Che si tratti di capire i processi di sviluppo, di decifrare le modalità di installazione di un software o di capire i piani di costruzione di un nuovo prodotto, la documentazione tecnica aiuta le persone a terminare il lavoro.
Ma Da fare per essere sicuri di creare una buona documentazione tecnica?
Fortunatamente, siamo qui per rispondere a questa domanda. 🤩
Sebbene la documentazione tecnica non goda di una reputazione affascinante o eccitante, ciò non significa che non ci si possa divertire un po' a crearla.
In effetti, la creazione di documenti tecnici è un'ottima opportunità per indossare il cappello del pensiero creativo, legare con i colleghi e fornire informazioni vitali per i lettori, il che aggiunge uno scopo alle vostre attività.
Con queste premesse, approfondiamo il tema della documentazione tecnica, compresi i suoi vantaggi e le best practice. Inoltre, illustreremo il processo di creazione in un passaggio, in modo che sappiate come scrivere una documentazione tecnica che brilli. ✨
(Bonus: sveleremo anche l'esistenza di un assistente IA che può accelerare il processo)
Che cos'è la documentazione tecnica?
La documentazione tecnica è una risorsa scritta che illustra le funzionalità/funzioni di un prodotto o di uno strumento. Questo tipo di scrittura tecnica può concentrarsi sull'architettura del progetto, sulle procedure operative standard (SOP), sui manuali d'istruzione, sui casi d'uso o sulle guide "come fare". 🛠️
La documentazione tecnica varia notevolmente a seconda dell'argomento e dell'argomento a cui è destinata. A differenza delle proposte aziendali, dei piani aziendali o dei comunicati stampa, la documentazione tecnica si concentra su argomenti (come si può intuire) tecnici.
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Creare un nuovo documento da qualsiasi punto dell'area di lavoro di ClickUp
Alcuni documenti tecnici sono destinati all'uso interno per definire i processi di sviluppo e le best practice per lo sviluppo di strumenti e l'aggiunta di nuove funzionalità. Altri redattori tecnici utilizzano questo tipo di documentazione per aiutare l'utente a navigare tra i nuovi prodotti e a scoprire nuovi modi di utilizzarli.
La maggior parte degli sviluppatori e dei progettisti crea decine di tipi diversi di documentazione tecnica nel corso del ciclo di vita dello sviluppo del software (SDLC). In generale, questo tipo di documentazione è redatta da redattori tecnici.
Tuttavia, gli ingegneri del software, gli esperti di materia (PMI) e i membri dei team di prodotti software di primo livello spesso creano documentazione tecnica come parte dei loro elenchi di attività quotidiane. Sia che siate professionisti o che abbiate appena iniziato, la scrittura della documentazione tecnica presenta molti vantaggi.
Qual è l'importanza di scrivere documentazione tecnica?
La documentazione tecnica è uno strumento chiave per aiutare le persone a comprendere i vostri prodotti, servizi e processi. Da fare non solo per aiutare gli utenti, ma anche per costruire un team migliore e più efficiente. Ecco alcuni dei motivi per cui la documentazione tecnica è fondamentale per il vostro esito positivo. 💪
Permette di prendere decisioni migliori
La documentazione tecnica aiuta il team a capire come funziona un determinato strumento. Quando è il momento di aggiungere nuove funzionalità/funzione, possono facilmente fare riferimento ai documenti tecnici interni per vedere le procedure.
Questi documenti forniscono un database centralizzato di informazioni, evitando ai provider di perdersi tra email o chat per trovare i dettagli di cui hanno bisogno.
Migliora l'esperienza dell'utente
Una grande capacità di scrittura tecnica porta a documenti informativi che semplificano l'esperienza dell'utente. Molti sviluppatori aggiungono documenti tecnici o documentazione di progetto all'interno dell'app o del prodotto, in modo che gli utenti non debbano cambiare schermata per ottenere aiuto.
Collaborate in tempo reale e conservate i vostri dati in modo sicuro in un'unica posizione con ClickUp Docs
Oltre ai contenuti tecnici scritti, immagini come grafici, titoli cancellati e infografiche aggiungono contesto. In questo modo, gli utenti con meno conoscenze tecniche possono ottenere il massimo dalla vostra produttività.
