Los productos de alta calidad conducen a experiencia positiva del cliente pero la creación de un equipo de ventas y de estrategia de operaciones va más allá de preguntarse qué quiere el cliente. Colaboración entre departamentos y dinámica de equipo son tan importantes para el intento correcto de ventas como para el crecimiento.
Un proceso eficaz de planificación de ventas y operaciones (S&OP) puede cambiar las reglas del juego a este respecto: alinea la oferta, la demanda y la planificación financiera, permitiéndole elaborar un plan de producción eficaz. Además, le ayuda a mantener unas relaciones interdepartamentales de compatibilidad fomentando colaboración interfuncional .
En este artículo, profundizaremos en el proceso S&OP (planificación de ventas y operaciones) explorando sus ventajas, posibles inconvenientes y buenas prácticas para ayudarle a implantarlo sin problemas. También te presentaremos los pasos principales del proceso de implementación de S&OP y revelaremos las métricas que debes seguir para impulsar el crecimiento. 📈
¿Qué es la planificación de ventas y operaciones (S&OP)?
La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso integrado e interfuncional de planificación de la cadena de suministro que alinea la oferta y la demanda de productos con el plan financiero de la empresa comparando la demanda prevista con los recursos disponibles. La compensación presentada ayuda a los ejecutivos a la toma de decisiones estratégicas en asuntos como
- Equilibrar la demanda y la oferta
- Introducción de nuevos productos y abandono de los antiguos
- GarantizarkPI de ventas se cumplen
- Ajuste de los planes de ejecución S&OP
El proceso puede realizarse mensualmente, anualmente o cada dos o tres años, dependiendo de metas de la empresa .
El intento correcto del proceso de planificación del equipo de ventas y operaciones depende del estrecha colaboración y sincronización de los departamentos de desarrollo de productos, fabricación, marketing, equipos de ventas y finanzas. La aportación de todos los equipos pertinentes es la única forma de contar con un S&OP sólido y operativo, que además impulse el trabajo en equipo y la dedicación a una misma meta.
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Ventajas del proceso S&OP
La implantación del proceso S&OP puede ayudar a sus equipos de ventas y operaciones de muchas maneras. Para empezar, agiliza los procesos de ventas y operaciones y minimiza los costes de producción, pero sus beneficios van más allá. He aquí un desglose de las ventajas más importantes del proceso S&OP.
Mayor colaboración
El intento correcto de un proceso S&OP depende en gran medida de la colaboración interfuncional para una mejor toma de decisiones . La aportación de los equipos pertinentes es necesaria para el diseño del S&OP porque sus datos son los que ayudan a la dirección a desarrollar un plan eficaz en primer lugar.
Una estrecha colaboración anima al equipo a tener una visión global -la productividad y el crecimiento generales de la empresa- en lugar de limitarse a los objetivos de su departamento. Esto permite a los equipos compartir ideas e información entre los distintos departamentos, garantizando que todos estén al día de las tendencias actuales y de los próximos retos, lo cual es crucial para que el plan tenga éxito.
Mejora de la gestión del inventario
S&OP ajusta la oferta y la demanda para garantizar que haya inventario excesivo por lo que evitará el pérdida de ingresos provocada por la falta de existencias o los costes de inventario.
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Servicio de atención al cliente mejorado
S&OP le ayuda a entregar a tiempo productos que satisfacen la demanda de los clientes. También le ayuda a fijar el precio adecuado de su producto al proporcionarle una visión profunda del equilibrio entre la oferta y la demanda.
Mayor rentabilidad
Los procesos S&OP eficaces le ayudan a prever mejor la demanda de productos y a crear un plan en consecuencia. Con un mayor conocimiento de las necesidades de la cadena de suministro, puede responder rápidamente a las demandas de los clientes. Esto evita que los clientes esperen sus productos o servicios, lo que puede hacer que se vayan a la competencia. Además, te ayuda a reducir los costes de sobreproducción. 💰
Respuesta más rápida a las crisis
La planificación de escenarios en los procesos S&OP ayuda a responder con rapidez a los cambios en la oferta y la demanda. Disponer de planes para varios escenarios ayuda a las empresas a preparar de antemano soluciones alternativas a posibles problemas para no perder oportunidades de ingresos ni clientes.
Desafíos del proceso S&OP
Ahora, exploremos los principales retos que puede encontrar en el proceso S&OP y veamos cómo puede superarlos eficazmente.
