¿Alguna vez ha mirado su lista de tareas pendientes y ha pensado podríamos adelantar la planificación del programa e ir directamente a la parte en la que lo celebramos?
Le escuchamos y entendemos por qué la gestión de programas parece quitarle más tiempo de su jornada laboral del que le aporta. Si está empleando tiempo, dinero y recursos de forma equivocada, es una posibilidad inminente. Pero no dejaremos que esto ocurra.
En su lugar, le mostraremos cómo replantear su enfoque para ampliar y gestionar sus programas.
A menudo se confunde gestión de proyectos pero la gestión de programas tiene una distinción estratégica y merece su momento Entonces, ¿cómo distinguir un programa de un proyecto? ¿Qué programas tiene sentido llevar a cabo? ¿Qué valor tienen los programas para una organización, su personal y sus clientes?
Usted tiene preguntas y nosotros tenemos las respuestas Veamos en qué se diferencian los programas de los proyectos, cuál es el rol de un gestor de programas y los elementos esenciales de la pila tecnológica para el intento correcto de gestión de programas
¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas es la elaboración de estrategias y la coordinación de programas para lograr iniciativas y aportar cambios a una organización. Un programa es una colección de proyectos, procesos y actividades relacionados y gestionados como un grupo para lograr un objetivo común.
Te estarás preguntando: "Si cambio la palabra programa por proyecto en tu definición, también significa lo mismo... tu jugada."
Si tratamos los programas igual que los proyectos, ya hemos creado nuestro primer obstáculo. He aquí por qué:
Usted (el gestor de proyectos) es el capitán de un barco (el proyecto) que supervisa las operaciones y llega a su destino en el plazo previsto. A su alrededor hay otros barcos (proyectos) con sus capitanes (jefes de proyecto). ¿Sería factible para usted gestionar todos los barcos y sus operaciones y los horarios? No es probable.
Try out our plantillas de gestión de programas !
Gestión de programas Vs. Gestión de proyectos
¿Cuál es la diferencia entre gestión de programas y gestión de proyectos? Un proyecto se ocupa de su ruta y sus recursos hasta el destino. Un programa va más allá de las responsabilidades tradicionales de un proyecto y se centra en lo que ocurre después de que los proyectos llegan a su destino. Los beneficios, la transformación y el cambio para la organización. ✨
El ciclo de vida de un programa
Teniendo esto en cuenta, ¿cómo es el ciclo de vida de un programa? Para empezar, hay que tener en cuenta tres fases principales:
- Fase de conceptualización del programa.Partes interesadas y ejecutivos se reúnen para elaborar un resumen del programa que cubra la visión, el alcance y los objetivos mínimos,estimación presupuestaria,gestión de recursosy beneficios. El informe se transmite al gestor del programa para que identifique a los colaboradores del programa, las dependencias del proyecto, los factores de riesgo, la programación y los requisitos técnicos
- Fase de entrega del programa. entrega_ tiene un doble significado. El primer significado es la entrega de resultados llevada a cabo por los equipos del proyecto. El segundo es el periodo de transición, en el que se produce la integración y el cambio en la organización
- Fase de cierre del programa. Los programas duran tanto como la organización se beneficia de su valor. Pero antes de salir sin las ruedas de entrenamiento puestas, tiene que pasar por múltiples comprobaciones e instrucciones para mantenerse. Los equipos de proyecto se disuelven, se evalúa el ahorro de costes y la información del programa se guarda como activo de la organización para futuras mejoras (u otros programas)
Veamos algunos ejemplos de programas relevantes para cualquier sector:
- Programa de pasarela de procesos para compatibilidad con procesos complejosingeniería de software problemas
- Programa de talento y cultura para elevar las carreras de los empleados al siguiente nivel
- Programa de incorporación de clientes para formar a los jefes de ventas
- Programa de accesibilidad para orientar a lossistema de diseño de productos *Programa de crecimiento para crear y formar equipos internacionales
No es escalable para estos iniciativas empresariales en un solo proyecto. ¿Recuerda nuestra analogía del barco?
En su esencia, un programa implica más funciones fuera del alcance de un proyecto único, por lo que requiere personas especializadas que se encarguen del desarrollo y la gestión continua de un programa.
los gestores de programas han entrado en el chatear
¿Qué hace un gestor de programas?
