¿Estás saltando entre una docena de aplicaciones solo para terminar tu jornada laboral? ¿Una herramienta de gestión de proyectos aquí, una plataforma de chat allá, documentos dispersos en varios servicios de almacenamiento en la nube y más de 25 pestañas abiertas en el navegador en cualquier momento?
El trabajador del conocimiento medio cambia entre diferentes aplicaciones casi 1200 veces al día. Este cambio constante de contexto le cuesta a las organizaciones hasta un 9 % de la productividad por empleado al año.
Este malabarismo no solo te quita tiempo. También merma tu concentración, tu creatividad y tu capacidad para realizar un trabajo excelente.
Pero la solución no es solo otra herramienta de gestión de proyectos. Necesitas una plataforma unificada, un lugar donde tengas todo lo que necesitas para realizar tu trabajo: gestión de tareas, comunicación en tiempo real con el equipo, colaboración en documentos e incluso automatización del flujo de trabajo impulsada por IA.
Algo así como una «aplicación para todo, para el trabajo». Algo así como ClickUp.
ClickUp aborda directamente este reto al reunir todo tu flujo de trabajo en una plataforma cohesionada. En esta entrada del blog, te mostraremos qué hace que ClickUp sea único y por qué eso es importante para el rendimiento de tu equipo.
🎯 Las ventajas de ClickUp en 60 segundos
- ClickUp combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la IA, que te ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
- ClickUp Chat conecta las conversaciones directamente con las tareas gracias a la automatización basada en IA, que mantiene todo tu trabajo en contexto.
- ClickUp Brain es la IA nativa de ClickUp que hace mucho más que automatizar: aprende. Sugiere acciones basadas en los hábitos de tu equipo, facilita el seguimiento del trabajo e incluso responde a preguntas utilizando el conocimiento de tu entorno de trabajo.
- Cada equipo trabaja de forma diferente. Lo entendemos. En ClickUp, puedes personalizar las vistas, los flujos de trabajo y las reglas de automatización para adaptarlos a tu proceso, tanto si gestionas sprints ágiles como si coordinas campañas de marketing.
- ClickUp está diseñado para satisfacer las necesidades de las empresas de la lista Fortune 500, pero es flexible y ágil, lo que lo hace perfecto también para startups y emprendedores individuales.
- Con funciones pioneras en el sector, como el chat con IA y las pizarras dinámicas que ofrecen compatibilidad con la generación de imágenes con IA y la gestión contextual de tareas, ClickUp está diseñado para crecer y adaptarse contigo.
Para los equipos cansados de herramientas desconectadas y que buscan una forma más inteligente de trabajar, ClickUp ofrece un enfoque fundamentalmente diferente de la gestión de proyectos y la colaboración en equipo.
Exploremos exactamente cómo ClickUp reduce el «trabajo sobre el trabajo», para que puedas centrarte en lo que impulsa los resultados.
Funciones únicas que distinguen a ClickUp
¿Conoces esa sensación cuando descubres una herramienta que simplemente entiende cómo realizas tu trabajo?
Eso es ClickUp. Aquí tienes un breve resumen de las 12 increíbles ventajas que lo hacen tan único:
1. Gestión de proyectos con sentido
Piensa en tu día de trabajo habitual. Estás haciendo malabarismos con varios proyectos, cada uno con su propio cronograma, sus dependencias y sus partes interesadas. Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos a menudo te obligan a adaptar tu flujo de trabajo a su rígida estructura. ClickUp da un giro a la situación.
Las funciones de gestión de tareas de ClickUp te permiten asignar tareas y abordar lo más importante con niveles de prioridad personalizados y opciones de clasificación inteligentes.
¿Quieres visualizar tu proyecto como un diagrama de Gantt en la reunión matutina, cambiar a un tablero Kanban para la reunión diaria de tu equipo de desarrollo y luego abrir una vista de calendario para planificar los recursos?
Puedes hacer todo eso (¡y mucho más!) con más de 15 vistas personalizadas en ClickUp.
Y lo que es aún mejor, todo tu equipo puede utilizar diferentes vistas del mismo proyecto simultáneamente, cada uno trabajando de la forma que más le convenga y mejorando la productividad.
📌 He aquí un ejemplo real: uno de nuestros clientes de corporación, Finastra, la mayor empresa de software dedicada exclusivamente a servicios financieros, tenía problemas con la inconsistencia en la ejecución de sus campañas debido a la falta de planes GTM centralizados.
La estructura fragmentada dificultaba que los altos directivos tuvieran visibilidad sobre las actividades de comercialización que se estaban llevando a cabo en un momento dado y para qué empresa. Imagina 200 diapositivas de planes de marketing que quedan obsoletas en el momento en que las elaboramos.
La estructura fragmentada dificultaba que los altos directivos tuvieran visibilidad de las actividades de comercialización que se llevaban a cabo en un momento dado y para qué empresa. Imagínese 200 diapositivas de planes de marketing que quedan obsoletas en el momento en que las elaboramos.
