Uw grootste client heeft een nieuwe productadvertentie nodig, een e-commercebedrijf lanceert een merkcampagne en een groot technologiebedrijf wil zijn nieuwste concept onthullen.
Het bureau bruist van vergaderingen, creatieve brainstormsessies en het bijhouden van deadlines.
Bij het beheren van meerdere campagnes zoals deze is het belangrijk dat iedereen georganiseerd blijft. Wanneer meerdere clients (in verschillende sectoren), tijdlijnen en deliverables elkaar overlappen, is het onvermijdelijk dat goedkeuringen vertraging oplopen.
In deze blogpost wordt onderzocht hoe bureaus zoals het uwe meerdere client-campagnes kunnen beheren. Bovendien zullen we zien hoe ClickUp ervoor kan zorgen dat al die campagnes niet uit de hand lopen. 🫡
⭐ Functioneel sjabloon
Met de ClickUp-sjabloon voor statusrapporten voor meerdere projecten kunnen teams meerdere projecten tegelijk beheren. Blijf de voortgang bij, identificeer risico's in een vroeg stadium en geef belanghebbenden glasheldere updates, allemaal vanuit een overzichtelijk dashboard.
Van updates voor belanghebbenden tot interne check-ins, met deze sjabloon houd je alles (en iedereen) gemakkelijk bij.
Veelvoorkomende uitdagingen voor bureaus bij meerdere campagnes
Het gelijktijdig beheren van meerdere projecten brengt voor verschillende clients verschillende problemen met zich mee. Van deadlines en middelen tot merkconsistentie en rapportage: bureaus moeten met verschillende variabelen rekening houden.
Hier zijn enkele uitdagingen waarmee bureaus worden geconfronteerd bij het beheren van meerdere marketingcampagnes:
Overlappende deadlines en prioriteiten
Wanneer meerdere campagnes tegelijkertijd aandacht vragen, wordt prioritering cruciaal. U bent bijvoorbeeld bezig met de voorbereiding van een productlancering voor één client, terwijl een andere client op het laatste moment om creatieve wijzigingen vraagt. Plotseling strijden twee belangrijke campagnes om de aandacht van hetzelfde team.
Zonder een duidelijk systeem lopen bureaus het risico deadlines te missen, wat kan leiden tot ontevredenheid bij clients en mogelijk zakelijk verlies.
🧠 Leuk weetje: Reclamebureaus bestaan al sinds de 19e eeuw. Het eerste moderne reclamebureau werd in 1841 in Philadelphia opgericht door Volney B. Palmer. Hij trad op als 'ruimtehandelaar' en verkocht advertentieruimte in kranten aan adverteerders op basis van commissie.
Toewijzing van middelen aan clients en teams
Middelen zijn eindig, maar de eisen van clients zijn dat niet. Ontwerpers, schrijvers en strategen worden vaak in verschillende richtingen getrokken, wat kan leiden tot overwerkte teams en gefrustreerde clients.
Uw ontwerper verdeelt zijn tijd tussen de vernieuwing van het merk van client A en de sociale campagne van client B, en uw strateeg verdeelt zijn aandacht tussen drie dashboard voor rapportage. Klinkt dat bekend?
Succesvolle marketingbureaus plannen vooruit, begrijpen de capaciteit van hun team en verdelen het werk strategisch, zodat niemand overbelast raakt.
🔍 Wist u dat? In de jaren twintig van de vorige eeuw gebruikten sommige retailers ponskaarten om klantgegevens en koopgedrag bij te houden. Dit was een manier om gerichte promoties te communiceren, een voorloper van de moderne datagestuurde marketing.
Consistente kwaliteit en merkstem behouden
Elke client heeft een unieke toon en stijl, specifieke merkrichtlijnen die moeten worden gevolgd en zijn eigen verwachtingen van u. Eén inconsistente social media-post of een verkeerde e-mail sjabloon kan maanden werk en vertrouwen tenietdoen.
Bureaus moeten ervoor zorgen dat elke campagne aansluit bij het merkimago, de stem en de kwaliteitsnormen van de client.
Communicatieproblemen tussen interne teams en clients
Aan de ene kant zit u uw eigen team achter de broek om updates te krijgen. Aan de andere kant probeert u clients te sussen die om herzieningen van het laatste concept vragen. Klinkt dat als een doorsnee donderdag? Het is een veelvoorkomend scenario voor teamleiders die meerdere client accounts beheren.
