Immagina questo scenario: Sarah, responsabile marketing di un'azienda tecnologica di medie dimensioni, inizia il suo Monday mattina controllando gli aggiornamenti su Slack, passando ad Asana per rivedere la Sequenza dei progetti, aprendo Jira per il monitoraggio della risoluzione dei bug, aprendo Notion per trovare le linee guida del marchio, aprendo Documenti Google per la modifica dei testi e poi passando a Sheets per aggiornare le metriche della campagna. Tutto questo prima delle 10 del mattino.
Ti suona familiare?
Stai assistendo alla proliferazione del lavoro e questo costa alle aziende l'incredibile cifra di 2,5 trilioni di dollari all'anno in termini di perdita di produttività.
Sebbene la trasformazione digitale promettesse di renderci più efficienti, in realtà ha creato un labirinto di strumenti scollegati che costringono il tuo team a dedicare più tempo alla gestione del lavoro che alla sua effettiva esecuzione.
❌ La cattiva notizia? Il lavoro non funziona per la maggior parte delle aziende.
✅ La buona notizia? Comprendere il work sprawl è il primo passaggio per risolverlo.
Che cos'è il lavoro sprawl?
Il lavoro sprawl è la frammentazione delle attività di lavoro su più strumenti, piattaforme e sistemi scollegati tra loro che non comunicano tra loro. Ciò finisce per creare inefficienze, silos di informazioni e cali di produttività in tutta l'organizzazione.
Pensate all'espansione urbana. Quando le città si espandono senza un piano adeguato, si finisce con quartieri scollegati, trasporti inefficienti e persone che passano più tempo a spostarsi che a vivere. La dispersione del lavoro crea lo stesso problema nel vostro ambiente di lavoro digitale. Invece di avere tutto ciò di cui avete bisogno in un unico spazio connesso, il lavoro del vostro team viene disperso in decine di app, costringendovi a un continuo "spostamento" tra gli strumenti.
📌 ecco un esempio perfetto*: il tuo team di prodotto utilizza Slack per le comunicazioni quotidiane, Asana per la gestione dei progetti, Jira per il tracciamento dei bug, Notion per la documentazione, Documenti Google per la scrittura collaborativa, Fogli Google per l'analisi dei dati e l'email per gli aggiornamenti ai client. Per lanciare una funzionalità/funzione, i membri del team devono passare da una piattaforma all'altra, copiando manualmente le informazioni, perdendo il contesto ad ogni passaggio e trascorrendo il 30% della loro giornata alla ricerca di ciò di cui hanno bisogno.
Espansione del lavoro vs. espansione dell'IA
🧠 Curiosità: nel 2024 il 78% delle organizzazioni utilizzava l'IA, rispetto al 55% del 2023.
Con l'uso dell'IA che sta diventando mainstream in tutti i ruoli, i professionisti non devono più affrontare solo il lavoro sprawl. L'IA sprawl è l'ultimo colpo alla produttività complessiva, con quasi un lavoratore su due costretto a passare da due o più strumenti di IA per completare una singola attività!
Lo stesso problema che ha afflitto il SaaS sta iniziando a colpire anche l'IA. 😬 La proliferazione delle app si sta trasformando in proliferazione dell'IA. Una serie di soluzioni puntuali che risolvono piccoli problemi isolati o che non risolvono affatto i reali problemi aziendali.
Questo è un incubo per i dipendenti. È troppo difficile capire quale strumento utilizzare e come utilizzarlo al meglio. Di conseguenza, il potere trasformativo dell'IA non viene mai realizzato appieno.
Questo è uno dei principali problemi che stiamo affrontando in ClickUp. Un'unica app con tutto il contesto di lavoro: progetti, chat, documenti, processi, conoscenze, dati. Ciò consente di creare automazioni IA personalizzate, flussi di lavoro e agenti. Standardizzando l'utilizzo dell'IA. E garantendo che funzioni davvero.
Lo stesso problema che ha afflitto il SaaS sta iniziando a colpire anche l'IA. 😬 La proliferazione delle app si sta trasformando in proliferazione dell'IA. Una serie di soluzioni puntuali che risolvono piccoli problemi isolati o che non risolvono affatto i reali problemi aziendali.
Questo è un incubo per i dipendenti. È troppo difficile capire quale strumento utilizzare e come utilizzarlo al meglio. Di conseguenza, il potere trasformativo dell'IA non viene mai realizzato appieno.
Questo è uno dei principali problemi che stiamo affrontando in ClickUp. Un'unica app con tutto il contesto di lavoro: progetti, chat, documenti, processi, conoscenze, dati. Ciò consente di creare automazioni IA personalizzate, flussi di lavoro e agenti. Standardizzando l'utilizzo dell'IA. E garantendo che funzioni davvero.
Ma come si confrontano il work sprawl e l'IA sprawl? Ecco una panoramica!
