Una parte importante della gestione aziendale è l'attenzione all'efficienza operativa. Molte aziende, pur avendo lavoratori qualificati e piani ambiziosi, finiscono per sprecare risorse a causa di processi inefficienti che intaccano i loro profitti .
Purtroppo, il miglioramento dell'efficienza è una lotta comune a molte organizzazioni. Esse compiono un lavoro richiesto per aumentare le entrate, ma non riescono a vedere un aumento significativo dei profitti.
Nella maggior parte dei casi, il problema non è rappresentato da decisioni strategiche sbagliate o da un team di leadership debole, ma dai costi estranei che vengono lasciati a lungo senza controllo. Fortunatamente, le migliori pratiche per l'efficienza operativa possono rivoluzionare l'intera azienda
In sostanza, l'efficienza operativa consiste nel maintainer un equilibrio ottimale tra i ricavi generati e le risorse investite, un concetto che è fondamentale per massimizzare il ritorno sugli investimenti . Ma Da fare per passare dalla teoria alla pratica?
In questa guida vi insegneremo:
- Indice di efficienza operativa e concetti correlati
- Passaggi per migliorare l'efficienza operativa di un'azienda
- Suggerimenti per il monitoraggio delle prestazioni e dei KPI operativi
Che cos'è l'efficienza operativa?
L'efficienza operativa si riferisce alla valutazione della relazione tra gli output (ciò che produce) e gli input (ciò che investe in termini di risorse) di un'organizzazione. Riflette la capacità dell'azienda di sfruttare le proprie risorse, come i dipendenti, il capitale e le attività fisse, per ottenere un reddito.
L'obiettivo universale dell'efficienza operativa per qualsiasi titolare d'azienda è quello di ottenere una maggiore produzione con meno input. L'idea è quella di utilizzare un modello aziendale sostenibile con un equilibrio ottimale tra output e input per incrementare i profitti dell'azienda.
L'efficienza operativa viene solitamente espressa come un rapporto chiamato operational efficiency ratio, calcolato utilizzando una serie di componenti di reddito e di spesa. Ma da una prospettiva più ampia, si tratta di processo e performance.
I processi aziendali sono i blocchi delle operazioni. Razionalizzarli equivale a tagliare la ciccia, rendendo l'organizzazione snella e agile. *la *performance, invece, è lo specchio che riflette lo stato di salute dell'azienda. Misurando e monitorando costantemente le prestazioni, non solo si individuano i colli di bottiglia, ma anche le opportunità di miglioramento della produttività.
L'efficienza operativa non riguarda solo le aziende che producono qualcosa, ma anche la maggior parte delle società di servizi professionali ottimizzazione dei processi end-to-end per massimizzare l'acquisizione e la soddisfazione dei clienti, che a loro volta aumentano il fatturato totale. 💸
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5 Fattori che influenzano l'efficienza operativa
Ci sono numerosi fattori che influenzano il buon funzionamento delle vostre operazioni: eccone cinque di spicco:
1. Produttività
Si tratta di ottenere il massimo dalla vostra forza lavoro: dovete considerare aree come la produttività della manodopera, i programmi di formazione dei dipendenti e l'integrazione di componenti tecnologici (come una strumento di automazione dei processi per ridurre i compiti amministrativi) per aiutare il team a lavorare più velocemente.
2. Condizioni di mercato
L'efficienza operativa può essere strettamente correlata alle condizioni di mercato in alcuni settori. Ad esempio, se gli standard del settore, le richieste o le esigenze dei consumatori cambiano troppo spesso, le operazioni e i processi aziendali devono essere ridimensionati per rimanere efficienti.
3. Indicatori di performance
Gli indicatori di performance danno un'idea del vostro tasso di efficienza operativa attraverso diverse metriche, quali:
- Tasso di errore umano
- Flusso di cassa operativo medio
- Ciclo di conversione dei contanti (CCC)
- Margine di profitto netto
- Profitti prima delle imposte
4. Economie di scala
Per le aziende manifatturiere, produrre una quantità maggiore di elementi aiuta a ridurre il costo di produzione per elemento. Per questo motivo, la determinazione della scala di produzione ottimale è una parte cruciale del processo di produzione gestione efficiente delle operazioni .
5. Cultura aziendale
Una cultura aziendale positiva, incentrata sull'innovazione e sul miglioramento continuo, può portare a un ciclo di produttività più efficiente. Le organizzazioni basate sulla gerarchia tendono a soffrire di strutture rigide e di un lento processo decisionale per l'ottimizzazione dei processi.
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Confronto tra efficienza operativa e produttività
Dopo aver compreso l'importanza della produttività e il suo ruolo nel guidare l'efficienza operativa, è altrettanto importante capire la distinzione tra questi due concetti per gestire efficacemente le operazioni aziendali.
