Khi bạn có thể đo lường những gì bạn đang nói và thể hiện nó bằng con số, bạn sẽ hiểu về nó; nhưng khi bạn không thể đo lường, không thể thể hiện bằng con số, kiến thức của bạn sẽ rất hạn chế và không thỏa đáng.
Khi bạn có thể đo lường những gì bạn đang nói và thể hiện nó bằng con số, bạn sẽ hiểu về nó; nhưng khi bạn không thể đo lường, không thể thể hiện bằng con số, kiến thức của bạn sẽ rất hạn chế và không thỏa đáng.
Nói một cách đơn giản hơn, bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường được. Và đó là lý do tại sao chúng ta đặt ra mục tiêu, mục đích và chỉ số hoạt động cho bản thân, nhóm của mình và doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, bạn có đang đo lường các khía cạnh đúng đắn của hoạt động kinh doanh không? Bạn có đang theo dõi chúng theo dòng thời gian phù hợp không? Bạn có những thông tin chi tiết cần thiết để cải thiện hoạt động không? Dưới đây là những kiến thức cơ bản để đo lường các chỉ số hoạt động một cách chính xác.
Chỉ số hoạt động là gì?
Chỉ số hoạt động là các chỉ số mà các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động hàng ngày.
Ví dụ: nếu bạn là một tổ chức dịch vụ khách hàng với các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, hiệu quả hoạt động của bạn sẽ được đo lường bằng thời gian phản hồi trung bình, tỷ lệ giải quyết lần đầu tiên, v.v.
Chỉ số hoạt động khác với các chỉ số KPI chiến lược như thế nào?
Các chỉ số hiệu suất chiến lược (KPI) là các chỉ số cấp cao dựa trên kết quả liên quan đến thành công của kinh doanh trong dài hạn. Các chỉ số hoạt động tập trung vào các chi tiết của hoạt động hàng ngày.
Dưới đây là một số điểm khác biệt chính giữa KPI chiến lược và chỉ số hoạt động:
| Chỉ số KPI chiến lược | Chỉ số hoạt động |
|---|---|
| Đo lường hiệu suất kinh doanh dài hạn | Đo lường hiệu quả của các hoạt động hàng ngày |
| Liên quan đến mục tiêu chung của kinh doanh | Liên quan đến hoạt động thường xuyên của từng bộ phận |
| Bao gồm các chỉ số định tính và định lượng | Được định hình bởi các điểm dữ liệu định lượng cụ thể về hiệu quả và năng suất |
| Tùy chỉnh dựa trên tầm nhìn, chiến lược và năng lực của công ty | Thường được chuẩn hóa theo bộ phận, ngành hoặc quy trình được đo lường |
| Được theo dõi trong thời gian dài hơn, chẳng hạn như một quý hoặc một năm | Theo dõi theo thời gian thực hoặc trong thời gian ngắn hơn, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc theo sprint |
Tại sao bạn nên theo dõi các chỉ số hoạt động?
Hầu hết các tổ chức đều bắt đầu với các mục tiêu cấp cao về doanh thu, thu hút nhân tài, v.v. Tuy nhiên, khi công ty mở rộng quy mô và hoạt động, họ mất dấu tất cả các bộ phận đang chuyển động. Chính vấn đề này được giải quyết bằng các chỉ số hoạt động. Chúng cho phép thực hiện những điều sau đây.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Các chỉ số hoạt động tốt giúp đưa ra các quyết định quan trọng. Ví dụ: nếu điểm hài lòng của khách hàng (CSAT) thấp, bạn có thể xem xét một chỉ số hoạt động như thời gian chờ đợi.
Nếu thời gian chờ đợi quá lâu, bạn có thể thuê thêm nhân lực, tự động hóa một số quy trình hoặc đầu tư vào hỗ trợ khách hàng tự phục vụ.
Sự đồng bộ chiến lược
Các chỉ số hoạt động đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn. Chúng cũng giúp bạn theo dõi tiến độ tốt hơn.
Ví dụ: nếu chiến lược kinh doanh của bạn là giữ chân khách hàng, bạn sẽ đầu tư vào việc tăng cường hoạt động của các nhóm thành công khách hàng.
Phát hiện sớm các vấn đề
Việc theo dõi nhất quán giúp bạn xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn hoặc xu hướng tiêu cực. Điều này cho phép bạn can thiệp và điều chỉnh hướng đi một cách chủ động.
