Khi sự cố máy chủ khiến hệ thống của bạn hoạt động như bị ma ám, bạn sẽ gọi ai?
Quản lý CNTT, tất nhiên rồi!
Nếu bạn đang làm việc trong ngành này, bạn có thể biết rằng vai trò này rất quan trọng. Các quản lý CNTT thường tham gia vào hầu hết các quyết định và hoạt động của tổ chức. Họ chịu trách nhiệm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhân viên và công ty.
Với kiến thức kỹ thuật sâu rộng và kỹ năng giải quyết vấn đề, các quản lý CNTT có thể đối phó với bất kỳ vấn đề nào xảy ra với cơ sở hạ tầng CNTT, cho dù vấn đề đó có đáng sợ đến đâu. 👻
Để tôn vinh các quản lý CNTT trên toàn thế giới, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những phức tạp của vị trí này. Chúng tôi sẽ mô tả một ngày làm việc điển hình của một quản lý CNTT, khám phá công nghệ mà họ dựa vào và phân tích cách ngành công nghiệp mà họ tham gia có thể thay đổi nhiệm vụ của họ.
Quản lý CNTT so với Giám đốc CNTT
Mặc dù có vẻ giống nhau và chia sẻ một số trách nhiệm, vai trò của quản lý CNTT và giám đốc CNTT khác nhau đáng kể.
Quản lý dự án CNTT có vai trò thực tế hơn và tập trung vào công việc hàng ngày. Trách nhiệm chính của họ là quản lý công việc và nhân viên, đồng thời duy trì cơ sở hạ tầng. Mặc dù họ thường tham gia vào quá trình ra quyết định, nhưng ảnh hưởng của họ đối với các mục tiêu cấp cao hơn của tổ chức là giới hạn.
Giám đốc CNTT có óc kinh doanh nhạy bén hơn và ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch chiến lược của bộ phận CNTT trong tổ chức. Làm việc với các giám đốc cấp cao và các trưởng bộ phận khác, họ giúp điều chỉnh các mục tiêu kinh doanh tổng thể phù hợp với các mục tiêu cụ thể của bộ phận CNTT.
Giám đốc CNTT hợp tác với các quản lý CNTT để triển khai các chiến lược và đánh giá nhu cầu của người dùng để đưa ra các quyết định trong tương lai.
Thường nhật của một Quản lý CNTT
Vai trò của một quản lý dự án CNTT có thể có nhiều biểu mẫu khác nhau. Một số quản lý chịu trách nhiệm về một bộ phận, trong khi những người khác đóng vai trò trung gian giữa các bộ phận khác và các bên liên quan. Một số ít quản lý thậm chí còn đóng vai trò là bộ phận CNTT một người, đảm nhận vai trò quản trị viên hệ thống, nhà phát triển phần mềm và quản lý CNTT cùng một lúc. 🤹
Nhiều quản lý bắt đầu sự nghiệp của mình với tư cách là nhà phát triển hoặc nhân viên hỗ trợ kỹ thuật và dần dần thăng tiến khi họ làm quen với ngành. Kinh nghiệm và trình độ kỹ thuật này có thể giúp họ trở thành những nhà lãnh đạo nhân ái và thực tế hơn.
Ngoài kiến thức chuyên môn về khoa học máy tính và công nghệ thông tin, các phẩm chất được ưa chuộng ở quản lý IT bao gồm:
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng giao tiếp
- Khả năng thích ứng
- Sự nhiệt tình trong việc học hỏi và cải thiện
Mẹo chuyên nghiệp: Ngay cả những cá nhân tài năng đã chọn con đường sự nghiệp phù hợp cũng có thể cần sự giúp đỡ. Một công cụ quản lý dự án và năng suất xuất sắc có thể là yếu tố quan trọng quyết định thành công của người quản lý.
Với nhiều tính năng và tùy chọn tùy chỉnh của ClickUp, các nhà quản lý có thể đảm bảo kế hoạch và hoạt động suôn sẻ trong toàn bộ bộ phận. Sử dụng các mẫu CNTT của ClickUp, họ có thể giảm thời gian học tập và nhanh chóng bắt đầu tận dụng các lợi ích của nền tảng này.
