ClickUp ha consolidado las herramientas de trabajo en una sola plataforma desde 2017. Sin embargo, a medida que aumenta la popularidad y la necesidad de adoptar la IA, impulsar la optimización del lugar de trabajo requiere replantearse cómo los equipos realizan el seguimiento, comparten y recuperan su contenido empresarial.
ClickUp Brain es un conjunto de funciones de IA conversacionales, contextuales y basadas en roles disponibles en todo ClickUp. Todos los empleados de cualquier equipo pueden aprovechar sus tres pilares fundamentales: AI Knowledge Manager, AI Project Manager y AI Writer for Work.
La pregunta que todos se hacen es: ¿Cómo puede ayudarme la IA a ser más eficaz y eficiente en mi rol?
Con ClickUp Brain, tu equipo no tiene que aprender ingeniería de indicaciones para formular las preguntas adecuadas y obtener mejores resultados de IA, ya que nosotros nos encargamos de ello. Además, puedes aplicar las herramientas de IA de ClickUp de forma gradual, empezando por las áreas de mayor impacto personal y para el equipo, y luego ampliando el alcance.
Seguridad con IAUsted sigue teniendo plena capacidad para utilizar nuestras funciones de IA, pero solo de forma acorde con sus políticas y en beneficio de su plantilla. Esto es lo que necesita saber:
1. Cifrado de datos: ClickUp utiliza el cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo, lo que garantiza que la información confidencial no sea accesible para personas no autorizadas. 2. Controles de acceso para Ask IA: ClickUp implementa controles de acceso estrictos, lo que garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a las respuestas de ClickUp Brain. Los usuarios deben tener acceso a los datos subyacentes. 3. Acuerdos con socios de AGI: ClickUp ha firmado acuerdos con proveedores de LLM para no utilizar los datos para entrenar modelos. 4. Entrenamiento de modelos: ClickUp no entrena ningún modelo de IA con los datos de los usuarios.
Para obtener más información, lee nuestra política de seguridad completa.
¡Echemos un vistazo más de cerca a las funciones clave de ClickUp Brain! 🤓
1. Inicie la IA desde cualquier lugar en ClickUp
La nueva experiencia de chat con IA está exactamente donde la necesitas: a un clic de distancia de la barra de herramientas en cualquier lugar de tu entorno de trabajo. Es una puerta de acceso de autoservicio para buscar respuestas y mantener a tu equipo en un estado de flujo ininterrumpido.
Con acceso al uso compartido permanente de información, la concentración individual y la colaboración del equipo se benefician de menos interrupciones.
A medida que los equipos actualizan sus tareas o colaboran en los entregables, con un simple toque se activa la IA para que cualquiera pueda consultar las decisiones y los datos documentados existentes.
Aunque cada día surgen nuevas preguntas, ClickUp AI está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo se puede utilizar ClickUp AI para obtener ayuda rápida en materia de organización:
Pregunta sobre política interna
- Persona: ¿Podrías decirme cuál es nuestra política de vacaciones? Quiero tomarme el próximo viernes libre, pero no estoy seguro de si necesito autorización previa y con cuánta antelación debo solicitarla.
- IA: Responde con una breve panorámica de las políticas de vacaciones pagadas de la empresa, incluyendo las aprobaciones necesarias, con cuánta antelación deben presentarse las solicitudes, la disponibilidad de días de baja por enfermedad frente a días libres personales y las fuentes para obtener más información.
Buenas prácticas generales para el entorno de trabajo
- Persona: ¿Cómo puedo hacer que una tarea sea privada?
- ClickUp AI: responde con instrucciones paso a paso y enlaces a artículos de ayuda de ClickUp para obtener información adicional.
Soporte informático
- Persona: ¡Mi ordenador no funciona! ¿Cómo puedo ponerme en contacto con el departamento de TI?
- ClickUp AI: consulta tu base de datos de conocimientos para determinar la ubicación de los procedimientos documentados y realiza el uso compartido de los enlaces de origen.