Queste due idee possono sembrare simili, ma hanno implicazioni uniche per la vostra azienda strategia operativa :
- L'efficienza operativa sottolinea la riduzione degli sprechi eliminando i processi ridondanti. Si tratta di ottenere più risultati con meno input e di privilegiare la qualità rispetto alla quantità. Ad esempio, effettuare ordini in blocco per ridurre i costi di trasporto e di gestione dell'inventario
- La produttività, invece, consiste nell'aumentare il volume della produzione a partire dallo stesso input, cioè le risorse attuali. Non si tratta necessariamente di minimizzarel'utilizzo delle risorse ma piuttosto di massimizzare il rendimento
Quanto concentrarsi sulla efficienza delle operazioni rispetto alla produttività dipende molto dallo stato della vostra azienda. Ad esempio, se siete agli inizi, potete spingere i vostri obiettivi aziendali verso una maggiore produttività: la vostra strategia finanziaria può consistere nel far terminare rapidamente molti lavori per crescere velocemente entro i limiti delle risorse.
Se invece gestite un'azienda stabile che esiste da tempo, potreste concentrarvi sul rendere le operazioni più efficienti per far crescere i vostri profitti. 🌱
Motivi per migliorare l'efficienza operativa
Data la natura competitiva dell'ambiente aziendale odierno, raggiungere una maggiore efficienza operativa non è più un'opzione, ma una necessità. Dovete assicurarvi che ogni funzione aziendale funzioni al meglio e non assorba risorse senza alcun contributo.
Ma perché dovreste dare priorità all'efficienza operativa? Ecco alcuni motivi convincenti:
Riduzione dei costi: Quando si gestiscono le operazioni in modo efficiente, si utilizzano meno risorse per ottenere lo stesso lavoro da fare. Questo vi fa risparmiare denaro
🔥 Aumento dell'immagine del marchio: L'efficienza operativa conferisce stabilità all'ambiente di lavoro e aiuta a creare team produttivi e motivati, con conseguente immagine positiva dell'azienda. Secondo una ricerca di 2024, la reportistica di Harvard Business Review, i dipendenti sono più attratti dalle aziende che offrono stabilità e sicurezza del lavoro
Miglioramento della soddisfazione dei clienti: Quando siete efficienti, i vostri client ottengono ciò che vogliono più velocemente e con meno errori. Questo attira anche un maggior numero di potenziali clienti per la vostra azienda
🤼 Vantaggio competitivo: Essere efficienti può farvi guadagnare meglio dei vostri concorrenti . Se riuscite a fornire rapidamente prodotti o servizi eccellenti, vi distinguerete sul mercato
💸 Maggiore redditività: Tutti i vantaggi di cui sopra vi aiutano a guadagnare di più. Risparmiando sui costi operativi e riuscendo a terminare più cose, la vostra azienda diventa più redditizia
Misurare l'efficienza operativa: Metriche
Come abbiamo menzionato in precedenza, l'efficienza operativa è espressa matematicamente come indice di efficienza operativa: si tratta di una metrica ad ampio spettro e i team di account utilizzano una varietà di tecniche e di formule per calcolarla.
Nel suo modulo più elementare, è possibile calcolare l'indice di efficienza operativa con questa formula:
(Spese operative + Costo del venduto/COGS*) ÷ Ricavi totali o vendite nette
Questo rapporto, o percentuale, vi dice quanta parte delle vostre entrate viene utilizzata dai costi operativi. Per valutare la vostra posizione, confrontate questa percentuale con gli standard del settore, con il vostro tasso di efficienza passato o con qualsiasi altro parametro simile.
inventario iniziale + acquisti - inventario finale
Esempio
Supponiamo di essere proprietari di un'azienda che produce mobili. Per misurare l'efficienza operativa, dovreste innanzitutto raccogliere i dati relativi a tutte le spese operative, compresi i costi per i materiali, la manodopera, le utenze, la gestione del magazzino e le spese generali. Supponiamo che il totale delle spese operative e del COGS del mese sia di 50.000 dollari.
Successivamente, si dovrà calcolare il fatturato totale generato dalla vendita dei prodotti di arredamento nello stesso mese. Supponiamo che il fatturato totale del mese sia di 100.000 dollari.
Per misurare l'efficienza operativa, si utilizza la formula precedente e si ottiene:
Rapporto di efficienza operativa = $50.000 ÷ $100.000 ⇒ 0,5
Quindi, l'efficienza operativa del mese è pari a 0,5 o al 50%. Ciò significa che per ogni dollaro guadagnato in entrate, avete speso 0,50 dollari in spese operative. È possibile confrontare questa percentuale con i benchmark del settore o con i propri traguardi per valutare le prestazioni aziendali.