Riduce l'impegno dei team del supporto clienti
Con una documentazione tecnica organizzata, ponderata e ben eseguita, il team del supporto clienti non sarà più costretto a rispondere alle richieste ridondanti dei clienti. Quando si spiegano informazioni complesse in guide e FAQ pratiche, i clienti sono in grado di ottenere risposte alle loro domande e di risolvere problemi semplici da soli.
Meno errori e migliore formazione
Quando si documentano i processi tecnici e le funzionalità/funzione, c'è meno possibilità di commettere errori perché si ha un'unica fonte di verità. Inoltre, è più facile formare utenti, stakeholder e membri del team quando si ha a disposizione una buona documentazione tecnica.
Questo significa più tempo per l'innovazione e la creazione di nuove idee. 💡
Offre un modo per memorizzare le idee
La documentazione tecnica crea una tabella di marcia per le idee future e documenta anche i progetti passati in un luogo facile da trovare. Si può facilmente fare riferimento ai documenti precedenti per vedere su cosa si è lavorato e trarre spunti per le iterazioni future.
Personalizzate facilmente le vostre lavagne online con l'aggiunta di documenti, attività e altro ancora
In altre parole, i documenti tecnici giusti aiutano a costruire roadmap di prodotto per visualizzare le offerte future e comprendere la situazione attuale. È lo strumento perfetto per stabilire le procedure e al tempo stesso incoraggiare l'innovazione e la creatività.
Aumenta la comunicazione
Per sua natura, la creazione di documentazione tecnica è un lavoro richiesto dalla collaborazione. Ciò significa che aumenta la comunicazione e crea connessioni all'interno del team. Tutti devono lavorare insieme per creare un documento utile e ricco di informazioni, e le diverse prospettive offrono una migliore comprensione. 🤝
Con una solida documentazione interna, i membri del team possono lavorare in modo più efficiente da soli. Possono fare riferimento alla documentazione esistente per rispondere alle domande e possono accedere alle risorse per creare nuove funzionalità/funzioni.
Aumenta la sicurezza
La documentazione tecnica interna getta le basi per una migliore sicurezza e per la conformità con gli enti normativi. Nei vostri documenti, evidenziate le procedure di sicurezza e le best practice per la creazione di nuove funzionalità e la condivisione della documentazione con il pubblico.
I 2 principali tipi di documentazione tecnica
Esistono diversi tipi di scrittura tecnica e documentazione, ma la maggior parte rientra in due categorie distinte: documentazione di prodotto o documentazione di processo. 📃
Documentazione di prodotto
La documentazione di prodotto riguarda il prodotto stesso, comprese le funzionalità/funzione principali e le istruzioni di passaggio per il suo utilizzo. L'esempio più comune di documentazione di prodotto è rappresentato dalle guide all'esperienza utente (UX) su come utilizzare un software o uno strumento specifico.
Un altro esempio di documentazione di prodotto è un manuale di riparazione che spiega come risolvere i problemi del prodotto stesso. La categoria può essere ulteriormente suddivisa per concentrarsi sulla documentazione di sistema del prodotto, che ha lo scopo di informare i team di sviluppo del prodotto e la produttività, e sulla documentazione per l'utente che aiuta il cliente a navigare nel prodotto.
I tipi di documentazione tecnica di prodotto includono:
- Progettazione UX, comprese le guide di stile UX e le personas dell'utente
- Schede dei requisiti di produttività
- Descrizioni dei prodotti
- Documentazione API
- Documentazione del codice sorgente
- Aggiornamenti delle funzionalità/funzione
- Guide per l'utente finale, comprese le FAQ, le note di rilascio, le guide alle modalità di utilizzo e le esercitazioni di formazione
- Progettazione tecnica/architettura
- Manuali per l'utente, come le guide alle operazioni, i manuali di istruzione e i manuali di installazione
Documentazione di processo Documentazione del processo è più che altro un documento tecnico dietro le quinte. Questi documenti hanno lo scopo di illustrare o spiegare i processi e le procedure utilizzate per creare la produttività. I documenti di processo includono piani di progetto, piani di test e guide interne per la risoluzione dei problemi. 🎯
Il traguardo dei documenti di processo sono gli sviluppatori e i progettisti di produttività e software. Questi documenti mirano a rispondere alle domande più comuni, a definire le tabelle di marcia per la costruzione dello strumento e a offrire chiarimenti.