2. Haz preguntas sobre tareas y documentos
Incluso los empleados que destacan en organización tienen dificultades para mantenerse al día con su lista de tareas que requieren mucha concentración.
Todo tiene que estar listo ya si tienes cinco gestores de proyectos trabajando en cinco tareas diferentes.
Ahora tendrás claridad sobre las tareas de trabajo que requieren una acción inmediata y aquellas con menor prioridad según los datos de las tareas. Haz una pregunta personalizada o elige entre las indicaciones predefinidas, entre las que se incluyen:
- ¿Cuáles son mis tareas urgentes?
- ¿En qué debería trabajar ahora?
- ¿Cuáles son mis tareas pendientes?
- ¿Qué tareas están abiertas y me han sido asignadas?
Esto permite a los equipos lograr un progreso constante en el trabajo urgente y en las metas importantes a largo plazo sin perder de vista los hitos clave. 🔑
3. Resuma tareas, hilos de comentarios y documentos.
El uso de herramientas de IA para resumir información y ayudar con la redacción alivia la presión que supone para todos la enorme cantidad de contenido que hay que leer y escribir en el lugar de trabajo. Esto aumenta la eficiencia en toda la empresa gracias al ahorro de tiempo.
Díselo a todo el mundo: ¡Se acabó leer hilos de tareas interminables!
Al crear automáticamente resúmenes de los detalles clave, los equipos aumentan su capacidad para completar y realizar el uso compartido de más trabajo. Las situaciones que se describen a continuación son oportunidades excelentes para poner en práctica el resumen mediante IA:
- Desarrollo de productos: resume largos documentos de requisitos para extraer decisiones clave y compensaciones para los nuevos ingenieros.
- Campañas de marketing: extrae los temas principales y las ideas clave de largos hilos de correos electrónicos en los que se planifica el lanzamiento de una próxima campaña para ayudar a que los colaboradores cruzados se pongan al día.
- Proyectos de investigación: Extraiga las conclusiones y recomendaciones clave de resultados y análisis extensos para crear resúmenes ejecutivos concisos.
- Soporte al cliente: resume las conversaciones de los tickets entre compañeros y clientes para detectar problemas sin resolver, solicitudes de funciones o errores para los equipos de producto.
- Proyectos de consultoría: crea una instantánea de los entregables, los informes de estado y las actas de las reuniones para mantener a los clientes al día sobre el progreso general.
4. Genera resúmenes personales y actualizaciones del equipo
StandUp por IA genera resúmenes de estado concisos bajo demanda para un máximo de 10 personas. Estos puntos de contacto periódicos para evaluar el progreso nos hacen responsables, de modo que no pasamos por alto los esfuerzos individuales y colectivos que impulsan los logros de la organización. 🏆
Tus reuniones individuales, reuniones de equipo y retrospectivas se desarrollan en paralelo. Las reuniones diarias a través de ClickUp AI te ofrecen visibilidad momento a momento para mantener la agilidad, al tiempo que satisfacen necesidades más amplias, como el establecimiento de metas y el desarrollo del talento.
Y cuando un simple punto de control del progreso sea suficiente para mantener tu día al día, ¡añade la tarjeta (resumen) StandUp a tu página de Inicio! En los ajustes de la tarjeta, puedes cambiar entre diferentes períodos de tiempo y formatos para revelar lo que es relevante para ti durante la semana.
5. Utiliza el lenguaje natural para crear automatizaciones personalizadas
A nuestros usuarios les encanta la función de automatización de ClickUp, que elimina gran parte de los procesos manuales relacionados con las tareas. Hemos potenciado la herramienta para que cualquiera pueda crear reglas personalizadas utilizando texto sencillo.
Describe de forma informal lo que quieres que se haga de forma automática: actualizar estados, aplicar plantillas o enviar comentarios a personas específicas.
Por ejemplo, un reclutador automatiza un flujo de trabajo de contratación utilizando lenguaje natural: Cuando el estado de la tarea cambie a aceptado, aplica la plantilla de incorporación de nuevos empleados y cambia la prioridad a alta.
