Tu equipo acaba de celebrar una reunión de 30 minutos para decidir qué plataforma utilizar para programar reuniones de 30 minutos. La ironía no se le escapa a nadie.
Se suponía que las herramientas colaborativas facilitarían el trabajo. Sin embargo, ha terminado con siete aplicaciones diferentes, ninguna de las cuales se comunica entre sí, y un equipo que está dispuesto a volver a las palomas mensajeras.
No es que las herramientas de colaboración sean malas. Es que elegir las incorrectas convierte a su equipo en nómadas digitales que deambulan entre plataformas.
Esto es lo que lo hace complicado: todas las herramientas prometen ser la que tu equipo necesita. Todas tienen demostraciones atractivas. Todas afirman aumentar la productividad en un 347 %. Y todas parecen perfectas hasta el tercer día, cuando te das cuenta de que la mitad de tu equipo no sabe cómo etiquetar a alguien en un comentario.
Esta guía explica cómo elegir las herramientas de colaboración que mejor se adapten a las necesidades de su equipo. Abordaremos qué aspectos evaluar, qué funciones son realmente importantes y algunas de las mejores opciones (¡sí, incluida ClickUp!).
¿Qué son las herramientas de colaboración?
Las herramientas de colaboración son plataformas de software que conectan el trabajo de su equipo en un lugar centralizado para que todos sepan lo que está sucediendo sin necesidad de reuniones constantes o cadenas de correos electrónicos. Gestionan la asignación de tareas, el uso compartido de archivos, los cronogramas de los proyectos y la comunicación del equipo, todo en el mismo sistema.
Cuando alguien actualiza el estado de una tarea a las 9 de la noche, el resto del equipo lo ve a la mañana siguiente sin que nadie tenga que enviar correos electrónicos de actualización. Esto permite que los proyectos sigan avanzando incluso cuando los miembros del equipo trabajan en horarios diferentes o desde ubicaciones distintas.
🔍 ¿Sabías que...? El estudio «La ciencia de los equipos de alto rendimiento» de Gallup reveló que una buena colaboración tiene una fuerte conexión con el compromiso: los equipos en los que los miembros conocen las fortalezas de los demás, reciben comentarios, se sienten incluidos y encuentran sentido a su trabajo obtienen mejores resultados en cuanto a productividad, rentabilidad y trabajo en equipo.
Tipos de colaboración
La colaboración puede adoptar muchas formas, y comprender cada tipo puede ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficaz.
- Comunicación: utilice canales específicos para actualizaciones rápidas, toma de decisiones y aclaraciones, de modo que el contexto no se pierda en mensajes dispersos.
- Gestión de proyectos y tareas: centralice las responsabilidades, los plazos y el seguimiento del estado en un solo lugar para evitar la duplicación de trabajo o el incumplimiento de los objetivos.
- Uso compartido de documentos: mantén una única fuente de información en la que los equipos puedan comentar, realizar ediciones y consultar archivos sin confusión entre versiones.
- Lluvia de ideas: recopile ideas en bruto en un espacio de uso compartido y, a continuación, convierta las mejores en tareas viables para que la creatividad se traduzca directamente en ejecución.
¿Alguna vez te has cansado de responder a las mismas preguntas una y otra vez, de coordinar las actualizaciones semanales del equipo y de todas esas tareas de comunicación rutinarias? ¿Y si todo eso se pudiera automatizar mediante agentes? ¡Con ClickUp Agents, puedes hacerlo!
Cómo evaluar las herramientas de colaboración
A continuación te explicamos cómo elegir las herramientas de colaboración que mejor se adapten a tu equipo.
Realice proyectos reales durante los periodos de prueba.
Olvídese de los proyectos de muestra impecables que los proveedores preparan para las demostraciones.
Tome su proyecto en curso más complicado, con plazos reales, múltiples dependencias y el caos con el que su equipo lidia a diario, y cárguelo en la plataforma. La herramienta de colaboración gestionará la complejidad real o se vendrá abajo, y en pocos días sabrá con cuál de las dos opciones está lidiando.
Presta atención a estos puntos conflictivos:
- Velocidad de recuperación de archivos: ¿Pueden los miembros del equipo encontrar documentos de hace dos semanas en menos de 30 segundos o pierden tiempo buscando en carpetas desorganizadas?
- Claridad en la dependencia de las tareas: ¿La plataforma indica claramente qué tareas están retrasando todo el proyecto, o los cuellos de botella permanecen ocultos hasta que pasan los plazos?
- Organización de los hilos de comentarios: ¿Pueden los usuarios seguir las conversaciones que se han producido a lo largo de varios días sin perder el contexto?
- Eficiencia en las acciones masivas: ¿Actualizar 20 tareas similares requiere 20 clics separados, o puede realizar cambios en varios elementos simultáneamente?
🧠 Dato curioso: En 1837, seis pianistas de renombre —Franz Liszt, Frédéric Chopin, Carl Czerny, Sigismond Thalberg, Johann Peter Pixis y Henri Herz— se reunieron para componer una serie de variaciones sobre un tema de la ópera I Puritani de Bellini. Esta pieza colaborativa, conocida como Hexameron, muestra la fusión de estilos individuales en un todo armonioso.
Pruébalas con los miembros de tu equipo menos expertos en tecnología.
Entregue la plataforma a quienquiera de su equipo que tarde más en adaptarse al nuevo software. La herramienta de colaboración en equipo que funciona muy bien para sus gestores de proyectos, pero que confunde a todos los demás, se convierte en la herramienta que nadie utiliza.
Observe cómo estos usuarios gestionan situaciones cotidianas para determinar las tasas de adopción:
- Actualizaciones de tareas por primera vez: ¿Pueden cambiar el estado de las tareas y añadir notas de progreso sin tener que buscar botones o abrir la documentación de ayuda?
- Proceso de adjuntar archivos: ¿Realizan intentos correctos al adjuntar documentos a la primera o la interfaz de carga les confunde con múltiples opciones?
- Gestión de notificaciones: ¿Pueden distinguir rápidamente entre lo que requiere su atención y lo que es ruido informativo?