Implantación del proceso
El S&OP puede parecer complicado porque incluye muchas variables que deben funcionar sin problemas para garantizar el éxito de la gestión de la cadena de suministro. La complejidad del proceso puede dificultar su comprensión y dar lugar a confusión entre las partes interesadas.
Para superar este reto, mantenga su gráficos de flujo de procesos directo y limpio. Utilizando una solución de gestión de proyectos como ClickUp es una excelente forma de crear fácilmente gráficos de flujo colaborativos. Cree el gráfico de flujo perfecto para su proceso S&OP con la función Plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp -una plantilla prediseñada y totalmente personalizable, ¡ideal si quieres empezar a trabajar cuanto antes! 🏃
La plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp le permite diseñar, gestionar y visualizar sus procesos fácilmente
Contratar el talento adecuado
La contratación de operarios de la cadena de suministro requiere una cuidadosa consideración, ya que necesitará empleados con sólidas aptitudes técnicas y analíticas. Las personas que contrate también deben estar familiarizadas con todas las operaciones de la cadena de suministro para garantizar una colaboración fluida .
Elegir al candidato adecuado puede llevar mucho tiempo, así que agilícelo con la Plantilla ClickUp para la contratación de candidatos , que le permite revisar, comparar y priorizar candidatos para encontrar a la persona perfecta para su equipo de S&OP. 👌
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Mantener la transparencia entre departamentos
S&OP requiere que varios departamentos trabajen juntos para alinear sus planes de oferta y demanda. Esto significa que los departamentos de ventas, marketing, logística, fabricación y finanzas deben estar siempre informados de los cambios y actualizaciones del proceso. Sin embargo, controlar las actividades de tantos departamentos puede resultar complicado.
Puede superar este reto digitalizando todos sus documentos y manteniéndolos en una ubicación centralizada. De este modo, todos los departamentos podrán acceder a ellos para ver actualizaciones, noticias, cambios o cualquier otra información importante.
Inicie su base de datos sin la molestia de crear un documento desde cero utilizando la función Plantilla Wiki ClickUp ¡! Documente todo lo que necesite en las páginas y secciones prediseñadas de la plantilla, y personalícela para adaptarla a las necesidades de su empresa. 📝
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Cómo crear un proceso S&OP de éxito
Un proceso S&OP de éxito requiere seis sencillos pasos que deben implementarse en un orden fijo. Profundicemos en cada paso para ver en qué consisten
Paso 1: Recogida de datos
El paso de recopilación de datos es la base del proceso S&OP, ya que ayuda a las organizaciones a desarrollar una plan de acción . Implica recopilar datos relacionados con:
- Previsión de ventas
- Histórico de ventas
- Condiciones relevantes del mercado
- La tasa de intento correcto de planes de marketing anteriores
- Objetivos de producción e inventario
La meta principal de la recogida de datos es crear una previsión para las ventas futuras conociendo en profundidad la situación actual de la empresa y la demanda potencial futura.
Paso 2: Planificación de la demanda
La planificación de la demanda es el paso más importante del proceso S&OP. Requiere analizar las tendencias de consumo, las previsiones de ventas y los datos históricos para crear un plan de demanda que indique cuántas unidades del producto pueden venderse y cuándo y dónde satisfacer la demanda.
En esencia, este paso proporciona la cantidad cuantificable de la demanda según las necesidades de su cliente, y puede medirla en unidades o en términos de ingresos. Dado que la demanda cambia rápidamente, debe revisar su previsión con regularidad y tener en cuenta factores como la estacionalidad, que pueden afectar a las estimaciones.
Paso 3: Planificación del suministro
En este paso, debe determinar si la empresa puede adecuar la oferta a la demanda. La capacidad es evaluada por representantes de materiales, operaciones y finanzas, que luego determinan si existen limitaciones en cuanto a proveedores, maquinaria o empleados.
Por ejemplo, si usted y su equipo detectan alguna limitación de capacidad, pueden hacer los ajustes siguientes contratando a más personas o contratar a otros proveedores.
Paso 4: Reunión previa al S&OP
Este paso consiste en la colaboración entre los responsables de ventas, operaciones, marketing, finanzas y materiales, gestión de productos y RRHH. Se reúnen para comparar las previsiones con los planes de oferta y demanda y revisar el impacto financiero del plan. Su experiencia ayuda a detectar posibles problemas y garantiza que todas las piezas del puzzle encajen antes de lanzar el plan de producción.