Trách nhiệm của các nhà quản lý CNTT khác nhau giữa các tổ chức và giữa các ngày. Chúng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như giai đoạn của dự án, các vấn đề mới phát sinh và sự thay đổi trong tổ chức. Nói chung, lịch trình hàng ngày của một nhà quản lý CNTT có thể bao gồm các loại công việc sau:
Quản trị CNTT, chiến lược và vận hành
Xem xét tầm quan trọng và tác động của vai trò này, các quản lý CNTT phải hiểu rõ công việc mà công ty đang làm và lý do tại sao công ty làm việc đó. Để đưa ra quyết định đúng đắn, quản lý phải thành thạo những điều sau:
- Sự phức tạp của sản phẩm hoặc dịch vụ
- Quy định tuân thủ
- Sứ mệnh của công ty
- Nhu cầu của khách hàng
Các quản lý CNTT thường tham gia vào cả quá trình quản trị CNTT và lập kế hoạch cấp thấp hơn. Họ làm việc với các giám đốc điều hành và các bên liên quan quan trọng khác để xác định cơ hội và các trở ngại tiềm ẩn, đặt mục tiêu và thiết kế quy trình công việc. Họ nhận ra các mối quan tâm chính của khách hàng, phát triển các giải pháp hiệu quả nhất và giám sát việc triển khai cùng với quản lý dự án.
Trong các công ty nhỏ, quản lý CNTT có thể bao gồm các công việc lập ngân sách, như soạn thảo yêu cầu tài trợ, kiểm toán chi tiêu và báo cáo cho nhà đầu tư.
Quản lý CNTT cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các giải pháp sáng tạo cho công ty. Cùng với các bên liên quan, họ lập kế hoạch chiến lược CNTT để cải thiện và chuyển đổi hoạt động kinh doanh. 🗺️
Mặc dù lập kế hoạch là một khía cạnh quan trọng trong công việc của một quản lý CNTT, nhưng đôi khi nó lại bị bỏ qua. Khi một vấn đề lớn phát sinh, thường là tất cả mọi người phải chung tay, vì vậy quản lý cần phải bước vào để giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Đây là lý do tại sao tính linh hoạt và chuyên môn là những đặc điểm rất được tìm kiếm trong công việc này.
Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Kế hoạch Chiến lược cho Quản lý CNTT của ClickUp cho phép các quản lý tạo ra một lộ trình toàn diện và dễ dàng điều chỉnh các sáng kiến CNTT cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Giao tiếp và phối hợp đa chiều
Ngoài việc làm việc với cấp trên để xác định mục tiêu và chiến lược, các quản lý CNTT cần biến chúng thành các công việc có thể thực hiện và theo dõi được, đồng thời truyền đạt các kế hoạch này đến các bộ phận của mình. Họ phải đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và có tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành công việc.
Họ thường truyền đạt thông tin quan trọng thông qua các tài liệu CNTT chi tiết và các cuộc họp thường xuyên. Quản lý cũng cần chuẩn bị trước cho các cuộc họp để giảm thiểu thời gian lãng phí, tìm ra cách trình bày thông tin rõ ràng và hiệu quả.
Mẹo chuyên nghiệp: Các nhà quản lý có thể sử dụng Mẫu chương trình làm việc ClickUp đơn giản để phác thảo các chủ đề và mục tiêu cho các cuộc họp. ClickUp Brain, trợ lý AI và mạng nơ-ron của nền tảng, giúp họ soạn thảo chương trình làm việc và cũng có thể ghi chép và tóm tắt các cuộc họp.
Khi dự án mới được triển khai, các quản lý CNTT sẽ hỗ trợ quản lý dự án và nhóm của họ để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa các bộ phận. Điều quan trọng là phải duy trì sự cân bằng — giám sát công việc mà không quản lý quá chi tiết và hướng dẫn nhân viên mà không làm tất cả công việc cho họ. ⚖️
Khi có phản hồi, thông tin mới hoặc vấn đề phát sinh, mục tiêu và kế hoạch của công ty sẽ thay đổi, do đó, các quản lý CNTT phải thích ứng và đảm bảo mọi người cũng thích ứng theo. Họ luôn cần có cái nhìn sâu sắc về tiến độ và hiệu suất của các nhóm, báo cáo thông tin này lên cấp trên hoặc khách hàng.
