Come ClickUp utilizza ClickUp Brain per trasformare i dati in informazioni utili

Abbiamo creato ClickUp Brain. Subito dopo abbiamo iniziato a utilizzarlo per gestire il nostro lavoro in ClickUp, l’app completa per il lavoro.

Sembra un po’ contorto, ma ascoltateci fino in fondo. Avevamo esattamente il vostro stesso problema: la dispersione del lavoro. Ovvero migliaia di attività distribuite su decine di progetti, team sparsi in diversi fusi orari, enormi quantità di dati storici sparsi su decine di app, che avrebbero potuto dirci qualcosa di utile… se solo fossimo riusciti a capire cosa.

ClickUp Brain ha messo in luce aspetti che non eravamo in grado di individuare in tempo reale. Ad esempio, quali tipi di dipendenze compromettono effettivamente le Sequenze, quali passaggi di approvazione creano colli di bottiglia e quali team sono sovraccarichi di lavoro.

In questo post del blog vi illustreremo come ClickUp utilizza ClickUp Brain per trasformare i dati in informazioni utili. Ecco cosa è cambiato per noi e cosa può cambiare per voi. 🪄

Che cos’è ClickUp Brain?

ClickUp Brain è un assistente basato sull’intelligenza artificiale integrato in ClickUp che ti aiuta a lavorare in modo più intelligente e veloce. Puoi interagire con ClickUp Brain menzionando @Brain nei commenti alle attività o nella chat, proprio come faresti con un membro del team. Ecco cosa può fare:

Puoi utilizzare ClickUp Brain in vari punti all’interno del tuo spazio di lavoro, come la barra degli strumenti, le intestazioni delle posizioni, le attività, i documenti e la chat. È progettato per aiutarti in ogni aspetto, dalla gestione delle attività alla generazione di riepiloghi e persino alla ricerca sul web.

Per prestazioni ancora più elevate, c'è ClickUp Brain MAX, il tuo compagno di lavoro sul desktop che porta la produttività basata sull'IA nell'intero flusso di lavoro, non solo all'interno di ClickUp.

Il 46,5% dei lavoratori è costretto a passare da uno a più strumenti di IA per completare una singola attività.

Brain MAX elimina inoltre l’AI Sprawl centralizzando tutti i tuoi strumenti di IA e flussi di lavoro in un unico posto. Puoi cercare, creare e agire su ClickUp, sulle tue app di lavoro collegate (come Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) e sul web, il tutto da un’unica interfaccia unificata.

È un'unica IA per tutto il tuo lavoro.

Scopri come funziona in questo breve video:

Perché le informazioni utili sono fondamentali

I dati senza una direzione precisa non sono di alcuna utilità per nessuno. Abbiamo bisogno di informazioni che possiamo utilizzare, che ci indichino cosa fare in seguito, non solo cosa è successo in precedenza.

Ecco perché le informazioni utili sono così importanti. 👇

Individua i casi di sovrautilizzo e sottoutilizzo

Alcuni membri del team sono sovraccarichi di lavoro, mentre altri hanno capacità inutilizzate. Senza visibilità, questo aspetto ci sfugge completamente. Le informazioni utili rivelano rapidamente questi squilibri.

Possiamo vedere chi è sovraccarico di lavoro e chi può assumersi ulteriori incarichi. Questo ci aiuta a ridistribuire il lavoro in modo equo e a prevenire il burnout prima che si verifichi.

Dare priorità al lavoro ad alto impatto

Non tutte le attività hanno lo stesso peso. Alcune fanno davvero la differenza; altre ci tengono semplicemente occupati.

Informazioni chiare ci consentono di essere spietati. Ci mostrano quale progetto aumenterà i ricavi, quali funzionalità/funzioni i clienti chiedono a gran voce e quale iniziativa sembrava promettente durante la riunione di pianificazione ma tra sei mesi non avrà più alcuna autorizzazione.

