Khi Notion 2.0 ra mắt vào năm 2018, nó đã thay đổi cách mọi người tổ chức công việc. Các trang, cơ sở dữ liệu và khối cho phép xây dựng hệ thống tùy chỉnh mà không bị ràng buộc bởi công cụ quản lý dự án truyền thống. Trong một thời gian dài, sự linh hoạt đó đã phát huy hiệu quả.
Nhưng chỉ tài liệu thôi không thể duy trì tiến độ công việc.
Khi công việc trở nên nặng về thực thi, việc dựa vào các trang và bảng bắt đầu làm chậm tiến độ. Đó thường là lúc các nhóm bắt đầu tìm kiếm một giải pháp có cấu trúc và hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang ở giai đoạn này, bài viết này dành cho bạn. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách chuyển từ Notion sang ClickUp.
Và tại sao là ClickUp? Bởi vì nó tiếp cận công việc theo cách khác biệt. Đây là công cụ quản lý dự án nơi các công việc, dòng thời gian, tài liệu, tự động hóa và báo cáo được tích hợp vào một không gian duy nhất.
Vậy, hãy bắt đầu ngay! 🎯
Tại sao nên chuyển từ Notion sang ClickUp?
Nếu nhóm của bạn đã vượt qua giới hạn của Notion như một không gian làm việc "tất cả trong một" để quản lý dự án và nay cần theo dõi dự án đáng tin cậy, tự động hóa và cấu trúc rõ ràng hơn, ClickUp là bước tiếp theo mạnh mẽ. So sánh ClickUp và Notion này giúp bạn hiểu rõ điểm mạnh của Notion, những hạn chế khi mở rộng quy mô và cách ClickUp hỗ trợ.
Điểm mạnh của Notion và những hạn chế của nó
Notion rất phù hợp cho việc tạo tài liệu linh hoạt, wiki kết nối và cơ sở dữ liệu nhẹ, đặc biệt là cho các người tạo độc lập và các nhóm nhỏ.
Các lỗ hổng xuất hiện khi công việc trở nên nặng nề về nhiệm vụ. Các yếu tố như phụ thuộc, tự động hóa, quyền truy cập và theo dõi khối lượng công việc bị giới hạn. Quản lý thời hạn, người chịu trách nhiệm và tiến độ giữa các nhóm thường yêu cầu duy trì thủ công hoặc sử dụng công cụ bên ngoài, điều này làm chậm quá trình thực thi.
Lợi ích của việc chuyển sang công cụ quản lý dự án ClickUp
Dưới đây là những lợi ích chính khi sử dụng ClickUp làm phần mềm quản lý công việc chính của bạn:
- Thực thi nhanh hơn: Các công việc, trạng thái, ưu tiên và ngày đáo hạn được tích hợp sẵn giúp công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần cập nhật thủ công.
- Phù hợp với quy mô nhóm của bạn: Cấu trúc phân cấp, quyền truy cập và chế độ xem vẫn được duy trì khi số lượng dự án và thành viên tăng lên.
- Tự động hóa tích hợp: Giao công việc, cập nhật trạng thái và kích hoạt hành động mà không cần công cụ của bên thứ ba.
- Cấu trúc rõ ràng: Không gian, Thư mục và Danh sách công việc thay thế các trang lồng nhau bằng các quy trình làm việc có thể dự đoán được.
- Tính năng hiển thị thời gian thực: Bảng điều khiển và báo cáo hiển thị tiến độ, các rào cản và khối lượng công việc ngay lập tức.
- Giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các công cụ: Tài liệu, bình luận, mục tiêu và công việc được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, loại bỏ tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ.
Ai nên xem xét việc chuyển đổi?
- Các công ty dịch vụ khách hàng cần các quy trình làm việc có cấu trúc, thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs) và các mẫu giao hàng có thể lặp lại.
- Các nhóm vận hành đang xây dựng các quy trình tiêu chuẩn (SOPs) phải được liên kết trực tiếp với các công việc, cam kết dịch vụ (SLAs) và tự động hóa.
- Các nhà quản lý sản phẩm và dự án cần dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc và báo cáo cấp danh mục đầu tư.
- Các nhóm nội dung và người tạo mà hệ thống 'wiki + công việc trong Notion' đã trở nên chậm chạp, phân mảnh và khó báo cáo.
🧠 Thực tế thú vị: Hóa ra 72% các văn phòng quản lý dự án (PMO) dự kiến phạm vi và trách nhiệm của họ sẽ mở rộng trong những năm tới. Và khi khối lượng công việc ngày càng gia tăng, một nền tảng như ClickUp giúp việc duy trì mọi thứ có cấu trúc, đồng bộ và dễ quản lý khi mở rộng quy mô trở nên dễ dàng hơn.
Những gì bạn có thể di chuyển an toàn từ Notion
Trước khi chuyển từ Notion sang ClickUp, điều quan trọng là phải hiểu rõ loại nội dung nào có thể chuyển đổi một cách suôn sẻ và loại nào có thể cần xem xét lại nhanh chóng. Tin vui là hầu hết các thành phần chính của Notion được sử dụng cho kế hoạch, theo dõi và tài liệu sẽ được chuyển đổi một cách đáng tin cậy nếu được cấu trúc tốt.
Cơ sở dữ liệu/bảng
Các cơ sở dữ liệu có cấu trúc, chẳng hạn như công cụ theo dõi công việc, lịch nội dung, bảng theo phong cách CRM hoặc danh sách dự án đơn giản, có thể được di chuyển một cách an toàn. Các hàng, thuộc tính và mối quan hệ cơ bản được chuyển đổi tốt, đặc biệt khi cơ sở dữ liệu được định nghĩa rõ ràng.
