Vào đầu những năm 1900, một luật sư tên Reginald Heber Smith phải đối mặt với một thách thức bất thường: điều hành một phòng khám pháp lý miễn phí với ngân sách eo hẹp.
Để theo dõi công việc được thực hiện trên hàng nghìn vụ việc, anh đã phát triển một hệ thống ghi chép chính xác số giờ mà mỗi luật sư dành cho từng công việc.
Nhìn lại một thế kỷ sau, nhiều agency sáng tạo và tiếp thị vẫn đang phải đối mặt với cùng một vấn đề cũ: một mô hình giả định rằng mọi phút năng suất đều có thể tính phí.
Tuy nhiên, câu hỏi hiện nay là: chi phí ẩn của việc không đang theo dõi giờ làm việc tính phí và không tính phí đối với các agency là gì?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ý tưởng kế toán có tuổi đời một thế kỷ vẫn ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của bạn. Như một phần thưởng, chúng ta sẽ xem xét các cách ClickUp có thể hỗ trợ bạn. 🎯
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Mẫu theo dõi thời gian của ClickUp Consultant được thiết kế để giúp các nhóm tư vấn và agency quản lý khách hàng, dự án và các sản phẩm đầu ra hàng ngày. Mỗi phút có thể được liên kết với một công việc, cuộc họp hoặc sản phẩm đầu ra, giúp hiển thị những gì có thể tính phí và những gì không.
Cách thiết lập này loại bỏ sự phỏng đoán, giúp bạn theo dõi thời gian dành cho các công việc và dự án, cũng như cách nó kết nối với lợi nhuận tổng thể của dự án.
Chi phí ẩn của việc không đang theo dõi giờ làm việc tính phí và không tính phí
Ngay cả trong các agency bận rộn và hoạt động hiệu quả, không phải mọi giờ công việc đều chuyển hóa thành doanh thu.
Các cuộc gọi với khách hàng, cuộc họp nội bộ, chỉnh sửa nhanh chóng và các công việc hành chính đều góp phần vào chi phí. Tuy nhiên, nếu không được theo dõi đúng cách, chúng sẽ âm thầm làm giảm lợi nhuận. Hãy cùng tìm hiểu nơi các chi phí phát sinh và tại sao quản lý bảng chấm công lại quan trọng.
Cơ hội doanh thu bị mất
Khi giờ làm việc tính phí không được theo dõi, các agency đang bỏ lỡ cơ hội kiếm tiền.
Hãy xem xét một công ty thiết kế đang thực hiện một dự án xây dựng thương hiệu: một nhà thiết kế dành 10 giờ để hoàn thiện các chỉnh sửa của khách hàng. Chỉ có 6 giờ trong số đó được ghi lại do việc quên mục nhập và làm tròn xuống. Trong suốt quá trình thực hiện nhiều dự án, sự chênh lệch này có thể khiến công ty mất hàng nghìn đô la mỗi tháng.
📮 ClickUp Insight: Trong khi 40% nhân viên dành ít hơn một giờ mỗi tuần cho các công việc không được ghi nhận trong công việc, thì có tới 15% đang mất 5+ giờ mỗi tuần, tương đương với 2,5 ngày mỗi tháng!
Thời gian lãng phí này, dù có vẻ không đáng kể nhưng lại vô hình, có thể đang từ từ làm giảm năng suất của bạn. ⏱️
Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian và Trợ lý Trí tuệ Nhân tạo (AI) của ClickUp để xác định chính xác nơi những giờ làm việc không được ghi nhận đang "biến mất". Xác định các điểm yếu kém, để AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và giành lại thời gian quan trọng! Xem video này để tìm hiểu thêm về bảng chấm công và quy trình phê duyệt trong ClickUp. 👇🏼
Giảm năng suất
Việc làm mờ ranh giới giữa các hoạt động tính phí và không tính phí có thể làm giảm hiệu quả làm việc của nhóm.
Ví dụ, một chiến lược gia tiếp thị có thể dành một phần ngày làm việc cho chiến dịch của khách hàng, nhưng cũng kiểm tra email nội bộ, chuẩn bị báo cáo và tham gia các cuộc họp đột xuất. Nếu không có hệ thống theo dõi thời gian chính xác, sẽ không thể xác định được bao nhiêu thời gian trong ngày thực sự được dành cho các công việc tạo ra doanh thu.
