bạn có bao giờ cảm thấy như đang phải xoay xở với năm chiến dịch trong khi sprint trên máy chạy bộ không?*
Đó chính là tiếp thị hiện đại. Một phút trước, bạn đang xem xét nội dung quảng cáo, và ngay sau đó, bạn đã chìm đắm trong các bảng điều khiển, trong khi ai đó hỏi liệu chuỗi email đó có còn được gửi đi vào ngày mai không. 😵💫
Quản lý một dự án đã khó. Quản lý nhiều dự án? Đó là một kỹ năng riêng biệt.
Tin vui: Bạn có thể xây dựng điều đó — mà không bị kiệt sức hay phải sử dụng 14 lịch trước khi uống tách cà phê thứ hai. Với quy trình phù hợp (và công cụ), bạn sẽ duy trì tiến độ dự án, giữ cho nhóm tập trung và đảm bảo các mốc thời gian được tuân thủ.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách triển khai nhiều dự án tiếp thị một cách trật tự và hiệu quả hơn—và cách ClickUp giúp bạn ưu tiên, tổ chức và đang theo dõi tất cả các hoạt động. 🎯
⭐️ Tính năng nổi bật
Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Đa dạng của ClickUp giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của nhiều dự án cùng lúc — không còn lo lắng về việc bỏ sót công việc! Nắm bắt thông tin thời gian thực về các tác vụ hoàn thành so với các tác vụ đang chờ xử lý và cung cấp cho các bên liên quan những cập nhật đáng tin cậy. Giữ quyền kiểm soát và loại bỏ những bất ngờ với mẫu báo cáo trạng thái động này.
Thực tế của việc quản lý nhiều dự án tiếp thị
Tiếp thị không còn là "một chiến dịch lớn tại một thời điểm" nữa. Đó là email, người ảnh hưởng, SEO, quảng cáo, ra mắt sản phẩm và sự kiện - tất cả đều chồng chéo lên nhau. Ngay cả khi danh sách công việc của bạn trông gọn gàng, bộ não của bạn biết rõ hơn: mọi thứ đều chồng chéo lên nhau. 😬
🧐 Bạn có biết? Mất 23 phút để lấy lại tập trung sau khi chuyển đổi giữa các dự án, điều này có thể làm mất thời gian và năng lượng quý báu.
Đây là cảm giác khi thực hiện:
- Bạn đang chỉnh sửa kịch bản webinar thì Slack thông báo về một "sửa đổi nhỏ" về thiết kế.
- Ai đó yêu cầu phản hồi về bản cuối cùng trong khi bạn đang bận rộn với kế hoạch ngân sách.
- Một bên liên quan muốn có kết quả từ một chiến dịch mà thậm chí còn chưa kết thúc.
*thách thức thực sự? Không chỉ là công việc. Đó là gánh nặng tinh thần khi phải theo dõi và sắp xếp tất cả các yếu tố đang thay đổi liên tục.
Đó là lý do tại sao việc quản lý nhiều chiến dịch đòi hỏi hơn là những mẩu giấy ghi chú và ý định tốt. Bạn cần một hệ thống giúp bạn:
- Xem tất cả chỉ trong nháy mắt
- Ưu tiên những điều thực sự quan trọng
- Giữ cho các nhóm đồng bộ khi các dự án thay đổi
📖 Đọc thêm: Nếu bạn đang thắc mắc bao nhiêu dự án là quá nhiều để quản lý, hãy khám phá các dấu hiệu và giải pháp cho tình trạng quá tải dự án.
📮ClickUp Insight: 16% quản lý gặp khó khăn trong việc tích hợp các cập nhật từ nhiều công cụ vào một chế độ xem thống nhất. Khi các cập nhật bị phân tán, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để ghép nối thông tin và ít thời gian hơn để lãnh đạo.
Kết quả? Những gánh nặng hành chính không cần thiết, những thông tin quan trọng bị bỏ lỡ và sự thiếu nhất quán. Với Không gian Làm việc ClickUp tất cả trong một, các nhà quản lý có thể tập trung các công việc, tài liệu và cập nhật, giảm bớt công việc lặt vặt và đưa ra những thông tin quan trọng nhất, đúng lúc khi cần thiết.
