Die meisten Produktmanager kennen das: Roadmaps, die für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen haben. PRDs, die nur in jemandes Kopf existieren. Entscheidungen müssen jedes Mal neu erklärt werden, wenn ein neuer Stakeholder hinzukommt.
Wenn im Prozess der Projektentwicklung etwas schiefgeht, werden Sie gefragt: Warum wurde das nicht dokumentiert?
Stellen Sie sich nun das gegenteilige Szenario vor.
Noch bevor die Arbeit beginnt, wird das Problem klar formuliert. Der Benutzerkontext wird schriftlich festgehalten. Kompromisse, Annahmen und Prioritäten werden dokumentiert.
Jeder, der mitten im Projekt dazukommt, kann ein Dokument öffnen und versteht nicht nur, was entwickelt wird, sondern auch warum – also den gesamten Produktentwicklungsprozess.
Was hat sich geändert? Das Produktmanagement-Team dokumentiert Alles.
In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die 10 wichtigsten Dokumente vor, die Produktmanager vorbereiten müssen.
Sie machen das Produktmanagement einfacher und weniger chaotisch.
⭐ Empfohlene Vorlage
Die ClickUp-Projektdokumentationsvorlage ist der beste Ausgangspunkt für die Erstellung organisierter, transparenter und kollaborativer Projektunterlagen für Ihren gesamten Produktlebenszyklus.
Verwenden Sie diese Vorlage, um die Produktvision, die Tools, die Prozesse und die Zeitleisten zu skizzieren, die Ihr Team für die Planung und Umsetzung von Initiativen benötigt. Listen Sie die wichtigsten Teammitglieder auf, die am Produktentwicklungsprozess beteiligt sind, fügen Sie die wichtigsten Ziele und Ergebnisse hinzu und definieren Sie den Projektumfang.
Die 10 wichtigsten Dokumente, die jeder Produktmanager benötigt
Wenn Sie sich nur eine Sache merken, dann diese: Die besten Dokumentationssysteme decken die Bereiche Entdeckung, Plan, Ausführung und Lernen ab. Genau das leisten die folgenden zehn Dokumente.
Diese Dokumente lassen sich in vier Kategorien einteilen: Entdeckung (Markt + Personas), Planung (Roadmap + Business Case), Umsetzung (PRD + Backlog + Stories + Release-Plan + Kommunikation) und Lernen (Überprüfung nach der Markteinführung).
Ein starkes Produktmanagement basiert auf einer klaren, wiederholbaren Prozessdokumentation.
Für wen sind diese Dokumente gedacht?
Ein starkes Produktmanagement basiert auf einer klaren, wiederholbaren Prozessdokumentation.
Für wen sind diese Dokumente gedacht?
- GTM und Enablement: Roadmap, Release-Plan, Kommunikation mit Stakeholdern, Analyse nach der Markteinführung
- Führung: Business Case, Roadmap, Kommunikation mit Stakeholdern, Analyse nach der Markteinführung
- Technik: PRD, Backlog, User Stories, Release-Plan
Im Folgenden finden Sie die zehn Schlüssel-Dokumente, die Produktmanagern dabei helfen, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und die Produktentwicklung voranzutreiben.
1. Produktanforderungsdokument (PRD)
Ein Produktanforderungsdokument (PRD) beschreibt den Zweck, den Umfang, die Features und die Erfolgskriterien eines Produkts. Hier ist ein kurzes Video, das Ihnen zeigt, wie Sie ein PRD erstellen!
Schlüsselelemente, die in einem PRD enthalten sein sollten:
- Problemstellung: Welches Problem der Benutzer oder des Geschäfts lösen Sie?
- Ziele und Vorgaben: Wie sieht Erfolg im Produktentwicklungsprozess aus (Metriken oder Key Performance Indicators, auch bekannt als KPIs)?
- User Stories und Anwendungsfälle: Wie werden Benutzer mit dem Produkt interagieren?
- Funktionale Anforderungen: Die spezifischen Features oder Eigenschaften, die das Produkt aufweisen muss.
- Nicht-funktionale Anforderungen: Einschränkungen hinsichtlich Leistung, Skalierbarkeit oder Benutzerfreundlichkeit
- Abhängigkeiten und Risiken: Was könnte die Lieferung oder Qualität beeinträchtigen?
- Akzeptanzkriterien: Woran erkennen Sie, wann ein Produkt „erledigt“ ist?
Wenn Sie eine vorgefertigte Struktur für ein PRD suchen, ist die ClickUp-Vorlage für Produktanforderungen die beste Wahl, da sie den Weg eines Produkts von der Idee bis zur Markteinführung widerspiegelt.
Es enthält:
- Ziele und Metriken, um Absichten in Zahlen umzusetzen
- Personas und Benutzer-Szenarien liefern den Kontext für jede noch so kleine Entscheidung.
- Zeitleiste mit Release-Terminen und Meilensteinen, um die Synchronisierung der Ergebnisse zu gewährleisten
- User Stories mit anschaulichen Gherkin-Beispielen, um Unklarheiten zu beseitigen
- Die Freigabekriterien umfassen Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Leistung, sodass die Qualität der Markteinführung im Voraus definiert wird.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für das Produktmanagement zum Erstellen strategischer Roadmaps
👀 Wussten Sie schon? Die Rolle des Produktmanagers entstand 1931, als Neil H. McElroy von Procter & Gamble ein Memo über die Einstellung von „Markenmännern” zur Verwaltung einzelner Produkte verfasste.