Kết quả là nỗ lực trùng lặp, mất tập trung và lãng phí thời gian khi cố gắng ghép nối các quy trình làm việc rời rạc.
🧠 Thực tế thú vị: Chiếc đồng hồ chấm công đã khởi đầu mọi thứ. Willard Bundy đã đăng ký bằng sáng chế cho chiếc đồng hồ chấm công thực tế đầu tiên vào năm 1888, và khả năng ghi lại giờ làm việc bằng cơ học đó đã mở đường cho việc tính phí dựa trên thời gian trong thời hiện đại.
Khó khăn trong việc dự báo ngân sách dự án
Việc bỏ qua giờ làm việc không tính phí thường dẫn đến việc đánh giá thấp chi phí dự án.
Giả sử một công ty tư vấn đang đấu thầu cho một khách hàng mới. Họ phân bổ 50 giờ cho các sản phẩm đầu ra nhưng quên tính đến các hoạt động lập kế hoạch nội bộ, cuộc họp cập nhật trạng thái dự án và kiểm tra chất lượng. Khi dự án vượt quá thời gian dự kiến, các mốc thời gian bị bỏ lỡ, biên lợi nhuận thu hẹp và sự hài lòng của khách hàng giảm sút.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đang theo dõi chi phí cơ hội cùng với các giờ không tính phí. Nếu một nhóm dành 40 giờ cho đào tạo nội bộ, hãy tính toán số giờ tính phí tương đương bị mất. Điều này giúp các nhà quản lý tài chính chứng minh hiệu quả đầu tư (ROI) của đào tạo.
Tăng tranh chấp thanh toán với khách hàng
Các mục nhập thời gian mơ hồ hoặc không chính xác có thể nhanh chóng gây ra tranh chấp về hóa đơn.
Giả sử một công ty phát triển web tính phí cho khách hàng 15 giờ công việc cho dự án thiết kế lại trang web, nhưng không ghi chép các công việc nhỏ như khắc phục sự cố hoặc kiểm thử. Khách hàng đặt câu hỏi về các khoản phí, trì hoãn thanh toán trong khi công ty phải vội vàng giải thích lý do cho các giờ công việc đó.
🔍 Bạn có biết? Vào những năm 1940, Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ (ABA) bắt đầu khuyến khích các luật sư theo dõi thời gian làm việc theo từng khoảng 6 phút. Thực hành này được chính thức hóa vào năm 1958 khi ABA đề xuất rằng các luật sư nên hướng tới việc tính phí 1.300 giờ mỗi năm.
Phân bổ tài nguyên không hiệu quả
Nếu không có dữ liệu rõ ràng, các nhà quản lý có thể đánh giá sai cách các thành viên trong nhóm sử dụng thời gian của mình.
Ví dụ, một biên tập viên cấp cao có thể trông như đang bị sử dụng không hiệu quả vì thời gian họ dành cho nghiên cứu không tính phí hoặc hướng dẫn thực tập sinh không được theo dõi. Trong khi đó, nhân viên cấp dưới có thể bị quá tải với các công việc tính phí. Việc đánh giá sai sức chứa như vậy có thể dẫn đến kiệt sức, lãng phí tài năng và thực hiện dự án không đồng đều.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng chỉ tập trung vào số giờ mà hãy nghĩ đến các mô hình. Nếu bạn thấy các chiến lược gia luôn ghi nhận nhiều giờ không tính phí vào Monday, đó là vấn đề hệ thống. Có thể các cuộc gọi về trạng thái hàng tuần có thể được gộp lại, hoặc báo cáo tự động hóa có thể thay thế một nửa công việc chuẩn bị.
Cách giảm thiểu chi phí ẩn khi không theo dõi giờ làm việc tính phí và không tính phí
Phân loại công việc, theo dõi thời gian một cách nhất quán, phân tích dữ liệu và điều chỉnh quy trình làm việc giúp các agency lấy lại quyền kiểm soát trong quản lý thời gian.
ClickUp sẽ giúp bạn điều này. 🤩
Đây là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện - tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Dưới đây là cách bạn có thể giảm thiểu chi phí ẩn của việc không theo dõi giờ làm việc bằng cách sử dụng nền tảng:
Bước #1: Phân loại các công việc thành tính phí hoặc không tính phí
Bắt đầu bằng cách làm rõ những gì được coi là giờ làm việc tính phí và những gì không.
✔️ Dưới đây là danh sách kiểm tra giờ làm việc tính phí!