Trang, tài liệu và nội dung
Các trang Notion chứa nội dung văn bản như tiêu đề lớn, đoạn văn, danh sách gạch đầu dòng và liên kết có thể được di chuyển một cách trơn tru. Tài liệu dài, ghi chú cuộc họp, cơ sở kiến thức và nội dung theo phong cách SOP đặc biệt an toàn để di chuyển, miễn là phân cấp trang được thiết kế có chủ đích và không quá phân mảnh.
Các công việc, danh sách kiểm tra và bảng
Các cơ sở dữ liệu dạng công việc, danh sách kiểm tra trong trang và bảng kanban chuyển đổi tốt khi tuân theo cấu trúc nhất quán. Các quy trình làm việc dựa trên trạng thái và thiết lập ưu tiên cơ bản được chuyển đổi một cách trơn tru, giúp dễ dàng tái cấu trúc thành hệ thống có thể thực thi sau khi di chuyển.
Tệp, nhúng và tệp đính kèm
Các tệp tin, hình ảnh và các tiện ích nhúng thông thường thường được di chuyển sang ClickUp mà không gặp vấn đề gì. Các liên kết và tham chiếu bên ngoài được giữ nguyên, tuy nhiên một số tiện ích nhúng của bên thứ ba có thể cần được kết nối lại tùy thuộc vào nguồn gốc.
🔍 Bạn có biết? Các nhóm phát triển cùng ClickUp sẽ tiết kiệm được thời gian. Đến năm thứ ba, trung bình mỗi nhóm tiết kiệm khoảng 12 giờ mỗi tháng cho mỗi nhân viên, điều này giúp có thêm thời gian cho việc lập kế hoạch, ra quyết định và công việc thực sự tạo ra tác động.
Những gì KHÔNG được di chuyển tự động
Không phải mọi tính năng trong một hệ thống Notion phức tạp đều có phiên bản tương đương chỉ với một cú nhấp chuột trong ClickUp. Việc nắm rõ những giới hạn này từ đầu sẽ giúp tránh những bất ngờ:
- Bình luận, tệp đính kèm và chi tiết cấp công việc: Bình luận, mô tả và tệp đính kèm trong cơ sở dữ liệu công việc không được bao gồm.
- Wikis và cấu trúc kiến thức: Các trang wiki của Notion không được chuyển đổi tự động. Các trang được nhập vào sẽ xuất hiện dưới dạng ClickUp Docs và có thể được chuyển đổi thủ công thành wiki ở cấp độ tài liệu.
- Lịch sử phiên bản: Lịch sử trang và nhật ký hoạt động từ tài liệu Notion không được lưu trữ trong ClickUp.
- Khối hình ảnh và phong cách bố cục: Hình ảnh bìa, chú thích, ngăn cách, video và khối mã thường được chuyển đổi thành văn bản đơn giản, trong khi bố cục nhiều cột được chuyển thành một cột duy nhất.
- Nút và các yếu tố tương tác: Các trường nút từ Notion không được hỗ trợ trong quá trình nhập dữ liệu.
- Biểu tượng trang và biểu tượng cảm xúc: Những yếu tố này có thể không được chuyển đổi và thường cần được áp dụng lại thủ công.
- Định dạng số: Các ký hiệu phần trăm được loại bỏ khỏi các trường số, và các số được định dạng tiền tệ sẽ được nhập dưới dạng trường Tiền tệ.
Danh sách kiểm tra trước khi di chuyển
Danh sách kiểm tra này giúp quá trình nhập liệu diễn ra gọn nhẹ, giúp Không gian Làm việc ClickUp mới của bạn trở nên có tổ chức ngay từ ngày đầu tiên.
Dọn dẹp và tổ chức không gian làm việc Notion của bạn
Kiểm tra không gian làm việc của bạn trước khi xuất bất kỳ dữ liệu nào. Dưới đây là những việc cần làm:
- Tiêu chuẩn hóa tên cơ sở dữ liệu, tên thuộc tính và các chế độ xem để rõ ràng mục đích của từng bảng.
- Loại bỏ các chế độ xem trùng lặp và các thuộc tính không sử dụng gây chậm cơ sở dữ liệu và làm rối loạn các bản xuất.
- Đảm bảo các trang và cơ sở dữ liệu quan trọng được đặt trong các khu vực cấp cao rõ ràng, không bị ẩn sâu trong các trang con ngẫu nhiên.
Hợp nhất hoặc lưu trữ các khối/trang không sử dụng
Các thí nghiệm cũ, trang cá nhân và hệ thống bị bỏ quên có thể gây rối trong quá trình di chuyển. Việc cần làm là thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng sau:
- Lưu trữ mọi thứ không còn hỗ trợ công việc đang diễn ra.
- Hợp nhất các cơ sở dữ liệu trùng lặp khi có thể.
Xác định cấu trúc phân cấp trong ClickUp
ClickUp được xây dựng dựa trên một phân cấp rõ ràng, giúp biến công việc thành một hệ thống tổ chức. Hiểu rõ phân cấp này từ đầu sẽ giúp bạn nhập nội dung từ Notion một cách sạch sẽ và tránh phải tái cấu trúc sau này.
Dưới đây là cách hoạt động của Hệ thống phân cấp ClickUp:
- Không gian Làm việc: Đại diện cho toàn bộ công ty hoặc tài khoản của bạn.
