Giám đốc vận hành giống như nhạc trưởng của dàn nhạc. Giống như nhạc trưởng điều phối các nhạc công và đảm bảo dàn nhạc chơi hài hòa, giám đốc vận hành giám sát và điều phối các công việc và nguồn lực để kinh doanh diễn ra đồng bộ.
Cho dù là điều chỉnh quy trình để loại bỏ sự trùng lặp và tối ưu hóa chi phí hay quản lý các chương trình kiểm soát chất lượng diễn ra nhanh chóng, quản lý vận hành luôn nỗ lực vượt trội để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 💡
Để hiểu rõ sự phức tạp của vị trí này, hãy xem bài viết của chúng tôi về một ngày trong cuộc sống của một giám đốc vận hành. Ngoài các nhiệm vụ hàng ngày, chúng tôi sẽ khám phá các khía cạnh khác nhau của vai trò quan trọng này, bao gồm:
- Yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm
- Các công cụ và kỹ thuật mà quản lý vận hành sử dụng
Hiểu vai trò của một giám đốc vận hành
Một giám đốc vận hành đảm nhiệm nhiều vai trò trong một tổ chức. Họ tham gia vào nhiều quy trình và thủ tục quan trọng — từ lập kế hoạch chiến lược và phân công công việc hiệu quả đến đảm bảo chất lượng. Họ thường giao tiếp với các bộ phận và phòng ban khác trong công ty, nhưng đôi khi cũng có thể tiếp xúc với khách hàng.
Do tính chất công việc luôn thay đổi, họ cần có kiến thức kỹ thuật và kinh doanh vững vàng, đồng thời tự tin để đưa ra các quyết định quan trọng trong thời gian ngắn. Họ cũng phải có nhiều kỹ năng mềm, chẳng hạn như quản lý thời gian và giao tiếp.
Chúng tôi sẽ phân tích ba hàm chính của một giám đốc vận hành trong các phần sau:
1. Lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên để tăng hiệu quả
Quản lý vận hành trước tiên phải hiểu rõ mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức. Công việc của họ là điều chỉnh các mục tiêu cấp cao của công ty với mục tiêu của các nhóm vận hành bằng cách xây dựng chiến lược vận hành hiệu quả.
Trong quá trình lập chiến lược, quản lý vận hành tập trung vào:
- Kế hoạch hoạt động: Giám đốc điều hành xác định các hành động mà tổ chức hoặc các nhóm cụ thể phải thực hiện và đặt ra thời hạn cho các hành động đó. Các kế hoạch này sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch sức chứa và chiến lược quản lý rủi ro của giám đốc điều hành
- Xếp hạng ưu tiên: Giám đốc vận hành sẽ tham khảo ý kiến của các quản lý cấp cao khác để quyết định những hoạt động nào cần được ưu tiên trong danh sách công việc của nhóm. Việc xếp hạng ưu tiên một vài mục tiêu tại một thời điểm sẽ giúp tránh các vấn đề về chất lượng sau này
- Quyết định các chỉ số hiệu suất: Giám đốc vận hành cần dành thời gian để xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đánh giá thành công của hoạt động và đóng góp vào sức khỏe của công ty trong báo cáo tài chính
2. Thiết kế quy trình, giám sát và quản lý các chương trình đảm bảo chất lượng
Căn cứ vào mục tiêu của công ty, luật pháp và tiêu chuẩn ngành, giám đốc vận hành xây dựng các chính sách và quy trình làm việc cho toàn bộ tổ chức. Họ phải cập nhật các chính sách này và cải tiến quy trình khi có thông tin mới.
Giám đốc vận hành phải phối hợp với các bộ phận khác liên quan đến việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Công việc này có thể bao gồm thực hiện các chương trình đảm bảo chất lượng để kiểm tra hiệu quả sản xuất, hiệu quả chi phí của hệ thống logistics hiện tại và phân bổ nhân lực (HR) một cách tối ưu.
Nếu hiệu quả hoạt động không đạt yêu cầu, quản lý có thể tái thiết kế hoặc tối ưu hóa quy trình để đảm bảo tính hiệu quả về chi phí và đạt được kết quả tích cực.
Giám đốc điều hành cũng giám sát các hoạt động khi chúng diễn ra, cả tại công ty và tại trường. Trên hết, họ giám sát ngân sách, thực hiện phân tích chi phí-lợi ích để đánh giá tác động tài chính của các quyết định điều hành. 💵
Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Phân tích Chi phí Lợi ích miễn phí của ClickUp cho phép các quản lý vận hành nhanh chóng đánh giá hiệu quả chi phí của các quy trình hiện có trước khi đầu tư vào một quy trình. Với thiết kế đơn giản, được mã hóa bằng màu sắc, mẫu này giúp đơn giản hóa quá trình ra quyết định phức tạp.