L'obiettivo è mantenere questa percentuale il più bassa possibile. Se è troppo alta, potrebbe significare che state spendendo troppo per la gestione aziendale rispetto ai vostri guadagni.
Altri KPI operativi
I responsabili operativi utilizzano molti altri KPI per misurare l'efficienza, ad esempio:
- Fatturato dei crediti: indica l'efficienza con cui l'azienda raccoglie le entrate dai clienti
- Quick ratio: Valuta la capacità di un'azienda di pagare le passività immediate
- Tempo di cambio: Si riferisce al tempo necessario a un team per adattarsi a nuove attrezzature o processi di produzione
7 passaggi per aumentare l'efficienza operativa
I vantaggi sono molteplici: maggiore efficienza produttiva grazie alla riduzione dei costi, miglioramento delle prestazioni aziendali e aumento dei margini di profitto operativo. Ma come si può raggiungere questo equilibrio?
Abbiamo i passaggi standard (in ordine sparso) per aiutarvi! Vi mostreremo anche alcune funzioni all'interno di ClickUp una soluzione per il project management e la gestione delle operazioni progettata per mantenere l'efficienza dei team. 💗
Passaggio 1: individuare le aree di miglioramento continuo attraverso le mappe dei processi
Prendete l'abitudine di rivedere le vostre operazioni a intervalli regolari per individuare i processi ridondanti e le possibilità di ridurre i costi.
Per migliorare un processo, iniziate a capire come funziona. Analizzate ogni passaggio utilizzando immagini quali diagrammi di flusso delle attività o diagrammi della corsia di nuoto per vedere come i vostri compagni di squadra interagiscono con il processo. Questo esercizio rivela dove il processo ritarda la produttività o assorbe risorse inutili.
È possibile visualizzare i flussi di lavoro del team su Mappe mentali di ClickUp . Questa funzionalità/funzione consente di progettare una rete di attività interconnesse con movimenti di trascinamento. Utilizzate la rete per pianificare i percorsi operativi più efficienti, evidenziare le aree inefficienti e tenere traccia delle attività.
Strategizzate, organizzate e connettete le idee con le mappe mentali di ClickUp
Se non volete partire da zero, ClickUp dispone di modelli per la mappatura dei processi e fare piani operativi . Hanno mappe predefinite che aiutano a suddividere i processi in passaggi e a visualizzare le regolazioni.
Per istanza, è possibile utilizzare la mappa Modello di mappa dei processi ClickUp per la lavagna online per delineare un processo attraverso fasi codificate a colori.
Visualizzate il flusso delle attività in ogni fase del progetto e categorizzatele in obiettivi, attività e attività elementi di azione con questo modello di Mappa dei processi
Passaggio 2: categorizzare i problemi scoperti
Ora che avete mappato il vostro processo è ora di vedere cosa funziona bene e cosa deve essere migliorato. Osservate attentamente le parti in cui il vostro team sta facendo un ottimo lavoro, raggiungendo i traguardi e producendo lavori di alta qualità. Pensate a come migliorare ulteriormente queste aree per ottenere la massima efficienza. 💫
D'altro canto, individuate le parti che non funzionano bene per trovare soluzioni mirate. Fate attenzione a questi problemi comuni:
- Limiti di bottiglia: Si tratta di punti in cui il lavoro si blocca o si accumula a causa di problemi quali la scarsa qualità del lavoroallocazione delle risorse o metodi inefficienti
- Ridondanza: Controllo delle attività che si ripetono inutilmente, con conseguente spreco di tempo e risorse
- Silos di informazioni: Individuare i punti in cui la comunicazione si interrompe, causando ritardi ed errori
- Attività manuali: Attività che vengono terminate a mano e che richiedono molto tempo. Potreste volerle automatizzare utilizzando ClickUp o strumenti simili, in modo che il team possa concentrarsi su attività più importanti
- Lacune nelle competenze: Individuare le aree di formazione e aggiornamento dei dipendenti. Offrite lorola possibilità di esplorare corsi certificati o di partecipare a workshop
Passaggio 3: Mantenere le attività in carreggiata
Uno dei motivi per cui le operazioni sono disordinate è che le attività non sono gestite bene. Quando i membri del team non hanno ben chiaro cosa devono fare, possono improvvisare. Questo può funzionare bene per un po' di tempo, ma può portare a problemi in seguito. Alcune attività potrebbero essere dimenticate e questo potrebbe compromettere il processo, il progetto o addirittura l'intera azienda. 🫣
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-47.gif Gestione delle attività di ClickUp /$$$img/
Personalizzare la Vista Bacheca di ClickUp in base ai dipartimenti
Per mantenere efficienti i flussi di lavoro operativi, utilizzare Gli strumenti di gestione delle attività di ClickUp progettati per tenere organizzate tutte le attività in un unico posto. Potete facilmente creare nuove attività e includere Campi personalizzati per dettagli granulari come assegnatari, date di scadenza e livelli di priorità.
