Cómo aprovechar al máximo el trabajo asíncrono

La productividad de los trabajadores es una criatura mitológica en cualquier organización: ¿cómo sabemos si alguien es realmente productivo? Así que creamos puntos de control, como reuniones sincronizadas, presencia en el cubículo, pausas para comer y rutinas de 9 a 5 horas.

Sin embargo, los tiempos han cambiado. El trabajo sincrónico en la oficina ya no es el único tipo de trabajo. Los trabajadores de hoy buscan más flexibilidad, no sólo en las horas que trabajan, sino también en la forma de hacerlo.

Como líder de empresa, gestor o profesional de RR.HH., ¿cómo puede poner en práctica estrategias para ayudarles? Averigüémoslo.

¿Qué es el trabajo asíncrono?

El trabajo asíncrono es un estilo operativo en el que los empleados trabajan, completan tareas y se comunican con sus compañeros en el momento que eligen.

Esencialmente, las horas de trabajo de cada individuo del equipo no se sincronizan con las de los demás, de ahí lo de asíncrono.

¿Cómo es un lugar de trabajo asíncrono?

Asíncrono no significa necesariamente que todo el mundo trabaje a distancia o esté en distintas partes del mundo. Simplemente significa que cada uno tiene la libertad de diseñar cómo, dónde y cuándo trabaja.

Trabajar de forma asíncrona se caracteriza por lo siguiente.

• Los empleados tienen flexibilidad para trabajar a distancia
• Diseñan sus horas de trabajo en función de sus vidas, hábitos y ciclos de productividad
• Los equipos se comunican a través de*herramientas de teletrabajo*documentos colaborativos, correos electrónicos y sistemas de gestión de proyectos (en lugar de reuniones individuales en tiempo real)
• Deciden las normas, los límites y el código por los que se rige su trabajo asíncrono
• Cualquiercolaboración en tiempo real se programa con antelación y se optimiza para obtener la máxima productividad

En resumen, el trabajo asíncrono desvincula la productividad de la visibilidad y la disponibilidad. Como afirma Tyler Gillespie, fundador y trabajador asíncrono, en su blog sobre comunicación asíncrona señala, el trabajo asíncrono es "un testimonio del hecho de que los empleados y los miembros de un equipo son adultos que no necesitan ser controlados o dirigidos constantemente."

En resumen, ¡no necesitas estar sentado en tu cubículo para que te vean trabajando!

¿Cómo está configurando el mercado laboral el trabajo asíncrono?

Naturalmente, el trabajo asíncrono exige un enorme cambio en la cultura y el tejido emocional de toda la organización.

Los empleados deben autogestionarse y los directivos confiar más en los empleados que no ven con regularidad o a los que no han visto nunca.

La creciente brecha de talento, especialmente en el trabajo del conocimiento, ha obligado a los directivos a aceptar y fomentar el trabajo asíncrono.

Entender el trabajo asíncrono

El trabajo asíncrono desvincula la productividad de la comunicación constante. Async ayuda a terminar el trabajo de la forma menos perturbadora posible, sin necesidad de una respuesta o reacción inmediata. En este estilo de trabajo los compañeros llegan a respetar la autonomía y a valorar la flexibilidad del lugar de trabajo .

¿En qué se diferencia del trabajo tradicional (que llamamos trabajo síncrono)? Averigüémoslo.

Trabajo síncrono frente a trabajo asíncrono: ¿En qué se diferencia?

Trabajo asíncrono y síncrono son dos modelos operativos que se diferencian principalmente por la disponibilidad de los miembros del equipo en un momento dado. El trabajo síncrono suele ser de 9 a 5, cuando todo el mundo está en la oficina o disponible en línea.

El trabajo asíncrono se produce cuando los equipos fijan juntos sus metas y criterios de aceptación y luego se van a hacer su parte del trabajo en su propio tiempo y espacio. Esta diferencia se manifiesta de varias maneras.

Diferencias entre trabajo asíncrono y trabajo síncrono

¿En qué aspectos es mejor el trabajo asíncrono?

Imagina una situación en la oficina: Llegas, te saludas y un compañero te pide un contenido. Te pones a trabajar en ello.

Toc toc, te interrumpe otro compañero que pasa por tu mesa y quiere hablarte del informe mensual de Google Analytics. Echas un vistazo a los números y haces cuentas mentales cuando ¡ping!