💫 Kết quả thực tế: Tập hợp 200 chuyên gia vào một Không gian Làm việc ClickUp, sử dụng mẫu tùy chỉnh và theo dõi thời gian để giảm chi phí và cải thiện thời gian giao hàng tại nhiều địa điểm.
Cách quản lý nhiều dự án tiếp thị một cách hiệu quả
🎥 Email, quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội, báo cáo… tiếp thị không bao giờ kết thúc. Điều này cho thấy cách AI giúp bạn xử lý tất cả mà không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Quản lý một chiến dịch đã khó. Quản lý năm chiến dịch? Điều đó đòi hỏi một hệ thống. Phần mềm quản lý dự án giúp các nhóm có khả năng đạt được mục tiêu cao gấp 4 lần — nhưng 65% nhà tiếp thị vẫn chưa sử dụng nó. Khoảng cách này thể hiện qua việc trễ hạn, ưu tiên bị phân tán và các chiến dịch không đạt được hiệu quả như mong đợi.
Dưới đây là cách quản lý dự án với ít rối ren hơn và nhiều sự rõ ràng hơn 👇
1. Tạo ra một nguồn thông tin duy nhất – trước khi mọi thứ trở nên phức tạp
Hầu hết các trễ hẹn không xảy ra vì các công việc bị bỏ sót, mà vì chi tiết bị bỏ sót. Mục tiêu thay đổi, nhưng không ai cập nhật bản tóm tắt. Tiêu đề email được điều chỉnh, nhưng nhà thiết kế không bao giờ biết về điều đó. Hỗn loạn.
Sửa chữa nhanh chóng: Tạo một trung tâm chiến dịch nơi mục tiêu, bản tóm tắt và tài nguyên được lưu trữ cùng nhau — và cập nhật theo thời gian thực.
💡 Trong ClickUp, bạn có thể tạo trung tâm quản lý tập trung này trong không gian Marketing. Dưới đây là cách nó hoạt động trong thực tế:
- Bắt đầu với ClickUp Tài liệu để xác định mục tiêu chiến dịch, thông điệp và các cột mốc khóa
- Sử dụng các trang con để tổ chức các bản tóm tắt, nhân vật người dùng, giọng điệu thương hiệu hoặc tài liệu pháp lý
- Kết nối tài liệu đó trực tiếp với bảng dự án hoặc bảng sprint của chiến dịch – để mọi người luôn có thông tin mới nhất, không cần trao đổi qua lại
📌 Bonus: ClickUp Tài liệu là công cụ hợp tác và chỉnh sửa trực tiếp, vì vậy phản hồi, phê duyệt và cập nhật diễn ra tại một nơi duy nhất — không cần sử dụng bảy công cụ khác nhau.
2. Phân chia dự án theo cách mà nhóm của bạn thực sự làm công việc
Một chiến dịch tái định vị thương hiệu không giống như một bản tin. Ép cả hai vào một danh sách công việc đơn giản sẽ gây ra tắc nghẽn, không rõ quyền sở hữu và bỏ sót các phụ thuộc.
Sửa chữa nhanh chóng: Tạo phân cấp phản ánh quy trình làm việc của bạn.
💡 Trong ClickUp:
- Sử dụng Thư mục để tổ chức các dự án theo loại (ví dụ: SEO, Tiếp thị Sản phẩm, Sự kiện)
- Sử dụng Danh sách công việc cho các sáng kiến
- Phân chia công việc thành các nhiệm vụ ClickUp hoặc các công việc con với trạng thái như “Đang soạn thảo”, “Đang thiết kế” hoặc “Đang xem xét tiến độ”
- Lưu tất cả dưới dạng mẫu để bạn không phải làm lại từ đầu
🧩 Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) của ClickUp cho phép bạn tạo mẫu cho các luồng này cho các dự án lặp lại — để bạn không phải xây dựng lại từ đầu mỗi lần.
3. Ưu tiên các chiến dịch
Khi mọi người đều tập trung vào các mốc thời gian của riêng mình, bức tranh tổng thể dễ bị lãng quên. Đó là lý do tại sao quảng cáo trả phí được triển khai trước khi trang sản phẩm sẵn sàng.
Sửa chữa nhanh chóng: Sử dụng chế độ xem để theo dõi công việc trên tất cả các chiến dịch, không chỉ một.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các chế độ xem dự án như dòng thời gian, Gantt và Bảng một cách linh hoạt — không phải tất cả các bên liên quan đều suy nghĩ giống nhau, và việc chuyển đổi chế độ xem nhanh chóng có thể mang lại sự rõ ràng.