Accelerare il processo decisionale

Quando le decisioni si trascinano, lo slancio si esaurisce. Con le informazioni a portata di mano, eliminiamo i ritardi e disponiamo delle informazioni necessarie nel momento giusto. Questo ci permette di agire con rapidità e sicurezza, mantenendo i progetti in linea con gli obiettivi e i team allineati.

Infatti, Alistair Croll e Ben Yoskvitz, autori di " Lean Analytics", affermano:

Se sei impegnato a spiegare i dati, non avrai tempo per agire di conseguenza.

Un dipendente su cinque sottoposto a un sondaggio da ClickUp afferma che il semplice fatto di sapere quando verranno prese le decisioni (migliore comunicazione) lo aiuterebbe a lavorare più velocemente. Tuttavia, nella frenesia di una giornata intensa, la comunicazione delle tempistiche spesso passa in secondo piano.

È qui che entra in gioco ClickUp Brain. Agendo come un copilota di lavoro basato sull’intelligenza artificiale, raccoglie automaticamente gli aggiornamenti da attività, threads e documenti, fornendo riepiloghi giornalieri, sintesi decisionali e commenti riassuntivi, così potrai finalmente smettere di dover rincorrere le persone (o le informazioni).

Funzionalità principali di ClickUp Brain per ottenere informazioni utili

Ecco come abbiamo integrato ClickUp Brain nei nostri flussi di lavoro per agire più rapidamente, individuare i problemi in anticipo e garantire la coordinazione tra i team. 📋

Individua i problemi dei progetti prima che si aggravino

La crisi più costosa è quella che non si vede arrivare. Utilizziamo ClickUp Brain per individuare gli avvisi che normalmente ci sfuggirebbero.

Prendiamo uno scenario reale: il nostro team di prodotto ha lanciato una funzionalità/funzione che dipendeva da tre flussi di lavoro interconnessi. La funzione “Trova attività bloccate” di ClickUp Brain ha rilevato che l’attività di consegna del progetto non veniva aggiornata da 12 giorni. Quel singolo avviso ha evitato una cascata di ritardi a valle che avrebbe potuto protrarsi per due settimane.

Abbiamo individuato l’ostacolo, riassegnato la titolarità e mantenuto il lancio in linea con i tempi previsti. Senza quella visibilità, avremmo scoperto il problema solo durante la revisione dello sprint, quando ormai sarebbe stato troppo tardi per rimediare.

💡 Suggerimento da esperto: carica i file Excel direttamente in una nuova chat di ClickUp Brain e ponigli domande sui dati. Inoltre, puoi incollare il link di un foglio di calcolo (ad esempio da Fogli Google) per ricavarne informazioni utili. Questo ti aiuta ad analizzare i fogli di calcolo all’istante senza uscire dall’area di lavoro di ClickUp.

Elimina ore di lavoro dedicate alla reportistica sullo stato

La redazione dei riassunti esecutivi è l’attività in cui la maggior parte dei team perde ore in operazioni manuali. Ora li generiamo automaticamente.

Alla fine di ogni sprint, chiediamo a ClickUp Brain di riassumere il nostro Spazio di Sviluppo, evidenziando ciò che è stato consegnato, ciò che è ancora in corso e ciò che è bloccato. Il sistema attinge dagli stati delle attività, dai commenti e dagli allegati presenti nell’intero Spazio e li sintetizza in un aggiornamento di facile lettura che richiede 30 secondi per essere esaminato, anziché 30 minuti per essere compilato.

Inoltre, quando il nostro capo legge il riepilogo/riassunto, vede i progressi effettivi, non un semplice elenco di stati.

Diciamo loro: «Abbiamo rilasciato tre funzionalità/funzioni, sbloccato l’integrazione dei pagamenti riassegnando l’attività di backend e abbiamo un ostacolo nella build iOS in attesa dell’accesso all’API esterna». Questo è un aggiornamento pronto per la decisione.

Prendere decisioni equilibrate in merito al carico di lavoro

I carichi di lavoro sbilanciati spesso portano a esaurimento, colli di bottiglia e mancato rispetto delle scadenze. Utilizziamo ClickUp Brain per ristabilire l’equilibrio prima che ciò accada.