- Encontrar el trabajo completado: ¿Localizan fácilmente las tareas terminadas y las decisiones pasadas, o se rinden y preguntan directamente a sus compañeros?
Mida los cambios.
¿Cuánto tiempo dedica su equipo a reuniones de estado, a buscar archivos en hilos de correo electrónico o a averiguar quién es responsable de qué? Utilice la nueva herramienta durante dos semanas y vuelva a medir esas mismas actividades.
Realice un seguimiento de estas métricas:
- Tiempo dedicado a reuniones de estado: horas dedicadas a reuniones de estado, actualización o control semanales.
- Tiempo de finalización de la tarea: tiempo medio desde la asignación de la tarea hasta su finalización.
- Tiempo de búsqueda de archivos: tiempo dedicado a la ubicación de documentos, activos o correos electrónicos para proyectos.
- Cuellos de botella en el flujo de trabajo: Frecuencia de tareas paralizadas debido a la falta de información o aprobaciones.
🔍 ¿Sabías que...? Una encuesta realizada por Great Place To Work reveló que, en entornos híbridos/remotos, la cooperación (la confianza de las personas en que pueden contar con los demás para trabajar con ellos) impulsa la productividad más que la proximidad física. Los equipos con un alto nivel de cooperación se esforzaban mucho más a menudo.
Verifique la calidad de la integración con los sistemas existentes.
Conecta la plataforma a tu correo electrónico, Calendario y almacenamiento de archivos, y luego utiliza estas integraciones durante una semana.
Las integraciones débiles implican que está gestionando datos en sistemas paralelos, lo que va en contra del objetivo principal. Pruebe estos escenarios de integración:
- Sincronización bidireccional del Calendario: comprueba si los cambios en los plazos se reflejan automáticamente en ambos sentidos.
- Relevancia de las notificaciones por correo electrónico: compruebe si las alertas por correo electrónico contienen suficiente contexto para tomar medidas.
- Flujo de trabajo de edición de archivos: pruebe a abrir, editar y guardar documentos directamente desde la herramienta de colaboración sin necesidad de descargarlos y volver a subirlos.
🚀 Ventaja de ClickUp: Cuando necesite ese archivo urgente o una información crucial, la búsqueda empresarial basada en IA y ClickUp Brain de ClickUp pueden encontrarlo en segundos entre tareas, documentos e integraciones de terceros conectadas.
Comprueba la experiencia móvil en condiciones reales.
Acceda al trabajo desde su teléfono durante sus desplazamientos o entre reuniones y pruebe a aprobar una solicitud, revisar un documento o reasignar una tarea.
Una herramienta que funciona perfectamente en el escritorio, pero que apenas funciona en el móvil, ya no se adapta al modo de trabajar de los equipos. Evalúa estas capacidades:
- Velocidad del flujo de trabajo de aprobación: ¿Puede revisar y aprobar solicitudes en menos de un minuto sin tener que cambiar entre varias pantallas?
- Legibilidad de los documentos: ¿Puede leer y comentar archivos sin tener que realizar Zoom constante y desplazar la pantalla?
- Funcionalidad de acceso sin conexión: ¿Qué funciones siguen funcionando cuando se pierde la conexión en un ascensor o en el metro?
📮 ClickUp Insight: el 31 % de los gerentes prefiere los tableros visuales, mientras que otros confían en los diagramas de Gantt, los paneles o las vistas de recursos.
Sin embargo, la mayoría de las herramientas requieren que elijas una. Si la vista no coincide con tu forma de pensar, se convierte en otra fuente de fricción.
Con ClickUp, no tienes que elegir. Cambia entre diagramas de Gantt con IA, tableros Kanban, paneles o vista de Carga de trabajo con un solo clic. Y con ClickUp AI, puedes generar automáticamente vistas o resúmenes personalizados en función de quién los vea, ya seas tú, un ejecutivo o tu diseñador.
💫 Resultados reales: CEMEX aceleró el lanzamiento de productos en un 15 % y redujo los retrasos en la comunicación de 24 horas a segundos gracias al uso de ClickUp.
¿Cuánto debe pagar por una herramienta de colaboración?
Su presupuesto debe ajustarse al tamaño de su equipo, la complejidad del proyecto y el coste actual que supone para su empresa el tiempo perdido en la coordinación.
0-30 $ al mes
Las opciones gratuitas y de bajo coste son adecuadas para equipos de menos de 10 personas que gestionan proyectos sencillos. Dispondrás de listas de tareas básicas, uso compartido de archivos y chat para el equipo, pero tendrás que contar con límites de almacenamiento y personalización limitada. La mayoría de las plataformas de este precio limitan funciones como las vistas de Cronograma, la automatización o el acceso de invitados.
🔍 ¿Sabías que... Durante la Segunda Guerra Mundial, Estados Unidos, Reino Unido y Canadá colaboraron en el Proyecto Manhattan para desarrollar la primera bomba atómica. Este enorme esfuerzo involucró a miles de científicos e ingenieros que trabajaron juntos en secreto y con urgencia.
100-300 $ al mes
Esta gama ofrece compatibilidad con grupos de entre 15 y 50 personas que necesitan una mayor visibilidad de los proyectos, un mejor control de tiempo y campos personalizados.
Obtendrá más espacio de almacenamiento, asistencia con prioridad e integraciones con su calendario y sus sistemas de archivos. Los equipos en esta fase suelen descubrir que los diferentes estilos de comunicación en el lugar de trabajo crean brechas de coordinación, y la plataforma adecuada salva esas diferencias al hacer que el estado de los proyectos sea visible para todos.
500-1500 $ al mes
Los equipos de entre 50 y 200 personas que gestionan proyectos con múltiples dependencias y plazos estrictos son los más adecuados para esta herramienta. Obtendrá acceso a la elaboración de informes avanzados que muestran la utilización de los recursos y la planificación de la capacidad.
