Nếu bạn muốn mở rộng quy mô kinh doanh, tất cả các bộ phận phải đóng góp vào cùng một mục tiêu cuối cùng. Trong trường hợp của bộ phận Công nghệ thông tin (IT), việc có các tài liệu quản trị phù hợp có thể giúp đảm bảo bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh. 🤩
Phòng IT là một trong những bộ phận tốn kém nhất của bất kỳ công ty nào, chịu trách nhiệm tài trợ cho trung tâm dữ liệu, phần mềm, thiết bị và các dịch vụ khác. Theo Gartner, chi tiêu IT toàn cầu dự kiến sẽ đạt $4,6 nghìn tỷ vào năm 2023, tăng 5,5% so với năm 2022. Tuy nhiên, việc vận hành một bộ phận IT hoạt động hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với lợi nhuận của công ty.
Để đảm bảo tất cả các hoạt động CNTT hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn, bạn cần một khung quản trị CNTT. Dưới đây, chúng tôi giải thích khung quản trị CNTT là gì, lợi ích của chương trình quản trị CNTT và vai trò của nó trong quản trị doanh nghiệp.
Quản trị CNTT là gì?
Quản trị CNTT là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, đảm bảo chiến lược CNTT của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Giống như các lĩnh vực khác của quản trị doanh nghiệp, nó giúp cấp quản lý cấp cao đưa ra quyết định nhanh chóng và điều hành công ty hiệu quả.
Quản trị CNTT đảm bảo bộ phận CNTT của bạn hiểu được các quyết định của mình ảnh hưởng như thế nào đến tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, quản trị CNTT còn giúp đảm bảo công ty của bạn tuân thủ các quy định kinh doanh, giữ cho bộ phận CNTT luôn đồng nhất và đảm bảo mọi quyết định CNTT đều giúp nâng cao giá trị kinh doanh của bạn.
Khung quản trị CNTT là gì?
Khung quản trị CNTT là một bản thiết kế giúp các chuyên gia CNTT đưa ra quyết định. Nói một cách đơn giản, nó vạch ra cách mỗi quyết định hoặc khoản đầu tư vào công nghệ sẽ tăng giá trị công ty, giảm rủi ro và phù hợp với các sáng kiến kinh doanh của bạn. 🔍
Nói một cách dễ hiểu, khung quản trị CNTT ngăn các đồng nghiệp "phát minh lại bánh xe" trong bộ phận CNTT của bạn. Giống như nhiều tài liệu kinh doanh phổ biến khác, chẳng hạn như SOP (quy trình hoạt động tiêu chuẩn), sổ tay đào tạo và nội quy công ty, khung quản trị CNTT hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại và quy trình ra quyết định.
Khung quản trị CNTT cung cấp một cấu trúc chính thức cho các trưởng bộ phận để tạo quy trình, đánh giá hiệu suất và lập kế hoạch khắc phục thảm họa. Theo thời gian, việc tạo ra khung này sẽ giảm bớt các cuộc họp, email và sự kém hiệu quả của bộ phận.
Quản trị CNTT so với quản trị doanh nghiệp
Quản trị CNTT là một loại hình quản trị doanh nghiệp.
Quản trị doanh nghiệp là một hệ thống các quy tắc, quy trình và hướng dẫn giúp hợp lý hóa cách thức vận hành của một công ty. Đây là lộ trình để xác định vai trò của các bên liên quan và nhân viên, hợp lý hóa kế hoạch chiến lược và đảm bảo tất cả các bộ phận tuân thủ pháp luật.
Quản trị doanh nghiệp được sử dụng bởi mọi nhóm trong công ty của bạn. Do đó, bộ phận CNTT sẽ dựa trên các hướng dẫn đã được thiết lập trong quản trị doanh nghiệp để thiết lập khung quản trị CNTT của mình.
Vai trò và trách nhiệm của quản trị CNTT
Việc có một khung quản trị CNTT là rất quan trọng cho sự thành công của các dự án CNTT và toàn bộ tổ chức. Một phần của khung đó là phác thảo vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong bộ phận của bạn.