| Aspetto | *diffusione del lavoro | *diffusione dell'IA |
| Problema alla radice | Strumenti di lavoro multipli e scollegati del lavoro | Strumenti di IA multipli e scollegati tra loro |
| Sintomi tipici | Passare da un'app all'altra tra strumenti di progetto, documenti e chat | Passaggio da uno strumento IA all'altro tra ChatGPT, Claude e assistenti IA specializzati |
| Sfida informativa | Impossibile trovare il contesto di lavoro su più piattaforme | L'IA non può accedere al contesto del lavoro da altri strumenti |
| *impatto sulla produttività | il 61% del tempo viene dedicato alla ricerca/condivisione/aggiornamento delle informazioni | 44. l'8% degli strumenti di IA viene abbandonato entro un anno |
| Frustrazione dei dipendenti | Affaticamento degli strumenti e cambio di contesto | 79. il 3% ritiene che l'IA richieda un lavoro richiesto sproporzionato rispetto al valore ottenuto |
| Fattore costo | Sottoscrizioni SaaS sovrapposte + tempo perso | Sottoscrizioni IA sovrapposte + implementazioni fallite |
| *rischi per la sicurezza | Dati sparsi su piattaforme non gestite | il 60% dei lavoratori utilizza strumenti di IA non autorizzati con i dati aziendali |
L'impatto reale della dispersione del lavoro
Su Reddit, nella sezione r/produttività, qualcuno ha condiviso, in una condivisione, esattamente come si percepisce il lavoro sparpagliato:
Un altro utente di Reddit ha condiviso la condivisione di conseguenze più profonde e allarmanti della proliferazione delle app basate su SaaS:
Perché il lavoro sprawl è un problema sempre più diffuso?
Viviamo in una cultura in cui "ogni lavoro richiede lo strumento migliore". Ogni team, reparto o leader raccomanda la propria app preferita.
Oggi, un knowledge worker medio passa da un'app all'altra più di 3.600 volte al giorno, attivando/disattivando più di 3.600 volte al giorno, per un totale di oltre 4 ore alla settimana dedicate esclusivamente al passaggio da una piattaforma all'altra.
E questo non è l'unico motivo per cui la crisi dello sprawl del lavoro ha raggiunto un punto di svolta.
Altri fattori in gioco:
- il lavoro da remoto è in forte aumento*: le persone non lavorano più su una singola postazione, ma passano da un dispositivo all'altro, da uno schermo all'altro, da uno strumento all'altro, da un giorno all'altro. Improvvisamente, le attività iniziano su un canale, proseguono su un altro e finiscono... chissà dove. Questo tipo di frammentazione non aveva la stessa visibilità quando tutti lavoravano nello stesso ufficio, utilizzando gli stessi strumenti allo stesso modo. Ora è ovunque
- Le organizzazioni sono sotto pressione per fare di più: le aziende vogliono crescere più rapidamente, rimanere snelle e lavorare in modo più efficiente. L'istinto è quello di aggiungere uno strumento per risolvere ogni nuovo ostacolo. Tuttavia, ogni nuovo strumento, a meno che non sia strettamente connesso, rappresenta un altro potenziale punto di abbandono, un altro punto di attrito e un altro luogo in cui le cose possono scomparire o duplicarsi
- scala e complessità vanno di pari passo*: con la crescita delle aziende, la proliferazione degli strumenti aumenta in modo esponenziale: ciò che funziona per una startup di 10 persone diventa caos per un'azienda di 100 persone
- le integrazioni sono ancora scollegate*: meno del 28% degli strumenti di lavoro è integrato correttamente, costringendo i lavoratori a svolgere attività ridondanti come reinserire dati e duplicare il lavoro su più piattaforme
Sebbene ogni strumento possa risolvere un problema concreto, quando si accumulano, frammentano sottilmente il nostro modo di pensare e collaborare.
Segnali che indicano che la tua organizzazione sta lottando contro il work sprawl
Se ti ritrovi a pensare: "Ma non è così che tutti fanno il loro lavoro?", ripensaci.
Riconoscere il lavoro sprawl non è sempre facile, ma a lungo termine può sicuramente risparmiarvi grossi grattacapi, sia finanziari che legali e operativi.
Cerca questi segnali rivelatori. Indicano che la frammentazione sta silenziosamente riducendo la produttività del tuo team:
- i tuoi dipendenti vivono in un inferno di app. * Passano continuamente da uno strumento all'altro per completare singole attività, cambiando schermata ogni 47 secondi e perdendo tempo prezioso per concentrarsi. Ogni nuova scheda, ogni passaggio da uno strumento all'altro, è un piccolo sforzo mentale. E a volte non è evidente fino alla fine della giornata, quando tutti hanno gli occhi annebbiati e le ore di produttività sembrano... evaporate
- il lavoro viene duplicato o scompare in buchi neri digitali. * Teams risolvono inconsapevolmente gli stessi problemi con strumenti diversi o, peggio ancora, le decisioni critiche prese nelle conversazioni su Slack non vengono mai inserite nei sistemi di project management. Il contesto importante scompare tra le piattaforme
- il sovraccarico di riunioni è la norma. * Una quantità impressionante di tempo collettivo è dedicata alle riunioni, alcune delle quali esistono solo perché nessuno sa cosa sta realmente accadendo nei diversi strumenti
📮 Approfondimento ClickUp: I risultati del nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni indicano che i knowledge worker potrebbero dedicare quasi 308 ore alla settimana alle riunioni in un'organizzazione di 100 persone!
Ma se fosse possibile ridurre il tempo dedicato alle riunioni? L'area di lavoro unificata di ClickUp riduce drasticamente le riunioni inutili!
risultati reali: *Client come Trinetix hanno ottenuto una riduzione del 50% delle riunioni centralizzando la documentazione dei progetti, automatizzando i flussi di lavoro e migliorando la visibilità tra i team grazie alla nostra app Tutto per il lavoro. Immagina di recuperare centinaia di ore di produttività ogni settimana!
- La stanchezza da notifiche affligge tutti. Ogni strumento richiede la tua attenzione (ding, ping, snip, nudge) ed è difficile capire cosa sia davvero importante. Non è raro passare metà della giornata a reagire alle notifiche, senza ottenere stato significativo
- l'archeologia dell'informazione diventa un rituale quotidiano. * Il tuo team trascorre ore ogni giorno alla ricerca di informazioni che dovrebbero essere immediatamente accessibili. Le persone chiedono regolarmente: "Dove abbiamo messo quel documento?" o "Cosa è stato deciso su quel problema?"