Tras cambiar a ClickUp, observaron un aumento del 30 % en la eficacia de la colaboración y un crecimiento del 40 % en la eficiencia total de GTM, simplemente porque los equipos regionales podían trabajar con los mismos datos en su vista preferida.
Podemos mostrar lo que ha sucedido con nuestras iniciativas de marketing en una vista regional o en una vista de campaña. Esto incluye ver qué tipos de actividades estamos llevando a cabo y a qué fase del embudo las hemos etiquetado. De esta manera, la alta dirección puede ponerse al día fácilmente sobre el estado de un proyecto.
Podemos mostrar lo que ha sucedido con nuestras iniciativas de marketing en una vista regional o en una vista de campaña. Esto incluye ver qué tipos de actividades estamos llevando a cabo y a qué fase del embudo las hemos etiquetado. De esta manera, la alta dirección puede ponerse al día fácilmente sobre el estado de un proyecto.
2. Colaboración que mantiene a todos informados
El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación del equipo, lo que dispersa información vital a través de canales desconectados y limita la colaboración eficaz.
¿Recuerdas cuando tenías que rebuscar en interminables hilos de correos electrónicos o mensajes de chat para encontrar ese detalle crucial del proyecto? Esos días han terminado.
Con ClickUp Chat, tus conversaciones no solo conviven con tu trabajo, sino que forman parte integral del mismo.
Imagina esto: estás discutiendo una nueva función con tu equipo en el chat. Alguien menciona un requisito importante. En lugar de esperar a que alguien se acuerde de crear una tarea más tarde, puedes hacerlo tú mismo, de forma manual o automática, utilizando la IA, directamente desde la conversación.
Pero eso no es todo. Estas tareas mantienen su relación con la discusión original, por lo que nunca se pierde ese valioso contexto.
Lo que hace que ClickUp Chat sea realmente potente es cómo funciona todo en conjunto:
- Inicia una rápida sincronización de audio y vídeo directamente desde tu ventana de chat cuando un tema complejo requiera una discusión cara a cara.
- Utiliza la IA nativa de ClickUp para resumir largas discusiones y ponerte al día automáticamente.
- Encuentre tareas y documentos relacionados con cada conversación al instante gracias a la IA.
- Crea y comparte pizarras en ClickUp que estén conectadas a tus tareas y documentos, e incluso genera imágenes de IA, perfectas para sesiones de brainstorming.
- Colabora en ClickUp Docs en tiempo real mientras chateas con tu equipo.
Se acabó cambiar de aplicación o perder de vista información importante. Todo tu flujo de trabajo, desde chats informales hasta la planificación formal de proyectos, se encuentra en un solo lugar, lo que simplifica el trabajo asíncrono.
Vida Health, una empresa de atención médica virtual, utilizó las funciones de colaboración integradas de ClickUp para aumentar la productividad de las operaciones de marketing en un 50 %.
También informaron de que ahorraban una hora cada semana en la búsqueda de información y contexto, y que recuperaban ocho horas en reuniones semanales para todas las partes interesadas.
Así podrás dedicar mucho tiempo valioso al trabajo productivo en lugar de a tareas administrativas digitales.
3. IA que realmente facilita tu trabajo
Hablemos de la IA. No nos referimos a la palabra de moda, sino a la IA práctica y cotidiana que te hace preguntarte cómo has podido trabajar sin ella hasta ahora.
ClickUp Brain ™ es como tener un miembro del equipo hiper eficiente que nunca duerme, no se toma descansos para tomar café y, de alguna manera, recuerda todo lo que ha sucedido en tu entorno de trabajo.
Pero, ¿qué pasa con ChatGPT, Claude y Gemini?, te preguntarás. Son todos iguales, ¿no? Bueno, en realidad no.
Esto es lo que diferencia el enfoque de IA de ClickUp: en lugar de tratar la IA como una herramienta independiente, la hemos integrado en la forma en que ya trabajas.
Imagina que estás en una reunión matutina, discutiendo las metas trimestrales con tu equipo. A medida que identificas las acciones a realizar y creas tareas de ClickUp para organizarlas y hacer un seguimiento de ellas, Brain puede crear automáticamente subtareas perfectamente formateadas a partir de los nombres de las tareas.
¿Qué pasa cuando necesitas encontrar algo específico de una reunión de hace tres meses? Brain no solo recuerda lo que se dijo, sino que entiende el contexto.
Pregúntale: «¿Qué decidimos sobre el presupuesto de marketing del segundo trimestre?», y extraerá información de los chats, documentos de proyectos y tareas relevantes para darte una respuesta completa.
💡Consejo profesional: Más del 60 % del tiempo de un equipo se dedica a buscar contexto, información y elementos de acción. Puedes ahorrar fácilmente entre 2 y 3 horas a la semana utilizando Brain para encontrar y resumir rápidamente decisiones anteriores.