3. Quản lý nhân viên
Một giám đốc vận hành giỏi thường hợp tác với giám đốc nhân sự để thực hiện các việc sau:
- Theo dõi lịch trình của nhân viên
- Tổ chức đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới
- Lập lịch công việc hiệu quả, phù hợp với bộ kỹ năng và thời gian làm việc của nhân viên
- Lập tài liệu về các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và các thực hành tốt nhất
- Xây dựng các chương trình đào tạo hiệu quả để nâng cao hiệu quả của các nhóm sản xuất
- Áp dụng hệ thống mới để theo dõi thời gian và sự có mặt của nhân viên
- Viết sổ tay hướng dẫn quy trình để cải thiện hiệu quả và năng suất của nhóm
- Thực hiện các biện pháp an toàn tại nhà máy và khu vực văn phòng
Mẹo chuyên nghiệp: Để đánh giá sức chứa của nhóm và phân phối công việc hiệu quả, các nhà quản lý có thể sử dụng Mẫu lịch làm việc của nhân viên ClickUp.
Mẫu này có các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Bảng và Lịch, cho phép các nhà quản lý đánh giá công việc từ các góc độ khác nhau. Họ cũng có thể theo dõi tiến độ thực hiện các cột mốc cụ thể của dự án.
Một ngày làm việc điển hình của một Quản lý vận hành
Mỗi ngày đều khác biệt đối với một quản lý vận hành. Chúng tôi đã mô tả chi tiết về một ngày làm việc trung bình của họ dưới đây.
Buổi sáng
Thông thường, giám đốc vận hành là một trong những người đầu tiên đến văn phòng. Điều này giúp họ có thể tập trung tinh thần để giải quyết các thách thức trong ngày. Đầu tiên, họ đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng để các quy trình vận hành bắt đầu. 🌄
Để biết những việc cần làm trong ngày và lập kế hoạch hiệu quả, giám đốc vận hành xem lại danh sách công việc cần làm và lịch làm việc. Họ cũng kiểm tra hộp thư đến email để xem có vấn đề nào cần giải quyết gấp không.
Mẹo chuyên nghiệp: Các giám đốc vận hành có năng suất cao thường sử dụng giải pháp quản lý công việc như ClickUp để sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức bằng phương tiện kỹ thuật số. Ví dụ, tính năng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ của ClickUp là công cụ không thể thiếu của nhiều giám đốc vì nó đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp và giúp quản lý chúng dễ dàng hơn.
Giải quyết vấn đề hàng ngày (với ví dụ)
Hầu hết thời gian trong ngày của quản lý vận hành được dành để giải quyết các vấn đề phát sinh. 🚨
Ví dụ, nhà cung cấp thông báo rằng họ sẽ giao nguyên liệu muộn do điều kiện thời tiết. Trong trường hợp đó, giám đốc vận hành sẽ đánh giá hàng tồn kho hiện có, ưu tiên sản xuất các sản phẩm khẩn cấp nhất và thông báo cho khách hàng về khả năng chậm trễ. Họ cũng có thể liên hệ với các nhà cung cấp thay thế để giảm thiểu sự gián đoạn.
Trong trường hợp thiết bị đột ngột hỏng hóc, giám đốc vận hành sẽ gọi hoặc tập hợp một nhóm để khắc phục sự cố ngay lập tức. Nếu không thể sửa chữa nhanh chóng, giám đốc sẽ quyết định cách hoàn thành tất cả công việc bằng máy móc hiện có và ngăn chặn sự chậm trễ trong sản xuất.
Một tình huống giải quyết vấn đề căng thẳng khác xuất hiện khi một nhân viên quan trọng phải nghỉ ốm đột xuất trong một thời gian không xác định. Trong trường hợp này, giám đốc vận hành có nhiệm vụ tìm người thay thế tạm thời.
Vì vậy, trong suốt ngày làm việc, một quản lý vận hành phải luôn sẵn sàng đối phó với những vấn đề bất ngờ, và để làm được điều này, kỹ năng quản lý rủi ro của họ phải ở mức xuất sắc.
Mẹo chuyên nghiệp: Khi phải đối mặt với một quyết định khó khăn, các quản lý vận hành có thể sử dụng Mẫu Ma trận Rủi ro Giá trị của ClickUp. Mẫu này cho phép họ liệt kê tất cả các giải pháp cho một vấn đề, chỉ định xếp hạng giá trị và rủi ro, đồng thời trực quan hóa vị trí của từng tùy chọn trong ma trận trên Bảng trắng. Khi giải pháp tối ưu xuất hiện, quản lý có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên trong Không gian Làm việc để nhóm có thể bắt đầu công việc càng sớm càng tốt.