- potresti anche notare un aumento della fatica da ricerca*. Le persone inseriscono parole chiave nelle app di ricerca sul posto di lavoro, sperando che lo strumento fornisca la risposta. Ma i risultati sono errati o obsoleti. Lo sforzo per trovare qualcosa spesso è pari a quello necessario per ricrearlo. Questo dovrebbe trigger un campanello d'allarme
- la leadership opera senza visibilità. * I manager non dispongono di informazioni in tempo reale sullo stato dei progetti, sulla capacità del team o sui potenziali ostacoli. I dati sono sparsi su sistemi scollegati tra loro, rendendo il processo decisionale strategico reattivo anziché proattivo
I costi nascosti e le conseguenze del lavoro sprawl
A prima vista, il lavoro sprawl sembra al massimo un piccolo inconveniente. Qualche scheda in più, qualche attivazione/disattivazione, magari un altro strumento nella pila. Ma in realtà sta prosciugando ore, denaro ed energia dalle organizzazioni in modi che si sommano più rapidamente di quanto la maggior parte dei leader si renda conto.
- esaurimento della produttività*: il tuo team perde 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni in sistemi frammentati, mentre la giornata lavorativa svanisce in lavori duplicati. Aggiungi i 3.600 passaggi da un'app all'altra che la maggior parte dei dipendenti effettua ogni giorno e ti ritroverai con un enorme sovraccarico cognitivo e settimane di produttività che svaniscono ogni anno, senza un singolo progetto da mostrare
- sovraccarico dei dipendenti e burnout epidemico*: la stanchezza da strumenti è reale. Il 79,3% degli oltre 1000 lavoratori intervistati nel sondaggio AI Sprawl Survey di ClickUp reportistica che il lavoro richiesto dall'IA è sproporzionato rispetto al valore del risultato. Quando le persone dedicano più energie alla gestione dei propri strumenti che al lavoro vero e proprio, è facile che si sentano rapidamente disimpegnate
- *perdite finanziarie: i costi finanziari sono altrettanto reali. Il sprawl SaaS diventa rapidamente un elemento a sei o sette cifre. Per contestualizzare, le aziende con soli 100 dipendenti perdono circa 420.000 dollari all'anno a causa di comunicazioni errate e strumenti non collegati tra loro
- Paralisi decisionale: quando i dati e le conversazioni sono disperse, i leader non riescono a vedere il quadro completo. Un team ha i numeri in un foglio di calcolo, un altro in una presentazione e un altro ancora in Jira. Quando finalmente si riescono a mettere insieme, il momento di agire è già passato. Questo ritardo uccide l'agilità. E nei mercati in rapida evoluzione, l'agilità è spesso la differenza tra essere all'avanguardia o rimanere indietro
Ora che sai perché è importante parlare di work sprawl, vediamo quali sono le cause e cosa puoi fare per stroncarlo sul nascere.
Cause della proliferazione del lavoro
La strada verso il lavoro sprawl è lastricata di buone intenzioni.
Qualcuno trova uno strumento che semplifica la vita, un team adotta una nuova app per un progetto e la dirigenza approva un'altra piattaforma perché "aumenterà l'efficienza". Moltiplica questo scenario per alcuni anni e ti ritroverai improvvisamente con un ecosistema di strumenti che non comunicano tra loro.
Ecco cosa succede dietro le quinte:
- mancanza di un'unica fonte di verità*: senza un sistema di registrazione unificato, ogni team crea la propria versione della realtà. Quando il lavoro è frammentato, nessuno sa quale documento, bacheca o canale contiene le informazioni più recenti. I teams prendono decisioni basate su dati obsoleti o, peggio ancora, lasciano incompiuti lavori importanti perché presumono che qualcun altro se ne stia occupando
- Lacune di integrazione: anche quando gli strumenti sono teoricamente collegati, la realtà è più complessa. Una conversazione su Slack non aggiorna automaticamente un ticket Jira; un documento su Google Drive non si sincronizza perfettamente con un'attività su Asana. Di conseguenza, i dipendenti finiscono per copiare, incollare e aggiornare manualmente i dati su più piattaforme. Ciò comporta ritardi, incongruenze ed errori umani
- *vuoto di responsabilità: la mancanza di chiarezza in merito alla titolarità e all'assegnazione delle attività alimenta il work sprawl. Quando le attività sono distribuite su diversi strumenti senza un'assegnazione o un monitoraggio coerente, è facile che qualcosa vada storto. "Chi se ne sta occupando?" diventa una domanda ricorrente. Quando qualcosa non funziona o manca, tutti puntano il dito contro sistemi diversi e la risoluzione dei problemi passa in secondo piano
L'ironia? Proprio gli strumenti pensati per aumentare la nostra produttività finiscono per creare la fase di frammentazione.
📮 Approfondimento ClickUp: in media, un professionista trascorre più di 30 minuti al giorno alla ricerca di informazioni relative al lavoro, per un totale di oltre 120 ore all'anno perse a setacciare email, thread di Slack e file sparsi. Un assistente IA intelligente integrato nel tuo spazio di lavoro può cambiare questa situazione.
Entra in ClickUp Brain. Fornisce informazioni e risposte immediate, individuando i documenti, le conversazioni e i dettagli delle attività giusti in pochi secondi, così puoi smettere di cercare e iniziare a lavorare.
💫 Risultati reali: Teams come QubicaAMF hanno recuperato più di 5 ore alla settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe realizzare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
Come superare il lavoro sprawl (+best practice)
Ormai lo sai bene quanto noi: l'antidoto alla dispersione del lavoro non è aggiungere altri strumenti. È la convergenza... dove tutte le funzioni lavorative essenziali operano come un sistema integrato anziché come parti scollegate.