Ví dụ: nếu chỉ số hoạt động cho thấy một khách hàng cụ thể liên tục chậm thanh toán, bạn có thể liên hệ với họ, thêm điều khoản phạt hoặc điều chỉnh giá cho phù hợp.
Hiệu suất nhân viên
Các chỉ số hoạt động giúp phân phối tài nguyên công bằng và hiệu quả. Các chỉ số này cũng giúp cung cấp cho nhân viên các mục tiêu và phản hồi cụ thể.
Ví dụ: nếu các nhà phát triển của bạn được giao nhiệm vụ xây dựng x số điểm câu chuyện cho mỗi sprint, điều này sẽ đặt ra kỳ vọng rõ ràng và giúp tránh tình trạng làm việc quá sức hoặc kiệt sức.
Cuối cùng, các chỉ số hoạt động cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động cho doanh nghiệp của bạn. Chúng giúp phát hiện xu hướng và so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn ngành hoặc dữ liệu lịch sử. Chúng giúp các nhóm chịu trách nhiệm và cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch kinh doanh dài hạn.
Vậy, bạn nên theo dõi những gì? Hãy cùng tìm hiểu.
Các chỉ số hoạt động quan trọng cần chú ý
Chỉ số bạn sử dụng quyết định những gì bạn cải thiện, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn. Vì vậy, mọi doanh nghiệp đều cần có nền tảng là các chỉ số khóa. Dưới đây là một số chỉ số mà mọi tổ chức nên xem xét.
1. Tăng trưởng doanh thu (so với cùng kỳ năm trước)
Điều gì: Tăng trưởng doanh thu đo lường sự tăng hoặc giảm doanh thu so với kỳ năm trước.
Tại sao: Như Eliyahu Goldratt đã nói, mục tiêu chính của mọi hoạt động kinh doanh là kiếm tiền. Chỉ số này theo dõi xem bạn đã đạt được mục tiêu đó hay chưa.
Cách thức: Tỷ lệ phần trăm tăng trưởng doanh thu so với năm ngoái
2. Lợi nhuận gộp
Định nghĩa: Biên lợi nhuận gộp là chênh lệch giữa số tiền thu được và số tiền chi cho sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Nói cách khác, nó phản ánh tỷ lệ phần trăm doanh thu vượt quá chi phí hàng bán.
Tại sao: Kiếm tiền không chỉ là doanh thu. Nếu bạn chi tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được, đó không phải là kinh doanh có lãi. Tỷ suất lợi nhuận gộp đo lường hiệu quả công việc của bạn.
Cách tính: (Doanh thu – Chi phí hàng bán)/Doanh thu. Biên lợi nhuận càng cao, khả năng kiểm soát chi phí sản phẩm và chiến lược giá càng tốt.
3. Chi phí thu hút khách hàng (CAC)
Định nghĩa: Chi phí thu hút khách hàng là chi phí mà tổ chức của bạn bỏ ra để thu hút một khách hàng mới. Chi phí này thường bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến bán hàng, tiền bán hàng, tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, v.v.
Tại sao: CAC là một khoản chi phí quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một trong những chỉ số chính của thành công là liệu doanh thu từ khách hàng có vượt xa chi phí thu hút khách hàng hay không.
Cách tính: (Tổng chi phí tiếp thị + chi phí bán hàng)/số khách hàng mới thu hút được. CAC càng thấp, càng tốt cho kinh doanh.
4. Giá trị trọn đời của khách hàng (CLV)
Định nghĩa: Giá trị trọn đời của khách hàng là giá trị/doanh thu được tạo ra từ một khách hàng trong suốt thời gian họ gắn bó với doanh nghiệp. Một số tổ chức cũng xem xét tác động giới thiệu của họ, bao gồm doanh thu được tạo ra từ những người mà họ giới thiệu công ty.
Tại sao: Đây là chỉ số quan trọng, đặc biệt trong kinh doanh SaaS, vì khách hàng gia hạn đăng ký hàng năm sẽ tạo ra giá trị theo cấp số nhân theo thời gian. Tỷ lệ giữ chân khách hàng cao sẽ tăng CLV.
Cách thức: Tổng doanh số bán hàng cho một khách hàng trong suốt mối quan hệ kinh doanh của họ. CLV cao hơn cho thấy kinh doanh có lợi nhuận cao hơn và đáng đầu tư hơn.
5. Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
Định nghĩa: Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho là thước đo tốc độ bán hàng. Chỉ số này theo dõi tần suất hàng tồn kho được thanh lý và thay thế trong một kỳ cụ thể.
Tại sao: Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho là chỉ số cho thấy nhu cầu thị trường đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Chỉ số này cũng hữu ích trong việc quản lý sản xuất.
Ví dụ: nếu bạn hết hàng quá sớm, có thể bạn không sản xuất đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu.
Cách thực hiện: Chi phí hàng bán/giá trị hàng tồn kho trung bình. Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao cho thấy quản lý hàng tồn kho hiệu quả và hiệu suất bán hàng mạnh mẽ.
6. EBITDA
Định nghĩa: Lợi nhuận trước lãi suất, thuế, khấu hao và amortization (EBITDA) là lợi nhuận hoạt động của một công ty. Chỉ số này tính đến các chi phí trực tiếp và gián tiếp, không bao gồm chi phí phát sinh hoặc chi phí vốn.
Tại sao: Trong bất kỳ năm nào, một doanh nghiệp có thể mua một nhà máy sản xuất mới hoặc mua lại một doanh nghiệp khác. Các chi phí này có thể phản ánh không cân xứng trên báo cáo lãi lỗ. EBITDA chỉ tính đến chi phí hoạt động, từ đó vẽ ra một bức tranh thực tế hơn về doanh nghiệp.
Cách tính: Doanh thu – (chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp). EBITDA càng cao, tiềm năng lợi nhuận của công ty càng lớn.
7. Lợi nhuận ròng
Điều gì: Giống như tỷ suất lợi nhuận gộp, thu nhập ròng hoặc lợi nhuận ròng cũng đo lường khả năng sinh lời. Tuy nhiên, nó không chỉ bao gồm chi phí trực tiếp để sản xuất sản phẩm/cung cấp dịch vụ mà còn bao gồm cả chi phí gián tiếp.
Tại sao: Một tổ chức phải chịu nhiều loại chi phí. Chi phí trực tiếp được bao gồm trong chi phí hàng bán. Tuy nhiên, chi phí gián tiếp như phần mềm, đi lại, v.v., làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, và các khoản phí khác, như lãi suất vay hoặc thuế, thì không. Thu nhập ròng chiếm tất cả các khoản đó.
Cách tính: Doanh thu – (chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp + chi phí khác). Thu nhập ròng dương cho thấy hoạt động kinh doanh có lãi.
8. Tỷ lệ tiêu hao
What: Burn là tốc độ mà công ty của bạn tiêu thụ vốn.
Tại sao: Là một con số hàng tháng, đây là chỉ số quan trọng đối với các startup để hiểu rõ tốc độ tiêu hao dự trữ tiền mặt và thời điểm cần huy động vốn bổ sung.
Cách thực hiện: Tổng chi phí hàng tháng
Tám chỉ số KPI hoạt động này cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, cổ đông và nhà đầu tư một bức tranh toàn cảnh về tổ chức. Chúng cho họ thấy tình hình hoạt động của công ty và triển vọng trong tương lai. Chúng cũng giúp họ so sánh với các tiêu chuẩn ngành để hiểu vị trí của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, những điều trên chỉ là chế độ xem tổng quan. Một bộ chỉ số hoạt động tốt cũng chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất. Đây là lý do tại sao các tổ chức thiết lập chỉ số hoạt động cho từng bộ phận. Hãy cùng xem những chỉ số đó là gì và chúng giúp ích như thế nào.
Chỉ số hoạt động theo bộ phận
Các chỉ số và KPI của mỗi bộ phận phụ thuộc rất nhiều vào chiến lược và mục tiêu chung của tổ chức. Ví dụ: nếu tiết kiệm chi phí là mục tiêu của tổ chức, thì mỗi bộ phận sẽ cần thiết lập các chỉ số liên quan đến việc cắt giảm chi phí. Nếu mục tiêu là tăng trưởng, thì các bộ phận sẽ tập trung vào mở rộng, ROI trên chi phí tăng trưởng, v.v.
