Cuando se piensa en la flexibilidad en el lugar de trabajo, a menudo se asocia con un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, la igualdad de oportunidades y la satisfacción de los empleados.
Y aunque todo esto es muy positivo, la flexibilidad en el lugar de trabajo también tiene un gran impacto en los resultados económicos de una empresa. Afecta positivamente a varias facetas de las operaciones comerciales, ya que aumenta la productividad de los empleados, minimiza la huella inmobiliaria, optimiza el consumo de energía y mejora los resultados financieros generales.
La oportunidad de trabajar a distancia o en un modelo híbrido también es un factor importante para atraer y retener a los mejores talentos. De hecho, el 83 % de las empresas que figuran en la lista de las 100 mejores empresas para trabajar de Fortune ofrecen a sus empleados la opción de trabajar desde casa.
En esta publicación, exploraremos cómo los profesionales de RR. HH. y los líderes empresariales pueden aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados en el lugar de trabajo moderno utilizando estrategias y herramientas flexibles.
Definición de flexibilidad en el lugar de trabajo
La flexibilidad en el lugar de trabajo es la capacidad de adaptar las condiciones laborales para satisfacer las necesidades tanto del empleador como de los empleados. Puede adoptar varias formas, entre ellas el teletrabajo, los horarios flexibles, el trabajo compartido y las semanas laborales comprimidas, entre otras.
Las metas clave de la flexibilidad en el lugar de trabajo son proporcionar a los empleados un mayor control, mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, aumentar la productividad y fomentar la retención y la satisfacción de los empleados. Para ello es necesaria la confianza entre los directivos y los empleados, a fin de garantizar que se sigan satisfaciendo las necesidades de la empresa.
La necesidad de flexibilidad en el lugar de trabajo moderno
¿Por qué necesita flexibilidad laboral en su organización? Aparte del hecho de que sus empleados estarán más contentos y los costes de funcionamiento de su oficina se reducirán drásticamente, aquí tiene algunas razones importantes:
Moraleja y retención de los empleados
Vale la pena repetirlo. Cuando los empleados tienen un mayor control sobre sus horarios y su lugar de trabajo, suelen estar más contentos y comprometidos. Esta moral positiva puede traducirse directamente en una mayor retención de los empleados.
Por ejemplo, una encuesta reciente de Owl Labs reveló que el 24 % de los trabajadores buscaría otro empleo si ya no se les permitiera trabajar de forma remota o híbrida.
Adquisición de talento
La flexibilidad en el lugar de trabajo suele facilitar la captación de los mejores talentos. Los trabajadores de la generación millennial y la generación Z, en particular, valoran los puestos de trabajo que ofrecen horarios flexibles y opciones de teletrabajo.
Una encuesta de FlexJobs reveló que el 80 % de los millennials y el 74 % de los trabajadores de la generación Z admitieron que la flexibilidad era su máxima prioridad a la hora de evaluar una oferta de trabajo.
Aumento de la productividad
A pesar de las preocupaciones iniciales, los estudios han demostrado que la flexibilidad en el lugar de trabajo puede aumentar la productividad. La Universidad de Stanford descubrió un aumento del 13 % en la productividad cuando los empleados trabajaban desde casa.
Ahorro de costes
Con más empleados trabajando a distancia, las empresas a menudo pueden reducir sus gastos generales. Menos empleados en las oficinas significa que las empresas necesitan gastar menos dinero en inmuebles, lo que se traduce en un ahorro significativo en alquileres y servicios públicos.
Continuidad de la empresa
Contar con opciones de trabajo flexibles permite a las empresas seguir operando incluso ante circunstancias imprevistas. Las empresas que ya habían implementado el trabajo flexible sufrieron menos interrupciones cuando los empleados pasaron a trabajar desde casa durante la pandemia.
Diferentes formas de flexibilidad en el lugar de trabajo
A continuación, analizamos en profundidad las diferentes opciones de flexibilidad laboral que las organizaciones pueden ofrecer a sus empleados:
Horarios flexibles
Este tipo de flexibilidad laboral permite a los empleados elegir su horario de trabajo dentro de ciertos límites. Puede incluir opciones como semanas laborales condensadas, en las que los empleados trabajan más horas en menos días, u horarios escalonados, en los que las horas de inicio y finalización varían.