Miscommunicatie of gebrek aan communicatie is een belangrijk knelpunt bij het beheer van meerdere campagnes. Het kan leiden tot misverstanden, vertraagde deadlines en gefrustreerde clients.
Prestaties bijhouden en rapportages maken voor alle campagnes
Data-overload is een reëel probleem. Tussen aangepaste statistieken, formaten en deadlines verdrinkt u in rapportage, terwijl de campagnes om aandacht vragen.
De ene campagne meet bijvoorbeeld de betrokkenheid op Instagram, de andere het aantal doorklikken op e-mails en de derde het aantal vertoningen van Google Ads. Het handmatig samenvoegen van deze statistieken kan uren duren.
⚙️ Bonus: Implementeer analytische dashboards die meerdere platforms integreren en gebruik gestandaardiseerde sjablonen voor clientbeheer om het bijhouden van prestaties te vereenvoudigen en het rendement duidelijk te maken.
Strategieën voor het beheren van meerdere client-campagnes
Laten we eens kijken naar enkele strategieën om meerdere clients te beheren, campagnes te centraliseren, creatieve werkstroom te stroomlijnen en alle belanghebbenden op dezelfde pagina te houden.
We laten u ook zien hoe de marketingprojectmanagementsoftware van ClickUp ervoor zorgt dat alles in uw werkstroom georganiseerd, zichtbaar en op schema blijft. Bovendien kunt u met ClickUp voor creatief bureauprojectmanagement alle clientcampagnes centraliseren, taken toewijzen, deadlines bijhouden en naadloos samenwerken.
Het is een geconvergeerde AI-werkruimte die projectmanagement, kennisbeheer en chat combineert met AI om u te helpen sneller en slimmer te werk te gaan.
Gecentraliseerde campagneplanning
Begin met het creëren van één hub voor elke client-campagne, met in kaart gebrachte te leveren resultaten, deadlines en afhankelijkheden.
Neem bijvoorbeeld bij het plannen van een lancering via meerdere kanalen het volgende op:
- Belangrijke data voor creatieve goedkeuringen
- Schema's voor uitgaven aan betaalde media
- Deadlines voor content voor posts op sociale media, e-mail en blogs
- KPI's voor campagnes
Door de zichtbaarheid van al deze informatie op één plek te garanderen, voorkomt u verrassingen, zoals het besef dat het webinar van client B samenvalt met de productlancering van client A. Moedig uw team aan om het masterproject dagelijks te controleren om op één lijn te blijven.
De project-hiërarchie van ClickUp is een uitstekende manier om de activiteiten van marketingbureaus op te splitsen in:
- Ruimte voor hooggeplaatste client of afdelingen
- Mappen om gerelateerde campagnes of projecten te groeperen
- Lijsten voor individuele campagnetaak
Zo kunt u gemakkelijk zien waar elke campagne zich in het grotere geheel bevindt, waardoor overlapping en verwarring worden voorkomen.
Zodra u campagnes met deze structuur in kaart hebt gebracht, kunt u met ClickUp-taak elk bewegend onderdeel van een campagne vastleggen.
Elke taak kan worden toegewezen aan een teamlid, voorzien van een deadline en gekoppeld aan ClickUp Dependencies, zodat iedereen weet wat er eerst moet gebeuren.
U kunt ook creatieve bestanden als bijlage toevoegen, opmerkingen plaatsen en zelfs tijd registreren, rechtstreeks binnen taken, zodat er één bron van waarheid is voor zowel samenwerking als verantwoordelijkheid.
Om al deze informatie te begrijpen, kunt u terecht bij ClickUp Brain, de AI-aangedreven assistent van het platform, die rechtstreeks in uw werkruimte is ingebouwd. Het vormt de verbinding tussen taken, documenten, mensen en organisatorische kennis met elkaar.
De AI Project Manager genereert voortgangsrapporten, organiseert stand-ups en maakt zelfs takenlijsten op basis van uw projectplan.
Stel dat u bijvoorbeeld een multichannel-lancering voor drie clients beheert. Vraag de AI-assistent gewoon om een overzicht te genereren, inclusief de voortgang van elke campagne, taken die aandacht vereisen en wie verantwoordelijk is voor elke actie item.