Lãnh đạo nhóm và cố vấn
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của sản phẩm là những người tạo ra nó; người quản lý có trách nhiệm tuyển dụng và giám sát những người này. Vì vậy, họ nên tuân theo một số thực tiễn lành mạnh:
- Lựa chọn ứng viên mới cẩn thận: Sàng lọc, phỏng vấn và kiểm tra họ, có tính đến các phẩm chất chính cần thiết cho vai trò này
- Đào tạo và huấn luyện ứng viên: Thiết kế kế hoạch đào tạo hiệu quả để chuẩn bị cho từng cá nhân đảm nhận vai trò mới và tạo điều kiện cho họ thành công
- Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn liên tục: Mô tả công việc một cách dễ hiểu, tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường xuyên với cấp dưới và luôn sẵn sàng trả lời các truy vấn của nhân viên
- Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng: Biết khi nào và cách khen ngợi, khiển trách, đồng thời giúp nhân viên phát triển năng lực của mình
- Hỗ trợ vượt qua thách thức: Giúp giải quyết các vấn đề mới phát sinh, chẳng hạn như sự cố máy chủ hoặc vi phạm bảo mật
Mặc dù nhân viên không thể làm việc hiệu quả 100% mọi lúc, nhưng nhiệm vụ của người quản lý là tính toán điều đó và làm những việc có thể để đảm bảo tiến độ công việc liên tục. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa các cấp cao hơn và cấp thấp hơn trong tổ chức, đồng thời hài hòa các mục tiêu của công ty với năng lực, nhu cầu và sức khỏe của nhân viên. 🌉
Mẹo chuyên nghiệp: Điều phối các thành viên trong đội ngũ trở nên đơn giản hơn với Mẫu lập kế hoạch tài nguyên của ClickUp. Mẫu này cho phép các nhà quản lý phân công công việc hiệu quả, đảm bảo khối lượng công việc công bằng và tuân thủ dòng thời gian của dự án.
Khía cạnh kỹ thuật
Mặc dù không bắt buộc, nhưng nền tảng công nghệ vững chắc sẽ giúp người quản lý có lợi thế hơn. Điều này cho phép họ kết nối hơn với sản phẩm và nhóm xây dựng và duy trì sản phẩm.
Quản lý CNTT cũng đóng vai trò trong việc triển khai, duy trì và tối ưu hóa công nghệ mà công ty hoặc nhóm sử dụng. Điều này bao gồm cơ sở hạ tầng, mạng, phần cứng và các công cụ giúp lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các hoạt động, chẳng hạn như nền tảng phát triển, phần mềm quản lý công việc và phần mềm bán vé.
Quản lý CNTT cũng có trách nhiệm theo kịp các xu hướng và sự phát triển trong thế giới công nghệ. Họ phải quan sát và triển khai các công cụ mới giúp nâng cao hiệu quả và mang lại kết quả tốt hơn. 🖥️
Thích ứng với các ưu tiên khác nhau với tư cách là quản lý dự án CNTT
Các tình huống không lường trước và thay đổi kế hoạch thường xuyên xuất hiện trong bộ phận CNTT. Vai trò của người quản lý là luôn cập nhật thông tin, thích ứng với thay đổi và đảm bảo tất cả các bên khác điều chỉnh cho phù hợp.
Đọc về một số thay đổi ưu tiên phổ biến mà các quản lý CNTT phải đối mặt và cách họ giải quyết chúng:
- Tình huống khẩn cấp: Sự cố mạng hoặc mối đe dọa bảo mật thường trở thành ưu tiên hàng đầu của nhóm hoặc công ty. Quản lý phải điều phối các nỗ lực ứng phó để đảm bảo giải quyết nhanh chóng. Sau đó, họ phải áp dụng các biện pháp để ngăn ngừa sự cố tương tự xảy ra trong tương lai
- Nhu cầu khách hàng thay đổi: Khi khách hàng yêu cầu các tính năng mới và cải tiến, vai trò của người quản lý là điều phối và giám sát việc triển khai thông qua sự hợp tác với nhóm phát triển
- Cắt giảm ngân sách: Do hạn chế về ngân sách hoặc thay đổi chiến lược, khách hàng hoặc công ty có thể giảm kinh phí cho các dự án đang thực hiện. Trong trường hợp đó, người quản lý cần quay lại bản thiết kế, hay còn gọi là bảng Kanban, và đánh giá lại chiến lược phân bổ nguồn lực hiện có để đảm bảo hiệu quả tối đa
- Thay đổi nội bộ: Khi có những thay đổi về tổ chức, chiến lược, mô hình công việc, cũng như chuyển đổi sang công nghệ mới, nhiệm vụ của người quản lý là làm cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và cung cấp hỗ trợ
Ví dụ thực tế: Công việc hàng ngày của một quản lý cấp cao tại Amazon
Dave Anderson, cựu giám đốc phát triển cấp cao của Amazon, chia sẻ rằng công việc của anh rất khó dự đoán và thay đổi hàng ngày.