💡 Trong ClickUp, bạn có thể:
- Gán thẻ cho các công việc bằng các trường tùy chỉnh như “Giai đoạn phễu”, “Mức độ tác động” hoặc “Chủ sở hữu nhóm”
- Nhóm công việc trong chế độ xem Bảng hoặc chế độ xem Bảng để hiển thị các sáng kiến ưu tiên cao
- Tạo bảng điều khiển ClickUp để theo dõi ngày đáo hạn, tiến độ chiến dịch và khối lượng công việc xuyên dự án tại một nơi duy nhất
- Kết nối các dự án với kết quả đo lường được thông qua ClickUp Goals . Dù đó là “Tăng tỷ lệ nhấp chuột (CTR) của email lên 15%” hay “Ra mắt năm chiến dịch trong quý này”, tiến độ sẽ được cập nhật tự động khi các tác vụ được thực hiện – giúp bạn nhìn thấy bức tranh tổng thể, không chỉ danh sách tác vụ
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo bảng điều khiển “Ưu tiên trong tuần này” được lọc theo người được giao nhiệm vụ + mức độ khẩn cấp. Nó sẽ trở thành trung tâm điều hành buổi sáng của bạn — không cần bảng tính.
4. Sử dụng dòng thời gian giúp tránh trùng lặp và bỏ sót các mối quan hệ phụ thuộc
Bạn đã từng gặp trường hợp bài đăng teaser được đăng tải trước trang sản phẩm? Những sai sót này xảy ra khi không ai có thể nhìn thấy sự trùng lặp giữa các dự án.
*sửa chữa nhanh chóng: Sử dụng dòng thời gian trực quan để tạo bản đồ phụ thuộc và phát hiện xung đột trước khi chúng xảy ra.
💡 ClickUp cung cấp cho bạn:
- Sử dụng Lịch ClickUp để tạo bản đồ lịch đăng tải hàng ngày và hàng tuần
- Sử dụng chế độ xem Gantt để đang theo dõi phụ thuộc, thời lượng và sự trùng lặp giữa các chiến dịch dài hạn
- Các cột mốc quan trọng để đánh dấu các điểm quan trọng như “Bàn giao tài sản cuối cùng” hoặc “Ngày ra mắt”
📌 Ví dụ: Đang có kế hoạch ra mắt sản phẩm? Sử dụng chế độ xem Gantt để kết nối sản xuất nội dung sáng tạo, chiến dịch email tự động, phê duyệt quảng cáo và bài viết blog — để bạn luôn biết điều gì đang tạo ra khối cho điều gì.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để tạo bản tóm tắt tiến độ chiến dịch hoặc tự động cập nhật cho các bên liên quan bằng báo cáo bằng ngôn ngữ đơn giản. Trí tuệ nhân tạo (AI) là trợ lý mới của bạn.
5. Tự động hóa việc chuyển giao và logistics (không chỉ là nhắc nhở)
Di chuyển công việc, cập nhật trạng thái, gửi thông báo "sẵn sàng để xem xét"... tốn hàng giờ cho quản trị viên.
Sửa chữa nhanh chóng: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để các dự án tiếp tục tiến triển mà không cần bạn phải theo dõi từng bước.
💡 Với ClickUp:
- Sử dụng ClickUp Tự động hóa để kích hoạt các bước tiếp theo: giao nhiệm vụ cho nhà thiết kế khi nhà văn hoàn thành, hoặc thông báo cho bộ phận Kiểm tra Chất lượng (QA) khi tài nguyên đã sẵn sàng
- Tạo mẫu công việc cho các luồng thông dụng (như thiết lập quảng cáo trả phí hoặc chuỗi email), với các chi tiết đã điền sẵn và danh sách kiểm tra
- Đặt quy tắc như “Khi tất cả các công việc con hoàn thành → đánh dấu nhiệm vụ cha là Đã xong” để các dự án tự động tiến triển
🧠 Với ClickUp Brain, bạn có thể tạo bản tóm tắt chiến dịch, tự động tóm tắt các chủ đề phản hồi hoặc đề xuất các bước tiếp theo dựa trên bối cảnh dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mỗi lần bạn tự động hóa một công việc lặp lại, bạn đang tặng cho "Bạn trong tương lai" một cái vỗ tay nhỏ. Những thành công nhỏ sẽ tích lũy thành động lực lớn. 🤜💥
6. Gắn phản hồi vào công việc
Phê duyệt qua Slack. Phản hồi trong Tài liệu Google. Câu hỏi qua email. Bản cuối cùng ở đâu đó giữa các bước.
