Quản lý hoạt động CNTT trong tổ chức của bạn là một quá trình phức tạp. Số lượng dự án khổng lồ, bao gồm phát triển phần mềm, quy trình trợ giúp và báo cáo lỗi, đòi hỏi rất nhiều thời gian và nỗ lực.
Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi khi có dự án CNTT, bản trình bày, trang web hoặc sản phẩm công nghệ mới, phải không? Đó chính là lúc các mẫu phát huy tác dụng.
Bất kể bạn quản lý loại tổ chức nào, các nhà quản lý CNTT và nhóm CNTT trong tất cả các ngành sẽ tận hưởng việc khởi chạy dự án nhanh hơn, hiệu quả hơn và hợp lý hơn với các mẫu tập trung vào CNTT mạnh mẽ trong hướng dẫn này.
Cho dù bạn đang soạn thảo bản trình bày PowerPoint hay xây dựng tài liệu cơ sở kiến thức giúp theo dõi lỗi, các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, năng lượng và tránh đau đầu.
Mẫu CNTT là gì?
Các mẫu CNTT giúp các nhà quản lý và nhóm công nghệ chuẩn hóa và hợp lý hóa các quy trình và công việc của họ bằng cách nhanh chóng phác thảo công việc cần thiết để phát triển phần mềm hoặc bảo trì một công nghệ.
Đối với một công ty phần mềm hoặc công ty thiết kế web, điều đó có thể có nghĩa là tổ chức tốt hơn quá trình phát triển phần mềm và SaaS của bạn. Đối với bộ phận trợ giúp, nó có thể xoay quanh việc theo dõi vé và vấn đề.
Mẫu CNTT là các tài liệu hoặc bảng tính đơn giản giúp các tổ chức tạo và thực thi các quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Tài liệu được thiết lập sẵn đảm bảo rằng bạn đã thiết lập các chi tiết, giúp đồng nghiệp và các bên liên quan thống nhất về định dạng và cấu trúc của tài liệu.
Mẫu phù hợp thậm chí có thể hỗ trợ giao tiếp với khách hàng. Ví dụ: một công ty phần mềm có thể sử dụng mẫu để phác thảo các dịch vụ của mình cho khách hàng trong một gói tiêu chuẩn. Điều này giúp dự án trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn, đồng thời nhóm cũng được hưởng lợi từ việc tăng cường kiểm soát và tiêu chuẩn hóa.
Các công ty có thể sử dụng mẫu phù hợp để giúp nhóm CNTT của mình lập kế hoạch trước và hướng tới tương lai, biết chính xác những gì sẽ xảy ra khi vấn đề tiếp theo phát sinh hoặc ứng dụng cần được xây dựng.
Điều gì tạo nên một mẫu CNTT tốt?
Các mẫu khác nhau hữu ích cho các giải pháp khác nhau. Do đó, có thể khó xác định chính xác điều gì tạo nên một mẫu CNTT tốt. Tuy nhiên, các tùy chọn tốt nhất có một số đặc điểm chung sau:
- Dễ sử dụng: Mọi thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng bắt đầu sử dụng mẫu một cách tự tin, biết chính xác cách thức mẫu mang lại lợi ích cho họ
- Tích hợp với quản lý dự án: Tốt nhất, mẫu của bạn nên tích hợp trực tiếp với công cụ quản lý dự án phát triển web hoặc phát triển ứng dụng, cho phép người dùng tạo công việc hoặc biến ý tưởng thành dự án rộng lớn hơn
- Chi phí thấp (hoặc miễn phí): Mẫu bạn sử dụng phải miễn phí với công cụ bạn chọn hoặc cung cấp bản demo cho phép bạn thử trước khi commit
- Tính năng cộng tác: Một mẫu tốt giúp nhóm của bạn chỉnh sửa nội dung cùng nhau và cộng tác để thực hiện nó
10 mẫu IT miễn phí tốt nhất cho các nhà quản lý công nghệ và nhóm IT
Đã đến lúc cụ thể hóa. Cho dù bạn là công ty phần mềm muốn hợp lý hóa các quy trình của cơ quan hay tổ chức đang tìm kiếm các giải pháp CNTT tốt hơn, các mẫu trong hướng dẫn này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được các mục tiêu công nghệ quan trọng nhất.
1. Mẫu danh sách công việc dự án CNTT của ClickUp
Bất kể kích thước công ty của bạn như thế nào, rất có thể nhóm công nghệ của bạn có rất nhiều công việc phải làm. Mẫu Danh sách công việc dự án CNTT của ClickUp giúp trưởng nhóm theo dõi các dự án và hoàn thành công việc trước thời hạn.
