Khi Notion 2.0 ra mắt vào năm 2018, nó đã thay đổi cách mọi người tổ chức công việc. Các trang, cơ sở dữ liệu và khối giúp việc xây dựng các hệ thống tùy chỉnh trở nên dễ dàng mà không bị ràng buộc vào các công cụ quản lý dự án truyền thống. Trong một thời gian dài, sự linh hoạt đó đã phát huy hiệu quả.
Tuy nhiên, chỉ riêng việc lập tài liệu thôi thì không thể duy trì tiến độ công việc.
Khi công việc ngày càng đòi hỏi nhiều hoạt động thực thi, việc dựa vào các trang và bảng bắt đầu làm chậm tiến độ. Đó thường là lúc các nhóm bắt đầu tìm kiếm một giải pháp có cấu trúc và hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang ở giai đoạn đó, bài viết này dành cho bạn. Hướng dẫn này sẽ phân tích chi tiết từng bước cách chuyển từ Notion sang ClickUp.
Và tại sao lại là ClickUp? Bởi vì ClickUp tiếp cận công việc theo một cách khác biệt. Đây là công cụ quản lý dự án nơi các công việc, dòng thời gian, tài liệu, tự động hóa và báo cáo được tích hợp trong một không gian duy nhất.
Vậy thì, hãy bắt đầu thôi! 🎯
Tại sao nên chuyển từ Notion sang ClickUp?
Nếu nhóm của bạn đã vượt quá khả năng quản lý dự án của Notion với vai trò là một không gian làm việc “tất cả trong một” và hiện cần các tính năng theo dõi dự án đáng tin cậy, tự động hóa và cấu trúc rõ ràng hơn, thì ClickUp chính là bước tiến tiếp theo phù hợp. Bài so sánh ClickUp và Notion này sẽ giúp bạn hiểu rõ những điểm mạnh của Notion, những hạn chế khi mở rộng quy mô, cũng như cách ClickUp có thể hỗ trợ bạn.
Những điểm mạnh và hạn chế của Notion
Notion rất phù hợp cho việc lập tài liệu linh hoạt, các trang wiki kết nối và cơ sở dữ liệu nhẹ, đặc biệt là dành cho các người tạo độc lập và các nhóm nhỏ.
Những giới hạn bắt đầu lộ rõ khi công việc trở nên nặng về công việc. Các yếu tố như mối quan hệ phụ thuộc, tự động hóa, quyền truy cập và theo dõi khối lượng công việc đều bị giới hạn. Việc quản lý thời hạn, người chịu trách nhiệm và tiến độ giữa các nhóm thường đòi hỏi phải duy trì thủ công hoặc sử dụng các công cụ bên ngoài, điều này làm chậm quá trình thực thi.
Lợi ích khi chuyển sang sử dụng công cụ quản lý dự án của ClickUp
Dưới đây là những lợi ích chính khi sử dụng ClickUp làm phần mềm quản lý công việc chủ lực của bạn:
- Thực thi nhanh hơn: Các công việc, trạng thái, mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn được tích hợp sẵn giúp công việc luôn diễn ra suôn sẻ mà không cần cập nhật thủ công
- Mở rộng theo quy mô nhóm của bạn: Cấu trúc phân cấp, quyền truy cập và chế độ xem vẫn hoạt động hiệu quả ngay cả khi số lượng dự án và thành viên tăng lên
- Tự động hóa tích hợp sẵn: Phân công công việc, cập nhật trạng thái và kích hoạt hành động mà không cần đến các công cụ của bên thứ ba
- Cấu trúc rõ ràng: Các không gian (Spaces), thư mục (Folders) và Danh sách công việc (Lists) thay thế các trang lồng nhau bằng các quy trình làm việc dễ dự đoán
- Khả năng hiển thị thời gian thực: Các bảng điều khiển và báo cáo hiển thị tiến độ, các rào cản và khối lượng công việc ngay lập tức
- Giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các công cụ: Tài liệu, bình luận, mục tiêu và công việc đều được tập trung trong một hệ thống duy nhất, giúp loại bỏ tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ.
Ai nên cân nhắc việc chuyển đổi?
- Các công ty dịch vụ khách hàng cần quy trình làm việc có cấu trúc, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và các mẫu triển khai có thể lặp lại
- Các nhóm vận hành đang xây dựng các quy trình tiêu chuẩn (SOP) cần phải liên kết trực tiếp với các công việc, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và các quy trình tự động hóa
- Các nhà quản lý sản phẩm và dự án cần dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc và báo cáo cấp danh mục dự án
- Các nhóm nội dung và người tạo mà hệ thống “wiki + công việc trong Notion” của họ đã trở nên chậm chạp, rời rạc và khó báo cáo
🧠 Thông tin thú vị: Hóa ra 72% các bộ phận Quản lý Dự án (PMO) dự đoán phạm vi công việc và trách nhiệm của họ sẽ mở rộng trong những năm tới. Và khi khối lượng công việc ngày càng gia tăng, một nền tảng như ClickUp sẽ giúp bạn dễ dàng duy trì mọi thứ một cách có cấu trúc, đồng bộ và dễ quản lý khi mở rộng quy mô.
Những nội dung bạn có thể di chuyển an toàn từ Notion
Trước khi chuyển từ Notion sang ClickUp, điều quan trọng là phải hiểu rõ những loại nội dung nào có thể chuyển đổi một cách trơn tru và những nội dung nào có thể cần được rà soát nhanh. Tin vui là hầu hết các yếu tố cốt lõi của Notion được sử dụng cho việc lập kế hoạch, theo dõi và lập tài liệu đều có thể chuyển đổi một cách đáng tin cậy khi được cấu trúc tốt.