Las funciones que utilizan la IA para la gestión de proyectos ayudan a predecir los retrasos basándose en patrones históricos y sugieren asignaciones de tareas óptimas. Este nivel resulta rentable cuando el incumplimiento de los plazos es el desencadenante de sanciones contractuales o una mala asignación de recursos obliga a contratar a contratistas costosos.
Más de 2500 $ al mes
Las grandes organizaciones con más de 200 usuarios necesitan cumplimiento de seguridad avanzado, inicio de sesión único (SSO) e integraciones personalizadas con los sistemas existentes. El software de colaboración de documentos de corporación de este nivel incluye control de versiones con registros de auditoría detallados, permisos granulares y certificaciones de cumplimiento que satisfacen los requisitos de los sectores regulados.
💡 Consejo profesional: Calcule cuánto le cuestan los problemas de coordinación. Si la falta de visibilidad del proyecto provoca incumplimientos de plazos que retrasan el reconocimiento de ingresos en dos semanas, o si el trabajo duplicado supone un desperdicio de cinco horas por persona a la semana a 75 dólares la hora, una herramienta de colaboración se amortiza rápidamente.
Herramientas de colaboración en línea populares en el mercado
A continuación, le mostramos las herramientas de colaboración digital más populares y lo que las hace destacar.
1. ClickUp (ideal para la gestión unificada de proyectos y la comunicación en equipo)
ClickUp es un entorno de trabajo con IA convergente que unifica la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat en tiempo real, todo en un solo lugar. A diferencia de las herramientas tradicionales que contribuyen a la dispersión del trabajo al dispersar la información y las conversaciones en múltiples aplicaciones desconectadas, ClickUp reúne el trabajo, el conocimiento y la comunicación de todo su equipo.
Esta convergencia elimina el caos de cambiar entre herramientas, reduce los silos y garantiza que todos tengan un contexto completo.
Esto significa que los equipos pueden colaborar sin problemas en proyectos, compartir y organizar conocimientos, y comunicarse al instante, ya sea a través de tareas, documentos o canales de chat. La IA está profundamente integrada en toda la plataforma, lo que le ayuda a automatizar el trabajo rutinario, mostrar información relevante y generar conocimientos para que pueda trabajar de forma más rápida e inteligente. Veamos cómo:
Mantenga las conversaciones relacionadas con el trabajo.
ClickUp Chat mantiene las conversaciones vinculadas al trabajo al que pertenecen. Un solo mensaje puede convertirse en una tarea o un FollowUp, para que no se pierda nada.
Por ejemplo, durante el rediseño de un sitio web, un desarrollador entra en Chat para decir que el flujo de pago no funciona en Safari. El gestor de productos convierte ese mensaje en una tarea, la asigna al equipo de control de calidad y añade la captura de pantalla compartida en el hilo.
El error se registra, se asigna y se realiza un seguimiento antes incluso de que termine la conversación.
Además, chatear en el móvil permite que el flujo de actualizaciones sea sin problemas, incluso durante el trabajo de campo o los viajes.
Incorpore debates en directo a su entorno de trabajo.
Algunas decisiones se toman más rápido cara a cara. SyncUps en Chat reúne videollamadas, uso compartido de pantalla y tableros de tareas en un mismo espacio. Los equipos pueden tener reuniones, realizar edición y grabar, todo en un solo flujo.
Por ejemplo, un equipo de marketing global utiliza SyncUp para finalizar los recursos creativos de una próxima campaña. Mientras realiza el uso compartido de la pantalla del tablero de diseño, el director creativo cambia los plazos, asigna las tareas finales de pulido y graba la sesión.
Hay compatibilidad con diferentes estilos de colaboración por igual: tanto para aquellos que prefieren las discusiones en directo como para los que prefieren ponerse al día después.
Mantenga la documentación siempre actualizada.
ClickUp Docs ofrece a los equipos un documento dinámico que se conecta directamente a los proyectos.
Por ejemplo, un equipo de RR. HH. que prepara la incorporación de 15 nuevos empleados crea un único documento en el que se describen los horarios de formación, la configuración informática y los enlaces a las políticas. Se etiqueta directamente al departamento de TI dentro del documento para confirmar la creación de cuentas, y el responsable de contratación añade una lista de control para la orientación del primer día.
Todos realizan la edición en el mismo archivo, por lo que cuando cambian los horarios, las actualizaciones aparecen al instante para todo el equipo.
¿Y lo mejor? Puede hacer menciones a los miembros del equipo con @ y dejar notas de comentarios con la función «Asignar comentarios» de ClickUp para una clara rendición de cuentas.
Entienda la información al instante.
Los proyectos generan actualizaciones interminables y buscar en diferentes aplicaciones supone una pérdida de tiempo. ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, ofrece a los equipos respuestas instantáneas a partir de tareas, documentos y canales de chat.
Supongamos que un director de programa necesita prepararse para una reunión informativa con las partes interesadas. Puede preguntar a ClickUp Brain: «Resumir los obstáculos actuales en el lanzamiento de la aplicación móvil».
ClickUp Brain analiza los hilos de chat, las tareas repetitivas y las notas de SyncUps, y luego proporciona una breve lista de obstáculos. A continuación, el gerente incluye el resumen en un documento y lo comparte como parte del informe semanal.
Las mejores funciones de ClickUp
- Comparte tus comentarios con claridad: graba tutoriales con ClickUp Clips para que tus compañeros de equipo vean los problemas o cambios sin complicaciones.
- Vea el trabajo en equipo en acción: confíe en la detección de colaboración de ClickUp para recibir alertas cuando sus compañeros estén viendo, realizando edición o comentando la misma tarea, evitando así el trabajo duplicado.
- Optimice las revisiones creativas: utilice ClickUp Revisión para dejar comentarios directamente en imágenes, vídeos o archivos PDF, de modo que los comentarios sobre el diseño se mantengan en su contexto.
- Redacta y envía mensajes más inteligentes: pide a ClickUp Brain que genere respuestas pulidas en ClickUp Chat, lo que hará que la colaboración remota sea más rápida y clara.
- Captura automáticamente los resultados de las reuniones: añade ClickUp AI Notetaker a las llamadas para obtener resúmenes inteligentes de las reuniones y automatizar las acciones clave.