Tu jefe quiere que hagas una llamada rápida. Vuelves a priorizar algunas tareas y comentas algunos problemas de tu equipo; antes de que te des cuenta, es la hora de comer.

Resumen: Aunque has estado ocupado, tu lista original de trabajo sigue intacta.

Aunque esto también puede ocurrir en el trabajo asíncrono, los sistemas proporcionan ciertas tácticas y métodos para evitarlo.

Desactivación de notificaciones: Puedes desactivar las notificaciones de Slack y centrarte en tus tareas. (¡No puedes evitar que un colega pase por la oficina!)

Mejor planificación diaria: Puedes reservar tiempo para revisar mensajes o correos electrónicos para no distraerte mientras haces trabajo en profundidad. (¿Cómo planificas los golpecitos en el hombro?)_

Expectativas controladas: Los equipos asíncronos no esperan respuestas inmediatas, por lo que es más fácil decir que no a las cosas, si es necesario (mucho más difícil decir que no a alguien que te solicita en persona para un "chateo rápido")

Sistemas creados a propósito: Los equipos asíncronos también disponen de documentación, gestión de proyectos y otras herramientas para garantizar que la información esté abierta y disponible para cualquiera que la necesite. (No tienes por qué ser tú quien responda a todas las preguntas)_

Gestión del Calendario: Puedes programar "horas de comunicación" como las horas de oficina de un profesor para indicar a la gente cuándo estás disponible para recibir llamadas. (Hacer esto en la oficina puede parecer caro)

El trabajo asíncrono es un golpecito en el hombro que queda en suspenso hasta que tú o tu colega os conectéis o empecéis a coescribir documentos a través de distintas zonas horarias.

Bonus reading: Cómo el trabajo asíncrono cambia la colaboración ¿Significa eso que todo el trabajo síncrono es un asesino de la productividad? No

No toda la comunicación sincrónica es innecesaria. Hay muchos casos en los que la colaboración en tiempo real es necesaria para que los equipos se pongan de acuerdo.

¿Cuándo es adecuado el trabajo síncrono y asíncrono?

El trabajo síncrono es mejor cuando la comunicación en tiempo real es esencial, como por ejemplo:

• Revisiones en equipo: Estar en persona en tiempo real ayuda a abordar mejor los aspectos emocionales y humanos de la retroalimentación
• Sesiones de lluvia de ideas: La disponibilidad sincrónica ayuda a aprovechar las ideas de los demás en un entorno cerrado
• Ideación fortuita: Un momento casual en la fuente de agua puede dar lugar a importantes avances si los equipos trabajan de forma sincrónica
• Persuasión: Es muy difícil persuadir a un cliente potencial para que compre o a un cliente enfadado para que se quede sin una interacción personalizada
• Talleres: Aprender haciendo es mejor terminado en persona y en tiempo real. Esto es especialmente cierto en tareas que requieren la colaboración de dos o más personas

El trabajo asíncrono es mejor cuando los equipos necesitan espacio para realizar un trabajo centrado, por ejemplo:

Puestas al día: Las actualizaciones sobre el trabajo terminado, el trabajo en curso y los bloqueos pueden enviarse de forma asíncrona. De hecho, con una herramienta como Cerebro ClickUp puede automatizarlo basándose en las entradas del día anterior.

Automatice las actualizaciones de progreso con ClickUp Brain

Crear juntos: Una vez acordado el tema, puede escribir el artículo de forma asíncrona. Varias personas pueden introducir su trabajo en un documento común y editarlo de forma independiente.

Gestión de proyectos: Un gestor de proyectos puede hacer la mayor parte de su trabajo de forma asíncrona. Por ejemplo, puede asignar tareas, crear flujos de trabajo, enviar comentarios de audio/texto, etc., sin estar con los miembros del equipo.

Incorporación de nuevos empleados: Se acabaron los días en los que había que acompañar a un nuevo empleado en cada paso. Hoy en día, puede configurar un documento de incorporación claro y exhaustivo que el nuevo empleado pueda seguir por sí mismo

Si sigues un modelo que combina ambas cosas, aquí tienes cómo puedes hacer que tu comunicación híbrida en el lugar de trabajo eficaz.