Khi phản hồi bị phân tán, sự hiểu lầm tăng lên. Bạn dành nhiều thời gian để tìm hiểu bối cảnh hơn là hành động dựa trên nó.
sửa chữa nhanh chóng: *Giữ các cuộc hội thoại liên quan trực tiếp đến công việc, tài liệu hoặc sản phẩm đầu ra — để không có gì bị mất, trì hoãn hoặc trùng lặp.
💡 Trong ClickUp:
- Để lại bình luận được chỉ định trong các công việc để yêu cầu thay đổi hoặc xác nhận (và theo dõi các bước tiếp theo tự động)
- Hợp tác trực tuyến trên tài liệu với tính năng bình luận, đề xuất và công việc nhúng
- Đang theo dõi các phê duyệt đã mở, chủ đề phản hồi và thông báo bằng chế độ xem hộp thư đến — mà không làm mất tập trung
- Ghi lại các bản cập nhật video nhanh chóng với ClickUp Clips. Hoàn hảo cho việc phản hồi không đồng bộ về bản thiết kế hoặc hướng dẫn các bên liên quan về tiến độ chiến dịch—mà không cần thêm một cuộc họp vào lịch trình
- Giữ các cuộc hội thoại liên quan đến công việc với ClickUp Trò chuyện, để nhóm của bạn có thể nhắn tin ngay bên cạnh các công việc, tài liệu và bảng điều khiển — và giữ cho các quyết định có thể tìm kiếm được
📖 Đọc thêm: Muốn cải thiện cách ưu tiên công việc? Khám phá các mẫu ưu tiên cho dự án tiếp thị để giúp nhóm của bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.
🧐 Bạn có biết? Hầu hết các dự án thất bại không phải do thực hiện kém, mà vì trạng thái dự án không được thông báo rõ ràng cho đúng người vào đúng thời điểm. Hiển thị thúc đẩy tiến độ.
📊 Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Đa dạng
bạn đã chán ngán việc phải vội vàng cập nhật thông tin cho các bên liên quan trong nhiều chiến dịch? *Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Đa dạng của ClickUp giúp bạn theo dõi, tóm tắt và chia sẻ tiến độ của tất cả các dự án tiếp thị trong một chế độ xem sạch sẽ, tự động hóa. Điều này có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc báo cáo và nhiều thời gian hơn cho việc thực thi.
Những gì nó giúp bạn thực hiện việc cần làm:
- *xem tổng quan nhiều dự án cùng lúc: Nhận cái nhìn tổng quan rõ ràng về những gì đang có tiến độ, những gì đã xong và những gì bị khối
- Tiêu chuẩn hóa báo cáo: Chia sẻ cập nhật với lãnh đạo hoặc khách hàng mà không cần xây dựng lại báo cáo mỗi tuần
- Xác định ưu tiên: Đánh dấu các chỉ số khóa, cột mốc và người chịu trách nhiệm chỉ với một cái nhìn
- Hợp tác không đồng bộ: Cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật tiến độ theo thời gian thực — không cần cuộc họp
- Tiết kiệm thời gian với tự động hóa: Tự động nhập dữ liệu công việc vào báo cáo của bạn để cập nhật trạng thái theo thời gian thực
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tách biệt các buổi brainstorming sáng tạo với bảng kế hoạch thực thi. Như vậy, những ý tưởng lớn sẽ được bảo vệ và không bị chôn vùi dưới các danh sách công việc hàng ngày.
7. Theo dõi tiến độ và báo cáo mà không cần vội vàng
Hầu hết các nhóm tiếp thị đều chậm trễ trong việc báo cáo—không phải vì họ không có dữ liệu, mà vì việc thu thập dữ liệu mất quá nhiều thời gian, đặc biệt khi các cập nhật được lưu trữ trên các công cụ khác nhau hoặc các chủ đề Slack.