- Không gian: Phân chia các khu vực công việc chính như Dịch vụ Khách hàng, Sản phẩm, Tiếp thị hoặc Hoạt động.
- Thư mục: Nhóm các quy trình làm việc, khách hàng, sản phẩm hoặc chương trình liên quan trong mỗi không gian.
- Danh sách công việc: Chứa các công việc thực tế cho dự án hoặc quy trình lặp lại.
- Công việc: Ghi lại các công việc riêng lẻ với ngày đáo hạn, người được giao, mức độ ưu tiên và trạng thái.
- Các công việc con và danh sách kiểm tra: Phân chia các công việc thành các bước thực hiện cụ thể để triển khai.
Trước khi nhập dữ liệu từ Notion, hãy đồng bộ hóa cả trang và cơ sở dữ liệu của bạn với cấu trúc này:
- Phân loại các lĩnh vực chính thành các không gian (Spaces): Gán các chức năng rộng như Sản phẩm, Tiếp thị hoặc Hoạt động ở cấp độ không gian (Space).
- Nhóm công việc liên quan vào Thư mục: Sắp xếp theo khách hàng, sản phẩm hoặc các dự án lớn.
- Mapping cơ sở dữ liệu Notion sang Danh sách công việc: Quyết định xem mỗi cơ sở dữ liệu sẽ trở thành một Danh sách công việc duy nhất, nhiều Danh sách công việc, hoặc một tham chiếu tài liệu trong ClickUp.
- Kế hoạch cho các mối quan hệ trước: Xác định các mối quan hệ và tổng hợp trong Notion để có thể tái tạo chúng sau này bằng cách sử dụng các mối quan hệ, tổng hợp và công thức trong ClickUp.
Quyền xuất dữ liệu và quyết định về quyền truy cập của nhóm
Quyền truy cập trong Notion không được chuyển đổi. Vì vậy, bạn sẽ cần:
- Kiểm tra xem ai hiện có quyền truy cập vào các khu vực nào trong Notion và ghi chép lại các không gian hoặc cơ sở dữ liệu nhạy cảm.
- Xác định cách các yếu tố đó nên được chuyển đổi thành ClickUp Spaces, thư mục riêng tư và quyền truy cập cấp danh sách trước khi nhập.
- Cài đặt quy tắc người theo dõi/người được giao để các công việc quan trọng tự động hiển thị cho đúng người khi dữ liệu của bạn đã được chuyển sang ClickUp.
Cách di chuyển từ Notion sang ClickUp (Bước bằng bước)
Dưới đây là hướng dẫn thực tế để di chuyển công việc của bạn một cách an toàn từ Notion sang ClickUp bằng công cụ ClickUp Importer. 👇
Bước #1: Xuất dữ liệu Notion của bạn
Dưới đây là cách xuất dữ liệu từ Notion và lấy tất cả các trang và cơ sở dữ liệu chỉ trong một lần:
- Mở Notion và nhấp vào Cài đặt & Thành viên trong thanh bên.
- Chọn Xuất tất cả nội dung không gian làm việc với Bao gồm nội dung: Tất cả
- Tải xuống tệp ZIP đã xuất khi nó được gửi qua email.
- Đối với bảng cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể xuất từng bảng dưới dạng CSV từ menu ‘•••’ trên mỗi cơ sở dữ liệu.
- Xác định rằng các lần di chuyển toàn nhóm luôn sử dụng tùy chọn ‘Xuất tất cả nội dung không gian làm việc’, trong khi các lần di chuyển một phần hoặc mẫu sử dụng tùy chọn ‘Xuất’ từ menu ba chấm trên các trang cụ thể.
- Lưu thư mục đã xuất dưới dạng .zip hoặc .HTML vào máy tính trước khi tiếp tục. Nếu định dạng xuất không đúng, ClickUp sẽ không nhận diện được tệp.
❗ Ghi chú: Xuất HTML đảm bảo nội dung và cấu trúc dễ đọc, trong khi CSV ghi lại dữ liệu theo phong cách bảng tính mà bạn sẽ nhập vào Danh sách công việc ClickUp.
Bước #2: Chuẩn bị tệp để nhập
Trước khi nhập công việc của bạn vào ClickUp, hãy sắp xếp và gắn nhãn mọi thứ một cách rõ ràng:
- Đổi tên các tệp và thư mục sao cho phù hợp với cấu trúc ClickUp đã có kế hoạch của bạn.
- Mở các tệp CSV và đảm bảo hàng đầu tiên chứa các tên trường sạch (ví dụ: Tên công việc, Ngày đáo hạn, Người được giao, Trạng thái)
- Tiêu chuẩn hóa các giá trị như trạng thái (Đã xong, Đang tiến độ), ngày tháng và tên người trước khi nhập dữ liệu.
- Loại bỏ các cột trống hoặc đã lỗi thời không còn cần thiết.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi xuất các trang Notion riêng lẻ, hãy bật tùy chọn Tạo thư mục cho các trang con. Điều này giúp giữ nguyên cấu trúc các trang con bên trong ClickUp Docs. Nếu tùy chọn này bị tắt, tất cả các trang con sẽ được gộp vào một tài liệu duy nhất.
