Cuando la gente piensa en la flexibilidad en el lugar de trabajo, suele asociarla con un mejor equilibrio entre vida laboral y personal, igualdad de oportunidades y satisfacción de los empleados.
Y aunque todas estas cosas son estupendas, la flexibilidad en el lugar de trabajo también tiene una enorme repercusión en los resultados de una empresa. Afecta positivamente a varias facetas de las operaciones de la empresa: aumenta la productividad de los empleados, minimiza la huella inmobiliaria, optimiza el consumo de energía y mejora los resultados financieros generales.
La oportunidad de trabajar a distancia o en un modelo híbrido es también un factor importante para atraer y retener a los mejores talentos. De hecho, 83% de las empresas que figuran en la lista de las 100 mejores empresas para trabajar de Fortune ofrecen a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa.
En este artículo analizaremos cómo los profesionales de RR.HH. y los directivos de empresas pueden aumentar la productividad y la felicidad de los empleados en el lugar de trabajo moderno utilizando estrategias y herramientas flexibles.
Definir la flexibilidad en el lugar de trabajo
La flexibilidad en el lugar de trabajo es la adaptabilidad de los acuerdos de trabajo para satisfacer las necesidades tanto del empleador como de los empleados. Puede adoptar varios formularios, como el trabajo a distancia, los horarios flexibles, el uso compartido del trabajo y las semanas de trabajo comprimidas, entre otros.
Las metas clave de la flexibilidad laboral son dar más control a los empleados, mejorar el equilibrio entre trabajo y vida privada, aumentar la productividad y apoyar la retención y satisfacción de los empleados. Requiere confianza entre directivos y empleados para garantizar que se siguen satisfaciendo las necesidades de la empresa.
La necesidad de flexibilidad en el lugar de trabajo moderno
Entonces, ¿por qué necesita flexibilidad laboral en su empresa? Aparte del hecho de que sus empleados estarán más contentos y los costes de funcionamiento de su oficina caerán en picado, he aquí algunas razones importantes:
Moral y retención de los empleados
Hay que repetirlo. Cuando los empleados tienen un mayor control sobre sus horarios y dónde trabajan, suelen estar más contentos y comprometidos. Esta moral positiva puede conducir directamente a una mayor retención de los empleados.
Por ejemplo, una encuesta reciente de Owl Labs reveló que 24% de los trabajadores buscarían otro empleo si ya no se les permitiera trabajar a distancia o de forma híbrida.
Adquisición de talento
La flexibilidad en el lugar de trabajo a menudo hace que sea más fácil atraer talento de primer nivel. Los millennials y los trabajadores de la Generación Z, en particular, valoran los empleos que ofrecen horarios flexibles y opciones de teletrabajo.
A Encuesta FlexJobs reveló que el 80% de los millennials y el 74% de los trabajadores de la Generación Z admitieron que la flexibilidad era su principal prioridad a la hora de evaluar una perspectiva laboral.
Aumento de la productividad
A pesar de las preocupaciones iniciales, los estudios han demostrado que la flexibilidad en el lugar de trabajo puede aumentar la productividad. La Universidad de Stanford encontró un aumento de la productividad del 13 cuando los empleados trabajaban desde casa.
Ahorro de costes
Con más empleados trabajando a distancia, las empresas pueden reducir a menudo sus gastos generales. Un menor número de empleados in situ significa que las empresas necesitan gastar menos dinero en inmuebles de oficina, lo que se traduce en un ahorro significativo en alquileres y servicios públicos.
Continuidad de la empresa
Contar con opciones de trabajo flexible puede permitir a las empresas funcionar incluso ante circunstancias imprevistas. Las empresas que ya habían implantado el trabajo flexible sufrieron menos trastornos cuando los empleados pasaron a trabajar desde casa durante la pandemia.
Diferentes Formularios de Flexibilidad Laboral
A continuación se analizan en profundidad las distintas opciones de flexibilidad laboral que las organizaciones pueden ofrecer a sus empleados:
Horarios flexibles
Este tipo de flexibilidad laboral permite a los empleados elegir su horario de trabajo dentro de ciertos límites. Puede incluir opciones como semanas laborales condensadas, en las que los empleados trabajan más horas en menos días, u horarios escalonados, en los que las horas de entrada y salida son diferentes.