Esta flexibilidad ayuda a los empleados a conciliar sus compromisos de trabajo y personales, lo que resulta en una mayor satisfacción laboral y productividad.
Por ejemplo, un padre o una madre pueden empezar su jornada laboral más temprano para poder recoger a sus hijos del colegio.
Opciones de teletrabajo
Un aspecto clave de la flexibilidad en el lugar de trabajo moderno es la capacidad de los empleados para trabajar desde lugares distintos a la oficina tradicional, como sus hogares o espacios de coworking. Muchas organizaciones adoptaron este modelo durante la pandemia, al reconocer que la productividad no está ligada a una ubicación física.
Los avances tecnológicos, como Internet de alta velocidad y la computación en la nube, han simplificado la comunicación y la colaboración, incluso para equipos dispersos geográficamente.
Oportunidades de trabajo compartido y a tiempo parcial
La flexibilidad en el lugar de trabajo también incluye el trabajo compartido, en el que una empresa permite a los empleados compartir las responsabilidades de una posición a tiempo completo. Por ejemplo, un empleado puede trabajar en el turno de mañana, mientras que otro cubre el de tarde.
Además, ofrecer roles a tiempo parcial o con horario reducido puede ser una forma de flexibilidad. Este modelo se adapta a aquellas personas que no pueden comprometerse con posiciones a tiempo completo por diversas razones, como la educación, las obligaciones familiares o los proyectos personales.
Semanas de trabajo comprimidas
En una semana laboral comprimida, los empleados realizan un trabajo a tiempo completo, pero durante menos días, por ejemplo, cuatro días de 10 horas en lugar de cinco días de 8 horas. Los empleados disfrutan de más días libres consecutivos. Esto requiere cierta logística de programación para garantizar una cobertura adecuada.
Acuerdos de trabajo personalizados
Más allá de estas formas comunes, la flexibilidad en el lugar de trabajo también puede significar adaptar las cargas de trabajo, los roles y las responsabilidades para que se ajusten a las fortalezas, las aspiraciones profesionales y las fases de la vida de cada empleado.
Este enfoque reconoce que un modelo con un tamaño único es ineficaz para la diversa fuerza laboral actual.
Ventajas de la promoción de la flexibilidad en el lugar de trabajo
A continuación se enumeran algunas ventajas clave que subrayan la importancia de incorporar la flexibilidad en el lugar de trabajo:
Aumento de la productividad
- Optimización de las horas de trabajo: los acuerdos flexibles permiten a los empleados trabajar durante sus periodos de máxima productividad, que pueden variar de una persona a otra. Esta personalización conduce a un uso más eficiente de las horas de trabajo, lo que a su vez mejora el proceso de la empresa en general.
- Reducción del agotamiento: al aliviar la presión de los horarios estrictos, los empleados pueden mantener un ritmo de trabajo más saludable, lo que reduce la probabilidad de agotamiento y mejora la productividad general.
Mayor satisfacción de los empleados
- Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal: la flexibilidad en los horarios y la ubicación permite a los empleados conciliar mejor su vida profesional y personal, lo que se traduce en una mayor satisfacción laboral.
- Empoderamiento y autonomía: ofrecer a los empleados la libertad de gestionar sus horarios de trabajo o elegir su ubicación fomenta una sensación de empoderamiento y autonomía, lo que contribuye a mejorar la moral.
Reducción del absentismo y la rotación de personal
- Menores niveles de estrés: los entornos de trabajo flexibles pueden reducir los niveles de estrés asociados con los desplazamientos y los horarios de trabajo rígidos, lo que a su vez disminuye el absentismo.
- Entorno de trabajo atractivo: la flexibilidad atrae a los empleados, lo que reduce la rotación de personal y los costes asociados a la contratación y la formación. Se trata de una forma segura para que RR. HH. alcance sus metas de liderazgo en lo que respecta a la creación de un entorno de trabajo excelente.
Mayor reserva de talento
- Sin límites geográficos: las opciones de teletrabajo eliminan las restricciones geográficas, lo que permite a las empresas acceder a una reserva de talento más amplia que va más allá de su ubicación inmediata.
