¿Alguna vez ha hablado de una tarea importante de un proyecto con su compañero de equipo y se ha dado cuenta de que ambos la habían olvidado? Puede ocurrir cuando se trabaja en varios proyectos en equipo, ¿verdad?
Con lugares de trabajo remotos, distribuidos e híbridos, podrías estar experimentando lo que ahora se conoce oficialmente como sobrecarga de información. Esto es habitual hoy en día, gracias al zumbido constante de notificaciones en el chat de nuestro equipo, mensajes personales, correos electrónicos, llamadas telefónicas, ¡lo que sea!
Entonces, ¿cómo puedes ajustar un canal de comunicación eficaz para tu equipo sin que resulte demasiado abrumador? Esta guía desglosa los distintos tipos de canales de comunicación, cómo funcionan y cuándo utilizarlos.
Comprender los canales de comunicación
Un canal de comunicación es un medio que le ayuda a compartir información o a transmitir sus ideas o expectativas al remitente. Este remitente puede ser un miembro de su equipo, otros equipos de su organización, superiores, socios o clientes.
Estos canales pueden ir desde la comunicación escrita, como el correo electrónico, el chat, la mensajería instantánea y los SMS, hasta la comunicación digital, como las llamadas de audio, las videollamadas, las reuniones de grupo, etc.
Entonces, ¿cuál es el canal de comunicación más eficaz hoy en día? La respuesta, sencillamente, es aquel con el que ambas partes se sientan cómodas y que consulten con regularidad para no perderse ninguna actualización.
Elegir el canal de comunicación adecuado permite gestionar:
Comunicación interna
Desde compartir actualizaciones de proyectos hasta transmitir las políticas de la empresa, los canales de comunicación interna permiten compartir información dentro de una organización. Estos canales de comunicación en equipo fomentan la colaboración, levantan la moral de los empleados y alinean a los equipos hacia metas comunes.
Dado que su meta principal es compatibilizar la comunicación entre equipos y con otros departamentos, las herramientas adecuadas ofrecen sólidas opciones de seguridad y privacidad de los datos. Son fáciles de usar para todos los miembros del equipo de una empresa.
Comunicación externa
Estos canales de comunicación en el lugar de trabajo u opciones de comunicación con el cliente son esenciales para interactuar con clientes, socios, el público y cualquier persona ajena a la empresa. Ayudan a construir la reputación de la marca, a gestionar las relaciones con los clientes y a promocionar productos o servicios entre sus clientes potenciales.
**Lea también Cómo mejorar la comunicación en un lugar de trabajo híbrido
Tipos de canales de comunicación
Dependiendo de las preferencias personales y de los medios, hoy en día existe una matriz de canales de comunicación. Aunque hay montones de opciones, generalmente se clasifican en función del enfoque de la comunicación, como por ejemplo:
1. Canales de comunicación en persona o cara a cara
La comunicación cara a cara implica interacción directa entre individuos. Puede ser el formulario más rico de comunicación, ya que podemos intercambiar información utilizando señales verbales y no verbales.
Los elementos críticos de la comunicación cara a cara incluyen:
- Hablar: La producción del lenguaje hablado
- **La capacidad de comprender y responder a mensajes orales
- Señales no verbales: El lenguaje corporal, las expresiones faciales y el tono de voz que complementan las palabras habladas. A menudo, estos factores sutiles nos indican que alguien no es sincero o no transmite la información correcta
2. **Canales de comunicación verbal
La comunicación verbal implica utilizar el lenguaje hablado para transmitir información, ideas o pensamientos. También puede ser en persona o a través de múltiples canales, como llamadas telefónicas o mensajes de audio.
La comunicación verbal eficaz requiere una articulación clara, una escucha activa y la adaptación a distintos públicos.
3. Canales de comunicación escrita
La comunicación escrita implica el uso de palabras escritas para transmitir información. Incluye cartas, correos electrónicos, informes, memorandos y otros documentos escritos. Una comunicación escrita eficaz requiere claridad, concisión y una gramática correcta.
4. **Canales de comunicación digital
Antiguamente, la mayoría de nuestras conversaciones eran interacciones en persona o comunicación cara a cara, que se producía con todos los miembros del equipo presentes en el mismo espacio de oficina.