- Asigna tareas rutinarias a los agentes: utiliza ClickUp Agents para supervisar tareas, actualizar estados o crear seguimientos, de modo que el trabajo administrativo no ralentice la colaboración.
Limitaciones de ClickUp
- La gran cantidad de funciones y opciones puede confundir a los nuevos usuarios al principio.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 555 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Ansh Prabhakar, de Airbnb, comparte el uso compartido de ClickUp:
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones para intercambiar ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar un seguimiento e informar sobre él fácilmente, y, basándonos en las reuniones rápidas sobre el progreso, la planificación futura resultó sencilla.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones para intercambiar ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar el seguimiento y la elaboración de informes sobre él fácilmente, y, basándonos en las reuniones rápidas sobre el progreso, la planificación futura resultó sencilla.
🧠 Dato curioso: ¿Trabaja en un equipo de software global? Prepárese para reunirse. Mucho. Los equipos repartidos por diferentes ubicaciones dedican alrededor de 7 horas y 45 minutos a reuniones programadas cada semana... y casi 9 más a reuniones no programadas. E incluso así, el progreso puede estancarse si no están presentes las personas adecuadas o si algunas voces dominan mientras que otras apenas se pronuncian.
2. Slack (la mejor para mensajes en tiempo real entre miembros del equipo)
Con Slack, obtienes un software de colaboración en equipo que sustituye la pesadilla del correo electrónico a la que se enfrentan la mayoría de los equipos. En lugar de hilos de correos electrónicos que se descontrolan, tienes canales: uno para campañas de marketing, otro para errores de productos y quizá otro para el uso compartido de fotos de perros. Cada conversación se mantiene en su sitio.
Las aplicaciones se conectan directamente, por lo que sus herramientas de gestión de proyectos y las invitaciones del Calendario se transfieren directamente a los canales pertinentes. La gestión colaborativa del trabajo en dispositivos móviles le permite participar en conversaciones desde cualquier lugar, aunque eso puede ser una ventaja o un inconveniente, dependiendo de sus límites.
Las mejores funciones de Slack
- Recupera cualquier mensaje, archivo o enlace de todo tu historial de conversaciones utilizando filtros de búsqueda por fechas, personas, canales y palabras clave.
- Arrastra archivos directamente a los mensajes y fija documentos o enlaces importantes a las descripciones de los canales para acceder rápidamente a ellos más tarde.
- Inicie conversaciones de voz improvisadas a través de reuniones rápidas cuando necesite discutir algo más rápido de lo que permite escribir.
- Conecta a socios externos y clientes a través de los canales de Slack Connect para que todos colaboren en un solo lugar sin tener que reenviar correos electrónicos de un lado a otro.
Limitaciones de Slack
- El plan Free borra el historial de mensajes después de 90 días, lo que significa perder el contexto de proyectos antiguos.
- Las videoconferencias resultan poco prácticas en comparación con las alternativas de Slack diseñadas específicamente para ese fin.
- Las respuestas encadenadas a veces desaparecen en conversaciones colapsadas que la gente se olvida de revisar.
Precios de Slack
- Free
- Pro: 8,75 $ al mes por usuario.
- Business+: 18 $ al mes por usuario
- Enterprise+: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Slack
- G2: 4,5/5 (más de 36 260 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 23 850 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Slack?
Un usuario opina:
Me gusta mucho cómo puedo organizar los entornos de trabajo o canales en Slack, lo que me permite identificar exactamente lo que quiero controlar y recopilar toda la información correspondiente allí. Slack ha demostrado ser una herramienta valiosa para aumentar la productividad en la gestión de la información en mi empresa. Además, me motiva el hecho de que ofrece una mejor integración con los proyectos en comparación con Discord, que era el producto del que migramos. Esto demuestra su capacidad para adaptarse mejor a nuestras necesidades a nivel de gestión de proyectos.
Me gusta mucho cómo puedo organizar los entornos de trabajo o canales en Slack, lo que me permite identificar exactamente lo que quiero controlar y recopilar toda la información correspondiente allí. Slack ha demostrado ser una herramienta valiosa para aumentar la productividad en la gestión de la información en mi empresa. Además, me motiva el hecho de que ofrece una mejor integración con los proyectos en comparación con Discord, que era el producto del que migramos. Esto demuestra su capacidad para adaptarse mejor a nuestras necesidades a nivel de gestión de proyectos.
3. Microsoft Teams (ideal para usuarios de Microsoft 365)
Teams tiene sentido si su empresa ya funciona con el ecosistema de Microsoft.
Todo está conectado: tu calendario de Outlook genera automáticamente enlaces a reuniones, los documentos de Word se abren directamente en las ventanas de chat y SharePoint se encarga del almacenamiento de archivos en segundo plano. No tienes que cambiar constantemente de aplicación ni lidiar con problemas de control de versiones, ya que Teams y Office 365 se comunican entre sí.
La plataforma incluye controles de seguridad de datos y funciones de cumplimiento normativo para las organizaciones que los necesitan. Aunque la interfaz requiere un tiempo de adaptación, especialmente si vienes de plataformas más sencillas, la integración funciona una vez que estás en el mundo de Microsoft.
Las mejores funciones de Microsoft Teams
- Organice seminarios web y eventos virtuales a gran escala para hasta 10 000 asistentes utilizando la función de eventos en directo.
- Graba las reuniones con transcripciones generadas por IA que capturan quién dijo qué y te permiten buscar en las conversaciones más tarde.
- Configure pestañas personalizadas dentro de los canales del equipo para integrar paneles de Power BI, tableros de Planner o herramientas de terceros que utilice a diario.
- Programa mensajes en el canal para enviar actualizaciones, recordatorios o anuncios en los momentos óptimos para equipos distribuidos o remotos.
Limitaciones de Microsoft Teams
- La interfaz resulta abarrotada, con demasiados menús anidados y opciones que compiten por llamar la atención.
- La aplicación móvil consume la batería del teléfono notablemente más rápido que las alternativas de Teams.