6. Obtenga actualizaciones automáticas de tareas en vistas Lista, Tablero, Calendario o Tabla.
Si ya utilizas los campos personalizados para acelerar el cambio de tareas, te encantarán las últimas incorporaciones al grupo: Resumen de IA y Información sobre el estado de IA.
¿Recuerdas la función de resúmenes de tareas de antes? Ahora puedes obtener resúmenes instantáneos del progreso y las actualizaciones desde las vistas, sin necesidad de abrir una tarea.
Para las hojas de ruta de productos o las listas de campañas de marketing, genera una nueva descripción narrativa del progreso reciente de las tareas. En los canales de ventas o las listas de sprints, extrae resúmenes de las tareas urgentes de los clientes potenciales o las tasas de finalización de los desarrolladores a medida que las tareas evolucionan día a día. 🌱
7. Escribe con nuestro asistente específico para cada rol
El asistente de escritura con IA aporta valor al permitir que los equipos aprovechen al máximo el momento. Mientras las ideas están frescas en nuestra mente, es el momento perfecto para poner el trabajo en marcha. Nos mantendremos centrados en las tareas más importantes y evitaremos los retrasos en el papeleo.
Cómo funciona: los puntos de partida recomendados dentro de ClickUp AI cambian en función del rol que selecciones en el cuadro de diálogo/ventana modal.
Por ejemplo, los ingenieros pueden generar un esquema de modelo o redactar un documento de especificaciones técnicas. Del mismo modo, los gestores de proyectos pueden crear un documento de alcance o una solicitud de cambio de proyecto. El departamento de RR. HH. puede crear ofertas de empleo o redactar anuncios internos.
8. Aligera la carga de trabajo inicial con una plantilla basada en IA.
Con el aumento de la velocidad de los proyectos en todas las empresas, la calidad constante aporta tranquilidad. Las plantillas generadas por IA estandarizan la estructura y el formato, de modo que cualquiera que utilice los recursos aprobados por su marca, ya sea un cliente o un directivo, disponga de materiales pulidos. 🎨
Aprovecha la función «Escribir con IA» para generar un borrador inicial del documento. En concreto:
- Abre un nuevo documento.
- Escribe la clave /IA para abrir la herramienta Write With AI.
- Indique a la IA lo que desea crear y realice la edición según sea necesario.
- Inserta el texto en el documento y añade los toques finales.
- Guarda el documento como plantilla para que otros miembros del equipo puedan acceder a él.
Por ejemplo, los directores de programas que lanzan nuevas iniciativas interfuncionales pueden generar al instante documentos constitutivos totalmente estructurados para su modificación, alineados con las buenas prácticas de gestión de proyectos, como métricas de éxito, listas de riesgos y matrices RACI adaptadas al tamaño del equipo.
Así es como otros equipos están creando plantillas para diferentes ocasiones:
Redes sociales
- Marcos de contenido con tamaños de imagen y longitudes de pie de foto ideales preconfigurados.
- Plantillas de campañas sociales con listas de hashtags reutilizables y mensajes.
- Informes analíticos que muestran las tendencias clave de las métricas.
Contenido
- Esquemas de entradas de blog con investigación SEO prellenada para finalizar.
- Guiones conceptuales de vídeo con detalles de las escenas y listas de control de producción listas.
- Plantillas de boletines informativos por correo electrónico con bloques de contenido segmentados para suscriptores.
Marketing
- Correos electrónicos de captación de clientes potenciales con análisis detallado de segmentación de clientes potenciales.
- Plantillas para planes de lanzamiento de campañas con seguimiento del presupuesto, metas e información sobre el público.
- Plantillas de comunicados de prensa para el lanzamiento de productos con lenguaje de posicionamiento.
Ingeniería
- Plantillas de documentación de arquitectura de código y componentes.
- Plantillas de documentos de requisitos de producto preconfiguradas con directrices de estilo.
- Plantillas de registro de problemas del plan de corrección de fallos con flujos lógicos de árbol de decisión.
TI
- Formularios de documentación de respuesta a incidencias con categorización por gravedad.
