Mientras escribo este artículo, estoy alternando entre siete pestañas del navegador, ClickUp para el seguimiento del tiempo, Slack para comunicarme y mi teléfono móvil cargándose en una base, visible delante de mí. Si le parece que son demasiadas aplicaciones abiertas simultáneamente para una sola tarea, aún no hemos empezado.
«Para ejecutar una sola transacción de la cadena de suministro, cada persona involucrada cambió unas 350 veces entre 22 aplicaciones diferentes y sitios web únicos», escribieron los investigadores en la Harvard Business Review [HBR].
En su estudio, un usuario medio alternaba entre diferentes aplicaciones y sitios web unas 1200 veces al día. Todas estas distracciones tienen, obviamente, un coste. En esta entrada del blog, analizamos el coste de cambiar constantemente entre aplicaciones (también conocido como «toggle tax») y cómo puede evitarlo.
¿Qué es el «toggle tax»?
El «impuesto de alternancia» es la pérdida de productividad que se produce al cambiar frecuentemente de tarea o de aplicación. El elemento «alternancia» se refiere al cambio de contexto en el trabajo. Y el elemento «impuesto» se refiere al precio que se paga por:
- Cambiar físicamente entre pestañas, aplicaciones o dispositivos
- Tiempo de carga adicional para cualquiera de estas pestañas, aplicaciones o dispositivos.
- Adaptarse a la nueva app, su interfaz y su finalidad
- Recopilar la información o realizar la acción en la nueva aplicación antes de pasar a la siguiente en el flujo de trabajo.
- Distracciones de aplicaciones que no forman parte del flujo de trabajo, como una sobrecarga de notificaciones en el teléfono móvil personal.
El «interruptor de impuestos» puede afectar a la productividad de la organización de diversas maneras.
¿Cuál es el impacto del «toggle tax» en la productividad?
A primera vista, el uso de múltiples aplicaciones/pestañas parece obvio, incluso necesario. ¿Cómo escribiría un escritor sin investigar? ¿Cómo programaría un desarrollador sin su kit de herramientas? ¿Cómo accedería un ejecutivo de atención al cliente a toda la información que necesita sin acceder a múltiples aplicaciones?
Aunque es inevitable cierto movimiento entre aplicaciones, el interruptor tax puede ser exponencialmente alto cuando es excesivo.
Estrés y pérdida de concentración: el exceso de interrupciones hace que el cerebro produzca cortisol, la hormona del estrés, lo que tiene un impacto significativo en el trabajo. Reduce la concentración, retrasa incluso las tareas más sencillas y afecta al bienestar del empleado.
Ineficacia: cambiar de una aplicación a otra obliga a las personas a reorientarse cada vez. La información retenida en su memoria a corto plazo disminuye, lo que hace que se pierda el contexto y que el proceso general resulte ineficaz.
Ineficiencia: El estudio de HBR reveló que las personas pierden algo más de dos segundos cada vez que cambian de contexto. Eso significa que se pierden hasta cuatro horas a la semana y cinco semanas laborables al año solo en reorientarse. Esto provoca retrasos innecesarios e ineficiencia general.
Mayores índices de error: el cambio constante de enfoque puede provocar errores y descuidos, lo que a su vez aumenta el coste de solucionarlos.
Menor calidad del trabajo: el cambio de contexto compromete el tiempo de concentración. La atención dispersa significa que los trabajadores de oficina dedican más horas y esfuerzo cognitivo a completar su trabajo, sin tener el espacio mental necesario para mejorar la calidad.
Frena la creatividad: cuando alguien tiene que cambiar entre docenas de aplicaciones para cada proceso, se ve impulsado por una lista de control en lugar de por su mente creativa. El cambio de contexto conduce a un impuesto de interruptor excesivo al fragmentar la atención, interrumpir el trabajo profundo y frenar la creatividad y la innovación.
Si alguna vez ha pulsado Alt-Tab para acceder a una app y se ha preguntado: «Un momento, ¿qué estaba haciendo?», ha pagado el impuesto de alternancia. Una persona que gana 100 000 dólares al año podría pagar hasta 9000 dólares (el equivalente a cinco semanas de salario) en concepto de impuesto de alternancia.