Ahora que ya sabemos qué es el trabajo asíncrono y en qué se diferencia de los modelos tradicionales, te explicamos por qué deberías adoptarlo sin reservas.

Importancia del trabajo asíncrono en la cultura laboral actual

Los directivos de las empresas y los profesionales de RR.HH. ya no pueden evitar las estructuras de trabajo asíncronas por varias razones.

Preferencia del demandante de empleo Estudios muestran que alrededor del 98% de la población activa desea trabajar a distancia, al menos a tiempo parcial. Los empleados de la generación GenZ son mucho más propensos al trabajo teletrabajo y la flexibilidad atrae a las mujeres.

Nomadismo digital

Varios trabajadores del conocimiento modernos prefieren trabajar mientras viajan. Algunas de las competencias más especializadas y mejor pagadas sólo están disponibles entre quienes desean independencia de ubicación y tiempo. Para ellos, el trabajo asíncrono y el herramientas para nómadas digitales se convierten en fundamentales para la eficacia.

Políticas de permisos alternativas

Hasta ahora, el trabajo a tiempo completo lo realizaba una sola persona, a la que se asignaba un número fijo de días como permiso retribuido. Hoy, los empleados quieren mucha más flexibilidad. Piden permisos sabáticos y de larga duración para dedicarse a otros intereses.

Esto ha dado lugar al uso compartido del puesto de trabajo, que permite a dos empleados compartir la responsabilidad de una única posición a tiempo completo. En práctica se está convirtiendo en algo habitual en los bufetes de abogados, donde los consultores se reparten las tareas en función de la urgencia y asumen la responsabilidad de tareas específicas.

Ayuda a los empleados a compartir su trabajo y su tiempo, garantizando que alguien cubra las tareas. Esta flexibilidad también implica una menor dependencia de un solo empleado, lo que minimiza los cuellos de botella debidos a dependencias.

Ventaja competitiva

Hoy en día, todas las empresas se plantean el trabajo a distancia o híbrido. AirBnB tiene una vivir y trabajar en cualquier lugar política. Proveedor de búsquedas en Internet DuckDuckGo tiene empleados en 15 países. Hay que ser una empresa asíncrona para atraer a los mejores talentos en el competitivo mercado actual.

Brecha de talento

Hablando de brechas de talento, una organización que se sienta cómoda con el trabajo asíncrono puede contratar desde cualquier parte del mundo. Esto puede ser rentable y reportar importantes beneficios a largo plazo.

Si eso le parece atractivo (o inevitable), aquí tiene cómo implantar prácticas de trabajo asíncrono en su organización.

Implantación del trabajo asíncrono: buenas prácticas

En teoría, el trabajo asíncrono es sencillo: deje que las personas se gestionen a sí mismas y a su trabajo de la forma que más les convenga. En la práctica, esto puede crear el caos.

Para implantar el trabajo asíncrono sin problemas, necesita personas, procesos y tecnología que permitan no sólo a los empleados, sino también a los directivos, RR.HH., etc. Veamos cómo aprovechar ocho buenas prácticas para garantizar el intento correcto.

1. Identifique a los campeones del trabajo asíncrono

No se puede conseguir nada terminado si la gente no cree en ello y no se identifica con ello. Para ello, debe conocer el pulso de su público.

• Realice encuestas para saber si sus equipos desean el trabajo asíncrono;Formularios ClickUp es una buena forma de hacerlo
• Pregúntales si sólo necesitan horario flexible o también una ubicación flexible
• Conozca sus métodos de trabajo actuales y sus niveles de productividad

vista de Formulario ClickUp para encuestas_

A continuación, identifique a los miembros especialmente entusiastas de su equipo que defenderán la causa entre el resto. Facilíteles las herramientas y procesos necesarios para reforzar la gestión del cambio.

2. Cree sistemas

Los equipos remotos también necesitan un lugar de trabajo común, aunque sea virtual. Habilite un espacio de trabajo virtual completo y polifacético para su equipo. Plataforma de trabajo todo en uno de ClickUp para teletrabajo le ofrece todo lo que necesita para potenciar el trabajo asíncrono:

• Proyectos y tareas
• Múltiples vistas
• Seguimiento de la productividad
• Gestión del rendimiento
• Documentación
• Automatizaciones

3. Consolidar la comunicación

Asegúrese de que cualquier sistema que ajuste permite la comunicación asíncrona, el intercambio de ideas y la colaboración en los elementos de acción.