Pero hoy, con la explosión de los lugares de trabajo remotos e híbridos, hay varios retos en la comunicación en el lugar de trabajo sobre todo porque no hay nada que sustituya a la comunicación verbal en persona.
Los canales de comunicación digital están ayudando a salvar esta distancia, ofreciendo formas únicas de colaborar y establecer relaciones a pesar de trabajar a distancia. Estos canales aportan rapidez, eficacia y alcance global, ayudando a crear un entorno de trabajo en el que las personas se comunican entre sí comunicación centralizada hub para su lugar de trabajo. Estos canales incluyen:
a. Herramientas de videoconferencia
La videoconferencia es una opción excelente para quienes echan de menos la comunicación cara a cara en un lugar de trabajo remoto y distribuido. Estas herramientas han salvado distancias geográficas, permitiendo interacciones cara a cara en un ajuste virtual.
Estas plataformas disponen de funciones de colaboración como pantalla compartida, pizarra y fondos virtuales que mejoran la colaboración y la productividad. Por ejemplo, un equipo de diseño puede colaborar en un proyecto en tiempo real, compartiendo elementos visuales y proporcionando comentarios instantáneos como si estuvieran en la misma sala.
Herramientas populares: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, GoToMeeting
b. Llamadas telefónicas
Según a encuesta reciente la simple llamada telefónica era el canal de comunicación preferido, con un 52% de los trabajadores in situ, un 42% de los trabajadores a distancia y un 51% de los trabajadores híbridos que lo preferían a otros canales.
Las llamadas telefónicas ofrecen una conexión directa y más personal, que permite a los interlocutores mantener una conversación en tiempo real y obtener información inmediata. Esto es especialmente útil para asuntos urgentes o discusiones delicadas, que no pueden gestionarse con la comunicación escrita.
Por ejemplo, supongamos que un cliente tiene un problema con el modelo de precios. En ese caso, el representante de ventas puede hacerle una llamada rápida para entender lo que busca y hacer los cambios con prontitud, en lugar de depender del correo electrónico u otros formatos escritos.
c. Mensajes instantáneos
Para quienes prefieren la comunicación escrita, las plataformas de mensajería instantánea ofrecen una gran opción. Estas herramientas permiten enviar rápidamente un mensaje en un chat de grupo o personal, al tiempo que incluyen opciones multimedia como vídeo, foto, audio, uso compartido de archivos y otros formatos.
Son ideales para comunicar información importante, compartir plazos de proyectos con una persona o formar parte de un grupo de trabajo comunicación colaborativa actualización.
Por ejemplo, un simple mensaje al propietario de la tarea o al equipo puede bastar si un jefe de proyecto necesita una actualización sobre una tarea concreta que no es urgente. Los destinatarios pueden responder cuando tengan un momento, por lo que es ideal para situaciones que no requieren gran urgencia.
Herramientas populares: ClickUp Chat,Slack, WhatsApp, Microsoft Teams, Google Chat
d. Medios de comunicación social
Las plataformas de medios sociales como Instagram, LinkedIn, etc., se utilizan principalmente para la comunicación externa. Pueden ayudar a una empresa a crear conciencia de marca, compartir información y relacionarse con su público objetivo. Por otro lado, los clientes pueden ponerse rápidamente en contacto con la marca utilizando estos canales sociales, lo que ayuda a ambas partes.
Por ejemplo, una empresa tecnológica puede utilizar LinkedIn para compartir y mostrar información sobre el sector. Esto les permite llegar a sus clientes objetivo y atraer a los mejores talentos.
Herramientas populares: Instagram, Facebook, X, LinkedIn, TikTok
e. Correos electrónicos
El correo electrónico es uno de los canales de comunicación más eficaces y sigue siendo bastante popular para la comunicación profesional. el 18% de los profesionales prefiere el correo electrónico sobre otros canales de comunicación siendo este número del 25% en el caso de los trabajadores a distancia.
Ofrece un método formal y asíncrono para compartir información, documentos y actualizaciones. Aunque los correos electrónicos pueden ser propensos a la sobrecarga de información, pueden ser más eficaces con líneas de asunto claras, un contenido conciso y una organización adecuada.