ClickUp consente di aggiungere commenti e istruzioni per ogni attività, assicurando all'assegnatario un'esecuzione senza problemi. È inoltre possibile impostare attività ricorrenti e verificare che non ci siano ritardi nel processo di produttività.
Passaggio 4: Aumentare la comunicazione e la collaborazione tra i reparti
Quando collaborazione del team se la collaborazione all'interno di reparti interfunzionali non è efficace, può rallentare i processi e causare problemi come incomprensioni, ritardi, scadenze non rispettate e lavori di qualità inferiore. Per migliorare l'efficienza, è importante incoraggiare una comunicazione chiara e il lavoro di squadra. 👫
Con Visualizzazione della chat di ClickUp è possibile creare chat separate per le conversazioni tra i vari reparti, assicurando che tutte le parti interessate alle operazioni siano esposte alle informazioni pertinenti. I membri del team possono utilizzarla per domande rapide, chiarimenti e feedback, invece di inviare email.
È anche possibile taggare i membri del team per attirare rapidamente la loro attenzione sui blocchi e mantenere i thread organizzati. Inoltre, è possibile aggiungere commenti o reagire con emoji per rendere la collaborazione più divertente. 🗣️
Se il vostro team operativo ha difficoltà a pianificare attività interdipartimentali, Lavagne online di ClickUp possono aiutare. Teams permette a voi e al vostro team di riunirvi da qualsiasi posizione e di fare brainstorming di idee, fare piani di capacità , standardizzare i processi di reparto e discutere i potenziali colli di bottiglia su una tela visiva. È anche possibile trasformare le idee in attività in tempo reale e collegarle a documenti come le procedure operative standard per un maggiore contesto.
Personalizzate facilmente le vostre lavagne online con l'aggiunta di documenti, attività e altro ancora
Passaggio 5: Mantenere i documenti operativi trasparenti
La documentazione sparsa è un altro motivo per cui i team soffrono di inefficienza operativa. Se i vostri dipendenti passano una parte del loro tempo a chiedere informazioni su come fare qualcosa o a cercare i documenti di supporto al processo, stanno sprecando le loro capacità e voi state perdendo denaro.
Ecco perché i manager di esito positivo sottolineano l'utilizzo di un software di gestione documentale centralizzato per mantenere i dati organizzati. Se utilizzate ClickUp, potete creare, archiviare e modificare i vostri documenti usando ClickUp Documenti . Grazie a funzionalità/funzione come i Tag e la Ricerca universale, i vostri compagni di squadra non perderanno più tempo a cercare informazioni sul lavoro! 🧐
Create, modificate e condividete i vostri documenti in tempo reale con il vostro team con ClickUp Docs
Voi e i vostri colleghi potete anche modificare i documenti contemporaneamente, anche se non ci si trova nello stesso posto. È inoltre possibile collegare i documenti alle attività per aggiungere altro contenuto a queste ultime.
In Documenti, il pulsante Rilevamento della collaborazione consente di vedere chi sta commentando, modificando o anche solo guardando la stessa attività. In questo modo si evitano lavori ridondanti, soprattutto nei team remoti.
Passaggio 6: Usare l'automazione per la soddisfazione del team e dei clienti
Il vostro team spende troppo tempo in attività ripetitive e che non aggiungono molto valore? L'automazione di queste attività può essere molto utile per la vostra organizzazione. Fa risparmiare tempo, rende il team più felice, riduce gli errori e garantisce l'efficienza delle operazioni. ⚙️
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Impostazione di automazioni personalizzate in ClickUp per le attività ripetitive
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Passaggio 7: Monitorare KPI e Sequenza e monitorare le prestazioni Le dashboard in ClickUp consentono di sostituire facilmente i report settimanali che ingombrano la finestra In arrivo del vostro direttore operativo. Con le dashboard è possibile creare, visualizzare e interagire con tutti i vostri indicatori di performance chiave (KPI) in un unico posto.
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Quando si tratta di di creare una vista Gantt da fare per ogni progetto a livello di spazio o cartella per monitorare più progetti contemporaneamente.
Suggerimento: Se si vuole essere avvantaggiati, si può usare il comando Modello per l'efficienza operativa di ClickUp . Monitorare e analizzare i KPI in tempo reale, identificare i colli di bottiglia e collaborare con i membri del team per implementare miglioramenti mirati e ottenere un esito positivo.
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Ignorare l'efficienza operativa è come gettare denaro in un fuoco ardente. È il motore che alimenta i trionfi aziendali. Con essa, potete trasformare ogni dollaro speso in un bene prezioso e ogni dipendente in una centrale di produttività.
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