🤩 Bonusprompts
- Genereer een voortgangsoverzicht voor alle lopende campagnes van deze week
- Maak een takenlijst voor de lancering van de sociale media van client A met deadlines en afhankelijkheden
- Maak een korte samenvatting voor de vergadering van vandaag met openstaande goedkeuringen en volgende stappen
Automatisering van taken en werkstroom
Herhalende taken zijn stille tijdverslinders. Door goedkeuringen, herinneringen en follow-ups te automatiseren, kan uw team zich beter concentreren op het creatieve werk dat echt het verschil maakt.
Hier zijn enkele functies die u kunt automatiseren binnen uw taakbeheersoftware:
- Conceptverzoeken en facturen op specifieke data naar clients sturen
- Automatisch de volgende taak toewijzen wanneer de vorige als voltooid is gemarkeerd
- Leden van het team op de hoogte brengen wanneer deadlines verschuiven
📌 Voorbeeld: Wanneer een content-draft wordt ingediend → wordt deze automatisch naar Review verplaatst, wordt de editor toegewezen en wordt, zodra deze is goedgekeurd, de media-inkoper op de hoogte gesteld om de verdeling te plannen.
ClickUp Automatiseringen helpt hierbij. U kunt regels instellen zoals 'wanneer de status van een taak verandert in 'In beoordeling', wijs deze dan toe aan de editor' of 'wanneer een deadline wordt gemist, breng dan de accountmanager op de hoogte'
Deze automatiseringen werken stil op de achtergrond, zodat er niets over het hoofd wordt gezien en herhaalde controles uw team niet vertragen.
voordeel van ClickUp: *Naast standaard automatisering kunnen ClickUp AI-agenten zelfstandig namens u handelen. Ze reageren op triggers, plaatsen updates en nemen zelfs routinematige beslissingen.
U kunt bijvoorbeeld een aangepaste Autopilot Agent instellen die, wanneer de status van een taak 'Klaar voor lancering' wordt, automatisch een samenvatting in het chatkanaal van de campagne plaatst.
Team- en roltoewijzing
Uw ontwerper werkt voor drie clients en niemand weet wie eigenaar is van welke assets. Verwarring gegarandeerd. 😵💫
Voorkom dat door de rollen voor elke campagne duidelijk te definiëren. U kunt voor elk client project een mini-organigram maken, waarin u aangeeft wie verantwoordelijk is voor:
- Creatief ontwerp
- Copywriting
- Beheer van betaalde advertenties
- Rapportage en analyse
Dit voorkomt dubbel werk en zorgt voor verantwoordelijkheid. Wijs voor kleinere teams 'primaire' en 'back-up'-eigenaren toe, zodat er altijd iemand is die cruciale taken uitvoert.
Een praktische manier om alles overzichtelijk te houden, is door ClickUp Assign Comments rechtstreeks in Taak te gebruiken.
Als een concepttekst bijvoorbeeld bewerking nodig heeft, kunt u een opmerking achterlaten bij de taak en deze toewijzen aan de editor. Zodra de taak is voltooid, kan de editor de opmerking oplossen, waardoor de werkstroom overzichtelijk blijft en iedereen op de hoogte is van zijn of haar verantwoordelijkheden.
📮 ClickUp Insight: 47% van de respondenten van onze enquête heeft nog nooit AI gebruikt voor handmatige taken, maar 23% van degenen die AI wel hebben geïmplementeerd, zegt dat dit hun werklast aanzienlijk heeft verminderd.
Dit contrast is misschien meer dan alleen een technologische kloof. Terwijl early adopters meetbare voordelen behalen, onderschat de meerderheid wellicht hoe transformatief AI kan zijn in het verminderen van cognitieve belasting en het terugwinnen van tijd. 🔥
ClickUp Brain overbrugt deze kloof door AI naadloos in uw werkstroom te integreren. Van het samenvatten van threads en het opstellen van content tot het opsplitsen van complexe projecten en het genereren van subtaaken, onze AI kan het allemaal. U hoeft niet meer te schakelen tussen tools of helemaal opnieuw te beginnen.