Dù bằng cách nào, mỗi bộ phận đều có một số chỉ số hoạt động tiêu chuẩn giúp theo dõi hiệu quả, năng suất và hiệu quả. Chúng tôi sẽ khám phá từng chỉ số dưới đây.
Chỉ số hoạt động cho bán hàng
Mục tiêu cơ bản của bộ phận bán hàng là tăng doanh thu, đó là điều hiển nhiên. Để đạt được mục tiêu đó, bộ phận bán hàng có thể sử dụng một số chỉ số để cải thiện hiệu quả hoạt động, chẳng hạn như:
Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang cơ hội
Điều gì: Chỉ số này so sánh tổng số khách hàng tiềm năng với số khách hàng tiềm năng đủ điều kiện. Nó đo lường số lượng khách hàng tiềm năng mà bạn đang tạo ra thực sự có tiềm năng trở thành khách hàng.
Tại sao: Nó cho thấy các chiến dịch tiếp thị của bạn có nhắm mục tiêu đúng khách hàng hay không, nếu không, kênh tiếp thị sẽ bị tắc nghẽn.
Cách tính: Số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện/tổng số khách hàng tiềm năng. Ví dụ: nếu bạn tạo ra 100 khách hàng tiềm năng, trong đó 25 khách hàng đủ điều kiện trở thành khách hàng lý tưởng (ICP) của bạn, thì tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội là 25/100, tức là 25%.
Độ dài chu kỳ bán hàng
Điều gì: Chiều dài chu kỳ bán hàng là thời gian từ khi khách hàng liên hệ lần đầu tiên với doanh nghiệp của bạn cho đến khi hoàn thành giao dịch bán hàng.
Tại sao: Chu kỳ bán hàng dài làm chậm việc thực hiện doanh thu. Điều này có nguy cơ khiến các tài khoản bị bỏ quên trong quy trình hoặc khách hàng tiềm năng thay đổi ý định. Độ dài của chu kỳ bán hàng đo lường hiệu quả của quy trình bán hàng.
Cách thực hiện: Ngày đóng giao dịch – ngày liên hệ lần đầu
Giá trị đường ống bán hàng
What: Chỉ số này là doanh thu tiềm năng từ tất cả các cơ hội đang hoạt động trong quy trình bán hàng.
Tại sao: Một đường ống dẫn lành mạnh mang lại cơ hội để nhóm bán hàng chuyển đổi. Điều này cho thấy các nỗ lực tiếp thị và bán hàng trong và ngoài công ty là hiệu quả.
Cách thức: Giá trị tiềm năng của khách hàng tiềm năng đủ điều kiện trong tất cả các giai đoạn của kênh
Tỷ lệ chuyển đổi
Định nghĩa: Tỷ lệ chuyển đổi là số lượng khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự nhờ nỗ lực bán hàng hoặc tiếp thị của công ty.
Tại sao: Chỉ số này là một chỉ báo về hiệu quả của các nỗ lực bán hàng và tiếp thị.
Ví dụ: nếu tỷ lệ chuyển đổi quá thấp, điều đó có thể意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味
Cách tính: Số khách hàng tiềm năng chuyển đổi/tổng số khách hàng tiềm năng. Nếu bạn có 100 khách hàng tiềm năng và chốt được 20 giao dịch, tỷ lệ chuyển đổi của bạn là 20%. Tỷ lệ chuyển đổi càng cao, kết quả càng tốt.
Chỉ số hoạt động cho marketing
Các nhóm tiếp thị ngày nay thực hiện một phạm vi hoạt động rộng, bao gồm tối ưu hóa tìm kiếm hữu cơ, tiếp thị nội dung, tìm kiếm trả phí, mạng xã hội, quảng cáo kỹ thuật số, tiếp thị người ảnh hưởng, sự kiện trực tuyến và hơn thế nữa. Các hoạt động này có thể được đo lường bằng các KPI tiếp thị sau.
Tỷ lệ hoàn vốn trên chi phí quảng cáo (ROAS)
What: ROAS là doanh thu thu được từ mỗi chiến dịch quảng cáo. Mặc dù thường được sử dụng trong lĩnh vực SaaS cho quảng cáo kỹ thuật số và mạng xã hội, ROAS cũng có thể áp dụng cho quảng cáo truyền hình hoặc in ấn.
Tại sao: ROAS là công cụ tối ưu hóa quan trọng. Công cụ này giúp các nhóm thử nghiệm các ý tưởng chiến dịch và tối ưu hóa đầu tư dựa trên những gì đang hiệu quả.