Bước #3: Nhập dữ liệu vào ClickUp
ClickUp có công cụ nhập dữ liệu chuyên dụng từ Notion, cho phép bạn chuyển các trang, cơ sở dữ liệu và người dùng vào một không gian (Space) và thư mục (Folder) duy nhất trên ClickUp. Dưới đây là cách bạn có thể nhập dữ liệu từ Notion:
- Trong ClickUp, nhấp vào hình đại diện của Không gian Làm việc > Cài đặt > Nhập/Xuất > Bắt đầu Nhập > Notion > Nhập các mục
- Tải lên tệp xuất Notion (HTML zip) và chọn không gian (Space) nơi nội dung sẽ được lưu trữ, hoặc tạo một không gian mới dành riêng cho các mục đã di chuyển.
- Gán người dùng Notion với các thành viên hiện có trong ClickUp, mời họ tham gia hoặc nhập họ dưới dạng người dùng không hoạt động, sau đó nhấp vào Import và chờ quá trình nhập hoàn thành.
Bước #4: Tạo lại các chế độ xem cơ sở dữ liệu trong ClickUp
Sau khi dữ liệu của bạn đã được chuyển sang ClickUp, bước tiếp theo là tái cấu trúc cách bạn xem dữ liệu đó:
- Đối với mỗi danh sách được nhập, thêm các chế độ xem Danh sách, Bảng, Lịch hoặc Bảng tính để phản ánh các bảng, dòng thời gian và bộ lọc của Notion. Sử dụng bộ lọc của ClickUp cho trạng thái, người được giao và ngày đáo hạn để tương tự như bộ lọc của Notion.
- Lưu các kết hợp thường dùng dưới dạng " Saved Views " và ghim chúng để nhóm của bạn có thể xem ngay bố cục đúng ngay lập tức.
ℹ️ Lưu ý: Chúng ta sẽ đi sâu hơn vào vấn đề này trong phần tiếp theo, nơi bạn sẽ tìm hiểu các chế độ xem (views) nào của Notion phù hợp nhất để chuyển đổi sang các chế độ xem tương ứng trong ClickUp như Xem dạng danh sách (List), Bảng (Board), Gantt hoặc Lịch (Calendar).
Bước #5: Xây dựng lại mối quan hệ và công thức
Như chúng ta đã thảo luận trước đó, các mối quan hệ và tổng hợp trong Notion không thể chuyển đổi nguyên vẹn. Chúng phải được xây dựng lại bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, mối quan hệ phụ thuộc và công thức.
- Tạo các Trường Tùy chỉnh (menu thả xuống, số, URL, người dùng) tương ứng với các thuộc tính cũ của Notion, sau đó sử dụng thanh công cụ thao tác hàng loạt của ClickUp để điền các giá trị còn thiếu.
- Thay thế các mối quan hệ trong Notion bằng ClickUp Relationships (mối quan hệ phụ thuộc, liên kết giữa các công việc) và sử dụng Công thức Trường Tùy chỉnh để sao chép các tính toán như nỗ lực và chi phí.
Bước #6: Mời lại nhóm của bạn và cài đặt quyền truy cập
Quyền truy cập ClickUp cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập ở các cấp độ Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Tài liệu, vì vậy việc thiết lập lại các rào cản bảo vệ mà bạn đã có trong Notion là rất quan trọng. Việc này sẽ ngay lập tức ngăn chặn sự nhầm lẫn và các chỉnh sửa vô ý trong không gian làm việc mới được nhập.
📌 Cách cài đặt quyền truy cập trong ClickUp:
- Gán vai trò khi mời người dùng
- Thêm thành viên (quyền truy cập đầy đủ), khách (quyền truy cập giới hạn) hoặc quản trị viên (quyền kiểm soát toàn bộ không gian làm việc) vào không gian làm việc đã nhập của bạn.
- Tạo vai trò tùy chỉnh (trên các gói Business Plus/Enterprise) để có quyền truy cập được tùy chỉnh hơn.
- Cài đặt quyền truy cập ở mọi cấp độ
Quyền truy cập có thể được cài đặt trên Spaces (Enterprise), Thư mục, Danh sách công việc và Tài liệu. Đối với mỗi địa điểm, bạn có thể chọn những gì người dùng được mời có thể thực hiện:
- Chỉnh sửa đầy đủ
- Chỉnh sửa
- Bình luận
- Chế độ xem chỉ
- Khóa các danh sách và tài liệu nhạy cảm.
Đặt danh sách hoặc tài liệu ở chế độ riêng tư và chia sẻ chúng chỉ với những người hoặc nhóm cụ thể. Sử dụng quyền truy cập "Chỉ xem" hoặc "Bình luận" cho các cộng tác viên bên ngoài để ngăn chặn các chỉnh sửa không mong muốn.
🧠 Thực tế thú vị: Sự lan rộng công việc tốn kém hơn nhiều so với những gì các nhóm thường nhận ra. Nó gây ra thiệt hại ước tính $2,5 nghìn tỷ do mất năng suất, và các chi phí ẩn tích tụ nhanh chóng: quy trình thủ công, việc chuyển đổi công cụ liên tục và các cập nhật trạng thái không ngừng nghỉ âm thầm làm cạn kiệt ngân sách quý sau quý.
Đây chính xác là loại phân mảnh mà ClickUp giúp các nhóm thoát khỏi, giúp công việc trở nên nhanh chóng hơn, rõ ràng hơn và tiết kiệm chi phí hơn trong dài hạn.
Bản đồ các thành phần của Notion sang ClickUp (Các thành phần được đặt ở đâu)
Bây giờ, bước tiếp theo là hiểu cách các khối cơ bản của Notion được chuyển đổi thành cấu trúc của ClickUp.