Cơ sở dữ liệu/bảng
Các cơ sở dữ liệu có cấu trúc, chẳng hạn như công cụ theo dõi công việc, lịch nội dung, bảng theo phong cách CRM hoặc danh sách dự án đơn giản, đều có thể được chuyển đổi một cách an toàn. Các hàng, thuộc tính và mối quan hệ cơ bản được chuyển đổi tốt, đặc biệt khi cơ sở dữ liệu được định nghĩa rõ ràng.
Trang, tài liệu và nội dung
Các trang Notion chứa nội dung văn bản như tiêu đề lớn, đoạn văn, danh sách gạch đầu dòng và liên kết sẽ được chuyển đổi một cách trơn tru. Tài liệu dài, ghi chú cuộc họp, cơ sở kiến thức và nội dung theo phong cách SOP đặc biệt an toàn khi chuyển đổi, miễn là cấu trúc phân cấp của trang được thiết kế có chủ đích và không quá phân mảnh.
Công việc, danh sách kiểm tra và bảng công việc
Các cơ sở dữ liệu dạng công việc, danh sách kiểm tra trong các trang và bảng theo phong cách Kanban có thể được chuyển đổi hiệu quả khi tuân theo một cấu trúc nhất quán. Các quy trình làm việc dựa trên trạng thái và thiết lập ưu tiên cơ bản được chuyển đổi một cách trơn tru, giúp dễ dàng tái cấu trúc chúng thành một hệ thống có thể triển khai sau khi di chuyển.
Tệp, nội dung nhúng và tệp đính kèm
Các tệp đã tải lên, hình ảnh và các nội dung nhúng thông thường thường được chuyển sang ClickUp mà không gặp vấn đề gì. Các liên kết và tham chiếu bên ngoài được giữ nguyên, tuy nhiên một số tiện ích nhúng của bên thứ ba có thể cần được kết nối lại tùy thuộc vào nguồn.
🔍 Bạn có biết không? Các nhóm phát triển cùng ClickUp sẽ tiết kiệm được thời gian. Đến năm thứ ba, trung bình mỗi nhóm tiết kiệm được khoảng 12 giờ mỗi nhân viên mỗi tháng, điều này giúp tạo thêm không gian tư duy cho việc lập kế hoạch, ra quyết định và thực hiện những công việc thực sự mang lại tác động.
Những nội dung nào KHÔNG được chuyển đổi tự động
Không phải mọi yếu tố trong một cấu trúc Notion phức tạp đều có tính năng tương đương chỉ với một cú nhấp chuột trong ClickUp. Việc nắm rõ những giới hạn này ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được những bất ngờ:
- Bình luận, tệp đính kèm và chi tiết cấp công việc: Các bình luận, mô tả và tệp đính kèm trong cơ sở dữ liệu được nhúng trực tiếp vào công việc sẽ không được chuyển sang.
- Wiki và cấu trúc kiến thức: Các trang wiki trên Notion không được chuyển đổi tự động. Các trang được nhập vào sẽ xuất hiện dưới dạng ClickUp tài liệu và có thể được chuyển đổi thủ công thành wiki ở cấp độ tài liệu
- Lịch sử phiên bản: Lịch sử trang và nhật ký hoạt động từ tài liệu Notion sẽ không được giữ lại trong ClickUp
- Các khối hình ảnh và kiểu định dạng bố cục: Hình ảnh bìa, chú thích, đường phân cách, video và các khối mã thường được chuyển đổi thành văn bản đơn giản, trong khi bố cục nhiều cột sẽ được gộp lại thành một cột duy nhất
- Nút và các thành phần tương tác: Các trường nút từ Notion không được hỗ trợ trong quá trình nhập dữ liệu
- Biểu tượng trang và biểu tượng cảm xúc: Những yếu tố này có thể không được chuyển sang và thường cần phải thêm lại thủ công
- Định dạng số: Các ký hiệu phần trăm sẽ bị loại bỏ khỏi các trường số, và các số được định dạng theo đơn vị tiền tệ sẽ được nhập dưới dạng các trường Tiền tệ thay thế
Danh sách kiểm tra trước khi chuyển đổi
Danh sách kiểm tra này giúp quá trình nhập dữ liệu diễn ra gọn gàng, để Không gian Làm việc ClickUp mới của bạn luôn được tổ chức khoa học ngay từ ngày đầu tiên.
Dọn dẹp và sắp xếp không gian làm việc Notion của bạn
Hãy kiểm tra không gian làm việc của bạn trước khi xuất bất kỳ dữ liệu nào. Dưới đây là những việc cần làm:
- Tiêu chuẩn hóa tên cơ sở dữ liệu, tên thuộc tính và các chế độ xem để dễ dàng nhận biết mục đích của từng bảng
- Loại bỏ các chế độ xem trùng lặp và các thuộc tính không sử dụng, vốn làm chậm cơ sở dữ liệu và gây rối loạn cho các tệp xuất.
- Đảm bảo các trang và cơ sở dữ liệu quan trọng được đặt ở các khu vực cấp cao nhất rõ ràng, không bị chôn vùi sâu trong các trang con ngẫu nhiên
Hợp nhất hoặc lưu trữ các khối/trang không sử dụng
Các thử nghiệm cũ, trang cá nhân và các hệ thống bị bỏ hoang sẽ gây ra sự lộn xộn trong quá trình di chuyển. Việc cần làm là thực hiện các bước tối ưu hóa nhanh sau đây:
- Lưu trữ mọi thứ không còn hỗ trợ công việc đang diễn ra
- Hợp nhất các cơ sở dữ liệu trùng lặp khi có thể
Xác định cấu trúc phân cấp trong ClickUp
ClickUp được xây dựng dựa trên một khung cấu trúc rõ ràng, giúp biến công việc thành một hệ thống có tổ chức. Việc nắm rõ cấu trúc phân cấp này ngay từ đầu sẽ giúp bạn nhập nội dung từ Notion một cách gọn gàng và tránh phải tái cấu trúc sau này.