Mentre la vista "Carico di lavoro" di ClickUp mostra la capacità per persona, l’assistente AI va oltre. Analizza tutto, compreso il volume delle attività, le date di scadenza, i segnali di complessità e le dipendenze. Pertanto, quando ClickUp Brain rileva che un membro del team ha 12 attività urgenti mentre un altro ne ha quattro, raccomanda specifiche riassegnazioni.

Nell’ultimo trimestre abbiamo applicato questo approccio al nostro team di progettazione.

ClickUp Brain ha segnalato che un solo designer si stava facendo carico della maggior parte del lavoro ad alta priorità, mentre altri avevano capacità disponibili. Abbiamo quindi ridistribuito il carico di lavoro in modo strategico. Siamo riusciti a evitare il burnout del nostro collaboratore più produttivo e la produttività è aumentata perché il lavoro veniva completato in modo più uniforme da parte di tutto il team.

Crea dashboard che ci mostrino ciò che conta davvero

Abbiamo imparato che le dashboard più apprezzate dagli utenti sono quelle che rendono semplicissima l’analisi anche dei dati più complessi. Immagina delle dashboard che non si limitino a fornirti un elenco di numeri, ma che offrano anche interpretazioni chiare e comprensibili del loro significato reale. Le nostre dashboard basate sull’intelligenza artificiale in ClickUp fanno esattamente questo.

Le schede IA ci aiutano a:

Il nostro team di marketing aggiorna la propria dashboard ogni lunedì mattina. Qui trova un riepilogo/riassunto dello stato delle campagne, degli elementi in ritardo rispetto alla tabella di marcia e dei canali bloccati, il tutto in un linguaggio semplice e chiaro.

Abbiamo inoltre sviluppato dashboard basate sull’IA per la gestione dei problemi dei clienti, la pianificazione degli sprint e l’analisi dei prodotti. Ciascuna di esse mette in evidenza esattamente ciò di cui quel team ha bisogno per prendere le decisioni giuste.

La dashboard commerciale mostra quali trattative stanno procedendo e quali sono in fase di stallo. La dashboard del reparto tecnico mostra quali servizi funzionano correttamente e quali richiedono attenzione. Quando un amministratore delegato vuole conoscere lo stato di salute di un progetto, gli indichiamo una dashboard invece di fissare una riunione.

Trasforma le informazioni in azioni concrete grazie alle automazioni e agli obiettivi

Individuare un problema non serve a nulla se nessuno interviene per risolverlo. Consideriamo le informazioni come l’inizio dei flussi di lavoro, non come il loro punto di arrivo.

Quando l’IA identifica un’attività critica in ritardo, un’automazione di ClickUp avvisa immediatamente il project manager. Quando documentiamo gli insegnamenti tratti da un’analisi post-mortem in ClickUp Docs, chiediamo a ClickUp Brain di estrarre i punti chiave e di collegarli al nostro obiettivo di miglioramento continuo.

L'intuizione diventa parte del nostro bagaglio di conoscenze aziendali e l'azione diventa automatica.

Accedi a diversi modelli di IA

Pensare in modo diverso a volte è più facile quando ci si affida a diversi strumenti di IA per affrontare diversi tipi di attività.

Quando facciamo brainstorming sugli approcci da adottare per una campagna, abbiamo bisogno di generare idee in rapidissimo tempo. Quando elaboriamo una decisione relativa al prodotto, abbiamo bisogno di un ragionamento logico approfondito. Quando facciamo ricerche su argomenti specialistici, potremmo aver bisogno di uno strumento addestrato in modo diverso. Pretendere che un unico modello gestisca tutto questo allo stesso modo è semplicemente sbagliato.

Brain MAX ci permette di accedere a Claude per il lavoro di ragionamento approfondito, a ChatGPT per l’ideazione creativa e a Gemini per ambiti specialistici. Scegliamo in base a ciò che stiamo cercando di risolvere in quel momento.