Esto puede variar significativamente entre los distintos sectores. A continuación le explicamos cómo.
Cómo afecta el impuesto de Toggl a diferentes sectores
El impacto general que hemos comentado anteriormente se aplica a todos los sectores. Sin embargo, algunos experimentan el toggle tax de forma diferente a otros. A continuación le explicamos cómo.
Finanzas
Los equipos financieros son responsables de cálculos complejos, elaboración de informes, proyecciones y cumplimiento normativo. Para cada tarea, cambian entre software para ERP, planificación financiera, nóminas, cumplimiento normativo, etc., además de gestión de proyectos, correo electrónico e innumerables hojas de cálculo.
El mayor toggle tax para los empleados de los equipos financieros son los errores y las imprecisiones que se producen al transferir datos manualmente entre sistemas. ¡Olvidar un cero en un cálculo puede provocar efectos compuestos desmesurados en todo el proceso!
Marketing
Se sabe que los equipos de marketing utilizan diversas aplicaciones para planificar, crear contenido, diseñar creatividades, publicar, distribuir, supervisar, analizar datos, gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes [CRM] y mucho más.
Aunque el departamento de marketing es uno de los más creativos de una organización, sus empleados se distraen constantemente con sus herramientas de trabajo. Esta distracción afecta a la creatividad y genera aburrimiento dentro de la organización.
Recursos humanos
El conjunto de herramientas del equipo de RR. HH. incluye aplicaciones para la contratación, la incorporación, la gestión de empleados, la administración de beneficios, la gestión del rendimiento, etc. Por ejemplo, un especialista en adquisición de talento procesa a un solo candidato alternando entre un sistema de seguimiento de candidatos [ATS], el correo electrónico, una herramienta de programación de entrevistas, un sistema de gestión de documentos, Microsoft Teams, etc.
Esta fragmentación puede ralentizar la contratación y aumentar el riesgo de perder a los mejores talentos debido a los retrasos.
Producto
Los equipos de producto son conocidos por su conjunto de tecnologías. Documentos, hojas de ruta, metas, tareas, seguimiento de incidencias, integraciones DevOps, notas de reuniones, comentarios y retrospectivas, presentaciones de demostración, software de facturación por tiempo, etcétera, etcétera. Casi todas estas herramientas empresariales son necesarias.
Sin la consolidación e integración de este conjunto de herramientas, cambiar entre ellas puede prolongar innecesariamente la duración del ciclo, reducir la calidad e impedir la innovación.
Tanto si es comercializador, escritor, programador, ejecutivo de atención al cliente o artista, el «impuesto de alternancia» es innecesario. Aunque algunos cambios de contexto son inevitables, aquí le mostramos cómo puede minimizar el tiempo dedicado a alternar con simples cambios en sus flujos de trabajo.
Cómo reducir el «impuesto de interruptores»
Es importante recordar que el simple hecho de tener varias aplicaciones no conlleva la aparición del «impuesto por alternancia». En el trabajo intelectual moderno, es necesario disponer de un conjunto de aplicaciones para realizar el trabajo. En muchos casos, estas aplicaciones también aceleran las tareas.
El «toggle tax» se produce cuando se cambia excesivamente entre estas aplicaciones de forma innecesaria y complicada. A continuación, le mostramos cómo gestionar varios proyectos y tareas a la vez, evitando sin esfuerzo el «toggle tax».
Reconsidere sus flujos de trabajo.
Tómese su tiempo para pensar en sus flujos de trabajo actuales. Por ejemplo, como equipo de marketing, piense en todas las tareas que realiza y en cómo fluye el trabajo de un paso a otro.
Haga un mapa de las herramientas que utiliza en el proceso. ClickUp Pizarra ofrece un excelente espacio colaborativo para dibujar los flujos de trabajo existentes.
Identifique duplicados y redundancias. Por ejemplo, es posible que esté utilizando Documentos de Google, Microsoft Word y Bloc de notas para crear contenido.
Diseña tu estado ideal. Utiliza los mapas mentales de ClickUp para imaginar cómo sería tu proceso más eficiente. O utiliza las vistas de ClickUp para visualizar tu flujo de trabajo de más de 15 formas personalizables.