Por ejemplo, el correo electrónico como canal puede ser utilizado por cada equipo para sus necesidades específicas:
- El equipo de marketing puede aprovecharlo para divulgar y compartir mensajes de marca mediante boletines o campañas de correo electrónico específicas
- Los equipos de ventas pueden utilizarlo para interactuar cara a cara con los clientes y para compartir documentos esenciales a través de un canal formal
- Los equipos de RR.HH. pueden utilizarlo para anunciar eventos importantes, distribuir las políticas de la empresa o compartir comunicaciones directas con sus empleados
f. Mensajes de texto
La mensajería de texto o móvil ofrece una forma rápida e informal de comunicarse con empleados, clientes o socios. Es eficaz porque permite llegar a una persona que quizá no tenga acceso a Internet o comunicar mensajes urgentes y breves, especialmente recordatorios de citas, actualizaciones sobre un proyecto u otros detalles críticos.
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede enviar un mensaje de texto a un miembro del equipo con el que ha intentado ponerse en contacto por otros canales pero que no responde.
g. Mensajería a través de app, aplicación móvil
Muchas empresas prefieren utilizar sus canales de comunicación propios, como una app móvil, para
compartir información internamente
o con los clientes. Estas apps pueden utilizarse para el soporte al cliente, el seguimiento de pedidos y la comunicación personalizada.
Por ejemplo, una tienda puede utilizar su app para enviar recomendaciones de productos personalizadas a los clientes en función de su historial de compras. También puede enviar actualizaciones específicas sobre el pedido de un cliente para ayudarle a mantenerse informado sobre la fecha de entrega y el progreso.
Canales de comunicación en la estructura organizativa
Aunque existen varios canales de comunicación, la comunicación organizativa se estructura en tres áreas clave:
Canales de comunicación formales
Son los canales de comunicación oficiales de la organización, que siguen un conjunto establecido de protocolos y procedimientos, garantizando que la información se difunda de forma precisa y sistemática. La comunicación formal puede adoptar los siguientes formularios:
- Comunicación descendente: Implica el flujo de información desde la alta dirección a los subordinados. Incluye memorandos, correos electrónicos, boletines de la empresa y reuniones de personal
- Comunicación ascendente: Permite a los empleados compartir opiniones, sugerencias y preocupaciones con sus superiores. Las evaluaciones del rendimiento, los buzones de sugerencias y las políticas de puertas abiertas facilitan la comunicación ascendente
- Comunicación horizontal: Este tipo de comunicación se produce entre empleados del mismo nivel jerárquico, promoviendo la colaboración y el uso compartido de la información dentro de los departamentos
- Comunicación diagonal: Implica la comunicación entre distintos departamentos y niveles de la organización, impulsando colaboración interfuncional
Canales informales de comunicación
Los canales de comunicación informales son medios que nunca se definieron en el método oficial o formal pero surgen espontáneamente a medida que la organización crece o debido a cambios en los entornos de trabajo.
Estos canales no tienen normas ni reglamentos, lo que ayuda a los compañeros a mantener conversaciones informales, establecer vínculos y contribuir a una cultura organizativa positiva.
Algunos canales de comunicación informales son:
- Conversaciones informales: Las interacciones informales entre empleados pueden conducir al intercambio de información e ideas
- Salidas en equipo: Eventos de empresa y actividades de formación de equipos que ofrecen oportunidades de comunicación informal
- Chats de grupo: Grupos de equipo o grupos de toda la empresa en WhatsApp o Slack en los que los equipos pueden mantener conversaciones más allá de la vida laboral cotidiana
- Sesiones informales de tutoría: Las relaciones entre empleados con experiencia y nuevos pueden facilitar el uso compartido de conocimientos y el desarrollo profesional más allá de la relación laboral
Canales de comunicación no oficiales
Existen canales de comunicación no oficiales que pueden ir más allá de las discusiones en el lugar de trabajo, incluyendo deportes, política, entretenimiento, personal y más. Estos canales pueden incluir:
- **Reuniones sociales: Discusiones verbales o conversaciones informales en un evento social, en el que pueden participar empleados de la empresa, inversores, socios, proveedores o alguien ajeno a la organización
- Cotilleos de oficina: Rumores o información no verificada que suele difundirse dentro o fuera de la organización y cuya fuente suele ser difícil de rastrear
Canales de comunicación no oficiales populares: WhatsApp, X, Instagram, etc.