Đây là lựa chọn hoàn hảo để hiển thị và quản lý danh mục đầu tư dự án của bạn hoặc giúp cải thiện phần mềm bán vé cho bộ phận dịch vụ CNTT của bạn.
Mẫu này bao gồm ba chế độ xem chính:
- Chế độ xem Tóm tắt cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các dự án của bạn. Bạn có thể kiểm tra các biến số như ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, trạng thái và mức độ ảnh hưởng để đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng
- Tổng quan về quy trình cung cấp thông tin tương tự nhưng sắp xếp theo trạng thái hiện tại. Sử dụng nó để liên kết các dự án với các nhóm và theo dõi các công việc còn tồn đọng ở mỗi giai đoạn
- Chế độ xem Lịch tạo trình tạo dự án và tổng quan dựa trên ngày tháng. Đây là công cụ tuyệt vời để tìm hiểu kế hoạch dài hạn và tổng quan sức chứa trong một tháng nhất định
Kết hợp với nhau, các chế độ xem này cung cấp cho công ty bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án để dễ dàng quản lý và thực hiện quy trình công việc.
2. Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp
Cách tiếp cận linh hoạt có thể là cứu cánh khi phát triển phần mềm, trang web hoặc giải pháp SaaS. Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp giúp bạn thực hiện và hợp lý hóa cách tiếp cận của mình.
Có một lý do tại sao phương pháp phát triển dự án nhanh chóng trở thành phương pháp chủ đạo của hầu hết các công ty. Tuy nhiên, việc thực hiện phương pháp này có thể khó khăn đối với các tổ chức mới làm quen với khái niệm này. Mẫu toàn diện này có thể giúp bạn nhờ vào phạm vi rộng các tính năng và chế độ xem, bao gồm:
- Sơ đồ luồng các nghi lễ và sự kiện trên bảng trắng nhằm duy trì luồng phần mềm
- Chế độ xem bảng các bước khác nhau trong mùa xuân, bao gồm lập kế hoạch, cuộc họp đứng, đánh giá và tổng kết
- Biểu mẫu yêu cầu sản phẩm giúp bạn tối ưu hóa các giải pháp đang xây dựng thông qua phản hồi về tính năng từ bên ngoài
- Trình tạo danh sách công việc sản phẩm cho phép bạn theo dõi các tính năng thiết kế có thể bị chậm tiến độ
- Chế độ xem theo dõi lỗi nhằm bảo vệ ứng dụng của bạn khỏi các vấn đề tiềm ẩn trong tương lai
- Danh sách các lần chạy thử để đảm bảo phần mềm của bạn hoạt động trơn tru
Hơn hết, nhiều chế độ xem và tính năng này đã được tạo sẵn và sẵn sàng để trình bày. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tạo PowerPoint và các bản trình bày chuyên nghiệp khác trong vài phút để giữ cho các bên liên quan được thông báo về ứng dụng của bạn.
3. Mẫu danh sách công việc bảo mật CNTT của ClickUp
Mẫu Danh sách bảo mật CNTT của ClickUp nhằm mục đích bảo mật dữ liệu của bạn bằng cách theo dõi và trực quan hóa các sáng kiến bảo mật, giám sát hiệu suất hệ thống và giúp bạn phối hợp với các nhóm để bảo vệ tổ chức về mặt công nghệ.
Bắt đầu với các trạng thái tùy chỉnh để theo dõi các mối đe dọa tiềm ẩn đang hoạt động và các nỗ lực để giảm thiểu chúng. Từ đó, bạn sẽ nhận được các nhật ký trực quan về các lỗi và mối đe dọa có thể có trong danh sách công việc cần khắc phục trong tương lai. Trường tùy chỉnh cho phép bạn thêm các thuộc tính để quản lý các sáng kiến của mình tốt hơn.
Nhưng một lần nữa, cũng như nhiều tùy chọn mẫu ClickUp khác, chế độ xem và tích hợp là những yếu tố thực sự khiến mẫu này trở thành bản tải xuống không thể thiếu cho nhóm bảo mật của bạn.
Về chế độ xem, bạn có thể nhóm các công việc và sáng kiến theo loại tài sản, hàm bảo mật và các tham số khác. Tích hợp với các công cụ quản lý dự án và cộng tác có thể chuyển các vấn đề bảo mật phần mềm của bạn từ tổng quan sang kế hoạch hành động để bạn có thể giải quyết chúng.
4. Mẫu báo cáo sự cố CNTT của ClickUp
Nếu nhóm của bạn không quản lý tốt, các sự cố công nghệ có thể làm gián đoạn trang web, ứng dụng hoặc thậm chí toàn bộ công ty của bạn. Mẫu báo cáo sự cố CNTT của ClickUp giúp duy trì tính toàn vẹn hoạt động trong khi bạn giải quyết các sự cố.