- Công việc dự án cho khách hàng (thiết kế, mã hóa, viết lách, tư vấn)
- Các phiên thảo luận chiến lược và kế hoạch cho các sản phẩm/dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
- Các cuộc họp và cuộc gọi với khách hàng liên quan đến dự án cụ thể
- Các yêu cầu chỉnh sửa và sửa đổi từ khách hàng
- Nghiên cứu trực tiếp hỗ trợ cho dự án của khách hàng.
- Sản phẩm đầu ra (thiết kế đồ họa, báo cáo, bài thuyết trình)
- Hội thảo cho khách hàng tại chỗ hoặc trực tuyến
- Kiểm tra chính tả và chất lượng cho tài liệu của khách hàng
Ghi lại những điều này dưới dạng danh sách tham khảo đơn giản để mọi người đều hiểu rõ. Tiếp theo, hãy làm cho việc theo dõi trở nên dễ dàng bằng cách thêm các nhãn nhất quán như ‘Billable’ và ‘Non-billable’. Tổ chức một phiên thảo luận ngắn với nhóm của bạn để đi qua các ví dụ, đảm bảo mọi người áp dụng cùng tiêu chuẩn.
❌ Dưới đây là các công việc không tính phí:
- Công việc hành chính (email, lưu trữ tài liệu, mục nhập)
- Các cuộc họp nhóm và cuộc họp đứng
- Đào tạo hoặc phát triển chuyên môn
- Marketing hoặc phát triển kinh doanh cho agency
- Lập kế hoạch dự án nội bộ hoặc tài liệu hóa quy trình
- Thời gian nhân viên dành để học các công cụ hoặc phần mềm mới
- Đánh giá hiệu suất hoặc các công việc liên quan đến nhân sự
- Quản lý văn phòng hoặc phối hợp nhóm
Các nhiệm vụ ClickUp là những khối xây dựng của quy trình làm việc của bạn. Mỗi nhiệm vụ bao gồm nhiều thành phần, bao gồm mô tả, tệp đính kèm, thẻ, danh sách kiểm tra và bình luận. Nhờ đó, bạn có thể gắn thẻ các nhiệm vụ là ‘có thể tính phí’ hoặc ‘không thể tính phí’, tạo ra một hệ thống nhất quán cho nhóm của mình đồng thời giữ tất cả thông tin liên quan trong một nơi duy nhất.
Ví dụ, một nhà viết nội dung đang làm việc trên blog của khách hàng tạo một công việc có tiêu đề ‘Bản nháp blog của Khách hàng Y’ và gắn thẻ ‘có thể tính phí’. Họ thêm mô tả với thời hạn và yêu cầu. Vào cuối tháng, trưởng bộ phận marketing lọc theo thẻ để phân loại giờ làm việc có thể tính phí.
Bước #2: Theo dõi thời gian một cách nhất quán
Bây giờ là lúc khuyến khích nhóm của bạn ghi chép thời gian hàng ngày thay vì chờ đến cuối tuần, để các mục nhập được chính xác và đầy đủ.
ClickUp Theo dõi thời gian giúp việc này trở nên dễ dàng. Nó cho phép các thành viên trong nhóm bắt đầu và dừng đồng hồ đo thời gian trên các công việc từ máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc thậm chí trình duyệt thông qua phần mở rộng Chrome miễn phí.
Thích nhập liệu thủ công? Không vấn đề gì. Bạn có thể ghi lại thời gian theo cách thủ công hoặc chọn phạm vi thời gian cụ thể để theo dõi tiến độ. Mỗi mục nhập có thể được liên kết trực tiếp với một công việc hoặc công việc con, vì vậy mỗi giờ làm việc đều được gắn với một sản phẩm cụ thể. Bảng chấm công tùy chỉnh cho phép bạn xem thời gian đã theo dõi theo ngày, tuần, tháng hoặc bất kỳ phạm vi thời gian nào khác. Bạn thậm chí có thể thêm ước lượng thời gian trong thẻ công việc để so sánh thời gian ước tính và thời gian thực tế sau này.
Ví dụ, một công ty truyền thông xã hội đang thực hiện chiến dịch cho khách hàng. Một biên tập viên dành cả buổi sáng để soạn thảo chú thích cho bài đăng Instagram của khách hàng. Họ bắt đầu tính giờ ngay trên công việc ‘Chú thích Instagram – Khách hàng Z’ ngay khi bắt đầu viết.