Lascia che indoviniamo cosa stai pensando: come è possibile?
Abbiamo solo una parola per te: ClickUp!
ClickUp risolve definitivamente il problema della dispersione con l'app tutto per il lavoro che combina project management, gestione delle conoscenze e comunicazione in un unico posto, il tutto alimentato dall'IA per il lavoro più coesa al mondo, ClickUp Brain.
Oggi, oltre 3 milioni di Teams utilizzano ClickUp per lavorare più velocemente con flussi di lavoro più efficienti, conoscenze centralizzate e chat mirate che eliminano le distrazioni e usufruiscono della produttività organizzativa.
Il nostro CEO, Zeb Evans, spiega il perché in questo post su LinkedIn:
Ti mostriamo come potenziare la convergenza nella tua organizzazione, con ClickUp come unica fonte di verità e azione.
1. Crea un'area di lavoro unificata
Immagina questo: invece di indirizzare il tuo team a quattro o cinque strumenti separati con login e esperienze utente diversi, tutti, dal marketing all'ingegneria, approdano in un'unica area di lavoro sicura e organizzata. Questo è ciò che diventa area di lavoro di ClickUp: un ecosistema personalizzabile con spazi individuali per ogni reparto, una gerarchia di progetti ben definita con cartelle → elenchi → attività e attività secondarie, e autorizzazioni finemente calibrate affinché le informazioni rimangano contenute ma connesse.
Cosa lo rende così persistente?
La maggior parte degli strumenti tradizionali di project management considera la comunicazione un aspetto secondario, costringendo i team a passare da una piattaforma all'altra, come Slack e Asana, solo per discutere di un'attività.
clickUp Chat, invece, è integrato nelle tue attività, *non in una finestra separata. Ciò significa che puoi discutere strategie, tag allegati, prendere decisioni, il tutto senza perdere il contesto dell'attività. Si tratta di una conversazione in tempo reale, organizzata in thread e utilizzabile, non frammentata su più piattaforme.
Inoltre, le lavagne online di ClickUp consentono sessioni di brainstorming in tempo reale che trasformano le idee in attività concrete con un solo clic. Allo stesso tempo, ClickUp Documenti consentono al tuo team di collaborare in tempo reale alla creazione e alla modifica di documenti di progetto, schemi strategici e piani, con una ricca formattazione e attività integrate.
Ciò che distingue ClickUp è il modo in cui questi strumenti sono interconnessi. I commenti assegnati creano responsabilità, mentre i campi personalizzati e le discussioni in thread sulle attività di ClickUp mantengono tutto il contesto centralizzato.
2. Potenzia i flussi di lavoro con un'IA contestuale che comprende i tuoi dati
Cosa rende potente un sistema /IA?
Sì, sono i dati che inserisci.
Ora, immagina un livello di IA costruito su tutti i tuoi dati di lavoro. Intendiamo proprio tutti: progetti, attività, Sequenza, incarichi e persino messaggi. Immagina cosa potresti fare con tutto questo. Le email che potresti smettere di inviare, le riunioni che potresti cancellare, le ore che potresti recuperare.
Ora, immagina di poter iniziare a usarlo oggi stesso: con ClickUp Brain, puoi farlo.
Tutti gli strumenti generici di IA disponibili sul mercato, da Claude a ChatGPT, funzionano in modo isolato, costringendoti a provider manualmente il contesto ogni volta.
ClickUp Brain, al contrario, è l'intelligenza artificiale più completa e contestualizzata al mondo, in grado di comprendere tutti i dati del tuo spazio di lavoro e fornire assistenza intelligente in ogni aspetto del lavoro.
https://www. linkedin. com/posts/christopher-john-day_you-wont-believe-what-i-just-Da fare-with-ClickUp-activity-7358436633995587584-fZCr?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACd1q9gBEM2xWs2Vld4MdLW7ifWDVybjTjA
Poiché ClickUp Brain apprende continuamente dalla terminologia, dalle priorità e dai processi specifici della tua organizzazione, è in grado di:
- *scrivi documenti di progetto completati di riferimenti accurati, retros e proiezioni in pochi secondi anziché in ore
- riassumili i tuoi documenti ClickUp, i thread delle attività, gli aggiornamenti e i commenti nella finestra In arrivo* per ottenere i punti chiave senza dover sfogliare pagine e pagine
- crea attività e attività secondarie da input in linguaggio naturale*, delegandole e assegnando loro automaticamente una priorità in base al contesto del progetto tramite campi IA come IA Assign e IA Prioritize
- trascrivi le registrazioni audio e video*, ovvero i tuoi ClickUp Clip, in testo, quindi riepilogare/riassumere
- genera aggiornamenti di stato e riepiloghi/riassunti dei progressi* su tutte le attività dell'area di lavoro senza dover compilare manualmente i dati
- *esegui la ricerca enterprise basata sull'IA su tutte le attività, i documenti, le chat e persino le app esterne di ClickUp, ottenendo rapidamente risposte ricche di contesto
Nella vita reale, è davvero semplice come chiedere a Brain: "Cosa abbiamo deciso riguardo al lancio del terzo trimestre?" e ottenere immediatamente la decisione chiave, senza dover cercare tra una stringa di file, thread di Slack o ricordi vaghi.
💡 Suggerimento: con Brain MAX, ClickUp riunisce tutti i principali modelli di IA (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, ecc.) in un'unica super app contestualizzata , riducendo la proliferazione di sottoscrizioni multipli e mantenendo tutte le tue risorse di IA in un'unica piattaforma coerente.