Il nostro team di prodotto utilizza Claude quando deve valutare complessi compromessi relativi alle priorità delle funzionalità/funzioni, mentre il nostro team di marketing passa a ChatGPT quando sta valutando le direzioni da dare alle campagne.

💡 Cosa funziona per noi: Utilizziamo Brain MAX + le lavagne online di ClickUp come nostro centro di comando creativo. Ad esempio, raccogliamo le idee grezze dall’applicazione desktop, poi le trasciniamo su una lavagna online in ClickUp. Successivamente, utilizziamo elementi visivi in tempo reale, li colleghiamo ad attività e documenti, e lasciamo che il team le rielabori, le perfezioni e le metta in pratica senza mai uscire dalla tela.

Effettua ricerche in tutti gli strumenti che utilizziamo

Oggi i team utilizzano diversi strumenti: Figma per i progetti, GitHub per il codice, Google Drive per i documenti strategici, SharePoint per gli aspetti legali e ClickUp per tutto il resto.

Trovare ciò di cui hai bisogno significa aprire schede, cambiare contesto, ricordarti dove hai visto qualcosa l’ultima volta e sperare di aver cercato nel posto giusto.

Brain MAX cambia tutto questo perché effettua ricerche simultanee in tutte le tue app. Digitiamo “Mostrami i progetti Figma per la versione 2.1 e collegali alle specifiche tecniche e al feedback dei clienti che abbiamo ricevuto” e il sistema restituisce i mockup da Figma, estrae i documenti correlati da ClickUp e Drive ed evidenzia le conversazioni in cui abbiamo discusso di ciò che i clienti desideravano effettivamente da quella versione.

Tutto è visibile in un unico posto e tutto è in connessione.

Parla ad alta voce per aumentare la produttività

Pensiamo più velocemente di quanto digitiamo, quindi catturiamo le idee mentre stanno prendendo forma, invece di perderle cercando di trovare la tastiera.

La funzione "Talk to Text" di ClickUp Brain MAX ci permette di lavorare 4 volte più velocemente, perché non dobbiamo più rallentare il nostro pensiero per digitare il testo.

Esprimiamo semplicemente le nostre idee e le ritroviamo già formattate e organizzate per essere utilizzate in Brain MAX.

Inoltre, il dizionario personalizzato garantisce che l’IA riconosca i nomi, il gergo e i riferimenti che utilizziamo. «Spinta del quarto trimestre». «L’API di Bob». «L’audit UX». Il sistema scrive esattamente ciò che diciamo, invece di interpretarlo foneticamente. È questa la differenza tra la dettatura intesa come novità e la dettatura intesa come il modo in cui catturiamo il pensiero.

Scopri come uno dei nostri utenti sta sfruttando al meglio ClickUp Brain MAX:

ClickUp Brain MAX è stato un'aggiunta incredibile al mio flusso di lavoro. Il modo in cui combina diversi modelli di linguaggio (LLM) in un'unica piattaforma rende le risposte più veloci e affidabili, e la funzione di trascrizione vocale presente su tutta la piattaforma mi fa risparmiare tantissimo tempo. Apprezzo molto anche la sicurezza di livello aziendale, che mi garantisce tranquillità quando gestisco informazioni sensibili. Ciò che spicca di più è come mi aiuti a filtrare le informazioni superflue e a pensare con maggiore chiarezza, sia che si tratti di riepilogare riunioni, redigere contenuti o elaborare nuove idee. È come avere un assistente IA tutto in uno che si adatta a qualsiasi mia esigenza.

Condurre ricerche basate sulla realtà

Ogni giorno prendiamo decisioni basate su informazioni, come ad esempio ciò che stanno facendo i nostri concorrenti e come stanno cambiando i mercati. Se queste informazioni sono errate, tutto ciò che ne consegue è sbagliato. Se non è possibile risalire alla fonte, non è possibile sapere se sono corrette.

Brain MAX effettua ricerche sul web e restituisce risultati con l’indicazione della fonte. È possibile accedere a ogni fonte cliccandoci sopra. Quando utilizziamo le ricerche per prendere decisioni, le colleghiamo alla nostra documentazione in modo che il team possa vedere sia l’intuizione che le prove a sostegno.