Cách thức: Doanh thu từ khách hàng thu được thông qua chiến dịch quảng cáo/chi phí của chiến dịch quảng cáo
Doanh thu từ marketing
What: Đây là tổng doanh thu được tạo ra trực tiếp từ các hoạt động tiếp thị.
Tại sao: Chỉ số này so sánh thành công của hoạt động tiếp thị với các hoạt động thu hút khách hàng khác như gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng. Đặc biệt khi các tổ chức ngày càng chi nhiều tiền cho tiếp thị kỹ thuật số, chỉ số này theo dõi hiệu quả của hoạt động này một cách thường xuyên. Nó giúp đạt được các KPI tiếp thị sản phẩm và tinh chỉnh các chiến lược tăng trưởng.
Cách thức: Tổng doanh thu từ khách hàng thu được thông qua tiếp thị là nguồn đầu tiên
Tỷ lệ nhấp chuột (CTR)
Điều gì: Đây là chỉ số hoạt động chi tiết hơn để theo dõi hiệu quả của quảng cáo và nội dung kỹ thuật số trong việc thúc đẩy tương tác.
Tại sao: CTR cao hơn cho thấy hiệu suất quảng cáo/nội dung tốt hơn, từ đó tác động tích cực đến CAC, CLV và lợi nhuận.
Cách thực hiện: Số lần nhấp chuột/số lượt truy cập hoặc số lượt hiển thị
Chỉ số hoạt động trong logistics
Logistics là một hệ thống phức tạp với nhiều thành phần di chuyển. Từ đóng gói đến vận chuyển và giao hàng tận nơi, nhiều người và quy trình tham gia. Để vận hành một hệ thống logistics hiệu quả, cần có các chỉ số đo lường mạnh mẽ, chẳng hạn như:
Tỷ lệ hoàn thành đơn đặt hàng
Điều gì: Tỷ lệ hoàn thành đề cập đến thời gian cần thiết để xử lý và hoàn thành đơn đặt hàng.
Tại sao: Giao hàng nhanh hơn giúp khách hàng hài lòng và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Cách thức: Ngày đặt hàng – ngày giao hàng
Giao hàng đúng hẹn
What: Sự chênh lệch giữa thời gian giao hàng cam kết và thời gian giao hàng thực tế.
Tại sao: Trong ngành bán lẻ, CPG và thời trang, việc giao hàng đúng hẹn giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và xây dựng lòng tin, điều này rất quan trọng đối với các chỉ số như CLV.
Cách thức: Ngày giao hàng cam kết – ngày giao hàng thực tế
Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Điều gì: Trong mọi chuỗi cung ứng, có một số nhà cung cấp cần hoàn thành công việc của họ đúng hạn để công việc của bạn được hoàn thành. Thời gian dẫn đầu của nhà cung cấp đo lường điều này. Đây là thời gian dẫn đầu mà mỗi nhà cung cấp cần để giao nguyên liệu thô của bạn kể từ ngày đặt hàng.
Tại sao: Việc giao hàng của nhà cung cấp có thể trở thành rào cản trong quy trình sản xuất của bạn. Thời gian giao hàng ngắn hơn giúp quản lý tồn kho hiệu quả hơn.
Cách thức: Ngày đặt hàng – ngày giao hàng
Chỉ số hoạt động cho nguồn nhân lực
Quản lý nhân sự, đặc biệt là trong nền kinh tế tri thức, khó hơn nhiều so với vẻ bề ngoài. Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ thiết kế và theo dõi các chỉ số hoạt động.
Tỷ lệ vắng mặt
What: Tỷ lệ vắng mặt là số lượng vắng mặt không kế hoạch trên mỗi nhân viên.
Tại sao: Vắng mặt làm ảnh hưởng đến lịch trình, gây ra sự chậm trễ và tác động tiêu cực đến các chỉ số năng suất.
Cách thức: Tổng số ngày vắng mặt không có kế hoạch, không bao gồm ngày nghỉ ốm hoặc ngày nghỉ phép đã được phê duyệt
Tỷ lệ giữ chân nhân viên
Định nghĩa: Tỷ lệ duy trì là số lượng nhân viên chọn ở lại tổ chức trong một kỳ nhất định, thường là một năm.