Trang Notion > Tài liệu ClickUp
Tất cả tài liệu Notion sẽ được nhập vào một tài liệu ClickUp. Mỗi trang Notion sẽ trở thành một trang con bên trong tài liệu đó. Bạn có thể tổ chức chúng thành các trang và trang con lồng nhau để nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm kiếm:
- Quy trình và hướng dẫn thực hiện
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng
- Thông số kỹ thuật sản phẩm
- Ghi chú cuộc họp
Không giống như trong Notion, tài liệu ClickUp không tồn tại độc lập.
Giải pháp thay thế Notion này cho phép bạn kết nối tài liệu với thư mục và Danh sách công việc, tạo công việc trực tiếp từ văn bản được đánh dấu, và liên kết tài liệu với công việc để cung cấp bối cảnh thêm. Các nhóm có thể tận hưởng hợp tác thời gian thực, bình luận trực tiếp, giao nhiệm vụ phản hồi và đang theo dõi lịch sử trang để xem những thay đổi đã được thực hiện và thời điểm thực hiện.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Biến tài liệu của bạn thành công cụ sống động với ClickUp Brain — trí tuệ nhân tạo (AI) đầu tiên trên thế giới có khả năng nhận biết ngữ cảnh, được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn.
Dưới đây là một số cách thực tế để sử dụng ClickUp Brain:
- Tóm tắt tài liệu dài ngay lập tức: Tạo các tóm tắt rõ ràng cho toàn bộ tài liệu hoặc các phần được lựa chọn, giúp đồng nghiệp nắm bắt bối cảnh mà không cần đọc từng dòng một.
- Chuyển đổi tài liệu thành công việc: Chọn văn bản và để Brain trích xuất các mục cần thực hiện, sau đó chuyển chúng thành nhiệm vụ ClickUp.
- Hỏi trực tiếp trong Docs: Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để thực hiện truy vấn ClickUp Brain, giúp hiển thị các quyết định quan trọng, người chịu trách nhiệm hoặc các bước tiếp theo mà không cần tìm kiếm thủ công qua các trang.
- Tạo tài liệu mới và cải thiện nội dung: Tạo tài liệu có cấu trúc, dàn ý hoặc trang theo dõi từ các gợi ý và nhận đề xuất do AI hỗ trợ để chỉnh sửa, làm rõ hoặc điều chỉnh giọng điệu trực tiếp trong tài liệu.
Cơ sở dữ liệu > Danh sách công việc
Cơ sở dữ liệu Notion được chuyển đổi tốt nhất thành Danh sách công việc ClickUp. Mỗi hàng trở thành một công việc, giúp dễ dàng phân công quyền sở hữu, ngày đáo hạn, ưu tiên và mối quan hệ phụ thuộc.
Mỗi công việc là một mục linh hoạt, có thể thực hiện được với các thuộc tính phong phú như:
- Ưu tiên trong ClickUp : Đánh dấu công việc là cấp bách, cao, bình thường hoặc thấp
- Trạng thái tùy chỉnh của ClickUp : Di chuyển các công việc qua các quy trình làm việc tùy chỉnh (ví dụ: Việc cần làm, Tiến độ, Đã xong)
- Phụ thuộc trong ClickUp : Đặt công việc là chặn hoặc đang chờ công việc khác.
Tính năng > Trường Tùy chỉnh
Các thuộc tính cơ sở dữ liệu như tùy chọn lựa chọn, trường văn bản, số và ngày tháng sẽ được chuyển đổi thành Trường Tùy chỉnh ClickUp.
Bạn có thể lựa chọn từ các loại trường chuyên biệt như Menu thả xuống, Nhãn, Tiền, Email, URL, Địa điểm hoặc Trường công thức, để mỗi trường dữ liệu hoạt động chính xác theo ý định của bạn.
Sau khi được nhập, các Trường Tùy chỉnh giúp bạn:
- Lọc, sắp xếp và nhóm các công việc trong bất kỳ chế độ xem nào bằng dữ liệu Trường Tùy chỉnh.
- Tái tạo các bảng tổng hợp và tính toán như điểm nỗ lực và ngân sách bằng các trường công thức.
- Kích hoạt tự động hóa khi giá trị của Trường Tùy chỉnh thay đổi (để định tuyến, phân công hoặc cập nhật trạng thái).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp AI Fields để tự động tạo, giải thích hoặc chuẩn hóa thông tin bên trong các công việc bằng ClickUp Brain.
Ví dụ, bạn có thể thêm trường Tóm tắt vào chế độ xem Danh sách hoặc Thư mục để đồng nghiệp có thể xem qua nhiều công việc mà không cần mở từng công việc. Chọn định dạng Ngắn gọn hoặc Danh sách gạch đầu dòng cho các cuộc họp đánh giá danh sách công việc và lập kế hoạch.
🔍 Bạn có biết? Mặc dù các công ty liên tục bổ sung các công cụ AI mới, nhưng 91% nhân viên chỉ sử dụng 1-4 công cụ mỗi tuần, do đó phần lớn khoản đầu tư đó không được áp dụng thực tế. Và vì nhiều công cụ cảm thấy không liên quan đến công việc hàng ngày, 44,8% người dùng cho biết họ đã ngừng sử dụng ít nhất một công cụ AI trong năm qua.
ClickUp giúp loại bỏ sự phức tạp của AI bằng cách đưa AI vào cùng một nơi mà các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và giao tiếp, để các công cụ bạn sử dụng không tăng lên, mà công việc mới là điều quan trọng.