2. Produkt-Roadmap
Eine Produkt-Roadmap ist ein übergeordnetes Dokument, das aufzeigt, wohin sich das Produkt über einen bestimmten Zeitraum hinweg entwickelt und warum. Es verbindet Geschäftsziele, Kundenbedürfnisse und geplante Produktinitiativen zu einer Gesamtgeschichte.
Im Gegensatz zu einem detaillierten Plan konzentriert sich eine Roadmap eher auf die Richtung, Prioritäten und Abfolge als auf die Umsetzung auf Ebene der Aufgaben.
Die meisten Roadmaps umfassen einige Schlüssel-Punkte, um die allgemeine Produktstrategie und -vision zu verwirklichen:
- Themen, die den Schwerpunkt für einen bestimmten Zeitraum beschreiben
- Initiativen, die jedes Thema in größeren Aufwand unterteilen
- Features, die diesen Aufwand in etwas verwandeln, das Benutzer sehen oder nutzen können.
- Zeitleisten, aus denen hervorgeht, wann welche Arbeiten zu erwarten sind
- Statusmarkierungen zur Nachverfolgung des Plans, der In Bearbeitung ist oder erledigt wurde.
- Eigentümer, die für jede Initiative verantwortlich sind
Hier ein kurzes Beispiel 👇
| Quartal | Thema | Initiativen | Erwartetes Ergebnis |
| Q1 | Verbessern Sie das Onboarding | Vereinfachen Sie die Anmeldung, fügen Sie ein geführtes Setup hinzu | Schnellere Aktivierung von Benutzern |
| Q2 | Kundenbindung steigern | Treuevorteile hinzufügen, Benachrichtigungen verfeinern | Längere aktive Nutzung |
| Q3 | Integrationen erweitern | Neue Partner-Tools, offener API-Zugang | Größere Reichweite im Ökosystem |
| Q4 | Leistung optimieren | Ladezeiten reduzieren, Analysen aktualisieren | Reibungsloseres Erlebnis |
Nutzen Sie die ClickUp-Produkt-Roadmap-Vorlage, um schnell loszulegen.
Damit erhalten Sie:
- Vierteljährliche Roadmap, die Elemente nach Quartalen gruppiert und Felder für Initiative, Fälligkeitsdatum, MoSCoW-Priorität, Team und Release-Status enthält, z. B. „On Track“ (im Plan) oder „At Risk“ (gefährdet).
- Die Roadmap nach Initiativen zeigt Swimlanes pro Thema, sodass Sie den Umfang und den Fortschritt jeder großen Investition sehen können.
- ClickUp-Gantt-Diagramme heben Abläufe und teamübergreifende Abhängigkeiten hervor, wodurch die termingerechte Lieferung gewährleistet wird.
- Product Master Backlog speichert neue Anfragen und Recherche-Elemente mit RICE-Score, Konfidenz, Aufwand und T-Shirt-Größe.
Die Vorlage enthält mehr, als auf dem Papier steht. Am besten probieren Sie es selbst aus!
📮 ClickUp Insight: Wie würden Sie sich fühlen, wenn alle Ihre geöffneten Registerkarten bei einem Absturz des Browsers verschwinden würden? 41 % der Befragten unserer Umfrage geben zu, dass die meisten dieser Registerkarten nicht einmal wichtig sind.
Das ist Entscheidungsmüdigkeit in Aktion: Das Schließen von Registerkarten erfordert zu viele Entscheidungen und fühlt sich überwältigend an. Also lassen wir sie alle offen, anstatt auszuwählen, welche wir behalten möchten. 😅
Als Ihr Ambient-KI-Partner erfasst ClickUp Brain ganz natürlich Ihren gesamten Arbeitskontext. Wenn Sie beispielsweise an einer Forschungsaufgabe zu LangChain-Modellen arbeiten, ist Brain bereits vorbereitet und bereit, das Internet nach dem Thema zu durchsuchen, daraus eine Aufgabe zu erstellen, die richtige Person dafür zuzuweisen und ein Meeting für eine Kickoff-Besprechung zu planen.
3. Business-Case-Dokument
Das Business-Case-Dokument ist ein grundlegendes Artefakt, das die Investition in eine Produktinitiative rechtfertigt. Es stimmt die Stakeholder (Führungskräfte, Finanzabteilung, Technikabteilung usw.) aufeinander ab, indem es das zu lösende Problem, die Durchführbarkeit der vorgeschlagenen Lösung und die erwartete Rendite aufzeigt.
Im Allgemeinen bereiten sich Produktmanager vor einer bedeutenden Ressourcenzuweisung (z. B. während der Entdeckungs- oder Vorbereitungsphase) auf diese Weise vor, um Zustimmung und Finanzierung zu sichern.
Die Business-Plan-Vorlage von ClickUp ist ein gebrauchsfertiges Framework, mit dem Sie jeden Teil des Plans klar kategorisieren und strukturieren können.
Verschiedene Unternehmen oder Teams können Abschnitte hinzufügen oder umbenennen, aber jedes Dokument sollte die folgenden Elemente enthalten, um einen soliden Business Case zu erstellen:
- Ein Problem oder eine Chance definiert, warum dies gerade jetzt wichtig ist. Es umreißt die Situation, die den Vorschlag ausgelöst hat.
- Die vorgeschlagene Lösung umreißt den Plan, was Sie zu erledigen haben, und wie damit das Problem gelöst werden soll.
