Cuando se trata de productividad, los equipos siempre buscan una ventaja. La forma en que trabajamos evoluciona constantemente y, con ella, las herramientas que utilizamos para terminar el trabajo.
La meta de la colaboración gestión del trabajo es ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz, lo cual tiene sentido.
¿A quién no le gusta hacer más en menos tiempo? Cuando se utilizan correctamente, estas herramientas ayudan a los equipos a aprovechar al máximo los recursos con los que trabajan para llevar los proyectos a buen puerto.
Esta guía es una inmersión más profunda en cómo sucede todo eso en realidad.
¿Qué es la gestión del trabajo colaborativo?
La gestión del trabajo colaborativo es el proceso de planificación, seguimiento y ejecución de tareas por parte de un equipo de individuos para alcanzar una meta común.
Afortunadamente, existen herramientas de gestión colaborativa del trabajo para facilitar la planificación de tareas, aunque no todas ofrecen una combinación de funciones que satisfaga todas las necesidades de colaboración.
Cualquier herramienta de colaboración que se precie ofrece un conjunto de funciones comunes que permiten trabajo en equipo coordinado como:
- Asignación de tareas
- Seguimiento y mantenimiento del progreso
- Uso compartido de archivos
- Mensajes
- Programar
- Creación de listas de tareas pendientes
Realice un seguimiento y organice todas las solicitudes de los empleados remotos con la plantilla de Tablero Kanban de Solicitudes de Equipo de ClickUp
A la hora de la verdad, lo mejor software de gestión de trabajo colaborativo ayuda a los gestores de proyectos simplificar los procesos e integrar un amplio conjunto de herramientas intuitivas.
Ventajas del uso de herramientas de gestión colaborativa del trabajo
Hablemos de las ventajas de trabajar con las herramientas adecuadas de gestión colaborativa del trabajo.
Mejora la gestión de proyectos
Consideremos un proyecto que requiere que un equipo trabaje en múltiples tareas simultáneamente. Sin un software de gestión del trabajo colaborativo, es fácil que las cosas se pierdan en la comunicación o que los miembros del equipo no sepan en qué están trabajando los demás.
Las herramientas adecuadas mantienen a todos informados y les permiten actualizar su progreso según sea necesario, lo que facilita a los gestores el seguimiento del estado del proyecto y la realización de los ajustes necesarios.
Permite la independencia de ubicación
Las herramientas de colaboración y el software ofrecen a los miembros del equipo la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Permitir la colaboración asíncrona o en directo permite un horario de trabajo más flexible para los miembros del equipo.
El progreso se controla y los problemas se identifican rápidamente. Los cambios se realizan en tiempo real para mantener a todo el mundo en el buen camino con una única fuente de información.
Mejora la comunicación y la colaboración Herramientas como ClickUp Pizarra permiten una comunicación rápida y sencilla entre los miembros del equipo a través de
funciones de chatear . Permite a los equipos compartir actualizaciones en tiempo real y centralizar su historial de chats en torno a las decisiones críticas del proyecto.
Reducción de los costes del proyecto
Ahorrar dinero es uno de los grandes
Cuando los equipos trabajan juntos con más eficacia, el resultado es una reducción de los costes del proyecto porque los recursos se gestionan mejor. Cuanto más valor extrae un equipo de sus recursos, más ganan todos.
Aumenta la productividad al cumplirse los plazos de reunión
Cuando los miembros de un equipo colaboran eficazmente consiguen hacer más trabajo en menos tiempo. Esto aumenta la productividad del equipo en su conjunto. Los plazos también son más fáciles de cumplir porque una herramienta centralizada de gestión del trabajo elimina la falta de comunicación o los contratiempos, como la pérdida de documentos, que sólo sirven para ralentizar a los equipos.
Utilice la vista Diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas manténgase al día del progreso del proyecto, gestione los plazos y resuelva los cuellos de botella.
Mejor toma de decisiones
Permitir una mejor toma de decisiones es imprescindible en un mundo que avanza a un ritmo vertiginoso. Cuando los miembros de un equipo trabajan juntos con mucha visibilidad en sus herramientas de gestión habituales, liberan tiempo para tomar mejores decisiones.