Bạn và nhóm CNTT của bạn có thể nhập và theo dõi các sự cố ở cấp độ cao, bao gồm:
- Phòng ban
- Nhân viên đã báo cáo sự cố
- Loại sự cố, mà bạn có thể tùy chỉnh dựa trên công ty và hoạt động của mình
- Độ nhạy cảm của dữ liệu, cho phép bạn ưu tiên các sự cố liên quan đến dữ liệu nhạy cảm
- Tác động tiêu cực tiềm ẩn đối với phần mềm hoặc trang web và toàn bộ công ty
- Gợi ý cách giải quyết sự cố
Mẫu này bao gồm các công việc cần làm tiêu chuẩn mà bạn có thể tùy chỉnh để đảm bảo công ty của bạn thực hiện tất cả các bước cần thiết để giải quyết vấn đề. Tính năng theo dõi thời gian nâng cao cho phép bạn giám sát thời gian giải quyết vấn đề, từ đó đưa ra kế hoạch hành động cho các sự cố trong tương lai.
5. Mẫu theo dõi lỗi và vấn đề của ClickUp
Mẫu theo dõi lỗi và vấn đề của ClickUp giúp các nhóm CNTT tìm và giải quyết các lỗi và vấn đề khác cho trang web, phần mềm và giải pháp ứng dụng của bạn. Nhiều chế độ xem, trạng thái tùy chỉnh và luồng quy trình được hợp lý hóa cho phép các chuyên gia CNTT chuẩn hóa quy trình.
Chế độ xem nổi bật là một bảng trắng phác thảo cách công ty hoặc cơ quan của bạn thường quản lý và giải quyết lỗi. Danh sách tổng hợp lỗi lưu giữ tổng quan về các vấn đề đang mở, bị chặn, được phân công và đang tiến độ. Bạn có thể mở rộng từng mục để xem chi tiết về từng lỗi và các bước cần thiết để giải quyết.
Và đó mới chỉ là khởi đầu. Màn hình Giới hạn và Giải pháp khắc phục giúp bạn hiểu chính xác những gì giải pháp của bạn có thể và không thể hỗ trợ. Biểu mẫu báo cáo lỗi tích hợp chuyển các vấn đề mới trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, trong khi tài liệu phân loại sẵn được tạo sẵn phác thảo quy trình khi một trong những lỗi mới đó xâm nhập vào hệ thống.
6. Mẫu ClickUp Backlog & Sprints
Backlogging là một phần quan trọng của quá trình phát triển và thiết kế nhanh, và Mẫu Backlog và Sprint của ClickUp giúp quá trình này trở nên đơn giản. Sử dụng nó như một công cụ lập bản đồ quy trình để tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn và giữ cho mọi người được cập nhật.
Mẫu này có thể là một lợi ích lớn cho các công ty phần mềm liên tục làm việc trên các bản phát hành mới. Nhập các biến như thời hạn, mức độ ưu tiên và thời gian ước lượng cần thiết, sau đó chỉ định các điểm scrum front-end và back-end. Với mỗi lần đăng ký, bạn có thể theo dõi tiến độ, bao gồm thông qua một thước đo mức độ tin cậy cho bạn biết công việc có đang tiến triển đúng tiến độ để hoàn thành đúng hạn hay không.
7. Mẫu ghi chú phát hành ClickUp
Với Mẫu ghi chú phát hành ClickUp, bạn có thể đơn giản hóa một trong những vấn đề đau đầu nhất mà các nhóm phát triển phải đối mặt: thông báo cho mọi người biết chính xác những gì đã thay đổi trong phiên bản mới nhất của ứng dụng hoặc thiết kế trang web của bạn.
Mẫu này cho phép bạn phác thảo các tính năng mới và các bản sửa lỗi trong phiên bản mới. Với mẫu này, bất kỳ ai sử dụng giải pháp của bạn đều biết những gì sẽ xảy ra và có thể dễ dàng tham khảo ghi chú phát hành bất cứ lúc nào họ muốn.
Vì mẫu này nằm trong ClickUp Docs, nó bao gồm các tính năng cộng tác thời gian thực. Nhiều thành viên trong nhóm có thể cộng tác để xây dựng nội dung và đưa vào biểu mẫu sẵn sàng trình bày cho bất kỳ ai cần xem.
8. Mẫu báo cáo lỗi ClickUp
Là một tính năng tập trung dành cho các nhóm CNTT muốn hợp lý hóa công việc của mình, ít có mẫu nào có thể đánh bại Mẫu báo cáo lỗi ClickUp.
