ClickUp ha consolidado las herramientas de trabajo en una sola plataforma desde 2017. Pero a medida que la adopción de la IA aumenta en popularidad (y necesidad), impulsar la optimización del lugar de trabajo requiere repensar cómo los equipos realizan el seguimiento, el uso compartido y la recuperación de su contenido empresarial.
ClickUp Brain es una colección de funciones de IA conversacionales, contextuales y basadas en roles disponibles en todas partes en ClickUp. Todos los empleados de cualquier equipo pueden aprovechar sus tres pilares clave: AI Knowledge Manager, AI Project Manager y AI Writer for Work.
La pregunta que todos se hacen es: ¿Cómo puede ayudarme la IA a ser más eficaz y eficiente en mi rol?
Con ClickUp Brain, tu equipo no tiene que aprender ingeniería de indicaciones para hacer las preguntas correctas y obtener mejores resultados de IA: nosotros nos encargamos de ello. Además, puedes aplicar las herramientas de ClickUp AI de forma gradual, empezando por las áreas de mayor impacto personal y de equipo, y luego ampliando el alcance
SEGURIDAD CON IAUsted conserva todo el poder para utilizar nuestras funciones de IA, y solo de manera que se ajuste a sus políticas en beneficio de su plantilla. Esto es lo que necesita saber:
1. Cifrado de datos: ClickUp utiliza el cifrado para proteger los datos en tránsito y en reposo, garantizando que la información sensible no sea accesible para personas no autorizadas. 2. Controles de acceso para Ask AI: ClickUp implementa estrictos controles de acceso, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a las respuestas de ClickUp Brain. Los usuarios deben tener acceso a los datos subyacentes. 3. Acuerdos con socios de AGI: ClickUp ha firmado acuerdos con proveedores de LLM para no utilizar datos para entrenar modelos. 4. Entrenamiento de modelos: ClickUp no entrena ningún modelo de IA con datos de usuarios.
Más información en nuestra política de seguridad completa.
¡Echemos un vistazo más de cerca a las funciones clave de ClickUp Brain! 🤓
1. Inicie IA desde cualquier lugar en ClickUp
La nueva experiencia de chatear con IA está exactamente donde la necesita: a un clic de distancia de la barra de herramientas en cualquier lugar de su entorno de trabajo. Es una puerta de acceso de autoservicio para buscar respuestas y mantener a su equipo en un estado de flujo ininterrumpido.
Con acceso al uso compartido de información siempre activo, el enfoque individual y la colaboración en equipo se benefician de menos interrupciones.
Cuando los equipos actualizan sus tareas o colaboran en los entregables, un simple toque convoca a la IA para que cualquiera pueda consultar las decisiones y los datos documentados existentes.
Aunque cada día trae nuevas preguntas, ClickUp AI está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Estos son algunos escenarios de cómo las personas pueden usar ClickUp AI para obtener asistencia organizativa rápida:
Pregunta sobre política interna
- Persona: ¿Podría informarme sobre nuestra política de vacaciones? Quiero tomarme libre el próximo viernes, pero no estoy seguro de si necesito autorización previa y con cuánta antelación debo solicitarla.
- IA: Responde con una breve panorámica de las políticas de la empresa en materia de permisos, incluyendo las autorizaciones necesarias, con cuánta antelación deben presentarse las solicitudes, la disponibilidad de días de baja por enfermedad frente a días libres personales y las fuentes para obtener más información
Buenas prácticas generales para entornos de trabajo
- Persona: ¿Cómo hago que una tarea sea privada?
- ClickUp IA: Responde con instrucciones paso a paso y enlaces a los artículos de ayuda de ClickUp para obtener información adicional
Compatibilidad con TI
- Persona: ¡Mi ordenador no funciona! ¿Cómo puedo contactar con el departamento de informática?
- ClickUp AI: Consulta su base de datos de conocimientos para localizar los procedimientos documentados y comparte los enlaces de origen
2. Hacer preguntas sobre tareas y documentos
Incluso los empleados que destacan en organización tienen dificultades para mantenerse al día con su lista de tareas que requieren mucha concentración.
