Votre équipe vient de tenir une réunion de 30 minutes pour décider quelle plateforme utiliser pour planifier des réunions de 30 minutes. L'ironie de la situation n'échappe à personne.
Les outils collaboratifs étaient censés faciliter le travail. Mais vous vous retrouvez avec sept applications différentes qui ne communiquent pas entre elles, et une équipe prête à revenir aux pigeons voyageurs.
Ce n'est pas que les outils de collaboration soient mauvais. C'est simplement que choisir les mauvais outils transforme votre équipe en nomades numériques errant d'une plateforme à l'autre.
Voici ce qui rend la tâche difficile : chaque outil promet d'être celui dont votre équipe a besoin. Ils ont tous des démos séduisantes. Ils prétendent tous augmenter la productivité de 347 %. Et ils semblent tous parfaits jusqu'au troisième jour, lorsque vous vous rendez compte que la moitié de votre équipe ne sait pas comment apposer une étiquette sur quelqu'un dans un commentaire.
Ce guide explique comment choisir les outils de collaboration adaptés aux besoins de votre équipe. Nous aborderons les éléments à évaluer, les fonctionnalités qui comptent vraiment et certaines des meilleures options (oui, y compris ClickUp!).
Que sont les outils collaboratifs ?
Les outils de collaboration sont des plateformes logicielles qui centralisent le travail de votre équipe afin que chacun soit au courant de ce qui se passe sans avoir à organiser constamment des réunions ou à envoyer des chaînes d'e-mails. Ils gèrent l'attribution des tâches, le partage de fichiers, les échéanciers des projets et la communication au sein de l'équipe, le tout dans le même système.
Lorsqu'une personne met à jour le statut d'une tâche à 21 h , le reste de votre équipe le voit le lendemain matin sans que personne n'ait à envoyer d'e-mails de mise à jour. Cela permet à vos projets d'avancer même lorsque les membres de l'équipe travaillent à des heures différentes ou depuis des endroits différents.
🔍 Le saviez-vous ? L'étude « Science of High-Performing Teams » (La science des équipes hautement performantes) menée par Gallup a révélé qu 'une bonne collaboration a une connexion étroite avec l'engagement: les équipes dont les membres connaissent les forces de chacun, reçoivent des commentaires, se sentent inclus et trouvent un sens à leur travail sont beaucoup plus performantes en termes de productivité, de rentabilité et de travail d'équipe.
Types de collaboration
La collaboration peut prendre plusieurs formes, et comprendre chacune d'entre elles peut aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement.
- Communication : utilisez des canaux dédiés pour les mises à jour rapides, la prise de décision et les clarifications afin que le contexte ne se perde pas dans des messages dispersés.
- Gestion de projet et de tâches : centralisez les responsabilités, les échéances et le suivi des statuts en un seul endroit afin d'éviter les doublons ou les retards dans les livrables.
- Partage de documents : conservez une source unique de vérité où les équipes peuvent commenter, modifier et consulter des fichiers sans confusion entre les différentes versions.
- Brainstorming : recueillez les idées brutes dans un espace partagé, puis transformez les meilleures en tâches concrètes afin que la créativité se traduise directement en actions.
Vous en avez assez de répondre sans cesse aux mêmes questions, de vous démener pour coordonner les mises à jour hebdomadaires de votre équipe et de toutes ces tâches de communication routinières ? Et si tout cela pouvait être automatisé grâce à Agents ? Avec ClickUp Agents, c'est possible !
Comment évaluer les outils de collaboration
Voici comment choisir les outils de collaboration qui conviendront à votre équipe.
Réalisez des projets concrets pendant les périodes d'essai.
Oubliez les exemples de projets lisses que les fournisseurs mettent en place pour leurs démonstrations.
Prenez votre projet en cours le plus chaotique, avec des délais réels, de multiples dépendances et le chaos auquel votre équipe est confrontée quotidiennement, puis chargez-le sur la plateforme. L'outil de collaboration gère soit la complexité réelle, soit il s'effondre, et vous saurez en quelques jours à quoi vous en tenir.
Soyez attentif aux points de friction suivants :
- Vitesse de récupération des fichiers : les membres de l'équipe peuvent-ils trouver des documents datant de deux semaines en moins de 30 secondes, ou perdent-ils du temps à parcourir des dossiers désorganisés ?
- Clarté des dépendances entre les tâches : la plateforme indique-t-elle clairement quelles tâches bloquent l'ensemble du projet, ou les goulots d'étranglement restent-ils cachés jusqu'à ce que les délais soient dépassés ?
- Organisation des fils de discussion : les utilisateurs peuvent-ils suivre les discussions qui se sont déroulées sur plusieurs jours sans perdre le fil ?
- Efficacité des actions groupées : la mise à jour de 20 tâches similaires nécessite-t-elle 20 clics distincts, ou pouvez-vous apporter des modifications à plusieurs éléments simultanément ?
🧠 Anecdote amusante : En 1837, six pianistes de renom — Franz Liszt, Frédéric Chopin, Carl Czerny, Sigismond Thalberg, Johann Peter Pixis et Henri Herz — se sont réunis pour composer une série de variations sur un thème de l'opéra I Puritani de Bellini. Cette œuvre collaborative, connue sous le nom d'Hexameron, met en valeur la fusion des styles individuels en un tout harmonieux.
Testez-les avec les membres de votre équipe les moins familiarisés avec les technologies.
Confiez la plateforme à la personne de votre équipe qui met le plus de temps à s'adapter aux nouveaux logiciels. L'outil de collaboration d'équipe qui fonctionne très bien pour vos chefs de projet, mais qui déroute tous les autres, finit par être un outil que personne n'utilise.
Observez comment ces utilisateurs gèrent des situations quotidiennes afin de déterminer les taux d'adoption :
- Premières mises à jour des tâches : peuvent-ils modifier le statut des tâches et ajouter des notes sur la progression sans avoir à chercher des boutons ou à ouvrir la documentation d'aide ?
- Processus de pièce jointe : réussissent-ils à joindre des documents du premier coup ou l'interface de téléchargement les déroute-t-elle avec ses multiples options ?
- Gestion des notifications : peuvent-ils rapidement distinguer ce qui nécessite leur attention de ce qui relève du bruit informationnel ?
- Recherche des tâches achevées : Trouvent-ils facilement les tâches achevées et les décisions passées, ou abandonnent-ils et demandent-ils directement à leurs collègues ?