Esta flexibilidad ayuda a los empleados a equilibrar sus compromisos laborales y personales, con el resultado de una mayor felicidad y productividad en el trabajo.
Por ejemplo, un director puede empezar la jornada más temprano para adaptarse al horario de recogida del colegio.
Opciones de teletrabajo
Un aspecto clave de la flexibilidad laboral moderna es la posibilidad de que los empleados trabajen desde lugares distintos de la oficina tradicional, como sus casas o espacios de trabajo conjunto. Muchas organizaciones adoptaron este modelo durante la pandemia, reconociendo que la productividad no está ligada a una ubicación física.
Los avances tecnológicos, como la rapidez de Internet y la computación en nube, han simplificado la comunicación y la colaboración, incluso para equipos dispersos geográficamente.
Oportunidades de trabajo compartido y a tiempo parcial
La flexibilidad laboral también incluye el uso compartido del puesto de trabajo, en el que una empresa permite a los empleados compartir las responsabilidades de una posición a tiempo completo. Por ejemplo, un empleado puede trabajar en el turno de mañana y otro en el de tarde.
Además, ofrecer roles a tiempo parcial u horarios reducidos puede ser un formulario de flexibilidad. Este modelo se adapta a quienes no pueden comprometerse con posiciones a tiempo completo por diversas razones, como estudios, compromisos familiares o proyectos personales.
Semanas de trabajo reducidas
En una semana laboral comprimida, los empleados trabajan a jornada completa pero menos días, por ejemplo cuatro días de 10 horas en lugar de cinco días de 8 horas. Los empleados tienen más días libres consecutivos. Requiere cierta logística de programación para garantizar una cobertura adecuada.
Modalidades de trabajo personalizadas
Más allá de estos formularios habituales, la flexibilidad laboral también puede significar adaptar las cargas de trabajo, los roles y las responsabilidades a los puntos fuertes, las aspiraciones profesionales y las fases vitales de cada empleado.
Este enfoque reconoce que un modelo único para todos es ineficaz para la diversa mano de obra actual.
Ventajas de promover la flexibilidad en el lugar de trabajo
He aquí algunas ventajas clave que subrayan la importancia de incorporar la flexibilidad al lugar de trabajo:
Aumento de la productividad
- Horas de trabajo optimizadas: Los acuerdos flexibles permiten a los empleados trabajar durante sus periodos de máxima productividad, que pueden variar de una persona a otra. Esta personalización conduce a un uso más eficiente de las horas de trabajo, lo que a su vez redunda en un aumento general de la productividadmejoras en el proceso de la empresa así como
- Reducción del agotamiento: Al aliviar la presión de los horarios estrictos, los empleados pueden mantener un ritmo de trabajo más saludable, lo que reduce la probabilidad de agotamiento y mejora la productividad general
Aumento de la satisfacción de los empleados
- Mayor conciliación de la vida laboral y personal: La flexibilidad de horarios y ubicación permite a los empleados conciliar mejor su vida profesional y personal, lo que aumenta su satisfacción laboral
- Empoderamiento y autonomía: Ofrecer a los empleados la libertad de gestionar sus horarios de trabajo o elegir su ubicación fomenta un sentimiento de empoderamiento y autonomía, lo que contribuye a elevar su moral
Reducción del absentismo y la rotación
- Menores niveles de estrés: Los entornos de trabajo flexibles pueden reducir los niveles de estrés asociados a los desplazamientos y a los horarios de trabajo rígidos, con la consiguiente disminución del absentismo
- Un entorno de trabajo atractivo: La flexibilidad atrae a los empleados, reduciendo la rotación y los costes de contratación y formación asociados. Esta es una forma segura de que RR.HH. alcance sus metas de liderazgo en torno a la creación de un gran entorno de trabajo
Una reserva de talento más amplia
- Sin límites geográficos: Las opciones de teletrabajo eliminan las limitaciones geográficas, permitiendo a las empresas acceder a una reserva de talento más amplia que se extiende más allá de su ubicación inmediata
- Una fuerza de trabajo diversa: Este mayor alcance también permite la inclusión de una fuerza de trabajo más diversa, aportando un intervalo de perspectivas y habilidades que pueden impulsar la innovación
Cultura de trabajo innovadora
- Fomenta la creatividad: Un entorno de trabajo flexible suele considerarse más progresista y con visión de futuro, ya que anima a los empleados a ser más creativos e innovadores en su enfoque del trabajo
- Gestión basada en la confianza: Esta cultura se basa en la confianza más que en la microgestión, y fomenta el sentido de la responsabilidad y la iniciativa entre los empleados
Desafíos en la implantación de la flexibilidad laboral
Aunque los beneficios de la flexibilidad en el lugar de trabajo son significativos, las empresas pueden enfrentarse a varios obstáculos con este modelo de trabajo:
Barreras de comunicación
Aunque la tecnología facilita el trabajo a distancia y la flexibilidad horaria, también puede crear dificultades en la comunicación. Sin señales no verbales, las diferencias de zona horaria y los problemas técnicos pueden dar lugar a malentendidos.