💫 Echte resultaten: STANLEY Security heeft de tijd die nodig is voor het opstellen van rapporten met 50% of meer verminderd dankzij de aanpasbare rapportagetools van ClickUp, waardoor hun teams zich gratis minder hoeven te concentreren op format en meer op prognoses.
Gestandaardiseerde sjablonen en processen
Elke campagne heeft een vergelijkbare, zo niet dezelfde structuur: briefing → creatief → goedkeuringen → lancering → rapportage. Het verschil tussen een soepele campagne en een rommelige campagne is of uw team een herhaalbaar proces volgt.
Een van de beste manieren om te voorkomen dat u in de verkeerde categorie terechtkomt, is door terugkerende processen te standaardiseren met behulp van sjablonen. U kunt bijvoorbeeld het volgende gebruiken:
- De ClickUp-sjabloon voor een contentkalender met vooraf ingestelde publicatietijdstippen
- De ClickUp-sjabloon voor marketingcampagnebeheer om targeting, budget en kopijtaken bij te houden
- De ClickUp-sjabloon voor het bijhouden van campagnes met standaard KPI's en grafiektypen
Gebruik de ClickUp-sjabloon voor statusrapporten voor meerdere projecten om de voortgang van afdelingen of initiatieven bij te houden zonder vertraging op te lopen. Met deze sjabloon voor prioritering kunt u essentiële details, zoals de status van het project, prioriteit, fase, budget, kwaliteit en tijdlijnen, centraliseren in één dynamisch rapport.
Een andere uitstekende optie is de ClickUp Marketing Agency Template, die is ontworpen om marketingteams en bureaus te helpen bij het eenvoudig plannen, uitvoeren en bijhouden van campagnes.
Met de sjabloon voor marketingcampagnes kunt u:
- Sorteer werk in categorieën zoals Betaalde campagnes, Contracten en Creatief werk
- Blijf de voortgang van projecten visueel bijhouden met behulp van ClickUp-aangepaste taak statussen, zoals Draft, Execution en For Review
- Organiseer essentiële client-informatie met ClickUp aangepaste velden voor account, Contract Size en Ideation Progress
- Blijf op de hoogte van prioriteiten dankzij kleurgecodeerde voltooiingsindicatoren zoals Op schema, Risico en Vertraagd
Dit is wat Chelsea Bennett, Brand Engagement Manager bij Lulu Press, te zeggen had over ClickUp:
Een projectmanagementplatform is essentieel voor een marketingteam en we vinden het geweldig dat het ons helpt om in verbinding te blijven met andere afdelingen. We gebruiken ClickUp letterlijk elke dag, voor alles. Het is erg nuttig geweest voor ons creatieve team en heeft hun werkstroom beter en efficiënter gemaakt.
Een projectmanagementplatform is essentieel voor een marketingteam en we vinden het geweldig dat het ons helpt om in verbinding te blijven met andere afdelingen. We gebruiken ClickUp letterlijk elke dag, voor alles. Het is erg nuttig geweest voor ons creatieve team en heeft hun werkstroom beter en efficiënter gemaakt.
Hier volgt een kort overzicht van hoe u een marketingplan kunt opstellen binnen uw gratis projectmanagementsoftware:
Effectieve communicatie met clients
Niets kan een campagne sneller doen mislukken dan miscommunicatie, vooral wanneer clients zich niet betrokken voelen of overweldigd worden door te veel informatie.
Behandel updates als een filmtrailer: net genoeg informatie om enthousiast te maken, zonder te overladen. Structureer uw communicatie met eenvoudige, herhaalbare praktijken zoals:
- Wekelijkse check-ins met duidelijke agenda's
- Vooraf goedgekeurde feedbackkanalen (documenten, opmerkingen, e-mails)
- Statusupdates die rechtstreeks gekoppeld zijn aan deliverables, geen vage formuleringen
Met ClickUp Chat kunt u speciale chatruimtes instellen voor elke client-campagne en daadwerkelijk werk doen waar u chat.
Elke opmerking, client-aantekening of chatbericht kan worden omgezet in een FollowUp-taak, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Bovendien kunt u al uw toegewezen berichten op één plek ordenen en filteren op persoon of status.
Wilt u zaken live bespreken? Met SyncUps kunt u snel bellen, uw scherm delen, tijdens de discussie opmerkingen plaatsen en achteraf zelfs een door AI gegenereerd overzicht met actiepunten krijgen.