Hỏi AI để nhận được những thông tin chi tiết theo ngữ cảnh.
ClickUp Brain là một công cụ nền tảng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, kết nối các tác vụ, tài liệu, con người và kiến thức tổ chức. Nó tự động hóa các hoạt động quản lý dự án thường xuyên như theo dõi tiến độ, cuộc họp hàng ngày, cập nhật và tạo công việc, sử dụng các tính năng tự động hóa được hỗ trợ bởi AI như AI Assign và AI Prioritize, giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc chiến lược thay vì các công việc không tính phí.
Hãy quay lại ví dụ về công ty quảng cáo truyền thông xã hội của chúng ta. Trong khi nhà văn nội dung làm việc, ClickUp Brain có thể tự động theo dõi tiến độ của các công việc con, tạo bản tóm tắt công việc đã hoàn thành và cập nhật cho các bên liên quan về số giờ tính phí hiện tại.
Sau này, nếu người quản lý nhóm muốn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng, họ có thể đơn giản hỏi ClickUp Brain:
- Hiển thị tổng số giờ tính phí cho [Tên khách hàng] trong tuần này.
- Những công việc nào đang mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến?
- Tạo báo cáo tiến độ cho chiến dịch Instagram.
ClickUp Brain cũng đề xuất các điều chỉnh, chẳng hạn như tái phân bổ nguồn lực nếu một số công việc con bị chậm tiến độ, dựa trên thời gian đang được theo dõi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp AI vào quá trình kiểm tra thời gian. Nhập dữ liệu lịch sử về giờ làm việc tính phí và không tính phí vào ClickUp Brain để phát hiện những bất cập ẩn giấu — ví dụ, AI có thể chỉ ra rằng các nhà thiết kế cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp nội bộ so với các nhà thiết kế cấp dưới, cho thấy việc phân công công việc không hiệu quả.
Bước #3: Kiểm tra báo cáo thường xuyên
Cài đặt lịch trình để xem báo cáo thời gian. Nó có thể là một lịch trình như sau:
- Hàng ngày để kiểm tra nhanh các công việc cá nhân
- Hàng tuần cho các dự án đang hoạt động
- Hàng tháng để theo dõi xu hướng chung
So sánh giờ làm việc tính phí và không tính phí để phát hiện các mẫu hình, như các công việc giá trị thấp lặp đi lặp lại hoặc tính phí không đầy đủ. Hãy chú ý đến các trường hợp ngoại lệ: các công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc được phân loại sai. Chia sẻ những phát hiện này với nhóm giúp mọi người hiểu rõ tác động của thời gian làm việc và duy trì động lực cao.
ClickUp Tự động hóa có thể giúp việc báo cáo theo dõi thời gian trở nên nhanh chóng hơn. Chúng hoạt động dựa trên logic đơn giản "Nếu điều này xảy ra, thì thực hiện việc cần làm này", và có thể kết hợp các điều kiện, hành động và sự kiện để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về tự động hóa:
- Thông báo cho quản lý khi một công việc vượt quá số giờ ước tính.
- Tự động gắn thẻ các công việc là Có tính phí hoặc Không tính phí dựa trên loại công việc.
- Gửi bản tóm tắt hàng tuần về số giờ đang theo dõi cho các trưởng nhóm.
- Cập nhật bảng điều khiển mỗi khi có mục nhập hoặc cập nhật thời gian.
Với ClickUp Brain, bạn thậm chí có thể tạo các trợ lý AI tùy chỉnh bằng ngôn ngữ tự nhiên, chẳng hạn như:
- Thông báo cho tôi vào mỗi thứ Sáu nếu có bất kỳ công việc nào vượt quá số giờ ước tính trong tuần này.
- Nhấn mạnh các công việc có thời gian thực hiện dài hơn 10% so với ước tính.
- Gửi báo cáo tự động về tổng số giờ tính phí cho từng khách hàng.
Dưới đây là cách thức áp dụng trong thực tế:
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ngân sách nhỏ cho các giờ không tính phí. Thay vì nói “giữ chi phí quản trị dưới 20%”, hãy cấp cho mỗi dự án một ngân sách không tính phí có giới hạn (ví dụ: 10 giờ). Điều này giúp các nhóm nhận thức được việc mở rộng phạm vi dự án và buộc phải tìm giải pháp sáng tạo khi đạt đến giới hạn.