El corazón de todo ecosistema de programas es el gestor de programas. Sus prioridades diarias incluyen:
- Formular preguntas aclaratorias para determinar el alcance de los problemas de la empresa y definir cómo debe ser el intento correcto
- Proporcionar una navegación de alto nivel para ayudar a los equipos de proyecto a tomar decisiones informadas
- Gestionar el ritmo del programa, de modo que se obtengan resultados mensurables con regularidad
- Centrarse en la salud general del programa
A menudo, un director de programa no tiene autoridad directa sobre los directores de proyecto y colaboradores del programa. Si lo piensa bien, un programa incluye todos los tipos de equipos: Marketing, ventas, contratación, atención al cliente, TI, recursos humanos, etc. Estos equipos se especializan en su campo, y el director del programa proporciona la estrategia a largo plazo para mantener a todos los equipos alineados con los objetivos y resultados del programa.
La cuestión es que un director de programa puede no tener todas las respuestas de inmediato. Si está abordando algo que nunca se ha terminado en su sector u organización, hay niveles extraordinarios de ambigüedad. Y los programas son ante todo imprecisos al principio. He aquí un ejemplo real de programa:
El programa SparkShorts está diseñado para descubrir nuevos narradores, explorar nuevas técnicas de narración y experimentar con nuevos flujos de trabajo de producción. Estas películas no se parecen a nada que hayamos hecho antes en Pixar, ya que ofrecen la oportunidad de descubrir el potencial de artistas individuales y sus inventivos enfoques cinematográficos a menor escala que nuestra programación normal.
Jim Morris, Presidente de Pixar Animation Studios
La primera frase está llena de preguntas. No, todas las preguntas: ¿Cómo descubrimos a los narradores? ¿Cuáles son nuestros criterios para definir a un narrador? ¿Cuál es el ámbito de aplicación? de estos experimentos? ¿Requerirán estos nuevos flujos de trabajo la ayuda de nuestro equipo central?
Los directores de programa empiezan con lo que saben y se van formando una idea del resto sobre la marcha. Dado que no están en la maleza para cada proyecto (de nuevo, piense en nuestra analogía del barco), confían en los gestores de proyectos para proporcionar compatibilidad táctica. A un alto nivel, los directores de programa:
- Practicanmetodologías ágiles dentro del ecosistema del programa para alcanzar las metas de la empresa
- Aplicar principios, procesos y conocimientos especializados para lograr resultados
- Ser un líder de pensamiento para resolver consultas complejas ymitigar los riesgos* Crear el presupuesto, el alcance y las normas de calidad del programa
- Alinear o realinearresultados del proyecto a los resultados del programa
- Utilizar métricas para informar y comprometer regularmente a las partes interesadas
- Gestionar las interdependencias entre proyectos
- Eliminar esfuerzos duplicados o innecesarios
- Examinar las propuestas de programas entrantes
- Mantener la documentación del programa
¿Qué tal algunos ejemplos más de programas? ⬇️
Consejos para gestionar con éxito un programa
Desde las empresas de nueva creación hasta las más veteranas, los pasos necesarios para convertir las ideas en resultados organizativos reales resultan abrumadores. ¿Cuánto, cuándo y cómo hacer que un programa funcione? He aquí tres consejos que puede aplicar hoy mismo para que sus programas tengan éxito y repercusión.
Consejo 1: Anime a los equipos a decir lo que piensan desde el principio y con frecuencia
La calidad de nuestras habilidades humanas nos convierte en mejores profesionales y líderes.
Vuelva a leer esa frase.
Ya hemos dicho que algunos directores de programa no tienen autoridad directa sobre los equipos. Pero sí son responsables del progreso y los resultados del programa. Animar a los equipos a decir lo que piensan desde el principio y con frecuencia tiene muchas ventajas:
- Se llama la atención sobre los cuellos de botella inminentes y se resuelven eficazmente
- La diversidad de perspectivas genera soluciones creativas a problemas complejos
- Los miembros reciben información práctica para mejorar
- La confianza se construye orgánicamente
El intento correcto de un programa depende del trabajo en equipo. Es vital comunicar esto desde el primer día del ciclo de vida del programa, pero nunca es demasiado tarde para empezar. Así que si está buscando para crear un equipo de trabajo eficaz ¡te cubrimos!
Consejo 2: Evalúe a fondo la idea del programa
No considere que unas pocas palabras intercambiadas sobre una idea de programa son luz verde La definición del programa es la fase más crítica del ciclo de vida del programa, ya que la energía, el dinero y los recursos de su organización se gastarán en esta gran empresa. Así que antes de redactar un correo electrónico con la CC de su equipo ideal, tómese un tiempo para pensar en lo que saldrá de este programa.
- ¿A qué áreas de negocio afectará el programa? (Recursos humanos,Excelencia en la calidad,Marketingetc.)
- ¿Cuáles son las posibles amenazas y consecuencias? (Interrupción de los servicios de la organización,ampliación del alcanceinformación errónea, etc.)
- ¿Qué impacto tendrá en nuestros sistemas, servicios, herramientas y tecnología?
- ¿Quién es el público objetivo?
Consejo 3: Utilizar lo mejor de lo mejor software de gestión de programas¿Cómo es el mejor software de su categoría? ¿Planes de precios competitivos y fiabilidad de la plataforma? Por supuesto, pero para un intento correcto de gestión de programas, también querrá:
- Potenteintegración con otras herramientas para poner los datos bajo un mismo techo
- Sólida función de dependencia de tareas y proyectos
- vista de 360º de todo el trabajo de la empresa
Desgranemos el nº 3: vista de 360º de todo el trabajo de la empresa. ¿Sabe cuántas horas perdemos a la semana? cambiando de contexto y pasando de una herramienta a otra ? Qatalog e investigadores del Ellis Idea Lab de la Universidad de Cornell hicieron los cálculos, y esto es lo que encontraron en el lugar de trabajo moderno:
5
El número de horas que perdemos a la semana intentando encontrar información atrapada en apps.
7 de cada 10
Proporción de personas que afirman que les lleva mucho tiempo encontrar la información necesaria para hacer su trabajo.
⅔
Número de personas que afirman no estar seguras de que todos los departamentos utilicen las mismas apps.
¿Se siente identificado?
Si sus hombros se sienten un poco pesados, ¡démosle la vuelta a la situación!
Comprendo que tengas fatiga de software después de intentar Monday, Asana, Jira, y otros . Las primeras semanas son geniales; luego, de repente, los equipos se enfrentan a prioridades contrapuestas y los proyectos se estancan.
3 funciones de ClickUp necesarias para la gestión de programas
ClickUp es el software de gestión de programas que sus equipos querrán utilizar a diario. Con ClickUp, tienen el control de la optimización de su productividad mientras trabajan en colaboración para lograr las iniciativas del programa. Aquí tiene tres funciones de ClickUp imprescindibles para gestionar su programa:
1. Metas de ClickUp para enlazar cada tarea con los entregables del programa
" Metas de ClickUp ayudan a mantener la atención de todos y cada uno de los miembros del departamento en lo que es realmente importante, lo cual es fundamental cuando el lanzamiento de un nuevo producto ." Darya
HYPERVSN
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas mensurables y seguimiento automático del progreso
2. Paneles de ClickUp para mostrar la historia de los datos
Gestione todo en su programa con un centro de control personalizable
"El uso de ClickUp es lo que más nos ha ayudado, sobre todo con el ahorro de tiempo. Antes utilizábamos un sistema en el que, al final de la semana, cada miembro del equipo enviaba informes semanales por correo electrónico, que se analizaban durante el fin de semana. Pero con ClickUp, estamos eliminando gradualmente los informes redundantes, con el consiguiente ahorro de tiempo, que ahora se canaliza hacia actividades más productivas." estudio de caso de eHealth4Everyone
3. más de 15 vistas personalizables para visualizar tareas y flujos de trabajo
"Aunque estas funciones parezcan muy minúsculas a primera vista, para nosotros tienen un rol enorme a la hora de colmar las lagunas, dado que nuestros equipos trabajan a distancia. Con tres Vistas en ClickUp nuestros clientes y gestores tienen una vista de 360 grados de lo que ocurre sobre el terreno, lo que les permite centrarse más en la estrategia y el pensamiento creativo que en el fango de la tecnología gestión de tareas y equipos ." Joshua Rozario
Mindshare Digital
Ejemplos de gestión de programas en ClickUp
A menudo nos preguntan si en ClickUp utilizamos ClickUp para gestionar nuestros programas. Francamente, es una de nuestras preguntas favoritas porque nos recuerda la eficacia con la que la plataforma gestiona tanto las tareas cotidianas como las complejidades para que estemos en posición de escalar.