- Una plantilla diversa: este mayor alcance también permite la inclusión de una plantilla más diversa, lo que aporta un intervalo de perspectivas y habilidades que pueden impulsar la innovación.
Cultura laboral innovadora
- Fomenta la creatividad: un entorno de trabajo flexible suele considerarse más progresista y con visión de futuro, lo que anima a los empleados a ser más creativos e innovadores en su enfoque del trabajo.
- Gestión basada en la confianza: esta cultura se basa en la confianza en lugar de en la microgestión, lo que fomenta el sentido de la responsabilidad y la iniciativa entre los empleados.
Retos en la implementación de la flexibilidad en el lugar de trabajo
Aunque las ventajas de la flexibilidad en el lugar de trabajo son significativas, las empresas pueden enfrentarse a varios obstáculos con este modelo de trabajo:
Barreras de comunicación
Si bien la tecnología facilita el teletrabajo y los horarios flexibles, también puede crear dificultades en la comunicación. Sin las señales no verbales, las zonas horarias y los problemas técnicos pueden dar lugar a malentendidos.
Por ejemplo, un empleado remoto se pierde las sesiones espontáneas de intercambio de ideas en la oficina, lo que puede hacer que se sienta aislado o excluido.
Gestión del rendimiento
Evaluar el rendimiento de los empleados remotos o flexibles puede resultar complicado. Es posible que las métricas tradicionales de la oficina no sean aplicables si los empleados trabajan en horarios no tradicionales o desde una ubicación distinta a la oficina.
Mantener la cultura de la empresa
Crear una cultura empresarial sólida e inclusiva puede resultar más complicado con un equipo distribuido. Los empleados se sienten menos conectados con sus compañeros y con la organización cuando no están físicamente presentes.
Por ejemplo, es posible que haya que reprogramar o reconsiderar por completo los ejercicios de formación de equipos y los eventos de la empresa para adaptarse a los empleados que se encuentran en diferentes ubicaciones o tienen horarios variables.
Seguridad de los datos
Garantizar la seguridad de la información puede ser un reto, ya que los empleados acceden a los datos de la empresa desde distintas ubicaciones.
Los empleados que trabajan en un lugar público pueden exponer involuntariamente información confidencial de la empresa en sus pantallas o ser vulnerables a fugas de datos mientras realizan conexiones a redes públicas.
Adaptarse a las necesidades de los empleados
No todos los empleados prefieren el trabajo flexible o el teletrabajo. Algunos pueden tener dificultades con la falta de estructura, carecer de una configuración de trabajo adecuada en casa o tener problemas para separar su vida laboral de su vida personal.
Pero la buena noticia es que, con una combinación cuidadosa de estrategia y herramientas, puede atajar estos problemas de raíz.
Gestión de empleados en un lugar de trabajo flexible
Para gestionar eficazmente a los empleados en un lugar de trabajo flexible, es necesario combinar herramientas modernas con técnicas de gestión abiertas, creativas y adaptables. A continuación, se indican algunas estrategias esenciales que deben tenerse en cuenta:
Establezca metas y expectativas claras.
Dado que las personas trabajan en diferentes horarios y ubicaciones, comunicar las expectativas sobre la disponibilidad, los tiempos de respuesta, la participación en reuniones, etc., es fundamental para la responsabilidad y el rendimiento constante.
Por ejemplo, las herramientas de colaboración remota como ClickUp cuentan con funciones como ClickUp Goals, parte de la solución ClickUp Teletrabajo, que permiten a los equipos mantenerse al día para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, objetivos cuantificables y seguimiento automático del progreso.
Céntrese en los resultados.
Evalúa el rendimiento de los empleados basándote en los resultados, en lugar de en el tiempo que pasan en su escritorio. Proporciona contexto y confía en los empleados para que realicen su trabajo.
Las tareas de ClickUp pueden resultar muy útiles para definir claramente las tareas y subtareas de cada proyecto, asignarlas a las personas adecuadas, compartir actualizaciones e información adicional en los comentarios y agilizar el trabajo en equipo.