ClickUp incluye un número de comunicación asíncrona funciones también. Tareas de ClickUp tiene comentarios anidados para que los equipos debatan/discutan ideas en contexto.

/ref/ https://clickup.com/features/whiteboards Pizarra ClickUp /%href/

y Mapas mentales hacen que la colaboración virtual sea visual y eficaz. Vista del chat ClickUp está diseñado para el trabajo asíncrono, consolidando todos los mensajes en una sola ventana. Usted no tiene que saltar a través de aros para encontrar los mensajes que todos los presentados a usted para revisar y tomar medidas cuando esté listo.

clickUp Chat View para una vista consolidada de todos los mensajes_

4. Ir más allá de los mensajes de texto

Cuando se envían mensajes de texto, sobre todo entre personas que hablan un dialecto diferente o proceden de una cultura distinta, el tono puede malinterpretarse. Por eso, crea oportunidades de comunicación a través de texto, audio, vídeo y más.

Por ejemplo, Clips de ClickUp le permite compartir grabaciones de pantalla al instante y ofrecer comentarios de voz. En lugar de realizar una videollamada (que necesita disponibilidad común, puede crear un vídeo que el receptor podrá ver más tarde.

Con Clip, también puedes:

• Transcribir grabaciones y copiar fragmentos
• Añadir comentarios dentro del vídeo e iniciar conversaciones a través de un cronograma
• Convertir la descripción de Clip en una auténtica lista de tareas pendientes
• Buscar en las transcripciones un punto concreto

centro de grabación de pantalla y vídeo de ClickUp Clips

5. Gestionar las expectativas

Reúna al equipo para fijar los límites y las expectativas de cada uno. Esto podría incluir la toma de decisiones sobre:

• ¿Cuándo hay que responder a un mensaje?
• ¿En qué zona horaria se ajustan los plazos?
• ¿Cuándo se pueden solicitar conversaciones en tiempo real?
• ¿Dónde y cómo se debe dar feedback?

Crea una carta de trabajo asíncrona para tu equipo/organización en

/ref/ https://clickup.com/features/docs Documentos ClickUp /%href/

. Compártalo con todos los interesados. Invítelos a hacer comentarios. Evoluciona sobre la marcha

Documente a fondo y colabore eficazmente con ClickUp Docs

6. Seguimiento de la productividad

Aunque puede que a los equipos no les guste que se les controle sobre lo que están haciendo, cuándo están trabajando, etc., a la organización le ayuda hacer un seguimiento de la productividad. Anima a los miembros del equipo a hacerlo:

• Utilicen elClickUp Control de tiempo para registrar sus horas de trabajo
• Ajustar claramente la disponibilidad para que el gestor de proyectos pueda asignar las tareas en consecuencia
• Realizar estimaciones de duración estimadas casi exactas para las tareas que se les asignen

seguimiento del tiempo de ClickUp

Realice también un seguimiento del tiempo empleado en reuniones, correos electrónicos, mensajes de chat, reuniones de Slack, etc. para medir el impacto en la productividad de la asincronización.

7. Evitar el pensamiento de grupo

El pensamiento de grupo, en pocas palabras, es un consenso acrítico sobre algo porque la gente quiere evitar la confrontación. Esto puede ser un problema mayor en equipos remotos porque es más fácil que los que no están de acuerdo se queden callados.

Para evitar que esto ocurra

• Anima a todos a hablar
• Etiqueta a las personas e invítales a hacer comentarios
• Entrena al campeón del trabajo asíncrono (¿recuerdas el paso 1?) para que anime a la gente silenciosa a contribuir
• Cuando sea absolutamente necesario, cree formas de aportación anónima a través de formularios y encuestas

8. Integrar el trabajo y los flujos de trabajo

La mayoría de los equipos utilizan varias herramientas para realizar su trabajo. Integrar eficazmente sus herramientas de comunicación asíncrona facilita el trabajo.

Por ejemplo, puede integrar Zoom con ClickUp para iniciar llamadas directamente desde su plataforma de gestión de proyectos. Con la integración de Slack, puede notificar a personas concretas un cambio en el estado de una tarea. Los equipos de software integran herramientas como GitHub, LambdaTest, etc., para que sus flujos de trabajo sean fluidos.