Inoltre, usufruisci di una produttività voice-first che esegue le tue attività 4 volte più velocemente rispetto alla digitazione. Basta dettare ciò che desideri e Talk to Testo lo trascriverà e lo metterà in pratica con te con il contesto completo e la massima precisione!
Il risultato? Un secondo cervello che ricorda, riepiloga/riassume e risponde, così il tuo team smette di cercare e inizia a lavorare.
3. Automazione le attività ripetitive e crea la connessione per ciò che non puoi consolidare
Non tutti gli strumenti possono (o devono) scomparire. La finanza può risiedere in un sistema, il design in un altro. E va bene così. La chiave è l'automazione dei passaggi di consegne e la centralizzazione degli elementi essenziali.
ClickUp ha una connessione con oltre 1.000 app, quindi anche quando il lavoro coinvolge sistemi esterni, gli aggiornamenti continuano a fluire in un unico hub centrale.
Le automazioni di ClickUp gestiscono flussi di lavoro ripetitivi e basati su regole, come l'assegnazione delle attività alla persona giusta quando lo stato di un'attività cambia o l'aggiornamento delle date di scadenza quando le attività dipendenti cambiano, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alla logistica e più tempo al lavoro che fa la differenza.
Ma il lavoro raramente si svolge in modo prevedibile, vero?
È qui che servono automazioni in grado di rispondere e adattarsi in modo intelligente alle situazioni in evoluzione. Scopri gli agenti Autopilot di ClickUp.
A differenza delle automazioni dei flussi di lavoro convenzionali che si limitano a trigger azioni in base a condizioni prestabilite, gli agenti Autopilot monitorano costantemente il tuo spazio di lavoro, valutano il contesto e prendono decisioni intelligenti su ciò che deve essere fatto dopo.
Considerali come colleghi specializzati in /IA in grado di:
- leggi un documento con la nota di una riunione e genera automaticamente delle attività* con scadenze senza passaggi manuali
- *seleziona gli invii di bug ed estrai il sentiment degli utenti, l'urgenza e il potenziale impatto, stabilendo le priorità di risoluzione
- *esamina attentamente le candidature tramite un modulo ClickUp , valutale e scrivi un riepilogo/riassunto che ne descriva l'idoneità direttamente nel tuo elenco di monitoraggio dei candidati
- monitora i progressi degli sprint settimana dopo settimana e pubblica aggiornamenti immediati* sui canali di leadership nella chat di ClickUp
👀 Lo sapevi? Puoi utilizzare gli agenti predefiniti in ClickUp, come "Team Standup" o "Risposte automatiche nella chat", oppure creare i tuoi agenti personalizzati senza codice, su misura per i tuoi flussi di lavoro unici.
4. Ripristina chiarezza e fiducia con visibilità e approfondimenti basati sull'IA
Se potessimo suggerire un antidoto alla frammentazione, sarebbe la chiarezza in tempo reale, senza richiedere aggiornamenti manuali.
I dashboard personalizzati di ClickUp rendono tutto questo possibile. Utilizzali per visualizzare lo stato, i colli di bottiglia, il carico di lavoro e gli obiettivi, il tutto alimentato automaticamente da dati in tempo reale. Puoi anche inserire schede IA che evidenziano informazioni chiave, come "Il team X è in ritardo del 30%" o "Il budget sembra stretto questa settimana", senza dover cercare manualmente nei report.
Gli StandUp™ con l'IA e i riassunti delle attività mantengono passivi gli aggiornamenti di stato. Gli agenti AI automatizzano l'invio di report giornalieri o settimanali che evidenziano ritardi o opportunità non affrontati. Tutto questo senza ulteriori riunioni che potrebbero essere sostituite da un'email o da ulteriori operazioni di copia e incollare per il team.
Quando i tuoi dirigenti possono visualizzare dashboard di progetto accurati e consolidati e ricevere aggiornamenti personalizzati basati sull'IA, la fiducia cresce in modo naturale. Niente congetture. Niente fogli di calcolo sparsi. Solo una visione chiara del lavoro effettivo, dello stato e dell'impatto.
Siamo chiari: superare il work sprawl non significa riunire tutto in un'unica app per semplicità. Si tratta di creare un tessuto connesso e intelligente in cui il lavoro viene svolto, evolve e informa il passaggio successivo, senza costringere il team a interrompere il flusso.
Ecco perché ClickUp è il sistema perfetto per fermare la proliferazione e trasformare la frammentazione in concentrazione.
📚 Leggi anche: Software gratis per la project management
Il quadro di riferimento per la prevenzione della dispersione del lavoro
Lungi dall'essere un'operazione di pulizia una tantum, eliminare il work sprawl è simile all'implementazione di un framework che mantiene allineati strumenti, flussi di lavoro e persone. Pensalo come tre passaggi semplici ma potenti: Verifica, Consolida, Gestisci.
Passaggio 1: Verifica
Inizia mappando il tuo panorama attuale. Elenco tutti gli strumenti in uso, a cosa servono e chi ne è responsabile. Rimarrai sorpreso da quante sovrapposizioni emergeranno: tracker di progetto multipli, archivi di file duplicati e persino shadow IT. Non puoi risolvere ciò che non vedi.
Come ha confessato un responsabile IT su Reddit:
Siamo riusciti a gestirlo solo quando abbiamo capito che si trattava principalmente di un problema di approvvigionamento... Dovete essere i guardiani di ogni strumento introdotto nell'ambiente... Una volta che avete il controllo su ciò che entra, potete iniziare a consolidare ciò che avete... Abbiamo bisogno di SurveyMonkey con i moduli integrati di Microsoft che lavorano? Abbiamo bisogno di uno strumento di gestione dello spazio separato ora che Zoom lo ha integrato? Abbiamo bisogno di Docusign ora che questa funzione è disponibile nel nostro strumento di spazio di archiviazione dei documenti? Ovviamente tutto questo sarà dettato dalla vostra strategia IT a lungo termine.