Thông thường có bốn cấp độ vai trò quản trị CNTT, bao gồm:
- Chiến lược: Cấp độ quản trị CNTT cao nhất là cấp độ mà chiến lược của bộ phận phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Cấp độ này thường bao gồm các thành viên Bảng và CIO
- Cấp điều hành: Cấp thứ hai cao nhất thiết lập ngân sách và phân bổ tài nguyên CNTT cho từng dự án. Cấp này thường bao gồm cấp quản lý cao cấp (bao gồm phó chủ tịch và trưởng bộ phận) báo cáo trực tiếp cho CIO
- Quản trị chương trình: Cấp độ này quản lý rủi ro, đầu tư CNTT, quản lý dự án và bảo mật mạng cho các dự án CNTT cụ thể. Cấp độ này thường được thực hiện bởi các nhà quản lý và trưởng dự án
- Hoạt động: Cấp độ thấp nhất của quản trị CNTT tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày của toàn bộ bộ phận. Cấp độ này bao gồm các nhân viên cấp dưới trong bộ phận
Tầm quan trọng của quy trình quản trị CNTT trong kinh doanh hiện đại
Mục đích chính của quản trị CNTT là đảm bảo tất cả các khoản đầu tư CNTT tạo ra giá trị cho công ty.
Do đó, quản trị CNTT không hiệu quả có thể gây ra những tác động tiêu cực lâu dài cho các doanh nghiệp hiện đại. Việc không áp dụng các quy tắc, quy trình và mục tiêu chiến lược phù hợp có thể làm suy yếu sự liên lạc giữa các bộ phận hoặc gây áp lực lên ngân sách của công ty.
Ngoài ra, các thực hành quản trị CNTT kém có thể dẫn đến các vấn đề sau:
- Xử lý sai dữ liệu nhạy cảm: Nếu dữ liệu nhạy cảm rơi vào tay kẻ xấu, nó có thể dẫn đến hành vi trộm cắp danh tính hoặc gian lận đối với nhân viên hoặc khách hàng của bạn. Điều này không chỉ là cơn ác mộng về công nghệ đối với nhân viên của bạn, mà còn có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý
- Vi phạm dữ liệu và tấn công an ninh mạng: Tại Hoa Kỳ, vi phạm dữ liệu đang ở mức cao nhất từ trước đến nay. Theo báo cáo của Apple, trong chín tháng đầu năm 2023, vi phạm dữ liệu đã tăng 20% so với tổng số của năm 2022. Khi các công ty tiếp tục thu thập dữ liệu cá nhân từ khách hàng và nhân viên, khả năng dữ liệu đó bị tội phạm mạng khai thác ngày càng cao
- Phân bổ ngân sách và nguồn lực CNTT không hợp lý: Về mặt công nghệ, chúng ta đang sống trong thời đại phát triển theo cấp số nhân, nơi công nghệ mới nhất trở nên lỗi thời với tốc độ ngày càng nhanh. Quản trị CNTT đảm bảo các công ty dành lượng thời gian, tiền bạc và nguồn lực thích hợp để nghiên cứu các công cụ kinh doanh tốt nhất
- Sự hiểu lầm về rủi ro CNTT: Vi phạm dữ liệu, tấn công mạng và hệ thống CNTT bị hỏng xảy ra vì nhân viên không hiểu rõ những rủi ro mà họ phải đối mặt. Quản lý rủi ro là một phần thiết yếu của quản trị CNTT, vì nó dự đoán các mối đe dọa tiềm ẩn đối với công ty
- Không tính đến quản lý thay đổi: Quản trị doanh nghiệp tồn tại để các công ty có thể hoạt động trơn tru, bất kể ai là người phụ trách tại bất kỳ thời điểm nào. Thật không may, nhiều công ty phụ thuộc quá nhiều vào các nhà lãnh đạo lâu năm, không ghi chép các quy tắc, quy trình và công việc. Việc triển khai quản trị CNTT hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch cho những thay đổi lớn về nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng CIO mới
Lợi ích của việc áp dụng quản trị CNTT
Khung quản trị CNTT phù hợp giúp thúc đẩy sự liên kết chiến lược của công ty, giữ các sáng kiến CNTT trong phạm vi ngân sách và giảm thiểu hoặc ngăn chặn các vi phạm bảo mật. Mặc dù những tiến bộ trong quản trị CNTT là vô tận, nhưng đây là một số lợi ích bạn nên biết:
- Điều chỉnh các sáng kiến CNTT của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Điều này đảm bảo tất cả các dự án CNTT đều đóng góp vào mục tiêu của tổ chức và đảm bảo sử dụng quỹ phù hợp cho bộ phận