Cuộc họp
Giám đốc vận hành thường tham gia hoặc chủ trì nhiều cuộc họp và cuộc gọi trong ngày, chẳng hạn như:
- Các quản lý khác: Thông thường, quản lý vận hành tổ chức các cuộc họp hàng tuần với tất cả các quản lý và trưởng bộ phận. Trong cuộc họp này, họ tóm tắt công việc của tuần trước và lập kế hoạch cho tuần tiếp theo. Đây là cơ hội để nêu ra các vấn đề và xem xét các báo cáo
- Khách hàng: Khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới, thường có nhiều câu hỏi và lo lắng. Giám đốc vận hành giải đáp một số câu hỏi, giải thích cách công ty sẽ thực hiện công việc mà khách hàng yêu cầu
- Cấp quản lý cao cấp: Quản lý vận hành sẽ trình bày các vấn đề liên quan đến quy trình hoặc chất lượng lên ban lãnh đạo cấp cao, như Giám đốc Điều hành (CEO) và Giám đốc Điều hành (GM), để tìm ra giải pháp kịp thời
Mẹo chuyên nghiệp: Có một chương trình họp rõ ràng và tuân thủ chương trình đó sẽ đảm bảo các cuộc hội thoại diễn ra hiệu quả và mang lại kết quả. Với ClickUp, các nhà quản lý có thể tạo các mẫu chương trình cho các trường hợp sử dụng khác nhau để đẩy nhanh quá trình chuẩn bị cho các cuộc họp trong tương lai.
Kết thúc ngày làm việc
Quản lý vận hành cần ở lại đến cuối ngày để xử lý các trường hợp khẩn cấp phát sinh vào phút chót. Họ thường kết thúc một ngày làm việc bằng cách kiểm tra lại hộp thư đến, lên lịch các cuộc họp và chuẩn bị công việc cho ngày hôm sau. 🌇
Ngành công nghiệp có thể ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của một quản lý vận hành
Nhiệm vụ hàng ngày của một giám đốc vận hành khác nhau tùy thuộc vào ngành công nghiệp mà họ làm việc. Hãy xem bốn ví dụ cụ thể về ngành công nghiệp và các trách nhiệm liên quan:
- Xây dựng: Quản lý việc mua sắm vật liệu cho công trường, đang theo dõi việc sử dụng tài nguyên, đảm bảo bảo trì thiết bị, điều phối thiết bị và công nhân xây dựng, giám sát giá cả của nhà cung cấp, quản lý ngân sách dự án
- Công nghệ thông tin (IT): Giám sát, bảo trì và tối ưu hóa cơ sở hạ tầng mạng, giám sát hoạt động bảo mật và truyền dữ liệu, quản lý nâng cấp phần cứng và phần mềm, phân tích hiệu suất hệ thống và đề xuất cải tiến, giải quyết các khó khăn kỹ thuật quan trọng
- Chăm sóc sức khỏe: Đặt hàng và theo dõi hàng tồn kho (thiết bị và vật tư y tế), lưu trữ hồ sơ bệnh nhân, thiết lập các chính sách và quy trình của cơ sở, đảm bảo tuân thủ, xây dựng chiến lược để tối ưu hóa trải nghiệm của bệnh nhân
- Bán lẻ: Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, quản lý hàng tồn kho, giám sát đơn đặt hàng, vận chuyển, tạo doanh số bán hàng, điều tra khiếu nại và đề xuất của khách hàng
Kỹ năng và yêu cầu đối với vị trí Quản lý vận hành
Với tính đa năng và tầm quan trọng của quản lý vận hành, ứng viên phải có trình độ và kỹ năng phù hợp để được xem xét cho vai trò này. Tìm hiểu những yêu cầu đó trong các phần dưới đây.