Dưới đây là cách thức hoạt động của hệ thống phân cấp trong ClickUp:
- Không gian Làm việc: Đại diện cho toàn bộ công ty hoặc tài khoản của bạn
- Không gian: Phân chia các lĩnh vực công việc chính như Dịch vụ Khách hàng, Sản phẩm, Tiếp thị hoặc Hoạt động
- Thư mục: Nhóm các quy trình làm việc, khách hàng, sản phẩm hoặc chương trình có liên quan lại với nhau trong mỗi không gian
- Danh sách công việc: Chứa các công việc cụ thể cho các dự án hoặc quy trình lặp lại
- Công việc: Ghi lại từng công việc cụ thể kèm theo ngày đáo hạn, người được giao, mức độ ưu tiên và trạng thái
- Công việc con và danh sách kiểm tra: Phân chia công việc thành các bước thực hiện cụ thể để triển khai
Trước khi nhập dữ liệu từ Notion, hãy sắp xếp lại cả các trang và cơ sở dữ liệu của bạn theo cấu trúc sau:
- Phân loại các lĩnh vực cấp cao vào các Spaces: Gán các chức năng tổng quát như Sản phẩm, Tiếp thị hoặc Hoạt động tại cấp độ Space
- Nhóm các công việc liên quan vào các thư mục: Sắp xếp theo khách hàng, sản phẩm hoặc các sáng kiến chính
- Ánh xạ cơ sở dữ liệu Notion sang Danh sách công việc: Quyết định xem mỗi cơ sở dữ liệu sẽ trở thành một Danh sách công việc duy nhất, nhiều Danh sách công việc hay một tham chiếu tài liệu trong ClickUp
- Kế hoạch cho các mối quan hệ từ trước: Xác định các mối quan hệ và tổng hợp trong Notion để sau này bạn có thể tái tạo chúng bằng cách sử dụng các tính năng Mối quan hệ, tổng hợp và công thức trong ClickUp
Quyền truy cập xuất dữ liệu và quyết định về phạm vi hiển thị của nhóm
Quyền truy cập trong Notion không được chuyển đổi. Do đó, bạn sẽ cần phải:
- Kiểm tra xem hiện tại ai có quyền truy cập vào các khu vực nào trong Notion và ghi chép lại bất kỳ không gian hoặc cơ sở dữ liệu nhạy cảm nào
- Quyết định cách chuyển đổi các yếu tố đó thành các Không gian (Spaces), Thư mục riêng tư (Folders) và quyền truy cập ở cấp Danh sách công việc (List) trong ClickUp trước khi nhập dữ liệu.
- Lập kế hoạch các quy tắc người theo dõi/người được giao để các công việc quan trọng tự động được hiển thị cho đúng người ngay khi dữ liệu của bạn đã được chuyển sang ClickUp
Cách chuyển đổi từ Notion sang ClickUp (Mỗi bước)
Dưới đây là lộ trình thực tế để chuyển công việc của bạn một cách an toàn từ Notion sang ClickUp bằng công cụ ClickUp Importer. 👇
Bước #1: Xuất dữ liệu Notion của bạn
Dưới đây là cách xuất dữ liệu từ Notion và lấy tất cả các trang và cơ sở dữ liệu chỉ trong một lần:
- Mở Notion và nhấp vào Cài đặt & Thành viên ở thanh bên
- Chọn Xuất toàn bộ nội dung không gian làm việc với tùy chọn Bao gồm nội dung: Tất cả
- Tải xuống tệp ZIP đã xuất khi nhận được qua email
- Đối với các bảng cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể xuất từng bảng dưới dạng CSV từ menu ‘•••’ trên mỗi cơ sở dữ liệu
- Lưu ý rằng các quá trình di chuyển trên toàn nhóm luôn phải sử dụng tùy chọn ‘Xuất toàn bộ nội dung không gian làm việc’, trong khi các quá trình di chuyển một phần hoặc sử dụng mẫu nên chọn tùy chọn ‘Xuất’ từ menu ba chấm trên các trang cụ thể.
- Hãy lưu thư mục .zip hoặc .HTML đã xuất ra vào máy tính của bạn trước khi tiếp tục. Nếu định dạng xuất không đúng, ClickUp sẽ không nhận diện được tệp tin
❗ Ghi chú: Việc xuất dưới dạng HTML đảm bảo nội dung và cấu trúc dễ đọc, trong khi định dạng CSV giúp lưu trữ dữ liệu theo kiểu bảng tính mà bạn sẽ nhập vào các Danh sách công việc (Lists) trong ClickUp.
Bước #2: Chuẩn bị tệp để nhập
Trước khi nhập công việc của bạn vào ClickUp, hãy sắp xếp gọn gàng và gắn nhãn rõ ràng cho mọi thứ:
- Đổi tên các tệp và thư mục sao cho phù hợp với cấu trúc ClickUp theo kế hoạch
- Mở tệp CSV và đảm bảo hàng đầu tiên chứa các tên trường rõ ràng (ví dụ: Tên công việc, Ngày đáo hạn, Người được giao, Trạng thái)
- Tiêu chuẩn hóa các giá trị như trạng thái (Đã xong, Đang tiến độ), ngày tháng và tên người trước khi nhập dữ liệu
- Loại bỏ các cột trống hoặc lỗi thời không còn cần thiết
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi xuất các trang Notion riêng lẻ, hãy bật tùy chọn Tạo thư mục cho các trang con. Điều này giúp giữ nguyên cấu trúc các trang lồng nhau trong ClickUp Docs. Nếu tùy chọn này bị tắt, tất cả các trang con sẽ được gộp lại thành một tài liệu duy nhất.