Esempi di documentazione di processo sono:
- Programmi di test
- Procedure operative standard per i flussi di lavoro di sviluppo
- Libri bianchi e casi di studio
- Piani di progetto
- Roadmap di prodotto
Come scrivere la documentazione tecnica
Siete pronti a realizzare documenti tecnici migliori e a creare bozze che rendano il vostro team più efficiente? Ecco come scrivere la documentazione tecnica utilizzando software e strumenti di scrittura come ClickUp Docs e l'assistente di scrittura ClickUp AI. ✍️
1. Analizzare e decidere chi è il vostro pubblico per creare contenuti mirati
Prima di iniziare a scrivere, è necessario sapere per chi si sta scrivendo. La voce, il tono e lo stile di scrittura da utilizzare saranno diversi se si sta creando documentazione per il pubblico in generale rispetto a materiale di conoscenza interno.
Chiedetevi chi è il vostro pubblico e qual è il suo stile di apprendimento. Considerate i tipi di domande che potrebbero avere e ciò di cui hanno bisogno dalla vostra documentazione.
Trascinate le forme sulla tela, connettete il flusso di lavoro e lavorate contemporaneamente con il vostro team in ClickUp Whiteboard Lavagne online di ClickUp sono il luogo in cui annotare idee e fare brainstorming. Utilizzate la funzione di trascinamento e sfruttate i vantaggi di collaborazione in tempo reale in modo da permettere a tutto il team di proporre idee insieme.
E soprattutto, è possibile creare attività direttamente sulla Bacheca, in modo da poter passare senza problemi al passaggio successivo del processo di documentazione tecnica. 🌻
2. Ricercate argomenti che coinvolgano i lettori e diano loro le risposte di cui hanno bisogno
Successivamente, è necessario ricercare gli argomenti. Dopo tutto, non saprete come creare una documentazione tecnica se non sapete cosa state cercando di dire.
Pensate all'obiettivo della vostra documentazione tecnica. Da lì, lavorate a ritroso, considerando ciò che volete includere e i documenti già disponibili che potrebbero essere utili.
Se siete bloccati e avete bisogno di aiuto per trovare idee, non potete sbagliare con ClickUp AI l'unico assistente dotato di IA e adattato al vostro ruolo. Con decine di casi d'uso, è l'assistente perfetto per generare idee e proporre argomenti rilevanti.
Automazione della stesura della documentazione con l'IA, monitoraggio dello stato di avanzamento tramite grafici e sprint e risoluzione rapida dei bug di codifica con ClickUp AI
Coinvolgete tutto il team nell'azione e assegnare le attività di ClickUp per il brainstorming, la ricerca di argomenti e altro. Con più titoli che si occupano dello stesso progetto, sarete sicuri di raggiungere tutti gli obiettivi e di creare una documentazione che stupirà (e aiuterà) il vostro pubblico.
3. Scegliere il tipo di documentazione e il quadro di riferimento migliore per le informazioni da condividere
Tenendo presente il vostro lettore, discutete quale sia il tipo di documentazione tecnica più efficace. Forse state scrivendo un manuale di installazione che spiega come impostare il vostro prodotto. O forse state creando una procedura operativa standard per l'aggiunta di nuove funzionalità/funzione o per l'utilizzo di un'API.
Qualunque sia il documento tecnico che state redigendo, utilizzate Documenti ClickUp per creare la struttura. In questi documenti personalizzabili è possibile collaborare, aggiungere sezioni e tabelle e inserire collegamenti e immagini con un semplice clic del mouse. 🖱️
Rilevamento e modifica collaborativi, aggiunta di commenti e incorporazione di collegamenti all'interno di ClickUp Docs
Inoltre, il sistema integrato Strumenti di IA per la scrittura consentono di creare documenti in una frazione di tempo. I menu a discesa con suggerimenti aiutano a completare le frasi, a cambiare gli schemi di colore, ad aggiornare la tipografia e altro ancora.