- Loại bỏ sự trùng lặp trong tổ chức: Một trong những lợi thế lớn nhất của quản trị doanh nghiệp — không chỉ quản trị CNTT — là loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại. Điều này có thể loại bỏ các cuộc họp theo lịch, rút ngắn dòng thời gian của dự án và ngăn chặn việc mua các giải pháp trùng lặp
- Thúc đẩy tính minh bạch và giao tiếp: Việc triển khai các quy trình quản trị CNTT đảm bảo rằng vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng. Điều này giúp hợp lý hóa giao tiếp trong toàn bộ bộ phận, vì các đồng nghiệp cấp dưới biết chính xác phải tìm đến người quản lý nào khi có thắc mắc hoặc lo ngại về một dự án nhất định
- Các cuộc tấn công mạng leo thang nhanh chóng: Với mối đe dọa ngày càng gia tăng từ các mối đe dọa an ninh mạng, các nhóm CNTT cần phải chuẩn bị sẵn sàng cho khi (chứ không phải nếu) một cuộc tấn công xảy ra. Thông báo cho toàn bộ nhóm về các quy trình chi tiết về việc cần làm trong trường hợp vi phạm bảo mật có thể giúp giảm thiểu tác động đến tổ chức
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Có rất nhiều luật và quy định liên quan đến việc xử lý dữ liệu an toàn. Khung quản trị CNTT phù hợp đảm bảo tất cả các hoạt động kinh doanh CNTT tuân thủ Đạo luật Quản lý An ninh Thông tin Liên bang năm 2002 (FISM), Đạo luật Giao dịch Tín dụng Công bằng và Chính xác năm 2003 (FACTA), Đạo luật Gramm Leach Bliley (GLBA) và các quy định khác
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Mọi người đều biết cảm giác khó chịu khi phải chờ đợi bộ phận CNTT giải quyết vấn đề. Việc tạo ra một khung quản trị CNTT đảm bảo rằng các đường dây hỗ trợ kỹ thuật luôn có đủ nhân viên, nhóm của bạn được đào tạo thích hợp về cách khắc phục sự cố và các thành viên trong nhóm biết cách chuyển các yêu cầu đặc biệt khó lên cấp trên. Ngoài ra, việc triển khai tự động hóa quy trình làm việc cho các câu hỏi hoặc yêu cầu thường gặp có thể giúp rút ngắn thời gian chờ đợi hoặc giúp khách hàng tự khắc phục sự cố
- Nó giúp tăng năng suất của nhân viên: Các giao thức quản trị CNTT phù hợp giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Khung công tác của bạn nên bao gồm các quy trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới phù hợp để các chuyên gia CNTT nhanh chóng nắm được vai trò, quy trình công việc và hướng dẫn của bộ phận
- Giảm chi phí công nghệ: Chi phí vận hành liên quan đến bộ phận CNTT của bạn có thể rất lớn—cả về nhân sự và hạ tầng. Mặc dù nhân viên CNTT thường được trả lương cao, việc đảm bảo đào tạo, hướng dẫn và quy trình nội bộ phù hợp có thể giúp bạn tránh tuyển dụng quá mức. Ngoài ra, đầu tư vào hệ thống và phần mềm phù hợp có thể giảm chi phí hạ tầng CNTT của bạn
- Kiểm soát mạng xã hội và các kênh truyền thông khác: Một lượng lớn thông tin liên lạc của công ty diễn ra bên ngoài tường lửa của công ty, đặc biệt là trên mạng xã hội và các nền tảng nhắn tin tức thời. Việc có các hàm CNTT phù hợp sẽ đảm bảo thông tin và dữ liệu được bảo mật, bất kể chúng được lưu trữ ở đâu
- Giáo dục toàn bộ công ty về việc sử dụng CNTT: Trái với suy nghĩ phổ biến, khung quản trị CNTT không chỉ được xây dựng cho bộ phận CNTT của bạn. Thay vào đó, các giao thức quản trị CNTT phù hợp sẽ giáo dục tất cả các bộ phận về cách bảo mật dữ liệu và ngăn chặn các mối đe dọa an ninh mạng
Cách triển khai kế hoạch quản trị CNTT
Bạn muốn tạo một khung quản trị CNTT nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn từng bước về cách điều chỉnh các sáng kiến CNTT phù hợp với mục tiêu của công ty bạn.