Aunque estos canales no oficiales pueden ayudar a conocer el estado de ánimo dentro de la oficina, también pueden tener algunas consecuencias negativas, como:
- Difundir miedo o información errónea
- Crear conflictos
- Menoscabar la confianza en el lugar de trabajo
Y lo que es peor, pueden incluso afectar negativamente a la cultura de la organización y al ambiente general del equipo.
Por ello, las organizaciones deben procurar minimizar el impacto de los canales no oficiales promoviendo la comunicación abierta, la transparencia y la difusión puntual de información precisa.
Herramientas para la comunicación en la empresa
La comunicación es el alma de cualquier organización de éxito y es un factor crucial a la hora de definir las organizaciones que trabajan juntas con eficacia. Sin embargo, los métodos de comunicación tradicionales pueden quedarse cortos en el vertiginoso entorno empresarial actual, en el que los equipos suelen estar dispersos geográficamente y los proyectos requieren colaboración en tiempo real.
Por eso, la comunicación unificada herramientas de comunicación pueden cambiar las reglas del juego de su organización. Herramientas como ClickUp pueden ayudarle a romper los silos de comunicación e impulsar la colaboración en toda su organización.
Imagine una plataforma que integre a la perfección tareas, debates, uso compartido de archivos y actualizaciones en tiempo real, todo ello en una única interfaz intuitiva. ClickUp le ofrece todo esto, agilizando su flujo de comunicación e impulsando la productividad de su equipo.
comuníquese fácilmente con su equipo y las partes interesadas en una tarea o proyecto utilizando la vista de ClickUp Chat_
Simplifique la comunicación en la empresa con ClickUp
Algunas de las principales funciones de ClickUp para la comunicación empresarial incluyen:
- Consolide todos sus chats en una sola plataforma: Vista del chat de ClickUp elimina la necesidad de cambiar de contexto entre diferentes canales de comunicación. Cree vistas de chat directamente dentro de las tareas, documentos, listas o proyectos, fomentando los debates en tiempo real y la toma de decisiones justo donde se realiza el trabajo. ¿Necesitas intercambiar ideas sobre una campaña de marketing concreta? Abra una vista de chat dentro de su proyecto de marketing y comience a intercambiar ideas con su equipo en tiempo real
correlacione fácilmente ideas y cree diagramas de flujo detallados utilizando las Pizarras ClickUp para sus discusiones de equipo_
- Tormenta de ideas con un lienzo virtual para sus debates: Con Pizarras ClickUp ya no es necesario estar en una sala para sus discusiones de brainstorming. Obtendrá la misma experiencia en un lienzo virtual, lo que le permitirá capturar ideas, convertirlas en mapas mentales o flujos de trabajo y comunicarlas como tareas a sus equipos. Esto permite a sus equipos colaborar y conservar su afán creativo, incluso en un entorno remoto
utilice @menciones para asignar comentarios y obtener actualizaciones rápidas de los miembros de su equipo dentro del chat de grupo o documento_
- Marque los mensajes y comentarios importantes con @menciones: Las cosas a menudo pueden perderse debido a múltiples hilos de comunicación y chats, lo que lleva a acciones perdidas. Utilizando @menciones, notifique directamente a miembros específicos del equipo dentro de comentarios, tareas o chats.