Notion chế độ xem > ClickUp chế độ xem
Các chế độ xem trong Notion như bảng, bảng điều khiển và dòng thời gian tương thích hoàn hảo với các chế độ xem trong ClickUp.
Dưới đây là so sánh giữa các chế độ xem của ClickUp và Notion, cùng với những lợi ích bạn sẽ nhận được khi chuyển sang sử dụng ClickUp:
| Chế độ xem Notion | Chế độ xem ClickUp | Tại sao ClickUp tốt hơn |
| Bảng | Chế độ xem bảng của ClickUp | Hỗ trợ tính toán, nhóm, sắp xếp và Trường Tùy chỉnh cho phân tích nâng cao. |
| Bảng | Chế độ xem Bảng ClickUp (Kanban) | Cung cấp các giai đoạn kéo và thả, cùng với các tính năng tự động hóa tích hợp, trạng thái, làn bơi và quy tắc luồng công việc. |
| Dòng thời gian | Chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp | Cung cấp các dòng thời gian dự án theo chiều ngang tương tự như Notion, nhưng tích hợp với các phụ thuộc công việc và điều chỉnh lịch trình. |
| Lịch | Chế độ xem Lịch của ClickUp | Hiển thị các công việc và ngày tháng cùng với lịch trình, và đồng bộ hóa với các lịch bên ngoài như Google/Outlook để lập kế hoạch thực tế. |
Mẫu và quy trình làm việc > Mẫu ClickUp
Các mẫu Notion không được chuyển đổi thành các mẫu có thể tái sử dụng theo mặc định. Thay vào đó, bạn nhập các trang hoặc cơ sở dữ liệu cơ bản bằng công cụ nhập dữ liệu gốc của ClickUp, giống như bất kỳ nội dung Notion nào khác.
Sau khi nhập dữ liệu, bạn có thể chuyển đổi thành các mẫu ClickUp có thể tái sử dụng.
📌 Cách tạo lại các mẫu Notion trong ClickUp:
- Nhập cơ sở dữ liệu hoặc trang Notion như đã thảo luận trong phần trước.
- Sau khi nhập dữ liệu, hãy tìm danh sách hoặc thư mục kết quả trong ClickUp.
- Di chuột qua nó, nhấp vào dấu ba chấm (…) và lựa chọn Mẫu > Lưu dưới dạng Mẫu
- Đặt tên cho mẫu và chọn người có thể sử dụng nó trong Không gian Làm việc của bạn.
Thiết lập sau khi di chuyển để đảm bảo quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ
Việc đưa dữ liệu vào ClickUp là quan trọng, nhưng chính việc cần làm sau khi di chuyển mới quyết định mức độ áp dụng. Đây chính là lúc các tính năng tối ưu hóa quy trình làm việc, trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa của ClickUp bắt đầu phát huy hiệu quả.
Tạo các nhiệm vụ tự động hóa và nhiệm vụ lặp lại trong ClickUp
ClickUp Automations cho phép bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và biến quy trình làm việc của bạn thành các hệ thống tự duy trì. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tạo các quy tắc tự động hóa bằng cách sử dụng các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động.
Dưới đây là một ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc:
- Khi một công việc được chuyển sang trạng thái ‘Đã xong’, ClickUp có thể tự động chuyển nó vào ‘Danh sách công việc lưu trữ’, thông báo cho các bên liên quan hoặc áp dụng thẻ hoàn thành.
- Và khi ngày đáo hạn đang đến gần, ClickUp có thể gán nhắc nhở, cập nhật ưu tiên hoặc chuyển giao quyền sở hữu.
Ngoài các tự động hóa truyền thống, ClickUp Agents mang đến một lớp thông minh bổ sung bằng cách vượt ra ngoài các quy tắc đơn giản "nếu điều này, thì điều kia".
Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để định nghĩa những gì bạn muốn, và các trợ lý này sẽ tóm tắt hoạt động, soạn danh sách công việc, tạo công việc con và đề xuất giá trị trường cho bạn.
Bạn có thể triển khai các tác nhân đã được xây dựng sẵn như Ambient Answers, có thể được kích hoạt trong kênh trò chuyện ClickUp để trả lời các câu hỏi của nhóm với các phản hồi chi tiết, hiểu bối cảnh dựa trên kiến thức của không gian làm việc và các nguồn bên ngoài.
Và đối với các quy trình làm việc tùy chỉnh, hãy tạo các Super Agents của riêng bạn bằng công cụ xây dựng không cần mã. Ví dụ, bạn có thể tạo một HR Agent chỉ trả lời các câu hỏi về phúc lợi nhân viên, tham chiếu đến tài liệu nội bộ của bạn, và nhiều hơn nữa.
📮 ClickUp Insight: 59% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết họ không có hệ thống reset hoặc đánh giá hàng tuần.
Khi các cập nhật được phân tán khắp các công việc, bình luận, tài liệu và tin nhắn, việc tổng hợp tất cả lại có thể cảm thấy như một dự án riêng biệt. Đến khi bạn thu thập thông tin về những gì đã thay đổi, những gì bị trễ và những gì cần chú ý, năng lượng để thực sự lập kế hoạch cho tuần tiếp theo đã cạn kiệt.
Nếu một trợ lý có thể làm điều này thay bạn thì sao? Các Trợ lý AI Siêu việt của ClickUp có thể tự động tổng hợp hoạt động trên các công việc và tóm tắt những gì cần theo dõi.