I modelli di ClickUp aiutano anche a iniziare a creare un ampio intervallo di documenti tecnici. Risorse come Modelli di procedure operative standard , modelli di pagina di copertina per relazioni tecniche e modelli per la segnalazione di bug costruiscono istantaneamente una struttura in cui è sufficiente inserire i propri dettagli specifici.
4. Creare una struttura del contenuto che sia facile da scansionare e che organizzi le informazioni
Considerate il modo in cui gli utenti capiranno meglio la vostra produttività o i vostri servizi e lasciate che questo guidi la progettazione della vostra documentazione tecnica.
Per istanza, i vostri lettori sono studenti visivi? Grafici, diagrammi e altri aiuti visivi migliorerebbero l'esperienza dell'utente? Le integrazioni di ClickUp con strumenti come GitHub consentono di aggiungere facilmente elementi visivi a supporto dei contenuti scritti direttamente dalle aree di lavoro del software.
Rendete il vostro documento facile da scansionare, in modo che i lettori possano trovare le informazioni esatte che stanno cercando. Una tabella dei contenuti è molto utile per garantire la chiarezza, soprattutto quando si tratta di manuali di istruzioni più lunghi. 👀
Le funzionalità di reprompting di ClickUp AI consentono di riscrivere grandi quantità di contenuti per adattarli al tono di voce specifico dell'utente Software di assistenza alla scrittura e strumenti che eliminano le congetture sulla struttura del documento da zero. Riceverete supporto ortografico e grammaticale, riscriverete grandi porzioni di testo e sfrutterete i titoli e i riepiloghi/riassunti generati automaticamente in base ai prompt.
5. Ottenere il feedback dei compagni di squadra e dei gruppi di test
Una grande documentazione tecnica inizia con una prima bozza, ma non finisce lì. Comporta diverse iterazioni e numerose messe a punto.
Programmate conversazioni con i membri del team designati per valutare lo stato di avanzamento e identificare le aree di miglioramento. Potrebbero indicarvi idee o funzionalità/funzione che vi sono sfuggite.
Trascinate i campi personalizzati nella visualizzazione Modulo per creare sondaggi completi o raccogliere feedback in ClickUp 3.0
Chiedete loro di prendere nota aggiungere suggerimenti e porre domande direttamente nel documento. Modificate il contenuto e continuate a perfezionarlo finché non sarà perfetto. 🏅
Quando si tratta di modifica, è importante ottenere recensioni sulle vostre capacità di scrittura e sugli aspetti tecnici del documento. I revisori devono tenere d'occhio l'usabilità, la leggibilità e la facilità di comprensione.
6. Pubblicare il contenuto e automatizzare gli elementi di azione per aggiornarlo quando necessario
Una volta superata una revisione approfondita, il contenuto è pronto per essere pubblicato. Il vantaggio di usare ClickUp Docs è che è facile da condividere grazie alle autorizzazioni personalizzabili.
Creare autorizzazioni di visualizzazione limitate per gli utenti interni documentazione del software o aprirla all'accesso pubblico se si sta preparando del materiale per l'utente finale.
Scoprite le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp per personalizzare il flusso di lavoro in base alle vostre esigenze
Programmate attività di revisione come parte dei vostri flussi di lavoro per aggiornare i contenuti secondo le necessità. Utilizzate le visualizzazioni Sequenza e Calendario per vedere quando i contenuti sono stati pubblicati e programmare le revisioni per garantire la pertinenza e l'aggiornamento delle informazioni.
Con ClickUp, potete attivare automaticamente una notifica ogni volta che viene aggiunta una nuova funzionalità/funzione. Create immediatamente una nuova attività per aggiornare la documentazione tecnica e assegnatela al membro giusto del team.
È ora di creare un'ottima documentazione tecnica
Una documentazione tecnica efficace è un modulo di comunicazione che aiuta i lettori a comprendere meglio la vostra produttività e facilita l'innovazione e la progettazione dei team di sviluppo software.
Se siete pronti a migliorare le vostre capacità di scrittura tecnica e a creare una documentazione tecnica che piacerà ai vostri lettori, iscrivetevi a ClickUp oggi. 🏆
Dalla stesura del contenuto vero e proprio al trigger delle attività e alla collaborazione con i colleghi, è uno strumento all-in-one che farà sembrare le attività di scrittura tecnica (e tutto il resto) un gioco da ragazzi.