Asignar comentarios a los compañeros, transformando las discusiones en elementos procesables con una propiedad clara. Se acabó el preguntarse quién es responsable de qué: ClickUp mantiene a todo el mundo en la misma página y garantiza el cumplimiento de los plazos
crea un recorrido y captura tu pantalla usando ClickUp Clips para transmitir tu idea_
- Crea guías detalladas y wikis: En ClickUp Clips le permite grabar breves capturas de pantalla y compartirlas directamente en tareas, comentarios o chats. ¿Necesita demostrar un proceso complejo o mostrar una maqueta de diseño? Grabe un rápido ClickUp Clip y compártalo con su equipo para obtener claridad y comentarios al instante. Esto elimina la necesidad de largas explicaciones escritas y potencia un estilo de comunicación más visual y atractivo
- Utilice la IA para resumir los debates: ¿Necesita respuestas instantáneas o resúmenes rápidos de un largo correo electrónico o chat? Con Cerebro ClickUppendiente. Utilízalo para obtener toda la información de forma concisa. Y no sólo eso, el asistente de IA puede incluso ayudarte a redactar respuestas eficaces, ya sea un correo electrónico o un simple mensaje de chat. Todo ello utilizando el contexto de tu trabajo
ClickUp también ofrece una sólida biblioteca de
plantillas de comunicación prediseñadas
diseñadas para agilizar la comunicación interna. Estas plantillas proporcionan una base sólida para elaborar una comunicación eficaz, ahorrar un tiempo valioso y garantizar la coherencia en toda la organización.
Utilice estas plantillas para crear un plan de comunicación integral para su organización. Este plan debe incluir un marco estructurado para definir sus metas de comunicación, identificar a las partes interesadas clave y esbozar los canales de comunicación.
En
Plantilla del plan de comunicación ClickUp
le permite:
- Crear plantillas y flujos de trabajo de mensajería para dirigirse eficazmente al público deseado
- Identificar los mejores canales para llegar a su público en función del contexto y los mensajes
- Planificar y organizar la comunicación de toda su organización estrategias de comunicación
- Seguimiento y medición del intento correcto de sus esfuerzos de comunicación
Esto garantiza que todos los implicados estén en la misma página, lo que facilita la ejecución del proyecto.
Utilice ClickUp para su comunicación interna y mejore la experiencia general de sus equipos utilizando Plantilla de comunicación interna de ClickUp . Esta plantilla le permite:
- Proporcionar un enfoque coherente en su comunicación interna utilizando plantillas e instrucciones de mensajería predefinidas
- Centralizar los esfuerzos de comunicación interna
- Garantizar que todo el mundo reciba rápidamente la información crítica
Esta plantilla puede utilizarse para todas sus comunicaciones internas, especialmente noticias de la empresa, actualizaciones de proyectos o anuncios departamentales. Mantendrá a todo su equipo informado y alineado.
También puede utilizar
Plantilla de comunicación con los empleados de ClickUp
para asegurarse de que cada empleado recibe el mensaje correcto, sin crear fisuras dentro de su equipo.
Selección de los canales de comunicación adecuados
¿Qué canal de comunicación elegir? La decisión no es sencilla. Pendiente de varios factores:
- Urgencia: Los mensajes urgentes requieren canales inmediatos como llamadas telefónicas o mensajería instantánea para obtener una respuesta en tiempo real
- Complejidad: La información compleja suele requerir reuniones cara a cara o videoconferencias para explicaciones detalladas y debates rápidos de preguntas y respuestas
- Tamaño de la audiencia y ubicación: Para compartir información con una gran audiencia, el correo electrónico o las redes sociales pueden ser ideales, mientras que los equipos más pequeños y dispersos geográficamente pueden preferir las videoconferencias
- Resultado deseado: Ya sea para informar, persuadir o colaborar, el canal elegido debe estar en consonancia con sus objetivos meta de comunicación
- Cultura de la organización: Ten en cuenta las preferencias y normas de comunicación de tu organización para elegir los mejores canales de comunicación. Por ejemplo, enviar información sobre el rendimiento o las decisiones salariales por correo electrónico puede no ser lo ideal. En su lugar, puede utilizar un canal directo para dar su opinión, como una conversación verbal con las partes interesadas. Sólo entonces se puede compartir la decisión por correo electrónico u otros canales de comunicación formales
Cómo elegir el mejor canal de comunicación externa
El canal ideal para el público externo, especialmente la comunicación con el cliente, debe depender de las preferencias del cliente o de terceros. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán:
- Empatía: Comprenda las preferencias de comunicación de su público y adáptese en consecuencia. Mientras que algunos clientes prefieren una llamada para actualizar información específica, otros preferirán comunicarse por correo electrónico o chatear
- Escucha activa: Presta atención a las señales verbales y no verbales para garantizar la transmisión eficaz del mensaje y toma nota de las preferencias del cliente
- Mensajes: Al igual que ocurre con las comunicaciones internas, los canales de comunicación externa deben determinarse en función del tipo de mensaje que se comparta. Una actualización importante sobre un producto podría compartirse mediante una herramienta de videoconferencia o un seminario web, seguido de un correo electrónico detallado en el que se expliquen los pormenores
Si se tienen en cuenta estos factores y se adapta el enfoque de comunicación a cada situación concreta, se mejorará la comprensión, se establecerán relaciones y se lograrán los resultados deseados con las partes implicadas.