- Añadir invitados externos requiere permisos de administrador, lo que dificulta las colaboraciones rápidas.
Precios de Teams
- Prueba gratuita
Business
- Microsoft Teams Essentials: 4 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
Enterprise
- Microsoft Teams Enterprise: 5,25 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Microsoft 365 F3: 8 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de Teams de Microsoft
- G2: 4,4/5 (más de 16 860 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 10 670 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Microsoft Teams?
Un usuario opina:
La mejor función es la integración perfecta con el ecosistema de Microsoft 365. La posibilidad de programar una videollamada directamente desde Outlook y sincronizar al instante las invitaciones del Calendario supone un gran ahorro de tiempo. La calidad del vídeo es, en general, fiable, y funciones como el desenfoque del fondo y la supresión del ruido ayudan a que las reuniones remotas resulten profesionales, incluso en entornos ruidosos.
La mejor función es la integración perfecta con el ecosistema de Microsoft 365. La posibilidad de programar una videollamada directamente desde Outlook y sincronizar al instante las invitaciones del Calendario supone un gran ahorro de tiempo. La calidad del vídeo es, en general, fiable, y funciones como el desenfoque del fondo y la supresión del ruido ayudan a que las reuniones remotas resulten profesionales, incluso en entornos ruidosos.
4. Notion (la mejor para la documentación de entornos de trabajo flexibles)
Notion te proporciona los elementos básicos y te dice «Averígualo tú mismo». Puede parecer complicado, pero significa que no estás obligado a seguir la estructura de flujo de trabajo de otra persona. Tú creas bases de datos, wikis, listas de tareas y calendarios que se adaptan a las necesidades de tu equipo.
Una página puede comenzar como simples notas de reunión y luego convertirse en un hub de proyectos que enlaza documentos relacionados, realiza el seguimiento de las tareas e incorpora diseños de Figma. Todo se conecta a través de vínculos y relaciones, creando una red de información. La flexibilidad significa que dedicará tiempo inicialmente a crear su sistema, pero una vez que esté en funcionamiento, Notion se adapta a su forma de pensar.
Las mejores funciones de Notion
- Diseñe plantillas reutilizables de acuerdos de colaboración para el inicio de proyectos o la elaboración de informes semanales, de modo que su equipo siga procesos coherentes sin tener que empezar desde cero.
- Genere resúmenes estructurados, elementos pendientes y conclusiones clave de su reunión con IA Meeting Notes.
- Alterne entre diferentes vistas de la base de datos para ver la misma información como un tablero Kanban un día y como un cronograma al día siguiente, dependiendo de su enfoque actual.
- Programa y gestiona citas directamente en Notion Calendar, ajustando fechas de caducidad y ventanas de disponibilidad para tus enlaces de programación.
Limitaciones de Notion
- La colaboración en tiempo real se ralentiza ligeramente cuando varias personas realizan la edición de páginas complejas simultáneamente.
- La curva de aprendizaje es muy pronunciada para las personas que no están familiarizadas con las bases de datos y las estructuras relacionales, en comparación con las alternativas a Notion.
- La aplicación móvil elimina algunas funciones disponibles en la versión de escritorio y hace que la edición compleja resulte frustrante.
Precios de Notion
- Free
- Además: 12 $ al mes por usuario.
- Empresa: 24 $ al mes por usuario
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,6/5 (7775 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2620 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Notion?
Un usuario opina:
Utilizo Notion para diversos fines, como tomar notas en reuniones, crear SOT para mi equipo, compartir conocimientos, crear guías de incorporación y realizar investigaciones personales. Me gusta cómo Notion me ayuda a mantenerme organizado, ya que me permite tener todo lo que necesito en un solo lugar. Es bastante intuitivo, lo que significa que puedo navegar por sus funciones y realizar diferentes tareas fácilmente, como añadir tablas de datos. Aprecio que Notion tenga compatibilidad con múltiples colaboradores, lo que permite el trabajo colaborativo y, al mismo tiempo, ofrece la flexibilidad de mantener los documentos privados si es necesario. Me gusta la función que me permite marcar como favoritas ciertas páginas que visito con frecuencia, lo que garantiza un acceso rápido. En general, la configuración inicial de Notion fue bastante fácil y, a pesar de la curva de aprendizaje, es intuitivo y fácil de usar.
Utilizo Notion para diversos fines, como tomar notas en reuniones, crear SOT para mi equipo, compartir conocimientos, crear guías de incorporación y realizar investigaciones personales. Me gusta cómo Notion me ayuda a mantenerme organizado, ya que me permite tener todo lo que necesito en un solo lugar. Es bastante intuitivo, lo que significa que puedo navegar por sus funciones y realizar diferentes tareas fácilmente, como añadir tablas de datos. Aprecio que Notion admita múltiples colaboradores, lo que permite el trabajo colaborativo y, al mismo tiempo, ofrece la flexibilidad de mantener los documentos privados si es necesario. Me gusta la función que me permite marcar como favoritos ciertos enlaces que visito con frecuencia, lo que garantiza un acceso rápido. En general, la configuración inicial de Notion fue bastante fácil y, a pesar de la curva de aprendizaje, es intuitivo y fácil de usar.
5. Zoom (la mejor opción para videoconferencias fiables)
Zoom gestiona videollamadas con diferentes velocidades de Internet. Su llamada mantiene la conexión mientras realiza presentaciones a clientes o reuniones de equipo desde una cafetería. Configurar reuniones es muy sencillo: genere un enlace, envíelo y terminado.
Las salas de descanso dividen a los grupos grandes en debates específicos y luego combinan a todos cuando esté listo. Puede difuminar el fondo, realizar el uso compartido de ventanas específicas en lugar de todo el escritorio y grabar todo para las personas que no pudieron asistir. La plataforma se adapta desde llamadas individuales hasta seminarios web con miles de asistentes sin necesidad de una interfaz diferente o una configuración complicada.
Las mejores funciones de Zoom
- Automatice tareas como programar reuniones de seguimiento, generar documentos a partir de reuniones y crear vídeos con IA Companion.