Otras formas prácticas en las que Brain hace que tu jornada laboral sea más fluida:
- Genera automáticamente StandUps por IA basados en actividades recientes y tareas completadas.
- Analiza los datos de tu proyecto para predecir posibles retrasos y sugerir formas de mitigar los riesgos.
- Puedes utilizarlo para crear todo tipo de contenido, desde respuestas rápidas por correo electrónico hasta entradas de blog completas y autorizadas.
- Si alguien hace una pregunta en el chat que ya ha sido respondida anteriormente, Brain puede proporcionar la respuesta al instante, lo que ahorra tiempo a tu equipo.
Lea también: Cómo utilizar la IA para mejorar la productividad
4. Todo en un solo lugar (no, realmente todo)
Probablemente ya hayas oído hablar de la «plataforma todo en uno». Pero aquí te explicamos por qué el enfoque de ClickUp hacia la convergencia es fundamentalmente diferente: No solo conectamos diferentes herramientas, sino que estamos reinventando cómo deberían funcionar juntas en primer lugar.
Tomemos como ejemplo a Sarah, directora de producto de una startup tecnológica, que comienza su jornada en ClickUp Chat, discutiendo las prioridades de las funciones con su equipo. Mientras hablan, abre un nuevo documento de ClickUp directamente desde su ventana de chat para redactar los requisitos. ClickUp Brain le ayuda extrayendo información relevante de discusiones anteriores y tareas existentes.
Cuando finalizan los requisitos, ella convierte los puntos clave en tareas con un solo clic, tareas que mantienen su conexión tanto con el chat original como con el documento.
Más adelante, los desarrolladores no tendrán que buscar en múltiples plataformas cuando pregunten sobre el contexto detrás de un requisito específico. Todo está conectado: la discusión inicial, el documento de requisitos, los detalles de la tarea y las conversaciones posteriores.
En la mayoría de las configuraciones, necesitarías al menos cuatro herramientas diferentes para ejecutar este flujo de trabajo. En ClickUp, se trata de un flujo de trabajo fluido en el que cada parte fluye de forma natural hacia la siguiente.
Uno de nuestros clientes, RevPartners, compartió una métrica interesante: después de adoptar por completo el enfoque de convergencia de ClickUp, redujeron sus costos de suscripción de software en un 50 %. Obtuvieron el poder de tres herramientas en una sola plataforma por la mitad del precio. Pero el valor real no solo estaba en el ahorro de costos: su equipo informó lo siguiente:
- Entrega de servicios un 64 % más rápida con las plantillas de ClickUp.
- Reducción del 83 % en el tiempo de planificación de proyectos (de 30 minutos a 5 minutos).
- Reuniones de estado un 36 % más eficientes.
5. Flujos de trabajo personalizables que se adaptan a tu estilo
¿Alguna vez has sentido que estás luchando contra tu herramienta de gestión de proyectos en lugar de que esta trabaje para ti? Esa es una frustración común que hemos resuelto con los flujos de trabajo personalizables de ClickUp.
En lugar de obligarte a encajar en un molde predefinido a la hora de gestionar proyectos, los Campos personalizados de ClickUp te permiten crear flujos de trabajo que reflejan las operaciones de tu equipo.
Puede utilizarlos para capturar y mostrar los datos exactos que necesita para cada tarea en ClickUp, ya sean plazos, presupuestos, fases del proyecto o preferencias del cliente. Con menús desplegables personalizados, casillas de selección, campos de fecha, números o incluso barras de progreso, se aseguran de que cada tarea tenga el contexto que su equipo necesita para avanzar.
Los estados de tareas personalizados de ClickUp refuerzan aún más esta idea. Por ejemplo, un equipo de diseño puede necesitar estados como «En diseño», «En revisión» y «Listo para desarrollo», mientras que un equipo de contenido necesita «Borrador», «Edición» y «Programado».
Con ClickUp, puedes crear flujos de trabajo únicos para cada equipo, proyecto o incluso lista de tareas individual. Lo que lo hace realmente potente es la capacidad de crear flujos de trabajo condicionales para automatizar tareas repetitivas.
Por ejemplo, puedes configurar las automatizaciones de ClickUp donde:
- Cuando el estado de una tarea cambia a «Listo para revisión», se asigna automáticamente a tu equipo de control de calidad.
- Si una tarea permanece en «En curso» durante más de 5 días, se envía una notificación a los gestores de proyectos.
- Cuando alguien añade la etiqueta de prioridad «Urgente», se crea una notificación en el canal de chat designado.
6. Elaboración de informes en tiempo real que cuentan la historia detrás de tus datos
Olvídate de los informes estáticos que quedan obsoletos en el momento en que los generas. Realiza el seguimiento del progreso con informes en tiempo real en ClickUp. Te ofrece una visión en directo de tus proyectos con paneles que se actualizan a medida que avanza el trabajo.