Todo vence ahora si tienes cinco gestores de proyectos en cinco tareas en las que estás trabajando.
Ahora tendrá claridad sobre las tareas de trabajo que requieren una acción inmediata y las que tienen menor prioridad en función de los datos de la tarea. Haga una pregunta personalizada o elija entre las indicaciones predefinidas, que incluyen:
- ¿Cuáles son mis tareas urgentes?
- ¿En qué debería trabajar a continuación?
- ¿Cuáles son mis tareas atrasadas?
- ¿Qué tareas están abiertas y asignadas a mí?
Esto permite a los equipos progresar de manera constante en el trabajo urgente y en las metas importantes a largo plazo sin perder de vista los hitos clave. 🔑
3. Resuma tareas, hilos de comentarios y documentos
El uso de herramientas de IA para resumir información y ayudar a escribir alivia la presión de todos por la enorme cantidad de contenido de lectura y escritura en el lugar de trabajo. Esto aumenta la eficiencia en toda la empresa con el tiempo ahorrado.
Díselo a todos: ¡No más leer hilos de tareas kilométricos!
Al crear automáticamente resúmenes de detalles clave, los equipos aumentan su capacidad para completar y compartir más trabajo. Las situaciones que se describen a continuación son oportunidades excelentes para poner en práctica la síntesis de IA:
- Desarrollo de productos: Resuma largos documentos de requisitos para extraer decisiones clave y compensaciones para nuevos ingenieros
- Campañas de marketing: extraiga temas e ideas importantes de largos hilos de correo electrónico que planifiquen el próximo lanzamiento de una campaña para ayudar a que los colaboradores se pongan al día
- Proyectos de investigación: Extraiga conclusiones y recomendaciones clave de resultados y análisis extensos para crear resúmenes ejecutivos concisos
- Soporte al cliente: Resuma las conversaciones de los tickets entre compañeros y clientes para sacar a la luz problemas sin resolver, solicitudes de funciones o incidencias para los equipos de producto
- Proyectos de consultoría: Cree una instantánea de los entregables, informes de estado y actas de reuniones para mantener a los clientes informados sobre el progreso de alto nivel
4. Generar resúmenes personales (StandUp) y actualizaciones de equipo
StandUp por IA produce resúmenes de estado de tamaño reducido bajo demanda para hasta 10 personas. Estos puntos de contacto regulares para evaluar el progreso nos hacen responsables para no pasar por alto los esfuerzos individuales y colectivos que impulsan los logros de la organización. 🏆
Sus reuniones individuales, de equipo y retrospectivas se desarrollan en paralelo. Las reuniones diarias a través de ClickUp AI brindan visibilidad en todo momento para mantenerse ágil mientras se atienden necesidades más amplias como el ajuste de metas y el desarrollo de talentos.
Y cuando un simple punto de control de progreso sea suficiente para mantener tu día en marcha, ¡añade la tarjeta (resumen) StandUp a tu Inicio! En los ajustes de la tarjeta, puedes cambiar entre diferentes periodos de tiempo y formatos para revelar lo que es relevante para ti durante la semana.
5. Usa el lenguaje natural para crear automatizaciones personalizadas
A nuestros usuarios les encanta la función de Automatización de ClickUp, que elimina muchos de los procesos manuales relacionados con las tareas. Hemos mejorado la herramienta para que cualquiera pueda crear reglas personalizadas con un simple texto
Describe de manera informal lo que quieres que funcione en piloto automático: actualizar estados, aplicar plantillas o enviar comentarios a personas específicas.
Por ejemplo, un reclutador automatiza un flujo de trabajo de contratación utilizando lenguaje natural: Cuando el estado de la tarea cambie a aceptado, aplica la plantilla de incorporación de nuevos empleados y cambia la prioridad a alta.