1. Thiết lập mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
Tập hợp ban giám đốc và nhóm điều hành để tiến hành lập kế hoạch chiến lược cho năm tới. Sau khi mục tiêu toàn công ty được thiết lập, hãy họp với CIO và ban lãnh đạo cấp cao để thiết lập mục tiêu hàng năm, hàng quý và hàng tháng cho nhóm CNTT của bạn.
2. Xem xét dữ liệu lịch sử
Cách tốt nhất để lập kế hoạch cho tương lai là nhìn lại quá khứ.
Xem lại các vi phạm bảo mật và mối đe dọa mạng trong những năm qua, xem lại các dự án vượt ngân sách hoặc không hoàn thành đúng thời hạn, xem lại các khiếu nại phổ biến từ khách hàng và gặp gỡ các nhà quản lý để xem nhân viên nào có hiệu suất làm việc kém. Cải thiện các lĩnh vực đã chứng tỏ là có vấn đề trong quá khứ có thể giúp thúc đẩy quản lý tài nguyên, giảm thiểu rủi ro và quá trình ra quyết định trong tương lai.
3. Xác định điểm khởi đầu
Có rất nhiều phương pháp hiện có mà bạn có thể sử dụng để xây dựng khung quản trị CNTT của mình.
Ghi chú: Một số chứng chỉ có thể được yêu cầu để hiểu các mô hình này. Bạn có thể cần hợp tác với một chuyên gia tư vấn để tìm ra mô hình phù hợp nhất với tổ chức của mình.
Một số phương pháp phổ biến bao gồm:
- COBIT: Khung Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) được phát triển bởi Hiệp hội Kiểm toán và Kiểm soát Hệ thống Thông tin (ISACA). Là một trong những khung công nghệ thông tin doanh nghiệp phổ biến nhất, nó cung cấp một số mô hình để tăng giá trị của hệ thống thông tin
- ITIL: Thư viện Cơ sở hạ tầng Công nghệ Thông tin (ITIL) được xây dựng từ danh sách các thực tiễn quản lý dịch vụ CNTT để giúp điều chỉnh các dự án CNTT phù hợp với nhu cầu kinh doanh tổng thể của bạn
- CMMI: Mô hình tích hợp khả năng trưởng thành nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh bằng cách giảm rủi ro phần mềm, cải thiện dịch vụ khách hàng và cải thiện sản phẩm tổng thể của bạn
- COSO: Ủy ban Các Tổ chức Tài trợ là một khung đo lường hiệu quả được thiết kế để đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách đạo đức, minh bạch và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và quốc tế
4. Tận dụng các công cụ để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Để cải thiện vòng đời của từng sáng kiến CNTT, bạn cần tự động hóa các công việc trùng lặp.
Với ClickUp, các công việc lặp đi lặp lại sẽ trở thành dĩ vãng. ClickUp giúp các nhóm phần mềm hợp tác trong việc lập kế hoạch, tự động hóa quy trình làm việc, quản lý các yêu cầu CNTT và theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực.
Bạn đang tìm kiếm thêm công cụ? ClickUp Automations cung cấp hơn 100 quy trình làm việc để hợp lý hóa các công việc thường ngày và rút ngắn thời gian thực hiện dự án. Ngoài ra, chế độ xem Gantt của ClickUp giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ bằng cách cung cấp tổng quan cấp cao về tất cả các ưu tiên CNTT.
5. Thực hiện thử nghiệm thử nghiệm cho cấu trúc quản trị của bạn
Khung quản trị CNTT là một tài liệu sống. Nói cách khác, đừng sử dụng phương pháp "cài đặt và quên đi" cho khung của bạn.
Thay vào đó, hãy thiết lập các cuộc đánh giá hàng quý với nhóm điều hành để xem khung quản trị CNTT mới của bạn có đáp ứng các mục tiêu cuối cùng hay không. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu theo ý mình.
Thiết lập và vận hành Khung quản trị CNTT của bạn với ClickUp
Khung quản trị CNTT phù hợp đảm bảo các mục tiêu của bộ phận phù hợp với mục tiêu của công ty, xác định rõ vai trò và trách nhiệm, đồng thời giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại.
Để giúp khung quản trị CNTT của bạn khởi động, hãy chọn ClickUp. ClickUp đi kèm với các mẫu CNTT, thư viện tự động hóa, nhiều chế độ xem và hàng nghìn tích hợp. Để xem cách bạn có thể cải thiện giá trị công ty và tăng năng suất của bộ phận CNTT, hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay.