ClickUp porte bien des noms : outil de gestion de projet, alternative à Slack, espace de travail convergent basé sur l’IA ou encore « l’application qui fait tout », pour n’en citer que quelques-uns.
La vérité se situe quelque part entre tout cela, et honnêtement, c'est justement ce qui rend difficile de l'expliquer en une seule phrase.
En bref : ClickUp est l'environnement de travail où se déroule réellement le travail de votre équipe. Tâches, documents, chat, tableaux de bord, objectifs, Sprints et IA : tout est regroupé dans un seul environnement de travail, au lieu d'être dispersé sur 10 onglets. Plus de 5 millions d'équipes l'utilisent, des start-ups de deux personnes aux entreprises du Fortune 500, et chacune l'utilise à sa manière.
Voici votre cours accéléré sur les utilisations concrètes de ClickUp : plus de 20 cas d'utilisation réels, les fonctionnalités qui les sous-tendent et tout ce que la plupart des utilisateurs ne découvrent qu'au bout de trois mois. Que vous évaluiez ClickUp pour la première fois ou que vous cherchiez à identifier les fonctionnalités que vous n'utilisez pas encore, commencez par ici.
À quoi sert ClickUp ?
Premier environnement de travail convergent au monde basé sur l'IA, ClickUp permet de gérer des flux de travail de bout en bout au sein des équipes et entre les services. Grâce à lui, vos projets, tâches, documents, discussions, tableaux de bord et fonctionnalités d'IA sont tous regroupés au sein d'un environnement de travail unifié.
Et maintenant, le meilleur : grâce à la richesse de ses fonctionnalités et à ses nombreuses possibilités de personnalisation, ClickUp aide les équipes à modéliser des flux de travail adaptés à une multitude de cas d'utilisation, notamment la gestion de projet, la gestion des tâches, le développement logiciel, la collaboration, les rapports, le CRM, et bien plus encore.
Brain², l’IA contextuelle de ClickUp, dispose d’une connaissance approfondie de votre environnement de travail, puisqu’elle s’appuie sur vos tâches, vos documents, vos discussions et vos projets. Elle vous fournit des réponses précises, des résumés, des analyses et des recommandations concernant votre travail, sans que vous ayez à changer d’onglet ou à fouiller dans des dossiers éparpillés.
Et ce n’est pas tout. Vous bénéficiez d’une suite de fonctionnalités avancées, telles que les automatisations sans code, les connexions MCP à des outils et applications externes, ainsi que les Super Agents (agents IA). Elles vous permettent d’automatiser les comptes rendus quotidiens, de générer des mises à jour de projet, de gérer la documentation, de transférer des tâches entre ClickUp et des outils externes, de surveiller les échéances et d’exécuter des flux de travail récurrents qui, autrement, nécessiteraient un effort manuel.
Ensemble, ces fonctionnalités transforment ClickUp d’un simple outil de gestion de projet en un centre de commande unifié pour votre travail.
Les fonctionnalités de ClickUp en un coup d'œil
Voici un aperçu rapide des principales fonctionnalités et de leur utilité :
| Cas d'utilisation | Fonctionnalité clé de ClickUp | Idéal pour |
| Gestion de projet | Diagramme de Gantt, échéancier, tableau et plus de 15 vues différentes | Ingénierie, PMO, opérations |
| Gestion des tâches | Statuts personnalisés, priorités, types de tâches | Chaque équipe |
| Développement logiciel | Sprints, intégrations Git, automatisations | Équipes de développement et d'assurance qualité |
| Collaboration en équipe | Discuter, SyncUps, documents partagés | Équipes transversales |
| Flux de travail basés sur l'IA | Brain², Super Agents, intégrations MCP | Des équipes qui remplacent plusieurs outils d'IA |
| Réunions et suivis | Planificateur, Calendrier, prise de notes par IA | Responsables, consultants, rôles en contact avec la clientèle |
| Documentation et gestion des connaissances | Documentation, wikis, recherche IA d'entreprise | Équipes RH, produit et contenu |
| Rapports et tableaux de bord | Tableaux de bord, cartes IA, vue Charge de travail | Direction, opérations, finances |
| CRM et travail des clients | Champs personnalisés, formulaires et e-mails dans ClickUp | Équipe commerciale, gestion des comptes |
| Automatisations | Éditeur sans code, plus de 90 déclencheurs, synchronisation avec Google Drive | Opérations, marketing, assistance |
Selon les utilisateurs, les principaux avantages de ClickUp sont les suivants :
- Réduction des changements de contexte
- Réduire la prolifération des applications
- Meilleure coordination entre les équipes
- Une évolutivité adaptée à chaque équipe et service
Les nombres parlent d'eux-mêmes :
- Plus de 3 heures gagnées chaque semaine par 60,2 % des clients
- 3 outils ou plus remplacés par 40. 9 % des clients
- 54,7 % des utilisateurs déclarent avoir réalisé des économies en adoptant ClickUp
- 96,7 % des utilisateurs déclarent avoir gagné en efficacité grâce à ClickUp
- 87,9 % des utilisateurs déclarent que la collaboration s'est améliorée grâce à l'utilisation de ClickUp par leurs équipes
- 87,5 % des utilisateurs font état d'une meilleure visibilité en conséquence de l'utilisation de ClickUp
🧠 Anecdote : ClickUp a commencé comme un outil interne conçu pour résoudre un problème simple : la productivité était au plus bas. Trop d’outils, trop de cloisonnements. Aujourd’hui, notre mission est de redonner 20 % de leur temps aux équipes en regroupant tout leur travail en un seul endroit. Et le plus beau dans tout ça, c’est que plus de 5 millions d’équipes nous ont rejoints dans cette démarche.
Qui utilise ClickUp (et pourquoi est-il si populaire) ?
ClickUp doit sa popularité au fait qu'il regroupe la gestion de projet, les documents, le chat et l'IA au sein d'un seul et même environnement de travail. Il permet de réduire considérablement les coûts et les changements de contexte liés à la gestion de plusieurs outils et d'abonnements distincts. Plus de 5 millions d'équipes l'utilisent, et les utilisateurs ont créé plus de 3,6 milliards de tâches rien qu'en 2025.
Les outils de travail ne résolvent souvent qu'une partie du problème. Vous gérez le suivi de vos projets dans une application, vos documents dans une autre, vos tableaux de bord dans une troisième, sans compter les outils de collaboration par chat dédiés à votre équipe. Vous finissez par devoir les assembler tous pour mener à bien votre travail.
ClickUp est conçu différemment. Dès le départ, il a été pensé pour gérer toutes les étapes de votre travail dans un seul et même espace connecté, afin que vous n’ayez plus à vous débattre avec la multitude d’applications disparates pour trouver les informations dont vous avez besoin.
Mais comment ClickUp y parvient-il exactement ? En ne vous limitant pas à un seul service, à une taille d’équipe ou à un flux de travail spécifique. Vous pouvez personnaliser votre environnement de travail pour qu’il s’adapte à la manière dont le travail circule entre les équipes. Grâce à cette flexibilité, différentes équipes utilisent ClickUp à des fins très variées :
- La direction bénéficie d’une visibilité en temps réel sur toutes les équipes sans avoir à solliciter des mises à jour sur le statut des tâches
- L'équipe d'ingénierie gère les sprints, les backlogs et les feuilles de route, ainsi que les spécifications produit (PRD) et les intégrations Git
- Le marketing gère les campagnes, les calendriers de contenu et les validations créatives au sein d’un seul pipeline
- Équipe commerciale : créez des CRM légers avec des champs personnalisés, des formulaires et des e-mails dans ClickUp
- Les RH gèrent les checklists d’intégration, les wikis sur les politiques d’entreprise et les flux de travail de formation
- La section « Opérations » effectue l’automatisation des processus récurrents, assure le suivi de la conformité et surveille les indicateurs clés de performance (KPI) sur les tableaux de bord.
Quel que soit le cas d'utilisation, votre équipe reste coordonnée, gagne en rapidité et peut dire adieu à la prolifération des outils.
Cette approche « conçue pour toutes les équipes » remonte aux tout débuts de ClickUp. Pour reprendre les mots de Zeb Evans, PDG et fondateur de ClickUp :
Malgré les conseils unanimes recommandant de « se spécialiser » et d’éviter les marchés concurrentiels, ClickUp a délibérément développé un logiciel flexible destiné aux équipes de « deux personnes ou plus », tous secteurs confondus. Tout le monde nous disait : « Ne vous lancez pas dans ce domaine, c’est complètement absurde », mais notre conviction de créer un logiciel flexible et personnalisable, capable de s’adapter au mode de fonctionnement des équipes, s’est avérée juste.
Malgré les conseils unanimes recommandant de « se spécialiser » et d’éviter les marchés concurrentiels, ClickUp a délibérément développé un logiciel flexible destiné aux équipes de « deux personnes ou plus », tous secteurs confondus. Tout le monde nous disait : « Ne vous lancez pas dans ce domaine, c’est complètement absurde », mais notre conviction de créer un logiciel flexible et personnalisable, capable de s’adapter au mode de fonctionnement des équipes, s’est avérée juste.
Sa publication sur LinkedIn apporte davantage de précisions sur les raisons pour lesquelles ClickUp réunit travail et IA au sein d’une plateforme unifiée :
📚 En savoir plus : Comment utiliser ClickUp AI pour gagner en efficacité et en productivité
Plus de 20 façons d’utiliser ClickUp au sein de vos équipes
Il n’y a pas deux équipes qui utilisent ClickUp de la même manière. L’environnement de travail d’une équipe marketing ne ressemble en rien à celui d’une équipe d’ingénieurs, même s’ils sont tous deux construits sur la même plateforme. Découvrons ensemble plus de 20 façons d’utiliser ClickUp au quotidien.
Commençons par un bref résumé de tous les cas d’utilisation abordés dans cette section, suivi d’une analyse approfondie de chacun d’entre eux.
| Cas d'utilisation | Contenu de ce guide |
| Gestion de projet | Planifiez vos tâches, vos échéanciers et vos dépendances grâce à plus de 15 vues différentes. Suivez vos jalons, gérez vos charges de travail et visualisez votre progression, des diagrammes de Gantt aux tableaux Kanban. |
| Gestion des tâches | Personnalisez les statuts, définissez des priorités, utilisez les types de tâches et laissez Brain² créer, classer et attribuer automatiquement les tâches en fonction de déclencheurs et d'une logique d'IA. |
| Développement logiciel | Organisez des sprints, gérez vos backlogs, liez des dépôts Git, transférez automatiquement les bugs depuis les formulaires et utilisez la recherche IA Enterprise pour trouver des spécifications dans tous vos outils en quelques secondes. |
| Collaboration en équipe | Remplacez Slack, les e-mails et Zoom par Chat, SyncUps et documents partagés. Transformez vos messages en tâches et utilisez les agents Autopilot pour trier vos discussions. |
| IA unifiée | Accédez à Claude, GPT et Gemini via Brain² grâce au routage automatique, à la mémoire persistante, à la création d’artefacts et aux connexions à des outils externes via MCP. |
| Réunions et suivis | Utilisez Planner et Calendrier pour planifier votre travail, participer à des appels et laissez IA Notetaker enregistrer les transcriptions, les discussions et les éléments à mener issus de n'importe quelle réunion. |
| Gestion des documents | Créez des documents et des wikis qui coexistent avec vos tâches. Utilisez l'IA pour rédiger, résumer et effectuer des recherches dans l'ensemble de votre base de connaissances. |
| Rapports | Créez des tableaux de bord à l'aide de widgets personnalisés et de cartes IA qui résument automatiquement l'activité, signalent les risques et suivent les indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel. |
| Campagnes marketing | Gérez les échéanciers de campagne, les validations de créations et la livraison des ressources au sein d’un même pipeline grâce aux fonctionnalités « Calendrier », « Révision » et « Automatisation ». |
| Flux de travail automatisé | Créez des automatisations sans code grâce à plus de 90 déclencheurs, à la synchronisation avec Google Drive, à la logique conditionnelle des agents et à des actions inter-outils telles que « Modifier le nom d’une tâche » et « Ajouter une relation ». |
| Gestion du contenu | Suivez le parcours de vos contenus, du brief à la publication, grâce aux champs personnalisés, aux flux de travail de validation, aux calendriers éditoriaux et aux documents liés pour chaque publication. |
| Budgétisation et suivi financier | Utilisez les champs de formule, les champs personnalisés et les tableaux de bord pour suivre les budgets, réaliser des prévisions de dépenses et signaler les dépassements dans l'ensemble de vos projets. |
| Amélioration des processus et audit | Standardisez vos processus grâce aux checklists, au suivi du temps et aux automatisations. Identifiez les goulots d'étranglement et mesurez la durée du cycle. |
| CRM et travail des clients | Créez un CRM léger grâce aux champs personnalisés, aux formulaires de saisie, à l'e-mail intégré à ClickUp pour communiquer avec vos clients et aux tableaux de bord pour assurer la visibilité de votre pipeline. |
| Planification d'évènements et logistique | Coordonnez les lieux, les prestataires et les échéances grâce au Calendrier, au diagramme de Gantt, aux dépendances et aux listes de tâches partagées entre les parties prenantes internes et externes. |
| Intégration et formation | Créez des flux d'intégration reproductibles grâce aux modèles, aux checklists et aux documents. Suivez la progression des nouvelles recrues et effectuez l'automatisation des rappels. |
| Lancements de produits | Alignez les équipes produit, marketing et ingénierie sur un même échéancier grâce au diagramme de Gantt, aux dépendances et aux vues inter-équipes qui permettent d’identifier rapidement les obstacles. |
| Opérations de service et d'assistance | Acheminez les tickets depuis Forms, effectuez l'automatisation des escalades SLA et offrez à vos équipes d'assistance une file d'attente partagée avec une visibilité en temps réel sur le statut des tickets. |
| Conformité et préparation aux audits | Mettez en place des flux de travail de révision grâce aux permissions, aux checklists, aux statuts personnalisés et à l'historique des tâches prêt pour l'audit. |
| Design ops | Gérez les retours créatifs avec la Révision, organisez des séances de brainstorming sur les Tableaux blancs, partagez des enregistrements d'écran avec Clip et suivez les demandes de conception dans une file d'attente unique. |
1. Gestion de projet
Pensez à votre journée de travail type. Elle consiste généralement à courir après les mises à jour, à passer sans cesse d'un tableau de tâches à une application de messagerie instantanée, et à rechercher ce dernier document, le tout sur cinq outils différents. Pour beaucoup d'entre nous, nous passons plus de temps à gérer les échéanciers, les dépendances et les parties prenantes qu'à faire du travail réellement.
Pire encore, un outil de gestion de projet traditionnel vous oblige à adapter vos flux de travail à sa structure rigide.
Découvrez ClickUp pour la gestion de projet. Grâce à ses fonctionnalités de gestion de projet basées sur l’IA, il décompose les flux de travail complexes en tâches et sous-tâches plus petites, relie les tâches associées par des dépendances et suit les jalons qui reflètent votre flux de travail réel.
Avec plus de 15 vues personnalisées telles que le diagramme de Gantt, l'échéancier, le Tableau ou la liste, vous pouvez choisir comment visualiser l'avancement de vos projets en fonction du mode de fonctionnement de votre équipe. De plus, vous pouvez examiner votre projet sous tous les angles et :
- Comparez le planning prévu à la réalité grâce aux références de diagramme de Gantt : enregistrez le planning initial de votre projet en tant que référence, puis superposez-le à votre diagramme de Gantt en temps réel. Identifiez instantanément les tâches en retard, celles qui ont été achevées en avance, ainsi que l'écart correspondant, pour que votre prochain rapport de statut s'écrive tout seul.
- Une vue d’ensemble : Affichez plusieurs projets côte à côte ou zoomez sur un seul. Des options de tri et de regroupement flexibles vous aident à suivre la progression et à repérer rapidement les goulots d’étranglement.
- Organisez vos projets : vous disposez d’options personnalisées de tri, de filtrage et de regroupement. Créez des vues en cascade pour voir ce qui est au programme aujourd’hui, ce qui est prévu prochainement et ce qui nécessite une attention urgente.
📌 Exemple concret : Comment Savills gère ses prestations informatiques dans plusieurs pays grâce à ClickUp
L'équipe informatique régionale de Savills gère les déploiements de CRM, les développements personnalisés et les projets d'infrastructure dans 14 régions d'Asie. Le portefeuille ayant dépassé les capacités d'Azure DevOps et d'une multitude de tableaux Excel, Cherry Wong, partenaire informatique, a entièrement repensé le cycle de vie des livraisons sur ClickUp.
Les demandes parviennent désormais via des formulaires dotés de checklists intégrées, et un tableau des demandes les examine avant qu'une tâche ne devienne un projet actif. À partir de là, un seul enregistrement suit le travail de bout en bout : la demande d'amélioration, le backlog et les bugs sont tous regroupés sous une seule tâche parente. Ian Or, qui dirige une équipe de 10 personnes chargée de la mise en œuvre d'un CRM en Inde, à Hong Kong et en Chine, peut retracer exactement ce qui a été déployé et ce qui a causé un problème plusieurs mois plus tard.
Lorsqu’un ticket passe au statut « prêt pour le développement », l’équipe du fournisseur est automatiquement affectée. Les fournisseurs posent leurs questions sous forme de commentaires, les analystes métier y répondent dans le même fil de discussion, l’équipe d’assurance qualité effectue ses vérifications directement, et l’ensemble des échanges reste associé au ticket. Le marathon mensuel des présentations PowerPoint appartient désormais au passé : un tableau de bord du DSI en temps réel affiche désormais l’état d’avancement des projets dans chaque pays.
« ClickUp nous a permis de gagner plus de 50 heures par mois. Au lieu de planifier des appels et d’attendre que tout le monde soit disponible, nous traitons et résolvons simplement les problèmes dans le fil de discussion dédié aux tâches. Pour une équipe de 10 personnes réparties entre l’Inde, Hong Kong et la Chine, cela représente la productivité d’une personne entière dont nous ne savions même pas qu’elle nous manquait. »
Ian Or, chef de projet senior en gestion de projet chez Savills
💡 Astuce de pro : Vous vous sentez dépassé(e) à l’idée de configurer votre flux de travail à partir de zéro ? Commencez par le modèle de gestion de projet de ClickUp. Il vous offre un espace prédéfini, organisé par phases de projet, avec des vues « Liste » et « Kanban », pour que vous puissiez suivre immédiatement vos tâches et vos ressources.
Avec six statuts de tâche personnalisés (tels que « Ouvert », « En cours » et « Terminé »), c’est une solution prête à l’emploi pour gérer votre travail sans passer des heures à l’installer.
2. Gestion des tâches
Les tâches ClickUp constituent la couche d’exécution qui alimente chaque flux de travail.
Commencez par personnaliser les statuts de vos tâches afin qu'ils reflètent le mode de fonctionnement de votre équipe. Vous avez besoin des statuts « Révision par le client », « En attente » ou « En attente d'autorisation » ? C'est tout à fait possible !
Définissez ensuite des niveaux de priorité pour aider votre équipe à se concentrer. Choisissez entre « Urgent », « Élevé », « Normal » ou « Faible » dans le logiciel de gestion des tâches. Il y a ensuite la combinaison « Tâches + Brain² » qui ajoute une couche d’intelligence :
- Création automatique de tâches lorsque des déclencheurs sont activés (par exemple, lorsqu'un prospect est enregistré dans votre CRM → ClickUp génère une tâche préremplie)
- Mettez à jour ou classez les tâches en fonction des résultats générés par l'IA (par exemple, ajoutez la mention « Urgent » si le sentiment est négatif)
- Attribuez automatiquement des tâches à l'aide de règles de routage, de limites de capacité ou d'une logique personnalisée
- Suivez les performances de l'automatisation grâce à des champs personnalisés ou des statuts tels que « Suggéré par l'IA », « Transféré » ou « Vérification manuelle ».
Les champs personnalisés s’appliquent à des types de tâches spécifiques : ainsi, une tâche de type « Bug » n’affiche que les champs pertinents pour les bugs (gravité, environnement, étapes de reproduction), tandis qu’une demande de fonctionnalité affiche son propre ensemble de champs (version cible, niveau de priorité, PRD lié). Cela permet de réduire l’encombrement pour les équipes qui gèrent plusieurs types de tâches dans la même liste, et les champs s’organisent automatiquement par type de tâche dans le gestionnaire de champs personnalisés, la barre latérale des champs et la vue des tâches.
📌 Exemple concret : comment Bell Direct utilise ClickUp pour trier plus de 800 e-mails par jour
Bell Direct, une filiale de Bell Financial Group (ASX : BFG), gère les opérations de l’une des principales sociétés de courtage en bourse d’Australie. Son équipe croulait sous plus de 800 e-mails de clients par jour, chacun devant être lu, classé et transmis à la bonne personne. Deux employés à temps plein passaient leurs journées entières uniquement à gérer ce flux d’e-mails.
Ils ont déployé un « Super Agent » ClickUp qu’ils ont baptisé « Delegator ». Chaque e-mail client entrant devient une tâche dans une file d’attente de tri. Le Delegator les analyse un par un, évalue leur urgence et classe automatiquement les tâches par priorité, client et marque à l’aide de champs personnalisés avec IA. La détection de mots-clés place les demandes urgentes directement en tête de liste. L’agent achemine ensuite chaque tâche vers le bon membre de l’équipe en temps réel, sans aucune intervention manuelle.
Résultat : le travail de deux ETP est désormais pris en charge par l’agent, l’efficacité opérationnelle a augmenté de 20 % et les demandes urgentes sont traitées en priorité en quelques secondes au lieu de plusieurs heures.
« L’agent IA fait désormais partie intégrante de l’équipe. Auparavant, nous avions besoin de deux employés à temps plein rien que pour trier et attribuer les tâches. Désormais, l’agent s’occupe de tout, instantanément et avec précision. »
Jonathan Tan, responsable des opérations, Bell Direct
3. Développement logiciel
La plateforme de développement logiciel alimentée par l’IA de ClickUp vous permet de planifier, de développer et de déployer toutes vos mises à jour de produit, des épopées aux PRD en passant par les déploiements, au sein d’un seul et même environnement de travail connecté.
ClickUp AI peut attribuer automatiquement des tickets, mettre à jour les Sprints, suggérer des champs, résumer les PRD et supprimer les éléments obsolètes. Loin d'une organisation manuelle du travail, votre backlog évolue en temps réel, ce qui permet aux ingénieurs de rester concentrés sur la livraison.
Les discussions d'équipe, les revues de PRD, les notes de rétrospective et les comptes rendus quotidiens recèlent souvent des éléments à mener qui passent inaperçus.
ClickUp AI peut les détecter et les transformer en tâches suivables, avec des tâches assignées et des étapes suivantes : fini les moments où l'on se demande « Est-ce que quelqu'un a noté ça ? ». Votre équipe DevSecOps peut trouver des demandes de tirage, des spécifications, des fichiers et le travail de sprint en quelques secondes, même entre différents outils, grâce à la recherche IA Enterprise de ClickUp.
Enfin, les plus de 1 000 intégrations de ClickUp permettent à votre équipe de développement de continuer à utiliser les outils auxquels elle est déjà habituée.
ClickUp s'intègre à l'ensemble de l'écosystème de développement : GitHub, GitLab, Bitbucket, Sentry, PagerDuty, Jenkins, LaunchDarkly, et bien d'autres encore.
📌 Exemple concret : comment Rillsoft Sistemas livre un logiciel ERP doté d’agents IA au cours d’un sprint
Rillsoft Sistemas, une entreprise brésilienne spécialisée dans les ERP, gère l'ingénierie, le service client, les opérations, la gestion des produits et le marketing au sein d'un seul environnement de travail ClickUp. Quatre « Super Agents » se chargent de la coordination :
Rillsoft Sistemas, une entreprise brésilienne spécialisée dans les ERP, gère l'ingénierie, le service client, les opérations, la gestion des produits et le marketing au sein d'un seul environnement de travail ClickUp. Quatre « Super Agents » se chargent de la coordination :
- Sprint Assistant transforme les discussions en résumés de sprint et en mises à jour du backlog
- SupportFlow IA trie les tickets et rédige des réponses préliminaires
- Le « Meeting Recap Bot » transforme les appels des clients en éléments à réaliser lors des réunions
- Docs Helper rédige des procédures opératoires normalisées (SOP) et des guides d'intégration
Lors d’un récent déploiement d’un ERP dédié au commerce de détail, Sprint Assistant a détecté une dépendance API manquante qui bloquait les modules de facturation et de gestion des stocks avant même que quiconque de l’équipe ne s’en aperçoive manuellement. L’outil a recoupé les informations issues des tâches, des commentaires et des notes de réunion, puis a signalé le problème dans le résumé quotidien. Cela a permis d’éviter que le lancement du client ne soit retardé de plusieurs jours.
« ClickUp a transformé les tâches opérationnelles répétitives de nos équipes d’ingénierie, d’assistance et d’exploitation en flux de travail automatisés. Nous passons ainsi nos semaines à fournir des solutions et à résoudre les problèmes de nos clients, plutôt qu’à rédiger des résumés. » Rodrigo Nascimento, développeur, Rillsoft Sistemas
« ClickUp a transformé les tâches opérationnelles répétitives de nos équipes d’ingénierie, d’assistance et d’exploitation en flux de travail automatisés. Nous passons ainsi nos semaines à fournir des solutions et à résoudre les problèmes de nos clients, plutôt qu’à rédiger des résumés. » Rodrigo Nascimento, développeur, Rillsoft Sistemas
4. Collaboration au sein de l'équipe
Vous en avez assez d’utiliser Slack pour la messagerie instantanée, les e-mails pour les mises à jour et les retours d’expérience, et Zoom pour les visioconférences ? Et si on vous disait que tout ça, c’est du passé ?
Le chat ClickUp réduit la dispersion des informations en intégrant ces discussions directement dans l'espace où vous travaillez. Le chat côtoie vos tâches, vos documents, vos Tableaux blancs et vos projets :
- Le chat est intégré à votre barre latérale, ce qui vous permet de voir les messages non lus, les messages privés et les canaux au même endroit
- Dans la nouvelle page d’accueil unifiée, les discussions, les tâches et les Espaces cohabitent, ce qui vous permet de passer en toute fluidité du travail aux discussions qui s’y rapportent.
- Pour les projets d’envergure, vous pouvez créer un canal dédié au projet, situé juste à côté de la liste que vous utilisez pour gérer vos tâches, afin de ne jamais perdre le fil.
Lorsqu'un élément important est évoqué au cours d'une discussion, vous n'avez pas besoin de le copier-coller dans un outil « destiné » au travail. Dans ClickUp, vous pouvez :
- Transformez un message de chat en tâche en deux clics
- Associez une conversation à une tâche existante afin que les décisions clés et les détails soient toujours visibles par les deux parties
- Utilisez des libellés tels que Réponses, Activité de chat, Brouillons et Envoyés pour revenir rapidement aux discussions en cours sans avoir à parcourir de longs historiques.
📚 En savoir plus : Comment utiliser ClickUp pour les agences
📌 Exemple concret : comment path8 Productions a remplacé Slack et cinq autres outils par ClickUp
Pat Henderson, fondateur de path8, avait un critère rédhibitoire lorsqu’il a envisagé d’adopter ClickUp : son équipe adorait Slack. Les flux de travail fonctionnaient bien, tout le monde s’y sentait à l’aise et personne ne voulait apprendre quelque chose de nouveau.
C’est alors qu’il a découvert ClickUp Chat. Non seulement cette solution reprenait tout ce que les utilisateurs appréciaient, mais la migration s’est faite en toute transparence. ClickUp a importé chaque canal, chaque discussion, jusqu’aux réactions avec des emojis que les utilisateurs avaient ajoutées. Pat a décidé de basculer vers la nouvelle solution à une date précise, et l’équipe n’a eu aucune question sur l’utilisation de Chat.
path8 a regroupé la gestion de projet et la communication d’équipe sur une seule et même plateforme, éliminant ainsi les changements d’application qui fragmentaient auparavant leur journée.
« Je me disais : "On peut utiliser ClickUp pour la gestion de projet, mais on va continuer à utiliser Slack parce que tout le monde l'adore." Puis j'ai exploré ClickUp et j'ai découvert la fonctionnalité Chat. Je me suis dit : "OK, c'est pratiquement Slack." On a tout transféré et personne n'a eu le moindre doute sur son utilisation. Tout s'est passé de manière très simple et fluide. Tout le monde a tout de suite compris. »
Pat Henderson, fondateur de path8 Productions
« Je me disais : "On peut utiliser ClickUp pour la gestion de projet, mais on va continuer à utiliser Slack parce que tout le monde l'adore." Puis j'ai exploré ClickUp et j'ai découvert la fonctionnalité Chat. Je me suis dit : "OK, c'est pratiquement Slack." On a tout transféré dessus et personne n'a eu la moindre question sur son utilisation. Tout s'est passé très simplement et sans accroc. Tout le monde a tout de suite compris. »
Pat Henderson, fondateur de path8 Productions
Conseil de pro : Vous venez de Slack ? Vous pouvez désormais importer votre historique Slack dans des canaux ClickUp existants, ce qui vous permet de conserver vos anciennes discussions, décisions et le contexte de celles-ci, plutôt que de repartir de zéro. Mappez vos canaux Slack entrants avec les canaux, espaces ou listes ClickUp que vous utilisez déjà.
5. Une IA unifiée qui s'adapte à votre façon de travailler
L'IA était censée nous faciliter la vie. Mais passer d'un outil d'IA à l'autre, comme ChatGPT, Claude ou Gemini, n'était probablement pas l'avenir « alimenté par l'IA » que vous espériez.
Chaque outil dispose de ses propres identifiants de connexion, de sa propre fenêtre contextuelle et de ses propres limites. Vous perdez du temps à répéter des invites, à perdre le fil et à passer d'un onglet à l'autre, tout en luttant contre la prolifération des IA.
Brain², l'IA contextuelle de ClickUp, sait déjà sur quoi vous travaillez, qui est responsable de quoi et quelles décisions ont été prises. Ce contexte détermine ce que l'IA peut réellement faire pour vous.
Une IA qui travaille à vos côtés
Dites « nous avons besoin d’une page d’accueil » et Brain² ne se contente pas de rédiger le contenu. Il conçoit et crée la page, puis la décompose en sous-tâches (finaliser le hero, recueillir des témoignages, configurer le déploiement) avec un périmètre et des responsables déjà assignés. Découvrez-le en action.
Brain² génère également des présentations, des tableaux de bord, des prototypes d’applications fonctionnels et des rapports, le tout à partir des données réelles de votre environnement de travail, sans avoir à repartir de zéro. Vous avez besoin d’attribuer une tâche ? Dites simplement : « Crée une tâche pour Maya afin qu’elle mette à jour la présentation de lancement d’ici vendredi », et Brain² s’occupe du reste. Tâche créée, date limite fixée et tâche assignée ✅.
Une mémoire qui s'enrichit
Brain² apprend vos préférences, votre style d’écriture et le contexte de vos projets au fil de vos discussions. Il suffit de lui dire quelque chose une seule fois pour qu’il s’en souvienne à l’avenir. Vous pouvez même importer ce que vous avez déjà appris à ChatGPT ou à d’autres IA, ce qui vous évite de repartir de zéro.
Tous les modèles d'abonnement, un seul abonnement
En coulisses, Brain² achemine automatiquement votre requête vers le modèle de pointe le mieux adapté à la tâche (ou vous permet de le choisir manuellement). Cette fonctionnalité est constamment mise à jour avec les nouveaux modèles dès leur sortie, ce qui signifie que vous avez toujours une longueur d’avance. Un seul abonnement, tous les modèles.
Recherche d'entreprise sur l'ensemble de votre infrastructure
Cet outil d’IA contextuelle fait également office de barre de recherche intelligente pour la base de connaissances de votre entreprise. Il extrait les réponses de ClickUp, du Web et des applications professionnelles connectées telles que Slack, Google Drive et les documents de projet. Vous obtiendrez toujours une réponse complète, accompagnée de liens vers les documents pertinents et de suggestions d’actions à entreprendre.
Pour rédiger cet article, par exemple, nous avons demandé à Brain² de dresser la liste de toutes les mises à jour que nous avons récemment publiées, et voici ce qu’il nous a fourni.
Brain MAX : l’IA sur tous les appareils
Brain MAX intègre toute la puissance de Brain² dans une application autonome accessible sur tous les appareils. Elle est disponible sous forme d'application de bureau pour Mac, d'extension Chrome pour tous les navigateurs et d'application mobile pour iOS et Android.
Il effectue la connexion à l'ensemble de vos outils (ClickUp, Google Drive, GitHub, Gmail, Slack, Figma, etc.) pour vous permettre de rechercher, de poser des questions et d'agir sur tous vos outils depuis un seul et même endroit. Résumez une page web, retrouvez un fil de discussion enfoui dans Slack ou posez une question sur un document dans Google Drive sans changer d'onglet.
Utilisez Talk to Text pour parler quatre fois plus vite que vous ne tapez. Dictez des mises à jour, lancez des séances de brainstorming ou rédigez des messages sans les mains. Brain MAX nettoie vos propos, apprend votre vocabulaire et met en forme les transcriptions sous forme de résumés, de listes ou d’éléments à accomplir.
Vous avez besoin de plus de preuves ? Voici ce qu'un utilisateur de G2 a dit à propos de Brain MAX :
Le nouveau Brain MAX a considérablement amélioré ma productivité. La possibilité d’utiliser plusieurs modèles d’IA, y compris des modèles de raisonnement avancés, à un prix abordable permet de tout centraliser facilement sur une seule et même plateforme. Des fonctionnalités telles que la reconnaissance vocale, l’automatisation des tâches et l’intégration avec d’autres applications rendent le flux de travail beaucoup plus fluide et intelligent.
Le nouveau Brain MAX a considérablement amélioré ma productivité. La possibilité d'utiliser plusieurs modèles d'IA, y compris des modèles de raisonnement avancés, à un prix abordable permet de tout centraliser facilement sur une seule et même plateforme. Des fonctionnalités telles que la reconnaissance vocale, l'automatisation des tâches et l'intégration avec d'autres applications rendent le flux de travail beaucoup plus fluide et plus intelligent.
Des flux de travail IA connectés et autonomes via ClickUp MCP
Votre équipe n'a pas besoin de quitter ses outils d'IA préférés pour travailler avec ClickUp. Des outils externes peuvent accéder à vos tâches, les consulter, résumer un projet ou créer du travail, le tout en s'appuyant sur les données ClickUp en temps réel via MCP. Voici comment cela fonctionne :
De l’extérieur vers l’intérieur : connectez ClickUp MCP à ChatGPT ou à Cursor, et ces outils pourront accéder à votre environnement de travail ClickUp pour rechercher des tâches, extraire le contexte d’un projet, créer du travail et mettre à jour les statuts. Un développeur peut demander à Cursor de trouver le cahier des charges d’une fonctionnalité qu’il est en train de développer. Un responsable peut demander à ChatGPT de résumer l’avancement du sprint de cette semaine. Les deux outils exploitent les données ClickUp en temps réel, sans qu’il soit nécessaire de changer d’onglet. Disponible sur tous les forfaits.
De l’intérieur vers l’extérieur : les Super Agents peuvent se connecter à n’importe quel serveur compatible MCP, à votre CRM, à votre service d’assistance, à votre entrepôt de données ou à vos API internes, et extraire des données ou effectuer des actions dans ces systèmes directement depuis ClickUp. Un Super Agent peut par exemple consulter le compte d’un client dans Salesforce, récupérer ses derniers tickets d’assistance depuis Zendesk et mettre à jour la tâche ClickUp correspondante avec un résumé.
Ce que cela signifie pour vous : ClickUp devient le hub où les flux d’informations proviennent de vos outils et où les actions sont renvoyées, sans que personne n’ait à transférer manuellement les données d’une application à l’autre.
6. Réunions et suivis
En moyenne, un employé du secteur des services perd 103 heures en réunions. Si l'on considère la coordination comme une tâche à part entière, il faut d'abord coordonner une application de calendrier, un outil de réunion et la plateforme de gestion de projet proprement dite. Cela fait déjà trois outils à utiliser pour organiser une réunion.
Pour y remédier, ClickUp dispose d’un système de planification intégré, avec une connexion au Planner et au Calendrier.
Grâce au Planner, visualisez toutes vos tâches, réunions et priorités en un seul endroit. Glissez-déposez des tâches dans votre agenda pour planifier votre journée ou votre semaine. Les tâches se transforment instantanément en blocs d’horaire, ce qui vous permet de trouver le bon équilibre entre réunions et travail concentré.
Dans l’aperçu du calendrier, vous pouvez rapidement rejoindre ou planifier des réunions sans quitter ClickUp. Lorsque vous ouvrez un créneau horaire, le calendrier ClickUp vous suggère des plages disponibles en fonction de votre charge de travail et de vos engagements existants.
Vous avez besoin de concrétiser vos idées ? Vous pouvez planifier des tâches directement depuis votre Planner, leur consacrer du temps et ajuster votre semaine par simple glisser-déposer. Tout reste synchronisé, vous savez donc toujours quelle est la prochaine étape.
Prise de notes par IA : chaque réunion, entièrement consignée
Vous pouvez envoyer AI Notetaker à n’importe quelle réunion à l’aide d’un simple lien partagé, même pour des appels improvisés qui ne figurent pas dans votre Calendrier. L’outil capture également le chat de la réunion sur Zoom, Google Meet et Teams. Ainsi, les discussions parallèles, les liens partagés et les décisions prises rapidement dans la fenêtre de chat sont tous inclus dans vos notes, avec mention de l’expéditeur.
Vous n’avez pas besoin de l’enregistrement complet ? Les paramètres d’AI Notetaker vous permettent d’activer ou de désactiver la conservation du résumé, de la transcription ou de l’enregistrement, selon les besoins de votre équipe. Grâce à l’IA qui gère les notes, extrait les actions à mener et attribue les suivis, les réunions ne sont plus des évènements isolés, mais s’intègrent dans un flux de travail connecté.
📌 Exemple concret : les équipes qui utilisent AI Notetaker suppriment complètement ces frais généraux.
Un chef de projet senior chez Global Vaccine Data Network l'a expliqué en quelques mots :
« Nos réunions donnaient lieu à des heures de suivi. L’outil de prise de notes basé sur l’IA de ClickUp est désormais présent à chacune de nos réunions : il consigne automatiquement les comptes-rendus, les actions à mener et les tâches à attribuer. Le travail qui commençait auparavant après la réunion commence désormais pendant celle-ci. »
« Avant, nos réunions donnaient lieu à des heures de suivi. Désormais, l'outil de prise de notes intelligent de ClickUp est présent à chacune de nos réunions et consigne automatiquement les comptes-rendus, les actions à mener et les tâches à attribuer. Le travail qui commençait auparavant après la réunion commence désormais pendant celle-ci. »
Rachel Drummond, responsable des opérations administratives et du marketing chez Treescapes, a constaté des résultats similaires :
« Avant, je devais jongler avec le chaos qui régnait après chaque appel : notes griffonnées, suivis oubliés, recherches avec Ctrl+F dans mes documents. Et maintenant ? L’outil AI Notetaker de ClickUp capture chaque détail clé, résume les prochaines étapes, attribue les suivis et réduit de moitié le temps que je passe sur les tâches administratives après les réunions. »
« Avant, je devais gérer le chaos qui régnait après chaque appel : notes griffonnées, suivis oubliés, recherches avec Ctrl+F dans mes documents. Et maintenant ? L’outil AI Notetaker de ClickUp capture chaque détail essentiel, résume les prochaines étapes, attribue les suivis et réduit de moitié le temps que je passe sur les tâches administratives après les réunions. »
Ashley Campos, CSO chez dlivrd Tech, met quant à elle l'accent sur la couche « action » :
« La fonctionnalité AI Notetaker de ClickUp résume l'appel et transforme les points clés en tâches attribuées que vous pouvez directement ajouter à votre liste. C'est le premier outil qui aide notre équipe à transformer les comptes-rendus de réunion en actions concrètes plutôt qu'en informations superflues. »
À ce propos, si vous rencontrez des difficultés en matière de communication, utilisez des modèles gratuits de plans de communication de projet pour uniformiser la stratégie de communication de votre équipe.
7. Gestion de documents basée sur l'IA
ClickUp héberge vos documents et vos wikis au même endroit que vos tâches, vos échéanciers et vos projets.
Les Docs ClickUp intègrent Brain² directement dans l'éditeur. Cet assistant IA vous permet de créer tout ce que vous souhaitez : une note interne rapide, un guide de procédure détaillé, une proposition destinée à un client ou une base de connaissances complète. Vos documents sont dynamiques et Brain² s'adapte au contexte.
Ce qui le distingue d’un outil de gestion de documents autonome : les documents sont liés à votre travail :
- Liez un document à une tâche et le contexte l'accompagne
- Intégrez une liste de tâches en temps réel dans un document : elle se met à jour à mesure que les statuts changent.
- Créez un wiki pour vos processus : il deviendra la source unique de référence que Brain² pourra consulter et citer.
Pour les équipes chargées de gérer des politiques, des procédures opératoires normalisées (SOP) ou des bases de connaissances, Docs prend également en charge les pages imbriquées, la mise en forme avancée, l’historique des versions et les commentaires intégrés. Les parties prenantes peuvent relire et valider le document sans avoir à le quitter, et vous pouvez verrouiller des pages pour empêcher toute modification en cours après validation.
Lorsque vous avez besoin d’aller au-delà du texte, utilisez la recherche IA Enterprise pour extraire des réponses à partir de documents, de tâches, de discussions et d’applications connectées telles que Google Drive, Slack et GitHub, le tout à partir d’une seule barre de recherche.
8. Rapports
Les tableaux de bord ClickUp vous offrent une vue d’ensemble claire et en temps réel de tout ce qui se passe dans vos projets.
Créez votre tableau de bord à l'aide de cartes glisser-déposer qui affichent exactement ce qui compte pour vous. Visualisez les statuts des tâches, identifiez les tâches en retard, comparez l'estimation de durée au temps réel, ou suivez les objectifs directement liés aux tâches qui les soutiennent.
🤓 Ce qui rend les tableaux de bord si puissants, c’est la variété des cartes parmi lesquelles vous pouvez choisir. Par exemple :
- Une carte « Diagramme circulaire » permet de visualiser les tâches par statut, par personne assignée ou par priorité, vous donnant ainsi un aperçu immédiat de la distribution du travail.
- Une carte « Calcul » permet de regrouper des nombres, tels que les heures enregistrées par une équipe, l'effort total estimé ou le budget dépensé par rapport au budget restant.
- Pour plus de détails, une carte « Table » affiche des listes de tâches filtrées, vous permettant de vous concentrer sur des indicateurs spécifiques tels que les éléments en retard ou les échéances à venir.
- Et lorsque vous avez besoin d'aller plus loin, les vues d'affichage détaillé vous permettent d'accéder directement aux tâches sous-jacentes sans quitter le tableau de bord.
Pour couronner le tout, ajoutez des cartes pour les sprints, le suivi du temps, la charge de travail, ou intégrez même du contenu externe comme des feuilles Google Sheets ou des fichiers Figma. Et à mesure que vous intégrez davantage de projets, le Hub Tableaux de bord devient un outil indispensable. C’est le lieu central où tous les tableaux de bord sont regroupés, avec des filtres, des options de tri et des favoris pour un accès rapide.
📌 Exemple concret : comment Finastra utilise les tableaux de bord ClickUp pour les rapports destinés à la direction.
L'équipe marketing internationale de Finastra avait besoin d'une meilleure visibilité entre les différents services et d'un moyen plus rapide pour présenter les rapports sur la progression des projets à la direction.
Grâce aux tableaux de bord ClickUp, Finastra offre aux directeurs généraux adjoints de chaque unité opérationnelle une vue unifiée et en temps réel de l'état d'avancement des projets. Leurs tableaux de bord regroupent l'avancement des campagnes, les performances régionales, les domaines à risque et les prochains jalons, le tout mis à jour automatiquement au fur et à mesure que les équipes travaillent.
Comme l’explique Joerg Klueckmann, vice-président du marketing : « La communication du statut et des performances de nos campagnes marketing mondiales et régionales à nos entreprises était loin d’être optimale. Grâce à nos nouveaux tableaux de bord, nous gagnons du temps et nos parties prenantes ont accès en temps réel aux informations dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin. »
9. Campagnes marketing
Le travail de campagne est effréné. Il y a toujours plusieurs canaux à gérer, des modifications de dernière minute à prendre en compte et des échéanciers qui changent sans avertissement.
ClickUp vous aide à gérer le cycle de vie de vos campagnes depuis un seul et même endroit, ce qui permet à votre équipe de consacrer moins de temps à la coordination et davantage à la création de supports marketing.
Commencez par la vue « Calendrier » de ClickUp pour planifier l'échéancier de votre campagne. Programmez l'envoi d'e-mails, la publication d'articles de blog, le lancement de publicités et la publication de posts sur les réseaux sociaux via les vues quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
Les tâches sont faciles à déplacer si un changement survient, et vous pouvez filtrer par équipe, canal ou campagne pour vous concentrer uniquement sur ce dont vous avez besoin. L'outil se synchronise même avec Google Agenda ou le calendrier Outlook, afin que votre calendrier marketing corresponde parfaitement à votre environnement de travail ClickUp.
À mesure que vos campagnes prennent de l'ampleur, vous avez besoin de plus de clarté et de rapidité. Pour cela, décomposez les tâches complexes en étapes concrètes et réalisables.
Utilisez les listes de contrôle et les sous-tâches de ClickUp pour transformer chaque tâche en une séquence claire. Au lieu d’une vague consigne telle que « créer une page d’accueil », vous pouvez créer des éléments de checklist ou des sous-tâches telles que « rédiger le texte de la page d’accueil », « concevoir l’image principale », « vérifier les aspects juridiques » ou « tester le formulaire ». Chaque élément peut être attribué à une personne et mis à jour en temps réel à mesure qu’il est achevé.
📌 Exemple concret : comment notre équipe marketing est passée de la création de contenu à la production de contenu grâce à ClickUp.
Chez ClickUp, notre équipe marketing gère un flux de contenu très important — blogs, newsletters, webinaires, vidéos, campagnes sur les réseaux sociaux et lancements de produits — le tout au sein d’un seul environnement de travail ClickUp.
Chaque nouveau contenu commence par une tâche accompagnée d’une checklist de production couvrant la recherche, l’ébauche, la rédaction, les modifications en cours, les demandes de conception, les mises à jour SEO et le contrôle qualité final. Chaque étape a son propriétaire et son échéance, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
Tous les briefs, brouillons, fils de discussion et validations sont regroupés dans ClickUp Docs, ce qui permet aux rédacteurs, designers et chefs de produit de collaborer en temps réel sans avoir à rechercher des liens ou d’anciennes versions. Lorsque les dates limites changent, l’équipe utilise la vue Calendrier pour déplacer et réorganiser instantanément les dates de publication.
Greg Swan, responsable de contenu chez ClickUp, partage une astuce rapide :
Transformez chaque tâche liée au contenu en un flux de travail reproductible grâce à des checklists. Cela réduit les retouches et garantit une parfaite coordination entre vos rédacteurs, graphistes et éditeurs.
Transformez chaque tâche liée au contenu en un flux de travail reproductible grâce à des checklists. Cela réduit les retouches et permet à vos rédacteurs, graphistes et éditeurs de travailler en parfaite coordination
📚 À lire également : Comment l'équipe marketing de ClickUp utilise ClickUp
10. Flux de travail automatisés
Combien de fois vous arrive-t-il d’interrompre votre travail juste pour rappeler à quelqu’un une échéance, mettre à jour un statut ou faire avancer une tâche ? Eh oui, vous n’êtes pas le seul. Et c’est précisément là qu’un rappel automatisé peut faire des merveilles !
Nos données d'étude montrent que 45 % des travailleurs du savoir ont envisagé d'utiliser l'automatisation, mais n'ont pas encore franchi l'étape. Qu'est-ce qui les empêche de faire la première étape vers l'automatisation ? Des facteurs tels que le manque de temps, l'incertitude quant aux meilleurs outils et l'abondance de choix.
ClickUp facilite cette transition. Grâce à des automatisations sans code et à des agents IA faciles à configurer, lancez-vous rapidement dans l’automatisation de vos flux de travail grâce à l’IA.
Commencez par les automatisations ClickUp pour gérer le travail récurrent, tel que :
- Attribuer des tâches lorsqu'un statut change
- Envoyer des notifications en cas de modification d’une date d’échéance
- Attribuez une demande à la bonne équipe en fonction d’un champ personnalisé
Ces règles garantissent la cohérence de votre système sans que personne n'ait à surveiller le processus en permanence.
Ajoutez ensuite les Super Agents IA, vos partenaires d’automatisation intelligente. Ils comprennent le contexte, pas seulement les déclencheurs.
Au lieu d’enchaîner les conditions et les actions, vous décrivez le résultat souhaité (« Envoyer des mises à jour quotidiennes sur les comptes rendus de stand-up », « Signaler le travail en retard », « Classer les bugs par niveau de gravité ») et l’Agent construit la logique à votre place. Les Agents peuvent analyser les tâches, les commentaires, les discussions de chat et les champs pour déterminer la suite des opérations.
Enfin, les agents peuvent interpréter le contexte pour s'assurer que les tâches, les mises à jour et les relances s'effectuent sans effort manuel, le tout conformément à vos instructions personnalisées.
Ensemble, les automatisations, les agents et Brain créent un environnement de travail où les tâches avancent même sans que vous ayez à intervenir, ce qui réduit les retards, les erreurs et les frais généraux opérationnels.
📌 Exemple concret : CEMEX, un fabricant et fournisseur mondial de ciment, était confronté à du travail manuel fastidieux et avait besoin d’une plateforme de productivité tout-en-un pour développer ses activités.
ClickUp a aidé CEMEX à automatiser certaines tâches, telles que le processus de prise en charge des projets, afin de permettre aux équipes de se mettre au travail plus rapidement.
Le résultat ?
- Réduction de 15 % du délai de mise sur le marché
- Des heures aux secondes pour les transferts de projets
C'est formidable, car toute l'équipe assure le suivi de ses tâches quotidiennes dans ClickUp. « Avant la mise en place des automatisations, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions signaler manuellement à la hiérarchie que le texte était prêt. Cela pouvait prendre jusqu'à 36 heures.
C'est formidable, car toute l'équipe assure le suivi de ses tâches quotidiennes dans ClickUp. « Avant la mise en place des automatisations, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions signaler manuellement à la hiérarchie que le texte était prêt. Cela pouvait prendre jusqu'à 36 heures.
📚 En savoir plus : Comment utiliser ClickUp pour définir et suivre vos objectifs
11. Gestion du contenu
Tout responsable du contenu sait que son travail peut vite devenir chaotique. Entre la gestion des rédacteurs, la validation des visuels et le suivi des modifications en cours, respecter les délais est un défi permanent.
ClickUp Docs vous aide à centraliser l'ensemble du cycle de vie du contenu en un seul et même endroit, des briefs et plans aux versions finales. Vos rédacteurs utiliseront Docs pour rédiger leurs textes, les éditeurs pourront y ajouter des commentaires, et les parties prenantes les approuveront via des commentaires et des modifications intégrés, sans avoir à changer d'outil.
Grâce à Brain² intégré, vous pouvez générer des plans, réécrire des sections, résumer les commentaires et convertir les textes validés directement en tâches avec des échéances et des tâches assignées.
Mais ne vous arrêtez pas là. Utilisez Docs pour créer des référentiels destinés à votre équipe de contenu. Y incluez des guides de style, des bibliothèques de modèles, des ressources de marque et bien plus encore, que tous les collaborateurs, quel que soit leur service, pourront utiliser.
Pour vos séances de brainstorming d’idées et de stratégies, vous disposez des tableaux blancs ClickUp. Ce canevas numérique vous permet de représenter visuellement des calendriers de contenu, des parcours utilisateur, des concepts créatifs et des flux de travail.
Ajoutez des notes autocollantes, reliez des idées entre elles, intégrez des tâches ou des documents, et transformez n’importe quel nœud en travail concret. Fini les idées de brainstorming perdues ou les fichiers de planification isolés. Votre stratégie côtoie désormais directement sa mise en œuvre.
📚 En savoir plus : Comment nous développons la production de contenu chez ClickUp
📌 Exemple concret : comment Oxford University Press gère ses opérations de contenu à l'échelle mondiale grâce à huit « Super Agents »
Oxford University Press, la plus grande maison d'édition universitaire au monde, gère ses opérations marketing et de contenu au Royaume-Uni, en Inde et aux États-Unis à partir d'un seul environnement de travail ClickUp.
Les briefs de campagne, qui nécessitaient auparavant deux à trois heures d'échanges, sont désormais prêts en moins de 30 minutes, rédigés par Brain². Huit « Super Agents » se chargent de la phase de révision : un par grande plateforme sociale, un réviseur de blog, un générateur de texte alternatif, un vérificateur de liens UTM, un planificateur de campagne et un agent chargé des rapports du lundi qui a entièrement remplacé la réunion hebdomadaire de statut.
Lors d'un récent lancement académique sur trois marchés, leur Campaign Planner a détecté deux conflits de délais trois semaines avant la mise en service. Au moment où un réviseur humain ouvre une tâche, le travail de structure est déjà terminé.
« Le marketing, les opérations web et nos agents travaillent tous dans un seul environnement de travail ClickUp. Briefs, analyses des réseaux sociaux, mises à jour de statut : tout est regroupé au même endroit. Nous avons supprimé notre réunion hebdomadaire de point, car le résumé du lundi la remplace. » Vartika Singh, responsable marketing senior, Oxford University Press
12. Budgétisation et suivi financier
Essayer de gérer votre trésorerie à l'aide de feuilles de calcul éparpillées et d'approbations de dernière minute ne fait que vous déconcentrer. En revanche, ClickUp vous aide à mettre en place un système de budgétisation adapté à votre façon de travailler aujourd'hui.
À tout moment, vous pouvez ouvrir votre tableau de bord et voir exactement de combien de mois de trésorerie il vous reste, quel service épuise son budget le plus rapidement et quelles factures de fournisseurs sont en retard de paiement.
Les widgets financiers de ClickUp destinés aux équipes financières affichent la courbe de tendance de votre MRR, les dépenses du mois dernier par rapport au budget, ainsi que les prévisions des dépenses à venir.
Passez en mode « Tableur » dans ClickUp lorsque vous avez besoin de décomposer les informations ligne par ligne. Commencez par ajouter des colonnes personnalisées pour les catégories de dépenses, les propriétaires du budget, les dates d’échéance et le statut des paiements afin d’organiser les dépenses exactement selon les besoins de votre équipe.
Filtrez et triez vos lignes par service ou par fournisseur pour repérer les tendances ou détecter les doublons avant qu’ils ne s’accumulent. Lorsqu’une dépense est prête à être validée, joignez les reçus directement à la ligne et ajoutez des étiquettes pour mentionner vos collègues dans les commentaires de la tâche pour obtenir leur validation.
Vous avez plusieurs équipes qui se disputent le même budget ? Utilisez les portfolios ClickUp dans vos tableaux de bord pour regrouper tous vos projets dans une vue d’ensemble claire.
Identifiez les personnes qui respectent les délais et celles qui dépensent trop rapidement. Zoomez sur n'importe quel projet pour vérifier la progression du budget et prendre des décisions rapides sans avoir à remettre en question les chiffres.
📌 Exemple concret : l'équipe chargée des réseaux sociaux de Cartoon Network a notamment constaté une amélioration significative de sa productivité grâce à la vue Tableur.
L'équipe chargée des réseaux sociaux de Cartoon Network avait auparavant du mal à gérer des flux de travail dispersés entre plusieurs outils. La gestion des campagnes pour Cartoon Network et Warner Bros impliquait des changements constants de contexte et entraînait des oublis.
Grâce à la vue Tableur de ClickUp, ils peuvent désormais suivre tous leurs canaux depuis un seul et même endroit, ce qui facilite la gestion des échéances, des ressources et des priorités.
ClickUp est tellement personnalisable que, quels que soient les besoins de chacun, vous pouvez trouver une solution qui n’affecte pas l’ensemble du système et qui convienne à tout le monde. Il existe des fonctionnalités, comme la vue Tableur, dont nous ne savions même pas que nous en avions besoin avant de les avoir.
ClickUp est tellement personnalisable que, quels que soient les besoins de chacun, vous pouvez trouver une solution qui n’affecte pas l’ensemble du système et qui convienne à tout le monde. Il existe des fonctionnalités, comme la vue Tableur, dont nous ne savions même pas que nous en avions besoin avant de les avoir.
13. Amélioration des processus et audit
Les équipes ont souvent du mal au suivi du déroulement réel des processus par rapport à leur conception initiale. Sans documentation ni processus structuré, tout le monde risque de sauter des étapes lorsque les priorités changent.
ClickUp vous aide à redonner structure, visibilité et responsabilité à vos processus.
Commencez par les champs personnalisés pour saisir les informations précises dont dépendent vos audits : niveau de risque, motif du statut, propriétaire du processus, catégorie de conformité, liens vers les pièces justificatives ou service. Chaque entrée est structurée, consultable et uniforme d'une équipe à l'autre.
Améliorez ensuite vos audits grâce aux champs personnalisés avec IA. Ces champs ne se contentent pas de stocker des données : ils les interprètent. Ils peuvent automatiquement :
- Détecter les informations manquantes (« Ce contrôle de conformité ne comporte aucune pièce jointe »)
- Évaluez les niveaux de risque en fonction du contenu des tâches
- Résumez de longues notes d'audit en conclusions claires
- Signalez les anomalies, les retards ou les manquements répétés aux règles de conformité
- Attribuez des notes aux tâches ou aux envois en fonction des critères que vous définissez
Les « Super Agents IA » peuvent ensuite renforcer la rigueur des processus en signalant les tâches bloquées, en détectant les étapes manquantes, en attribuant le travail au bon propriétaire et en avertissant les auditeurs lorsque des pièces justificatives sont mises en ligne. Les agents peuvent même lire le contenu des tâches et mettre en évidence les incohérences ou les informations incomplètes lors des audits.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment les « Super Agents » de ClickUp vous aident à gérer les risques liés aux projets :
Pour mapper vos flux de travail actuels par rapport à vos flux de travail idéaux et visualiser où des dysfonctionnements se produisent ou sont susceptibles de se produire, vous disposez des Tableaux blancs.
📌 Exemple concret : Talent Plus, un cabinet international de conseil en ressources humaines, avait besoin d’une solution plus efficace pour assurer la coordination de plus de 100 membres de l’équipe sur des projets clients évoluant à un rythme soutenu. Les différents services jonglant avec des outils disparates, les mises à jour sur l’avancement du travail se perdaient, et la direction n’avait souvent pas une vision claire de l’état d’avancement des projets.
ClickUp est devenu leur source unique d’information, et les Tableaux blancs ont eu un impact considérable. Au lieu de passer d’une application de création de schémas à une autre et de transposer manuellement les idées en tâches, l’équipe élabore désormais ses procédures opératoires normalisées, organise ses séances de brainstorming et met en place ses flux de travail de manière visuelle, directement dans ClickUp.
Lorsque nous sommes passés aux Tableaux blancs ClickUp, nous avons enfin pu transformer instantanément nos idées en tâches, sans étapes supplémentaires. Cela nous a fait gagner du temps et a permis à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Lorsque nous sommes passés aux Tableaux blancs ClickUp, nous avons enfin pu transformer nos idées en tâches en un clin d’œil, sans étapes supplémentaires. Cela nous a fait gagner du temps et a permis à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde.
14. CRM et travail des clients
Les CRM traditionnels enferment vos équipes dans des pipelines rigides et des étapes de vente prédéfinies.
Si votre flux de travail ne correspond pas à leur structure, vous finissez par contourner le système, jongler avec des feuilles de calcul externes ou agglutiner différents outils les uns aux autres, simplement pour gérer les transactions, l'intégration des nouveaux employés et la communication avec les clients.
Le marketing est géré sur une plateforme, l'équipe commerciale sur une autre, et l'intégration des nouveaux collaborateurs ailleurs encore. Le résultat est des données cloisonnées et une perte de contexte.
Le CRM de ClickUp, quant à lui, s'adapte à vos processus.
- Commencez par créer la base de données clients dont vous avez réellement besoin
- Créez des champs personnalisés pour le montant des contrats, les conditions contractuelles, l’étape du cycle de vie, le risque de non-renouvellement… tout ce dont votre équipe a besoin.
- Reliez tâches, documents, fichiers et messages afin que toutes vos interactions avec les clients soient regroupées au même endroit
Vous pouvez même mapper les dépendances entre les tâches pour voir comment les tâches d’intégration s’articulent avec l’installation du produit ou les étapes de facturation.
Optimisez ensuite la prise en charge de vos demandes grâce aux formulaires ClickUp. Vos clients peuvent soumettre leurs besoins, leurs briefs ou leurs informations d’intégration via des formulaires personnalisés à l’image de votre marque et dotés d’une logique conditionnelle. Leurs réponses génèrent instantanément des tâches, appliquent des étiquettes, attribuent des propriétaires et déclenchent des flux de travail automatisés, sans aucun tri manuel.
Que vous gériez des prospects, des renouvellements ou le service après-vente, ClickUp vous offre un CRM connecté et flexible qui s'adapte à l'ensemble du cycle de vie de vos clients, du prospect au pipeline, en passant par l'intégration et la gestion continue des comptes.
📌 Exemple concret : comment Pharmacy Mentor accompagne 200 clients avec une équipe de 3 personnes
Pharmacy Mentor, une agence de marketing spécialisée dans les pharmacies de proximité, comptait trois collaborateurs chargés de gérer 200 clients à l’aide de Google Docs éparpillés, de Trello et d’un CRM autonome. Les projets clients faisaient l’objet de doublons, l’avancement des tâches n’était pas visible et seuls 20 % des clients répondaient aux questionnaires d’accueil.
L'entreprise a tout regroupé dans ClickUp, qui sert désormais de plateforme de CRM et de gestion de projet. Les formulaires ClickUp ont remplacé les anciens questionnaires et fait passer le taux de réponse des clients de 20 % à 80 %. Des automatisations envoient des mises à jour par e-mail qui permettent à tout le monde de rester informé. Les fiches clients permettent aux chargés de compte d’avoir une vue d’ensemble de chaque point de contact, tandis que les tableaux de bord affichent en un coup d’œil la santé du compte client, les projets à venir et la charge de travail de chaque chargé de compte. Les projets clients nécessitent désormais 20 % de révisions en moins, et l’équipe a doublé sa productivité.
« ClickUp a permis à notre entreprise de gagner considérablement en productivité, en nous faisant gagner du temps, en réduisant le nombre de réunions inutiles et en augmentant considérablement la satisfaction de nos collaborateurs et de nos clients. » Lewis Norwood, responsable des relations clients, Pharmacy Mentor
📚 À lire également : Comment utiliser les formulaires ClickUp
15. Planification d'évènements et logistique
Lorsque la gestion des évènements repose sur des feuilles de calcul et des discussions éparses, les risques de problèmes sont nombreux. Pour commencer, vous pourriez réserver deux fois le même prestataire. Ou oublier d’informer un membre de l’équipe d’un changement important, ce qui provoquerait un chaos de dernière minute.
La plateforme de gestion d'évènements de ClickUp rassemble tous les aspects d'un évènement au sein d'un seul et même système connecté. Votre équipe reste ainsi parfaitement coordonnée, de la planification préalable à la synthèse post-évènement.
Les outils de gestion du temps vous aident à respecter vos délais. Décomposez les évènements d’envergure en tâches structurées avec des dates de début et d’échéance, et assignez-les à des responsables pour clarifier la propriété. Suivez les heures facturables, enregistrez le temps de préparation grâce au suivi global du temps, et utilisez les estimations de durée pour définir des attentes précises avec vos clients et partenaires.
Ensuite, grâce aux dépendances entre les tâches, établissez un ordre d’exécution. Utilisez les priorités et les checklists des tâches ClickUp pour que votre équipe sache ce qui doit être fait en premier et ce qui peut attendre.
Que ce soit pour vérifier les heures d’arrivée des prestataires, mettre à jour les tâches du déroulement de l’évènement ou valider des modifications de dernière minute, l’application mobile ClickUp vous permet d’accéder à tout moment à votre plan d’évènement.
📌 Exemple concret : comment Convene gère les évènements multi-clients dans ClickUp
Convene, une entreprise spécialisée dans la gestion de solutions de réunion et d'espaces de travail sur plusieurs emplacements, a adopté ClickUp pour réunir 200 professionnels issus de différents services au sein d'un même environnement de travail dédié à la planification d'évènements.
Les modèles personnalisables garantissent une expérience client cohérente sur l’ensemble des sites, de la planification initiale à la mise en œuvre. Le suivi du temps permet de réaliser des prévisions de projets et d’améliorer les échéanciers de livraison.
Le résultat : moins de réunions de coordination, une gestion simplifiée des détails des évènements et une qualité homogène sur tous les emplacements.
💡 Astuce de pro : Utilisez le modèle de gestion d’évènements de ClickUp pour gérer les différents aspects des évènements réels.
16. Intégration et formation
Vous souhaitez que vos nouvelles recrues soient rapidement opérationnelles et ne perdent pas leur temps à rassembler des informations éparpillées dans différents fichiers ?
Utilisez ClickUp Docs pour rédiger des manuels, des guides étape par étape ou des notes de projet directement là où le travail s'effectue. Associez directement les documents aux tâches afin que chacun puisse comprendre le pourquoi de ce qu'il fait sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Vous pouvez également regrouper des documents connexes pour créer des wikis dynamiques qui évoluent et restent à jour au fur et à mesure que votre équipe se développe.
🎥 Bonus : si vous créez une base de connaissances interne pour la première fois, cette vidéo vous montre comment en créer une avec ClickUp.
Une fois ces documents préparés, créez des automatisations ClickUp pour gérer le reste. Dès qu’un collaborateur rejoint l’équipe, ses tâches démarrent automatiquement.
Les messages de bienvenue, les étapes du premier jour et les rappels sont tous gérés de manière fluide, sans que vous ayez à courir après les choses. Chacun sait exactement ce qu’il doit faire ensuite, et vous disposez ainsi de plus de temps pour aider vos collaborateurs à vraiment prendre leurs marques.
📌 Exemple : Une équipe RH rationalise ses opérations grâce à ClickUp et met fin au chaos lié à la dispersion des procédures opératoires normalisées et aux questions incessantes des employés.
Ils élaborent des flux de travail de recrutement, des checklists d’intégration et des procédures opératoires normalisées (SOP) de conformité à l’aide de Brain², qui extrait le vocabulaire et les normes de leurs documents RH existants.
Toutes les procédures opératoires normalisées (SOP) finalisées sont stockées dans ClickUp Docs, soigneusement classées en pages dédiées au recrutement, aux avantages sociaux, à la formation et aux évaluations de performance. Lorsque les politiques changent, le service des ressources humaines met à jour le document une seule fois, et toutes les équipes voient instantanément la dernière version.
Pendant la phase d’intégration et dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les collaborateurs s’appuient sur Brain² et sa fonctionnalité Enterprise Search pour obtenir des réponses immédiates. Ils peuvent poser des questions telles que « Quel est notre processus de validation des congés ? » ou « Où puis-je trouver le formulaire relatif au parc informatique ? », et l’IA récupère la politique exacte, le lien vers le document et les étapes suivantes en fonction du contexte.
📚 À lire également : Comment utiliser ClickUp pour les étudiants : fonctionnalités, exemples et conseils
17. Lancement de produits
Vous connaissez ce sentiment : le lancement est dans quelques jours, et vous continuez encore à travailler sur le texte à la dernière minute ou à corriger un bug qui bloque tout ?
Les cartes mentales de ClickUp aident les équipes de développement logiciel à rassembler tous les éléments en un seul plan clair, des notes de test bêta aux publications promotionnelles finales.
Vous pouvez commencer par une carte mentale vierge pour noter les idées de fonctionnalités, les tâches, les étapes d’une campagne et toutes les réflexions spontanées de votre équipe. À mesure que les branches se développent, vous pouvez les déplacer par glisser-déposer pour structurer votre plan et relier les éléments connexes. Lorsque vous êtes prêt, transformez n’importe quelle branche en véritable tâche ClickUp directement depuis la carte.
Une fois les tâches lancées, les relations de dépendance de ClickUp vous aident à synchroniser votre planning. Marquez les tâches comme en attente d’autres lorsqu’une action doit être effectuée en premier, signalez les obstacles qui bloquent l’étape suivante, ou liez les tâches associées pour un meilleur contexte.
Lorsque les dates changent (car c'est toujours le cas), la ClickApp « Reprogrammer les dépendances » de ClickUp déplace automatiquement les dates de début et d'échéance liées pour les aligner. Ainsi, si la livraison de votre fichier de conception final est retardée d'une semaine, les étapes suivantes sont automatiquement repoussées sans que vous ayez à les modifier manuellement.
📌 Exemple concret : comment Lulu Press coordonne les équipes produit, développement et marketing pour chaque lancement
Lulu Press, une plateforme d’auto-édition au service des créateurs dans plus de 225 pays, gérait le développement de ses produits et ses campagnes marketing à la fois sur Jira et Basecamp. Les mises à jour manuelles du statut, les demandes dispersées dans les e-mails et les chats, ainsi que les flux de travail fragmentés ralentissaient chaque mise en production.
Après la migration vers ClickUp grâce à l’intégration de GitLab, la visibilité entre les équipes s’est immédiatement améliorée. Les équipes produit, développement et marketing travaillent désormais à partir d’un environnement de travail unique et connecté, où chaque version dispose d’un échéancier partagé, de propriétaires clairement identifiés et d’automatisations pour les transferts.
L'équipe a constaté une augmentation de 12 % de son efficacité et un taux d'adoption de 100 % à l'échelle de l'entreprise.
18. Opérations de service et d'assistance
Demandez à n'importe quel responsable de l'assistance ce qui l'empêche de dormir la nuit, il vous répondra « la visibilité ». Quels sont les blocages ? Quels sont les cas qui ont été escaladés ? Quels sont ceux qui risquent de ne pas respecter un SLA ?
Lorsque ces réponses sont dispersées sur plusieurs plateformes, les rapports perdent en clarté et se transforment en conjectures.
Le logiciel de gestion de projet dédié au service client de ClickUp rassemble l'ensemble de vos flux de travail d'assistance au sein d'un espace unique et unifié.
Les intégrations de ClickUp avec plus de 1 000 outils, dont Intercom, Zendesk, Help Scout, Gmail et Slack, garantissent que les tickets sont convertis en tâches ClickUp.
Grâce à la fonctionnalité « Assignés multiples », les équipes peuvent collaborer sur des problèmes complexes (tels que les tâches de facturation, techniques ou de conformité) sans avoir à dupliquer inutilement les tickets. Chacun sait clairement qui est responsable de quoi, et les mises à jour sur la progression sont centralisées au même endroit.
Utilisez les étiquettes de tâches pour classer instantanément les problèmes (risque de non-respect du SLA, demande de remboursement, bug P1, client VIP). Ajoutez ensuite des priorités aux tâches afin que les agents sachent ce qui doit être traité immédiatement, ce qui peut attendre et ce qui nécessite une escalade.
Si votre équipe d'assistance est déjà submergée par les tickets d'assistance, il est temps de faire appel à des agents de service client basés sur l'IA pour vous décharger des tâches répétitives.
📌 Exemple concret : comment Guardian Angel Carers gère l’assistance dans ses 18 branches franchisées
Guardian Angel Carers coordonne plus de 500 aidants répartis dans 18 branches de soins à domicile indépendantes au Royaume-Uni. Auparavant, les requêtes d’assistance, les questions de conformité et les évaluations de performance étaient gérées via une boîte de réception Outlook partagée, des feuilles de calcul et des notes manuscrites.
Désormais, chaque requête suit un flux de travail ClickUp traçable, avec des statuts personnalisés (« attribué », « en attente de réponse », « résolu »), des champs d’urgence, la branche d’origine et des dates d’échéance. Un « Super Agent » envoie automatiquement le rapport de performance hebdomadaire tous les vendredis à 16 h 30. Chaque branche dispose de son propre « Espace » avec des tableaux de bord indiquant les sources de prospects, les conversions et les domaines prioritaires pour les prochaines dépenses marketing.
« Auparavant, les requêtes d’assistance étaient regroupées dans une boîte de réception Outlook partagée, des feuilles de calcul de plus en plus volumineuses et ma liste de tâches manuscrite. Le regroupement des 18 succursales au sein d’un seul environnement de travail ClickUp nous a permis de disposer d’un système d’enregistrement unique et d’assurer la cohérence. »
Tyler, Opérations nationales, Guardian Angel Carers
19. Conformité et préparation aux audits
Fini de fouiller dans de vieux dossiers et des e-mails éparpillés juste pour répondre à une simple question d'audit. Avec ClickUp, chaque mise à jour des politiques, des autorisations et des contrôles est regroupée dans un système unique et structuré, à jour et traçable.
Voici comment cet outil vous permet de maintenir votre documentation d’audit et de conformité prête pour les contrôles :
- Configurez des permissions avancées pour contrôler qui peut consulter, commenter ou modifier les dossiers et documents sensibles. Par exemple, vous pouvez accorder un accès complet à votre équipe chargée de la conformité tout en limitant les autres utilisateurs à un accès en lecture seule, afin qu’aucune information importante ne soit modifiée par inadvertance.
- En cas de mise à jour, le journal d'activité suit chaque modification en détail. Vous saurez toujours qui a effectué les modifications et à quel moment.
Si vous avez tendance à oublier les vérifications de routine, la fonctionnalité « Tâches récurrentes » de ClickUp vous aide à garder une longueur d’avance avant qu’un audit ne vous prenne au dépourvu. Configurez des renouvellements de licence, des révisions de politiques ou des inspections de sécurité qui se répètent selon la fréquence de votre choix.
Les tâches se recréent d'elles-mêmes lorsqu'elles sont marquées comme terminées ou apparaissent automatiquement à une date définie. Grâce aux notifications ClickUp, votre équipe reçoit des rappels directement dans sa boîte de réception ou dans ClickUp, ce qui permet à chacun de rester sur la bonne voie.
📌 Exemple concret : comment Magical Moments ABA gère ses opérations en conformité avec la loi HIPAA dans quatre États
Magical Moments, un organisme spécialisé dans la thérapie par l'analyse comportementale appliquée, propose des services cliniques dans l'Indiana, la Géorgie, la Virginie et la Caroline du Nord, avec 71 utilisateurs de ClickUp sur la version Enterprise.
Tous les flux de travail non cliniques (prise en charge des clients, recrutement, gestion des effectifs, assurance qualité, engagement communautaire dans plusieurs États) sont gérés au sein de ClickUp, tandis que les données cliniques sensibles restent dans leur DME. Les deux systèmes effectuent une connexion via une API sans compromettre la sécurité de l’un ou de l’autre.
La conformité HIPAA de ClickUp Enterprise couvre la couche opérationnelle, et la séparation entre les systèmes signifie que la préparation aux audits est intégrée au flux de travail, et non ajoutée a posteriori.
« Nous traitons des données clients sensibles dans quatre États, la conformité à la norme HIPAA n’est donc pas facultative. ClickUp Enterprise répond à cette exigence tout en conservant les résultats cliniques dans notre dossier médical électronique (DME). Chaque système remplit la fonction pour laquelle il a été conçu. » Jacob, Responsable des opérations, Magical Moments ABA
« Nous traitons des données clients sensibles dans quatre États, la conformité à la norme HIPAA n’est donc pas facultative. ClickUp Enterprise répond à cette exigence tout en conservant les résultats cliniques dans notre dossier médical électronique (DME). Chaque système remplit la fonction pour laquelle il a été conçu. » Jacob, Responsable des opérations, Magical Moments ABA
20. Design ops
La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre équipe de conception se retrouve prise dans des cycles de révision sans fin, des priorités floues et des retours d'information dispersés.
La plateforme de gestion de projet ClickUp vient ici à votre secours.
Utilisez la fonctionnalité « Révision » pour annoter des images, des vidéos, des PDF et des fichiers exportés depuis Figma directement dans ClickUp.
Grâce à la vue « Charge de travail », les responsables de projet peuvent voir instantanément qui est surchargé, qui dispose d’une marge de manœuvre et où se forment les goulots d’étranglement. Cela permet de répartir le travail de manière équitable et d’identifier les problèmes à un stade précoce, en particulier lors de grandes campagnes ou de lancements de produits.
Les membres de l’équipe peuvent utiliser Brain² pour générer des images conceptuelles, des éléments de moodboard et des ébauches visuelles rapides. Cet outil est idéal pour le brainstorming à l’étape initiale, les variations A/B ou les éléments de remplacement qui pourront ensuite être peaufinés par les designers.
⭐ Bonus : utilisez les extraits vocaux lors des revues de conception. Enregistrez une brève présentation expliquant vos choix en matière de disposition ou d'animations, puis laissez ClickUp tout transcrire afin que les rédacteurs, les chefs de projet et les développeurs disposent de tout le contexte sans avoir à organiser de réunion.
📌 Exemple concret : comment RedCube Creative gère la conception, la production et la mise en ligne dans un seul environnement de travail
RedCube Creative, une agence de production multimédia et de design basée en Géorgie, gérait ses activités de production photo/vidéo, de développement web et de conception graphique via Slack et Monday. Le statut des projets restait dans la tête du chef de projet, des détails se perdaient entre les différents outils, et veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde représentait une charge de travail supplémentaire.
Depuis leur passage à ClickUp, les équipes web, de production et de conception travaillent à partir d’un seul espace de travail partagé. Les tableaux de bord offrent une vue d’ensemble de tous les projets clients en cours, toutes disciplines créatives confondues. Le chat a remplacé Slack pour la communication interne, et le temps consacré à la gestion de projet a diminué de près d’une demi-journée par personne et par jour. La transition a pris deux semaines.
« ClickUp est la plateforme de gestion de projet et de communication la plus riche en fonctionnalités et la plus abordable que nous ayons utilisée au cours de nos huit années d’existence. »
Kevin Hemphill, chef de projet, RedCube Creative
📚 En savoir plus : Guide complet de ClickUp pour un usage personnel
ClickUp est-il gratuit ? Explication des forfaits et des tarifs
Oui. ClickUp propose un forfait Free Forever avec un nombre illimité de tâches et de membres, des documents collaboratifs, un Calendrier, des tableaux Kanban, la gestion des Sprints et un accès d'essai aux fonctionnalités de l'IA Brain². Aucune carte de crédit requise, aucune limite de durée.
Lorsque votre équipe dépasse les limites du forfait gratuit, les forfaits payants débloquent davantage d’espace de stockage, d’automatisations, d’intégrations et de contrôles d’administration pour les administrateurs :
Brain² IA est disponible sous forme de module complémentaire pour tous les forfaits payants. Le module complémentaire Brain AI (9 $ par utilisateur et par mois) comprend une discussion Brain² illimitée, un accès aux modèles premium (Claude, GPT, Gemini) et 1 500 crédits IA par utilisateur et par mois. Le module complémentaire Everything AI (28 $ par utilisateur et par mois) regroupe AI Notetaker, AI Fields, des crédits Super Agent supplémentaires, et bien plus encore.
Les environnements de travail « Free Forever » bénéficient d’un accès d’essai à Brain² (25 utilisations par environnement de travail) et de 500 Super Crédits IA pour tester les Super Agents, les cartes IA et d’autres fonctionnalités IA premium avant de souscrire à un forfait payant.
Avantages, inconvénients et limites de ClickUp
Ce qui distingue ClickUp :
- Centralisation : tâches, documents, chat, tableaux de bord et IA dans un seul environnement de travail. Les équipes remplacent régulièrement au moins trois outils après avoir adopté ClickUp.
- Personnalisation : les statuts, les champs personnalisés, les types de tâches, les vues et les automatisations s'adaptent tous à la façon dont votre équipe travaille, et non l'inverse.
- L'IA intégrée au flux de travail : Brain² n'est pas un simple chatbot rajouté après coup. Il est intégré à vos tâches, vos documents et vos discussions, et dispose d'une vue d'ensemble complète de votre environnement de travail, ce qui lui permet de fournir des réponses en lien direct avec votre travail quotidien.
- Une formule gratuite réellement utilisable : un nombre illimité de tâches et de membres pour 0 $, c'est rare dans ce secteur. La plupart des concurrents limitent l'accès aux fonctionnalités de base ou imposent un plafond d'utilisateurs.
Ce qu'il faut savoir avant de commencer :
- Il y a beaucoup à découvrir : ClickUp propose davantage de fonctionnalités que la plupart des outils de travail. Les équipes habituées à des applications plus simples, comme Trello ou Todoist, auront donc peut-être besoin de quelques jours pour l'explorer. Grâce aux modèles, à l'installation guidée et à Brain², cette installation est désormais plus rapide qu'auparavant.
- L'installation fait toute la différence : les équipes qui tirent le meilleur parti de ClickUp sont celles qui prennent le temps de configurer leurs Espaces, leurs statuts et leurs Automatisations. Un modèle de démarrage rapide vous permet d'être opérationnel en quelques minutes, et vous pouvez affiner vos réglages au fur et à mesure.
- Le stockage est limité dans le forfait gratuit : le forfait Free Forever est plafonné à 60 Mo, ce qui convient aux projets légers. Les équipes travaillant avec des images, des PDF ou des fichiers de conception auront intérêt à passer au forfait Unlimited pour bénéficier d'un stockage illimité.
- Full AI est un module complémentaire payant : chaque forfait inclut un accès d'essai à Brain², mais les fonctionnalités IA illimitées (Super Agents, AI Notetaker, modèles premium) nécessitent un forfait payant ainsi qu'un module complémentaire IA à partir de 9 $ par utilisateur et par mois.
- Conçu pour les équipes, pas seulement pour les listes de tâches : ClickUp est pensé pour les équipes et regroupe plusieurs outils au sein d’un même environnement de travail. Si vous avez simplement besoin d’une application personnelle pour vos listes de tâches, il se peut qu’il offre plus de fonctionnalités que ce dont vous avez besoin pour le moment, mais il sera prêt à répondre à vos besoins lorsque ceux-ci évolueront.
En résumé : ClickUp récompense les équipes qui consacrent un peu de temps à l'installation. Si vous remplacez un ensemble hétéroclite d'outils disparates et que vous souhaitez tout regrouper au même endroit, ce temps investi sera rapidement rentabilisé.
ClickUp est-il meilleur qu'Asana, Notion et Trello ?
Voyons comment ClickUp se positionne par rapport aux autres outils de gestion de projet.
| Fonctionnalité | ClickUp | Asana | Notion | Trello |
| Vues des tâches | Plus de 15 affichages, dont diagramme de Gantt, Kanban, Calendrier, Liste, Carte mentale, et bien d'autres encore | Liste, Tableau, Calendrier, Échéancier | Tableau, liste, Calendrier (pas d’échéancier ni de diagramme de Gantt intégrés) | Tableau Kanban intégré, Calendrier et autres fonctionnalités (via les Power-Ups) |
| Suivi du temps | Suivi du temps et estimation de durée intégrés | Disponible dans les forfaits Premium et Business | Pas de suivi du temps intégré ; possibilité d’intégration avec des outils tiers | Disponible via les Power-Ups (par exemple, Time Doctor, Harvest) |
| Documentation et wikis | Documents, bloc-notes et Tableaux blancs intégrés | Fonctionnalités limitées ; principalement axé sur les tâches | Des fonctionnalités de documentation robustes avec mise en forme du texte enrichie | Fonctionnalité limitée ; possibilité d'utiliser des pièces jointes ou des liens vers des documents externes |
| Automatisations | Automatisations avancées avec logique conditionnelle et déclencheurs personnalisés | Automatisations de base dans les forfaits Premium et Business | Pas d’automatisation native ; s’intègre à des outils tiers | Automatisation Butler (disponible dans les forfaits Business et Enterprise) |
| Suivi des objectifs | Fonctionnalité « Objectifs » intégrée, avec des cibles mesurables et un suivi de la progression | Disponible dans les forfaits Premium et Business | Pas de suivi des objectifs intégré ; possibilité de créer des bases de données personnalisées pour suivre les objectifs | Pas de suivi des objectifs intégré ; possibilité d’utiliser des Power-Ups ou des outils externes |
| Sprints/Agile | Assistance complète pour les flux de travail Agile, y compris la planification des sprints, le backlog et les diagrammes burndown | Fonctionnalités Agile limitées ; possibilité d'utiliser l'échéancier et les tableaux pour des flux de travail Agile de base | Pas d'assistance native pour la méthode Agile ; possibilité de créer des flux de travail personnalisés à l'aide de bases de données et de modèles | Assistance limitée pour la méthode Agile ; possibilité d’utiliser des Power-Ups tels que Agile Cards ou Corrello |
| Gestion des ressources | Gestion native de la charge de travail, planification des capacités et allocation des ressources | Disponible dans les forfaits Business et Enterprise | Pas de fonctionnalités natives de gestion des ressources | Disponible via les Power-Ups (par exemple, TeamGantt, Placker) |
| Intégrations | Plus de 1 000 intégrations, dont Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams et bien d'autres encore | S'intègre à des outils populaires tels que Slack, Google Drive, Microsoft Teams et bien d'autres encore | Intégrations limitées ; peut effectuer une connexion avec des outils tels que Slack, Google Drive et GitHub via une API ou Zapier | S'intègre à des outils tels que Slack, Google Drive, Microsoft Teams et bien d'autres encore grâce aux Power-Ups |
| Tarifs* | Forfait Free disponible ; les forfaits payants commencent à 7 $ par utilisateur et par mois. | Forfait gratuit disponible ; les forfaits payants commencent à 10,99 $ par utilisateur et par mois. | Forfait Free disponible ; les forfaits payants commencent à 8 $ par utilisateur et par mois | Forfait gratuit disponible ; les forfaits payants commencent à 5 $ par utilisateur et par mois. |
Comment démarrer avec ClickUp
Se lancer avec ClickUp, c'est simple.
Créez un compte gratuit et invitez quelques collègues pour ne pas vous lancer seul dans cette aventure. Nous vous promettons que son interface conviviale ne nécessite aucun apprentissage particulier.
Ensuite, créez votre premier « Espace » : considérez-le comme le centre névralgique d’un projet, d’un service ou d’un dossier client. Ajoutez-y quelques dossiers et listes pour structurer davantage vos contenus. C’est là que se trouvent vos tâches, prêtes à être organisées comme bon vous semble.
Testez différentes dispositions, telles que « Liste », « Tableau » ou « Calendrier », pour déterminer celle qui correspond le mieux à votre façon de travailler. N’hésitez pas à faire des essais : vous pourrez toujours changer d’option par la suite.
Envie d’un petit coup de pouce ? Activez Brain² pour vous aider à configurer votre environnement de travail. Il peut créer des listes et des tâches, attribuer des statuts pertinents et vous proposer un flux de travail complet, personnalisé selon vos préférences.
Enfin, connectez vos outils préférés, invitez le reste de votre équipe et lancez-vous sans attendre. Plus tôt vous commencerez à travailler avec ClickUp, plus tôt vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer jusqu’à présent.
⭐ Bonus : Apprenez à utiliser ClickUp plus rapidement grâce à ClickUp University. Si votre équipe souhaite maîtriser les fonctionnalités personnalisables de ClickUp sans avoir à tâtonner, ClickUp University est le meilleur point de départ. Vous y trouverez des tutoriels vidéo qui permettent aux utilisateurs d’apprendre à leur propre rythme et de gagner en assurance grâce à des flux de travail concrets. Chaque module offre un aperçu précieux de la manière dont les équipes utilisent ClickUp dans la pratique, ce qui vous permettra d’acquérir des techniques directement applicables à vos processus d’évènementialisation et de logistique.
Centralisez votre travail et boostez votre productivité avec ClickUp
Si vous passez sans cesse d’un outil à l’autre pour différentes tâches, telles que la gestion des tâches, des documents, la discussion, les objectifs, les Sprints ou les rappels, ClickUp est le seul environnement de travail dont vous avez réellement besoin.
Il centralise tous les aspects de votre travail. Projets complexes, checklists rapides, discussions au sein de l'équipe et même vos tâches personnelles : tout est organisé et personnalisable dans le logiciel de gestion de projet.
Vous devez planifier le lancement d'un produit ? Mener un sprint Agile ? Prendre des notes de réunion et attribuer des éléments à la volée ? ClickUp gère tout cela en un seul et même endroit.
Grâce à des vues puissantes telles que les diagrammes de Gantt, les tableaux, les calendriers et les tableaux blancs, ainsi qu'à son IA intégrée, ses automatisations et ses intégrations, ClickUp permet à tous les collaborateurs de rester informés de l'avancement du projet.
👉 Prêt à remplacer toutes ces applications superflues ? Commencez à utiliser ClickUp dès aujourd’hui et regroupez tout votre travail au même endroit.
Foire aux questions sur « À quoi sert ClickUp ? »
ClickUp permet de centraliser l'ensemble du travail d'une équipe au sein d'un seul et même environnement de travail. Projets, tâches, documents, chat, tableaux de bord et IA y cohabitent, remplaçant ainsi des outils distincts tels qu'Asana, Notion, Slack et Trello. Les équipes l’utilisent pour la gestion de projet, la gestion des tâches, le développement logiciel, la collaboration, les rapports, la gestion de la relation client (CRM) et plus de 15 autres flux de travail. Brain², l’IA contextuelle de ClickUp, ajoute des fonctionnalités de recherche intelligente, d’automatisation et de création de contenu sur toutes les interfaces.
Oui. ClickUp propose un forfait Free Forever avec un nombre illimité de tâches, un nombre illimité de membres, des documents collaboratifs, un calendrier, des tableaux Kanban et la gestion des sprints. Aucune carte de crédit requise, aucune limite de durée. Vous bénéficiez également d’un accès d’essai aux fonctionnalités IA de Brain². Les formules payantes (« Unlimited » à 7 $ par utilisateur et par mois, « Business » à 12 $ par utilisateur et par mois et « Enterprise ») ajoutent un espace de stockage illimité, des automatisations avancées et des contrôles d’administration. L’ensemble des fonctionnalités IA est disponible sous forme de module complémentaire à partir de 9 $ par utilisateur et par mois.
Le principal compromis de ClickUp réside dans la richesse de ses fonctionnalités. La flexibilité qui lui permet de remplacer plusieurs outils implique qu’il y a davantage à découvrir lors de la prise en main. Les équipes habituées à des applications plus simples auront peut-être besoin de quelques jours pour trouver leurs marques, même si les modèles et l’installation assistée par IA accélèrent considérablement ce processus par rapport à avant. Le forfait Free Forever limite le stockage à 60 Mo, et l’accès à l’ensemble des fonctionnalités d’IA nécessite un module complémentaire payant. ClickUp est conçu pour les équipes qui souhaitent regrouper plusieurs outils ; les utilisateurs individuels qui n’ont besoin que d’une simple checklist pourraient donc trouver que l’application offre plus de fonctionnalités qu’ils n’en ont besoin pour le moment.
ClickUp doit sa popularité au fait qu’il regroupe la gestion de projet, les documents, le chat et l’IA au sein d’un seul et même environnement de travail, ce qui réduit les coûts et évite les changements de contexte liés à des abonnements distincts. Plus de 5 millions d’équipes l’utilisent, et les utilisateurs ont créé plus de 3,6 milliards de tâches rien qu’en 2025. Sa personnalisation permet aux équipes d’ingénierie, de marketing, de vente, des ressources humaines et des opérations de travailler toutes sur la même plateforme sans compromettre la manière dont chacune structure son flux de travail.