Y, como todos sabemos, mejores decisiones equivalen a mejores resultados... lo que equivale a un mejor balance final.
Colaboración en directo
Con una plataforma de productividad, los equipos utilizan en directo Detección de colaboración ClickUp que va más allá de un documento de Google aislado. Por ejemplo, puedes editar y añadir comentarios al trabajo de los demás en tiempo real y ver lo que el otro miembro del equipo va añadiendo sobre la marcha.
Con ClickUp es muy fácil hacerlo dentro de tu entorno de trabajo. Nada externo herramientas de documentos ¡son necesarias!
ClickUp Docs permite formato enriquecido y comandos de barra inclinada trabajar de forma más eficiente
Ejemplos de gestión colaborativa del trabajo
Ahora que ya conoce las ventajas de una gestión eficaz del trabajo en colaboración, veamos algunos ejemplos reales de cómo los equipos están utilizando herramientas de colaboración para gestionar su trabajo.
Equipos de creación de contenidos
Para los equipos de creación de contenidos, es fundamental contar con un hub central en el que todos los miembros del equipo puedan colaborar en los proyectos de forma eficaz. Con herramientas de gestión del trabajo colaborativo como ClickUp, los equipos pueden planificar, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.
Equipos remotos o distribuidos
Los equipos remotos o distribuidos necesitan una forma de mantenerse conectados y gestionar su trabajo de forma eficaz sin estar en la misma ubicación física. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo ofrecen funciones de comunicación en tiempo real, seguimiento de tareas y uso compartido de archivos que facilitan que los equipos remotos se mantengan conectados y sean productivos.
Equipos de planificación de eventos
La planificación de eventos requiere la coordinación y colaboración de varios miembros del equipo. Con las herramientas de gestión colaborativa del trabajo, los planificadores de eventos pueden crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento del progreso para asegurarse de que todo va según lo previsto para el evento.
Equipos de marketing
Los equipos de marketing necesitan trabajar juntos a la perfección para crear y ejecutar campañas. Las herramientas de gestión colaborativa del trabajo ofrecen funciones como los calendarios compartidos, cronograma del proyecto s y asignaciones de tareas que ayudan a los equipos de marketing a mantenerse organizados y al día con sus campañas.
Cómo elegir herramientas de colaboración para la gestión del trabajo colaborativo
Elegir una herramienta de colaboración es un pedido difícil cuando hay muchas entre las que elegir.
Pero un pedido difícil no significa necesariamente que sea imposible. Para empezar, conviene definir las características específicas de su equipo. Teniendo en cuenta tanto las necesidades de su equipo como las necesidades de su empresa, puede ser útil elegir una herramienta de colaboración metas del proyecto como criterios de referencia cruzada es una forma de asegurarse de que obtiene todo lo que necesita en una solución de gestión colaborativa del trabajo. Piense en:
- El tamaño yLos flujos de trabajo de tu equipo: De la misma forma que no quieres pagar por una herramienta con funciones que tu equipo de dos personas quizá nunca toque, tampoco quieres incorporar una herramienta que limite lo que un equipo en crecimiento es capaz de hacer
- Su presupuesto : Cuanto más complejas sean sus necesidades de gestión de proyectos, más tendrá que pagar por las funciones premium
- Tus necesidades futuras: Es importante elegir una herramienta que satisfaga las necesidades actuales de tu equipo. Pero, ¿hacia dónde se dirige su equipo y qué herramientas necesitará cuando llegue allí?
Arrastre y suelte figuras en su lienzo, conecte sus flujos de trabajo y trabaje simultáneamente con su equipo en ClickUp Pizarra
A medida que se adentra en el proceso de selección, aquí tiene algunas preguntas generales que debe plantearse:
¿Necesita integrarse con otras herramientas de software?