6. Obtenga actualizaciones automáticas de tareas en las vistas Lista, Tablero, Calendario o Tabla
Si ya utilizas Campos personalizados para cambiar de tarea rápidamente, te encantarán las últimas incorporaciones al grupo: Resumen de IA e Información sobre el estado de IA
¿Recuerda la función de resúmenes de tareas de antes? Ahora puede obtener resúmenes instantáneos del progreso y actualizaciones de las vistas, sin abrir una tarea.
Para hojas de ruta de productos o listas de campañas de marketing, genere una nueva narrativa general del progreso de las tareas recientes. En los embudos de ventas o listas de sprints, extraiga resúmenes de las tareas urgentes de los clientes potenciales o de las tasas de finalización de los desarrollos a medida que las tareas evolucionan día a día. 🌱
7. Escribe con nuestro asistente específico para cada rol
El asistente de escritura con IA aporta valor al permitir a los equipos aprovechar al máximo el momento. Cuando las ideas están frescas en nuestra mente, es el momento perfecto para poner el trabajo en marcha. Nos mantendremos centrados en las tareas más importantes y evitaremos los retrasos en el papeleo.
Cómo funciona: Los puntos de partida recomendados dentro de ClickUp AI cambian en función del rol que seleccione en el cuadro de diálogo/ventana modal.
Por ejemplo, los ingenieros pueden generar un esquema de modelo o escribir un documento de especificaciones técnicas. Del mismo modo, los gestores de proyectos pueden crear un documento de alcance o una solicitud de cambio de proyecto. RR. HH. puede crear listas de trabajo o redactar anuncios internos.
8. Aligera la carga de trabajo inicial con una plantilla basada en IA
Con el aumento de la velocidad de los proyectos en todas las empresas, la calidad constante aporta comodidad. Las plantillas generadas por IA estandarizan la estructura y el formato, de modo que cualquiera que utilice los recursos aprobados por su marca, ya sea de cara al cliente o a la dirección, dispone de materiales pulidos. 🎨
Aproveche la función Escribir con IA para generar un borrador inicial del documento. En concreto:
- Abrir un nuevo documento
- Escriba la clave de barra diagonal para abrir la herramienta Escribir con IA
- Dile a la IA lo que quieres crear y edita según sea necesario
- Inserta el texto en el documento y añade tus toques finales
- Guarde el documento como plantilla para que otros miembros del equipo puedan acceder a él
Por ejemplo, los directores de programas que lanzan nuevas iniciativas interfuncionales pueden generar al instante documentos de estatutos totalmente estructurados para su modificación, alineados con las buenas prácticas de gestión de proyectos, como métricas de intentos correctos, listas de riesgos y matrices RACI adaptadas al tamaño del equipo.
Así es como otros equipos están creando plantillas para diferentes ocasiones:
Redes sociales
- Marcos de contenido con tamaños de imagen y longitudes de subtítulos ideales preconfigurados
- Plantillas de campañas sociales con listas de hashtags y mensajes reutilizables
- Informes analíticos que muestran tendencias clave de métricas
Contenido
- Entradas de blog con esquemas y con investigación SEO rellenada previamente para finalizar
- Guiones de conceptos de vídeo con detalles de escenas y listas de control de producción listas
- Plantillas de boletines de noticias por correo electrónico con bloques de contenido segmentados por suscriptor
Marketing
- Goteo de correos electrónicos de captación de clientes potenciales con desglose del análisis de segmentos de clientes potenciales
- Plantillas de planes de lanzamiento de campañas con un seguimiento del presupuesto, meta e información de la audiencia
- Plantillas de comunicados de prensa de lanzamiento de productos con lenguaje de posicionamiento
Ingeniería
- Plantillas de arquitectura de código y documentación de componentes
- Marcos de documentos de requisitos de productos preestablecidos con orientación de estilo
- Plantillas de registro de problemas del plan de corrección de fallos con flujos lógicos de árbol de decisión
TI
- Documentación de respuesta a incidencias con formularios y categorización de gravedad
- Plantillas de informes de auditoría de ciberseguridad actualizadas con los últimos cumplimientos
- Cuadros de prueba de recuperación ante desastres y estructuras de archivo de restauración de registros selectivos
RR. HH.