- Colabora en Zoom Docs durante las reuniones con traducción por IA en tiempo real e integración con Google Drive y YouTube.
- Mantenga la comunicación antes, durante y después de las reuniones del equipo o con los clientes con Continuous Meeting Chat.
- Participe en debates interactivos durante las reuniones para realizar lluvias de ideas y generar conceptos de forma colaborativa utilizando la pizarra de Zoom.
Limitaciones de Zoom
- La interfaz no ha evolucionado mucho y parece obsoleta en comparación con las alternativas más recientes a Zoom.
- El nivel gratuito limita las reuniones de grupo a 40 minutos, lo que obliga a interrupciones incómodas durante las discusiones más largas.
- Los problemas de seguridad han sido noticia tras varias incidencias de gran repercusión en las que personas no invitadas irrumpieron en reuniones.
Precios de Zoom
Particulares y empresas
- Free
- Pro: 16,99 $ al mes por usuario.
- Empresa: 21,99 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Zoom
- G2: 4,5/5 (más de 54 545 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 14 370 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Zoom?
Un usuario opina:
Utilizo Zoom Workplace principalmente para realizar entrevistas, formaciones y reuniones, y valoro mucho sus claras capacidades de audio y videoconferencia. Esto garantiza que la comunicación sea eficaz y ayuda a identificar a la persona que está siendo entrevistada, lo cual es crucial para mi trabajo. Las funciones de videoconferencia y uso compartido de pantalla me parecen muy valiosas, ya que facilitan las presentaciones y las interacciones. Además, me gusta la función de levantar la mano, que permite a las personas dar su opinión o intervenir durante una sesión de formación o una reunión, lo que fomenta los debates interactivos e inclusivos. La app y la asistencia web mejoran la accesibilidad, lo que me permite utilizar la plataforma en varios dispositivos, lo cual es muy práctico. Me gusta especialmente la opción de conectarme con varios miembros del equipo al mismo tiempo, una función de la que carecen muchas otras aplicaciones de videoconferencia, lo que convierte a Zoom Workplace en una opción más versátil para la colaboración y la comunicación en equipo.
Utilizo Zoom Workplace principalmente para realizar entrevistas, formaciones y reuniones, y valoro mucho sus claras capacidades de audio y videoconferencia. Esto garantiza que la comunicación sea eficaz y ayuda a identificar a la persona que está siendo entrevistada, lo cual es crucial para mi trabajo. Las funciones de videoconferencia y uso compartido de pantalla me parecen muy valiosas, ya que facilitan las presentaciones y las interacciones. Además, me gusta la función de levantar la mano, que permite a las personas dar su opinión o intervenir durante una sesión de formación o una reunión, lo que fomenta los debates interactivos e inclusivos. La aplicación y la asistencia web mejoran la accesibilidad, lo que me permite utilizar la plataforma en varios dispositivos, lo cual es muy práctico. Me gusta especialmente la opción de conectarme con varios miembros del equipo al mismo tiempo, una función de la que carecen muchas otras aplicaciones de videoconferencia, lo que convierte a Zoom Workplace en una opción más versátil para la colaboración y la comunicación en equipo.
Herramientas de colaboración para diferentes casos de uso
Exploremos cómo estas herramientas de colaboración para equipos se adaptan a diferentes flujos de trabajo y casos de uso. 🗒️
Equipos remotos y distribuidos
El teletrabajo plantea un reto fundamental: tu compañero de equipo en Tokio está durmiendo cuando tienes preguntas urgentes, y esperar 12 horas para obtener una respuesta mata el impulso.
La comunicación asíncrona resuelve este problema al permitir que las personas contribuyan con un trabajo significativo según su propio horario, sin necesidad de coordinación en tiempo real.
En estos casos, el seguimiento de tareas se convierte en su única fuente de información fiable para la visibilidad remota. Cuando todos pueden ver en qué se está trabajando y quién es el responsable, se elimina la ansiedad de preguntarse si realmente se está trabajando. Y lo que es más importante, una documentación adecuada de las tareas permite a los trabajadores remotos comprender el contexto completo de las asignaciones.
💡 Consejo profesional: Realice un seguimiento del trabajo con las vistas de ClickUp (lista, tablero, Calendario o Gantt) para obtener una visión completa del trabajo de su equipo. Detecte dependencias, realice un seguimiento de los plazos y póngase manos a la obra con todas las tareas con todo el contexto que necesita.
Equipos creativos
El trabajo creativo es desordenado, no lineal y difícil de seguir con las herramientas tradicionales de gestión de proyectos.
Las pizarras blancas de ClickUp ofrecen a los equipos creativos un espacio para pensar de forma visual y colaborativa. Los conceptos pueden evolucionar en tiempo real durante los debates, ya que todos pueden contribuir simultáneamente en lugar de turnarse.
Más allá de la ideación, los equipos creativos necesitan una gestión de activos sólida. La pregunta «¿qué archivo es la versión final?» hace perder más tiempo creativo del que la mayoría de los equipos creen. Las bibliotecas centralizadas con control de versiones y convenciones de nomenclatura claras permiten a los diseñadores y redactores encontrar lo que necesitan en segundos, en lugar de pasar horas buscando en carpetas y en el historial de chat.
🚀 Ventaja de ClickUp: cada cambio y edición de versión cuenta a la hora del seguimiento de los comentarios, y ClickUp Docs los recuerda todos. El historial de versiones permite a tu equipo revertir los cambios, comparar las actualizaciones y ver quién hizo qué, lo que mantiene el trabajo creativo transparente y sin estrés.
Equipos de proyectos multifuncionales
La colaboración entre departamentos suele fracasar debido a dependencias invisibles, no a la falta de esfuerzo. El departamento de marketing necesita funciones del producto, el equipo de ventas necesita material de marketing y el de ingeniería necesita requisitos de todos.
La gestión de tareas que muestra explícitamente estas conexiones evita conflictos inesperados. Ahora que las dependencias son visibles, los equipos pueden adaptarse de forma proactiva en lugar de descubrir los problemas durante el lanzamiento.