Paso 5: Reunión ejecutiva
El objetivo de la reunión ejecutiva es aprobar el plan final de ventas y operaciones. Los ejecutivos se reúnen para analizar los planes, las previsiones y las recomendaciones debatidas en la reunión previa al S&OP. A continuación, se perfecciona el plan explorando diferentes escenarios relacionados con los cambios en la oferta y la demanda para garantizar respuestas rápidas a los cambios repentinos del mercado.
Paso 6: Finalización y publicación del plan
Cuando el plan de ventas y operaciones se aprueba y se comparte con todas las partes interesadas externas e internas, está listo para su aplicación. Una vez que el plan está en marcha, el proceso S&OP se evalúa periódicamente para garantizar la funcionalidad y el crecimiento. 🌱
Comience a realizar el seguimiento de su proceso S&OP de inmediato con la aplicación Plantilla del proceso de ventas ClickUp ¡! Utilice su lista de tareas prediseñada para definir los pasos a seguir equipo de ventas para el éxito del proceso S&OP y utilizar el diagrama de Gantt de la hoja de ruta para garantizar que todas las tareas se ajustan al calendario general.
Utilice la plantilla del proceso de ventas de ClickUp como guía para su equipo de ventas
Métricas clave en la planificación de ventas y operaciones
El seguimiento de las métricas S&OP puede ayudar a las organizaciones a evaluar el rendimiento, mitigar los riesgos y garantizar la mejora continua . He aquí las métricas clave de ventas que debe seguir para alcanzar sus metas de S&OP de manera más eficiente:
- Ventas totales: Ventas totales en un periodo concreto, ya sea un mes, un año o un trimestre
- Previsión de ventas frente a ventas totales reales: Sus ventas comparadas con las ventas previstas para el periodo en cuestión
- Margen bruto: Las ventas netas después de restar el coste de los bienes vendidos y los servicios prestados en un plazo determinado
- Duración del ciclo: El tiempo empleado en producir un elemento de principio a fin
- Rotación de existencias: El número de veces que ha vendido y sustituido su inventario en un plazo determinado
- Capital circulante: La diferencia entre el activo y el pasivo circulante durante un periodo determinado
- Utilización de la capacidad: El porcentaje de la producción potencial de su empresa que se está realizando
- Previsión de producción: Las previsiones del número de elementos finales que necesitará para cumplir la previsión de ventas 🔮
Buenas prácticas en la implantación de un plan de ventas y operaciones
Ahora que ya conoces cómo funciona el proceso S&OP, ¡es hora de aprender a sacarle el máximo partido! Vamos a sumergirnos en las buenas prácticas de S&OP para ayudarle a alinear sus ventas y operaciones y promover el trabajo en equipo entre los distintos departamentos.
Implementar la propiedad ejecutiva de su S&OP
El intento correcto del proceso S&OP depende de la orientación y dirección adecuadas ya que el líder debe crear una dinámica positiva entre equipos que pueden tener prioridades contrapuestas . Por ejemplo, cabe esperar cierta tensión entre el equipo de oferta y el de demanda por falta de tiempo y problemas similares.
Por eso es esencial tener una propiedad clara de su S&OP para ajustar las normas para que las partes implicadas colaboren de forma más eficiente. Esta persona debe ser alguien de estado ejecutivo firme, como un director general o un gerente.
Fomentar el compromiso interfuncional
El proceso S&OP requiere que todos los departamentos participen por igual en el proceso, por lo que la colaboración interfuncional es vital para su intento correcto. Si sólo se tienen en cuenta las contribuciones del equipo de ventas y se ignoran las de operaciones y finanzas, el proceso de S&OP no tendrá éxito planificación de operaciones no será eficaz ni productiva.