Yêu cầu kỹ thuật
Nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm các yếu tố sau khi tuyển dụng quản lý vận hành:
- Học vấn: Thông thường, bằng Cử nhân hoặc cao hơn về Quản lý Hoạt động, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan. Bằng cấp cho thấy kiến thức lý thuyết của cá nhân
- Kinh nghiệm công việc đã được chứng minh: Kinh nghiệm quản lý vận hành là lý tưởng nhất, nhưng kinh nghiệm ở các vai trò lãnh đạo khác cũng được chấp nhận
- Kỹ năng cứng: Một số kỹ năng được tìm kiếm nhiều nhất bao gồm thành thạo phân tích dữ liệu, quản lý ngân sách và các phương pháp quản lý dự án như Agile và Lean Six Sigma. Kinh nghiệm với các phần mềm kinh doanh và quản lý có liên quan là một lợi thế
- Chứng chỉ: Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết, chứng chỉ thể hiện sự sẵn sàng của người quản lý trong việc tiếp tục phát triển kỹ năng của mình. Các chứng chỉ hợp lệ cho quản lý vận hành bao gồm: Chứng chỉ quản lý được chứng nhận (CMC) Chuyên gia quản lý dự án (PMP) Giám sát và quản lý bảo mật được chứng nhận (CSM) Kế toán quản lý được chứng nhận (CMA)
- Chứng chỉ Quản lý Chuyên nghiệp (CMC)
- Chuyên gia quản lý dự án (PMP)
- Giám sát và quản lý bảo mật được chứng nhận (CSM)
- Kế toán quản lý được chứng nhận (CMA)
- Kỹ năng chuyên ngành: Kiến thức và kinh nghiệm trong ngành cụ thể có thể tăng cơ hội thành công của người quản lý trong vai trò này
- Chứng chỉ Quản lý Chuyên nghiệp (CMC)
- Chuyên gia quản lý dự án (PMP)
- Giám sát và quản lý bảo mật được chứng nhận (CSM)
- Kế toán quản lý được chứng nhận (CMA)
Tầm nhìn kinh doanh và quản trị
Một giám đốc vận hành phải có kỹ năng phân tích để hiểu các quy trình kinh doanh và nhận ra những việc cần làm để duy trì hoạt động và phát triển của công ty. Họ cũng phải có khả năng suy nghĩ chiến lược, đánh giá rủi ro và cơ hội, đồng thời có kiến thức cơ bản để đọc hiểu báo cáo tài chính.
Kỹ năng quản lý thời gian và vận hành
Vì phải điều phối nhiều công việc và nguồn lực, giám đốc vận hành phải có khả năng tổ chức tốt. Công việc của họ là lập lịch trình dựa trên dòng thời gian của dự án và sự sẵn sàng của nhân viên.
Các giám đốc vận hành thường sử dụng biểu đồ Gantt ( có sẵn trong ClickUp ) để xây dựng và theo dõi dòng thời gian của dự án.
Kỹ năng giao tiếp và làm việc với con người
Giám đốc vận hành tương tác với hầu hết các bên liên quan đến kinh doanh. Đó bao gồm nhân viên, các giám đốc khác, giám đốc điều hành, nhà phân phối và khách hàng. Đó là lý do tại sao họ phải lịch sự và duy trì mối quan hệ tốt. Họ phải có khả năng chia sẻ ý tưởng hiệu quả bằng mọi phương tiện.
Kỹ năng quản lý và huấn luyện
Khi quản lý nhân viên, giám đốc vận hành chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên, giúp họ phát triển kỹ năng thủ tục và trở nên năng suất hơn.
Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng bởi các quản lý vận hành trong công việc hàng ngày
Các hướng dẫn sau đây có thể giúp các quản lý vận hành trở nên xuất sắc trong công việc của mình.
1. Tận dụng sức mạnh của phần mềm và tự động hóa
Khi bạn đã hiểu sâu sắc về tất cả các quy trình hoạt động, hãy bắt đầu giới thiệu công nghệ. Điều này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, tự động hóa một số công việc nhàm chán và ngăn ngừa thời gian ngừng hoạt động do sự chậm trễ của quản trị viên. Một số phần mềm phổ biến mà các quản lý hoạt động sử dụng bao gồm:
- Công cụ quản lý dự án
- Hệ thống giao tiếp
- Công cụ hỗ trợ khách hàng
- Giải pháp quản lý quy trình kinh doanh
Với một nền tảng toàn diện như ClickUp, bạn có thể có tất cả các công cụ quản lý hoạt động này trong cùng một nơi. 😍
ClickUp có thể là trung tâm cho tất cả kiến thức, kế hoạch và quy trình theo dõi tiến độ của bạn. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp và các tính năng quản lý dự án gốc để lên lịch và phân công công việc. Chia chúng thành các công việc con hoặc danh sách kiểm tra và chỉ định các phụ thuộc để tạo quy trình làm việc liền mạch cho toàn nhóm.
Hình dung tất cả công việc sắp tới trong một trong hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp — chế độ xem Bảng cổ điển và chế độ xem Lịch là những chế độ xem yêu thích của các giám đốc vận hành!