- Der Marktkontext verankert den Vorschlag in der externen Realität, wie z. B. Kundenbedürfnissen, Wettbewerbsdruck oder Zeitplanung.
- Erwartete Vorteile zeigen, warum es sich lohnt, indem sie Ergebnisse mit messbaren Geschäftszielen verknüpfen.
- Kosten und Ressourcen geben Entscheidungsträgern eine Ansicht darüber, was an Zeit, Geld und Personal erforderlich ist.
- Risiken und Annahmen zeigen Unsicherheiten auf, sodass Führungskräfte vor einer Entscheidung die Vor- und Nachteile abwägen können.
- Metriken für den Erfolg definieren, wie Sie feststellen können, ob es in Bezug auf Lieferung und Wirkung funktioniert hat.
💡 Profi-Tipp: Ersetzen Sie vage Vorteile wie „verbesserte Effizienz” durch messbare Ergebnisse wie „Reduzierung der Bearbeitungszeit von 4 Stunden auf 45 Minuten pro Transaktion”. Konkrete Metriken bestehen die Prüfung durch die Geschäftsleitung, genauso wie ein klares Dokument mit Benutzerberichten die Auswirkungen für die Stakeholder greifbar macht.
4. Dokument zu Benutzer-Personas
Ein User-Persona-Dokument beschreibt die Benutzer, für die ein Produkt entwickelt wird. Es wandelt Forschungsdaten in eine Reihe glaubwürdiger Profile um, die zeigen, wie verschiedene Benutzer denken, was ihnen Wert ist und welche Probleme sie gelöst haben möchten.
Idealerweise sollten Sie in einem Persona-Dokument Muster aus Interviews, Umfragen und Nutzungsdaten zu einer kurzen Erzählung kombinieren, die das Verhalten im Kontext erklärt.
Was ein Persona-Dokument in der Regel enthält 👇
- Name und Rolle: Eine Beschreibung, die die Person leicht identifizierbar macht.
- Hintergrund: Schlüssel-Eigenschaften, Erfahrungsniveau oder beruflicher Kontext
- Ziele: Was die Person mit dem Produkt erreichen möchte
- Herausforderungen oder Schwachstellen: Reibungspunkte, die sie daran hindern, diese Ziele zu erreichen
- Verhaltensweisen und Präferenzen: Wie sie arbeiten, Entscheidungen treffen oder tools verwenden
- Zitate oder Erkenntnisse: Echte Aussagen oder Beobachtungen aus der Forschung, die die Persona zum Leben erwecken.
Um diesen Prozess zu beschleunigen und praxisorientierter zu gestalten, können Sie Ihre Personas mit der ClickUp-Vorlage für Benutzer-Personas erstellen.
Personas sind nach Rolle oder Beruf gruppiert, damit Sie Benutzersegmente auf einen Blick vergleichen können. Es gibt Felder für Alter, Hintergrund, Ziele, Herausforderungen und andere Details.
Mit der Vorlage können Sie Porträtfotos hinzufügen, kurze Notizen machen oder zu einer Ansicht wechseln, in der Personas nach demografischen Merkmalen oder Berufstypen sortiert sind.
⭐ Bonus: ClickUp-Formulare zum Sammeln von Personendaten direkt aus Interviews oder Umfragen, die dann automatisch Ihren Workspace aktualisieren.
5. Marktforschungsdokument
Ein Marktforschungsdokument ist ein formeller Bericht, der die Ergebnisse, Analysen und Schlussfolgerungen aus Untersuchungen präsentiert, die durchgeführt wurden, um einen bestimmten Markt, eine bestimmte Zielgruppe oder eine bestimmte Branche zu verstehen.
Diese Produktmanagement-Dokumentation wird verwendet, um die Größe des Marktes, Wachstumstrends und Akzeptanzbereitschaft zu ermitteln. Sie können auch eine Wettbewerbsanalyse hinzufügen, um Marktlücken zu identifizieren.
Hier sind einige Dokumente zu Marktanforderungen, auf die Sie stoßen werden:
- Explorativer Forschungsbericht: Wird durchgeführt, um erste Einblicke in einen Markt oder Problembereich zu gewinnen und Trends, Probleme oder Chancen zu identifizieren, die einer eingehenderen Untersuchung bedürfen.
- Beschreibender Forschungsbericht: Liefert quantitative Daten, die Marktmerkmale, Kundendemografie, Verhaltensweisen oder Kaufmuster zu einem bestimmten Zeitpunkt beschreiben.
- Kausaler Forschungsbericht: Untersucht Ursache-Wirkungs-Beziehungen, um festzustellen, wie bestimmte Änderungen, z. B. Preis- oder Marketingmaßnahmen, die Reaktionen der Kunden oder die Ergebnisse des Geschäfts beeinflussen.
- Wettbewerbsanalysebericht: Analysiert die Stärken, Schwächen, Positionen, Preisgestaltung und Strategien der Wettbewerber, um Differenzierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
- Verbraucherberichts: Untersucht die Motivationen, Präferenzen und Entscheidungsprozesse der Kunden, um zu verstehen, warum Verbraucher bestimmte Produkte oder Marken wählen.
Die Marktforschungsvorlage von ClickUp hilft dabei, Marktforschungsdaten effizienter in Erkenntnisse und Entscheidungen umzuwandeln.
Sie können Informationen aus Interviews, Umfragen, Wettbewerbsdaten usw. an einem Ort zentralisieren und mithilfe von Benutzerdefinierten Feldern Projekte effektiv kategorisieren.