Proteggi il tuo tempo dedicato alla concentrazione

Proteggiamo il tempo dedicato alla concentrazione proprio come proteggiamo le riunioni. ClickUp Brain, integrato in ClickUp Planner, analizza la tua agenda, individua quando hai bisogno di blocchi di tempo dedicati al lavoro di approfondimento e riserva automaticamente quel tempo.

Ma soprattutto, riprogramma le attività con priorità inferiore in modo da adattarle ai tuoi blocchi di concentrazione protetti, così non ti ritroverai a dover gestire continuamente le priorità.

Quando si presenta un'urgenza che minaccia il tuo tempo dedicato alla concentrazione, ClickUp Brain riprogramma le tue attività in modo intelligente, invece di limitarsi a inserirle in un calendario disorganizzato. Comprende le dipendenze e le scadenze, quindi non sposta ciò che deve essere completato entro domani né blocca altri lavori.

Il risultato è più tempo a disposizione per dedicarsi al lavoro vero e proprio da fare.

Registra le riunioni senza dover passare tutto il tempo a prendere note

Passiamo ore in riunione e altre ore ancora a cercare di ricordare cosa è successo. La maggior parte delle cose non rimane impressa. Qualcuno prendeva note mentre tutti gli altri stavano a guardare, il che significa che la riunione si è trasformata in un esercizio di documentazione anziché in una conversazione. Dopo la riunione, qualcuno deve sistemare le note, estrapolare gli elementi da intraprendere, creare attività e effettuare la distribuzione delle informazioni.

Sono ore di lavoro che non avrebbero mai dovuto esistere.

L'IA Notetaker di ClickUp funziona durante la chiamata e registra tutto:

Tutto questo compare nei tuoi Documenti, quindi è integrato nel tuo lavoro invece di rimanere isolato e dimenticato in un’app per gli appunti.

Come i nostri team utilizzano ClickUp Brain

Ecco come utilizziamo ClickUp Brain quotidianamente nei nostri team: i prompt che utilizziamo, i problemi che risolviamo e il lavoro che evitiamo. 😌

Team di project management e delle operazioni

All’inizio della settimana, il nostro team PMO lancia lo stesso prompt: Trova le attività nello spazio Operazioni che non sono state aggiornate da più di 7 giorni e che hanno scadenza entro due settimane.

Questo strumento individua le attività in cui il lavoro si è semplicemente interrotto. Il mese scorso, ha portato alla luce un’attività di revisione legale rimasta in sospeso per oltre una settimana. Il project manager pensava che se ne occupasse l’ufficio legale, mentre il team legale riteneva di essere in attesa del project manager. Abbiamo individuato il problema con sufficiente anticipo per mantenere il lancio del prodotto nei tempi previsti.

Per cosa utilizziamo ClickUp Brain:

💡 Cosa funziona per noi: Nel nostro PMO utilizziamo i campi personalizzati con l’IA per risparmiare tempo e mantenere i progetti in linea con gli obiettivi. Creiamo un campo IA di riepilogo per sintetizzare automaticamente le descrizioni delle attività, i commenti e le attività secondarie in una rapida panoramica.

Un altro campo IA effettua il monitoraggio dello stato analizzando le attività secondarie e le liste di controllo, così sappiamo sempre a che punto è un'attività senza dover aggiornare nulla manualmente.

Team di marketing e creativo

Stiamo conducendo campagne simultanee su contenuto del blog, social, email, pubblicità a pagamento, eventi e partnership. Quando qualcuno ci chiede «Qual è lo stato della campagna relativa al webinar?», chiediamo direttamente a ClickUp Brain.

Come utilizziamo il nostro strumento di marketing basato sull'IA:

Anche il nostro team creativo utilizza ClickUp Brain per generare immagini per i post sui social, le intestazioni dei blog e le immagini delle campagne. Quando hanno bisogno di un'immagine concettuale veloce o di una grafica di copertina, descrivono ciò di cui hanno bisogno e ClickUp Brain la genera immediatamente.