Sửa chữa nhanh chóng: Xây dựng hệ thống báo cáo thời gian thực hiển thị những gì đã hoàn thành, những gì bị khối và những gì tiếp theo — mà không cần bạn phải tổng hợp thủ công.
💡 ClickUp cho phép bạn:
- Tạo bảng điều khiển đang theo dõi các chỉ số KPI, giai đoạn chiến dịch, khối lượng công việc của nhóm và các rào cản
- Tạo các chế độ xem tùy chỉnh để chia sẻ với các bên liên quan — để mọi người đều có được sự rõ ràng cần thiết, mà không bị nhiễu loạn
💬 Bonus: Hãy để ClickUp Brain tóm tắt tình trạng dự án hoặc chuyển đổi dữ liệu bảng điều khiển thành các bản tóm tắt thân thiện với khách hàng chỉ trong vài giây.
Mẫu Kế Hoạch Tiếp Thị
Từ chiến lược tổng thể đến thực thi hàng ngày, Mẫu Kế Hoạch Tiếp Thị giúp cấu trúc kế hoạch tiếp thị của bạn mà không gây áp lực. Bản đồ mục tiêu chiến dịch, kênh tiếp thị, dòng thời gian và chỉ số KPI trong một nơi duy nhất để mọi người cùng thực hiện công việc hướng đến mục tiêu chung.
Những gì nó giúp bạn thực hiện việc cần làm:
- xác định đối tượng chiến dịch:* Cài đặt các mục tiêu SMART phù hợp với chiến lược tiếp thị của bạn
- Lập kế hoạch trên nhiều kênh: Tích hợp SEO, email, quảng cáo trả phí và nội dung mạng xã hội trong một quy trình làm việc duy nhất
- *phân chia công việc thành các công việc: Giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm, đặt ngày đáo hạn và trạng thái để đảm bảo tiến độ công việc
- *hiển thị dòng thời gian của bạn: Sử dụng Lịch hoặc chế độ xem Gantt để đang theo dõi hạn chót và phụ thuộc
- *theo dõi hiệu suất: Giám sát các chỉ số KPI và điều chỉnh nhanh chóng dựa trên những gì đang là công việc hiệu quả
Một không gian làm việc tiếp thị đa dự án trông như thế nào trong ClickUp
Không gian Làm việc của bạn không cần những tính năng phức tạp—nó chỉ cần giúp các chiến dịch diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một thiết lập đơn giản, có thể mở rộng mà bạn có thể triển khai ngay hôm nay trên ClickUp:
🗂️ Xây dựng cấu trúc phân cấp
- Không gian: Bắt đầu với “Marketing” làm trung tâm chính của bạn
- Thư mục: Phân loại theo loại chiến dịch (Sản phẩm GTM, Nội dung, Quảng cáo trả phí, Sự kiện)
- Danh sách công việc: Mỗi dự án sẽ có một Danh sách công việc riêng (ví dụ: “Chiến dịch SEO sprint Quý 4”, “Chiến dịch Thương hiệu Tháng 1”)
📅 Chọn chế độ xem phù hợp
- Lịch: Xem ngày đăng tải và ngày ra mắt song song
- Bảng: Theo dõi công việc theo trạng thái hoặc người được giao nhiệm vụ
- Bảng: Phân chia công việc theo hạn chót, kênh hoặc người chịu trách nhiệm
- gantt:* Xác định mối quan hệ phụ thuộc và lập kế hoạch cho các dự án dài hạn trên bản đồ
- Bảng điều khiển: Phát hiện các rào cản và đang theo dõi tình trạng sức khỏe của các chiến dịch trong thời gian thực
🧰 Tự động hóa luồng của bạn
- Sử dụng Mẫu Công Việc cho các chiến dịch lặp lại (gửi email hàng loạt, ra mắt quảng cáo)
- Cài đặt ClickUp Tự động hóa để xử lý việc phê duyệt, thay đổi trạng thái và chuyển giao công việc
- Hãy để ClickUp Brain tóm tắt ghi chú cuộc họp hoặc soạn thảo bản tóm tắt ngay trong không gian làm việc của bạn
Muốn bắt đầu nhanh chóng? Duyệt qua các mẫu tiếp thị của ClickUp cho mọi loại chiến dịch tiếp thị.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng thẻ (Tags) hoặc Trường Tùy chỉnh (Custom Fields) trong ClickUp để mã hóa màu cho các chiến dịch. Đây là cách đơn giản để phân biệt trực quan giữa các chiến dịch mạng xã hội, email và ra mắt sản phẩm — đặc biệt hữu ích khi bạn đang quản lý 5+ dự án cùng lúc.