En als u er niet bent, geeft AI CatchUp u de hoogtepunten van wat u gemist hebt, terwijl AI Answers direct inzichten uit uw hele werkruimte kan halen om sneller te reageren dan wanneer u door oude chats zou moeten scrollen.
🚀 ClickUp-voordeel: ClickUp Brain MAX gaat nog een stap verder dan de functies van ClickUp Brain. De desktop-app maakt een einde aan AI-wildgroei en zorgt voor de verbinding van al uw tools, zodat u niet steeds tussen tabbladen hoeft te schakelen.
Bovendien krijgt u toegang tot premium AI-modellen zoals ChatGPT, Claude of Gemini in één centrale hub.
Met deze tool kunt u:
- Krijg zeer contextuele antwoorden voor taken, documenten en gekoppelde apps
- Trigger werkstroom en automatiseringen op meerdere platforms
- Communiceer via tekst of spraak om projecten op uw manier te beheren
- Kies het beste AI-model voor elke taak, van ChatGPT tot Claude
Real-time prestatiebewaking
Het monitoren van campagnes voor meerdere clients kan verwarrend zijn. Voorkom chaos door:
- Vooraf marketing-KPI's definiëren voor elke campagne
- Dashboard instellen voor vergelijkingen tussen campagnes
- Dagelijks statistieken bekijken om prestatieverlies vroegtijdig op te merken
Dankzij realtime tracking kunt u bijsturen voordat er iets misgaat. U kunt de klikfrequenties, conversies en betrokkenheid per campagne bijhouden om te zien wat werkt en wat snel moet worden aangepast.
ClickUp Dashboard bieden u één centrale hub om de prestaties van al uw clientcampagnes in realtime bij te houden. Dit kunt u doen met Dashboards:
- Maak aangepaste widgets: Houd de exacte KPI's bij die voor uw klanten belangrijk zijn, zoals klikfrequenties, conversies, betrokkenheid of voltooiing van taken
- *volg taken en doelen visueel: maak gebruik van voortgangsbalkjes, cirkeldiagrammen en projectdoelvolgers om een duidelijk beeld te krijgen van wat op schema ligt en wat aandacht nodig heeft
- Filter en groepeer op basis van context: Categoriseer uw clientgegevens op campagne, toegewezen persoon of een willekeurig aangepast veld om details te bekijken of resultaten te vergelijken
voordeel van ClickUp: *Krijg direct overzichten van de voortgang van campagnes, automatische meldingen bij prestatieverlies en inzichten in achterstallige taken met ClickUp Brain. U kunt ook AI-kaarten aan uw dashboard toevoegen om dit op één plek te doen.
Best practices voor bureaus die meerdere campagnes beheren
Zelfs met solide strategieën kunnen kleine gewoontes een groot verschil maken. Hier zijn dus enkele ogenschijnlijk onbelangrijke tips om in gedachten te houden!
- Implementeer een mastercontentkalender: centraliseer alle campagnetijdlijnen, deadlines voor content en belangrijke data in één toegankelijke kalender om planningsconflicten te voorkomen
- voer evaluaties uit na afloop van campagnes: *Houd na elke campagne debriefingsessies om te analyseren wat wel en niet werk was en hoe processen voor toekomstige projecten kunnen worden verbeterd
- geef prioriteit aan client-segmentatie: *Groepeer de behoeften of sectoren van clients om de ontwikkeling van strategieën en de toewijzing van middelen te stroomlijnen
- bied client toegang en transparantie: *Geef clients weergave-only toegang tot tijdlijnen en taak statussen, maak feedback op deliverables mogelijk en maak dashboards met relevante KPI's
- waardevolle analyse na de campagne: *Behandel campagnes als een volledig proces. Vergelijk resultaten, verzamel feedback van het team en documenteer geleerde lessen om successen te herhalen
- standaardiseer rapportageformaten: *Ontwikkel consistente sjablonen voor projectmanagement voor prestatierapporten en client updates om duidelijke verwachtingen te scheppen
💡 Pro-tip: Hou de prestaties van campagnes bij met behulp van eigenzinnige bijnamen, mascottes of emoji's om het beheer van meerdere clients een beetje leuker en memorabeler te maken. Een productlancering voor een koffiemerk kan bijvoorbeeld 'Operatie Espresso' worden genoemd