Bước #3: Nhập dữ liệu vào ClickUp
ClickUp có công cụ nhập dữ liệu chuyên dụng dành cho Notion, giúp chuyển các trang, cơ sở dữ liệu và người dùng vào một Không gian và Thư mục duy nhất trên ClickUp. Dưới đây là cách bạn có thể nhập dữ liệu từ Notion:
- Trong ClickUp, nhấp vào hình đại diện của Không gian Làm việc > Cài đặt > Nhập/Xuất > Bắt đầu nhập > Notion > Nhập các mục
- Tải lên tệp xuất từ Notion (HTML zip) và chọn Không gian để lưu trữ nội dung, hoặc tạo một Không gian mới dành riêng cho các mục đã di chuyển
- Gán người dùng Notion với các thành viên ClickUp hiện có, mời họ hoặc nhập họ dưới dạng người dùng không hoạt động, sau đó nhấp vào Nhập và đợi quá trình nhập hoàn thành
Bước #4: Tạo lại các chế độ xem cơ sở dữ liệu trong ClickUp
Khi dữ liệu của bạn đã có trong ClickUp, bước tiếp theo là tái cấu trúc cách bạn xem dữ liệu đó:
- Đối với mỗi Danh sách công việc được nhập vào, hãy thêm các chế độ xem Danh sách, Bảng, Lịch hoặc Bảng để phản ánh các bảng, dòng thời gian và bộ lọc của Notion. Sử dụng các bộ lọc của ClickUp cho trạng thái, người được giao nhiệm vụ và ngày đáo hạn để tương đương với các bộ lọc của Notion
- Lưu các kết hợp thường dùng dưới dạng " Chế độ xem đã lưu " và ghim chúng lại để nhóm của bạn có thể xem bố cục phù hợp ngay lập tức
ℹ️ Thông tin tham khảo: Chúng ta sẽ đi sâu hơn vào chủ đề này trong phần tiếp theo, nơi bạn sẽ tìm hiểu các chế độ xem (views) nào trên Notion phù hợp nhất để chuyển đổi sang các chế độ xem trên ClickUp như Xem dạng danh sách (List), Bảng (Board), Biểu đồ Gantt (Gantt) hoặc Lịch (Calendar).
Bước #5: Xây dựng lại các mối quan hệ và công thức
Như chúng ta đã thảo luận trước đây, các mối quan hệ và tổng hợp trong Notion không được chuyển sang nguyên vẹn. Chúng phải được xây dựng lại bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, các mối phụ thuộc và công thức.
- Tạo các Trường Tùy chỉnh (menu thả xuống, số, URL, người dùng) tương ứng với các thuộc tính cũ trên Notion, sau đó sử dụng thanh công cụ thao tác hàng loạt của ClickUp để điền các giá trị còn thiếu
- Thay thế các mối quan hệ trong Notion bằng các mối quan hệ trong ClickUp (mối phụ thuộc, liên kết giữa các công việc) và sử dụng Trường Tùy chỉnh công thức để tái tạo các phép tính như nỗ lực và chi phí
Bước #6: Mời lại thành viên trong nhóm và cài đặt quyền truy cập
Chức năng Quyền truy cập của ClickUp cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập ở các cấp độ Space, Thư mục, Danh sách công việc và Tài liệu, do đó việc thiết lập lại các rào cản bảo vệ mà bạn từng có trong Notion là rất quan trọng. Việc này sẽ ngay lập tức ngăn chặn sự nhầm lẫn và các thao tác chỉnh sửa vô tình trong không gian làm việc mới được nhập vào.
📌 Cách cài đặt quyền truy cập trong ClickUp:
- Chỉ định vai trò khi mời người dùng
- Thêm thành viên (quyền truy cập đầy đủ), khách (quyền truy cập giới hạn) hoặc quản trị viên (quyền kiểm soát toàn bộ không gian làm việc) vào Space đã nhập của bạn
- Tạo vai trò tùy chỉnh (trên các gói Business Plus/Enterprise) để có quyền truy cập được tùy chỉnh hơn nữa
- Đặt quyền truy cập ở mọi cấp độ
Quyền truy cập có thể được cài đặt trên Spaces (Enterprise), Thư mục, Danh sách công việc và Tài liệu. Đối với từng địa điểm, bạn có thể chọn những việc cần làm mà người dùng được mời có thể thực hiện:
- Chỉnh sửa toàn bộ
- Chỉnh sửa
- Bình luận
- Chế độ xem chỉ
- Khóa các danh sách và tài liệu nhạy cảm
Đặt các danh sách hoặc tài liệu ở chế độ riêng tư và chỉ chia sẻ chúng với những người hoặc nhóm cụ thể. Sử dụng quyền truy cập “Chỉ xem” hoặc “Bình luận” cho các cộng tác viên bên ngoài để ngăn chặn các chỉnh sửa không mong muốn.
🧠 Thông tin thú vị: Tình trạng công việc lan tràn tốn kém hơn nhiều so với nhận thức của hầu hết các nhóm. Tình trạng này gây ra tổn thất năng suất ước tính lên tới 2,5 nghìn tỷ USD, và các chi phí ẩn tích tụ rất nhanh: các quy trình thủ công, việc liên tục chuyển đổi giữa các công cụ và những bản cập nhật trạng thái không ngừng nghỉ đang âm thầm làm cạn kiệt ngân sách quý này qua quý khác.
Đây chính xác là loại tình trạng phân mảnh mà ClickUp giúp các nhóm thoát khỏi, nhờ đó công việc trở nên nhanh chóng hơn, rõ ràng hơn và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều về lâu dài.
Phân loại các thành phần của Notion sang ClickUp (Cái nào đặt ở đâu)
Bước tiếp theo là tìm hiểu cách các khối cơ bản của Notion được chuyển đổi thành cấu trúc của ClickUp.