Đây là báo cáo đơn giản, chỉ một trang mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng để phác thảo thông tin cơ bản và các vấn đề liên quan đến lỗi mà họ (hoặc người khác trong tổ chức của bạn) đã phát hiện trong các giải pháp hoặc trang web của bạn. Báo cáo này cũng bao gồm trình tạo công việc để tạo và chỉ định các bước tiếp theo rõ ràng.
Tuy nhiên, mẫu này cung cấp chức năng hữu ích hơn là chỉ xác định từng lỗi riêng lẻ có thể ẩn trong các giải pháp của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu này để có cái nhìn toàn diện hơn, dựa trên dòng thời gian về tất cả các vấn đề cần giải quyết, giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các bản sửa lỗi cần thiết để giữ cho các giải pháp của bạn hoạt động trơn tru.
9. Mẫu trường hợp thử nghiệm ClickUp
Không có phần mềm nào hoàn chỉnh nếu không qua quá trình kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính ổn định, bảo mật và thành công. Cho dù bạn là một cơ quan làm việc thay mặt khách hàng hay cung cấp dịch vụ CNTT nội bộ, Mẫu trường hợp kiểm tra của ClickUp sẽ giúp bạn cải thiện và hợp lý hóa các bài kiểm tra đó.
Hãy coi mẫu này như một công cụ tạo trường hợp thử nghiệm giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình. Ngoài việc nêu ra một số thông tin cơ bản, chẳng hạn như phiên bản phần mềm và ngày phát hành, bạn có thể nhập các tham số cơ bản của thử nghiệm (ví dụ: cố gắng đăng nhập vào ứng dụng tiếp thị mới được xây dựng) và kết quả của thử nghiệm.
Bạn thậm chí có thể vượt xa quy trình đó. Phần Chi tiết kết quả của trình tạo trường hợp cho phép bạn thêm mọi chi tiết nhỏ của thử nghiệm, bao gồm kết quả mong đợi, kết quả thực tế và trình theo dõi đỗ/trượt. Điều này cho phép mọi thành viên trong nhóm biết chính xác việc cần làm để cải thiện sản phẩm.
10. Mẫu nhật ký thay đổi phần mềm ClickUp
Mẫu Nhật ký thay đổi phần mềm ClickUp cho phép bạn cung cấp cho nhóm của mình tài khoản về những thay đổi chính xác trong mỗi bản phát hành và cập nhật, giúp các thành viên nhân viên CNTT của bạn tìm hiểu chi tiết về những cập nhật đó ngay khi thử nghiệm hoặc phát hành gặp sự cố.
Đây là một bảng đơn giản, bao gồm các phần như số thay đổi, loại thay đổi, mô tả, trạng thái, ưu tiên và chủ sở hữu. Nhưng điều làm cho mẫu này thực sự độc đáo là khả năng tích hợp với cơ sở hạ tầng ClickUp lớn hơn.
Đột nhiên, bảng tĩnh của bạn có thể trở nên động nhờ các phụ thuộc. Các công việc cũng có thể xuất hiện ngay từ nhật ký thay đổi. Nó vẫn là một tổng quan cơ bản nhưng bổ sung các tính năng bổ sung để cải thiện tính dễ sử dụng và tương tác cho toàn bộ nhóm.
Tăng cường hoạt động và phát triển của bạn với các mẫu công nghệ thông tin của ClickUp
Chúng tôi không thể nhấn mạnh quá mức sự khác biệt mà mẫu phù hợp có thể mang lại cho các dịch vụ và quy trình công nghệ của bạn. Nếu bạn có thể thoát khỏi việc phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần và thay vào đó chỉ tập trung vào dữ liệu và nội dung trong mẫu đã thiết lập sẵn, bạn đã thành công.
Và đó là trước khi chúng ta đề cập đến sự khác biệt mà phần mềm quản lý CNTT phù hợp có thể mang lại, đặc biệt là khi phần mềm đó bao gồm trình tạo mẫu và thư viện phong phú.
Trong số nhiều giải pháp có sẵn, ClickUp nổi bật hơn cả. Có thể là do các tính năng quản lý dự án, khả năng cộng tác hoặc thiết kế giao diện người dùng trực quan của chúng tôi. Hoặc có thể là do phiên bản miễn phí mà bạn có thể đăng ký để dùng thử ứng dụng và các mẫu của chúng tôi mà không cần cam kết.
Dù là gì đi chăng nữa, đã đến lúc thử ClickUp cho tổ chức của bạn và hợp lý hóa các nỗ lực công nghệ của bạn. Sẵn sàng bắt đầu? Tạo tài khoản miễn phí trên trang web của chúng tôi ngay hôm nay!