Consolide herramientas e información.
Para que el trabajo fluya sin problemas, es necesario consolidar la información y permitir el acceso a todos los miembros del equipo. Por ejemplo, como profesional de RR. HH., si tiene la información de los candidatos en el ATS, la carta de oferta en Documentos de Google y la conversación de negociación por correo electrónico, el toggle tax que paga entre estos tres es innecesario.
Intente configurar todo el flujo de trabajo en una sola herramienta. ClickUp Forms ayuda a recopilar la información de los candidatos en un solo lugar. Puede cargar la carta de oferta en formato PDF en su tarea de solicitud y gestionar la negociación en los comentarios. Esto ayuda a gestionar el ciclo de vida del candidato sin tener que cambiar entre varias aplicaciones.
Encuentre formas de integrar sus herramientas. Cuando necesite utilizar varios programas, haga que la información entre y salga de su herramienta principal. ClickUp ofrece más de 1000 integraciones para convertirse en su único panel de control para todos los flujos de trabajo.
Desarrolle capacidades de elaboración de informes. Con estas integraciones, ClickUp Dashboard le permite ver todos los informes que necesita en un solo lugar. Consulte métricas de adquisición de talento, como tasas de aceptación, tiempos de respuesta, experiencia de los solicitantes, etc. Utilice esta información para optimizar los flujos de trabajo y evitar pagar el impuesto de alternancia.
Cree un lugar de trabajo todo en uno con la función de búsqueda.
La consolidación de la información facilita el acceso. Pero eso por sí solo no es suficiente. Imagine que forma parte de un equipo de desarrollo de software en el que tiene que dedicar tiempo a buscar los criterios de aceptación de la función que está programando.
Para ser eficaces, los equipos deben poder encontrar información sin pagar un impuesto de interruptor adicional. La búsqueda universal de ClickUp está diseñada precisamente para evitar esto.
- Encuentre rápidamente cualquier archivo, ya sea en ClickUp, en una aplicación conectada o en su unidad local.
- Añada comandos de búsqueda personalizados, como atajos a enlaces, almacenamiento de texto para más tarde y mucho más, para buscar cualquier cosa en un solo lugar.
- Amplíe la búsqueda a sus aplicaciones favoritas y busque todo en un solo lugar.
- Realice búsquedas desde prácticamente cualquier lugar, incluyendo el centro de comandos, la Barra de acciones global o su escritorio.
Automatizar
Los equipos alternan entre varias aplicaciones para realizar pequeñas tareas, como actualizar el estado o marcar una tarea como completada, muchas de las cuales se pueden automatizar fácilmente. La automatización agiliza los flujos de trabajo, gestiona las tareas repetitivas y minimiza el esfuerzo manual.
Automatizaciones de ClickUp
Con las más de 100 automatizaciones de ClickUp, elimine las tareas rutinarias, como asignar tareas, publicar comentarios, cambiar estados, notificar retrasos, etc.
Por ejemplo, la información de un cliente introducida en el software de gestión de pedidos se puede actualizar automáticamente en ClickUp, lo que permite un único flujo de trabajo compartido y elimina la necesidad de introducir manualmente los mismos datos en varios lugares.
ClickUp Brain
Utilice la IA en sus tareas para eliminar el toggle tax. Desde resumir las notas de las reuniones hasta proporcionarle respuestas, ClickUp Brain puede ser su asistente personal para sus necesidades específicas.
Ahorre en el efecto «toggle tax» con ClickUp.
La mayor parte del trabajo en el mundo digital depende de datos procedentes de diversos lugares. El valor que aportan estos datos suele ser el mayor factor diferenciador de una organización. Sin embargo, el precio que se paga por ello, es decir, el «impuesto de Toggl», a menudo puede ser demasiado elevado y ninguna técnica de gestión del tiempo puede evitarlo.
ClickUp está aquí para ayudarte. Con un gran número de funciones, vistas, integraciones y una Búsqueda universal basada en IA, ClickUp está diseñado para ser tu entorno de trabajo todo en uno.
Haga que su trabajo sea eficiente. ¡Pruebe ClickUp hoy mismo gratis!