Trang Notion > Tài liệu ClickUp
Tất cả tài liệu Notion sẽ được nhập vào một tài liệu ClickUp. Mỗi trang Notion sẽ trở thành một trang con bên trong tài liệu đó. Bạn có thể sắp xếp chúng thành các trang và trang con lồng nhau để nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm thấy:
- Quy trình và hướng dẫn thực hiện
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng
- Thông số kỹ thuật sản phẩm
- Ghi chú cuộc họp
Không giống như trong Notion, tài liệu ClickUp không tồn tại một cách độc lập.
Giải pháp thay thế Notion này cho phép bạn liên kết Tài liệu với Thư mục và Danh sách công việc, tạo Công việc trực tiếp từ văn bản được đánh dấu, và liên kết Tài liệu với công việc để bổ sung bối cảnh. Các nhóm có thể tận hưởng tính năng cộng tác thời gian thực, bình luận trực tiếp trong văn bản, gán phản hồi và đang theo dõi lịch sử trang để xem những thay đổi đã diễn ra và thời điểm diễn ra.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Hãy làm cho tài liệu của bạn trở nên sống động với ClickUp Brain — hệ thống AI nhận biết ngữ cảnh đầu tiên trên thế giới được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp.
Dưới đây là một số cách thực tế để sử dụng ClickUp Brain:
- Tóm tắt tài liệu dài ngay lập tức: Tạo bản tóm tắt rõ ràng cho toàn bộ tài liệu hoặc các phần đã lựa chọn, giúp đồng nghiệp nắm bắt bối cảnh mà không cần đọc từng dòng một
- Chuyển đổi tài liệu thành công việc: Chọn văn bản và để Brain trích xuất các mục cần thực hiện, sau đó chuyển chúng thành công việc ClickUp
- Đặt câu hỏi trực tiếp trong Docs: Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để thực hiện truy vấn ClickUp Brain nhằm tìm ra các quyết định quan trọng, người chịu trách nhiệm hoặc các bước tiếp theo mà không cần phải tìm kiếm thủ công qua các trang
- Soạn thảo tài liệu mới và cải thiện nội dung: Tạo tài liệu có cấu trúc, dàn ý hoặc các trang tiếp theo từ các gợi ý và nhận các đề xuất được hỗ trợ bởi AI để viết lại, làm rõ hoặc điều chỉnh giọng điệu ngay trong Docs
Cơ sở dữ liệu > Danh sách công việc
Các cơ sở dữ liệu Notion chuyển đổi tốt nhất thành Danh sách công việc (Lists) trong ClickUp. Mỗi hàng sẽ trở thành một công việc, giúp việc phân công quyền sở hữu, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và các mối quan hệ phụ thuộc trở nên dễ dàng hơn.
Mỗi công việc là một mục linh hoạt, có thể thực hiện được với các thuộc tính phong phú như:
- Mức độ ưu tiên trong ClickUp : Đánh dấu các công việc là khẩn cấp, cao, bình thường hoặc thấp
- Trạng thái tùy chỉnh của ClickUp : Di chuyển các công việc qua các quy trình làm việc tùy chỉnh (ví dụ: Việc cần làm, Đang tiến độ, Đã xong)
- Các mối phụ thuộc trong ClickUp : Đánh dấu các công việc là "chờ xử lý" hoặc "phụ thuộc vào công việc khác"
Thuộc tính > Trường Tùy chỉnh
Các thuộc tính cơ sở dữ liệu như lựa chọn, trường văn bản, số và ngày tháng sẽ được chuyển đổi thành các Trường Tùy chỉnh của ClickUp.
Bạn có thể chọn từ các loại trường chuyên dụng như Menu thả xuống, Nhãn, Tiền, Email, URL, Địa điểm hoặc Trường công thức, để mỗi thuộc tính hoạt động chính xác như mong muốn.
Sau khi được nhập vào, các Trường Tùy chỉnh sẽ giúp bạn:
- Lọc, sắp xếp và nhóm các công việc trong bất kỳ chế độ xem nào bằng cách sử dụng dữ liệu Trường Tùy chỉnh
- Tái tạo các bảng tổng hợp và phép tính như điểm nỗ lực và ngân sách bằng các Trường Công thức
- Kích hoạt các quá trình tự động hóa khi giá trị của Trường Tùy chỉnh thay đổi (để định tuyến, phân công hoặc cập nhật trạng thái)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các trường AI của ClickUp để tự động tạo, giải thích hoặc chuẩn hóa thông tin bên trong các Nhiệm vụ ClickUp bằng ClickUp Brain.
Ví dụ: bạn có thể thêm Trường Tóm tắt vào chế độ xem Danh sách công việc hoặc Thư mục để các thành viên trong nhóm có thể xem qua nhiều công việc mà không cần mở từng công việc riêng lẻ. Chọn định dạng Ngắn gọn hoặc Dạng gạch đầu dòng cho các buổi đánh giá danh sách công việc tồn đọng và các cuộc họp lập kế hoạch.
🔍 Bạn có biết? Mặc dù các công ty liên tục bổ sung các công cụ AI mới, nhưng 91% nhân viên chỉ sử dụng từ 1 đến 4 công cụ mỗi tuần, do đó phần lớn khoản đầu tư đó không bao giờ được áp dụng thực sự. Và vì quá nhiều công cụ dường như không liên quan đến công việc hàng ngày, 44,8% người được hỏi cho biết họ đã ngừng sử dụng ít nhất một công cụ AI trong năm qua.
ClickUp giải quyết vấn đề " AI Sprawl " bằng cách đưa các công cụ AI của bạn vào cùng một nền tảng nơi các nhóm lập kế hoạch, đang theo dõi và giao tiếp, nhờ đó số lượng công cụ bạn sử dụng sẽ không tăng lên, mà chỉ có khối lượng công việc là tăng lên.
Các chế độ xem trong Notion > Các chế độ xem trong ClickUp
Các chế độ xem trong Notion như bảng, bảng thông tin và dòng thời gian hoàn toàn tương thích với các chế độ xem trong ClickUp.