📚 Weiterlesen: Die beste Software für technische Dokumentation
6. Backlog-Dokument
Ein Backlog-Dokument ist eine übersichtliche Liste von Aufgaben, Features, Anforderungen oder Ideen, die in zukünftigen Zyklen der Entwicklung abgeschlossen oder berücksichtigt werden müssen und in der Regel in der Produktentwicklung oder bei agilen Methoden verwendet wird.
Ein gut strukturiertes, nützliches Backlog-Dokument umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:
| Feld | Beschreibung |
| ID/Referenznummer | Eine eindeutige Kennung für die Nachverfolgung jedes Backlog-Elements |
| Titel/Artikelname | Eine kurze, beschreibende Bezeichnung der Aufgabe oder des Features |
| Beschreibung | Eine prägnante Erklärung, was zu erledigen ist und warum. |
| Typ | Die Kategorie (z. B. Feature, Fehler, Verbesserung, Forschungsaufgabe) |
| Priorität | Die Wichtigkeit oder Dringlichkeit (z. B. hoch, mittel, niedrig) |
| Status | Der aktuelle Status (z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Fertiggestellt“, „Zurückgestellt“) |
| Mitarbeiter/Eigentümer | Die Person oder das Team, die/das für das Abschließen der Aufgabe verantwortlich ist |
| Geschätzter Aufwand/Story-Punkte | Ein Maß dafür, wie viel Arbeit erforderlich ist |
| Abhängigkeiten | Links zu anderen Elementen oder Aufgaben, die zuerst abgeschlossen werden müssen |
| Einzelzielveröffentlichung/Sprint | Gibt an, wann die Lieferung des Elements voraussichtlich erfolgt. |
| Datum hinzugefügt/aktualisiert | Zur Nachverfolgung, wann Elemente erstellt oder geändert wurden |
| Kommentare/Notizen | Alle zusätzlichen Informationen, Hintergründe oder Entscheidungen |
Für ein effektives Backlog-Management können Sie mit der Projekt-Backlog-Vorlage von ClickUp zwischen benutzerdefinierten Ansichten wechseln, um Backlog-Elemente nach Status, Priorität und geplanten Implementierungsfenstern zu visualisieren.
Die Vorlage ist ein ideales Tool für Produktmanager und dient als Vorbereitungsbereich vor der Sprint-Planung. Feature-Anfragen, Fehler und Verbesserungen können erfasst werden, bevor Workflows unterbrochen werden, und Backlog-Elemente können reibungslos in Releases übernommen werden, sobald sie fertig sind.
🧠 Wissenswertes: Die SaaS-Welle, wie wir sie heute kennen, begann 1999, als Salesforce ein Cloud-basiertes CRM auf den Markt brachte, das das alte Modell „Software kaufen, installieren” in Frage stellte.
📋 Notiz: Einige Teams fügen auch eine Empfehlung oder eine Zusammenfassung hinzu, damit die Prüfer die wichtigsten Punkte in wenigen Sekunden erfassen können.
7. User Stories dokumentieren
Ein User-Story-Dokument ist eine Sammlung kurzer, einfacher Beschreibungen von Features oder Funktionen aus der Perspektive des Benutzers. Mit anderen Worten: Es hilft dem Entwicklungsteam zu verstehen, was der Benutzer braucht, warum er es braucht und welchen Wert es über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg bietet.
📋 Hinweis: Ein User-Story-Dokument unterscheidet sich von einem Benutzerhandbuch! Während ein Benutzerhandbuch erklärt, wie Benutzer mit dem fertigen Produkt interagieren, konzentriert sich ein User-Story-Dokument darauf, was überhaupt entwickelt werden muss, um diese Benutzerziele zu erreichen.
Ein User-Story-Dokument enthält in der Regel:
- Story-Kennung und Titel: Eine kurze, eindeutige Beschreibung für jede Story (zum schnellen Nachschlagen)
- Persona/Benutzerrolle: „Als [wer]“; verknüpfen Sie die Geschichte mit einer Ihrer definierten Personas oder Benutzerrollen.
- Ziel oder Wunsch des Benutzers: „Ich möchte [etwas erledigen]“; die Aktion, die der Benutzer ausführen möchte.
- Vorteil oder Ergebnis: „Damit [Vorteil]“; warum der Benutzer es will und welchen Wert er daraus zieht
- Akzeptanzkriterien: Klare, überprüfbare Bedingungen, die definieren, wann diese Story erledigt ist und wie vorgesehen funktioniert.
- Priorität/Geschäftlicher Wert: Wie wichtig diese Story im Vergleich zu anderen ist (z. B. hoch, mittel, niedrig) oder anhand von Story Points/Aufwand
- Schätzung: Grobe Größe/Komplexität (oft in Story Points), damit das Team einen Plan erstellen kann
- Abhängigkeiten und Notizen: Alle Links zu anderen Artikeln, technisches Feedback oder wichtige Hintergrundinformationen
- Status/Verantwortlicher: Wer ist verantwortlich und wie ist der aktuelle Stand (z. B. geplant, In Bearbeitung, erledigt)?
📌 Aufbau eines User-Story-Dokuments: Eine Standard-User-Story folgt einer einfachen Vorlage, wie 👇
Als [Art von Benutzer] möchte ich [ein Feature oder eine Aktion], damit [ein Vorteil oder Grund].