Veelvoorkomende valkuilen die u moet vermijden bij het beheren van meerdere campagnes
Werken voor meerdere clients brengt het risico met zich mee dat er fouten worden gemaakt die de voortgang vertragen of teams in verwarring brengen. Hier zijn enkele valkuilen om op te letten:
- Regelmatige check-ins overslaan: Controleer regelmatig de voortgang van de campagne, werk de status van de taak bij en pas de prioriteit indien nodig aan
- elke campagne op dezelfde manier behandelen: *Pas strategieën, tijdlijnen en berichten voor elke client aan om aan hun specifieke doelen te voldoen
- Alleen vertrouwen op e-mail: Gebruik gecentraliseerde communicatietools om berichten, goedkeuringen en updates op één plek bij te houden
- Gegevens verzamelen zonder deze te controleren: Analyseer statistieken consequent om trends te identificeren, campagnes aan te passen en prestaties te verbeteren
- Clientfeedback negeren: Leg elke opmerking vast, wijs deze toe en los deze snel op om afstemming en vertrouwen te behouden
- budgetten wijzigen zonder plan: *Plan budgetten van tevoren, houd de uitgaven bij en breng aanpassingen aan op basis van prestatie-inzichten
🧠 Leuk weetje: *aan het einde van de jaren 50 kregen reclamemakers in New York de bijnaam 'Mad Men'. Tijdens de 'creatieve revolutie' van de jaren 60 begonnen bureaus humor, ironie en storytelling te gebruiken in campagnes, waardoor ze afstapten van saaie, tekst-rijke advertenties. Ze rekenden vaak 15% of meer van het advertentiebudget van een client als vergoeding, wat betekende dat ze meer dan tientallen miljoenen dollars verdienden.
Maak creatieve synchronisatie (Sink) met ClickUp
De enige lus waarin u wilt blijven hangen, is de cyclus van creatieve ideeën die worden omgezet in resultaten. Al het andere moet achter de schermen soepel verlopen.
ClickUp, de alles-in-één-app voor werk, is een allesomvattend platform dat speciaal is ontwikkeld voor creatieve bureaus.
Centraliseer alle campagnes op één plek met ClickUp-taak en automatiseer repetitieve werkstroom met ClickUp-automatisering. Bovendien helpt ClickUp Brain u bij het samenvatten van campagne-updates, het opstellen van content en het voorop blijven lopen.
Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp! ✅
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Bureaus centraliseren alle projectinformatie op één platform, zoals ClickUp, met aparte ruimtes voor elke client. Taken, deadlines en middelen worden overzichtelijk georganiseerd, terwijl functies zoals taakafhankelijkheid, mijlpalen en aangepaste velden het gemakkelijker maken om meerdere accounts tegelijk bij te houden.
Visualiseer werklasten en wijs teamleden taken toe op basis van expertise en capaciteit. Tools voor resourcebeheer helpen bij het in evenwicht brengen van werklasten, het voorkomen van burn-out en het verzekeren dat elke campagne de juiste aandacht krijgt. Regelmatige evaluaties maken aanpassingen mogelijk op basis van prestaties en beschikbaarheid.
Ja. Met ClickUp kunnen bureaus aparte werkruimten voor klanten aanmaken, taken organiseren, deadlines instellen, repetitieve handelingen automatiseren en de voortgang bijhouden. Dankzij geïntegreerde communicatie en het delen van bestanden verloopt de samenwerking met teams en klanten naadloos.
De juiste projectmanagementsoftware, gestandaardiseerde processen, merkrichtlijnen en toegewijde client teams zorgen voor consistentie in campagnes. Regelmatige kwaliteitscontroles, goedkeuringsprocessen en het bijhouden van mijlpalen zorgen ervoor dat elk eindproduct aan de verwachte normen voldoet.
Sjablonen voor campagneplanning, contentkalenders, budgettrackers en prestatiedashboards helpen bij het stroomlijnen van werkstroom. Het gebruik van ClickUp-sjablonen zorgt voor consistentie, eenvoudigere samenwerking en duidelijker zichtbaarheid in alle sociale mediaplatforms en campagnes.