Mesurez les changements
Combien de temps votre équipe passe-t-elle en réunions de statut, à rechercher des fichiers dans des fils de discussion par e-mail ou à déterminer qui est responsable de quoi ? Utilisez le nouvel outil pendant deux semaines et mesurez à nouveau ces mêmes activités.
Suivez ces indicateurs :
- Temps passé en réunion : nombre d'heures consacrées chaque semaine aux réunions de statut, de mise à jour ou de suivi.
- Temps de réalisation des tâches : temps moyen entre l'attribution d'une tâche et son achèvement.
- Temps de recherche de fichiers : temps passé à déterminer l’emplacement de documents, de ressources ou d’e-mails pour des projets.
- Goulots d'étranglement dans le flux de travail : fréquence des tâches bloquées en raison d'informations ou d'approbations manquantes.
🔍 Le saviez-vous ? Un sondage mené par Great Place To Work a révélé que dans les environnements hybrides/à distance, la coopération (le fait que les gens pensent pouvoir compter sur les autres pour travailler avec eux) stimule davantage la productivité que la proximité physique. Les équipes faisant preuve d'une grande coopération ont fourni des efforts supplémentaires beaucoup plus souvent.
Vérifiez la qualité de l'intégration avec les systèmes existants.
Effectuez la connexion de la plateforme à votre e-mail, votre Calendrier et votre espace de stockage de fichiers, puis utilisez ces intégrations pendant une semaine.
Des intégrations faibles signifient que vous gérez les données dans des systèmes parallèles, ce qui va à l'encontre du but recherché. Testez ces scénarios d'intégration :
- Synchronisation bidirectionnelle des calendriers : vérifiez si les modifications des délais créent un flux automatique dans les deux sens.
- Pertinence des notifications par e-mail : vérifiez si les alertes par e-mail contiennent suffisamment de contexte pour vous permettre d'agir.
- Flux de travail pour la modification de fichiers : essayez d'ouvrir, de modifier et d'enregistrer des documents directement à partir de l'outil de collaboration sans avoir à les télécharger et à les recharger.
🚀 Avantage ClickUp : Lorsque vous avez besoin d'un fichier urgent ou d'une information cruciale, la recherche d'entreprise alimentée par l'IA de ClickUp et ClickUp Brain peuvent le trouver en quelques secondes parmi les tâches, les documents et les intégrations tierces en connexion.
Testez l'expérience mobile dans des conditions réalistes.
Accédez à votre travail depuis votre téléphone pendant vos trajets ou entre deux réunions et essayez d'approuver une demande, de réviser un document ou de réattribuer une tâche.
Un outil qui fonctionne parfaitement sur un ordinateur de bureau, mais qui est à peine opérationnel sur un appareil mobile, ne correspond plus au mode de fonctionnement des équipes. Évaluez les fonctionnalités suivantes :
- Rapidité du flux de travail d'approbation : pouvez-vous examiner et approuver les demandes en moins d'une minute sans avoir à passer d'un écran à l'autre ?
- Lisibilité des documents : pouvez-vous lire et commenter des fichiers sans avoir à zoomer et faire défiler constamment ?
- Fonctionnalité d'accès hors ligne : quelles fonctionnalités continuent de fonctionner lorsque votre connexion est coupée dans un ascenseur ou dans le métro ?
📮 ClickUp Insight : 31 % des managers préfèrent les tableaux visuels, tandis que d'autres s'appuient sur des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord ou des vues de ressources.
Cependant, la plupart des outils vous obligent à en choisir un seul. Si la vue ne correspond pas à votre façon de penser, cela ne fait qu'ajouter une couche supplémentaire de friction.
Avec ClickUp, vous n'avez pas à choisir. Passez d'un diagramme de Gantt alimenté par l'IA à un tableau Kanban, un tableau de bord ou une vue Charge de travail en un seul clic. Et avec ClickUp AI, vous pouvez générer automatiquement des vues ou des résumés personnalisés en fonction de l'utilisateur, qu'il s'agisse de vous, d'un cadre ou de votre designer.
💫 Résultats concrets : CEMEX a accéléré le lancement de ses produits de 15 % et réduit les délais de communication de 24 heures à quelques secondes grâce à ClickUp.
Combien devriez-vous payer pour un outil de collaboration ?
Votre budget doit être adapté à la taille de votre équipe, à la complexité du projet et au coût actuel pour votre entreprise du temps perdu en coordination.
0 à 30 $ par mois
Les options gratuites et peu coûteuses conviennent aux équipes de moins de 10 personnes qui gèrent des projets simples. Vous bénéficierez de listes de tâches de base, du partage de fichiers et d'un chat d'équipe, mais attendez-vous à des limites de stockage et à des possibilités de personnalisation restreintes. La plupart des plateformes à ce prix limitent les fonctionnalités telles que l'affichage de l'Échéancier, l'automatisation ou l'accès d'invité.
🔍 Le saviez-vous ? Pendant la Seconde Guerre mondiale, les États-Unis, le Royaume-Uni et le Canada ont collaboré au projet Manhattan pour développer la première bombe atomique. Cette entreprise colossale a mobilisé des milliers de scientifiques et d'ingénieurs qui ont travaillé ensemble dans le secret et l'urgence.
100 à 300 $ par mois
Cet intervalle s'adresse à 15 à 50 personnes qui ont besoin d'une meilleure visibilité sur leurs projets, d'un suivi du temps et de champs personnalisés.
Vous bénéficierez d'un stockage étendu, d'une assistance avec priorité et d'intégrations avec votre calendrier et vos systèmes de fichiers. À cette étape, les équipes découvrent souvent que les différents styles de communication sur le lieu de travail créent des lacunes en matière de coordination, et la plateforme adéquate comble ces différences en offrant une visibilité sur le statut des projets pour tous.
500 à 1 500 $ par mois
Les équipes de 50 à 200 personnes qui gèrent des projets comportant de multiples dépendances et des délais stricts sont particulièrement concernées. Vous aurez accès à des rapports avancés qui affichent l'utilisation des ressources et la planification des capacités.
Les fonctionnalités qui utilisent l'IA pour la gestion de projet permettent de prévoir les retards en fonction des tendances historiques et suggèrent des attributions de tâches optimales. Ce niveau est rentable lorsque le non-respect des délais déclenche des pénalités contractuelles ou que la mauvaise allocation des ressources oblige à recourir à des sous-traitants coûteux.