Por ejemplo, un empleado a distancia se pierde sesiones espontáneas de intercambio de ideas en la oficina, lo que puede hacerle sentir aislado o excluido.
Gestión del rendimiento
Evaluar el rendimiento de los empleados remotos o flexibles puede ser todo un reto. Las métricas tradicionales de oficina pueden no aplicarse si los empleados trabajan en horarios no tradicionales o desde una ubicación distinta a la oficina.
Mantenimiento de la cultura de la empresa
Construir una cultura de empresa sólida e integradora puede ser más complicado con un equipo distribuido. Los empleados se sienten menos conectados con sus compañeros y con la organización cuando no están físicamente presentes.
Por ejemplo, es posible que los ejercicios de formación de equipos y los eventos de la empresa tengan que reprogramarse o reconsiderarse por completo para dar cabida a empleados en ubicaciones distintas o con horarios variables.
Seguridad de los datos
Garantizar la seguridad de la información puede ser un reto, ya que los empleados acceden a los datos de la empresa desde distintas ubicaciones.
Los empleados que trabajan en un lugar público pueden exponer involuntariamente información sensible de la empresa en sus pantallas o ser vulnerables a fugas de datos mientras se conectan a redes públicas.
Adaptación a las necesidades de los empleados
Puede que no todos los empleados prefieran el trabajo flexible o teletrabajo. Algunos pueden tener problemas con la falta de estructura, carecer de una configuración de trabajo adecuada en casa o tener dificultades para separar su vida laboral de su vida personal.
Pero la buena noticia es que, con una cuidadosa combinación de estrategia y herramientas, puede cortar estos problemas de raíz.
Gestión de empleados en un lugar de trabajo flexible
Gestionar eficazmente una plantilla en un lugar de trabajo flexible requiere una mezcla de herramientas modernas y técnicas de gestión abiertas, creativas y adaptables. He aquí algunas estrategias esenciales a tener en cuenta:
Establecer metas y expectativas claras
Con personas que trabajan en diferentes horarios y ubicaciones, comunicar las expectativas sobre disponibilidad, tiempos de respuesta, participación en reuniones, etc., es crucial para la rendición de cuentas y un rendimiento coherente.
Por ejemplo, herramientas de colaboración a distancia como ClickUp tienen funciones como Metas de ClickUp una parte de los ClickUp teletrabajo que permite a los equipos mantener el rumbo para alcanzar sus objetivos con plazos claros, objetivos mensurables y un seguimiento automático del progreso.
Centrarse en los resultados
Juzgue el rendimiento de los empleados en función de los resultados y no del tiempo que pasan en un escritorio. Proporcione contexto y confíe en los empleados para que terminen su trabajo. Tareas de ClickUp puede resultar útil para definir claramente las tareas y subtareas de cada proyecto, asignarlas a las personas adecuadas, compartir actualizaciones e información adicional en los comentarios y agilizar el trabajo en equipo.
También puede utilizar herramientas de seguimiento de la productividad de los empleados para hacer un seguimiento periódico del progreso y el rendimiento.