Supongamos que estás gestionando el lanzamiento de un producto. Tus paneles de ClickUp pueden mostrar simultáneamente:
- Progreso de sprints en diferentes equipos
- Asignación de recursos y capacidad
- Seguimiento del presupuesto con horas consumidas frente a horas restantes.
- Vistas de cronograma y vista Gantt en ClickUp con tasas de finalización de hitos.
- Indicadores de riesgo basados en retrasos o bloqueos de tareas.
Puede profundizar en cualquier métrica con diversas tarjetas y gráficos de medición para ver los datos subyacentes.
Por ejemplo, si notas que la velocidad de tu equipo está disminuyendo, puedes hacer clic en el gráfico de líneas para ver exactamente qué tareas están tardando más de lo estimado y por qué. Esto te ayuda a gestionar mejor los recursos.
🧠 Dato curioso: Stanley Security, usuario de ClickUp, informó de una reducción del 50 % en el tiempo dedicado a la creación y el uso compartido de informes desde que se pasó a ClickUp. Los números en ClickUp hacen más que sumar: ¡se alinean para contar una historia!
7. Control de tiempo que cuenta (más que las horas)
¿Crees que el control de tiempo es importante para saber cuánto tiempo llevan las tareas? Piénsalo de nuevo. También se trata de comprender cómo tu equipo emplea su tiempo para que puedas tomar mejores decisiones.
El control de tiempo nativo de los proyectos de ClickUp te ayuda a hacer precisamente eso.
Pero eso es solo el principio. Esto es lo que lo hace especial:
- Comience a realizar el seguimiento del tiempo directamente desde cualquier tarea (en el escritorio y en el móvil).
- Clasifica automáticamente las entradas de tiempo en función de las etiquetas de las tareas y los campos personalizados.
- Utiliza el cronómetro Pomodoro integrado para sesiones de trabajo concentradas.
- Realiza un seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables con tarifas personalizadas.
🔑 ¿Cuál es el impacto real de la elaboración de informes de control de tiempo?
Es posible que sus horas facturables aumenten simplemente porque empieza a registrar todo el trabajo de los clientes con mayor precisión. Además, sus estimaciones de proyectos pueden mejorar con el acceso a datos históricos de tiempo para tareas similares.
Analizamos varias opciones y llegamos a la conclusión de que, en general, ClickUp nos ofrecía la combinación perfecta de potencia y flexibilidad. También necesitábamos resolver el problema del control de tiempo para medir y controlar los registros de tiempo de los contratistas externos sin necesidad de aplicaciones y servicios externos adicionales. El control de tiempo nativo de ClickUp funciona a la perfección entre móviles, tabletas y ordenadores de escritorio.
Analizamos varias opciones y consideramos que, en general, ClickUp nos ofrecía la combinación adecuada de potencia y flexibilidad. También necesitábamos resolver el problema del control de tiempo para medir y controlar los registros de tiempo de los contratistas externos sin necesidad de aplicaciones y servicios externos adicionales. El control de tiempo nativo de ClickUp funciona a la perfección entre móviles, tabletas y ordenadores de sobremesa.
8. Plantillas que convierten las buenas prácticas en estándares
¿A quién no le gustan los atajos? Si hay una forma más inteligente y rápida de realizar el trabajo, ClickUp la encontrará.
¡Por eso a los usuarios les encantan nuestras plantillas de gestión de proyectos!
Las plantillas de ClickUp no son patrones básicos y repetitivos, sino planos dinámicos que recogen las buenas prácticas de su equipo.
Ya sea que esté configurando un nuevo proyecto para un cliente, planificando el lanzamiento de un producto, gestionando múltiples proveedores u organizando una campaña de marketing, las plantillas le ayudan a mantener la coherencia y a ahorrar un valioso tiempo de configuración.
Algunos casos de uso para sacar el máximo partido a las plantillas de ClickUp:
- Un departamento de RR. HH. utiliza la plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp, que coordina las tareas entre varios departamentos y garantiza que nada se pase por alto.
- Una agencia de marketing puede confiar en la plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp, que configura automáticamente todo el flujo de trabajo, desde el briefing inicial hasta la elaboración de informes finales, con todas las subtareas y dependencias necesarias.
- Un equipo de desarrollo de software puede utilizar regularmente las plantillas de planificación de sprints de ClickUp, que incluyen vistas personalizadas para los diferentes miembros del equipo, actualizaciones de estado automatizadas y listas de control de calidad integradas.
💡Consejo profesional: Utiliza las variables de plantilla de ClickUp para que las plantillas sean aún más potentes. Cuando creas un nuevo proyecto a partir de una plantilla, puedes rellenar automáticamente los Campos personalizados, las fechas y las personas asignadas en función de tus entradas.
Uno de nuestros clientes nos ha contado que, gracias a esta función, ha reducido el tiempo de configuración de nuevos proyectos de horas a minutos. ¡Escucha su historia a continuación!