Siamo riusciti a gestirlo solo quando abbiamo capito che si trattava principalmente di un problema di approvvigionamento... Dovete essere i guardiani di ogni strumento introdotto nell'ambiente... Una volta che avete il controllo su ciò che entra, potete iniziare a consolidare ciò che avete... Abbiamo bisogno di SurveyMonkey con i moduli integrati di Microsoft? Abbiamo bisogno di uno strumento di gestione dello spazio separato ora che Zoom lo ha integrato? Abbiamo bisogno di Docusign ora che questa funzione è disponibile nel nostro spazio di archiviazione dei documenti? Ovviamente tutto questo sarà dettato dalla vostra strategia IT a lungo termine.
Passaggio 2: Consolidare
Poi, elimina il rumore. Decidi quali piattaforme sono davvero fondamentali per il tuo lavoro e centralizza tutto attorno a esse. Per la maggior parte dei team, questo significa scegliere un unico area di lavoro in cui riunire attività, documenti, chat e obiettivi.
Nella soluzione di project management di ClickUp, consolidamento non significa compromesso: puoi continuare a connettere oltre 1.000 app, ma il lavoro principale è in un unico posto, rendendo immediatamente disponibile il contesto.
Un rapporto di IDC ne evidenzia l'impatto: il consolidamento del SaaS può ridurre i costi relativi agli strumenti fino al 30% e aumentare la produttività del personale di circa il 25%.
Passaggio 3: Governare
Infine, stabilisci regole chiare per l'adozione degli strumenti e la comunicazione. Definisci dove devono avvenire le conversazioni, come vengono assegnate le attività e cosa significa "terminato" per tutti i team.
La governance spesso fallisce perché si basa sulla memoria delle persone: dove documentare, come aggiornare e quale processo seguire.
clickUp AI ribalta questa dinamica: invece di essere le persone ad adattarsi al processo, è il processo che si adatta a loro. *
Ecco come si presenta nella pratica:
Caso d'uso 1: garantire la coerenza dei processi
⚙️ Processo: dopo una chiamata settimanale con il client, le note della riunione prese dall'AI Notetaker di ClickUp arrivano nella tua finestra In arrivo ClickUp. Gli agenti Autopilot estraggono automaticamente le decisioni chiave, generano attività di follow-up con i titolari e le scadenze e le inseriscono nello spazio corretto.
🎯 Impatto: i Teams non dimenticano più di aggiornare le attività, assegnare la titolarità o effettuare il monitoraggio dei risultati. La governance, ovvero "ogni riunione deve produrre elementi concreti", viene applicata senza bisogno di controlli umani.
Caso d'uso 2: Mantenere un'unica fonte di verità
⚙️ Processo: Viene caricato un documento con una nuova strategia di campagna. ClickUp Brain lo riepiloga/riassume automaticamente; gli agenti lo collegano all'attività principale e inviano un briefing al canale di chat del team pertinente.
🎯 Impatto: Invece di cercare quale sia la versione "definitiva", l'IA centralizza il contesto e favorisce l'allineamento. La governance, ovvero "le decisioni e i documenti devono essere collegati ai risultati finali", avviene in tempo reale.
Caso d'uso 3: supervisione immediata per i leader
⚙️ Processo: I dirigenti hanno bisogno di un Pulse prima di una riunione della Bacheca. Invece di richiedere reportistica manuale, possono chiedere a ClickUp Brain: "Mostrami gli ostacoli ai nostri 5 progetti strategici principali".
🎯 Impatto: La governance, ovvero la "visibilità dei leader sulle iniziative chiave", non ha più dipendenza dal lavoro di raccolta dati da parte delle persone. L'IA garantisce informazioni approfondite su richiesta.
Ecco come i Teams scalano la governance senza scalare la burocrazia.
Ecco un esempio reale che illustra il modello di prevenzione della dispersione del lavoro, tratto direttamente dalle testimonianze dei clienti personalizzati di ClickUp
🤝 Caso di studio: come ClickUp ha dato visibilità e reso risolvibile il lavoro sproloquio per RevPartners
Prima di ClickUp, RevPartners, un'azienda agile che offre servizi RevOps, era alle prese con troppi strumenti: Notion, Trello, Asana, Airtable, Teamwork, Wrike e persino Coda. io. Era un mosaico di piattaforme che è diventato ingestibile quando il team remoto ha superato i dieci client e i dieci dipendenti.
Lavoro con strumenti disparati, complicando i processi e ostacolando la crescita
Il lavoro con strumenti disparati complica i processi e ostacola la crescita
Il punto di rottura è arrivato quando Matt ha dovuto iniziare a scrivere codice manualmente per le funzioni di automazione e risolvere problemi difficili da risolvere. Sapeva di aver bisogno di una piattaforma di produttività potente in grado di integrarsi con altre soluzioni.