Ciò risulta particolarmente utile per le prime bozze, per i test A/B su diversi concetti o quando servono immagini provvisorie in attesa dei progetti definitivi.

Team di prodotto

I nostri product manager devono costantemente trovare un equilibrio tra le richieste dei clienti, il debito tecnico, le iniziative strategiche e la capacità del team. ClickUp Brain li aiuta a individuare i modelli ricorrenti nell’intero processo di sviluppo del prodotto.

Si affidano all’AI Knowledge Manager di ClickUp per:

Durante la pianificazione della roadmap, chiedono: Mostrami tutte le richieste di funzionalità contrassegnate con il tag “enterprise-customer” dell’ultimo trimestre. ClickUp Brain attinge dai feedback dei clienti, dalle attività, dalle note di vendita e dai ticket di assistenza per mostrare quali problemi continuano a presentarsi.

Lo scorso trimestre, è emerso che diversi clienti delle aziende richiedevano controlli SSO più efficaci. Il nostro team aveva archiviato queste richieste separatamente e non si era reso conto che tutte indicavano la stessa esigenza di fondo. Abbiamo dato priorità a questa richiesta, l’abbiamo implementata e abbiamo immediatamente ricevuto feedback dai clienti che stavano aspettando proprio questo.

Team commerciale e successo dei clienti

Il nostro team di vendita utilizza ClickUp Brain come se fosse un ingegnere commerciale sempre a disposizione. Prima di una demo, ha bisogno di contestualizzare rapidamente la situazione. Allo stesso modo, il nostro team di assistenza clienti ha bisogno di contestualizzare la situazione prima di rispondere alle richieste dei clienti.

Così, prima di ogni chiamata a un potenziale cliente, i rappresentanti chiedono: Riassumi tutto ciò che sappiamo su [Nome azienda]. ClickUp Brain attinge dalle note delle chiamate archiviate nei commenti delle attività, dalle e-mail di sincronizzazione e dalle interazioni registrate. In meno di un minuto ottengono un resoconto completo, invece di dover cercare tra le vecchie attività e cercare di ricordare i dettagli.

I responsabili commerciali lo utilizzano in modo diverso. Chiedono: Mostrami le trattative in stato “Proposta inviata” senza alcuna attività negli ultimi 10 giorni. Questo permette loro di capire esattamente dove si sono arenate le trattative: documenti di approvazione mancanti, follow-up dimenticati, sostenitori interni che hanno smesso di farsi sentire.

Team di ingegneri

I nostri ingegneri si interrompevano continuamente a vicenda con "domande veloci" sul funzionamento dei sistemi. Ora chiedono prima a ClickUp Brain.

Ecco come lo utilizza il nostro team di ingegneri:

Durante gli incidenti, chiedono: Mostrami gli incidenti precedenti relativi a [nome del sistema] e come li abbiamo risolti. ClickUp Brain mette in evidenza le attività relative agli incidenti passati, le analisi post-incidente e i dettagli delle soluzioni. Non dobbiamo risolvere i problemi partendo da zero ogni volta, il che si traduce in un ripristino più rapido.

Per le retrospettive degli sprint, invece di chiedere a tutti di ricordare cosa è successo due settimane fa, chiediamo a ClickUp Brain di riepilogare cosa è stato consegnato, quali ostacoli sono emersi e dove la velocità è cambiata. Affrontiamo le retrospettive con dati concreti.

💡 Cosa funziona per noi: Apriamo un'attività di ClickUp e chiediamo a ClickUp Brain di generare delle attività secondarie. Ci fornisce un piano chiaro e dettagliato, passo dopo passo, per i sprint o gli incidenti, così non dobbiamo interromperci a vicenda per chiedere chiarimenti.

Team Risorse Umane e People Ops

Il nostro team People Ops utilizza ClickUp Brain per rendere accessibili le informazioni senza che queste diventino un ostacolo ogni volta che sorge una domanda.