Tìm hiểu thêm về tự động hóa quy trình làm việc tại đây. 👇🏼
Bước #4: Điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên các thông tin thu được.
Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh hơn. Chuyển trọng tâm sang các hoạt động có tỷ suất lợi nhuận cao (ROI) và cắt giảm công việc nội bộ có giá trị thấp. Cải thiện ước tính công việc bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực tế để các báo giá dự án trong tương lai chính xác hơn.
Điều chỉnh phân bổ nguồn lực bằng cách phân công nhiều nhân sự hơn cho các công việc có giá trị cao và tính phí, đồng thời tối ưu hóa các công việc không tính phí nhưng tốn nhiều thời gian bằng cách sử dụng mẫu, tự động hóa hoặc thuê ngoài. Theo thời gian, những điều chỉnh nhỏ này sẽ góp phần nâng cao năng suất làm việc.
ClickUp Dashboards cung cấp chế độ xem tổng quan tập trung về không gian làm việc của bạn, cho phép bạn trực quan hóa và phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Sử dụng các thẻ có thể di chuyển và điều chỉnh kích thước, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất nhóm, báo cáo thời gian và thậm chí tích hợp dữ liệu từ các công cụ bên ngoài.
Tùy chỉnh bảng điều khiển với bộ lọc và cài đặt để tập trung vào những gì quan trọng nhất, dù là chỉ số dự án, giờ làm việc theo khách hàng cụ thể hay năng suất làm việc của toàn nhóm.
Giả sử một công ty marketing đang quản lý nhiều chiến dịch. Trên bảng điều khiển ClickUp của họ, họ cài đặt nhiều thẻ:
- Bảng báo cáo thời gian hiển thị giờ làm việc tính phí và không tính phí theo từng thành viên trong nhóm và dự án.
- Thẻ tiến độ công việc hiển thị các công việc đã hoàn thành so với các công việc đang chờ xử lý cho từng khách hàng.
- Thẻ khối lượng công việc hiển thị sức chứa của từng thành viên trong nhóm.
- Thẻ dành cho khách hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về trạng thái dự án, thời hạn và các sản phẩm đầu ra.
Thưởng: Mẫu biểu mẫu!
Như một phần thưởng thêm, khi bạn không muốn thực hiện việc cài đặt quy trình làm việc tùy chỉnh, đây là mẫu dành cho freelancer mà bạn có thể sử dụng! ⚡
Mẫu theo dõi thời gian cho tư vấn viên của ClickUp là công cụ tuyệt vời để theo dõi thời gian trực tiếp trong các công việc, nghĩa là bạn luôn biết chính xác mỗi giờ ghi lại đã đóng góp vào đâu. Mẫu bảng chấm công cho tư vấn viên bao gồm các Trường Tùy chỉnh để ghi lại các chỉ số quan trọng như giá giờ, chi phí ước tính và tổng số tiền có thể tính phí.
Các trường công thức tự động tính toán giờ làm việc tính phí, cho phép bạn so sánh ngay lập tức giữa thu nhập dự kiến và thu nhập thực tế. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng xác định các dự án bị tính phí thấp hoặc các công việc bị kéo dài quá mức. Kết hợp với nhiều chế độ xem như danh sách công việc, bảng và bảng điều khiển, bạn có thể lọc, sắp xếp và trực quan hóa thời gian theo dõi của mình trên các dự án, thành viên nhóm và khách hàng.
Sự phân tán công việc là một trong những nguyên nhân chính gây giảm năng suất trong các agency. Các nhóm sáng tạo thường phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau cho các dự án, một công cụ khác cho việc thanh toán, một nền tảng riêng cho việc theo dõi thời gian và một công cụ khác cho việc giao tiếp với khách hàng. Mỗi lần chuyển đổi đều làm mất tập trung, làm chậm tiến độ và tạo ra những khoảng trống khiến giờ làm việc không được theo dõi, bản tóm tắt bị mất và các sản phẩm hoàn thành bị trễ.
Khi quy trình làm việc của bạn bị phân tán qua các tab, bạn không chỉ lãng phí thời gian—bạn còn mất đi giờ làm việc có thể tính phí và tạo ra rào cản cho mọi dự án khách hàng. Một không gian làm việc tập trung sẽ gom tất cả lại: quản lý dự án, theo dõi thời gian, thanh toán, phân bổ nguồn lực và giao tiếp đều nằm trong một hệ thống liền mạch. Không còn phải chuyển tab, không còn phải tìm kiếm file, không còn phải thiết lập lại bối cảnh. Nhóm của bạn làm việc nhanh hơn, các dự án luôn đồng bộ, và agency bảo vệ được thời gian làm việc có thể tính phí—yếu tố thực sự mang lại doanh thu.