Anh ấy mô tả một ngày làm việc điển hình:
- Anh ấy thức dậy với hộp thư đến đầy email
- Anh ấy điều tra các vấn đề tiềm ẩn mà nhóm đã phát hiện
- Anh ấy kiểm tra lại các giải pháp đề xuất với người phụ trách hoạt động đó, kỹ sư cấp cao
Mặc dù đây không phải là nhiệm vụ của anh ấy, nhưng anh ấy vẫn làm việc này để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Anderson giải thích rằng công việc của người quản lý là giúp nhóm tránh bị phân tâm và đảm bảo rằng người quản lý của họ biết rằng họ đã kiểm soát được tình hình.
Trong một cuộc họp sau đó, anh nhận thấy mình là kỹ sư duy nhất trong nhóm. Anh mời một đồng nghiệp tham gia vì ý kiến của họ rất quý giá, mặc dù họ không được mời do mâu thuẫn cá nhân với quản lý sản phẩm.
Tình huống này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một người trung gian có thể tập trung vào mục tiêu cuối cùng và điều phối công việc bất chấp những khác biệt cá nhân.
Ghi chú: tất cả những việc này diễn ra trước 9 giờ sáng!
Ngành công nghiệp ảnh hưởng đến nhiệm vụ của quản lý IT như thế nào?
Để minh họa cách các ngành khác nhau có thể ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của các quản lý CNTT, chúng tôi đã khám phá hai ví dụ: quản lý sản phẩm và ngành tổ chức sự kiện.
Trong ngành quản lý sản phẩm, các quản lý CNTT phải có hiểu biết sâu sắc về các yêu cầu và mục tiêu của sản phẩm. Từ đó, họ có thể giúp xác định các giải pháp công nghệ tối ưu để xây dựng sản phẩm. Họ hợp tác với các quản lý sản phẩm và giám sát các hoạt động trong suốt vòng đời của dự án, đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu chung. Vai trò của quản lý cũng là đảm bảo sản phẩm tuân thủ các quy định về tuân thủ và bảo mật.
Bây giờ, hãy cùng xem nhiệm vụ của các quản lý CNTT trong ngành quản lý sự kiện. Những tiến bộ công nghệ đã giúp các nhà tổ chức sự kiện thực hiện các sự kiện một cách hoàn hảo và mang đến cho người dùng trải nghiệm đăng ký liền mạch, khiến vai trò của quản lý CNTT trở nên quan trọng.
Quản lý CNTT điều phối các hoạt động để cả người lập kế hoạch và người tham gia đều hài lòng với dịch vụ. Ví dụ, họ có thể tập trung vào việc hợp lý hóa hệ thống bán vé, bảo mật thanh toán và thông tin nhạy cảm của người dùng, đồng thời đảm bảo dữ liệu được đồng bộ để mọi người đều có thông tin cập nhật.
Nếu công ty quyết định triển khai các sự kiện trực tuyến hoặc thậm chí VR, nhiệm vụ của quản lý CNTT là đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật có thể hỗ trợ những thay đổi này và giám sát quá trình tích hợp.
Các công cụ thiết yếu trong quản lý CNTT
Mặc dù quản lý CNTT là một quá trình phức tạp, nhưng có nhiều công cụ giúp công việc trở nên ít căng thẳng và hiệu quả hơn. 🛠️
Tìm hiểu về các loại công cụ khác nhau mà các quản lý CNTT và nhóm của họ thường sử dụng hàng ngày:
Phần mềm quản lý kinh doanh và nhân sự
Các quản lý CNTT sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho các hoạt động hậu trường như quản lý nhân viên, tài chính và các thủ tục phân tích kinh doanh. Một số phần mềm bao gồm:
- Phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) để xử lý bán hàng và tiếp thị
- Phần mềm quản lý nhân sự (HR) và phần mềm quản lý lương để quản lý hồ sơ và chế độ đãi ngộ
- Công cụ tài chính, kế toán và tài liệu
- Các công cụ phân tích kinh doanh để theo dõi hiệu suất của công ty, xu hướng thị trường, hành vi của khách hàng và các chỉ số quan trọng khác để ra quyết định
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có nhiều tính năng này, cho phép công ty quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày, bao gồm kế toán, quản lý rủi ro và mua sắm, trong một nền tảng tập trung.
Phần mềm quản lý dự án
Một công cụ quản lý dự án như ClickUp là không thể thiếu cho quản lý CNTT. Nó hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện các dự án, cho phép các nhà quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả và theo dõi tiến độ. Các công cụ quản lý dự án rất quan trọng cho việc hợp tác, cài đặt thời hạn và thích ứng với các vấn đề mới phát sinh.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể dễ dàng phân công, sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch các nhiệm vụ có thể đo lường được trong các chế độ xem khác nhau, bao gồm chế độ xem Bảng Kanban yêu thích của mọi người. Các thành viên trong nhóm có thể xem các kế hoạch mới nhất, thu thập thông tin về nhiệm vụ và kiểm tra nhiệm vụ khi hoàn thành. ✅
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về giờ làm việc và tiến độ của công ty hoặc toàn nhóm. Với hơn 50 thẻ để lựa chọn, bảng điều khiển này có thể tùy chỉnh cao.