Dưới đây là so sánh giữa các chế độ xem của ClickUp và Notion, cùng với những lợi ích bạn sẽ nhận được khi thực hiện chuyển đổi:
| Chế độ xem Notion | Chế độ xem ClickUp | Tại sao ClickUp lại tốt hơn |
| Bảng | Chế độ xem bảng của ClickUp | Hỗ trợ tính toán, nhóm, sắp xếp và Trường Tùy chỉnh để phân tích nâng cao |
| Bảng | Chế độ xem Bảng (Kanban) của ClickUp | Cung cấp các giai đoạn kéo và thả cùng với các tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, trạng thái, làn công việc và quy tắc quy trình làm việc |
| Dòng thời gian | Chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp | Cung cấp các dòng thời gian dự án theo chiều ngang tương tự như Notion, nhưng tích hợp với các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và khả năng điều chỉnh lịch trình |
| Lịch | Chế độ xem Lịch của ClickUp | Hiển thị các công việc và ngày tháng cùng với lịch trình, đồng thời đồng bộ hóa với các lịch bên ngoài như Google/Outlook để lập kế hoạch thực tế |
Mẫu và quy trình làm việc > Mẫu ClickUp
Theo mặc định, các mẫu Notion không được di chuyển dưới dạng các mẫu có thể tái sử dụng. Thay vào đó, bạn sẽ nhập các trang hoặc cơ sở dữ liệu cơ bản bằng công cụ nhập tích hợp sẵn của ClickUp, giống như bất kỳ nội dung Notion nào khác.
Sau khi nhập dữ liệu, bạn có thể chuyển đổi chúng thành các mẫu ClickUp có thể tái sử dụng.
📌 Cách tái tạo các mẫu Notion trong ClickUp:
- Nhập cơ sở dữ liệu hoặc trang Notion như đã đề cập trong phần trước
- Sau khi nhập xong, hãy tìm Danh sách công việc hoặc Thư mục kết quả trong ClickUp
- Di chuột qua mục đó, nhấp vào dấu ba chấm (…), rồi lựa chọn Mẫu > Lưu dưới dạng mẫu
- Đặt tên cho mẫu và chọn những người có thể sử dụng mẫu đó trong Không gian Làm việc của bạn
📖 Xem thêm: Các mẫu kế hoạch di chuyển dữ liệu miễn phí để quá trình chuyển đổi CNTT diễn ra suôn sẻ
Thiết lập sau khi chuyển đổi để quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ
Việc đưa dữ liệu vào ClickUp là quan trọng, nhưng chính việc cần làm sau khi di chuyển mới quyết định mức độ áp dụng. Đây chính là lúc những thế mạnh của ClickUp về tối ưu hóa quy trình làm việc, trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa bắt đầu phát huy hiệu quả.
Tạo các quy trình tự động hóa và nhiệm vụ ClickUp lặp lại
Tính năng Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và biến quy trình làm việc của bạn thành các hệ thống tự duy trì. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tạo các quy tắc tự động hóa bằng cách sử dụng các yếu tố kích hoạt, điều kiện và hành động.
Dưới đây là một ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc:
- Khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Đã xong’, ClickUp có thể tự động chuyển nó vào ‘Danh sách lưu trữ’, thông báo cho các bên liên quan hoặc gắn thẻ hoàn thành
- Và khi ngày đáo hạn sắp đến, ClickUp có thể gửi nhắc nhở, cập nhật mức độ ưu tiên hoặc phân công lại quyền sở hữu
Ngoài các tính năng tự động hóa truyền thống, ClickUp Agents mang lại một lớp trí tuệ bổ sung bằng cách vượt ra ngoài các quy tắc đơn giản kiểu “nếu thế này thì thế kia”.
Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để mô tả những gì bạn muốn, và các công cụ này sẽ tóm tắt các hoạt động, soạn thảo danh sách công việc, tạo các công việc con và đề xuất các giá trị trường cho bạn.
Bạn có thể triển khai các công cụ được xây dựng sẵn như Ambient Answers, có thể được kích hoạt trong Kênh trò chuyện ClickUp để trả lời các câu hỏi của nhóm bằng những phản hồi chi tiết, phù hợp với ngữ cảnh, dựa trên kiến thức trong không gian làm việc của bạn và các nguồn bên ngoài.
Đối với các quy trình làm việc tùy chỉnh, hãy tạo các "Super Agents" của riêng bạn bằng công cụ xây dựng không cần viết mã. Ví dụ, bạn có thể tạo một "HR Agent" chỉ trả lời các câu hỏi về phúc lợi nhân viên, tham chiếu đến các tài liệu nội bộ của công ty, v.v.
📮 Thông tin từ ClickUp: 59% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết họ không có hệ thống tổng kết hoặc đánh giá hàng tuần.
Khi các cập nhật nằm rải rác trong các công việc, bình luận, tài liệu và tin nhắn, việc tổng hợp tất cả lại có thể khiến bạn cảm thấy như đang thực hiện một dự án riêng biệt. Đến khi bạn thu thập đủ thông tin về những gì đã thay đổi, những gì bị bỏ sót và những gì cần chú ý, thì năng lượng để thực sự lập kế hoạch cho tuần tới đã cạn kiệt.
Sẽ thế nào nếu có một trợ lý có thể đảm nhận việc này cho bạn? Các Trợ lý Siêu Trí tuệ Nhân tạo (AI Super Agents) của ClickUp có thể tự động tổng hợp các hoạt động trên các công việc và tóm tắt những việc cần theo dõi.
Thay vì dành thời gian để tái hiện quá khứ, bạn sẽ có thể đưa ra những quyết định rõ ràng hơn về những bước tiếp theo.