Ví dụ thực tế về việc theo dõi giờ làm việc tính phí
Khi các nhóm bắt đầu theo dõi giờ làm việc tính phí và không tính phí, kết quả thường tự nói lên điều đó. Dữ liệu cho thấy sự kém hiệu quả, cơ hội bị bỏ lỡ và các lỗ hổng tiềm ẩn trong lợi nhuận.
Hãy cùng tìm hiểu quy trình làm việc từng bước mà chúng ta đã thảo luận trong thực tế.
Hãy lấy ví dụ về StudioBright, một công ty sáng tạo có kích thước trung bình, quyết định xem xét kỹ hơn về cách thức sử dụng thời gian của mình. Mặc dù có lượng công việc ổn định từ khách hàng, biên lợi nhuận vẫn tiếp tục thu hẹp.
Bước #1: Xác định rõ ràng các định nghĩa
Dưới đây là cách người phụ trách vận hành phân chia công việc:
- Thời gian tính phí: Các sản phẩm giao cho khách hàng như thiết kế chiến dịch, chỉnh sửa hoặc cuộc gọi với khách hàng.
- Không tính phí: Các cuộc họp nội bộ, hoạt động tiếp thị và đào tạo.
Họ tạo các thẻ trong không gian làm việc của mình để đảm bảo mọi công việc đều minh bạch.
Bước #2: Ghi chép thời gian hàng ngày với ClickUp
Ví dụ, nhà văn quảng cáo bắt đầu đặt đồng hồ bấm giờ cho 'Nội dung quảng cáo – Khách hàng A' khi viết. Quản lý dự án ghi chép thủ công 45 phút dành cho cuộc họp phản hồi của khách hàng. Trí tuệ nhân tạo Quản lý Dự án ClickUp Brain tổng hợp tổng số giờ theo từng khách hàng và cảnh báo các công việc vượt quá ước lượng thời gian.
Dưới đây là chia sẻ của Manaswi Dwivedi từ Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. về việc sử dụng ClickUp:
Bảng điều khiển của nó giúp chúng tôi trình bày dữ liệu một cách có ý nghĩa và cũng tiết kiệm thời gian. Tôi cũng có thể tạo các không gian khác nhau để làm việc với các vấn đề và phần cải tiến. Hơn nữa, công việc hàng ngày của chúng tôi cũng có thể được theo dõi, và việc theo dõi thời gian mà chúng tôi dành cho một công việc cụ thể cũng giúp cải thiện hiệu quả công việc.
Bảng điều khiển của nó giúp chúng tôi trình bày dữ liệu một cách có ý nghĩa và cũng tiết kiệm thời gian. Tôi cũng có thể tạo các không gian khác nhau để làm việc với các vấn đề và phần cải tiến. Hơn nữa, công việc hàng ngày của chúng tôi cũng có thể được theo dõi, và việc theo dõi thời gian mà chúng tôi dành cho một công việc cụ thể cũng giúp cải thiện hiệu quả công việc.
Bước #3: Kiểm tra báo cáo thường xuyên
Vào cuối mỗi tuần, nhóm sẽ xem xét dữ liệu thời gian thông qua bảng điều khiển ClickUp.
Họ nhận ra một xu hướng: các nhà thiết kế dành gần 10 giờ mỗi tuần cho các cuộc gọi nội bộ: thời gian không tính phí đang ăn mòn biên lợi nhuận.
Người quản lý cài đặt tự động hóa ClickUp để mỗi thứ Sáu, báo cáo "Báo cáo Thời gian Hàng tuần" được chia sẻ tự động trong kênh trò chuyện ClickUp #Operations của họ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: So sánh hiệu quả của khách hàng. So sánh tỷ lệ giờ tính phí và không tính phí theo từng khách hàng. Một số khách hàng mất hai giờ chi phí chung cho mỗi giờ tính phí; một số khác chỉ mất 15 phút. Sử dụng thông tin này để ưu tiên các khách hàng có hiệu quả cao khi danh sách dự án đã đầy.
Bước #4: Điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên các thông tin thu được.