ClickUp ofrece integración con más de 1000 herramientas para que tu trabajo sea fluido

A pesar de sus esfuerzos, los retos son inevitables. Veamos a cuáles puede enfrentarse y cómo puede superarlos.

Trabajo asíncrono: Retos y límites

Hemos visto que la colaboración asíncrona ofrece varias ventajas y es la preferida por los equipos modernos. Sin embargo, en sí mismo, async no es el mejor enfoque para todos los casos. A continuación te explicamos por qué y cómo puedes superar estas limitaciones.

Fatiga de Zoom y sobrecarga de notificaciones

No trabajar en el mismo entorno físico puede hacer que las personas se envíen mensajes demasiado a menudo o que pidan demasiadas reuniones. Esto puede echar por tierra el objetivo de la asincronización.

**Solución

Crear una cultura de documentación en la organización. Anima a los equipos a que registren las ideas clave, los procesos de pensamiento, las opiniones, etc., para que puedan acceder a ellos siempre que lo necesiten. Utilízalo para crear un flujo de trabajo asíncrono que facilite la vida de todos a largo plazo.

Comunicación entre zonas horarias

¿Alguna vez has enviado un "hola" y, para cuando el destinatario responde, ya has olvidado lo que querías? Esto puede ocurrir con más frecuencia cuando los equipos trabajan en distintas zonas horarias.

Solución:

• Identificar horas de trabajo comunes para programar videollamadas críticas, comunicación en tiempo real y tareas de traspaso de proyectos
• Establezca expectativas claras sobre cuándo y cómo responderán los miembros del equipo a los mensajes de los demás
• Establezca plantillas y marcos para las conversaciones: por ejemplo, anime a todos a ofrecer contexto y a formular una pregunta en su totalidad en lugar de un "hola"

Compromiso del equipo

El aislamiento que supone trabajar a distancia y no interactuar cara a cara con los compañeros puede afectar a la motivación. Pronto, los miembros del equipo perderán el sentido de su propósito y la alineación con las metas de la organización.

Solución: Incluir el compromiso del equipo en las áreas clave de responsabilidad de los directivos. Incluya actividades de unión y diversión de vez en cuando. (Incluso puede pedir a un miembro de su equipo que comparta la foto de su gato, ¡siempre funciona!)

Urgencia frente a flexibilidad

Trabajar a distancia significa que los miembros del equipo pueden no entender la urgencia o el impacto de ciertos problemas. Por ejemplo, un ticket de "prioridad uno" necesita ser atendido inmediatamente, algo para lo que un equipo flexible podría no tener a nadie disponible.

Solución: Planifique su horario flexible para garantizar el cumplimiento de sus acuerdos de nivel de servicio (SLA). Si necesita que los miembros del equipo estén disponibles en determinados momentos, indíquelo con antelación y programe en consecuencia.

Eficacia de la formación

Aunque el aprendizaje individualizado a su propio ritmo está ganando popularidad, a menudo no es el más eficaz. Es casi imposible documentar o transferir conocimientos tácitos en el entorno de trabajo. Trabajar en la misma oficina ayuda a modelar comportamientos que pueden resultar difíciles de forma asíncrona.

Solución: Construir módulos de aprendizaje orientados a la acción. Reúna a los equipos para que aprendan unos de otros. Haga que los planes de lecciones sean interactivos. No se detenga en la incorporación inicial: cree vías para formar y reciclar periódicamente a los miembros del equipo.

Asimile el trabajo asíncrono con ClickUp

Tanto si trabaja de forma sincrónica como asincrónica, la productividad suele ser un mito, como los unicornios o los gatos de Cheshire. En los entornos de trabajo tradicionales, el indicador de productividad solía ser la visibilidad, estar en línea, estar sentado en su cubículo, hablar en las reuniones, etc.

En el mundo asíncrono, la visibilidad pasa a un segundo plano. Para que sea funcional, los equipos asíncronos necesitan una forma radicalmente nueva de gestionar su trabajo, su comunicación y su rendimiento.

El software de gestión de proyectos de ClickUp está diseñado precisamente para eso. Con pizarras, mapas mentales, chats en tiempo real, gestión de tareas, documentos, paneles y mucho más, ClickUp transformará el trabajo de su equipo.

Compruébelo usted mismo. Pruebe ClickUp hoy mismo ¡!