Mẫu quản lý dự án tiếp thị giúp tiết kiệm thời gian
Tại sao phải bắt đầu từ đầu khi các mẫu này đã giúp bạn hoàn thành việc cần làm?
Sử dụng những công cụ này để bắt đầu ngay từ ngày đầu tiên:
- Mẫu kế hoạch tiếp thị cho chiến lược chiến dịch, lập kế hoạch kênh và thông điệp
- Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Đa dạng cho các cập nhật hàng tuần trên nhiều sáng kiến
- Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (Work Breakdown Structure ) để chia nhỏ các dự án phức tạp thành các bước rõ ràng, có thể theo dõi
- Mẫu phát triển website để ra mắt trang sản phẩm, trang đích chiến dịch và microsite
- Mẫu Yêu Cầu Sáng Tạo để tiêu chuẩn hóa nhu cầu về nội dung và thiết kế giữa các nhóm nội bộ
Để có thêm nhiều lựa chọn, hãy khám phá các mẫu quản lý dự án của ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phương pháp chia thời gian để dành ra các khung giờ tập trung sâu cho kế hoạch chiến dịch. Ngay cả hai phiên 90 phút mỗi tuần cũng có thể tăng đáng kể hiệu quả sáng tạo. Lên lịch các khối thời gian này trong ClickUp Calendar chế độ xem và coi chúng như các cuộc họp không thể hủy bỏ—với chính bản thân bạn.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi quản lý nhiều dự án tiếp thị
Ngay cả những nhà tiếp thị giàu kinh nghiệm cũng có thể rơi vào những "bẫy năng suất" — đặc biệt khi các chiến dịch bắt đầu trùng lặp hoặc ưu tiên thay đổi giữa chừng. Nếu hệ thống hiện tại của bạn cảm thấy như đang cố gắng duy trì, một trong những vấn đề sau có thể là nguyên nhân:
❌ Lỗi 1: Xem mỗi chiến dịch như một trang giấy trắng
Tùy chỉnh từ đầu mỗi lần có vẻ linh hoạt—nhưng đó là cách nhanh nhất để làm kiệt sức nhóm của bạn. Lặp lại công việc sẽ làm chậm tiến độ và tăng nguy cơ lỗi.
Sửa chữa nhanh chóng: Tạo mẫu cho bản tóm tắt ý tưởng quảng cáo, quy trình email và danh sách kiểm tra khởi chạy trong ClickUp để làm việc nhanh hơn mà không bỏ sót bước nào.
❌ Lỗi 2: Chia tách quá trình kế hoạch và thực thi giữa các công cụ
Nếu bản tóm tắt của bạn ở Tài liệu Google, các công việc ở Trello và dòng thời gian ở bảng tính… không có gì ngạc nhiên khi các công việc bị bỏ sót.
*sửa chữa nhanh chóng: Kết hợp kế hoạch, tài liệu và thực thi công việc trong ClickUp. Chèn tài liệu vào công việc, giao quyền phê duyệt trong phần bình luận và đang theo dõi mọi thứ từ giai đoạn khởi động đến kết thúc chiến dịch.
❌ Lỗi 3: Quên lập bản đồ các mối quan hệ phụ thuộc
Đăng bài viết blog trước khi SEO kiểm tra, hoặc khởi chạy quảng cáo trước khi trang đích được kiểm tra chất lượng (QA) — những sai sót nhỏ này có thể gây ra hiệu ứng domino.
sửa chữa nhanh chóng: *Sử dụng chế độ xem Gantt hoặc phụ thuộc của ClickUp để kết nối các tác vụ và ngăn chặn việc chuyển giao không đúng thứ tự một cách trực quan.
❌ Lỗi 4: Báo cáo thủ công
Việc tổng hợp các bản cập nhật hàng tuần từ năm công cụ khác nhau không chỉ gây phiền toái mà còn dễ dẫn đến lỗi.
sửa chữa nhanh chóng: *Tự động hóa báo cáo trong ClickUp bằng cách sử dụng Bảng điều khiển hoặc Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Đa dạng.