Với dữ liệu trong tay, StudioBright tối ưu hóa quy trình làm việc của mình:
- Các cuộc họp nội bộ được giới hạn trong 15 phút.
- Thông tin liên lạc với khách hàng được tổng hợp vào bảng điều khiển dự án.
- Các công việc không tính phí tốn quá nhiều thời gian được tự động hóa hoặc gom nhóm lại.
Sau ba tháng, kết quả đã rõ ràng:
⚡ Tỷ lệ sử dụng giờ làm việc tính phí tăng 18%
💰 Lợi nhuận tăng 22%
📅 Thời gian hoàn thành dự án trung bình giảm 15%
💟 Bonus: Brain MAX là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), được thiết kế để giúp các agency tối đa hóa giờ làm việc tính phí và tối ưu hóa công việc với khách hàng. Với tích hợp sâu rộng trên các công cụ quản lý dự án, theo dõi thời gian và lập hóa đơn, Brain MAX tập hợp tất cả các hoạt động tính phí của bạn vào một bảng điều khiển thống nhất.
Bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản để ghi lại giờ làm việc, cập nhật trạng thái dự án hoặc ghi chú của khách hàng mà không cần dùng tay, trong khi các mô hình AI hàng đầu giúp bạn tạo bảng chấm công chi tiết, tóm tắt tiến độ dự án và đánh dấu công việc chưa được tính phí. Brain MAX có thể tự động hóa các thao tác nhắc nhở nhập giờ làm việc, phân loại các công việc tính phí và không tính phí, và đảm bảo mọi phút công việc cho khách hàng đều được theo dõi và ghi nhận – giúp agency của bạn trở nên hiệu quả, minh bạch và có lợi nhuận hơn.
Danh sách kiểm tra thời gian và hóa đơn được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho các agency
Dưới đây là bảng tóm tắt nhanh để giúp bạn theo dõi các công việc:
| Bước | Mục danh sách kiểm tra |
|---|---|
| 1. Tự động hóa các công việc có giá trị thấp để nhóm của bạn có thể tập trung vào sáng tạo | Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa các công việc hành chính làm gián đoạn công việc của các nhà thiết kế, chiến lược gia và quản lý tài khoản. Điều này giúp họ tập trung vào các công việc tính phí có tác động cao thay vì phải đối mặt với công việc hành chính vô tận và các cuộc trao đổi qua lại. |
| 2. Xác định các chi phí ẩn trong quy trình cung cấp dịch vụ của bạn | Các agency mất đi lợi nhuận do những khu vực chi phí ẩn không được phát hiện như chỉnh sửa, đánh giá nội bộ, cuộc họp và công việc không tính phí. Hãy phát hiện sớm những mô hình này vì giờ làm việc không tính phí quan trọng hơn nhiều so với những gì các nhóm thường nhận thức. |
| 3. Nâng cao độ chính xác trong thanh toán bằng cách sử dụng công nghệ tự động hóa theo dõi | Kích hoạt tính năng theo dõi thời gian tự động hóa để đảm bảo các nhân viên sáng tạo ghi lại toàn bộ thời gian dành cho công việc của khách hàng, giúp bạn có được hóa đơn chính xác và quy trình theo dõi thời gian mượt mà hơn — đặc biệt quan trọng đối với các nhóm sản xuất hoạt động nhanh chóng. |
| 4. Tăng cường hiệu suất sử dụng giờ làm việc tính phí trên toàn công ty | Theo dõi tỷ lệ sử dụng của nhóm, tỷ lệ sử dụng có thể tính phí và tổng số giờ làm việc để hiểu cách chúng được phân bổ trên nhiều dự án, và phát hiện cơ hội để tăng giờ làm việc có thể tính phí. |
| 5. Cung cấp cho quản lý dự án quyền kiểm soát rõ ràng hơn về việc triển khai | Hãy để AI hỗ trợ theo dõi tiến độ dự án, phân biệt các công việc có thể tính phí và không thể tính phí, và hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc điều phối các dự án phức tạp của khách hàng với dòng thời gian chặt chẽ và phạm vi thay đổi. |
| 6. Bảo vệ doanh thu trong các dự án có phí cố định | Nhiều agency định giá công việc thông qua hợp đồng cố định hoặc dự án giá cố định, điều này có nghĩa là việc thiếu ghi chép thời gian hoặc mở rộng phạm vi công việc có thể dẫn đến mất tiền. Trí tuệ nhân tạo (AI) giúp phát hiện các vấn đề cản trở doanh thu trực tiếp và sức khỏe của dự án. |