9. Aplicación móvil e integraciones: tu entorno de trabajo completo en tu bolsillo
Tu trabajo no se detiene cuando te alejas de tu escritorio, ni tampoco debería hacerlo tu capacidad para mantenerte productivo. La aplicación móvil de ClickUp te permite:
- Crea y actualiza tareas con todas las funciones de formato.
- Realiza el control de tiempo con un solo toque.
- Utiliza la mensajería instantánea a través de ClickUp Chat para el uso compartido de actualizaciones rápidas.
- Accede a todos tus documentos y archivos sin conexión.
¡Hablamos de un entorno de trabajo con todas las funciones que cabe en tu bolsillo!
¿Qué lo hace aún más potente? Las integraciones profundas y bidireccionales de ClickUp, que hacen que tus herramientas existentes funcionen mejor juntas. Piensa en ello como añadir una capa de inteligencia a tu pila tecnológica, en lugar de simplemente crear otro punto de conexión.
➡️ Tomemos como ejemplo nuestra integración con Zoom. Además de permitirte iniciar y participar en reuniones de Zoom directamente desde tus tareas de ClickUp, también garantiza que las grabaciones y transcripciones sean adjuntadas automáticamente a la tarea correspondiente, manteniendo todo el contexto en un solo lugar.
Y esto es solo una aplicación. Imagina cuánto más productivo puedes ser con las más de 1000 integraciones de ClickUp, entre las que se incluyen:
- Herramientas de desarrollo: GitHub, GitLab, Bitbucket
- Herramientas de diseño: Figma, Adobe Creative Cloud
- Aplicaciones de comunicación: Slack, Microsoft Teams
- Aplicaciones de gestión de archivos: Google Drive, Dropbox, OneDrive
- Sincronización de calendarios: Google Calendar, Outlook
- Y mucho más a través de Zapier.
10. ClickUp University: crece un 1 % cada día
👀 ¿Sabías que... En ClickUp tenemos 10 valores fundamentales. ¡Crecer un 1 % cada día es uno de ellos!
Aprender a usar una nueva herramienta puede resultar abrumador, por eso hemos creado ClickUp University, una plataforma de aprendizaje integral que crece contigo. A diferencia de los Centros de ayuda tradicionales, ClickUp University se adapta a tu rol y nivel de experiencia, ofreciéndote itinerarios de aprendizaje personalizados que se ajustan a tus necesidades.
A través de ClickUp University, podrás:
- Completar cursos específicos para cada rol a tu propio ritmo para adaptar ClickUp a tu flujo de trabajo de la mejor manera posible.
- Obtenga certificaciones que demuestren su experiencia en la plataforma.
- Accede a sesiones de formación en directo con expertos de ClickUp.
Si quieres ver una tasa de adopción más rápida y reducir el número de tickets de soporte técnico utilizando nuestra plataforma, ¡ahora tienes la información privilegiada sobre cómo hacerlo!
La ClickUp University es gratuita, fácil de entender y te guía a través de todo lo que puedas necesitar para utilizar el software o desarrollar un espacio para tu equipo.
La ClickUp University es gratuita, fácil de entender y te guía a través de todo lo que puedas necesitar para utilizar el software o desarrollar un espacio para tu equipo.
11. Asequibilidad y escalabilidad: potencia de corporación a un precio de startup
Creemos que las herramientas potentes no deben estar reservadas para los presupuestos de corporación. El modelo de precios de ClickUp se basa en el principio de que solo debes pagar por lo que utilizas, con la flexibilidad de ampliarlo a medida que crecen tus necesidades.
Nuestro plan Free Forever, por ejemplo, es suficiente para muchos equipos pequeños como herramienta principal de gestión de proyectos. A medida que crezcas, nuestros precios por niveles te garantizan que no pagarás por funciones que no necesitas, al tiempo que tendrás acceso a todo lo que necesitas.
👀 ¿Sabías que ClickUp Brain es más asequible (y contextual) que ChatGPT? Puedes añadirlo a cualquier plan de pago de ClickUp por solo 7 $ al mes por miembro.
12. Soporte al cliente que se preocupa
¿Cansado de hablar con ejecutivos de soporte que no entienden sus retos en el mundo real?
Cuando solicitas ayuda a ClickUp, te conectas con expertos en productos que realmente son los mejores en lo que hacen. Son maestros de la plataforma, sin duda, pero también tienen la habilidad de no rendirse hasta que tus problemas se resuelvan.
Creemos firmemente en el trabajo duro (¡también uno de nuestros valores fundamentales!), pero reconocemos que, en ocasiones, nuestra plataforma puede no funcionar exactamente como usted desea.
Nuestro equipo de soporte está a su disposición las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de múltiples canales:
- Chat en vivo
- Videollamadas para la resolución de problemas complejos.
- Soporte detallado por correo electrónico con grabaciones de pantalla.
- Foros comunitarios moderados por usuarios avanzados.