📖 Đọc thêm: Muốn thành thạo nghệ thuật quản lý nhiều dự án? Học các chiến lược đã được chứng minh để xử lý nhiều dự án cùng lúc.
Các công cụ giúp bạn duy trì việc đang theo dõi
Quản lý nhiều dự án tiếp thị không chỉ đơn thuần là kế hoạch—đó là việc sở hữu các công cụ quản lý dự án phù hợp cho nhóm tiếp thị, giúp giảm thiểu rào cản, tập trung công việc và duy trì sự đồng bộ cho nhóm ngay cả khi tình huống hỗn loạn xảy ra.
Dưới đây là một số công cụ mạnh mẽ giúp bạn duy trì sự tổ chức, tiết kiệm thời gian và thực hiện một cách trơn tru—bắt đầu với công cụ có thể làm được tất cả.
🧠 ClickUp: Không gian Làm việc toàn diện cho các nhóm tiếp thị
ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý dự án—nó là một hệ thống vận hành tiếp thị toàn diện. Dù bạn đang có kế hoạch cho một sự kiện ra mắt sản phẩm, phối hợp tạo/lập nội dung, hay triển khai một chiến dịch đa kênh, ClickUp giúp bạn quản lý mọi thứ trong một nền tảng duy nhất.
Tại sao nó là công việc:
- Quy trình làm việc tùy chỉnh: Bản đồ bất kỳ quy trình tiếp thị nào, từ bản tóm tắt chiến dịch đến việc phê duyệt nội dung sáng tạo
- tài liệu + công việc trong một*: Lưu trữ bản tóm tắt, nội dung, tài nguyên và phản hồi cùng với các công việc chiến dịch — không cần phải lục lọi các thư mục trên Drive
- Nhiều chế độ xem: Chuyển đổi giữa các chế độ xem Lịch, Xem dạng danh sách, Bảng và Gantt phụ thuộc vào người xem
- Tự động hóa: Giao phó các bước lặp lại như phê duyệt, thay đổi trạng thái hoặc chuyển giao công việc
- Bảng điều khiển: Theo dõi các chỉ số KPI như CTR, ROAS và tiến độ chiến dịch — sau đó chia sẻ cập nhật với khách hàng hoặc ban lãnh đạo
- AI tích hợp: Với ClickUp Brain, bạn có thể tạo nội dung chiến dịch, tóm tắt phản hồi và nhận câu trả lời tức thì dựa trên ngữ cảnh không gian làm việc của bạn
📌 Ví dụ: Một công ty tiếp thị quản lý hơn 10 khách hàng sử dụng ClickUp để theo dõi dòng thời gian chiến dịch, phê duyệt tài liệu và báo cáo trên một bảng điều khiển duy nhất — tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần cho việc chuyển đổi ngữ cảnh.
zapier – Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trên toàn bộ hệ thống của bạn
Zapier kết nối tất cả các công cụ bạn đang sử dụng — mà không cần mã nguồn. Bạn có thể đảm bảo các cập nhật chiến dịch được luồng mượt mà giữa các ứng dụng với hàng nghìn tích hợp sẵn có.
Các lợi ích chính:
- Đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng tiềm năng từ Facebook Ads vào hệ thống CRM của bạn theo thời gian thực
- Tự động cập nhật Google Trang tính khi có phản hồi từ cuộc khảo sát
- Gửi thông báo Slack khi chi tiêu cho chiến dịch đạt đến ngưỡng quy định
- Thêm người đăng ký mới của Mailchimp vào các nhiệm vụ ClickUp cho các chiến dịch onboarding
📌 Ví dụ: Một thương hiệu DTC kết nối Shopify, Klaviyo và ClickUp thông qua Zapier. Khi có đơn đặt hàng giá trị cao, một công việc giữ chân khách hàng mới sẽ được tự động tạo trong ClickUp và giao cho nhân viên marketing chu kỳ sống.