- Plantillas de informes de auditoría de ciberseguridad actualizadas con los últimos requisitos de cumplimiento.
- Cuadrículas de prueba de recuperación ante desastres y estructuras de archivo para la restauración selectiva de registros.
RR. HH.
- Plantillas personalizadas de cartas de oferta con condiciones de empleo incluidas.
- Listas de control personalizables de 90 días para la incorporación por departamento o equipo.
- Marcos flexibles de evaluación del rendimiento alineados con los valores de la empresa.
Finanzas
- Plantillas de análisis de riesgos para la preparación de auditorías financieras.
- Plantillas para la elaboración de informes de presupuesto frente a gastos reales
- Plantillas de Pitchbook para materiales de financiación actualizadas por tamaño de ronda.
9. Vista de transcripciones de clips de voz desde un comentario enviado
Una colaboración fluida significa una reunión con los empleados allí donde se sienten más cómodos para expresar sus ideas. Para algunos, expresar los conceptos en voz alta resulta más intuitivo, ya que permite que el tono y el entusiasmo brillen con luz propia.
Los clips de voz de ClickUp permiten a los equipos realizar un uso compartido de comentarios verbales y hacer que la IA transcriba instantáneamente las conversaciones a texto.
La transcripción permite a cualquiera examinar rápidamente el contenido en busca de detalles clave. (¡Y resulta muy útil si estás en un espacio público o en una oficina abierta!) Incluso puedes copiar transcripciones completas o extractos para una mayor visibilidad.
10. Crea subtareas al doble de velocidad con IA
En lugar de devanarte los sesos para determinar todas las tareas necesarias para completar con éxito un proyecto, deja que la ClickUp AI te ayude a elaborar el plan de acción. Solo tienes que definir la meta general, por ejemplo, «Crear un nuevo flujo de trabajo de envío de TI», y la IA generará un conjunto de subtareas secuenciales.
Y el poder de las subtareas generadas por IA no se detiene ahí. 🤖
Cómo funciona: si una tarea se inició como «Planificar cursos de actualización para toda la empresa» cuando se creó por primera vez, es posible que carezca de los detalles necesarios para determinar las subtareas lógicas. Sin embargo, a lo largo de unos días, a medida que las conversaciones aclaran los formatos de entrega, el público y las prioridades de los temas, la IA puede incorporar todos los comentarios recién añadidos.
En función del alcance en evolución, puede recomendar subtareas personalizadas que reflejen el contexto y los detalles actualizados: describir los roles necesarios, los lugares que hay que organizar, los temas de las sesiones que hay que tratar y las invitaciones que hay que crear.
11. Cambia los LLM para personalizar tu experiencia con la IA
¿Te gustaría poder acceder a ChatGPT desde tu entorno de trabajo? ¿O escribir una entrada de blog detallada con Claude sin tener que cambiar de pestaña ni iniciar sesión en la herramienta? ¡Ahora puedes!
ClickUp Brain te ofrece la posibilidad de cambiar entre diferentes modelos de lenguaje grandes (LLM) para adaptarse a diversos casos de uso y preferencias personales. Esto garantiza que obtengas mejores resultados en trabajos diversos, como la codificación, la redacción o el resumen.
A medida que evoluciona la tecnología de IA, la capacidad de cambiar de LLM permitirá a Brain integrar modelos más nuevos y avanzados a medida que estén disponibles y mantener tu práctico asistente adaptable a tus necesidades de trabajo.
Aumente la productividad en toda la empresa con ClickUp Brain.
Nos encantaría chatear con usted para comprender las necesidades de automatización de su equipo y dónde se encuentran los puntos conflictivos. En la sesión personalizada, analizaremos dónde se estancan sus flujos de trabajo y le mostraremos cómo ClickUp Brain, combinado con su base de conocimientos, multiplicará los resultados. ⚙️
Y para que la transformación del lugar de trabajo sea más accesible, ClickUp Brain está disponible por 5 $ al mes por cada miembro del entorno de trabajo. A partir de hoy, tu equipo podrá completar las tareas de hoy, mañana y pasado mañana.