Promover una cultura de confianza
Confiar en que los empleados gestionen su tiempo y sus tareas con eficacia es vital, sobre todo en las modalidades de trabajo flexible y a distancia.
Fomentar la autonomía y el empoderamiento
Animar a los empleados a tomar la iniciativa y a tomar decisiones dentro de su rol puede conducir a una plantilla más empoderada y comprometida.
Fomentar una comunicación clara y coherente
Controles periódicos mediante herramientas de colaboración digital son esenciales para mantener la claridad y la conexión entre los miembros del equipo.
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Puede utilizar ClickUp Mapas mentales y Pizarras ClickUp para facilitar la lluvia de ideas durante las reuniones virtuales.
Los equipos también pueden utilizarlos para planificar y organizar proyectos, ideas o tareas existentes. Los mapas mentales también permiten correlacionar tareas e ideas, trazar flujos de trabajo con nodos de arrastrar y soltar, y mucho más.
Fomentar la conexión social
Cree oportunidades para que los empleados remotos participen en charlas virtuales y actividades de creación de equipos. Fomenta la inclusión y ayuda a desarrollar la camaradería, al tiempo que preserva la flexibilidad del lugar de trabajo.
Abrazar la tecnología
Herramientas como ClickUp destacan como plataformas versátiles que ofrecen funciones como Vistas de ClickUp que pueden facilitar un espacio centralizado para colaboración en tiempo real .
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Optimizar la programación del trabajo
Adoptar aplicaciones de planificación del trabajo puede ser muy eficaz para optimizar la gestión de horarios flexibles.
Estas apps incluyen funciones como las siguientes plantillas de gestión del tiempo o paneles centralizados que permiten tanto a los empleados como a los directivos hacer un seguimiento y coordinar las horas de trabajo con mayor facilidad y transparencia.
Centralizar datos
Asegúrese de que los miembros de su equipo no tengan que buscar en varias plataformas para acceder a la información necesaria. Documentos de ClickUp permite a los equipos trabajar en colaboración en un espacio compartido, reduciendo la redundancia y la confusión.
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ClickUp también reúne tareas, proyectos, comunicación, metas y mucho más en una sola base de datos.
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también le ayudan a cotejar y sincronizar todos los datos importantes de varias apps en una sola plataforma.
Utilice ClickUp Integrations para minimizar el cambio de contexto entre varias aplicaciones
Con los datos consolidados en ClickUp, se mantiene sincronizada una única fuente de datos. Esto evita la confusión que se deriva de fuentes de datos dispersas y dispares.
Puede crear un entorno de trabajo eficiente y cohesionado integrando estas funciones en su estrategia de gestión flexible del puesto de trabajo.
Ejemplos reales de implantación con éxito de la flexibilidad en el lugar de trabajo
Lejos de ser un centro de costes, la flexibilidad se ha convertido en una astuta estrategia para mejorar los resultados de cualquier organización.
A medida que empresas de todos los sectores se enfrentan a la dinámica cambiante del lugar de trabajo moderno, muchas aceptan que los modelos de trabajo flexibles han llegado para quedarse.
He aquí algunos ejemplos reales de cómo empresas líderes aplican con éxito estrategias de flexibilidad en el lugar de trabajo para fortalecer su empresa desde la base..:
Deloitte
vía Deloitte El "Programa de trabajo ágil" de Deloitte permite a los empleados decidir dónde, cuándo y cómo trabajar. Este enfoque ha aumentado la productividad y la satisfacción de los empleados. Creen que el trabajo es algo que se hace, no un lugar al que se va.
vía Google Google lleva mucho tiempo valorando las ventajas del trabajo flexible. Su página web ' Semana del trabajo desde cualquier lugar ', un evento anual, anima a los empleados a trabajar desde donde se sientan más productivos. Y aunque en algunos roles hay que trabajar desde la oficina varias veces por semana, este espíritu se mantiene en sus continuas políticas de trabajo flexible.
Salesforce
vía Fuerza de ventas Salesforce ofrece a sus empleados flexibilidad en sus horarios de trabajo y ubicación. Han creado un Ohana Sistema de diseño" que hace hincapié en la integración familiar y el sentimiento de pertenencia, independientemente de la ubicación de los empleados.