- Asistencia prioritaria para clientes empresariales.
Nuestro servicio de asistencia es único porque consideramos el éxito de los clientes como una filosofía, no solo como un departamento.
¿El resultado final? Distracciones, herramientas dispersas, flujos de trabajo rígidos... Sea cual sea el factor que merma tu productividad, como demuestra nuestro potente conjunto de funciones, ClickUp es la solución.
Cómo diferentes equipos transforman su trabajo con ClickUp
Lo entendemos. Somos ClickUp, hablando de ClickUp. Prácticamente podemos oír cómo ponen los ojos en blanco. Así que dejaremos que nuestros clientes hablen por nosotros. 🤩
Estas son nuestras mejores historias de éxito de clientes de equipos que han transformado sus flujos de trabajo con ClickUp.
Equipos tecnológicos: desde la puesta en marcha hasta la expansión
Los equipos de desarrollo de software se enfrentan a retos únicos a la hora de coordinar proyectos complejos y mantener la agilidad.
⚠️ Sam Pavitt, director de producto de Gatekeeper, se enfrentó a un momento crucial en su carrera cuando tuvo que crear una arquitectura escalable que resolviera los problemas de gestión de proyectos modernos de su equipo.
🔁 Tras haber defendido Jira en diversos roles, Sam estaba decidido a replicar su éxito en Gatekeeper. Sin embargo, pronto se dio cuenta de que el director ejecutivo tenía una fuerte aversión a Jira debido a su naturaleza restrictiva, sus flujos de trabajo inflexibles y su complejidad inherente para los equipos no técnicos. Esto le llevó a explorar ClickUp, una plataforma que ya utilizaban varios equipos de la empresa.
🏆 En solo dos años utilizando ClickUp, los equipos de gestión y desarrollo de productos de Gatekeeper han prosperado. Han logrado una reducción del 50 % en los cuellos de botella administrativos y han optimizado los flujos de trabajo sin necesidad de un administrador dedicado. La flexibilidad de ClickUp les ha permitido adaptar sus procesos del ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC) a la perfección.
Sam destacó tres ventajas clave que hicieron que ClickUp fuera superior para su equipo:
- Con las capacidades de etiquetado personalizado, los propietarios de productos pueden gestionar sin esfuerzo los sprints y los backlogs sin necesidad de consultas tipo SQL, lo que mejora la colaboración entre los diferentes equipos.
- A diferencia de Jira, donde un único administrador suele obstaculizar la productividad, ClickUp permite a todos los miembros del equipo gestionar las configuraciones y los flujos de trabajo de forma independiente.
- La ausencia de estructuras rígidas en ClickUp permitió a Gatekeeper adaptar libremente sus procesos SDLC, eliminando las frustraciones asociadas a las restrictivas transiciones de estado de Jira.
Al adoptar ClickUp, Gatekeeper mejoró la visibilidad de los proyectos y fomentó una cultura de colaboración entre los equipos técnicos y no técnicos.
Equipos de marketing: coordinación de campañas complejas
Los equipos de marketing hacen malabarismos con múltiples campañas, plazos y entregas en diversos canales.
⚠️ Shopmonkey, una plataforma de gestión de talleres de reparación de automóviles basada en la nube, se enfrentaba a un verdadero reto con sus aprobaciones de marketing. Con un equipo en crecimiento y solicitudes procedentes de todas partes (Notion, Documentos de Google, Slack), era difícil hacer el seguimiento de los proyectos y de quién hacía qué.
🔁 Rachel Gilstrap, directora de gestión de proyectos de marketing, señaló que este caos provocaba la pérdida de información y retrasos en las aprobaciones. Para solucionar este problema, Rachel tomó la iniciativa de implementar ClickUp. Obtuvo la certificación y adaptó la plataforma a las necesidades de su equipo.
🏆 Los resultados fueron impresionantes: lograron una reducción del 50 % en los tiempos de revisión y aprobación y una disminución del 33 % en el tiempo que tardaban en completar las solicitudes de diseño.
Ahora, con los procesos optimizados, los flujos de trabajo automatizados y las vistas personalizables de ClickUp, Shopmonkey no solo está más organizado, sino que también es más eficiente: ¡ha completado más de 230 tareas en solo cinco meses! Esto incluye 404 nuevos anuncios, 46 nuevas campañas de correo electrónico y nueve eventos. También han lanzado tres productos diferentes en menos de tres meses.
Equipos de corporación: crecimiento sin complicaciones
Las grandes corporaciones suelen tener dificultades para mantener la visibilidad y la coherencia en los procesos.
⚠️ VMware, una empresa importante en el sector de los servicios multinube, se enfrentó a retos reales al intentar optimizar sus operaciones. Con más de 10 000 empleados, las solicitudes de proyectos llegaban por todas partes: por correo electrónico, Slack y reuniones. Este enfoque disperso dificultaba que los equipos se mantuvieran en sintonía y ralentizaba la elaboración de informes y el seguimiento de metas.