| 7. Tối ưu hóa quy trình hoạt động trong hệ thống của agency | Sử dụng phần mềm quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa quy trình nội bộ, giảm thiểu gánh nặng hành chính và cải thiện luồng hoạt động hàng ngày – từ kế hoạch nguồn lực đến quản lý lương thưởng. |
| 8. Nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng | Các agency hàng đầu phụ thuộc vào mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ. Trí tuệ nhân tạo (AI) giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng thông qua việc giao hàng dự đoán hơn, tầm nhìn hiển thị rõ ràng hơn về tiến độ và ít bất ngờ hơn về dòng thời gian hoặc hóa đơn. |
| 9. Tạo hóa đơn chính xác trong vài phút | Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích thời gian tính phí, hỗ trợ theo dõi công việc tính phí trên các tài khoản khác nhau và giúp nhóm của bạn tạo hóa đơn sạch sẽ chỉ với vài cú nhấp chuột, giảm thiểu rắc rối cho cả agency và khách hàng. |
| 10. Điều chỉnh quy trình làm việc theo loại dự án | Khối lượng công việc của các agency thay đổi tùy thuộc vào hợp đồng cố định, các chiến dịch có nhiều sản phẩm đầu ra hoặc các dự án có giá cố định, vì vậy hệ thống của bạn phải linh hoạt theo sự kết hợp dịch vụ và sức chứa thay đổi của bạn. |
Đảm bảo hóa đơn chính xác với ClickUp
Đang theo dõi giờ làm việc tính phí và không tính phí xoay quanh việc hiểu rõ nguồn lực của nhóm được sử dụng như thế nào, phát hiện doanh thu bị mất và đưa ra quyết định dự án thông minh hơn.
ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp, giúp việc này trở nên dễ dàng. Chức năng Theo dõi Thời gian Dự án đảm bảo mọi công việc và công việc con được ghi chép chính xác. ClickUp Brain hỗ trợ tự động hóa cập nhật tiến độ và theo dõi sức khỏe dự án. Các quy trình tự động hóa duy trì tính nhất quán cho các công việc lặp lại và báo cáo, trong khi bảng điều khiển cung cấp cái nhìn thời gian thực về năng suất, tối đa hóa giờ tính phí và sức chứa của nhóm.
Các công cụ này giúp bạn thu hồi các giờ làm việc bị mất và tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng biên lợi nhuận.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Các agency có thể theo dõi chính xác cách thời gian được sử dụng trên các nhóm thông qua hệ thống theo dõi thời gian dự án. Giờ làm việc tính phí đại diện cho công việc cho khách hàng có thể được tính phí, trong khi giờ làm việc không tính phí bao gồm các công việc nội bộ như cuộc họp hoặc công việc hành chính. Việc theo dõi chính xác giúp tránh mất doanh thu, cho phép lập hóa đơn minh bạch và giúp bạn hiểu rõ việc phân bổ nguồn lực.
ClickUp cho phép các nhóm theo dõi thời gian theo thời gian thực bằng bộ đếm giờ, nhập giờ làm việc thủ công hoặc ghi lại thời gian. Các mục nhập thời gian được liên kết trực tiếp với các công việc và dự án, tạo ra các bảng chấm công chi tiết và tổng hợp. Tích hợp với các công cụ theo dõi thời gian khác giúp giảm thiểu lỗi thủ công, cung cấp cho bạn cái nhìn chính xác về giờ làm việc tính phí và giúp việc lập hóa đơn trở nên chính xác và dễ dàng.
Việc không theo dõi giờ làm việc tính phí có thể dẫn đến việc tính phí không đầy đủ cho khách hàng, mất doanh thu, quản lý tài nguyên kém hiệu quả và mối quan hệ với khách hàng bị căng thẳng. Bạn có thể không nhận ra các công việc kém hiệu quả hoặc công việc không tính phí quá mức, kết quả là biên lợi nhuận mỏng hơn.
Theo dõi thời gian giúp xác định chính xác nơi nỗ lực được đầu tư, cho phép bạn tập trung vào các công việc có giá trị cao và giảm thiểu công việc không tính phí. Điều này giúp ước tính chi phí dự án chính xác, phân phối khối lượng công việc hợp lý và xác định các điểm nghẽn.