2 500 $+ par mois
Les grandes organisations comptant plus de 200 utilisateurs ont besoin d'une conformité de sécurité avancée, d'une authentification unique (SSO) et d'intégrations personnalisées avec les systèmes existants. Les logiciels de collaboration documentaire d'entreprise de ce niveau incluent le contrôle des versions avec des pistes d'audit détaillées, des permissions granulaires et des certifications de conformité qui répondent aux exigences des secteurs réglementés.
💡 Conseil de pro : calculez le coût des problèmes de coordination. Si le manque de visibilité sur les projets entraîne des retards dans les délais, ce qui retarde la comptabilisation des revenus de deux semaines, ou si la duplication du travail fait perdre cinq heures par personne et par semaine à 75 dollars de l'heure, un outil de collaboration sera rapidement rentabilisé.
Outils de collaboration en ligne populaires sur le marché
Voici un aperçu des outils de collaboration numérique les plus populaires et de ce qui les distingue.
1. ClickUp (idéal pour la gestion de projet unifiée et la communication au sein de l'équipe)
ClickUp est un environnement de travail convergent basé sur l'IA qui regroupe la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat en temps réel, le tout en un seul endroit. Contrairement aux outils traditionnels qui contribuent à la dispersion du travail en éparpillant les informations et les discussions dans plusieurs applications déconnectées, ClickUp rassemble le travail, les connaissances et la communication de toute votre équipe.
Cette convergence élimine le chaos lié au passage d'un outil à l'autre, réduit les silos et garantit que tout le monde dispose d'un contexte complet.
Cela signifie que les équipes peuvent collaborer de manière transparente sur des projets, partager et organiser leurs connaissances, et communiquer instantanément, que ce soit par le biais de tâches, de documents ou de canaux de discussion. L'IA est profondément intégrée à l'ensemble de la plateforme, vous aidant à automatiser les tâches routinières, à faire ressortir les informations pertinentes et à générer des idées afin que vous puissiez travailler plus rapidement et plus intelligemment. Voyons comment :
Gardez les discussions liées au travail
ClickUp Chat permet de relier les discussions au travail auquel elles se rapportent. Un simple message peut devenir une tâche ou un suivi, afin que rien ne soit oublié.
Par exemple, lors de la refonte d'un site web, un développeur intervient dans le chat pour signaler que le flux de paiement ne fonctionne pas sur Safari. Le chef de produit convertit ce message en tâche, l'attribue à l'équipe d'assurance qualité et joint la capture d'écran partagée dans le fil de discussion.
Le bug est enregistré, attribué et suivi avant même que la discussion ne soit terminée.
De plus, Chat sur mobile permet de créer un flux continu de partage d’infos, même quand tu es sur le terrain ou en déplacement.
Intégrez les discussions en direct à votre environnement de travail
Certaines décisions sont plus rapides à prendre en face à face. SyncUps dans Chat regroupe les visioconférences, le partage d'écran et les tableaux de tâches dans un même espace. Les équipes peuvent se réunir, effectuer des modifications en cours et enregistrer le tout dans un seul flux.
Par exemple, une équipe marketing internationale utilise SyncUp pour finaliser les ressources créatives d'une campagne à venir. Tout en partageant l'écran du tableau de conception, le directeur créatif modifie les délais, attribue les tâches de finition et enregistre la session.
Différents styles de collaboration sont assurés de manière égale, que vous préfériez les discussions en direct ou que vous préfériez vous mettre au courant après coup.
Gardez la documentation toujours à jour
ClickUp Docs fournit aux équipes un document unique et dynamique directement lié aux projets.
Par exemple, une équipe RH qui prépare l'intégration de 15 nouvelles recrues crée un document unique décrivant les calendriers de formation, l'installation informatique et les liens vers les politiques. Le service informatique est étiqueté directement dans le document pour confirmer la création des comptes, et le responsable du recrutement ajoute une checklist pour l'orientation du premier jour.
Tout le monde effectue des modifications sur le même fichier, donc lorsque les calendriers changent, les mises à jour apparaissent instantanément pour toute l'équipe.
Mieux encore ? Vous pouvez @mentionner les membres de votre équipe et laisser des notes de commentaires grâce à la fonction « Assign Comments » (Attribuer des commentaires) de ClickUp pour une responsabilité claire.
Comprenez instantanément les informations
Les projets génèrent des mises à jour incessantes, et effectuer des recherches dans différentes applications fait perdre du temps. ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, fournit des réponses instantanées aux équipes en puisant dans les tâches, les documents et les canaux de discussion.
Imaginons qu'un chef de projet doive préparer une réunion d'information avec les parties prenantes. Il peut demander à ClickUp Brain : « Résume les obstacles actuels au lancement de l'application mobile. »
ClickUp Brain analyse les fils de discussion, les tâches répétitives et les notes de SyncUps, puis fournit une courte liste des obstacles. Le responsable ajoute ensuite le résumé dans un document et le partage dans le cadre du rapport hebdomadaire.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Partagez clairement vos commentaires : enregistrez des présentations avec ClickUp Clips afin que vos collègues puissent voir les problèmes ou les changements sans difficulté.
- Observez le travail d'équipe en action : utilisez la fonctionnalité « Collaboration Detection » de ClickUp pour recevoir des alertes lorsque vos collègues affichent, effectuent des modifications en cours ou commentent la même tâche, afin d'éviter les doublons.
- Rationalisez les révisions créatives : utilisez ClickUp Révision pour laisser des commentaires directement sur les images, les vidéos ou les PDF, afin que les commentaires sur la conception restent dans leur contexte.
- Rédigez et envoyez des messages plus intelligents : demandez à ClickUp Brain de générer des réponses soignées dans ClickUp Chat, pour une collaboration à distance plus rapide et plus claire.
- Capturez automatiquement les résultats des réunions : ajoutez ClickUp AI Notetaker à vos appels pour obtenir des résumés intelligents des réunions et des éléments clés d’automatisation.
- Attribuez les tâches routinières aux agents : déployez ClickUp Agents pour surveiller les tâches, mettre à jour les statuts ou créer des suivis afin que la collaboration ne soit pas ralentie par le travail d’administrateur.
Limitations de ClickUp
- Au début, les nombreuses fonctionnalités et options peuvent dérouter les nouveaux utilisateurs.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 555 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Ansh Prabhakar, d'Airbnb, partage son expérience avec ClickUp:
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, son interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et rendre compte facilement des tâches, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression du travail, la planification future a été facile.