Todo nuestro trabajo está interconectado. Trabajamos desde las mismas Listas de proyectos y tomamos decisiones informadas como un equipo. Todo el mundo tiene acceso a información centralizada para tener su trabajo terminado.
He aquí un vistazo a algunos programas de ClickUp lanzados que necesitaron muchos gestores de programa y todo el cold brew disponible para convertirse en un intento correcto. equipo, ¿podéis ayudarme?
ClickUp amplía su equipo senior de EMEA con un aumento de la demanda europea del 233
No hemos perdido el tiempo en la configuración de nuestro equipo directivo para EMEA, incorporando talentos excepcionales que impulsan los resultados sin perder de vista nuestro valor fundamental: "diviértete, encuentra la alegría y sé tú mismo"
Ya contamos con una sólida base de empleados en la región, con miembros del equipo repartidos por toda Europa. Estamos contratando a los mejores para el trabajo y aprovechando ClickUp para garantizar que nuestros equipos sean hiperproductivos cuando no están en la misma ubicación. Estamos profundamente comprometidos con la creación de una empresa basada en la colaboración, la cultura y la comunidad"
Amber Coster, Vicepresidenta de Operaciones de ClickUp en EMEA
ClickUp University, una plataforma gratuita de aprendizaje en línea
ClickUp University
> Nuestra meta con ClickUp University (CUU) es simple: Ayudar a nuestra comunidad a cumplir sus metas más rápido, ahorrar tiempo, seguir creciendo un 1% en su campo cada día y eliminar las frustraciones innecesarias causadas por la ineficiencia en el trabajo.
>
> Tanto si es nuevo en ClickUp como si lleva años con nosotros, la CUU le ayudará a adquirir los conocimientos y la experiencia práctica que necesitará para crear su flujo de trabajo ideal y aumentar su productividad.
>
> Aprenderá a utilizar ClickUp, a personalizarlo para que se adapte a las necesidades de su proyecto y a sus preferencias de flujo de trabajo, y se convertirá en un gurú de ClickUp que ahorra tiempo y es superproductivo.
Leila Cruz, coordinadora editorial de ClickUp
LevelUp de ClickUp (edición 2021)
Para LevelUp, aunque todo estaba terminado internamente, necesitábamos integrar el proceso de recurrir a terceros externos, como empresas de producción y servicios de retransmisión en directo. Así que creamos Listas específicas, la clave de toda la organización de este evento.
Creamos una Lista Maestra e hicimos públicas ciertas tareas a nuestros socios. Invitamos a invitados y permitimos que nuestros socios del lugar de celebración se coordinaran en las tareas. Eso nos permitió avanzar más rápido que utilizando múltiples herramientas, incluido el correo electrónico. ¿Se imagina tener que revisar miles de correos electrónicos? ClickUp nos solucionó todo eso.
Melissa Rosenthal, Directora Creativa de ClickUp
El intento correcto de nuestros programas no habría sido posible sin el diverso grupo de gestores de programas y equipos para comunicar las peticiones y compartir los comentarios de forma rápida y eficaz. Y queremos lo mismo para ti. 🤝
Asuma sus mayores metas organizativas con ClickUp
ClickUp es un software todopoderoso para coordinar sus grandes ideas, ver el progreso en tiempo real y gestionar sus proyectos con total visibilidad. Con ClickUp y la gestión de programas en marcha, ¡conseguirá un equipo sano y de alto rendimiento desde el primer día!
Nuestro equipo está aquí para ayudarle si tiene un caso de uso específico y necesita compatibilidad a través de él. ¡Honestamente, podemos hablar de programas todo el día y nos encanta reunirnos con otros que también lo hacen! 👋 Empezar