🔁 Para abordar estos problemas, VMware decidió asociarse con ClickUp. Teresa Sothcott, directora de la Oficina de Gestión de Proyectos, explicó que necesitaban una única plataforma para gestionar todo de forma eficiente.
🏆 Con ClickUp, lograron una increíble mejora de 8 veces en la aceptación y priorización de proyectos. Las automatizaciones ayudaron a reducir el trabajo pesado, lo que permitió a los equipos centrarse en lo que realmente importaba. Ahora, con todo su trabajo en un solo lugar, VMware tiene una vista clara de los proyectos y puede tomar decisiones rápidas y fundamentadas.
Al equipo le encanta que tengamos una sola herramienta. Ahora tenemos la tranquilidad de saber que contamos con la información correcta.
Al equipo le encanta que tengamos una sola herramienta. Ahora tenemos la tranquilidad de saber que contamos con la información correcta.
Todos estos ejemplos comparten un denominador común: la adaptabilidad de ClickUp permite a equipos de todo tipo y tamaño crear flujos de trabajo que se ajustan a sus necesidades únicas, al tiempo que mantienen las ventajas de un hub de trabajo unificado. Tanto si se trata de una startup de marketing formada por dos personas como de una corporación tecnológica global, la escalabilidad de ClickUp garantiza que su entorno de trabajo pueda crecer y evolucionar al mismo ritmo que usted.
Una comparación exhaustiva de ClickUp con otras herramientas
| Función | ClickUp | Asana | Monday. com | Notion | Jira |
| Gestión de tareas | Avanzado con automatización, tareas periódicas, dependencias y estados personalizados. | Bueno, pero las tareas periódicas y las dependencias requieren planes de nivel superior. | Sólida gestión de tareas, pero las dependencias y automatizaciones pueden resultar torpes. | Limitado para flujos de trabajo de tareas estructuradas. Fuerte en la organización de forma libre. | Excelente para el seguimiento de problemas, pero menos intuitivo para la gestión general de tareas. |
| Vistas | Vistas de lista, tablero, Gantt, calendario, mapas mentales, tabla, carga de trabajo, caja, actividad, todo, documentos, formularios, pizarras, mapa, formularios y Cronograma. | Limitado a las vistas Lista, Tablero, Calendario, Cronograma y Gantt (premium). | Vistas de lista, tablero, cronograma, calendario y vista Gantt. | Vistas tipo base de datos: tabla, Kanban y Calendario. Sin diagrama de Gantt. | Tableros Scrum y Kanban, además de vistas Backlog y Sprint. |
| Personalización | Totalmente personalizable: estados, campos, flujos de trabajo y plantillas. | Ofrece cierta personalización, pero con un límite sin planes premium. | Buena personalización de tableros y flujos de trabajo. | Bases de datos altamente personalizables, pero carece de estructura para los flujos de trabajo de tareas. | Flujos de trabajo y campos personalizados para problemas. Ideal para equipos técnicos. |
| Colaboración | Chat integrado, comentarios en tareas, debates encadenados, uso compartido de archivos. | Comentarios dentro de las tareas, pero carece de la posibilidad de chatear en tiempo real. | Comentarios y actualizaciones, pero sin poder chatear en tiempo real. | Comentarios en páginas/bases de datos; sin chatear. | Comentarios sobre tareas/problemas. Sin chatear. |
| Automatización | Plantillas potentes integradas, desencadenantes personalizables. | Solo en planes de nivel superior, con menos plantillas. | Automatización integrada con flujos de trabajo visuales. | No hay automatización para las tareas; fórmulas de base de datos con límite. | Automatización avanzada para flujos de trabajo de desarrollo. |
| Integraciones | Más de 1000 integraciones, incluyendo Slack, Google Drive y Zoom. | Más de 100 integraciones, incluyendo Slack y Google Drive. | Más de 50 integraciones, ideal para CRM y herramientas de marketing. | Integraciones básicas; depende de las API para obtener más opciones. | Potente para herramientas de desarrollo como Bitbucket y GitHub. |
| Elaboración de informes y análisis | Paneles de control avanzados, carga de trabajo, control de tiempo y seguimiento de metas para el progreso del proyecto. | Elaboración de informes básicos en el nivel gratuito, avanzada en el premium. | Sólida función de elaboración de informes, pero carece de análisis avanzados en los niveles inferiores. | Análisis limitados; ideal para el seguimiento relacionado con el contenido. | Elaboración de informes avanzados para métricas ágiles, como gráficos de velocidad y de consumo. |
| Control de tiempo | Integrado. | Integrado. | Integrado. | Sin control de tiempo nativo. | Integrado |
| Plantillas | Plantillas predefinidas y personalizables para tareas, documentos y flujos de trabajo. | Plantillas de tareas solo en planes premium. | Opciones de plantillas decentes, pero menos variedad en funciones y casos de uso que ClickUp. | Sin plantillas estructuradas; los usuarios crean las suyas propias. | Plantillas mínimas para equipos de software. |