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, son interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et produire des rapports facilement sur les tâches, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression du travail, la planification future a été facile.
🧠 Anecdote : Vous travaillez au sein d'une équipe logicielle internationale ? Préparez-vous à multiplier les réunions. Les équipes réparties sur différents emplacements passent environ 7 heures 45 minutes par semaine en réunions planifiées... et près de 9 heures supplémentaires en réunions imprévues. Et même dans ce cas, la progression peut être ralentie si les bonnes personnes ne sont pas présentes ou si certaines voix dominent tandis que d'autres s'expriment à peine.
2. Slack (idéal pour la messagerie en temps réel entre les membres d'une équipe)
Avec Slack, vous disposez d'un logiciel de collaboration d'équipe qui remplace le cauchemar des e-mails auquel la plupart des équipes sont confrontées. Vous disposez de canaux au lieu de fils de discussion en copie carbone qui deviennent incontrôlables : un pour les campagnes marketing, un autre pour les bugs des produits, peut-être un pour partager des photos de chiens. Chaque discussion reste dans son domaine.
Les applications se connectent directement, de sorte que vos outils de gestion de projet et vos invitations de calendrier s'intègrent directement dans les canaux pertinents. La gestion collaborative du travail sur mobile vous permet de participer à des discussions où que vous soyez, mais que cela soit une bénédiction ou une malédiction dépend de vos limites.
Les meilleures fonctionnalités de Slack
- Récupérez n'importe quel message, fichier ou lien dans l'historique complet de vos discussions à l'aide de filtres de recherche par date, personne, canal et mot-clé.
- Déposez directement des fichiers dans les messages et épinglez les documents ou liens importants dans les descriptions des canaux pour y accéder rapidement ultérieurement.
- Lancez des discussions vocales improvisées via les réunions quotidiennes lorsque vous avez besoin de discuter rapidement d'un sujet, plus rapidement que ne le permet la saisie au clavier.
- Connectez vos partenaires externes et vos clients via les canaux Slack Connect afin que tout le monde puisse collaborer au même endroit sans avoir à transférer des e-mails dans tous les sens.
Limites de Slack
- Le forfait Free efface l'historique des messages après 90 jours, ce qui signifie que vous perdez le contexte des anciens projets.
- La vidéo conférence semble peu pratique par rapport aux alternatives à Slack spécialement conçues à cet effet.
- Les réponses en fil de discussion disparaissent parfois dans des discussions réduites que les gens oublient de consulter.
Tarifs Slack
- Free
- Pro : 8,75 $/mois par utilisateur
- Business+ : 18 $/mois par utilisateur
- Enterprise+ : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Slack
- G2 : 4,5/5 (plus de 36 260 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 23 850 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Slack ?
Un avis d'utilisateur dit :
J'apprécie particulièrement la possibilité d'organiser les environnements de travail ou les canaux dans Slack, ce qui me permet d'identifier exactement ce que je souhaite contrôler et de rassembler toutes les informations correspondantes à cet endroit. Slack s'est révélé être un outil précieux pour améliorer la productivité dans la gestion des informations au sein de mon entreprise. De plus, je suis motivé par le fait qu'il offre une meilleure intégration avec les projets par rapport à Discord, le produit dont nous avons migré. Cela démontre sa capacité à mieux s'adapter à nos besoins au niveau de la gestion de projet.
J'apprécie particulièrement la possibilité d'organiser les environnements de travail ou les canaux dans Slack, ce qui me permet d'identifier exactement ce que je souhaite contrôler et de rassembler toutes les informations correspondantes à cet endroit. Slack s'est révélé être un outil précieux pour améliorer la productivité dans la gestion des informations au sein de mon entreprise. De plus, je suis motivé par le fait qu'il offre une meilleure intégration avec les projets par rapport à Discord, le produit dont nous avons migré. Cela démontre sa capacité à mieux s'adapter à nos besoins au niveau de la gestion de projet.
📖 À lire également : Slack ou ClickUp : quel est le meilleur outil de communication pour les équipes ?
3. Microsoft Teams (idéal pour les utilisateurs de Microsoft 365)
Teams est un choix judicieux si votre entreprise utilise déjà l'écosystème Microsoft.
Tout est connecté : votre calendrier Outlook génère automatiquement des liens vers les réunions, les documents Word s'ouvrent directement dans les fenêtres de chat et SharePoint gère le stockage des fichiers en arrière-plan. Vous n'avez plus besoin de passer constamment d'une application à l'autre ni de gérer les problèmes de contrôle des versions, car Teams et Office 365 communiquent entre eux.
La plateforme comprend des contrôles de sécurité des données et des fonctionnalités de conformité pour les organisations qui en ont besoin. Bien que l'interface demande un certain temps d'adaptation, en particulier si vous venez de plateformes plus simples, l'intégration fonctionne une fois que vous êtes dans l'univers Microsoft.
Les meilleures fonctionnalités de Microsoft Teams
- Organisez des webinaires et des évènements virtuels à grande échelle pouvant accueillir jusqu'à 10 000 participants grâce à la fonctionnalité d'évènements en direct.
- Enregistrez vos réunions grâce à des transcriptions générées par l'IA qui capturent qui a dit quoi et vous permettent de rechercher ultérieurement dans les discussions.
- Configurez des onglets personnalisés dans les canaux de l'équipe pour intégrer des tableaux de bord Power BI, des tableaux Planner ou des outils tiers que vous utilisez quotidiennement.
- Planifiez l'envoi de messages sur les canaux pour diffuser des mises à jour, des rappels ou des annonces à des moments optimaux pour les équipes dispersées ou distantes.
Limitations de Teams
- L'interface semble encombrée, avec trop de menus et d'options imbriqués qui se disputent l'attention.
- Les applications mobiles épuisent la batterie du téléphone beaucoup plus rapidement que les alternatives à MS Teams.
- L'ajout d'invités externes nécessite des permissions d'administrateur, ce qui crée des frictions pour les collaborations rapides.
Tarifs Teams Microsoft
- Essai gratuit
Business
- Microsoft Teams Essentials : 4 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
- Microsoft 365 Business Basic : 6 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
- Microsoft 365 Business Standard : 12,50 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
Enterprise
- Microsoft Teams Enterprise : 5,25 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
- Microsoft 365 F3 : 8 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
Évaluations et avis sur Microsoft Teams
- G2 : 4,4/5 (plus de 16 860 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 10 670 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Microsoft Teams ?