Tạo bảng điều khiển để báo cáo
Bảng điều khiển ClickUp là trung tâm điều khiển giúp bạn hiển thị tình hình một cách toàn diện. Chúng cho phép bạn kết hợp nhiều thẻ để hiển thị các chỉ số quan trọng, bao gồm số lượng công việc theo trạng thái, các công việc quá hạn, tốc độ sprint, cân bằng khối lượng công việc, theo dõi thời gian, biểu đồ và nhiều hơn nữa.
Bắt đầu với các chế độ xem phổ biến như:
- Hiệu suất nhóm (Báo cáo đã hoàn thành)
- Dòng thời gian và các cột mốc (Thẻ Lịch và Thẻ Cột Mốc)
- Cân bằng khối lượng công việc (Khối lượng công việc theo trạng thái)
Các bảng điều khiển lấy dữ liệu trực tiếp từ không gian làm việc của bạn, cập nhật theo thời gian thực và hỗ trợ xuất sang định dạng CSV hoặc Excel để tạo báo cáo ngoại tuyến.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Loại bỏ nhu cầu lập tài liệu họp hàng tuần và gửi email cập nhật trạng thái nhờ tính năng Thẻ AI của ClickUp. Với Thẻ AI, bạn có thể:
- Đặt câu hỏi thông minh hơn với ClickUp Brain: Chạy các lệnh tùy chỉnh như “Tóm tắt các công việc quá hạn và đề xuất các hành động tiếp theo” để nhận câu trả lời được trích xuất trực tiếp từ không gian làm việc của bạn
- Tự động hóa các buổi họp đứng của nhóm: Sử dụng thẻ AI StandUp hoặc AI Team StandUp để tổng hợp những việc đã hoàn thành, những trở ngại và những việc cần làm tiếp theo, hàng ngày hoặc hàng tuần
- Nhận các bản tóm tắt dành cho lãnh đạo: Thêm thẻ AI Executive Summary để có cái nhìn tổng quan về tình trạng, rủi ro và tiến độ của dự án
Tạo tài liệu hướng dẫn cho thành viên mới trong nhóm
Việc chuyển đổi chỉ thực sự thành công khi nhóm của bạn thực sự hưởng lợi từ nó.
Để tránh nhầm lẫn, quy trình làm việc bị gián đoạn hoặc mọi người mặc định sử dụng các công cụ cũ, hãy xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng giải thích:
- Cấu trúc phân cấp mới của ClickUp (Không gian > Thư mục > Danh sách công việc)
- Nơi tìm kiếm thông tin quan trọng
- Cách thức hoạt động của các quy tắc tự động hóa
- Cách sử dụng các mẫu và công việc định kỳ
- Tiêu chuẩn đặt tên và quy ước gắn thẻ
Bạn có thể sử dụng các mẫu quản lý dự án trong ClickUp Docs để đảm bảo quy trình onboarding nhất quán cho các nhân viên mới trong tương lai. Việc nhúng các công việc vào tài liệu onboarding, ví dụ như “Hoàn thành công việc đầu tiên của bạn”, sẽ khuyến khích việc học tập thông qua thực hành.
Tích hợp các công cụ
Tính năng tích hợp của ClickUp cho phép bạn kết nối với hàng trăm công cụ bên ngoài, giúp bạn tiếp tục sử dụng những công cụ mà nhóm của bạn đã quen thuộc.
Các kết nối tích hợp sẵn bao gồm:
- Lịch Google: Đồng bộ hóa các công việc với lịch trình của bạn
- Slack: Nhận thông báo cập nhật hoặc tạo công việc trực tiếp từ các tin nhắn trên Slack
- Google Drive/OneDrive/Dropbox: Tệp đính kèm và xem trước trực tiếp
- Zoom/MS Teams: Điều phối các cuộc họp với các công việc và liên kết
- GitHub, HubSpot, các công cụ CRM, công cụ theo dõi thời gian và nhiều hơn nữa
Một cái nhìn thực tế về các công cụ AI mà các nhà quản lý sản phẩm sẽ thực sự sử dụng:
Những sai lầm thường gặp khi chuyển đổi cần tránh
Các nhóm thường vội vàng trong quá trình chuyển đổi và kết quả là lại tạo ra tình trạng lộn xộn tương tự trong công cụ mới. Bảng dưới đây nêu bật những sai lầm phổ biến nhất và cách tránh chúng.
| Lỗi thường gặp | Cách tránh điều này |
| Nhập các không gian làm việc Notion lộn xộn | Lưu trữ các trang đã lỗi thời, xóa các bản trùng lặp và loại bỏ các cơ sở dữ liệu thử nghiệm trước khi xuất dữ liệu |
| Xem các cơ sở dữ liệu Notion như tài liệu thay vì danh sách công việc | Chia cơ sở kiến thức thành ClickUp Tài liệu và cơ sở dữ liệu thực thi thành Danh sách công việc trước khi nhập |
| Giả định rằng các bình luận và cuộc thảo luận sẽ giữ nguyên bối cảnh | Chuyển đổi các nội dung thảo luận quan trọng thành bình luận công việc hoặc tài liệu (Docs) trước khi xuất, vì các bình luận trong cơ sở dữ liệu có thể không được chuyển sang một cách chính xác. |
| Bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch cấu trúc | Xác định Không gian, Thư mục và Danh sách công việc trước khi nhập bất kỳ nội dung nào |
| Nhập tất cả người dùng cùng một lúc | Gán vai trò và quyền truy cập một cách có chủ đích sau khi kiểm tra các mức độ truy cập |
| Di chuyển toàn bộ dữ liệu chỉ trong một lần | Thực hiện một lần nhập thử nghiệm với một nhóm hoặc không gian làm việc trước khi mở rộng quy mô |
Những lời khuyên cuối cùng để chuyển đổi thành công từ Notion sang ClickUp
Dưới đây là một số mẹo bổ sung để đảm bảo việc áp dụng lâu dài và thực thi hiệu quả.