Zum Beispiel: „Als registrierter Kunde möchte ich mein Passwort online zurücksetzen, damit ich wieder Zugriff auf mein Konto erhalte, ohne den Support kontaktieren zu müssen.“
Um das Verfassen, die Nachverfolgung und das Organisieren von User Stories zu vereinfachen, beginnen Sie mit der ClickUp User Story-Vorlage.
Diese Vorlage beginnt damit, zu identifizieren, wer der Benutzer ist und was er erreichen möchte, und unterteilt diese Ziele dann in kleinere Aktivitäten und Aufgaben.
Sie können auch Features markieren, die vor dem nächsten Schritt bereitgestellt werden müssen, und sie entsprechend Ihrem Rollout-Plan in verschiedene Release-Phasen einteilen.
Die „Legende” an der Seite führt Sie durch die Struktur, von der Definition des Benutzers bis zur Aufschlüsselung der Releases, wodurch der Prozess selbst für Teams, die noch keine Erfahrung mit User Story Mapping haben, intuitiv verständlich ist.
❗ Kurze Frage: Haben Sie schon einmal versucht, KI zum Entwerfen oder Überarbeiten Ihrer Dokumentation zu verwenden? Damit kommen Sie über die leere Seite hinaus und können sogar lange, detaillierte Abschnitte straffen.
Laut einer Umfrage von McKinsey & Company setzen mittlerweile 78 % der Unternehmen KI in mindestens einer Funktion ein.
8. Dokument zum Release-Plan
Ein Release-Plan-Dokument ist eine hochrangige Roadmap, die im agilen (Scrum, SAFe oder hybrid) und traditionellen Produktmanagement verwendet wird, um zu definieren, was wann, von wem und unter welchen Einschränkungen über einen oder mehrere Zyklen (in der Regel 3–12 Monate) geliefert wird.
Dieses Dokument schlägt eine Brücke zwischen der Produkt-Roadmap (Vision) und den Sprint-/Iterationsplänen (Ausführung) und beantwortet folgende Fragen: „Welche User Stories, Features oder Epics werden in welcher Version veröffentlicht und warum?“
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, was Sie in der Regel in solchen Dokumenten angeben müssen:
| Epic / Feature | User Stories | Story Points | Sprint | Status | Notizen |
| Mobiles Dashboard | US-101, US-102 | 13 | Sprint 1 | Erledigt | |
| Push-Benachrichtigungen | US-201, US-202, US-203 | 21 | Sprint 2–3 | In Bearbeitung | Abhängig von Firebase |
| Offline-Modus | US-301 | 8 | Sprint 4 | Zu erledigen | Technische Schulden |
| Gesamt | 42 |
Die Release-Planungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Software- oder Produkt-Releases von Anfang bis Ende zu verwalten. Von der Planung und Designprüfung bis hin zum Testen und Rollout können alle Aufgaben an einem Ort erfasst werden, um Transparenz und eine bessere Koordination zwischen den Teams zu gewährleisten.
Mit benutzerdefinierten Status können Sie Aufgabenphasen basierend auf Ihrem Workflow-Design und Ihren Anforderungen verfolgen. Dies reduziert Unklarheiten und Verwirrung darüber, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist, erheblich.
📋 Kurzer Hinweis: Verwechseln Sie Release-Pläne nicht mit Release-Notizen!
- Ein Release-Plan ist ein interner Plan, der einen Überblick über anstehende Aufgaben, deren Liefertermine und die dafür verantwortlichen Personen gibt.
- Release Notes hingegen sind nach außen gerichtete Updates, die den Benutzern mitteilen, was nach der Veröffentlichung eines Releases neu ist, verbessert oder behoben wurde.
9. Dokument zur Kommunikation mit Stakeholdern
Das Dokument zur Stakeholder-Kommunikation (auch Stakeholder-Kommunikationsplan, Kommunikationsplan oder RACI + Cadence Matrix genannt) ist ein Plan, der eine Liste aller Stakeholder enthält und genau angibt, welche Informationen jeder einzelne benötigt, wann er diese benötigt, wie er sie erhält und wer für die Übermittlung verantwortlich ist.
Kurz gesagt geht es um Folgendes:
- Projektübersicht: Zusammenfassung in einem Satz, Veröffentlichungstermine, Ziele
- Stakeholder-Register: Name, Rolle, Organisation, Einfluss/Interesse (Power-Interest Grid)
- Kommunikationsmatrix: Was → Wer → Wann → Wie → Eigentümer
- Tools und Kanäle: E-Mail, Townhall-Meetings und mehr
- RACI-Matrix: Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert pro Ergebnis
- Eskalationsweg: Ansprechpartner bei Hindernissen, Risiken und Entscheidungen
- Meeting-Rhythmus: Zeitplan, Zweck, Teilnehmer, Artefakte
- Feedback-Schleifen: Wie Stakeholder Input liefern können
- Versionshistorie: Datum, Änderung, Verfasser
Die Projektstatusbericht-Vorlage von ClickUp stellt sicher, dass wichtige Projektdetails erfasst und den Stakeholdern klar kommuniziert werden. Sie enthält spezielle Abschnitte für Berichte über den Fortschritt, Ressourcenbedarf, Hindernisse, Verbesserungsmöglichkeiten usw., wodurch es einfacher wird, die Abstimmung aufrechtzuerhalten und Verwirrung im Verlauf des Projekts zu minimieren.