Un avis d'utilisateur dit :
La meilleure fonctionnalité est l'intégration transparente avec l'écosystème Microsoft 365. La possibilité de planifier une visio-conférence directement depuis Outlook et de synchroniser instantanément les invitations du Calendrier permet de gagner un temps considérable. La qualité vidéo est généralement fiable, et des fonctionnalités telles que le flou d'arrière-plan et la suppression du bruit contribuent à donner un aspect professionnel aux réunions à distance, même dans un environnement bruyant.
La meilleure fonctionnalité est l'intégration transparente avec l'écosystème Microsoft 365. La possibilité de planifier une visio-conférence directement depuis Outlook et de synchroniser instantanément les invitations du Calendrier permet de gagner un temps considérable. La qualité vidéo est généralement fiable, et des fonctionnalités telles que le flou d'arrière-plan et la suppression du bruit contribuent à donner un aspect professionnel aux réunions à distance, même dans un environnement bruyant.
📖 À lire également : ClickUp vs Teams : quel outil de collaboration vous convient le mieux ?
4. Notion (idéal pour la documentation flexible de l'environnement de travail)
Notion vous fournit les éléments de base et vous dit « Débrouillez-vous ». Cela peut sembler compliqué, mais cela signifie que vous n'êtes pas obligé de suivre le flux de travail de quelqu'un d'autre. Vous créez des bases de données, des wikis, des listes de tâches et des calendriers adaptés aux besoins de votre équipe.
Une page peut commencer par de simples notes de réunion, puis se transformer en un hub de projet reliant des documents connexes, suivant les tâches et intégrant des conceptions Figma. Tout est relié par des liens retour et des relations, créant ainsi un réseau d'informations. Grâce à cette flexibilité, vous passerez du temps au début à construire votre système, mais une fois qu'il sera opérationnel, Notion s'adaptera à votre façon de penser.
Les meilleures fonctionnalités de Notion
- Concevez des modèles d'accord de collaboration réutilisables pour le lancement de projets ou les rapports hebdomadaires afin que votre équipe suive des processus cohérents sans repartir de zéro.
- Générez des résumés structurés, des éléments à prendre en compte et les points clés à retenir de votre réunion avec IA Meeting Notes.
- Activez/désactivez les vues de base de données pour afficher les mêmes informations sous forme de tableau Kanban un jour et sous forme d'échéancier le lendemain, en fonction de votre priorité du moment.
- Planifiez et gérez vos rendez-vous directement dans Notion Calendrier, en définissant des dates d'expiration et des plages de disponibilité pour vos liens de planification.
Limites de Notion
- La collaboration en temps réel est légèrement ralentie lorsque plusieurs personnes effectuent simultanément des modifications en cours sur des pages complexes.
- La courbe d'apprentissage est difficile pour les personnes qui ne sont pas familiarisées avec les bases de données et les structures relationnelles, par rapport aux alternatives à Notion.
- L'application mobile supprime certaines fonctionnalités disponibles sur ordinateur et rend les modifications en cours frustrantes.
Tarifs Notion
- Free
- Plus : 12 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 24 $/mois par utilisateur
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Notion
- G2 : 4,6/5 (7 775 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 620 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Notion ?
Un avis d'utilisateur dit :
J'utilise Notion à des fins diverses, notamment pour prendre des notes de réunion, créer des SOT pour mon équipe, partager des connaissances, créer des guides d'intégration et effectuer des recherches personnelles. J'apprécie la façon dont Notion m'aide à rester organisé, en me permettant de regrouper tous mes besoins en un seul endroit. Il est assez intuitif, ce qui signifie que je peux naviguer facilement parmi ses fonctionnalités et effectuer différentes tâches, comme ajouter des tableaux de données. J'apprécie le fait que Notion prenne en charge plusieurs collaborateurs, ce qui permet un travail collaboratif tout en offrant la possibilité de garder les documents privés si nécessaire. J'aime particulièrement la fonctionnalité qui me permet de placer certaines pages que je consulte fréquemment dans mes favoris, ce qui me garantit un accès rapide. Dans l'ensemble, l'installation initiale de Notion a été assez facile et, malgré une courbe d'apprentissage, l'application est intuitive et facile à utiliser.
J'utilise Notion à des fins diverses, notamment pour prendre des notes de réunion, créer des SOT pour mon équipe, partager des connaissances, créer des guides d'intégration et effectuer des recherches personnelles. J'apprécie la façon dont Notion m'aide à rester organisé, en me permettant de regrouper tous mes besoins en un seul endroit. Il est assez intuitif, ce qui signifie que je peux naviguer facilement parmi ses fonctionnalités et effectuer différentes tâches, comme ajouter des tableaux de données. J'apprécie le fait que Notion prenne en charge plusieurs collaborateurs, ce qui permet un travail collaboratif tout en offrant la possibilité de garder les documents privés si nécessaire. J'aime particulièrement la fonctionnalité qui me permet de placer certaines pages que je consulte fréquemment dans mes favoris, ce qui me garantit un accès rapide. Dans l'ensemble, l'installation initiale de Notion a été assez facile et, malgré une courbe d'apprentissage, l'application est intuitive et facile à utiliser.
📖 À lire également : ClickUp vs Notion : le meilleur outil de documentation à choisir
5. Zoom (le meilleur pour des vidéoconférences fiables)
Zoom gère les visioconférences quelle que soit la vitesse de connexion Internet. Votre appel reste connecté pendant que vous faites une présentation à vos clients ou organisez une réunion d'équipe depuis un café. La configuration des réunions est simple : générez un lien, envoyez-le, c'est terminé.
Les salles de réunion permettent de diviser les grands groupes en discussions ciblées, puis de fusionner tout le monde lorsque vous êtes prêt. Vous pouvez flouter votre arrière-plan, partager des fenêtres spécifiques plutôt que l'ensemble de votre bureau et tout enregistrer pour les personnes qui n'ont pas pu être présentes. La plateforme s'adapte aussi bien aux appels individuels qu'aux webinaires réunissant des milliers de participants, sans nécessiter d'interface différente ni d'installation compliquée.
Les meilleures fonctionnalités de Zoom
- Automatisez des tâches telles que la planification de réunions de suivi, la génération de documents à partir de réunions et la création de clips vidéo avec IA Companion.