| Jerarquía y organización | Completo: espacios, carpetas, listas, tareas y subtareas. | Solo proyectos y tareas; las subtareas tienen un límite. | Tableros y grupos; sin jerarquías profundas. | Flexible, pero carece de capas de tareas estructuradas. | Proyectos, problemas y subtareas. Ideal para jerarquías técnicas. |
| Base de conocimientos | Herramienta de documentos con enlaces, edición en tiempo real e integración de tareas. | No tiene base de conocimientos integrada. | No tiene base de conocimientos integrada. | Excelente para la gestión del conocimiento. | Soporte mínimo integrado para documentos. |
| Aplicación móvil | Con todas las funciones, acceso sin conexión y una sólida funcionalidad. | Sólido, pero las funciones son más limitadas que en la versión de escritorio. | Potente aplicación móvil con notificaciones personalizables. | Funcionalidad limitada; ideal para tomar notas. | Aplicación móvil básica para ver y realizar la edición de problemas. |
| Facilidad de uso | Interfaz de usuario intuitiva con funciones de arrastrar y soltar y guías de incorporación. | Interfaz de usuario limpia, pero las funciones avanzadas requieren esfuerzo para aprender a utilizarlas. | Fácil incorporación, pero interfaz desordenada para equipos más grandes. | Es sencillo, pero carece de profundidad en la gestión de tareas. | Interfaz de usuario compleja diseñada para desarrolladores. |
| Gestión ágil de proyectos | Funciones integradas como Sprints, paneles ágiles y gráficos de burndown. | Sin compatibilidad nativa; requiere configuración manual. | Soporte ágil limitado. | Herramientas ágiles mínimas. | El mejor soporte ágil de su clase. |
| Precios | El plan Free incluye casi todas las funciones; los planes de pago son asequibles. | El plan Free carece de funciones avanzadas; los planes premium son más caros. | Caro para equipos pequeños; plan Free limitado. | Planes gratuitos y asequibles, pero carece de funciones avanzadas de gestión de proyectos. | Los planes de pago son caros; están diseñados para equipos más grandes. |
Olvídate del trabajo sobre el trabajo: haz más cosas con ClickUp
Comenzamos este debate hablando de los retos que plantea el trabajo desconectado.
Aproximadamente el 92 % de los trabajadores del conocimiento corren el riesgo de perder decisiones importantes debido a la dispersión de la documentación, y solo el 8 % utiliza herramientas de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de los elementos pendientes.
Pero a través de cada función y ejemplo que hemos explorado, una cosa queda clara: hay una forma mejor de trabajar.
Utilizábamos SharePoint, Excel y documentos de Word para la creación y el seguimiento de contenidos, lo que dificultaba la visibilidad y el mantenimiento de la precisión. ClickUp resolvió muchos de esos problemas.
Utilizábamos SharePoint, Excel y documentos de Word para la creación y el seguimiento de contenidos, lo que dificultaba la visibilidad y el mantenimiento de la precisión. ClickUp resolvió muchos de esos problemas.
ClickUp no es solo otro software de gestión de proyectos más que añadir a tu conjunto de herramientas tecnológicas. Es una oportunidad para replantearte desde cero cómo colabora, se comunica y trabaja tu equipo. Tanto si gestionas lanzamientos de productos complejos, coordinas campañas de marketing o lideras iniciativas a nivel empresarial, ClickUp se adapta a tus necesidades y mantiene el contexto que da sentido al trabajo.
¿Lo mejor de todo? No tienes por qué creernos. El plan Free Forever de ClickUp te da acceso a un entorno de trabajo totalmente funcional donde podrás experimentar de primera mano cómo funciones como el chat con IA, los flujos de trabajo personalizados y la colaboración en tiempo real pueden hacerte más productivo.
¿Listo para alcanzar el éxito en tus proyectos? Aquí te explicamos cómo empezar:
- Echa un vistazo a ClickUp University para acelerar la adopción de ClickUp por parte de tu equipo.
- Empieza con el plan Free Forever para explorar las funciones básicas.
- Reserva una demostración para ver cómo ClickUp se puede personalizar según tus necesidades específicas.
- Únete a la comunidad ClickUp para aprender de miles de equipos que ya están obteniendo resultados extraordinarios.
El futuro del trabajo consiste en reunir todo —tus tareas, tus conversaciones, tus documentos y tu equipo— en una plataforma inteligente. ClickUp lidera esta transformación para los equipos de proyectos, y te invitamos a formar parte de ella.
La pregunta no es si necesitas una forma mejor de trabajar. La pregunta es cuánto tiempo más puedes permitirte seguir trabajando a la antigua usanza.
Empieza a utilizar ClickUp hoy mismo y experimenta lo que es la verdadera convergencia en el lugar de trabajo.