10. Dokument zur Analyse nach der Markteinführung
Ein Dokument zur Analyse nach der Markteinführung (auch als Release-Retrospektive oder Launch-Review bezeichnet) wird nach der Markteinführung eines Produkts erstellt, um zu bewerten, wie die Markteinführung im Vergleich zu den Erwartungen verlaufen ist. Es enthält wichtige Metriken wie Verkaufsdaten, Kundenfeedback, Website-Traffic und Engagement-Trends, um zu beurteilen, ob die Ziele der Markteinführung erreicht wurden.
Zusammen mit Tracking-Nummern wird diese Produktmanagement-Dokumentation verwendet, um zu verstehen, was funktioniert hat, wo die Mitglieder des Teams hinter den Erwartungen zurückgeblieben sind und was für die nächste Version verbessert werden kann.
Dieses Dokument enthält:
- Übersicht über die Markteinführung: Grundlegende Details wie Produktname, Version, Veröffentlichungsdatum, Zielgruppe und ursprüngliche Ziele der Markteinführung
- Wichtige Metriken und Ergebnisse: Akzeptanz, Aktivierung, Kundenbindung, Umsatz, Abwanderung oder Nutzung von Features sowie Leistungsdaten wie Verfügbarkeit und Antwortrate.
- Was gut gelaufen ist und was nicht: Ehrliche Reflexion, gestützt durch Daten zu Erfolgen und Herausforderungen
- Kundeninformationen: Feedback aus Umfragen, Supportkanälen und Nutzeranalysen, das Aufschluss darüber gibt, wie Benutzer das Produkt tatsächlich erlebt haben.
- Wettbewerbsanalyse: Wie hat der Markt reagiert – haben Wettbewerber reagiert, kopiert oder sich neu positioniert?
- Grundursachen und gewonnene Erkenntnisse: Was hat zu den Ergebnissen geführt, die Sie gesehen haben, und welche Muster sollten beim nächsten Mal verstärkt oder vermieden werden?
- Plan: Folgeaufgaben, Korrekturen oder Features mit zugewiesenen Eigentümern und Zeitleisten
- Nächster Überprüfungstermin: Ein festgelegter Zeitpunkt, um die Ergebnisse zu überprüfen und die Nachverfolgung des Fortschritts der Initiativen nach der Markteinführung durchzuführen. Legen Sie einen Termin für die Nachbesprechung fest, damit die gewonnenen Erkenntnisse tatsächlich in Veränderungen umgesetzt werden.
Verwenden Sie für die Bewertung am Ende des Projekts die Vorlage „Projektrückblick“ von ClickUp. So können Sie Ergebnisse und Erkenntnisse zentralisieren und Reflexionen in umsetzbare Maßnahmen umwandeln, anstatt sie nur zu diskutieren.
Die Kanban-ähnliche Board-Ansicht gruppiert Einträge in bestimmte rückblickende Inputs, z. B. was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist, gewonnene Erkenntnisse, alternative Lösungen usw. So können Teams Erfolge, Probleme, Erkenntnisse und offene Fragen leicht voneinander trennen, anstatt alles miteinander zu vermischen.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für technische Dokumentationen für IT-Teams
Wie ClickUp Produktmanagern bei der Vorbereitung dieser Dokumente hilft
Als kompetenter Produktmanager mit hoher Workload gibt es immer einen unsichtbaren Widerstand durch Kontextwechsel, Fehlausrichtungen und Daten, die über Silos verteilt sind.
Ganz zu erwähnen die Arbeit in Bezug auf die Verwaltung von Benutzern, Markt, Strategie, Features, Stakeholdern und Markteinführungsergebnissen!
Entdecken Sie ClickUp: den weltweit ersten konvergenten KI-Workspace.
Was bedeutet das? 👇
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie die Produktmanagement-Software von ClickUp Ihnen mit KI-gestützten Features das Leben erleichtert.
1. ClickUp Brain + Super Agents, um Ihre Produktivität zu steigern
ClickUp Brain ist ein ständig verfügbarer Assistent für die Produktivität, der direkt in Ihren Produktarbeitsbereich integriert ist.
Brain zieht Informationen aus Ihren Aufgaben, Dokumenten, Chats, Feldern und verbundenen tools, um Ihnen kontextbezogene Antworten und Ergebnisse zu liefern.
Im Zusammenhang mit der Produktdokumentation unterstützt Sie ClickUp Brain bei folgenden Aufgaben:
- Erstellen Sie PRDs, Business Cases, User Stories und Forschungszusammenfassungen unter Verwendung des vorhandenen Workspace-Kontexts.
- Zusammenfassung der Diskussionen mit den Stakeholdern in klaren Dokumentationsbeiträgen
- Verwandeln Sie verstreute Notizen oder Meeting-Protokolle in strukturierte Produktdokumente.
- Beantworten Sie Produktfragen sofort, indem Sie auf Aufgaben, Roadmaps und Dokumente verweisen.
Dank der Unterstützung mehrerer KI-Modelle können Sie die für die jeweilige Aufgabe am besten geeignete Intelligenz auswählen. Strategische Narrative, benutzerorientierte Dokumentation, technische Aufschlüsselungen und Forschungssynthesen können alle über dieselbe Oberfläche bearbeitet werden, ohne ClickUp verlassen zu müssen.
Super Agents gehen noch einen Schritt weiter. Sie sind intelligente, autonome Agenten, die im Hintergrund laufen.