ClickUp Brain offre i seguenti vantaggi:

I nuovi assunti chiedono direttamente a ClickUp Brain: Qual è la politica in materia di ferie retribuite? oppure Come si presentano le note spese? Il sistema attinge dal nostro manuale per i dipendenti presente in Docs e li indirizza ai moduli corretti. Ottengono risposte immediate invece di dover attendere una risposta dalle Risorse Umane.

Inoltre, gli agenti predefiniti di ClickUp, come l’Agente Answers, offrono un ulteriore livello di supporto rispondendo alle domande che ricorrono frequentemente nei canali di chat dei team su ClickUp. Quando qualcuno tagga l’agente in una conversazione e chiede informazioni sui benefici, sulle fasi di inserimento o sulle aspettative relative al ruolo, l’agente risponde fornendo le informazioni esatte tratte dal manuale, dalle politiche aziendali o dalle note relative alle attività.

Ogni risposta include la fonte originale, così i dipendenti sanno di ricevere la versione corretta della politica.

Durante il periodo delle valutazioni delle prestazioni, i manager richiedono: Riassumi il lavoro svolto da [Nome del dipendente] in questo trimestre, inclusi i progetti completati, i contributi e i feedback ricevuti. ClickUp Brain raccoglie tutte le informazioni relative alle attività, ai commenti sui risultati ottenuti e ai riconoscimenti ricevuti nei canali del team.

Le valutazioni diventano più complete e obiettive perché si basano sul lavoro effettivo, non solo su ciò che è accaduto nelle ultime due settimane.

Integrazione di ClickUp Brain con le funzionalità/funzioni di ClickUp

ClickUp Brain è il fulcro del nostro modo di lavorare. È presente in tutto il nostro spazio di lavoro, quindi ogni informazione confluisce direttamente nelle attività che stiamo svolgendo. 🔄

Automazioni delle attività e agenti basati sull’IA

La vera svolta per noi è avvenuta quando ClickUp Brain è passato dal limitarsi a mostrarci le cose al metterle effettivamente da fare.

Abbiamo iniziato con un’automazione di base, semplici regole “se-allora” che funzionavano quando le situazioni rientravano perfettamente in determinate categorie. Poi ci siamo resi conto che la maggior parte del lavoro che volevamo automatizzare richiedeva un vero e proprio giudizio su cosa dovesse succedere dopo.

Gli agenti IA di ClickUp monitorano situazioni specifiche e intervengono senza richiedere alcun intervento manuale.

Abbiamo un agente che si occupa del nostro elenco di feedback dei clienti. Quando qualcuno compila il modulo, l’agente legge ciò che è stato scritto, individua la categoria di appartenenza e crea delle attività che il team del supporto dovrà seguire.

Un altro Agent si avvia all’inizio di ogni sprint. Raccoglie tutti i documenti che il nostro team ha redatto riguardo a ciò che stiamo sviluppando, ne estrae le parti più rilevanti e pubblica un riepilogo/riassunto nel canale del nostro team prima ancora che qualcuno arrivi in ufficio.

Prima ci voleva un'ora per pianificare lo sprint; ora il riepilogo/riassunto è già pronto. Questi agenti funzionano perché comprendono il contesto.

La creazione di un agente IA è simile a una conversazione. Indichiamo all’agente cosa cercare, quali informazioni sono importanti e quali azioni intraprendere. Il builder no-code consente a chiunque nel team di configurare un agente IA per l’analisi dei dati senza alcuna competenza tecnica.

Trascrizione e riepilogo/riassunto del Clip

Registriamo costantemente dei "Clip" in ClickUp: ingegneri che spiegano l’architettura tecnica, designer che illustrano i mockup, product manager che presentano le funzionalità/funzioni, e il team Customer Success che effettua la condivisione dei feedback raccolti durante le chiamate.

ClickUp Brain trascrive automaticamente ogni Clip che creiamo. Ogni registrazione dello schermo e ogni clip vocale diventa testo ricercabile. Possiamo sfogliare la trascrizione, passare a punti temporali specifici e copiare frammenti senza dover rivedere l’intero video.