Además, los diferentes departamentos necesitan ver cómo su trabajo se relaciona con las metas de la empresa, no solo con los objetivos de su equipo. Cuando los paneles muestran el progreso hacia los resultados compartidos, los equipos multifuncionales se coordinan mejor de forma natural, ya que comprenden por qué ciertas solicitudes son urgentes y otras pueden esperar.
Corporaciones
La seguridad y los permisos se vuelven complejos cuando miles de empleados necesitan diferentes niveles de acceso a diferente información. Necesita controles granulares que protejan los datos confidenciales sin crear tantas restricciones que paralicen el trabajo.
Además, la estandarización se vuelve fundamental a escala de corporación. Los diferentes equipos desarrollan naturalmente sus propios flujos de trabajo, que funcionan bien hasta que necesitan colaborar. Las herramientas de corporación como ClickUp imponen la coherencia suficiente para el trabajo entre equipos, al tiempo que permiten a los departamentos flexibilidad para sus necesidades específicas.
Las capacidades de integración también son más importantes para las corporaciones, ya que trabajan con pilas tecnológicas creadas a lo largo de los años. Su plataforma de colaboración debe conectarse a la perfección con los sistemas CRM, las plataformas de RR. HH. y las herramientas específicas del sector para que los datos fluyan automáticamente. Funciones como la búsqueda profunda basada en IA pueden ser muy valiosas en este sentido. 👇🏼
🚀 Ventaja de ClickUp: Proteja los datos confidenciales sin ralentizar el trabajo. ClickUp ofrece a los equipos de corporación autenticación multifactorial y permisos granulares, lo que le permite controlar quién ve qué y mantener la colaboración en los proyectos sin problemas.
Equipos de atención al cliente
Los equipos de soporte se enfrentan a un tipo de caos único. Un cliente descubre un error crítico a las 4:47 p. m. del viernes, otro no puede acceder a su cuenta durante una demostración del producto y otra persona necesita una aclaración sobre su factura, todo ello en un intervalo de diez minutos.
El verdadero enemigo de la productividad es el «impuesto de interruptor». Para cuando su agente reúne todo lo necesario para ayudar al cliente, han pasado 20 minutos y la frustración del cliente se ha duplicado.
Las plataformas de colaboración que centralizan todo marcan una gran diferencia. Cuando las conversaciones con los clientes, los debates del equipo y la documentación se encuentran en un solo lugar, los agentes de ventas resuelven los problemas más rápidamente, ya que no tienen que buscar la información.
Las funciones de asignación inteligente también garantizan que los problemas complejos lleguen a los miembros más experimentados del equipo, mientras que las preguntas más sencillas son gestionadas rápidamente por agentes de IA para el servicio de atención al cliente, lo que evita los cuellos de botella que frustran tanto a los clientes como al personal.
Puede comprender cómo utilizar la IA en el servicio de atención al cliente con este vídeo:
Errores comunes que debe evitar
Estos errores en el uso de herramientas de colaboración crean ineficiencias ocultas que se agravan con el tiempo:
- Suponiendo que todo el mundo interpreta las reacciones de la misma manera: un pulgar hacia arriba puede significar «aprobado», «lo he visto» o «buena suerte con eso». Los reconocimientos ambiguos dan lugar a malentendidos.
- Exigir respuestas en tiempo real para asuntos no urgentes: Esperar respuestas inmediatas a cada mensaje acaba con el tiempo de trabajo profundo. Los equipos confunden la disponibilidad constante con la eficacia real.
- Etiquetar a @todos para actualizaciones menores: el uso excesivo de notificaciones generales hace que la gente las ignore. Reserve las alertas para toda la organización solo para información realmente importante.
- No establecer límites para las notificaciones: Las notificaciones constantes destruyen el trabajo profundo y agotan a su equipo. Establezca horas de silencio en toda la organización y enseñe a las personas a utilizar eficazmente los ajustes de «no molestar».
- Crear demasiados espacios de proyecto: los equipos pierden tiempo buscando información en 47 canales de comunicación diferentes. Establezca convenciones de nomenclatura claras y archive los espacios inactivos.
🚀 Ventaja de ClickUp: Toma el control de tu experiencia en ClickUp Chat personalizando los ajustes de las notificaciones. Incluso puedes silenciar las notificaciones durante las horas de trabajo concentrado o configurar alertas móviles con sonidos específicos.
Consejos adicionales para sacar el máximo partido a las herramientas de colaboración
Deje de realizar más trabajo del necesario con estos consejos para mejorar la coordinación del equipo:
Diseña tu entorno de trabajo en función de los flujos de trabajo.
Organice los espacios de colaboración en función del flujo de trabajo de su organización.
El lanzamiento de un producto puede requerir un espacio en el que colaboren los departamentos de diseño, marketing, ingeniería y el equipo de ventas, en lugar de silos departamentales separados que requieren constantes intercambios de información.
Los espacios de proyectos interfuncionales mantienen informados a todos los interesados relevantes sin obligar a las personas a unirse a todos los canales departamentales. Su equipo solo vería los proyectos en los que participa, en lugar de tener que lidiar con una avalancha de actualizaciones irrelevantes.
🧠 Dato curioso: En 1913, el matemático indio Srinivasa Ramanujan, en gran parte autodidacta, envió una carta llena de sus teoremas al matemático británico G. H. Hardy. Hardy quedó tan impresionado que invitó a Ramanujan a Cambridge, lo que dio lugar a una de las colaboraciones más fructíferas de la historia de las matemáticas.
Documenta sobre la marcha.
El mejor momento para documentar algo es justo cuando lo descubres, no semanas después, cuando ya has olvidado los detalles. Crea plantillas que proporcionen indicaciones para que las personas documenten las decisiones, los pasos para solucionar problemas y las lecciones aprendidas como parte de la completación del trabajo.
Esta práctica desarrolla su base de conocimientos interna de forma orgánica sin necesidad de dedicar tiempo a los sprints de documentación, algo que nunca parece suceder.
Utilice los indicadores de disponibilidad de forma significativa.
Los indicadores de estado como «en una reunión» o «concentrado» siempre deben significar algo.