Nền tảng phát triển sản phẩm
Các quản lý CNTT sử dụng cùng nền tảng phát triển mà nhóm của họ sử dụng. Các nền tảng này lưu trữ mã và cho phép kiểm soát phiên bản để đảm bảo sự thống nhất.
Tuy nhiên, các công cụ phổ biến hơn trong bộ công cụ của quản lý CNTT là giao diện người dùng (UI) và nền tảng quản lý ý tưởng. Chúng hợp lý hóa giai đoạn lập kế hoạch sản phẩm và cho phép hợp tác.
Thông tin thú vị: ClickUp tích hợp với các nền tảng phát triển phần mềm phổ biến nhất, như GitHub, GitLab và BitBucket, cũng như hơn 1.000 công cụ khác.
Phần mềm quản lý hạ tầng
Nền tảng của hầu hết các sản phẩm phần mềm là nền tảng điện toán đám mây, chẳng hạn như AWS và Azure. Các dịch vụ này lưu trữ ứng dụng và cơ sở dữ liệu, bảo vệ chúng và cho phép chúng được mở rộng quy mô.
Các quản lý CNTT sử dụng các công cụ giám sát tải máy chủ để đánh giá hiệu suất hệ thống, phát hiện sự cố nhanh chóng và ngăn chặn chúng leo thang. Nhóm CNTT cũng có thể phát triển các công cụ nội bộ cho nhu cầu cụ thể của họ, chẳng hạn như các giải pháp tùy chỉnh để tự động hóa công việc.
Công cụ giao tiếp
Đối với giao tiếp nội bộ, các nhóm CNTT thường sử dụng các nền tảng nhắn tin như Slack. Các dịp quan trọng và trang trọng hơn thường yêu cầu sử dụng các nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom. Bạn có thể truy cập các nền tảng này từ một nơi, vì ClickUp tích hợp với cả Slack và Zoom để đảm bảo sự hợp tác liên tục.
Khi nói đến tương tác với khách hàng, một lựa chọn phổ biến là dịch vụ Voice Over Internet Protocol (VoIP). Dịch vụ này cung cấp giao tiếp nhanh hơn và cá nhân hóa hơn, thúc đẩy sự tương tác. 📞
Nếu bạn sử dụng ClickUp, bạn có thể giao tiếp qua chế độ xem Trò chuyện, bình luận và email tích hợp để không phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng. Đồng thời, Bảng trắng ClickUp cung cấp một cách trực quan hấp dẫn để cùng nhau động não trong thời gian thực.
Phần mềm hỗ trợ kỹ thuật
Phần mềm dịch vụ hỗ trợ cho phép người quản lý tạo biểu mẫu và thu thập ý kiến của khách hàng, bao gồm báo cáo lỗi và yêu cầu tính năng hoặc dịch vụ. Bằng cách này, họ có thể phát hiện và giải quyết vấn đề, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, đảm bảo sự hài lòng và hợp tác lâu dài.
Bạn có thể làm tất cả điều này với sự trợ giúp của chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp, có tính năng tạo biểu mẫu nâng cao và cho phép bạn phân phối biểu mẫu cho khách hàng. Nền tảng này có thể tự động chuyển các phản hồi thành các nhiệm vụ có thể theo dõi, sẵn sàng để được xử lý hoặc chuyển sang danh sách công việc tồn đọng.
Đạt đến sự xuất sắc trong quản lý CNTT với ClickUp
Công việc tỉ mỉ và khó khăn mà các quản lý CNTT đảm nhận có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Họ tham gia vào quá trình ra quyết định quan trọng và đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động trơn tru, đồng thời cân bằng nhu cầu của cấp quản lý cao cấp và nhân viên.
Một công cụ như ClickUp cho phép bạn quản lý tất cả các quy trình phức tạp này dưới một mái nhà, giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực. Sau đó, bạn có thể sử dụng những nguồn lực quý giá này để tập trung vào những việc thiết yếu — cung cấp sản phẩm tốt nhất có thể.
Đăng ký ClickUp, tận dụng một trong nhiều mẫu có sẵn để bắt đầu nhanh chóng và nâng cao năng suất của nhóm lên mức tối đa! ☝️