Tại sao: Tuyển dụng, đào tạo và onboarding là những chi phí cao; tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn giúp tăng ROI và cho thấy mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn.
Cách tính: (Số nhân viên còn lại vào cuối năm – số nhân viên được tuyển dụng trong năm đó)/tổng số nhân viên tại thời điểm đầu năm
Tỷ lệ sử dụng
Gì: Tỷ lệ sử dụng là tỷ lệ phần trăm thời gian nhân viên dành cho các hoạt động tạo ra doanh thu.
Tại sao: Một tổ chức cần có đủ sức chứa để đáp ứng các yêu cầu của dự án mà không lãng phí tài nguyên; tỷ lệ sử dụng giúp theo dõi điều này.
Cách thức: Số giờ tính phí/tổng số giờ làm việc
Chỉ số đa dạng, công bằng và bao trùm
What: Các chỉ số DEI (Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập) đề cập đến hiệu quả của tổ chức trong việc tuyển dụng, giữ chân, thăng tiến và khuyến khích nhân viên từ các nền tảng đa dạng.
Tại sao: Đa dạng không chỉ công bằng mà còn mang lại lợi ích kinh doanh.
Cách thức: Một số chỉ số DEI quan trọng là % phụ nữ trong tổ chức, % phụ nữ trong ban lãnh đạo cấp cao, phân phối chủng tộc của nhân viên theo vai trò, mức lương dựa trên giới tính hoặc chủng tộc.
Chỉ số hoạt động trong tài chính
Các chỉ số hoạt động trong tài chính giúp quản lý hiệu suất của bộ phận, đảm bảo tuân thủ, điều chỉnh chiến lược phù hợp với mục tiêu kinh doanh và đảm bảo rằng dòng tiền vào/ra được xử lý theo lãi suất của công ty. Các chỉ số hoạt động chính là:
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu
What: Như tên gọi, đây là tổng nợ được so sánh với vốn chủ sở hữu của cổ đông.
Tại sao: Chỉ số này giúp đánh giá khả năng của công ty trong việc huy động vốn thêm hoặc tài trợ cho chi phí hoạt động.
Ví dụ: nếu một công ty khởi nghiệp có 1 đô la nợ cho mỗi 0,5 đô la vốn chủ sở hữu, điều đó cho thấy các nhà đầu tư không đủ tin tưởng vào công ty để chấp nhận rủi ro.
Cách tính: Tổng nợ/Tổng vốn chủ sở hữu.
Tỷ lệ thanh toán nhanh
What: Khả năng của một công ty trong việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn ngay lập tức.
Tại sao: Chỉ số này cho biết công ty có thể vượt qua khó khăn trong ngắn hạn hay không; phần mở rộng của chỉ số này còn cho biết khả năng phục hồi và sự ổn định tài chính.
Cách thực hiện: Nợ ngắn hạn/Tài sản thanh khoản
Luồng tiền hoạt động
Điều gì: Luồng tiền hoạt động là việc kiểm tra xem tiền vào có nhiều hơn tiền ra hay không.
Tại sao: Mặc dù luồng tiền mặt khác với tỷ lệ tiêu thụ, nhưng cả hai đều giải quyết vấn đề dòng tiền vào/ra. Luồng tiền mặt âm cho thấy khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn như lương hoặc chi phí phần mềm.
Cách thức: Tiền vào – tiền ra trong bất kỳ kỳ nào
Chênh lệch ngân sách
Điều gì: Chênh lệch ngân sách là sự khác biệt giữa số tiền bạn dự kiến chi tiêu và số tiền bạn thực tế đã chi tiêu.
Tại sao: Ngân sách là tầm nhìn tài chính về tương lai của công ty. Chúng được thiết kế để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh. Nếu thường xuyên xảy ra vượt ngân sách, điều đó có nghĩa là kế hoạch có sai sót, dẫn đến những hậu quả về huy động vốn, bán hàng, tiếp thị, v.v.
Cách tính: (Mục vượt ngân sách/tổng mục ngân sách) x 100
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn là trưởng phòng kỹ thuật và không thấy bộ phận của mình ở trên, đừng lo lắng. Dưới đây là một số KPI và chỉ số quản lý sản phẩm mà bạn có thể sử dụng.