Para asegurarse de que todas las partes implicadas están al día y en la misma página, debe aumentar la visibilidad en toda la organización. Una buena forma de hacerlo es recurrir a la herramienta Tareas de ClickUp función que le ayuda a planificar, organizar y colaborar en cualquier proyecto en tiempo real. Le permite gestionar las tareas a través de múltiples vistas como Lista, Tablero Kanban y Cronograma, lo que facilita saber exactamente qué tareas están En curso, Done o en el Lista de tareas pendientes . ✅
Puede compartir su entorno de trabajo de ClickUp con todos sus empleados para que siempre estén al día de los últimos cambios. La función de tareas también es compatible con la colaboración interfuncional, ya que le permite:
- Crear hilos de comentarios relacionados con las tareas
- Mencionar a miembros individuales del equipo en los comentarios
- Realizar un seguimiento rápido del trabajo en equipo con varias personas asignadas
Crear listas de tareas para seguir fácilmente el progreso en ClickUp
Comprender el impacto de los cambios en la oferta y la demanda
Dado que el equilibrio entre la oferta y la demanda constituye el núcleo del proceso de S&OP, debe comprender el impacto que los cambios en la oferta y la demanda pueden tener en su empresa. Ejecutar escenarios hipotéticos puede ayudarle a comprender mejor las tendencias del mercado y a prepararse para posibles cambios en el mercado
Por ejemplo, si tiene que aumentar la producción debido a una mayor demanda, la modelización de diferentes escenarios puede ayudarle a determinar los beneficios a largo plazo y a calcular los contratiempos financieros a corto plazo que podrían producirse. Así podrá utilizar estos datos para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Utilizar IA y aprendizaje automático
En el pasado, el S&OP se llevaba a cabo a través de aplicaciones y hojas de cálculo aisladas, que no permitían ejecutar escenarios hipotéticos, ni eran compatibles con la planificación en múltiples divisiones y ubicaciones, ni ayudaban a las empresas a responder rápidamente a los cambios del mercado.
Hoy en día, los ejecutivos de S&OP confían en soluciones de software modernas que incluyen tecnologías inteligentes como IA y aprendizaje automático. Los equipos de S&OP pueden utilizar datos en tiempo real relacionados con los cambios del mercado y comportamiento de los usuarios para gestionar su oferta y demanda. El software diseñado para este tipo de planificación también es compatible con simulaciones hipotéticas y análisis avanzados, lo que permite a los equipos crear situaciones teóricas sin poner a prueba ni comprometer su plan en el mundo real.
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Esta herramienta puede servir como un AI Project Manager que te ayuda a automatizar tu trabajo, actualizaciones de equipo, informes de progreso y standups individuales. También puedes hacer cualquier pregunta y obtener respuestas contextuales de tus documentos, tareas y proyectos o usarlo para generar correos electrónicos para respuestas rápidas y consistentes.
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Mantenga registros
Aprender de los errores del pasado impulsa el progreso en el proceso S&OP, por lo que mantener registros detallados de sus planes anteriores es crucial. Documente tantos aspectos de sus esfuerzos de S&OP como sea posible, de modo que pueda consultar sus notas a medida que evoluciona el mercado e identificar qué planes y procesos tuvieron éxito en el pasado, cuáles no, y por qué. Así podrá determinar qué plan funciona mejor para su empresa y ajustar sus estrategias actuales en consecuencia.
La mejor herramienta para llevar un registro de sus planes de ventas y operaciones es Documentos de ClickUp -¡Documentos totalmente personalizables que le permiten añadir páginas, subpáginas, tablas e imágenes para que se adapten perfectamente a las necesidades de su empresa! ✨
Docs también soporta la colaboración al permitir la edición y los comentarios en tiempo real dentro del documento. Además, incluye control de permisos, para que pueda mantener sus procesos S&OP pasados en privado y proporcionar acceso sólo a los miembros relevantes del equipo.
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Utilice una herramienta CRM
Añadir una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) a su caja de herramientas de S&OP puede ayudarle a aumentar la precisión de las previsiones operativas. Una herramienta CRM eficaz proporciona información sobre cuándo debería producirse la demanda prevista de un producto y puede indicar qué clientes se espera que repercutan en el volumen de producción. De este modo, puede asegurarse de que las decisiones de la cadena de suministro se basan en la evaluación más precisa de la demanda. Herramientas CRM le ayudan a crear una vista de 360° de sus clientes, centrándose en sus interacciones con su empresa y encontrando la información necesaria para una mejor comunicación con el cliente. Puede profundizar en la relación con sus clientes y ganar control sobre adquisición de clientes y retención. Mejore su CRM basándose en ClickUp CRM -¡la mejor solución de gestión de relaciones con clientes del mercado! Le permite visualizar todos los datos de sus clientes en un solo lugar a través de 50+ tarjetas de panel, incluyendo gráficos circulares, de líneas o de barras. 📊
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