- Collaborez sur Zoom Docs pendant les réunions grâce à la traduction en temps réel par IA et à l'intégration avec Google Drive et YouTube.
- Maintenez la communication avant, pendant et après les réunions d'équipe ou avec les clients grâce à Continuous Meeting Chat.
- Participez à des discussions interactives pendant les réunions pour favoriser le brainstorming et la conceptualisation collaborative à l'aide du Tableau blanc de Zoom.
Limites de Zoom
- L'interface n'a pas beaucoup évolué et semble dépassée par rapport aux nouvelles alternatives à Zoom.
- Le forfait gratuit limite les réunions de groupe à 40 minutes, ce qui entraîne des interruptions gênantes lors de discussions plus longues.
- Les problèmes de sécurité ont fait la une des journaux après plusieurs incidents très médiatisés au cours desquels des invités indésirables ont perturbé des réunions.
Tarifs Zoom
Particuliers et entreprises
- Free
- Pro : 16,99 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 21,99 $/mois par utilisateur
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Zoom
- G2 : 4,5/5 (plus de 54 545 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 14 370 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Zoom ?
Un avis d'utilisateur dit :
J'utilise principalement Zoom Workplace pour mener des entretiens, des formations et des réunions, et j'apprécie vraiment ses capacités de conférence audio et vidéo claires. Cela garantit une communication efficace et permet d'identifier la personne interrogée, ce qui est essentiel pour mon travail. Je trouve les fonctionnalités de vidéoconférence et de partage d'écran très utiles, car elles facilitent les présentations et les interactions. De plus, j'apprécie la fonctionnalité « lever la main », qui permet aux participants de donner leur avis ou d'intervenir pendant une session de formation ou une réunion, favorisant ainsi des discussions interactives et inclusives. L'application et l'assistance Web améliorent l'accessibilité, me permettant d'utiliser la plateforme sur différents appareils, ce qui est très pratique. J'apprécie particulièrement la possibilité de me connecter simultanément avec plusieurs membres de l'équipe, une fonctionnalité qui fait défaut à de nombreuses autres applications de visioconférence, ce qui fait de Zoom Workplace un choix plus polyvalent pour la collaboration et la communication au sein d'une équipe.
J'utilise principalement Zoom Workplace pour mener des entretiens, des formations et des réunions, et j'apprécie vraiment ses capacités de conférence audio et vidéo claires. Cela garantit une communication efficace et permet d'identifier la personne interrogée, ce qui est essentiel pour mon travail. Je trouve les fonctionnalités de vidéoconférence et de partage d'écran très utiles, car elles facilitent les présentations et les interactions. De plus, j'apprécie la fonctionnalité « lever la main », qui permet aux participants de donner leur avis ou d'intervenir pendant une session de formation ou une réunion, favorisant ainsi des discussions interactives et inclusives. L'application et l'assistance Web améliorent l'accessibilité, me permettant d'utiliser la plateforme sur différents appareils, ce qui est très pratique. J'apprécie particulièrement la possibilité de me connecter simultanément avec plusieurs membres de l'équipe, une fonctionnalité qui fait défaut à de nombreuses autres applications de visioconférence, ce qui fait de Zoom Workplace un choix plus polyvalent pour la collaboration et la communication au sein d'une équipe.
📖 À lire également : Teams ou Zoom : quel est le meilleur outil de réunion ?
Outils de collaboration pour différents cas d'utilisation
Découvrons comment ces outils de collaboration s'intègrent dans différents flux de travail et cas d'utilisation. 🗒️
Équipes à distance et dispersées
Le télétravail pose un défi fondamental : votre collègue à Tokyo est endormi lorsque vous avez des questions urgentes, et attendre 12 heures pour obtenir une réponse brise votre élan.
La communication asynchrone résout ce problème en permettant aux personnes de contribuer de manière significative à leur rythme, sans nécessiter de coordination en temps réel.
Dans de tels scénarios, le suivi des tâches devient votre seule source d'information fiable pour la visibilité à distance. Lorsque tout le monde peut voir sur quoi on travaille et qui en est responsable, vous éliminez l'anxiété liée au fait de se demander si le travail est réellement effectué. Plus important encore, une documentation adéquate des tâches permet aux travailleurs à distance de comprendre tout le contexte derrière les missions qui leur sont confiées.
💡 Conseil de pro : suivez le travail avec les vues ClickUp (liste, Tableau, Calendrier ou diagramme de Gantt) pour avoir une vue d'ensemble du travail de votre équipe. Identifiez les dépendances, suivez les échéances et lancez-vous dans les tâches avec tout le contexte dont vous avez besoin.
Équipes créatives
Le travail créatif est désordonné, non linéaire et difficile à suivre avec les outils de gestion de projet traditionnels.
Les tableaux blancs ClickUp offrent aux équipes créatives un espace pour réfléchir de manière visuelle et collaborative. Les concepts peuvent évoluer en temps réel au cours des discussions, chacun pouvant contribuer simultanément plutôt que tour à tour.
Au-delà de la conception, les équipes créatives ont besoin d'une gestion robuste des ressources. La question « quel fichier est la version finale ? » fait perdre plus de temps créatif que la plupart des équipes ne le pensent. Des bibliothèques centralisées avec contrôle des versions et conventions de nommage claires permettent aux concepteurs et aux rédacteurs de trouver ce dont ils ont besoin en quelques secondes, plutôt que de passer des heures à fouiller dans des dossiers et l'historique des discussions.
🚀 Avantage ClickUp : chaque modification et chaque édition de version comptent lors du suivi des commentaires, et ClickUp Docs les mémorise toutes. L'historique des versions permet à votre équipe d'annuler les modifications, de comparer les mises à jour et de voir qui a fait quoi, ce qui garantit la transparence et la sérénité du travail créatif.
Équipes de projet interfonctionnelles
La collaboration interfonctionnelle échoue généralement en raison de dépendances invisibles, et non d'un manque d'efforts. Le marketing a besoin des fonctionnalités du produit, l'équipe commerciale a besoin des supports marketing et l'ingénierie a besoin des exigences de chacun.
Une gestion des tâches qui affiche explicitement ces connexions permet d'éviter les conflits inattendus. Grâce à la visibilité des dépendances, les équipes peuvent désormais s'adapter de manière proactive au lieu de découvrir les problèmes lors du lancement.