Thay vì mất thời gian tái tạo lại quá khứ, bạn có thể đưa ra những quyết định rõ ràng hơn về những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Xây dựng bảng điều khiển cho báo cáo
Bảng điều khiển ClickUp là trung tâm điều khiển của bạn để hiển thị tình hình. Chúng cho phép bạn kết hợp nhiều thẻ để hiển thị các chỉ số quan trọng, bao gồm số lượng công việc theo trạng thái, các công việc quá hạn, tốc độ sprint, cân bằng khối lượng công việc, theo dõi thời gian, biểu đồ và nhiều hơn nữa.
Bắt đầu với các chế độ xem phổ biến như:
- Hiệu suất nhóm (Báo cáo đã hoàn thành)
- Dòng thời gian và cột mốc (Lịch và Thẻ Cột Mốc)
- Cân bằng khối lượng công việc (Khối lượng công việc theo trạng thái)
Các bảng điều khiển (Dashboards) lấy dữ liệu trực tiếp từ không gian làm việc của bạn, cập nhật theo thời gian thực và hỗ trợ xuất file CSV hoặc Excel cho báo cáo offline.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Loại bỏ nhu cầu tạo tài liệu họp hàng tuần và email cập nhật trạng thái với ClickUp AI Cards. Với AI Cards, bạn có thể:
- Hỏi những câu hỏi thông minh hơn với ClickUp Brain: Chạy các lệnh tùy chỉnh như ‘Tóm tắt các công việc quá hạn và đề xuất các hành động tiếp theo’ và nhận câu trả lời được lấy trực tiếp từ không gian làm việc của bạn.
- Tự động hóa cuộc họp hàng ngày của nhóm: Sử dụng thẻ AI StandUp hoặc AI Team StandUp để hiển thị những gì đã hoàn thành, những gì bị chặn và những gì tiếp theo, hàng ngày hoặc hàng tuần.
- Nhận tổng quan sẵn sàng cho cấp lãnh đạo: Thêm thẻ AI Executive Summary để có cái nhìn tổng quan cấp cao về tình trạng dự án, rủi ro và tiến độ.
Tạo tài liệu hướng dẫn cho nhóm mới
Một quá trình chuyển đổi chỉ thành công nếu nhóm của bạn thực sự hưởng lợi từ nó.
Để tránh nhầm lẫn, quy trình làm việc bị gián đoạn hoặc người dùng mặc định sử dụng công cụ cũ, hãy xây dựng tài liệu hướng dẫn onboarding giải thích:
- Phân cấp mới của ClickUp (Không gian > Thư mục > Danh sách công việc)
- Nơi tìm kiếm thông tin quan trọng
- Cách hoạt động của các quy tắc tự động hóa
- Cách sử dụng mẫu và công việc lặp lại
- Tiêu chuẩn đặt tên và quy ước gắn thẻ
Bạn có thể sử dụng các mẫu quản lý dự án trong ClickUp Docs để đảm bảo quá trình onboarding nhất quán cho nhân viên mới. Việc nhúng các công việc vào tài liệu onboarding, ví dụ như ‘Hoàn thành công việc đầu tiên của bạn’, khuyến khích việc học tập thực hành.
Tích hợp công cụ
Các tích hợp của ClickUp cho phép bạn kết nối với hàng trăm công cụ bên ngoài, giúp bạn tiếp tục sử dụng những công cụ mà nhóm của bạn đã quen thuộc.
Các kết nối tích hợp sẵn bao gồm:
- Lịch Google: Đồng bộ hóa công việc với lịch trình của bạn
- Slack: Nhận cập nhật hoặc tạo công việc từ tin nhắn Slack
- Google Drive/OneDrive/Dropbox: Tệp đính kèm và xem trước trực tiếp
- Zoom/MS Teams: Điều phối cuộc họp với các công việc và liên kết.
- GitHub, HubSpot, công cụ CRM, công cụ theo dõi thời gian và nhiều hơn nữa
Một cái nhìn thực tế về các công cụ AI mà các nhà quản lý sản phẩm thực sự sẽ sử dụng:
Những sai lầm thường gặp khi di chuyển cần tránh
Các nhóm thường vội vàng trong quá trình chuyển đổi và kết quả là tạo ra cùng một tình trạng hỗn loạn trong công cụ mới. Bảng dưới đây nêu bật những sai lầm phổ biến nhất và cách tránh chúng.
| Lỗi thường gặp | Cách tránh điều đó |
| Nhập các không gian làm việc lộn xộn của Notion | Lưu trữ các trang đã lỗi thời, xóa các bản sao trùng lặp và loại bỏ cơ sở dữ liệu thử nghiệm trước khi xuất. |
| Xem các cơ sở dữ liệu Notion như tài liệu thay vì danh sách công việc. | Chia cơ sở kiến thức thành Tài liệu ClickUp và cơ sở dữ liệu thực thi thành Danh sách công việc trước khi nhập. |
| Giả định rằng các bình luận và thảo luận sẽ giữ nguyên ngữ cảnh. | Chuyển đổi các cuộc thảo luận quan trọng thành bình luận công việc hoặc tài liệu trước khi xuất, vì các bình luận cơ sở dữ liệu trong dòng có thể không được chuyển đổi một cách sạch sẽ. |
| Bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch cấu trúc | Xác định Không gian, thư mục và Danh sách công việc trước khi nhập bất kỳ nội dung nào. |
| Nhập tất cả người dùng cùng lúc | Gán vai trò và quyền truy cập một cách có chủ đích sau khi kiểm tra các cấp độ truy cập. |
| Di chuyển tất cả dữ liệu trong một lần duy nhất | Thực hiện một dự án thử nghiệm với một nhóm hoặc không gian làm việc trước khi mở rộng quy mô. |
Mẹo cuối cùng để chuyển đổi thành công từ Notion sang ClickUp
Dưới đây là một số mẹo bổ sung để đảm bảo việc áp dụng lâu dài và thực thi hiệu quả.