También puede utilizar herramientas de seguimiento de la productividad de los empleados para supervisar el progreso y el rendimiento de forma regular.
Promueva una cultura de confianza.
Confiar en que los empleados gestionen su tiempo y sus tareas de forma eficaz es fundamental, especialmente en entornos de trabajo de teletrabajo y flexibles.
Fomente la autonomía y la capacitación.
Alentar a los empleados a tomar la iniciativa y tomar decisiones dentro de sus roles puede conducir a una fuerza laboral más empoderada y comprometida.
Fomente una comunicación clara y coherente.
Las reuniones periódicas mediante herramientas de colaboración digital son esenciales para mantener la claridad y la conexión entre los miembros del equipo.
Puede utilizar ClickUp Mapas mentales y ClickUp Pizarras para facilitar la lluvia de ideas durante las reuniones virtuales.
Los equipos también pueden utilizarlos para planificar y organizar proyectos, ideas o tareas existentes. Los mapas mentales también le permiten establecer conexiones entre tareas e ideas, trazar flujos de trabajo con nodos de arrastrar y soltar, y mucho más.
Fomente las relaciones sociales
Cree oportunidades para que los empleados remotos participen en charlas virtuales y actividades de formación de equipos. Esto fomenta la inclusión y ayuda a desarrollar el compañerismo, al tiempo que se preserva la flexibilidad en el lugar de trabajo.
Aproveche la tecnología
Herramientas como ClickUp destacan por ser plataformas versátiles que ofrecen funciones como ClickUp Views, que pueden facilitar un espacio centralizado para la colaboración en tiempo real.
Optimice la programación del trabajo.
La adopción de aplicaciones de programación del trabajo puede ser muy eficaz para optimizar la gestión de horarios flexibles.
Estas aplicaciones incluyen funciones como plantillas de gestión del tiempo o paneles de control centralizados que permiten tanto a los empleados como a los directivos realizar un seguimiento y coordinar las horas de trabajo con mayor facilidad y transparencia.
Centralice los datos
Asegúrese de que los miembros de su equipo no tengan que buscar en múltiples plataformas para acceder a la información necesaria.
ClickUp Docs permite a los equipos trabajar de forma colaborativa en un espacio compartido, lo que reduce la redundancia y la confusión.
ClickUp también reúne tareas, proyectos, comunicaciones, metas y mucho más en un único lugar. Las integraciones de ClickUp también le ayudan a recopilar y sincronizar todos los datos importantes de múltiples aplicaciones en una sola plataforma.
Con los datos consolidados en ClickUp, se mantiene sincronizada una única fuente de información veraz. Esto evita la confusión que se deriva de fuentes de datos dispersas y dispares.
Puede crear un entorno de trabajo eficiente y cohesionado integrando estas funciones en su estrategia de gestión flexible del lugar de trabajo.
Ejemplos reales de intento correcto de implementación de la flexibilidad en el lugar de trabajo.
Lejos de ser un centro de costes, la flexibilidad se ha convertido en una estrategia inteligente para mejorar los resultados de cualquier organización.
A medida que las empresas de todos los sectores se enfrentan a la dinámica cambiante del lugar de trabajo moderno, muchas aceptan que los modelos de trabajo flexibles han llegado para quedarse.
A continuación, se presentan algunos ejemplos reales de cómo las empresas líderes implementan estrategias exitosas de flexibilidad en el lugar de trabajo para fortalecer su empresa desde la base. :
Deloitte
El «Programa de Trabajo Ágil» de Deloitte permite a los empleados decidir dónde, cuándo y cómo trabajan. Este enfoque ha dado lugar a una mayor productividad y a una mayor satisfacción de los empleados. Creen que el trabajo es algo que se hace, no un lugar al que se va.
Google lleva mucho tiempo valorando las ventajas del trabajo flexible. Su «Semana del trabajo desde cualquier lugar », un evento anual, anima a los empleados a trabajar desde donde se sientan más productivos. Y aunque algunos roles requieren trabajar desde la oficina varias veces a la semana, esta filosofía se mantiene en sus políticas de trabajo flexible.