Poi... ho scoperto ClickUp. ClickUp ha cambiato la mia vita e il modo in cui gestisco il mio Business
Poi... ho scoperto ClickUp. ClickUp ha cambiato la mia vita e il modo in cui gestisco il mio Business
Ecco come il loro percorso rispecchia il nostro modello Audit → Consolidamento → Governance e perché è uno degli esempi più significativi nel mondo reale di come eliminare il work sprawl.
| Fase del framework | cosa ha fatto RevPartners* | clickUp funzionalità/funzioni utilizzate* | *risultati |
| Audit | Gli strumenti realizzati erano sparsi e stavano diventando ingestibili | L'audit ha evidenziato la necessità di un sistema unificato | La chiarezza sulla dispersione ha accelerato il consolidamento degli strumenti |
| Consolidare | Trasferimento di tutte le operazioni (risultati finali, documento dei processi, coordinamento del team) su ClickUp | Documenti per la conoscenza dei processi, dashboard per la visibilità del team, sprint e flusso di lavoro per una consegna agile | consegna dei progetti ai client più veloce del 64%; piano dei progetti più veloce dell'83%; risparmio sui costi del 50% |
| Govern | Playbook di progetto standardizzati utilizzando i modelli ClickUp; visualizzazioni controllate dei client | Modelli, dashboard, autorizzazioni, visualizzare | Pod trasparenti, passaggi di consegne più fluidi, scalabilità efficiente |
Grazie alla centralizzazione in un'app all-in-one come ClickUp, ogni aspetto del lavoro (documentazione, consegna dei progetti, punti di contatto con i client) è stato integrato in un sistema coerente e connesso. ClickUp Documenti ha trasformato i processi statici in conoscenze vive e condivisibili, mentre le dashboard sono diventate l'unico punto di riferimento per tutti i pod. Il loro "sistema di playbook" interno ha ridotto un processo di piano dei progetti disordinato e articolato in quattro passaggi a un modello in tre passaggi in ClickUp, implementabile in pochi secondi.
L'impatto parla chiaro:
- Risparmio del 50% sui costi, consolidamento delle licenze degli strumenti ed eliminazione delle sottoscrizioni ridondanti
- consegna dei progetti ai client più veloce del 64%*: ciò significa che i client possono iniziare a lavorare più rapidamente e che le risorse non vengono sprecate in attività inutili
- Riduzione dell'83% dei tempi di implementazione dei piani dei progetti, da circa 30 minuti a circa 5 minuti
Dane Dusthimer, Traffic Partner presso RevPartners, ha concluso:
Senza ClickUp, non saremmo in grado di individuare rapidamente le lacune nel lavoro e nei processi. La possibilità di vedere le attività senza data di scadenza, le attività scadute, le attività senza punto dello sprint e le attività senza assegnatari mi aiuta a mantenere lo slancio in avanti tra i team e i progetti. Queste metriche non sono disponibili nella maggior parte dei software di project management.
Senza ClickUp, non saremmo in grado di individuare rapidamente le lacune nel lavoro e nei processi. La possibilità di vedere le attività senza data di scadenza, le attività scadute, le attività senza punti dello sprint e le attività senza assegnatari mi aiuta a mantenere lo slancio in avanti tra i Teams e i progetti. Queste metriche non sono disponibili nella maggior parte dei software di project management.
🧠 Curiosità: i Teams che passano a ClickUp riportano di aver sostituito in media più di 3 strumenti, risparmiando almeno 3 ore alla settimana!
📚 Leggi anche: Modelli di project management
Il futuro del lavoro: come cambierà il lavoro entro il 2030
Con l'avvicinarsi del 2030, tre forze convergenti stanno ridefinendo il modo in cui il lavoro viene terminato e le aziende che non si adattano rischiano di rimanere indietro.
IA diventa il grande fattore di differenziazione, ma solo se contestualizzata
Entro il 2030, l'IA non sarà più solo una funzionalità/funzione accessoria, ma diventerà la colonna portante dell'intelligenza organizzativa.
Tuttavia, i dati attuali rivelano una realtà preoccupante: mentre il 72% delle aziende ha in piano ulteriori investimenti nell'IA, ben il 36% delle organizzazioni non riporta alcun impatto tangibile a livello enterprise derivante dai propri investimenti in questo settore.
La nostra opinione? La differenza tra l'esito positivo e il fallimento dell'IA dipende dal contesto. Le organizzazioni con piattaforme di lavoro unificate otterranno un vantaggio competitivo grazie ai loro sistemi di IA che apprendono da dati completi e con connessione anziché da silos frammentati.
La grande consolidazione accelera
Quasi 8 aziende su 10 nel recente sondaggio stanno consolidando i propri stack tecnologici o valutando opzioni di consolidamento.
Le discussioni su Reddit forniscono supporto a questa tendenza.
Un professionista delle operazioni di prodotto afferma:
Mi occupo di operazioni di prodotto e all'interno dell'azienda c'è molta pressione per consolidare i nostri strumenti. "Perché avete bisogno sia di Jira che di Productboard? Sono entrambi elencati come software di project management!" 😒 È una situazione che si verifica ovunque, dagli strumenti per i dati al CRM, da Slack/Teams a... non so, i partner di pagamento. Soprattutto nelle aziende più grandi, i team di gestione dei fornitori vogliono ridurre i costi consolidando i contratti e i fornitori in modo da avere un maggiore potere d'acquisto.
Mi occupo di operazioni di prodotto e all'interno dell'azienda c'è molta pressione per consolidare i nostri strumenti. "Perché avete bisogno sia di Jira che di Productboard? Sono entrambi elencati come software di project management!" 😒 È una situazione che si verifica ovunque, dagli strumenti per i dati al CRM, da Slack/Teams a... non so, i partner di pagamento. Soprattutto nelle aziende più grandi, i team di gestione dei fornitori vogliono ridurre i costi consolidando i contratti e i fornitori in modo da avere un maggiore potere d'acquisto.