American Express
vía American Express American Express ofrece otro ejemplo de cómo una gran organización puede crear un lugar de trabajo flexible.
La empresa ha creado un ' BlueWork ', un modelo de trabajo flexible que clasifica los empleos en función del lugar donde se realiza el trabajo y no del número de horas trabajadas.
El modelo incluye categorías como "hub" (mayoritariamente en la oficina), "home" (mayoritariamente en casa), "club" (a partes iguales entre casa y oficina) y "roam" (sin lugar fijo), lo que da a sus empleados amplias opciones de flexibilidad.
Microsoft
vía Microsoft Microsoft ofrece a sus empleados una gran variedad de modalidades de trabajo flexible, como el trabajo a tiempo parcial, el teletrabajo y los horarios flexibles. Se centran en el equilibrio entre la vida laboral y personal y en la productividad, no en la presencia física de sus empleados en un espacio de oficina. Aunque hay roles específicos que deben presentarse en la oficina determinados días de la semana, las opciones de trabajo flexible son frecuentes.
Creación de un "futuro del trabajo" flexible
La flexibilidad en el lugar de trabajo no es sólo una opción política, sino una evolución cultural fundamental para configurar el entorno laboral del mañana.
Este cambio hacia un lugar de trabajo más adaptable, inclusivo y centrado en el ser humano trasciende las normas tradicionales y fomenta una cultura en la que la diversidad, la innovación y el bienestar son primordiales.
Para los profesionales de RR.HH. y los directivos de empresas, se trata de una oportunidad para crear de forma proactiva una cultura del trabajo que responda a las necesidades cambiantes de una plantilla diversa.
ClickUp puede ayudarle a conseguirlo.
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ClickUp ofrece un intervalo de herramientas como Vistas, Documentos, Pizarras e Integraciones que funcionan conjuntamente para crear un entorno de trabajo eficaz y flexible. No sólo agiliza los procesos, sino que también genera confianza y consigue que los directivos obtengan los resultados que buscan, tanto de los empleados que trabajan en la oficina como de los remotos o híbridos.
Así pues, dé el siguiente paso hacia la creación de una plantilla más productiva y satisfecha. Pruebe ClickUp hoy mismo .
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo influye la flexibilidad en la productividad en el lugar de trabajo?
La flexibilidad en el lugar de trabajo suele traducirse en un notable aumento de la productividad. Esto se debe a que permite a los empleados trabajar durante las horas de mayor eficiencia, atendiendo a los ritmos circadianos individuales y a los compromisos personales.
Además, la flexibilidad ayuda a reducir el agotamiento y el estrés, ya que los empleados mantienen un equilibrio más saludable entre trabajo y vida privada.
Esta sensación de autonomía y mejor equilibrio suele dar como resultado mayores niveles de compromiso, mayor productividad y concentración y, en consecuencia, mayor productividad.
2. ¿Cuáles son algunas formas de aumentar la productividad introduciendo la flexibilidad en el lugar de trabajo?
La introducción de la flexibilidad en el lugar de trabajo puede adoptar varios formularios. Los empresarios pueden ofrecer opciones de trabajo teletrabajo, horarios flexibles y trabajo compartido para distribuir las responsabilidades y las horas entre varios empleados.
También son eficaces las oportunidades de trabajo a tiempo parcial y las semanas laborales comprimidas.
Además, las empresas pueden ofrecer tiempo libre no remunerado para actividades personales o eventos vitales y permisos sabáticos, que permiten una pausa prolongada en el trabajo para el desarrollo personal o el descanso.
3. ¿Cómo ayuda ClickUp a promover la flexibilidad laboral?
ClickUp ofrece un conjunto de herramientas que facilitan la colaboración y la organización, precisamente lo que necesita para crear una política de flexibilidad laboral sólida, eficaz y atractiva.
Sus funciones, como la asignación de tareas, vistas de calendarios, documentos y pizarras, ayudan a crear un espacio de trabajo compartido y transparente. Además, la capacidad de ClickUp para integrar diversos procesos y aplicaciones de trabajo en una única plataforma ayuda a agilizar los flujos de trabajo y a garantizar que todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física, tengan acceso a la misma información y los mismos recursos.