🤝 ClickUp Brain + Agents Combo = Eine gemeinsame Betriebsebene für Ihr Produktteam.
Sie erhalten:
- Produktivitätsassistent: ClickUp Brain arbeitet mit Ihnen zusammen und unterstützt über 500 Workflows.
- KI-Befehlsleiste: Geben Sie in einem beliebigen Kommentar ein Space ein, um Aufgaben zu erstellen, Antwortentwürfe zu verfassen oder lange Threads unter Verwendung des gesamten Kontexts der Unterhaltung zusammenzufassen.
- Mehrere KI-Modelle: Greifen Sie über eine einzige Schnittstelle auf ChatGPT, Claude, Gemini und andere Premium-Modelle sowie auf die Echtzeit-Websuche zu, ohne zwischen verschiedenen tools wechseln zu müssen.
- Live-Antworten-Agent: Wenn Fragen im ClickUp-Chat auftauchen, antwortet der Agent automatisch anhand Ihrer ClickUp-Workspace-Kenntnisse, wodurch Unterbrechungen und wiederholte Erklärungen reduziert werden.
- Automatisierte Projekt-Updates: Lassen Sie Agenten tägliche oder wöchentliche Statusberichte für Listen, Aufgaben oder Chats erstellen, um die Beteiligten ohne manuelle Nachverfolgung auf dem Laufenden zu halten.
⭐ Bonus: Holen Sie sich das Beste von ClickUp auf Ihren Desktop mit ClickUp Brain MAX – einer eigenständigen Super-App.
- Ihr ClickUp-Command-Center: Zeigen Sie sofort den Kontext an, der in Aufgaben, Dokumenten, Kommentaren und Projekten verborgen ist. Finden Sie Antworten, rufen Sie Dokumente ab und überprüfen Sie den Status des Projekts in Echtzeit von überall auf Ihrem Desktop.
- Suche über verbundene Apps hinweg: Finden Sie versteckte Dateien und Entscheidungen in Tools wie Google Drive, Docs und Chats und vermeiden Sie Zeitverlust durch manuelles Suchen.
- Umfassende Webrecherche integriert: Verwandeln Sie stundenlange Markt- oder Wettbewerbsrecherchen in wenige Minuten mit KI-gestützter Webanalyse und klaren, nutzbaren Zitaten.
- Talk to Text für schnelleres Denken: Halten Sie Ideen, Notizen und Entwürfe per Sprache fest. Brain MAX übernimmt die Transkription und Überarbeitung und hilft Ihnen dabei, Produktideen zu dokumentieren, solange sie noch frisch sind.
- Reduzieren Sie die KI-Ausbreitung : Anstatt mehrere KI-Tools für Recherche, Schreiben, Zusammenfassen und Suche zu jonglieren, konsolidiert Brain MAX diese Workflows in einer KI-Ebene, die Ihren Produktkontext versteht.
Wenn Sie bereits mit einer unkontrollierten Ausbreitung von KI zu kämpfen haben, finden Sie hier ein Video, in dem erklärt wird, wie Sie diese kontrollieren können, bevor die Situation eskaliert:
2. ClickUp Docs + Brain als zentraler hub für alle Produktdokumente
ClickUp Docs bietet Ihren Produktmanagern einen zentralen Ort, an dem sie Anforderungen dokumentieren, Ergebnisse von Meetings festhalten, in Echtzeit mit Teams zusammenarbeiten und jede Idee direkt mit Aufgaben und deren Umsetzung verknüpfen können.
In Docs hilft ClickUp Brain beim Entwerfen und Aktualisieren von Dokumenten, indem es den Kontext aus Aufgaben, Diskussionen und früheren Entscheidungen nutzt. Ihre Dokumentation bleibt ohne zusätzlichen Aufwand auf dem neuesten Stand.
Mit Kommentaren und Versionshistorie können Ihre Team-Mitglieder Produktentscheidungen anhand einer einzigen zuverlässigen Quelle überprüfen, diskutieren und verfeinern.
Aktualisierungen erfolgen dort, wo die Arbeit bereits stattfindet, wodurch Nacharbeit und Fehlausrichtungen reduziert werden.
Mit Berechtigungen und Freigabesteuerungen können Sie den Zugriff für Führungskräfte, Ingenieure, Designer oder externe Stakeholder individuell anpassen und so sicherstellen, dass jeder den richtigen Detaillierungsgrad sieht, ohne dass Dokumente dupliziert werden müssen.
3. Verwandeln Sie Dokumentation mit Aufgaben + Dashboards in umsetzungsreife Pläne.
Ein Teil davon ist die Erstellung von Produktdokumentationen. Der zweite, ebenso wichtige Teil ist die Umsetzung dieser Dokumentationen in Maßnahmen.
Wie geht das innerhalb des ClickUp-Workspaces?
Erstellen Sie ClickUp-Aufgaben direkt aus Dokumenten, Kommentaren oder KI-Ausgaben. Dieser Schritt stellt sicher, dass Anforderungen, Entscheidungen und Akzeptanzkriterien direkt in die Umsetzung übergehen.
Im Laufe des Fortschritts spiegeln Aufgabenaktualisierungen automatisch den aktuellen Status des Produkts wider.
Erstellen Sie mit ClickUp Dashboards eine umfassende Übersicht über Alles in Ihrem Workspace. Das können Fortschritte, Risiken, Auswirkungen und benutzerdefinierte Dashboards für detaillierte interne und externe Berichte sein.