Los pros y los contras de los distintos canales de comunicación
Aunque cada canal de comunicación es lo suficientemente potente como para ayudarle a colaborar y proporcionarle actualizaciones puntuales, debe utilizarse de la forma adecuada. Por eso, a la hora de seleccionar el canal adecuado, conviene conocer los pros y los contras de cada herramienta.
A continuación se exponen las ventajas de cada canal que hemos analizado en esta guía:
- Reuniones cara a cara: Ideal para establecer relaciones, resolver conflictos y transmitir información compleja
- Videoconferencia: Eficaz para equipos remotos, proyectos de colaboración y presentaciones
- Llamadas telefónicas: Adecuadas para discusiones rápidas, asuntos urgentes y conexiones personales
- Correo electrónico: Adecuado para la comunicación formal, el uso compartido de documentos y la colaboración asíncrona
- Mensajería instantánea: Ideal para intercambios rápidos e informales y colaboración en tiempo real
- Medios de comunicación social: Eficaces para llegar a un público amplio, crear conciencia de marca e interactuar con los clientes
Sin embargo, aparte de las ventajas, también hay que tener en cuenta los contras de cada uno de estos canales para tomar una decisión informada:
- La conversación cara a cara: Lleva mucho tiempo, tiene un alcance limitado, es susceptible de distracciones y puede dar lugar a malentendidos si no se poseen las habilidades de comunicación deseadas. Además, como la información se comparte sobre todo verbalmente, es posible que no se anote con precisión, lo que puede dar lugar a malentendidos
- Videoconferencias: La dependencia excesiva de la tecnología para la comunicación puede provocar dificultades técnicas, posibles retrasos y la falta de la conexión (a internet) que podemos tener en las conversaciones cara a cara
- Llamadas telefónicas: Falta de señales visuales, posibilidad de interrupciones, uso compartido limitado de la información o problemas de red que pueden dificultar la experiencia y las expectativas del cliente
- Correo electrónico: Canal de comunicación formal con posibilidad de sobrecarga de información, gestión lenta y falta de respuesta inmediata
- Mensajería instantánea: Falta de formalidad, uso compartido limitado de la información, posibilidad de malentendidos o de que se pierda la intención al centrarse en la comunicación escrita
- Redes sociales: Gestión lenta, posibilidad de reacciones negativas, cambios de algoritmo, limitaciones de la plataforma, muchas distracciones
Centralice su comunicación con ClickUp
Los canales de comunicación modernos pueden ayudar a los equipos a comunicarse eficazmente en el lugar de trabajo digital y remoto, independientemente de su ubicación o zona horaria. Sin embargo, el exceso de canales también puede provocar una sobrecarga de información o una sensación constante de fastidio en algunos casos.
Por lo tanto, tiene sentido consolidar todas sus comunicaciones internas y externas en una sola plataforma, facilitando que su equipo reciba las actualizaciones sin las notificaciones adicionales.ClickUp está diseñado para adaptarse a su flujo de trabajo, garantizando que cada elemento de acción, información y documento se pueda compartir fácilmente con una parte interesada adecuada. Dispone de varias plantillas de planes de comunicación y personalizaciones, lo que le permite adaptarlo a las necesidades únicas de su equipo. Registrarse en ClickUp hoy mismo y empiece a experimentar la diferencia que puede marcar un sistema de comunicación centralizado.