📹 Loom – Cập nhật nhanh chóng, không đồng bộ cho nhóm hoặc khách hàng của bạn
Loom giúp bạn hiển thị, không chỉ mô tả. Thay vì tổ chức một cuộc họp khác, bạn có thể ghi lại một video hướng dẫn nhanh với màn hình và giọng nói của mình, sau đó chia sẻ ngay lập tức với đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Tại sao các nhà tiếp thị yêu thích nó:
- Giảm thời gian cuộc họp trạng thái xuống 30–40%
- Rất hữu ích cho việc xem xét báo cáo chiến dịch, bản thiết kế sơ bộ hoặc quy trình làm việc mới
- Người xem có thể thêm bình luận có dấu thời gian hoặc phản hồi
- Các liên kết được nhúng trực tiếp vào nhiệm vụ ClickUp hoặc tài liệu Docs để cung cấp bối cảnh
📌 Ví dụ: Một quản lý chiến dịch xem xét nội dung quảng cáo trong Loom, chèn liên kết vào nhiệm vụ ClickUp, và nhà thiết kế nhận được phản hồi trực quan rõ ràng mà không cần cuộc gọi trực tiếp.
✍️ Grammarly – Giữ giọng điệu thương hiệu của bạn luôn sắc nét trên mọi tài liệu
Từ bài viết blog và trang đích đến chú thích trên mạng xã hội và chiến dịch email, Grammarly đảm bảo mọi nội dung bạn phát hành đều chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng với thương hiệu.
Tại sao điều này là công việc cho các nhóm tiếp thị:
- Kiểm tra ngữ pháp và chính tả (tất nhiên!)
- Gợi ý về giọng điệu và sự rõ ràng — để email bán hàng của bạn không đọc như bài viết blog
- Hướng dẫn phong cách áp dụng các quy tắc riêng của thương hiệu (như cách viết hoa hoặc từ ngữ ưa chuộng)
- Công việc trên Tài liệu Google, email, mạng xã hội và ClickUp tài liệu
📌 Ví dụ: Một nhóm nội dung sử dụng Grammarly để áp dụng hướng dẫn phong cách thương hiệu cho 10 nhà văn. Ngay cả khi các nhà văn tự do tham gia, mọi tài liệu vẫn nhất quán với giọng điệu của công ty.
Vậy là bạn cần làm gì khi cảm thấy quá tải: Kế hoạch reset nhanh chóng
Đôi khi, vấn đề không phải là thêm một chiến lược mới—mà là tạm dừng, dọn dẹp những suy nghĩ lộn xộn và tập trung vào một việc duy nhất.
Dưới đây là cách xử lý khi tình hình trở nên hỗn loạn:
- Xây dựng bảng điều khiển “Quick Wins” để lấy lại quyền kiểm soát
- Khối một giờ để xem xét tất cả các chiến dịch hiện tại
- Tập trung các ghi chú dự án hiện tại vào một tài liệu ClickUp duy nhất
- Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt các mục cần thực hiện
Ngoài ra, hầu hết các nhà tiếp thị cho biết họ cảm thấy “quá bận rộn để tổ chức công việc” — nhưng chỉ cần dành 30 phút tập trung, cả tuần của họ sẽ cải thiện đáng kể. Việc điều chỉnh nhỏ này có thể là điều mạnh mẽ nhất bạn làm hôm nay.
Kết luận: Cấu trúc luôn chiến thắng căng thẳng — mọi lúc
Quản lý nhiều dự án tiếp thị không nhất thiết phải giống như việc vừa chạy marathon vừa tung hứng những thanh kiếm đang bốc cháy. Bạn có thể chuyển từ tình trạng hỗn loạn phản ứng sang kiểm soát tự tin với các hệ thống, công cụ và quy trình làm việc phù hợp.
Dù bạn đang ra mắt sản phẩm, mở rộng hệ thống nội dung hay chỉ cố gắng đồng bộ hóa năm chiến dịch giữa các nhóm, khóa là sự nhất quán – chứ không phải những nỗ lực cá nhân.
✅ Phân chia mục tiêu lớn thành các bước có thể theo dõi✅ Tập trung thông tin và phản hồi✅ Ưu tiên các dự án một cách tổng thể, không chỉ dự án ồn ào nhất✅ Tự động hóa các công việc nhàm chán để tập trung vào chiến lược✅ Và giữ mọi người cập nhật — mà không cần phải theo dõi từng cập nhật
Với ClickUp, mọi thứ trở nên đơn giản. Tạo lịch nội dung, tự động hóa việc chuyển giao nhiệm vụ và đang theo dõi hiệu suất chiến dịch—tất cả mà không cảm thấy quá tải.