In den Dashboards können Sie:
- Sehen Sie sich eine Ansicht über den Produktzustand an, die tägliche aktive Benutzer (DAU), Abwanderungsrate, Trends bei der Nutzung von Features und Auswirkungen auf den Umsatz umfasst – alles auf einem Board.
- Stimmen Sie den Status der Markteinführung und der Roadmap ab, indem Sie wichtige Meilensteine, Kapazitätsauslastung, Backlog-Wachstum und Abhängigkeiten auf einem gemeinsamen Dashboard anzeigen.
- Verknüpfen Sie Ihre KPI-Einzelziele (z. B. Customer Lifetime Value, Akquisitionskosten) mit Live-Metriken, damit Sie überprüfen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.
- Filtern und passen Sie Karten (wie Kreisdiagramme, Linientrends, zeitbasierte Karten) nach Version, Region oder Persona benutzerdefiniert an.
Bringen Sie mit ClickUp Klarheit und Schwung in jeden Produktplan.
Wenn Sie der Produktdokumentation Priorität einräumen, kann Ihr Produktteam ein Repository aufbauen, auf das sich alle stützen können.
Der vernetzte ClickUp-Workspace macht es Ihnen leicht.
Sie können Produktdokumente an derselben Stelle erstellen, aktualisieren und weiterentwickeln, an der auch die Arbeit stattfindet, ohne doppelten Aufwand zu leisten oder Updates nachverfolgen zu müssen.
Dank der Zusammenarbeit von Dokumenten, Aufgaben, Dashboards und integrierter KI wird die Produktdokumentation zu einem Teil Ihres täglichen Workflows und nicht zu einer nachträglichen Überlegung.
Egal, ob Sie Produktmanager, angehender PM oder Gründer sind, der Produktentscheidungen trifft – ClickUp hilft Ihnen dabei, von verstreuten Dokumenten zu klaren, umsetzungsreifen Plänen zu gelangen.
Sind Sie bereit für eine Testversion? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an.
Häufig gestellte Fragen
Jeder Produktmanager sollte über eine Reihe von Kerndokumenten verfügen, die die Bereiche Entdeckung, Planung, Ausführung und Lernen abdecken. Dazu gehören ein Produktanforderungsdokument (PRD), eine Produkt-Roadmap, ein Business Case oder eine Problemstellung, Nutzerprofile, Marktforschung, Backlog, User Stories, ein Release-Plan, Updates für Stakeholder und eine Analyse nach der Markteinführung.
B2B-SaaS-Produkte erfordern eine Dokumentation, die längere Lebenszyklen, mehrere Interessengruppen und kontinuierliche Iterationen widerspiegelt. Zu den Dokumenten gehören detaillierte PRDs mit rollenbasierten Workflows, Benutzerprofile für Käufer, Benutzer und Administratoren, Marktforschung mit Wettbewerbs- und Preisanalysen sowie Produkt-Roadmaps, die an Ziele in Bezug auf Kundenbindung, Expansion oder Umsatz geknüpft sind. Teams stützen sich außerdem auf schriftliche Kommunikation mit Release-Plänen, kundenorientierten Release-Notizen und Analysen nach der Markteinführung, die sich auf Akzeptanz, Nutzung und Abwanderung konzentrieren.
In der Regel beginnt man mit einer klaren Problemstellung und Zielen, gefolgt vom Benutzerkontext, Annahmen und Umfang. Das PRD umreißt dann die funktionalen Anforderungen, Akzeptanzkriterien, Abhängigkeiten, Einschränkungen und Metriken für den Erfolg.
Eine Produkt-Roadmap vermittelt die Richtung und Prioritäten und zeigt, woran das Team im Laufe der Zeit arbeiten will und warum diese Initiativen wichtig sind. Roadmaps = strategie- und ergebnisorientiert. Ein Release-Plan hingegen konzentriert sich auf die Umsetzung und den Zeitplan und legt detailliert fest, wann bestimmte Features ausgeliefert werden, welche Abhängigkeiten bestehen und wie die Auslieferung koordiniert wird. Release-Pläne = taktisch und lieferungsorientiert.
Integrieren Sie die Dokumentation in die täglichen Workflows, anstatt sie als einmalige Aufgabe zu betrachten. Verknüpfen Sie Dokumente mit Aufgaben und Backlogs, aktualisieren Sie sie während der Sprint-Planung oder Release-Reviews und nutzen Sie Kommentare oder den Versionsverlauf, um sich entwickelnde Entscheidungen festzuhalten.
Es gibt verschiedene Tools, die Produktmanagern dabei helfen, relevante Dokumentationen für verschiedene wichtige Dokumenttypen zu erstellen und zu pflegen. ClickUp steht dabei im Mittelpunkt, da es Inhalte automatisch generieren, Aufgaben verknüpfen, Workflows automatisieren und visuelle Roadmaps erstellen kann. Für die visuelle Darstellung von Ideen sind Miro und Lucidchart nützliche Optionen, da sie Teams dabei helfen, Journey Maps, Diagramme und visuelle Flows zu erstellen. Und wenn es um das Layout geht, können Sie mit Figma Wireframes und Prototypen direkt in Dokumente einbetten, um eine durchgängige Zusammenarbeit zwischen Design und Produkt zu ermöglichen. Airtable bietet dynamische Datenbanken, die die Recherche von Problemstellungen, die Nachverfolgung von Fortschritten und die Organisation von Erkenntnissen teamübergreifend unterstützen.