- Tạo bản đồ chuyển đổi để xác định cách mỗi thành phần trong Notion được chuyển đổi sang ClickUp
- Lên lịch một đợt rà soát định kỳ trong 30 ngày để xem xét các trường không sử dụng, các danh sách trùng lặp và các tài liệu bị bỏ quên khi các mô hình sử dụng thực tế bắt đầu xuất hiện
- Thử nghiệm việc nhập dữ liệu trong môi trường được kiểm soát trước khi triển khai cho toàn bộ nhóm
- Hướng dẫn các nhóm sử dụng các chế độ xem để lọc và lập kế hoạch, chứ không phải như các cơ sở dữ liệu riêng biệt như trong Notion
Khi nào bạn KHÔNG NÊN chuyển từ Notion
Việc chuyển đổi chỉ thực sự có ý nghĩa khi cấu trúc của ClickUp phù hợp với cách làm việc của nhóm bạn. Hãy cân nhắc tiếp tục sử dụng Notion nếu các trường hợp sau đây áp dụng:
- Phụ thuộc quá nhiều vào các trang wiki lồng nhau và tài liệu dài dòng thường xuyên thay đổi
- Phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu linh hoạt ở cấp trang thay vì thực thi dựa trên công việc
- Chủ yếu thực hiện công việc trong các quy trình nội dung, thiết kế hoặc nghiên cứu với mức độ quyền sở hữu công việc tối thiểu
- Bạn muốn sự linh hoạt về mặt trực quan hơn là các quy trình làm việc có cấu trúc và khả năng kiểm soát việc thực thi
Vượt ra khỏi các trang và bảng với ClickUp
Notion là một công cụ tuyệt vời để suy nghĩ, lập kế hoạch và ghi chép ý tưởng. Tuy nhiên, khi công việc trở nên cấp bách và đòi hỏi sự hợp tác, việc chỉ ghi chép thôi là chưa đủ để đảm bảo tiến độ công việc.
Đó chính là điểm nổi bật của ClickUp. Ứng dụng này tích hợp các công việc, dòng thời gian, tài liệu, tự động hóa và báo cáo vào một không gian làm việc duy nhất, giúp bạn không còn phải chuyển đổi liên tục giữa các trang và công cụ theo dõi nữa.
Và việc lập tài liệu không hề bị xem nhẹ. ClickUp Docs mang đến cho bạn những tính năng mà Notion không có. Tài liệu luôn gắn liền với công việc thực tế, bạn có thể chuyển đổi văn bản thành công việc, liên kết tài liệu với các dự án, và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tóm tắt, viết nội dung, cũng như hiển thị thông tin phù hợp ngay khi bạn cần.
Với ClickUp Brain giúp bạn làm việc nhanh hơn, các tính năng tự động hóa giảm bớt công việc thủ công và bảng điều khiển hiển thị tiến độ rõ ràng, hệ thống sẽ bắt đầu làm việc cho bạn thay vì ngược lại.
Nếu cách thiết lập Notion của bạn bắt đầu trở nên cứng nhắc, việc chuyển sang ClickUp là bước tiếp theo rất thiết thực. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tôi có thể di chuyển cơ sở dữ liệu Notion của mình sang ClickUp không?
Đúng vậy. Khi bạn sử dụng tính năng nhập dữ liệu từ Notion của ClickUp, các cơ sở dữ liệu từ Notion sẽ được đưa vào ClickUp dưới dạng các Danh sách công việc nằm trong một thư mục (Folder) duy nhất. Mỗi hàng sẽ trở thành một công việc, và các trường dữ liệu sẽ được chuyển đổi thành Trường Tùy chỉnh để cấu trúc dữ liệu của bạn vẫn có thể sử dụng được trong ClickUp.
Các mối quan hệ, tổng hợp hoặc công thức có được chuyển sang không?
Không. Các tính năng cơ sở dữ liệu phức tạp như mối quan hệ, tổng hợp và công thức sẽ không được chuyển đổi tự động. Bạn sẽ cần phải tạo lại chúng thủ công trong ClickUp bằng cách sử dụng Mối quan hệ, Trường công thức hoặc Tự động hóa sau khi nhập dữ liệu.
ClickUp có cung cấp công cụ di chuyển trực tiếp từ Notion không?
Đúng vậy. ClickUp có công cụ nhập dữ liệu từ Notion tích hợp sẵn trong phần Cài đặt Không gian Làm việc (Workspace Settings), mục Nhập/Xuất (Imports/Exports). Bạn chỉ cần tải lên tệp xuất HTML từ Notion và chọn vị trí để đưa nội dung vào Không gian Làm việc ClickUp của mình.
Quá trình chuyển đổi mất bao lâu?
Thời gian di chuyển phụ thuộc vào kích thước của Không gian Làm việc Notion của bạn. Các bản nhập dữ liệu nhỏ có thể hoàn tất trong vài phút; các bản xuất dữ liệu lớn với nhiều trang và cơ sở dữ liệu có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng ClickUp sẽ xử lý chúng theo chế độ không đồng bộ sau khi bắt đầu. Thông thường, bạn nên có kế hoạch khoảng vài giờ cho toàn bộ quá trình, bao gồm cả khâu chuẩn bị và kiểm tra.
ClickUp có tốt hơn Notion trong việc quản lý dự án không?
ClickUp sở hữu các tính năng quản lý dự án tích hợp sẵn đa dạng hơn, bao gồm quyền sở hữu công việc, mối quan hệ phụ thuộc, dòng thời gian, tự động hóa và bảng điều khiển. Notion lại mạnh hơn trong việc tạo tài liệu tự do và bố cục linh hoạt. Đối với việc triển khai có cấu trúc và báo cáo trên quy mô lớn, ClickUp cung cấp nhiều công cụ tích hợp sẵn hơn.