- Plantillas personalizadas de cartas de oferta con condiciones de empleo incluidas
- Listas de control de incorporación personalizables de 90 días por departamento o equipo
- Marcos flexibles de revisión del rendimiento alineados con los valores de la empresa
Finanzas
- Plantillas de análisis de riesgos para la preparación de auditorías financieras
- Plantillas (elaboración de) informes de gastos reales frente a presupuestados
- Plantillas de Pitchbook para materiales de financiación actualizadas por tamaño de ronda
9. Vista de transcripciones de clips de voz de un comentario enviado
La colaboración fluida significa reunir a los empleados donde se sienten más cómodos expresando ideas. Para algunos, hablar de los conceptos en voz alta resulta más intuitivo, lo que permite que el tono y el entusiasmo se hagan notar.
Voice Clips en ClickUp permite a los equipos compartir comentarios verbales y hacer que la IA transcriba instantáneamente las conversaciones en texto.
La transcripción permite a cualquiera escanear rápidamente el contenido en busca de detalles clave. (¡Y resulta útil si estás en un espacio público o en una oficina abierta!) Incluso puedes copiar transcripciones completas o extractos para una mayor visibilidad.
10. Cree subtareas al doble de velocidad con IA
En lugar de devanarte los sesos para determinar cada tarea necesaria para completar un proyecto con éxito, deja que ClickUp AI te ayude a crear el plan de acción. Solo tienes que definir la meta general, por ejemplo, Crear un nuevo flujo de trabajo de envío de TI, ¡y la IA te propondrá una serie de subtareas secuenciales!
Y el poder de las subtareas generadas por IA no se detiene ahí. 🤖
Cómo funciona: si una tarea se inicia como Planificar cursos de actualización de formación para toda la empresa cuando se crea por primera vez, puede que le falten los detalles necesarios para determinar las subtareas lógicas. Sin embargo, a lo largo de unos días, a medida que las conversaciones aclaran los formatos de entrega, las audiencias y las prioridades de los temas, la IA puede asimilar todos los comentarios recién añadidos.
Según el alcance en evolución, puede recomendar subtareas personalizadas que reflejen el contexto y los detalles actualizados: ¡resumir los roles necesarios, los lugares que hay que organizar, los temas de las sesiones que hay que tratar y las invitaciones que hay que crear!
11. Cambie a LLMs para personalizar su experiencia de IA
¿Le gustaría poder acceder a ChatGPT dentro de su entorno de trabajo? ¿O escribir una entrada de blog detallada utilizando Claude sin cambiar de pestaña e iniciar sesión en la herramienta? ¡Ahora puede hacerlo!
ClickUp Brain le ofrece la posibilidad de cambiar entre diferentes modelos de lenguaje grande (LLM) para adaptarse a diversos casos de uso y preferencias personales. Esto le garantiza mejores resultados para diversos trabajos como codificar, escribir o resumir.
A medida que la tecnología de IA evoluciona, la capacidad de cambiar de LLM permitirá a Brain integrar modelos más nuevos y avanzados a medida que estén disponibles y mantener a su práctico asistente adaptable a sus necesidades de trabajo.
Aumente la productividad en toda la empresa con ClickUp Brain
Nos encantaría chatear contigo para entender el apetito de automatización de tu equipo y dónde existen tus puntos de fricción. En la sesión personalizada, discutiremos dónde se estancan tus flujos de trabajo y luego mostraremos dónde ClickUp Brain, combinado con tu base de conocimientos, multiplicará el rendimiento. ⚙️
Y para que la transformación del lugar de trabajo sea más accesible, ClickUp Brain está disponible por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo. A partir de hoy, su equipo podrá completar las tareas de hoy, mañana y pasado mañana