- Tạo bản đồ di chuyển xác định cách mỗi thành phần trong Notion được chuyển đổi sang ClickUp.
- Lên lịch kiểm tra dọn dẹp trong 30 ngày và xem xét các trường không sử dụng, danh sách công việc trùng lặp và tài liệu bị bỏ quên sau khi các mẫu sử dụng thực tế xuất hiện.
- Thử nghiệm việc nhập dữ liệu trong môi trường kiểm soát trước khi triển khai cho toàn bộ nhóm.
- Đào tạo nhóm sử dụng các chế độ xem (views) để lọc và lập kế hoạch, không phải như các cơ sở dữ liệu riêng biệt như trong Notion.
Khi nào bạn KHÔNG NÊN chuyển đổi từ Notion
Việc di chuyển chỉ có ý nghĩa khi cấu trúc của ClickUp phù hợp với cách làm việc của nhóm của bạn. Hãy cân nhắc tiếp tục sử dụng Notion nếu các điều kiện sau đây áp dụng:
- Dựa nhiều vào các wiki lồng nhau và tài liệu dài hạn thường xuyên thay đổi.
- Phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu linh hoạt ở cấp độ trang thay vì thực thi dựa trên công việc.
- Thực hiện công việc chủ yếu trong các quy trình nội dung, thiết kế hoặc nghiên cứu với ít quyền sở hữu công việc.
- Muốn có sự linh hoạt về mặt hình ảnh hơn là các quy trình làm việc có cấu trúc và kiểm soát thực thi.
Vượt qua các trang và bảng với ClickUp
Notion là một công cụ tuyệt vời để suy nghĩ, lập kế hoạch và ghi chép ý tưởng. Tuy nhiên, khi công việc trở nên tập trung vào thời hạn và yêu cầu sự hợp tác, việc chỉ dựa vào tài liệu thôi là chưa đủ để duy trì tiến độ công việc.
Đó chính là điểm khác biệt của ClickUp. Nó tích hợp các công việc, dòng thời gian, tài liệu, tự động hóa và báo cáo vào một Không gian Làm việc duy nhất, giúp bạn không còn phải chuyển đổi giữa các trang và công cụ theo dõi nữa.
Và tài liệu không bị bỏ qua. ClickUp Docs mang đến cho bạn những tính năng mà Notion không có. Tài liệu luôn gắn liền với công việc thực tế, bạn có thể chuyển đổi văn bản thành công việc, liên kết tài liệu với dự án và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tóm tắt, viết và hiển thị thông tin phù hợp khi cần thiết.
Với ClickUp Brain giúp bạn làm việc nhanh hơn, Tự động hóa giảm bớt công việc thủ công và Bảng điều khiển hiển thị rõ ràng về tiến độ, hệ thống bắt đầu hoạt động cho bạn thay vì ngược lại.
Nếu thiết lập Notion của bạn bắt đầu cảm thấy cứng nhắc, việc chuyển sang ClickUp là bước tiếp theo hợp lý. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Đúng vậy. Khi sử dụng tính năng nhập dữ liệu từ Notion của ClickUp, các cơ sở dữ liệu từ Notion sẽ được chuyển vào ClickUp dưới dạng Danh sách công việc trong một thư mục duy nhất. Mỗi hàng sẽ trở thành một công việc, và các trường dữ liệu sẽ được chuyển đổi thành Trường Tùy chỉnh để cấu trúc dữ liệu của bạn vẫn có thể sử dụng được trong ClickUp.
Không. Các tính năng cơ sở dữ liệu phức tạp như mối quan hệ, tổng hợp và công thức không được chuyển đổi tự động. Bạn sẽ cần tạo lại chúng thủ công trong ClickUp bằng cách sử dụng Mối quan hệ, Trường Công thức hoặc Tự động hóa sau khi nhập dữ liệu.
Có. ClickUp có công cụ nhập dữ liệu Notion tích hợp sẵn trong Cài đặt Không gian Làm việc (Workspace Settings) dưới mục Nhập/Xuất (Imports/Exports). Bạn tải lên tệp xuất HTML của Notion và chọn vị trí để đưa nội dung vào Không gian Làm việc ClickUp của mình.
Thời gian di chuyển phụ thuộc vào kích thước của Không gian Làm việc Notion của bạn. Các bản nhập nhỏ có thể hoàn thành trong vài phút; các bản xuất lớn với nhiều trang và cơ sở dữ liệu có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng ClickUp xử lý chúng một cách không đồng bộ sau khi bắt đầu. Kế hoạch dành khoảng vài giờ tổng cộng, bao gồm chuẩn bị và kiểm tra, là điều thường thấy.
ClickUp có các tính năng quản lý dự án tích hợp sẵn mạnh mẽ hơn như quyền sở hữu công việc, mối quan hệ phụ thuộc, dòng thời gian, tự động hóa và bảng điều khiển. Notion mạnh hơn trong việc tạo tài liệu dạng tự do và bố cục linh hoạt. Đối với việc thực thi có cấu trúc và báo cáo quy mô lớn, ClickUp cung cấp nhiều công cụ tích hợp sẵn hơn.