Salesforce
Salesforce ofrece a sus empleados flexibilidad en sus horarios y ubicaciones de trabajo. Han creado un «Ohana Design System» que hace hincapié en la inclusión de estilo familiar y el sentido de pertenencia, independientemente de la ubicación de los empleados.
American Express
American Express ofrece otro ejemplo de cómo una gran organización puede crear un lugar de trabajo flexible.
La organización ha creado el programa «BlueWork », un modelo de trabajo flexible que clasifica los puestos en función del lugar donde se realiza el trabajo, en lugar del número de horas trabajadas.
El modelo incluye categorías como «hub» (principalmente en la oficina), «home» (principalmente en casa), «club» (a partes iguales entre casa y oficina) y «roam» (sin lugar fijo), lo que ofrece a los empleados amplias opciones de flexibilidad.
Microsoft
Microsoft ofrece a sus empleados una variedad de modalidades de trabajo flexibles, que incluyen trabajo a tiempo parcial, teletrabajo y horarios flexibles. Se centran en el equilibrio entre la vida laboral y personal y en la productividad, no en la presencia física de sus empleados en la oficina. Aunque algunos roles específicos deben acudir a la oficina determinados días de la semana, las opciones de trabajo flexible son la norma.
Crear un «futuro del trabajo» flexible
La flexibilidad en el lugar de trabajo destaca no solo como una opción política, sino como una evolución cultural, fundamental para dar forma al entorno laboral del futuro.
Este cambio hacia un lugar de trabajo más adaptable, inclusivo y centrado en las personas trasciende las normas tradicionales y fomenta una cultura en la que la diversidad, la innovación y el bienestar son primordiales.
Para los profesionales de RR. HH. y los líderes empresariales, esta es una oportunidad para crear de forma proactiva una cultura laboral que se adapte a las necesidades cambiantes de una plantilla diversa.
Y ClickUp puede ayudarte con eso.
ClickUp ofrece una gama de herramientas como Vistas, Documentos, Pizarras e Integraciones que funcionan conjuntamente para crear un espacio de trabajo eficiente y flexible. No solo agiliza los procesos, sino que también genera confianza y permite a los gerentes obtener los resultados que buscan, tanto de los empleados que trabajan en la oficina como de los que lo hacen de forma remota o híbrida.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo afecta la flexibilidad a la productividad en el lugar de trabajo?
La flexibilidad en el lugar de trabajo suele traducirse en un notable aumento de la productividad. Esto se debe a que permite a los empleados trabajar durante las horas de mayor eficiencia, adaptándose a los ritmos circadianos individuales y a los compromisos personales.
Además, la flexibilidad ayuda a reducir el agotamiento y el estrés, ya que los empleados mantienen un equilibrio más saludable entre su trabajo y su vida personal.
Esta sensación de autonomía y mejor equilibrio suele resultar en mayores niveles de compromiso, mayor productividad y concentración y, en consecuencia, una mayor productividad.
2. ¿De qué maneras se puede aumentar la productividad introduciendo flexibilidad en el lugar de trabajo?
La introducción de la flexibilidad en el lugar de trabajo puede adoptar diversas formas. Las empresas pueden ofrecer opciones de teletrabajo, horarios flexibles y trabajo compartido para realizar la distribución de responsabilidades y horas entre varios empleados.
Las oportunidades de trabajo a tiempo parcial y las semanas laborales comprimidas también son eficaces.
Además, los empleadores pueden ofrecer permisos no remunerados para actividades personales o eventos vitales, así como permisos sabáticos, que permiten un descanso prolongado del trabajo para el desarrollo personal o el descanso.
3. ¿Cómo ayuda ClickUp a promover la flexibilidad en el lugar de trabajo?
ClickUp ofrece un conjunto de herramientas para facilitar la colaboración y la organización sin fisuras, precisamente lo que necesita para crear una política de flexibilidad laboral sólida, eficaz y atractiva.
Sus funciones, como la asignación de tareas, las vistas de calendario, los documentos y las pizarras, ayudan a crear un espacio de trabajo compartido y transparente. Además, la capacidad de ClickUp para integrar diversos procesos de trabajo y aplicaciones en una única plataforma ayuda a optimizar los flujos de trabajo y garantiza que todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física, tengan acceso a la misma información y recursos.