Si no estás seguro, echa un vistazo a cómo tu equipo tiene actualmente el trabajo terminado. ¿Existen herramientas de colaboración que realicen gran parte del trabajo pesado en lo que respecta a la gestión de proyectos y que no desee sustituir? ¿Necesitan sus soluciones de gestión colaborativa del trabajo integrar un software específico de videoconferencia?
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¿Existe una curva de aprendizaje?
Algunas herramientas de colaboración están pensadas para equipos más pequeños y son más fáciles de usar, mientras que otras son más complejas y su equipo tardará algún tiempo en aprender a utilizarlas. Considere la curva de aprendizaje y el tiempo de confirmación que necesitará para que sus equipos empiecen con buen pie.
¿Cómo es el soporte al cliente?
Es fácil pasar por alto la compatibilidad con el cliente, pero es una parte fundamental del proceso de selección. Si tiene preguntas, problemas o necesita asistencia técnica, le resultará fácil ponerse en contacto con alguien. Algunas herramientas de software llegan incluso a ofrecer sesiones de formación personalizadas para equipos grandes.
¿Cuál es la mejor herramienta de gestión del trabajo colaborativo?
ClickUp es la mejor herramienta de gestión del trabajo colaborativo para startups, corporaciones y todo lo demás por muchas razones. He aquí un breve resumen de las potentes herramientas y funciones de gestión del trabajo colaborativo de ClickUp:
Vea el trabajo a su manera con más de 10 vistas de proyecto
Los colaboradores individuales que trabajan en tareas como parte de un equipo más grande pueden crear vistas para profundizar en el trabajo que se les ha asignado. Las vistas más populares son:
- Vista Lista: Organiza tus tareas en una lista ordenando, filtrando, agrupando y personalizando columnas
- Vista Tablero: Arrastre y suelte fácilmente las tareas entre las distintas columnas (similar a unaTablero Kanban)
- Vista Calendario: Planifique, programe y gestione sus tareas y recursos en un formato de Calendario
Cree y personalice cada vista de ClickUp para ver la información que necesita
Mi trabajo interfuncionalmente con tareas y relaciones
Las tareas son los pilares fundamentales de ClickUp. Puede asignar tareas a varios miembros del equipo, realizar un seguimiento de los archivos, establecer estados y añadir comentarios para informar a todos sobre el progreso. Dentro de una tarea, puede llevar a cabo las siguientes acciones para una perfecta colaboración en el lugar de trabajo :
- Ver el historial de actividad, incluidos los cambios de fecha límite, las actualizaciones de Campos personalizados y todas las conversaciones
- Comunicarse eficazmente con /Comandos de barra inclinada y atajos de teclado
- Menciones de tareas y documentos de referencia en su entorno de trabajo (no disponible en muchas herramientas de gestión habituales)
- Iniciar una reunión de Zoom desde una tarea de ClickUp
El software de colaboración de ClickUp utiliza una función de dependencia de tareas que facilita ver qué tareas dependen de otras y planificar en consecuencia. Esto resulta útil cuando se intenta crear un cronograma del proyecto o cuando se intenta identificar posibles cuellos de botella.
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Reprogramar dependencias para visualizar el impacto de los cambios de fecha límite en las tareas dentro de la vista Gantt en ClickUp
Distribuya los recursos eficazmente con la visualización día a día
En el proceso de creación de flujos de trabajo colaborativos, gestión de recursos no deben pasarse por alto. Permiten a los gestores de proyectos analizar el uso de los recursos -ya sean humanos, económicos o de tiempo- y ofrecen a los equipos información práctica sobre lo que se necesita para llevar un proyecto a buen puerto.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Reúne a los equipos con la gestión colaborativa del trabajo
Con la aparición del teletrabajo y todos los rápidos cambios que se están produciendo en el lugar de trabajo, los equipos necesitan una forma fiable de mantenerse conectados, alineados y productivos.
Las herramientas de colaboración ralentizan o impulsan la productividad de los equipos, así que si busca una plataforma única para alinear a sus equipos, pruebe ClickUp gratis, gratuito/a y deja de cambiar entre múltiples apps y múltiples herramientas para tener tu trabajo terminado.