Từ các ví dụ trên, bạn có thể nghĩ rằng tính toán các chỉ số này là một công việc đơn giản. Lấy ví dụ cuối cùng, chênh lệch ngân sách. Bạn chỉ cần biết có bao nhiêu mục trong ngân sách của bạn bị vượt quá. Đơn giản? Không.
Một tổ chức trung bình có hàng trăm mục, mỗi mục có ngân sách cụ thể dựa trên chiến lược của họ. Ví dụ, riêng bộ phận tiếp thị có thể có ngân sách cho:
- Lương
- Chi phí tư vấn
- Chi phí phần mềm
- Sự kiện trực tuyến, chẳng hạn như hội thảo trên web
- Sự kiện tại chỗ (bao gồm đi lại, địa điểm, chỗ ở, v.v.)
- Quảng cáo (phân tích theo kênh)
- Hợp tác với người ảnh hưởng
- Hợp tác với các nhà phân tích
Việc cài đặt mục tiêu và theo dõi chúng có thể nhanh chóng trở nên khó khăn, trừ khi bạn có một công cụ quản lý dự án như ClickUp được thiết kế đặc biệt để thực hiện việc này. Hãy xem cách bạn có thể theo dõi và quản lý các chỉ số hoạt động để giám sát hiệu suất và cải thiện kết quả.
Cách theo dõi và quản lý các chỉ số hoạt động
Việc tạo ra một phương pháp toàn diện để thiết lập, theo dõi và quản lý các chỉ số hoạt động cần có một cách tiếp cận chiến lược. Dưới đây là một khung công tác bao gồm các khía cạnh khác nhau và cung cấp cho bạn các công cụ hữu ích như phần mềm KPI, bảng điều khiển và mẫu.
1. Xác định mục tiêu của bạn
Vạch ra những mục tiêu mà bộ phận của bạn muốn đạt được trong năm nay. Đặt ra những mục tiêu này dựa trên mục tiêu của tổ chức để đảm bảo sự thống nhất.
Ví dụ: giả sử mục tiêu của nhóm bán hàng là tăng doanh thu 50% trong năm tới. Bạn sẽ chọn các chỉ số hoạt động để đạt được mục tiêu này. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng.
Các mục tiêu tốt nhất là những mục tiêu được các nhóm tích cực chấp nhận. Để đảm bảo điều này, hãy xác định mục tiêu của bạn một cách hợp tác. Sử dụng Bảng trắng ClickUp để xem lại hiệu suất của năm ngoái, thảo luận về tầm nhìn cho tương lai và đặt mục tiêu cho năm nay.
Nếu bạn mới làm quen với việc này, hãy thử một số mẫu cài đặt mục tiêu của ClickUp để làm đúng.
2. Chọn các chỉ số phù hợp
Bước tiếp theo là chọn các chỉ số phù hợp với mục tiêu bạn vừa xác định. Nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu, các chỉ số hoạt động và KPI bán hàng của bạn sẽ bao gồm:
- Tăng doanh thu trên mỗi khách hàng
- Tỷ lệ chuyển đổi
- Giá trị đường ống
- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang cơ hội
- Độ dài chu kỳ bán hàng
Ví dụ, tỷ lệ chuyển đổi là một chỉ số tuyệt vời vì nó cho bạn biết rằng bạn cần tăng tỷ lệ chuyển đổi hoặc tăng giá trị đường ống để đạt được mục tiêu bán hàng.
Để được trợ giúp về cài đặt các chỉ số phù hợp cho hoạt động kinh doanh của bạn, hãy thử Mẫu chỉ số dự án của ClickUp. Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, thân thiện với người mới bắt đầu, cho phép bạn theo dõi hiệu suất dự án trong thời gian thực và giữ cho nhóm tập trung vào mục tiêu.
3. Đặt mục tiêu theo thời gian cho từng chỉ số
Cài đặt mục tiêu và điểm chuẩn theo thời gian giúp chúng ta hiểu được điều gì đang hiệu quả và điều gì không. Đây là nền tảng để cải thiện các quy trình hoạt động. Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo chúng là SMART, tức là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn.
Trong ví dụ trước, bạn có thể đặt tỷ lệ chuyển đổi từ cơ hội thành giao dịch là 20% cho năm nay.
ClickUp Goals là một trong những ứng dụng theo dõi mục tiêu tốt nhất để giám sát từng chỉ số theo thời gian thực trên nhiều người dùng. Với ClickUp, bạn có thể đặt mục tiêu tiền tệ để theo dõi doanh thu của mình.