De plus, les différents services doivent comprendre en quoi leur travail contribue aux objectifs de l'entreprise, et pas seulement à ceux de leur équipe. Lorsque les tableaux de bord affichent les progrès accomplis vers des résultats communs, les équipes interfonctionnelles coordonnent naturellement mieux leur travail, car elles comprennent pourquoi certaines demandes sont urgentes tandis que d'autres peuvent attendre.
Entreprises
La sécurité et les permissions deviennent complexes lorsque des milliers d'employés ont besoin de différents niveaux d'accès à différentes informations. Vous avez besoin de contrôles granulaires qui protègent les données sensibles sans créer trop de restrictions qui paralysent le travail.
De plus, la standardisation devient essentielle à l'échelle de l'entreprise. Les différentes équipes développent naturellement leurs propres flux de travail, qui fonctionnent bien jusqu'à ce qu'elles aient besoin de collaborer. Les outils d'entreprise tels que ClickUp garantissent une cohérence suffisante pour le travail inter-équipes tout en laissant aux services la flexibilité nécessaire pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Les capacités d'intégration sont également plus importantes pour les entreprises, car elles travaillent avec des piles technologiques construites au fil des ans. Votre plateforme de collaboration doit se connecter de manière transparente aux systèmes CRM, aux plateformes RH et aux outils spécifiques à votre secteur d'activité afin que les données circulent automatiquement. Des fonctionnalités telles que la recherche approfondie alimentée par l'IA peuvent s'avérer très précieuses dans ce domaine. 👇🏼
🚀 Avantage ClickUp : Protégez les données sensibles sans ralentir le travail. ClickUp offre aux équipes d'entreprise une authentification multifactorielle et des permissions granulaires, vous permettant de contrôler qui voit quoi tout en assurant une collaboration fluide sur les projets.
Équipes en contact avec la clientèle
Les équipes d'assistance sont confrontées à un type de chaos unique. Un client découvre un bug critique à 16 h 47 le vendredi, un autre ne parvient pas à accéder à son compte pendant une démonstration de produit et un troisième a besoin d'éclaircissements sur sa facture, le tout en l'espace de dix minutes.
Le véritable frein à la productivité est le temps perdu à activer/désactiver les tâches. Le temps que votre agent rassemble tout ce dont il a besoin pour aider le client, 20 minutes se sont écoulées et la frustration du client a doublé.
Les plateformes de collaboration qui centralisent tout font une énorme différence. Lorsque les discussions avec les clients, les discussions d'équipe et la documentation sont regroupées au même endroit, l'équipe commerciale résout les problèmes plus rapidement, car elle n'a pas à rechercher les informations.
Des fonctionnalités d'attribution intelligentes garantissent également que les problèmes complexes sont traités par des membres expérimentés de l'équipe, tandis que les questions plus simples sont rapidement traitées par des agents IA pour le service client, évitant ainsi les goulots d'étranglement qui frustrent à la fois les clients et le personnel.
Cette vidéo vous explique comment utiliser l'IA dans le service client :
Erreurs courantes à éviter
Ces erreurs liées aux outils de collaboration créent des inefficacités cachées qui s'accumulent au fil du temps :
- En supposant que tout le monde interprète les réactions de la même manière : un pouce levé peut signifier « approuvé », « j'ai vu ça » ou « bonne chance ». Les reconnaissances ambiguës conduisent à des malentendus.
- Exiger des réponses en temps réel pour des questions non urgentes : Attendre une réponse immédiate à chaque message nuit à la concentration au travail. Les équipes confondent disponibilité constante et efficacité réelle.
- Taguer @tout le monde pour les mises à jour mineures : l'utilisation excessive des notifications générales incite les gens à les ignorer. Réservez les alertes à l'échelle de l'organisation aux informations vraiment importantes.
- Ne pas fixer de limites pour les notifications : les notifications constantes perturbent le travail et épuisent votre équipe. Fixez des heures de silence à l'échelle de l'organisation et apprenez à vos collaborateurs à utiliser efficacement les paramètres « Ne pas déranger ».
- Création d'un trop grand nombre d'espaces de projet : les Teams perdent du temps à rechercher des informations sur 47 canaux de communication différents. Établissez des conventions de nommage claires et archivez les espaces inactifs.
🚀 Avantage ClickUp : Prenez le contrôle de votre expérience ClickUp Chat en personnalisant les paramètres de notification. Vous pouvez même désactiver les notifications pendant les heures de travail ou configurer des alertes mobiles avec des sons spécifiques.
Conseils bonus pour tirer le meilleur parti des outils de collaboration
Ne travaillez plus plus dur que nécessaire grâce à ces conseils pour améliorer la coordination de votre équipe :
Concevez votre environnement de travail en fonction des flux de travail
Organisez les espaces de collaboration en fonction du flux de travail au sein de votre organisation.
Le lancement d'un produit peut nécessiter un espace où les équipes de conception, de marketing, d'ingénierie et de l'équipe commerciale collaborent toutes ensemble, plutôt que des silos départementaux séparés qui nécessitent des échanges constants.
Les espaces de projet interfonctionnels permettent à toutes les parties prenantes concernées de rester informées sans les obliger à rejoindre tous les canaux départementaux. Votre équipe peut ainsi se concentrer uniquement sur les projets auxquels elle participe, plutôt que d'être submergée par un flot incessant de mises à jour non pertinentes.
🧠 Anecdote : En 1913, le mathématicien indien Srinivasa Ramanujan, en grande partie autodidacte, envoya une lettre remplie de ses théorèmes au mathématicien britannique G. H. Hardy. Hardy fut tellement impressionné qu'il invita Ramanujan à Cambridge, ce qui donna lieu à l'une des collaborations les plus fructueuses de l'histoire des mathématiques.
Documentez au fur et à mesure
Le meilleur moment pour documenter quelque chose, c'est dès que vous l'avez compris, et non plusieurs semaines plus tard, lorsque vous en avez oublié les détails. Créez des modèles qui invitent les gens à documenter les décisions, les étapes de dépannage et les leçons apprises dans le cadre de leur travail.
Cette pratique vous permet de constituer votre base de connaissances interne de manière organique, sans avoir à consacrer du temps à des sprints de documentation, ce qui semble souvent impossible.
Utilisez les indicateurs de disponibilité de manière judicieuse
Les indicateurs de statut tels que « en réunion » ou « concentré » doivent toujours avoir un sens.
Si votre statut indique toujours « disponible » même lorsque vous ne l'êtes pas, les gens cessent de faire confiance au système et vous interrompent quand même.