Đó chưa phải là tất cả — hợp lý hóa hoạt động hỗ trợ khách hàng và thu thập phản hồi bằng chế độ xem Biểu mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp. Nền tảng này sẽ tự động chuyển các phản hồi thành nhiệm vụ để tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.
Để giao tiếp với các nhóm hoặc cá nhân để giải quyết vấn đề nhanh chóng, hãy sử dụng chế độ xem Trò chuyện hoặc gắn thẻ đồng nghiệp trong phần bình luận nhiệm vụ. Và nếu bạn muốn brainstorming các chiến lược mới và vạch ra các quy trình trong một thiết lập trực quan hơn, hãy sử dụng Bảng trắng và Bản đồ Tư duy ClickUp hỗ trợ cộng tác thời gian thực.
Bài đọc bổ sung: Các mẫu quản lý dự án tốt nhất cho nhóm vận hành!
2. Dữ liệu là người bạn tốt nhất của bạn
Nếu bạn không đo lường hiệu suất, rất khó để biết hoạt động của bạn thành công đến mức nào. Dữ liệu cho phép bạn khách quan và theo dõi tiến độ từng bước. Đây cũng là chìa khóa để xác định các điểm nghẽn trước khi chúng leo thang thành vấn đề nghiêm trọng.
Bạn cũng cần một cách hiệu quả để sắp xếp tất cả dữ liệu để có thể truy cập dễ dàng. Hãy sử dụng ClickUp Docs, trình quản lý và chỉnh sửa tài liệu của nền tảng này với các tính năng định dạng phong phú. Nó được trang bị trợ lý AI gốc có thể:
- Xử lý yêu cầu dữ liệu cho các công việc và quy trình trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn
- Đưa ra các giải pháp cho nhóm vận hành (với hơn 100 gợi ý)
- Tạo dòng thời gian dự án và hướng dẫn quy trình
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp
3. Đừng ngần ngại phân tích đối thủ cạnh tranh
Bạn nên xem xét các hoạt động và chỉ số mà các công ty và quản lý mà bạn ngưỡng mộ sử dụng. Suy nghĩ về cách bạn có thể áp dụng chúng vào quy trình công việc của mình. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không làm quá. Một số chiến thuật có thể không hiệu quả trong lĩnh vực cụ thể của bạn.
Đọc thêm: Khám phá các công cụ phân tích đối thủ cạnh tranh hàng đầu hôm nay.
4. Giám sát nhưng không can thiệp quá sâu
Nhiều giám đốc vận hành tự làm khó mình bằng cách quản lý quá chi tiết TẤT CẢ nhân viên — điều đó sẽ không hiệu quả trong công việc.
Mục tiêu là để nhân viên làm việc độc lập mà không cần giám sát liên tục. Mặc dù bạn nên giám sát công việc để đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ, nhưng điều quan trọng là đầu tư vào đào tạo nhân viên và tin tưởng vào nhóm của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn — hợp lý hóa quy trình làm việc và hiệu suất.
ClickUp cho phép bạn theo dõi tiến độ từ xa khi công việc được hoàn thành. Bạn có thể đặt Mục tiêu và mục tiêu có thể đo lường được. Duyệt qua hơn 50 thẻ báo cáo và sắp xếp chúng trên Bảng điều khiển ClickUp được cá nhân hóa của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể nhanh chóng xem tổng quan về các quy trình của nhóm hoặc toàn công ty trong thời gian thực.
5. Cân bằng hiệu quả và chất lượng
Trong thế giới hoạt động, cả hiệu quả và chất lượng đều không được phép bị ảnh hưởng. Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể đạt được cả hai điều này một cách hoàn hảo, nhưng điều quan trọng là phải xây dựng chiến lược hoạt động vững chắc ở cả hai khía cạnh. Luôn nỗ lực để đạt được sự cân bằng này sẽ củng cố lợi nhuận và tính bền vững của công ty, giúp công ty trở thành công ty dẫn đầu thị trường. ⚖️
Lập kế hoạch và vận hành kinh doanh hiệu quả với ClickUp
Trong bài viết giới thiệu về cuộc sống hàng ngày của một giám đốc vận hành, bạn đã tìm hiểu về các nhiệm vụ cụ thể và thách thức mà vai trò này mang lại. Mặc dù công việc này rất phức tạp, nhưng với cách tiếp cận, kỹ năng và động lực phù hợp, bất kỳ giám đốc vận hành nào cũng có thể thúc đẩy hiệu quả và đổi mới với kết quả xuất sắc.
Có một công cụ hỗ trợ các quy trình này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và sử dụng một trong nhiều mẫu và tính năng hoạt động của nó để làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn! 😉