Si su estado siempre dice «disponible» incluso cuando no lo está, la gente dejará de confiar en el sistema y le interrumpirá de todos modos.
Los indicadores de presencia honestos pueden ayudar a los equipos a coordinarse mejor. Las personas saben cuándo esperar respuestas rápidas y cuándo dejar mensajes asíncronos detallados. Su equipo puede respetar el tiempo de concentración sin preguntarse si alguien los está ignorando.
Haga que «terminado» signifique algo.
Tu equipo marca las tareas como completadas, pero tres días después, alguien pregunta: «Espera, ¿hemos terminado eso?», porque nadie está muy seguro de lo que significa «terminado». Esta ambigüedad mata la productividad más que casi cualquier otra cosa.
Defina los criterios de finalización antes de comenzar el trabajo, no cuando alguien considere que ha terminado. Una campaña de marketing se considera terminada cuando:
- Se lanzan los anuncios.
- Se mide el rendimiento inicial.
- El equipo ha documentado qué hay que optimizar.
Del mismo modo, se completa una tarea de ingeniería cuando el código se prueba, se revisa, se implementa y se notifica a las partes interesadas pertinentes.
Estas definiciones evitan el ciclo interminable de «solo una cosa más», en el que las tareas nunca se cierran realmente. Cuando todo el mundo entiende exactamente qué significa «completar», se deja de reabrir el trabajo terminado o de descubrir en el último momento que se han omitido pasos críticos.
Cree espacios de colaboración para reducir
La mayoría de las herramientas de colaboración facilitan la incorporación de personas a proyectos, canales y reuniones. Lo que no hacen tan bien es ayudar a las personas a rechazar con elegancia la participación cuando no deben ser incluidas.
Esto crea el problema contrario al que cabría esperar: las personas se ven excesivamente involucradas en trabajos que no requieren su participación, lo que diluye su atención en demasiadas cosas. Su desarrollador no necesita estar presente en todas las reuniones de marketing solo porque haya creado el producto. Su diseñador no necesita asistir a todas las sesiones de planificación de sprints.
Los equipos inteligentes hacen que sea socialmente aceptable y operativamente fácil decir «no necesito estar aquí». Los espacios de colaboración deben indicar claramente quién necesita participar activamente y quién solo debe mantenerse informado.
Las personas pueden optar por no participar en canales o proyectos sin preocuparse por perderse algo importante, ya que los elementos realmente urgentes tienen un enrutamiento independiente que garantiza que se involucre a las personas adecuadas.
El futuro de las herramientas de colaboración con IA
A continuación, le mostramos cómo la IA está transformando la forma en que los equipos colaboran:
- Trabajo de tareas impulsado por agentes: los agentes de IA autónomos o semiautónomos realizan tareas rutinarias (comprobaciones de estado, seguimientos, creación de borradores) y unen los flujos de trabajo entre aplicaciones para que los equipos se centren en el juicio y las excepciones.
- Mayor gobernanza y medidas de protección: las plataformas de colaboración incorporarán reglas, capas de verificación y controles de sesgos para gestionar el riesgo a medida que la IA asume trabajos relacionados con la toma de decisiones.
- Comentarios basados en IA: los agentes de IA proporcionarán comentarios personalizados y automatizados a los equipos, mejorando la comunicación y las contribuciones.
- Productividad a gran escala: Los estudios estiman un enorme aumento de la productividad gracias a la IA generativa, pero las ganancias reales dependen de la formación, el rediseño de roles y nuevas formas de trabajar que integren la IA en las rutinas del equipo.
🧠 Dato curioso: Los empleados que tienen al menos una relación de colaboración en el trabajo son un 29 % más propensos a decir que seguirán en su empresa durante el próximo año. Tener incluso un solo buen compañero de trabajo parece aumentar la retención.
Encuentre su pareja ideal en colaboración: ClickUp
Cada equipo tiene una forma diferente de trabajar, pero todos necesitan un lugar donde conectar ideas, actualizaciones y tareas. El reto consiste en saber cómo elegir herramientas de colaboración que eliminen la confusión en lugar de añadir más ruido.
ClickUp te facilita esa elección.
Reúne el chat, la documentación, las tareas y la IA en un solo espacio para que los equipos estén coordinados desde el inicio hasta la entrega. Tendrás menos dolores de cabeza por cambiar de aplicación, una colaboración remota más fluida y más energía para el trabajo real.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Las funciones más importantes que debe buscar incluyen mensajería en tiempo real y videollamadas para una comunicación instantánea, seguimiento de tareas y proyectos para mantener claras las responsabilidades y los plazos, uso compartido seguro de archivos con control de versiones para evitar confusiones, integración con las aplicaciones que su equipo ya utiliza y escalabilidad para que la herramienta pueda crecer con su equipo.
Es posible que necesite una nueva herramienta si la comunicación suele ser lenta o poco clara, las tareas están repartidas entre varias plataformas, resulta difícil facilitar las conversaciones y realizar el seguimiento del progreso, la información confidencial no está bien protegida o su herramienta actual no puede soportar el crecimiento del equipo.
El software de gestión de proyectos está diseñado para planificar, realizar un seguimiento y supervisar proyectos, y ofrece funciones como cronogramas, hitos y asignación de recursos. El software de colaboración, por otro lado, se centra en el trabajo en equipo diario y proporciona mensajería, uso compartido de archivos y edición colaborativa en tiempo real.
El presupuesto depende del tamaño y las necesidades del equipo. Los equipos pequeños suelen utilizar herramientas digitales gratuitas o de bajo coste, los equipos medianos y grandes pueden gastar entre 7 y 20 dólares al mes por usuario en funciones avanzadas, y las soluciones de nivel empresarial suelen implicar precios personalizados para obtener una mayor funcionalidad, seguridad y soporte.
ClickUp es la mejor herramienta de colaboración para equipos grandes, ya que se adapta eficazmente, favorece la comunicación estructurada y centraliza la gestión de tareas, el uso compartido de documentos, la automatización del flujo de trabajo y la colaboración en una sola plataforma.