Des indicateurs de présence honnêtes pourraient aider les équipes à mieux se coordonner. Les gens savent quand ils peuvent s'attendre à des réponses rapides et quand ils doivent laisser des messages asynchrones détaillés. Votre équipe pourrait respecter les moments de concentration sans se demander si quelqu'un l'ignore.
Donnez du sens au mot « terminé »
Votre équipe marque les tâches comme achevées, mais trois jours plus tard, quelqu'un demande : « Attendez, avons-nous terminé cela ? », car personne ne sait vraiment ce que « terminé » signifie. Cette ambiguïté nuit à la productivité plus que presque tout autre facteur.
Définissez les critères d'achèvement avant le début du travail, et non lorsque quelqu'un estime avoir terminé. Une campagne marketing est terminée lorsque :
- Les publicités sont lancées
- Les performances initiales sont mesurées
- L'équipe a répertorié les éléments à optimiser.
De même, une tâche d'ingénierie est achevée lorsque le code a été testé, révisé, déployé et que les parties prenantes concernées ont été informées.
Ces définitions permettent d'éviter le cycle sans fin des « encore une dernière chose » où les tâches ne sont jamais vraiment achevées. Lorsque tout le monde comprend exactement ce que signifie « achevé », les gens cessent de rouvrir des travaux déjà achevés ou de découvrir à la dernière minute que des étapes cruciales ont été omises.
Créez des espaces de collaboration pour les personnes en déclin
La plupart des outils de collaboration facilitent l'intégration des personnes dans les projets, les canaux et les réunions. Ce qu'ils ne font pas bien, c'est aider les personnes à décliner gracieusement leur participation lorsqu'elles ne devraient pas être incluses.
Cela crée le problème inverse de celui auquel on pourrait s'attendre : les gens sont trop impliqués dans du travail qui ne nécessite pas leur contribution, ce qui dilue leur concentration sur trop de choses. Votre développeur n'a pas besoin d'assister à toutes les réunions marketing simplement parce qu'il a conçu le produit. Votre designer n'a pas besoin d'assister à toutes les sessions de planification de sprint.
Les équipes intelligentes rendent socialement acceptable et opérationnellement facile de dire « Je n'ai pas besoin d'être là ». Les espaces de collaboration doivent indiquer clairement qui doit participer activement et qui doit simplement être tenu informé.
Les utilisateurs peuvent se désinscrire de certains canaux ou projets sans craindre de passer à côté d'informations importantes, car les éléments vraiment urgents font l'objet d'un acheminement distinct qui garantit leur transmission aux personnes concernées.
L'avenir des outils de collaboration avec l'IA
Voici un aperçu des façons dont l'IA transforme la collaboration au sein des équipes :
- Tâches gérées par des agents : des agents IA autonomes ou semi-autonomes effectuent les tâches routinières (vérifications de statut, suivis, création de brouillons) et relient les flux de travail entre les applications afin que les équipes puissent se concentrer sur les décisions et les exceptions.
- Une gouvernance et des garde-fous renforcés : les plateformes de collaboration intégreront des règles, des niveaux de vérification et des contrôles de partialité afin de gérer les risques à mesure que l'IA prendra en charge le travail lié à la prise de décision.
- Retour d'information basé sur l'IA : des agents IA fourniront un retour d'information personnalisé et automatisé aux équipes, améliorant ainsi la communication et les contributions.
- Productivité à grande échelle : des études estiment que l'IA générative offre un énorme potentiel de gain de productivité, mais les gains réels dépendent de la formation, de la redéfinition des rôles et de nouvelles méthodes de travail qui intègrent l'IA dans les routines de l'équipe.
🧠 Fait intéressant : les employés qui ont au moins une relation de collaboration au travail sont 29 % plus susceptibles de déclarer qu'ils resteront dans leur entreprise au cours de l'année suivante. Le simple fait d'avoir un bon partenaire de travail semble favoriser la fidélisation.
Trouvez votre partenaire idéal en matière de collaboration : ClickUp
Chaque équipe a sa propre façon de travailler, mais toutes ont besoin d'un espace où les idées, les mises à jour et les tâches peuvent être connectées. Le défi consiste à savoir choisir des outils de collaboration qui éliminent la confusion au lieu d'ajouter davantage de bruit.
ClickUp vous facilite ce choix.
Il rassemble le chat, la documentation, les tâches et l'IA dans un seul et même espace afin que les équipes restent alignées du lancement à la livraison. Vous avez moins de casse-tête liés au changement d'application, une collaboration à distance plus fluide et plus d'énergie pour vous consacrer à votre travail.
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Foire aux questions (FAQ)
Les fonctionnalités les plus importantes à rechercher sont notamment la messagerie en temps réel et les visioconférences pour une communication instantanée, le suivi des tâches et des projets pour clarifier les responsabilités et les délais, le partage sécurisé de fichiers avec contrôle des versions pour éviter toute confusion, l'intégration avec les applications que votre équipe utilise déjà et l'évolutivité afin que l'outil puisse grandir avec votre équipe.
Vous aurez peut-être besoin d'un nouvel outil si la communication est souvent retardée ou peu claire, si les tâches sont réparties sur plusieurs plateformes, s'il est difficile de faciliter les discussions et de suivre la progression, si les informations sensibles ne sont pas bien protégées ou si votre outil actuel ne peut pas prendre en charge la croissance de votre équipe.
Les logiciels de gestion de projet sont conçus pour planifier, suivre et superviser des projets, et offrent des fonctionnalités telles que des échéanciers, des jalons et l'allocation des ressources. Les logiciels de collaboration, quant à eux, se concentrent sur le travail d'équipe au quotidien et offrent des fonctionnalités de messagerie, de partage de fichiers et d'édition collaborative en temps réel.
Le budget dépend de la taille et des besoins de l'équipe. Les petites équipes peuvent souvent utiliser des outils numériques gratuits ou peu coûteux, les équipes moyennes à grandes peuvent dépenser entre 7 et 20 dollars par mois et par utilisateur pour des fonctionnalités avancées, et les solutions au niveau de l'entreprise impliquent généralement des tarifs personnalisés pour des fonctionnalités, une sécurité et une assistance améliorées.
ClickUp est le meilleur outil de collaboration pour les grandes équipes, car il s'adapte efficacement, favorise une communication structurée et centralise la gestion des tâches, le partage de documents, l'automatisation des flux de travail et la collaboration sur une seule plateforme.