Il nostro team di ingegneri registra dei Clip mentre esamina il codice o l’architettura di sistema. ClickUp Brain riepiloga i punti chiave in modo che i membri del team possano leggere il riassunto in 30 secondi e guardare il Clip completo solo se hanno bisogno di un contesto più approfondito.

Migliori pratiche per massimizzare il potenziale di ClickUp Brain

Ecco alcune best practice che il nostro team adotta per sfruttare al massimo il potenziale degli strumenti di IA di ClickUp:

Collega i punti (e i dati) con ClickUp Brain

Abbiamo creato ClickUp Brain affinché ragionasse proprio come noi. Ogni giorno ci aiuta a individuare ciò che il nostro istinto trascura e ciò di cui i nostri team hanno bisogno prima ancora che lo chiedano. Non perdiamo tempo ad analizzare fogli di calcolo o a cercare aggiornamenti; parliamo con ClickUp Brain e lui ci risponde con informazioni davvero utili.

Per noi, l’intelligenza artificiale è il motore del nostro lavoro. Individua gli schemi ricorrenti prima che diventino problemi, mette in luce informazioni che rendono più precise le decisioni e crea connessioni tra le conversazioni e il contesto in tempo reale. Quando pianifichiamo un lancio, chiudiamo uno sprint o scriviamo un post sul blog come questo, ClickUp Brain è alla base di ogni decisione per organizzare, perfezionare e fornire promemoria.

Ogni attività, commento e conversazione insegna al sistema come pensiamo e cosa significa per noi la qualità. ClickUp Brain e Brain MAX apprendono attraverso il nostro lavoro e restituiscono ciò che hanno appreso con maggiore precisione e rapidità.

Se vuoi provare un'esperienza di lavoro che impara insieme a te, iscriviti a ClickUp oggi stesso! ✅

Domande frequenti (FAQ)

Che cos’è ClickUp Brain e come funziona?

ClickUp Brain è l’assistente basato sull’intelligenza artificiale più completo e sensibile al contesto al mondo, integrato direttamente in ClickUp. Ti aiuta rispondendo alle domande, riassumendo le informazioni, generando report e automatizzando le attività utilizzando i dati del tuo spazio di lavoro. Puoi interagire con esso tramite prompt in qualsiasi punto del tuo spazio di lavoro che accetti attività, come le attività stesse, le chat, le intestazioni delle posizioni o la barra degli strumenti, e ti fornisce informazioni e azioni immediate e sensibili al contesto.

In che modo ClickUp Brain aiuta a bilanciare la capacità del team?

ClickUp Brain analizza il carico di lavoro del tuo team ed evidenzia quando qualcuno è sovraccarico o sottoutilizzato. Può suggerire di ridistribuire le attività per garantire che tutti abbiano un carico di lavoro gestibile, aiutandoti a mantenere il tuo team equilibrato e produttivo.

ClickUp Brain è in grado di prevedere i ritardi nei progetti?

Sì. ClickUp Brain è in grado di identificare le tendenze e segnalare attività o progetti a rischio di ritardo analizzando gli elementi in ritardo, la mancanza di aggiornamenti o i colli di bottiglia. Ciò consente di intervenire prima che i ritardi si trasformino in problemi più gravi.

Come si utilizzano le informazioni fornite da ClickUp Brain nelle dashboard?

Puoi aggiungere alle tue dashboard delle schede basate sull'IA che mostrano riepiloghi/riassunti in tempo reale, aggiornamenti sui progetti e panoramiche esecutive generate da ClickUp Brain. Queste schede si aggiornano automaticamente e possono essere personalizzate per mostrare le informazioni di cui hai bisogno.

Le informazioni generate da ClickUp Brain sono personalizzabili per i diversi team?

Sì. È possibile personalizzare i prompt, le schede della dashboard e i report per concentrarsi sui dati e sugli approfondimenti più rilevanti per ogni team. In questo modo, ogni team riceve informazioni pertinenti e utilizzabili, personalizzate per le proprie esigenze.