy trình và cải thiện sự hợp tác, quy trình công việc có thể tăng hiệu quả, giảm lỗi và nâng cao năng suất tổng thể.
May mắn thay, bạn có thể làm tất cả những việc đó và hơn thế nữa với ClickUp. Ngoài khả năng quản lý dự án, nền tảng này còn cung cấp các tính năng giám sát tuyệt vời để nghiên cứu thông tin chi tiết và dữ liệu trên bảng điều khiển tập trung. Nó giúp bạn bắt đầu công việc dễ dàng hơn với các mẫu sẵn có cho nhiều ngành khác nhau.
Vẫn chưa thuyết phục? Tạo tài khoản miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm sự kỳ diệu của nó.