Un professionista della sicurezza informatica interviene:
A mio avviso, in alcuni casi la soluzione è consolidare gli strumenti. Esistono molte piattaforme che offrono un'ampia gamma di funzionalità in grado di ridurre il numero di strumenti diversi. Sono preintegrate, il che riduce il tempo complessivo impiegato. Non esiste uno strumento in grado di fare tutto, ma penso che l'idea di sostituire 3 strumenti con 1 sia praticabile in molti casi (non in tutti)
A mio avviso, in alcuni casi la soluzione è consolidare gli strumenti. Esistono molte piattaforme che offrono un'ampia gamma di funzionalità in grado di ridurre il numero di strumenti diversi. Sono preintegrate, il che riduce il tempo complessivo impiegato. Non esiste uno strumento in grado di fare tutto, ma penso che l'idea di sostituire 3 strumenti con 1 sia praticabile in molti casi (non in tutti)
Le organizzazioni che passano da soluzioni puntuali a strategie basate su piattaforme non si limitano a considerare il semplice risparmio sui costi. Si concentrano anche sulla gestione di un elevato carico cognitivo e sul calo della produttività sul posto di lavoro.
I dati di un sondaggio condotto da ClickUp confermano questa tendenza: il 77,5% dei lavoratori si sentirebbe indifferente o sollevato se metà dei propri strumenti scomparisse.
Il lavoro contestualizzato diventa un vantaggio competitivo
McKinsey stima che le organizzazioni che adottano piattaforme di lavoro integrate e basate sull'IA potrebbero registrare aumenti di produttività nell'intervallo del 3 al 40%, a seconda della funzione.
Le aziende che eliminano subito il lavoro sparpagliato entreranno nel prossimo decennio con sistemi unificati che consentono un processo decisionale più rapido, una collaborazione senza soluzione di continuità e un'automazione intelligente, mentre i loro concorrenti dovranno lottare con strumenti frammentati e dati isolati.
https://www. linkedin. com/posts/zebevansclickup_one-app-to-replace-them-all-thats-stupid-activity-7363599808185393152-0ZY0?utm_source=condivisione&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACd1q9gBEM2xWs2Vld4MdLW7ifWDVybjTjA
Non lasciare che il lavoro si espanda in modo incontrollato
Il work sprawl non è solo un problema di produttività, ma una malattia organizzativa che peggiora nel tempo. Ogni nuovo strumento aggiunto senza un'integrazione strategica crea maggiore frammentazione, più cambiamenti di contesto e dipendenti più frustrati che trascorrono le loro giornate gestendo il lavoro invece di svolgerlo.
Quindi, dovresti vietare i nuovi strumenti o costringere tutti a tornare alle email e ai fogli di calcolo? Certo che no! Scegli la convergenza invece del caos. Le organizzazioni che consolidano il proprio ecosistema di lavoro attorno a una piattaforma unificata come ClickUp, l'app tutto per il lavoro, stanno risolvendo il problema dell'espansione incontrollata di oggi e allo stesso tempo si stanno preparando per il futuro, in vista di un ambiente di lavoro basato sull'IA.
ClickUp elimina la dispersione del lavoro riunendo attività, documenti, obiettivi, chat, lavagne online e IA contestuale in un'unica piattaforma. Quando il contesto di lavoro risiede in un unico sistema, l'IA diventa esponenzialmente più potente, le automazioni diventano più intelligenti e il tuo team può finalmente concentrarsi su ciò che sa fare meglio invece di lottare con strumenti scollegati tra loro.
Aspettare è perdere tempo. Non farlo.
Ottieni subito questo vantaggio competitivo: registrati su ClickUp gratis!
Domande frequenti (FAQ)
In che modo il work sprawl influisce sulla produttività?
Il work sprawl crea una cascata di perdite di produttività. Obbliga i dipendenti a passare da un'app all'altra, a cercare informazioni e a duplicare il lavoro. Il risultato: perdita di concentrazione, rallentamento del processo decisionale e fino a quattro ore alla settimana sprecate solo per il cambio di contesto, tempo che potrebbe essere dedicato a stato significativo.
Come misurate il costo della dispersione del lavoro?
Per misurare il costo della dispersione del lavoro, considera le ore sprecate, il lavoro richiesto duplicato, le sottoscrizioni SaaS ridondanti e i cicli decisionali ritardati. Per molte aziende, ciò si traduce in milioni di euro all'anno in termini di perdita di produttività, aumento del turnover dovuto al burnout e spese software inutili.
Qual è la differenza tra proliferazione degli strumenti e proliferazione del lavoro?
Il proliferare degli strumenti si riferisce alla proliferazione delle app all'interno di un'organizzazione. Il proliferare del lavoro è la conseguenza più ampia: attività, conversazioni e conoscenze diventano frammentate tra queste app, portando a inefficienza, ridondanza e perdita di chiarezza.
In che modo /IA può aiutare a ridurre il work sprawl?
La project management basata sull'IA riduce al minimo la fatica di ricerca, automatizza i flussi di lavoro ripetitivi e rafforza la governance mettendo immediatamente in evidenza il contesto. In ClickUp, ClickUp Brain e Autopilot Agents consolidano l'intelligenza direttamente nel tuo spazio di lavoro, riducendo il passaggio da un'app all'altra e rendendo i processi fluidi senza lavoro richiesto aggiuntivo.
Quali sono gli strumenti migliori per eliminare il work sprawl?
Gli strumenti migliori unificano i flussi di lavoro invece di moltiplicarli. Piattaforme come ClickUp riuniscono attività, documenti, chat, lavagne online, obiettivi, dashboard e IA in un hub. Ciò riduce la frammentazione, taglia i costi di gestione dei progetti e offre ai Teams un'unica fonte di verità invece di dover rincorrere aggiornamenti sparsi.