Bạn có thể đặt mục tiêu công việc để theo dõi công việc đã hoàn thành. Ví dụ: bạn có thể thiết lập mỗi cơ hội thành một Nhiệm vụ. Khi mỗi Nhiệm vụ được hoàn thành (hoặc Trạng thái thay đổi), ClickUp sẽ tự động đánh giá hiệu suất dựa trên các chỉ số của bạn!
Hơn thế nữa, bạn còn có thể sắp xếp các mục tiêu liên quan vào các thư mục và theo dõi hiệu suất của nhiều mục tiêu trong một chế độ xem.
Để có cảm hứng về việc cài đặt các mục tiêu phù hợp, hãy thử mẫu KPI của Clickup. Sử dụng nó để trực quan hóa các KPI, điều chỉnh các thành viên trong nhóm hướng tới các mục tiêu và trực quan hóa kết quả.
4. Thiết lập hệ thống để thu thập dữ liệu cho từng chỉ số
Một trong những lý do chính khiến các chỉ số trở nên vô dụng là khi dữ liệu chính xác và kịp thời không được thu thập cho từng chỉ số. Ví dụ: làm thế nào để biết tỷ lệ chuyển đổi của bạn là bao nhiêu nếu bạn không theo dõi từng khách hàng tiềm năng, cơ hội và giao dịch trên một nền tảng duy nhất?
Thiết lập một nền tảng toàn diện để thu thập tất cả dữ liệu liên quan. Cấp quyền truy cập nền tảng này cho tất cả người dùng có liên quan để cập nhật thông tin thường xuyên.
ClickUp cho phép bạn chuyển đổi mục tiêu và chỉ tiêu thành Nhiệm vụ. Bạn có thể chỉ định người dùng, đặt thời hạn, liên kết các phụ thuộc, tạo trạng thái/trường tùy chỉnh, cộng tác trên các bình luận và hoàn thành mục tiêu của mình, tất cả chỉ trong một nơi.
5. Đánh giá hiệu suất
Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, sử dụng công cụ báo cáo để so sánh hiệu suất hoạt động của bạn với các tiêu chuẩn đã thiết lập, tiêu chuẩn ngành hoặc hiệu suất lịch sử.
Nếu tỷ lệ chuyển đổi của bạn chưa đạt 25%, hãy tiến hành đánh giá lại với nhóm để tìm hiểu nguyên nhân. Điều tra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề hoặc hiệu suất thấp nào. Thực hiện các chiến lược để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi nhanh chóng.
Bảng điều khiển ClickUp giúp các nhà quản lý vận hành theo dõi hiệu suất của nhóm trong thời gian thực trên các dự án. Sử dụng ClickUp để:
- Theo dõi các chỉ số chi tiết
- Hình dung tiến độ
- Tạo chế độ xem trên một bảng duy nhất cho các chỉ số quan trọng
- Hiểu rõ các hoạt động hàng ngày
- Thực hiện điều chỉnh và đạt được sự cải thiện
Nâng cấp hoạt động của bạn với ClickUp
Về bản chất, chỉ số hoạt động là một cách để chú ý. Đó là cách kinh doanh nhìn vào chi tiết cụ thể của công việc hàng ngày.
Nếu chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng đột ngột tăng vọt, chỉ số này sẽ cảnh báo nhà phân tích tiếp thị. Nếu nhóm liên tục vượt quá ngân sách, trưởng phòng tài chính có lý do để lo lắng. Nếu nhóm bán hàng đạt tỷ lệ chuyển đổi kỷ lục, trưởng phòng phát triển có lý do để ăn mừng. Các chỉ số hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt thực tế.
Nếu không có các công cụ phù hợp để thiết lập, theo dõi và quản lý các chỉ số này, một doanh nghiệp có thể vấp ngã hoặc bay quá gần mặt trời.
Tránh cả hai tình huống này với hệ thống theo dõi chỉ số được thiết kế chuyên dụng của ClickUp. Với ClickUp, bạn có thể đặt mục tiêu, chia nhỏ thành các nhiệm vụ, thu thập dữ liệu, xây dựng báo cáo KPI và thu thập thông tin chi tiết để cải thiện hiệu quả hoạt động theo cấp số nhân.